Achieving Operational Excellence In SSC Through BPM & ECM HyperTeam Business and IT Consulting Ltd. Arpad Solti, CEO 05/16/2013
[email protected]
Welcome
SSC Operation is complex
www.hyperteam.com
• Business markets change more rapidly and in less predictable ways. • Business cycles are accelerating.
Strategic: Operational: Tactical: 3 Paddle the Board Catch the Current Wave Outmaneuver the Sharks!
Management acceptations
PEX survey 2011-2012 80 70
www.hyperteam.com
What are the key drivers for your process excellence programme?
60 50 40 30 20 10 0
Tertiary Driver
Secondary Driver
Primary Driver
The main goals
Align strategy and objectives with organisation / processes / IT Enhance customer value / satisfaction / excitement achieve higher prices / margins Reducing costs ($) Increase quality (Q) Increase business agility/reduce processing time (t) Leverage innovation potential of IT / facilitate business-IT alignment Manage knowledge ( change of generations) Plan organisational change Plan and manage collaborative business Assess and proof level of process maturity Fulfil compliance
BPM definition
www.hyperteam.com
• Business process management (BPM) is a method of efficiently aligning an organization with the wants and needs of clients. It is a holistic management approach that promotes business effectiveness and efficiency while striving for innovation, flexibility and integration with technology. As organizations strive for attainment of their objectives, BPM attempts to continuously improve processes - the process to define, measure and improve your processes – a ‘process optimization' process. Source: Wikipedia
• Business process management (BPM) is a management discipline that treats business processes as assets that directly contribute to enterprise performance by driving operational excellence and business agility Source: Gartner
HyperTeam Business Process Modeling
www.hyperteam.com
Business process modeling links business strategy to IT systems development to ensure business value. It combines process/workflow, functional, organizational and data/resource views with underlying metrics such as costs, cycle times and responsibilities to provide a foundation for analyzing value chains, activity-based costs, bottlenecks, critical paths and inefficiencies. Source: Gartner
System connections
Business processes, tasks
IT system map
HW architecture
IT service request Processes and organization
Benefits of Business Process Modeling •
Simplify (reduce complexity)
•
Single point of truth
Enterprise Blueprint (Business Model)
•
Share information
•
Structured approach to solve business problems through modeling techniques to leverage the innovation potential of IT for Business
•
Build bridges From Business to Model From Model to Execution
Real Business World
Model World
System Blueprint (Model Execute)
Execute
Forrás. BPTrend survey 2011
ECM and the Value Chain Process Map
11
ECM Phases
www.hyperteam.com
Requirement specification Planning Layout igény készítése
Folyamat elindítva
SP DOS Layout
GPR üzleti igénylő
ÜLT Vezető
Jogi munkatárs ...
Marketing ...
Participant
GPR IT szervező felhasználó
DBRT fejlesztő
GPR adatgazdagító fejlesztő GPR leszedő fejlesztő
Igény előkészítés
System Used
Igény rögzítése ALF rendszerben
ALF
Igény ALF rendszer igény azonosí tó felfüggesztendő Igény specifikálása 100 - Igényrögzítés és rögzítése SP DOS Layout rendszerben
Development
110 - Jogi tanácsadás
120 - Igényfelülvizsgálat
Jogi tanácsadás
igen Jogi tanácsot kér?
Igény felülvizsgálat Igény felfüggesztendő 900 - Igény felfüggesztve Jogos az igény?
nem Igény lezárandó
130 - Marketing általi véleményezés
910 - Igény lezárandó
Marketing általi véleményezés
Jóváhagyott?-1
140 - IT általi véleményezés
nem
IT általi véleményezés
igen
Igény felülvizsgálata jogi jóváhagyás szempontjából
150 - Igény felülvizsgálata jogi jóváhagyás szempontjából
igen
nem Jóváhagyott ?-2
Jogi vélemények rögzítése
Jogi véleményeztetés szükséges?
160 - Jogi vélemények rögzítése
nem
igen nem Fejleszthető?
Fejlesztésre átadhatóság vizsgálata
170 - Fejlesztésre átadhatóság vizsgálata
Igény felfüggesztendő 920 - Igény felfüggesztve
nem Fejlesztés lezárandó 930 - Igény lezárandó 180 - Adatok pontosságának ellenőrzése
190 - Adatok pontosítása
nem, módosítás szükséges Átadható fejlesztésre?
Adatok pontosságának ellenőrzése
Adatok pontosítása
Adatok pontosak?
Teszt eset definiálása
500 - Teszteset definiálása
200 - Fejlesztés specifikálása
Fejlesztés specifikálása
További fejlesztés(ek) szükségesek?
Testing
További fejlesztés nem szükséges
702 - Nem szükséges
igen
Nettó adatleszedő/adatgaz dagító módosítási alfeladat létrehozása
System Used ALF
Feladatkiosztás státuszának rögzítése
700 - Adatmódosító feladatkiosztás státuszának rögzítése
Módosítási feladat végrehajtása
System Used ALF
Elvégzett belső fejlesztés státuszának rögzítése
710 - Belső fejlesztés kész státuszának rögzítése
Layout specifikáció kiegészítése
210 - Layoutspecifikáció kiegészítése
220 - Feladatkiosztás DBRT-nek
Feladatkiosztás külső szolgáltatóhoz és státusz rögzítése
Igényelt layout kialakítása
230 - Layout átadása
Layout átadása (feladat készre jelentése)
Teszt előkészítés és feladat státuszának rögzítése
510 - Teszt előkészítése
Teszt előkészítés lezárult 520 - Tesztadatelőállítási feladat státuszának rögzítése
240 - Layout ellenőrzése és javaslattétel
Training
250 - Hibaelemzés és feladatátadás
Tesztadat előállítás státuszának rögzítése
Layout ellenőrzése és javaslattétel
Teszt.XML
Hibaelemzés és feladatátadás (feladatátadás státuszának rögzítése)
nem
Jóváhagyható ?
igen
Specifikációs vagy fejlesztési hiba
fejlesztési hiba IT specifikációs hiba üzleti specifikációs hiba Tesztdokumentu m előállítható Tesztdokumentum előállítás (feladat készre jelentése)
260 - Tesztdokumentum előállítása
Teszt dokumentum(ok) ellenőrzése
270 Tesztdokumentum(ok) ellenőrzése
280 - Ellenőrzés
Ellenőrzés
megfelelő Van specifikációs vagy fejlesztési hiba?
290 - Layout élesítése
további ellenőrzés szükséges
fejlesztési hiba IT specifikációs hiba
élesíthető Élesíthető?
Layout élesítés beütemezése, fejlesztés lezárása
Folyamat lezárva
Implementation Additional product support 12
Achieve Operational Excellence Sign off
• Handover • Project Submission Report • Celebrate • Standard Operation Procedure
11. Build documentation
• Process Control & Monitoring • ControlCharts • Correctice Action 10. Prepare Process Plan Control
12. Close project
1. Define the problem and what customers require
• Project assessment and prioritization • OPEX project charter
1. Prioritoze project
Project scope: Alignment & leverage, Assumptions, Problem & goal parameters, Scope, Team, constr aints, CBA, Milestons, What you know & 2. Create don’t know
Project scope
VOC translation matrix
Implement & Control
Project Scope
3. Identify customers & CSPRs
Sign off
Analysis & Understand Solution Current Generation Situation
Sign off 4. Build ‚As is’ process map
Sign off
9. Establish •‚Should be’ map •Transactional review ‚Should Be’ •‚Should be’ baseline baseline SIPOC ® •Operating environemtn 5. Develop ‚As Is’ Map •CBA Data 8. Generate •Implementation plan collection •Communiction solutions 6. Establish 7. Identify plan plan ‚As is’ Data collection; root causes Brainstorming, Afinity baseline Transectional Review, diagram, Benchmarking Frequency Impact/effort matrix Best of solution matix Root cause tools: Plot, Concentration Solutions generatio & Pareto, Histogram, Calculating DPMODiagram, Walktrough, MIFA, Impact analisys Nature & Flow of Work, Factpack and Sigma levels Moments of truth, Fish Bone, MRS ‚As Is’ baseline 5 Whys, Workplace investigation, statement Obvious Problems, Waste
2. Map the current process and measure the defects 3. Analyze the data and discover causes of defects. Improve the process to remove causes of defects 4. Implement, monitor and control the improvement
Driving Business Through a Rear-View Mirror
www.hyperteam.com
Join the Hungarian ABPMP Chapter
www.abpmp.org
www.hyperteam.com
www.hyperteam.com
• BPM – Business Process Management – Folyamatmenedzsment • ECM - Enterprise Content Management • BPM Governance – Folyamatmenedzsment Irányítás • BPA sw – Business Process Analysis software – Folyamatmodellező szoftver • BPMS – Business Process Management Suite – Folyamatmenedzsment automatizáló szoftver • EA sw – Enterprise Architecture software – Vállalati Architektúra modellező szoftver
