TATA NASKAH DINAS UB
PERTOR 24/2016 OLEH: AAN EKO WIDIARTO (Pengajar Legislative Drafting FH UB)
LATAR BELAKANG PENYUSUNAN Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas perlu disesuaikan dengan: 1. Peraturan Perundang-undangan 2. Perkembangan Kebutuhan Tata Kelola UB
PENYESUAIAN DENGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN ■ Perubahan Numenkaltur Kementerian sehingga berpengaruh pada bentuk Naskah Dinas. ■ Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi; ■ Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;
■ Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya
Perkembangan Kebutuhan Tata Kelola UB (1) ■ Lingkup Pengaturan Tata Naskah Dinas dalam Peraturan Rektor UB Nomor 7 Tahun 2014 hanya mengatur naskah dinas untuk Rektor dan jajarannya; ■ Belum ada pengaturan Tata Naskah Dinas untuk struktur UB yang lain sebagai organisasi BLU yakni: – Senat Universitas; – Dewan Pengawas; – Dewan Pertimbangan; – Unit Usaha. ■ Perlu ada kebijakan dari UB untuk mengatur Tata Naskah : Senat, Dewan Pengawas; Dewan Pertimbangan, dan Unit Usaha. ■ Problemnya, di dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 20 Tahun 2015 dan Permenpan Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Instansi Pemerintah tidak diatur.
Perkembangan Kebutuhan Tata Kelola UB (2) ■ Di dalam praktiknya ada dan dibutuhkan Naskah Dinas yang tidak ada di dalam Peraturan Rektor UB Nomor 7 Tahun 2014 maupun di dalam Peraturan Menristek Dikti 20 Tahun 2015 dan Permenpan Nomor 80 Tahun 2012, yakni: 1. Peraturan Universitas; 2. Peraturan Senat Universitas; 3. Keputusan Senat Universitas; 4. Peraturan Dekan/Direktur/Ketua Program; 5. Peraturan Senat Fakultas; 6. Keputusan Senat Fakultas; dan 7. Surat Perintah (untuk Plt).
Perkembangan Kebutuhan Tata Kelola UB (3) ■ Belum adanya mekanisme/tata cara penyusunan Naskah Dinas ■ Belum adanya lembaga yang khusus menangani pengelolaan Tata Naskah Dinas
KERANGKA PENGATURAN ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■
BAB I KETENTUAN UMUM BAB II JENIS NASKAH DINAS BAB III PERATURAN BAB IV PENYUSUNAN KEPUTUSAN BAB V SALINAN PERATURAN DAN KEPUTUSAN BAB VI PENYUSUNAN NASKAH DINAS LAINNYA BAB VII PARTISIPASI PENYUSUNAN PERATURAN BAB VIII NASKAH DINAS BADAN PENGELOLA USAHA BAB IX SIFAT DAN DERAJAT SURAT BAB X PENCANTUMAN ALAMAT SURAT BAB XI KODE SURAT BAB XII PEMBUBUHAN PARAF, PENANDATANGANAN SURAT, PENULISAN, DAN PEMAKAIAN SINGKATAN BAB XIII LAMBANG UNIVERSITAS BAB XIV CAP JABATAN DAN CAP DINAS BAB XV NASKAH ELEKTRONIK BAB XVII TEKNIK PERUBAHAN PERATURAN DAN KEPUTUSAN BAB XVIII TEKNIK PENCABUTAN PERATURAN DAN KEPUTUSAN BAB XX KETENTUAN PERALIHAN BAB XXI PENUTUP
N A S K A J H E N D I I S N A S U B
PERTOR 24/2016
PERTOR 7/2014
a. Peraturan; b. Keputusan; c. Instruksi; d. Surat Perintah; e. Surat Edaran; f. Surat Dinas; g. Nota Dinas; h. Memo; i. Surat Undangan; j. Surat Tugas; k. Surat Pengantar; l. Nota Kesepahaman. m. Surat Perjanjian; n. Surat Kuasa; o. Surat Keterangan; p. Surat Pernyataan; q. Pengumuman; r. Berita Acara; s. Laporan; t. Notula Rapat; u. Telaahan Staf; dan v. Prosedur Operasional Standar.
a. Peraturan; b. Keputusan; c. Instruksi; d. Surat Edaran; e. Surat Dinas; f. Nota Dinas; g. Memo; h. Surat Undangan; i. Surat Tugas; j. Surat Pengantar; k. Surat Perjanjian; l. Surat Kuasa; m. Surat Keterangan; n. Surat Pernyataan; o. Surat Pengumuman; p. Berita Acara; q. Laporan; r. Notulen Rapat; dan s. Telaahan Staf.
Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur, umum, abstrak, dan berlaku terus menerus. Keputusan adalah naskah dinas yang bersifat menetapkan, individual, kongkrit, final (sekali berlaku). Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan tentang pelaksanaan kebijakan atau peraturan perundang-undangan. Surat Perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang berisi perintah kepada seseorang sebagai pelaksana tugas. Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang telah mempunyai kekuatan hukum yang dianggap penting dan mendesak. Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar lembaga (unit kerja) yang bersangkutan. Nota Dinas adalah naskah dinas internal yang dibuat oleh bawahan kepada atasan atau pejabat yang setingkat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lembaga. Memo adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan dari atasan kepada bawahan.
Surat Undangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat Tugas adalah naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan. Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan. Nota Kesepahaman adalah naskah dinas yang berisi pokokpokok kesepahaman bersama antara Universitas dengan satu atau lebih pihak lain yang selanjutnya dituangkan dalam surat perjanjian. Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan. Surat Pernyataan adalah naskah dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai/perseorangan/lembaga baik di dalam maupun di luar lembaga. Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa memang telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
Notula Rapat adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pembuat notula rapat/notulis yang memuat hasil pembahasan atau segala sesuatu yang disampaikan dalam suatu rapat. Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. Prosedur Operasional Standar adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.
KEWENANGAN
KEWENANGAN
KEWENANGAN
PERATURAN ■ Peraturan merupakan naskah dinas yang bersifat mengatur. ■ Jenis Peraturan meliputi: a. Peraturan Universitas; b. Peraturan Rektor; c. Peraturan Senat Universitas; d. Peraturan Fakultas; e. Peraturan Dekan/Direktur Pascasarjana; dan f.
Peraturan Senat Fakultas.
Jenis Peraturan
Pembentuk
Materi Muatan
Rektor bersama 1. norma, kebebasan, dan kode etik akademik; Peraturan Senat Universitas 2. kebijakan akademik; Universitas 3. rencana strategis Universitas; 4. ukuran, bentuk, isi, warna ijazah serta (Berlaku dan lambang/logo yang terdapat dalam ijazah; mengikat 5. rencana anggaran pendapatan dan belanja seluruh civitas universitas; dan akademika UB) 6. materi muatan lain untuk melaksanakan ketentuan peraturan yang lebih tinggi.
Jenis Peraturan
Peraturan Rektor (Berlaku dan mengikat seluruh civitas akademika UB)
Pembentuk Rektor
Materi Muatan
1. peraturan akademik di lingkungan Universitas; 2. rencana kerja dan anggaran; 3. pedoman tata naskah dinas; 4. pengembangan dan pengelolaan sumber daya manusia; 5. penyelenggaraan penerimaan mahasiswa baru; 6. kurikulum dan pedoman pendidikan; 7. biaya pendidikan, tarif layanan, dan standar biaya; 8. struktur organisasi unit kerja; 9. pengelolaan sarana dan prasarana; dan 10. materi muatan lain untuk melaksanakan ketentuan yang lebih tinggi dan materi muatan lainnya sesuai kebutuhan pengelolaan Universitas.
Jenis Peraturan
Peraturan Fakultas (Berlaku dan mengikat seluruh civitas akademika Fakultas ybs)
Pembentuk Dekan bersama Senat Fakultas
Materi Muatan 1. standar mutu pendidikan dan kebijakan akademik di fakultas; 2. norma dan etika akademik di fakultas; 3. rencana strategis fakultas; 4. organisasi dan tata kerja fakultas; 5. rencana anggaran pendapatan dan belanja fakultas; dan 6. materi muatan lain untuk melaksanakan ketentuan peraturan yang lebih tinggi.
Jenis Peraturan
Pembentuk
Materi Muatan
Peraturan Dekan (Berlaku dan mengikat seluruh civitas akademika Fakultas ybs)
Dekan
1. kurikulum program studi di lingkungan fakultas; 2. program kerja; 3. penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat; dan 4. materi muatan lain untuk melaksanakan ketentuan peraturan yang lebih tinggi.
Peraturan Direktur Pascasarjana (Berlaku dan mengikat seluruh civitas akademika Pascasarjana)
Direktur Pascasarjana
a. kurikulum program studi di lingkungan Program; b. program kerja dan anggaran Program; c. penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat; dan d. materi muatan lain untuk melaksanakan ketentuan peraturan yang lebih tinggi.
Jenis Peraturan
Peraturan Senat Universitas
(Hanya berlaku dan mengikat internal Senat Universitas)
Pembentuk Senat Universitas
Materi Muatan 1. tata tertib Senat Universitas; 2. tata cara pengawasan: 3. tata cara pemberian pertimbangan dan usul perbaikan proses pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat kepada Rektor; 4. tata cara pemberian pertimbangan pemilihan Rektor dan Wakil Rektor, dan Ketua Lembaga; 5. tata cara pemberian pertimbangan kepada Rektor dalam pembukaan dan penutupan program studi; 6. tata cara pemberian pertimbangan terhadap pemberian atau pencabutan gelar dan penghargaan akademik; 7. tata cara pemberian pertimbangan kepada Rektor dalam 8. pengusulan profesor; 9. tata cara pemberian rekomendasi penjatuhan sanksi terhadap pelanggaran norma, etika, dan peraturan akademik oleh sivitas 10. akademika kepada Rektor; dan 11. materi muatan lain untuk melaksanakan ketentuan peraturan yang lebih tinggi.
Jenis Peraturan
Pembentuk
SenatFakultas Peraturan Senat Fakultas (Hanya berlaku dan mengikat internal Senat Fakultas)
Materi Muatan 1. tatatertib persidanganSenatFakultas; 2. tata cara pemberian pertimbangan kenaikan jabatan fungsional; 3. tata cara pemberian pertimbangan penjatuhan sanksi akademik; 4. tatacarapemilihanketuajurusan/ketuabagian;dan 5. materi muatan lain untuk melaksanakan ketentuan peraturan yanglebih tinggi.
KEPUTUSAN ■ Keputusan digunakan untuk: a. menetapkan status dan posisi kepegawaian atau jabatan; b. menetapkan atau membubarkan suatu kepanitiaan; atau c. menetapkan pemberian mandat. ■ Jenis keputusan terdiri atas: a. Keputusan Rektor; b. Keputusan Dekan/Direktur Pascasarjana; dan c. Keputusan Ketua Lembaga. ■ Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
NASKAH DINAS SPI, DEWAN PERTIMBANGAN DAN DEWAS ■ Jenis : 1. Surat Dinas; 2. Nota Dinas; 3. Memo; 4. Surat Undangan; 5. Surat Pengantar; 6. Surat Keterangan; 7. Surat Pernyataan; 8. Berita Acara; 9. Laporan; 10. Notula Rapat; 11. Telaahan Staf; dan 12. Prosedur Operasional Standar. Bentuk naskah dinas SPI, Dewan Pertimbangan, dan Dewas mutatis mutandis dengan ketentuan Pertor 24/2016.
NASKAH DINAS UNIT USAHA ■ Jenis dan bentuk Naskah Dinas unit usaha di lingkungan Universitas diatur lebih lanjut dengan Peraturan Rektor. ■ Unit usaha meliputi: – – – –
rumah sakit; poliklinik; unit usaha akademik; dan unit usaha non akademik.
PEMBUBUHAN PARAF ■ Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsepnya harus diparaf terlebih dahulu paling sedikit oleh dua pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di bawahnya. ■ Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar naskah dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di bawahnya.
Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut: a. untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan naskah dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan penanda tangan; a. untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda tangan naskah dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama jabatan penanda tangan; dan b. untuk paraf pejabat tiga tingkat atau lebih di bawahnya, berada di sebelah paraf pejabat yang di atasnya.
PENANDATANGANAN NASKAH DINAS Penandatanganan Naskah Dinas yang ditujukan kepada instansi di luar Universitas ditentukan sebagai berikut: a. surat Rektor yang ditujukan kepada pemimpin instansi ditandatangani oleh Rektor; b. apabila Rektor mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.; c. apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat tersebut berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.; d. pendelegasian sebagaimana dimaksud pada huruf b dan huruf c di atas dilakukan secara tertulis; dan e. surat Ketua Lembaga/Dekan/Direktur Pascasarjana yang ditujukan kepada pemimpin instansi di luar Universitas dapat ditandatangani oleh pemimpin Unit Kerja yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor.
Penandatanganan surat yang ditujukan kepada Unit Kerja (internal UB) ditentukan sebagai berikut: a. ditandatangani oleh pemimpin Unit Kerja yang bersangkutan;
b. apabila pemimpin Unit Kerja berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan a.n.; c. apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani berhalangan, penandatanganan surat dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.; dan d. pendelegasian sebagaimana dimaksud pada huruf b dan huruf c di atas dilakukan secara tertulis.
PENULISAN DAN PEMAKAIAN SINGKATAN a.
plt. digunakan untuk seorang pejabat atau pegawai yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, tetapi tidak ditunjuk secara definitif; (sampai ada pejabat definitif yg diangkat)
b.
plh. digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat, berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatangan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat; (sampai pejabat definitif kembali bisa menjalankan tugasnya kembali)
c.
wks. digunakan jika seorang pejabat belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, atau cuti, untuk sementara penandatangan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya; dan
d.
u.p. digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
NASKAH DINAS LAINNYA
KODE DAN PENOMORAN
TERIMA KASIH
