1/11
Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr 61/2013 van 31 juli 2013
Betreft: aanvraag van de Universiteit Gent om mededeling te krijgen van een aantal informatiegegevens uit het Rijksregister met het oog op een onderzoek naar het participatiegedrag van Vlamingen (RN/MA/2013/219)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");
Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");
Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte
van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met
betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Universiteit Gent, ontvangen op 12/06/2013;
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 01/07/2013;
Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beslist op 31 juli 2013, na beraadslaging, als volgt:
Beraadslaging RR 61 /2013 - 2/11
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1.
De aanvraag heeft tot doel de Universiteit Gent, hierna de aanvrager, te machtigen om ten
behoeve van het Steunpunt voor beleidsrelevant onderzoek Cultuur de mededeling te bekomen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 3° (alleen geboortejaar) en 5°, WRR met het oog op een onderzoek naar het participatiegedrag van Vlamingen1.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2.
Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2°, WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen
tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR verleend door het Comité aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor
de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. Artikel 1, § 1, van het besluit van de Vlaamse regering van 15 september 2006 betreffende
3.
de steunpunten voor beleidsrelevant onderzoek, bepaalt dat een steunpunt voor beleidsrelevant onderzoek een entiteit is in de schoot van één of meer initiërende universiteit(en) of hogescho(o)l(en) in de Vlaamse Gemeenschap.
4.
In toepassing van artikel 9 van voormeld besluit werd tussen de Vlaamse overheid en het
Steunpunt voor beleidsrelevant onderzoek Cultuur van de aanvrager, een beheersovereenkomst afgesloten op 23/01/2012, aangevuld met een addendum dd. 30/04/2012. De opdrachten van het steunpunt zijn 2:
5. •
het verzamelen, analyseren en ontsluiten van beleidsrelevante gegevens;
1
Het Comité verleende bij beraadslaging RR nr. 55/2008 van 10 december 2008 al een machtiging voor een dergelijk onderzoek in de loop van 2009.
2
Zie punt 2.3.1. van de beheersovereenkomst dd. 23/01/2012.
Beraadslaging RR 61 /2013 - 3/11
•
het uitvoeren van beleidsrelevant wetenschappelijk onderzoek, en dit zowel op lange als op korte termijn met aandacht voor de strategie voor Vlaanderen zoals uitgewerkt in Vlaanderen in Actie en PACT2020;
•
6.
het verlenen van wetenschappelijke dienstverlening.
Punt 2.2 van het addendum verruimt de opdracht. Het bepaalt dat de participatiesurvey
moet worden beschouwd als een integraal onderdeel van beleidsrelevant wetenschappelijk onderzoek. Er wordt verder gespecificeerd:
“De Participatiesurvey beoogt een vervolgmeting op eerdere participatiesurveys en moet toelaten tijdsreeksen op te stellen om de belangrijkste evoluties m.b.t. participatie te monitoren. Daarnaast moet het toelaten om nieuwe en meer diepgravende elementen m.b.t. participatie in de betrokken domeinen te meten”. 7.
In het meerjarenplan, dat een integraal deel van deze beheersovereenkomst uitmaakt,
worden de onderzoeksopdrachten voor de periode 2012-2015 geconcretiseerd. Een onderzoek naar het participatiegedrag van Vlamingen is een van de te realiseren opdrachten.
8.
De onderzoekslijn m.b.t. het onderzoek naar het participatiegedrag van Vlamingen heeft als
doel om het participatiegedrag, de voornaamste drempels en de attitudes rond participatie, evenals het aanbod, gedetailleerd in kaart te brengen voor de domeinen kunsten/erfgoed, sociaal-cultureel werk, jeugdinitiatieven en sport, met ook oog voor diverse vormen van deelname. De informatie over participatie zelf en attitudes er rond moeten naast directe beleidsrelevante informatie ook input leveren voor fundamenteel wetenschappelijk onderzoek.
9.
De resultaten van dit onderzoek moeten de Afdeling Beleid en Beheer van het Departement
Cultuur, Jeugd, Sport en Media, die instaat voor de beleidsvoorbereiding en –evaluatie, toelaten een informatie-gebaseerd beleid uit te werken. In het licht hiervan kan het onderzoek als een taak van algemeen belang gekwalificeerd worden.
10.
Hieruit kan besloten worden dat de aanvrager, die een instelling van Belgisch recht met
rechtspersoonlijkheid is, ten behoeve van het steunpunt op grond van artikel 5, eerste lid, 2°, WRR in aanmerking komt om gemachtigd te worden mededeling te bekomen van de informatiegegevens van het Rijksregister.
Beraadslaging RR 61 /2013 - 4/11
A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 11.
Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister
persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
B. FINALITEITEN 12.
Centraal aandachtspunt in het Vlaamse beleid t.a.v. cultuur in de ruime zin, jeugdwerk en
sport is het verbreden, uitdiepen en stimuleren van de participatie aan het aanbod, zowel van het gesubsidieerde als commerciële circuit. Dit vereist: •
betrouwbaar cijfermateriaal over de graad van participatie;
•
inzicht in de belangrijkste factoren die de participatie beïnvloeden, wat de drempels zijn voor verhoogde participatie, welke attitudes participatie beïnvloeden.
13.
Om dit cijfermateriaal te verzamelen en inzichten te verwerven is het de bedoeling om data
te verzamelen aan de hand van face-to-face interviews van een representatief staal van de bevolking (steekproef die 10.500 personen bevat met het oog op het bekomen van 3.500 reacties). De aanvrager werd hiermee belast.
14.
Het nagestreefde doeleinde is welbepaald en uitdrukkelijk omschreven in de zin van
artikelen 4, § 1, 2°, WVP en 5, tweede lid WRR. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de eruit voortspruitende verwerkingen zijn gestoeld op artikel 5, eerste lid, a), WVP.
C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten opzichte van de gegevens 15.
De aanvrager wenst van 10.500 personen tussen de 14 en 85 jaar oud, woonachtig in het
Vlaams Gewest en Brussels Hoofdstedelijk Gewest, die door een toevalssteekproef uitgeloot worden, de eenmalige mededeling te bekomen van een aantal informatiegegevens, namelijk deze die vermeld zijn in artikel 3, eerste lid, 1° tot 3° (alleen geboortejaar) en 5°, WRR namelijk: •
de naam en voornamen;
•
het geboortejaar;
Beraadslaging RR 61 /2013 - 5/11
•
het geslacht;
•
de hoofdverblijfplaats.
16.
Het Comité stelt vast: •
de gegevens "naam en voornamen", "geslacht" en "hoofdverblijfplaats" zijn noodzakelijk om op een correcte manier contact op te nemen met de potentiële deelnemers aan het onderzoek. Het element “postcode” van de hoofdverblijfplaats zal de aanvrager daarenboven toelaten een optimale verdeling onder de interviewers mogelijk te maken;
•
de gegevens “geslacht” en “geboortejaar” zijn elementen die toelaten een representatief staal te trekken en naderhand de representativiteit te toetsen.
17.
Samenvattend: de mededeling van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2°
(geboortejaar), 3° en 5°, WRR is, in het licht van de opgegeven doeleinde, in overeenstemming met artikel 4, § 1, 3°, WVP.
18.
Het onderzoek zal gebeuren aan de hand van een mondelinge enquête aangevuld met een
bijkomende beperkte schriftelijke vragenlijst. Uit de aanvraag en de bijlagen blijkt dat deze aanpak is ingegeven door het feit dat: •
de antwoorden rechtstreeks op een computer worden ingebracht;
•
in functie van de verstrekte antwoorden de niet langer relevante vragen door het programma onderdrukt worden (filters);
•
de interviewer toelichting kan geven bij vragen, wat de kwaliteit van de antwoorden verhoogt;
•
de vragenlijst is omvangrijk, het beantwoorden neemt ongeveer 75 minuten in beslag en zoveel tijd investeren de uitgelote personen niet aan het invullen van dergelijke vragenlijst wanneer die in het kader van een schriftelijke bevraging wordt toegestuurd;
•
de uitgelote personen van hogere leeftijd hebben meestal moeilijkheden bij het invullen van complexe schriftelijke vragenlijsten.
19.
Rekening
houdend
met
deze
argumenten
is
het
Comité van oordeel
gegevensverzameling aan de hand van een face-to-face interview aanvaardbaar is.
dat
een
Beraadslaging RR 61 /2013 - 6/11
20.
Op 3 september 2008 bracht de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke
Levenssfeer een advies (nr.27/2008) uit eigen beweging uit met betrekking tot de "Code waartoe de verkrijgers van Rijksregistergegevens zich verbinden bij het uitvoeren van hun wetenschappelijke onderzoeksopdracht". Daarin wordt, ingeval van een onderzoek aan de hand van een mondelinge bevraging, bepaald onder welke voorwaarden de onderzoekers de gegevens uit het Rijksregister mogen ontvangen.
21.
Het Comité stelt vast dat uit de bij de aanvraag gevoegde stukken blijkt dat de aanvrager zal
werken conform de vereisten die in de code worden gesteld m.b.t.: •
het verkrijgen van de instemming van de betrokkene;
•
de training van de interviewers;
•
de beveiliging van de persoonsgegevens;
•
de rapportering;
zodat de mededeling van de gegevens die voorzien is in randnummer 17 ook daadwerkelijk mag gebeuren.
22.
Op bladzijde 11 van de aanvraag wordt echter vermeld dat bij een weigering de
referentiepersoon wordt doorgegeven aan een andere interviewer die het contactproces minstens eenmaal herhaalt. Dit druist in zowel tegen bovenvermelde Code als tegen het engagement dat de aanvrager bezorgde. Een persoon die ondubbelzinnig weigert mag niet meer gecontacteerd worden, noch door de initiële interviewer, noch door een andere interviewer. De aanvrager moet zijn contactprocedure op dit punt aanpassen.
23.
Ten einde een zicht te hebben op het gebruik van de machtiging wenst het Comité dat de
aanvrager,
nadat
het
onderzoek
is
afgerond,
ter
informatie
een
exemplaar
van
het
onderzoeksrapport aan het Comité bezorgt.
C.2. Ten opzichte van de frequentie van de mededeling en de duur van de machtiging 24.
De aanvrager wenst in beginsel een eenmalige mededeling van de gegevens van 10.500
personen in de hoop dat hij naar aanleiding daarvan 3.500 reacties kan verzamelen. Wanneer dit streefdoel niet gehaald wordt, wenst de aanvrager, binnen de 6 maanden na de initiële steekproef, een bijkomende steekproef te laten verrichten en dus bijkomende mededeling(en) van persoonsgegevens te verkrijgen en met het oog op het bereiken van het vooropgestelde aantal netto-reacties.
Beraadslaging RR 61 /2013 - 7/11
25.
Het Comité stelt vast dat, met het oog op het bereiken van het doeleinde, namelijk het
verzamelen van 3.500 reacties, de gewenste mededelingen – een of twee – gepast zijn (artikel 4, § 1, 3° WVP).
26.
De aanvrager stelt een machtigingsduur van een jaar voorop ten einde eventueel een
bijkomende steekproef te laten verrichten indien dit nodig mocht blijken.
27.
Het Comité stelt vast dat de voorgestelde machtigingsduur van een jaar, te rekenen vanaf
de eerste steekproeftrekking, gepast is. De interviews van deze eerste steekproef moeten immers zo goed als afgerond zijn vooraleer de aanvrager een duidelijk zicht heeft op de respons. Pas dan zal blijken of een bijkomende steekproef nodig is. Deze machtigingsduur biedt de aanvrager de vereiste manoeuvreerruimte in de tijd.
C.3. Ten overstaan van de bewaringstermijn 28.
Volgens de aanvraag worden de contactgegevens (naam, voornaam en exact adres) van de
personen die: •
weigeren mee te werken onmiddellijk vernietigd;
•
meewerken, vernietigd na de controle van de gegevens verkregen bij het interview en dit zal uiterlijk 6 maanden na de dataverzameling zijn.
29.
De volgende gegevens: gemeente, geslacht en geboortejaar worden wel in geaggregeerde
vorm bewaard ten einde gerichte analyses te kunnen maken.
30.
Het Comité is van oordeel dat de door de aanvrager vooropgestelde bewaringstermijn en
werkwijze in overeenstemming zijn met artikel 4, § 1, 5°, WVP.
C.4. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden 31.
De persoonsgegevens van alle uitgelote personen zijn uitsluitend toegankelijk voor de
medewerkers van de aanvrager die instaan voor het contacteren van de geselecteerde personen met het verzoek om deel te nemen aan het onderzoek en die voor de controle van het veldwerk instaan.
Beraadslaging RR 61 /2013 - 8/11
32.
Voor
het
afnemen
van
de
interviews
wordt
een
beroep
gedaan
op
een
marktonderzoeksbureau, een onderaannemer die onder de verantwoordelijkheid en controle van de aanvrager zal werken. De naam en het adres van de personen die meewerken aan het onderzoek zullen aan deze onderaannemer meegedeeld worden.
33.
De medewerkers van de onderaannemer leggen de huisbezoeken af en vullen de vragenlijst
in. Dit betekent dat aan die medewerkers uitsluitend die persoonsgegevens worden verstrekt die zij nodig hebben om de enquête te kunnen verrichten.
34.
In dit verband vestigt het Comité de aandacht op de noodzaak: •
van een contract tussen de aanvrager en de onderaannemer waarin de punten voorzien in artikel 16 WVP evenals deze bepaald in de gedragscode van 21 mei 2008 worden geregeld, met
bijzondere
aandacht
voor
de
verplichtingen
van
de
medewerkers
van
de
onderaannemer; •
van uitdrukkelijk verbod voor de onderaannemer en zijn medewerkers om van de gelegenheid gebruik te maken om ook andere vragen te laten stellen dan deze opgegeven door de aanvrager;
•
van een schriftelijke verbintenis van de medewerkers van de onderaannemer om de vertrouwelijkheid van de meegedeelde informatie te bewaren evenals de gedragscode van 21 mei 2008 te respecteren;
•
van een goede beveiliging van de gegevens die aan de hand van een laptop verzameld worden, zodat ingeval van diefstal van deze laatste, de gegevens niet kunnen gelezen worden door een derde (cryptering) of minstens niet kunnen gelinkt worden met een welbepaalde persoon;
•
dat de aanvrager erover moet waken dat de onderaannemer alle persoonsgegevens die hem werden meegedeeld evenals deze die door zijn medewerkers werden verzameld bij het beëindigen van de opdracht vernietigt.
D. AANGIFTEPLICHT 35.
Het Comité stelt vast dat de aanvrager met het oog op dit participatieonderzoek in 2009 een
aangifte deed zoals voorgeschreven door artikel 17 WVP (aangifte). De aanvrager zal het nodige moeten doen om deze aan te passen daar er in de aangifte nog gewag wordt gemaakt van de beraadslaging RR nr. 55/2008.
Beraadslaging RR 61 /2013 - 9/11
E. INFORMATIEBEVEILIGING E.1. De consulent inzake informatiebeveiliging 36.
De persoon die wordt voorgedragen als consulent inzake informatiebeveiliging werd door het
Comité reeds in die hoedanigheid aanvaard n.a.v. andere machtigingsaanvragen3.
E.2. Het informatiebeveiligingsbeleid 37.
Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een beveiligingsbeleid
beschikt en dat hij dit ook praktisch op het terrein uitwerkt.
38.
Het Comité heeft er akte van genomen.
E.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen 39.
Volgens de aanvraag zullen de meegedeelde gegevens enerzijds benut worden door een
aantal wetenschappelijke medewerkers van de aanvrager die instaan voor de coördinatie van het onderzoek en de controle op het veldwerk en anderzijds door een aantal personeelsleden van het marktonderzoeksbureau dat als onderaannemer van de aanvrager zal zorgen voor het afnemen van de interviews.
40.
De aanvrager en de onderaannemer moeten, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR,
een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die de meegedeelde gegevens gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden.
41.
De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring
ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de informatiegegevens, te bewaren.
3
Cf. beraadslaging RR nr. 55/2008 van 10 december 2008.
Beraadslaging RR 61 /2013 - 10/11
OM DEZE REDENEN, het Comité 1° machtigt de Universiteit Gent om voor het doeleinde bepaald in punt B en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging, onder de vorm van een toevalssteekproef die 10.500 personen tussen 14 en 85 jaar wonende in het Vlaams Gewest en Brussels Hoofdstedelijk Gewest omvat, de mededeling te krijgen van de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2° (geboortejaar), 3° en 5°, WRR.
Deze machtiging: •
wordt
verleend
voor
een
periode
van
een
jaar,
te
rekenen
vanaf
de
eerste
steekproeftrekking, teneinde de Universiteit Gent in staat te stellen om eventueel een aanvullende steekproef te bekomen zodat zij in totaal 3.500 reacties kan verzamelen; •
zal slechts uitwerking krijgen nadat de Universiteit Gent schriftelijk bevestigd heeft dat een uitgelote persoon die ondubbelzinnig weigert mee te werken, niet meer gecontacteerd wordt, noch door de initiële interviewer, noch door een andere interviewer;
2° bepaalt dat het Steunpunt voor beleidsrelevant onderzoek Cultuur van de Universiteit Gent, nadat het onderzoek is afgerond een exemplaar van het onderzoeksrapport, in papieren of elektronische vorm, moet bezorgen aan het Comité met vermelding van het nummer van onderhavige beraadslaging;
3° bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging
die een impact
kan hebben op
de antwoorden die met
het
veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de Universiteit Gent een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren;
Beraadslaging RR 61 /2013 - 11/11
4° bepaalt dat wanneer het Comité de Universiteit Gent, een vragenlijst met betrekking tot de informatiebeveiligingsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren.
De Wnd. Administrateur,
De Voorzitter,
(get.) Patrick Van Wouwe
(get.) Mireille Salmon
