30 jaar bestaan MC Roadrunner Inhoud 30-jarig bestaan; hotelweekend Kent/East-Sussex De perikelen van organisatie en voorbereiding Waar naar toe? Hostel Reserveringen Reserveringen overtocht De route Aandenken T-shirt Weer Achteraf Kortom Beste leden, Met een bescheiden trots sturen wij jullie onze 3e digitale nieuws brief. Met deze nieuwsbrief willen wij jullie op de hoogte houden van de perikelen van organisatie en voorbereiding van ons 30 jaar bestaan in Engeland. Deze pdf zal ook te vinden zijn op www.mcroadrunner.nl.
Veel lees pleizer, groetjes Hans Boomer en Michiel ‘t Hart
30-jarig bestaan; hotelweekend Kent/East-Sussex De perikelen van organisatie en voorbereiding Op 12 jan 2010 is voor het eerst in de bestuursvergadering gesproken over invulling van het 30 jarig bestaan van MC Roadrunner. Wij, Hans Boomer en Michiel ’t Hart, zijn toen zo vrij geweest om het hotelweekend van het 30 jarig bestaan van de motorclub te gaan organiseren. Het zou moeten plaatsvinden in mei 2011. Waar naar toe? Eerst hebben we gekeken waar we heen konden gaan. Naar de Eiffel in Duitsland, de Belgische Ardennen en noord Frankrijk zijn we al zo vaak geweest. We wilden eens wat nieuws. Een ding stond vast; niet meer dan 350 km per dag. Tot mei 2010 dachten we nog naar het Ruhrgebied in Duitsland te willen. Na veel brainstormen vonden we Kent in Engeland een goed idee. Het was iets waar wij als Roadrunners niet zo snel naar toe gingen en financieel en praktisch zou het toch goed haalbaar zijn. Het zou wel ietsepietsie meer regelwerk inhouden. Omdat het toch een stuk rijden is, we met de boot mee moeten en we daar in de toekomst niet vaak zullen komen, vonden we eigenlijk de gebruikelijke 3 dagen te kort. 4 Dagen leek ons een betere optie. Om te peilen wat de leden hiervan vonden hebben we begin augustus een enquête gehouden. Hierin konden de leden aangeven wat ze er van vonden om naar Kent te gaan of liever naar een ander land. En als ze interesse hadden konden ze aangeven rond welk weekend van mei 2011 dat het beste uit zou komen en ze hadden ook nog eens de keuze uit 3 en 4 dagen (omdat er al berichten waren dat sommigen geen 4 dagen mochten opnemen van de baas (=de werkgever en/of de vrouw)). Het grotendeel van de leden vond het een fantastisch idee om tussen 26 en 29 mei, voor 3 of 4 dagen naar Kent in zuidoost Engeland te gaan. Jack en Tonny Lambrechts hadden al aangeboden hun bus in te zetten als pechbus. Rien wist nog iemand die een aanhanger had waarop 2 motoren kunnen. De aanhanger kon in de bus en alle bagage kon daar ook nog bij. Met deze gegevens zijn we op zoek gegaan naar de overnachtingsmogelijkheden, die ook nog enigszins betaalbaar zijn. Laten we hier kort over zijn: valt niet mee. Na heel
Internet afgezocht te hebben op overnachtingsmogelijkheden in Kent, tot zelf campings en boerderijen aan toe, hebben we maar de plaatselijk motorclubs om hulp gevraagd. Hier kregen we weinig tot geen respons op. Maar weer zelf verder gezocht. Hostel Reserveringen Eerst wilden we in de buurt van Canterbury iets zoeken. We hadden een YHA (Youth Hostel Association) gevonden. Dat bleek niet mogelijk omdat ze geen plek hadden voor een groep van inmiddels 22 man. Maar weer verder zoeken. We hadden 2 hostels (Eastbourne en Alfriston) gevonden aan de zuidkust van Engeland. Ze lagen niet zo ver van elkaar af. We gingen voor YHA Alfriston omdat deze er beter uitzag (op de foto) dan YHA Eastborne. Een voorlopige reservering gemaakt (omdat we nog niet extact wisten met hoeveel mensen we kwamen) en toen bleek dat ze alleen plek hadden op 27 en 28 mei. Omdat ze werken met part-timers liepen de contacten via de e-mail niet altijd even snel. Daarom had Hans Boomer telefonisch contact gehad met het hoofdkantoor van YHA. Die zeiden dat er op 26 mei wel plek was voor 12 man. Weer gecontact met YHA Alfriston en die konden dat bevestigen en meteen een voorlopige reservering gemaakt voor de 26e. Dan hadden we voor 12 man al een bed geregeld. Voor de overige leden vonden we wel een oplossing. Meteen geïnformeerd bij YHA Eastborne of ze nog plek hadden voor 26 mei voor 15 personen. En dat was gelukkig. Dus de 12 bedden bij YHA Alfriston geannuleerd en de bedden bij YHA Eastbourne meteen voorlopig gereserveerd. Vervolgens hebben we een eigen financiële bijdrage bepaald en aan alle leden gevraagd wie er op deze data wilden en gaan en wel voor 3 of 4 dagen. Nadat we van iedereen antwoord hebben gekregen zijn we gaan reserveren bij de boot en de hostels. Als we het aantal deelnemers moesten aanpassen was dat ook dubbel zo veel werk, omdat we 2 overnachtings plaatsen hadden. Ook moesten we rekening houden met 2 groepen; een die 4 dagen ging en een die 3 dagen gingen (mochten). Inmiddels waren de betalingen en aanpassingen geregeld. Na heel veel mailtjes en telefoontjes; Begin januari waren alle boekingen rond. Eind januari toch nog iemand extra mee; weer de
reserveringen voor hostels en boot aanpassen en extra geld overmaken. En daarna nog iemand extra; weer aanpassen. Na januari 2011 was alles gelukkig definitief. Nu bleek echter dat wij qua aantal mensen, inmiddels 24, boven een bepaalde norm zaten. Dat betekende voor de 2 ‘leaders’: 2 gratis overnachtingen en als we ook de lunchpakketten ook afnamen, kregen we voor 2 pond extra 2 lunchpakketten mee. Hebben we maar gedaan. Dit hield in (je raad het al); de reservering weer moesten aanpassen. Deze kortingen hebben we natuurlijk wel zo verrekend dat iedereen even veel heeft betaald. Reserveringen overtocht Ondertussen hadden we natuurlijk ook uitgezocht hoe we in de UK konden komen, per trein of boot. De trein bleek boven ons budget te liggen dus werd het de boot. Maar welke overtocht, vanuit welke haven en bij welke maatschappij? Duinkerken was de beste optie. Qua kosten niet echt meer dan Calais, was dichterbij en we konden op de boot langer uitrusten. Toen we in augustus 2010 beslist hadden om naar Engeland te gaan werd het tijd om de overtochttijden te bepalen. Voor de heenreis vanuit Duinkerken om 14.00 en voor de terugreis om 12.00 varen leek ons het meest geschikt, want dan konden we op christelijke tijden vanuit Prinsenbeek wegrijden en hadden we nog een marge mocht tijdens de rit naar de havens onderweg iets gebeuren. Helaas was onze contactpersoon bij de ferry maatschappij een parttimer, dus niet altijd te bereiken en hadden moeite om de juiste boekingsbevestiging te krijgen. Van alle motoren en de bus moest het kenteken opgegeven worden dus daar konden we weer achteraan. Eind feb. was alles rond. Eind mei bleek dat de ferry maatschappij vergeten was de bus op de juiste vertrekdatum op de boekings bevestiging te zetten. Dit werd nog spannend. Weer even bellen en mailen. Ondertussen hebben we de leden op de hoogte gehouden door infobulletins rond te sturen met de stand van zaken. De route In samenwerking met de toercommissie werd al door hun in december 2010 op de PC een route in GPS uitgezet. Onder de deelnemers zijn er 5 leden met een GPS toestel. We probeerden de routes langs diverse bezienswaardigheden te laten lopen en liefst helemaal “binnendoor”. Na alle veranderingen (van 1 overnachtingplek in het noorden van Kent naar 2 overnachtingsplekken in East-Sussex) moest de route in februari weer opnieuw uitgezet worden.
Aandenken T-shirt We wilden, net zoals bij het 25-jarig bestaan, weer een T-shirt als aandenken laten maken. Michiel had een mooi ontwerp gemaakt; bestaande uit ons logo in kleur met de aanvulling “30 jaar” en “Kent”. Omdat iedere deelnemer een andere confectiemaat had moesten we wel nog de maten inschatten van de leden. De leden benaderen ging niet, want het moest tenslotte wel een verrassing blijven. Dit inschatten heeft nog wat discussies en verbazingen opgeleverd (we zijn tenslotte motorrijders en geen confectiemakers). Daarna offertes aanvragen waarbij bleek dat borduren in ons budget viel. Toen kwam er iemand van het bestuur er achter dat we, door de wijzigingen van hostels, zowel in Kent als in EastSussex zaten. Het logo moest weer aangepast worden naar “Kent/East-Sussex”. Michiel had nog net voor zijn vakantie een voorbeeld gemaild naar het bestuur. Met dit aangepaste logo weer de boer opgegaan voor geborduurde T-shirts. Na veel heen en weer gebel en gemail kwamen we tot ontdekking dat het voorbeeld geen EPS vector bestand was maar een bitmap (foto). Alleen was Michiel net voor 3 weken op vakantie gegaan en niemand die we kenden had de software om dit formaat EPS/Vector bestand aan te kunnen passen. Dus weer eens wat rond bellen en mailen. Tot zelfs Michiel in Egypte aan toe. Uiteindelijk op Internet een converteersite gevonden die het naar acceptabele waarden kon omzetten. Vervolgens weer naar de borduurservice gestuurd, om vervolgens te constateren (3 weken voor vertrek) dat dit logo door de te kleine details niet geschikt was om te borduren. Toen maar naar T-shirt bedrukkers gezocht. Deze gaven al snel aan dat het kleurenlogo niet geschikt was om als zwart/wit te drukken. Moest weer omgezet worden en dit was via Internet en hulp binnen bestuur eigenlijk zo geregeld. Opdracht naar de drukker en vervolgens wachten op het eindresultaat wat trouwens mooi op tijd thuis werd afgeleverd. 4 dagen voor vertrek had een lid aangegeven dat hij met een andere motor naar Engeland wilde, dus een ander kenteken. Dit was dan dus echt de laatst mogelijke wijziging. We wilde dit telefonisch doorgeven. Gebeld met de Ferry dienst in Nederland. Die gaven aan dat ze waren gefuseerd met een andere ferry maatschappij. Omdat deze boeking al enige tijd gelden gemaakt was, moesten we contact opnemen met het kantoor van de oude ferry maatschappij. Gebeld en toen kwamen we via, via uit bij een Belgische madam. Die zij dat het om een internet reservering ging en daar konden ze niets in aanpassen. Meteen een mail gestuurd naar onze vaste e-mail dame. Die berichte 2 dagen voor vertrek dat het was geregeld. 3 dagen voor vertrek bleek dat de geleende aanhanger niet paste in de bus van Jack. Achter de bus hangen werd te duur. Een andere bus zou betekenen dat de de reservering weer veranderd
moest worden. Dan maar op het dak van de bus. De bus wordt dan wel hoger. Geïnformeerd maar dat was geen probleem. Verder wilde nog iemand een andere motor meenemen; dat kon dus niet meer. 2 dagen voor vertrek nog even de routeomschrijving voor niet GPS’ers en herinneringsmail verzonden met de boodschap het paspoort en de groene kaart vooral niet vergeten. Weer Wat we niet konden regelen was het weer (dit zou ons te veel e-mailtjes kosten (en waar zend je die naar toe?)) Tot 2 weken voor vertrek zag het er zeer goed uit. Een paar dagen voor vertrek wat minder maar veel regen zou er niet komen. Achteraf De kosten vielen achteraf erg mee, we hadden wat meer rondjes van de club kunnen geven. De BBQ in september heeft nu een groter budget. Misschien volgende keer maar eens bij het Hilton of the Ritz een groepsofferte aanvragen? Mooie kleine binnendoorwegen bleken in de praktijk toch wel heel erg klein. Bij aankomst in Alfriston werd ’s avonds de route op de laptop van de toercommissaris aangepast naar de wat meer “grotere wegen”. Deze reden een stuk vlotter. De organisatie ter plekke kon beter. Wat strakker organiseren, zoals de groepsindeling etc.. Het is handig om voortaan van iedereen zijn 06-nummer te noteren. We hadden wel een paar nummers van mensen. Je geloofd het niet, maar er was een groep bij waarvan we niemand een telefoon nummer hadden. Kortom Alles liep door elkaar; als er weer eens wat veranderd moest worden moesten we zowel 2 hostels als de ferry weer op de hoogte brengen en zorgen dat we van elk een bevestiging kregen. Na een aantal van 113 verzonden e-mails, 259 ontvangen e-mails en 32 telefoontjes was alles toch nog in orde gekomen. Michiel en Hans
