SUBSIDIEREGLEMENT
DEPARTMENT CULTUUR Cultuurloket
SUBSIDIE VAN DE PROVINCIE ANTWERPEN VOOR EEN CULTUURPROJECT:
Bovenlokale culturele projecten
Goedgekeurd door de provincieraad op 27/06/2013 HOOFDSTUK I – Doel, doelgroep en definities Artikel 1. Doel van het subsidiereglement De provincie Antwerpen is dé bovenlokale partner en promotor van een diverse, duurzame en toegankelijke culturele sector in de provincie Antwerpen. Gemeentebesturen ontwikkelen vanuit hun specifieke lokale context een lokaal cultuurbeleid op maat van hun burgers. De ondersteuning van lokale initiatieven behoort dan ook tot de verantwoordelijkheid van de gemeentebesturen. Culturele organisaties en projecten hebben echter vaak een uitstraling die de gemeentegrenzen overstijgt. Daarom ondersteunt en stimuleert de provincie Antwerpen als intermediair bestuursniveau ambitieuze bovenlokale culturele initiatieven die een grote impact hebben op het culturele landschap en/of de inwoners van de provincie. Binnen de perken van de kredieten die op het goedgekeurde budget van de provincie worden voorzien, verleent de deputatie projectsubsidies voor bovenlokale culturele projecten die voldoen aan de voorwaarden zoals opgenomen in onderhavig reglement. Artikel 2. Doelgroep De deputatie verleent projectsubsidies aan privaatrechtelijke verenigingen zonder winstoogmerk, met uitzondering van diegenen die belast zijn met taken van gemeentelijk belang. Artikel 3. Definities Project: een afgebakend geheel van activiteiten met een duidelijke doelstelling, beperkt in de tijd (maximum 12 maanden) en gescheiden van andere activiteiten. Bovenlokaal: een project is bovenlokaal als het de aangelegenheden van lokaal gemeentelijk belang overstijgt, voor zover het streekgericht blijft en gericht is op realisaties binnen de grenzen van het grondgebied van de provincie. Culturele initiatieven: alle mogelijke culturele projecten die het brede culturele veld beslaan (kunsten, erfgoed, letteren, sociaal-cultureel volwassenenwerk, cultuurcommunicatie, ...). Microsubsidie: deze bedraagt maximaal 2.500 euro, de door de provincie toegekende subsidie bedraagt maximaal het bedrag dat door de organisatie zelf wordt ingebracht. Aanvragen moeten ingediend worden ten laatste drie maanden voor de aanvang van het project. De microsubsidie is bedoeld voor bovenlokale projecten die een minder grote financiële investering vergen. Macrosubsidie: deze bedraagt minimaal 2.500 euro, de aanvragende organisatie dient zelf ook een deel eigen middelen in te brengen met een minimum van 2.500 euro, personele middelen niet meegerekend. Een externe projectencommissie bespreekt de aanvraag en formuleert een advies. Er zijn twee vaste deadlines per jaar. Er wordt een voorschot van 50% uitgekeerd, tenzij de deputatie anders beslist. De macrosubsidie is bedoeld voor bovenlokale projecten die een grotere financiële investering vergen.
Tekort op de projectbegroting: het tekort op de projectbegroting wordt berekend door de geraamde inkomsten van het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken van de geraamde uitgaven van het project (exclusief de geraamde uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden voor een subsidie). Tekort op de projectafrekening: het tekort wordt berekend door de inkomsten van het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken van de uitgaven van het project (exclusief de uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden voor een subsidie). Projectencommissie: de aanvragen voor een macrosubsidie worden voor advies voorgelegd aan een externe commissie van experten. Een medewerker van het departement Cultuur fungeert als secretaris. Er is voldoende vertegenwoordiging uit de verschillende culturele domeinen in de commissie, en er zetelt een vertegenwoordiger in van het bestuur van de Raad voor Cultuur. Het advies van de commissie wordt door de administratie aan de deputatie voorgelegd. Hoofdstuk II - Microsubsidies Artikel 4. Voorwaarden voor de organisatie De organisatie is een privaatrechtelijke vereniging zonder winstoogmerk, met uitzondering van diegenen die belast zijn met taken van gemeentelijk belang. Artikel 5. Voorwaarden voor het project a) Om in aanmerking te komen voor een microsubsidie moet het project voldoen aan volgende formele voorwaarden: het project vindt plaats in de provincie Antwerpen; door de organisatie wordt een bedrag ingebracht dat ten minste gelijk is aan de gevraagde subsidie; er is een geraamd tekort in de projectbegroting; projecten die enkel gericht zijn op de eigen leden worden uitgesloten; het project dient minstens een bovenlokale uitstraling te hebben. b) Bij de beoordeling van het dossier wordt rekening gehouden met volgende inhoudelijke criteria: - de regionale of bovenlokale inbedding en/of impact van het project; - het cultureel ondernemerschap; - de inhoudelijke kwaliteit van het project. c) Bij de beoordeling van het dossier worden volgende aandachtspunten mee in overweging genomen: - de aandacht voor ‘meer kleur in cultuur’; - de aandacht voor meer toegankelijke cultuur; - de aandacht voor ‘meer eco-cultuur’. d) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, de provincie Antwerpen te vermelden als ondersteunende overheid op duidelijke wijze en in redelijke verhouding met andere ondersteunende overheden/sponsors. e) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, door de provincie Antwerpen aangeduide personen toe te laten om ter plaatse na te gaan of het project plaatsvindt zoals voorgesteld bij de aanvraag en hen toegang te verlenen tot alle documenten en informatie die zij daartoe noodzakelijk achten. Artikel 6. Aanvraag van de microsubsidie a) Een aanvraag voor deze subsidie kan enkel gebeuren door het indienen van het aanvraagformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen.
b) Aanvragen voor deze subsidie dienen toe te komen op het Cultuurloket ten laatste 3 maanden vóór de aanvang van het project. c) Het aanvraagdossier bestaat uit: - het ingevulde aanvraagformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17; - de statuten van de organisatie; - een actieplan met een omschrijving van de doelstellingen, de timing en de concrete uitwerking van het project met indicatoren; - een motivatie met betrekking tot de inhoudelijke criteria en de aandachtspunten zoals vermeld onder artikel 5 b) en artikel 5 c); - een gedetailleerde projectbegroting met raming van kosten en opbrengsten; - de wijze waarop de inbreng van de provincie Antwerpen gecommuniceerd zal worden. d) De provincie Antwerpen kan steeds bijkomende informatie opvragen over de werking en financiën van de organisatie en over het project. e) Als het project niet kan plaatsvinden of als er wijzigingen optreden, deelt de organisatie dit onmiddellijk mee aan het provinciebestuur. Artikel 7. Toekenning en betaling van de microsubsidie a) De deputatie beslist over de toekenning van de subsidie en bepaalt het bedrag ervan. Dit gebeurt binnen de perken van de kredieten die voorzien zijn op het door de provincieraad goedgekeurde budget. De deputatie houdt rekening met de criteria en aandachtspunten vooropgesteld in artikel 5 b) en artikel 5 c). b) De toegekende subsidie bedraagt maximaal 2.500 euro, bedraagt nooit meer dan het bedrag dat door de organisatie wordt ingebracht, en bedraagt nooit meer dan het geraamde tekort in de projectbegroting. c) Bij toekenning van de microsubsidie wordt het volledige bedrag uitbetaald. d) De uitbetaalde subsidie kan nooit hoger zijn dan het tekort in de projectafrekening. Dit tekort wordt berekend door de inkomsten van het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken van de uitgaven van het project (exclusief de uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden voor een subsidie). e) Onder andere volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring: uitgaven die al ondersteund worden door de provincie Antwerpen; prestatievergoedingen voor medewerkers die op de loonlijst staan van de organisatie. Artikel 8. Evaluatiedossier microsubsidie a) Het evaluatiedossier moet ingediend worden bij het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen uiterlijk 3 maanden na voltooiing van het project en ten laatste op 31 augustus van het jaar volgend op de toekenning van de projectsubsidie (afhankelijk van de deadline die het eerst verstrijkt). b) Het evaluatiedossier bestaat uit: - het ingevulde evaluatieformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17; - een inhoudelijk verslag met de evaluatie van het project (timing, doelstellingen, inhoudelijke criteria, indicatoren); - een gedetailleerde staat van alle inkomsten en uitgaven van het project inclusief de inkomsten uit subsidieaanvragen bij andere overheden, ondertekend volgens de be-
-
palingen in artikel 17. Bewijsstukken van de uitgaven dienen niet bijgevoegd, maar wel ter beschikking gehouden te worden voor controle; bewijsstukken waaruit blijkt dat de provincie Antwerpen als ondersteunende overheid werd opgenomen in externe communicatie.
c) Projectuitgaven die in aanmerking genomen worden in de evaluatie zijn exclusief btw voor die uitgaven waarvoor de aanvrager de btw kan recupereren en inclusief btw voor de andere uitgaven. d) Bij onjuiste, onvolledige of laattijdige evaluatiedossiers en bij niet-naleving van de voorwaarden van dit subsidiereglement, kan de provincie Antwerpen beslissen de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te vorderen. Hoofdstuk III – Macrosubsidies Artikel 9. Voorwaarden voor de organisatie De organisatie is een privaatrechtelijke vereniging zonder winstoogmerk, met uitzondering van diegenen die belast zijn met taken van gemeentelijk belang. Artikel 10. Voorwaarden voor het project a) Om in aanmerking te komen voor een macrosubsidie moet het project voldoen aan volgende formele voorwaarden: het project vindt plaats in de provincie Antwerpen; door de organisatie zelf wordt minimaal 2.500 euro ingebracht, personele middelen niet meegerekend; er is een geraamd tekort in de projectbegroting; projecten die enkel gericht zijn op de eigen leden worden uitgesloten; het project dient minstens een bovenlokale uitstraling te hebben. b) Bij de beoordeling van het dossier wordt rekening gehouden met volgende inhoudelijke criteria: - de regionale of bovenlokale inbedding en/of impact van het project; - het cultureel ondernemerschap; - de inhoudelijke kwaliteit van het project. c) Bij de beoordeling van het dossier worden volgende aandachtspunten mee in overweging genomen: - de aandacht voor ‘meer kleur in cultuur’; - de aandacht voor meer toegankelijke cultuur; - de aandacht voor ‘meer eco-cultuur’. d) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, de provincie Antwerpen te vermelden als ondersteunende overheid op duidelijke wijze en in redelijke verhouding met andere ondersteunende overheden/sponsors. e) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, door de provincie Antwerpen aangeduide personen toe te laten om ter plaatse na te gaan of het project plaatsvindt zoals voorgesteld bij de aanvraag en hen toegang te verlenen tot alle documenten en informatie die zij daartoe noodzakelijk achten. Artikel 11. Aanvraag van de macrosubsidie a) Een aanvraag voor deze subsidie kan enkel gebeuren door het indienen van het aanvraagformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen. b) Aanvragen voor deze subsidie dienen toe te komen op het Cultuurloket:
-
uiterlijk op 15 maart: voor projecten die starten vanaf 1 juli van hetzelfde jaar uiterlijk op 15 september: voor projecten die starten vanaf 1 januari van het volgende jaar
c) Het aanvraagdossier bestaat uit: - het ingevulde aanvraagformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17; - de statuten van de organisatie; - een actieplan met een omschrijving van de doelstellingen, de timing en de concrete uitwerking van het project met indicatoren; - een motivatie met betrekking tot de inhoudelijke criteria en de aandachtspunten zoals vermeld onder artikel 10 b) en artikel 10 c); - een gedetailleerde projectbegroting met raming van kosten en opbrengsten; - de wijze waarop de inbreng van de provincie Antwerpen gecommuniceerd zal worden. d) De provincie Antwerpen kan steeds bijkomende informatie opvragen over de werking en financiën van de organisatie en over het project. e) Als het project niet kan plaatsvinden of als er wijzigingen optreden, deelt de organisatie dit onmiddellijk mee aan het provinciebestuur. Artikel 12. Toekenning van de macrosubsidie a) De deputatie beslist over de toekenning van de subsidie en bepaalt het bedrag ervan. Dit gebeurt binnen de perken van de kredieten die voorzien zijn op het door de provincieraad goedgekeurde budget. De deputatie houdt rekening met de criteria en aandachtspunten vooropgesteld in artikel 10 b) en artikel 10 c). b) De deputatie laat zich hierbij adviseren door een projectencommissie. Het advies van deze commissie behandelt zowel de inhoudelijke als de zakelijke aspecten van het project. De commissie toetst het dossier aan de criteria en aandachtspunten van het reglement, geeft aan of de begroting realistische uitgaven en inkomsten bevat en welke kosten al dan niet aanvaard kunnen worden voor een subsidie. De deputatie kan bijkomende voorwaarden bepalen voor de uitbetaling van de subsidie. c) De projectencommissie wordt jaarlijks samengesteld door de deputatie, en is samengesteld uit een medewerker van het departement Cultuur (secretaris), minstens tien stemgerechtigde leden uit de verschillende culturele domeinen, en een vertegenwoordiger van het bestuur van de Raad voor Cultuur. De voorzitter wordt verkozen binnen de commissie. De projectencommissie kan adviseren een aanvraag voor een macrosubsidie te behandelen als een aanvraag voor een microsubsidie. Het advies van de commissie wordt door de administratie aan de deputatie voorgelegd. d) Er wordt een voorschot van 50% uitgekeerd, tenzij de deputatie anders beslist. e) Onder andere volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring: - uitgaven die al ondersteund worden door de provincie Antwerpen; - prestatievergoedingen voor medewerkers die op de loonlijst staan van de organisatie. Artikel 13. Evaluatiedossier macrosubsidie a) Het evaluatiedossier moet ingediend worden bij het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen uiterlijk 3 maanden na voltooiing van het project en ten laatste op 31 augustus van het jaar volgend op de toekenning van de projectsubsidie (afhankelijk van de deadline die het eerst verstrijkt).
b) Het evaluatiedossier bestaat uit: - het ingevulde evaluatieformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17; - een inhoudelijk verslag met de evaluatie van het project (timing, doelstellingen, inhoudelijke criteria, indicatoren); - een gedetailleerde staat van alle inkomsten en uitgaven van het project inclusief de inkomsten uit subsidieaanvragen bij andere overheden, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17. Bewijsstukken van de uitgaven dienen niet bijgevoegd, maar wel ter beschikking gehouden te worden voor controle; - bewijsstukken waaruit blijkt dat de provincie Antwerpen als ondersteunende overheid werd opgenomen in externe communicatie. Artikel 14. Betaling van de macrosubsidie a) 50 % van het toegekende bedrag wordt als terugvorderbaar voorschot uitbetaald bij de toekenning van de subsidie, tenzij de deputatie hier anders over beslist. Het saldo van de subsidie wordt uitbetaald na de evaluatie van het project. b) De uitbetaalde subsidie zal nooit meer zijn dan het toegekende bedrag. c) De uitbetaalde subsidie kan nooit hoger zijn dan het tekort in de projectafrekening. Dit tekort wordt berekend door de inkomsten van het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken van de uitgaven van het project (exclusief de uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden voor een subsidie). d) Projectuitgaven die in aanmerking genomen worden in de evaluatie zijn exclusief btw voor die uitgaven waarvoor de aanvrager de btw kan recupereren en inclusief btw voor de andere uitgaven. e) Bij onjuiste, onvolledige of laattijdige dossiers en bij niet-naleving van de bepalingen van dit subsidiereglement of eventueel bijkomende voorwaarden gesteld door de deputatie, kan de provincie Antwerpen beslissen de subsidie geheel gedeeltelijk terug te vorderen. Hoofdstuk IV- Algemene bepalingen Artikel 15. Betwistingen Betwistingen na beslissing betreffende dit reglement, de toepassing ervan evenals alle onvoorziene gevallen worden desgevallend voor heroverweging voorgelegd aan de deputatie, mits duidelijke motivatie en het aanbrengen van nieuwe elementen in het dossier. Artikel 16. Wettelijk en reglementair kader De aanvraag wordt behandeld overeenkomstig de bepalingen in: a) de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen; b) het provinciaal reglement van 16 december 2010 betreffende de subsidiëringen en het toestaan van reservevorming door subsidietrekkers. Artikel 17. Ondertekening documenten De documenten moeten steeds ondertekend worden door de daartoe bevoegde persoon: a) Voor subsidies tot en met 24.789,35 euro volstaat de handtekening met naam en functie. b) Voor subsidies boven 24.789,35 euro is een bewijs vereist waaruit blijkt dat de ondertekenaar gemachtigd is de organisatie in rechte te vertegenwoordigen. Meestal zijn dit de
statuten van de organisatie, indien de ondertekenaar hierin wordt aangeduid. Mocht deze hierin niet worden vernoemd, is een aparte machtiging vereist. Artikel 18. Overgangs- en slotbepalingen a) Dit subsidiereglement is van kracht vanaf 27 juni 2013 en is van toepassing op alle aanvragen die werden ingediend vanaf 1 januari 2013. b) Subsidieaanvragen die ingediend worden tijdens het kalenderjaar 2013 en die mogelijks in aanmerking komen voor subsidiëring via dit reglement, dienen niet te voldoen aan de formele bepalingen van dit reglement. c) Dit subsidiereglement heft het reglement ‘Subsidiëring van bijzondere activiteiten’ op, met uitzondering van de artikels 7 tot en met 10 die opgeheven worden per 1 januari 2014.
