13/2015. (V.l8.) szám ú
FŐJEGYZŐ! UTASÍTÁS
A Heves Megyei Önkormányzati Hivatal köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérő l szó1ó 1995. évi LXVI. törvény l O.§ (l) bekezdésében előírtak szerint készített-
Egyedi Iratkezelési Szabályzata
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (l) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal egyetértek.
C.
lj
\.
.
~v
Dr. Szabó Jolán L\ Magyar Nemzeti Levéltár Heves Megyei Levéltárának igazgatója
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (l) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal - a Magyar Nemzeti Levéltár Heves Megyei Levéltárával együttesen - egyetértek:
Eger, 2015 ... : .. : ..-: . ..... hó. : .: .. nap
-:
~ci Kol'llJ.~ ~~ :'.-~
'l:-.'\:,/t:''
;;;
~
....)t
.,"
l~v,-
Dr. Pajtók Gábor A.t Heves Megyei Kormányhivatal Kormánymegbízott
I. FEJEZET ÁLTALÁNOSRENDELKEZÉSEK
l.§ A Heves Megyei Önkormányzat és H ivatala (a továbbiakban együtt: Önkormányzati Hivatal) egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban : Ltv.) 10. §-ának (l) bekezdése, b) közfeladatot ellátó szet-veknél alkalmazható iratkezelési szaftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV.18.) KIM rendelet, c) az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII.28.) BM rendelet, d) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet, és e) az Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának rendelkezése alapján a Magyar Nemzeti Levéltár Heves Megyei Levéltára és a Heves Megyei Kormányhivatal vezetőjének egyetértésével készült.
Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 2. § ( l ) Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kitetjed az Önkormányzati Hivatalnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, az Önkormányzati Hivatal vezetőjére, köztisztviselőjére, munkavállalójára (továbbiakban együtt: ügyintéző) és közszolgálati ügykezelőj ére. (2) Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvényben, a Nemzeti Biztonsági Felügyelet müködésének, valamint a minősített adat kezelésének rendj érő l szóló 90/20 l O. (Ill.26.) kormányrendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. (3) A Heves Megyei Önkormányzati Hivatalnál alkalmazott - E-Iktat megnevezesu, negyedévente frissülő, jelen szabályzat hatályba lépésekor 1.3.8.2. verziószámú - iratkezelési program megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szaftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV .18.) KIM rendeletnek.
Az iratkezelés szabályozása 3. § Az Iratkezelési Szabályzat az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza.
4. § (l ) Jelen Iratkezelési Szabályzat szerves egységet képez az Ltv. 10. § (5) bekezdésének felhatalmazása a lapján a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a kultúráért fel elős miniszterrel egyetértésben kiadott egységes irattári tervvel. (2) Jelen Iratkezelési Szabályzatban használt fogalmaktárát a Szabályzat l. melléklete rögzíti.
Az iratkezelés szervezete
5. § Az iratkezelés központilag - az Önkormányzati Hivatal központi iktatójában - a Jogi és Szervezési Osztályon - történik.
6. §(l) A központi iktatóban az iktatás elektronikus úton, iratkezelési program (továbbiakban: elektronikus iktatórendszer) használatával történik.
(2) Az Iratkezelési szabályzatot évente felü l kell vizsgálni és a szükség esetén módosítani kell. Az irattári terv az Iratkezelési szabályzat köte lező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, az irattári tervet az Önkormányzati Hivatal fe ladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell. (3) Az Önkormányzati Hivatalnál alkalmazandó egységes irattári tervet jelen Iratkezelési Szabályzat 3. melléklete rögzíti. Az iratkezelés felügyelete 7. §Az egységes és szabá lyszerű ügyirat-kezelési gyakorlatot a Főjegyző felügyeli. A az iratkezelés felügyeletében tartós távollétesetén az Aljegyző helyettesíti.
Főjegyzőt
8. §A Főjegyző gondoskodik a) az iratkezelési szabályzat e l készítéséről, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvi zsgálatáról , intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről , szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről ; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratrnimák és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozék stb.) biztosításáról; d) az elektronikus iratkezelési szaftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a kül ső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről ; t) az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetésérő l; g) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. A jogosultságok kezelésének szabályai 9. § (l) Az elektronikus iktatórendszer kezeléséhez kapcsolódó teljeskörű jogosultsággal az iratkezelői feladatok ellátásával Főjegyző által megbízott személy (továbbiakban: iratkeze lő) rendelkezik. (2) A felhasználónévhez és jelszóhoz kötött jogosultságok iktatórendszerben tötténő beállítása, illetve módosítása a Főjegyző i engedélyezést követően a rendszergazda feladata. (3) Az iratkezelési szaftver e l emeiről (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását.
(4) Az elektronikus iktatórendszer minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell. (5) Gondoskodni kell az iratkezelési rendszer valamennyi eseményének naplózásáróL
10. §Az ügyintéző feladata: a) döntés a csatolt előzményiratok végleges szereléséről , b) az ügyirat tisztázása, c) az irattári tételszám meghatározása, d) az előadói ív belső oldalának vezetése, e) egyéb ügykezelői utasítások megadása.
ll. §Az iratkezelő feladata: a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, valamint ezek ellenőrzése, b) az irat kiadása és visszavétele. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése 12. § Az Önkormányzati Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősü lnek.
13. §(l) A papíralapú ügyirat fi zikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az e lőadó i ívben a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmány-tervezet a legfelső .
kezdőirat a
(2) Az Előadói ív belső oldalán fel kell tüntetni az adott főszámhoz tartozó valamennyi alszámot, a hozzá tartozó munkanapló sorszámát, az iktatás dátumát, az expediálást, és valamennyi belső oldalon szereplő adott ügyre vonatkozó adatot.
14. § Az ügyiratokat, valamint az önkormányzati hivatal irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésUk el őtt - az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári tételszámmal e llátni. 15. §Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
16. § Az Önkormányzati Hivatalhoz érkező, ott kel etkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével az e célra rendszeresített papíralapú, vagy elektronikus nyilvántartásban kell vezetni.
17. § Az egységes irattári terv szerinti érdemi ügyintézést igénylő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatórendszer teljes adatbázisát az Ugyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.
18. § Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelmüen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.
19. § Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 20. § Az iktatásnak lehetőleg kUlön helyiséget kell kijelölni, i lletől eg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel stb.) elkülönítetten történjen. 21. § Az Önkormányzati Hivatal irattári anyagának használata módjára nézve az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságrói szóló 20 ll. évi CXII. törvény és annak alapján kiadott, a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről szóló szabályzat megfelelően irányadó. 22. § Az ügyintézők és
iratkezelő
fegyelmi
felelősséggel
tartozik a rábízott iratokért
23. § Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratha való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők az irányadó és hatályos jogszabályok figye lembevételével határozzák meg. 24. § Az iratkölcsönzés - az adatvédelemre vonatkozó
előírásokra
figyelemmel - másolattal is
teljesíthető.
25. § A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen. 26. § A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését utólagosan is ellenőrizhető módon, papíralapon az ügyiratok között és az elektronikus iktatórendszerben egyaránt dokumentálni kell. 27. § Azoknak a nem setejtezhető iratoknak a használatát, ame lyek az Ltv. 22. § (l) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az Önkormányzati Hivatal őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. 28. § Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a) "Sajátkezű felbontásra! ", b) " Más szervnek nem adható át!", c) "Nem maso ' '" , ' Ihato.
d) "Kivonat nem készíthető!", e) "Eiolvasás után visszaküldendő !", f) "Zárt borítékban tárolandó!" (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.
III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉSFOLYAMATA A küldemények átvétele 29. § Az Önkormányzati Hivatalhoz érkezett küldemények átvételére való jogosultság és az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja szerint az alábbiak: a) a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatások részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható kü ldeményekről szóló 335/2012. (XII.4.) kormányrendeletben meghatározottak szerint történik; b) külön kézbesités, futárszolgálat, útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja; c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén az azzal megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult; d) munkaidőn túl érkezett ki11demények átvételére - állandó portaszolgálat esetén - a portásnak megbízást célszerű adni; Amennyiben az irat hivatali i dőn túl érkezik, az átvevő köteles azt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadákönyvben dokumentáltan átadni. e) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni, f) az ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a müködtető rendszer automatikusan kezeli.
30. §Az Önkormányzat részére címzett és kézbesített küldemény átvételére- figyelemmel a 29. §-ban megjelölt kormányrendeletben foglaltakra is - az Önkormányzati Hivatal postai meghatalmazással rendelkező iratkezelője jogosult. A telefax küldeményeket az adott osztály telefax kezelője veszi át. Az ügyfél által személyesen benyújtott beadványt a címzett, az ügy intéző, ennek hiányában az illetékes osztály ügykeze lője veszi át. Az átvett iratot a címzetthez, illetve a bontás ra jogosulthoz továbbítani kell. papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt - átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással igazolni kell. 31. § Az
átvevő,
32. § A beérkező elektronikus küldeményeket a központi iktatóba kell továbbítani. Elektronikus küldeményeknél a központi iktatóba érkezés esetén az erre kijelölt személy elküldi a feladónak a küldemény átvételét igazoló e lektronikus v isszaigazolást 33. § Elektronikus iratot gépi adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát 34. § Az átvétel időpontját rögzíteni kell a küldeményen. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű hatósági küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. A küldeményt továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni. 35. § Az átvétel során ellenőrizni kell: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, b) a kézbesítő okmányon és a kü ldeményen lévő azonosító jel megegyezőségét, c) az iratot tartalmazó zárt boríték, illetve egyéb zárt csomagolás sértetlenségét. 36. § Az elektronikus úton, a nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás, illetve az ÁNYK űrlap benyújtás támogatás szolgáltatás igénybevételével megküldött küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv informatikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha a) a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. 37. § A küldemények átvételére jogosult az illetékes vezető döntése szerint naponként többször, míg a táviratokat, e lsőbbségi küldeményeket "azonnal", vagy "sürgős" vagy más hasonló j elzésű kü ldeményeket soron kívül továbbítja azok felbontásárajogosultnak.
38.§ Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges: a) papíralapú küldemény esetén vissza kell küldeni a feladónak, b) elektronikus küldemény esetén a 335/2005. (XII.29.) Kormányrendelet 25. §(3) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárni. Ha a feladó nem á llap ítható meg, a küldeményt a Kormányrendelet 25. § ( l) bekezdésben jelzett kivétellel, irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. 39. § Az Önkormányzati Hivatal a feldolgozás 36. §-ban foglaltak szerinti elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a kü ldőt. Nem köteles az Önkormányzati Hivatal értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos je llegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény az adott küldőtől. Ismétl ődésnek tekinthető ugyanazon feladó ugyanazon tartalmú, te1jedelmű küldeménye.
40. § Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell. A küldemények felbontása 41. § Az Önkormányzathoz érkezett küldeményeket az e feladattal a Főjegyző által megbízott személy, a postabontó bontja fel és látja el érkeztető bélyegzővel.
42.§ Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani: a) az "s.k." felbontásra, a képviselők, nem képviselő bizottsági tagok, a nemzetiségi önkormányzatok és tagjaik nevére szóló küldeményeket, b) a pályázatra utaló felirattal ellátottak küldeményeket, c) a Főjegyző által megjelölt ti sztségviselők nevére címzett küldeményeket. 43. § A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény jelen Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezelésérőL
44. § A küldemény felbontásakor e llenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát Az esetlegesen felmerülő problémák tényét jegyzőkönyvben, az iraton vagy az előadói íven -a keltezés pontos megjelölésével - rögzíteni kel l. 45. §Ha a benyújtott elektronikus irat az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett formátumot kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy az Önkormányzati Hivatal a küldőt - amennyiben elektronikus válaszcíme ismert - az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíti a küldemény érte lmezhetetl enségéről és az általa használt és elvárt formátumokróL 46. § Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ell enőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell .
47. § Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetn i, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssei megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni . 48. § Amennyiben az irat benyújtásának időpontj ához jogkövetkezmény fűződ ik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fé l által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében amennyiben csak a borítékról á llapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által automatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott időpont az irányadó.
49. § A küldemények téves felbontásakor, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, a felbontás tényét a dátum megjelölésével, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel együtt sürgősen el kell juttatni a címzetthez. 50. § A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, b) a beküldö nevét vagy pontos címét csak a borítékróllehet megállapítani, c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, e) az "ajánlott" vagy "ajánlott-tértivevény" posta jelzettel ellátott boríték. A küldemények érkeztetése
51. § A papíralapú és elektronikus küldemények átvételét érkeztető nyilvántartás segítségével hitelesen dokumentálni, a beérkezés időpontjában érkezterni kell. Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányomása, az érkeztető szám adása, a nyilvántartás sorszámának rögzítése az iraton, az érkezett kü ldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele. 52. §Az érkeztetés nyilvántartása - fiiggetlenül az irat adathordozójától - központi adatbázisban történik. Az érkeztetési sorszám évente eggyel kezdődően folyamatos. 53. § A küldemények érkeztetése a küldemény fajtája, formátuma szerint: a) Papíralapú küldemények, érkeztetéséta központi iktatóiroda végzi az átvétel igazolásávaL b) Az elektronikus postafiókra érkező elektronikus file (word, vagy más formátumú dokumentum), érkeztetését az erre kijelölt iratkeze lő végzi a feladó által esetlegesen kért elektronikus átvételi visszaigazolással. Az
ügyintéző
kijelölése (szignálás)
54. § Az iratkezelő az érkezett iratot köteles a jogosult szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának továbbítani, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). Az így előkészített iratot az osztály ügykezelőj én keresztül a központi iktató (iratkezelő) kapja meg. Az iktatást követően a központi iktató az osztályok részére az iratot visszajuttatja. Az ügyintézők részére az iktatott ügyirat előadói munkanaplóban kerül átadásra, melynek átvételét az ügyintéző sajátkezű aláírással igazolja. 55.§ Az irat szignálásárajogosult a) kijelöli az ügyintézőt (szervezeti egységet, vagy személyt), b) megjelöl i az elintézéssei kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok, stb), melyeket a szignálás idejének megjelölésével rávezet az el őadói ívre és aláírja.
Az iktatás
56. § (l) Az Önkormányzati Hivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat - az 57. §-ban felsoroltak kivételével - ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen: a) az irat beérkezésének pontos ideje, b) az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, c) az irat tárgya, d) az elintézés módja, e) a kezelési felj egyzések, t) az irat holléte.
(2) Elektronikus iktatórendszer érkeztető ki az elektronikus iktatóprogram szerint.
képernyő
rovatait az iktatással megbízott iratkezelő tölti
(3) Az elektronikus iktatórendszer az ügyirat tárgya, az ügyfél neve és azonosító adatai, az ügyintézési folyamat történései, az irat útjának nyomon követése alapján visszakeresési és listázási lehetőségeket biztosít (mutatókönyv).
57. § Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni: a) könyveket, tananyagokat; b) reklámanyago kat, tájékoztatókat; c) meghívókat, üdvözlő lapokat; d) nem szigorú számadású bizonylatokat; e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; t) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; g) munkaügyi nyilvántattásokat; h) anyagkezeléssei kapcsolatos nyilvántattásokat; i) közlönyöket, sajtótermékeket; j) visszaérkezett téttivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat; k) iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus küldeményeket. 58. § Az iratkezel őnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni . Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határ idős iratokat, táviratokat, el sőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sü rgős" jelzésű iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot a megjegyzés rovatban minden esetben jelezni kell. Az iktatószám 59. §Az iratokat, az ügy iratra, az ügyirathoz tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, szervezeti egységenként egyed i azonosító számon kell iktatni. Az iktatószám: főszám - alszárn l év l osztály beazonosítására szolgáló 3 j egyű számj egy. Az iktatószámban szerep lő , egyes osztályok beazonosítására szolgáló 3 jegyű számjegyeketjelen Iratkezelési Szabályzat 4. melléklete rögzíti.
60.§ Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra.
61. § Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy nyilvántartani.
főszámon
kell
62. § Az alszámokra tagolódó sorszárnos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot, főszámot kap. Az Ugyben keletkező további iratváltás a főszám alszámain kerül nyilvántartásba. A főszám-alszárnos iktatás alkalmazása esetén az Ugyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszárnos rendszerben kell kiadni és nyilvántat1ani. Egy főszámhoz korlátlan számú alszárn tartozhat. Új alszámra kell iktatni minden beérkező és hivatalból kezdeményezett iratot. 63. § Az ügy intézése során azonos tárgyban kiküldött megkeresésekre több szervtől , vagy szemé l ytől érkező válaszok, jelentések nyilvántartására gyüjtő ívet lehet alkalmazni. A gyüjtőívet a soron következő alszámra kell iktatni, a beérkező válaszok a gyüjtőíven kerülnek nyilvántartásba. A gyűjtőívet az ügyirathoz kell csatolni.
Iktatókönyv 64. § Az Önkormányzati Hivatal elektronikus iktatás céljára számítógépes ügyviteli programmal vezérelt elektronikus iktatórendszerben vezetett iktatókönyvet (adatbázist) használ. 65. § Az iktatókönyvnek legalább az alábbi adatokat kell tartalmaznia, azok rendelkezésre állása esetén: a) iktatószám, b) iktatás időpontj a, c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója, d) adathordozó típusa (papíralapú, elektron ikus), adathordozó fajtája, e) küldés időpontja, módja, f) küldő adatai (név, cím), g) címzett adatai (név, cím), h) hivatkozási szám (idegen szám), i) mellékletek száma, típusa (papíralapú, elektronikus), j) ügyintéző neve és a szervezeti egység megnevezése, k) irat tárgya, l) elő- és utáiratok iktatószáma, m) kezelési fe ljegyzések, n) intézés határideje, módja és e lintézés időpontja, o) irattári tétel szám, p) irattárba helyezés.
66. § (l) A beérkező iratok iktatásakor az iraton el kell helyezni az iktatóbélyegző lenyomatát és a lenyomat rovatait az iraton lévő szöveg zavarása nélkül kell kitölteni.
(2) Az iktatóbél yegző lenyomata tartalmazza: a) a szerv nevét, székhelyét, b) az iktatás évét, hónapját, napját, c) az iktatás sorszámát, alszámának helyét, d) mellékletek számát. 67. § Az iktatást olyan módon kell elvégezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgaimat minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította, vagy adta át az iratokat. 68. § Elektronikus iktatókönyvben a módosításokat, tartalmuk megőrzésével , a j ogosultsággal rendel kező ügyintéző/ügykezelő azonosítój ával és a javítás idejének megjelölésével, naplózással dokumentálni kell. 69. § Az e lektronikus iktatókönyvet (adatbázist) az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. A programnak automatikusan biztosítania kell, hogy a zárás után a rendszerbe ne lehessen több iratot iktatni. 70. § Elektronikus iktatókönyv alkalmazása esetén az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az e lektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalo m dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározottak szerint archivált változatát. 71. § Iktatás előtt az ügykezelő nek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e korábbi évre vonatkozó el őirata. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az el ői rat iktatószámát, és az e lőzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát 72.§ ( l ) Az el őzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni. (2) Az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak, ezt az elektronikus iktatókönyvben jelölni kell. (3) Azokban az esetekben, amikor az e lő iratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni és ha az elő irat irattárban vagy határi dő-ny ilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzmény az ügyintézőnél van, az ügy intéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerein i. 73. § Elektronikus úton az Önkormányzati Hivatal által megadott fogadási címre érkező - külön jogszabályban rögzített elektronikus okiratnak megfelelő alakisággal rendelkező - elektronikus iratokat annak beérkezésekor az azt fogadó papír alapon kinyomtatja, annak iktatását jelen szabályzat alapján elvégzi. A külön jogszabályban meghatározott alakiságokkal rendelkező elektronikus okiratot elektronikus formátumban az erre a célra szolgáló tárhelyen tárolja.
74.§ Az ügyvitel segédeszközeként, a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére; b) az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintéző i, vezetői utasítások rögzítésére; c) az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni. 75. § Az iratkezelő az előadói ívre - a programban az iratkezelés és Ugyintézés adatainak rögzítését követően - rávezeti az alábbiakat: iktatószám, iktatás időpontja, előirat, irat tárgya, ügyintéző, osztály.
76. § A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az továbbítani.
ügyintézőhöz
kell
77. § Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az egyedi irat azonosítójának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, munkanapló útján történik.
78. § Amennyiben az irat tartalma alapján más szervezeti egységet is érint, annak másolatát át kell adn i tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre. Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés)
79. § Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.
80.§ em m inősül kiadmánynak: a) az elektronikus v isszaigazolás, b) a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás. 81. § A kiadmányokat (válaszleveleket és saját kezdeményezésű iratokat egyaránt) az
Önkormányzat, illetve a Hivatal hivatalos nyomtatványán (levélpapírjain) kell elkészíteni. 82. § A kiadmány hitelesítésére az Önkormányzat, illetve Hivatal hivatalos körbélyegzőjét kell használni. 83. § Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.
84.§ Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha a) azt az Önkormányzati Hivatal szervezeti és müködési szabályzatában meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy saj át kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bé lyegzőlenyomata szerepel, vagy b) a kiadmányozási joggal rendel kező személy neve mellett az "s. k." jelzés szerepel, az Önkormányzati Hivatal szervezeti és működési szabályzatában meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.
85. §Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a) a kiadmányozó nevemellett az "s. k." jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy b) a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegző lenyomata. 86. § Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás elektronikus aláírást kell alkalmazni.
időpontját
dokumentáló
minősített
87. §Az Önkormányzati Hivatalnál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy erre felhatalmazott ügyintézője jogosult a külön jogszabályban meghatározottak szerint a) hiteles papír alapú, illetve b) hiteles elektronikus másolatot is kiadni.
Expediálás és az iratok továbbítása 88. §A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell. 89. § Az elintézett, kiadmányozott irat továbbításra történő e lőkészítéséről az ügyintéző gondoskodik. 90. § A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az iratkezelő csak teljes ügyiratokat vehet át.
91.§ A küldeményeket
lehetőleg
iratkezelőnek
kell átadni. Az
még az átvétel napján kell továbbítani.
92. § A kimenő irat tartalmazza: a) az önkormányzat, illetve hivatal nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax, e-mail), b) a kiadmányozó nevét, beosztását, c) az irat tárgyát, d) az irat önkormányzati iktatószámát, e) amellékletek számát, f) a címzett nevét, azonosító adatait, g) az ügyet indító beadvány hivatkozási számát. 93. § Az irat elküldése előtt az iratkezelőnek - ha nem zárt borítékban kapta a küldeményeket kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.
ellenőrizn ie
94. § Az
iratkezelőnek
fe l kell jegyeznie az iratra az elküldés keltét
95.§ A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni: a) személyes átvétel esetén e legendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatások részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható kü ldeményekről szóló 335/20 12. (XII.4.) kormányrendeletben leírtaknak megfelelően,
c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,
d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával. 96. § (l) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett ezt az elektronikus levélcíme megadásamellett kifejezetten kéri, vagy ha csak tájékoztatás történik. (2) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek. 97. § A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket - iktatás nélkül - az ügyirathoz kell mellékelni. Az egyes szervezeti egységeknél keletkezett leveleket, küldeményeket hétfótől csütörtökig legkésőbb délután 14 óráig, pénteken legkésőbb 12 óráig az iratkezelőnek le kell adni. Minden olyan levél, küldemény, ami ezen időpont(ok) után kerül az iktatóba, csak a következő napon kerül postázásra. 98. § Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az Ugyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezelésérőL
IV. FEJEZET IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS E lhelyezés az irattárban 99. § ( l) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, végezni.
visszakereshetően
kell
(2) Az irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról, a selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem seiejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a helyben maradó iratok őrzéséről.
100. § (l) Az irattár a lezárt évfolyam ú ügyiratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva veszi át. Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, zsineg. (2) Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók. (3) Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos o lvashatóságát, használatát a selejtezési lejáratáig vagy levéltárba adásáig biztosítani kell.
idő
Irattározás 101. § Az elintézett ügyek iratait, amelyeknek kiadmányait, egyéb vagy amelyeknek irattározását elrendelték, irattárbakell helyezni. 102. §Az irattárba helyezést a szervezeti egység
vezetője
kimenő
iratait továbbították,
engedélyezi. lrattárba helyezés előtt az
ügyintéző :
a) megvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, b) az ügyirathoz hozzárendeli az irattári tételszámot, illetőleg a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámotjóváhagyja, vagy felülbírálja, c) a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli, és a selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti. 103. §(l ) Az irattárba helyezés alkalmával az iratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az iratkezelő hiányosságet észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáróL (2) Az ügyintéző a vonatkozó érvényes irattári terv alapján az ügy tárgyának ismeretében meghatározza az irattári tételszámot és azt az előadói ív megfelelő rovatában rögzíti. (3) Az iratkezelő az elektronikus iktatórendszer megfelelő rovatába bevezeti az irattári tételszámot és az irattárba helyezés időpontját, majd az iratot- az arra jogosult személy előadói íven töttént kezelési feljegyzése alapján - elhelyezi az irattárban, az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.
104. §(l) A papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni, (2) Az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
a) az archivált, két éven túl selej tezhető, elektronikus iratokról a 2. év végén gépi adathordozóra az irattár rendszerének megfelelő csoportosításban - hitelesített másolatot kell készíteni, b) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani, c) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig). 105. § Az Önkormányzati Hivatalnál kijelölhető papíralapú iratokat őrző helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstő l tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülh ető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. 106. § Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni. Az irattári berendezés kialakításakor a tűz- és balesetvédelem mellett a kezelés cél szerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.
107. §(l) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. Erre a célra az Önkormányzati Hivatal speciális irattároló dobozokat használhat.
(2) A nem papíralapú iratok tárolása az adathordozó időtálláságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben történhet. Az Önkormányzati Hivatalnál a tárolásból adádható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról. 108. § (1) Az Önkormányzati Hivatal köztisztviselői az irattárból hivatalos használatra iratkikérővel kérhetnek ki iratokat. Az irat kikérést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell elvégezni. Az iratkölesönzések dokumentálására nyilvántartást kell vezetni (kölcsönzési napló). Az átvételt igazoló iratkikérőket az irattárban kell tárolni.
(2) Az iratkölcsönzés dokumentálására vezetett nyi lvántartás mintát jelen Iratkezelési Szabályzat 2. melléklete tat1almazza. 109. § (l) Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.
(2) Az elektron ikus irat az elektronikus iktatórendszerben kerül tárolásra, a jogosult felhasználó arról az irattár kezeléséért fe le lős ügy intéző útján kaphat másolatot. (3) Az (l) bekezdés szerinti iratpótló lap mintát jelen Iratkezelési Szabályzat 2. melléklete tartalmazza. Selejtezés, megsemmisítés 110. § Az Önkormányzati Hivatal irattárában, az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével, szabályszerű eljárás keretében, iratselejtezést kell végezni. A selejtezést célszerű minden év március 31-ig e lvégezni. Az irat selejtezését az irattári terv szerint (figyelemmel a vonatkozó jogszabályra is) kell végrehajtani jelen Iratkezelési Szabályzatban foglaltak alapján.
lll. § Az iratselejtezést a
Főjegyző
által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata
alapján lehet elvégezni. 112. § (l) Az iratselejtezésről a selej tezési bizottság tagjai által aláírt és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 2 példányban, amelyeket iktatás után a Magyar Nemzeti Levéltár Heves Megyei Levéltárához kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett.
(2) Az (l) bekezdés szerinti iratselejtezési melléklete tartalmazza.
jegyzőkönyv
mintát jelen Iratkezelési Szabályzat 2.
113. § A levéltár az iratok megsemmisítését, a szükséges visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
jegyzőkönyv
ellenőrzés
után, a selejtezési
114. §A selejtezés időpontj át az elektronikus iktatórendszer m egfelelő rovatába be kell vezetni. 115. § A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat 116. § (l) A papír alapú iratok megse mmis ítéséről a Főjegyző az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.
(2) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssei történik. A selejtezést követően az e lektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállománybóL Levéltárba adás 117. § Az Önkormányzati Hivatal a nem seiejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait jogszabályban meghatározott k ivétellel - a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig köteles az illetékes közlevéltárnak átadni. 118. §(l) A Magyar Nemzeti Levéltár Heves Megyei Levéltára számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkön yv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag, stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezáti évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni.
(2) Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni. 119. § Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az elektronikus iktatórendszerben rögzíteni kell. V. FEJEZET INTÉZKEDÉSEK AZ ÖNKORMÁNYZAT FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL, MUNKAKÖR Á TADÁSA ESETÉN 120. § (l) A közfeladatot ellátó szerv szervezeti egységének megszűn ése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében l évő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv k íséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egység(ek)nek (a továbbiakban : átvevő szervezeti egység).
(2) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe - az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítój ának feltüntetésével - be kell iktatni .
(3) Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell. (4) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az átmeneti irattári anyaget - a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint - a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani vagy a központi irattárban elhelyezni. A központi irattárba helyezett egyes ügyiratokra vonatkozó igényt betekintéssel, másolat készítésével vagy kölcsönzéssei kell teljesíteni. (5) A megszűnő szervezeti egység papíralapú vagy elektronikus lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni, azzal, hogy az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell. (6) Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni. 121. § Az iratkezelési folyamat szereplő it (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján az Önkormányzati Hivatal Szervezeti és működési szabályzatában rögzítettek szerint tételesen el kell számoltatni, arról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell felvenni és gondoskodni kell az iratok további kezelésérő l.
(2) Az átadás-átvételi jegyzőkönyv mintát jelen Iratkezelési Szabályzat 2. melléklete tartalmazza. VI. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 122. § Jelen Iratkezelési Szabályzat a Heves Megyei Kormányhivatal és a Magyar Nemzeti Levéltár Heves Megyei Levéltárajóváhagyását követő 5. napon lép hatályba. 123. § Ezen Iratkezelési Szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg az 1/2007. (I.Ol.) számú Főjegyzői Utasítással kiadott Iratkezelési Szabályzat hatályát veszti. ]
!Pl' ~0~&~
Dr. Barta Viktor Heves Megye Főjegyzője
~
l. melléklet a 13/2015. (V.18.) főjegyzői utasításhoz FOGALOMTÁR Adat I az infonnáció hordozója, a tények, fogalmak vagy utasítások formalizált ábrázolása, amely az emberek vagy automatikus eszközök számára közlésre, megjelenítésre vagy feldolgozásra alkalmas; Adatbázis I Az adatok rendszerezett gyüjteményét jelöli, amely ezáltal könnyen értékelhetővé, használhatóvá és frissíthetövé válik; Adatbiztonság l Az informatikai (adattároló és feldolgozó) rendszer állapota, amelyben az adatok elvesztésének illetve megsemmisülésének kockázata különböző intézkedésekkel el visel hető mértéküre csökkenthető. Ez az állapot olyan nemzetközi szabványokon alapuló előírások és megelőző biztonsági intézkedések betartásának eredménye, amelyek az információk elérhetőségét, sérthetetlenségét és megbízhatóságát érintik. Az adatok techn ikai védelmét jelenti; Adatvédelem I Az adatokjogi értelemben vett (törvényekkel, szabályzatokkal való) védelemét jelenti; Aláírás-ellenőrző adat: A olyan egyedi adat Gellemzően kriptográfiai nyilvános kulcs), melyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot megismerő személy az elektronikus aláírás ellenőrzésére használ. Aláírás-létrehozó adat: A Olyan egyedi adat Gellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ; Aláírás-létrehozó eszköz: A olyan egyedi adat Uellemzően kriptográfiai nyilvános kulcs), melyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot megismerő személy az elektronikus aláírás ell enőrzésére használ. Aláíró: A a) a természetes személy, aki az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja vagy aki a szolgáltató által üzemeltetett aláíráslétrehozó eszközön lévő aláírás-létrehozó adathoz kizárólagosan hozzáfér, és a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult, b) a jogi személy vagy közhiteles nyilvántartásban szereplő jogi személyiség nélküli szervezet, amely az aláíráslétrehozó eszközt birtokolja vagy aki a szolgáltató által üzemeltetett aláírás-létrehozó eszközön lévő aláírás-létrehozó adathoz kizárólagosan hozzáfér, és akinek a nevében az öt képviselö természetes személy az elektronikus aláírást az elektronikus dokumentumon elhelyezi, valamint c) aki meghatározza, hogy a nevében jogszabályban meghatározott feltételeknek megfelelő informatikai eszköz elektronikus aláírást elektronikusan dokumentumon elhelyezzen. Aiszámos iktatás: E Az ügyben elsőként keletkezett vagy érkezett irat iktatószámának alszámain kerülnek iktatásra az ügyre vonatkozó további iratváltások; ArcbiváJási szolgáltató: A az e törvényben meghatározott, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató. Átadás: K Irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; Átadás-átvételi jegyzék: E Az iratátadás átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum; Átadó ív: E Az iratok átadását-átvételét igazoló ív. Az átadó ívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni; Átmeneti irattár: K a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik; Beadvány: K Valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat; Besorolás: J az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába a megállapodásoknak és elj árási szabályoknak megfelelően ;
Besorolási séma: J Ugyirat besorolását, osztályozását lehetövé tevő hierarchikus vagy szótár j ell egű, leíró, az elsődleges besorolási sémához igazodó adat, amelyhez az adott szervnél előforduló ügyirat hozzárendelhető; Biztonságos aláírás létrehozó eszköz: A Az e törvény l. szám ú mellékletében foglalt követelményeknek eleget tevőaláírás-létrehozó eszköz; Csatolás: K Iratok, Ugyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; Digitális aláírás: I Digitális adatok hitelesítésére szolgáló kódsorozat, amely matematikai algoritmussal készített, és a titkos üzenetek végéhez csatolt. Lehetövé teszi, hogy minden digitálisan aláírt Uzenet olvasója ellenőrizni tudj a az üzenetet küldő személyazonosságát, és az üzenet sértetlenségét. A kU idő privát kulcsával készill és annak publikus kulcsával lehet ellenőrizni eredetiségét. Dokumentum függö, azaz, ha bármilyen változtatás történik az aláírt üzenetben, akkor a digitális aláírás nem fejthető vissza; Dokumentum: J Egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum; Elektronikus aláírás A elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. Elektronikus aláírás érvényesítése: A annak tanúsítása minösített elektronikus aláírás vagy e szolgáltatás tekintetében minősitett szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás vagy időbél yegzö, illetve az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt. Elektronikus aláírás felhasználása : A elektronikus adat elektronikus aláírással történő ellátása, illetve elektronikus aláírás ellenőrzése. E lel
Elektronikus tájékoztatás: K az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságrói szóló törvény szerint közzétételi kötel ezettség;
előí rt
elektronikus
Elektronikus út: C Az eljárási cselekmények elektronikus adatfeldolgozást, tárolás!, illetőleg továbbítás! rádiótechnikai, optikai vagy más elektromágneses eszközök útján történő végzése;
végző
vezetékes,
Elektronikus ügyintézés: C azok az eljárási cselekmények, amelyek során az ügyfél vagy az ügyintézési biztosító szerv elektronikus nyilatkozatot tesz, vagy az ügyintézési biztosító szerv az ügyfél vagy más ügyintézési biztosító szerv nem elektronikus nyilatkozatát elektronikus nyilatkozattá alakítja át és azt az eljárás során felhasználja,
Elektronikus visszaigazolás: K olyan - kiadmánynak nem minősül ő - e lektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés azonosítójáról, valamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról is értesíti annak küldőj ét;
Elektronikusan aláírt irat: K Az elektronikus aláírásról szóló 200 l. évi XXXV. törvényben meghatározott, Jegalább fokozott biztonságú elektronikus a láírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat;
Elektroni kusan
történő
aláírás: A
Elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve Jogikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz; El őadói
ív: K
az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssei és az iratkezelésseJ kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; E l ői ra t :
E
Az érkezett küldeménynek korábban már regisztrál t e l őzménye; E lőí1·t
formátum: J
az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló 12/2005. (X.27.) IHM rendeletben (a továbbiakban: formátum rendelet) e lő írtak szerinti formátum, amelyet a közigazgatásban, az elektronikus kapcsolattartásban e l kell fogadni; E lőzményezés: J az iratkezelési alapfolyamat azon müvelete, amely során megállapításra kerül, hogy az új irat egy már meglévő ügyirattal kapcsolatban áll-e vagy sem, vagy az új iratot új Ugy első irataként kell-e nyilvántartásba venni; Első dleges besorolási séma: J a közfe ladatot ellátó szervek iratkezelésében az elsődleges besorolási séma mindig az irattári terv;
Érkeztetés: K a beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal vétele;
történő
e llátása és nyilvántartásba
Érvényességi lánc: A az elektronikus dokumentum vagy annak lenyomata, és azon egymáshoz rendelhető információk sorozata, (így különösen azon tanúsítványok, a tanúsítványokkal kapcsolatos információk, az aláírás-ellenőrző adatok, a tanúsítvány aktuális állapotára, v isszavonására vonatkozó információk, valamint a tanúsítványt kibocsátó szolgáltató elektronikus aláírás ell enőrző adatára és annak visszavonására vonatkozó információk), amelyek segítségével megállapítható, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett fokozott bizlonságú vagy m i nősített elektronikus aláírás, illetve időbé lyegző, valamint az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az aláírás és időbélyegző elhelyezésének időpontj ában érvényes volt.
Expediálás: K az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a kü ldemény c!mzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés médjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szeri nti összeálHtása;
Feladatkör: B Azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügy intézési munkafolyamat során;
Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: A elektronikus aláírás, amely a) alkalmas az aláíró azonosítására, b) egyedülállóan az aláíróhoz köthető, c) olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és d) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden - az aláírás elhelyezését dokumentumon tett - módosítás érzékelhető.
követően
a
Gépi adathordozó: K KUiön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; Hatáskör: Az Ugyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az Ugyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűenjogosult és köteles intézkedni, meghízásra eljárni; Hitelesítési rend : A olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely tanúsítvány felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára. Hivatkozási szám: E a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyenaküldö a küldeményt nyilvántartja; Hozzáférési jogosultság: E Meghatározza, hogy egy fel használó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott fu nkciókkal, szerepkörökkel; ldöbélyegzési rend: A olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely időbélyegző felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, ill etőleg meghatározott alkalmazások számára. Időbélyegzés:
A
A szolgáltató az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz időbél yegzőt kapcsol; ldöbélyegzö: A elektronikus dokumentum hoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logi kailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett. Iktatás: K az irat iktatószámmal történ ő nyilvántmtásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssei egy időben vagy az érkeztetést, keletkezést követően ; lktatószám: K olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; Infor matikai célrendszer: F A hatóság által elektronikus Ugyi ntézés nyújtása céljából igénybe vett informatikai eszközök (szoftver és hardver eszközök) összessége, amelyek a közigazgatási hatósági eljárásban az ügyféllel vagy más hatósággal kapcsolatot tartanak, vagy amelyek a közigazgatási hatósági üggyel kapcsolatos adatot kezelnek; Interaktív szolgáltatások: C Az egyszerű tájékoztatáson túl m enő olyan szolgáltatások, letölthető űrlapok, keresőren dszerek, tematikus tájékoztatók, amelyek csak az ügyfél aktivitását igénylik, a szolgáltatást nyújtó szerv által előkészített dokumentumok alapj án; Internetes ügyfélszolgálat: C Az elektronikus közigazgatási ügyféltájékoztatás és szolgáltatások igénybevételét lehetövé tevő, az ügyintézési l ehetőségekrő l tájékoztatást nyújtó nyilvános internetes felület; Irat: T valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombi nációja; Iratkezelés: T az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglal ó tevékenység; Iratkezelési Szabályzat: A szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv; Iratkezelési szoftver: J a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményei ről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendel et 2. § 20. pontjában meghatározott szoftver; lratkezelő: E Az Ugyiratok kezelésével megbízott személy;
Iratkölcsönzés: K a papír alapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az átmeneti vagy a központi irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása; Irattá nyilvánítás: J az az eljárás, amely során egyedi döntés vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan a papír alapú vagy elektronikus dokumentumot a szerv mííködése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért érkeztetésére, iktatására kerül sor; Irattár: T az irattári anyag szakszeríí és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása célj ából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely; Irattárba helyezés: K az irattári tételszámmal ellátott ügyirat átmeneti vagy központi irattárban történő dokumentált elhelyezése elektronikus irattár esetén archiválása -, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;
Irattári anyag: T rendeltetésszerűen
a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége; Ir·attári terv: T a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagat tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem sei ej tezhető iratok levéltárba adásának határidejét; Irattári tétel: K az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendel kező- irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; I rattári tételszám: K az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, sel ejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek m egfelel ő azonosító; Irattári tételszámmal való ellátás: J Az ügyiratnak az irattári tervbemint elsődleges besorolási sémába való besorolása; Irattározás: Az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi; Kapcsolatos szám: Ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez; Képi megfelelés: H az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum - joghatás kiváltása szempontjából lényeges- tartalmi és formai elemei nek megismerhetőségét; Kézbesítés: K A küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; Kezelési feljegyzések: K az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; Kiadmá ny: A j óváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásrajogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat; Kiadmá nyozás (kiadványozás): A már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését j elenti a kiadmányozásra jogosult részéről ("K" betűjellel); Kiad mányozó: A szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása; Kijelölt tanúsító szervezet: G olyan a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 43/2013. (II.19.) kormányrendelet 3. § (2) bekezdése szerinti szervezet, amely értékelési eljárásban tanúsító tevékenység végzésére jogosult a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek tekintetében;
Közérdekű adat: L az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefilggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzitett információ vagy ismeret, ftiggetlenUI kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat; Közérdekből nyilvános adat: L a közérdekű adat fogalma a lá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megis merhetőségét vagy hozzáférhetövé tételét törvény közérdekbő l elrendeli; Közfeladatot ellátó szerv: T az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamintjogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy; Közirat: T a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől fúggetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott; Közlevéltár illetékessége (illetél<ességi kö re): T a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény köztevéitárba adási kötelezettséget ír e lő, s amelyet az adott közlevéltár törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni; Közlevéltár: T a nem seiejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is -végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár; Központi irattár: K a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó érték(\ nem sei ejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem seJejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülö iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is; Küldemény bontása: K az érkezett küldemény felnyitása, olvashatóvá tétele; K üldemény: K papír a lapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzésselláttak el; Láttamozás: Az elintézési (intézkedési) tervezet Gavaslat) felül vizsgálatát, véleményezését Gavítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet; Lenyomat: A olyan meghatározott hosszúságú, az elektronikus dokumentumhoz rendelt bitsorozat, amelynek képzése során a használt eljárás (l enyomatképző eljárás) a képzés időpontjában teljesíti a következő feltételeket: a) a képzett lenyomat egyértel műen származtatható az adott elektroni kus dokumentumból; b) a képzett lenyomatból az elvárható biztonsági szinten bel ül nem lehetséges az elektronikus dokumentum tartalmának meghatározása vagy a tartalomra történő következtetés; c) a képzett lenyomat alapján az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges olyan elektronikus dokumentum utólagos létrehozatala, amelyre alkalmazva a l enyomatképző e ljárás eredményeképp az adott lenyomat keletkezik. Levéltár: T a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény; Levéltárba adás: K a lejárt irattári örzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevél tárnak; Levéltári anyag: T az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat; Levéltá ri gyüjtőkör: T a maradandó értékű, köziratnak nem minősülö irattári anyagnak, ha arra vonatkozóan törvény köztevéitárba adási, illetve a levéltárfenntartó levéltárba adási kötelezettséget nem Ir elő, továbbá a tennészetes személyek maradandó
értéleü iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt (ajándékként elfogad vagy megvásárol); Levéltári k uta tás: T A levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében; Magá nira t: T A nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat; Mara da ndó é rtékű irat: T a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból je l entős, a történelm i mú lt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok fo lyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat; Másodlat: K Az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; Másolat: K Az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; Másolatkészítő rendszer: H A másolatkészílés során alkalmazott hardver, szoftver, valamint ezek együttese; Megsemmisítés: K a kiselejtezett irat végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségél kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható; Mcllékelt irat: K Az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kisérő irattól -elválasztható; Mclléklct: K Valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; Mctaadat: J olyan azonosító vagy leíró adat vagy adatcsoport, amely az iratkezelési folyamat egyes részeihez, valamint a munkafolyamat elemeihez kerül generálásra, és az irathoz vagy ügyirathoz történő hozzárendelése és rögzítése által elősegíti az egyedi irat és ügyirat kezelését; M i nősített elektronikus aláírás: A olyan - fokozott biztonságú - elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősíten tanúsítványt bocsátottak ki. Minősítctt hitelesítés-szolgáltató: A az e törvény szabályai szerint nyilvánta11ásba vett, minősített tanúsítványt a nyilvánosság számára kibocsátó hitelesftés-szolgáltató. Minősített tanúsítvány: A az e törvény 2. számú mellékletében foglalt követelményeknek megfelelő olyan tanúsítvány, melyet minősített szolgáltató bocsátott ki. Mutatózás: A nyilvántartási munkának az iktatás! követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél; Naplózás: K az iratkezelési szoftverben és az á ltala kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; Nyilvános magánlevéltár: T a természetes személy, valamint a nem közfeladatot e llátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a 30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek; Papíralapú dokumentum: H a papiron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással ke letkezett; Papír ala pú iktatókönyv K olyan nem sel ejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; Papír ala pú közokirat: H papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi lll. törvény (a továbbiakban: Pp.) 195. § (l) bekezdése szerinti közokirat;
Raktári egység: E A levéltári anyagnak a raktári rendszerezés, illetve rendezés vagy tagolás során kialakított része, a raktári épUietnek és helyi ségnek, valamint a tárolás eszközeinek megfelelően; Selejtezés: K a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy e rendelet alapján selejtezési eljárás alá vonható iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; Személyes adat: T az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturál is vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valam int az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés; Szerelés: K ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt keze lhetőek; Szerv: T Jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet; Szervezeti és Működési Szabályzat: A szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket; Szignálás: K az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyi ntéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása; Szolgáltató: A Elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást nyújtó tennészetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet; Tanúsítás: G olyan eljárás, amely alapján egy független, hatósági jogosítványokkal nem rendelkező, e rendelet alapján kijelölt szervezet tanúsítványban igazolja, hogy egy iratkezelési szoftver rendelkezik a külön jogszabályban előírt alkalmazási feltételekkeL Tanúsítvány: A a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírás-ellenőrző adatot a 9. § (3), illetőleg (4) bekezdése szerint egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hi vatali) jelleget. Tartalmi megfelelés: H az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az - a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen biztosítja a papíralapú dokumentum - a joghatás kiváltása szempontj ából lényeges - tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést; Továbbítás: K az ügyintézés során az irat elj uttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt iratesetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosltásával is; Ügyfélkapu: C Az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus Ugyintézést, illetve elektroni kus szolgáltatást nyújtó szervekkel ; Ügyintézés: Valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai alaki) kezelési, szóbeli és/vagy irásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége; Ügyintéző: K Az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadój a, aki az ügyet döntésre előkészíti; Ügyirat: K egy ügyben keletkezett valamennyi irat; Ügyiratdara b: az ügyiratnak az a része, amely az Ugy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza; Ügykör: K A szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja; Ügyvitel: A szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;
Vegyes ügyirat: J papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
JELZÉSEK
T K E A C D H
F G J
I L
a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, Jogi normában nem szereplő, kizárólag e szabályzatban megjelenő fogalom, az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény, a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV.21.) Kormányrendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X.27.) IHM rendelet, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV.2l.) kormányrendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 43/2013. (11.19.) kormányrendelet, a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezel ési szaftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV.18.) KIM rendelet, E-kormányzati értelmező kisszótár. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságróJ szóló 2011. évi CXII. törvény
2. melléklet a 13/2015. (V.18.)
IRATMINTATÁR l. GYŰJTŐÍV 2. ELŐADÓI MUNKANAPLÓ 3. IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV 4. IRAT ÁTADÁS-Á TVÉTELl JEGYZŐKÖNYV 5. TÉTELSZINTŐ IRATJEGYZÉK 6. RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK 7. DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK 8. IRATPÓTLÓ LAP (ŐRJEGY) 9. IRATKÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ
főjegyzői
utasításhoz
l. számú iratminta
GYŰJTŐÍV
Iktatószám
Er kezett
Beküldö neve
Címe
Beküldö ikt. Száma:
2. számú iratminta
ELÖADÓIMUNKANAPLÓ 20 . ... évre Előadó
neve:... ........ . .. ..... ... .... ........ ..... .. .... ...... ..
beosztása: ........... ... ............. ....... ......... .... .
Sorszám
Kelt
Úgyi ra t/iktató Szám
Atvevő ü gyi ntéző
a láír ása
Kelt
Elintézés Kódja
Hatá ridő
Atvevő iratkezel ő
aláírása
A munkanaplók és átadákönyvek elsődleges célja az irat útjának dokumentált nyomon követés, utólagos visszakereshetősége, úgy a papíralapú, mint az elektronikus ügyvitelben. Ennek következtében legfontosabb rovat az átadás-átvétel aláirással, vagy egyéb személyi azonosiló módszerrel történő igazolása. Előadói munkanapló hagyományos rovatokkal kapható papíralapú nyomtatványon. Az önkormányzatoknál, ennek ellenére, célszerű az ügyrendhez kapcsolódó saját formátumú munkanaplók, átadákönyvek kialakítása tekinteltel, arra, hogy ezek statisztika készílés céljára is alkalmasak.
Elektronikus iratkezelés és elektronikus ügyintézés eselén az átadás-átvétel dokumentálása is elektronikus úton történik.
3. számú iratminta szerv megnevezése lkt. szám:
IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV Készült: ...................................................................................................................................... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)
A selejtezési bizottság tagjai: ................................................................................... (név, beosztás) .. ... .............. .................................................................(név, beosztás) ............. ..... ........................ ................. ............. ........... (név, beosztás)
A selejtezést ellenőrizte: ............................................................................................ (név, beosztás) A munka megkezdésének
időpontja:
................................................................................. (dátum)
A munka befejezésének időpontja: ...................................................................................(dátum) Az alapul vett jogszabályoki: .................................................................................................... ..
Selejtezés alá vont iratok: ........................................................................ . (szervezeti egység megnevezése, a;;; irat évköre)
Eredeti terjedelem: .............................................................................................................. (ifm) A kiselejtezett iratok mennyisége: ...................................................................................... (ifm)
A selejtezési bizottság tagjai a me! lékelt .. . lap kiselejtezését javasolják.
tételszintű
iratjegyzéken felsorolt iratok
A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül. k.m.f.
P.H.
ellenőrző vezető 1 az
aláírása
irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat, jogszabályok, normák felsorolása
A selejtezési jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni. Két aláírt és lebélyegzett példányt az illetékes levéltárnak kell megküldeni. Az illetékes levéltár rendeletben előírt szövegű bélyegzőlenyomattal aláírással és pecséttel hitelesíti a megsemmisítési engedélyt.
Az iratanyag megsemmisítésére engedéllyel rendelkező vállalatokat (papírgyár) vagy vállalkozókat célszerű igénybe venni, ezek zárt rendszerben semmisít ik meg a selejtezésre kijelölt iratokat. Ez a rendszer biztosítja az adatok védelmét. A zárt rendszerű megsemmisítésről javasolt igazolást kérni, s ezt a selejtezési ügyirathoz csatolni.
4. számú iratminta szerv megnevezése Ikt. szám:
IRA TÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV Készült: .......... ................................................................................................................ ........... .. (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)
Átadó: .................................. ..................................................................................................... .. (átadá szerv megnevezése)
(átadásértfelelős vezető
, Atvevő:
és beosztásának megnevezése)
...................................................................................................................................... . (átvevő szerv megnevezése)
(átvételértfelelős vezető és beosztásának megnevezése)
Atvétel tárgyát képező iratanyag: ............................................................................................... . (iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése)
Az átadás-átvétel indoklása: ....................................................................................................... .
k.m.f.
átvevő
átadó
Melléklet: ........ .... lap IRATJEGYZÉK Készült 3 példányban l pid. Átvevő l pid. Átadó l pid. Irattár
Az átadás-átvétel iratjegyzék melléklete az átadási egységek szinljén készül: lehet tételszintíí, raktári egységszintű, és darabszintű. Az átadásiszint meghatározásánál fontos szempont, hogy az átadá és átvevőfelelőssége az átadási egységek szintjéig terjed. Pl. Levéltári átadás eselén raktári egységekben történik az átadás: doboz, kötet, csomó stb.; az átmeneti irattárból a központi irattárba tételszin/en történik az átadás; az ügyintézők hivatal átadása eselén darabszinten szükséges az átadás
5. számú iratminta
TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK
IRATTARI JEL Ügykor
IRATTARI TETEL MEGNEVEZÉSE
SELEJTEZETT EVEK TÓL-IG
l Agazat l kódjel l l
A selejtezési jegyzőkönyv melléklete a kiselejtezésre javasolt iratok TÉTELSZJNTÜ JRATJEGYZÉKE.Egyszeríibb selejtezési eljárás eselén célszerű az iratjegyzéket a jegyzőkönyv szövegébe belefog/a/ni.
6. számú iratminta
RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK
Az
iratlétrehozó/tulajdonos/őrző
megnevezése . . .. . ... . . ..... .. .. ...... . ........... . ................ .. .
Az irat-együttes címe: évköre: mennyisége (raktári egységben és folyóméterben):
Raktári egység Sorszám megnevezés
Irattári jel
Tétel megnevezése
Keletkezés évszáma
Egyéb azonosító
l l
Az iratjegyzéken szereplő irat-együttes raktári egységeinek számozását mindig l-gye! kell kezdeni és folyamatosan sorszámozni. A raktári egység megnevezése rovatba a tároló egység megnevezéséf kell írni: doboz, kötet, csomó, téka, lemez, tekercs stb. Az egyéb azonosító rovatba kerül az ügyiratok egyedi azonosítója, iktatószáma stb.,a raktári egységben elhelyezett mennyiség kezdő és végső száma, azonosítója tól-ig formában. A raktári-egység szintű iratjegyzék használható a levéltárba adásról készült jegyzőkönyvhöz, egyéb átadás-átvételi jegyzőkönyvhöz és a raktári egységek irattári helyének (topográfiájának) adataival kiegészítve az irattári anyag nyilvántartására is.
7. számú iratminta
DARABSZINTŰ IRAT JEGYZÉK
Az iratlétrehozó neve: .. . ........................... .... ........................... . Az irat-együttes megnevezése: .......... . ..... .. ..... ... . . . ... . . .... . . ..... .. .. .. . évköre: ...................... . .......... . .... . . ... .... ... .. . mennyisége ... . . ..... ....... ..... .. ... ..... . .... .......... . (összesen oldal, lap, stb és iratfolyóméter)
Sorszám
Irattári jel
Iktatószám/ évszám
Tárgy
Mennyiség (oldal, lap,leütés, karakter stb.)
A darabszintíi iratjegyzék készülhet az ügyiratszintjén, és készülhet az ügyiratot alkotó iratdarabok szintjén is. Használjuk átadás-átvételi jegyzőkönyvek mellékleteként pl. a levéltárba adáskor visszatartott iratokról, vagy hivatal átadás-átvételi, illetőleg előadói munkakör átadási jegyzőkönyvek mellékleteként. Az iratdarabok szintjén készülő iratjegyzékeket célszerű használni a másolatok készítésekor, beleértve bármilyen adathordozóra készülő másolatokat és az elektronikus másolatok is.
8. számú iratminta
IRATPÓTLÓ LAP (Örjegy)
A KIEMELT IRAT irattári helye (irattár neve, polc sorszáma, doboz/csomó stb. sorszáma) .. . ............................ ..
' ' sza' ma ('k ' l szam, ' l'ev) .. .. .. .............. .... .. ........... ....... . ... .... . . .. . azonosito 1 tato'/vagy tete
tárgya/megnevezése .. . . ........ ... ... .. .... ... ... .. .. .. ............................................................... .. kiemelés ideje (év, hó, nap) .. ...... ........ . . ......... .. . .. ... . .. .. . .... . . . . .. .... .. . ... . . .. . ........ . .. . kiemelés célja (betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés) .............. . .. ........... .. .... .. kiemelés alapjául szolgáló ügyirat iktatószáma ... ... ...... .. . .. . ...... .. .... .... . . .. .. ..... . ... .. kiemelést
kérő
neve . . ........ ... . .. .. .. ... . . ..... ... ... . ... .... . .. . .. .
kiemelést végző neve, aláírása . .. ................ .. .. .. ... . .... .. ... . .. . .. . . .. .. . "l CSOnzeSI .. ' . ha t an ' 'd O " ('ev, hO, ' nap) ) .. ... ....... ...... . .. ....... .......... . ...... .. . .. . kO
visszahelyezés ideje (év, hó, nap) .............. .... .. .. .. .. .... .. ..... .. ........... . visszahelyezést végző neve, aláírása . ........ .. ... ..... .. ..... .. ... . ... .. . ... . .. . .. . . . .
Készülhet 3 példányban, évente eggyel kezdődően sorszámozva (hármasával sorszámozva!). Az első példány az irat helyére kerül, a kölcsönzés idejére. A második a kölcsönzési idő szerinti sorrendben lefíízve, a kölcsönzés határidő-nyilvántartása. A harmadik sorszám szerint lejűzve kölcsönzési naplóként funkcionál.
9. számú iratminta
KÖLCSÖNZÉSINAPLÓ
A kölcsönzött irat
tárgya Iktatószáma és/vagy tételszáma
Irattári helye Irattár neve/állv./ polc doboz/ csomó stb. sorszáma
A kölcsönző
Kölcsönzés célja
Kölcsönzési
Visszavétel
határidő
aláírása
ideje neve
betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés
aláirás
Visszavevő
év, hó, nap év,hó, nap
Megjegyzés
3. melléklet a 13/2015. (V.18.) főj egyzői utasításhoz
Egységes irattári terv Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyaget tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kisdejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem seiejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik. Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári tételszám mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Az irattári tételszám és kód összetevői: l . irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását az önkormányzati hivatal szet-vezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben meghatározó négyjegyű kód; első karaktere az ágazati betűj el, amelyet a tétel ágazaton belüli háromjegyű sorszáma követ; 2. megőrzési idő : szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy "NS" jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket; 3. Lt.: a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az önkormányzati hivatal és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg (illetve "HN" jel, amely ügyviteli érdekből határidő nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratokjelzésére szolgál). A "lejárat után" kiegészítéssel ellátott tételeknél a selejtezés, illetve a levéltári átadás ideje a téteibe tartozó ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.
ÁLTALÁNOS RÉSZ TETEL SZÁMKERETE
u U l OlU201-
U301U40 1U501U601-
ÁGAZAT MEGNEVEZÉSE ÖNKORMANYZATI ES ALTALANOS IGAZGATASI ÜGYEK U. l. Képviselö-testület iratai U.2 . Nemzetiségi önkormányzat iratai A polgárm esteri hivatalnak, a közös önkormányzati hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, köza lapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) Ugyei U.3 . Szervezet, működés U .4. lratkezelés, ügyvitel U.5. Személyzeti, bér- és munkaügyek U.6. Pénz- és vagyonkezelés
KÜLÖNÖS RÉSZ TETEL SZÁMKERETE A A l O!A201B IOlB C !OlE
c
E l Ol -
Á GAZAT MEGNEVEZÉSE PENZÜGYEK A. l. l Adóigazgatási ügyek A. 2. l Egyéb pénzügyek EGESZSEGÜGYI IGAZGATAS SZOCIALS IGAZGATAS KÖRNYEZETVEDELMI, EPITESI ÜGYEK, TELEPÜLESRENDEZES, TERÜLETRENDEZÉS KOMMUNÁLIS IGAZGATÁS E. l. l Környezet- és természetvédelem
E201E301E401FlO lG IOIHIOlH201H301H40lH501H601H701H801IlO I1101Kiü lL IO!M lOl NI OlPlOIRIO! -
X l OIX201X301-
F G H
l
J K L M N
p R
x
E. 2. Településrendezés, területrendezés Epftési ügyek E. 3. Kommunális ügyek E .4. KÖZLEKEDES ES HIRKÖZLESIIGAZGATAS VIZŰGYI IGAZGATÁS ÖNKORMANYZATI, IGAZSÁGÜGYI ES RENDESZETI TGAZGATAS H. l. Anyakönyvi és állampolgársági tigyek H.2. A polgárok személyi adatai nak, lakcfmének nyilvántartásával kapcsolatos ügyek H.3. Választásokkal kapcsolatos ügyek H .4. Rendörségi ügyek H.5. A helyi tűzvédelemmel kapcsolatos ügyek H.6. Menedékjogi ügyek H.7. IgazságOgyi igazgatás H.8. Egyéb igazgatási ügyek LAKASÜGYEK GYERMEKVEDELMI ES GYAMUGYT IGAZGATÁS IPARI IGAZGATÁS KERESKEDELMI IGAZGATAS, TURISZTIKA FÖLDMUVELÉSÜGY, ÁLLAT- ES NÖVENYEGESZSEGUGY I IGAZGATÁS MUNKAÜGYI IGAZGATAS, MUNKAVEDELEM KÖZNEVELESI ES KÖZMUVELODESUGY I IGAZGAT;\S SPORTÜGYEK HONVEDELM I, KATASZTROFAVEDELM I IGAZGATAS, FEGYVERES BIZTONSAGI ÓRSÉG X. l. Honvéde lmi igazgatás X.2. Katasztrófavédelmi igazgatás Fegyveres biztonsági őrség X .3.
ÁLTALÁNOS RÉSZ U) ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK U.l. Képviselő-testület iratai Irattári tételszá m UIOI U I02
UI03 U I04 U105 Ul06 Ul07 Ul08 Ul09 U liO Ul ll
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Polgármesteri, főpolgármesteri , alpolgánnesteri tisztség átadás-átvételével, egyéb fe ladat- és hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos iratok Képviselő-testül eti j egyzőkönyv és mellékletei (elöterjesztések, sürgősségi indftványok, tájékoztatók, közmeghallgatás, interpellációk, egyéb döntés-el őkészítő iratok stb.) Képviselő-testilleti zárt ülések jegyzőkönyvei és mellékletei, zárt Olésekről készült hanganyagok Képviselö-testületi b izottságok, részönkormányzatok üléseinek, falugyülések, járás i tanácskozások, lakossági fórum jegyzőkönyvei és mellékletei Képvise lő-testü leti, képviselö-testületi bizottsági, részönkormányzati ülésekről készült hang- és képanyag Képviselö-testü leti bizottságok, részönkormányzatok zárt üléseiről készü lt jegyzőkönyvek, hang- és képanyagok Önkormányzati biztos kirendelése, iratai Tanácsnoki iratok Okmánytár (címer és zászlórajz, díszpolgári cím, he lyi kitüntetés adományozása stb.) Ön kormányzati érdek-képviseleti tagsági ügyek Önkormányzati rende letek, határozatok, szabályzatok, együttműködési szerzödések/megállapodások eredeti példánya
L t.
(év)
NS
15
NS
15
NS
15
NS
15
NS
15
NS
15
NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15
U.2. Nemzetiségi önkormányzat iratai Irattári tételszá m U201 U202 U203 U204 U205 U 206 U 207 U 208 U 209 U2 10 U2 1l U212 U2 13 U2 14 U2 15 U2 16
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Együttműködés i megállapodások Feladatellátási, intézményhá lózat-müködtetési és fejlesztési terv nemzetiségi önkormányzati véleményezése Nemzetiségi gazdálkodó szervezetek, intézmények alapítása, átszervezése, megszünése Nemzetiségi oktatást is folytató iskolákban az érettségi vizsga elökészftésének, megszervezésének, lebonyolításának figyelemme l kisérésével kapcsolatos iratok Nemzetiségi óvodai, iskolai döntések véleményezése, szakmai ellenőrzése Nemzetiségi önkonnányzat, nemzetiségi önkormányzati bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei , me llé klete i, előterjesztések, egyéb döntés-előkészítő iratok Nemzetiségi önkormányzat, nemzeti ségi önkormányzati bizottságok üléseinek hangés képanyaga Nemzetiségi önkormányzat, nemzetiségi önkormányzati bizottságok zárt ülések j egyzőkönyvei és me llékletei, zárt ül ésekről készült hanganyagok Nemzetiségi önkormá'!Y_zatok társulási megállapadásai Nemzetiségi önkormányzat költségvetési és vagyonkezelési ügyei Közok-tatási megállapodás nemzetiségi oktatásról Nemzetiségi önkorm ányzat ellenőrzése Nemzetközi kapcsolattartás iratai Nemzetiségi önkormányzat szabá1yzatai Nemzetiségi önkormányzat törvényességi fe lügye letével kapcsolatos iratok Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti célú pályázatok, támogatások, ösztöndíja k iratai
Lt.
(év)
NS NS
15 15
NS
15
2
-
NS NS
15 15
NS
15
NS
15
NS NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15 15
5
-
A polgármesteri hivata/nak, a közös önkormányzati hivata/nak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei U.3. Szervezet, működés Irattári tétels zá m U301 U302 U 303 U304 U 305 U306
U 307 U 308 U 309 U3 10 U3 11 U3 12 U3 13 U314
Téte l megnevezése Belső ellenőrzési jelentések Biztonság i és egészségvédelm i intézkedések Errlekegyeztetés a szakszervezetekkel, érdekvéde lmi és érdekképviseleti szervezetekkel, érdek-képvi seleti fó rumok a lapítása, mű ködtetése E.rintésvédelmi vizsgálati jegyzőkönyvek Hírlap-, folyóirat- és könyvrendelés Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok alapítása, alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és működéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és működési szabályzat, fejlesztési tervek, ellenőrzési jegyzőkön yvek, m in őségirányítás i program Intézmények, érdekeJtségi körbe tartozó gazdasági társaságok irányításával és működésével kapcsolatos fe lügyeleti, e llenőrzés i, OIJeratfv ügyek Kártérftések Kollektív szerzödés Közalka lmazotti Tanács ügye i Közérdekíí kérelmek, panaszok, j avaslatok, belelentések Kül ru ld i kapcsolatok bonyolítása Kulruldi kapcsolatokra vonatkozó két- és többoldalú megállapodások, éves értékelések Külruldi kiküldetés, tapasztalatcsere, úti jelentések
Megörzési idő (év) 10 2 NS
Lt.
15
-
15 2 NS
15
5
-
10 NS NS 2 10 NS 10
-
15 15
-
15
-
Ktilsö szervek, Aliami Számvevőszék, a fővárosi és megyei kormányhivatal átvilágítás, fenntartói, szakfe!Ugyeleti vizsgálatok, törvényességi felhívások, törvényességi felügyeleti bírsággal kapcsolatos iratok, ügyészi intézkedések, a helyi önkormányzat helyett a fővárosi és megyei kormányhivatal vezetője által megalkotott önkormányzati rendeletekkel kapcsolatos iratok, a fővárosi és megyei kormányhivatal által pótolt helyi önkormányzati határozatok, a helyi önkormányzat által pótolt feladat-ellátási kötelezettséggel kapcsolatos iratok U316 Munkabalesetek és foglalkozási betegségek nyilvántartása Munkáltatói juttatások elvi ügyei U317 U318 Munkavédelmi ügyek (mw1kahelyek kialakítása, rovar-rágcsálóirtás, dohányzóhelyek kijelölése stb.) U3 19 Jogi ügyek (peres és nem peres ügyek, jogi képviseleti tevékenység) Sajtóügyek, településmarketing, reprezentációs, PR tevékenység U320 Statisztika (éves) U321 Statisztika ( id őszaki) U322 Társulás i megállapodások, társulási tanács illéseinek e lőterjesztései , jegyző könyvei, U323 határozatai Társulási tanács zárt üléseinek előterjesztései, jegyzökönyvei, határozatai U 324 Kapcsolattartás ci v il és i tjúsági szervezetekke l, vallási közösségekkel U325 Népszámlálás, egyéb összeirások lebonyolításával kapcsolatos ügyek U326 Önkormányzatok eg)'ilttmüködésére vonatkozó iratok U327 Európai Uniós csatlakozás j ogharmonizáció iratai U328 U 329 Közigazgatás i reform előkészítésére vonatkozó iratok Alapítványokkal, nonprofit szervezetekkel kapcsolatos ilgyek U 330 U33 1 Önkormányzat i feladatokat érintő stratégia, koncepció, program, terv Társulások területének, telepilléseinek összehangOltfejlesztésével kapcsolatos ilgyek U332 Társulási közszolgáltatások biztosítása, fej lesztése és szervezése U333 Társulások által fenntartott intézmények ügyei U 334 Társulások egyéb operativ ilgyei, terilletfejlesztési önkormányzati társulás ügye i U 335 Önkormá nyzati (fejlesztési, működési célú) elnyert pályázatok U336 Jegyzöi hatáskörbe tartozó szabályzatok U337 Képviselő-testü leti, képviselö-testilleti bizottságok, részönkormányzatok U 338 rendelete inek, határozatainak utólagos normakontrolljával kapcsolatos iratok Polgármesteri , j egyzői fogadónapjegyzőkönyve i, eml ékeztetői U 339 Jogszabálytervezetek, szerzödések, megállapodások előzetes jog i véleményezése U 340 U341 Önkormányzati (fejlesztési, müködési célú) sike rtelen pályázatok Informatikai ilzemeltetés és karbantartási operatív ügyek U 342 U343 Állásfog lalások kérése A hivatal müködtetésével, karbantartásával kapcsolatos ügyek U 344 U345 Adatvédelemmel ka pcsolatos ilgyek Területszervezés U 346 U347 Telepillés átcsatolása másik megyéhez, terilletrész átadása, átvétele, cseréje Településegyesítés, településegyesítés megszilntetése, új község alakítása U 348 Várossá, megyei j ogú várossá nyilvánítás, fővárost érintő terilletszervezési ilgyek U349 Vállalkozási szerződések U 350 U351 Munka-, szakmai értekezlet i j egyzőkönyvek Beszámolók, j elentések, munkatervek (éves polgármesteri, j egyzői, szakigazgatás i, U 352 intézményi) Beszámolók, jelentések, munkatervek ( időszaki jegyző i, polgármesteri, intézményi) U 353 Munkare nd, ügyrend és ügyfélfogadási rend U 354 Vezetöi értekezletekjegyzökönyvei, emlékeztetői U 355 Utasítások Qegyzői, polgármesteri) U356 Lobbitevékenység U 357 Hivatal, munkakör átadás-átvételi j egyzőkönyvek U358 Körlevelek (intézkedést igény lő) U359 Minöségbiztosítási, minöségirányítási rendszer, teljesítménykövetelmény U360 célmeghatározása, teljesítményértékelés általános iratai U36 1 Intézkedést ne m igénylő, de vezetöi utasítás alapján iktatott körlevelek, meghívók, U3 15
NS
15
75 NS 10
15
ell enőrzése,
15 2 NS
-
15
5
-
NS
15
NS 5 5 NS NS NS NS NS 10 10 10 10 NS NS NS
15
-
15 15 15 15 15
-
15 15 15
-
2 2 5 5
-
5 5
-
10 NS NS NS NS
15 15 15 15
5 5
-
NS
15
5
-
-
-
5
-
NS NS 10 10 2 NS
15 15
15
l
-
-
-
U362 U363 U364
tájékoztatók Tájékoztatások, adatszolgáltatások Önkormányzati rendezvények e lőkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos ügyek Társulás törvényességi felügyeletével kapcsolatos iratok
l l
NS
-
15
U.4. Iratkezelés, ügyvitel Irattári tételszá m
U40 1 U402 U403 U404 U405 U406 U407 U408 U409 U410 U4ll U4 12 U413 U414
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel kapcsolatos ügyek Ügyvitelszervezés (saját fej lesztésü/megrendelésű elektronikus programleírások, programrendszer, védelem szabályozás stb.) Belső Ugyviteli segédkönyvek (e lőadói munkakönyv, érkeztető könyv, iratátadó könyv, postakönyv stb.) Kiadmányozásra használt és más, joghatás kiváltására alkalmas bélyegzők nyilvántattása, selejtezésOkrő l, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek Elektronikus aláírások nyj lvántartása Iktató- és mutatókönyv, főnyi l vánta ttó könyv, irattári segédkönyvek Főny ii vántartó könyv, irattári segédkönyvek lratselejtezési, iratmegsemmisítési jegyzőkönyvek Atmeneti irattárból a központi irattárba történő iratátadás-átvétel jegyzőkönyvei Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek Minősltett adat továbbítására vonatkozó lezátt nyilvántartás (belső átadókönyv vagy más belsö átadóokmány, kUlső kézbesítő könyv, futátjegyzék stb.) Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok Nemzeti minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány
Lt.
(év)
NS NS
HN
5
-
NS
HN
NS NS NS NS
HN
15
15
15 HN HN
-
NS NS
HN HN
NS
HN
5 visszavonását
-
követőe
n haladéktalan ul
U415
Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat
15
-
(visszavonását követőe
n)
U.S. Személyzeti, bér- és munkaügyek Irattári tételszá m
U50 1 U502 U503 U504
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Bér- és munkaügyi kimutatások, nyilvántartások, jelentések Létszám- és bérgazdálkodási ilgyek (éves) Bérnyilvántartás (bérkarton) A foglalkoztatottak illetményilgyei (bérjegyzék, illetménykiegészltés, illetménypótlékok, személyi illetmény megállapítása, illetményeltérltés, járulékelszámolás, jutalom, munkáltatói kölcsön, távolléti díj, letelepedési támogatás, köztisztviselöi, közalkalmazotti juttatások stb.)
Lt.
(év)
10
NS 75 50
15
-
(a jogviszony megszű-
nésétől )
U505
U506
Fizetési előleg, helyettesltések, kereseti igazolás, személyzeti tárgyú pályázati kiírások és beadott pályázatok, üres álláshelyekrő l tájékoztatás, tartalékállomán nyal, betöltetlen álláshelyekke l, pályázatokkal kapcsolatos iratok Jelenléti ívek, munkába j árás költségeinek térítése, utazási utalványok ügyei, napidíjak, szabadságoJási rend,
2
-
5
-
U 507 U 508
U 509 U5 l0 U511 U512 U513 U514 U515 U516 U517 U518 U5 19 U520
U52 1 U 522 U523 U 524 U 525 U 526
szabadságilgyek, egy hónapnál rövidebb fizetés nélkilli szabadság Képviselök nyilvántartása, összeférhetetlensége, juttatásai, tiszteletdíjai Kinevezés, megbízás, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minösítés, egyéni teljesítményértékelés iratai, munkaköri leírás, felmentés a képesítési előírás alól, eskilokmányok, hatósági bizonyítványok, c ímek, kitilntetések adományozása, közszolgálati munkaviszony igazolása, rendelkezési, tartalékállományba helyezés (erről tájékoztatás) és megszilntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, eseti megbízások, összeférhetetlenség, kirendelés, prémium évek programba helyezés Közigazgatási alap-, és szakvizsga-kötelezettséggel kapcsolatos ilgyek, Ugykezelői alapvizsga-kötelezettséggel kapcsolatos Ugyek Eltartói nyilatkozat Fegyelmi és kártérítési ilgyek Egy hónapot meghaladó fizetés nélkilli szabadság ilgyek Baleseti, rokkantsági ügyek Köztisztviselök, közalkalmazottak egyéb jogviszonyainak engedélyezése Vagyonnyilatkozat (lejárat után) ~egbízási szerzödések Köztisztviselöi, közalkalmazotti nyilvántartások Közhasznú, közcélú alkalmazások, távmunka egyedi ilgyei Kitüntetések, kitüntető címek, díjak adományozásának előkészítése, lebonyolítása A foglalkoztatottak szociális helyzetével, munkakörülményeinek alakulásával és az esé lyegyenlőség érvényesillésével kapcsolatos értékelések, jelentések, tervek, : programok ~unkáltató által biztosított egyedi szociális támogatások ügye i ~agánnyugdíjpénztárral , önkéntes kiegészítő nyugdíj pénztárral, önkéntes egészségpénztárral kötött szerzödés Közszolgálati jogviták Tanulmányi szerzödés Továbbképzés, átképzés egyedi ilgyei, szakmai gyakorlat, egyetemi, főiskolai hallgatók szakmai gyakorlata (konzulens kérése) Továbbképzési éves és középtávú terv
5 50 (a jogviszony
-
megszű-
nésétöl)
5
-
5 10 75 50 10 * 5
-
*
-
NS
HN
75 5
-
NS
15
-
5
-
NS
l-IN
30 10 2
-
10
-
*A vagyonnyi latkozat-téte li kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett á ltal új vagyonnyi latkozat tételét követően 8 napon belül vissza kell adni a kötelezettnek.
U.6. Pénz- és vagyonkezelés Irattári tétels zá
Tétel megnevezése
tn
U601 U 602 U603 U 604 U605
U 606
U 607 U 608 U 609
Adótlgyek (saját) Analitikus nyilvántartások (eszköznyilvántat1ás, könyvelési naplók, lel tár, selejtezés) Anyag- és készletnyilvántat1ás, kisebb beszerzések, megrendelések Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, bankszámlakivonat, bankszámlanyitás Közbeszerzéssei járó beruházások, építési koncessziók szervezése és pénzilgyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzilgyi lebonyolítása, közbeszerzés lebonyolltása, telepillésüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok Közbeszerzéssei nem járó beruházások szervezése és pénzilgyi lebonyolítása, épilletfenntartás, fel új ítás i terv, fel új ítás ok szervezése és pénzügyi lebonyolltása, telepillésilzemeltetéssel, fej lesztéssei kapcsolatos fe ladatok Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztárb izonylatok, pénztárnaplók, számlák, számlatömbök töpéldányai, készpénzellátmány bizonylatai) Fizetési felszólftás, számlareklamáció, számlarendezés, számlaegyeztetés, követelés érvényesítése, adósságelengedés Gépkocsik üzemeltetése (biztosítás a lejárat után, menetlevél, szerviz, ilzemanyag
Megörzési idö (év)
Lt.
5 8 8 5
-
5
-
5
-
8
-
5
-
2
-
-
U6 10 U6 11 U6 12 U613 U614
U615 U6 16 U6 17 U6 18 U6 19
U620 U62 1 U622 U623 U624 U625 U626 U627 U628 U629 U630 U631 U632
stb.) Illetményszámfejtés lngatlan- és vagyonnyilvántattás; tulajdonjog-, szolgalm i jog, vezetékjog-rendezés, nyi lvántartás Költségvetési beszámoló (éves) Költségvetési beszámoló (időszaki) Költségvetéssei és pénzkezelésseJ kapcso latos ügyek (adósságrendezés, átcsoportosítás, céltartalékok felhasználása, pénzmaradvány elszámolása, pótelőirányzat, reorganizáció, számviteli rend, intézmények közüzemi számlájának rendezése) Céltámogatások igénylése és lebonyolítása, pályázatok pénzkezelése Hitelfelvétel és lebonyolítás, hitelnyi lvántartás Költségvetés és beszámoló előkészítése, költségvetési koncepció Leltátfelvételi ívek Önkormányzati vagyon kezelésére, elidegenitésére, bérletére, cseréjére, jelzálogjaira, vásárlására, haszon bérletére, vagyon kezelői j og létesítésére vonatkozó alap iratok, szerződések, beruházási terv, tervpályázat, tulajdonosi hozzájárulás, törzskönyvi nyilvántartás Munkáltatói segélyek, támogatások pénzügyi lebonyolítása Szállítólevél TérségJ fejlesztési program, ipari park Ugyek, térségi fejlesztési tanács ügyei Kisaj átítás, kisajátítási kérelmek Vagyonbiztonsági rendszer működtetése Vagyonbiztosítás (lejárat után) Vagyonhasznosítás pénzügyi lebonyolítása (bérlet, elidegenítés stb.) Térségi fejlesztési menedzsment Ug)'ek Közbeszerzési ügyek (árubeszerzés, szolgáltatások megrendelése) Önkormányzati ingatlanok fenntartása, karbantattása Gazdasági program Könyvvizsgálói jelentések Terilleti vagy regionális nyugdíjpénztár alakítása
10 NS
HN
NS !O 15
15
15 15 15 8 NS
-
5 2 NS NS 10 2 10 10 5 5 NS 10 NS
-
-
-
HN
-
15 15
-
15
15
KÜLÖNÖS RÉSZ (ÁGAZATI IRÁNYÍTÁS, SZAKIGAZGATÁS) A) PÉNZÜGYEK A.l. Adóigazgatási ügyek Irattári tételszá m AlOt A l 02 A l 03 Al04 A I05 A106 A107 A l08
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Adó- és értékbizonyítványok Adóbevételi terv és teljesités Adóellenőrzés, adategyeztetés, adókedvezményi-mentességi ügyek, adókivetés elleni jogorvoslatok, adóbevallás és adókivetés, adóhátralék, túlfizetés, téves befizetés Adóösszesítő, valamint a számítógépes éves feldolgozás adattartalmáról év végén készitett lista Adózók egyéni törzsadatai (nyilvántartás) Adók módjára behajtandó köztattozások iratai Vagyoni igazolások, adóigazo lások Adótartozások behaj tása, végrehajtása
L t.
(év)
-
8 10 15
-
5
-
NS !O 5 10
HN
-
A.2. Egyéb pénzügyek Irattári tételszá
MegTétel megnevezése
idő
m A201 A202 A 203 A 204 A205 A206 A 207 A208 A209 A210 A211 A212
őrzés i
Altalános és céltartalékok felhasználása Atmeneti gazdálkodással kapcso latos iratok Betéti kamatügyek Decentrali zált támogatások felhasználása Fejlesztési alapterv Feladatmutatókhoz kapcsolódó állami hozzájárulás előirányzata, visszaigénylés Feladatmutató-növekedés miatti pótigény Intézményi térítési dfjak megállapítása, elengedése (egészségügyi, gyermekjóléti, müvelődési , nevelési-oktatási, szociális) Kötvény-, részvénykibocsátás (lejárat után) Különféle célú pénzalapok, közmüfejlesztési hozzájárulás visszatérítés Pénzügyi szabálysértések, bírságok Mezööri járulék kivetése
Lt.
(év) 10 10 5 10 10 10 5 5
-
5 10 5 5
-
-
-
-
-
B) EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS Irattári tételszá m B101 B I02 B103 Bl04 BIOS Bl06 B I07 B l08 B109 B110 Bill B112 B113 B1 14 B liS B116 Bll 7 B ll 8 Bl l9 B120 B121 B 122 B l 23 B124 Bl25 Bl26 Bl27
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Egészségügyi alapellátás helyzetfelmérése és megszervezése Egészségügyi alapellátás fei lesztésének iratai Egészségligyi szűrővizsgál atok megszervezése Iskola-egészségügyi szolgálat szervezése Körzeti egészségügyi, háziorvos i, házi gyennekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, UgyeJeti ellátás megszervezése Foglalkozás-egészségügyi ellátás megszervezése Egészségligyi ellátást támogató pályázatok Rehabilitációs Bizottság iratai Finansz!rozási szerződés az egészségbiztosítási szervvel (lejárat után) Gyógyszertár felállításának kezdeményezése és véleményezése Egészségligyi szolgáltatások ANTSZ-től érkezett engedélyek (lejárat után) Betegek panaszügyei, betegjogi képviselö észrevételei Háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnöi, ügyeleti 1 pályázatok, szerződések (lejárat után) Háziorvosoknál bejelentkezett biztosítottakról havi jelentés !fiúsági orvos (iskolaorvos) kijelölése (középfokú oktatási intézményekben) Járványilgyi intézkedések Köztisztasági és településtisztasági feladatok Betegellátási díj (kiilföldi állampolgárok, nem biztosított magyar állampolgárok ügyei) Nyilvántartás a bejelentett biztosítottakról Társadalombiztosítási j árulékügyek Szenvedélybetegek (alkohol- és kábitószer-használók, egyéb fUggőségben szenvedők) kötelező gondozásba vétele Házi szakápolási szolgálat, járó- és fekvőbeteg-szakellátás, óraszám, ügyeletek Bölcsődék müködésével kapcsolatos iratok Gyógyhely, gyógyftlrdőintézmény, kitermelt ásványvíz, gyógyvíz, gyógyiszap és l gyógyforrástermék törzskönyvi adatai változásának bejelentése Gyógyiszap és gyógyforrástermék kitermelésének, kezelésének és forgalmazásának engedélyezése Rágcsálómentes ítés, szúnyoggyérítés, rovarirtás Az egészséges életmód segítését célzó szolgáltatások iratai
Lt.
(év)
NS 5 2 NS NS 10 10 10 10 5 2 2 5
15
15 15
-
-
-
-
-
2 5 10 10 5
-
10 75 30
-
NS NS 5
15 15
NS
15
2 10
-
-
-
-
C) SZOCIÁLIS IGAZGATÁS Irattári tételszá m Cl Ol Cl02
C l03 Cl04 C 105 Cl06 C107 Cl08 Cl09 C IIO Cll l Cll2 Cll 3 Cll4 C ll 5 Cl l6 C ll 7 Cll 8 Cll 9 Cl 20 Cl 21 Cl 22 Cl 23 Cl 24 C l 25 C l 26 Cl 27 Cl 28 Cl 29 Cl 30 Cl 31 C132 Cl 33 Cl 34
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Személyes gondoskodás körébe tartozó alapszolgáltatások és szakosított ellátási formák megszervezése Személyes gondoskodás körébe tartozó alapszolgáltatást, szakosított ellátásokat biztosító intézmény vagy vállalkozás m űködésének engedélyezése, ellen őrzése, nyil vántartása Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatási ügyek Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátást igénybevevők ügyei Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális szolgáltatásokhozjövedelemigazolás kiállitása Szociális ellátást támogató pályázatok Szerződés a szociális feladatok átvállalásáról Szociálpolitikai kerekasztal működésével kapcsolatos iratok Szociális szakértői bizottság müködésével kapcsolatos iratok Helyi rendeletben szabályozott rendszeres segélyek (saját ellátások) Helyi rendeletben szabályozott átmeneti ellátások (saját ellátások) Atmeneti segélyezés Arvlzkárosultak állami tám ogatása Közüzemi kompenzációs ügyek, lakbé r-hozzájárulás Lakásfenntartási támogatási ügyek Aktiv korúak ellátása Temetési segély Krizishelyzetbe került személyek támogatása Szociális kölcsön egyedi ügyek (lejárat után) Adósságkezelési szaigáitatás ( lakhatást segitő ellátás, adósságcsökkentési támogatás) Nyugdíjasházi elhelyezés Köztemetés Megváltozott munkaképességü dolgozók ügyei Segitséggel élők érdekvédelme, támogatása, köztekedési kedvezményei Személyi téritési díj megállapltása Gondozási szükséglet vizsgálata Behajtás, végrehajtás kezdeményezésével kapcsolatos ügyek (pl. gondozási díj) Helyi utazási támogatás megállapítása "Sikeres Magyarországéit Panel Plusz" hitelprogramhoz kapcsolódó szociális támogatás Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány, igazolások) Közgyógyellátási Ugyek (méltányosság) Apolási díj ügyek (méltányosság) Szociális ellátásra jogosultak nyi lvántartásai Telepillési támogatás
Lt.
(év)
NS
15
NS
HN
2 2 2
-
10 NS
15
5
-
5 5 2 2
5 2 2 10 2 5 5 2 5 25 10 10 10 15 30
-
-
-
-
5
-
NS
HN
2 5
5
-
NS
HN
5
-
E) KÖRNYEZETVÉDELMI, ÉPÍTÉSI ÜGYEK, TELEPÜLÉSRENDEZÉS,TERÜLETRENDEZÉSÉS KOMMUNÁLIS IGAZGATÁS E.l. Környezet- és természetvédelem Irattári tétels zá m
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
(év)
L t.
E lOl EI02 EI03 EI 04 E105 E106 El07 E108 EI09 Ell O Ell l Ell 2 E l !3 E114
E ll 5 El l6 El l7 El l8
Helyi tetmészeti érték védetté nyilvánítása Környezet- és természetvédelmi hatósági feladatok Környezet- és természetvédelmi program Környezet- és természetvédelmi program végrehajtása, akcióprogramok Környezetvédelmi hatásvizsgálati eszközök telepítése Környezetvédelmi hatásvizsgálati tanulmány A helyi természeti területek védetté ny ilvánításával kapcsolatos ügyek Védetté nyilvánított területekés védett természeti területek hasznosításának, kezelésének ügyei Zaj- és természetvédelmi, egyéb környezetvédelmi ellenőrzés és bírság Légszennyezési vizsgálatok, mérések Légszennyezö források nyilvántartása Levegőtisztaság-védelmi (rendkívüli) intézkedési terv (füstköd-riadóterv) Lakóhelyi környezet állapotfelmérése Szolgáltató tevékenységet ellátó üzemi építményenerg iahordozó-és/vagy üzemmódváltásra kötelezése, tevékenységének korlátozása, felfüggesztése, illetőleg feloldása Környezetvédelmi alappal, célelőirányzattal kapcsolatos ügyek Zaj- és rezgésvédelmi szempontból fokozottan védett övezet kijelölése Stratég iai zajtérkép, ezzel összefüggö intézkedési terv Szolgáltató tevékenységet el látók zajkibocsátással kapcsolatos ügyintézése
NS 10 NS 5 2 NS NS 5 5 NS NS NS NS 10
10 30 30 5
15
15
15 15
15 HN 15 15
-
-
-
E.2. Településrendezési és területrendezési ügyek Irattári tételszá m E201 E202 E203
E204 E205 E206 E207 E208 E209 E210 E211 E212 E213 E214 E2 15 E216 E2 17 E218 E219 E220 E22 1 E222
Tétel megnevezése Helyi építészeti örökség védetté nyi lvánítása és megszüntetése Helyi építészeti örökség védelmének biztositása (fenntartás, fej lesztés, őrzés, védett épületek támogatása stb.) Kulturális örökség védelmével kapcsolatos önkormányzati feladatok (pl. régészeti lelőhelyek védetté nyilvánításával összefüggésben hirdetmény elhelyezés, mentő feltárás, elővásárlási jog gyakorlása stb.) Településfej lesztési menedzsment ügye k, pályázatok Városrehabilitációs program Városrehabilitációs pályázatok, megállapodások, ehhez kapcsolódó operatív ügyek Epítészeti-müszaki tervtanács iratai (a tanácsot müködtetö önkormányzatnál) föépítészi szakmai vélemények, á llásfoglalások Atnézeti nyilvántatiás i térkép, földmérési a laptérkép Pincebeomlások, támfal, partfal által veszélyeztetett területek felmérése Területfejlesztési koncepció, területrendezési terv, településfejlesztési koncepció, településfejlesztési stratégia, településszerkezeti terv, helyi építési szabályzat Elővásárlási jog Utépítési és közmüvesítési hozzájárulás Területrendezési hatósági eljárások Vis maior ügyek Repü löterek zajgátló védőövezetének kialakítása J<jszolgáló és lakóút céljára tötténö lejegyzés Településrendezési kötelezések Településrendezési szerzödés Településképi véleményezési e ljárás Településképi bejelentési eljárás Közterület-alakítás Közmünyilvántartás ügyei
Megőrzés i idő (év)
L t.
NS 10
15
75
-
10 NS 10 NS
-
15
15
NS NS NS
HN
NS NS 15 5 10 NS NS NS 15 15 15 NS
15 15
15 15
-
15 15 15
-
15
E.3. Építési ügyek Meg-
Irattári tétels zá
Tétel megnevezése
idő
ITI
E301
E302 E303 E304 E305 E306 E307 E308 E 309
őrzés i
Bontási-, építési-, összevont-, használatbavételi-, fennmaradási engedélyezési eljárások, építésügyi vagy eljárási birság kiszabása, bontás i vagy átalakírási köte lezettség, végrehajtási eljárás, engedély hatályának meghosszabbítása irá nti engedélyezési eljárás Felvonóval, illetve mozgólépcsővel kapcsolatos építésügyi hatósági engedélyezési el járás Ep ítéstigyi hatósági tudomásulvételi eljárások Gegutódlás tudomásul vétele, használatbavétel tudomásul vétele) Az országos építési követelmén_yektől való eltérés en_gedélyezési eljárása Epítéstigyi hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás Egyéb építésügyi hatósági kötelezési ügyek Epítési.igyi hatósági ellenőrzés Bauxitcementtel vagy más építőanyag-h ibával kapcsolatos hatósági eljárások Epítési.iggyel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek intézése, tájékoztatások, szeigáitatás körében kiadott szakmai nyilatkozat
Lt.
(év)
NS
15
15
-
10
-
10 10 10 10 NS 5
HN
-
E.4. Kommunális ügyek Irattári tételszá
MegTétel megnevezése
idő
ITI
E401 E402 E403 E404 E405 E406 E407 E408 E409 E4 10 E4 11 E4 12
őrzés i
Hulladéklerakó-helyek (szilárd, állati eredeti\, fol yékony) kijelölése, létesítése, hulladékkezelési szerző dések, hulladékgazdálkodási program Közcélú ártalmatlanító telep létesítése Kéményseprő-ipar i szolgáltatás ügyei Zöldterületek létesítése, fenntartása (parkok,játszóterek) Energiagazdálkodás, szélerőmű létesítése Köztemetök létesítése, lezárása, megszüntetése, nyilvántartásai, térképei, újbóli használatba vétele Sírboltkönyv, síremlékek és sírboltok terve Hozzájárulás temetkezési szolgáltatást végző gazdálkodó szervezet alapításához Hu lladékká váltj ármű vek ü gyei,_g_éQj_ármű elszállírási és értékesítési ü__gy_ek Közműfejlesztés, ingatlanok közmű ellátása, közműfej lesztési hozzáj áru lás visszafizetésének ügyei Közterületi felújítás, karbantartás, hibaelhárítás Közterület tisztán tartása, felilgye lete, hulladék elhelyezése, gyűjtése, szállítása, hulladékáitalmatlanítás, hull adékújrahasznosítás, hulladékgazdálkodási bírsá_g_ tigzek
Lt.
(év)
NS
15
NS 15 NS NS NS
15
15 15 HN
NS 5 5 NS
HN
5 5
-
-
15
-
F) KÖZLEKEDÉS ÉS HÍRKÖZLÉSI IGAZGATÁS Irattári tétels zá m F101 F I02 F I03 F l 04 F 105 Fl 06
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Közutak, helyi vasutak műszaki, minöségi, baleseti, forgalmi adatainak, valamint forgalmi rendj ét meghatározójelzéseinek nyilvántartása Közutak, helyi vasutak t isztán tartása, s íkosság elleni védekezés Közterület-foglalási, -használati megállapodások és díjak Közterület-bontási hozzájárulás Külterületi közút, h elyi vasút menti ép ítmény elhelyezési és nyersanyag-kitermelési hozzájárulás Külterilleti köz út, helyi vasútmenti fak ivágási és ültetési hozzájá rulás
Lt.
(év)
NS
HN
2 5 5 5
-
5
-
Fl07 Fl08 Fl09 Fl 10 Flll Fll 2 Fll3 Fil 4 Fil 5 FII 6 Fi l 7 Fi l 8 Fil 9 F l 20 Fl 21 Fl 22 F l 23 F l 24 Fl 25 F l 26 Fl 27 Fl 28 Fl 29 Fl 30 Fl 31 Fl 32
Belterü leti közútkezelői hozzájárulások Közúton, helyi vasúton történő építési munkákhoz va ló hozzáj árulás Vasúti átkelő he lyek, gépkocs ibehajtók, gyalogutak, járdák, kerékpárutak, közutak fenntartása, parkolók kialakítása, fenntartása Egyéb közútkezelői hozzájárulás Utcabútorok, utca névtáblák, házszámtáblák kihelyezése, karbantat1ása, j avítása Repü l őtér létesitésének és megszüntetésének véleményezése Kikötők, (közforgalmú) kompok és révek létesítése Közforgalmú kikötők, kompok, révek működtetése Hidak, aluljárók és felüljárók létesítése Hidak, aluljárók és felüljárók működtetése Hídtörzskönyv Közvilágítási berendezés létesítése Közvi lágítási berendezés működtetése Forgalomszabályozás, forgalomtechnika Helyi tömegközlekedés fejlesztési koncepciója Helyi közforgalmú vasúti társasággal kapcsolatos ügyek Hatósági árak megállapítása (helyi tömegközlekedés, taxi, vasút), menetrend He lyi tömegközlekedési pályázat Postai, távköz lő, elektromos, valamint más nagyfrekvenciás jelet vagy mellékhatást keltő berendezések létesítése, üzemeltetése, rongál ása, hírközlési szabálysértések Távközlési és egyéb nyomvonaljellegű építmények létesítéséhez való hozzájárulás Utellenőri szolgálat megszervezése Utvonalengedélyek Parkolási, eseti behajtási, egyéb eseti köztekedési engedély Köztekedési kártérítések Kerékbilincs alkalmazásának ügyei Behajtási engedélyek
5 2 10
-
l 5 5
-
NS
15
-
-
10
-
NS
15
10
-
NS NS
HN
10 5
-
NS
15
10 5 10 10
-
NS
15
5 l 2 5 2 2
-
15
-
-
G) VÍZÜGYI IGAZGATÁS Meg-
Irattári tételszá
Tétel megnevezése
idő
lll
GI01 G 102 Gl03 GI04 0105 0106 0107 0 108 0 109 01 10 Ol ll 01 12 0113 0114 0115 O l 16 0 117 Gl i 8 0 11 9 0120 G l2 1 0122
őrzés i
Arvíz és belvízzel, helyi vízkárelhárítással kapcsolatos operatív ügyek Arvíz- és belvíz-védekezési terv Védművek létesítése és fejlesztése Védművek működtetése
Patakok, csatornák áradásai elleni védekezés, csapadékvízelvezetés Vízi közüzemi tevékenység koncepciója, vízrendezési programok Ivóvíz, szennyvízdíjak megállapítása Közműves vízszolgáltatás i korlátozási terv, vízkorlátozás ügyei Vízjogi létesítési, fennma radás i és üzemeltetési engedély Ivóvíz-, szennyvíztisztító berendezés létesítésének engedélyezése Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat létesítése, üzemeltetőjének kijelölése Ivóvíz-, szennyvízhá ló zat, csapadékcsatorna-hálózat üzemeltetése V ízmérőhely, t isztítóakna ügyei Közkifolyókkal, tűzcsapokkal kapcsolatos ügyek Kutak létesítési, fennmaradási és üzemeltetési engedélye Vízvezetési és szennyvizelvezetési szolgalm i ügyek Azonos te lken több ivóvízbekötő vezeték létesítése Víziközmü-használattal kapcsolatos iratok Víziközmü-társulat, érdekeJtségi h ozzájárulással kapcsolatos iratok Vizek és vízi létesítmények ny ilvántartása Közmüfejlesztési támogatáshoz kapcsolódó iratok Talajterhelési ügyek
Lt.
(év) 5
-
NS NS
15 15
5
-
NS NS
15 15
10 5
-
NS NS NS
HN 15 15
-
5 15 2
-
NS
15
5 2
-
NS
15
15
-
NS
HN
15 5
-
0123 0124 0125
5 15 2
Vizszennyezési, vizvédelmi és csatornabírság ügyek Folyékonyj1ulladék-bebocsátási pontok kijelölése Vizi állással kapcsolatos ügyek
-
H) ÖNKORMÁNYZATI, IGAZSÁGÜGYI ÉS RENDÉSZETI IGAZGATÁS H.l. A nyakönyvi és állampolgársági ügyel< Irattári tételszá m
Hl Ol Hl02
HI03 HI04
Hl05 Hl06
Hl07
MegTéte l megnevezése
őrzés i idő
Allampolgársági eskU j egyzőkönyv Anyakönyv, anyakönyvi a lapirat, betűrendes névmutató, családi jogállás rendezésével kapcsolatos irat, apa adatai nélkül anyakönyvezett sztiletések nyilvántattása, házasságkötéssel, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésével kapcsolatos jegyző i engedély, felmentés Nyilvántattás a helyi anya könyvvezető i megbízásokról és jogos ultságokról, valamint a helyettesitéssei kapcsolatos iratok Anyakönyvi okirat kiállítása iránti kérelem, belföldi és kO lfOld i jogsegély iránti kérelem, anyakönyvi kivonat átvéte li elismervénye, anyakönyvi adatszolgá ltatás iratai, anyakönyvbe történő betekintés iratai, anyakönyvi események egyeztetése Anyakönyvi Szolgáltató Rendszer működésével kapcsolatos egyéb ügyek Allampolgársági egyéb ügyek, hazai anyakönyvezési kérelem, névváltoztarási kérelem felterjesztéséve l, továbbá házassági névmódositási kérelem áttételével kapcsolatos iratok, családi események polgári szettartása KOlfuidön tönénő házasságkötéshez, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítéséhez sztikséges tanús ítvány kiállításáva l kapcsolatos iratok
Lt.
(év)
NS NS
HN
HN
NS
HN
5
-
10 2
-
5
-
-
H.2. A polgáro l< személyi adatainak, lakcíménel< nyilvántartásával kapcsolatos ügyek Irattári tétels zá m H201 H202 H203
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Adategyeztetés A polgárok személyi adatainak és lakeimének nyilvántartásával kapcsolatos Ugyek A c ímnyilvántartással kapcsolatos Ugyek
Lt.
(év) 5 5 15
-
-
H.3. Választásokkal kapcsolatos ügyek Irattári tételszá m H301
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Lt.
(év)
Választási jegyzőkönyvek (szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek) első eredeti #90 nap NS példánya Választási j egyzőkönyvek (szavazóköri és eredményjegyzőkön yve k) második eredeti 5 NS H302 példánya Szavazókörök, he lyi önkormányzati választókerUletek megállapítása 15 NS H303 H304 Vá lasztási szervek (vá lasztási irodák, választási bizottságok) létrehozása és NS 15 tevékenysége H305 Vá lasztások lebonyolitásával kapcsolatos kisebb j e lentőségli ügyek 5 NS H 306 Népszavazás, népi kezdeményezés iratai 15 Választójogosultság nyilvántartásával kapcso latos Ugyek (kifogás, felvételi kérelem, H307 5 igazo lás stb) # A jegyzőkönyvek e lső példányának illetékes levéltárba történő átadása érdekében a külön j ogszabályi előírások alapján kell intézkedni.
-
H.4. Rendőrségi ügyek Meg-
Irattári tételszá m
H401 H402 H403 H404 H405 H406
Tétel megnevezése
idő
Rendörfökapitány, rendörkapitány és rendörörs vezetője k inevezésének véleményezése, felmentésről szóló tájékoztatás Rendörkapitányság, rendőrőrs, körzeti megbízotti állomás létesítésének, megszUntetésének véleményezése Rendörségi munkával kapcsolatos észrevételek, éves beszámoló elfogadása Együttműködési szerződés a rendöri feladatok ellátásának segítésére, támogatására, bűnmegelözési önkormányzati feladatok Polgárőrség megalakítása Bűnmege l őzési és közbiztonsági bizottság létrehozásával, működéséve l kapcsolatos iratok
H.S. A helyi
tűzvédelemmel
H508 H509 H510
Lt.
(év)
10
-
10
-
2
-
NS
15
NS
15
5
-
kapcsolatos ügyek Meg-
Irattári tételszá m
H501 H502 H503 1-1504 l-!505 H506 H507
őrzés i
Tétel megnevezése
őrzés i
L t.
idö (év) Fenntartási, fejlesztési és működési Ugyek Önkéntes tűzoltóság alapításával, működésével kapcsolatos iratok Tűz- és műszakimentés jelzés, oltóvíz-nxerés ügyei Tűzvédelmi kötelezettség megállapítása Tüzoltók képzésével, továbbképzésével kapcsolatos iratok Önkéntes tűzoltó jövedelmének megtérítése, kár megtérítése, kártalanítás Készenléti szolgálatot, tű zoltás irányítását ellátó tagok részére élet- és balesetbiztosítás megkötése Tűzvédel mi kötelezettség_megsé1tése miatti tevékenységJöt eltiltás Lakosság tűzvédelmi felvilágosítása Eves beszámoló elfogadása
10
NS
15
5
-
NS
15
10 5 5
-
2 5 2
-
H.6. Menedékjogi ügyek Meg-
Irattári tételszá m
l-1601
Tétel megnevezése
őrzés i
L t.
idö (év) Együttmüködés a menekültügyi szervekkel
15
-
Megörzési idő (év)
Lt.
5 5
-
H.7. Igazságügyi igazgatás Irattári tételszá m
H70 1 H702 H703 H704 l-!705
Tétel megnevezése
Bírósági ülnökök jelölése, megválasztása és visszahívása Birtokvédelmi ügyek Vallási közösség tu lajdonában lévő ingatlanok tulajdoni helyzetének rendezése Eltartási szerzödési ügyek (lejárat után) Közalapítvány létrehozása
NS
15
5
-
NS
15
H.8. Egyéb igazgatási ügyek Irattári tételszá m H801
MegTétel megnevezése
őrzés i
idő
Clmerhasználat, névhasználat, turisztikai logó engedélyezése, zászló (lobogó) kapcsolatos iratok Hagyatéki ügyek Hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás Jelzálogügyek (lejárat után) Közigazgatási birság Tűzszerészeti mentesítés, fel nem robbant lövedékek, rendkivtili események (bombariadó stb.) bejelentése, helyszíni mentesítése Talált tárgyak ügyei Utcanévváltozások, házszámrendezés Ingatlanforgalom (elidegenítés i tilalom elrendelése, törlése) Tolmács és szakfordító ig!'zolvány kiadása Tolmács és szakfordítói nyilvántattás Hirdetmények (ingatlan bérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet is) kifll ggesztésérő l igazolás Külllildiek ingatlanszerzésével kaQ_csolatos nyilatkozatok Ingatlanközvet ítői , in gatlanvagyon-értékelő és közvetítői névjegyzék vezetése Közüzem i fogyasztók szerződéséhez kapcsolódó ügyek (szerződéskötés, -szegés stb.) Tűzijáték en_gedél)'ezése 20 12. április 15. el őtt elkövetett szabálysértések végrehajtással kapcsolatos iratai
Lt.
(év)
5
-
NS 5 5 5 5
HN
kitűzésével
H 802 H 803 H 804 H 805 H 806 H 807 H 808 H 809 H810 H811 H81 2 H81 3 H8 14 H81 5 H8 16 H81 7
l NS 5 5 NS 2 5 NS 5 2 5
15
-
HN
HN
-
I) LAKÁSÜGYEK Irattári tételszá m liO l 11 02 1103 Il04
MegTételmegnevezése
őrzés i i dő
Önkormányzati bérlakásra várók ügyei, névjegyzéke Bérlakások nyilvántartása Jogcím nélkül i lakáshasználat Lakásbérleti szerződés, lakáscsere, lakáshasznosítás (lejárat után), lakásbérleti
Lt.
(év)
15 NS 5 5
HN
-
szerződés megszű n ése
11 05 1106 1107 1108 1109 IllO Illi
Il12 1113
Lakás- és helyiségbérleti díj tattozás Társasházak alapítása, elidegenítés Társasház-felújítási ügyek és társasház-felújítási pályázatok, társasházak operatív ügyei Helyiség-, garázsbérleti, -elidegen ítési szerződés , helyiséggazdálkodási ügyek (lejárat után) Első lakáshoz jutás, lakásépítés, lakásvásárlás, egyéb lakáscélú támogatás egyedi ügy_ek (lejárat után) Lakásfelújítási, karbantatt ési támogatás Lakáscélú állami támogatásokkal kapcsolatos iratok (ingatlan-nyilvántattásba j elzálog, elidegenítési és terhelési tilalom bejegyeztetése, törlése, döntésekről és intézkedésekről adatszolgáltatás stb.) Jegyzői igazolás lakásépítési kedvezményhez, pénzintézeti hitelhez Nyilvántartásba ne m vett, elutasított kérelmek
-
5 NS 10
15
5
-
15
-
15 NS
15
5 5
-
-
-
J) GYERMEKVÉDELMI ÉS GYÁMÜGYI IGAZGATÁS Irattári tételszá m JI Ol J102 J1 03 Jl04 JI OS J106 JI07 J108
1109 JIIO Ji l 2 J 113
J 114
MegTétel megnevezése
őrzés i
idő Szülő adatai nélkol anyakönyvezett gyermekek nyilvántartása Gyámhatósági és gyermekvédelmi munka szakmai, felUgyeJeti e llenőrzése (éves értékelés) Rendszeres gyermekvédelm i kedvezmény Gyermekvédelmi kedvez mény nyilvántartása Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás Kiegészítő gyermekvédelmi támogatás Személyes gondoskodás körébe tartozó gyermekvédelmi szakellátások Ovodáztatási támogatás megállapítása Halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek nyilvántartása Halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek részére kiadott igazolások Gyermekvédelmi intézkedést valószínűs ítő lakossági vagy jelzőrendszed jelzések Más hatóság megkeresésére készített környezettanulmányok, egyéb társhatósági megkeresések Helyettes szülöi hálózat megszervezése
Lt.
(év)
NS NS 2 NS 2 2 5 5 NS 5 2 2 75
HN 15
HN
-
HN
-
K) IPARI IGAZGATÁS Irattári tételszá m Kl Ol Kl02 KI03 K104 KI05
KI06 K107
MegTéte l megnevezése
őrzés i
idő Atomerőmű, veszélyes ipari üzemek biztonsági, veszélyességi övezetének megállapítása Energiaellátási tanulmány Földalatti tárolótérségek nyilvántartása Gazdasági érdek-képviseleti jogok gyakorlása Telepengedélyezés i e ljárások, bejelentésköteles tevékenységek folytatásának bejelentése; telepengedélyhez, illetve bejelentéshez kötött tevékenységek folytatásának e llenőrzése és annak jogkövetkezményei Telepengedélyek, bejelentésköteles tevékenységek, nyilvántartása Törzsvezetékek létesítése és vezetékj ogi engedélyezési eljárása
L t.
(év)
75
-
NS NS NS 10
15 HN 15
NS 5
15
-
-
L) KERESKEDELMI IGAZGATÁS, TURISZTIKA Irattári tételszá m LIO! Ll02 Ll03 Ll04 L l OS L106 L107 Ll08 L109 L110 Lill
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Turisztikai értékek fejlesztési koncepciója Turisztikai értékek feltárása, bemutatása, fejiesztések, tanulmányok Turisztikai hivatal működtetése, turisztikai tervek, kapcsolódó operativ ügyek Turisztikai marketing, turisztikai rendezvények szervezése Turisztikai témájú pályázatok Turistatájékoztató berendezések, információs eszközök telepítése, fejlesztése, karbantartása Szálláshely-üzemeltetési engedély kiadása, a tevékenység folytatásának e ll enőrzése és an nak jogkövetkezményei Szálláshelyek, szálláshely-szolgá ltatók nyilvántartása Nem üzleti célú közösségi, szabadidős szálláshe ly szolgáltatás végzésének bejelentése, a tevékenység folytatásának ellenő rzése és annak jogkövetkezményei Nem üzleti célú közösségi, szabadidős szálláshel yek nyilvántartása Vásár, piac rendezésének engedélyezése, bevásárlóközpont üzem e ltetésének
Lt.
(év)
NS 10 10 2 10 2
15
10
-
NS 10
HN
NS 10
HN
-
-
-
L1 12 L113
Lll 4 Lll5
Lll6 Lll 7
bejelentése, adatváltozások bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei Vásár, piac és bevásárlóközpontok nyilvántaliása Müködési engedély köteles kereskedelmi tevékenység fo lytatásának engedélyezése, bejelentésköteles kereskedelmi tevékenység folytatásának bejelentése, zenés, táncos rendezvények rendezvénytartási engedélyezése, adatváltozások bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei Bejelentéshez kötött kereskedelmi tevékenységek nyilvántatiása, müködési engedéllyel rendelkező üzletek nyilvántartása Szerencsejáték-szervező tevékenység végzéséhez szükséges okiratok kiállítása, játékterem müködéséhez való hozzájárulás megadása; szerencsejáték-szervezö tevékenység gyakorlásának átengedése tárgyában önkormányzat egyetértése koncessziós pályázat kiírásához Vásárlói panasz Fogyasztóvédelemmel kapcsolatos ügyek
NS 10
HN
NS
HN
10
-
2 5
-
-
-
M) FÖLDMÜVELÉSÜGY, ÁLLAT- ÉS NÖVÉNYEGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS Irattári tételszá m Ml01 M102
MegTétel megnevezése
Allategészségügyi ellátással kapcsolatos ügyek Ailatl hulladékgyűjtő hellyel, gyűj tö-átrakó teleppel (gyepmesteri teleppel), kedvtelésből tatiott állatok kegyeleti temetőjével kapcsolatos iratok Ml03 Allatorvosi körzetek alakítása Ml04 Allatszállítás és marhalevél kezelés Ml05 Allattartási, állatvédelmi ügyek M106 Allattatiók és állatállomány nyilvántartása M107 Marhalevél nyilvántartás M108 Veszélyes állatok tartási engedélye M109 Arnterme l ő ültetvény helyszíni szemléje, határszemle Mll O Belterületi növényvédelem és e llenőrzése Mlll Parlagfű elleni védekezés M112 Borászati hatósági ügyek M1 13 Járványügyi intézkedések, élelmiszerlánccal, élelmiszerbiztonsággal összefiiggö intézkedések, veszélyes kártevők elleni védekezés Mll4 Méhészekkel kapcsolatos egyedi ügyek Ml15 Méhészek és méhvándorlás nyilvántartása Ml16 Mezei őrszolgálattal kapcsolatos ügyek megszervezése M117 Nyilvántartás az árutermelő sző lö és gyümölcs telep ítéséről , kivágásáról Mll8 Fásszárú és cserje kivágási bejelentések, engedélyek, közterü leti fa- és csetjepótlás Mll9 Tarló, avar, kerti hulladék-égetési ügyek Ml20 Halászati jogok gyakorlása (holtágak, bányatavak) Ml2J Vadászterületi résztulajdonosok közös képviseleti ügyei Ml22 Vadkárral, halászati károkkal kapcsolatos iratok Ml 23 Aliami tulajdonú földingatlan tulajdonjogának megszerzése Ml24 Belterilleti és külterületi határvonalak megállapítása Ml25 Földkiadó bizottság, birtokhasznosítási bizottság iratai Ml26 Hivatalos földrajzi nevek megállapításával, megváltoztatásával kapcsolatos iratok (véleménykérés, javaslat, véleményezés) Ml27 Művelési ágváltozások M l28 Térképészeti határkiigazítás M l29 Termőföld e lővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos iratok M l30 Ujrahasznosításra alkalmassá tett terület önkormányzati tulajdonba vétele
őrzés i idő
Lt.
(év)
-
5 10
-
10
-
2
5 NS NS 10 5 10 5 5 15 5 NS 15 NS 5 2 !5 10 5 NS NS NS NS 10 NS 5 NS
HN HN
-
HN
HN
-
15 15 15 15
15
15
N) MUNKAÜGYI IGAZGATÁS, MUNKAVÉDELEM Irattári tételszá m N lOt Nl02
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Foglalkoztatási érdekegyeztetés, tervek Közfoglalkoztatási terv, közhasznú, közcé lú foglalkoztatás szervezése, álláshelyek, közérdekű munkával kapcsolatos operatív ügyek
Lt.
(év)
NS 3
15
-
P) KÖZNEVELÉSI ÉS KÖZMŰVELÖDÉSÜGYI IGAZGATÁS Irattári tételszá m P IO! PI02 PI03 P I04 P I 05 PI06 PI07 P108 Pl09 P liO Pl l I Pl l 2 Pl l 3 Pl l 4 Pl l 5 Pl l 6 Pl l 7 Pl l 8 Pl 19 Pl20 Pl 2 1 Pl 22 Pl 23 Pl 24 Pl 25 Pl 26 Pl 27 Pl 28 Pl 29 PL30 P 13 1 P l 32 P133 P134
P 135 Pl 36 Pl 37 P l 38
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Közoktatási fejlesztési és intézkedési terv, esélyegyen löségi intézkedési terv Közoktatási intézményekjegyzéke Nevelési és pedagógia program, minöségirányítási progr am Isko laszék alakítása, tagok de legálása, egyéb iskolaszéki ügyek Ovodákkal és egységes óvoda-bölcsödékke l kapcso latos iratok Altalános iskolákkal és alapfokú mű vészetoktatás i intézmén)'ekkel kapcsolatos iratok Szakiskolákkal kapcsolatos iratok Középiskol ákkal (g imnáziumokkal és szakközépiskolákka l) kapcsolatos iratok Gyógypedagógiai, konduktív pedagógiai nevelési-oktatási intézménnyel kapcsolatos iratok Diákotthonokkal és kollégiumokkal kapcsolatos iratok Szakszol gáltatássa l, szakmai szolgáltatással kapcsolatos iratok Allandó pedagógus helyettesítési rendszer megszervezése Bizonyítványmásodtatok ki á llítása Erettségi szervezési, érettségi vizsgabizottsági ügyek Gyermekek sza kértői vizsgá lata, iskolaérettséget tanúsító vizsgá lat, szakvélemény Intézmé nyi felvételi és fegyelmi ügyekben törvényességi kére lem Iskolai, óvodai felvételi eljárás szervezése Köte l ező fe lvételt b iztos ító iskola kijelölése Tanu ló- és gyermekbaleseti ügyek Tanköte les és fejlesztő iskolai oktatásra köteles tanuJók nyilvántartása Pedagógus igazo lvány ügyek Közoktatási, kulturá lis megállapodások Integrá lt oktatás során kel etkező iratok Tanulói jogviszony igazolása Közoktatási Inform ác iós Rendszer ügyei Fe l nő ttoktatássa l kapcso latos ügyek Közmű vel öd ési Tanács ügyei Levéltári és muzeális értékek közgyüjteményi megőrzése, rende lkezési jog gyakorlása Mű vészeti alkotások e lhelyezésének véleményezése Nem helyi önkonnányzat által alapított nevelési, oktatási, kulturá lis, művészeti intézmények müködésének engedé lyezése, működ éssel kapcsolatos egyéb ügyek Mű vészeti ügyek Intézm ényi vezetök mun kakör átadás-átvétele Intézmények beruh ázásával, felúj ításával kapcsolatos iratok He lyi önkormányzat által működtetett kulturális intézmények ( közm űvelődési , közgyüj teményi intézmények, múzeumok, könyvtárak, levéltárak) létesítésének és közösségi színterek biztosításának irata i A közmüvelödéssel kapcsolatos OIJeratív ügyek iratai Nyilvános könyvtári e llátás biztosításáva l kapcsolatos iratok Régészeti jel entőségü földte rület védetté nyilvánítása Műeml éki és építészeti értékek fe lkutatása
L t.
(év)
NS NS NS NS 15 15 15 15 15
15 15 15 15
15 15 5 2 5 5 2 2 10 5 NS 2 NS 5 2 5 15 NS NS 5 NS
-
NS 5 10 NS
5 NS NS 5
-
-
-
-
-
HN
15
-
-
15 15
15 15
15
15 15
-
Szobrok, művészi al kotások, emlékművek, emléktáblák állítása, új raállítása, kialakítása Szobrok, művészi alkotások, emlékm űvek, emléktáblák, helyi építészeti értékek védelme, fenntartása Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti tárgyú pályázatok, támogatások, ösztöndíjak Ünnepségek, ünnepélyek, rendezvények szervezése
Pl 39 Pl 40 Pl41 P l 42
NS
15
10
-
10 5
-
R) SPORTÜGYEK Irattári tételszá m R IO! RI02 RI03 RI 04 Rl 05
MegTétel megnevezése
őrzés i
Sportegyesületek, sportlétesítmények, sportolók támogatása, pályázatok, szponzori szerzödések Sp01tlétesítményekre, versenyengedélyekre vonatkozó adatszolgáltatásokkal összefllggö iratok Testnevelési és sportfeladatok koncepciója Sportfeladatokkal kapcsolatos operatív ügyek Sportrendezvények ügyei
Lt.
(év)
idő
!O
-
10
-
NS 5 5
!5
-
X) HONVÉDELMI, KATASZTRÓFAVÉDELMI IGAZGATÁS, FEGYVERES BIZTONSÁGI ŐRSÉG X.l. Honvédelmi igazgatás Irattári tételszá m X l Ol X102 X103 X104 Xl 05 Xl06
X l07 X IOS X l09 X IIO X l ll X ll 2 Xl l3 Xl l4 Xll 5 X ll6 Xl 17 X l1 8
MegTétel megnevezése
őrzés i idő
Hadkötelesek tájékoztatási és bejelentési kötelezettségéhez tartozó ügyek Hadkötelesek sorozásával kapcsolatos Ugyek Potenciális hadkötelesek, hadkötelesek nyilvántartásához kapcsolódó adatszolgáltatás Meghagyással kapcsolatos ügyek Gazdasági és anyagi szolgáltatások előkészítésével, elrendelésével, kártalanítással kapcsolatos ügyek A NATO VálságreagáJási Rendszerrel, az Európai Un ió válságkezelési mechanizmusaival összhangban álló nemzeti intézkedési rendszerrel kapcsolatos ügyek RendkivUli intézkedésekkel kapcsolatos Ugyek Honvédelmi célú terUlet-elökészítési Ugyek Nemzetgazdaság honvédelmi célú felkészítésének Ugyei Befogadó Nemzeti Támogatással kapcsolatos ügyek Honvédelemi szempontbóllétfontosságú (kritikus) infrastruktúra védelmével kapcsolatos Ugyek Polgári veszélyhelyzeti te rvezés honvédelmi feladataival kapcsolatos Ugyek Védelmi bizottságok üléseivel kapcsolatos iratok Felkészítések, gyakorlatok Intézkedési tervek, munkajegyek Lakosság tájékoztatása Gazdaságfelkészítés és mozgósítási feladatok ellátásával kapcsolatos iratok Munkacsoportokkal, ügyeleti szolgálatokkal kapcsolatos iratok
Lt.
(év) 2 2 5 3 5
-
30
-
NS 5 30 30 30
HN
30 5 5 5 5 30 5
-
-
-
-
..
X.2. Katasztrófavédelmi igazgatás Irattári tételszá m X201 X202 X203 X204 X205 X206 X207 X208 X209 X210 X21 1 X212 X213 X214 X215 X216 X217
X218 X219 X220 X221 X222 X223 X224 X225 X226 X227 X228 X229 X230 X231 X232
MegTétel megnevezése
idő
Eletvédelmi létesítmények (óvóhely) kijelölése Eletvédelmi létesítmények fenntartása Eletvédelmi létesítmények hasznosítása Rendkívüli intézkedések Polgári védelmi terv Polgári védelmi szervezet létrehozása (területi, települési, munkahelyi is) Polgári védelmi felkészítési követelmények Polgári védelmi készletgazdálkodási ügyek Polgári védelmi személyi állomány nyilvántartása Polgári védelmi kötelezettség teljesítése alóli mentesség igazolása Polgári védelmi ügyeleti és jelentési feladatok Önkéntesek nyilvántartása Katasztrófavédelmi terv Katasztrófariasztás elrendelése és végrehajtása Katasztrófavédelmi gyakorlatok Veszélyelhárítási terv Gazdasági-anyagi szolgáltatásokkal kapcsolatos vagyonelemek kijelölése, szolgáltatás elrendelése, átadás-átvételi jegyzőkönyv, kártalanítás Termelési, ellátási és szolgáltatási kötelezettségre vonatkozó szerződés Védelmi bizottságok iratai Visszamaradó készletek Helyreállítási és újjáépítési ügyek Veszélyes ipari üzemek külső védelmi tervének készítésével és gyakoroltatásával, valamint a lakossági tájékoztató kiadványok készítésével kapcsolatos iratok Települések veszélyeztetettségének felmérése Logisztikai feladatok ellátása Egyéni védőeszközökkel történő ellátási feladatok Létfontosságú anyagi javak védelme, kritikus infrastruktúra védelme A kulturális javak védelmével kapcsolatos feladatok Kitelepítéssel, kimenekítéssel, kiürítéssel, befogadással kapcsolatos iratok Menekültek elhelyezésével és ellátásával kapcsolatos feladatok Halálos áldozatokkal kapcsolatos halaszthatatlan intézkedések Nemzetközi kapcsolatok és katasztrófa segítségnyújtás Lakosság tájékoztatása
X.3. Fegyveres biztonsági Irattári tételszá m X301 X302
őrzés i
Lt.
(év)
NS 10 10 NS NS NS 10 10 30 10 10 30 NS NS 10 NS NS NS NS 10 NS NS
10 10 10 30 30 NS 30 30 10 10
HN
-
HN HN HN
-
-
HN HN
1-fN
HN HN 15
15 HN
-
-
-
HN
-
őrség
MegTétel megnevezése
őrzés i
idő
Fegyveres biztonsági Rendészeti ügyek
őrség
létrehozása, működtetése, megszüntetése
Lt.
(év)
15 2
-
,
4. rnelléldet a 13/2015. (V.18.) főjegyzői utasításhoz
Előadói
íven a szervezeti egység beazonosítására szolgáló számjegy
Szervezeti egység
200
Elnök-Alelnök
201
Főjegyző
202
Aljegyző
203
Elnöki Kabinet
221
Pénzügyi Osztály
222
Területfejlesztési és Területrendezési Osztály
23 1
Jogi és Szervezési Osztály
233
Hivatal személyzeti anyagai
240
Választási Iroda
