2013

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT ISLAM UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/PIU/P002 PROSEDUR PENGENDALIAN MAJLIS ILMU 1.0

Halaman: 1/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara pelaksanaan sesuatu majlis ilmu yang dianjurkan oleh Pusat Islam Universiti.

2.0

SKOP Prosedur ini merangkumi cara pengendalian, pengelolaan dan penilaian majlis ilmu yang dilaksanakan untuk memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan di Pusat Islam Universiti.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen OPR/PIU/GP03/CERAMAH

4.0

Takwim Aktiviti Pusat Islam Garis Panduan Berceramah Pusat Islam Universiti

-

Garis Panduan Pengawalan Pelaksanaan Kursus Pra Perkahwinan Islam (KPPI) Negeri Selangor

-

Undang-undang Sarawak 2001

TERMINOLOGI DAN SINGKATAN UPM AJK JK Majlis Ilmu KS PHEI

5.0

Tajuk Dokumen

: : : :

Universiti Putra Malaysia Ahli Jawatankuasa Jawatankuasa Meliputi Kursus, Bengkel dan Seminar yang mempunyai tujuan penyebaran dan perbincangan ilmu : Ketua Seksyen : Pembantu Hal Ehwal Islam

TANGGUNGJAWAB Ketua Seksyen dan Pembantu Hal Ehwal Islam bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua pihak yang terlibat dalam proses ini hendaklah mematuhi prosedur ini.

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT ISLAM UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/PIU/P002 PROSEDUR PENGENDALIAN MAJLIS ILMU 6.0

CARTA ALIR

Halaman: 2/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT ISLAM UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/PIU/P002 PROSEDUR PENGENDALIAN MAJLIS ILMU 7.0

Halaman: 3/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

PROSES TERPERINCI Tindakan

7.1

Mula

7.2

Rancang Aktiviti Majlis Ilmu

7.3

7.2.1 Kenalpasti Majlis Ilmu yang akan dijalankan merujuk kepada Takwim Aktiviti Tahunan Pusat Islam Universiti atau berdasarkan keputusan dan keperluan semasa.

KS / PHEI/AJK

7.2.2 Sediakan perancangan aktiviti Majlis Ilmu.

KS / PHEI/AJK

Kelulusan Majlis Ilmu 7.3.1 Dapatkan kelulusan Mesyuarat Pengurusan Pusat Islam Universiti atau Pengarah / Pengerusi Pusat Islam UPMKB.

7.4

KS/ AJK

7.3.2 Jika lulus, ikut Langkah 7.5.

KS / PHEI/AJK

7.3.3 Jika tidak lulus, ikut Langkah 7.4.

KS / PHEI/AJK

Pembetulan Semula 7.4.1 Buat pembetulan semula terhadap perancangan aktiviti Majlis Ilmu.

7.5

Tanggungjawab

KS/AJK

Pelaksanaan Majlis Ilmu 7.5.1 Terima makluman mengenai kelulusan perancangan aktiviti Majlis Ilmu. 7.5.2 Sediakan surat kepada individu berkenaan: a) Penceramah/Pembentang/Tenaga Pengajar/Fasilitator b) Urusetia Majlis Ilmu (jika perlu)

KS / PHEI/AJK

PHEI/AJK

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT ISLAM UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/PIU/P002 PROSEDUR PENGENDALIAN MAJLIS ILMU

Halaman: 4/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

7.5.3 Adakan mesyuarat pelaksanaan urusetia Majlis Ilmu. 7.5.4 Rekodkan peserta yang mendaftar menggunakan Borang Kehadiran Peserta (OPR/PIU/BR03/HADIR).

7.6

7.6

KS/AJK PHEI

Penilaian 7.6.1 Edarkan borang Penilaian Majlis Ilmu (OPR/PIU/BR03/PENILAIAN 01) untuk tujuan penilaian aktiviti.

PHEI

7.6.2 Borang penilaian yang diterima, diproses untuk analisis dan disediakan laporan selewat-lewatnya 5 minggu selepas majlis berlangsung untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Pusat Islam Universiti / Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Pusat Islam UPMKB.

PHEI/KS/AJK

Tamat

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT ISLAM UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/PIU/P002 PROSEDUR PENGENDALIAN MAJLIS ILMU 8.0

Bil 1.

No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

REKOD KUALITI

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/(kod PTJ)/100-49/3

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PHEI

Tanggungjawab Menyelenggara KS/AJK

Majlis Ilmu

UPM/(kod PTJ)/100-49/3/1 Pengurusan Majlis Ilmu • Perancangan tahunan Majlis Ilmu • Petikan Minit mesyuarat berkaitan • Surat / dokumen berkaitan

Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Dokumen dan Rekod

Kuasa Melupus Ketua PTJ / Pengerusi PI UPMKB

3 Tahun

• Kertas cadangan Majlis Ilmu • Salinan surat Penceramah/Pembentang/Tena ga Pengajar/Fasilitator • Salinan surat urusetia (jika perlu) • Petikan Minit mesyuarat / Minit mesyuarat berkaitan • Borang kehadiran peserta (OPR/PIU/BR03/ HADIR) • Borang Penilaian Majlis Ilmu (OPR/PIU/BR03/ PENILAIAN 01) • Borang Laporan Analisis Majlis Ilmu (OPR/PIU/BR03/PENILAIAN 02) • Laporan Penilaian Majlis Ilmu • Surat-surat berkaitan 2.

Halaman: 5/6

PHEI

KS/AJK

Bilik Dokumen dan Rekod 3 Tahun

Ketua PTJ / Pengerusi PI UPMKB

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT ISLAM UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/PIU/P002 PROSEDUR PENGENDALIAN MAJLIS ILMU 9.0

Halaman: 6/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

PGH

WP

03/01/2011

02

01

OPR (PIU) 4/2012

PGH

WP

05/06/2012

02

02

OPR (PIU) 2/2013

PGH

WP

30/04/2013

Mesyuarat Khas Semakan Keberkesanan Proses pada 28/05/2012 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses 1/2013 pada 4/4/4013