TÁMOP-3.3.10.B-12-0004 „Továbbtanulás erősítése a Táncsicsban”
TÁMOP-3.3.10.B-12-2013-0004 „Továbbtanulás erősítése a Táncsicsban” Működési Szabályzat a projekt megvalósítási folyamatára
2013. szeptember 1.
1
TÁMOP-3.3.10.B-12-0004 „Továbbtanulás erősítése a Táncsicsban” A Szervezeti és Működési Szabályzat határozza meg a projekt megvalósításában részt vevők feladat- és hatáskörét; az intézmény szervezetében betöltött helyét, működésének belső rendjét, a külső és belső kapcsolataira vonatkozó megállapodásokat. Menedzsment létrejöttének célja: A TÁMOP-3.3.10.B-12-2013-0004 azonosító számú, a „Továbbtanulás erősítése a Táncsicsban”című projekt szakmai megvalósítása Működési szabályzat érvényessége: 2013. 09. 01-től 2014. 08. 31-ig A működési szabályzat kiterjed: a projekt menedzsment és a szakmai megvalósítók munkájára
I. Projekt szervezet 1. A projekt alapdokumentumai: 1. A projekt-támogatási szerződés 2. Projekt feladatterv 3. Költségvetési specifikáció (pályázat szöveges, ill. táblázatos költségvetése) 2. Projektmenedzsment tagjai: 1. projektmenedzser, 2. pénzügyi vezető, 3. szakmai vezető. A projektmenedzser heti 5 órában, a szakmai vezető és a pénzügyi vezető heti 10 órában látja el a projektvezetéssel kapcsolatos feladataikat, amelyek a munkaköri leírásukban kerülnek konkretizálásra. Mindannyian munkaidő nyilvántartást vezetnek, amely biztosítja a heti munkakörben ellátott munkaidő mellett a meghatározott órában a projektben végzett tevékenységet.
II. Feladatok és hatáskörök Projektmenedzsment tagjai 1. Projektmenedzser Végzi a projekt operatív megvalósításának irányítását - Elkészíti a projekt működéséhez szükséges helyi dokumentumokat A működés szabályozását; A megvalósítás ütemtervét; A projekt előrehaladási jelentés és mellékleteinek összesítését; Bemeneti-mérés idejét, módját; Teljesítési igazolásokat; - Kapcsolatokat épít: A fenntartóval, A pénzügyi vezetővel, A szakmai vezetővel Az együttműködő partnerekkel 2
TÁMOP-3.3.10.B-12-0004 „Továbbtanulás erősítése a Táncsicsban” -
-
-
Belső monitoring feladatai: Folyamatosan figyelemmel kíséri a projekt szakmai végrehajtását, Ellenőrzi a projekt végrehajtását a dokumentáció és a PEJ (projekt előrehaladási jelentés) szempontjai alapján, félévente PEJ-t készít. Nyilvánosság biztosítása: Folyamatosan tájékoztatja a fenntartót, nyilvánosságot (elsődleges fóruma az intézmény honlapja) Egyeztetés, aláírások Egyeztet közbeszerzési, jogi, pénzügyi, munkaügyi kérdésekben a KLIK vezetőjével. Projektmenedzser ír alá a napi munkavégzéshez szükséges dokumentumokat – meghívó, tájékoztató, feljegyzés,
2. Pénzügyi vezető A projektmenedzsment tagja, pénzügyi, gazdasági, számviteli kérdésekben az első számú vezető Feladatait a Pénzügyi útmutató alapján végzi. - Köteles a számviteli rendet és a projekt elírásait, elvárásait betartani, a projekt gazdasági irányításáért, betartásáért felelős. - A projekt gazdálkodási és pénzügyi tervezésében módosításokat kezdeményezhet, majd - az irányító hatóság engedélyével – intézkedéseket hozhat. - A projekt működéséhez feltétlenül szükséges gazdasági és pénzügyi munkákhoz kapcsolódó szabályzatokat napra készen tartja és alkalmazza - A pénzügyi, gazdálkodási munka területén megjelenő jogszabályok megismerése, alkalmazása napi feladata. - A félévi előrehaladási jelentések, költségvetési beszámolók elkészítése, - A tervezett beszerzések bonyolítása, a leltárak elkészítése. - Minden, a gazdálkodást érintő jelentés, statisztika elkészítése. - Ellenőrzések esetén az ellenőrző szerv részére adatot szolgáltat és rendelkezésre áll. - Az irányító hatósággal kapcsolatot tart. Belső monitoring feladatok: - Az ügyrend szabályozása szerint végzi az ellenjegyzést, utalványozást - A szabályzatokban foglaltak végrehajtását ellenőrzi, a szükséges intézkedéseket annak érdekében megteszi. 3. Szakmai vezető A program szakmai megvalósításáért felelős A munkakörhöz kapcsolódó feladatok: - A projekt szakmai indikátorai teljesüléséhez szükséges tevékenységekkel kapcsolatos tervezés, információáramoltatás. - Kapcsolattartás a közreműködő szervezettel, az irányító hatósággal, valamint a projekt célcsoportját jelentő dolgozókkal. - a szakmai közreműködés során, szükség esetén elkészíti a programhoz kapcsolódó dokumentációt, szakmai beszámolót Szervezési feladatai: - Közvetlenül szervezi, segíti, ellenőrzi és értékeli a fejlesztő munkát. - Folyamatosan támogatja az innovációs tevékenységet, ellenőrzi azok megvalósítását. 3
TÁMOP-3.3.10.B-12-0004 „Továbbtanulás erősítése a Táncsicsban” Belső monitoring feladatok: -
Végzi, végezteti és ellenőrzi az ezekhez a tevékenységekhez kapcsolódó nyilvántartások, jelentések, mentori, szaktanári naplók és egyéb szükséges adminisztrációk vezetését, az indikátorok alakulását.
III. Operatív szervezet A megvalósításban résztvevő pedagógusok 1. Mentorok Feladatuk, hogy heti rendszerességgel, 1,5 órában foglalkozzanak a tanulókkal egyéni fejlesztési terv alapján. A tevékenységéről mentori naplót vezet. Kapcsolatot tart a szaktárgyi felkészítő tanárokkal, szülőkkel, együttműködik a szakmai vezetővel. 2. Szaktanárok Feladatuk a tanulók szaktárgyi fejlesztése Együttműködik a tanuló mentorával, és a szülőkkel.
egyéni
fejlesztési
terv
alapján.
3. Közösségi programok kísérői Feladatuk a tanulókat a közösségi programra elkísérni, biztosítani a program zavartalan lebonyolítását.
IV. Külső támogatók: Salgótarjáni Közművelődési Nonprofit Kft' Nógrád Megyei Kormányhivatal Munkaügyi Központja Nógrád Megyei Kereskedelmi és Iparkamara,
V. Kommunikációs terv, kapcsolattartás formái, rendje 1. projekt értekezletek, megbeszélések Projektmenedzsment megbeszélése Résztvevők: projektmenedzser, pénzügyi vezető tagintézmény képviselője szakmai vezető Helyszíne aktuális feladat alapján: az iskola igazgatói irodája az iskola 107-es terme Összehívása: rendszeres, megbeszélt időpontban, ha 3 napnál rövidebb időn belül hívjuk öszsze, akkor szóbeli jelzéssel e-maliban, telefonon, vagy szóban projektasszisztens szervezésében.
4
TÁMOP-3.3.10.B-12-0004 „Továbbtanulás erősítése a Táncsicsban” Gyakorisága: Általában kéthetente, illetve szükség szerint (döntési helyzetben). A megbeszélést kezdeményezheti projektmenedzser, vagy bármelyik érintett fél. A feljegyzést, emlékeztetőt készíti: projektmenedzser. 1.2.Projektmenedzser és a fenntartó megbeszélése Résztvevők: - KLIK vezetője, illetve képviselője - Az iskola igazgatója, illetve képviselője - Projektmenedzser (szükség szerint kiegészülve projektmenedzsment tagjaival) Helyszíne aktuális feladat alapján: - KLIK irodája - Az iskolaigazgató irodája Összehívása: rendszeres, megbeszélt időpontban (e-mail az intézmények által megadott címre); ha 3 napnál rövidebb időn belül hívjuk össze, akkor szóbeli jelzéssel e-mailban, telefonon vagy szóban projektmenedzser szervezésében. Gyakorisága: Általában havonta, illetve szükség szerint (döntési helyzetben). A megbeszélést kezdeményezheti projektmenedzser, vagy bármelyik érintett fél. Az elérhetőségek listája az SZMSZ külön fejezete. 2. Kapcsolattartás:
- Nyilvánossággal (sajtó, iskolahasználók): projektmenedzser vagy az igazgató, szakmai -
vezető Pedagógusokkal: szakmai vezetők Feladat-ellátási helyekkel és egymással a projektmenedzsment tagjai folyamatosan kapcsolatot tartanak. Az intézmények honlapjára felkerülnek a kidolgozott innovációk, módosított iskolai dokumentumok. www.okm.gov.hu, www.nfu.hu, www.esza.hu oldalakat a menedzsment tagjai rendszeresen figyelik
3. Dokumentáció kezelése: -
-
Eredeti példány a szakmai anyagokból a projektmenedzsernél található. Ez projekt zárása után az intézmény irattárába kerül elhelyezésre. Öt évig köteles megőrizni A másik példány beadásra kerül a projekt előrehaladási jelentésekben. A pénzügyi dokumentumok, számlák eredeti példányai a kedvezményezett pénzügyi gondnokságán. Hiteles másolataik kerülnek beadásra, s hiteles másolatok kerülnek a projektmenedzserhez is. Az előrehaladás, megvalósulás követésének dokumentumai a projektdossziéban gyűlnek a projektmenedzsernél. Dokumentálás a nem szabványosított dokumentumoknál a közösen véleményezett és elfogadott formák szerint történik.
5
TÁMOP-3.3.10.B-12-0004 „Továbbtanulás erősítése a Táncsicsban” 4. Aláírók: -
A megvalósító pedagógusok teljesítési igazoló lapjait a projektmenedzser és az igazgató írja alá. A gyógypedagógus teljesítési igazoló lapjait a projektmenedzser és az igazgató írja alá. A szakmai vezetőjét az igazgató. A pénzügyi vezetőjét az igazgató A fentieket mindegyiket a projektmenedzser is. A projektmenedzserét az igazgató. Számlák, projektmenedzser megrendelők, árajánlat-kérések: pénzügyi vezető, projektmenedzser Megbízási és vállalkozási szerződések, munkaköri leírások: KLIK tankerületi igazgatója, igazgató
5. Szerződések, megállapodások aláírása: -
Az árajánlatkérők a pályázati célok minél magasabb színvonalú megvalósítását elősegítő szempontok szerint kerülnek kiírásra. A beérkezett árajánlatokat a projektmenedzsment a megadott szempontok szerint (akár szakember bevonásával) értékeli.
VI. Elérhetőségek Név Simon Tibor Szabó Péter Baranyi Zoltán Kovácsné Karácsony Éva Sztankó Ágota Herczegné Király Piroska
E-mail cím
Telefon
Salgótarján, 2013. szeptember 1.
Kovácsné Karácsony Éva projektmenedzser
6
