Bestek: Open offerteaanvraag voor de organisatie van vakantieopvang voor de kinderen van het personeel van de FOD Financiën in Brussel tijdens de paasvakantie en de zomervakantie in 2014 Bestek nr: S&L/AO/365/2013 Opening van de offertes: 14/01/2014 om 14.30 uur
1
INHOUDSOPGAVE
A. ALGEMENE BEPALINGEN. ............................................................................................ 3 1. 2. 3. 4. 5.
VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT........................................................................ 3 DUUR VAN DE OVEREENKOMST ...................................................................................... 5 AANBESTEDENDE OVERHEID – BIJKOMENDE INFORMATIE ................................................ 5 INFORMATIESESSIE ....................................................................................................... 5 INDIENINGSRECHT EN OPENING VAN DE OFFERTES .......................................................... 5 5.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes .............................................. 5 5.2 De opening van offertes....................................................................................... 8 6. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR. ...................................................................... 8 7. BESCHRIJVING VAN DE TE PRESTEREN DIENSTEN ............................................................ 8 8. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT ........................................................11 8.1 Wetgeving...........................................................................................................11 8.2 Documenten betreffende de opdracht.................................................................11 9. OFFERTES ..................................................................................................................12 9.1 In de offerte te vermelden gegevens...................................................................12 9.2 Structuur van de offerte. .....................................................................................13 9.3. Geldigheidsduur van de offerte...............................................................................14 10. PRIJZEN ..................................................................................................................14 10.1 Prijzen. ...............................................................................................................14 10.2 Prijsherziening ....................................................................................................14 11. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER..........................................................14 12. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES - GUNNINGSCRITERIA ........................................14 12.1 Selectiecriteria ....................................................................................................14 12.2 Regelmatigheid van de offertes ..........................................................................19 12.3 Gunningscriteria..................................................................................................19 13. BORGTOCHT ............................................................................................................25 14. OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN................................................................26 15. UITVOERING VAN DE DIENSTEN. .....................................................................................26 15.1 Algemene voorwaarde ........................................................................................26 15.2 Uitvoeringsvoorwaarde..........................................................................................27 15.3 Evaluatie van de uitgevoerde diensten. .................................................................27 16. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN. .................................................................27 17. BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE DIENSTVERLENER ..............................................28 18. GESCHILLEN .................................................................................................................28
B. ADMINISTRATIEVE BIJLAGE........................................................................................30 OFFERTEFORMULIER ..................................................................................................30
2
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – B Toren– 4e verdieping Koning Albert II-laan 33 - Bus 961 1030 BRUSSEL
BESTEK nr. S&L/AO/365/2013 Open offerteaanvraag voor de organisatie van vakantieopvang voor de kinderen van het personeel van de FOD Financiën in Brussel tijdens de paasvakantie en de zomervakantie in 2014
A. ALGEMENE BEPALINGEN. 1. Voorwerp en aard van de opdracht De onderhavige opdracht betreft de organisatie van vakantieopvang door een externe partner die op een kindvriendelijke locatie of locaties een volwaardig en kwalitatief opvangaanbod aanbiedt tijdens de werkdagen van de paasvakantie (van 7 tot en met 18 april 2014) en de zomervakantie 2014 (van 1 juli tot en met 31 augustus1) voor kinderen van 3 tot 12 jaar2 van personeelsleden van de FOD Financiën en dit in Brussel. Naast de organisatie van de vakantieopvang zal de dienstverlener vooropvang en naopvang verlenen in de lokalen van de volgende twee gebouwen van de FOD Financiën:
STAD
POSTCODE
Brussel
1030
Brussel
1000
ADRES North Galaxy Koning Albert II-laan 33 Finance Tower Kruidtuinlaan 50
1
Rekening houdend met de eventuele logistieke beperkingen gerelateerd aan de terugkeer naar school, wordt het aan de mogelijke inschrijvers toegelaten hun vakantieopvang te beëindigen tussen maandag 25 augustus 2014 en vrijdag 29 augustus 2014. 2 Dit betekent dat kinderen die op het moment van de opvang nog niet de leeftijd van 3 jaar hebben bereikt of die de leeftijd van 12 jaar reeds hebben bereikt, niet kunnen deelnemen.
3
Verdeling in percelen: Deze opdracht omvat vier percelen. PERCEEL
VOORWERP
TAAL
Verlenen van vakantieopvang en voor- en naopvang tijdens de paasvakantie 2014 Verlenen van vakantieopvang en voor- en naopvang tijdens de paasvakantie 2014
1 2
PERCEEL
VOORWERP
4
Frans
TAAL
Verlenen van vakantieopvang en voor- en naopvang tijdens de zomervakantie 2014 Verlenen van vakantieopvang en voor- en naopvang tijdens de zomervakantie 2014
3
Nederlands
Nederlands Frans
De Federale Overheidsdienst Financiën raamt het aantal betrokken kinderen per perceel voor de betrokken vakantieperiodes op onderstaande aantallen: PERCEEL
STAD
RAMING VOOR DE VAKANTIEPERIODE
1 2 3 4
BRUSSEL (NL) BRUXELLES (FR) BRUSSEL (NL) BRUXELLES (FR)
1000 1000 4500 4500
BELANGRIJK Dit zijn aantallen voor de hele paas- en zomervakantie en geen aantallen per dag. Deze aantallen zijn bovendien ramingen en vormen geen verbintenis van de FOD Financiën. Procedure: De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag. Deze opdracht omvat dus vier percelen (zie tabel hierboven). De inschrijver mag een offerte indienen voor een, twee, drie of vier percelen. Hij dient een offerte in voor elk van de percelen die hij kiest. Deze offertes kunnen in één document opgenomen worden. Voorstellen tot verbeteringen van de offertes in geval van vereniging van de percelen worden niet toegelaten.
4
Dit is een opdracht tegen prijslijst (KB 15 juli 2011, art. 2 § 5). De prijslijst zal de prijs per kind, per dag en per perceel vermelden. Het gaat om een opdracht voor diensten. Varianten zijn niet toegestaan.
2. Duur van de overeenkomst Voor de percelen 1 en 2 begint de opdracht op 24 maart 2014 en eindigt op 29 april 2014. Voor de percelen 3 en 4 begint de opdracht op 1 juni 2014 en eindigt op 30 september 2014.
3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure of de inhoud van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij de FOD Financiën op het volgende e-mailadres:
[email protected], met vermelding van de referentie en de titel “Vakantieopvang 2014”.
4. Informatiesessie Er wordt geen informatiesessie voorzien.
5. Indieningsrecht en opening van de offertes 5.1
Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes. De offertes kunnen bijgevolg op de volgende wijzen worden ingediend: 1) ofwel elektronisch via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie) 2) ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar de aanbestedende overheid 3) ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid 5.1.1 Offertes verstuurd via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het 5
daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. (Artikel 52, § 1, 1° van het KB van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 00. BELANGRIJK 1. Het is de inschrijver aangewezen zich aan te melden de dag vóór de opening van de offertes teneinde contact te kunnen opnemen met de helpdesk van e-procurement om eventuele toegangsproblemen tot de site https://eten.publicprocurement.be/ op te lossen. 2. Men moet er rekening mee houden dat het via elektronische weg ingediende bestand niet groter mag zijn dan 350 MB. 5.1.2 Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend: - ofwel persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent; - door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen, uiterlijk op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes; - per post. Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard. Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover dat:
6
-
de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer en de offerte per aangetekend schrijven neergelegd werd ten laatste vier kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor ontvangst van de offertes.
De offerte dient te worden ingediend in twee papieren exemplaren waarvan het ene afgestempeld is met de vermelding “origineel” en het andere de vermelding “kopie” draagt. De offerte wordt gestoken in een gesloten omslag met de volgende twee vermeldingen:
het nummer van het bestek: S&L/AO/365/2013 de datum en het uur van de opening van de offertes: 14/01/2014 om 14.30 uur
Deze verzegelde omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen:
in de linkerbovenhoek: het woord “OFFERTE” het nummer van het bestek: S&L/AO/365/2013 indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes: LACROIX Isabelle SPRUYT Raphaël WOUTERS Bart
(FR) (FR) (NL)
op de daartoe voorziene plaats: het adres van de bestemmeling.
De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres: FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen Ter attentie van mevrouw Isabelle Lacroix NORTH GALAXY - Toren B - 4e verdieping Koning Albert II-laan 33 - Bus 961 1030 BRUSSEL De inschrijver die zijn offerte per drager indient, dient te weten dat de NORTH GALAXY alleen toegankelijk is via de bezoekersingang op de benedenverdieping, Koning Albert IIlaan 33 te 1030 BRUSSEL, en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur. Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen.
7
5.1.3 Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, §1 van het KB van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moetennauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent; 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting. 5.2
De opening van offertes
Op 14/01/2014 om 14.30 uur zal in een van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL, worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht zijn ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen).
6. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende dienst is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. Voor deze opdracht werd een leidend ambtenaar aangewezen: FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN Stafdienst Personeel en Organisatie De heer Kurt Van Raemdonck Directeur Personeel & Organisatie NORTH GALAXY – toren B – 16e verdieping Koning Albert II-laan 33 - Bus 80 1030 Brussel De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden delegeren.
7. Beschrijving van de te presteren diensten De diensten zijn identiek voor de vier percelen, behalve indien de aanbestedende overheid dit uitdrukkelijk in het bestek vermeld. Er dient dus te worden opgemerkt dat voor de uitvoering van perceel 1 en 3 de kinderen worden benaderd in het Nederlands, terwijl voor de uitvoering van de percelen 2 en 4 de kinderen worden benaderd in het Frans.
8
De FOD Financiën wenst tijdens de paas- en zomervakantie beroep te doen op externe partners om vakantieopvang te organiseren voor de kinderen van personeelsleden van de FOD Financiën die in Brussel werken. Deze vakantieopvang dient toegankelijk te zijn voor kinderen van personeelsleden van 3 tot 12 jaar3. De kinderen moeten vrij kunnen kiezen of ze zich willen uitleven in spelletjes of zich rustig bezighouden. Een gevarieerd spelaanbod moet worden ontwikkeld dat zo veel mogelijk specifiek gericht is op de verschillende leeftijdsgroepen. De dienstverlener dient de vooropvang tussen 7.30 en 9.00 uur en de naopvang tussen 16.00 en 17.30 uur te verlenen in een van de lokalen van volgende gebouwen bezet door de FOD Financiën: STAD
POSTCODE
Brussel
1030
Brussel
1000
ADRES North Galaxy Koning Albert II-laan 33 Finance Tower Kruidtuinlaan 50
Deze opvang moet worden verzekerd a ratio van één animator per maximaal 8 kinderen die zich met de kinderen zal bezighouden. Hij garandeert ook het goede verloop van de trajecten tussen de lokalen van de aanbestedende overheid en deze van de dienstverlener en dit zowel ‘s morgens als ’s avonds. Gedurende de voor- en naopvang zal de dienstverlener basismateriaal ter beschikking stellen: kleurboeken, stiften, potloden,… BELANGRIJK: De communicatie tussen de FOD Financiën en de dienstverlener is heel belangrijk en dit zowel vóór, tijdens als na de periode van de vakantieopvang. Bijgevolg zal de opdrachtnemer tijdens elke opvang de aanbestedende overheid moeten informeren over elk incident, zoals een blessure, een ongeval of een eventuele vertraging van meer dan 15 minuten tijdens de verplaatsingen naar de opvang. Inschrijvingen: De inschrijver biedt een registratiesysteem van inschrijvingen aan. De inschrijver dient in te staan voor de inschrijvingen door de ouders en de financiële afhandeling van de ouderbijdrage. De dienstverlener moet de ouders toelaten hun kinderen uiterlijk drie weken vóór het begin van elke opvangperiode in te schrijven. Het opgeven van deze data is bindend tegenover de ouders. Bij ziekte of bij overlijden in de familie moet de inschrijving kosteloos kunnen worden geannuleerd.
3
Dit betekent dat kinderen die op het moment van de opvang nog niet de leeftijd van 3 jaar hebben bereikt of die de leeftijd van 12 jaar reeds hebben bereikt, niet kunnen deelnemen.
9
Lokalen: De inschrijver dient een kindvriendelijke locatie ter beschikking te stellen die een volwaardig en kwalitatief opvangaanbod biedt en waar de kinderen zich fysiek en psychisch veilig voelen. De ruimtes dienen voldoende veilig en hygiënisch te zijn en zij moeten ingedeeld zijn in verschillende passend uitgeruste zones, waarbij de essentiële spel- en rustbehoeften van kinderen van verschillende leeftijden tegelijkertijd aan bod kunnen komen, zonder dat de kinderen elkaar storen. Bovendien zijn de lokalen en de uitrusting aangepast aan het aantal opgevangen kinderen en aan hun leeftijd. Voor elk perceel dienen de lokalen zich te situeren op een maximale afstand van 20 kilometer van de gebouwen bezet door de FOD Financiën waar de vooropvang en naopvang zal plaatsvinden. De inschrijver zal voor een veilig transport zorgen tussen de gebouwen van de FOD Financiën en de plaats waar de vakantieopvang zal plaatsvinden. Dit zal gebeuren ofwel via een wandeling van niet langer dan 10 minuten langs een veilig traject (uitsluitend indien de lokalen zich bevinden in de nabijheid van de verzamelpunten) ofwel via een daartoe voorzien goed onderhouden reglementair voertuig dat conform is met alle veiligheidsreglementen. De bouwtechnische en bouwfysische staat van de infrastructuur voldoet aan de geldende reglementering inzake brandveiligheid. De inschrijver moet een brandweerverslag of equivalent kunnen voorleggen. Dit verslag moet bij de offerte worden gevoegd. Personeel: Voor de vakantieopvang moet de inschrijver per locatie een team ter beschikking hebben dat instaat voor: het dagelijks beheer van de locatie; de pedagogische verantwoordelijkheid; de animatie met animatoren of hoofdanimatoren: 1 animator per 5 of 6 kinderen (van 3 tot 6 jaar) en 1 animator per 7 tot 8 kinderen (van 7 tot 12 jaar); medische zorgen met een medisch verantwoordelijke met een EHBO-brevet die zelf de eerste zorgen kan toedienen. Een permanentie dient te worden verzekerd in de lokalen van de vakantieopvang van 7.30 tot en met 17.30 uur. Materiaal: Er moet voldoende veilig spelmateriaal ter beschikking zijn dat op verantwoorde wijze aan de kinderen wordt aangeboden. Dat spelmateriaal is aangepast aan de leeftijd, de aard en het ontwikkelingsniveau van de opgevangen kinderen. Eten en drinken: De inschrijver voorziet in een tienuurtje, middagmaal, vieruurtje en drankjes.
10
Alle aangeboden maaltijden dienen om medische redenen te kunnen worden aangepast. Deze medische vereisten worden op voorhand aan de dienstverlener kenbaar gemaakt. Facturatie: De inschrijver houdt zich bezig met de facturatie tegenover de ouders van de opgevangen kinderen. Hij staat ook in voor het afleveren van een attest zodat de ouders de kosten voor vakantieopvang fiscaal kunnen aftrekken. De inschrijver engageert zich voor elk perceel, een attest aan de ouders te geven en dit in een maximumtermijn van 10 dagen na de laatste opvangdag. Algemeen: Verloren voorwerpen worden één keer per week naar het North Galaxy-complex, Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel, gebracht. De inschrijver voorziet in gedetailleerde statistieken (aantal kinderen per dag en per site, lijst van de kinderen), specifiek voorzien voor de FOD Financiën, en bezorgt de nodige statistische gegevens op hetzelfde ogenblik als de factuur, en uiterlijk op 5 mei 2014 voor de percelen 1 en 2 en uiterlijk op 30 september 2014 voor de percelen 3 en 4, aan de aanbestedende overheid. De inschrijver organiseert een toegankelijk en transparant klachtenbeheerproces. Dit moet bij de offerte worden gevoegd. Elke klacht en zijn antwoord zullen onmiddellijk ter informatie doorgezonden worden aan de interne organiserende dienst van de FOD Financiën.
8. Documenten van toepassing op de opdracht 8.1 Wetgeving
De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;
Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 –betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren;
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 –tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; Wet van 17 juni 2013 - betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de uiterste dag die in dit bestek is voorzien voor de indiening van de offertes.
8.2 Documenten betreffende de opdracht
De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten en eventuele rechtzettingen die op deze opdracht betrekking hebben, maken integraal deel uit van het bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden;
11
Onderhavig bestek nr. S&L/AO/365/2013 in zijn laatste versie zoals ter beschikking gesteld van de inschrijvers op de site van Financiën http://finances.belgium.be;
De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.
9. Offertes 9.1 In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. BELANGRIJK De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dat opzicht wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.” De offerte en het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver geeft aan welke taal hij kiest voor de interpretatie van het contract. Indien hij dit niet uitdrukkelijk aangeeft, wordt er van uitgegaan dat hij de taal kiest waarin zijn offerte is opgemaakt. De inschrijver nummert de pagina’s van zijn offerte. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte: -
de eenheidsprijzen per dag per kind (per perceel) (inclusief btw); de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend; het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);
12
-
-
het inschrijvingsnummer bij de RSZ; het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige andere financiële instelling geopend heeft; de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.
BELANGRIJK Voor elke offerte die wordt ingediend door een gemachtigde, voegt de lasthebber bij de offerte de rechtsgeldige of onderhandse akte (of een kopie van die akte) die bewijst dat hij ertoe gemachtigd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving is gepubliceerd. 9.2 Structuur van de offerte. De offerte van de inschrijver dient te bestaan uit de volgende drie te onderscheiden delen: Deel A “Administratief en financieel deel” Offerteformulier In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor: 1. het ingevulde, gedateerde en ondertekende offerteformulier; 2. voor elke offerte die wordt ingediend door een lasthebber: de rechtsgeldige of onderhandse akte (of een kopie van die akte) die door de lasthebber wordt bijgevoegd als bewijs dat hij ertoe gemachtigd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving is gepubliceerd. II. Documenten betreffende de selectiecriteria In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor: 1. Documenten betreffende de selectiecriteria die toestaan om de financiële en economische draagkracht van de inschrijver te beoordelen. 2. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten de technische en professionele draagkracht van de inschrijver te beoordelen. Deel B “Technisch deel” In dit deel herneemt de inschrijver voor elk perceel waarvoor hij een offerte indient het geheel aan informatie die de aanbestedende overheid toelaat om -
de materiële regelmatigheid van de offerte te controleren;
-
de offerte te evalueren op basis van de gunningscriteria vermeld in punt 12.2.3 van het onderhavige bestek. 13
Deel C “Bijlagen” In dit deel voegt de inschrijver alle bijlagen en nuttige documenten die niet worden geëist in de vorige delen. 9.3. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen vanaf de dag na die waarop de offertes worden geopend.
10. Prijzen 10.1 Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. De dienstverlener wordt geacht in zijn eenheidsprijs alle mogelijke kosten per dag per kind per perceel inbegrepen te hebben, waaronder eventueel het vervoermiddel, alle mogelijke activiteiten, alle mogelijke maaltijden/snacks (tienuurtje, middagmaal en vieruurtje) en dranken. 10.2 Prijsherziening Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk.
11. Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.
12. Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria 12.1 Selectiecriteria De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 12.3 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.
14
12.1.1 Uitsluitingscriteria. BELANGRIJK Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leven die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium: §.1.
De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1°
aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en
2°
op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3000 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.
Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. § 2.
§.3.
Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1°
voldaan hebben aan de verplichtingen inzake beta ling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.
2°
in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.
De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.
15
Tweede uitsluitingscriterium: Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoe ld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Stra fwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijvers te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium: Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, § 2, 1° en 2° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die: 1° in staat van faillissement of van vereffening ve rkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, vo or wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium: Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium: De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder:
16
1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli 2011. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 61 van het hierboven vermeld besluit. Zesde uitsluitingscriterium: De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011. Zevende uitsluitingscriterium: Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. BELANGRIJK Niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving, die het voorwerp is geweest van een definitief vonnis of een beslissing met een gelijkwaardig effect, kan beschouwd worden als een overtreding met betrekking tot het professionele gedrag van de betrokken economische operator, of een ernstig vergrijp dat het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten van de mededinging voor het contract. Ref.: art. 53 van Richtlijn 2004/17/EG en art. 45 van Richtlijn 2004/18/EG 12.1.2 Selectiecriteria met betrekking tot de financiële en economische draagkracht van de inschrijver Eerste criterium inzake de financiële draagkracht van de inschrijver: De inschrijver moet in de loop van de laatste drie boekjaren een jaaromzet met betrekking tot de diensten beschreven in dit bestek hebben geboekt van minstens: Perceel 1 – Paasvakantie 2014 (NL):
10.000,00 EUR
Perceel 2 – Paasvakantie 2014 (FR):
10.000,00 EUR 17
Perceel 3 – Zomervakantie 2014 (NL):
10.000,00 EUR
Perceel 4 – Zomervakantie 2014 (FR):
10.000,00 EUR
Deze vereisten zijn te cumuleren. Met andere woorden: als de inschrijver een offerte voor meerdere percelen indient, moet hij een jaaromzet hebben gerealiseerd die minstens gelijk is aan de som van de jaaromzetten die vereist zijn voor elk perceel waarvoor hij inschrijft. Als de inschrijver geen omzet aantoont die voldoende is voor het geheel van de percelen waarvoor hij inschrijft, maar die hoog genoeg is om in te schrijven voor een of meerdere percelen die hij gekozen heeft, geeft de inschrijver in het offerteformulier de voorrang aan voor de percelen waarvoor hij wil inschrijven. Bij gebrek aan de vermelding van deze voorrang gaat de aanbestedende overheid over tot loting. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de jaaromzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren, tenzij de totale omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geraadpleegd (dit zijn de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België, opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet ingevuld werd). De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IEB of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IEB of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weergeven (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans die voor echt verklaard is door de accountant IEB of door de bedrijfsrevisor. Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent. Tweede criterium inzake de financiële en economische draagkracht van de inschrijver: De inschrijver moet verzekerd zijn voor burgerlijke beroepsaansprakelijkheid en in orde zijn met de betaling aan zijn verzekeringsmaatschappij. Hij moet hiertoe een origineel attest van zijn verzekeringsmaatschappij voorleggen. Het attest moet de volgende elementen bevatten:
de naam van de verzekeringsmaatschappij; de datum waarop het attest is opgesteld; het nummer van het contract; de datum van inwerkingtreding van het contract; de verzekerde maximumbedragen.
18
12.1.3 Selectiecriteria met betrekking tot de technische en professionele draagkracht van de inschrijver Eerste criterium inzake de technische en professionele draagkracht van de inschrijver: De dienstverlener moet een instelling of een opvangvoorziening zijn die: erkend, gesubsidieerd of gecontroleerd wordt door Kind en Gezin (K&G) voor de Vlaamse Gemeenschap, l’Office de la Naissance et l’Enfance (ONE) voor de Franse Gemeenschap of door de Regering van de Duitstalige Gemeenschap; erkend, gesubsidieerd of gecontroleerd wordt door lokale besturen of openbare besturen van de gemeenschappen en gewesten, zodat de ouders hun kosten voor vakantieopvang fiscaal kunnen aftrekken; gesubsidieerd of gecontroleerd door buitenlandse publieke instellingen die in een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn. Tweede criterium inzake de technische en professionele draagkracht van de inschrijver: Een ervaring van minstens 3 jaar is vereist. De inschrijver dient een lijst in van de uitgevoerde projecten met betrekking tot het organiseren van vakantieopvang voor bedrijven of organisaties in de periode van 2010 tot en met 2013. De inschrijver dient voor die periode per jaar minstens 1 project voor te leggen en dit met per opdracht specificatie van:
het bedrijf of de organisatie waarvoor de opdracht uitgevoerd werd;
het aantal kinderopvangdagen dat jaarlijks gerealiseerd werd;
een contactpersoon bij de onderneming of organisatie.
Derde criterium inzake de technische en professionele draagkracht van de inschrijver: De inschrijver geeft een beschrijving van het selecteren, aanwerven, vormen, begeleiden en evalueren van de animatoren en de hoofdanimatoren en het systeem om de kwaliteit van deze animatoren te waarborgen. 12.2 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria. 12.3 Gunningscriteria Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.
19
12.3.1 Lijst van de gunningscriteria De opdracht wordt per perceel toegekend aan de inschrijver die voor elk perceel de voordeligste offerte heeft ingediend, rekening houdend met: Gunningscriteria
Punten
1.
De prijs
/ 60
2.
De kwaliteit van de verstrekte dienst
/ 40
Totaal
/100
12.3.2 Methode ter bepaling van de voordeligste offerte. De prijs (/60): De voor het criterium “prijs” toegekende punten zullen worden berekend op basis van de volgende formule:
P = 60 ×
Pm Po
Waarbij:
P het aantal punten is dat aan de inschrijver is toegekend voor het criterium "Prijs"; Pm de laagste prijs (incl. btw) per kind en per dag die is voorgesteld door een inschrijver in een geldige offerte;
Po de prijs (incl. btw) per kind en per dag die wordt voorgesteld door een inschrijver wiens offerte wordt geëvalueerd. De kwaliteit van de verstrekte dienst (/40): Onder kwaliteit van de verstrekte dienst verstaat de aanbestedende overheid de kwaliteit van de inhoudelijke activiteiten en de diensten die aan de kinderen, de ouders en/of de FOD Financiën worden aangeboden. Het criterium “kwaliteit van de verstrekte dienst” zal door een evaluatiecommissie van ambtenaren van de FOD Financiën worden beoordeeld. Teneinde duidelijkheid en transparantie te waarborgen bij de evaluatie heeft de Commissie beslist om rekening te houden met een evaluatierooster. Het totaal van de punten op 50 zal tot 40 herleid worden voor de definitieve afrekening. Het aantal verkregen punten wordt afgerond tot op twee decimalen.
20
(1) Maaltijden en snacks (/25) A) Middagmaal (/20) Voor wat het middagmaal betreft, zal de evaluatie als volgt gebeuren:
Modaliteiten van het middagmaal
Punten /20
Warm middagmaal (soep - warm hoofdgerecht dessert)
20
Soep – broodjes – dessert
10
Geen middagmaal voorzien of middagmaal niet gepreciseerd in de offerte
0
De punten worden niet opgeteld. Bij de tweede optie (soep – broodje - dessert) biedt de dienstverlener de kinderen de mogelijkheid aan om een keuze tussen tenminste twee soorten broodjes aan te bieden. B) Aanbieden van gezonde snacks, groenten en fruit en melkproducten ( /4 ) De aanbestedende overheid kent vier punten toe aan de inschrijver die gezonde snacks, groenten, fruit en melkproducten aanbiedt bij zowel het tienuurtje, middagmaal als bij het vieruurtje en dit gedurende elke dag van de kinderopvang. Gezond eten
Punten /4
Voorzien in de offerte
4
Niet voorzien
0
C) Aanbieden van vegetarische maaltijden (/1) De aanbestedende overheid trekt één extra punt uit voor de inschrijver die per dag ook minstens één vegetarisch alternatief voor het middagmaal aanbiedt. Vegetarisch eten
Punten /1
Voorzien in de offerte
1
Niet voorzien
0
21
2) Lokalen (/10) Voor de lokalen kent de aanbestedende overheid de volgende punten toe:
Lokalen
Punten /10
Aparte eetzaal
4
Aangepast sanitair voor de allerkleinsten
2
Overdekte speelplaats buiten
2
Aparte rustige ruimte voor middagdutje
2
Deze punten kunnen worden opgeteld (met een maximum van 10 punten) voor de inschrijvers die aan verschillende criteria voldoen. Inschrijvers die deze opties niet aanbieden of die de inrichting van hun lokalen niet hebben verduidelijkt in hun offerte, zullen geen enkel punt krijgen.
3) Activiteiten (/7) Voor wat de activiteiten betreft, zal de evaluatie als volgt gebeuren: Activiteiten
Punten /7
Eenmaal per week zwemmen
4
Eenmaal per week bezoek aan musea, expo, daguitstap
2
Eenmaal per week andere activiteiten
1
Geen activiteiten of activiteiten niet gepreciseerd in de offerte
0
Deze punten kunnen worden opgeteld (tot een maximum van 7 punten) voor de inschrijvers die aan meerdere criteria voldoen. Onder “andere activiteiten” verstaat de aanbestedende overheid, onder andere: kookles, juwelen maken, enz. Inschrijvers die deze opties niet aanbieden of die hun activiteiten niet hebben verduidelijkt in hun offerte, zullen geen enkel punt krijgen. BELANGRIJK: Zoals bepaald in punt 10.1 “Prijs”, herinnert de aanbestedende overheid eraan dat de activiteiten inbegrepen dienen te zijn in de prijs en dat geen extra kosten gefactureerd mogen worden.
22
4) Systeem van inschrijving (/6) Voor het systeem van inschrijving zal de evaluatie als volgt gebeuren: Punten /6
Modaliteiten van inschrijving Via mail
6
Telefonische inschrijving met bevestiging via de post
3
Inschrijving en bevestiging alleen via de post
2
Modaliteiten niet gepreciseerd in de offerte
0
De punten worden niet opgeteld.
5) Begeleider - individuele hulp (totaal 2 punten) Aanwezigheid Begeleider individuele hulp
Punten /2
Voorzien in de offerte
2
Niet voorzien
0
De aanbestedende overheid verstaat onder de “begeleider: individuele hulp”, de aanwezigheid van een persoon in de organisatie die op aanvraag een kind met speciale zorgen (fysiek gehandicapte, hyperactieve kinderen, …) individuele begeleiding en individuele hulp kan verlenen.
23
Rooster van de gunningssubcriteria betreffende de kwaliteit van de verstrekte dienst en de bijhorende score:
Gunningssubcriteria4 1) Maaltijden en snacks a) Middagmaal 5 Warm middagmaal (soep – warm hoofdgerecht- dessert) Soep – broodjes – dessert Geen of niet verduidelijkt b) Aanbieden van gezonde snacks, groenten en fruit en melkproducten C) Aanbieden van vegetarische maaltijden
___ 20 10 0 Ja: Neen: Ja: Neen:
2) Lokalen
_ _ _ /20 4 0 1 0
___
a) Aparte eetzaal b) Aangepast sanitair voor de allerkleinsten c) Overdekte speelplaats buiten d) Rustige ruimte voor middagdutje
Ja:
4
Neen:
0
Ja:
2
Neen:
0
Ja:
2
Neen:
0
Ja:
2
Neen:
0
3) Activiteiten
/25
_ _ _ /4 _ _ _ /1
/10
___
a) Eenmaal per week zwemmen b) Eenmaal per week bezoek aan musea, expo of daguitstap c) Eenmaal per week andere activiteiten
Ja: Neen: Ja: Neen: Ja: Neen:
4) Systeem van inschrijving 4 Via mail Telefonische met bevestiging via de post Inschrijving via telefoon met bevestiging via de post
___ 6 3 0
5) Begeleider - individuele hulp Ja Neen
_ _ _ /2 _ _ _ /2 _ _ _ /2
/7 _ _ _ /4 _ _ _ /2 _ _ _ /1
/6 _ _ _ /6
___ 2 0
Totaal
4 0 2 0 1 0
_ _ _ /4
/2 _ _ _ /2
_ _ _ /50
4 Indien de inschrijvers een of meerdere subcriteria niet preciseren in hun offerte of indien ze een dienst die vermeld is in een van de subcriteria niet aanbieden, krijgen zij voor het subcriterium in kwestie een 0. 5 Voor punt 1a) Middagmaal en punt 4) Systeem van inschrijving is er maar één keuze per categorie mogelijk.
24
12.2.3. Eindscore De voor de 2 gunningscriteria behaalde punten worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindscore, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid.
13. Borgtocht Voor de percelen 1 en 2 is geen borgtocht vereist. Voor de percelen 3 en 4 zal per perceel een borgtocht voorzien worden van 3750 euro. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1°
2°
3°
4°
wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost bank-rekeningnr van de Deposito- en Consignatiekas [bpost bankrekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht uit publieke fondsen besta at, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° 2° 3°
hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 25
4° 5°
hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgtochtstelling voor elk perceel moeten worden verzonden naar: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Budget en Beheercontrole Beheerder van de Vastleggingen Koning Albert II-laan 33 – bus 785 1030 BRUSSEL Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als: 1° in geval van de voorlopige oplevering: verzoek t ot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht 2° in geval van de definitieve oplevering: verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien.
14. Oplevering van de uitgevoerde diensten. De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart.
15. Uitvoering van de diensten. 15.1 Algemene voorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO na te leven, en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 26
2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht. 15.2 Uitvoeringsvoorwaarde De begeleiders en/of animatoren moeten beschikken over alle nodige kwalificaties en te allen tijde moet per opvangplaats minstens 1 persoon met een EHBO-diploma aanwezig zijn. De inschrijver moet voorzien in het opstellen en een opvolgingsmethode van medische fiches. Per opvangplaats wordt één zorgverlener aangeduid die tijdig kan ingrijpen bij medische problemen. Deze zorgverlener staat ook in voor het opvolgen en nakijken van de medische fiches. 15.3 Evaluatie van de uitgevoerde diensten. Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een emailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de dienstverlener.
16. Facturatie en betaling van de diensten. Per perceel zal de facturatie op maandelijkse basis of ten laatste aan het einde van de periode gebeuren. De Federale Overheidsdienst Financiën zal instaan voor een bepaalde vaste prijs per dag en per kind die nog niet bepaald is. Alle betalingen gebeuren op basis van regelmatige en nauwkeurig aangemaakte facturen (met vermelding van de btw en het nummer van de bestelbon). De dienstverlener stuurt de facturen voor de bedragen ten laste van de Federale Overheidsdienst Financiën (d.w.z. de nog te bepalen vaste prijs) in één exemplaar naar het volgende adres: 27
Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst B&B Centrale Facturatiedienst Koning Albert II laan 33 bus 788 1030 Brussel Op de facturen is de volgende vermelding aangebracht: “Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekening nr. … op naam van … te …”. De factuur moet worden opgesteld in euro. De liquidatieprocedure vindt plaats conform het Reglement van de Rijkscomptabiliteit. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de voorlopige oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van de het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het vestrijken van de verificatietermijn. De ouders zullen enkel de door de dienstverlener gefactureerde eventuele meerkosten (dit wil zeggen het verschil tussen het totaalbedrag dat de inschrijver vraagt voor zijn prestatie en de vaste prijs die de FOD Financiën hiervoor per dag per kind voorziet) moeten dragen. De betaling door de ouders gebeurt rechtstreeks aan de dienstverlener, in één keer na bevestiging van de inschrijving die 2 weken voor de dag van de vakantieopvang geschiedt.
17. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
18. Geschillen De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de onderneming. Geschillen inzake de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen die de opdracht regelen, moeten in overleg worden geregeld.
De partijen moeten proberen om de zaak in der minne te regelen alvorens hun toevlucht te nemen tot andere middelen. Daartoe zal de meest gerede partij de 28
andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van de overeenkomst betekenen. Indien mogelijk zal er bij deze kennisgeving een oplossing worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.
Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra blijkt dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen worden aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 dagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet overschrijden.
Indien in dit stadium van het geschil nog geen overeenstemming is bereikt, wordt het geschil in handen gegeven van de rechtbanken te Brussel, die als enige bevoegd zijn.
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.
OPMERKING: Deze open offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt om de opdracht al dan niet toe te wijzen.
1030 Brussel, DE VOORZITTER VAN HET DIRECTIECOMITÉ,
HANS D’HONDT
29
B. ADMINISTRATIEVE BIJLAGE BESTEK nr.: S&L/AO/365/2013 Open offerteaanvraag voor de organisatie van vakantieopvang voor de kinderen van het personeel van de FOD Financiën in Brussel tijdens de paasvakantie en de zomervakantie in 2014
OFFERTEFORMULIER Het formulier moet volledig worden ingevuld De firma6:
(volledige benaming)
(straat)
met als adres:
(postnr. en gemeente) (land)
met als rekeningnr. IBAN: BIC: met RSZ-nummer: met inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen7 en waarvoor Mijnheer / Mevrouw:
(naam) (functie)
(straat)
gedomicilieerd op het adres:
(postnr. en gemeente) (land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek, van de diensten die het onderwerp uitmaken van de onderhavige opdracht, tegen de prijzen vermeld in de onderstaande tabel. 6
Voor een natuurlijke persoon vermelden: de naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit. Voor de vennootschappen, aanduiden: “De firma.......................... (firmanaam of benaming, vorm, nationaliteit en zetel) vertegenwoordigd door ondergetekende......................... (naam, voornaam, hoedanigheid)” Voor de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid aanduiden: “Ondergetekenden .……............. (voor elk van hen: naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit en woonplaats, immatriculatienummer bij de RSZ) in tijdelijke vereniging voor onderhavige aanneming, verbinden zich hoofdelijk......................” Bovendien, in de offerte vermelden, diegene van de inschrijvers, die belast is de vereniging te vertegenwoordigen voor de betrekkingen met de aanbestedende overheid. 7 Enkel voor Belgische inschrijvers.
30
Prijs per dag per kind in euro Perceel
(incl. btw)
In cijfers (max. 2 decimalen )
Paasvakantie (NL)
1
Deelname:
______________________ _ _ _ _ _ , _ _ _ EUR
□ Ja □ Neen Paasvakantie (FR)
2
Deelname:
In letters
______________________
______________________ _ _ _ _ _ , _ _ _ EUR
______________________
□ Ja □ Neen Zomervakantie (NL)
3
Deelname:
______________________ _ _ _ _ _ , _ _ _ EUR
______________________
□ Ja □ Neen Zomervakantie (FR)
4
Deelname:
□ Ja □ Neen
______________________ _ _ _ _ _ , _ _ _ EUR
______________________
Ik verleen het Bestuur de toelating om alle nuttige inlichtingen, zowel van financiële als van morele aard, over mij in te winnen bij andere instanties of instellingen. Deze inschrijving behelst de verbintenis om op eenvoudige aanvraag en binnen de kortste tijd aan het Bestuur de documenten en attesten te laten geworden waarvan het de voorlegging zou eisen krachtens het bestek van deze aanneming of krachtens de reglementering betreffende het sluiten van overeenkomsten voor rekening van de Staat. Taal voor de interpretatie van de overeenkomst (briefwisseling): Contactpersoon, adres, telnr., faxnr. voor verzending briefwisseling na afloop van de overeenkomst
Gedaan te: Datum: De Inschrijver, (handtekening) 31
