3. het college van burgemeester en wethouders van Veghel, vertegenwoordigd door wethouder C.C.J. van Bree, hierna te noemen: de gemeente ;

Samenwerkingsovereenkomst tussen het Ministerie van VROM, het Regionaal Milieubedrijf en de gemeente Veghel “Pilot Publieksplein & Omgevingsvergunning: 1+1=3” als pilotproject voor de omgevingsvergunning

PARTIJEN: 1. de Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer drs. P.L.B.A. van Geel, handelend als bestuursorgaan, hierna te noemen: “VROM”: 2. het Regionaal Milieubedrijf, vertegenwoordigd door de directeur, ing. J.J.T. Cremers, handelend ter uitvoering van het besluit van het dagelijks bestuur van het Regionaal Milieubedrijf d.d 28 mei 1998, hierna te noemen het RMB; 3. het college van burgemeester en wethouders van Veghel, vertegenwoordigd door wethouder C.C.J. van Bree, hierna te noemen: “de gemeente”; hierna tezamen ook te noemen: “partijen”

OVERWEGENDE DAT: a. in het kader van de modernisering van de VROM-regelgeving de verschillende vergunningen (maar ook ontheffingen en andere toestemmingsvereisten) voor wonen, ruimte en milieu zoveel mogelijk zullen worden samengevoegd, zodat burgers en bedrijven die toestemming van de overheid willen voor een bepaalde activiteit die van invloed is op de fysieke leefomgeving één besluit krijgen, ongeacht het aantal wetten en regels waaraan ze moeten voldoen; b. voor dit besluit burgers en bedrijven slechts één procedure moeten doorlopen wat betreft aanvraag (of melding), inspraak, bezwaar en beroep; c. burgers en bedrijven voor een vergunningaanvraag terecht moeten kunnen bij één loket; d. de onder a, b en c beschreven werkwijze andere eisen stelt op het gebied van organisatie, cultuur en werkwijze van de overheid; e. VROM daarom naast het wetgevingstraject een aantal projecten zal starten, die de invoering van de Omgevingsvergunning zal voorbereiden, waaronder de pilots vergunningenmanagement en Omgevingsvergunning; f. VROM ernaar zal streven dat de nieuwe wetgeving, in het kader van de Omgevingsvergunning, in 2008 in werking gaat treden; g. de pilots Omgevingsvergunning worden toegespitst op een zevental elementen (Bijlage I) die samenhangen met de fasen die kunnen worden onderscheiden bij het proces van vergunningaanvraag, -verlening en -handhaving;

Pilot Omgevingsvergunning: 1+1=3

h. in oktober 2005 de gemeente Veghel en het RMB starten met de ‘Pilot Publieksplein & Omgevingsvergunning: 1+1=3’, hierna te noemen “de Pilot”, waarin ernaar wordt gestreefd om de consequenties van de omgevingsvergunning voor de nieuwe organisatie van de gemeente Veghel (Publieksplein) te verkennen; i. partijen in de onder (h) genoemde Pilot een ontwikkeling zien die aansluit bij de plannen, zoals genoemd in overweging (a), met betrekking tot de Omgevingsvergunning; j. VROM met name raakvlakken ziet met betrekking tot het in bijlage I genoemde element 1, te weten “Eén loket” en element 5, te weten “Samenwerking binnen en tussen overheidsinstanties”; k. partijen het wenselijk achten om de randvoorwaarden voor samenwerking in het kader van de Pilot van de gemeente Veghel en het RMB in deze overeenkomst vast te leggen.

KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN:

Artikel 1

Doel pilot

De gemeente Veghel en het RMB richt de Pilot op het verkennen van de consequenties van de omgevingsvergunning voor de nieuwe organisatie van de gemeente Veghel. Hierbij zijn de volgende subdoelstellingen te onderscheiden: a. nagaan in hoeverre de omgevingsvergunning vanuit het bestaande concept van het Publieksplein verstrekt kan worden, alsmede op welke wijze invulling wordt gegeven aan het vooroverleg; b. uitwerking van één of meerdere vergunningaanvragen (lopende naast de reguliere procedure) conform het concept van Publieksplein en omgevingsvergunning om daarmee ervaring op te doen; c. het opstellen van adviezen gericht op het verbeteren van de werkwijze uitgaande van de omgevingsvergunning, waardoor de administratieve lasten voor burgers en bedrijven kunnen worden verlaagd, de dienstverlening kan worden verbeterd en de procedures kunnen worden verkort. Artikel 2

Aanpak

Na de opening van het Publieksplein zal aan de hand van interviews en één of meerdere aanvragen het proces doorlopen worden. Het dient hierbij te gaan om aanvragen waarvoor meerdere vergunningen noodzakelijk zijn. Deze worden opgepakt alsof de wet en regelgeving rondom de omgevingsvergunning al van kracht zijn. Het vooroverleg maakt hier deel van uit. Artikel 3 Resultaten Als resultaten van de pilot kunnen worden genoemd: Inzicht in de huidige situatie en aanbevelingen ten aanzien van de verbeterslagen voor wat betreft: a. coördinatie met backoffice; b. rol van de accountmanager, overige medewerkers en overige betrokken instanties;


c. verbeterpunten binnen de bestaande organisatie die vooruitlopend op het van kracht worden van de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) in het gemeentelijke vergunningenmanagement al doorgevoerd kunnen worden. Artikel 4

Projectplan

De gemeente Veghel en het RMB hebben ten behoeve van de pilot een projectplan (bijlage II) aangeleverd. Het projectplan is afgestemd met VROM en maakt integraal deel uit van deze overeenkomst.

Artikel 5 1.

2. 3.

4. 5.

6.

VROM ondersteunt het project van de gemeente Veghel en het RMB en draagt er zodoende aan bij dat de pilot binnen overheidsinstanties een zekere status ontwikkelt als ‘pilot Omgevingsvergunning’. VROM zal communiceren dat de pilot een pilotproject voor de Omgevingsvergunning is. VROM zal workshops organiseren in het kader van het project Omgevingsvergunning, waarbij er onder meer naar wordt gestreefd dat de pilot van de gemeente Veghel en het RMB breed onder de aandacht wordt gebracht. De gemeente Veghel en het RMB kunnen om niet een beroep doen op de kennis binnen VROM (onder meer met betrekking tot juridische-, ICT-, procesmatige aspecten). VROM zal haar netwerk aanspreken (onder meer gemeenten, provincies, bedrijfsleven en wetenschap) om de pilot van de gemeente Veghel en het RMB te ondersteunen en zal haar in dit kader in contact brengen met andere organisaties, die geconfronteerd worden met een gelijksoortige problematiek. Alle door VROM, in het kader van het project Omgevingsvergunning, ontwikkelde (ICT) instrumenten worden aan de gemeente Veghel en het RMB beschikbaar gesteld.

Artikel 6 1. 2.

2.

3.

Financiering project

De gemeente Veghel en het RMB zullen deze pilot zelf financieren. Partijen brengen elkaar over en weer geen kosten in rekening. VROM is bereid in het kader van dit project een onderzoek (mede) te financieren als dit onderzoek, naar het oordeel van VROM, ook voor andere pilotprojecten in het kader van de Omgevingsvergunning waardevol is.

Artikel 7 1.

Ondersteuning VROM

Uitdragen resultaten

De resultaten van het project zullen zowel gedurende als na afloop van het project door partijen ter beschikking worden gesteld aan derden. De onder lid 1 genoemde verplichting uit zich onder meer in het feit dat de gemeente Veghel en het RMB anderen zullen ontvangen die geïnteresseerd zijn in de oplossingsrichtingen van de gemeente Veghel en het RMB en deze hierover zal informeren. De gemeente Veghel en het RMB stellen de benodigde capaciteit beschikbaar voor het uitdragen van ervaringen en het geven van presentaties op de mede door VROM te organiseren bijeenkomsten en workshops.

Artikel 8

Rapportage- en informatieplichten


1.

2. 3.

4.

De gemeente Veghel en het RMB informeren VROM maandelijks over de voortgang van het project. Indien VROM hierom verzoekt verschaft de gemeente Veghel en het RMB volledige inzage aan VROM in de (tussentijdse) resultaten van het project. Partijen zullen periodiek overleg voeren over de voortgang van het project. De frequentie en de samenstelling van dit overleg worden door partijen nader overeengekomen. Partijen verplichten zich over en weer elkaar steeds zo spoedig mogelijk te informeren over zaken waarvan zij weten of behoren te weten dat deze van belang zijn voor de andere partij in het kader van dit project, dan wel anderszins in het kader van de Omgevingsvergunning. Na afloop van het project worden de aanbevelingen aangaande de drie onder artikel 3 genoemde punten schriftelijk door de gemeente Veghel en het RMB aan VROM aangeboden.

Artikel 9

Inwerkingtreding, duur overeenkomst en tijdsplanning

Deze overeenkomst treedt in werking op de dag na ondertekening en eindigt op de dag dat de partijen in gezamenlijk overleg constateren dat de in artikel 3 genoemde resultaten zijn bereikt. Daarbij wordt als uitgangspunt gehanteerd, dat de resultaten conform het in het projectplan genoemde tijdpad worden opgeleverd. Het eindresultaat zal uiterlijk op 1 juli 2006 worden opgeleverd. Artikel 10 1.

2.

Onvoorziene omstandigheden

Indien er sprake is van omstandigheden, waardoor onverkort vasthouden aan deze overeenkomst door partijen niet meer redelijk wordt geacht, treden partijen zo spoedig mogelijk met elkaar in overleg over een mogelijke aanpassing van deze overeenkomst, dat wil zeggen uiterlijk binnen één maand nadat een partij de wens daartoe aan de andere partij schriftelijk heeft meegedeeld. Indien dit overleg niet tot een voor beide partijen bevredigend resultaat leidt, dan kunnen beide partijen deze overeenkomst eenzijdig beëindigen.

Artikel 11

Afdwingbaarheid

Deze overeenkomst is niet in rechte afdwingbaar. Artikel 12 1.

2.

Openbaarheid

Na ondertekening van deze overeenkomst zal een persbericht uitgaan, waarin wordt aangegeven dat VROM, de gemeente Veghel en het RMB zullen samenwerken in het kader van de Omgevingsvergunning. Binnen twee maanden na ondertekening van deze overeenkomst wordt de zakelijke inhoud gepubliceerd in de Staatscourant.


Aldus overeengekomen en in drievoud getekend op 21 december 2005 te Den Haag.

de Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer,

Drs. P.L.B.A. van Geel.

het Regionaal Milieubedrijf, namens deze, de directeur,

Ing. J.J.T. Cremers.

burgemeester en wethouders van de gemente Veghel, namens deze, wethouder,

C.C.J. van Bree.


Bijlage I: de zeven elementen van de pilots Omgevingsvergunning

Fase: informatieaanvraag en indiening 1. Eén loket: Bij de Omgevingsvergunning hoort één loket. Gezocht wordt naar initiatieven om te komen tot één loket. Eén van de mogelijkheden in het kader van de één loketgedachte is werken met een accountmanager. In samenwerking met EZ is in het kader van het project ‘Strijdige Regels’ een handreiking ontwikkelt waarin verschillende vormen van werken met één loket met accountmanagers beschreven worden. Hierin wordt ingegaan op de mogelijke (variërend in coördinerende taak) modellen van accountmanagement waar gemeenten voor kunnen kiezen (bijvoorbeeld afhankelijk van het feit of de organisatie al dan niet gekanteld is, de omvang etc). Relevante taken van de accountmanager zijn: informatieverstrekking, faciliteren bij een vooroverleg met experts uit de backoffice, ongeacht het aantal betrokken bevoegde gezagen (provincie, gemeente, waterschappen, brandweer en ministerie) en assisteren bij vergunningaanvraag. De focus zal zijn gericht op de toekomstige situatie waarin de Omgevingsvergunning is ingevoerd en de rol van de accountmanager daarbij. 2. Sectorwijzer en checklist (op gebied van het fysiek project): Samen met onder andere EZ wordt een Sectorwijzer en Checklist ontwikkeld, gericht op (naast de bestaande situatie) de toekomstige Omgevingsvergunning. In de Sectorwijzer wordt alle relevante (VROM)informatie vanuit de praktijk van de ondernemer (en de burger!) gebundeld op een praktische wijze. De wijzer is een handleiding/stappenplan voor aanvragers om stapsgewijs met behulp van praktische geformuleerde aandachtspunten te ondersteunen bij een goede voorbereiding voor een vergunningaanvraag. Dit instrument is ook een intern hulpmiddel voor overheidsorganisaties. Dit sluit ook aan bij zaken zoals de Bouwgids op de VROM-website. 3. Eén indieningsformulier: Samen met partijen uit de praktijk wordt één digitaal indieningsformulier ontwikkeld voor de (indien gewenst gefaseerde) aanvraag voor de Omgevingsvergunning. Uitgangspunt is dat digitale indiening (wettelijk) mogelijk is bij iedere gemeente. Essentieel hierbij zijn de harmonisering van de indieningsvereisten en de mogelijkheid van digitale aanlevering van de benodigde bijlagen.

Fase: behandeling 4. Digitale behandeling: Gezocht wordt naar initiatieven om te komen tot digitaal indienen, verspreiden en archiveren (bijvoorbeeld middels een centrale server). 5. Samenwerking binnen en tussen overheidsinstanties: Diverse maatregelen kunnen worden genomen om de backoffices van en de samenwerking tussen de diverse overheidspartijen te versterken. De pilots moeten de volgende zaken opleveren: a) een overzicht van tips voor de behandeling van een Omgevingsvergunningaanvraag (denk bijv. aan een gemeenschappelijke projectaanvraag, behandeling door de diverse betrokken afdelingen en overheidsinstanties (mede in relatie tot het feit dat er maar één bevoegd gezag is in de toekomst, voorrangswijzer bij tegenstrijdigheden etc.);


b) aanbevelingen over welke organisatievorm het beste aansluit op de één loket gedachte (gekanteld of niet etc), ideeën over noodzakelijke opleidingen in het backoffice etc.; c) een voorstel voor een workflow (software)pakket dat intern gebruikt kan worden. Fase: vergunningverlening 6. Openbaarmaking: Gezocht wordt naar initiatieven om te komen tot actieve (digitale) openbaarmaking van vergunningen.

Fase: handhaving 7. Gecoördineerde handhaving: Het principe van de Omgevingsvergunning is dat er één coördinerend toezichthouder is. Initiatieven die laten zien wat nodig is om dit mogelijk te maken zullen ondersteund worden. De VROM Inspectie is hier uitdrukkelijk bij betrokken.



Projectplan Publieksplein & Omgevingsvergunning: 1+1=3

12 oktober 2005 Definitief


Documenttitel

Verkorte documenttitel Status Datum Projectnaam Referentie

Projectplan Publieksplein & Omgevingsvergunning: 1+1=3 Projectplan Definitief 12 oktober 2005 Publieksplein & Omgevingsvergunning: 1+1=3

INHOUDSOPGAVE 1

2

3

4 5 6

inleiding ............................................................................................. 1 1.1 Algemeen....................................................................................... 1 1.2 Vraagstuk....................................................................................... 2 1.3 Doelstelling .................................................................................... 2 1.4 Totstandkoming projectplan ................................................................ 3 1.5 Samenwerkingsovereenkomst............................................................... 3 Projectorganisatie ................................................................................. 4 2.1 Generiek projectmanagement .............................................................. 4 2.2 Projectteam ................................................................................... 4 2.3 Klankbordgroep ............................................................................... 4 2.4 Externe partijen .............................................................................. 4 Fasering project .................................................................................... 5 3.1 Algemeen....................................................................................... 5 3.2 Fase 1: Voorbereiding project .............................................................. 5 3.3 Fase 2: Inventarisatie ........................................................................ 5 3.4 Fase 3: Analyse publieksplein in relatie tot omgevingsvergunning en opstellen advies 6 3.5 Fase 4: Pilot van enkele vergunningsaanvragen, inclusief evaluatie ................. 6 tijdpad en Mijlpalen ............................................................................... 7 Aandachtspunten kwaliteitsborging ............................................................. 7 Afbreukrisico’s...................................................................................... 7

BIJLAGE: 1. PROJECTBEGROTING 2. DE ZEVEN ELEMENTEN VAN DE PILOTS OMGEVINGSVERGUNNING

Projectplan Concept 2

-i23 september 2005

inleiding Algemeen

Op dit moment wordt op initiatief van het ministerie van Vrom hard gewerkt aan de tot standkoming van een wetsvoorstel “algemene bepalingen omgevingsrecht” (de omgevingsvergunning, voorheen VROM-vergunning genoemd). Het ministerie van VROM wil zoveel mogelijk vergunningen voor wonen, ruimte en milieu opnemen in één integrale vergunning. Het gaat hierbij onder andere om de milieuvergunning, bouwvergunning, sloopvergunning, aanlegvergunning, monumentenvergunning en gebruiksvergunningen. De diverse vergunningstelsels die voorkomen in verordeningen van gemeenten (bijv. de APV) en provincies zullen ook met de nieuwe integrale vergunning worden gecombineerd. Het uitgangspunt bij de VROM-vergunning is, dat de aanvrager van een vergunning maar één procedure hoeft te doorlopen en bij één loket terecht kan. De gemeente Veghel werkt momenteel al hard aan het verbeteren van de service aan burgers en bedrijven. Met ingang van 1 oktober 2005 dient het Publieksplein te functioneren. Via dit “plein” worden burgers en ondernemers volgens het één-loket principe geholpen zodat zij niet meer hoeven te shoppen langs de verschillende gemeentelijke loketten. Op het terrein van het aantrekken van bedrijvigheid werkt de gemeente samen met Uden om bedrijven voor de regio te interesseren. Hiervoor is vanuit economische zaken een accountmanager actief die ook binnen de interne afdeling enige afstemming verzorgt met betrekking tot bijvoorbeeld bestemmingsplannen en vergunningen. Kortom, op een aantal vlakken wordt door de gemeente Veghel al in meer of mindere mate invulling gegeven aan het bovenstaande. Mogelijk echter, dient als gevolg van de het voornemen van VROM, de invulling van het Publieksplein te worden bijgesteld. Het voornemen van het kabinet om te komen tot administratieve lastenverlichting voor burgers en bedrijven en de vereenvoudiging van regelgeving kunnen het Veghelse beleid hierin dan ook goed ondersteunen en het functioneren van het Publieksplein dan ook verder versterken. Ter voorbereiding van de omgevingsvergunning heeft het ministerie van VROM ondermeer de gemeenten opgeroepen, om de voorbereidingen daartoe te gaan treffen en pilots op te starten. De gemeente Veghel heeft binnen het regionale samenwerkingsverband van het RMB aangegeven een pilot uit te willen voeren om ervaring op te doen met deze omgevingsvergunning, temeer daar de ontwikkelingen van het publieksplein momenteel in volle gang zijn. Deze pilot dient allereerst meerwaarde te hebben voor de gemeente zelf. Door dit in samenwerking met het RMB te doen in het kader van de Regionale Milieu Uitvoerings Programma (RMUP) kunnen de resultaten ook aan andere gemeenten uitgedragen worden, hetgeen bijdraagt aan een succesvolle invoering van de omgevingsvergunning in de regio. Het aanmelden van deze pilot bij VROM biedt de mogelijkheid om direct gebruik te Projectplan - 1 -26september 2005

maken van ervaringen elders in het land, de kennis binnen VROM en de reeds aanwezige ondersteunende producten.

Tevens is er door een vroegtijdige aanvang, voldoende de gelegenheid om zich op ontwikkelingen voor te kunnen bereiden.

Vraagstuk

Bij het ontwikkelen van het Publieksplein is vooralsnog de ontwikkeling van de omgevingsvergunning niet expliciet meegenomen in de uitwerking. Het is dan ook de vraag in hoeverre in het bestaande ontwerp en uitwerking in voldoende mate rekening is gehouden met de omgevingsvergunning. Op basis van een analyse kan deze vraag beantwoord worden en kan een advies opgesteld worden voor eventuele aanpassingen van het Publieksplein (frontoffice) op korte termijn of in de loop van 2006/2007 en de backoffice. Vervolgens heeft de gemeente de wens uitgesproken om aan de hand van concrete vergunningsaanvragen de gehele routing te monitoren. Hierbij spelen in eerste instantie de volgende vragen een belangrijke rol: • Hoe is de één loket gedachte nu vormgegeven? • Wat moet er waarom en hoe aangepast worden? • Is de voorgenomen vorm van accountmanagement van de publieksbaliemedewerker een handige vorm voor de nieuwe situatie?

Doelstelling

De hoofddoelstelling van het project is om de omgevingsvergunning in relatie tot de nieuwe organisatie binnen de gemeente Veghel (Publieksplein) te verkennen. Deze hoofddoelstelling laat zich ontleden in de volgende subdoelstellingen: • Ga na in hoeverre de omgevingsvergunning vanuit het bestaande concept van het Publieksplein verstrekt kan worden, alsmede op welke wijze invulling wordt gegeven aan het vooroverleg; • Werk (lopende naast de reguliere procedure) één of meerdere vergunningaanvragen conform het concept van Publieksplein en omgevingsvergunning uit om daarmee ervaring op te doen; • Stel adviezen op gericht op het verbeteren van de werkwijze uitgaande van de omgevingsvergunning, waardoor de administratieve lasten voor burgers en bedrijven kunnen worden verlaagd, de dienstverlening kan worden verbeterd en de procedures kunnen worden verkort. De doelstellingen worden in hoofdstuk 3 beschreven en per fase gespecificeerd.

Projectplan - 2 -26september 2005

Totstandkoming projectplan

Middels een tweetal gesprekken waarbij betrokken waren vanuit de gemeente dhr. M. Bos, dhr. A. van Lanen en mw S. Bastiaans en vanuit het RMB de heren J. de Kort en M. de Wagt is een analyse gemaakt van de Veghelse situatie en is een eerste opzet voor een project besproken. Deze opzet is terug te vinden in dit projectvoorstel. Het project wordt in opdracht van de gemeente Veghel en het bestuur van het RMB uitgevoerd. Dit project valt dan ook (gedeeltelijk) onder het RMUP-project Beleidsen productontwikkeling. Dit betekent dat de ervaringen vanuit dit project ook voor andere gemeenten binnen het regionale samenwerkingverband beschikbaar komen. De gemeente Veghel zal ook mede namens het RMB-bestuur als opdrachtgever fungeren. De uitvoering ligt in handen van de medewerkers van de gemeente Veghel en het RMB. Na goedkeuring van dit projectplan zal het plan ook bij VROM aangemeld worden als pilot project. Hierdoor kan het projectteam ook een beroep doen op ondersteuning vanuit VROM (m.n. kennis en ervaring andere pilots en lopende onderzoeken). Samenwerkingsovereenkomst Het projectplan zal worden aangemeld bij het Ministerie van VROM. Hiertoe heeft reeds afstemming plaatsgevonden met de heer H. Bosschloo (projectleider invoering omgevingsvergunning VROM). Na aanmelding zal door VROM een samenwerkingsovereenkomst worden opgesteld, waarin VROM, het RMB en de gemeente Veghel de gezamenlijke intentie uitspreken om in het kader van de Omgevingsvergunning goed samen te werken. Deze samenwerking is gericht op: 1. het verlagen van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven; 2. verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven en; 3. het verkorten van procedures. VROM ondersteunt het project en draagt er zodoende aan bij dat de pilot binnen overheidsinstanties een zekere status ontwikkelt als ‘pilot Omgevingsvergunning’. Verder zal door VROM ondermeer worden gecommuniceerd, dat de pilot een pilotproject voor de Omgevingsvergunning is, zal VROM workshops organiseren in het kader van het project, waarbij er onder meer naar wordt gestreefd dat de pilot van de gemeente breed onder de aandacht wordt gebracht. Verder kan om niet een beroep worden gedaan op de kennis binnen VROM (onder meer met betrekking tot juridische-, ICT-, procesmatige aspecten) en zal VROM haar netwerk aanspreken (onder meer gemeenten, provincies, bedrijfsleven en wetenschap) om de pilot te ondersteunen en zal haar in dit kader in contact brengen met andere gemeenten, die geconfronteerd worden met een gelijksoortige problematiek. Alle door VROM, in het kader van het project Omgevingsvergunning, ontwikkelde (ICT) instrumenten zullen indien nodig aan de gemeente beschikbaar gesteld. Na ondertekening van deze overeenkomst zal ondermeer een persbericht uitgaan, waarin wordt aangegeven dat VROM, RMB en de gemeente zullen samenwerken in het kader van de Omgevingsvergunning.


Projectorganisatie Generiek projectmanagement

Als generiek projectmanager binnen de gemeente Veghel treedt op H. van der Steen. Hij fungeert hierbij als opdrachtgever. De projectmanager heeft geen projectinhoudelijke verantwoordelijkheden.

Projectteam Samenstelling projectteam

Projectleider: M. Bos, coördinator Milieu, gemeente Veghel. Teamleden: O. Sanders, coördinator Ruimte, gemeente Veghel; M. Rutten, coördinator Publiekszaken, gemeente Veghel; R. van Buuren, juridisch medewerker, gemeente Veghel; J. de Kort, projectleider/senior adviseur vergunningverlening, RMB. Adviseurs: Ministerie van VROM Externe: Pm. Tijdsbeslag

Het projectteam is gedurende de gehele periode betrokken bij de uitvoering van het project. Het project loopt tot en met juni 2006.

Klankbordgroep

Mogelijk het Veghelse bedrijfsleven en of burgers. Externe partijen

Mogelijk één of meerdere bedrijven uit de gemeente Veghel, opdat ook de wensen uit het bedrijfsleven, waar het per slot van rekening om te doen is, worden verhoord (bijvoorbeeld vereniging Veghelse bedrijven).


Fasering project Algemeen

De projectonderdelen worden in de vorm van verschillende fasen gepresenteerd. Iedere fase wordt voorzien van een tijdpad (doorlooptijd) en budget. In de volgende paragrafen wordt elke fase nader beschreven.

Fase 1: Voorbereiding project

Doel: Verdere concretisering projectplan, werkafspraken maken, en ondertekening samenwerkingsovereenkomst etc. Uitvoerende: Het projectteam. Nadere omschrijving: Het projectteam zorgt ervoor dat het project binnen de gemeente uitgevoerd kan worden. Naar verwachting zal het merendeel van de taken door het RMB uitgevoerd worden. Criteria: Medewerking van relevante medewerkers binnen de gemeente. Resultaat: • Concreet werkplan (nadere specificering van dit projectplan); • Door relevante managers geaccordeerde medewerking van medewerkers; • Heldere planning en afspraken waarmee tot uitvoering overgegaan kan worden; • Collegevoorstel/afstemming projectplan met VROM; • Samenwerkingsovereenkomst en persbericht. Fase 2: Inventarisatie

Doel: Inventarisatie van huidige situatie en de opzet voor het publieksplein. Uitvoerende: Het projectteam. Nadere omschrijving: Aan de hand van documentenstudie, met name gericht op de plannen van het Publieksplein zal met verschillende (gemeente en bedrijfsleven?) personen een interview gehouden worden. Criteria: n.v.t. Projectplan - 5 -26september 2005

Resultaat: • Overzicht huidige opzet één loket functie; • Wensen gemeente één loketfunctie; • Wensen bedrijfsleven één loket functie. Fase 3: Analyse publieksplein in relatie tot omgevingsvergunning en opstellen advies

Doel: Naar aanleiding van de resultaten van de inventarisatie zal nagegaan worden in welke mate de omgevingsvergunning in de opzet van het publieksplein opgepakt kan worden. Uitvoerende: Het projectteam. Resultaat: Inventarisatie verbeterpunten, uitgewerkt in de vorm van een advies. Fase 4: Pilot van enkele vergunningsaanvragen, inclusief evaluatie

Doel: Het behandelen van één of meer vergunningaanvragen als ware het aanvragen in het kader van de omgevingsvergunning. (i.o.m. met betreffende bedrijf). Evaluatie en advies bestaande situatie versus verbeterslagen. Uitvoerende: Het projectteam Nadere omschrijving: Na opening van het Publieksplein zal aan de hand van een tweetal aanvragen het proces doorlopen worden. Het dient hierbij te gaan om aanvragen waarvoor meerdere vergunningen noodzakelijk zijn. Deze worden opgepakt alsof de wet en regelgeving rondom de omgevingsvergunning al van kracht is. Onderdeel hiervan maakt het vooroverleg uit. Resultaat: Inzicht in huidige situatie en aanbevelingen verbeterslagen voor wat betreft: • Coördinatie met backoffice; • Rol van de accountmanager, overige medewerkers en overige instanties; • Verbeterpunten binnen de bestaande organisatie die vooruitlopend op het van kracht worden van de omgevingwetgeving in het gemeentelijke vergunningenmanagement al doorgevoerd kunnen worden.


tijdpad en Mijlpalen Tabel 2 : Samenhang fasen, behalen mijlpalen en tijdpad Fase

1

Mijlpaal 1 Mijlpaal 2 Mijlpaal 3 Mijlpaal 4 Doorlooptijd

fase 1 (opl.)

2

3

4

fase 2 (opl.) fase 3 (opl.) 1,5 maand 1,5 maand Oktober 2005 Oktober 2005

fase 4 (oplevering) 6 maanden

2 maanden

December 2005 tot en met juni 2006 Deadline

31 december 2005

30 juni 2006

Aandachtspunten kwaliteitsborging In overleg met de opdrachtgever worden afspraken gemaakt over eventuele aandachtspunten.

Afbreukrisico’s • • •

Beschikbaarheid en inzet van projectteamleden; Ontbreken van consensus over de scope (afbakening) van het project; Het nog niet volledig uitgekristaliseerd zijn van de voorgenomen wijzigingen in de regelgeving.

Door zorgvuldigheid in de aanpak (mijlpalen en tijdspad) kunnen de afbreukrisico’s bijtijds worden onderkend en vermeden.


Bijlage II: de zeven elementen van de pilots Omgevingsvergunning

Fase: informatieaanvraag en indiening 1. Eén loket: Bij de Omgevingsvergunning hoort één loket. Gezocht wordt naar initiatieven om te komen tot één loket. Eén van de mogelijkheden in het kader van de één loketgedachte is werken met een accountmanager. In samenwerking met EZ is in het kader van het project ‘Strijdige Regels’ een handreiking ontwikkelt waarin verschillende vormen van werken met één loket met accountmanagers beschreven worden. Hierin wordt ingegaan op de mogelijke (variërend in coördinerende taak) modellen van accountmanagement waar gemeenten voor kunnen kiezen (bijvoorbeeld afhankelijk van het feit of de organisatie al dan niet gekanteld is, de omvang etc). Relevante taken van de accountmanager zijn: informatieverstrekking, faciliteren bij een vooroverleg met experts uit de backoffice, ongeacht het aantal betrokken bevoegde gezagen (provincie, gemeente, waterschappen, brandweer en ministerie) en assisteren bij vergunningaanvraag. De focus zal zijn gericht op de toekomstige situatie waarin de Omgevingsvergunning is ingevoerd en de rol van de accountmanager daarbij. 2. Sectorwijzer en checklist (op gebied van het fysiek project): Samen met onder andere EZ wordt een Sectorwijzer en Checklist ontwikkeld, gericht op (naast de bestaande situatie) de toekomstige Omgevingsvergunning. In de Sectorwijzer wordt alle relevante (VROM)informatie vanuit de praktijk van de ondernemer (en de burger!) gebundeld op een praktische wijze. De wijzer is een handleiding/stappenplan voor aanvragers om stapsgewijs met behulp van praktische geformuleerde aandachtspunten te ondersteunen bij een goede voorbereiding voor een vergunningaanvraag. Dit instrument is ook een intern hulpmiddel voor overheidsorganisaties. Dit sluit ook aan bij zaken zoals de Bouwgids op de VROM-website. 3. Eén indieningsformulier: Samen met partijen uit de praktijk wordt één digitaal indieningsformulier ontwikkeld voor de (indien gewenst gefaseerde) aanvraag voor de Omgevingsvergunning. Uitgangspunt is dat digitale indiening (wettelijk) mogelijk is bij iedere gemeente. Essentieel hierbij zijn de harmonisering van de indieningsvereisten en de mogelijkheid van digitale aanlevering van de benodigde bijlagen. 4. Digitale behandeling: Gezocht wordt naar initiatieven om te komen tot digitaal indienen, verspreiden en archiveren (bijvoorbeeld middels een centrale server). 5. Samenwerking binnen en tussen overheidsinstanties: Diverse maatregelen kunnen worden genomen om de backoffices van en de samenwerking tussen de diverse overheidspartijen te versterken. De pilots moeten de volgende zaken opleveren:

a) een overzicht van tips voor de behandeling van een Omgevingsvergunningaanvraag (denk bijv. aan een gemeenschappelijke projectaanvraag, behandeling door de diverse betrokken afdelingen en overheidsinstanties (mede in relatie tot het feit dat er maar één bevoegd gezag is in de toekomst, voorrangswijzer bij tegenstrijdigheden etc.); b) aanbevelingen over welke organisatievorm het beste aansluit op de één loket gedachte (gekanteld of niet etc), ideeën over noodzakelijke opleidingen in het backoffice etc.; c) een voorstel voor een workflow (software)pakket dat intern gebruikt kan worden. 6. Openbaarmaking: Gezocht wordt naar initiatieven om te komen tot actieve (digitale) openbaarmaking van vergunningen. 7. Gecoördineerde handhaving: Het principe van de Omgevingsvergunning is dat er één coördinerend toezichthouder is. Initiatieven die laten zien wat nodig is om dit mogelijk te maken zullen ondersteund worden. De VROM Inspectie is hier uitdrukkelijk bij betrokken.

3. het college van burgemeester en wethouders van Veghel, vertegenwoordigd door wethouder C.C.J. van Bree, hierna te noemen: de gemeente ;

Recommend Documents