21

T15.00682

Inhoudsopgave 1

Inleiding ................................................................................................................ 3

2

Werkgeverscommissie ................................................................................................ 4

3

4

5

2.1

Instelling van de werkgeverscommissie .................................................................... 4

2.2

Leden van de werkgeverscommissie ........................................................................ 4

2.3

Samenvatting van de werkzaamheden in 2013-2014 ..................................................... 4

2.3.1

Vergaderingen ............................................................................................... 4

2.3.2

Werkzaamheden ............................................................................................ 4

Gemeenteraadsverkiezingen ........................................................................................ 6 3.1

Aanloop tot de gemeenteraadsverkiezingen .............................................................. 6

3.2

Uitslag gemeenteraadsverkiezingen ........................................................................ 6

3.3

Coalitieonderhandelingen .................................................................................... 7

3.4

Transitie naar een nieuwe raad ............................................................................. 7

Feiten en cijfers....................................................................................................... 9 4.1.1

Formatie en bezetting van de griffie .................................................................... 9

4.1.2

Samenstelling gemeenteraad en duo-raadsleden ...................................................... 9

4.1.3

Aantallen vergaderingen, vergaderduur en aanwezigheid ........................................... 9

4.1.4

Raadsvoorstellen, gedachtewisselingen en bespreekpunten ...................................... 11

4.1.5

Kwaliteitscontrole door griffie ......................................................................... 11

4.1.6

Opgestelde raadsvoorstellen ............................................................................ 11

4.1.7

Moties en Amendementen ............................................................................... 12

4.1.8

Artikel 37 vragen ......................................................................................... 12

4.1.9

Vragen voor het vragenhalfuur (art 37a RvO) ........................................................ 12

4.1.10

Toezeggingen .......................................................................................... 13

4.1.11

Presidium ............................................................................................... 13

4.1.12

Webcasting ............................................................................................. 13

Uitvoering Griffieplan 2014 ....................................................................................... 15 5.1

Algemeen ..................................................................................................... 15

5.1.1

Secretariaatsvoering ..................................................................................... 15

5.1.2

Personele bezetting ...................................................................................... 15

5.1.3

Herbenoeming burgemeester ........................................................................... 15

5.2

Onderdelen griffieplan 2014 ............................................................................... 15

5.2.1

Doorontwikkeling van het functioneren van de raad ............................................... 15

5.2.2

Verbetering van de bedrijfsvoering van de griffie .................................................. 17

5.2.3

Optimaliseren van het teamfunctioneren van de griffie ........................................... 18

5.2.4

Verbetering van kwaliteit, tijdigheid en zorgvuldigheid ........................................... 18

5.2.5

Diversen .................................................................................................... 20

JAARVERSLAG GRIFFIE 2014

Pagina 2/21

T15.00682

1

Inleiding

De griffie maakt elk jaar een verslag over het afgelopen kalenderjaar. Dit document bevat het jaarverslag van de griffie over het jaar 2014. De opzet van het jaarverslag is ten opzichte van de voorgaande jaren wat gewijzigd. In dit jaarverslag wordt nog een bonte mengeling van informatie gepresenteerd aangaande de verkiezingen, de Werkgeverscommissie en de feiten en cijfers en de wijze en mate van uitvoering van het griffieplan 2014. Daarmee maakt het jaarverslag een stap naar een meer extern gericht karakter. Het is de bedoeling dat het Jaarverslag 2015 een meer inhoudelijke terugkoppeling wordt van datgene wat in de gemeenteraad en commissies aan de orde is geweest. 2014 was het jaar waarin in maart de gemeenteraadsverkiezingen hebben plaatsgevonden. De transitie van de “oude” gemeenteraad naar de “nieuwe” gemeenteraad is voor de griffie altijd weer een bijzonder en intensief traject. Het wegwijs maken van de nieuwe raads- en commissieleden op alle aspecten van het raadswerk is voor de griffie in 2014 een van de aandachtspunten geweest. Daarnaast heeft de focus van de griffie gelegen op het aanscherpen van de interne procedures en het verbeteren van de kwaliteit van de raadsvoorstellen (kwaliteitscontrole).

Marijke Walhout, griffier Lianne van den Houten, raadsadviseur Kees van ’t Hart, raadsadviseur Nella Koole, medewerker griffie


Pagina 3/21

T15.00682

2

Werkgeverscommissie

2.1

Instelling van de werkgeverscommissie

De gemeenteraad van Lansingerland heeft op 21 februari 2013 een werkgeverscommissie ingesteld. Daarbij werd tevens de ‘Verordening werkgeverscommissie’ vastgesteld en heeft de raad een aantal bevoegdheden gedelegeerd aan de werkgeverscommissie. De taken en bevoegdheden van de werkgeverscommissie zijn de volgende: 1. De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren, zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd; 2. Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen; 3. De werkgeverscommissie heeft de aan haar overgedragen bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel gemandateerd aan de griffier. De verordening bepaalt in artikel 9 dat de werkgeverscommissie jaarlijks verslag uitbrengt aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen. Dat verslag treft u hieronder aan.

2.2

Leden van de werkgeverscommissie

De werkgeverscommissie bestond tot aan de verkiezingen in maart 2014 uit Jan Pieter Blonk (vz), , Gerard Bovens, Jeroen Heuvelink en Claudia Fuss, tijdens zwangerschapsverlof vervangen door Nelleke Bouman. Na de verkiezingen 2014 zijn door de raad als lid van de commissie benoemd: Jan Pieter Blonk (vz), Nelleke Bouman, Gerard Bovens en André Nieuwlaat.

2.3 2.3.1

Samenvatting van de werkzaamheden in 2013-2014 Vergaderingen

Na enige voorbereidende werkzaamheden heeft de werkgeverscommissie in 2013 viermaal vergaderd, namelijk op 13 juni, 12 juli, 20 september en 22 november. 2.3.2

Werkzaamheden

De startperiode van de werkgeverscommissie was tevens de startperiode van de nieuwe (plv) griffier. Het jaar 2013 is daarmee een opstartjaar geweest, waarin zowel de commissie als de griffier groeiden in hun rol en verhouding van werkgever/werknemer. In juni 2013 heeft de werkgeverscommissie het mandaatbesluit griffie personeel, de lokale arbeidsvoorwaarden voor de griffie en de lokale aspecten Car-Uwo voor de griffie vastgesteld. Vast agendapunt was het bespreken van de bevindingen en acties van de nieuwe plv. griffier aangaande de doorontwikkeling van de griffie, de teamvorming en samenwerking binnen de griffie en de voortgang van de acties uit het door de plv. griffier opgestelde en door werkgeverscommissie en het presidium geaccordeerde griffieplan 2013-2014: ‘Met raad en daad’. In 2014 heeft de werkgeverscommissie vergaderd op de data 21 januari, 14 februari, 20 juni, 21 augustus, 10 oktober, 7 november en 5 en 11 december.


Pagina 4/21

T15.00682

Naast de eerder genoemde punten heeft er in de tweede helft van 2014 een zwaartepunt gelegen op de bespreking van personele aangelegenheden; het ziekte-en gedeeltelijk WIA traject van een van de medewerkers en een traject dat geleid heeft tot het vertrek met wederzijds goedvinden van een andere medewerker. In februari 2014 heeft de werkgeverscommissie een beoordeling van de griffier uitgebracht. In september heeft de raad op voorstel van de werkgeverscommissie invulling gegeven aan de afspraak dat de plv. griffier tot griffier zou worden benoemd. In oktober heeft de werkgeverscommissie het jaarplan 2014 ‘Samen bouwen, steen voor steen’ goedgekeurd. In december heeft de werkgeverscommissie ingestemd met wijzigingen in de CAR/UWO, betrekking hebbend op de griffie.


Pagina 5/21

T15.00682

3

3.1

Gemeenteraadsverkiezingen

Aanloop tot de gemeenteraadsverkiezingen

Door de griffie zijn in de aanloop tot de gemeenteraadsverkiezingen de volgende activiteiten uitgevoerd: Het selecteren en operationaliseren van een stemwijzer. Door het presidium is op basis van een notitie van de griffie gekozen voor Kieskompas als stemwijzer binnen Lansingerland. In samenspraak tussen deelnemende partijen, griffie en Kieskompas zijn in een gezamenlijke avond (19 december 2013) de stellingen geformuleerd die in de applicatie Kieskompas zijn gebruikt. De griffie is in het hele proces aanspreekpunt geweest voor de deelnemende partijen en Kieskompas. Het organiseren van een startbijeenkomst van de campagne: het gezamenlijk beplakken van verkiezingsposters op de verkiezingsborden. Het organiseren van een Ladies night debat avond op 5 maart 2014 (onder leiding van Karin Ingelse). Het organiseren van het lijsttrekkersdebat op 10 maart 2014 (onder leiding van Gert van ’t Hof). Het mede organiseren van de verkiezingsavond op 19 maart.

3.2

Uitslag gemeenteraadsverkiezingen

Op 19 maart 2014 zijn er gemeenteraadsverkiezingen gehouden. In onderstaande tabel zijn deelnemende partijen vermeld, het totaal aantal behaalde zetels, degene die naast de lijsttrekker de meeste stemmen heeft behaald, het aantal stemmen en het aantal zetels in de gemeenteraad per partij. Tabel: uitslag gemeenteraadsverkiezingen

Leefbaar 3B CDA VVD

Totaal aantal stemmen 4475 4437 3536

ChristenUnie

2210

PvdA D66 GroenLinks Partij Neeleman Wij Lansingerland Partij tot behoud Huis de Haas Nieuwe Democraten Lansingerland

1820 2814 920 754 1355 481 429


Meeste voorkeur stemmen

Aantal stemmen

Kees Heugens Nelleke Bouman Marie Louise Tabben Kees-Willem Markus Petra Verhoef Ineke den Heijer Marco Ruijtenberg Elly Neeleman Petrine van Olst Mieke de Haas Amanda de Jong

475 369 383

Aantal behaalde zetels 7 6 5

272

3

240 457 74 40 194 37 111

2 4 1 1 2 Pagina 6/21

T15.00682

3.3

Coalitieonderhandelingen

Aansluitend op de gemeenteraadsverkiezingen zijn de onderhandelingen gestart om te komen tot een meerderheidscoalitie in de raad. Deze onderhandelingen stonden onder leiding van een externe formateur, mw. Adri Bom. Op 19 mei 2014 hebben de beoogde coalitiepartijen Leefbaar 3B, CDA, D66 en ChristenUnie het conceptcollegeprogramma gepresenteerd aan de inwoners van Lansingerland tijdens een openbare avond. Op 26 mei 2014 is het coalitieakkoord 2014-2018 “samen aan de slag” door de genoemde partijen ondertekend.

3.4

Transitie naar een nieuwe raad

De transitie van de oude gemeenteraad naar de nieuwe gemeenteraad gaat voor de griffie gepaard met vele, verschillende activiteiten. In onderstaand schema is op hoofdlijnen aangegeven welke activiteiten door de griffie zijn uitgevoerd. Tabel: activiteiten ten behoeve van nieuwe raad

Inleveren iPad

Uitgifte toegangspassen Fotosessie individuele raadsleden Uitgifte iPads

Huishoudelijke zaken Inleveren iPads door vertrekkende raadsleden. Deze iPads worden geschoond en beschikbaar gesteld aan de nieuwe raadsleden Uitreiken toegangspassen gemeentehuis aan de nieuwe raadsleden Foto’s maken voor de website van de gemeente Geschoonde iPads uitleveren (inclusief wachtwoorden systemen, Wifi etc)

Kennismaken met de burgemeester Autorisatie Lansingerland academie Uitleg gebruik iPad ICT rondom de raad

Wegwijs bij de griffie en gemeentehuis

Werkwijze raad Workshop integriteit

Mediatraining

Minicursus gemeentewet


25 maart 2014

27 maart 27, 28 maart 2014 28 maart 2014 en 31 maart 2014 3 april 2014

ICT De Lansingerland Academy is een E-learning pakket. Alle raadsleden krijgen aan wachtwoord uitgereikt

28 en 31 maart 2014

Uitleg gebruik IPad tijdens een inloopspreekuur Uitleg over RIS, iBabs en Webcast

2 april 2014 4 april 2014

Werkwijze van de raad Uitleg over de griffie; Uitleg gebruik vergaderzalen; Rondleiding gemeentehuis; P&O zaken Uitleg over de vergaderstructuur van de raad Integriteit Workshop integriteit onder leiding van Karin Ingelse Media Hoe om te gaan met de pers, webcasting en sociale media Gemeentewet Uitleg over belangrijke wettelijke aspecten mbt de raad en het raadslidmaatschap

1 april 2014

1 april 2014 5 april 2014 (voormiddag)

4 april 2014 (namiddag) 16 april 2014

Pagina 7/21

T15.00682

Kennismaken ambtelijke organisatie en kennis nemen stand van zaken grote dossiers


Kennismaken ambtelijke organisatie Presentaties door de ambtelijke organisatie: a. Financiële huishouding van de gemeente b. Decentralisaties en sociaal domein c. Ruimtelijke projecten d. Regionale samenwerking/MRDH

4 april 2014, 22 april 2014 en 22 mei 2014

Pagina 8/21

T15.00682

4

Feiten en cijfers

4.1.1 De    

Formatie en bezetting van de griffie

formatie en bezetting van de griffie was in 2014 als volgt: Griffier, 1 Fte (Marijke Walhout) Raadsadviseur, 1,44 FTE (Lianne van den Houten (plv griffier) 0,89 en Kees van ’t Hart 0,55) Griffiemedewerkster, 1 Fte,(Vacant per 01-01-2015) Medewerker informatievoorziening, 0,51 Fte (Nella Koole)

4.1.2

Samenstelling gemeenteraad en duo-raadsleden

De verdeling van de zetels in de gemeenteraad is als volgt: Leefbaar 3B: 7 CDA 6 VVD 5 D66 4 ChristenUnie 3 PvdA 2 Wij Lansingerland 2 GroenLinks 1 Fractie Neeleman 1 De fracties in de raad hebben de mogelijkheid om in de commissie niet-raadsleden te laten benoemen als lid of plaatsvervangend lid. Het aantal duo-raadsleden per fractie is als volgt: Leefbaar 3B 2 CDA 3 D66 5 ChristenUnie 1 PvdA 2 Wij Lansingerland 4 GroenLinks 5 Partij Neeleman 1

4.1.3

Aantallen vergaderingen, vergaderduur en aanwezigheid

Er zijn in 2014 83 officiële vergaderingen geweest volgens onderstaande tabel. Hierbij zijn de fractievergaderingen, vergaderingen van de coalitie, gezamenlijke radenbijeenkomsten en dergelijke niet meegerekend. Ter voorbereiding van deze vergaderingen zijn door de griffie de agenda’s samengesteld en de vergaderbundels geproduceerd. Tabel: aantal vergaderingen

Type vergadering Gemeenteraad Commissie Ruimte Commissie Samenleving Commissie Algemeen Bestuur Presentatieavonden Presidium BAC Overig (Raadsdag e.d.) Totaal


Aantal vergaderingen 17 11 10 13 15 10 5 2 83

Pagina 9/21

T15.00682

In de oude samenstelling (voor de gemeenteraadsverkiezingen op 19 maart hebben er vier raadsvergaderingen plaats gevonden. In nieuwe samenstelling is de gemeenteraad 13 keer bijeen gekomen. In onderstaande tabel is de aanwezigheid per fractie opgenomen. Ter toelichting en als rekenvoorbeeld: Leefbaar 3B is in de “oude” raad 26 keer aanwezig geweest van de mogelijke 32 (4 vergaderingen x 8 zetels). Dit levert een aanwezigheidspercentage op van 81%. Voor de nieuwe samenstelling van de raad geldt een aanwezigheidspercentage van 95% (86 keer aanwezig van de mogelijke 91)

Leefbaar 3B CDA VVD ChristenUnie PvdA D66 GroenLinks Partij tot behoud Huis de Haas Fractie/Partij Neeleman Wij Lansingerland Totaal

Oude samenstelling raad 26/32 19/24 20/24 11/12 11/12 8/8 4/4 4/4 4/4 -

Percentage aanwezigheid 81% 74% 83% 92% 92% 100% 100% 100% 100% 92%

Nieuwe samenstelling raad 86/91 71/78 63/65 39/39 26/26 48/52 13/13 12/13 25/26

Percentage aanwezigheid 95% 90% 97% 100% 100% 92% 100% 92% 96% 96%

De duur van de raadsvergaderingen in 2014 was heel wisselend. De kortste vergadering vond plaats op 3 april 2014 (van 20.00 uur tot 20.25).De langste vergadering aan één stuk was de raadsvergadering van 25 september 2014 (van 20.00 uur 00.35 uur). De vergadering van 29 januari 2014 is om 23.45 geschorst en verder voortgezet op 31 januari 2014. Met een totale vergaderduur van ongeveer 8 uur is dit de langste vergadering van 2014 geweest.


Pagina 10/21

T15.00682

4.1.4

Raadsvoorstellen, gedachtewisselingen en bespreekpunten

In 2014 heeft de gemeenteraad van Lansingerland 122 raadsvoorstellen behandeld. In de commissies vonden 2 gedachtewisseling tussen de fracties onderling plaats en is er 21 maal gesproken over een bespreekpunt. Daarnaast zijn er in 2014 33 presentaties gegeven aan de raadsleden. In onderstaande tabel is er voor de afgelopen zeven jaren het aantal raadsvoorstellen, gedachtewisselingen en bespreekpunten dat jaarlijks door de raad is behandeld weergegeven. Tabel: raadsvoorstellen, gedachtewisselingen en bespreekpunten

Aantal voorstellen Gedachtewisselingen Bespreekpunten

4.1.5

2008 146 30 22

2009 130 25 8

2010 114 20 6

2011 129 14 33

2012 142 1 42

2013 181 0 29

2014 122 2 21

Kwaliteitscontrole door griffie

De griffie controleert alle raadsvoorstellen die voor besluitvorming aan de raad worden toegezonden. De griffie heeft in het kader van deze kwaliteitscontrole vanaf 26 juni 2014 (start registratie) 42 raadsvoorstellen/bespreekstukken retour gezonden aan de steller om fouten en onvolledigheden aan te passen. De verdeling van teruggezonden raadsvoorstellen over de diverse gremia is als volgt:  Gemeenteraad: 17  Commissie Algemeen Bestuur: 10  Commissie Ruimte: 12  Commissie Samenleving: 3 Deze 42 raadsvoorstellen bevatten In totaal 62 onvolkomenheden, waarvan er 33 betrekking hadden op omissies in het aanlevertraject (bijvoorbeeld verkeerde versies, ontbrekende, niet gekoppelde of verkeerde bijlagen, ontbrekende parafen van het afdelingshoofd) en 29 op- of aanmerkingen die betrekking hadden op de inhoud van een raadsvoorstel/raadsbesluit (bijvoorbeeld verkeerde data, verkeerde ondertekening, geen congruentie in dictum of onderwerp, leesbaarheid of onvolledige informatie).

4.1.6 De          

Opgestelde raadsvoorstellen

griffie zelf heeft in het afgelopen jaar 16 raadsvoorstellen opgesteld over: Vaststelling fractiegelden (2) Bekrachtiging vertrouwelijkheid (4) Voorstel benoeming plv. voorzitter gemeenteraad Benoeming voorzitters en leden raadscommissies Verordening werkgeverscommissies Initiatiefvoorstel indeling programmabegroting Verordening fractiegelden Ontheffing en benoeming griffier Benoeming in commissies Quickscan Rekenkamer Lansingerland inzake civiele kunstwerken


Pagina 11/21

T15.00682

  

Verordening vertrouwenscommissie Benoeming raadsleden in MRDH Benoeming leden vertrouwenscommissie

4.1.7

Moties en Amendementen

In 2014 zijn er tijdens raadsvergaderingen 33 moties en 29 amendementen ingediend. In onderstaande tabel zijn de aantallen moties en amendementen opgenomen van de afgelopen zeven jaar. Tabel: moties en amendementen

Moties Amendementen

4.1.8

2008 14 15

2009 18 18

2010 59 9

2011 43 9

2012 14 22

2013 42 35

2014 33 29

Artikel 37 vragen

De raad heeft in 2013 in totaal 46 schriftelijke vragen ex. artikel 37 van het reglement van orde aan het college gesteld.

Tabel: aantal art. 37 vragen

Leefbaar 3B CDA VVD ChristenUnie PvdA D66 GroenLinks WIJ Lansingerland Partij Neeleman Totaal

2008 12 8 1 3 5

2009 23 13 12 5 3

30

64

2010 22 14 16 4 20 4 2

2011 8 21 18 5 8 4 3

2012 14 16 13 1 4 4 2

2013 14 21 5 2* 2* 2 1

83

17 85

8 65

5 52

* één gezamenlijke raadsvraag ** één gezamenlijke raadsvraag

4.1.9

Vragen voor het vragenhalfuur (art 37a RvO)

In 2014 zijn er door diverse fracties in totaal 14 vragen gesteld voor het vragenhalfuur van de gemeenteraad (artikel 37a RvO). De verdeling over de fracties is als volgt:  CDA: 2  Leefbaar 3B: 5  PvdA: 2  VVD: 2  ChristenUnie: 1  Partij Neeleman: 2


Pagina 12/21

2014 6 5 10* 1 7* 1 4** 2 12** 46

T15.00682

4.1.10 Toezeggingen Door de griffie zijn in 2014 tijdens vergaderingen van het college aan de raad 248 toezeggingen (inclusief moties en toezeggingen uit brieven en memo’s van het college) genoteerd. Sinds november 2014 worden ook de toezeggingen die door het college in brieven aan de raad zijn gedaan geregistreerd. Tabel: Toezeggingen

Toezeggingen

2008 289

2009 263

2010 228

2011 440

2012 273

2013 329

2014 248

4.1.11 Presidium Zoals in tabel 1 is vermeld heeft het presidium in 2014 10 keer vergaderd. Ten behoeve van deze bijeenkomsten zijn – naast de agenda, verslagen en conceptagenda gemeenteraad - de navolgende memo’s en nota’s door de griffie geproduceerd:  Griffieplan 2014-2015  Voorzitterschap Presidium  Nieuwe vergaderstructuur (2)  Programma verkiezingen  Voorstel digitaal proces moties en amendementen  Trimesterplanning (4)  Update jaarplanning 2014  Stand van zaken griffieplan  Raadsvoorstel werkgeverscommissie  Evaluatie Rekenkamer  Voorstel bemensing in verbonden partijen  Nieuwe verordening fractiegelden  Afspraken vergaderorde  Terugblik verkiezingen  Programma raadsdag  Jaarverslag griffie 2013  Voorbereiding gesprek met Commissaris van de Koning  Procesevaluatie Rekenkamer Lansingerland (diverse stukken)  Jaarplanning 2015  Jaarplanning zienswijzen  Profielschets burgemeester (diverse stukken)  Brief bij informatiepakket burgemeesters

4.1.12 Webcasting Alle raads- en commissievergaderingen worden opgenomen en uitgezonden via webcasting. De opnames van de vergaderingen dienen tevens als notulen voor de betreffende vergaderingen.

Webcasting 300 250 200 150 100

In 2014 zijn de vergaderingen van de gemeenteraad

50 0 Gemeenteraad JAARVERSLAG GRIFFIE 2014

Cie AB Gem. kijkers

Cie Ruimte max. kijkers

Cie Samenleving

Pagina 13/21

T15.00682

gemiddeld live 80 maal bekeken. De meest live bekeken raadsvergadering is de vergadering van 29 januari 2014: 242. Het gemiddeld aantal kijkers voor de commissie Ruimte is 68. De best bekeken commissie Ruimte is: 17 januari 2014 (119 kijkers). Het gemiddeld aantal kijkers voor de commissie Algemeen Bestuur is: 50. De best bekeken commissieAlgemeen Bestuur: 3 december 2014 (117 kijkers). Het gemiddeld aantal kijkers van de commissie Samenleving: 49. De best bekeken commissie Samenleving: 14 januari 2014 (129 kijkers). Een algemeen beeld is dat na 22.00 uur het aantal kijkers naar de raad- en commissievergadering halveert.


Pagina 14/21

T15.00682

5

Uitvoering Griffieplan 2014

5.1 5.1.1

Algemeen Secretariaatsvoering

Het overgrote deel van de werkzaamheden van de griffie bestaat uit het voeren van het secretariaat van de gemeenteraad, de commissies Algemeen Bestuur, Ruimte en samenleving, het Presidium, de presentatieavonden, de Begeleidingscommissie Accountantscontrole, de rekeningcommissie Bleizo en dergelijke. In 2014 is een start gemaakt met het beschrijven en aanscherpen van de administratieve procedures waaronder de artikel 37 Reglement van Orde-vragen en de lijst van ingekomen stukken. Daarnaast heeft de focus van de griffie gelegen bij het verbeteren van de kwaliteitscontrole (zowel in de eigen processen als in de kwaliteit van de voorstellen die ter besluitvorming aan de raad worden aangeboden). Vanaf de gemeenteraadsverkiezingen in maart werkt de gehele nieuwe raad met het programma iBABS in combinatie met een iPAD. Digitaal vergaderen is daarmee compleet ingevoerd.

5.1.2

Personele bezetting

De gemeenteraad heeft op 25 september 2014 Kees van ’t Hart per ingang 2 oktober 2014 wegens ziekte ontheven uit zijn functie als griffier per diezelfde datum Marijke Walhout aangesteld tot griffier van de gemeenteraad van Lansingerland. Kees van ’t Hart is per 2 oktober 2014 aangesteld als raadsadviseur (20 uur per week).

5.1.3

Herbenoeming burgemeester

Na gesprekken met de Commissaris van de Koning met de fractievoorzitters uit de raad van Lansingerland is door hem groen licht gegeven voor het starten van de procedure om te komen tot een door de Kroon te benoemen burgemeester. In de vergadering van 30 oktober 2014 is hiervoor de verordening op de vertrouwenscommissie verder aangescherpt en is het traject gestart om te komen tot een profielschets. De inwoners van Lansingerland zijn in dit traject gevraagd hun mening te geven over de gewenste kwaliteiten van een toekomstig burgemeester.

5.2

Onderdelen griffieplan 2014

In het griffieplan 2014 is de navolgende onderverdeling aangebracht:  Doorontwikkeling van het functioneren van de raad  Verbeteren van de bedrijfsvoering van de griffie  Optimaliseren van het teamfunctioneren va de griffie  Verbeteren van kwaliteit, tijdigheid en zorgvuldigheid  Verkiezingen  Overige onderwerpen. Onderstaand wordt op elk van deze aspecten nader ingegaan.

5.2.1

Doorontwikkeling van het functioneren van de raad


Pagina 15/21

T15.00682

Acties 1. Introductie gebruik IPad voor alle raadsleden.

2. Papierloos vergaderen met IBabs 3. Trainen van de raadsleden op onderling debatteren, en deze cursus ook herhalen/verdiepen. 4. De griffie onderzoekt mogelijkheden en presenteert een overzicht van andere mogelijke vormen/vergaderstructuren.

5. Keuze maken voor en uitvoeren van vergaderstructuur door de (nieuwe) raad. 6. Vergaderopstelling en uitnodiging deelnemers bij de raadsvergadering aanpassen op keuze .vergaderstructuur en vergadervorm 7. Scholingsbudget voor de raad in 2014 op huidig niveau houden, voor de begroting 2015 preciezer ramen en zo nodig aanpassen. 8. Reglement van Orde updaten en aanpassen op recente wensen.

9. Discussienota maken hoe om te gaan met de gehele routing van vertrouwelijke stukken (van steller tot raadslid).

10. Beleidsnota vertrouwelijkheid aanpassen op uitkomsten punt 9.

11. Het houden van Driehoeksoverleg en dit steeds meer


Uitvoering Met de komst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 zijn alle raads- en commissieleden overgestapt op het gebruik van een iPad. In heel 2014 is papierloos vergaderd met iBabs Door de raad is besloten om in 2014 af te zien van debattraining. In het Presidium van januari 2014 is het rapport Vergadermodellen gemeenteraad Lansingerland (T13.17294) opgesteld. Besloten is om de nieuwe raad de kans te geven zich hierover uit te spreken. Het presidium van de nieuwe raad heeft aangegeven het rapport een vervolg te geven door middel van het instellen van een raadswerkgroep. Door de griffie is een externe projectleider aangezocht (via Haagse Beek). De ondersteuning van deze werkgroep is belegd bij de griffie. Zie bovenstaande punt Dit onderdeel is onderdeel van de werkzaamheden van de in punt 4 genoemde werkgroep verbetering vergaderstructuur. Heeft plaatsgevonden en is verwerkt in de meerjarenbegroting. In het vierde kwartaal 2014 is door de griffie een start gemaakt met het updaten van het Reglement van Orde raad en commissies op basis van het voorbeeldreglement van de VNG. Komt in het eerste kwartaal 2015 in de raad. In de tweede helft 2014 is door het presidium besloten dat de toezending van de geheime stukken in het vervolg eveneens digitaal met behulp van iBabs zal gaan plaats vinden. Aanpassing van de beleidsnota vertrouwelijkheid dient nog plaats te vinden. In 2014 is er sprake geweest van

Pagina 16/21

T15.00682

strategisch van aard laten worden. 12. We organiseren voor elke commissie tenminste 1 werkbezoek per jaar.

13. We organiseren tenminste 1 keer per jaar een interactieve hoorzitting over een te nemen besluit met veel inpact op Lansingerlanders.

5.2.2

een regulier Driehoeksoverleg (twee wekelijks). Het merendeel van de werkbezoeken in 2014 hebben in raadsverband (raadsdag) plaatsgevonden. De commissie Ruimte heeft daarnaast een bezoek gebracht aan Irado en DCMR In 2014 heeft er een raadspleging van plaatsgevonden bij de inwoners van Lansingerland over de profielschets van de toekomstige nieuwe burgemeester van Lansingerland.

Verbetering van de bedrijfsvoering van de griffie

Acties 1. Lijst maken van namen en taken/portefeuilles. 2. Werkprocessen uitlijnen en lean maken: cie. vergadering, raadsvergadering, besloten vergadering, vergaderingen presidium en BAC, presentatieavond, procedure geheime stukken, postafhandeling, werkbezoeken cie. en raad, ambtelijke ondersteuning, ter inzage stukken, facilitaire aangelegenheden. 3. Griffiemedewerkers volgen scholing en training.

Uitvoering

Zie ook taakverdeling H.4 (griffieplan 2014) In 2014 zijn alle genoemde werkprocessen tegen het licht gehouden en daar waar nodig aangepast en aangescherpt.

5. WBU wordt door ieder wekelijks en correct ingevuld.

Zie ook opleidingsplan H.4 Griffieplan 2014 In 2014 heeft een gedifferentieerde tijdschrijven plaatsgevonden door de leden van de griffie. Zie punt 4

6. Opruimen van fysieke kasten, mailboxen en G-schijf; clean desk hanteren.

Het genoemde opruimen heeft in 2014 plaats gevonden. Bij de

4. In WBU gedifferentieerde items benoemen (15/12 klaar), laten aanmaken om op te ‘schrijven’. Beschikbaar per 1/1/14.


Pagina 17/21

T15.00682

7. Efficiënt beheer griffiebox invoeren

8. Corsa gebruiken voor aanmaken en gebruiken van brondocumenten 9. Inrichten van een griffiekast in de raadszaal.

5.2.3

overstap naar Outlook (mail) heeft wederom een opschoning van de mailboxen plaats gevonden. Het opruimen en herinrichten van de G-schijf is “work in progress” Afspraken zijn gemaakt over het bijhouden/legen van de griffiebox. Tevens wordt gewerkt met “behandelingscategorieën” Wordt uitgevoerd In samenspraak met FaZa uitgevoerd

Optimaliseren van het teamfunctioneren van de griffie

Acties

Uitvoering

1. Houden van teambuildings bijeenkomsten.

2. Houden van coachingsgesprekken (4 per persoon).

4. Met ieder een doelstellingen - functionerings- en beoordelingsgesprek voeren.

5.2.4

Er hebben twee teambijeenkomsten plaats gevonden. Er hebben per persoon een aantal coachingsgesprekken plaatsgevonden De systematiek van doelstellingen-, functionerings- en beoordelingsgesprekken is ingevoerd.

Verbetering van kwaliteit, tijdigheid en zorgvuldigheid

Acties 1. Medewerkers controleren hun eigen werk (motto: ‘check-check-dubbelcheck!’). 2. Medewerkers spreken elkaar positief kritisch aan op onvolkomenheden in het werk en doen voorstellen voor verbetering. 3. Maken van een voorstel voor presidium over frequentie van mailcorrespondentie naar ‘groep’-mailadressen (cie’s en raad).

4. In de jaarplanning worden ook alle deadlines opgenomen mbt de financiële cycli (kadernota, begroting, jaarrekening, voor- en najaarsnota) 5. Aanleveren van stukken door de ambtelijke organisatie na de deadline kan niet, dan wel uitsluitend na uitdrukkelijke


Uitvoering Ingevoerd Vindt plaats

De reguliere wijze van communiceren met de leden van de raad en commissies is via het Raadsinformatiesysteem. Spoedberichten vlak voor een vergadering vinden plaats via de mail (en worden tevens op het RIS geplaatst). Wordt uitgevoerd (zie jaarplanning) Wordt uitgevoerd en strikt de hand aan gehouden

Pagina 18/21

T15.00682

toestemming van de griffier, zo nodig in overleg met de voorzitter. 6. Griffier heeft driemaandelijks overleg met MT over agendaplanning van het komend kwartaal.

7. In het werkproces voorbereiding vergadering een expliciet controlemoment door (cie.)griffiers. Check op agenda en overleg met voorzitter.

Dit overleg vindt driemaandelijks plaats. Inmiddels is aan Hoofd Bestuurszaken de opdracht verstrekt om de agendaplanning vanuit het MT te coördineren en voor te bereiden voor het MToverleg met de griffier Controle van de raadsvoorstellen staat hoog op de prioriteitenlijst van de griffie. Er vindt een gezamenlijk overleg plaats met de voorzitters van de commissie, de voorzitter van de raad en de griffie over de inhoud van de commissiegaenda’s

8. Griffieleden weten wat in de ambtelijke organisatie de criteria zijn voor documenten (Helder Schrijven/Helder adviseren). Zij volgen daartoe ook deze incompany trainingen. 9. Opstellen van criteria (op basis van uitkomsten pt. 8) waarop de aangeleverde documenten door de griffie worden bekeken. 10. Documenten checken en toetsen op criteria.

Cursussen zijn gevolgd

11. Griffie neemt vroegtijdig, in de jaarplanning, de benodigde tijdframes voor de kadernota en begroting op en bespreekt dit met de ambtelijke organisatie. 12. Voor elke vraag van een raadslid wordt binnen de griffie een verantwoordelijk ‘bewaker’ afgesproken; deze bewaakt de voortgang en voert de communicatie over de voortgang met ambtelijke behandelaar en de vragensteller. Bij stagnatie wordt opgeschaald naar de griffier, deze communiceert met de gemeentesecretaris en stuurt een cc naar de betreffende portefeuillehouder. 13. Voortgangslijsten (art 37 en technische vragen) worden standaard op de agenda van het griffieoverleg opgenomen en besproken. 14. Aanleveren van geheime documenten gebeurt uitsluitend via de griffier. Deze checkt op noodzaak en motivatie. 15. Standaardiseren van de wijze van bekrachtigen van geheimhouding in besloten vergaderingen (tekst maken, besluitvorming altijd agenderen). 16. Structureel besluitvorming (B&W/cie/Raad) inplannen m.b.t. het handhaven dan wel opheffen van de status van vertrouwelijke documenten uit het achterliggende jaar.

Wordt uitgevoerd

Acties 1. Officieel startsein verkiezingscampagne door het gezamenlijk beplakken verkiezingsbord.


Criteria zijn opgesteld Wordt uitgevoerd

Deze werkwijze is van kracht en wordt strikt nageleefd

Wordt uitgevoerd

Wordt uitgevoerd Wordt uitgevoerd

Wordt uitgevoerd

Uitvoering Op zaterdag 8 februari 2014 is het startsein gegeven voor de verkiezingscampagne

Pagina 19/21

T15.00682

2. Voorstel/presentatie voor presidium maken voor Stemwijzer/Kieskompas als hulpmiddel via internet voor inwoners. 3. Voorstel voor presidium maken mbt integraal publiceren van de verkiezingsprogramma’s op de website en app van de gemeente. 4. Het organiseren/faciliteren van een lijsttrekkersdebat en organiseren/faciliteren van een ‘ladies night’.

5. Handboek voor raadsleden updaten en aanpassen (gereed 1/3).

6. Alle ‘huishoudelijke’ zaken regelen als pasjes en mobiele apparaten inleveren/uitreiken, inregelen gegevens nieuwe raadsleden etc. 6. Introductie en scholing nieuwe raadsleden incl uitreiken Ipads.

7. Interactieve debattraining voor raadsleden.

8. Mediatraining voor raadsleden, waarbij rekening wordt gehouden met de webcasting. 9. Workshop Integriteit voor de raadsleden organiseren.

10. Training voor de voorzitters van de commissies organiseren.

5.2.5

gemeenteraad door middel van het gezamenlijk beplakken van een verkiezingsbord Uitgevoerd. De keuze is gevallen op Kieskompas Uitgevoerd

Op 5 en 10 maart 2014 zijn respectievelijk het ladies debate en het lijsttrekkersdebat georganiseerd. Het ladies debate stond onder leiding van Karin Ingelse en het lijsttrekkersdebat had Gert van ’t Hof als gespreksleider. Het Handboek voor raaadsleden is digitaal beschikbaar gesteld aan de nieuwe raadsleden Uitgevoerd

Heeft in de periode van 27 maart tot en met 6 juni 2014 plaatsgevonden Is op verzoek van de raad verschoven naar een later moment Heeft op zaterdag 5 april 2014 plaats gevonden Heeft op zaterdag 5 april 2014 plaatsgevonden o.l.v. Karin Ingelse Heeft niet plaatsgevonden

Diversen

Acties

Uitvoering

1. Afrekenen fractiegelden 2012 (inhaalslag).

Gerealiseerd

2. Afrekenen fractiegelden 2013.

Gerealiseerd

3. Voorstel maken doorontwikkeling Webcasting (verbeteringen, koppeling met Twitter, gebruik van Pushberichten).

De doorontwikkeling van Webcasting heeft gelet op het drukke programma in 2014 een lagere prioriteit gekregen. Wel vinden er regelmatig gesprekken plaats met de leverancier In het vierde kwartaal 2014 is een start gemaakt met de evaluatie van de Rekenkamer Lansingerland Heeft een lagere prioriteit

4. Evaluatie Rekenkamer

5. RIS informatie actualiseren en schonen


Pagina 20/21

T15.00682

7. Opstellen jaarverslag 2013 8. Voorbereiden van een te houden tevredenheidmeting in 2015 over de Griffieondersteuning 9. Opstellen griffieplan 2014-2018


gekregen mede naar aanleiding van de verminderde bezetting van de administratie in Q3 en Q4 Is uitgevoerd Is doorgeschoven naar 2015 Is uitgevoerd

Pagina 21/21

21

Recommend Documents