LAPORAN P2M
TRANSFER TEKNOLOGI INFORMASI BERBASIS BARCODE PADA FRONT OFFICE DEPARTMENT PERPUSTAKAAN PUSAT UNDIKSHA
Oleh: MADE HERY WIHARDIKA GRIADHI I MADE PUTRA SUBAGIA ANTARA MADE DARMAWAN NENGAH SUTRISNA JAYA
Dibiayai dari Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Universitas Pendidikan Ganesha SPK No.231/UN48.15/LPM/2015 Tanggal 5 Maret 2015
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA TAHUN 2015
PRAKATA Puji syukur kami panjatkan kehadapan
Ida Sanghyang Widhi karena berkat
rakhmatnya lah laporan ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Disamping itu terselesaikannya pelaksanaan kegiatan ini tidak terlepas dari dukungan yang diberikan oleh semua pihak baik materiil maupun spiritual, oleh karena itu melalui kesempatan ini kami mrngucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada yang terhormat: 1. Bapak Ketua LPM Undiksha Singaraja 2. Kepala Perpustakaan UNDIKSHA 3. Teman‐teman petugas Perpustakaan Pusat UNDIKSHA Singaraja Selanjutnya melalui kesempatan ini kami mohon maaf yang sebesar-besarnya kepada semua pihak, andaikata dalam pelaksanaan kegiatan ada berbagai hal yang tidak berkenan dihati. Dan mengingat laporan ini masih belum sempurna maka kami membuka pintu lebarlebar untuk menerima kritik dan saran yang bersifat mebangun. Akhir kata semoga laporan ini ada manfaatnya bagi kita semua khususnya perkembangan dunia perpustakaan.
Singaraja, 1 oktober 2015
Pelaksana Kegiatan
DAFTAR ISI Halaman Pengesahan………………………………………………………………………… i Ringkasan dan Summary .…………………………………………………………………. ii Prakata………………………………………………………………………………………iii Daftar Isi………………………………………………………………………………………… iv Daftara Lampiran…..……………………………………………………………………… v BAB.I Pendahuluan….………………………………………………………………………… 1 BAB II Tinjauan Pustaka..………………………………………………………………… 4 2.1 Perpustakaan Sebagai Sumber Belajar…………………………………… 4 2.2 Layanan Perpustakaan ……………………………………..…………………… 7 2.5 Teknologi Informasi Perpustakaan………………..………………… 8 BAB III Tujuan dan Manfaat Kegiatan……………………………………..…………… 13 3.1.Tujuan Kegiatan………………………………………………………………… 13 3.1 Manfaat Kegiatan……………………………………………………………… 13 3.2 Khalayak Sasaran …………….………………………………………… …….. 14 BAB IV Metode Penerapan Iptek…………….………………………………….……… 16 4.1 Metode Penerapan Iptek………………………………………………………… 16 4.2 Keterkaitan……………….……………………………………………………..…16 BAB V Hasil dan Pembahasan…….…………….…………………………………….… 17 BAB VI. Penutup…………………………………………………………………………..19
ABSTRAK Judul Kegiatan : Transfer Teknologi Informasi Berbasis Barcode Pada Front Office Department Perpustakaan Pusat Undiksha Keberadaan perangkat teknologi informasi berupa barcode yang mampu mengantisipasi jumlah pengunjung ke Perpustakaan sangat dibutuhkan terutama dalam mencatat jumlah pengunjung berdasarkan jurusan yang ada di undiksha ini, disamping juga untuk mengadakan control terhadap setiap pengunjung yang akan mencari informasi di Perpustakaan
demi keamanan dan kenyamanan pengguna perpustakaan,
. Dengan
teknologi informasi berbasis barcode ini pengunjung yang datang ke Perpustakaan akan diwajibkan menunjukkan kartu mahasiswa atau kartu anggota perpustakaan dan kemudian langsung dibaca oleh barcode tentang asal usul pengunjung tanpa memerlukan waktu yang lama. Adapun permasalah yang dijadikan alasan untuk menyelenggarakan kegiatan P2M ini adalah “ belum optimalnya layanan kantor depan perpustakaan undiksha
dalam
mengantisipasi kunjungan pengguna ” yang sudah tentu mempengaruhi tingkat efesiensi dan efektifitas layanan perpustakaan, disamping itu juga penyelenggaraan
“ Belum terotomasinya
layanan kantor depan perpustakaan Undiksha ” terutama
dalam
mencatat jumlah pengunjung, asal jrursan dan asal usul pengunjung. Dengan kegiatan ini diharapkan semua pengunjung dapat tercatat dalam software perpustakaan yang dapat digunakan dasar dalam pengambilan kebijakan perpustakaan lebih lanjut khusunya mengenai pengadaan koleksi, keamanan koleksi dan kenyamanan pemakai perpustakaan.
BAB I Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Perpustakaan sebagai jantungnya seb/uah program pendidikan memainkan peran yang sentral dan startegis dalam peningkatan mutu sumber daya manusia yang dihasilkan, demikian pula halnya perpustakaan perguruan tinggi kehadirannya sangat vital dalam mendukung terselenggaranya proses pendidikan. Perkembangan
teknologi dewasa ini mempengaruhi
segala aspek kehidupan
termasuk dunia pendidikan. Perkembangan kemajuan iptek yang dicapai dunia saat ini tidak terlepas dari peran dunia pendidikan yang memberikan kontribusi signifikan terhadap mutu keluaran dalam menguasai iptek. Penerapan iptek pada dunia pendidikan dapat dirasakan dalam berbagai bidang hal ini juga dirasakan pada fasilitas pendidikan dalam mendukung proses pembelajaran peserta didik, salah satunya adalah penerapan iptek pada perpustakaan. Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha sebagai perpustakaan perguruan tinggi sudah tentu kehadirannya sangat dibutuhkan oleh mahasiswa dan seluruh civitas akademika sebagai suatu fasilitas pendukung dalam terselenggranya kelancaran proses belajar di kelas. Hal ini dapat dilihat dari jumlah kunjungan mahasiswa dari tahun ke tahun mengalami peningkatan signifikan. Jumlah kunjungan yang demikian tanpa didukung oleh prangkat teknologi
yang memadai akan membuat perpustakaan kesuliatan dalam
menyelnggarakan layanan dan sekaligus kesulitan dalam melakukan evaluasi terhadap segala kebijakan yang akan dan sedang dilaksanakan.
Keberadaan perangkat teknologi informasi berupa barcode yang mampu mengantisipasi jumlah pengunjung sangat dibutuhkan terutama dalam mencatat jumlah pengunjung berdasarkan jurusan yang ada di undiksha ini, disamping juga untuk mengadakan control terhadap setiap pengunjung yang akan mencari informasi di Perpustakaan demi keamanan dan kenyamanan pengguna perpustakaan, Dari pengamatan sementara pencatatan pengunjung masih manual dan menimbulkan ketidak akuratan data pengunjung, pengunjung masuk keperpustakaan tidak diketahui asal usulnya dan siapa saja boleh masuk ke perpustakaan. Dengan teknologi informasi berbasis barcode ini pengunjung yang dating ke Perpustakaan akan diwajibkan menunjukkan kartu dan kemudian langsung dibaca oleh barcode tentang asal usul pengunjung tanpa memerlukan waktu yang lama. 1.2. Perumusan Masalah Kegiatan pengabdian ini didasarkan atas kebutuhan perpustakaan akan data pengunjung yang akurat yang akan digunakan dalam mengantisipasi kebutuhan literature yang perlu disediakan. Disamping juga untuk memberikan data statistic jumlah kunjungan yang tepat. Sementara ini pada kenyataannya jumlah pengunjung hanya diperoleh dari pencatatan manual yang disi oleh mahasiswa sendiri pada buku kunjungan. Pertimbangan yang lain petugas kantor depan perpustakaan tidak dapat mengantisipasi pengunjung yang bukan civitas akademika undiksha banyak masyarakat umum yang dapat mengakses informasi di perpustakaan, hal ini cukup merepotkan petugas perpustakaan
dalam
menyelnggarakan layanan yang optimal Adapun permasalah yang dijadikan alasan untuk menyelenggarakan kegiatan P2M ini adalah “ belum optimalnya layanan kantor depan perpustakaan undiksha dalam mengantisipasi kunjungan pengguna ” yang sudah tentu mempengaruhi tingkat efesiensi
dan efektifitas layanan perpustakaan, disamping itu juga penyelenggaraan
“ Belum terotomasinya
layanan kantor depan perpustakaan Undiksha ” terutama
dalam
mencatat jumlah pengunjung, asal jrursan dan asal usul pengunjung. Dengan kegiatan ini diharapkan semua pengunjung dapat tercatat dalam software perpustakaan yang dapat digunakan dasar dalam pengambilan kebijakan perpustakaan lebih lanjut khusunya mengenai pengadaan koleksi, keamanan koleksi dan kenyamanan pemakai perpustakaan.
BAB II Tinjauan Pustaka 1.2. Layanan Perpustakaan Perpustakaan jaman dahulu dan juga di jaman sekarang masih menggunakan sistem pelayanan yang sangat pasif. Meraka hanya melayani para pengguna yang sudah datang ke perpustakaan, dan tidak berusaha untuk mencari calon-calon pengguna yang baru. Jenis pelayanan refrens di perpustakaan jaman dulu juga sudah ada. Namun hal itu dilakukan jika ada orang yang datang menghampirinya dan bertanya. Jika tidak ada orang yang datang dan bertanya ke perpustakaan tentu tidak ada pelayanan refrens. Perpustakaan memang tidak mungkin mampu mencukupi segala kebutuhan akan informasi dari pengguna dengan koleksi publikasi
yang dimilikinya, karena semakin
yang diterbitkan dan juga semakin
pengguna. Bentuk-bentuk pelayanan yang
banyak
kompleksnya tuntutan dan kebutuhan
dapat mengikuti perkembangan kebutuhan
konsumen, tidak mungkin tercapai tanpa kehendak dari pengelola perpustakaan untuk melakukan terobosan dalam mewujudkannya. Sifat dan ruang lingkup pelayanan informasi ini harus diatur sedemikian rupa sehingga mampu dan dapat dimanfaatkan oleh publik sebagai pengguna. Pelayanan perpustakaan memerlukan penanganan yang profesional untuk dapat memuaskan pengguna di samping memerlukan dukungan sumber daya yang memadai, yang sudah tentu harus dikelola oleh tenaga –tenaga terdidik dan terlatih dalam bidang pelayanan. Dari berbagai bentuk layanan yang sering disediakan perpustakaan mempunyai tujuan utama yaitu dalam rangka membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat akan informasi yang sesuai dengan keinginannya. Hal ini sejalan dengan fungsi
perpustakaan yang secara umum yaitu untuk mengkomunikasikan segala informasi dari sumber-sumber informasi yang dikuasainya untuk kepentingan orang banyak Kesemua bentuk layanan harus dikelola dengan profesional sehingga perpustakaan dapat eksis di tengah –tengah kehidupan masyarakat pada era informasi ini. Terkait dengan masalah pelayanan sudah tentu yang bertanggung jawab adalah seluruh staf perpustakaan, kejelian dan keahlian staf sangat berpengaruh terhadap sukses tidaknya sebuah pelayanan kepada peamakai.
Secara tidak langsung
pengelola juga
bertanggungjawab terhadap tingkat pemanfaatan, Pelayanan menurut kamus besar bahasa indonesia adalah merupakan kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang atau jasa sedangkan perpustakaan adalah kumpulan materi tercetak
dan media non cetak
dan sumber informasi dalam
komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai (Sulistio Basuki;1991: 21). Jadi Jasa layanan perpustakaan dapat diartikan sebagai kemudahan yang diberikan kepada pemakai untuk memperoleh informasi dari sumber informasi yang tersusun secara sitematis. Secara tradisional pelayanan perpustakaan minimal harus ada dua yaitu pelayanan refrensi dan pelayanan pemakai. Pelayanan refrensi yaitu suatu jasa perpustakaan yang memberikan pelayanan berupa pengarahan, keterangan, dan penunjukan kepada pemakai agar pemakai dapat memenuhi kebutuhan informasinya (Moeljono,2001:34). Pelayanan refrensi mulai mengalami perkembangan seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Sebagai contoh di ruang refrensi pada perpustakaan sudah banyak dijumpai koleksi noncetak seperti; CD Room, Microfilm dsb.
Sedangkan pelayanan pemakai itu cenderung memberikan pelayanan dalam bentuk fisik, seperti ; layanan, sirkulasi, layanan koleksi tandon, layanan antar perpustakaan dan lain sebagainya. Selain itu masih ada jasa pelayanan non fisik
seperti ; jasa kunjungan
perpustakaan (membawa pengunjung berkeliling perpustakaan), jasa ijin sementara bagi pemakai yang bukan anggota perpustakaan dan jasa bimbingan membaca. Diera yang serba
cepat dan canggih ini
perpustakaan harus mampu
menyelenggarakan layanan yang berbasis digital sehingga dapat memberikan layanan yang efektif dan efesien, perpustakaan harus mampu mengupayakan bentuk-bentuk pelayanan yang dapat mengikuti perkembangan kebutuhan konsumen, dan hal ini tidak mungkin tercapai tanpa kehendak dari pengelola perpustakaan untuk melakukan terobosan dalam mewujudkannya. Sifat dan ruang lingkup pelayanan informasi ini harus diatur sedemikian rupa sehingga mampu dan dapat dimanfaatkan oleh publik sebagai pengguna. Pelayanan perpustakaan memerlukan penanganan yang profesional untuk dapat memuaskan pengguna di samping memerlukan dukungan sumber daya yang memadai, yang sudah tentu harus dikelola oleh tenaga –tenaga terdidik dan terlatih dalam bidang pelayanan. Dari berbagai bentuk layanan yang sering disediakan perpustakaan mempunyai tujuan utama yaitu dalam rangka membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat akan informasi yang sesuai dengan keinginannya. Hal ini sejalan dengan fungsi perpustakaan yang secara umum yaitu untuk mengkomunikasikan segala informasi dari sumber-sumber informasi yang dikuasainya untuk kepentingan orang banyak. Hakekat sebuah perpustakaan adalah mampu memberikan informasi selengkap dan secepat mungkin sesuai dengan kebutuhan pemakai. Hal tersebut tentunya juga
berhubungan dengan
pelayanan yang diberikan kepada pemakai. Seiring dengan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu pesat, saat ini perpustakaan dituntut dapat mengimbangi kemajuan tersebut, baik dari segi informasi yang disajikan mapun pelayanan yang disuguhkan perpustakaan. Banyaknya informasi yang dimiliki tanpa dibarengi dengan pelayanan yang baik akan menjadi sia-sia, sehingga perpustakaan tak ubahnya hanya sebagi gudang dan tempat menyimpan informasi belaka. 2.2. Perpustakaan Sebagai Sumber Belajar Terdapat berbagai difinisi mengenai belajar salah satunya menurut Gage dalam Ratna Willis Dahar (1988:12) adalah suatu proses dimana suatu organisme berubah prilakunya sebagai akibat pengalaman . Menurut Conny R semiawan (2003:19) belajar dapat diartikan sebagai Perolehan pengetahuan (equisition of knowledge)
dari berbagai bidang ilmu
apakah ia bersifat
empiris terutama bagi ilmu-ilmu kemanusiaan , seperti ilmu budaya, ilmu prilaku dan ilmu masyarakat atau ilmu deduktif (seperti matematika, ilmu alam dsb) bersumber dari adaptasi kemanusiaan. Belajar seperti rumusan ini berakar dari kreativitas dalam diri manusia, selain itu ia bukan semata terjadi di ruang kelas ataupun diperkuliahan ekspositoris, melainkan di semua perangkat kemanusiaan : di sekolah, di tempat kerja, di lab penelitian , maupun ruang tata pamong kepengurusan organisasi tertentu
( Perpustakaan). Belajar
seperti ini mencakup semua tahap kehidupan sejak bayi sampai hari tua dan diartikan sebagai proses adaptif holistik yang menghadirkan jembatan konseptual antar berbagai situasi kehidupan yang bervariasi dari tempat dan ruang. Menilik dari pengertian belajar di atas maka sumber belajar mahasiswa tidaklah hanya sebatas pada tatap muka dengan dosen, mahasiswa diharapkan dapat memanfaatkan
sumber-sumber belajar lainnya, yang salah stunya adalah perpustakaan. Mengapa demikian? karena perpustakaan menyediakan berbagai literatur dan sumber informasi lainnya yang dapat digunakan oleh mahasiswa dalam menunjang kelancaran studinya disamping juga dengan memanfaatkan perpustakaan diharapkan tingkat intelektualitas siswa yang berbanding lurus dengan mutu lulusan dapat meningkat pula. Jadi perpustakaan perguruan tinggi mempunyai peran yang strategis sebagai salah satu sumber belajar bagi siswanya 3.3. Teknologi Informasi untuk Perpustakaan Sehubungan dengan hal tersebut pemanfaatan teknologi informasi saat ini telah menyebar hampir disemua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan
jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan
teknologi
informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library.
Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur
penerapan teknologi informasi yang digunakan bukan dari ukuran skala lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya
(
Engkos Koswara Natakusuma: 2004:1). Teknologi informasi pada perpustakaan dapat diimplementasikan kedalam berbagai bentuk yaitu ; a) Digunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Adapun bidang-bidang pekerjaan yang dapat menggunakan teknologi informasi pada perpustakaan adalah pada bidang pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk automasi perpustakaan. b) penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk
menyimpan dan mendapatkan serta menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam bentuk digital. Bentuk penerapan teknologi informasi pada perpustakaan sering dikenal sebagai perpustakaan digital ( digital library). Penerapan teknologi informasi pada perpustakaan sangat bergantung kepada kemampuan software yang digunakan, infra struktur peralatan teknologi informasi yang dimiliki dan tidak kalah pentingnya adalah sumber daya manusia yang
mampu
mengoperasikan peralatan teknologi informasi yang dimiliki. Untuk lebih memahami lebih jelas tentang penerapan teknologi informasi pada perpustakaan ada baiknya kita mengetahui beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penerapan TI pada perpustakaan yang terkait satu dengan yang lainnya. Beberapa hal tersebut yaitu a) User /Pemakai perpustakaan. Adalah merupakan unsur yang paling utama dari sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem automasi perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan dengan berkonsultasi dengan pengguna-penggunanya yaitu staf perpustakaan maupun pustakawan sebagai operator atau teknisi dan para anggota perpustakaan. automasi perpustakan baru dapat dikatakan baik apabila dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan mampu memberikan manfaat yang lebih berarti baik bagi staf perpustakaan maupun anggota perpustakaan. Untuk menjamin kelancaran operasional sistem ini maka staf perpustakaan
harus
dilibatkan mulai dari perencanaan hingga tahap
pelaksanaan. Sehingga segala kepentingan atau masukan dari staf terakomodir, yang pada prinsipnya dapat mempermudah pelaksanaan
kegiatan pelayanan kepada
pengguna. Tenaga operasional yang akan menangani pengoperasian sitem automasi
perpustakaan ini harus diidentifikasi dan dilatih sesuai dengan bidang yang akan diopersikan. b) Perangkat Keras. (Hardware) Perangkat keras merupakan semua peralatan yang ada dalam suatu kegiatan pengolahan data. Perangkat keras digunakan untuk mengerjakan fungsi-fungsi penyimpanan data, pemasukan data, penghitungan, pengawasan penghitungan, penyimpanan, dan pengeluaran (presentasi atau peragaan) hasil. Perangkat keras khusus yang digunakan sebagai instalasi pengolahan data individu disebut konfigurasi. Alat individual yang langsung dihubungkan dengan komputer disebut on-line, dan peralatan yang tidak berhubungan disebut of line. Namun sekarang pengertian on-line adalah untuk komputer yang berhubungan dengan komputer lain sedangkan of-line adalah komputer yang bekerja sendiri secara individual. Jadi yang dimaksudkan perangkat keras disini adalah komputer. Komputer
merupakan sebuah
mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Kemampuan komputer sangat tergantung kepada software yang digunakan serta tergantung pula pada sumber daya manuisa yang mengoperasikannya sesuai dengan pendapat Zulkifli Amsyah (2000) yang menyatakan “ Komputer atau perangkat keras dapat beroperasi dan melakukan pekerjaan kalkulasi hanya karena mengikuti instruksi manusia secara persis melalui perangkat lunak. Perangkat lunak adalah istilah untuk instruksi-instruksi yang harus dikerjakan oleh perangkat keras.” Penggunaan peralatan komputer sangat perpustakaan, dimana
relevan dengan tugas pelayanan dari
dengan komputer segala kemudahan dalam bidang pelayanan
dapat terakomodir sehingga menjamin kecepatan dan keakuratan sitem layanan. Hal ini
didukung oleh karakteristik yang dimiliki komputer antara lain ; Penyebaran komputer sudah sangat luas dan menjangkau seluruh lapisan masyarakat, harga komputer relatif murah, kemampuan menyimpan data dengan kapasitas yang sangat tinggi, dapat digunakan dalam hal pengiriman data cepat dengan menggunakan sistem jaringan c) Perangkat Lunak. Perangkat lunak merupakan metode atau prosedur untuk megoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai . Adapun kecendrungan dari perangkat lunak dewasa ini adalah; perangkat lunak mampu diplikasikan kedalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan, kemampuan mengelola data yang lebih handal dan dapat dioperasikan bersama-sama. Perangkat lunak yang
dapat diaplikasikan pada perpustakaan banyak tersedia baik
produk luar negeri maupun dalam negeri dengan harga yang bervariasi, adapun software yang dikenal luas adalah
CDS/ISIS, WINISIS dari UNESCO. Namun
diberbagai Perguruan Tinggi di Indonesia telah membuat dan mengembangkan sistem informasi perpustakaan (SIP) dengan kemampuannya sendiri yang tidak kalah kemampuannya dengan yang sudah terkenal. Contohnya di Perpustakaan UNDIKSHA menggunakan dan menggembangkan SIP sendiri yang mencakup penyediaan OPAC, Sirkulasi, Inventarisasi, Keanggotaan Sampai kepada jaringan ke berbagai Fakultas. d) Jaringan/Network Penerapan Teknologi Informasi pada perpustakaan juga mencakup mengenai sistim jaringan, hal ini disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan masyarakat pengguna perpustakaan yang ingin mendapatkan layanan serba mudah dan cepat.
BAB III TUJUAN DAN MANFAAT KEGIATAN 3.1. Tujuan Kegiatan Adapun yang menajadi tujuan dari dilakukannya kegiatan Ini adalah : a. Bagi Perpustakaan Undiksha; Untuk lebih memasyarakatkan penggunaan perangkat TI untuk kepentingan perpustakaan kepada pengguna dan memberikan contoh bagi pengelola perpustakaan lain dalam penggunaan TI b. Bagi Mahasiswa : Untuk meningkatkan kuwalitas layanan perpustakaan berbasis TI bagi mahasiswa undiksha sehingga terselenggara layanan yang cepat dan mudah disamping
meningkatkan
keamanan
dan
kenyamanan
dalam
penggunaan
perpustakaan c. Bagi petugas : Untuk mempermudah dalam pencatatan pengunjung dan pengawasan terhadap pengunjung perpustakaan 3.2. Manfaat Kegiatan Manfaat kegiatan ini bagi UNDIKSHA adalah memiliki perpustakaan modern dengan pelayanan berbasis TI sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan perpustakaan, dengan demikian akan mempengaruhi minat pengguna perpustakaan terutama mahasiswa untuk berkunjung dan memanfaatkan perpustakaa. Selanjutnya bagi manfaat bagi perpustakaan adalah untuk lebih mengetahui tingkat kunjungan secara akurat terutama mengetahui profil pengguna perpustakaan sehingga dapat dijadikan acuan dalam menentukan skala perioritas dalam hal pengadaan buku disamping untuk mengantisipasi gangguan kenyamanan dan keamanan pengunjung, kemudian manfaat bagi mahasiswa sudah tentu akan sangat membantu siswa dalam
menghemat waktu untuk mengisi daftar kunjungan dan mendapatkan layanan yang nyaman dari perpustakaan 3.3. Kerangka Pemecahan Masalah : Adapun kerangka Pemecahan Masalah
dalam kegiatan ini adalah dengan
menyediakan peralatan TI berupa barcode reader dan soft ware bagi operasional kantor depan perpustakaan Undiksha dan pendampingan dalam penggunaan perangkat bagi staf perpustakaan yang bertugas di kantor depan Perpustakaan Undiksha. Selanjutnya memfasilitasi petugas perpustakaan dalam melakukan input data mahasiswa. 3.4. Khalayak sasaran Sasaran dari Kegiatan ini adalah Staf Perpustakaan Undiksha yang bertugas di kator depan, dengan menambah peralatan barcode pada kantor depan serta perangkat lunak (software ) untuk kantor depan. Adapun pertimbangannya adalah fasilitas TI yang dimiliki perpustakaan masih sangat terbatas, Sehingga dengan kegiatan ini akan mampu menambah fasilitas barcode untuk operasional layanan kantor depan
BAB IV METODE PENERAPAN IPTEK 4.1. Metode Kegiatan Kegiatan P2M ini memilih metode pendampingan dalam mefasilitasi petugas TI Perpustakaan dalam membuat program dan sekaligus memberikan peralatan berupa barcode rider bagi operasional layanan
kantor depan. Kemudian memfasilitasi
pustakawan dalam melakukan input data terhadap data mahasiswa. 4.2. Keterkaitan . Program kegiatan P2M ini akan melibatkan
staf TI perpustakaan Undiksha
sebagai programmer dan melibatkan staf pustakawan dalam melakukan input data, hal ini
relevan dengan kapasitas dan kemampuan yang dimiliki oleh pustakawan
Universitas Pendidikan Ganesha yang telah memiliki keterampilan dan kemampuan dalam hal Teknologi Informasi untuk perpustakaan. 4.3. Rancangan evaluasi Rancangan evaluasi dari kegiatan ini adalah dengan melakukan penilaian terhadap operasional otomasi layanan kantor depan dengan menggunakan barcode. Dalam hal ini dilakukan tes keakuratan data yang ditampilkan dan kecepatan pengisian daftar kunjungan serta outputnya berupa ditampilkannya statistic kunjungan per Jurusan.
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1. Hasil dan Pembahasan Kegiatan P2m Sesuai dengan Rancangan kegiatan, Kegiatan P2m ini diawali rapat sosialisasi pengenalan rancangan program penggunaan barcode pada kantor depan perpustakaan Undiksha. Rapat diikuti oleh seluru staf perpustakaan baik fungsional maupun staf non fungsional. Berbagai masukan ditampung dan dicarikan pemecahannya baik permasalahan beruapa soft ware maupun daya dukung yang dimiliki perpustakaan. Dalam rapat ini diminta masukan dari seluruh staf perpustakaan tentang berbgai hal yang diketahui dan pernah dilihat di beberapa perpustakaan perguruan tinggi maupun perpustakaan daerah yang sudah menerapkan system ini, sehingga dapat diserap dan implementasikan dalam pembuatan soft ware layanan kantor depan ini. Hasil rapat perencanaan ini kemudian digunakan dasar dalam pembuatan soft ware oleh tim TI Perpustakaan. Pembuatan soft ware ini diupayakan dapat disinkronisasikan dengan soft ware perpustakaan yang sudah ada sehingga tidak menjadi kendala dalam operasionalnya. Software layanan fornt office perpustakaan ini dibuat berbasis barcode yang mana setiap pengunjung yang dating ke perpustakaan harus memperlihatkan kartu mahasiswa ataupun kartu anggota perpustakaan untuk dibaca dengan menggunakan barcode. Setelah itu akan muncul data mahasiswa di layar monitor yang menampilkan nama , alamat, jurusan, semester dan NIM. Data ini sebagai dasar pencatatan bagi statistic perpustakaan mengenai jumlah kunjungan per hari, kemudian jumlah kunjungan dari mahasiswa jurusan, pegawai dan dosen yang ada di lingkungan ndiksha dan jumlah kunjungan dari luar civitas akademika Undiksha Langkah selanjutnya adalah membuat system tata letak perangkat yang sudah berisi program (soft ware) tentang layanan kantor depan
berbasis barcode yang
kemudian akan dipadukan dengan layanan penitipan barang (locker), yang menjadi pereoritas pada layanan ini adalah setelah terbentuknya program maka hal pentig yang sangat dibutuhkan adalah sumber daya manusia yang dapat menyelenggarakan layanan berbasis barcode ini.
Kegiatan mengatur tata letak ruangan ini dilakukan oleh tim dan seluruh staf perpustakaan , baik mengatur perangkat keras maupun lunak, memindahkan meja dan rak serta merancang sitem alur pengunjung yang membutuhkan masukan dari semua staf perpustakaan. Kegiatan selanjutnya adalah uji coba program. Pelaksanaan program yang sudah ada sangat perlu dilakukan uji coba sampai memperoleh hasil yang memuaskan baik dari segi pengunjung maupun dari staf atau petugas perpustakaan. Uji coba dilakukan beberapa bulan sampai diperoleh masukan kekurangan maupun keunggulan dari sitem dan mekanisme alur pengunjung yang diberlakukan. Sosialisai ke seluruh mahasiswa dilakukan dengan mengirimkan surat permakluman kepada seluruh mahasiswa melalui jurusan-jurusan. Mahasiswa diwajibkan dalam hal berkunjung ke perpustakaan pusat undiksha untuk membawa kartu mahasiswa ataupun kartu anggota perpustakaan. Dan menghimbau kepada seluru mahasiswa untuk membuat kartu anggota perpustakaan serta bagi yang sudah memiliki kartu perpustakaan agar segera menghubungi bagian TI perpustakaan untuk mendapatkan kode barcode yang ditempel di kartu anggota tersebut. Sosialisasi kepada seluruh staf di lingkungan perpustakaan Undiksha sangat diperlukan, hal ini mengingat layanan pengunjung berbasis barcode ini harus dapat disikapi bersama Karena dalam operasionalnya memerlukan perhatian dan ketekunan segenap staf perpustakaan sehingga proses atau system yang dibentuk dapat berjalan secara berkesinambungan. Dalam sosialisasi ini akan diberikan gambaran keuntungan dan manfaat yang dapat diambil dari layanan ini yaitu anatara lain; a. dapat langsung mengetahui statistic jumlah kunjungan perhari perbulan dan pertahun kapanpun diperlukan b. Dapat mengetahui jurusan yang paling sering memanfaatkan perpustakaan sebagai dasar mengambil kebijakan lebih lanjut baik mengenai pengadaan dan sebagai dasar mengadakan kajian kenapa ada beberapa jurusan yang tingkat kunjungannya ke perpustakaan minim c. Dapat melakukan antisipasi terhadap pengunjung yang bukan dari civitas akademika yaitu dengan memberikan standar layanan yang berbeda kepada pengunjung tsb
d. Lebih dapat memberikan pengawasan terhadap pemanfaatan fasilitas perpustakaan secara optimal e. Lebih dapat memberikan layanan prima kepada pengunjung perpustakaan terutama dari civitas akademika. Dengan diadakannya sosialisasi kepada seluruh staf perpustakaan maka program ini akan dapat berjalan dengan baik secara berkesinambungan, dan mengingat manfaat dari kegiatan ini begitu besar bagi kelangsungan perpustakaan diharapkan dapat didukung pelaksanaanya dari seluruh staf perpustakaan.
BAB VI PENUTUP 6.1. Simpulan 1. Kegiatan ini memberikan manfaat langsung bagi perpustakaan anatara lain; f. dapat langsung mengetahui statistic jumlah kunjungan perhari perbulan dan pertahun kapanpun diperlukan g. Dapat mengetahui jurusan yang paling sering memanfaatkan perpustakaan sebagai dasar mengambil kebijakan lebih lanjut baik mengenai pengadaan h. Dapat melakukan antisipasi terhadap pengunjung yang bukan dari civitas akademika yaitu dengan memberikan standar layanan yang berbeda kepada pengunjung tsb i. Lebih dapat memberikan pengawasan terhadap pemanfaatan fasilitas perpustakaan secara optimal j. Lebih dapat memberikan layanan prima kepada pengunjung perpustakaan terutama dari civitas akademika. 2. Dengan diadakannya sosialisasi kepada seluruh staf perpustakaan maka program ini akan dapat berjalan dengan baik secara berkesinambungan, dan mengingat manfaat dari kegiatan ini begitu besar bagi kelangsungan perpustakaan sangat diperlukan dukungan pelaksanaanya dari seluruh staf perpustakaan. Saran: 1. Perlu perhatian yang lebih serius dar seluruh staf perpustakaan dan pengelola perpustakaan agar dapat menjaga kelangsungan penerapan program ini 2. Diperlukan penambahan peralatan computer dan barcode untuk lebih memberikan layanan yang cepat dan efsien kepada pengunjung
a. Foto Kondisi awal layanan fron office Perpustakaan Pusat Undiksha
b. Rapat sosialisasi perencanaan program P2m
C. Aplikasi program dengan menata ruangan untuk layanan front office dan perangkat
pemasangan
c. Uji Coba Program
d. Kegiatan Sosialisasi kepada seluru staf perpustakaan
e. Tampilan di LayarMonitor
Lampiran 1. DAFTAR PUSTAKA Depdikbud RI.1979. Rumusan Gagasan Pola Pengembangan Perpustakaan Perguruan Tinggi Satgas Perpustakaan Perguruan Tinggi:. Jakarta; Depdikbud Hamalik, O. 1994. Pengembangan Kurikulum dan Pembelajaran. Bandung; Trigenda Karya Handoko, M. 1992. Motivasi Daya Penggerak Tingkah Laku. Yogyakarta; Kanisius Muchydin, A.S. 1980. Pelayanan Perpuastakaan dengan Refrensi Untuk Perpustakaan Sekolah. Bandung ; Himpunan Ilmu Perpustakaan FIP IKIP Bandung Noerhayati, S. 1987. Pengelolaan Perpustakaan, Jilid 1. Bandung: Alumni Rohanda. 2003. Prilaku Pencarian Informasi oleh Mahasiswa Melalui Pemanfaatan Layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Dalam Jurnal Humaniora, Vol 5 No. 2 Juli 2003. Bandung; Fikom Unpad Rohanda. 2004. Studi tentang Model Komonikasi Ilmiah Teknologi Tepat Guna (TTG), dalam Jurnal Komunikasi dan Informasi, Volume 3, Nomor 1,April 2004. Bandung ; FIKOM Unpad Trimo, S. 1992. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Bandung; Remaja Rosdakarya Yusup, P M. 2005. Teori dan Penemuan Ilmiah dalam Lingkup Informasi, Komonikasi dan Kelembagaan Informasi, termasuk Perpustakaan. Modul Perkuliahan Bandung : S2 Ilmu Perpustakaan Unpad Bandung
Lampiran 2 BIODATA KETUA I. Identitas Diri 1 Nama 2 Jenis Kelamin 3 Jabatan Fungsional 4 NIP 5 Tempat dan Tanggal Lahir 6 Alamat rumah 7 Nomor Telpon 8 Nomor HP 9 Alamat Kantor 10 No. Telp 11 Alamat e-mail
Made Hery wihardika Griadhi, SH,M.Si Laki-laki Pustakawan Madya 197208032001121001 Buleleng, 3 Agustus 1972 Jl. Laksamana Gang sahadewa No 1 Singaraja 081916407515 Jl. Udayanan Singaraja 0362 24585 www. Herywihardika @ yahoo.com
II Riwayat Pendidikan 1. Program S1 2. Nama PT Universitas Udayana 3. Bidang Ilmu Hukum 4. Tahun Masuk 1991 5. Tahun Lulus 1996 6. Judul skripsi Kedudukan Pemilik Hak Atas Tanah Sebagai Penjamin Dalam Penyelesaian Kredit Bermasalah
7.NamaPembimbing Nyoman SH. 3. Pengalaman Penelitian NO Tahun 1
2005 2006
2007
S2 Universitas Padjadjaran
S3
Informasi dan Perpustakaan 2004 2006 Faktor –Faktor yang Melatarbelakangi Rendahnya Tingkat Pemanfaatan Perpustakaan Oleh Mahasiswa IKIP Negeri Singaraja Berdasarkan Persepsi Mahasiswa Sarjana, Drs. Pawit M Yusup, MS
Judul Penelitiian
Pendanaan Sumber Jml (Rp) SP4 10.000.000
Profile Pemanfaatan Perpustakaan oleh Mahasiswa IKIP Negeri Singaraja” Persepsi Mahasiswa terhadap Eksistensi DIPA Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha Analisis Penggunaan Barcode untuk Layanan DIPA Sirkulasi Perpustakaan di Badan Perpustakaan Daerah Bprovinsi Bali dan
3.500.000
5.000.000
2008
2013
Perpustakaan Universitas Udayana Pemanfaatan Koleksi Jurnal Ilmiah Luar Negeri Pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha Studi Anlisis Kinerja Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha
3. Pengalaman Pengabdian NO Tahun 1
Judul Pengabdian
DIPA
5.000.000
DIPA
25.000.000
Pendanaan Sumber Jml (Rp) DIPA 5.000.000
2008
Peningkatan Profesionalisma Pustakawan Melalui Pelatihan Pengelolaan Perpustakaan Sekolah di Kota Singaraja (2008)
2009
Pendampngan Pengunaan Sistem Penajajaran DIPA Kombinasi Sistemik dan Numerik Sebagai Upaya Peningkatan Efektifitas Layanan Browsing Pada Perpustakaan Sekolah di Kabupaten Buleleng Pendampngan Pengunaan Sistem Penajajaran DIPA Kombinasi Sistemik dan Numerik Sebagai Upaya Peningkatan Efektifitas Layanan Browsing Pada Perpustakaan PGSD UNDIKSHA di Singaraja Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) DIPA Penyelenggaraan Layanan Berbasis Teknologi Informasi (TI) Pada Pengelolaan Perpustakaan SMP,SMA dan SMK se Kabupaten Buleleng
2010
2013
3.500.000
5.000.000
10.000.000
4. Pengalaman Penulisan Artikel Ilmiah dalam Jurnal No 1
Tahun 2007
2
2009
Judul Artikel Ilmiah Pentingnya Keberadaan Public Relations pada Penyelenggaraan Layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi Manajemen Jasa Dalam Pelayanan Perpustakaan
Volume/Nomor Nama Jurnal II/1 Januari-Juni Buletin 2007 Perpustakaan Universitas Airlangga II/1 Januari-Juni Buletin 2009 Perpustakaan Universitas Airlangga
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal pengabdian pada Masyarakat Tahun 2014 Singaraja, 15 September 2014 Pengusul Made Hery wihardika G, SH,M.Si
BIODATA ANGGOTA I. Identitas Diri 1 Nama 2 Jenis Kelamin 3 Jabatan Fungsional 4 NIP 5 Tempat dan Tanggal Lahir 6 Alamat rumah 7 Nomor Telpon 8 Nomor HP 9 Alamat Kantor 10 No. Telp 11 Alamat e-mail
Made Darmawan, S.Sos Laki-laki Pustakawan Pertama 198209032005011002 Lemukih, 3 September 1982 Jl. Pulau Obi, Gg Kresna, Banyuning 081936514773 Jl. Udayanan Singaraja 0362 24585 www.
[email protected]
II Riwayat Pendidikan 1. Program S1 S2 2. Nama PT Universitas Panji Sakti 3. Bidang Ilmu Ilmu Administrasi Negara 4. Tahun Masuk 2005 5. Tahun Lulus 2009 6. Judul skripsi Pengaruh motivasi kerja terhadap kinerja pegawai pada perpustakaan Undiksha 7.NamaPembimbing Drs. Nyoman Kertayasa, M.Si. 3. Pengalaman Penelitian NO Tahun
Judul Penelitiian
S3
Pendanaan
1
2013
Pengembangan program bebas pustaka online untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi layanan perpustakaan ( study kasus : Universitas Pendidikan Ganesha ) Sebagai peserta
3. Pengalaman Pengabdian NO Tahun
Judul Pengabdian
Sumber DIPA
Jml (Rp) 8.870.000
Pendanaan
Sumber 2013 Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) DIPA Penyelenggaraan Layanan Berbasis Teknologi Informasi (TI) Pada Pengelolaan Perpustakaan SMP,SMA dan SMK se Kabupaten Buleleng 4. Pengalaman Penulisan Artikel Ilmiah dalam Jurnal
Jml (Rp) 10.000.000
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal pengabdian pada Masyarakat Tahun 2014 Singaraja, 13 September 2014 Pengusul Made Darmawan, S.Sos NIP. 198209032005011002 2. Identitas Anggota 1 Nama 2 Jenis Kelamin 3 Jabatan Fungsional 4 NIP 5 Tempat dan Tanggal Lahir 6 Alamat rumah 7 8 9 10 11
Nomor Telpon Nomor HP Alamat Kantor No. Telp Alamat e-mail
I Made Putra Subagia Antara, S.Pt Pria Pustakawan Muda 197109092006041001 Badung, 9 September 1971 Jl. Pulau Menjangan BTN Banyuning Indah Blok B 37 Singaraja 0362-25886 082145322836 Jl. Udayanan Singaraja 0362-24585
II Riwayat Pendidikan 1. Program S1 S2 2. Nama PT Universitas Udayana 3. Bidang Ilmu Peternakan 4. Tahun Masuk 1990 5. Tahun Lulus 1995 6. Judul skripsi Pengaruh Penggunaan”Daklomix”sebagai Pengganti Jagung Terhadap produksi Telor Ayam Lohman Brown 7.NamaPembimbing I. Prof. I Made Mastika,Msc.PhD II. Ir. I Gusti Alit Udayana, Ms
1. Pengalaman Penelitian NO Tahun 1
2011
Judul Penelitian
Pengembangan Program Notifikasi Berbasis Komputer untuk Memperlancar Proses Pengembalian Buku Pinjaman Pada Perpustakaan Undiksha 2. Pengalaman Pengabdian NO Tahun Judul Pengabdian
2013
S3
Pendanaan Sumber Jml (Rp) DIPA 7.500.000
Pendanaan
Sumber Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) DIPA Penyelenggaraan Layanan Berbasis Teknologi Informasi (TI) Pada Pengelolaan Perpustakaan SMP,SMA dan SMK se Kabupaten Buleleng
Jml (Rp) 10.000.000
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal penelitian pemula tahun 2014 Bersama ini pula saya menyatakan kesiapan untuk mengerjakan penelitian ini hingga selesai, apabila usulan ini dinyatakan layak untuk dibiayai Singaraja, September 2014 Pengusul
I Made Putra Subagia Antara, S.Pt NIP. 197109092006041001
3. Identitas Diri 1 Nama 2 Jenis Kelamin 3 Jabatan Fungsional 4 NIP 5 Tempat dan Tanggal Lahir 6 Alamat rumah 7 Nomor Telpon 8 Nomor HP 9 Alamat Kantor 10 No. Telp 11 Alamat e-mail
I Nengah Sutrisna Jaya, S.Sos Laki-laki Pustakawan Pertama 197307192001121001 Amlapura, 19 Juli 1973 Jl. Laksamana Gang Sri Rama No. 70 Singaraja 081805462871 Jl. Udayanan Singaraja 0362 24585
[email protected]
II Riwayat Pendidikan S1 1. Program 2. Nama PT 3. Bidang Ilmu 4. Tahun Masuk 5. Tahun Lulus 6. Judul skripsi
7.Nama Pembimbing
S2
S3
Universitas Panji Sakti Ilmu Administrasi Negara 2005 2009 Analisis Kualitas Layanan dalam Meningkatkan Kepuasan Pengguna pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha Drs. Nyoman Mudarya
3. Pengalaman Penelitian
NO 1.
Tahun 2004
Judul Penelitiian Sistem Manajemen Pelayanan Jenis Koleksi Laporan Hasil Penelitian Mahasiswa Berbasis Komputer pada Perpustakaan IKIP Negeri
Pendanaan Sumber Jml (Rp) SP4 10.000.000
2.
2006
3.
2013
SIngaraja Sistem Informasi Kantor Depan pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha Efektifitas Program Pengelolaan Perpustakaan di UPT Perpustakaan Undiksha dengan model CIPP
DIPA
5.000.000
DIPA
9.150.000
3. Pengalaman Pengabdian 4. Pengalaman Penulisan Artikel Ilmiah dalam Jurnal Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal pengabdian pada Masyarakat Tahun 2014
Singaraja, 15 September 2014 Anggota Pengusul
I Nengah Sutrisna Jaya, S.Sos 197307192001121001
RAB ATK Honor Lain-lain: Konsumsi Cetak + Spanduk Total
995.000 1.000.000 4.885.000 320.000 7.200.000
