2012 JUDUL : REGISTRASI MAHASISWA BARU TANGGAL DIKELUARKAN 02 Pebruari 2012

JUDUL

DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap : REGISTRASI MAHASISWA BARU

AREA

: FAKULTAS MIPA

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

KODE : 01/UN27.09/SOP/DIK/2012 TANGGAL DIKELUARKAN 02 Pebruari 2012

NO. REVISI : 1

Prosedur PETUGAS Menerima daftar mahasiswa Input data Membagi dan mengumumkan Pembimbing Akademik (PA) Menyerahkan formulir biodata dan buku pedoman fakultas

MAHASISWA Mengisi formulir biodata Menyerahkan ke petugas Mengisi KRS

PEMBIMBING AKADEMIK Mengoreksi dan menandatangani KRS

BERHALANGAN

KA BAGIAN/LAB BERSANGKUTAN Mengoreksi dan menandatangani KRS

BERHALANGAN

PEMBANTU DEKAN I Mengoreksi dan menandatangani KRS

PETUGAS Menerima KRS Input data ke komputer Rekap dan menyusun data

SELESAI

SOP FAKULTAS

1

Diskripsi PENANGGUNG JAWAB Petugas registrasi

Mahasiswa Petugas registrasi

Mahasiswa

Pembimbing Akademik (PA)

Petugas

SOP FAKULTAS

PROSES 1. Menerima daftar nama dan NIM mahasiswa baru dari Universitas berupa soft copy dan hard copy 2. Menginput data mahasiswa baru (dari poin 1) ke komputer 3. Menunjukkan bukti pembayaran SPP dan kartu tes SPMB ke petugas untuk registrasi 4. Mencocokkan bukti lunas SPP dengan data yang ada di bagian pendidikan 5. Menyerahkan formulir No FORM MB 04 dan Buku Pedoman Fakultas ke mahasiswa baru 6. Membagi Pembimbing Akademik (PA) kepada mahasiswa baru 7. Mengisi FORM MB 04 (yang dilengkapi dengan data dari internet) dan ditempel foto 3x4 cm 8. Menyerahkan ke petugas :  fotocopi bukti pembayaran SPP  fotocopi ijazah SLTA  isian formulir biodata mahasiswa lengkap dan ditempel foto 9. Menginput biodata di internet dengan PIN yang didapat dari bukti pembayaran SPP untuk mendapatkan KRS 10. Mengisi dan mencetak KRS dari internet 11. Menemui dan meminta persetujuan PA 12. Mengoreksi dan menandatangani KRS Mahasiswa 12.1 Apabila PA berhalangan untuk menandatangani KRS, maka dapat ditandatangani oleh Ketua Prodi/Kepala Bagian/Laboratorium PA yang bersangkutan 12.2 Apabila Ketua Prodi/Kepala Bagian/Laboratorium berhalangan maka ditandatangani oleh Pembantu Dekan I 13. Menerima KRS mahasiswa baru yang sudah ditanda tangani PA 14. Menginput data dari KRS ke komputer untuk mendapatkan data mahasiswa per mata kuliah dan data mata kuliah yang diambil setiap mahasiswa 15. Merekap data yang ada dan menyusun data mahasiswa per mata kuliah

Kapan

SASARAN Durasi Kinerja

2 hari Bulan Agustus 3 hari

3 hari

2 hari

2

JUDUL

DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap : HERREGISTRASI MAHASISWA LAMA

AREA

: FAKULTAS MIPA



NO. REVISI : 1

Prosedur

MAHASISWA Menyerahkan fotokopi SPP dan KRS

PETUGAS Mencocokkan no reff Mencocokkan pengambilan SKS

Tidak sesuai

SESUAI

PEMBANTU DEKAN I Menyetujui atau menolak KRS

PETUGAS Input Data Menyusun Data Mahasiswa Aktif Menyusun data peserta ujian per mata kuliah

SELESAI

SOP FAKULTAS

3

Diskripsi PENANGGUNG JAWAB Mahasiswa

Petugas

PROSES 1.

2. 3.

Pembantu Dekan I

4.

Mahasiswa

5.

Petugas

6. 7. 8.

SOP FAKULTAS

Menyerahkan kepada petugas : - fotocopi bukti pembayaran SPP - KRS yang sudah ditanda tangani PA Mencocokan nomor Reff KRS dengan daftar mahasiswa dari universitas Mencocokan pengambilan jumlah SKS sesuai dengan buku pedoman fakultas 3.1 KRS yang jumlah SKS nya sudah sesuai dengan buku pedoman segera dimasukkan ke komputer (input data) 3.2 KRS yang jumlah SKSnya tidak sesuai dengan buku pedoman dikembalikan ke mahasiswa untuk dimintakan persetujuan Pembantu Dekan I Menyetujui atau menolak KRS yang jumlah SKS-nya tidak sesuai dengan buku pedoman Menyerahkan KRS dengan beban SKS yang sudah disetujui Pembantu Dekan I ke petugas pendidikan Melakukan Input data KRS ke SIAKAD Menyusun data mahasiswa aktif Menyusun data peserta ujian sesuai dengan mahasiswa yang mengambil mata kuliah bersangkutan

Kapan Awal februari dan Agustus

SASARAN Durasi Kinerja 3 hari

20 menit

2 hari 20 menit

1 hari

4

JUDUL

DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap : UJIAN MID SEMESTER

AREA

: FAKULTAS MIPA



NO. REVISI : 1

Prosedur PETUGAS Menyusun jadual ujian mid semester Menyusun daftar peserta ujian mid semester Mengirim jadual ke bagian

BAGIAN/LAB/PROGDI Menyusun dan mencetak soal ujian mid semester

BAGIAN PENDIDIKAN Mengkoordinasi pelaksanaan ujian mid

BAGIAN/LAB/PROGDI Mengolah nilai Mengirimkan nilai ke bag pendidikan

PETUGAS Menerima dan menyimpan nilai mid

Diskripsi PENANGGUNG JAWAB Petugas subbag Pendidikan

PROSES 1. 2. 3.

Sub Bagian Pendidikan/Lab Subbag pendidikan Bagian/lab/Progdi

4.

Petugas

7.

SOP FAKULTAS

5. 6.

Menyusun jadual ujian mid semester Menyusun daftar peserta ujian mid semester Mengirim jadual dan pembagian ruang ujian mid semester ke laboratorium/bagian/Progdi Menyusun dan menetak soal ujian mid semester Mengkoordinasi pelaksanaan ujian semester Mengolah dan mengirimkan hasil nilai mid semester Menerima dan menyimpan nilai mid semester dari laboratorium/bagian

SASARAN Kapan Durasi Kinerja Awal semest er

1 hari

1 minggu 1 minggu 1 minggu 1 hari

5

JUDUL

DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap : UJIAN AKHIR SEMESTER

AREA

: FAKULTAS MIPA



NO. REVISI : 1

Prosedur PETUGAS Membuat jadual ujian Menyusun data peserta ujian Mengirim jadual ke bagian Mengirim data peserta, berita acara, lembar jawab ke bagian

BAGIAN/LAB/PROGDI Menyusun dan mencetak soal ujian

BAG PENDIDIKAN, BAGIAN Pelaksanaan ujian akhir semester

BAGIAN/LAB/PROGDI Menilai hasil ujian akhir semester Menganalisis nilai menjadi nilai akhir Mengirimkan nilai akhir ke bagian pendidikan

PETUGAS Mengolah nilai ujian

SELESAI

SOP FAKULTAS

6

Diskripsi PENANGGUNG JAWAB Petugas

PROSES 1.

Membuat jadual ujian akhir semester

2.

Menyusun data peserta kuliah dan peserta ujian akhir semester berdasarkan data absensi perkuliahan Mengirim jadual ujian akhir semester ke bagian Mengirimkan daftar peserta ujian akhir semester, berita acara ujian, lembar jawab komputer ke bagian Menyusun dan mencetak soal ujian Melaksanakan ujian akhir semester

3. 4. Bagian/Lab Bag Pendidikan, Bagian Bagian/Lab

Petugas bagian pendidikan

SOP FAKULTAS

5. 6. 7. 8.

Menilai hasil ujian akhir semester Menganalisis nilai ujian mid semester, nilai ujian akhir semester, dan nilai lainnya ( responsi, quis) sehingga menjadi nilai akhir mahasiswa 9. Mengirimkan nilai akhir mahasiswa ke bagian pendidikan 10. Mengolah nilai ujian akhir semester

Kapan


Pertenga han semester 2 minggu sebelum ujian

2 hari

1 minggu sebelum ujian

1 hari 1 minggu 2 minggu 2 hari 3 hari 1 hari 3 hari

7

DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap


KODE : 05/UN27.09/SOP/DIK/2012

JUDUL

: UJIAN ULANG

TANGGAL DIKELUARKAN 02 Pebruari 2012

AREA

: FAKULTAS MIPA

NO. REVISI : 1

Prosedur PETUGAS Membuat jadual ujian ulang Mengirim jadual ke bagian/lab

BAGIAN/LAB Mengirim daftar mahasiswa tidak lulus

PETUGAS Memasukkan dan menyusun data Mencetak dan mengumumkan KRUU

MAHASISWA Mengisi KRUU

≤ 6 SKS

> 6 SKS

MAHASISWA Mengajukan permohonan penambahan SKS

MAHASISWA Menyerahkan KRUU ke petugas

PEMBANTU DEKAN I Menentukan jumlah SKS yang boleh diambil

PETUGAS Membuat daftar peserta UU tiap mata kuliah dan menyiapkan LJK dan ruang

BAGIAN/LAB Menyusun dan mencetak soal Melaksanakan Ujian Ulang Mengolah dan mengirimkan hasil

PETUGAS Memasukkan nilai ujian ulang

SELESAI

SOP FAKULTAS

8

Diskripsi PENANGGUNG JAWAB Petugas bag pendidikan Bagian/Lab

Petugas bag pendidikan

PROSES 1.

Membuat jadual ujian ulang

2.

Mengirim jadual ujian ulang ke bag/lab/dosen pengampu mata kuliah Mengirim daftar mahasiswa yang tidak lulus Setelah dari bagian dan mengumumkan calon peserta ujian ujian ulang (mahasiswa yang diberi semest kesempatan ujian ulang) er Memasukkan dan menyusun data mahasiswa yang tidak lulus per mata kuliah pada database komputer Mengumumkan ujian ulang kepada mahasiswa Mencetak dan menyerahkan slip Kartu Rencana Ujian Ulang (KRUU) kepada mahasiswa Mengisi dan menyerahkan kartu rencana ujian ulang (KRUU) yang sudah diisi kepada petugas bagian pendidikan  Bila jumlah SKS yang diambil melebihi 6 SKS, harus meminta persetujuan Pembantu Dekan I Membuat daftar peserta ujian ulang tiap mata kuliah berdasar KRUU dan menyiapkan LJK dan membagi ruang ujian Akhir Menyusun dan mencetak soal

3.

4. 5. 6.

Mahasiswa

7.

Petugas bag pendidikan

8.

Bagian/Lab

9.

Petugas pendidikan

SOP FAKULTAS

Kapan

10. Melaksanakan ujian ulang sesuai jadwal yang ditentukan 11. Mengolah dan mengirimkan nilai hasil ujian ulang bag 12. Memasukkan nilai ujian ulang ke komputer


Akhir semester

1 hari 3 hari

2 hari 1 hari 1 hari

2 hari

1 hari

semester

3 hari 3 hari 1 hari

9

JUDUL

DOKUMEN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Prosedur Operasional SURAKARTA Tetap : PENGOLAHAN KARTU HASIL STUDI (KHS

AREA

: FAKULTAS MIPA


NO. REVISI : 1

Prosedur BAG/LAB/PROGDI Mengirimkan nilai

PETUGAS Menerima salinan rapat judicium Mencocokkan nilai

sesuai

Belum sesuai

PETUGAS Merekap nilai Memasukkan nilai Mencetak nilai Menyerahkan nilai ke mahasiswa

MAHASISWA Menulis alamat orang tua Mengambil nilai

PETUGAS Mengirimkan nilai ke orang tua mhasiswa Mengarsipkan nilai

SELESAI

SOP FAKULTAS

10

Diskripsi PENANGGUNG JAWAB Bag/Lab/Progdi Petugas

Mahasiswa Petugas

SOP FAKULTAS

PROSES 1.

Mengirimkan nilai ke bagian pendidikan 3 hari setelah mata kuliah diujikan melalui Pembantu Dekan I 2. Menerima salinan hasil rapat judicium 3. Mencocokkan nilai mahasiswa dengan para pemegang nilai angkatan 4. Merekap hasil rapat judicium berdasarkan pencocokan nilai dengan para pemegang nilai 5. Memasukkan nilai ke komputer 6. Mencetak nilai ujian semester per mahasiswa 7. Menyerahkan nilai kepada mahasiswa 8. Menulis alamat orang tua dan menempel perangko pada amplop 9. Mengirimkan nilai kepada orang tua mahasiswa 10. Mengarsipkan nilai pada file mahasiswa Total

Kapan


Setelah ujian semester

1 hari 1 hari 1 hari 10 menit 10 menit 10 menit 30 menit 1 hari 1 hari 5 hari

11




JUDUL

: JUDICIUM SARJANA


AREA

: FAKULTAS MIPA

NO. REVISI : 1

Prosedur PETUGAS Menetapkan tanggal judicium Membuat undangan judicium

PEMBANTU DEKAN 1 PETUGAS

Mengoreksi dan menandatangani undangan

Mencetak data nilai per angkatan Menyerahkan kepada pemegang nilai angkatan

BAG TU Menyebarkan undangan ke bag/lab

BAG/LAB, Dekan/Pembantu Dekan I, pemegang nilai RAPAT JUDICIUM

PETUGAS Memperbanyak hasil rapat 3 lembar

DEKAN Menandatangani hasil judicium

PETUGAS Menempel hasil judicium Menyerahkan hasil ke TU

PETUGAS TU (KURIR) Mengirim surat ke universitas

PETUGAS Mengarsip surat

SELESAI

SOP FAKULTAS

12


PROSES 1. 2.

Menetapkan tanggal yudisium Membuat undangan yudisium

Pembantu Dekan I

3.

Bag TU Petugas

4. 5. 6.

Mengoreksi dan menandatangani undangan yudisium Menyebarkan undangan ke bagian/lab Mencetak data nilai per angkatan Menyerahkan kepada pemegang nilai per angkatan Menghadiri rapat yudisium

Dekan/Pembantu Dekan I, pemegang nilai, Bag/Lab, Progdi/Jurusan

7.

Petugas

8.

Dekan Petugas

9. 10.

SASARAN Durasi Kinerja 1 hari 1 hari 2 hari 1 hari

2 jam

11. Bag TU

12.

Petugas

13. Total

SOP FAKULTAS

Kapan Akhir semest er

Memperbanyak hasil rapat yudisium sebanyak 3 lembar, diajukan ke dekan Menandatangani hasil rapat Menempel hasil yudisium di papan pengumuman Menyerahkan hasil rapat ke bagian TU untuk dikirim ke bagian Pendidikan Universitas Mengirimkan surat ke bagian Pendidikan Universitas Mengarsip surat

1 jam 1 hari 1 hari 1 hari 10 mnt 7 hari

13




JUDUL

: IJIN SELANG


AREA

: FAKULTAS MIPA

NO. REVISI : 1

Prosedur MAHASISWA Permohonan ijin selang

PETUGAS Menerima dan mengoreksi permohonan ijin

BELUM LENGKAP LENGKAP MAHASISWA Melengkapi

PETUGAS Mengajukan permohonan selang ke Dekan/PD I

DEKAN/PD I Menyetujui

Petugas Membuat Surat Ijin Selang

DEKAN/ PD I Menandatangani surat

SELESAI

SOP FAKULTAS

14


1.

Petugas

2.

PROSES

3. Dekan/Pembantu Dekan I Petugas Dekan/PD I

SOP FAKULTAS

4. 5. 6.

Mengajukan permohonan ijin selang kepada Dekan dengan dilampiri kwitansi SPP sebelumnya Menerima dan mengoreksi permohonan ijin selang mahasiswa Mengajukan permohonan selang kepada Dekan/Pembantu Dekan I Menyetujui ijin selang mahasiswa Membuat surat ijin selang mahasiswa Menandatangani surat keputusan ijin selang Total

Kapan


Sewaktu -waktu

1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 2 hari

15

DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap : PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI MAHASISWA : FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

JUDUL AREA


NO. REVISI : 1

Prosedur PETUGAS Menerima berkas pengunduran diri Mengoreksi berkas pengunduran diri

BELUM LENGKAP LENGKAP MAHASISWA Melengkapi

PETUGAS Membuat surat pengantar pengunduran diri

DEKAN/PEMBANTU DEKAN I Menandatangani

BAGIAN TU Mengirim surat ke Rektor


PROSES 1. 2. 3.

Pembantu Dekan I/Dekan Bagian TU

SOP FAKULTAS

4. 5.

SASARAN Kapan Durasi Kinerja

Menerima berkas pengajuan pengunduran diri mahasiswa yang diajukan ke Dekan Mengoreksi permohonan pengunduran diri yang bersangkutan Membuat surat pengantar pengajuan pengunduran diri Menandatangani surat pengunduran diri mahasiswa Mengirimkan surat pengantar pengunduran diri ke Rektor dengan tembusan ke Karo Akademik dan KaBag Pendidikan

16

JUDUL

DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap : KEHILANGAN KARTU MAHASISWA

AREA

: FAKULTAS MIPA


KODE : 10/UN27.09/SOP/DIK/2012 TANGGAL DIKELUARKAN

NO. REVISI : 1

Prosedur MAHASISWA Mengajukan permohonan disertai surat kehilangan kepolisian

PETUGAS Mengoreksi permohonan dan surat kehilangan Membuat surat pengantar ke bag pendidikan pusat


PETUGAS Mengirim surat permohonan ke bagian pendidikan pusat

BAG PENDIDIKAN PUSAT Memproses pembuatan kartu mahasiswa

PETUGAS Menerima dan membagikan kartu mahasiswa

SELESAI

SOP FAKULTAS

17


Petugas

PROSES 1.

2. 3.

Dekan/Pembantu Dekan I Petugas

4.

Bag Pendidikan Pusat Petugas

6.

SOP FAKULTAS

5.

7.

Menyerahkan surat kehilangan kartu mahasiswa dari kepolisian dan permohonan pembuatan kartu mahasiswa baru ke bagian pendidikan Mengoreksi surat kehilangan dan data mahasiswa Membuat Surat pengantar ke Bagian Pendidikan Pusat untuk pembuatan kartu mahasiswa baru Menandatangani surat permohonan pembuatan kartu mahasiswa baru Mengirim surat permohonan ke bagian pendidikan pusat Memproses pembuatan kartu mahasiswa Menerima kartu mahasiswa yang sudah selesai diproses dan menyerahkan ke mahasiswa Total

Kapan


Sewaktu -waktu

30 menit 1 jam 1 hari 1 hari 14 hari 1 hari 18 hari

18

JUDUL

DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap : KEHILANGAN IJAZAH

AREA

: FAKULTAS MIPA



NO. REVISI : 1

Prosedur MAHASISWA Mengajukan surat permohonan

PETUGAS Mengoreksi surat permohonan dan persyaratan

TIDAK LENGKAP

MAHASISWA LENGKAP

Melengkapi

PETUGAS Membuat surat pengantar


PETUGAS Mengirim ke bag pendidikan Universitas

BAG PENDIDIKAN Memproses pembuatan ijazah

PETUGAS Menerima ijazah dan menyerahkan ke mahasiswa

SELESAI

SOP FAKULTAS

19


Petugas

PROSES 1.

2. 3.

Dekan/Pembantu Dekan I Petugas

SOP FAKULTAS

4. 5.

Mengajukan surat permohonan ijazah dari mahasiswa yang dilampiri berkas persyaratan : a. Surat permohonan b. Surat keterangan kehilangan dari kepolisian, c. fotokopi ijazah yang telah dilegalisir, dan d. foto hitam putih 4x6 3 lembar Mengoreksi surat permohonan dan berkas persyaratan mahasiswa Membuat surat pengantar (keterangan pengganti ijazah) ke bagian pendidikan universitas Menandatangani Mengirimkan surat pengantar beserta berkas permohonan ke bagian pendidikan Universitas

Kapan


Akhir semest er

1 hari

1 hari 1 hari

20

JUDUL

DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap : KEHILANGAN TRANSKRIP

AREA

: FAKULTAS MIPA



NO. REVISI : 1

Prosedur PETUGAS Menerima berkas permohonan Mengoreksi permohonan dan persyaratan

KURANG LENGKAP

MAHASISWA LENGKAP

Melengkapi

PETUGAS Memnbuatkan kopi salinan

DEKAN Menandatangani

PETUGAS Menyerahkan kopi/salinan ke mahasiswa

SELESAI


Dekan Petugas

SOP FAKULTAS

PROSES 1.

Menerima berkas permohonan dan surat keterangan kehilangan transkrip dari kepolisian 2. Mengoreksi surat kehilangan serta data mahasiswa yang bersangkutan, dan mencocokkan dengan data yang ada di bagian pendidikan 3. Membuatkan kopi/salinan transkrip akademik sesuai dengan data yang ada di bagian pendidikan, dan ditandatangani oleh Dekan 4. Menandatangani kopi/salinan transkrip akademik 5. Menyerahkan kopi/salinan transkrip ke mahasiswa Total

SASARAN Kapan Durasi Kinerja Sewakt u-waktu 30 menit 1 hari 1 hari 1 hari 2 hari

21

JUDUL

DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap : PERPANJANGAN MASA STUDI

AREA

: FAKULTAS MIPA



NO. REVISI : 1

Prosedur PETUGAS Menerima pengajuan permohonan usulan Mengoreksi usulan

TIDAK BENAR

BENAR

MAHASISWA Membenarkan

PETUGAS Membuat surat pengantar

PEMBANTU DEKAN I Menandatangani

PETUGAS Menerima persetujuan permohonan Menyusun SK Perpanjangan masa studi Mengajukan SK ke bag pendidikan

TIDAK BENAR

BENAR

PETUGAS PENDIDIKAN FAKULTAS Membernarkan

BAG PENDIDIKAN UNS Memproses SK

REKTOR Menandatangani

PETUGAS Menerima dan menyerahkan SK

SELESAI

SOP FAKULTAS

22


Pembantu Dekan I Petugas

Bag Pendidikan Rektor Petugas

SOP FAKULTAS

PROSES 1.

Menerima pengajuan usulan permohonan perpanjangan masa studi dari mahasiswa yang diajukan ke dekan 2. Mengoreksi usulan permohonan perpanjangan masa studi mahasiswa 3. Membuat surat pengantar pengajuan perpanjangan masa studi ke dekan/Pembantu Dekan I 4. Menandatangani permohonan perpanjangan studi mahasiswa 5. Menerima persetujuan permohonan perpanjangan masa studi dari Dekan/pembantu Dekan I 6. Menyusun SK Perpanjangan Masa Studi untuk mahasiswa 7. Mengajukan usulan SK Perpanjangan masa studi ke bag pendidikan universitas 8. Memproses pembuatan SK Rektor 9. Menandatangani 10. Menerima dan menyerahkan SK Rektor perpanjangan masa studi Total

Kapan akhir semest er


30 menit 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 14 hari 1 hari 1 hari 18 hari

23

2012 JUDUL : REGISTRASI MAHASISWA BARU TANGGAL DIKELUARKAN 02 Pebruari 2012

Recommend Documents