2013

MANUAL PROSIDUR e-PROCUMENT SEPERTI PADA 06/02/2013 KATEGORI : USER BIASA BI L 1

KETERANGAN Login kepada UM PortaL (http://portal.um.edu.my) Klik ikon ‘e-Procurement’

2

Klik link (http://eprocurement.um.edu.my/moh on)

PERMOHONAN BARU

SKRIN

BI L 3

KETERANGAN

SKRIN

Klik ikon‘Permohonan baru’ untuk permohonan sebutharga

Senarai ikon yang terdapat di laman ini:  Permohonan Penyelidikan : digunakan oleh pemohon untuk membuat permohonan berkaitan penyelidikan  Senarai Permohonan Penyelidikan : menyenaraikan permohonan penyelidikan yang dipohon oleh pemohon  Permohonan baru : digunakan oleh pemohon untuk membuat permohonan  Senarai Permohonan : menyenaraikan permohonan yang dipohon oleh pemohon  Manual Pengguna / User Manual  Carta Alir Proses : memaparkan aliran proses pembelian melalui sistem E-procurement  Pentadbir Mengikut PTj  Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Khas : untuk sebutharga yang tidak menggunakan sistem Eprocurement

BI L 4

KETERANGAN Kemaskini maklumat pemohon di halaman PTj Penerima Sebutharga mengikut jenis perolehan yang telah di tetapkan. *Rujuk nota

5

Masukkan maklumat yang diperlukan  Tajuk Sebutharga  Kategori Permohonan  Sebutharga Khidmat Luaran (outsource)  Nilai Permohonan  Anggaran Harga (RM)  Justifikasi Permohonan  Keterangan Sebutharga  Perlukan dokumen  No Telefon Pemohon  Lawat Tapak Sila ‘tick’ pada dokumen yang diperlukan Bagi permohonan kategori kerja, pemohon perlu melengkapkan maklumat ‘Kelas Kontraktor’ (kelas kontraktor yang layak untuk membuat bidaan sebutharga ini)

SKRIN

BI L

KETERANGAN

SKRIN

Jika perlukan pembekal lawat tapak, sila tick ‘Lawat Tapak’ dan masukkan maklumat lawat tapak yang diperlukan Nota : Setelah pembekal hadir Lawat Tapak, maka pemohon WAJIB memasukkan syarikat mereka ke dalam sistem pada tarikh yang sama dengan lawat tapak supaya mereka boleh mulakan proses bidaan. Kemudian klik butang ‘Submit’ dan Klik OK untuk teruskan permohonan anda

FAQ: Kategori Permohonan Apakah maksud kategori yang disenaraikan? (i)Kerja: Merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan, sivil dan lain-lain seperti kerja-kerja bangunan, jalan, tapak kawasan dan perparitan. la juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. (ii)Bekalan:Merupakan perolehan barangan dan peralatan bagi sesuatu aktiviti atau program Universiti Malaya. Contohnya alatulis, bahan kimia, perabot, alat makmal dan kenderaan. (iii)Perkhidmatan:Merupakan perolehan bagi khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk menyiapkan sesuatu kerja. Contohnya penyelenggaraan, pembaikan, pembersihan, pencucian, dan khidmat perundingan. Nilai Permohonan Perlukah pemohon menentukan nilai permohonan, dan apa kepentingannya?

BI KETERANGAN SKRIN L Perlu. Nilai permohonan akan menentukan siapa pelulus dan peringkat kelulusan permohonan tersebut.

Pemohon tidak tahu nilai permohonan, bagaimana? Pemohon perlu membuat market research untuk mendapatkan julat nilai permohonan tersebut. Anggaran Harga Pemohon tidak pasti harga pembelian, bagaimana? Nilai yang dimasukkan hanya anggaran sahaja, tidak perlu tepat. Nilai yang dimasukkan mestilah berada dalam julat Nilai Permohonan diatas. Masukkan nombor sahaja, tidak perlu ‘,’ ataupun ‘.’. Adakah pembekal dapat melihat harga anggaran ini? Tidak. Lawat Tapak Adakah pembekal boleh membida jika tidak hadir lawat tapak? Tidak. Mengapakah pembekal yang telah hadir lawat tapak tetapi tidak boleh membida sebutharga yangberkenaan? Ini bermakna nama pembekal belum dimasukkan ke dalam sistem. Pemohon WAJIB memasukkan nama pembekal yang hadir lawat tapak pada tarikh yang sama dengan lawat tapak. 6

Pemohon perlu memasukkan maklumat spesifikasi sebutharga bagi setiap permohonan

Kemudian klik butang ‘simpan’

Nota: Sekiranya terdapat lebih dari satu spesifikasi, ulangi langkah diatas sekali lagi sehingga semua spesifikasi selesai.

BI L

KETERANGAN Semua spesifikasi yang dimasukkan akan dipaparkan di bahagian bawah paparan.

7

Untuk kemaskini/padam maklumat spesifikasi sebutharga yang telah dimasukkan, sila klik ikon ‘kemaskini’ atau ‘padam’ di sini .

Sila kemaskini maklumat di sini dan pastikan klik butang ‘Kemaskini’ untuk simpan Setelah semua maklumat spesifikasi dimasukkan, sila klik butang ‘Pengesahan’ untuk mengesahkan permohonan yang dibuat

8

Tab pada ‘List’ untuk memaparkan senarai pengesahan sebutharga dalam bentuk :  senarai penuh (Semua)  senarai yang telah diluluskan (Diluluskan)  senarai yang tidak diluluskan (Ditolak)  untuk membuat carian (Carian) Klik ‘Papar’ untuk mengetahui

SKRIN

FAQ: Perlukah Kuantiti,Harga Seunit,dan Unit dimasukkan? Kuantiti, Harga Seunit, dan Unit tidak wajib dimasukkan, masukkan nilai pada ruang tersebut sekiranya perlu, jika tidak biarkan kosong. Bagaimana menghantar lakaran,lukisan, ataupun imej? Klik pada ruangan Gambar, dan pilih gambar yang ingin di muatnaik. Format yang dibenarkan hanya .pdf dan format gambar seperti .bmp,.jpg, .gif, dsb.

BI L

KETERANGAN

SKRIN

maklumat lanjut berkenaan sebutharga

FAQ: Mengapa status permohonan berstatus pending? Ini adalah kerana pemohon tidak menekan butang Pengesahan pada langkah 5 diatas. Untuk mengesahkan permohonan, sila lihat langkah 7 (dibawah). 9

Pengguna boleh memilih ikon-ikon untuk tujuan :  Ikon pertama: Kemaskini sebutharga yang telah dimasukkan  Ikin kedua: Kemaskini spesifikasi yang telah dimasukkan  Ikon ketiga: Buang/padamkan sebutharga yang telah dimasukkan Sekiranya belum membuat pengesahan, klik pada ikon pensil, dan anda boleh klik pada butang ‘Pengesahan’ untuk mengesahkan permohonan yang dibuat

10 Untuk kemaskini spesifikasi, klik pada ikon kemaskini spesifikasi

Untuk buang/padamkan spesifikasi, klik ikon ‘buang’

BI L

KETERANGAN

SKRIN

11 Untuk melihat senarai sebutharga yang telah diluluskan, tab pada ‘Diluluskan’

12 Untuk melihat senarai sebutharga yang TIDAK diluluskan, tab pada ‘Ditolak’

MASUKKAN NAMA PEMBEKAL LAWAT TAPAK : Setelah pembekal hadir lawat tapak, pemohon perlu masukkan nama pembekal yang hadir melalui sistem UMPortaL / eProcurement. 13 Klik ikon ‘Senarai Permohonan’

BI L

KETERANGAN

SKRIN

14 Klik Tab ‘List’dan tab ‘Diluluskan’untuk paparkan senarai sebutharga yang telah diluluskan Klik ‘Papar’ pada sebutharga

Klik pautan ‘Senarai Kehadiran’

15 Taipkan nama pembekal dan klik ‘Tambah Pembekal’

Nama Pembekal yang telah dimasukkan akan dipaparkan di sini

Klik ikon di sini untuk kemaskini / buang nama pembekal Nota : Pembekal yang TIDAK HADIR untuk sebutharga yang WAJIB lawat tapak TIDAKDIBENARKAN untuk membida. Pembekal yang HADIRlawat tapak tetapi nama mereka TIDAK DIMASUKKAN oleh pemohon ke dalam sistem juga TIDAK DIBENARKAN untuk membida.

BI L

KETERANGAN

SKRIN

PENGESYORAN : Setelah pembekal bida dalam portal vendor, pemohon perlu membuat pengesyoran. Pemohon akan diberitahu melalui emel untuk membuat pengesyoran. 16 KlikTab ‘List’ dan tab ‘Diluluskan’untuk paparkan senarai sebutharga yang telah diluluskan

Klik pada ‘Syor Penyebutharga’

17 Satu senarai nama penyebutharga dan harga tawaran akan dipaparkan.

Sila klik pada spesifikasi ‘Papar’untuk melihat samada pembekal memenuhi spesifikasi yang ditetapkan.

BI KETERANGAN L 18 Senarai penuh spesifikasi akan dipaparkan di sini.

SKRIN

Silaisikanwajaranbagisetiapspesifikasida n sistemakan auto-calculate jumlahwajaran/peratusannya

Klikbutang ‘SimpanWajaran’

Spesifikasi tambahan yang dimasukkan oleh Pembekal boleh dilihat melalui link di sini

Note : FungsiWajaranbertujuanmembantuPemohonSebuthargamembuat proses penilaianbagikes-kes di manakebanyakanatausemuatawaran yang diterimamemenuhispesifikasi. Penilai 1 / Penilai 2 pula bolehmenilaidanmeluluskanpengesyoranberdasarkanpenilaianmarkahwajaran yang telahdibuatolehPemohonSebutharga. FungsiPemarkahanWajarantersebut HANYA bolehdibuatkepadapembekal yang telahdisenarai-pendek (shortlisted) mengikut item spesifikasi yang dinyatakandalamsistem. Fungsitersebutadalah OPTIONAL dimanaPenggunabolehmemilihuntuktidakmenggunakannya.

BI KETERANGAN L 19 Pemohon perlu membuat pengesyoran dengan klik ‘syor’ pada pembekal yang terpilih

SKRIN

Dan

Isikan ulasan pengesyoran mengenai pemilihan yang telah dibuat dan klik butang ‘Submit’

Nota: Pemohon dicadangkan memilih pembekal yang memenuhi spesifikasi, mempunyai peratusan wajaran yang tinggi dan menawarkan harga yang terendah.

FAQ: Bolehkah pemohon tidak memilih pembekal dengan harga terendah? Boleh. Pemohon perlu memberi sebab yang munasabah di bahagian Ulasan Pengesyoran. Bolehkah pemohon mengesyorkan siapa yang Disyorkan,Simpanan 1 dan Simpanan 2 ? Boleh. Pemohon boleh menyatakan pilihan pengesyoran mereka di bahagian Ulasan Pengesyoran, tetapi tertakluk kepada pelulus untuk keputusan muktamad. 20 Setelah status sebutharga selesai, pemohon sebutharga perlu melengkapkan ‘Laporan Penilaian Prestasi Pembekal’

Klik ‘Papar’ untuk memaparkan maklumat sebutharga

BI L

KETERANGAN

Klik pautan ‘Buat Penilaian’ bagi membuat penilaian terhadap syarikat yang memberi perkhidmatan

Lengkapkan maklumat yang dipaparkan dan klik butang ‘Submit’

SKRIN