21 Gebruikershandleiding administratie website v1.0

aVineas

Gebruikershandleiding administratie website – v1.0

Inleiding

Dit document beschrijft het gebruik van de aVineas administratie website. Het document is opgedeeld in een aantal onderdelen: • Deel 1 beschrijft het algemene opzet van de applicatie. • Deel 2 beschrijft het beheer van cliënten en agenda en het aanmaken/printen van cliënt facturen. Dit is kortom de functionaliteit voor dagelijks gebruik. • Deel 3 beschrijft de procedure rondom het indienen van declaraties voor zorgverzekeraars, het volgen van de declaraties tijdens hun behandeling door de zorgverzekeraars en eventuele correcties. Dit betreft dus de maandelijke acties. • Deel 4 beschrijft het beheer van contracten met zorgverzekeraars. Dit betreft de acties die elk jaar moeten worden uitgevoerd.

www.avineas.com

[email protected] 1 / 21

aVineas


Deel 1: Algemeen gebruik

De opbouw van een scherm is steeds ongeveer gelijk en ziet er ongeveer als volgt uit:

Figuur 1: Voorbeeld pagina De bovenste regel is de menu balk. Hierin zijn de mogelijkheden van de applicatie geordend. Items in de menu balk kunnen of direct navigeerbaar zijn, dat betekent dat er een pagina geopend zodra u op het menu item klikt, of er verschijnt een sub-menu zodra u met de muis over het menu item beweegt. Door op dit submenu item te klikken kun u deze optie selecteren.

www.avineas.com


aVineas


De tweede regel bevat de navigatie historie. Deze bevat de pagina's die u bezocht hebt om tot de huidige pagina te komen (in dit geval via “Agenda” en “Declaraties”) en heeft tot doel eenvoudig te kunnen terugkeren naar een vorige pagina. Merk op dat de historie volledig verwijderd wordt zodra u een item uit de menubalk kiest en gedeeltelijk verwijderd wordt indien u terugkeert naar een vorige pagina. De derde regel bevat de titel van de pagina (in dit geval “Ingediende declaratie bestanden”). De rest van de pagina is afhankelijk van de functionaliteit. Er zijn echter globaal twee soorten pagina's te onderscheiden: • Pagina's met een tabel structuur. • Pagina's met een invul structuur. Een voorbeeld van een pagina met een tabel structuur staat hiervoor in figuur 1. Op zulke pagina's staan 1 of meer tabellen. Tabellen bevatten kolommen met gegevens, een optioneel filter boven de tabel en optioneel mogelijke acties onder de tabel. Filters Filters hebben tot doel het aantal weergegeven rijen in de tabel te veranderen. In het voorbeeld boven worden normaliter alleen die declaratie bestanden weergegeven waarvoor nog één of meer declaraties open staan. Door het vinkje “Ook volledig afgehandelde?” aan te zetten en op “Filter” te drukken worden alle declaratiebestanden weergegeven. Zo werkt het ook op andere schermen om de hoeveelheid regels te beperken: op het cliënten overzicht scherm kan een deel van de naam ingevuld worden om sneller een cliënt te kunnen vinden, etc. Acties Acties worden weergegeven onder de tabel en voeren een specifieke functionaliteit uit. Door de radiobutton of checkbox in de eerste kolom aan te vinken, wordt de actie uitgevoerd voor een specifieke regel. In het voorbeeld boven is het mogelijk om de details van de ingediende declaraties voor de betreffende periode te zien door een regel te selecteren (adiobutton aanklikken) en vervolgens op de actie “Declaraties” te klikken. Regel informatie Een speciale actie is de “Wijzig” functionaliteit, aangegeven door het potloodje in de eerste kolom van een regel. Door deze aan te klikken navigeert de applicatie naar een invul pagina waarmee de gegevens van de betreffende regel kunnen worden aangepast, eventueel de regel verwijderd kan worden of een nieuwe regel kan worden ingevoegd. Dit is onderdeel van de pagina's met een invul structuur. Pagina's met een invul structuur zien er als volgt uit:

www.avineas.com


aVineas


Figuur 2: Pagina met invul structuur Onder de titel volgen hier een aantal informatie en invul velden. Het laatste invul veld bepaalt de actie die moet worden uitgevoerd. Afhankelijk van het scherm zijn dit “Wijzigen” voor het wijzigen van de regel die geselecteerd is, “Verwijderen” om deze regel te verwijderen en “Toevoegen” om een nieuwe regel toe te voegen. Onder aan de pagina staan twee knoppen: Annuleren en OK. Annuleren verlaat de pagina zonder de actie uit te voeren, OK verlaat de pagina met bevestiging van de actie. Mochten er bij het uitvoeren van een actie fouten geconstateerd worden, dan verschijnen deze boven in het scherm. Dit geldt overigens ook voor acties uitgevoerd op pagina's met een tabel structuur.

www.avineas.com


aVineas


Deel 2: Dagelijks gebruik

Voor het dagelijks gebruik zijn de volgende pagina's van belang: • Cliënt beheer, te benaderen via de menubalk optie “Cliënten”. • Agenda beheer, te benaderen via de menubalk optie “Agenda”. • Cliënt facturering, te benaderen vanaf de agenda. Cliëntbeheer Door in de menubalk de optie “Cliënten” te selecteren, krijgt u een overzicht van de cliënten die u op dit moment in behandeling heeft. Het scherm ziet er als volgt uit:

Figuur 3: Overzicht clienten Op de pagina wordt de basis informatie van de cliënten weergegeven, te weten: het voor de praktijk unieke client nummer, het Burgerservice nummer van de client, de naam, geboortedatum adres en verzekering. Het is mogelijk een cliënt op te zoeken door te filteren op client nummer (of deel daarvan) of de naam (of deel daarvan) en op Filter te drukken. Normaliter worden alleen cliënten weergegeven waarvan de behandeling nog niet is beëindigd (niet afgesloten cliënten). Door in het filter “Ook afgesloten cliënten?” aan te vinken worden alle cliënten weergegeven die u ooit in behandeling hebt gehad.

www.avineas.com


aVineas


In het dagelijks gebruik zult u soms de gegevens van een cliënt wijzigen of een nieuwe cliënt aanmaken. Dit wordt hieronder beschreven. Ter volledigheid volgt vooraf nog een opsomming van de andere acties op dit scherm: • “Cliëntenbestand laden”, “Voorbeeld cliëntenbestand” en “Cliënten downloaden”. Dit betreft het via een excel bestand downloaden of uploaden van clientgegevens. Downloaden kan handig zijn op het moment dat u de gegevens wilt gebruiken voor rapportage, de andere opties worden normaliter alleen maar gebruikt om gegevens uit een ander systeem te laden. • “Verzekeringscontrole deze clienten”. Een onderdeel van de cliëntgegevens zijn de verzekeringsgegevens. Deze worden alleen opgehaald/gecontroleerd bij iedere wijziging van de gegevens van een cliënt. Wilt u een losse verzekeringscontrole doen op een deel van uw cliëntenbestand, bijvoorbeeld aan het begin van de eerste declaratie van het jaar, dan kan dit sneller door deze actie te gebruiken. De verzekeringsgegevens voor alle weergegeven cliënten worden gecontroleerd. Toevoegen/wijzigen cliëntgegevens Door op het potloodje in de eerste kolom van de gegevens van een cliënt te klikken, verschijnt het scherm om cliëntgegevens te wijzigen of een nieuwe client toe te voegen:

www.avineas.com


aVineas


Figuur 4: Wijzig clientgegevens De velden op het scherm betreffen de NAW (naam, adres, woonplaats) gegevens van de cliënt alsmede informatie over verwijzing en aanmelding. Deze informatie spreekt voor zich met de volgende opmerkingen: • Het BSN nummer hoeft niet te worden ingevuld, het wordt bij de verzekeringscontrole teruggegeven. • De achternaam voor getrouwde vrouwen mag een combinatie van de partner naam en geboortenaam zijn. Deze moeten dan worden gescheiden door een liggend streepje “-”. Naast deze gegevens zijn er een aantal velden die relevant zijn voor de facturering en zichtbaarheid:

www.avineas.com


aVineas •

•

•


“Datum afgesloten” geeft aan wanneer de behandeling beëindigd is. Zodra deze datum is ingevuld verschijnt de cliënt alleen op het overzichtsscherm (zie boven) als expliciet de afgesloten cliënten in het filter worden aangegeven. “Facturering” bepaalt hoe de facturering van sessies van de cliënt plaatsvindt. De opties zijn hier: • “Via declaraties”. De facturering wordt bepaald door de contracten met de verzekeraars. Dit betekent dat sessies aan de verzekeraar worden gedeclareerd als u een contract met de verzekeraar van deze cliënt hebt. • “Cliënt betaalt”. De facturering gaat via een factuur aan de cliënt voor het in de praktijk vastgestelde bedrag voor een sessie. • “Restitutiepolis”. De facturering gaat via een factuur aan de cliënt, maar het bedrag van het contract met de verzekeraar voor de cliënt bepaalt het bedrag op de factuur. “Geen COV” (controle op verzekeringsrecht). Het systeem zal nadat u op “OK” hebt gedrukt een controle op de verzekering van de cliënt uitvoeren om te bepalen bij welke verzekeraar de cliënt is verzekerd. Dit lukt echter alleen als de gegevens van de cliënt juist zijn. Om de gegevens toch te kunnen opslaan ondanks dat de gegevens maar ten dele juist zijn, kunt u het vinkje tijdelijk aanzetten. Let er echter op dat zolang er geen goede controle heeft plaatsgevonden alle facturering plaatsvindt als of het veld “Facturering” de waarde “Cliënt betaalt” bevat: het systeem kan immers niet bepalen of u voor deze cliënt een contract met de verzekeraar van deze cliënt hebt.

Agenda Naast het beheer van cliënten, moet u uw agenda beheren via de website. Dit doet u via de optie “Agenda” in de menubalk. Wat volgt is een overzicht van uw agenda voor de huidige week:

www.avineas.com


aVineas


Figuur 5: Agenda In dit overzicht ziet u uw agenda voor de huidige week. Door in het veld onder de titel een andere week te kiezen kunt u naar een andere week navigeren (steeds maximaal 6 weken vooruit en achteruit vanaf de weergegeven week). U kunt in uw agenda: • Afspraken toevoegen. • Afspraken verwijderen. • Afspraken wijzigen. U voegt een afspraak toe door te dubbelklikken op een leeg vak onder de datum waarin de afspraak valt. Er verschijnt dan een invul vak met 3 velden en een floppy icoon:

www.avineas.com


aVineas


In het eerste veld vult u het tijdstip van de afspraak in. In het tweede veld selecteert u het type afspraak (sessie, telefonisch consult, consult relatietherapie, etc.) en in het derde veld selecteert u de cliënt. Door op het floppy icoontje te drukken slaat u de afspraak op. U verwijdert een afspraak door op een bestaande afspraak te dubbelklikken, het tijdstip veld leeg te maken en op het floppy icoontje te drukken. U wijzigt een afspraak door op een bestaande afspraak te drukken en de gegevens te wijzigen. Let wel: verplaatsen van een afspraak kan alleen op dezelfde dag. Anders dient u de orginele afspraak te verwijderen en een nieuwe toe te voegen. Client facturen Het is gangbaar om de facturen voor de cliënten, met name de eigen bijdrage, direct na afloop van de sessie te laten betalen en/of mee te geven. Het aanmaken en uitprinten van de facturen kan vanaf het facturen scherm. De facturen voor één dag benadert u het eenvoudigste door vanaf de agenda op het datum veld te klikken dat bovenaan de kolom voor afspraken voor een dag staat. Het volgende scherm verschijnt:

www.avineas.com


aVineas


Figuur 6: Facturen Initieel zal het scherm geen facturen bevatten omdat facturen expliciet moeten worden aangemaakt. Dit kan via de actie “Facturen voor deze periode genereren” (aangegeven onder de tabel, aanklikken). Het systeem zal dan aan de hand van de cliëntgegevens en contracten twee typen facturen aanmaken: • Facturen die later in een declaratiebestand aan de zorgverzekeraar zullen worden gestuurd. • Door de client te betalen facturen. Per sessie/consult zullen één of twee facturen aangemaakt worden: indien de zorgverzekeraar vereist dat u de eigen bijdrage int, zal er een declaratiefactuur en een clientfactuur worden gegenereert. www.avineas.com


aVineas


Het type factuur wordt aangegeven in de “Te betalen door” kolom. Deze kolom kan ook gefilterd worden via de “Wat?” optie in het filter. Andere filter opties zijn de cliënt en of ook betaalde (voor clientfacturen) of toegezegde (voor declaraties) facturen moeten worden weergegeven. Om de cliëntfacturen uit te printen vinkt u de betreffende facturen aan en selecteert u de actie “PDF voor facturen”. Het systeem genereert een PDF bestand met printbare versies van de facturen die u mee kunt geven aan de cliënt. Als de cliënt de factuur (direct) betaalt, kunt u de factuur als betaald markeren door deze aan te vinken en de actie “Markeer als betaald” te gebruiken. Hierna verschijnt de factuur alleen nog in het overzicht als de optie “Ook betaalde/toegezegde?” is aangevinkt in het filter. Voor de volledigheid: het is mogelijk om handmatig facturen te wijzigen of verwijderen door gebruik te maken van de wijzig functionaliteit (te benaderen via het potloodje voor de factuur). Dit is echter normaliter niet nodig. Merk op dat na het moment dat facturen zijn gegenereerd, deze niet meer wordt aangepast, ook niet als u de client informatie zodanig wijzigt dat de facturering normaliter zou wijzigen. Wilt u toch de facturen opnieuw genereren, dan kunt u gebruik maken van de acties “Deze facturen verwijderen” en “Facturen voor deze periode genereren”.

www.avineas.com


aVineas


Deel 3 – Declareren

Een belangrijk onderdeel van de administratie is het declareren van facturen bij de zorgverzekeraars en het volgen van de terugmeldingen van deze declaraties. In dit deel komen achtereenvolgens het indienen van declaraties en het volgen van declaraties aan de orde. Om de functionaliteit met betrekking tot declareren goed te kunnen begrijpen is enige achtergrond informatie met betrekking tot het declaratiemechanisme noodzakelijk: Iedere verrichting (consult, telefonisch contact, etc.) die uitgevoerd wordt, kan resulteren in een declaratieregel voor een zorgverzekeraar. Voor alle verrichtingen in een periode van declaratie betekent dit dus een aantal declaratieregels voor een zorgverzekeraar, potentieel gerelateerd aan meerdere cliënten. Deze declaratieregels worden opgenomen in een declaratiebestand per zorgverzekeraar. De declaraties voor een periode kunnen dus bestaan uit meerdere declaratiebestanden, immers cliënten zijn niet allemaal bij dezelfde zorgverzekeraar verzekerd. Samenvattend: Een ingediende declaratie bestaat uit 1 of meer declaratiebestanden. Ieder declaratiebestand bevat 1 of meer declaratieregels. Indienen Het indienen van declaraties gaat via de optie: “Facturering – Facturen” vanaf de menubalk. Er verschijnt een scherm waarin u de periode moet opgeven waarover u de facturen wilt zien:

www.avineas.com


aVineas


Nadat u de periode heeft ingevuld en op OK hebt gedrukt, verschijnen de facturen over de geselecteerde periode. Dit is hetzelfde scherm als ook gebruikt wordt voor de cliëntfacturen, zie figuur 5. Vanaf dit scherm kiest u de actie “Aanmaken declaraties”:

Figuur 7: Aanmaken declaraties In het scherm dat volgt moet u de details van de declaratie aangeven: • De declaratie periode (is normaliter gelijk aan de periode zoals aangegeven op het facturen scherm). • Een referentienummer. Dit nummer wordt door de zorgverzekeraars gebruikt in hun correspondentie over de declaratie. • Markeer als test bestand. Staat default niet aangevinkt en dat moet ook zo blijven. • Een indicatie of u de declaraties automatisch naar Vecozo wilt zenden. Dit staat default aangevinkt en moet ook zo blijven. Op het moment dat u op “OK” drukt, worden de declaratiefacturen omgezet in declaratiebestanden voor de zorgverzekeraars en naar Vecozo gezonden ter verwerking. Hierna verschijnt het overzichtsscherm van de zojuist ingediende declaraties en hun status. Zie figuur 9.

www.avineas.com


aVineas


Volgen van declaraties Nadat declaraties zijn ingediend, zal het systeem deze automatisch blijven volgen. Op het moment dat een declaratiebestand door een verzekeraar wordt goedgekeurd of (gedeeltelijk) wordt afgekeurd ontvangt u hiervan automatisch een e-mail met daarin hyperlinks naar informatie op de website. Deze informatie is ook zonder de mail informatie op te vragen en wel als volgt: Kies in de menubalk “Facturen – Ingediende declaraties”.

Figuur 8: Ingediende declaraties Hierin ziet u een overzicht van de ingediende declaratieperiodes. Het nummer is het referentienummer zoals ingevuld op het scherm voor het indienen van declaraties, “Aantal” geeft het aantal declaratiebestanden in de declaratie weer, “Open” zijn het aantal hiervan waarvoor de zorgverzekeraar nog geen terugmelding heeft gegeven. Default worden alleen die declaraties getoond waarvoor het aantal “Open” groter is dan 0. Wilt u alle declaraties zien, dan moet u in het filter “Ook volledig afgehandelde?” aanvinken en op “Filter” drukken. www.avineas.com


aVineas


Door een declaratie te selecteren via de radiobutton en de actie “Declaraties” te selecteren, krijgt u een overzicht van de declaratiebestanden in de declaratie.

Figuur 9: Declaratie bestanden Iedere regel geeft de informatie over een declaratiebestand voor een zorgverzekeraar weer: de zorgverzekeraar, de status, het totale gedeclareerde bedrag in het bestand en het toegekende bedrag. De retour bestand informatie bevat hyperlinks naar een printbare weergave van de informatie die de zorgverzekeraar heeft teruggestuurd. Dit zijn ook de links die in de e-mail worden meegestuurd. Met de actie “PDF voor facturen” kunt u een PDF bestand aanmaken met daarin voor ieder declaratiebestand een overzicht van de consulten en bedragen van de declaratieregels uit het bestand. Een mogelijke procedure om uw administratie op papier te completeren zou daarom kunnen zijn:

www.avineas.com


aVineas • • •


Dien de declaraties in, u komt daarna op dit scherm voor de zojuist ingediende declaraties. Print de facturen door de actie “PDF voor facturen” en bewaar deze in uw papieren administratie. Voeg daarna als het systeem aangeeft dat retour informatie beschikbaar is gekomen een print-out van de retour informatie bij de uitgeprinte facturen.

Speciale situaties Gedeeltelijke betaling door overschrijding van het aantal te declareren sessies Zorgverzekeraars vergoeden in ieder geval 8 sessies eerstelijns psychologische hulp. U kunt het aantal sessies voor een cliënt eenvoudig bijhouden aangezien in het agenda overzicht tussen haakjes het volgnummer van de sessie voor de cliënt wordt weergegeven. Op het moment dat het aantal sessies dat de zorgverzekeraar vergoedt zijn overschreden, kunt u bij de cliënt gegevens aangeven dat de cliënt de sessies gaat betalen (“Client betaalt”). Mocht u zich vergist hebben en desondanks teveel sessies hebben gedeclareerd, dan kunt u dit als volgt oplossen: • Ga naar het facturen overzicht en zoek de declaratie factuur op (het afgewezen nummer staat in de retour informatie). • Maak een nieuwe client factuur aan door via het potloodje de factuur te selecteren voor wijzigen en via de optie “Invoegen” de client factuur aan te maken. • Print de factuur (zie cliënt facturen) en zendt deze naar de cliënt. • Verwijder de declaratie factuur. Enige declaratieregels zijn afgewezen en moeten (na correctie) opnieuw worden verzonden Het systeem verwerkt de retour informatie en markeert alle declaratiefacturen die volgens de retourinformatie zijn goedgekeurd als betaald/goedgekeurd. Deze worden nooit meer in een declaratiebestand opgenomen. Dit betekent dat in het facturen overzicht zonder filtering alleen die declaratiefacturen zichtbaar zijn die nog niet zijn goedgekeurd, wat dus de afgekeurde regels zijn. Door alleen die facturen te filteren die bestemd zijn voor de betreffende zorgverzekeraar (laatste kolom van het filter, zie figuur 6), kunt u een nieuwe declaratie indienen met alleen de openstaande declaratiefacturen voor die verzekeraar. Op het “Aanmaken declaraties” scherm wordt dit ook aangegeven (Uzovi nummer veld).

www.avineas.com


aVineas


Deel 4 – beheer contracten

Contracten met zorgverzekeraars zijn de basis voor de declaraties. Uw contractgegevens moeten dus juist in het systeem zijn ingevuld om juiste declaraties en facturen te kunnen genereren. Contracten betreffen in veel situaties een combinatie van zorgverzekeraars of zorgverzekeringlabels die gezamenlijk onder één groep vallen, in het systeem aangeduid met contract partners. Voorbeelden van contract partners zijn Uvit (Univé, VGZ, Iza, Trias) en de Menzis groep (Menzis, Confior). De contract partners zijn door de beheerder van de praktijk al ingevuld. De contracten zoals gedefinieerd kunt u bekijken door in de menubalk de optie “Contracten” te kiezen. Het contracten scherm verschijnt:

Figuur 10: Overzicht contracten

www.avineas.com


aVineas


Ieder regel geeft een contract periode aan voor een bepaalde contract partner. Met de wijzig actie (potloodje) verschijnt het wijzigen scherm waarin het mogelijk een contract toe te voegen, de periode te wijzigen of te verwijderen:

Op het moment dat een contract periode gedefinieerd is voor een contract partner, moeten de vergoedingen volgens het contract worden opgenomen. Deze vergoedingen kunnen zichtbaar gemaakt worden door op het “Contracten” scherm het contract te selecteren en vervolgens op “Overzicht vergoedingen” te klikken:

www.avineas.com


aVineas


Voor nieuwe contracten zal de lijst met vergoedingen initiëel leeg zijn. Om de vergoedingen aan te maken, kunt u gebruik maken van de wijzig actie door op het potloodje te drukken. Echter dit betekent dat u voor iedere consult code een bedrag zult moeten invullen. Een alternatief is gebruik te maken van de “Genereer vergoedingen” op het “Contracten” scherm en zo een ruwe set met vergoedingen te genereren en daarna deze vergoedingen aan te passen waar deze onjuist is: Indien u de “Genereer vergoedingen” actie kiest, verschijnt het volgende scherm:

www.avineas.com


aVineas


Hierin vult u het vergoedingsbedrag voor een sessie eerstelijns psychologische hulp in en het bedrag dat volgens het contract hiervan de cliënt moet betalen. Nadat u op “OK” zal het systeem voor de verschillende verrichtingen een vergoedingbedrag genereren en opnieuw het Contracten scherm laten zien. Hierna kunt u de individuele vergoedingen eventueel aanpassen via de Wijzig actie op het “Vergoedingen” scherm.

www.avineas.com


21 Gebruikershandleiding administratie website v1.0

Recommend Documents