Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal
Ügyiratszám: BO/12/240-2/2015.
35/2015. számú Kormánymegbízotti utasítás Melléklete A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal Gazdálkodási keretszabályzatáról
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr), az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (továbbiakban: Áhsz), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.), a fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezeti és működési szabályzatáról szóló 7/2015. (III. 31.) MvM utasítás (továbbiakban: SZMSZ), a fővárosi és megyei kormányhivatalok Gazdálkodási Keretszabályzatáról szóló 14/2012. (V. 11.) KIM utasítás, mint alapvető jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök, valamint a Kormányhivatal (továbbiakban: Hivatal) Alapító Okirata és belső szabályzatok figyelembevételével a Hivatal Gazdálkodási Keretszabályzatát (továbbiakban: GSZ) az alábbiak szerint határozom meg.
Általános rendelkezések Szabályozás célja és hatálya A GSZ átfogó ismertetést ad a Hivatal Alapító Okiratában, illetve SZMSZ-ében rögzített alaptevékenységével kapcsolatos gazdasági, pénzügyi feladatokról, lehetőségekről, kötelezettségekről; az e feladatok ellátása keretében nyújtott szolgáltatásokról; a tervezésről, az előirányzat felhasználásról, a pénzgazdálkodásról, a beszámolásról. A gazdálkodás egyes területeire vonatkozó részletes szabályokról külön kormánymegbízotti utasítások rendelkeznek, melyek a jelen szabályzattal összhangban kerülnek kialakításra. Jelen szabályzat keretszabályzat, mely a gazdálkodás általános szabályait tartalmazza. A szabályzat érvényes a Hivatal valamennyi főosztályára és járási hivatalára minden olyan működési területen, illetve minden olyan alkalmazásban lévő személyre vonatkozóan, aki munkája során e szabályzat szerint meghatározott feladatokat lát el, illetve tevékenysége során e feladatokkal kapcsolatba kerül. A Hivatal jogállása, a gazdálkodás felügyelete, azonosítói A Hivatal gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv. A Hivatal kincstári költségvetéssel rendelkező kincstári ügyfél. Költségvetése végrehajtásának pénzügyi lebonyolítását a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) végzi. A Hivatal azonosító adatai: Alapító okirat száma: PIR törzsszám: Államháztartási azonosító szám: Szakágazati besorolás: Fejezet: Adószám: Közösségi adószám: Egységes statisztikai számjel: Kormányzati funkció:
TER-2/19/14/2014. 789279 297646 8411 XI. Miniszterelnökség 15789271-2-05 HU15789271 15789271-8411-312-05 011120 Kormányzati igazgatási tevékenység
A Hivatal alaptevékenységét a jogszabályokban, a jóváhagyott költségvetésben rögzített keretek között a rendelkezésre álló támogatás figyelembevételével végzi. Támogatási előirányzatot meghaladó kiadásai csak saját bevételéből lehetnek. A támogatási előirányzatot meghaladó összegre, illetve a még nem teljesült bevétel terhére kötelezettség nem vállalható. A Hivatal feladatait alaptevékenység keretében látja el. Gazdasági tevékenysége körében minden olyan döntést meghozhat, intézkedést megtehet, amely hozzájárul az Alapító Okiratban meghatározott feladatok ellátásához. A Hivatal gazdasági szervezete A Hivatal gazdasági szervezete a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: Főosztály). A Hivatal tevékenységének ellátásához szükséges gazdálkodási tevékenységet a Főosztály látja el. A Főosztály vezetője a Hivatal gazdasági vezetője, aki közvetlenül vezeti a gazdasági szervezetet. A pénzügyi, gazdasági feladatot ellátó szakmai szervezeti egységek munkájához iránymutatást ad, ellenőrzi azt és ellenjegyzi a kormánymegbízott intézkedéseit. További gazdálkodási jogosítványait az SZMSZ, a Hivatal ügyrendje, valamint a mindenkor érvényes és hatályos utasítások tartalmazzák. A Főosztály funkcionális feladatai tekintetében ellátja: -
-
-
-
-
a költségvetési tervezéssel, előirányzat-felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítással kapcsolatos feladatokat, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával kapcsolatos pénzügyi teendőket, továbbá a munkaerő-gazdálkodás pénzügyi feladatait. a járási hivatalok adatszolgáltatása alapján megigényli a szociális ellátások összegét, a forrás rendelkezésre állása után átutalással, illetve postai utalással továbbítja a jogosultak részére, a költségvetésben megtervezett bevételek beszedésével, a kiadások teljesítésével kapcsolatos operatív feladatokat, a pénzgazdálkodással, a bankszámla és házipénztár kezeléssel kapcsolatos feladatokat, a számviteli törvényből és a költségvetési szervek számviteli feladatait szabályozó hatályos jogszabályokból adódó - könyvvezetéssel és beszámolással kapcsolatos feladatokat, a közbeszerzési eljárások előkészítését, a belső kontroll rendszer működtetéséből adódó feladatokat, a havi, a negyedéves, a féléves, az éves és az eseti adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat.
A gazdálkodás általános szabályai Költségvetés A költségvetési törvény elfogadását követően a Hivatal kiemelt előirányzatait az irányító szerv kincstári költségvetés kiadásával állapítja meg. A Hivatal, mint költségvetési szerv elemi költségvetést készít. Az elemi költségvetés magában foglalja: -
az egységes rovatrend szerinti tagolásban az eredeti előirányzatokat, a Hivatal személyi juttatásainak és foglalkoztatottainak, valamint tisztségviselőinek összetételét,
választott
Az elemi költségvetéshez kapcsolódóan el kell készíteni az abban foglaltakat alátámasztó számításokat és azok indokolását. A költségvetési javaslat összeállításakor meg kell tervezni a meghatározott keretszámok alapján mindazokat a bevételeket és kiadásokat, amelyek -
a forrástól függetlenül a feladatokkal kapcsolatosak, a működési tapasztalatok alapján rendszeresen előfordulnak jogszabályon, szerződéses kötelezettségen, megállapodáson alapulnak az eszközök hasznosításával függnek össze.
Az elkészített költségvetési javaslat megküldésre kerül az irányító szervnek, mely meghatározhatja a szükségessé váló egyeztetések rendjét. A Hivatal kiemelt előirányzatai Kiadási előirányzatok: • működési kiadások: -
személyi juttatások, munkaadót terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó, dologi kiadások, egyéb működési célú kiadások.
• felhalmozási kiadások - beruházások, - felújítások, - egyéb felhalmozási célú kiadások. Bevételi előirányzatok: - közhatalmi bevételek, - működési célú támogatásértékű bevételek,
-
felhalmozási célú támogatásértékű bevételek, működési bevételek, felhalmozási bevételek, működési célú átvett pénzeszközök, felhalmozási célú átvett pénzeszközök, finanszírozási bevételek.
Az előirányzatok módosítása Az előirányzat módosítását év közben akkor lehet végrehajtani ha: -
jogszabályi változás, irányító szervi rendelkezés vagy más ok miatt az ellátott feladatokban jelentős változás következik be, a belső szervezeti-működési viszonyokban változás következik be, külső körülmények változása vagy más lényeges ok miatt ezt az intézmény indokoltnak tartja.
A Hivatal saját hatáskörében végrehajtható előirányzat módosításai: Az Ávr. 36. § (1) bekezdése szerint a Hivatal saját hatáskörében a kiadási előirányzatokat az Ávr. 34/A. §-a szerinti bevételi előirányzatok – az Áht. 30. § (3) bekezdése és a 34/A. §-ának rendelkezései megtartása mellett történő – növelésével egyidejűleg, továbbá a B813. Maradvány igénybevétele rovaton elszámolt maradvány által fedezett módon, annak összegéig megemelheti. Az egységes rovatrend B3. Közhatalmi bevételek, B4. Működési bevételek és a B6. Felhalmozási bevételek eredeti vagy módosított előirányzatán felüli többletbevétel csak az irányító szerv előzetes engedélyével használható fel. Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás Kötelezettségvállalás: a jóváhagyott költségvetés terhére tett írásbeli teljesítési kötelezettséget eredményező intézkedés, amelyre a fedezetet a fel nem használt és le nem kötött kiadási előirányzat biztosítja. Kötelezettségvállalásnak minősül különösen: -
a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítéséről támogatás biztosításáról szerződés megkötéséről más, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló kötelezettség vállalásáról szóló jognyilatkozat.
A kötelezettség vállalása a Kormánymegbízott, vagy az általa írásban megbízott személynek a hatáskörébe tartozik. Kötelezettségvállalás a Főosztály vezetőjének, vagy az általa kijelölt személynek az ellenjegyzése után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban történhet.
Kötelezettségvállalás dokumentumai: -
kinevezési okirat megbízási szerződés bérleti szerződés közbeszerzési eljárás során közzétett ajánlat, hirdetmény, pályázati kiírás kiküldetési rendelvény készlet- és eszközbeszerzésre, szolgáltatás igénybevételére irányuló szerződés, megállapodás, visszaigazolt megrendelés
A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan az Áhsz. 14. sz. mellékletének II. bekezdése szerinti nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalások és a szabad előirányzatok összege. Ellenjegyzés Az ellenjegyzés során a pénzügyi fedezet (szabad előirányzat) rendelkezésre állásáról, jogszabályi előírások betartásáról, a gazdaságosság, valamint a célszerűség követelményének érvényesüléséről kell meggyőződni. Az ellenjegyzés írásban, a kötelezettségvállalás dokumentumának aláírásával történik. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére a Főosztály vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. Az ellenjegyzésre jogosult személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. A teljesítés igazolása A kiadás teljesítésének elrendelése előtt a rendelkezésre álló dokumentumok alapján ellenőrizni, igazolni kell a teljesítést, annak jogosságát, összegszerűségét, az ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében – ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes – annak teljesítését. A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. A teljesítés igazolására jogosult személyek körét és aláírás-mintájukat, a Főosztály naprakészen tartja nyilván. Érvényesítés Az érvényesítés során - kiadás teljesítésének elrendelése előtt - a rendelkezésre álló bizonylatok, okmányok alapján ellenőrizni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a fedezet meglétét, és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az Ávr, Áhsz, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e.
Az érvényesítés a teljesítés igazolásán alapul. Amennyiben az érvényesítő hiányosságot állapít meg, köteles azt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, valamint az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását. Az érvényesítésre jogosult személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. Utalványozás Utalványozás a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának az elrendelése. Az utalványozás a Kormánymegbízott vagy az általa írásban meghatalmazott – a Hivatal alkalmazásában álló - személynek a hatáskörébe tartozik. A pénzügyi teljesítést utalványozni csak teljesítésigazolással ellátott, érvényesített okmányon vagy külön írásbeli rendelkezéssel lehet. Az utalványozó aláírásával válik az utalvány kifizetést elrendelő okmánnyá. Összeférhetetlenségi szabályok -
a kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet, az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel, kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény szerinti közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el.
Beszámolás, tájékoztatás, közérdekű adatok A Hivatal gazdálkodási tevékenységéről jogszabályban előírt tartalommal • az irányító szerv részére: -
az előirányzat terhére devizában történő várható és tényleges kifizetésekről havonta adatszolgáltatást, havonta időközi költségvetési jelentést, negyedévenként időközi mérlegjelentést, elemi költségvetési beszámolót, a zárszámadáshoz adatszolgáltatást, egyéb elrendelt adatszolgáltatást teljesít.
• a Kincstár részére havonta adatszolgáltatást teljesít : -
a tartozásállományról, a központi költségvetést megillető bevételek alakulásáról.
A beszámolóban kimutatott költségvetési maradvány: a Hivatal költségvetési év során keletkezett bevételeinek és teljesített kiadásainak különbözeteként képződik. A költségvetési-maradványból nem illeti meg a Hivatalt: -
-
a végleges feladatelmaradás miatti összeg, a normatív jellegű támogatások jogosultságot meghaladó összege, az Ávr. 150. § (1) bekezdés e) pontja szerinti kivétellel a központi költségvetésből meghatározott célra rendelkezésre bocsátott előirányzat áthúzódó pénzügyi teljesítés nélküli összege, és a gazdálkodási szabályok megsértéséből származó maradvány.
Az államháztartással összefüggő közérdekű gazdálkodási adatokat a Hivatal a honlapján köteles közzétenni. A Hivatal bankszámlái A Hivatal pénzforgalma - beleértve a készpénz felvételt is – a Kincstárnál vezetett számláin keresztül történik. A Hivatal pénzforgalmi műveletei, illetve a kiemelt előirányzatainak alakulása az egységes rovatrend szerint tagolásban kerülnek azonosításra.. A Hivatal által a Kincstárnál - kötelezően - vezetett számlák köre: -
-
előirányzat-felhasználási keretszámla, Európai Uniós programokhoz, projektekhez kapcsolódó elszámolási számlák, intézményi letéti számla, lebonyolítási számlák.
A Hivatal számlái feletti rendelkezési joggal a Kormánymegbízott által kijelölt, a Kincstár felé bejelentett kormánytisztviselő rendelkezik. Pénzügyi és számviteli nyilvántartás A Hivatal köteles költségvetési számvitel keretében a bevételi és kiadási előirányzatok alakulására, a követelések, kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek, valamint ezek teljesítésére kiható gazdasági műveleteiről, valamint a pénzügyi könyvvezetés keretében a tevékenység során előforduló, az eszközökre és forrásokra, azok változására és az eredmény alakulására kiható gazdasági eseményekről olyan nyilvántartást vezetni, amely a gazdasági műveleteket, teljes körűen, folyamatosan a valóságnak megfelelően, áttekinthetően, zárt rendszerben mutatja be.
A nyilvántartásba adat csak a Sztv.-ben meghatározott követelményeknek megfelelő, szabályszerűen kiállított, hiteles eredeti bizonylat alapján vezethető be. Személyi juttatások A személyi juttatások gazdálkodási kerete magában foglalja -
a foglalkoztatottak személyi juttatásait, a külső személyi juttatásokat.
A személyi juttatások előirányzatát a foglalkoztatottak jogviszonyait szabályozó jogszabályok alapján kell megállapítani. A személyi juttatásai körébe tartozik a teljes és részmunkaidőben foglalkoztatottak törvényben, más jogszabályokban meghatározott alapilletményei, pótlékai, egyéb juttatásai, amelyek havonta, évente rendszeresen ismétlődően illetik meg a dolgozókat, továbbá azok a juttatások, költségtérítések, hozzájárulások, amelyeket jogszabály, kormánymegbízotti utasítás állapít meg kötelező, vagy nem kötelező (adható) jelleggel, de nem rendszeres, csak alkalmankénti fizetési kötelezettséggel. Külső személyi juttatások körébe tartoznak a Hivatallal foglalkoztatotti jogviszonyban nem állók részére fizetett juttatások (például megbízási díjak). A Hivatal engedélyezett létszámát az irányító szerv utasításban (SZMSZ) állapítja meg. A munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó A munkaadót terhelő járulékok és a szociális hozzájárulási adó megállapítása a jogszabály szerint a járulékköteles juttatások figyelembevételével történik. Működés – fenntartás A dologi kiemelt előirányzatok tartalmazzák mindazoknak a kiadásoknak a fedezetét, amelyek - készletbeszerzés, - kommunikációs szolgáltatások, - szolgáltatási kiadások, - kiküldetések, reklám- és propaganda kiadások, - különféle befizetések és egyéb dologi kiadások (Áfa, kamatkiadások) rovatrenden teljesülnek. A gazdálkodás keretében az alapfeladatok ellátásához szükséges anyag-, áru-, és egyéb beszerzéseket, a különféle szolgáltatások megrendelését - ha nem tartozik a közbeszerzés hatálya alá - a Hivatal a költségvetési előirányzatai terhére, saját hatáskörben intézheti. A közbeszerzés hivatali rendjét külön szabályzat szabályozza.
Felhalmozás A felhalmozási kiadások lehetnek: beruházások: tárgyi eszközök beszerzése, létesítése, előállítása a beszerzett tárgyi eszköz üzembe helyezése, rendeltetésszerű használatba vétele érdekében az üzembe helyezésig, a rendeltetésszerű használatbavételig végzett tevékenység, továbbá mindaz a hasznos tevékenység, amely az eszköz beszerzéséhez egyedileg hozzákapcsolható; valamint a meglévő tárgyi eszköz bővítését, rendeltetésének megváltoztatását, átalakítását, élettartamának, teljesítőképességének közvetlen növelését eredményező tevékenység. felújítások: az elhasználódott tárgyi eszköz eredeti állagának helyreállítását szolgáló költség, időszakonként visszatérő tevékenység, amely azzal jár, hogy az adott eszköz élettartama megnövekszik, eredeti műszaki állapota, teljesítőképessége megközelítően vagy teljesen visszaáll, az előállított termékek minősége vagy az adott eszköz használata jelentősen javul és így a felújítás pótlólagos ráfordításából a jövőben gazdasági előnyök származnak; felújítás a korszerűsítés is. A központi beruházásokat az irányító szerv előírásai alapján kell végezni.
Záró rendelkezések A GSZ-szel összefüggő szabályzatok: Számviteli politika Pénz- és értékkezelési szabályzat Eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata Közbeszerzési és beszerzési szabályzat A hivatali vezetékes és mobiltelefonok használat rendjéről szóló szabályzata Gépjárművek üzemeltetéséről szóló szabályzat Reprezentációs szabályzat Vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata Önköltség-számítási szabályzat
1. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 35/2015. számú utasításához Megismerési záradék Alulírott, mint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal ……………………………… dolgozója nyilatkozom, hogy a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal Gazdálkodási Keretszabályzatáról szóló 35/2015. számú Kormánymegbízotti utasítást megismertem. Név
Dátum
Aláírás
