2013

Ingekomen: Afdeling

:

Kopie

:

~ 2

IAN

2013

III Mil HIM

m i ui i n n

2013.00012 02/01/2013

Gemeente Leiderdorp

A

aan de leden van de raad

datum kenmerk bijlage betreft

3 januari 2013 2012U03160 1. optimalisatie exploitatie Sterrentuin

VERZONDEN - 2 m.

Geachte leden van de raad, In uw motie Evaluatie subsidiebeleid uit maart 2011 heeft u het college een kader meegegeven waarin u oproept om in en na overleg met de gebruikers ten aanzien van De Sterrentuin exploitatie-/accommodatiebeleid op te stellen. U vroeg dit omdat u zich zorgen maakte over de structurele exploitatielasten op de lange termijn. Met het opstellen van accommodatiebeleid is een begin gemaakt in maart 2012 met de vaststelling van het Kader eigendommenbeleid. Hieraan wordt een vervolg gegeven met de nota welzijnsaccommodatiebeleid die in maart 2013 ter besluitvorming aan u wordt voorgelegd. Voorstellen voor verbetering van de exploitatie van de Sterrentuin maken hier deel van uit. Optimalisatie exploitatie Sterrentuin In oktober is ICS -adviseurs in ruimteregie- gevraagd een onderzoekje te doen naar de mogelijkheden van optimalisatie van het beheer en de exploitatie van De Sterrentuin. ICS heeft ook de kaders voor het eigendommenbeleid ontwikkeld en is bekend met de Leiderdorpse situatie. Om een beeld krijgen van hoe het op dit moment reilt en zeilt in het sociaal cultureel centrum, heeft ICS interviews gehouden met de vaste huurders en heeft zij de ligging en inrichting van de accommodatie tegen het licht gehouden. Dit heeft geresulteerd in het rapport Optimalisatie beheer & exploitatie De Sterrentuin. Hierin doet ICS voorstellen tot verbetering van het beheer en de exploitatie van deze multifunctionele accommodatie. Conclusies Op 18 december hebben wij de volgende conclusies uit het rapport vastgesteld: a. draagvlak bij de hoofdgebruikers, eenduidige profilering en een heldere gedragen visie zijn van belang voor de slagingskans van De Sterrentuin; b. exploiteren van De Sterrentuin moet een vorm van maatschappelijk ondernemen worden; c. het beheer van De Sterrentuin zou bij voorkeur dicht op de voorziening bij een van de Bezoekadres Willem-Alexanderlaan 1 2351 DZ Leiderdorp Postbus 35 2350 AA Leiderdorp telefoon (071) 545 85 00 [email protected] www.leiderdorp.nl

hoofdgebruikers moeten liggen; d. een beleidskader (incidentele) verhuur (=flexibele verhuurstructuur) maakt optimaliseren van het gebruik van de voorziening mogelijk; e. de (programmatische) samenwerking en onderlinge afstemming tussen de gebruikers wordt het beste gefaciliteerd in de vorm van een activiteitencoördinator; f. de huidige gebruikers hebben in potentie en in gezamenlijkheid de slagkracht, creativiteit en wil om van de Sterrentuin een bruisender geheel te maken; g. nieuwe partners (kunnen) zorgen voor meer reuring en activiteiten; h. het atrium en het theater zouden intensiever gebruikt moeten (kunnen) worden en de toegang/ingang herkenbaarder/uitnodigender; i. optimaliseren van de exploitatie kost tijd en moet gezamenlijk met de hoofdgebruikers doorlopen worden; j . alleen waar nodig faciliteert de gemeente (middels subsidie of anderszins) activiteiten in de accommodatie. Gebruikersoverleg Na de interviews heeft een eerste overleg met de gebruikers van de Sterrentuin plaats gevonden, waarbij zij hebben aangegeven betrokken te willen worden bij de ontwikkeling van het beleid rond (de verbetering van) de exploitatie. Hiertoe staan twee overleggen gepland in januari, waarin de gebruikers aan de hand van het rapport van ICS en de conclusies die het college hieruit heeft getrokken, mee kunnen denken over hoe de exploitatie verbeterd kan worden. Dit is in lijn met het verzoek van uw raad aan het college in uw motie van maart 2011. Vaststelling conclusies De conclusies uit het onderzoek van ICS zijn 18 december door ons college vastgesteld en inclusief het rapport- ter kennisname naar de gebruikers gezonden. Wij zullen deze bespreken en verwerken in het (welzijns)accommodatiebeleid en dit in maart ter besluitvorming aan u voorleggen. Hoogachtend, burgemeester en wethou ter

A.H. Schouten secretaris

Bijlage: 1. Rapport Optimalisatie beheer & exploitatie De Sterrentuin

adviseurs • /ekenngstraat *H

• Vestiging / w c l l e 9urg Of'iberssngel ?i °ostbos 6")? 8000 \P

Optimalisatie beheer & exploitatie De Sterrentuin

Definitief rapport 14 november 2012 | 970197/20121113sl01

Zwolle

•

ICS

Team • • •

Roosmarijn Peet Thomas Nobel Marieke Kraaij

ICSadviseurs +31 (0)88 235 04 27 Zekeringstraat 46 1014 BT Amsterdam Postbus 59112 1040 KC Amsterdam www.icsadviseurs.nl

ICS a d v i s e u r s

Inleiding 1.1 Aanleiding Sociaal Cultureel Centrum (SCC) De Sterrentuin is gehuisvest in het recent gerealiseerd bedrijfsverzamelgebouw met woningen aan het begin van de Van Diepeningenlaan, tegenover winkelcentrum Santhorst. De officiële opening van deze multifunctionele accommodatie (MFA) was 29 augustus 2009 en de bibliotheek (BplusC) nam eind 2008 als eerste haar intrek. Verschillende maatschappelijke organisaties maken momenteel gebruik van de voorziening. Het gedeelte van het complex waarin het Sociaal Cultureel Centrum is gehuisvest is in eigendom van de gemeente (binnen een Vereniging van Eigenaars constructie) en wordt deels door de gemeente beheerd en geëxploiteerd, die ook een deel heeft uitbesteed aan Sociaal Cultureel Werk Leiderdorp. U heeft ICSadviseurs gevraagd te onderzoeken of het beheer en de exploitatie van de Sterrentuin op een meer effectieve en efficiënte w i j z e kunnen worden uitgevoerd en georganiseerd. Dit is een uitvloeisel van het coalitieprogramma en onder andere de motie evaluatie subsidiebeleid van maart 2011 waarin de gemeenteraad het college oproept om in en na overleg met de gebruikers ten aanzien van De Sterrentuin exploitatie-/accommodatiebeleid op t e stellen. Het betreft het uitvoeren van een verkennend onderzoek naar de mogelijkheden en kansen die er zijn met betrekking t o t het anders beleggen van de aspecten beheer en exploitatie van het SCC. Het doel is een maatschappelijk relevante accommodatie voor Leiderdorp met een gezonde financiële huishouding in stand t e houden. Ambitie is een bruisend centrum t e creëren waar bewoners van Leiderdorp graag en frequent komen. De onderzoekmethode die is toegepast, is verdiepen in de huidige situatie rond beheer, exploitatie en subsidiëring, het houden van interviews met betrokken partijen en op basis van verkregen inzichten de gemeente t e adviseren over een passend beheer- en exploitatiemodel voor De Sterrentuin. Met de uitkomsten van dit verkennende onderzoek kan de gemeente stappen formuleren ten aanzien van de invulling van het beheer en exploitatie van 'De Sterrentuin' en verder invulling geven aan haar accommodatie- en subsidiebeleid. 1.2 Begrippenkader Het goed regelen van het beheer en de exploitatie is één van de succesfactoren van een goed functionerende multifunctionele accommodatie. Het gaat om zaken die noodzakelijk zijn om de voorziening warm, schoon en toegankelijk te houden maar ook optimaal benut en gebruikt. De gemeente als eigenaar en de gebruikers hebben ieder een aantal verantwoordelijkheden in het onderhouden, beheren en exploiteren van het gebouw. Deze verantwoordelijkheden zijn op t e delen in de volgende vier categorieën: • Technisch of ook wel eigenaar beheer: Dit staat voor taken die voortvloeien uit het eigenaarschap van het gebouw met de gebouwgebonden installaties, zoals het groot onderhoud van het gebouw en terrein en het betalen van belasting, verzekeringen en heffingen en het voldoen aan veiligheidsvoorschriften; • Facilitair beheer (diensten en middelen): Hieronder vallen voorzieningen die verbonden zijn met het dagelijks gebruik van de huisvesting, zoals het (klein) onderhoud en voorzieningen die nodig zijn voor de directe uitvoering van de werkzaamheden in de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan schoonmaak, vuilafvoer, beveiliging en catering;

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

•

Exploitatie/(ver)huur: Dit betreft het incidenteel en vast verhuren van de voorziening/ruimten en het zorg dragen voor een acceptabele benutting van ruimten. De inkomsten die hieruit gegeneerd worden dienen om de kapitaal- en eigenaarlasten en servicelasten te dekken.

•

Programmabeheer (activiteiten): Hieronder valt het opstellen van een samenwerkingsvisie, het opstellen en bewaken van het inhoudelijk concept en het opstellen van een programma-aanbod van (gezamenlijke) activiteiten.

Om het Sociaal Cultureel Centrum zo efficiënt en effectief mogelijk te beheren, dienen bovenstaande verantwoordelijkheden helder belegd te worden binnen een logische structuur 1.3 Ontwikkeling van MFA's in de loop der jaren De afgelopen jaren zijn in Nederland veel multifunctionele accommodaties (MFA) gerealiseerd en er zijn nog diverse ontwikkelprocessen gaande. Bij de ontwikkeling van MFA's draait het niet om de 'stenen'. De huisvesting ("de jas") is slechts 'faciliterend' voor de toekomstige gebruikers. Bij de ontwikkeling van MFA's ligt de nadruk juist op de activiteiten die in de MFA gaan plaatsvinden! Bij MFA's gaat het om ontmoeting en samenwerking. Doelen die deels ook de doelstelling van de WMO raken. De realiteit is overigens dat bij veel MFA ontwikkelingen de thema's ontmoeting en samenwerking nogal eens op de achtergrond raken en de ontwikkelingstraject gedomineerd wordt door 'de realisatie van het gebouw'. De huidige samenleving heeft vitale knooppunten nodig om goed te (blijven) functioneren. MFA's zijn in potentie zulke knooppunten. Maar veel MFA's functioneren niet optimaal. De ambities van ontmoeting en samenwerking worden niet behaald. De MFA functioneert als 'bedrijfsverzamelgebouw' waar de verschillende gebruikersgroepen minimale binding hebben. Of het beheer en de exploitatie van de voorziening is niet goed geregeld waardoor de ambities op het gebied van ontmoeting en samenwerking niet behaald worden. Vaak gaat het om beide en versterken beide aspecten elkaar. Een mogelijke oorzaak van het gebrekkig functioneren, is dat MFA's primair als gebouwen worden gezien. Het management beperkt zich t o t technisch en facilitair beheer. Als we MFA's als de knooppunten van de samenleving willen zien, zijn enkel technisch en facilitair beheer onvoldoende: er is een maatschappelijke ondernemer nodig die partijen en burgers verbindt en zorgt voor een passend activiteitprogramma. Een gedreven ondernemer die staat voor gastvrijheid/hostmanship en een gezonde exploitatie. Inmiddels wordt in Nederland onderscheid gemaakt in MFA 1.0 en MFA 2.0. Hieronder wordt kort geschetst wat dit inhoudt. MFA 1.0. Kernwaarden: Samenwonen & samenwerken MFA 2.0. Kernwaarden: Gastvrijheid, ondernemerschap en verbinding met de w i j k .

C e n t r a a l besef

MFA 1.0

MFA 2.0

MFA is een gebouw

MFA is een bedrijf

Kernactiviteit

Exploitatie is beheer

Exploitatie is ondernemen

Bedrijfsvoering

Als t a a k o r g a n i s a t i e

Als commerciële o r g a n i s a t i e

Leiding

Coördinator

Ondernemer

Financiële s t r a t e g i e

Kostenbeheersing, budgetbeheer

Opbrengstoptimalisatie, resultaatverbetering

Subsidie

Van gebouw v i a g e m e e n t e

(Alleen) van gebruikers, v i a gebruikers

Marktpositionering

MFA is er voor iedereen

Profilering

Aansturing

T a a k g e r i c h t , in stand houden

Resultaatgericht, uitbouwen

Tabel:

Overzicht

MFA

1.0. en

2.0.

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

4/23

ICS

I

De succesfactoren van een goed draaiende MFA z i j n : Gastvrijheid: sfeer & s t i j l van gastvrijheid; Ondernemerschap: goede bedrijfsvoering (budgettair 6 financieel op orde), kansen zien &

a

benutten in de directe omgeving, i n i t i a t i e f r i j k . Ook voldoende vrijheid om ondernemerschap daadwerkelijk vorm t e kunnen geven; Verzakelijking relatie overheid: minder subsidie aan de MFA an sich, meer subsidie aan partners die de MFA gebruiken voor activiteiten. Het principe van de 'eigen broek ophouden'; Verbinding met de gemeenschap: (behoeften van) de inwoners van Leiderdorp kennen. Een MFA is dus geen gebouw maar een organisatie met het karakter van een onderneming met een maatschappelijke opdracht: het bieden van een integraal pakket aan diensten en activiteiten voor burgers in een buurt of w i j k en die bijdragen aan welzijn en welbevinden. Kenmerkend voor een MFA Is om zowel maatschappelijke meerwaarde te creëren door het aanbieden van een Integraal pakket aan diensten e n activiteiten als efficiënt omgaan met ruimte e n faciliteiten. Ondernemerschap binnen een MFA valt dan ook uiteen in 2 zaken: 1. Bedrijfsvoering een MFA moet budgettair en financieel op orde z i j n . Degene die de MFA aanstuurt moet weten welke diensten er worden aangeboden, welke mogelijkheden er zijn en wat deze kosten en opbrengen. 2. Mogelijkheden zien en benutten Degene die de MFA aanstuurt moet kansen en mogelijkheden zien en benutten. Hij of zij moet de w i j k en omgeving goed kennen, weten wat er speelt en waar behoefte aan is, initiatiefrijk zijn en een goed team aan mensen om zich heen verzamelen.

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

ICS

2. Context 2.1 Uitgangspunten gemeente Inhoudelijke ambitie en visie Het inhoudelijk en functioneel kader van de gemeente luidde in 2004 (Masterplan Centrumplan) als volgt: "Zorg dat de Santhorstzijde een levendige tegenpool wordt. Het Sociaal Cultureel Centrum gaat zorgen voor die levendigheid en wordt het centrum voor alles wat met zorg, welzijn en cultuur te maken heeft. Voor Leiderdorpers én wijkbewoners." In het gebruiksreglement is opgenomen: '\ "Onder Sociaal Cultureel Centrum De Sterrentuin wordt verstaan een multifunctioneel gebouw waarin sociale, culturele en educatieve activiteiten plaatsvinden én waarin partijen met elkaar samenwerken volgens een activiteitenprogramma en dat partijen de inhoudelijke samenwerking willen faciliteren door samenwerking in het gebouw". In dit onderzoek is bovenstaande als uitgangspunt en referentiekader genomen. Hier dient de invulling van het beheer en exploitatie optimaal op aan te sluiten. Accommodatie- en subsidiebeleid In 2012 is het document 'Beleidskader, uitgangspunten voor samenhangend beleid van voorzieningen, accommodaties en eigendommen' vastgesteld door de Raad. Doelstellingen daarin zijn onder andere om maatschappelijke accommodaties samenhangend, goed en duurzaam t e exploiteren. Uitgangspunt is om bij maatschappelijke accommodaties en grondposities op het gebied van onderwijs, w e l z i j n , cultuur en sport toe te werken naar situaties waarbij activiteiten elkaar versterken. Relevant uitgangspunt in dit verband betreft ook de uitspraak om als gemeente in samenwerking, netwerken en samenhangende flexibele ruimtelijke oplossingen t e investeren. Niet wordt meer geïnvesteerd in het in stand houden van moeizaam te exploiteren monofunctionele gebouwen. De nadere uitwerking en vertaling van genoemde uitgangspunten in uitgewerkte en specifieke gemeentelijk beleid (accommodatiebeleid, vastgoedbeleid, subsidiebeleid) vindt op dit moment plaats. Duidelijk wordt al wel dat de gemeente kiest voor een weg richting multifunctionaliteit, structureel sluitende exploitaties en een herbezinning op lokale taken. Voor vastgoedbeleid gaat onder andere gelden; 'beheren wie beheren toekomt'. Specifiek voor de Sterrentuin is nog geen uitgekristalliseerd beleid opgesteld op basis van het vastgestelde beleidskader. Immers, die uitkristallisatie is de vraag vanuit de motie in maart 2011 en voorliggende rapportage (verkennend onderzoek) is een opstap daar naartoe. Vanuit het algemeen geldende beleidskader is alvast een eerste voorzet te doen met betrekking tot exploitatie/ accommodatiebeleid voor de Sterrentuin: Gemeente faciliteert in de samenwerking tussen partijen/gebruikers; Verleggen van beheertaken van de gemeente naar gebruikers ('beheren wie beheren t o e k o m t ' ) met uitzondering van de taken van technische aard die voortvloeien uit het eigenaarschap van het gebouw en gebouw gebonden installaties; Alleen waar nodig faciliteert de gemeente (middels subsidie of anderszins) het aanbieden van a c t i v i t e i t e n . Gemeente verstrekt geen gelabelde subsidie voor huisvesting van de gebruikers.

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

6/23

ICS a d v i s e u i

Bovenstaande aanzet voor exploitatie/accommodatiebeleid voor de Sterrentuin verdient, mede naar aanleiding van besluiten op basis van voorliggende verkennende rapportage, nadere aanscherping en vervolgens een zorgvuldige uitwerking en implementatie. In hoofdstuk 6 en 7 wordt hier nog op teruggekomen. 2.2 De Sterrentuin Sociaal Cultureel Centrum De Sterrentuin biedt huisvesting aan verschillende maatschappelijke organisaties. De Sterrentuin is geïntegreerd in een groter complex met winkels in de plint en luxe appartementen op de verdieping. Hoofdgebruikers zijn organisaties die op regelmatige basis vaste e n / o f eigen ruimten in gebruik hebben:

• c

Theater Toverlei; Volksuniversiteit; Bibliotheek BplusC; De Kinderkring: Het W i n k e l t j e en De Speelplaats; Sociaal Cultureel Werk Leiderdorp (kantoorruimte); Milieu Educatie Centrum (MEC); Het Leiderdorps Museum.

Medegebruikers zijn organisaties die incidenteel ruimten huren, onder meer: o Stichting Muziekonderwijs Leiderdorp (MOL); ° Kunstkring.

Figuur:

Overzichtsfoto.

De volgende multifunctionele ruimten worden incidenteel verhuurd: Cursusruimten (4 stuks); ° Theater; D

Speel- en beweegruimte.

Het leegstandspercentage van deze multifunctionele ruimten bedraagt op basis van 21 dagdelen (3 dagdelen, 7 dagen in de week) momenteel 25% (conform opgave gemeente). Met name in de middagen en in het weekend is er sprake van leegstand. Het leegstandspercentage ligt feitelijk

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

7/23

•

hoger omdat er binnen de vast verhuurde dagdelen aan de hoofdgebruikers niet a l t i j d activiteiten plaatsvinden en ruimten dus leeg staan. 2.3 Analyse accommodatie naar aanleiding van rondleiding Het Sociaal Cultureel Centrum De Sterrentuin is gelegen aan een plein bij winkelcentrum Santhorst. In de plint is een aantal winkels gevestigd waaronder hoorcentrum Schoonenberg, een kapsalon en een supermarkt. Prominent naast de hoofdentree van De Sterrentuin staat een ruimte leeg, die oorspronkelijk bedoeld was als Grand Café: een centrale ontmoetingsplek. De Sterrentuin heeft een bescheiden entree, iets verscholen in de gevel. De entree wordt niet als uitnodigend ervaren en de horecavoorziening is bescheiden (koffieautomaat). Ruimten en organisaties die gehuisvest zijn in De Sterrentuin zijn niet goed zichtbaar van buitenaf, maar ook niet vanuit het a t r i u m . Aan de buitenkant is slecht te zien wat zich achter de winkels en de entree plaatsvindt. Men komt de Sterrentuin binnen via een grote verkeersruimte, ooit bedoeld als centrale ontmoetingsruimte. Vanwege voorschriften van de brandweer en ervaren overlast voor de bovenburen mag deze ruimte alleen niet of sporadisch gebruikt worden voor bijeenkomsten. Ook is de aankleding karig. De stenen vloer en sobere kleurstelling dragen niet bij aan het gevoel van een gastvrije omgeving waar bezoekers zich welkom en thuis voelen. De grootste trekker van bezoekers, de bibliotheek, bevindt zich achterin het pand en is niet prominent zichtbaar. Op de volgende pagina worden in de plattegrond de consequenties van verschillende ontwerpkeuzes weergeven. Deze knelpunten hebben aanzienlijke invloed op het beheer en de exploitatie van De Sterrentuin en worden in de volgende paragraaf getypeerd. - • I LH

nu

E n t r e e : weinig uitnodigend, leegstand en kil materiaalgebruik

Entree De Sterrentuin

Kansen kleurgebruik Meer exposure in a t n u m Warme ontvangst

14 november 2012 I 970197/20121113sl01

8/23

adviseurs

Vanaf voorzijde activiteiten en organisaties niet zichtbaar Weinig tot geen zichtretatie met a t n u m

kappei leegstand theater bibliotheek

Verscholen achter in pand. Slecht zichtbaar

Verscholen entree hoor

het

:

h

J

Nauwe en donkere doorgang

MEC

museurn

ra Eigen ingang MEC, beperking van het aantal bezoekers in het atrium van De Sterrentuin

Fisuur:be$ane

$rond

De

Sterrentuin

Beheerder niet zichtbaar en geen toezicht vanaf werkplek SCW Nauwe gang en 'draaicirkel' beperken oriëntatie en toegankelijkheid

Ruimten eerste verdieping zijn niet zichtbaar

Computerruimte en bibliotheek zijn door gelaagdheid beperkt toegankelijk

5CW cursusruimten

3

computer

LVU theater

bibliotheek

ruimte

Zware deur

B i Mj Lift is niet gebruiksvriendelijk Appartementen

Fi$uur:eerste

verdieping

De

Sterrentuin

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

9/23

ICS

2.4 Resultaten interviews Op verzoek van de gemeente zijn interviews gevoerd met de hoofdgebruikers van De Sterrentuin. Van alle interviews zijn gesprekverslagen gemaakt en beschikbaar. Hieronder volgen de hoofdlijnen. In de bijlage is de gevolgde vragenlijst opgenomen. Samenwerking Het profiel c.q. concept van De Sterrentuin is veel gewisseld gedurende het ontwikkeltraject. Er is uiteindelijk geen samenhangende mix aan hoofdgebruikers samengesteld die elkaar versterken en veel te bieden hebben en zorgen voor dynamiek; Er is bereidheid t o t samenwerking maar door het ontbreken van menskracht en middelen functioneren organisaties zelfstandig en vindt samenwerking momenteel veelal ad hoe plaats; Veel hoofdgebruikers draaien dankzij betrokkenheid van vrijwilligers, deze voelen zich primair verbonden met hun eigen organisaties en minder met het gemeenschappelijke; In De Sterrentuin werken zowel vrijwilligers als professionals. Dit geeft een verschil in de betrokkenheid/tijdinvestering voor samenwerking; Er zijn onvoldoende financiële middelen beschikbaar voor gezamenlijke activiteiten; In den beginnen was er enthousiasme voor gezamenlijke ideeën. Deze bleken alleen niet a l t i j d uitvoerbaar o.a. vanwege veiligheidsvoorschriften. Hierdoor verdween een deel van de gezamenlijke energie; Er is geen permanente centrale kartrekker op activiteitenaanbod. Alle hoofdgebruikers geven aan waarde t e hechten aan een gemeenschappelijke aanjager voor een gezamenlijk activiteitenaanbod en gezamenlijke profilering van De Sterrentuin. Voor deze inspanning dient een financiële bijdrage te komen. Samenwonen en huisvesting Er zijn zichtbaar knelpunten in de huisvesting die inherent zijn aan het ontwerp; De uitstraling van het gebouw is niet optimaal. Het heeft geen gastvrije, warme, uitnodigende uitstraling, de aankleding van het atrium is sober en onpersoonlijk en daardoor wordt het beleefd als verkeersruimte in plaats van ontmoetings- en verblijfsruimte; Er is leegstand in de plint en dit beïnvloedt het aangezicht; Het gebouw oogt, zowel intern als extern gesloten waardoor bezoekers lastig hun weg kunnen vinden; De grootste trekker van bezoekers (bibliotheek) zit achterin het gebouw en is weinig zichtbaar vanaf de entree; Onderhuur van ruimten (buiten reguliere openingstijden) van o.a. bibliotheek en Toverlei vereisen a l t i j d toezicht. Dit werkt kostenverhogend waardoor optimaler gebruik van ruimten niet a l t i j d mogelijk is; Het vertrek van SCW wordt gezien als grote aderlating cq. verschraling voor het gebouw omdat de activiteiten voor jongeren zijn verdwenen. Er is minder beweging en levendigheid; Het gebouw is matig toegankelijk voor mindervaliden. De beperkte toegankelijkheid weerhoudt enkele potentiële bezoekers zoals Pluspunt om gebruik te maken van de voorzieningen van De Sterrentuin: o Beide liften zijn niet gebruiksvriendelijk; o Op de eerste verdieping zijn de verkeersruimten nauw waardoor het lastig is voor rolstoelgebruikers en scootmobielen om de draaicirkel te maken; o De bibliotheek is voor kinderwagens en mensen met een fysieke beperking slecht toegankelijk. Aanpassingen die voor de muziekvereniging MOL zijn gemaakt in het speellokaal, hebben niet t o t een kwaliteitsverbetering of toenemend gebruik geleid.

14 november 2012 I 970197/20121113sl01

10/23

ICS

Beheer 6 exploitatie Het primaire beheer- en exploitatieproces loopt. De gemeente doet het eigenaarbeheer en is eindverantwoordelijk voor een deel van het facilitair beheer. Een deel daarvan is uitsbesteed aan SCW of doen gebruikers zelf. Er zijn geen grote acute knelpunten met betreking tot de dagelijkse gang van zaken die uitgevoerd worden. De beheerder vervult primair een facilitaire rol; • Door de gekozen beheer- en verhuurstructuur zijn de gebruikers minder betrokken bij de voorziening als geheel. Er is sprake van versnippering van taken en verantwoordelijkheden, ledereen is grotendeels zelf verantwoordelijk voor zijn eigen ruimte; °

Er is geen permanente trekker voor het programmabeheer, het opstellen van een samenwerkingsvisie, het opstellen en bewaken van het inhoudelijk concept en het opstellen van een programma-aanbod van (gezamenlijke) activiteiten. Dit valt buiten de reguliere taken en verantwoordelijkheden van de gebruikers; De (incidentele) huurtarieven worden als hoog ervaren; Er worden geen acties ondernomen om ruimten actief (incidenteel) te verhuren; Er is geen gemeenschappelijk marketing & pr beleid van De Sterrentuin. De Sterrentuin is hierdoor mogelijk minder bekend binnen Leiderdorp; Hoofdgebruikers worden gesubsidieerd in hun huisvestingslasten.

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

ICS

3. Huidige beheer- en verhuurstructuur De Sterrentuin De Sterrentuin is in eigendom van de gemeente, binnen een Vereniging van Eigenaars constructie. In dit hoofdstuk wordt de huidige verhuur (exploitatie)- en beheerstructuur weergegeven. 3.1 Verhuurstructuur De Sterrentuin De verhuurstructuur van De Sterrentuin is momenteel als volgt ingericht: De gemeente is eigenaar en verhuurt aan de hoofdgebruikers; De gemeente brengt huur in rekening, gebruikers krijgen vervolgens subsidie om o.a. deze huur te betalen. Uitgangspunt van de gemeente bij verhuur is een kostprijsdekkende huur. De kostprijsdekkende huur is opgebouwd uit de posten: kapitaallasten, kapitaallast inventaris, leegstandsrisico, belastingen en verzekeringen en groot onderhoud. Bij start van het project is het uitgangspunt geweest dat hoofdgebruikers door de gemeente gecompenseerd zouden worden voor eventuele hogere huurlasten in de nieuwe situatie (t.o.v. de oude situatie). Tussen verhuurder en huurders zijn huurovereenkomsten gesloten.

Gemeente

I t LVU

•

Kinderkring

•

BplusC

Consequenties van dit model: De gemeente draagt bij vertrek van vaste huurders het risico van leegstand van ruimten; De gemeente is belast met de administratie t.a.v. verhuur van ruimten; Gemeente verhuurt en subsidieert deels middels een subsidie; De gemeente Leiderdorp heeft na advies van het beheeroverleg de zeggenschap over toekomstige huurders en daarmee het profiel/concept van De Sterrentuin. 3.2 Beheerstructuur De Sterrentuin De invulling van het beheer wordt momenteel als volgt ingevuld. De gemeente Leiderdorp is (eind(verantwoordelijk voor de coördinatie van het beheer dit betreft: heffingen; beveiliging; energie; schoonmaak (gemeenschappelijke ruimten); onderhoud (gemeenschappelijke ruimten); openen en sluiten centrale ruimten en entree; inrichting & inventaris algemene ruimten. Een deel van deze taken wordt georganiseerd en verzorgd door Sociaal Cultureel Werk Leiderdorp. De gemeente sluit overeenkomsten af met leveranciers.

14november 2012 | 970197/20121113sl01

12/23

ICS a d v i s e u r s

Huurders zijn zelf verantwoordelijk voor': schoonmaak (eigen ruimten); onderhoud (eigen ruimten); programmabeheer/activiteiten (individueel en gezamenlijk); bevorderen optimaal ruimtegebruik gebouw; voeren van periodiek beheeroverleg; BHV; openen/sluiten eigen compartiment. Afspraken hieromtrent zijn vastgelegd in het gebruiksreglement en huurovereenkomsten. Huurders zijn servicelasten verschuldigd aan de gemeente. Onderstaand figuur geeft aan wie verantwoordelijk is per type ruimte voor het beheer.

Technisch beheer

I Gemeente

Facilitair beheer I Facilitair beheer I Exploitatie/verhuur Gezamenlijke ruimten! Individuele ruimten I Individuele ruimten

I

I

Gemeente

Gebruikers

Gemeente

Gemeente

SCW

1

I

Exploitatie/verhuur mf ruimten

Programma beheer

I

1

Gemeente

Gebruikers Ad hoe

Gebruikers

scw

SCW

Consequenties van dit model: Versnippering van verantwoordelijkheden over p a r t i j e n ; Prominente beheerrol voor de gemeente. Hoofdgebruikers vervullen meer bescheiden rol, zeker met betrekking t o t de multifunctionele ruimten; De hoofdgebruikers doen een aantal zaken zelf, waardoor zij zelf keuze hebben in leveranciers /dienstverleners. Zo wordt een deel uitgevoerd met vrijwilligers om de kosten t e drukken; Gebruikers zijn voor een aantal zaken niet gezamenlijk verantwoordelijk. De gemeente of SCW Leiderdorp organiseren dit voor hen; De exploitatie en verhuur van ruimten ligt bij meerdere partijen. Dit komt de helderheid niet ten goede en beïnvloedt de verhuurbaarheid en dus het gebruik van de voorziening; Programmabeheer vindt (ad hoe) plaats door de hoofdgebruikers in het periodieke beheeroverleg.

' Deels conform Gebruikersreglement

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

13/23

4. Analyse 4.1 Ambitie De oorspronkelijke ambitie van De Sterrentuin: "Het Sociaal Cultureel Centrum gaat zorgen voor die levendigheid en wordt het centiurn voor alles wat met zorg. welzijn en cultuur te maken heeft Voor Leiderdorpers en wijkbewoners" en "De tealisatie van een multifunctioneel gebouw waarin sociale, culturele en educatieve activiteiten plaatsvinden en waarin partijen met elkaar samenwerken volgens een activiteitenprogramma en inhoudelijk samenwerken in het gebouw", is vooralsnog niet geheel waargemaakt. Door verschillende bezuinigingsdoelstellingen is het gebouw verkleind en is de uiteindelijke mix van hoofdgebruikers een 'toevallige compositie' geworden in plaats van een samenhangend geheel van partijen die elkaar wat betreft samenwerking en activiteiten logischerwijs veel te bieden hebben. Samenwerking vindt door gebrek aan menskracht en middelen veelal plaats op ad hoe basis. De huidige huisvesting kent bovendien enkele wezenlijke knelpunten die het beheer en de exploitatie beïnvloeden en daarmee ook het enthousiasme van partijen tot het ontplooien van gezamenlijke activiteiten doet afnemen. 4.2 Verhuurstructuur De kostprijsdekkende huur van een nieuw gebouw is logischerwijs fors door de hogere kapitaallasten in vergelijking met de accommodaties die zijn achtergelaten en mogelijk waren afgeschreven. Een aantal maatschappelijke organisaties is dan ook gehuisvest in relatief dure huisvesting. Er vloeit dus relatief veel geld naar de 'stenen'. Door de gekozen verhuurstructuur gaat gemeenschapsgeld uit naar de huisvesting en vervolgens naar subsidies aan hoofdgebruikers om deze lasten deels te dekken. Het is onduidelijk welke tegenprestatie de gemeente Leiderdorp vraagt van de hoofdgebruikers in ruil voor de subsidie die hoofdgebruikers ontvangen (zgn. prestatieafspraken, outputcriteria of subsidievoorwaarden) en of de huurders nog immer aansluiten bij de (vigerende) beleidsdoelstellingen van de gemeente. Door gebruikers deels te subsidiëren in hun huisvestingslasten worden zij mogelijk onvoldoende gestimuleerd om efficiënt met hun eigen ruimten om t e gaan, cq. om incidentele onderhuur te stimuleren. De huidige versnipperde verhuurstructuur van taken en verantwoordelijkheden stimuleert niet de incidentele verhuur van ruimten en dus optimale benutting en bezetting. De huurprijzen voor (incidentele) verhuur worden door potentiële nieuw huurders als (te) hoog ervaren, zeker ten opzichte van tarieven in de directe omgeving (scholen etc.) en ruimten zijn ook functioneel en kwalitatief minder geschikt. Dit bevordert het gebruik en de levendigheid van de voorziening niet zodat er sprake is van leegstand. Enkele huurders, zoals de Volksuniversiteit en Toverlei, huurt van de gemeente ruimten op basis van een vast aantal dagdelen op jaarbasis. Dit houdt niet in dat er op die momenten ook altijd activiteiten plaatsvinden. Binnen de verhuurde blokken is dus soms sprake van leegstand (zeker in de vakanties en zomermaanden). Incidentele onderhuur binnen die blokken aan derden, waartoe hoofdgebruikers wet bereid z i j n , is volgens gebruikers niet eenvoudig te organiseren; zowel gemeente als SCW zijn hiermee belast wat de helderheid niet ten goede komt. Soms is ook toezicht benodigd dat kostenverhogend doorwerkt.

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

14/23

•

•

ICS a d v i s e u r s

4.3 Beheerstructuur 4.3.1 Facilitair beheer De gemeente draagt de eindverantwoordelijkheid voor een groot aantal beheertaken. Iedere gebruiker is grotendeels zelf verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen zijn eigen ruimte wat kan leiden tot een minder betrokken houding van de hoofdgebruikers bij het reilen en zeilen van de voorziening en de mate van samenwerking nadelig kan beïnvloeden. Dit staat haaks op de beoogde samenwerking die aanvankelijk werd nagestreefd. Schaalvoordelen worden mogelijk niet benut. Aan de ander kant worden de kosten in enkele gevallen gedrukt door gebruik te maken van vrijwilligers, noodzakelijk in een periode van bezuinigingen. De gemeente brengt de servicelasten bij hoofdgebruikers in rekening. Hoofdgebruikers ontvangen subsidie. Het is de vraag of deze constructie stimuleert om zuinig met zaken om te gaan (o.a. energie etc.) Hier dienen de huurovereenkomsten op nageslagen t e worden inclusief de doorbelastingmethodiek. 4.3.2 Programmabeheer Het primaire beheer- en exploitatieproces (de 'dagelijkse gang van zaken') loopt an sich maar er mist een constante trekker e n / o f programmabeheerder voor het bevorderen van de samenwerking en het initiëren van gezamenlijke activiteiten inclusief een werkelijke ondernemersscope voor wat betreft de verhuur van ruimten. Samenwerking en het ontplooien van gezamenlijke activiteiten gebeurt nu vooral op ad hoe basis. Er zijn beperkt t o t geen middelen beschikbaar voor het aanstellen van een programmabeheerder of het stimuleren van gezamenlijke activiteiten. Als het ware fungeert De Sterrentuin voor ons gevoel en op basis van de gesprekken die gevoerd zijn als een MFA 1.0 en niet een 2.0. 4.4 Resumé De verantwoordelijkheden voor beheer en exploitatie en bijbehorende risico's liggen momenteel voor een groot deel bij de gemeente (leegstand, beheer etc.) en zij vervult daardoor een behoorlijk prominente rol in de exploitatie en beheer van de Sterrentuin. Een rol die zij overigens min of meer toebedeeld heeft gekregen. Het is de vraag deze prominente rol een passende is gezien de ambitie (samenwerking stimuleren) en de kerntaak van een gemeente. Een regierol zou wellicht meer gewenst z i j n . Binnen de gemeentelijke organisatie is, zoals men zelf aangeeft, geen capaciteit beschikbaar om kortdurende of eenmalige contracten aan t e gaan. Ook ontbreekt een beleidskader voor (incidentele) verhuur en een beleidskader voor het verstrekken van verhuursubsidie. Dit belemmert optimaal gebruik van de voorziening. De vraag kan daarom gesteld worden of de gemeente zelf voldoende kennis, capaciteit en competenties (denk aan ondernemerschap) heeft om dit goed t e kunnen uitvoeren om deze oorspronkelijke ambitie t e kunnen waarmaken. Invulling vindt momenteel vooral operationeel en taakgericht plaats, t e r w i j l het zorgen voor voldoende dynamiek en reuring ondernemerschap vereist. 'Beheren wie beheren t o e k o m t . . '

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

15/23

5. Optimaliseringkansen Om de exploitatie en het beheer van De Sterrentuin te verbeteren, is er een aantal optimalisatiekansen. Deze kansen moeten nader worden onderzocht en afgestemd met gemeente en hoofdgebruikers. Te denken valt aan: Een andere, meer flexibelere, verhuurstructuur die incidentele verhuur faciliteert en stimuleert en ook huidige verhuurders stimuleert om efficiënt met het gebruik van eigen ruimte om t e gaan. Een deel van de verhuur verleggen van gemeente naar een andere p a r t i j . Een p a r t i j die ondernemershap kan ontplooien en incidentele verhuur meer stimuleert. Bij voorkeur dichter op de voorziening, in plaats van nu bij de gemeente (en deels SCW). Onderdeel hiervan kan een aanpassing zijn van de verhuurtarieven om de bezetting te verhogen. Dit hangt samen met het subsidiebeleid omdat indirect gesubsidieerd wordt. Zo mogelijk beheertaken verleggen van de gemeente naar één van de hoofdgebruikers, dus dichter op de voorziening. Met uitzondering van de taken van technische aard die voortvloeien uit het eigenaarschap van het gebouw en gebouwgebonden installaties. De gemeente wordt meer op afstand geplaatst en neemt meer een regierol aan. Gemeente faciliteert in samenwerking tussen hoofdgebruikers en stimuleert meer onderlinge afstemming bij het ontwikkelen van inhoudelijke programmering en gezamenlijke activiteiten door betreffende hoofdgebruikers. De facilitering vanuit de gemeente dient uiteindelijk te leiden t o t een pakket aan gezamenlijke programmering van de betrokken gebruikers. Een idee is het aanstellen van een inhoudelijk activiteitencoördinator/kwartiermaker die verantwoordelijk is voor het aanjagen van activiteiten, goede communicatie en PR. Een creatief, sociaal en daadkrachtig persoon is hiervoor geschikt. Het intensiveren van en aangaan van samenwerking met nieuwe en bestaande huurders zoals Kunstkring, Pluspunt, MOL voor uitbreiding van het activiteitenaanbod. Nieuwe partners kunnen zorgen voor meer reuring en activiteiten. Mogelijke nieuwe activiteiten zijn onder meer een filmavond, lezing, concert, ballet, dans, yoga, fotografie, ballet, Sinterklaasactiviteiten etc. Alleen waar nodig faciliteert de gemeente (middels subsidie of anderszins) het aanbieden van a c t i v i t e i t e n . Gemeente verstrekt geen gelabelde subsidie voor huisvesting aan gebruikers. Hiermee legt zij een prikkel bij gebruikers om meer maatschappelijk relevante activiteiten te ontplooien voor de gemeenschap en daarmee meer van toegevoegde waarde te zijn op beleidsthema's die de gemeente relevant acht. Het slechts 'afnemen' van ruimten zonder aantoonbare toegevoegde waarde voor de gemeenschap én zonder inspanningen van de betreffende gebruiker in samenwerking met andere gebruikers, vindt niet meer plaats. Het formuleren van een heldere en gedragen visie op De Sterrentuin, welke voor lange t i j d wordt volgehouden en waargemaakt, waardoor er ook een eenduidige profilering wordt ontwikkeld, door onder meer: o Een uitnodigende en zichtbare entree en atrium waar iedereen zich eigenaar van voelt. o Eén aansprekende website met oa. een agenda van alle activiteiten, f o t o ' s , voorstellen van alle partners en bijvoorbeeld met doorverwijzing naar eigen site Communicatie en marketing centraal regelen. Bij meer bekendheid kan er meer klandizie ontstaan voor De Sterrentuin. In het volgende hoofdstuk is een drietal mogelijke alternatieve beheermodellen opgenomen die voor de uitwerking hiervan overwogen kunnen worden.

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

16/23

ICS a d v i s e u r s

6. Alternatieve beheer- en exploitatiemodellen In dit hoofdstuk is een drietal mogelijke alternatieve beheermodellen opgenomen die overwogen kunnen worden om de verhuur en het beheer van De Sterrentuin in de toekomst meer te optimaliseren en stroomlijnen. De modellen worden op hoofdlijnen uitgewerkt. Principiële keuzes hierin dienen hun basis te vinden in en verankerd te worden in het (op te stellen) accommodatiebeleid van de gemeente. Doorslaggevend op basis van de uitkomsten van dit onderzoek is de noodzaak t o t het gezamenlijk door hoofdgebruikers invullen van het beheer, zowel facilitair als programmabeheer en het meer stroomlijnen van de verhuurstructuur. Overige afwegingsaspecten bij deze modellen z i j n : de ambitie/inhoudelijk concept en de samenwerkingsgedachte binnen de voorziening; omvang van de voorziening en huisvestingsconcept/ontwerp; u

a

°

aantal en type gebruikers en r u i m t e n ; professionaliteit & continuïteit; kosten en risico's; tijdsbeslag; intern of extern beheer; omvang van de beheertaken en verantwoordelijkheden; draagvlak bij gebruikers.

6.1 Model 1: beheer & exploitatie door één van de hoofdgebruikers Binnen deze structuur treedt de gemeente nog steeds op als verhuurder. Zij gaat huurovereenkomsten aan met de hoofdgebruikers van De Sterrentuin. Eén van de hoofdgebruikers is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en voert dit voor en namens de andere huurders uit. Momenteel voert SCW al een aantal beheertaken uit, (de eindverantwoordelijkheid van) een aantal beheertaken ligt echter ook nog bij de gemeente. Door dit in één hand te leggen wordt dit meer gestroomlijnd en meer efficiënt. Het komt ook de helderheid ten goede en komt bovendien dichter op de voorziening te liggen. Overweging is om de vaste e n / o f incidentele verhuur en ook het programmabeheer deels neer te leggen bij de beherende hoofdgebruiker. Weriiuurdei Gemeente

• •

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

17/23

ICS

Voordelen

Nadelen

-1 duidelijk aanspreekpunt voor beheer en verhuur -Gemakkelijk t e realiseren -Geringe financiële consequenties door geringe overheadkosten ('goedkoop') -Beheerconstructie is eenvoudig en kleinschalig van opzet (zowel organisatie als administratie) -Beheer dicht op de voorziening (betrokkenheid)

-Er is een ongelijke situatie voor gebruikers -Niet iedere organisatie is zelf geschikt voor deze aanpak -Door kleinschaligheid mogelijk minder efficiency^ oordelen -Beheerrisico b i j 1 partij -Organisaties moeten mogelijk deels autonomie inleveren -Constructie vraagt periodiek overleg

6.2 Model 2: gebundeld beheer 6 exploitatie Binnen deze structuur wordt een nieuwe zelfstandige beheerentiteit ingericht waar hoofdgebruikers zitting in nemen. Hoofdgebruikers werken samen en dragen gezamenlijk zorg voor het beheer van het gebouw. Dat kan een beheerstichting zijn of een beheercommissie. Beh eerstichting: In het bestuur nemen de belangrijkste gebruikers zitting, indien gewenst kan dit via de statuten uitgebreid worden met bijvoorbeeld een toezichthoudend orgaan. Deelname is op basis van gelijkwaardigheid. Een stichting heeft geen winstoogmerk. Beheercommissie Bij een commissie worden een overeenkomst gesloten tussen de partners onderling. De individuele partners verzorgen of de individuele partner verzorgt de inkoop van de diensten. In dit geval draagt deze individuele partner het risico van het contract (of contracten) dat afgesloten w o r d t . Een commissie heeft dus geen rechtspersoonlijkheid en kan zelf geen contracten aangaan. Indien gekozen wordt voor een formele rechtspersoon (bijv. een stichting) kan deze e n t i t e i t de voorziening van de gemeente huren en vervolgens huurovereenkomsten aangaan met de hoofdgebruikers. Een beheerder kan aangesteld worden voor de uitvoer van het facilitaire en programmabeheer en mogelijk de uitvoer van de incidentele verhuur. Verhuurder Gemeente

Huur Beheer Beheer stichting / commissie / vereniging

Beheer a Evt

huur

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

18/23

ICS a d v i s e u r s

Voordelen

Nadelen

-Beheer is op maat gesneden door grote betrokkenheid

-Overleg is complex en kost t i j d door gedeelde verantwoordelijkheden en bevoegdheden -De organisatie is over het algemeen betrekkelijk klein waardoor weinig winst is t e behalen

-Model past goed b i j samenwerkingsgedachte -Door gezamenlijk het beheer t e regelen, wordt niet 1 partij bevoor- of benadeeld -Schaalvoordelen kunnen worden benut -Beheer dichter op de voorziening

-Organisaties moeten mogelijk deels autonomie inleveren

6.3 Model 3: extern beheer & exploitatie (uitbesteding) In d i t model is sprake van een externe beherende instelling die het beheer en de exploitatie coördineert en uitvoert. Kenmerk is dat hoofdgebruikers zelf geen bemoeienis meer hebben met de dagelijkse gang van zaken en zich volledig op hun (inhoudelijke) kerntaken kunnen toeleggen. Dit model biedt ook de mogelijkheden van schaalvoordelen. De complexitiet van de organisatie neemt wel toe. Verhuurder Gemeente

Huur

Huurder

Huurder

1

Huurder

Beheer Externe Beheerorganisatie

Binnen deze structuur wordt een externe beheerpartij aangetrokken om de voorziening t e beheren. Voordelen

Nadelen

-Een dergelijke organisatie moet voldoende schaalgrootte hebben om efficiënt t e kunnen opereren en professioneel t e kunnen leiden -De organisatie is onafhankelijk -De organisatie kan meer kwaliteit (deskundigheid) en continuïteit (bijv. vervanging personeel) dus meer professionaliteit -Focus hoofdgebruikers op primaire taken en niet beheer

-Minder betrokkenheid gebruikers -De beheerconstructie vraagt goede afstemming en afspraken -Over het algemeen stijgen de kosten -Overheadkosten worden inzichtelijk gemaakt -Organisaties moeten mogelijk deels autonomie inleveren

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

19/23

7. Advies Welk beheer- en exploitatiemodel het meest passend is hangt af van de ambitie van de gemeente (MFA 1.0 of MFA 2.0) en het nog op te stellen accommodatie- en subsidiebeleid. Hieruit vloeit logischerwijs de eventuele bijgestelde beheer- en exploitatieopdracht uit voort. Uiteraard dient ook rekening gehouden te worden met de randvoorwaarden van de hoofdgebruikers. Deze rapportage betrof een verkennend onderzoek. Het is dan ook te vroeg om een uitspraak te doen over het meest passende beheer- en exploitatiemodel, maar een eerste aanduiding kan gegeven worden. Op basis van onze indrukken l i j k t model 1 het meest passend voor De Sterrentuin. Binnen dit model wordt het beheer door één van de hoofdgebruikers ingevuld en vindt het daarmee dichter op de voorziening plaats. De gemeente neemt meer een regierol i n . De Sterrentuin heeft een bepaalde omvang en type gebruik dat het naar onze overtuiging niet rechtvaardigt om het beheer extern te beleggen of een beheerstichting op te richten. Onder andere omdat w i j de hoofdgebruikers (met veel vrijwilligers) niet teveel willen belasten. Een mogelijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden zien wij als volgt voor ons: • •

Technisch of ook wel eigenaar beheer Facilitair beheer (diensten en middelen)

•

Exploitatie/(ver)huur Programmabeheer (activiteiten)

: Gemeente Leiderdorp : één van de hoofdgebruikers met voldoende professionaliteit en continuïteit : één van de hoofdgebruikers met voldoende professionaliteit en continuïteit : één van de hoofdgebruikers die bekend is met de inhoud en 'verbinden, ontmoeten' en het organiseren van activiteiten.

Het grotendeels in één hand leggen van de taken en verantwoordelijkheden (dus zowel facilitair, programmabheer als exploitatie bij 1 organisatie) heeft de voorkeur, omdat de maatschappelijke ondernemersrol dan integraal opgepakt kan worden. Het spreekt voor zich dat het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden aan een partij inhoudt dat een financiële vergoeding cq. compensatie hiervoor op zijn plaats is. Belangrijk punt om in dit verband t e vermelden, is het feit dat dergelijke optimalisatiewijzigingen in het beheer en de exploitatie van MFA's niet van de ene op de andere dag zijn geregeld. Het vergt van alle betrokkenen een verandering in denken en doen met betrekking tot het samen wonen en werken in de MFA. Het devies is daarom ook om voor deze verandering de t i j d t e nemen en ruim aandacht te schenken aan het 'gezamenlijk' doorlopen van dit veranderingsproces.

14november 2012 I 970197/20121113sl01

20/23

ICS a d v i s e u r s

Wij hebben waargenomen dat de huidige gebruikers van de Sterrentuin in potentie en in gezamenlijkheid met elkaar de slagkracht, creativiteit en de w i l hebben om van de Sterrentuin een nog bruisender geheel te maken. Specifiek zien w i j potentie en kansen in het intensiever gebruiken en openstellen van de theaterzaal en a t r i u m : het echte en oorpspronkelijk beoogde 'hart' van de voorziening. Het Atrium kan intensiever gebruikt worden voor concerten, bijeenkomsten en lichte horeca activiteiten zoals het nuttigen van een consumptie na afloop van een activiteit. Hierdoor wordt de aanloop van bezoekers groter en diverser en gaat het meer 'bruisen'. De strikte beperkingen in het gebruik van het atrium (o.a. overlast voor omwonenden, veiligheid en brandvoorschriften) zouden kritisch tegen het licht moeten worden gehouden op basis van redelijkheid en noodzaak om de MFA bruisend te maken. Het w i n k e l t j e in De Sterrentuin trekt veel bezoekers maar heeft naar ons idee minder raakvlakken met de overige gebruikers, het profiel van de MFA en levert naar ons idee een bescheiden bijdrage in de gezamenlijke programmering wordt nagestreefd. Gezien haar prominente positie in de Sterrentuin zijn er wellicht andersoortige activiteiten cq. partijen die meer bijdragen aan het doel van de MFA. Te denken valt bijvoorbeeld aan SCW (expliciet voor jongeren) of Pluspunt (voor ouderen).

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

21/23

8. Vervolg Om het beheer en de exploitatie van De Sterrentuin in meer geoptimaliseerde vorm nader uit te werken zijn de volgende vervolgacties van belang: bepalen ambitie gemeente met De Sterrentuin; opstellen accommodatie- en subsidiebeleid; keuze meest passende beheer- en exploitatiemodel; inventarisatie t e verwachten beheer- en exploitatietaken; financiële doorrekening; verdeling van taken over partijen; opstellen van een nieuw beheerplan; vastleggen van afspraken in overeenkomsten; implementatie; monitoring en evaluatie. Het creëren van draagvlak bij hoofdgebruikers is cruciaal. Het is dan ook van belang dat voor dit optimalisatieproces voldoende t i j d wordt uitgetrokken. Bovendien kan een aantal knelpunten in de huisvesting verholpen worden om de voorziening qua kwaliteit en functionaliteit te verbeteren. Dit biedt kansen voor de verhuur.

14 november 2012 | 970197/20121113sl01

22/23

ICS

Bijlage Vragenlijst interviews Wie bent u? Wij willen graag uw organisatie, uw activiteiten en doelstellingen leren kennen. U kunt hiervoor de volgende vragen beantwoorden: Wie bent u? Wat doet u? Voor wie? Met welk doel c.q. insteek bent u gehuisvest in De Sterrentuin? Visie op samenwerking Welke functie heeft De Sterrentuin voor Leiderdorp? Bij aanvang van de ontwikkeling is gesteld dat De Sterrentuin voor de buurt een belangrijke functie moet gaan vervullen op het terrein van ontmoeting, recreatie en educatie. In hoeverre is dit naar uw idee gerealiseerd? ° Welke activiteiten organiseert u samen met de andere participanten? Wat is de (inhoudelijke) meerwaarde van die samenwerking? Waarom vindt die samenwerking plaats in De Sterrentuin? Visie op samenwonen en huisvesting Bij aanvang van de ontwikkeling is gesteld dat gezamenlijke huisvesting zou moeten leiden tot verbinding en samenwerking door participanten en synergie. In hoeverre is dit naar uw idee °

°

gerealiseerd? Wat verstaat u onder 'samenwonen'? Van welke ruimten maakt u gebruik in De Sterrentuin? Welke ruimten in De Sterrentuin kunnen geheel of gedeeltelijk gezamenlijk gebruikt worden door de participanten en in welke mate gebeurt dat? Welke ruimten absoluut niet en waarom niet? Tegen welke (ruimtelijke/functionele) knelpunten loopt u mogelijk aan in het dagelijks gebruik?

Visie op beheer 6 e x p l o i t a t i e Voor wat betreft beheer maken we onderscheid tussen eigenaarbeheer (o.a. uitvoer groot onderhoud, betalen van heffingen), gebruikersbeheer/facilitair beheer (schoonmaak, energie, beveiliging, vuilafvoer, catering etc.) en programmatisch beheer (organiseren van activiteiten) Hoe worden deze taken en verantwoordelijkheden momenteel ingevuld en door wie? En hoe verloopt dit? Onderdeel van de exploitatie van de De Sterrentuin betreft de (actieve)verhuur van vaste/eigen ruimten en incidentele verhuur. Hoe wordt deze taak en verantwoordelijkheid momenteel ingevuld en door wie? En hoe verloopt dit? 1

Algemeen Welke aandachtspunten en kansen ziet u in het beheer- en de exploitatie van De Sterrentuin in zijn algemeenheid? Wat gaat goed volgens u en wat kan beter?

14 november 2012 | 970197/20121113sl01