Vragen en antwoorden infosessie Camada 16/9/2010 Questions et réponses de la séance d'information de Camada 16/09/2010 N°
Paragraaf Paragraphe
1
1.1.2 et 2.9.5
2
3
1.1.2 et 2.9.5
1.1.3 et 2.9.3
pag
Taal Vragen - Questions Antwoord - Réponse Langue Le cahier des charges laisse le choix entre un progiciel à paramétrer et un développement spécifique, puis par ailleurs demande du co-sourcing avec e.a. des profils de développeurs. Est-il correct d'interpréter que le co8 et sourcing n'est demandé qu'en cas de développement sur 39 FR mesure ? Non
8 et 39
9 et 38
FR
Le cahier des charges laisse le choix entre un progiciel à paramétrer et un développement spécifique, puis par ailleurs demande du co-sourcing avec e.a. des profils de développeurs. Est-il correct d'interpréter que le SPF demande une cession des codes sources du progiciel pour pouvoir développer ses propres extensions dans le En cas de progiciel, le personnel du SPF doivent être capable de cadre du co-sourcing ? réaliser le paramétrage.
FR
Le cahier des charges distingue trois phases pour le projet, la phase A (analyse), B (construction et implémentation) et C (utilisation). Cette approche apparait a priori comme une démarche du type "waterfall". Comme d'autre part, l'approche itérative FUP est également imposée comme standard Finances (cf paragraphe 2.9.3) à utiliser impérativement, et semble contradictoire, est-il correct d'interpréter que les phases A, B et C doivent s'interpréter pour une itération donnée, et donc que l'itération 1 peut se décomposer en phase A1, B1 et C1, l'itération 2 en phase A2, B2 et C2, etc et que chaque itération et/ou phase au sein d'une itération donnée est sujette à un Go/No Go des Finances.
Pagina 1
La phase A est un raffinement forte de l'analyse existant à l'annexe I, sans nécessairement aller jusqu'au bout. Ils devraient garantir une assurance suffisante que les fonctionnalités demandées, sont couvertes. Cela permet le Go / no go. Lors de la phase B il peut en effet se produire de légères modifications de façon itérative des résultats de cette analyse.
1.1.3 Objectif du marché Phase A
9
FR
4
5
1.2.10.1.1 1.2.10.1.3 Troisième critère
23 25
FR FR
1.2.4.1.2 Offre électronique
14
FR
6
7
"Affiner l'analyse de la nouvelle application ... En partant de l'organigramme de l'annexe I". Pouvez-vous préciser s'il y a de la documentation d'analyse disponible en plus de la documentation Non, pas pour l'instant. Coperfin des processus 23 à 25, en complément de l'organigramme de manière à comprendre l'état actuel de Il y a de la documentation encore à mettre à jour pendant la phase d'analyse. l'analyse ? Le soumissionnaire belge doit joindre à son offre une attestation 276C2 récente (maximum 6 mois, calculée à partir de la date d’ouverture des offres) de l’Administration des Contributions directes, et une attestation (maximum 6 mois, calculée à partir de la date d’ouverture des offres) de l’administration de la TVA Pouvez-vous compléter le 2ème paragraphe du troisième dont il relève, dont il ressort qu’il a respecté ses obligations vis-àcritère d'exclusion (…aine ?) vis des administrations précitées. Le pouvoir adjudicateur exige que tous les sous-traitants soient en possession eux aussi d’une certification ISO 9000 ou équivalente pour les activités qui leur sont soustraitées. Cette exigence est inhabituelle dans les marchés SPF Finances et assez limitative. Pouvez-vous envisager d'y Le mot "exige" est remplacé par "souhaite": Le pouvoir adjudicateur souhaite que tous les sous-traitants renoncer et modifier le cahier des charges en soient en possession eux aussi d’une certification ISO 9000 ou conséquence? équivalente pour les activités qui leur sont sous-traitées. Comment doit-on satisfaire à l'exigence "Le soumissionnaire doit inscrire à la main la déclaration suivante, ..." demandée dans le modèle de soumission (annexe A page 84) quand on soumet l'offre de manière Dans ce cas la soumission électronique suffit. Le soumissaire reste libre d'ajouter un annexe signée scannée, électronique ?
Pagina 2
1.2.6.6.1
17
FR
2.9.5 Cosourcing
39
FR
8
9
L’offre du soumissionnaire doit obligatoirement comporter quatre volets… Volet 1…. Volet 2…. Le soumissionnaire doit respecter la structure ci-dessus. Il doit numéroter toutes les pages de son offre et les annexes éventuelles de façon continue et ininterrompue. Chaque page doit être parafée Questions: Pouvons-nous proposer une numérotation continue et ininterrompue de l'offre par volet? Par exemple: *les pages du volet administratif seront numérotées de la sorte: V1-1, V1-2, V1-3... *les pages du volet financier seront numérotées de la sorte: V2-1, V2-2, V2-3,... Merci de confirmer cette numérotation par volet.
La renumérotion par volet est admise, Dans le 3eme paragraphe de la section d'introduction, il est fait mention de 3 profils (4 personnes) "Le SPF Finances prévoit pour cela 1 chef de projet – concepteur d’application expérimenté, 1 analyste application junior et 2 développeurs (1 senior et 1 junior)" Dans le 2eme paragraphe de la section 2.9.5.1, il est fait mention de 6 profils "Cette équipe est composée des profils suivants : · architecte · concepteur d’application · développeur · analyste d’application · testeur · concepteur de base de données." Paragraphe 2.9.5. comprend les collaborateurs à temps plein du Pouvez-vous préciser l'information à prendre en ministère des Finances. Paragraphe 2.9.5.1. les collaborateurs considération ? occasionnels.
Pagina 3
10
11
2.9.5 et 2.9.5.1
2.9.5 et 2.9.5.1 3.10.1 Respect fondements ICT existant
39
39 71
FR
FR FR
Le paragraphe 2.9.5 mentionne pour l'équipe interne de co-sourcing 3 profils (chef de projet-concepteur d'application, analyste d'application et développeur) alors que le paragraphe 2.9.5.1 en mentionne 6 (architecte, concepteur d'application, développeur, analyste d'application, testeur et concepteur de base de données). Pouvez-vous clarifier cette apparente contradiction ? Le paragraphe 2.9.5 mentionne comme profil un "chef de projet-concepteur d'application" alors que le paragraphe 2.9.5.1 ne parle que d'analyste d'application. Est-ce à dire que l'analyste d'application joue aussi le rôle de chef de projet ? Le SPF Finances souhaite utiliser de façon optimale des licences qu’il a déjà acquises dans le passé et ne pas payer deux fois pour des fonctions comparables. C’est pourquoi le SPF Finances exige une conformité avec les normes ICT déjà en usage depuis plusieurs années.. Particulièrement dans le cas d'une solution basée sur un package, si celui-ci nécessite des licences de produits de base non encore disponibles dans les standards et/ou l'infrastructure ICT (ex: OS, licences bases de données, etc...), pouvez-vous préciser ce qui devra être fourni et supporté par l'adjudicataire( produits et services)?
Paragraphe 2.9.5. comprend les collaborateurs à temps plein du ministère des Finances. Paragraphe 2.9.5.1. les collaborateurs occasionnels.
Tout
12
13
Paragraphe 2.9.5. comprend les collaborateurs à temps plein du ministère des Finances. Paragraphe 2.9.5.1. les collaborateurs occasionnels.
3.17.2
79
FR
Le cahier des charges mentionne une découpe des phases en module, et le premier module est défini comme partie générique. Pouvez-vous expliquer la découpe des phases en modules ?
Pagina 4
Voir 1.1.3
3.2.3.2
54, 55, 56
FR
14
3.3.1
57
FR
15
3.4.5 Possibilités d'extension
59
FR
Dans le cahier des charges (partie 3), il est fait mention à diverses reprises des termes suivants: enquête, opération, recherche, dossier, tâche, affaire, cas. Ces différents termes sont définis en page 7, à l'exception du mot "enquête". Quelle est la signification de ce mot? Estce un synonyme du mot "recherche", à savoir une affaire de type A pouvant mener au lancement d'un ou plusieurs dossiers? Dans le cahier des charges, il est dit que le marché consiste à affiner l'analyse de la nouvelle application Camada en collaboration avec les membres du personnel des Douanes et Accises, en partant des organigrammes de l'annexe I. Dans la mesure où l'on parle d' "affiner", cela signifie-t-il qu'il existe aussi d'autres documents d'analyse disponibles pour initier la phase A du présent cahier des charges? Ou existe-il seulement le schéma opérationnel des processus de travail Coperfin? "... permettre une très forte croissance en capacité, pouvant atteindre un multiple (jusqu’au facteur 100) de la solution initiale". Cela signifie-t'il une croissance en nombre d'utilisateurs (300 * 100 = 30.000) et/ou en terme de volumes de cas ?
3.5.1 Input de données p 59
FR
3.5.2
60
FR
p 61
FR
Existe-t-il aujourd'hui une application qui gère les données structurées ?. Si oui faut-il envisager de faire une reprise de cet historique ? Qu'est-il entendu par "plusieurs méthodes d'accès doivent être possibles (par exemple séquentielle ou directe)"? Pouvez-vous donner quelques explications (techniques) au sujet de l'application Sitran ?
p 66
FR
Existe-t-il aujourd'hui des lettres types (templates) qui peuvent être utilisées, ou faut-il partir de rien ?
18 19
20
Non, pas pour 'instant. Il y a de la documentation encore à mettre à jour pendant la phase d'analyse.
Les deux sont possible.
16
17
Oui
3.5.5 3.6.14 Gestion des templates
Pagina 5
Une forme de migration sera nécessaire.La migration sera ordonnée dans le cadre de la phase C. Plusieurs queries directes ou séquentielles, dépendant de la recherche. Sitran: Signalétique Transversale Oui. La plupart des modèles existent déjà.
3.6.4 Envoi d'un accusé de réception ou d'un message de suivi
62
FR
3.6.5 Gestion des tâches
63
FR
21
22
23
3.6.5 Gestion des tâches p 63 3.8.1 + 3.15.3
24
68 + 75
"Lorsque l’input est réalisé par une personne du SPF Finances qui ne fait pas partie d’E&R, un accusé de réception est automatiquement envoyé par mail à cette personne...". Cela signifie-t'il qu'il y a des utilisateurs externes à E&R qui doivent avoir accès à l'application uniquement pour introduire des signaux (input) mais avec un comportement différents que l'introduction par E&R (puisque envoi d'accusé de réception) ? Ou bien ces informations sont-elles transmises à E&R (via ?) qui les introduit dans l'application (d'où la Voir le cahier des charges. nécessité de l'accusé de réception) ? "Le SPF Finances a actuellement 2 possibilités pour l’application générale des tâches ... Lotus Notes ou Task Manager ... Le système qui sera finalement retenu dépend du choix que l’administration fera ... Le soumissionnaire doit faire offre pour les deux solutions, avec les prix respectifs. A l'Annexe B - Modèle de tableau des prix - 6.Options supplémentaires (page 90) on peut y lire "Le lien avec Lotus Notes a une probabilité de 50%, le lien avec Taskmanager a une probabilité de 50%". Pouvez-vous confirmer qu'une des deux possibilités sera effectivement inclue dans l'implémentation et qu'il n'y a donc pas lieu de prévoir une solution indépendante de Une des deux. ces deux possibilités ?
FR
Pouvez-vous donner quelques explications (techniques) au sujet de l'application Task Manager existante ?
FR
Qui sera en charge des traductions?
Cela fait partie du CCFF. 3.8.1: Le contractant avec l'aide du SPF FIN. 3.15.3: Le contractant
Pagina 6
3.8.2 69 Convivialité et courbe d'apprentissa ge
FR
"C’est ainsi qu’il faut faire une distinction entre, d’une part, les membres du personnel d’E&R qui ..., d’autre part, les utilisateurs occasionnels qui ne sont bien sûr pas familiarisés avec l’application." a. Les utilisateurs du SPF Finances mentionnés au point 3.6.4 font-ils partie de ces utilisateurs occasionnels ? b. Y a-t'il d'autres types utilisateurs occassionnels ? Et si oui, pour quelles fonctions ont-ils accès à l'application ? a. oui b. non
25
3.8.4 Flexibilité
70
FR
26
27
3.9.1 MyScan p 71 Général
FR FR
3
NL
28
53
29
NL
30
31
1.1.2 1.1.3
8 9
NL
Pouvez-vous préciser quel est le niveau de flexibilité attendu pour l’adaptation des cases en terme de flux, données sur le cases, indicateurs, rapport… Camada devra être compatible avec FileNet P8. Pouvezvous expliquer ce que vous entendez par compatible ? Outil d escanning, repository ECM, outil Workflow ? Pouvez-vous donner des informations en terme de volumes à traiter (capacité initiale annuelle) telles que nombre de documents, nombre de données d'objet, nombre de cas, durée moyenne de traitement d'un cas, etc. Moet de voorgestelde oplossing met de Mainframe omgeving interfacen, b.v.b. data opzoeken/beheren of services oproepen? Omtrent de overschakeling van een papieren naar een elektronisch dossierbeheer. Kan er verder toelichting gegeven worden bij de migratiestrategie eens de applicatie operationeel is? M.a.w. worden bij ingebruikname van de applicatie enkel nieuwe dossiers ingebracht of worden papieren dossiers uit het verleden gemigreerd naar de toepassing? Om beter te brijpen wat bedoeld is van "verfijning van de analyse" kan de FOD-Financien aangeven hoe stabiel en compleet de Functionele Analyse nu is?
Pagina 7
Cela fait partie de la qualité du cahier des charges.
Cela fait partie de la qualité du cahier des charges.
Cela fait partie de l'analyse.
De oplossing moet kunnen interfacen met andere toepassingen.
Een vorm van migratie zal nodig zijn. Deze zal dan worden besteld als een deel van fase C. De analyse in het lastenboek is stabiel, doch dient nog verder gedetailleerd te worden met de analysefase.
1.2.1.6
11
NL
Wij kunnen akkoord gaan met de GO/NO GO momenten en de vroegtijdige beëindigingsmogelijkheden zoals bepaald in deze bepaling. Het is evident dat wij in dergelijke gevallen wel dienen betaald te worden voor de geleverde diensten. Om elk misverstand in dit verband te vermijden, verzoeken wij vriendelijk te bevestigen dat wij in deze gevallen zullen betaald worden voor de verleenden diensten ?
32
In principe wordt de NOGO enkel toegepast bij een slecht resultaat van de te realiseren voorafgaande opdrachten. In dit geval is er geen oplevering, dus ook geen betaling. Uiteraard zal er wel een betaling zijn wanneer de NOGO wordt gegeven omwille van een andere reden eigen aan de overheid.
NL
33
1.2.4.1.1
Deze paragraaf lijkt in tegenspraak met paragraaf 1.2.6.1 waarbij offertes in 6 exemplaren moeten ingediend worden. Welke paragraaf primeert en kan verduidelijkt 1.2.4.1.1 legt uit hoe in te dienen op papier. worden hoe exact op papier dient ingediend te worden? 1.2.6.1 behandelt het aantal exemplaren op papier.
14 NL
34
1.2.6.5
17 NL
35 36
37
1.2.6.5 1.2.7.1
1.2.7.3 bijlage B
17 19
20 9093
NL NL
In deze clausule wordt gevraagd dat de aanbieder FOD Financien de toestemming geeft om gegevens van klanten rechtstreeks op te vragen zonder tussenkomst van aanbieder. Als aanbieder zijn wij verplicht ons te houden aan de wet op Privacy zoals gedefinieerd door CBPL. Op welke wijze kan de privacy van deze informatie gegarandeerd worden door Fod Financiën ? De controle zal gebeuren door een beperkt aantal mensen. Kunnen wij ervan uitgaan dat status van meest begunstigde klant enkel slaat op "gelijkaardige projecten en diensten" ? Ja, maar ook uit te breiden met de producten. Wat is het budget (exclusief BTW) voor dit project ? €1450000 incl. BTW voor de ontwikkeling. Dit is een raming. Hier wordt aangestuurd voor een vaste totaalprijs voor zowel Fase A als Fase B. Fase B kan enkel als een vaste prijs opdracht gerealiseerd worden indien er tijdens de gedetailleerde analyse (Fase A) geen grote afwijkingen van het initiële lastenboek aan het licht komen. Gaat Fod Financiën ermee akkoord dat eventuele afwijkingen die tijdens de analysefase gedetecteerd worden, in Fase C zullen gerealiseerd worden tegen de voorwaarden zoals beschreven voor Fase C ? Ja
Pagina 8
NL
38
1.2.7.3 bijlage B
Bijlage B wijst hier ook op een detaillering van dagprijs en aantal dagen, wat inhoudt dat FOD Financien een aankoop doet van een quantiteit van te presteren dagen volgens functie, en dat er op deze basis gemeten zal worden. Mag ik dan ook verstaan dat de te leveren deliverables variabel zijn en aangepast worden gedurende de uitvoering van deze opdracht? Is het dan ook correct dat Fod Financien dan ook de volledige verantwoordelijkheid van de te leveren deliverables op zich neemt, waarbij de aanbieder zich verbindt op het leveren van de juist gequalificeerde profielen? Nee
20 9093 NL
39
2.12.3
47 NL
40
2.13.1
48
De garantie duidt hier op de door de aanbieder aangeboden development / configuratie. Bij gebruik van standaard pakketten wordt de garantie gedekt door het SW-onderhoudscontract, dat start op het moment van levering van de basissoftware, dus voor de customisatie. Is het aanvaardbaar voor FOD Financien dat de garantie voor beide elementen afzonderlijk beschreven wordt ? Indien er een standaard software aangewend wordt als basis, is het mogelijk om een gefaseerd betalingsplan te hanteren ?
Pagina 9
Ja Gelieve er rekening mee te houden dat onderscheid ook duidelijk uit de prijzen moet blijken. Zoniet is het inbegrepen in de basisprijs.
Nee
2.15, 17de paragraaf
50
NL
2.15, 18de en 19de paragraaf
51
NL
41
42
Wij zijn akkoord dat voor deze intellectuele eigendomsrechten die niet worden overgedragen maar die de FOD nodig heeft om de applicatie te kunnen gebruiken, een licentie moet worden verstrekt. Echter wij kunnen niet akkoord gaan dat deze licentie "onvoorwaardelijk en onherroepelijk" is. In de mate de licentie immers betrekking heeft op voorafbestaande intellectuele eigendom (van ons of van derde partijen), zal die licentie automatisch onderworpen zijn aan de standaardlicentievoorwaarden die daarmee samenhangen. Wij kunnen dan ook onmogelijk verdergaande rechten toekennen als diegene die de eigenaar toekent. Dit wordt ook algemeen aanvaard.. Kan u bevestigen dat de toepasselijke licentievoorwaarden van de eigenaar van de intellectuele Ja, maar een duidelijke beschrijving van deze rechten kunnen worden toegepast ? standaardlicentievoorwaarden is verplicht in de offerte. Het is redelijk te vragen dat de overdracht van de intellectuele eigendomsrechten zoals bepaald slechts plaatsvindt naarmate de FOD de erop betrekking hebbende facturen aan ons heeft betaald. Anders zouden de woorden "naarmate hun totstandkoming" ertoe kunnen leiden dat intellectuele rechten worden overgedragen terwijl er niet wordt betaald, wat onredelijk zou zijn. Graag uw bevestiging hiervan? Akkoord
Pagina 10
2.4
30
NL
43
NL
44
2.5
31
Het is duidelijk dat wij aansprakelijkheid zijn voor de veroorzaakte schade indien er contractbreuk door ons wordt gepleegd. Echter het is gebruikelijk in vele contractuele relaties en ook vanuit risico-oogpunt noodzakelijk om te voorzien in een redelijke beperking van de aansprakelijkheid van de dienstverlener. Ook verzekeringstechnisch is een totaal onbeperkte aansprakelijkheid niet correct.. Daarom verzoeken wij volgende redelijke clausule toe te voegen aan dit hoofdstuk: "De totale aansprakelijkheid van de uitvoerder van de diensten is voor alle gevallen van directe schade beperkt tot de waarde van de opdracht. Tijdens de onderhoudsjaren is de totale aansprakelijkheid per jaar beperkt tot de jaarlijkse contractwaarde van het onderhoud. De uitvoerder van de diensten is in geen geval aansprakelijk voor enige vorm van indirecte of gevolgschade, verlies van winst, verlies De wet op de overheidsopdrachten en de bijhorende KB's zijn van van kapitaal, verlies of beschadiging van data, schade toepassing. aan derde partijen veroorzaakt etc. Zie paragraaf 1.2.5. Deze paragraaf is opgesteld in functie van een opdracht van inhuren van een gekwalificeerde consultant(s) en wordt hier ook op gemeten. De 4de paragraaf, pagina 31 spreekt over een boeteclausule op het ganse project team waarbij paragraaf 10 op pagina 31 deze boeteclausule op individu niveau zet. Kan dit verduidelijkt worden? Paragraaf 4 p31 vervalt wegens dubbel gebruik met paragraaf 10
NL
45
2.5
31 NL
46
2.5
31
Fod Fin hanteert een boeteclausule van 20% (prijsvermindering van 20%, korting van 20%) waar de algemene norm gesteld wordt op een prijsfractie per dag vertraging met een maximum van 5%. Kan dit herbekeken worden ? Mag de inschrijver zelf een boete/reward onder de vorm van een SLA voorstellen ? bepaalde gevraagde profielen zijn beperkt beschikbaar, waardoor vervangingstermijnen van 10 dagen zeer krap zijn. Is dit bespreekbaar?
Pagina 11
De FOD FIN verwacht van de inschrijver dat hij initieel de goede profielen zal aanleveren. Na aanvang van het contract is dit enkel bespreekbaar bij overmacht.
NL
47
2.6.7 2.9.3
33 38
NL
2.9.3
38
NL
2.9.3
38
NL
48
49
50
Controle door derden. Is dit vergelijkbaar met een klassieke audit, indien ja, wie kiest de auidtor en met welke frequentie vindt deze audit plaats. Graag verduidelijking. De FOD FIN kiest de eventuele partij en de frequentie. Staat de FOD-Financien open voor een oplossing die van de gedocumenteerd technisch standaarden afwijkt om alle functionele en niet functionele vereisten te kunnen invullen op basis van een software pakket? Dit hangt af van de kwaliteit van de offerte. Moet de voorgestelde oplossing bij de eerste versie integreren met de CCFF-framework voor de beschikbare services, m.a.w. Authentication, Authorisation, enz.? In veel pakket oplossing zijn dergelijk zaken al aangeboden als onderdeel van het totaal oplossing. Integreren met CCFF is niet uitgesloten maar zou op een Authentication en een gedeelte van de Authorisation dienen te gebeuren via IAM. Een gedeelte van de authorisation zal in later datum kunnen. Camada zitten. Te verfijnen tijdens de analysefase. In het document foundations-09-05-30.pdf werken de links naar hostnaam "infrastructure.finbel.infra", o.a. http://infrastructure.finbel.infra/xwiki/bin/view/CCFF/Lijst+ Deze kunnen op aanvraag worden verkregen. van+componenten
NL
51
2.9.4
39 NL
52
2.9.5
34
Hier wordt aangegeven dat het projectteam zowel deelnemers van de aannemer als FOD Financien heeft. Beiden partijen leveren een project manager. Mag er van uitgegaan worden dat de Project manager van de aanbieder de verantwoordelijkheid en het mandaat heeft om te bepalen wat wel of niet in scope van het project valt en de kwalificatie van de teammedewerk(st)ers ingezet op het project (Fod Financiën + leverancier), lettend op de beschikbare aantal mandagen? De profielen vermeld onder 2.9.5 zijn niet congruent met de profielen voor co-sourcing vermeld onder par. 2.9.5.1. Kunnen we confirmatie krijgen rond welke profielen Fodfin exact ter beschikking zal stellen?
Pagina 12
De scope wordt verfijnd tijdens de analysefase. De correcte realisatie is de verantwoordelijkheid van de inschrijver die dus voldoende flexibiliteit krijgt in verband met de inzetbaarheid van de medewerkers.
Paragraaf 2.9.5. bevat de voltijdse medewerkers van de FOD Financiën. Paragraaf 2.9.5.1. zijn occasionele medewerkers.
NL
53
2.9.5 2.9.5.1. 2.9.5.2.2
40 41
NL
54
NL
55
3.10.4
74
Zowel in sectie 2.9.5 als 2.9.5.1 wordt aangegeven welk team Fod Financiën voorziet voor dit project; maar hierin zitten verschillen. Welk is het correcte team 2.9.5 of Paragraaf 2.9.5. bevat de voltijdse medewerkers van de FOD 2.9.5.1 ? Financiën. Paragraaf 2.9.5.1. zijn occasionele medewerkers. Op basis van sectie 2.9.5.2.2 zijn de volgende veronderstellingen gemaakt: - Er is geen/minimaal GUI ontwerp gebeurd. - Impact op andere systemmen is niet duidelijk/compleet. - Er is geen/minimaal eindgebruiker consultatie geweest tot nu toe. Deze punten maken het voorwerp uit van de gedetailleerde In hoe ver zijn deze veronderstelling correct? analyse. Tijdens de realisatie van het project zal gebruik gemaakt worden IAM & CCFF. ( = bestaande systemen/oplossingen binnen FOD FIN). Is voor het IAM & CCFF systeem ook een gescheiden ontwikkelomgeving, integratieomgeving, testomgeving en de productieomgeving voorzien zoals gevraagd voor Camada project? Zal FOD FIN instaan voor alle configutaties binnen de IAM & CCFF omgevingen ? Ja voor zover nodig en verantwoord.
NL
56
3.10.4
74
Tijdens de realisatie van het project zal gebruik gemaakt worden van TaksManager & Lotus Notes. ( = bestaande systemen/oplossingen binnen FOD FIN). Is voor het TaksManager & Lotus Notes systeem ook een gescheiden ontwikkelomgeving, integratieomgeving, testomgeving en de productieomgeving voorzien zoals Er zal gebruik gemaakt worden van Taskmanager of Lotus Notes. gevraagd voor Camada project? Testmogelijkheden zullen voorzien worden zo nodig en Zal FOD FIN instaan voor alle configutaties binnen de verantwoord. TaksManager & Lotus Notes omgevingen ?
Pagina 13
NL
57
3.10.4
74 NL
58
3.10.7
74
Tijdens de realisatie van het project zal gebruik gemaakt worden van FileNet in de context van Myscan en mogelijk als ECM/BPM. ( = bestaande systemen/oplossingen binnen FOD FIN). Is voor het FileNet systeem ook een gescheiden ontwikkelomgeving, integratieomgeving, testomgeving en de productieomgeving voorzien zoals gevraagd voor Camada project? Zal FOD FIN instaan voor alle configutaties binnen de FileNet omgevingen ? Ja voor zover nodig en verantwoord. Heeft FOD FIN nu reeds een EAI (Enterprise Application Integration) oplossing operationeel voor interactie/integratie tussen FOD FIN toepassingen (intgratie met SITRAN) ? (oplossing voor interactie/integratie staat niet expliciet vermeld in de FOD FIN ICT standaarden) Via CCFF
NL
59
3.17.4 3.2.3.2
82 56
SLA: voor prioriteiten 1 en 2 dient de aannemer een begin van een oplossing aan te brengen binnen 4 uur na melding storing. In dezelfde paragraaf staat dat de gebruiker moet kunnen werken op het systeem binnen een termijn van 4 uur? Slaat deze laatste termijn op de periode na aanvang van begin van een oplossing, zoniet is er geen ruimte voor resolutiontijd ? Zie lastenboek. NL
60
3.3 61
59
NL
Zaakbehandeling - strategie : zijn de strategiemodellen en mogelijke acties gekend ? Maw kan een functioneel analyst hierover een analyse maken ? Of zijn deze strategiën variabel en nog niet gedefinieerd ? Dit zal verder uitgewerkt worden in de analysefase. … een overschakeling zal plaatsvinden van papieren naar elektronisch dossierbeheer … Vraag: Is er een datamigratie of een input van historische gegevens te voorzien of vertrekt Camada van Een vorm van migratie zal nodig zijn. Deze zal dan worden besteld als een deel fase C. een „lege” databank?
Pagina 14
3.3
NL Kunt u aangeven wat de verwachting is van de vertaling van de processen. Worden alle stappen afzonderlijk opgenomen of leeft de verwachting dat clustering zal plaatsvinden?
62
Taken die door een zelfde functie na elkaar worden uitgevoerd, kunnen (soms moeten) geclusterd worden.
NL
63
3.4.1 3.4.1
60 NL
64
65
3.4.5 3.5.1
61 61
NL NL
3.5.1
61
NL
66
67
Overige ambtenaren van FOD FIN moeten ook een beperkte toegang hebben tot CAMADA. Hoeveel andere Initieel zullen dit maximaal 1000 ambtenaren zijn, theoretisch is FOD FIN ambtenaren moeten toegang hebben? op termijn de totaliteit van Financiën mogelijk. Kunt u aangeven hoeveel ambtenaren dit betreft? Welk hun profiel is ? En op welke wijze zij toegang zullen krijgen tot CAMADA Zie bovenstaande vraag en zie lastenboek. ? Is er een relatie tussen het elektronische dossier binnen Camada en het Enig Dossier van FOD Financiën? "…volgende objecten kunnen aan een case toegevoegd worden: correspondentie in allerlei vorm, zoals brieven, emails, SMS'en, enz." Is het de bedoeling dat dit automatisch gebeurd? Is er m.a.w. een koppeling nodig met scanners, mailservers, gsm's? Of mogen we er van uit gaan dat de gegevens reeds in een bestand aangeleverd worden? Men moet ook in staat zijn gegevens te importeren, met andere woorden zal het in bepaalde gevallen noodzakelijk zijn om gegevens uit databestanden van andere toepassingen weg te schrijven naar de overeenstemmende velden in Camada. Vraag: Is het voldoende dat een generieke interface wordt aangeboden, waardoor het mogelijk is om gegevens aan te leveren in het CAMADA systeem? Met andere woorden, het zijn externe systemen die het initiatief nemen om de informatie door te sturen via deze interface.
Pagina 15
Ja Er dient gekoppeld te worden aan het scansysteem en het mailingsysteem. Ook bestanden moeten kunnen toevoegd worden aan een case. SMS dient niet automatisch toegevoegd te worden aan een case.
De interface wordt bepaald tijdens de analysefase. Men mag ervan uit gaan dat camada enkel via deze inface interageert.
3.5.1
62
NL
"Een directe toegang volgens verschillende relevante criteria moet mogelijk zijn, zoals persoonsnamen, rijksregisternummer, KBO-nummer, …" Kan enkel rechtstreeks gezocht worden obv criteria in CAMADA, of ook onrechtreeks waarbij criteria gehaald worden uit externe systemen, bvb. via de FSB?
Te bepalen in de analysefase.
68
3.5.1
62
NL
69
3.5.1.
NL
70
NL 3.5.4 63
71
NL 72
3.5.5
63 NL
73
3.5.5
63
… Camada zal de mogelijkheid bieden om meta-data te voorzien … Vraag: wat wordt er precies bedoeld met meta-data? Kan u een aantal voorbeelden geven van relevante metadata? Moet rekening worden gehouden met een conversie? Kunt u aan de hand van een voorbeeld verduidelijken wat wordt bedoeld? De gegevens moeten ook automatisch verwijderd kunnen worden op basis van verschillende criteria ? Kan meer informatie gegeven worden over deze criteria ( aantal criteria & complexiteit) ? Dient de koppeling met SITRAN binnen het Camada project opgezet te worden. Met hoeveel D&A systemen dient koppeling voorzien te worden binnen het Camada project.
Bijvoorbeeld identificatie van gegevens bij een gescand bestand, videobestand, geluidsfragment. Een vorm van migratie zal nodig zijn. Deze zal dan worden besteld als een deel van fase C.
Dit wordt bepaald in de analysefase. Ja, maar het tijdstip wordt beslist tijdens de analysefase. Initieel zijn er geen douanesystemen waarmee gekoppeld dient te worden. Op termijn is dit wel mogelijk. (fase C)
NL
74
3.5.6
Heeft FOD FIN nu reeds een ESB (Entresprise Service Bus) oplossing operationeel voor interactie/integratie tussen FOD FIN toepassingen en DIV (dienst inschrijving voertuigen), het Rijksregister, de KBO (Kruispuntbank Ondernemingen), het register bis, …(externe databanken)? (oplossing voor interactie/integratie staat niet expliciet vermeld in de FOD FIN ICT standaarden) Ja, via CCFF.
63 NL
75
3.5.6
63
Indien FOD FIN beschikt over een ESB/EAI oplossing, welke koppelingen met externe databanken zijn reeds geimplementeerd en met welke oplossing. En onder welke vorm zijn deze koppelingen geimplementeerd(webservices?, REST services?)?
Pagina 16
Via CCFF
NL 76
3.5.6
63
77
3.5.6
63
NL
78
3.5.6 3.6.1
p63
NL NL
79
Met hoeveel externe systemen dient koppeling voorzien te worden binnen het Camada project. Bestaat de koppeling tussen de externe gegevensbanken zoals bvb DIV, RRN, KBO, en Register Bis uit on-line punctuele opzoekingen (dossier per dossier) of worden de gegevens van deze gegevensbanken geïmporteerd in Camada Zal FODFIN zelf de nodige webservices ter beschikking stellen of dienen deze door de inschrijver gebouwd te worden? Als een Hit wordt gevalideerd , wat betekent dit voor de toepassing. Worden er dan eventueel workflows opgestart …. Wordt met de totaliteit ook de ongestructureerde informatie bedoeld die in documenten is vervat (Word doc, Excel sheets, mails etc.)?
5 tot 10
Te bepalen in de analysefase. Men dient ervan uit te gaan dat online opzoekingen nodig zullen zijn in vele gevallen.
Uiteraard dient Camada compatibel te zijn met CCFF.
Ja
NL
80
3.6.14
Heeft FOD FIN een oplossing voor outputmanagement/document generatie, die kan gebruikt worden voor template beheer ? (oplossing voor outputmanagement/document generatie staat niet expliciet vermeld in de FOD FIN ICT standaarden) Dit maakt deel uit van de kwaliteit van de offerte.
67 NL
81
3.6.14
82
3.6.14 3.6.14
68 NL 67 NL
83
84
3.6.4
p64
NL
Heeft Fod FIN een voorkeur voor wat betreft technologie voor het ondertekenen van PDF documenten en zijn er licenties beschikbaar? ( zo'n technologie/oplossing staat niet expliciet vermeld in de FOD FIN ICT standaarden) Zijn de initiëel maximaal 100 templates onderdeel van de forfaitaire prijs? Kunt u aangeven wat daar mee wordt bedoeld? Betreft dit een elektronische handtekening ? Indien ja, kan u ons meedelen of FODFIN reeeds een oplossing heeft voor het elektronisch ondertekenen van documenten ? Zullen medewerkers van de FODFIN (niet-CAMADA medewerkers) die gegevens inputten dit doen vanuit de CAMADA toepassing of vanuit een aparte website (bv. intranet pagina)?
Pagina 17
Dit is initieel niet voorzien, maar is eventueel voor fase C. Ja
Zie lastenboek.
Dit zal bepaald worden tijdens de analysefase.
85
3.6.4
p64
86
3.6.5
p65
87
3.6.5 & FODFinanciën Architecture Building 65 Blocks Versie: 111 V3.0 par. 5.1
NL
NL NL
88
3.6.7
p66
NL
89
3.6.8
p66
NL NL
90
3.7
70 NL
91
3.7.1.1
70
Is het HITS systeem ook van toepassing op input ingevoerd door de niet-CAMADA medewerkers van FODFIN? Wat is hier de procedure?
Ja. Dit dient verder bepaald te worden in de analysefase. Deze hits worden behandeld door iemand van O&O. Zogenaamde andere medewerkers van de FODFIN zullen nooit een hit behandelen.
Is het toegestaan dat taken uit Lotus Notes / Taskmanager toch in CAMADA worden opgenomen, maar dan als "private" zodat geen details zichtbaar zijn
Ja voor zover volledig voldaan wordt aan paragraaf 3.6.5.
Takenbeheer : In de FOD FIN standaarden wordt als BPM standaard 2 producten vermeld : FileNet BPM & JBPM. Aan welk product geeft FOD FIN de voorkeur om te gebruiken binnen Camada?
Geen voorkeur.
Is het toegelaten dat het samenvoegen niet leidt tot een nieuw object, maar tot het als master beschouwen van één van de objecten die men wil samenvoegen? Een object is geen case. Niet van toepassing in deze paragraaf. Wat dient er te gebeuren als men een hit accepteert mbt een case die reeds is afgesloten? Verder te bepalen in de analysefase. Welke functionaliteiten worden van de toepassing Zie lastenboek. Dit zal verder verfijnd worden tijdens de verwacht mbt resource management/beheer personeel ? analysefase. Voor de personeelsgegevens zal Camada enerzijds een beroep doen op de bestaande toepassing IAM van de FOD Financiën en zal Camada anderzijds een gedeelte van de gegevens intern bewaren. Welke gegevens dienen intern camada bewaard te worden ? Dit zal bepaald worden in de analysefase. De hoeveelheid data in Camada per personeelslid is beperkt.
NL
92
3.7.1.2
70
Middelen kunnen toegewezen worden aan een persoon, groep, functie of afdeling. Worden deze regels, volgens dewelke deze toewijzing kan gebeuren, beheerd in camada of zitten deze al in tasks manager ? In camada.
Pagina 18
3.8.5
NL
93
94
3.8.6 3.9.1
p73 73
NL NL
95
97
3.9.1 & FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 par. 5.7.1 3.9.1 & FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 par. 5.7.1
98
algemeen
NL
99
algemeen
NL
96
100
Is het gebruik van Active Directory ook toegelaten ipv IAM? Moeten standaarden als FileNet, BPM van Filenet, ... Worden gebruikt ?
Elke wetgeving, waaronder onder andere de privacywetgeving, termijnen van bewaring, reglementering EU. De standaard is IAM met LDAP Deze is de master-DB. Indien men afwijkt, dan moet de oplossing zich perfect synchroniseren met IAM. De oplossing maakt deel uit van de kwaliteit van de offerte. Zie fundamenten ICT.
NL
Kan de JSR170 API documentatie, die bij FOF FIN geimplementeerd is voor gebruik van de content beheer fucntie binnen FileNet, ter beschikking gesteld worden ? FOD heeft JSR170 API globaal geïmplementeerd. Zie de norm. Welke implementatie van JSR170 is in gebruik ? De documentatie is ter beschikking bij de analyse.
73 127 NL
73 127
algemeen Algemeen
NL NL
Algemeen
NL
101 102
Kunt u aangeven wat deze wettelijke basis behelst? Wordt hier enkel de privacywetgeving bedoeld of is er nog meer specifieke wetgeving van toepassing ?
Kan ook gebruik gemaakt worden van CMIS voor gebruik van de content beheer functie binnen FileNet bij FOD FIN? Voor welke van de mogelijke in te bouwen interfaces zijn reeds webservices beschikbaar? Is er een nood aan versionering van documenten die aan een case gekoppeld worden?
Nee. Er zijn verschillende interfaces beschikbaar via CCFF. Documenten die behoren tot een case zijn uniek. Voor templates wordt verwezen naar het lastenboek. (p 67)
Als om bepaalde functionaliteiten te realiseren custom development nodig is, welke informatie wordt dan van de inschrijver verwacht om op te nemen in zijn offerte? Dat maakt deel uit van de kwaliteit van de offerte. Kan u ons de templates uit het bestek aanleveren in Ja Word formaat? (Bijlage A t.e.m. bijlage F) Zijn de pakketten MS CRM en MS Sharepoint valabele Dat maakt deel uit van de kwaliteit van de offerte keuzes voor Fod Fin?
Pagina 19
Algemeen
NL
Algemeen
NL
103
104
NL algemeen 105
106
Bijlage 1 stroomschem a 103
NL
NL
107
Bijlage 1 stroomschem a 103 NL
108 109
110 111
112
Bijlage B BIJLAGE I
88 103
Bijlage I stroomschem a N/A 85Bijlagen A-F 98 FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 140
Behoort het opstellen van fraude analyses, risico Dit is enkel de systeemuitvoering. profielen, e.d. Ook tot het project, of enkel de syteemuitvoering van deze analyses Behoort het opslaan van de ongestructureerde gegevens Ja. ook tot de opdracht ? Of bestaan hiervoor reeds platformen ? In de aanvraag wordt zeer veel met objecten, metagegevens en relaties tussen metagegevens gewerkt. Is er een datamodel beschikbaar dat dit zichtbaar maakt? Als die er is kan dit beschikbaar Dit wordt bepaald tijdens de analysefase worden gesteld?
NL NL
NL NL
Proces 1: Activiteit 5: In welke vorm(en) dient ontvangstmelding verstuurd te worden? In welke vorm verloopt de communicatie van een resultaat van een activiteit/proces naar een andere toepassing van D&A of naar 3e partij intern of extern van FOD FIN? Welke elementen exact moeten opgenomen worden in de forfaitaire prijsbepaling? Deze sectie "Stroomschema Camada" is leeg. Mag ervan uitgegaan worden dat de processen beschreven in het stroomschema volledig binnen de Camada applicatie vallen en als dusdanig tijdens Phase A dan ook volledig functioneel geanalyseerd moeten worden? Zoniet, kan FOD Financiën aanduiden welke processen buiten het systeem vallen? Kunnen deze bijlagen in Word-formaat beschikbaar gesteld worden van de inschrijvers ? Er wordt in de standaarden van FODFIN vermeld dat Struts als UI technologie dient te worden gebruikt. Zijn alternatieven toegestaan (JSF/Flex/GWT etc) ? Zelfde opmerking voor wat betreft server side technologie. Is er een voorkeur voor EJB2, EJB3, Spring?
Pagina 20
Enkel via mail. Zie paragraaf 3.6.4
Dit zal bepaald worden in de analysefase. Zie lastenboek. Deze bijlage staat apart gepubliceerd op de website.
Ja Ja.
Dit maakt deel uit van de kwaliteit van de offerte.
113
114
115
116
FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 Par 5.1.1.5
NL In de FOD FIN ICT standaarden staat CCFF omschreven als een communicatie- en technologieplatform. Kan CCFF dat platform gebruikt worden voor de koppelingen met externe databanken. (Kruispuntbank Ondernemingen), het register bis, … Ja
152 NL
In de FOD FIN ICT standaarden staat CCFF omschreven als een communicatie- en technologieplatform. Kan CCFF dat platform gebruikt worden voor communicatie naar de koppelingen met de SITRAN toepassingen Ja
152 NL
Indien CCFF kan gebruikt worden voor de koppelingen met externe databanken en/of SITRAN, zal FOD FIN alle nodige implementaties realiseren op niveau van CCFF voor de gevraagde koppelingen met externe databanken en/of Sitran. Ja, voor zover nodig en verantwoord.
152 NL
113
In deze paragraaf staat vermeld dat voor interactie met FileNet geen gebruik mag gemaakt worden van FileNet. De interactie moet onafhankelijkheid bieden ten op zichte van het Geldt dat ook voor de Camada toepassing produkt waarmee men interageert.
Pagina 21
NL
117
118
119
120
FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 Par 5.1.1.5 FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 par. 5.1.1 FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 par. 5.1.1.5 FODFinanciën Architecture Building Blocks Versie: V3.0 par. 5.1.1.5
In deze paragraaf staat vermeld dat voor interactie met FileNet geen gebruik mag gemaakt worden van de Workplace van IBM FileNet P8. Geldt dat ook voor de Camada toepassing (geen gebruik maken van Workplace)? De versie 4.x van FileNet P8 bevat ook de Workplace XT gebruikersinterface. Mag gebruik gemaakt worden van Workplace XT voor het Camada project ? De versie 4.x van FileNet P8 bevat ook de Mashup/widget technologie als gebruikersinterface. Mag gebruik gemaakt worden van deze technology voor het Camada project ? Mag gebruik gemaakt worden van een "Off-the-shelf" oplossing die geintegreerd is met FileNet voor het Camada project ?
113
Zie ICT-fundamenten. NL
FileNet : Welke versie van FileNet ECM & BPM zal ter beschikking zijn bij FOD FIN bij de start van het project ? Zie Ict-fundamenten. Migratie naar 4.5.X is bezig.
111 NL
FileNet : Kan de I-BPM API documentatie ter beschikking gesteld worden ? Dit wordt intern niet gebruikt.
113 NL
113
FileNet : Ondersteund de I-BPM API alle functies die ook door de FileNet API worden ondersteund ? Indien niet alle functies ondersteund zijn, kan meer informatie gegeven worden welke functies niet ondersteund zijn? Dit wordt intern niet gebruikt.
Pagina 22
