2013

Raadsvoorstel Zaakkenmerk: 608728 Documentkenmerk: 608732 Behandeld door: dhr. E Wolbink E-mail: [email protected]

Raad B. en W.

9 januari 2014 10 december 2013

Onderwerp: Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Ommen over 2012/2013

DE GEMEENTERAAD WORDT VOORGESTELD TE BESLUITEN OM: Het verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Ommen over 2012/2013 voor kennisgeving aan te nemen en door te geleiden naar Gedeputeerde Staten van Overijssel.

Inleiding Hierbij doen wij u toekomen het Verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer 2012/2013 betreffende het gevoerde informatie- c.q. archiefbeheer in de gemeente Ommen. Het verslag is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur, verbonden aan het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle, in nauwe samenwerking met de medewerkers archief van de Bestuursdienst OmmenHardenberg. Beoogd effect Op grond van de Archiefverordening van de gemeente Ommen behoort de beheerder van de archiefbewaarplaats verslag uit te brengen over het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven én het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het College als archiefzorgdrager dient dit verslag te overleggen aan de gemeenteraad. Argumenten Het streven is om in de komende jaren periodiek verslagen van archief KPI’s op te stellen. Daarmee wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de kwaliteit van de gemeentelijke informatiehuishouding en de mate waarin de gemeente aan archiefwettelijke eisen blijft voldoen. Toekomstige verslagen zullen voortborduren op dit bijgevoegde KPI-verslag, dat hiermee de status van een nulmeting heeft.

1

Behalve voor de horizontale verantwoording tussen college en raad dient het KPI-verslag ook als verticale informatievoorziening ten behoeve van de provinciale archiefinspecteur/toezichthouder, op basis van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Via IPO en VNG is afgesproken dat het verslag ook aan de provincie zal worden toegezonden, zodat de provinciale archiefinspecteur kan beoordelen of de gemeente Ommen de taken op het terrein van de Archiefwet 1995 goed uitoefent. Eindoordeel en aandachtspunten Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in de gemeente Ommen en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de Wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT), die in werking is getreden op 1 oktober 2012. Het eerste deel (Inleiding) omvat een beknopte samenvatting van de bevindingen per hoofdvraag, afgesloten door een conclusie. Het tweede deel (Uitwerking) behelst een puntsgewijze inhoudelijke behandeling van de KPI-vragen. Op grond van het bevindingenverslag mag worden geconcludeerd dat de gemeente Ommen op hoofdlijnen in voldoende mate voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Er is op geen der onderzochte deelterreinen sprake van (ernstige) taakverwaarlozing, op grond waarvan de provinciale toezichthouder dient in te grijpen. Wel zijn er een aantal aandachtspunten welke hieronder worden toegelicht. In termen van het stoplichtenmodel zou je kunnen zeggen dat deze aandachtspunten de kleurcode oranje dragen. Oranje aandachtspunten. 1. Beheersregels. Beheersregels vormen het bestuurlijke en beleidsmatige kader voor de totale gemeentelijke documentaire informatievoorziening. Zij dienen te allen tijde op orde te zijn, zodanig dat de nieuwste ontwikkelingen op het terrein van wetgeving, uitvoering of technologie daarin zijn verwerkt. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer dateren van 2007 en dienen geactualiseerd te worden. 2. Formele besluiten. Bij de uitvoering van landelijke archiefwetgeving en lokale regelgeving is het nemen van formele besluiten vaak vereist. Daarvoor zijn in de regel ook specifieke formulieren ontwikkeld. Men dient meer alert te zijn op de vervaardiging van dergelijke besluiten. Zo ontbreken op de deelterreinen substitutie/vervanging én overbrenging (inclusief beperking van de openbaarheid) de benodigde formele besluiten. 3. Handboek Substitutie. De gemeente Ommen heeft bij Collegebesluit van 13 juli 2010 besloten om analoge op termijn te vernietigen archiefbescheiden te vervangen door reproducties (substitutie), teneinde de analoge archiefbescheiden vervolgens te vernietigen. In dat kader werd een ‘Handboek Substitutie’ opgesteld dat op 18 januari 2011 door het College van B&W werd vastgesteld. In het kader van het zaakgericht werken in een document management systeem en het streven om in de komende jaren volledig digitaal te gaan werken, is de vervaardiging van een Handboek Substitutie voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden absoluut een noodzakelijke vervolgstap. In dit generieke handboek worden de randvoorwaarden, kaders en normen beschreven die een rol spelen bij het scannen en op termijn duurzaam beheren van gemeentelijke archiefbescheiden. Het opstellen van een dergelijk handboek vergt een projectmatige aanpak waarbij verschillende gemeentelijke disciplines betrokken zijn.

2

4. Handboek Kwaliteitszorg. Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 stelt dat de zorgdrager ervoor zorgt dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem (kwaliteitszorg). De wetgever heeft echter niet aangegeven hoe een kwaliteitszorgsysteem eruit moet zien. Wel is inmiddels een set aan normen, standaarden en andere toetsingsinstrumenten, zoals RODIN en Baseline ontwikkeld die de vervaardiging van een dergelijk handboek mogelijk maken. Het opstellen van een dergelijk handboek vereist een projectmatige aanpak waarbij verschillende gemeentelijke disciplines betrokken zijn. 5. Achterstanden in inventarisatie en verpakking van archieven. De beschikbare formatieve inzet richt zich in hoofdzaak op het dynamische proces van postregistratie en dossiervorming. Er is zodoende onvoldoende formatieve capaciteit om de bestaande achterstanden in archieftoegankelijkheid en materiele verzorging weg te werken. Een inhaalslag is nodig om de toegankelijkheid en de materiele staat van de semi-statische en statische archieven van de gemeente Ommen op voldoende niveau te krijgen. Op basis van een integraal archiefbewerkingsplan (met financiële onderbouwing) zullen in 2014 financiële middelen worden aangevraagd. KPI-verslag voor de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg Op grond van de Archiefwet 1995 moet de Gemeenschappelijke Regeling Bestuursdienst OmmenHardenberg beschouwd worden als een archiefvormend overheidsorgaan, waarvoor de opstelling van een KPI-verslag verplicht is. Gelet op de “jeugdige leeftijd“ van de organisatie en het feit dat het werkproces documentaire informatievoorziening voor het overgrote deel identiek is aan de kaders, normen en procedures in de gescheiden kolommen van Ommen en Hardenberg is besloten af te zien van het volledig invullen van de 10 KPI-vragen. Wel is het noodzakelijk om op strategisch niveau alvast enkele beleidsmatige kaders goed geregeld te hebben. In dat verband is de vervaardiging en vaststelling door het dagelijks en algemeen bestuur van de beheersregel Besluit Informatiebeheer en de handboeken Substitutie en Kwaliteitszorg een absolute vereiste. Het streven is om in de loop van 2014 verschillende van deze aandachtspunten op te pakken. Zo zullen de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer geactualiseerd en ter vaststelling aan resp. de Raad en het College worden voorgelegd. Ook zal voortvarend worden gewerkt aan de opstelling en vaststelling van het Handboek Substitutie.

3

Risico’s N.v.t. Financiën N.v.t. Communicatie Door middel van bijgevoegd persbericht zal kennis worden gegeven van de vaststelling van dit verslag. Dit zal ook geplaatst worden op de websites www.ommen.nl en in de gemeentelijke publicaties in de lokale media.

Bijlage: - KPI-verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Ommen over 2012/2013 - Persbericht

Burgemeester en wethouders van de gemeente Ommen,

Secretaris,

Burgemeester,

L. Dennenberg

M.J. Ahne

4

Raadsbesluit Zaakkenmerk: Documentkenmerk:

608728 608732

Onderwerp: Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Ommen over 2012/2013.

De raad van de gemeente Ommen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 17-12-2013; Besluit: Het verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Ommen over 2012/2013 voor kennisgeving aan te nemen en door te geleiden naar de Gedeputeerde Staten van Overijssel.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Ommen d.d. 9 januari 2014. De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

J.A.R. Tenkink

M.J. Ahne

Afschrift aan: - Besluitenregister (origineel besluit) - Steller + afdeling - Archief

5

KPI-verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Ommen over 2012/2013 1.

LOKALE REGELGEVING. Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

De gemeente beschikt over een archiefverordening betreffende de archiefzorg en het toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden (2007) en een Besluit Informatiebeheer (2007). Verordening en Besluit Informatiebeheer zijn beide echter niet meer actueel. Beide dienen geactualiseerd te worden conform de laatste LOPAI-modellen. De gemeente Ommen beschikt over een Inschrijfregister Wet Gemeenschappelijke Regelingen, conform besluit van Gedeputeerde Staten van Overijssel van 17 december 1985. Dit register loopt over de jaren 1985-1991. Tegenwoordig wordt in de Programmabegroting een overzicht van zgh. Verbonden Partijen bijgehouden. Het Delegatie-en Mandaatbesluit werd door het College van B&W vastgesteld op 20 december 2005. De bevoegdheden van de gemeenteraad, conform artikel 31 en 32.3 van de Archiefwet 1995, werden overgedragen aan het College van B&W. Op 3 december 2012 werd door het College een Nadere Regeling delegatie en mandaat gemeente Ommen 2012 vastgesteld. Hierin werd de bevoegdheid conform art. 5 van de Archiefwet 1995 (selectie/vernietiging) gemandateerd aan de Algemeen Directeur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg. Bij taakoverdracht of vervreemding dient het college voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden, zoals het afsluiten en schonen/bewerken van dossiers en het tijdig regelen van terbeschikkingstelling/digitalisering en/of overbrenging. De gemeente is hiervan op de hoogte. Conclusie: De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen. Actualisatie van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer is vereist. Men dient alert te zijn op het vervaardigen van formele besluiten.

2.

INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

De gemeente werkt weliswaar aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding, maar maakt voor het archiefbeheer nog geen gebruik van een kwaliteitszorgsysteem met toetsbare kwaliteitseisen. Vastlegging van procedures ter borging van de kwaliteit verdient nog aandacht. De vervaardiging van een Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer moet de basis gaan vormen voor een kwaliteitszorgsysteem. De implementatie van een kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer dient voortvarend ter hand genomen te worden. De gemeente Ommen beschikt niet over een gekwalificeerde gemeentearchivaris. Verslagen betreffende het toezicht op het gemeentelijk informatiebeheer én het beheer van de archiefbewaarplaats worden niet opgesteld. Conclusie: De gemeente werkt weliswaar aan de kwaliteit van haar informatiebeheer, maar een archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitszorgsysteem voor het informatiebeheer ontbreekt nog. Toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven is onvoldoende vorm gegeven; daarvoor is geen formatieruimte aanwezig. Verslaglegging over het toezicht en het beheer van de archiefbewaarplaats aan College en Raad vindt niet plaats.

3.

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

De gemeente maakt gebruik van het document management systeem DECOS. Dit registratie- en archiveringssysteem is gecertificeerd. De huidige versie voldoet aan NEN 2028. Documenten worden gekoppeld aan een zaak. Op zaakniveau worden metadata-gegevens vastgelegd. Aan de criteria met betrekking tot

6

authenticiteit en context wordt voldaan. De gemeente beschikt over een Document Structuur Plan (DSP). In dit plan is inzichtelijk gemaakt welke zaaktypen/processen van toepassing zijn in de gemeentelijke organisatie. Daarnaast zijn er in de gemeentelijke organisatie tal van applicaties die niet zijn gekoppeld aan het DMS. Een volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden is er dus niet. Organisatiebreed is er de intentie om koppelingen tot stand te gaan brengen met bedrijfswaardevolle applicaties in de organisatie. Conclusie: De gemeente beschikt over een actueel, compleet, geordend en logisch samenhangend overzicht van zowel papieren als digitale archiefbescheiden, voor zover deze in het DMS Decos zijn opgenomen. Een overzicht van alle archiefwaardige digitale bestanden buiten het DMS Decos dient nog te worden vervaardigd. Door toekenning van metagegevens waarborgt het archiveringssysteem de authenticiteit, context en toegankelijkheid van de archiefbescheiden. De volgens art. 16 van de Archiefregeling 2010 voorgeschreven vastlegging van metadata in een schema, cf. NEN-ISO 23081, moet nog plaatsvinden. De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers voor het beheer van blijvend te bewaren archiefbescheiden, zoals omschreven in de Archiefregeling 2010. De gebruikte papiersoort voldoet aan NEN 2728. De blijvend te bewaren archiefbescheiden worden in goede materiele staat gebracht, zodanig dat langjarige duurzaamheid gewaarborgd is. 4.

DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente Ommen heeft (nog) geen specifieke keus gemaakt voor RODIN, de Baseline of een ander referentiekader voor (digitaal) informatiebeheer. Wel is het belangrijk een leidraad te hanteren ten einde het gemeentelijk informatiebeheer c.q. de digitale beheeromgeving van tijd tot tijd te controleren en te evalueren. Voldoet het gemeentelijk informatiebeheer nog aan wettelijke vereisten en standaarden/normen? Door de toepassing van RODIN of de Baseline komen verbeterpunten boven water die in een jaarlijks verbeterplan aangepakt kunnen worden. Decos accepteert alle bestandsformaten die vermeld staan in de Archiefregeling 2010. Standaard worden Worddocumenten overgezet naar PDF/A-bestanden. Grootformaat documenten worden gescand in TIFF of PDFformaat. De gemeente Ommen maakt geen gebruik van compressietechnieken. Encryptie zit standaard in de Decossoftware; het betreft het versleutelen van login-gegevens en wachtwoorden. De gemeente Ommen heeft op 1 mei 2012 de Nota “Gemeentelijk (Informatie) Beveiligingsbeleid 2012-2015” vastgesteld. Deze nota heeft betrekking op de fysieke beveiliging van medewerkers, de toegang tot gebouwen en de beveiliging van informatiesystemen. Bij het opstellen van de nota is gebruik gemaakt van de standaarden ISO 20000 en ISO 27002 “Code voor informatiebeveiliging”. Onderdeel van dit beleid is de vervaardiging van een Deelplan Informatiebeveiliging Automatisering, waarin onder meer procedures rondom cryptografische beveiliging en digitale handtekening zullen worden beschreven. Een beleidsmatige bewaarstrategie voor digitale bestanden tot 100 jaar is echter nog niet beschreven. Conclusie: De gemeente Ommen heeft (nog) geen specifieke keus gemaakt voor RODIN, de Baseline of een ander referentiekader voor (digitaal) informatiebeheer. Wel is het belangrijk een leidraad te hanteren ten einde het gemeentelijk informatiebeheer c.q. de digitale beheeromgeving van tijd tot tijd te controleren en te evalueren. Door de toepassing van RODIN of de Baseline komen verbeterpunten boven water, die in een jaarlijks verbeterplan aangepakt kunnen worden. Van compressie –en encryptietechnieken wordt amper gebruik gemaakt. Er zal een Informatiebeveiligingsplan moeten worden opgesteld, waarin een beleidsmatige bewaarstrategie voor digitale bestanden tot 100 jaar staat beschreven.

7

5.

VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente selecteert de archiefbescheiden en vernietigt de daarvoor in aanmerking komende bescheiden op een door de Archiefwet 1995 voorgeschreven wijze. Het is van belang daarin de juiste stappen te zetten en procedurele volledigheid na te streven. Vervreemding van archiefbescheiden heeft de laatste jaren niet plaatsgevonden. De gemeente past vervanging toe van te vernietigen documenten op grond van een collegebesluit uit 2011. Hiervan is geen verklaring van vervanging opgemaakt. Hoewel de vervanging gecontroleerd plaatsvindt, heeft procedurele vastlegging (en daarmee kwalitatieve borging) in een Handboek Substitutie nog niet plaatsgevonden. Dit betekent dat het College nog wel een formeel Handboek Substitutie moet opstellen én een formeel vervangingsbesluit dient te nemen. Conclusie: De gemeente weegt zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. De gemeente draagt zorg voor de tijdige en op correcte wijze uitgevoerde vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Op grond van een collegebesluit vindt vervanging plaats van te vernietigen bescheiden. Dit gebeurt gecontroleerd, maar de voor kwaliteitsborging noodzakelijke vastlegging van de vervangingsprocedure in een Handboek Substitutie ontbreekt nog. Dit geldt ook voor de nog op te stellen verklaring van vervanging. De samenstelling van een door de provinciale archiefinspectie getoetst generiek Handboek Substitutie voor de vervanging van de te bewaren archiefbescheiden blijft noodzakelijk.

6.

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Om praktische redenen heeft er nog geen formele archiefwettelijke overbrenging naar de archiefbewaarplaats plaatsgevonden en zijn er geen verklaringen van overbrenging opgesteld. Er zal worden gewerkt aan een overzicht van alle formeel over te brengen archiefbestanden, zodat het College van B&W van de gemeente Ommen een integrale verklaring van overbrenging kan vaststellen. De archieven van de gemeente Ommen, te weten een zevental bestanden over de jaren 1248-2013, zijn sinds 2012 e ondergebracht in de gemeentelijke archiefbewaarplaats locatie Hardenberg. De 19 -eeuwse secretarie-archieven 1 van Stad en Ambt Ommen, met een omvang van 65 m zijn onvoldoende toegankelijk (slechts voorzien van een summiere plaatsingslijst) en onvoldoende materieel verzorgd. Conclusie: Overbrenging van archiefbescheiden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats vindt formeel niet plaats. Verklaringen van overbrenging ontbreken nog. De toegankelijkheid en materiele verzorging van de secretarie-archieven van Ambt en Stad Ommen voldoen in onvoldoende mate aan de archiefwettelijke vereisten.

7.

ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Alle te bewaren archieven van de gemeente Ommen zijn, na oprichting van de Bestuursdienst OmmenHardenberg in 2012, geplaatst in de archiefbewaarplaats locatie Hardenberg. Het College van B&W van Ommen heeft op 29 oktober 2013 besloten de archiefbewaarplaats in het gemeentehuis van Hardenberg aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor de archieven van de gemeente Ommen. De archiefbewaarplaats in Ommen wordt thans

8

enkel gebruikt voor de opslag van vernietigbare archiefbescheiden en is bij hetzelfde besluit aangewezen als archiefruimte. De Archiefregeling 2010 geeft geen specifieke eisen voor de bouw en inrichting van een serverruimte of datacentrum. Door het Expertise Centrum is echter in 2009 een checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte ontwikkeld. Al eerder had ook het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai) een toetsingskader voor de digitale beheersomgeving van permanent te bewaren archiefbescheiden opgesteld, te weten “ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot” (2008). De laatste versie dateert van december 2012 en is te vinden op de website www.lopai.nl. Het verdient aanbeveling om bij toekomstige aanpassingen in of uitbreiding van de gemeentelijke serverruimte met deze richtlijnen rekening te houden. De gemeente beschikt nog niet over een e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden. Het Historisch Centrum Overijssel onderzoekt momenteel in samenwerking met de provincie Overijssel en een aantal deelnemende gemeenten de mogelijkheden om tot de inrichting van een dergelijk e-depot te komen. Op termijn zal een besluit moeten worden genomen tot aansluiting bij een dergelijke voorziening voor het langdurige duurzaam beheer van digitale bestanden. Conclusie: De archieven van de gemeente Ommen staan in de gemeentelijke archiefbewaarplaats te Hardenberg, die voldoet aan de nieuwste archiefwettelijke eisen. Het formele aanwijzingsbesluit daartoe is door het College van B&W van Ommen genomen op 29 oktober 2013. De fysieke bewaaromstandigheden van de archiefbescheiden zijn over het algemeen op orde, hoewel er nog definitieve verpakking in zuurvrije materialen moet plaatsvinden. Het verdient aanbeveling om bij toekomstige aanpassingen in of uitbreiding van de gemeentelijke serverruimte met de Checklist en de ED3 richtlijnen rekening te houden. De digitale bewaaromstandigheden van over te brengen/overgebrachte archiefbestanden zijn nog niet op orde; de ontwikkeling van en aansluiting bij een gemeenschappelijk e-depot heeft de aandacht van de gemeente.

8.

TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

De gemeente Ommen beschikt over een bezoekersreglement dat op 29 oktober 2013 formeel door het College is vastgesteld. De uit 2012 daterende legesverordening regelt de tarieven voor de kosten van onderzoek en kopiëren. Met mogelijkheden tot beperking van de openbaarheid wordt rekening gehouden. Afwijzing van gebruik van archiefbescheiden kan voldoende worden gemotiveerd. Uitlening van archiefbescheiden/dossiers aan medewerkers en erfgoedinstellingen is zorgvuldig geregeld. Het gemeentearchief van Ommen beschikt over een eigen website: www.ommen.nl/gemeentearchief. Het gemeentearchief maakt daarnaast gebruik van de facebookpagina gemeentearchief Ommen-Hardenberg. Conclusie: De gemeente Ommen voldoet aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet 1995. De ontwikkeling en uitbouw van een website voor de gemeentearchieven van Ommen en Hardenberg gezamenlijk moet voortvarend ter hand worden genomen. Het vergroot de mogelijkheden voor de geïnteresseerde burger om gebruik te maken van de archieven en stimuleert educatieve en culturele activiteiten.

9.

RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?

Een beleids- en crisisplan voor de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde, als onderdeel van een gemeentelijk rampenplan, is niet door de gemeente Ommen vervaardigd. De gemeente

9

Ommen beschikt wel over een calamiteiten- c.q. ontruimingsplan voor het gemeentelijk archief, dat op 2 augustus 2011 door het College van B&W werd vastgesteld. Er is een 24-uurscontract met Documentenwacht te Beekbergen afgesloten. In het plan is echter geen informatie opgenomen over de instelling en de locatie (de verzamelplaats) waarheen bij een ernstige calamiteit de te ontruimen archieven dienen te worden gebracht. De gemeente Ommen is niet aangesloten bij een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen. Melding van incidenten richting de database incidenten cultureel erfgoed (DICE) vindt niet plaats. Conclusie: De gemeente beschikt over een calamiteiten- c.q. ontruimingsplan voor het gemeentelijk archief. In het plan is echter geen informatie opgenomen over de instelling en de locatie (de verzamelplaats) waarheen bij een ernstige calamiteit de te ontruimen archieven dienen te worden gebracht. Aanpassing is noodzakelijk.

10.

10. MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt als mede hun kwaliteitsniveau? De afdeling Dienstverlening, team ICTF, cluster DIV/Archief is in de gemeenten Hardenberg en Ommen verantwoordelijk voor alle voorkomende werkzaamheden op het terrein van de documentaire informatievoorziening. De formatie bedraagt 11,92 fte voor postregistratie en archiefbeheer. Mogelijkheden tot bij- en nascholing zijn aanwezig. Het opleidingsniveau is voldoende. De mogelijkheid om bijscholingscursussen te volgen is aanwezig. Er zijn geen gemeentearchivaris en gemeentelijk archiefinspecteur in dienst. Voor het toezicht op het beheer heeft de gemeente Ommen geen formatieruimte beschikbaar gesteld. Conclusie: De beschikbare formatieve inzet richt zich hoofdzakelijk op het dynamische proces. Er is onvoldoende capaciteit om de bestaande achterstanden in archieftoegankelijkheid en materiele verzorging weg te werken. Een inhaalslag blijft noodzakelijk om de toegankelijkheid en de materiele staat van de semi-statische en statische archieven op voldoende niveau te krijgen. Voor het toezicht op het beheer is volgens de LOPAI-rekennorm Archiefinspectie onvoldoende formatie aanwezig.

10

1. Uitwerking KPI-Vragenlijst

1.

1.1

1.1.1

1.2

1.1.2

Lokale regelgeving. Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Gemeente Aw art. 30.1 1.1. Verordening Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de ja Model archiefzorg gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de verordening archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en LOPAI regelgeving? Gemeente Aw art. 30.1 1.1. Verordening Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? ja Model archiefzorg verordening LOPAI Gemeente Aw art. 32.1 1.2. Verordening Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de ja Model toezicht gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het verordening archiefbeheer toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten LOPAI aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden ? Gemeente Aw art. 30.1 Model verordening LOPAI Gemeente Model- besluit Lopai

1.1. Verordening archiefzorg

Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten?

ja

1.3. Besluit informatiebeheer

ja

1.4

Gemeente Aw art. 4

1.4. Wijziging overheidstaken

1.5

Gemeente Aw art. 40;

1.5. Gemeenschappelijke regelingen

1.5.1

Gemeente Wgr art. 27

1.6

Gemeente Awb Titel 10.1

1.5. Gemeenschappelijke regelingen 1.6. Uitbesteden archiefzorg

Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer van de Archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Houdt de zorgdrager een register bij?

1.7

Gemeente BW Boek 6; Gw art. 160169

1.3

1.7. Uitbesteden archiefbeheer

ja

ja

ja

Beschikt de gemeente over een vastgestelde ja mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Indien (aspecten van) het archiefbeheer / nvt archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

11

TOELICHTING bij hoofdvraag 1. 1.1. en 1.2. De gemeente Ommen beschikt over een Archiefverordening inzake de archiefzorg en het toezicht op het archiefbeheer. Deze verordening werd vastgesteld bij raadsbesluit van 27 september 2007. Momenteel wordt gewerkt aan een herziening conform de laatste Lopai-modellen. 1.3. De gemeente Ommen beschikt over een Besluit Informatiebeheer inzake de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van documenten voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit Besluit Informatiebeheer werd door het College van B&W vastgesteld op 7 augustus 2007. Momenteel wordt gewerkt aan een herziening conform de laatste Lopai-modellen. 1.4. Bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan treft de gemeente Ommen voorzieningen inzake de archiefbescheiden. Zo heeft de gemeente Ommen in 1997 een groot aantal dossiers overgedragen aan de gemeente Dalfsen in het kader van de herindeling van het dorp Lemelerveld. Hiervoor is een besluit tot vervreemding opgesteld. 1.5. De gemeente Ommen beschikt over een Inschrijfregister Wet Gemeenschappelijke Regelingen, conform besluit van Gedeputeerde Staten van Overijssel van 17 december 1985. Dit register loopt over de jaren 1985-1991. Tegenwoordig wordt in de Programmabegroting een overzicht van zgh. Verbonden Partijen bijgehouden. De gemeente Ommen heeft bij raadsbesluit van 31 mei 2012 besloten deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling Bestuursdienst Ommen-Hardenberg. In artikel 31 zijn voorzieningen inzake de zorg voor en het beheer van het archief opgenomen. 1.6. Het Delegatie-en Mandaatbesluit werd door het College van B&W vastgesteld op 20 december 2005. De bevoegdheden van de gemeenteraad, conform artikel 31 en 32.3 van de Archiefwet 1995, werden overgedragen aan het College van B&W. De medewerkers van de afdeling Centrale Ondersteuning ontvingen van het College vervolgens de bevoegdheid conform artikel 5 van de Archiefwet 1995. Op 3 december 2012 werd door het College een Nadere Regeling delegatie en mandaat gemeente Ommen 2012 vastgesteld. Hierin werd de bevoegdheid cf art. 5 van de Archiefwet 1995 (selectie/vernietiging) gemandateerd aan de Algemeen Directeur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg.

12

2.

INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

2.1

Beide

Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489:2001

2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer

Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

Zie toelichting

2.1.1

Beide

2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer

Zo ja, - welk?

Zie toelichting

2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer

- En voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

Zie toelichting

Archief

Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489:2001 Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489:2001 Aw art. 32.2

2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris

Heeft het college als archiefzorgdrager een Nee gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte?

2.2.1 Archief

Aw art. 32.2

Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

2.3

Archief

Aw art. 32.2

2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris 2.3. Verslag toezicht archiefbeheer

2.4

Archief

Aw art. 32.1. Modelverordening LOPAI

2.1.2 Beide

2.2

2.4.verslag beheer archiefbewaarplaats

Nvt

Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan Nee het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan Nee het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Toelichting bij hoofdvraag 2 2.1. Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college ervoor te zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Over het begrip kwaliteitssysteem heerst echter nog veel onduidelijkheid. Op diverse plekken zijn initiatieven op dit terrein. De gemeente Ommen maakt nu nog geen gebruik van een kwaliteitssysteem. Aanbevolen wordt om dit wel op te pakken en een werkbaar kwaliteitssysteem te implementeren en onderdeel te laten zijn van reguliere planning- en controlcycli.

13

Het geheel van de gemeentelijke informatiehuishouding of de digitale beheeromgeving is een systeem in organisatorische zin en omvat naast hardware, software en bestanden, ook beleid, degelijke organisatie, goed opgeleid en voldoende personeel, vastgelegde procedures en financiële soliditeit. RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer), de Archiefregeling 2010, de Baseline Informatiehuishouding en het Strategisch Informatie Overleg (SIO) zijn – naast nationale en internationale normen – instrumenten om de kwaliteit van het systeem te toetsen. De gemeente Ommen werkt sinds 2006 met het Document Management Systeem (DMS) Decos. Hierin worden inkomende en uitgaande poststukken geregistreerd, gedigitaliseerd en gearchiveerd. Door standaardisatie in het werkproces in te voeren kan de kwaliteit en de authenticiteit van de digitale informatie goed worden gewaarborgd. Daarnaast zijn er kwaliteitseisen gesteld aan de scanprocedures, die er voor moeten zorgen dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als de papieren originelen. In 2013 wordt de overstap gemaakt naar Verseon. 2.2-2.4. De gemeente Ommen beschikt niet over een gekwalificeerde gemeentearchivaris. Verslagen betreffende het toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding én het beheer van de archiefbewaarplaats worden derhalve niet opgesteld. Ook in het verleden werd over de taken en werkzaamheden van de toenmalige afdeling Interne Zaken geen jaarlijkse evaluatie of verantwoording aan de gemeentesecretaris of College uitgebracht. Tegenwoordig brengt de provinciale archiefinspecteur op regelmatige basis inspectiebezoeken. Hierdoor worden College en Raad door een externe partij wel geïnformeerd over de staat van het gemeentelijk archiefbeheer.

14

3.

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

3.1

Beide

Aw art. 3 en 21.2; Ab art. 12; Ar art. 18 en 23;

3.1. Geordend overzicht

3.2

Beide

art. 17 en 19

3.2. Authenticiteit en context

3.2.1

Beide

Ar art 17

3.2.2 Beide

Ar art 17

3.2.3

Beide

Ar art 17

3.2.4 Beide

Ar art 17

3.2.5

Beide

Ar art 17

3.2. Authenticiteit en context 3.2. Authenticiteit en context 3.2. Authenticiteit en context 3.2. Authenticiteit en context 3.2. Authenticiteit en context

3.3

Gemeente Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art. 20

3.3. Systeem voor toegankelijkheid

3.4

Gemeente Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 3-8 en 14-15 Beide Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13 Beide Ab. Art. 11

3.4. Duurzame materialen en gegevensdragers

3.5

3.6

3.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag 3.6 Systeem voor duurzaamheid

Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en ja logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat ja van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; ja - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden;

ja

- de uitgevoerde beheeractiviteiten;

ja

- de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

ja

ja

Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat ja van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) ja materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen ja voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 3.4 en ja 3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiele staat gebracht en gehouden?

TOELICHTING bij hoofdvraag 3 3.1. De gemeente Ommen beschikt over een Document Structuur Plan(DSP), benaderbaar door middel van de Inavigator (softwarepakket). In dit plan is inzichtelijk gemaakt welke zaaktypen/processen van toepassing zijn in de gemeentelijke organisatie. Deze zaaktypen maken onderdeel uit van het Zakenmagazijn in Decos. Het beheer van die zaaktypen gebeurt nu in Decos. Daarnaast zijn er in de gemeentelijke organisatie tal van applicaties, die niet zijn gekoppeld aan het DMS. Een volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden is er dus niet. Organisatiebreed is er de intentie om koppelingen tot stand te gaan brengen met bedrijfswaardevolle applicaties in de organisatie.

15

3.2 en 3.3. Het Document Management Systeem Decos is in 2006 in gebruik genomen. Dit registratie- en archiveringssysteem is Remano-gecertificeerd, sinds 2008 conform NEN-2028. Documenten worden gekoppeld aan een zaak. Op zaakniveau worden metagegevens vastgelegd. Aan de criteria met betrekking tot authenticiteit en context wordt voldaan. Zo kan er onder meer door middel van de Wijzigingsgeschiedenis (audittrail) worden bijgehouden wat er met het geregistreerde digitale document is gebeurd. Elk archiefstuk kan binnen een redelijke termijn worden gevonden en leesbaar worden gepresenteerd. Mocht dit niet het geval zijn dan wordt de originele brief uit de dagdozen (niet ouder dan een jaar) gehaald en opnieuw gescand. 3.4. – 3.5. Voor het beheer van blijvend te bewaren archiefbescheiden zijn verschillende soorten verpakkingsmaterialen in de markt: zippels, binnen/buitenmappen, bijlagenmappen, insteekhoezen, stofmappen en archiefdozen. De materialen worden besteld bij Jalema, CIB, Veha en Jansen Wijsmuller Beuns. Ze voldoen aan de ICN-normen 1-3. Het gebruikte papier, Plano Superior, voldoet aan de NEN-norm 2728. De gemeente Ommen gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers voor het beheer van blijvend te bewaren archiefbescheiden, zoals omschreven in de Archiefregeling 2010. 3.6. De duurzaamheid van analoge archieven en collecties is voldoende gewaarborgd. Door de bestanden te verpakken in zuurvrije omslagen en dozen én ze te beheren in een archiefbewaarplaats, die aan de laatste wettelijke vereisten voldoet, moet de fysieke achteruitgang van documenten en andere gegevensdragers worden vertraagd.

16

4.

4.1

4.2

4.3

DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Gemeente Model4.1. Opbouw digitaal Werkt de gemeente op basis van het Zie 2.1 referentie informatiebeheer Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? kader RODIN BRAIN LOPAI/WGA Gemeente Ar art. 17, 21 4.2. Functionele Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, Zie 3.2 en 22 eisen verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Gemeente Ar art. 19, 24 4.3. Aanvullende Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en Zie 3.2 Metagegevens geïmplementeerd? (zie ook 3.2)

4.4

Gemeente Ar art. 26.1

4.4. Opslagformaten

Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

ja

4.5.1

Gemeente Ar art. 26.2-3

4.5. Voorzieningen compressie en encryptie

Zie toelichting

4.5.2 Gemeente Ar art. 26.2-3

4.5. Voorzieningen compressie en encryptie 4.5. Voorzieningen compressie en encryptie 4.6. Converteren, migreren

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Is er een verklaring van de conversie / migratie opgemaakt?

Zie toelichting

4.5.3

Gemeente Ar art. 26.2-3

4.6

Gemeente Ar art. 25

4.6.1 Gemeente Ar art. 25

4.6. Converteren, migreren

Zie toelichting

Zie toelichting Zie toelichting

TOELICHTING bij hoofdvraag 4 4.1 De gemeente Ommen heeft (nog) geen specifieke keus gemaakt voor RODIN, de Baseline of een ander referentiekader voor (Digitaal) Informatiebeheer. Wel is het belangrijk een leidraad te hanteren teneinde het gemeentelijk informatiebeheer cq de digitale beheeromgeving van tijd tot tijd te controleren en te evalueren. Voldoet het gemeentelijk informatiebeheer nog aan wettelijke vereisten en standaarden/normen. Door de toepassing van RODIN of de Baseline komen verbeterpunten boven water, die in een jaarlijks verbeterplan aangepakt kunnen worden. 4.4 Decos accepteert alle bestandsformaten die vermeld staan in de Archiefregeling 2010. Standaard worden Worddocumenten overgezet naar PDF/A-bestanden. Grootformaat documenten worden gescand in TIFF of PDFformaat. De bouwvergunningen van de gemeente Ommen (over de jaren 1906-2007) zijn in 2010 door Karmac gedigitaliseerd. De tekeningen zijn enkelzijdig gescand met een resolutie van 300 Dpi in het TIFF-formaat group VI. Karmac heeft een aantal cd-roms aangeleverd, die op de server zijn geplaatst en benaderbaar zijn via Excel.

17

4.5 De gemeente Ommen maakt geen gebruik van compressietechnieken. Encryptie zit standaard in de Decossoftware; het betreft het versleutelen van login-gegevens en wachtwoorden. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van DSC-bestanden, die alleen via Decos-software geopend kunnen worden. 4.6. De gemeente Ommen heeft op 1 mei 2012 de Nota “Gemeentelijk (Informatie) Beveiligingsbeleid 2012-2015” vastgesteld. Deze nota heeft betrekking op de fysieke beveiliging van medewerkers, de toegang tot gebouwen en de beveiliging van informatiesystemen. Bij het opstellen van de nota is gebruik gemaakt van de standaarden ISO 20000 en ISO 27002 “Code voor informatiebeveiliging”. Onderdeel van dit beleid is de vervaardiging van een Deelplan Informatiebeveiliging Automatisering, waarin onder meer procedures rondom cryptografische beveiliging en digitale handstekening zullen worden beschreven. Opslag en back-up procedures staan vermeld in het in 2011 vastgestelde Handboek Substitutie. De Bestuursdienst Ommen-Hardenberg maakt gebruik van actieve VMware ESX servers, die verdeeld staan over twee locaties, te weten het Gemeentehuis Hardenberg (hoofdlocatie) en het Gemeentehuis Ommen (uitwijklocatie). Vmware ESX server vindt toepassing bij de consolidatie van kritische servers. Bij het uitvallen van de hoofdlocatie wordt de uitwijklocatie opgebracht en kunnen de werkzaamheden gewoon doorgang vinden. Alle data-en operating bestanden staan op opslagmedia, ook wel SAN genoemd. Deze draaien zowel op de hoofdlocatie als op de uitwijklocatie. Elke avond wordt om 23.00 uur een back-up van gewijzigde en nieuwe data van alle servers naar harde schijf gemaakt. Vrijdags wordt er een volledige back-up naar zowel harde schijf als tape gemaakt. Daarnaast worden er gedurende de week ieder etmaal een tweetal zgn. snapshots gemaakt van alle servers, die worden weggeschreven naar de SAN op de hoofdlocatie. Een snapshot is een momentopname waarbij de data wordt “bevroren” en wordt weggeschreven naar de SAN. Een beleidsmatige bewaarstrategie voor digitale bestanden tot 100 jaar is echter niet beschreven. In dit Informatiebeveiligingsplan zal aandacht moeten zijn voor de achteruitgang van opslagmedia, het in onbruik raken van bestandsformaten, de wijze waarop conversie en migratie zal worden uitgevoerd en wie wanneer welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden daarin heeft.

18

5.

5.1.1

Gemeente

5.1.2

Gemeente

5.1.3

Gemeente

5.2.1

Gemeente

VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Aw art. 5 5.1. Selecteert het college als archiefzorgdrager de ja Ab art. 2-5 Archiefselectielijst en gemeentelijke archiefbescheiden? stukkenlijst Aw art. 5 5.1. Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van ja Ab art. 2-5 Archiefselectielijst en de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor stukkenlijst Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Aw art. 5 5.1. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve ja Ab art. 2-5 Archiefselectielijst en stukkenlijst? stukkenlijst Aw. Art. 3 Ab 5.2. Vernietiging en Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in ja art. 8 verklaringen aanmerking komende archiefbescheiden?

5.2.2 Gemeente Aw. Art. 3 Ab art. 8

5.2. Vernietiging en verklaringen

5.3.1

Gemeente Aw art 7; AB art. 6.1 Model beleidsregel LOPAI Gemeente Ab art 6.2 en 8.

5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen

5.3.3

Gemeente Ab art 6.2 en 8.

5.3.2 Vervanging, besluiten en verklaringen

5.3.4

Gemeente Aw art. 7; Ab art 6.2 en 8.

5.3.3 Vervanging, besluiten en verklaringen

5.4.1

Gemeente Aw 3, 8 en 10

5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen 5.4.1. Vervreemding en verklaringen 5.4.2 Vervreemding en verklaringen

5.3.2

5.4.2 Gemeente Aw 3, 8 en 10 5.4.3

Gemeente Ab art. 7

5.4.4 Gemeente Ab art. 8

5.3.1 Vervanging, besluiten en verklaringen

5.4.3 Vervreemding en verklaringen

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? zo ja op 5.3.1, - waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7 AW? Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd?

ja

Indien 5.4.1 ja - heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

nvt

heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

nvt

ja

ja

nee

nvt

nee

nvt

TOELICHTING bij hoofdvraag 5 5.1 De gemeente Ommen selecteert de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Ze maakt daarbij gebruik van de in Nederland geldende selectielijsten uit 1983 en 2005, met actualisaties tot 2012. Aanvullend worden de Brabantse Stukkenlijst en de leidraad VHIC gehanteerd. 5.2. De gemeente Ommen vernietigt de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden cf de gebruikelijke procedure. Het is van belang daarin de juiste stappen te zetten en volledigheid na te streven. Zo is bij de in 2011

19

gevolgde procedure een onjuiste selectielijst gehanteerd. Aan de overige aspecten (specificatie, grond en wijze van vernietiging) is wel voldaan. Tevens vindt besluitvorming tot vernietiging pas plaats nadat afdelingshoofden toestemming hebben gegeven. 5.3. De gemeente Ommen heeft bij Collegebesluit van 13 juli 2010 besloten om analoge te vernietigen archiefbescheiden te vervangen door reproducties (substitutie), teneinde de analoge archiefbescheiden vervolgens te vernietigen. In eerste instantie gold de toestemming tot substitutie voor analoge te vernietigen archiefbescheiden die een bewaartermijn van maximaal 7 jaar hebben. Ruim een half jaar later, dd. 18 januari 2011, besloot het College om ook substitutie met terugwerkende kracht vanaf het moment (april 2010) van invoering van het Zaakgericht werken toe te passen. Bij Collegebesluit van 28 mei 2013 werd de bewaartermijn van 7 naar 20 jaar verruimd. Na reproductie worden de analoge archiefbescheiden in ieder geval nog drie maanden bewaard. De archiefbescheiden worden gedurende hun bewaartermijn beheerd en toegankelijk gehouden in het DMS (Decos/Verseon). De gemeente Ommen beschikt over een Handboek Substitutie [ kenmerk 2307/Z000184], als bedoeld in art. 4 van de Beleidsregel Vervanging Archiefbescheiden (2008). Dit Handboek, op 18 januari 2011 door het College vastgesteld, heeft tot doel een provinciale machtiging tot substitutie van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden (de zgh. V-stukken) te verkrijgen. Met het vervaardigen van het Handboek werd ook een eerste aanzet gegeven om in de toekomst een provinciale machtiging tot substitutie voor de te bewaren archiefbescheiden (zgh. B-stukken) aan te vragen. Door gewijzigde wetgeving is per 1 januari 2013 deze provinciale machtiging niet langer noodzakelijk. De voor de kwaliteitsborging noodzakelijke vastlegging van de vervangingsprocedure in een Handboek Substitutie ontbreekt nog. Dit geldt ook voor de nog op te stellen formele verklaring van vervanging. De samenstelling van een door de provinciale archiefinspectie getoetst generiek Handboek Substitutie voor de vervanging van de te bewaren archiefbescheiden blijft noodzakelijk.

20

6.

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet " te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

6.1.1

Gemeente Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 6.1.2 Gemeente Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 6.1.3 Gemeente Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 6.2 Gemeente Ab art. 9.3

6.3

Gemeente Aw art. 13

6.1. Overbrenging na 20 jaar

Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats?

nee

6.1. Overbrenging na 20 jaar

Zo nee, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?

nee

6.1. Overbrenging na 20 jaar

Zo nee, - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

nee

6.2. Verklaringen van Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de nee overbrenging beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? 6.3. NietHeeft het college als archiefzorgdrager voor nee overbrengen archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet vanwege na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot bedrijfsvoering opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

TOELICHTING bij hoofdvraag 6 6.1 en 6.2 Om praktische redenen heeft er geen formele archiefwettelijke overbrenging naar de archiefbewaarplaats locatie Hardenberg plaatsgevonden en zijn er geen verklaringen van overbrenging opgesteld. Er zal worden gewerkt aan een overzicht van alle formeel over te brengen archiefbestanden, zodat het College van B&W van de gemeente Ommen een generieke verklaring van overbrenging kan vaststellen. Sinds de samenwerking met de gemeente Hardenberg (2012) heeft men ervoor gekozen om de permanent te bewaren archiefbestanden van de gemeente Ommen te plaatsen in de archiefbewaarplaats te Hardenberg. De navolgende bestanden zijn daarin opgenomen: Naam archiefbestand

Periode

Toegang en metrage

Materiele staat

Secretariearchief Stad Ommen [500]

1248-1811

Inventaris, 4m1

onvoldoende

Secretariearchief gemeente Ommen [502]

1924-1987

Dossierinventaris, 128m1

onvoldoende

Burgerlijke Stand en Bevolkingsregistratie stad, ambt en gemeente Ommen [501] Secretariearchief Ommen (semistatisch) Secretariearchief Stad Ommen Secretariearchief Ambt Ommen

1811-1957

Plaatsingslijst, 20m1

voldoende

1988-2013

Dossierinventaris in Decos, 114m1 Summiere plaatsingslijst, 31m1 Summiere plaatsingslijst, 30m1

digitaal

1811-1923 1811-1923

onvoldoende onvoldoende

21

Bouw- en Omgevingsvergunningen Ommen

1906-2013

Plaatsingslijst, 136m1

Onvoldoende e

De geldende milieuvergunningen van de gemeente Ommen staan in twee paternosterkasten op de 5 verdieping van het gemeentehuis te Hardenberg. Op dezelfde verdieping bevinden zich in nog eens twee paternosterkasten de dynamische archieven van Hardenberg (vanaf 2001) en Ommen (vanaf 1988). De vervallen milieuvergunningen zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats te Hardenberg. De bouwvergunningen van de gemeente Ommen over de jaren 1906-2010 bevinden zich eveneens in de archiefbewaarplaats te Hardenberg. 6.3 Voor archiefbescheiden, die om redenen van bedrijfsvoering, niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden heeft het College geen machtiging tot opschorting van Gedeputeerde Staten van Overijssel aangevraagd. Door het ontbreken van een gemeentearchivaris en de relatieve onbekendheid met artikel 13 van de Archiefwet 1995 heeft uitvoering van deze bepaling nooit plaatsgevonden.

22

7.

7.1.1 Archief

7.1.2 Archief

ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Model DIVA 7.1. Is er door de gemeente een (gemeentelijke nee (nu BRAIN) Archiefinstelling/kwaliteitszorg/benchmark of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Model DIVA 7.1. Werkt de archieforganisatie op basis van nvt (nu BRAIN) Archiefinstelling/kwaliteitszorg/benchmark een kwaliteitszorgsysteem?

7.1.3 Archief

Model DIVA 7.1. Doet de archieforganisatie mee aan (nu BRAIN) Archiefinstelling/kwaliteitszorg/benchmark landelijke benchmarking?

nvt

7.2.1 Archief

Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, 47-57 en 59

7.2 Archiefbewaarplaats

ja

Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, 47-57 en 59 7.2.3 Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, 47-57 en 59 7.3.1 Gemeente Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en 59 7.3.2 Gemeente Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en 59 7.4.1 Archief Aw art. 21.1 Ab art. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.4.2 Archief Aw art. 21.1 Ab art. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot)

7.2 Archiefbewaarplaats

Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

7.2 Archiefbewaarplaats

Zo ja op 7.2.2 zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art. 33 AW?

ja

7.3. Archiefruimten

Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en – besluit genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?

ja

7.2.2 Archief

7.3. Archiefruimten

7.4. E-depot

7.4. E-depot

ja

nee

nee

Gebruikt het college dit e-depot t.b.v de te nvt bewaren archiefbescheiden.

23

TOELICHTING bij hoofdvraag 7 7.1 - 7.3 In het kader van de samenwerking met de gemeente Hardenberg maakt de gemeente Ommen niet langer gebruik van haar eigen archiefbewaarplaats in het gemeentehuis te Ommen. Deze archiefbewaarplaats was goedgekeurd bij besluit van Gedeputeerde Staten van Overijssel, dd. 3 februari 1998. Alle te bewaren archieven en collecties van de gemeente Ommen zijn, na oprichting van de Bestuursdienst Hardenberg-Ommen in 2012, geplaatst in de archiefbewaarplaats locatie Hardenberg. Het formele aanwijzingsbesluit is door het College van B&W van Ommen genomen op 29 oktober 2013. De archiefbewaarplaats in Ommen wordt thans enkel gebruikt voor de opslag van vernietigbare archiefbescheiden en is bij hetzelfde besluit aangewezen als archiefruimte. In het gemeentehuis te Ommen is nog een “archiefruimte” aanwezig, namelijk de kluis die gebruikt wordt door de afdeling Bevolking voor de opslag van de registers van de Burgerlijke Stand en de Bevolkingsadministratie. 7.4 De Archiefregeling 2010 geeft geen specifieke eisen voor de bouw en inrichting van een serverruimte of datacentrum. Door het Expertise Centrum is echter in 2009 een checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte ontwikkeld. Al eerder had ook het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai) een toetsingskader voor de digitale beheersomgeving van permanent te bewaren archiefbescheiden opgesteld, te weten “ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot”(2008). De laatste versie dateert van december 2012 en is te vinden op de website www.lopai.nl. Het verdient aanbeveling om bij toekomstige aanpassingen in of uitbreiding van de gemeentelijke serverruimte met deze richtlijnen rekening te houden. De gemeente Ommen beschikt niet over een e-depot voor de langdurige bewaring van digitale archiefbescheiden. De provincie Overijssel en het Historisch Centrum Overijssel werken – onder de werktitel “Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid (OCDD)” - momenteel aan een project tot realisatie van een Edepotvoorziening. Er lopen momenteel een tweetal pilots. De gemeente Ommen zal op een later tijdstip een besluit nemen inzake deelname aan deze gemeenschappelijk provinciale e-depotvoorziening.

24

8.

TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

8.1.1

Archief

Aw. Art. 14, 17, en 19

8.1.2

Archief

Aw. Art. 14, 17, en 19

8.1.3

Archief

Aw. Art. 14, 17, en 19

8.2.1

Beide

Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en 10

8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen 8.2 Beperking openbaarheid na 20 jaar

8.2.2 Gemeente Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en 10 8.2.3 Beide Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en 10

8.2 Beperking openbaarheid na 20 jaar 8.2 Beperking openbaarheid na 20 jaar

8.2.4 Beide

Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en 10

8.2 Beperking openbaarheid na 20 jaar

8.3

Beide

Aw art . 15

8.3 Beperking openbaarheid na 75 jaar

8.4.1

Archief

Aw. Art. 17

8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik

8.4.2. Archief

Aw. Art. 17

8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik

8.5.1

Aw art. 3, 18 en 19

8.5 Uitleningen aan Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn overheidsorgaan en wettelijke verplichting om de overgebrachte deskundige instelling archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan?

Archief

Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende ja archiefbescheiden voor een ieder kosteloos te raadplegen? Kan een ieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?

ja

In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 jaar openbaar: heeft het college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 jaar afdoende gemotiveerd gelet op artikel 15.1 van de Archiefwet? De beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredig bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15.a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd?

nee

ja

nee

nee

nee

nee

ja

ja

ja

25

8.5.2

Archief

8.6.1

Archief

8.6.2 Archief 8.6.3

Archief

8.7

Archief

Aw art. 3, 18 en 19

8.5 Uitleningen aan Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats overheidsorgaan en inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd deskundige instelling waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Aw. Art. 14 en 8.6 Regulering fysiek Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van 17 bezoek en gebruik de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Model DIVA 8.6 Regulering fysiek zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een (nu BRAIN) bezoek en gebruik kwaliteitshandvest? Model DIVA 8.6 Regulering fysiek zo ja, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor (nu BRAIN) bezoek en gebruik dienstverlening? 8.7 Regulering Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice digitaal bezoek en met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en gebruik het bezoek- en gebruiksreglement?

ja

ja n.v.t. n.v.t. ja

TOELICHTING bij hoofdvraag 8 8.1 De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor een ieder kosteloos te raadplegen. De gemeente Ommen beschikt over een Legesverordening, die bij raadsbesluit R/12-01729 op 15 november 2012 werd vastgesteld. In de daarbij horende tarieventabel zijn onder meer de kosten voor onderzoek op verzoek en die voor het verkrijgen van een afschrift, kopie of scan van een archiefstuk opgenomen. 8.2. – 8.3. Met de beperking van de openbaarheid na 20 jaar of 75 jaar wordt onvoldoende rekening gehouden. Door het ontbreken van verklaringen van overbrenging is ook niet duidelijk welk openbaarheidsregime voor de verschillende gemeentelijke archieven geldt. Het verdient aanbeveling om een generieke verklaring van overbrenging voor de overheidsarchieven op te stellen. 8.4. In hoofdstuk 2 van het gehanteerde bezoekersreglement staan aanwijzingen voor het behoud en gebruik van archiefbescheiden, aangevuld in de bijlage met artikel 17 van de Archiefwet 1995. Hieruit kan worden afgeleid dat de archiefzorgdrager i.c. de beheerder van de archiefbewaarplaats een eventuele afwijzing van het gebruik van archiefbescheiden afdoende kan motiveren. 8.5. In het dagelijks gebruik worden dossiers aan medewerkers van de gemeente (archiefvormende organisatie) uitgeleend. Op de uitleenkaart, waarop de titel van het dossier staat, worden de naam van de inlenende collega en de datum van uitlening vermeld. De uitleenkaart wordt op de plek van het dossier in de doos of map gestopt. Het huidige uitleensysteem is handmatig. Hoofdstuk 7 van het bezoekersreglement regelt de uitlening van bestanddelen uit archieven of collecties t.b.v. tentoonstellingen. De voorwaarden van uitlening zijn beschreven in de bruikleenovereenkomst Uitleningen, die op 18 januari 2005 door het College van B&W werd vastgesteld. 8.6. De gemeente Ommen beschikt over een bezoekersreglement voor het gebruik van de archieven en collecties van het gemeentelijk archief. Het bezoekersreglement is op 29 oktober 2013 door het College van B&W vastgesteld. Er wordt geen gebruik gemaakt van het DIVA-kwaliteitshandvest, terwijl aan de Monitor Dienstverlening niet wordt meegewerkt. 8.7. Het gemeentearchief van Ommen beschikt over een eigen website: www.ommen.nl/gemeentearchief. Het gemeentearchief heeft zelfs een facebookpagina : www.facebook.com/Gemeentearchief.Hardenberg Voor de registratie van bezoekers wordt gebruik gemaakt van het reserveringssysteem GBOS-receptie.

26

9.

9.1

RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Beide

Wetveiligheidsregio's 9.1. Onderdeel art. 3 gemeentelijk handreiking reg. rampenplan Risicoprofiel, punt 6 Vitaal Belang

Beschikt de gemeente/ regio over een risicoprofiel, nee beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

9.2.1 Beide

Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI

9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan?

ja

9.2.2 Beide

Modellen calamiteiten en collectieplan RCE/ICN Modellen calamiteiten en collectieplan RCE/ICN Model incidenten registratie RCE/KVE

9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1.)

nee

9.3. Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk

Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen?

nee

9.3. Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk

Stelt de gemeente de archiefbewaarplaats in staat mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? (Database Incidenten Cultureel Erfgoed)

nee

9.3.1 Archief

9.3.2 Archief

TOELICHTING bij hoofdvraag 9 9.1 - 9.3. Een beleids- en crisisplan voor de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde, als onderdeel van een gemeentelijk rampenplan, is niet door de gemeente Ommen samengesteld. De gemeente Ommen beschikt wel over een calamiteiten cq ontruimingsplan voor het gemeentelijk archief, dat op 2 augustus 2011 door het College van B&W werd vastgesteld. Het plan heeft tot doel het voorkomen en beperken van schade tijdens een noodsituatie, waarbij archieven beschadigd kunnen worden of verloren dreigen te gaan. Het plan is gericht op archiefbescheiden, die in de archiefbewaarplaats zijn opgeslagen. Er bestaat een crisisteam, dat afhankelijk van het calamiteitenniveau kan worden uitgebreid. Er is een 24-uurscontract met Documentenwacht te Beekbergen afgesloten. In de prioriteitenlijst is aangegeven welke archieven of collecties het eerste moeten worden geëvacueerd. In het calamiteiten cq ontruimingsplan is geen informatie opgenomen over de instelling en de locatie (de verzamelplaats) waarheen bij een ernstige calamiteit de te ontruimen archieven en collecties dienen te worden gebracht. De gemeente Ommen is niet aangesloten bij een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen. Melding van incidenten richting de database incidenten cultureel erfgoed (DICE) vindt niet plaats.

27

10.

10.1

Beide

10.2.1 Beide

10.2.2 Beide 10.2.3 Beide 10.3.1 Beide

10.3.2 Beide

10.3.3 Beide

10.4

Archief

MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt als mede hun kwaliteitsniveau? Aw art. 30.2 10.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college als Zie archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter toelichting beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Aw art. 32 10.2. Mensen, Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als Zie kwantitatief archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter toelichting beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.) Aw art. 32 10.2. Mensen, Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte ja kwantitatief werkzaamheden? Aw art. 32 10.2. Mensen, Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe ja kwantitatief provinciale toezichthouders? Aw art. 32 10.3. Mensen, Kan het college als archiefzorgdrager het ja kwalitatief tbv kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het beheer onder 10.2 bedoelde personeel aangeven als mede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.) Aw art. 32 10.3. Mensen, Kunnen alle soorten wettelijk verplichte ja kwalitatief tbv werkzaamheden naar behoren worden gedaan? beheer Aw art. 32 10.3. Mensen, Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe nee kwalitatief tbv provinciale toezichthouders? beheer Aw art. 31.2 Model 10.4 Mensen, Hoeveel formatieruimte heeft het college als Zie LOPAI + WGA (nu kwantitatief tbv archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op toelichting BRAIN) toezicht het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats rekennormformatie overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de gem. gemeentearchivaris met de gemeentelijke Archiefinspectie archiefinspecteurs of andere medewerkers? (Zie ook 2.2.)

TOELICHTING bij hoofdvraag 10

10.1 - 10.3 De afdeling Centrale Ondersteuning van de gemeente Ommen was in 2012 belast met alle voorkomende werkzaamheden op het terrein van registratuur en archief. Formatief hield 3,7 fte zich met deze werkzaamheden bezig. De loonkosten bedroegen over 2012 ruim 188.000 euro. Kijkend naar het opleidingsniveau kan worden geconstateerd dat 3 personen in het bezit zijn van het diploma SOD I, terwijl één persoon beschikt over SOD I en II. Eén keer per jaar werd door de stichting SOD een bij/nascholingscursus verzorgd. Door de grote tijdsinvestering in zaakgericht werken was er in 2010 een achterstand (5m1) ontstaan in het vormen van dynamische en semi-statische dossiers van de gemeente Ommen. Deze achterstand is inmiddels opgelopen tot circa 8m1. Eén medewerker is belast met het wegwerken van deze achterstand. Het verdient aanbeveling deze

28

werkzaamheden projectmatig aan te pakken door extern personeel aan te trekken. In zijn inspectierapport over 2010 heeft de provinciaal archiefinspecteur aangedrongen op een meer structurelere oplossing. Ten aanzien van het beheer van de oudere archieven van de gemeente Ommen vóór 1987 kan worden geconstateerd, dat het archiefblok 1811-1924 ( omvang 32m1) niet is voorzien van een deugdelijke toegang. Financiële middelen ontbreken echter om hier projectmatig mee aan de slag te gaan. Daarnaast zal er een verpakkingsproject met vrijwilligers worden opgestart, ten einde in het kader van de materiele verzorging de oude omslagen en dozen te vervangen door zuurvrije exemplaren, die aan de geldende normen voldoen. Het archiefblok 1988-2012 geldt nog steeds als een lopend dynamisch en semi-statisch archief. Het is toegankelijk door middel van een dossierinventaris in Decos. Aanvulling van de dossiers vindt voortdurend plaats. Wel blijft ook hier een inhaalslag noodzakelijk om de materiele verzorging op voldoende niveau te krijgen. 10.4. De gemeente Ommen heeft geen gemeentearchivaris in dienst. Ook een functionaris als de gemeentelijk archiefinspecteur ontbreekt. Voor het toezicht op het beheer heeft het College geen formatieruimte beschikbaar gesteld.

29