N° 1/2010
Een kopzorg minder Digi-ZSM betekent meer efficiency voor alle partijen. De stroom papierwerk moet en kan veel minder, daar werken wij hard aan.
Sander te Wierik van I-Signaal
“Wij bedienen bijna één miljoen actieve medewerkers”, zegt commercieel directeur en mede-eigenaar van I-Signaal Sander te Wierik. Logisch dus dat UWV het initiatief heeft genomen om de koppeling met Digipoort onderdeel van de applicatie I-Signaal te maken. Maar ook een aantal klanten van de specialist in verzuimsoftware had al aangegeven hieraan toe te zijn. “Het vergt natuurlijk een investering van onze kant. Om precies te zijn hebben twee van onze programmeurs er zo’n 100 uur aan besteed”, vertelt Sander. En hoe was de samenwerking met UWV? “Prima. Goede afstemming en communicatie, is onze ervaring met UWV. En dat heb je ook wel nodig, natuurlijk.” I-Signaal gaat sowieso uit van de mogelijkheden die de digitale wereld te bieden heeft. Sander: “Ons hele systeem is web-based. Dat betekent dat onze klanten geen speciale programmatuur op hun computer hoeven te hebben, maar alles via internet kunnen doen. De koppeling met Digipoort sluit daar perfect bij aan. Op de vraag hoe snel al het papier vervangen is door digitale contacten tussen bedrijven en overheid”, antwoordt Sander dan ook redelijk optimistisch: “Ik hoop en verwacht binnen nu en drie jaar. Daar lopen we graag op vooruit. Met de aansluiting op Digipoort bieden we onze klanten nog meer zekerheid, efficiency en gemak. Voor ons is het digitaal melden van verzuim in onze applicatie dus ook gewoon een USP: een unique selling point dat klanten de zekerheid geeft dat ze bij ons aan het goede adres zijn.”
Lees meer over de verzuimapplicatie van I-Signaal op www.i-signaal.nl
“De verminderde kans op fouten alleen al maakt Digi-ZSM de moeite waard.”
Henk van de Weitgraven, directeur Ziektewet van UVW
“Bij Ziektewet draait het om zekerheid en snelheid. Mensen willen zo snel mogelijk weten waar ze aan toe zijn. En als er sprake is van een uitkering, moeten ze die ook snel krijgen.” Aan het woord is Henk van de Weitgraven, eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de Ziektewet bij UVW. Op negen kantoren worden jaarlijks meer dan 600.000 aanvragen verwerkt. Grote aantallen die stuk voor stuk alle aandacht verdienen. Digitalisering levert daarbij direct voordeel op. “Ziektewet werkt al volledig digitaal. Bij ons liggen er geen dossiers meer op het bureau of in de kast”, zegt Henk. “De digitale wereld maakt ons flexibel en zekerder. Aanvragen komen snel en compleet bij ons aan en de zender weet meteen dat de aanvraag is ontvangen. Bovendien hoef je via Digipoort alleen nog de ontbrekende gegevens in te vullen; alles wat bekend is, wordt automatisch hergebruikt. Dat maakt het vooral voor werkgevers een stuk makkelijker. Ook omdat wij nog nauwelijks om extra gegevens hoeven te vragen. Door de koppeling met de personeelsadministratie van de werkgever gebeurt dat allemaal tijdens het doorvoeren van wijzigingen in die personeelsadministratie. De tijd die we vroeger met controleren kwijt waren, besteden we nu meteen aan het behandelen van de aanvraag.”
“Met de huidige ontwikkelingen verwacht ik dat binnen twee à drie jaar iedereen digitaal zal melden. Zelfs de bakker om de hoek!” “Vaak bellen aanvragers UWV op of hun aanvraag is binnengekomen. Van die onzekerheid zijn ze met Digi-ZSM af.”
Zo werkt het in de praktijk U stuurt een elektronisch bericht, waaraan documenten kunnen worden toegevoegd, naar Digipoort. Digipoort valideert de documenten uit het bericht, bekijkt voor welke overheidsinstelling ze bestemd zijn en levert ze daar af. Maar niet voordat het zeker is dat de afzender geautoriseerd is voor het versturen van gegevens naar de ontvanger. Zo weten beide partijen zeker dat vertrouwelijke informatie op de juiste plek terecht komt.
We doen steeds meer digitaal als het om uitwisseling van informatie en dienstverlening gaat. Ook als dat tussen bedrijven en overheid is. Gelukkig maar, want dat scheelt beide partijen een hoop administratieve rompslomp. Digitaal verkeer is veel sneller dan postverkeer en tijd- en ruimterovende papieren archieven verdwijnen. Daarbij hoeven digitale formulieren in tegenstelling tot hun papieren voorgangers maar één keer ingevuld te worden. En automatische foutmeldingen bij digitaal invoeren voorkomen een hoop vertragingen en boetes. Als alles goed gaat, tenminste. Om dat te garanderen is er Digipoort. Hét elektronische postkantoor van de overheid dat voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van betrouwbaarheid, beschikbaarheid en beveiliging.
Nog meer voordelen Via Digipoort kunnen overheidsdiensten ook gegevens uitwisselen. U hoeft daarom gegevens die voor meerdere instanties bedoeld zijn maar één keer te verzenden. Digipoort doet de rest. Dat betekent echter niet dat Digipoort alle gegevens ontsluit voor alle overheidsinstanties! Uitwisseling mag alleen als daar een duidelijk doel en een wettelijke basis voor is.
Digi-ZSM en Digipoort Digi-ZSM is de verzamelnaam voor digitaal gegevensverkeer tussen UWV en bedrijven. Het overgrote deel van dat verkeer gaat via Digipoort lopen. Digipoort maakt namelijk een directe koppeling met uw eigen personeelsadministratie. Deze koppeling komt tot stand via software. Zie het als de sleutel waarmee u de Digipoort van u naar UWV opent. Naar een betrouwbare, snelle en makkelijke manier om gegevens uit te wisselen: Digi-ZSM dus. Om te beginnen gaat het om verzuimmeldingen, maar dat wordt al snel veel meer.
Magdy Kasim van Maetis
“Maetis staat voor ‘beter worden’ en dat zien we heel breed”, begint Magdy Kasim, manager Applicatiebeheer bij Maetis. “We adviseren, coachen en begeleiden, zowel bij re-integratie als preventie. Werken kan heel gezond zijn. Door een prettige sfeer te creëren, doordachte werkplekken in te richten en werknemers te stimuleren om te sporten, om maar een paar dingen te noemen. Daarin gaan we heel ver.” Ook digitalisering levert een bijdrage volgens Magdy: “Niet alleen vanwege de zekerheid die digitaal melden biedt, zoals een directe ontvangstbevestiging en de gewaarborgde privacy, maar zeker ook vanwege de milieu- en kostenaspecten: minder post, minder toner, minder papier. De mogelijkheid om verzuimmeldingen digitaal te gaan doen, scheelt onze klanten alleen aan papier al ruim vijftig A4’tjes per dag.” Bij Maetis is er dan ook veel aandacht voor digitale oplossingen. Klanten worden actief benaderd of ze bereid zijn om gegevens van Maetis voortaan digitaal te ontvangen. Ook krijgen ze de mogelijkheid zaken via internet te regelen. Op het moment dat hun dat het beste uitkomt en zonder al het papierwerk. Magdy kan dus eigenlijk niet wachten tot de koppeling met Digipoort een feit is: “Wij moeten een SOAP-koppeling maken met UWV. Daar is een compleet implementatiehandboek voor opgesteld door het UWV en dat ziet er heel werkbaar uit. En, misschien leuk om te vermelden voor anderen, dat handboek is nu al te downloaden van internet.” “Twee jaar geleden waren we de eerste en de enige partij die digitale meldingen aan UWV deed. Dat project is helaas afgelopen, maar gelukkig is er nu Digi-ZSM.” Kijk voor meer informatie over Maetis op www.maetis.nl En kijk voor het implementatiehandboek op www.uwv.nl/digizsm
Leo Mommersteeg van SAP
Product manager Leo Mommersteeg zet de belangrijkste overwegingen om het digitaal melden van verzuim mogelijk te maken op een rijtje: 1) minder onderhoud nodig van de huidige formulieren; 2) reductie van papierstroom; 3) volledige standaardisatie zorgt voor efficiëntie; 4) vereenvoudiging van de meldingen. Dat sluit natuurlijk mooi aan bij de visie van SAP dat elk bedrijf, met de juiste IT-oplossingen, een ‘best-run business’ moet kunnen worden. Digipoort kan hieraan een interessante bijdrage leveren. Maar Leo is nog niet helemaal overtuigd: “De voordelen zijn voor de aanleverende klanten nog beperkt. Het centrale loket is immers slechts een doorgeefluik. In geval van verdere communicatie moet alsnog contact gezocht worden met de achterliggende organisaties.” Bij SAP zijn ze nog niet gestart met het implementeren van de aansluiting op Digipoort. Leo: “Kijkend naar de informatie-uitwisseling vanuit UWV kan volgens ons, zeker in geval van wijzigingen, nog veel verbeterd worden. Ondanks onze beperkte ervaring met Digi-ZSM, hebben we de indruk dat het nog teveel in één richting en op ad-hocbasis gebeurt, terwijl dit als een continu proces in een ketengedachte opgepakt dient te worden.”
Lees alles over de huidige IT-oplossingen van SAP op www.sap.nl
“Pas als alle schakels werken, kan de hele keten werken.”
Joost Scholtus van DBS
Joost Scholtus is product manager bij softwareleverancier DBS, waar alles draait om optimale ondersteuning, oftewel gemak. “Bij al onze software, dus ook die voor verzuimmanagement, gaat het erom werk uit handen van onze klanten te nemen. Door administratieve lastenverlichting blijft er meer tijd over om aandacht te besteden aan waar het echt om gaat: de mensen in je organisatie.” Omdat DBS het zijn klanten zo makkelijk mogelijk wil maken, is de aansluiting op Digipoort vanzelfsprekend, vindt Joost. Sterker nog, hij vindt het ook logisch dat DBS de eerste hr- en salarissoftwareleverancier is die zijn klanten aansluit op Digipoort. “Bij een innovatief en geavanceerd verzuimsysteem past natuurlijk geen papieren formulier. Ons systeem geeft precies aan welke stappen je wanneer moet ondernemen. En aangezien alle standaard UWV-formulieren in de software zitten, is dit een kwestie van een klik op de knop. Wat automatisch kan, gaat automatisch en natuurlijk sluit dat allemaal naadloos aan bij de processen en procedures van onze klanten.” Joost verwacht dat Digipoort al snel een grotere rol zal gaan spelen in de zakelijke markt. Dat maakt de investering ook de moeite waard: “Vooral vanuit onze Product Developmenttak is er behoorlijk wat tijd en energie in gestoken. Al met al heeft de ontwikkeling van de koppeling een maand of drie geduurd. De implementaties zijn nu in volle gang. Door onze contacten met klanten en de workshops die we regelmatig organiseren, weten we dat de markt enthousiast is.” En, zegt Joost zelfverzekerd: “Wie wordt dat niet van een tool die zoveel overzicht, ondersteuning, efficiency en integratie te bieden heeft?” Lees meer over de verzuimsoftware van DBS op www.dbstalent.nl
“Onze software bestrijkt het totale verzuimprotocol. Van uitvoeren en monitoren tot het signaleren en benutten van subsidiemogelijkheden.” “Het ontbreekt organisaties aan software die alle procedures ondersteunt en managers actief bij verzuim betrekt. Dankzij de koppeling met Digipoort in DBS Talent is dat nu voor iedereen bereikbaar.”
Peter Wolffenbuttel van VerzuimAdministratie Nederland VerzuimAdministratie Nederland is in januari gestart met het realiseren van de koppeling tussen Digipoort en het verzuimmanagementsysteem Companion. Technisch directeur Peter Wolffenbuttel deelt graag zijn ervaringen tot nu toe. “Een aantal contractgegevens van werknemers bleek niet in ons systeem geregistreerd te worden”, vertelt Peter. “Maar daar test je natuurlijk ook voor. De grootste aanpassing had te maken met de verschillende manieren van identificatie van de werkgever. Bij papieren meldingen wordt het UWVaansluitnummer gebruikt, bij Digipoort het loonaangiftenummer. We registreren beide nummers weliswaar al langer, maar naast het loonaangiftenummer is ook de sectorcode en de risicogroep noodzakelijk. En deze laatste kan ook nog per jaar aangepast worden. Daarnaast bleek ook nog een groot deel van onze klanten over meerdere loonaangiftenummers of -subnummers te beschikken terwijl deze werkgevers als één organisatie in ons systeem waren opgenomen. Een relatie met de verschillende afdelingen was niet te leggen, dus was aanpassing van onze applicatie noodzakelijk.” De technisch directeur vertelt dat alles inmiddels is aangepast: “Onverwacht voordeel is dat we nu zelfs per loonaangiftenummer een historie van de risicogroepen kunnen bijhouden. De koppeling met Digipoort is gerealiseerd en op dit moment testen we de vangnetmelding. Als die volledig functioneel is, voegen we de overige meldingen toe. We verwachten in maart compleet klaar te zijn.” “De verzuimmutaties kunnen we nu digitaal melden. Wij gaan ervan uit dat dit een begin is.”
Peter wil nog wel een aanbeveling aan UWV kwijt: “De ondersteuning vanuit UWV is goed, maar graag hadden we één aanspreekpunt voor het hele proces gehad. Nu is er een apart aanspreekpunt voor de koppeling met Digipoort en een ander aanspreekpunt voor de inhoudelijke kant van de berichten.” Lees meer over het verzuimmanagementsysteem van VerzuimAdministratie Nederland op www.companion.nl
“We hebben natuurlijk nog wel een schriftelijke machtiging nodig om namens de werkgevers te mogen melden.”
Fred Asbroek van Raet
“Het digitaal melden van ziekte aan het UWV is niet nieuw voor ons”, antwoordt kennismanager Wet & Regelgeving Fred Asbroek op de vraag welke voordelen Digi-ZSM met zich meebrengt. “Wij werken zelf met Raet Online, een nieuwe generatie hr-software die het mogelijk maakt om ziekmeldingen digitaal aan te leveren bij UWV. Veel van onze relaties maken hiervan gebruik. Voor hen zal er op korte termijn dan ook weinig veranderen. Ondernemingen die nu hun meldingen op papier aanleveren, kunnen flinke tijdwinst behalen door online te gaan melden.” Fred noemt met name de mogelijkheid om formulieren te scannen en vervolgens te uploaden, in plaats van deze via de post te verzenden, naast een snelle digitale terugkoppeling en correctie indien de melding niet juist is. Nog meer winst zit er, volgens hem, in een wetsvoorstel dat nu in behandeling is: “Het is nu nog onmogelijk om alle papieren contacten met de overheid te digitaliseren omdat een groot aantal voorzien moet zijn van een handtekening. In de Tweede Kamer is een wetsvoorstel in behandeling om de digitale handtekening rechtsgeldig te maken. Als dit een feit is, zijn we weer een flinke stap verder.” Raet is zeker geïnteresseerd in de aansluiting op Digipoort voor zichzelf en zijn relaties. “Als IT-dienstverlener is het onze ambitie om werkgevers en werknemers zorg uit handen te nemen door de inzet van slimme, online applicaties,” vertelt Fred. Tegelijkertijd benadrukt hij dat Raet volledige zekerheid wil hebben over wat de investering precies inhoudt. “Bij het aanpassen van systemen speelt naast tijd ook het kostenaspect een grote rol. Een absolute vereiste om over te gaan op Digi-ZSM is een realistische planning en duidelijke specificaties van UWV. Plus heldere communicatie en goede contacten.”
Lees meer over de producten en diensten van Raet op www.raet.nl
“Ook UWV zelf kan veel tijd besparen op de handmatige afhandeling van de ziekmeldingen die zij via de post ontvangen.”
Gaat het alleen om verzuimmeldingen of kan er nog meer? Om te beginnen gaat het inderdaad om alle verzuimmeldingen. Maar al snel zullen ook andere meldingen via Digipoort mogelijk worden. Het is de bedoeling dat alle contacten tussen bedrijven en overheid digitaal gaan verlopen. Dus ook tussen u en UWV. Door nu al uw verzuimmeldingen via Digi-ZSM te doen, bereidt u zich hierop voor.
Worden meldingen per papieren formulier afgeschaft? Ja, dat is de bedoeling. Natuurlijk krijgt u ruim de tijd voor deze omschakeling, maar net als alle andere overheidsinstellingen gaat ook UWV de papieren administratie afbouwen. Het is dus voor elk bedrijf verstandig nu al actie te ondernemen.
Hoe weet ik of mijn huidige softwarepakket al klaar is voor Digi-ZSM? Als u het softwarepakket van een leverancier gebruikt, kan uw leverancier u vertellen of daarin de koppeling met Digipoort al opgenomen is, of wanneer dat gebeurt. Als u een eigen softwarepakket gebruikt, kunt u contact opnemen met uw UWV-accountmanager, die u graag verder helpt.
Voor de Belastingdienst doen we alles al digitaal, kunnen de meldingen aan UWV via hetzelfde systeem lopen? Nee. De Belastingdienst heeft een andere koppeling met Digipoort. Voor UWV heeft u echt een aparte koppeling nodig.
Komt elke digitale melding aan UWV meteen ook in mijn eigen administratie terecht? Ja. Het grote voordeel is dat er een koppeling met uw eigen personeelsadministratie gemaakt wordt. Door het aanbrengen van een wijziging in uw eigen personeelsadministratie wordt UWV op de hoogte gebracht én wordt uw eigen administratie bijgewerkt.
Krijg ik hulp bij het maken van de koppeling met Digipoort? Ja. Logius, de dienst digitale overheid, helpt bij de technische koppeling met Digipoort. En UWV helpt u bij de functionele koppeling: de inhoudelijke aspecten van de berichten die via Digipoort verstuurd gaan worden. Hiervoor heeft UWV uitgebreide handleidingen en specificaties klaarliggen.
Bert Heskes van Arbo Unie
Voor Arbo Unie betekent Digi-ZSM een nieuwe loot aan de boom van elektronisch melden, oftewel EM zoals manager Informatiemanagement Bert Heskes het noemt. “EM is binnen Arbo Unie het speerpunt. Wij koppelen met zoveel mogelijk externe systemen, zodat we alle relevante meldingen zonder menselijke handelingen binnenkrijgen en kunnen versturen.” Dat klinkt bijna paradoxaal voor een dienstverlener die ‘Omdat mensen de motor zijn’ als claim voert. Maar juist omdat het om mensen draait, is foutloosheid van het grootste belang. En fouten worden nu eenmaal gemaakt door mensen, legt Bert uit: “De betrouwbaarheid van de meldingen gaat sterk omhoog als mensen geen extra handelingen hoeven uit te voeren om een melding door te geven. Dit geldt niet alleen voor Arbo Unie en meldingen in de hr-sfeer, maar eigenlijk voor alle uitwisseling van berichten en gegevens.” “Ook voor werknemers wordt het herhaald invullen van formulieren of uitleggen van hun situatie gereduceerd.” Maar ook specifiek voor langdurige arbeidsongeschiktheidsmeldingen ziet Bert grote voordelen met digitalisering: “Voor onze klanten is het van belang dat juist de langere trajecten, waarin ook UWV een belangrijke rol speelt, automatisch meelopen in het proces. Duidelijk een kopzorg minder bij een onderwerp waarmee de meeste werkgevers mogelijk weinig ervaring hebben en dus potentieel fouten maken, met grote gevolgen. Die kans op fouten wordt door de uitwisseling via Digipoort sterk gereduceerd.” Lees meer over de producten en diensten van Arbo Unie op www.arbounie.nl
“Let wel: niet iedereen is even vertrouwd met de digitale mogelijkheden anno 2010. We mogen dat deel van de samenleving niet uitsluiten.”
Peter Haarms, directeur Klant & Service van UWV
Peter Haarms is directeur van Klant & Service. De UWV-divisie die, de naam zegt het al, volledig gericht is op het bieden van de best mogelijke dienstverlening. Slimme ICToplossingen spelen daar een grote rol in. Peter: “Digi-ZSM zorgt ervoor dat onze klanten minder administratieve lasten hebben. Werkgevers kunnen om te beginnen alle verzuim digitaal aan UWV melden. Dat scheelt een hoop administratieve rompslomp: niet langer het invullen van formuliertjes die per post aan ons moeten worden toegestuurd, maar direct aanleveren via een web-based applicatie.” Eigenlijk nog belangrijker dan de tijd- en geldwinst die dit oplevert, vindt Peter de zekerheid die digitaal melden biedt: “Het is de meest betrouwbare vorm van gegevensuitwisseling. Het foutpercentage wordt tot een minimum gereduceerd en de melder ontvangt per ommegaande een duidelijke ontvangstbevestiging. Het is immers zeer belangrijk voor onze klanten dat wij een betrouwbare partner zijn.”
• Meteen een ontvangstbevestiging van elke melding in uw mailbox. • Fouten worden automatisch gesignaleerd, zodat ze meteen verbeterd kunnen worden. • Digipoort voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van betrouwbaarheid, beschikbaarheid en beveiliging.
• Alleen onbekende gegevens hoeven ingevuld te worden; wat bekend is, wordt automatisch hergebruikt. • Aanvragen en meldingen komen eerder en completer binnen bij UWV waardoor ze ook eerder afgehandeld kunnen worden.
• Digitaal melden kan 24 uur per dag, 7 dagen per week en vanaf elke computer. • Alle gegevens van uw werknemers staan op één plek bij elkaar, inclusief actuele en historische overzichten. • Papieren dossiers hoeven niet meer aangemaakt te worden en niet meer bijgehouden te worden.
“Digi-ZSM wordt het portaal waar alle digitale diensten voor werkgevers gebundeld aangeboden worden.”
De directeur Klant & Service ziet de digitaliserende toekomst als een mogelijkheid om de service van UWV nog verder te verbeteren. “Met het oog op de doelstelling dat bedrijven en burgers in 2015 alle zaken met de overheid digitaal kunnen uitvoeren, digitaliseren we onze hele dienstverlening stap voor stap”, zegt Peter, om daar haastig aan toe te voegen: “En dat doen we door goed te luisteren naar en in nauwe samenwerking met onze klanten, in dit geval dus de werkgevers, maar ook met hun dienstverleners zoals softwareleveranciers, arbodiensten en accountants- en administratiekantoren. Zo weten we zeker dat wat we doen werkbaar is voor de hele keten. Sterker nog, de koppeling met Digipoort maakt echt geïntegreerd verzuimbeheer mogelijk. Van melden en re-integratie tot preventie. En daar wordt de totale keten dus beter van.”
“Digitaal melden reduceert het foutpercentage tot een minimum, waardoor de beoordeling en het uitkeringsproces veel sneller opgestart kunnen worden.”
• Kostenbesparing door gebruik van minder papier, portokosten, dossiermappen, enveloppen, nietjes en inkt. • Kostenbesparing doordat u minder tijd kwijt bent met het invullen van de formulieren.
• Beter voor het milieu door minder papier, postbestelbusjeskilometers, dossiermappen, enveloppen, nietjes en inkt. • U houdt meer tijd over voor andere dingen. • Het komt bijna niet meer voor dat gegevens ontbreken. En als dat toch eens een enkel keertje gebeurt, vraagt UWV deze gegevens alsnog telefonisch op.
• Werknemers weten ook sneller waar ze aan toe zijn, eventuele uitkeringen worden eerder uitbetaald en re-integratietrajecten worden meteen gestart.
Contactgegevens Wilt u meer weten over digitaal melden via Digipoort of een afspraak maken over hoe u kunt worden aangesloten op Digipoort? Vul dan het contactformulier in op uwv.nl/digizsm. Of bel op werkdagen met UWV Telefoon Werkgevers, 0900 - 92 95 (lokaal tarief).
UWV Maart 2010 Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend.
