2
thePoint Project Software Software voor Projectmatig Produceren
2
thePoint Project Software Software voor bedrijven die projectmatig produceren
Projectmatig produceren Projectmatig produceren stelt bijzondere eisen aan het software systeem om de productie projecten in goede banen te kunnen leiden. De gangbare software systemen voldoen vaak niet aan de werkmethodieken welke binnen deze productiebedrijven worden toegepast, of er zijn zulke hoge investeringen in kapitaal en medewerkers mee gemoeid dat deze oplossingen voor het MKB niet realiseerbaar zijn. Deze ERP (Enterprise Recource Systems) zoals SAP, Exact en Dynamics zijn vaak afgestemd om seriematig of op klantorder afroep te kunnen plannen en produceren. Maar de verschillen in werkstructuur van de productie bedrijven welke op klantorder specificaties een nieuw product ontwikkelen en in productie nemen verschillen enorm van seriematig producerende bedrijven. Ook productiebedrijven welke zelf produceren en dan de eindproducten door de eigen montage dienst monteren op locatie bij de klant, kunnen vaak maar moeizaam en onvolledig hun primaire bedrijfsprocessen binnen deze standaard ERP systemen onderbrengen.
Verschillen in werkmethodiek bij projectmatig produceren:
Laten we de verschillende werkmethodieken eens nader bekijken. Nemen we bijvoorbeeld een machinefabrikant die op specificaties van de klant nieuwe machines ontwikkeld en produceert.
Een volgende vraag is niet alleen hoe dit individuele project er financieel voorstaat , maar ook hoe de financiële positie van het gehele bedrijf er nu daadwerkelijk financieel voorstaat.
De vraag komt van de klant om bijvoorbeeld een nieuwe verpakkingsmachine te ontwikkelen. De klant formuleert de eisen en wensen en hiermee gaan de ingenieurs en calculators aan de slag.
Immers alle kosten worden geboekt , zoals inkoopfacturen, machinekosten, loonkosten en alle overige bedrijfskosten denk hier aan huren, leasekosten, energie, belastingen etc.
Er komt een engineeringsvoorstel voorzien van een voorcalculatie, het bijbehorend kostenplaatje. Stel dat de klant hiermee akkoord gaat en graag een gedetailleerde aanbieding wil hebben waarin alle specificatie zijn opgenomen.
Aangezien men niet uitsluitend aan dit ene project werkt maar er veel projecten tegelijk kunnen worden uitgevoerd, kan men zich voorstellen dat het geen sinecure is om deze financiële stromen te kunnen doorgronden en “de vinger aan de pols te houden van elk project” terwijl men het totaal financiële bedrijfsbeeld volledig onder controle heeft.
De opdracht met alle overeengekomen afspraken, levertijden en productspecificaties kan dan ter ondertekening op papier worden gesteld en het project kan van start gaan. De werkvoorbereiding zal de benodigde materialen , de werkuren en de machinetijden inplannen zodat het project naadloos uitgevoerd kan worden.
Ditzelfde traject geld bijvoorbeeld ook voor een fabrikant van luchtkanalen, maar hier geld dan tevens ook nog dat deze fabrikant veel maakdelen heeft en derhalve zijn eigen interne productie dient aan te sturen gebaseerd op de project materiaal behoeften in de tijd.
Vaak ziet men in de praktijk dat er gedurende de looptijd van het project aanpassingen aan het machine ontwerp worden verricht of dat de functionaliteit wordt uitgebreid en/of veranderd.
Men dus een post Onderhanden Werk moeten activeren om een actuele en realistische financiële status van het bedrijf te kunnen genereren.
Zodoende koopt of maakt men alle benodigde onderdelen en wordt de machine in fases geproduceerd. Gedurende deze periode maakt het productiebedrijf hoge kosten m.b.t. de inkopen van materialen, uurlonen, machinekosten, uitbesteedwerk etc.
Dit kan men doen door middel van het Percentage gereed te bepalen. (De Nederlandse fiscus heeft hier duidelijke regelgeving voor vastgesteld, waaraan ieder bedrijf zich dient te houden)
Al snel wordt het niet meer duidelijk hoeveel kosten er nu reeds op het project gemaakt zijn en nog belangrijker hoeveel kosten men nog moet maken. Maar ook hoever het project nu eigenlijk gevorderd is, is moeilijk te bepalen.
Met deze zeer beknopte weergave van de werkmethodiek van veel projectmatige producerende bedrijven in het MKB, hebben we kunnen vaststellen dat het beheren van de projecten in zowel productie technisch alsook op financieel technisch gebied, behoorlijk wat eisen stelt aan de software matige oplossing.
Hoe pakken we dit aan?
We zien vaak in de praktijk dat deze productiebedrijven in de loop der jaren een eigen werkmethodiek hebben ontwikkeld om hun projectprocessen te kunnen volgen. Hierbij maakt men gebruik van bijvoorbeeld Excel toepassingen, of een stand-alone project administratie. Ook wordt er getracht binnen de financiële administratie d.m.v. een complex grootboekrekeningen structuur en boekingsmethodiek de projecten en het onderhanden werk cijfermatig te volgen. Maar laten we ook de papieren werkbonnen , inkoop en materiaal bonnen niet vergeten. Zelf de projectstamkaart op papier wordt nog veelvuldig gebruikt. Op deze wijze tracht men de scoop op het project te houden en overschrijdingen van de budgetten te voorkomen. Helaas blijkt maar al te vaak dat de situatie van het project anders is als men verwacht had. Door het gebrek aan inzicht in de daadwerkelijke kosten gebudgetteerd en gerealiseerd komt men er pas in de nacalculatiefase achter dat men de winstdoelstellingen niet heeft behaald. Soms worden er zelfs verliezen geleden waar men totaal geen rekening mee gehouden had, dan is de verassing helemaal compleet. U kunt zich wellicht voorstellen dat het voor het management en controller niet eenvoudig is om de exacte cijfers wekelijks (maar eigenlijk gewoon dagelijks) te kunnen genereren. Het is essentieel dat men op elk gewenst moment van de dag over de individuele projectcijfers maar ook over de totale bedrijfsresultaten kan beschikken. Verder is van belang dat projecten vaak over de boekjaren heen lopen. Dus een gedeelte van de kosten en opbrengsten bevinden zich bijvoorbeeld in 2012, terwijl het project ook nog bijvoorbeeld zes maanden in 2013 doorloopt , zowel met betrekking tot de kosten alsook de opbrengsten. U moet nu met een toetsaanslag kunnen vaststellen wat de totale projectkosten en opbrengsten (zowel gebudgetteerd alsook gerealiseerd) over de beide boekjaren heen bedragen van dit bepaalde project. Het OHW Onderhanden Werk resultaat moet U op 31-12 van het boekjaar kunnen vaststellen en dan doorlopen naar het nieuwe boekjaar. De kosten en opbrengsten daarentegen moeten binnen het boekingsjaar vastgelegd worden. Zeer belangrijk is het om de financieringsbehoefte van het bedrijf exact te kunnen bepalen en blijvend te kunnen volgen aan de hand van het Onderhandenwerk en de reeds gefactureerde termijnen. Als dit uit de pas loopt, dan kan de liquiditeitsbehoefte van het bedrijf plotseling fors stijgen. Er kunnen dan acuut financiële problemen ontstaan, ondanks het feit dat het bedrijf in de kern gezond is en over een goed gevulde order portefeuille beschikt. Gezien de huidige kredietcrisis is het niet eenvoudig om dan snel een aanvullende financiering bij een bank te regelen (of de bank stelt vergaande zekerheden…) Kortom een hele klus om dit voor elkaar te krijgen.
De oplossing: Die is nu beschikbaar. Door onze jarenlange praktijkervaring in projectmatige producerende MKB bedrijven, is een geheel nieuwe software oplossing gerealiseerd gebaseerd op uw primaire bedrijfsprocessen. Laten wij de functionaliteit kort toelichten zodat u zich een beeld kunt vormen van het nieuwe 2ThePoint software systeem.
Voorcalculatie module: Hier kunt u het voorcalculatie project aanmaken en beheren. U kunt naar eigen inzicht de budgetten van de uren per uursoort aanmaken. Aan elke uursoort kunt u een intern en extern rekentarief koppelen. Op deze wijze calculeert u de project werk uren in aantallen en in kosten. Dit geld ook voor de indirecte kosten, denk hierbij aan transportkosten, huur en overige bedrijfskosten. Deze kunt u op het project doorbelasten. Materiaalkosten vormen een belangrijke kostenpost op ieder project , u kunt getotaliseerd of gespecificeerd uw materiaalbudgetten aanleggen. Al uw artikelen koop en/of maak kunt u op het budget toevoegen. Uitbesteedwerk kan in de aparte Werkderden module vastgelegd worden en gevolgd zodat de overeengekomen levertijden worden gehaald. Termijn facturen, hier kunt u de termijnen vastleggen welke u op” milestone” gaat facturen. De “milestone” kan een datum zijn of een percentage gereed. Op deze wijze kunt u eenvoudig en snel een budget aanleggen. Hiervan zijn diverse overzichten te genereren. Tevens kan men de uitstaande offertes van de voorgecalculeerde projecten goed volgen en nauwgezet bepalen welke voorcalculaties van welke projectleiders tot opdracht leiden en welke helaas geen succes worden.
Projectmodule: Als het voorgecalculeerde project daadwerkelijk in opdracht word gegeven, dan kan de project manager met een muisklik het project overhalen naar de actieve projecten, alle budgetten worden automatisch mee genomen. Men kan nu de project gegevens verder complementeren in de uitvoerige project stamkaart en de startdatum van het project vastleggen.
Engineering: Het echte werk gaat nu beginnen. In de module Engineering kan men het project indien gewenst in verschillende fasen opsplitsen. Per fase kan men een materiaallijst , arbeidsuren en machine bewerkingen aanleggen. Men kan vrij bepalen hoe gedetailleerd het project wordt uitgewerkt.
Planning: Men zie nu welke materialen er benodigd zijn, hoeveel er op voorraad zijn en wat de eventuele tekorten zijn. De planner kan met een muisklik de benodigde materialen naar de afdeling inkoop overdragen. Het systeem constateert als u de productiemodule geactiveerd heeft of een bepaald artikel ingekocht moet worden of dat u dit artikel zelf in uw eigen fabriek gaat produceren. In het laatste geval gaat de bestelling niet naar de afdeling inkoop maar naar de productieplanning. Hier verschijnt uw artikel in het nog te produceren overzicht, met de leadtime wordt terdege rekening gehouden, zodat de productie tijdig gestart wordt en het artikel op tijd geleverd wordt. Inzicht in de machine capaciteit per week. De planner kan nu reeds inzien hoe de beschikbaarheid van bepaalde machines is en de planning hierop aanpassen. Dit geld vanzelfsprekend ook voor de uursoorten, per uursoort kunt u de capaciteit per periode aangeven. Indien er in een periode meer uren gepland zijn dan er daadwerkelijk medewerkers capaciteit is dan krijgt u hiervan een signaal. U kunt dan op voorhand of de planning aanpassen of extra personeel inhuren, maar u weet in ieder geval tijdig als er een knelpunt gaat optreden om adequate maatregelen te kunnen nemen.
De inkoop en voorraad module: Indien gewenst kunt u de voorraden van bepaalde artikelen in het systeem inbrengen. U heeft nu inzicht in de beschikbaarheid van deze artikelen, hoeveel er besteld en geleverd zijn en hoeveel er verbruikt worden. Met voorraden is veel bedrijfskapitaal gemoeid, u heeft nu altijd inzicht in de waarde van uw voorraden gewaardeerd tegen de vaste verrekenprijs. Tevens kunt u inzien wat de Gemiddelde inkoopprijs van de voorraadartikelen zijn, zodat u uw voorraadwaardering of kostencalculatie hierop kunt aanpassen. Er zijn vele overzichten beschikbaar zoals voorraden per artikelgroep of per artikel of per magazijn.
WBS project productie: WBS staat voor Work Breakdown Structure, in de engineerings module heeft u het project in een of meerdere fasen ingedeeld. U kunt deze fasen nu in productie nemen. Op deze wijze krijgt u bij meer complexe projecten inzicht in alle deelprojecten waaruit het project bestaat. U kunt op deelproject WBS niveau zowel in productie nemen alsook gereed melden. Tevens kunt u nu het daadwerkelijk verbruik registreren. Uw voorraden worden dan automatisch bijgewerkt. Op deze wijze wordt een complex project als het ware opgedeeld in meerdere componenten en is derhalve gemakkelijker te volgen. En men heeft eerder inzicht indien er een stagnatie optreed en een bepaalde leverdatum niet wordt gehaald, waardoor project vertraging kan worden voorkomen.
Productie ordersysteem: Goederen die u zelf in uw eigen fabriek produceert ten behoeve van de projecten , kunt u hier in productie nemen. U bepaald zelf in de stamdata de voorraad gegevens per artikel. Aan de hand van de materiaalbehoeften en de voorraadstatus wordt een productievoorstel gegenereerd. Dit kunt u accepteren of aanpassen. In deze module kunt u alle productieorders volgen. Productieorders kunt u geheel of gedeeltelijk gereed melden. Indien gewenst kunt u aan een artikel een stuklijst (BOM, Bill Of Material) koppelen. Door middel van de backflushing worden alle gereed gemelde artikelen automatisch bij de voorraad eindproducten opgeboekt en de componenten van de BOM afgeboekt. Zo is niet alleen uw voorraadstatus in aantallen actueel maar ook de financiële waardering van de voorraad eindproducten wordt geactualiseerd.
Project facturatie: Met uw opdrachtgever bent u overeengekomen dat u op bepaalde datum en/of als het project een bepaald percentage gereed is een termijn van de aanneemsom kunt factureren. In deze module legt u het facturering stramien aan. De milestones worden bepaald op datum en/of POC (Percentage Off Completion). Het systeem genereert een lijst met alle nog te facturen project termijnen, met de bepaalde milstone. Zo kunt u direct vaststellen welke bedragen gefactureerd kunnen worden, zodat u zo snel mogelijk over de financiële middelen kunt beschikken. De facturen worden hier aangemaakt en op de factuur verschijnt een overzicht met de reeds gefactureerde termijnen op dit bepaalde project. Zo kunt u zelf maar ook uw klant direct zien welke bedragen reeds gefactureerd zijn.
Inkoopfacturen: In de inkoopmodule boekt u de facturen van uw leveranciers. Tevens kunt u de factuur inscannen, zodat de originele factuur gekoppeld is aan de inkoopboeking. Hier kunt u ook aangeven voor welk project de materiaalinkoop heeft plaatsgevonden. Alle inkoopfacturen worden direct bij het boeken zichtbaar op de projectstamkaart. Op deze wijze heeft u altijd inzicht in alle geboekte kosten op het project. De inkoopfacturen verschijnen automatisch ter fiattering bij de betreffende projectmanager. Deze kan de factuur goedkeuren of afkeuren, hier is ook ruimte voor opmerkingen in te voegen. Indien men de factuur goedkeurt, dan gaat deze factuur automatisch naar het te betalen facturen overzicht. Men kan hier inzien over hoeveel dagen de factuur voldaan moet zijn aan de hand van de betaaltermijn.
Project uren registratie: De door uw medewerkers gerealiseerde werkuren kunnen per uursoort snel en eenvoudig op het project geboekt worden. Op deze wijze kunt u exact volgen hoeveel uren er reeds gerealiseerd zijn en wat het gebudgetteerde aantal uren per uursoort is. Verschillen en overschrijdingen worden direct weergegeven. U kunt urendekking staten per project, kostenplaats of in zijn totaliteit per periode generen. Op deze wijze heeft u altijd inzicht in de uurkosten en uuropbrengsten van uw medewerkers/ afdelingen en het totale bedrijf.
Controlling: De financiële controller kan elk project op elk gewenst moment van de dag volgen met betrekking tot de gebudgetteerde en gerealiseerde kosten en opbrengsten. Budgetoverschrijdingen worden acuut opgemerkt en gesignaleerd, zodat men tijd kan ingrijpen. Door middel van de POC Percentage Off Completion module, kan de controller het percentage gereed bijhouden van elk lopend project. In het periodieke overleg met de project managers kan men bepalen voor welk percentage het project gereed is. Het systeem berekend een percentage dat het project nu feitelijk gereed zou moeten zijn aan de hand van de geboekte kosten en gecalculeerde winst. Dit percentage is slechts ter indicatie t.b.v. de controller. Het daadwerkelijk POC wordt in onderling overleg vastgesteld en ingevoerd. Aan de hand van het daadwerkelijk POC berekend het systeem het OHW onderhanden werk. U kunt nu per project het exacte OHW bedrag vaststellen. Tevens kunt u het totaal OHW van alle lopende projecten bepalen.
In het financiële overzicht worden alle kosten en opbrengsten per boekjaar getotaliseerd. Door het bepalen van het OHW bedrag krijgt u een accurate financiële positiebepaling van uw bedrijf. BTW inkopen/verkopen overzichten per periode kunnen uit het systeem gegenereerd worden, alsmede ICP en Intrastat CBS gegevens. Deze module bespaart enorm veel registratie werk van deze door de overheid verplicht gestelde registratie verplichtingen.
Management cockpit: Ten behoeve van het management zijn er een groot aantal overzichtelijk rapporten opgesteld. Zoals projectresultaten, budgetten/realisaties, urendekkingen, productiegegevens per afdeling/medewerkers. Financiële overzichten gebaseerd op KPI’s stellen u in staat uw projecten 2ThePoint te volgen.
Stappenplan
2thePoint project productie systeem Stap 1 Voorcalculatie – Actief project U kunt op snelle en duidelijke wijze de voorcalculatie van uw project invoeren. Denk hierbij aan uren- en materialen budgetten, maar ook de projectopbrengsten. Met één muisklik kunt u het project activeren. De budgetten worden automatisch meegenomen en het project kan van start gaan.
Stap 2 Engineering U kunt uw project binnen de engineering module in productiefases specificeren voor wat betreft de benodigde materiaallijsten, projecturen en machinetijden. Op deze wijze kunt U uw project overzichtelijk inplannen. Tevens kunnen materiaal tekorten direct ter bestelling worden doorgegeven.
Stap 3 Inkoop order management Automatisch worden de overzichten van de benodigde materialen aan de inkoopafdeling doorgegeven. Zodat men tijdig de goederen kan bestellen zodat het project geen vertraging zal oplopen. De ingebouwde signaalfunctie houdt rekening met de levertijden per artikel.
Stap 4 Warehouse management Bestelde goederen kunnen snel en adequaat ingeboekt worden zodat uw voorraad status altijd upto date is. Uitgebreide overzichten van voorraadmutaties en voorraad -waardering per artikel of artikelgroep geven direct inzicht in de financiële waarde van uw voorraden.
2thePoint project productie systeem Stap 5 Productie order WBS In het productie orderscherm kunt u op WBS niveau (Work Breakdown Structure) uw project of projectfases in productie nemen en gereed melden. Tevens kunt u de daadwerkelijke verbruiken ten behoeve van de nacalculatie registreren.
Stap 6 Project termijn facturatie Met de project termijn facturatie module kunt u direct vanuit het project de gewenste facturen genereren. U kunt zelf het factureringsschema opzetten met als milestone “op datum of op percentage gereed”. U kunt op elk gewenst moment vaststellen wanneer de volgende factuurtermijn naar de klant gestuurd kan worden.
Stap 7 Financial controlling U kunt zowel uw projecten budgetten alsook de realisaties elk moment van de dag financieel volgen. Uw gegevens zijn altijd actueel zodat verassingen zijn uitgesloten. Het OHW wordt d.m.v. het POC (Percentage of Completion) bijgewerkt. Maar ook BTW, ICP en Intrastat gegevens zijn direct beschikbaar.
Stap 8 Management tools Financiële overzichten, project resultaten, urendekking, winst -en verlies bepaling, productiestaten, budget voorcalculatie en nacalculatie, productieresultaten van afdelingen en medewerkers zijn slecht één muisklik per direct vanuit de database “2thePoint” te generen.
Top 10 argumenten om voor
2thePoint te kiezen:
Zeer gebruikers vriendelijk project en productie registratie systeem Snelle implementatie tijd en complete integratie met Microsoft Office Flexibele inrichtingsstructuur, volledig af te stemmen op de behoefte van uw organisatie 2thePoint geeft uw continu financieel inzicht in de status van al uw projecten Projectleiders hebben de vinger aan de pols en kunnen hun projecten naadloos volgen Snelle invoer van de urenregistratie van uw medewerkers per project Inkoopfacturen en materiaalverbruik worden adequaat geregistreerd Project verkoop termijn facturen, vanuit de project administratie te genereren Onderhanden werkmodule geeft direct inzicht in de kosten baten verhouding Snelle ROI, geen investeringen dus direct zowel financieel alsook organisatorisch voordeel.
2thePoint Project Software 2thePoint Software B.V. Weustenraadstraat 5 6217 HZ Maastricht Nederland T +31 (0)43 – 851 28 87 F +31 (0)43 – 851 28 42
