2010 (včetně jeho příloh) celkem 37 stran

Přílohová část

Příloha č. 1 Příkaz ministra č. 30/2010 (včetně jeho příloh) celkem 37 stran

1

Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy č.j.: 14397/2010-I/1

Příkaz ministra školství, mládeţe a tělovýchovy č. 30/2010, kterým se vydává Skartační řád Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy a Dodatek č. 1 ke Spisovému řádu

I. náměstkovi ministra státní tajemnici - náměstkyni ministra skupiny 1 náměstkům ministra vrchním ředitelům ředitelům odborů vedoucím samostatných oddělení

V souladu se: - zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, - zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, - vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby: Vydávám Skartační řád Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy a Dodatek č. 1 ke Spisovému řádu, které jsou uvedeny v příloze k tomuto příkazu a jsou jeho nedílnou součástí. Ukládám a) -

státní tajemnici – náměstkyni ministra skupiny1 v návaznosti na vydání Skartačního řádu Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy implementovat do konce roku 2010 spisový a skartační plán do elektronického systému spisové sluţby EPD

b) všem vedoucím zaměstnancům - dodrţovat tento příkaz a seznámit s jeho obsahem podřízené zaměstnance, - průběţně kontrolovat dodrţování postupů při vyřazování dokumentů (spisů) stanovených Skartačním řádem.

2

Ruším Instrukci ministra školství ČSR ze dne 24. června 1987 čj.: 19150/87-491, kterou se vydal Skartační řád ministerstva školství ČSR a Příkaz ministryně školství, mládeţe a tělovýchovy č. 31/2009 čj.: 10834/2009-46 ze dne 28. července 2009, kterým se vydává dodatek č. 1 k Instrukci Skartačního řádu.

Tento příkaz nabývá účinnosti dnem následujícím po dni podpisu.

V Praze dne 12. října 2010 Mgr. Josef Dobeš, v.r. ministr školství, mládeţe a tělovýchovy

3

Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy č.j.: 14397/2010-I/1

SKARTAČNÍ ŘÁD

Skartační řád upravuje postup při vyřazování dokumentů (spisů), kterým uplynuly skartační lhůty, ze specializovaných spisoven, z centrální spisovny a správního archivu.

Článek 1 Zásady vyřazování dokumentů

1.

Vyřazováním dokumentů se rozumí posuzování a plánovitý výběr dokumentů, které jsou nadále z provozního nebo správního hlediska pro činnost ministerstva nepotřebné. Při tomto se rozhoduje o tom, zda dokumenty jsou: a) významné z hlediska historického, kulturního, politického či hospodářského, mají trvalou dokumentární hodnotu, jsou proto archiváliemi a patří do archivní péče, b) bez trvalé dokumentární hodnoty a mohou být zničeny.

2.

Předmětem skartačního řízení jsou veškeré doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti ministerstva, u nichţ uplynula skartační lhůta. Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení aţ po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. Bez skartačního řízení nelze ţádné dokumenty zničit, vyjma obálek. Skartační řízení se vztahuje i na razítka vyřazená z evidence.

3.

Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení je všestranná předarchivní péče o dokumenty, tj. jejich evidence, správné označení spisovými a skartačními znaky s lhůtami podle spisového a skartačního plánu a přehledné uloţení ve specializovaných spisovnách, centrální spisovně a správním archivu po dobu stanovenou skartačními lhůtami.

4.

Skartační řízení provádí pověření zaměstnanci specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu, kteří také odpovídají za jeho správný průběh. V některých případech můţe být zřízena i skartační komise, kdy se jejím členem stává zástupce útvaru, jehoţ dokumenty jsou předmětem skartačního řízení. Toto zpravidla nastává u dokumentů se skartačním znakem „V“.

4

5.

Archivním orgánem pro skartační řízení na ministerstvu je Národní archiv v Praze (dále jen „příslušný archiv“.

6.

Za řádné provedení skartace odpovídá vrchní ředitel sekce správy úřadu, případně jím pověřený zaměstnanec.

Článek 2 Spisové a skartační znaky a lhůty

1.

Spisový znak označuje věcnou skupinu dokumentů v rámci stanovené typologie dokumentů ministerstva.

2.

Skartační znaky vyjadřují dokumentární hodnotu dokumentů a vyznačují, jak se s dokumenty po uplynutí skartačních lhůt naloţí. a) Skartační znak „A“ (archiv) označuje dokumenty trvalé hodnoty (archiválie) a znamená, ţe po uplynutí skartačních lhůt budou navrţeny k odevzdání do příslušného archivu.¨ b) Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a budou navrţeny po uplynutí skartační lhůty ke zničení. c) Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokumenty, jejichţ dokumentární hodnotu nelze v době vzniku určit a znamená, ţe dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny skartačním znakem „A“ nebo „S“. V případě, ţe spis obsahuje dokumenty s různými skartačními znaky, je rozhodující znak nejvyšší (v pořadí A, V, S), který se pouţije pro celý spis. Totéţ platí i o skartační lhůtě.

3.

Skartační lhůta určuje dobu, po kterou dokumenty zůstávají uloţeny pro svou potřebnost ve specializovaných spisovnách, centrální spisovně a správním archivu ministerstva. Vyjadřuje se počtem let počítaných od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu (u spisu se počítá od vzniku nejmladšího dokumentu) nebo po jeho uzavření nebo po uplynutí spouštěcí události. Skartační lhůta se uvádí pro dokument určený k vyřazení ze specializovaných spisoven1 a centrální spisovny a dále se uvádí skartační lhůta pro vyřazení ze správního archivu2.

4.

Za správnost a úplnost označení dokumentu spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu odpovídá v kaţdém útvaru zaměstnanec, který dokument vyřizuje. Vedoucí zaměstnanci útvarů jsou povinni zajistit a kontrolovat věcné vytřídění dokumentů a

1

Dokumenty ze specializovaných spisoven po proběhlém skartačním řízení se předávají přímo do příslušného archivu nebo jsou zničeny. 2 Např. S 5/10 znamená 5 let v centrální spisovně a zbytek do deseti let ve správním archivu.

5

jejich správné označení před předáním do specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu.

Článek 3 Průběh skartačního řízení

1.

Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při vyřazování dokumentů ze specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu, které jsou po uplynutí stanovených skartačních lhůt pro činnost ministerstva dále nepotřebné.

2.

Pověření zaměstnanci specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu (případně skartační komise) rozdělí dokumenty podle jejich označení skartačními znaky do skupin „A“ a „S“. Dokumentům označeným skartačním znakem „V“ jsou přiřazeny buď znak „A“ nebo „S“. Tyto dokumenty se v předávacích seznamech zapíší na konec skupin „A“ a „S“, aby byl zřejmý jejich původní znak (viz příloha č. 3).

3.

Pověření zaměstnanci dále vypracují skartační návrh, ve kterém poţádají příslušný archiv o odbornou archivní prohlídku. Ve skartačním návrhu se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“ a zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Do skartačního návrhu se zapisují i dokumenty, které nejsou vedeny v podacím deníku a jiných evidencích. Vyřazovaná úřední razítka jsou odepsána z evidence ministerstva a jejich soupis se připojí ke skartačnímu návrhu (viz příloha č. 2).

4.

Skartační návrh podepisuje vrchní ředitel sekce správy úřadu nebo jím pověřený zaměstnanec.

5.

Na základě předloţeného skartačního návrhu provede příslušný archiv odbornou archivní prohlídku. Při prohlídce se posuzuje, zda dokumenty skupiny „A“ odpovídají kriteriím stanoveným právními předpisy, zda dokumenty skupiny „S“ opravdu nemají trvalou dokumentární hodnotu a zda dokumenty skupiny „V“ byly správně zařazeny do skupin „A“ a „S“.

6.

Po odborné archivní prohlídce sepíše pověřený zaměstnanec příslušného archivu skartační protokol (viz příloha č. 4), který obsahuje konečné vyjádření a vydá povolení ke zničení dokumentů skupiny „S“ (viz příloha č. 5).

7.

Na základě protokolu o skartačním řízení zabezpečí ministerstvo zničení dokumentů zařazených ve skupině „S“, a to tak, aby byla znemoţněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Veškeré náklady s tím spojené nese ministerstvo.

8.

Dokumenty skupiny „A“ budou protokolárně převedeny do příslušného archivu (viz příloha č. 6). Doba předání můţe být prodlouţena, záleţí na potřebnosti náhledu do dokumentů (kontrola, audit, moţnost otevření spisu apod.). Náklady spojené s přípravou a předáním dokumentů hradí opět ministerstvo.

6

9.

Veškeré doklady o skartačním řízení (skartační návrh, protokol o skartaci, předávací protokol, potvrzení o převzetí, zápis o zničení) jsou uloţeny na ministerstvu ve správním archivu nebo příslušné specializované spisovně.

10. Pro elektronické dokumenty platí rovněţ zásady tohoto skartačního řádu, přitom je však nutno postupovat podle zvláštních předpisů. 11. Při reorganizaci nebo zániku3 ministerstva, případně při jiných mimořádných situacích4, je třeba dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám dokumentů a jejich ničení. 12. Ministerstvo je povinno umoţnit příslušnému archivu odborný dohled na výkon spisové sluţby. 13. Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebudou odstraněny ani po upozornění příslušným archivem a ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení, se řeší uloţením pokuty. Při určení výše pokuty se přihlédne k závaţnosti správního deliktu5.

Přílohy: 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Spisový a skartační plán Vzor skartačního návrhu Vzor přílohy ke skartačnímu návrhu Protokol o skartačním řízení Souhlas ke zničení dokumentů Úřední záznam o předání archiválií

3

§ 68, odst. 3 a § 68a zákona č. 499/2004 Sb. § 21 vyhlášky č 191/2009 Sb. 5 § 74 zákona č. 499/2004 Sb. 4

7

Příloha č. 1

Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: 14397/2010-I/1

Spisový a skartační plán6 100. 200. 300. 400. 500. 600. 700. 800. 900. 1000. 1100. 1200. 1300. 1400. 1500. 1600. 1700. 1800. 1900. 2000. 2100. 2200.

6

Záleţitosti ministra, náměstků, styk ministerstva s organizačními sloţkami státu a dalšími organizacemi Organizace a struktura ministerstva, vztah k orgánům krajů a obcí, organizace a struktura resortu Legislativa Právní a majetkoprávní věci Plány a investice Finance a ekonomika Práce a mzdy Správa úřadu Kontrolní činnost a audit Informatika Výzkum, vývoj a inovace Mezinárodní styky a spolupráce Významné osobnosti školství, mládeţe a tělovýchovy Operační programy EU Předškolní, základní a základní umělecké vzdělávání Střední a vyšší odborné vzdělávání Správa školského rejstříku Speciální vzdělávání Další vzdělávání Vysokoškolské vzdělávání Mládeţ Sport

Součástí je seznam zkratek na str. 25

8

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN

1.

Spisový a skartační plán je přílohou tohoto skartačního řádu. Obsahuje typologii dokumentů ministerstva označenou spisovými znaky, rozšířenou o skartační znaky a lhůty. Slouţí původcům dokumentů jako pomůcka k vyznačení příslušných spisových znaků, skartačních znaků a lhůt při ukládání dokumentů a zaměstnancům spisoven a správního archivu k péči o dokumenty.

2.

Uvedené znaky a lhůty jsou závazné pro organizační útvary ministerstva, kde dokumenty nebo spisy vznikly. V ostatních útvarech, kam byly kopie dokumentů zaslány na vědomí nebo k informaci, mohou být navrţeny k vyřazení ihned po skončení jejich potřeby.

3.

Pokud se na vyřizováni dokumentu nebo spisu podílí více zpracovatelů, jsou podklady ukládány u zpracovatele (původce), který byl pověřen v souladu s organizačním řádem gestorem úkolu. U ostatních zpracovatelů se podklady k tomuto vyřízení pokládají za kopie ve smyslu předchozího bodu.

4.

Obecně platí, ţe veškeré doručené dokumenty, došlé od jiných organizací včetně resortních, pokud se stanou součástí vlastního spisu, sdílí s ním spisový znak, skartační znak a lhůty. Pokud však na jejich základě nedojde ke vzniku vlastního samostatného dokumentu nebo jsou jen dílčím podkladem či zaslány „na vědomí“, označují se skartačním znakem „S“. Z této zásady platí výjimky pro doručené dokumenty, kdy musí být označeny skartačním znakem „A“: a) pokud se tyto dokumenty zásadním způsobem dotýkají organizace nebo činnosti ministerstva a jeho přímo řízených organizací, např. dokumenty nadřízených orgánů, usnesení vlády apod., b) pokud se jedná o dokumenty vzniklé z činnosti přímo řízených organizací ministerstva, vhodně doplňující skutečnosti zachycené ve vlastních dokumentech ministerstva tak, ţe pak mají tyto dokumenty dohromady dokumentární hodnotu jako celek, c) závaţné dokumenty došlé od mezinárodních organizací, d) v dokumentech ministerstva můţe být zachován určitý celek dokumentů, týkající se organizací , jejichţ zřizovatelem nebo zakladatelem je ministerstvo. Jedná se o případy, kdy ve spisovně těchto organizací, kde mají být dokumenty „A“ uloţeny, bylo příslušnými archivními orgány zjištěno, ţe chybí.

5.

Skartační lhůty jsou závazné pro originální vyhotovení (opatřené vlastnoručními podpisy) nebo vyhotovení je nahrazující. Výjimku tvoří dokumenty závaţného charakteru, které se ponechávají pro archivní účely zpravidla ve dvou vyhotoveních. Všechny ostatní dokumenty, mající charakter kopií, duplikátů, multiplikátů apod., se všeobecně povaţují za

9

dokumenty charakteru „S“ a mohou být navrţeny ke zničení ihned, jakmile pomine jich provozní potřeba. 6.

Na dokumenty ukládané ve specializovaných spisovnách se vztahují stejné skartační znaky a lhůty, doplněné podle příslušnosti zvláštních norem. Tyto dokumenty se ukládají odděleně (např. účetní dokumenty, dokumenty k operačním programům apod.).

7.

V případě nejasností v pouţívání spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt poskytují informace zaměstnanci pověřeni vedením správního archivu. Názvy některých agend by se vyčíslením všech typů dokumentů staly nepřehledné. Proto je obecně zavedeno vyjmenování nejdůleţitějších typů dokumentů. Pro ostatní se pouţívají termíny závaţné a ostatní: a) závaţné dokumenty mají přiřazeny skartační znaky „A“ a „V“. To znamená, ţe do této věcné skupiny jsou většinou zařazovány dokumenty trvalé dokumentární hodnoty, které jsou při skartačním řízení vybrány jako archiválie, b) ostatní dokumenty mají přiřazeny skartační znaky „V“ a „S“. To znamená, ţe do této věcné skupiny jsou zařazovány dokumenty provozní hodnoty, které jsou při skartačním řízení většinou vyřazeny. Dokumentů vybraných jako archiválie bývá v této věcné skupině méně. U dokumentů neuvedených ve spisovém a skartačním plánu se stanoví spisový znak, skartační znak a lhůta po dohodě se správním archivem jako u věcně příbuzných dokumentů v plánu obsaţených.

8.

9.

Obsáhlé věcné skupiny budou ve spisovnách a správním archivu dále členěny buď chronologicky nebo abecedně podle potřeby.

10

Spisový znak

Spisové heslo

100

Záleţitosti ministra, náměstků, styk ministerstva s organizačními sloţkami státu a dalšími organizacemi

110 111 112

Záleţitosti ministra Příkazy ministra Informace pro ministra (kromě informací pro ministra podávaných k jednotlivým materiálům projednávaným vládou, jejími pracovními a poradními orgány a RHSD ČR) Poradci ministra Analýzy, posudky, závaţné písemnosti Ostatní Korespondence ministra Zásadní korespondence Ostatní korespondence Pozvánky, blahopřání Projevy, články, přednášky, tiskové konference Funkce veřejné Čestné ceny a dary, certifikáty Přijetí u ministra, delegace, návštěvy Udělení záštit ministra nebo ministerstva Záleţitosti náměstků Příkazy a rozhodnutí náměstků Korespondence Zásadní Ostatní Pozvání, přijetí, návštěvy, delegace Sekretariát ministra Všeobecné záleţitosti Petice (včetně vyřízení) Běţná korespondence Reprezentační fond Styk s veřejností (stíţnosti, ţádosti a podněty občanů) Analýzy, rozbory, statistiky, průzkumy agendy styku s veřejností Porady vedení Porady vedení - zápisy a materiály Porady náměstků Porady odborů Poradní a pracovní orgány vlády, RHSD ČR, další komise Poradní a pracovní orgány vlády s účastí ministerstva, RHSD ČR Zásadní písemnosti, zápisy z jednání, materiály pro jednání Ostatní Resortní komise Zápisy , materiály Ostatní Styk ministerstva s Kanceláří prezidenta republiky Zásadní korespondence Ostatní

113 113.1 113.2 114 114.1 114.2 114.3 115 116 117 118 119 120 121 122 122.1 122.2 123 130 131 132 133 134 135 136 140 141 142 143 150 151 151.1 151.2 152 152.1 152.2 160 161 162

11

Skart. znak

A5 A5

A5 S5 A5 V3 V3 A5 A5 S5 V5 A5 A5 A5 S5 V5 V5 A 5/10 S5 S5 V 5/10 A5 A5 A5 A5

A5 S5 A5 S5 A5 S5

170 171 172 173 180 181 182 183 183.1 183.2 184 185 190 191 192

Styk s parlamentem Interpelace poslanců Zásadní korespondence Ostatní Komunikace s vládou ČR a jednotlivými resorty Usnesení vlády týkající se ministra školství, mládeţe a tělovýchovy Vlastní materiály do vlády Schůze vlády Materiály do vlády předkládané jinými ústředními orgány Informace pro ministra k těmto materiálům Korespondence s vládou ČR Komunikace s jednotlivými resorty Styk s politickými stranami, odborovými organizacemi a dalšími společenskými organizacemi Zásadní korespondence Ostatní

200

Organizace a struktura ministerstva, vztah k orgánům krajů a obcí, organizace a struktura resortu

201 210 211

Právní předpisy upravující postavení a úkoly ministerstva Působnost ministerstva a jeho vnitřní organizace Celková vnitřní organizace a působnost ministerstva, organizační, pracovní a sluţební řád Schválené znění Příprava, návrhy, připomínky Působnost a organizace jednotlivých útvarů, náplň činnosti a skladba funkcí Výroční zprávy ministerstva Systemizace Změny systemizace ministerstva schválené, realizované Ostatní podklady, návrhy na změny v systemizaci Katalogy prací, popisy funkcí Schvalování systemizací podřízených organizací Orgány územní státní správy a samosprávy Vztahy ministerstva ke krajům a obcím Útvary krajských úřadů pro oblast školství - postavení, struktura, náplň činnosti Operativní styk s krajskými úřady Metodická pomoc krajským úřadům Odborná školení Odborná stanoviska k zajištění jednotného výkonu státní správy Porady s krajskými úřady Zprávy o zabezpečení metodické pomoci na úseku školství Právní předpisy upravující výkon státní správy na úseku školství krajskými úřady Příspěvkové organizace Zásady řízení Zřízení, delimitace, sloučení, zrušení a likvidace Statuty, zřizovací listina, organizační struktura a náplň činnosti, organizační řády Jmenování a odvolání ředitelů a vedoucích zaměstnanců Ostatní

211.1 211.2 212 213 220 221 222 223 224 230 231 232 233 234 234.1 234.2 234.3 235 236 240 241 242 243 244 245

12

A5 A5 S5 A5 A 5/10 S5 V5 A5 V5

A5 S5

A5

A5 V5 A5 A5 A5 S5 A5 A5 V 5/10 A5 S5 S5 V5 A 5 A5 A5

A5 A5 A5 A5 S5

300

Legislativa

310 311 312 320 321 322 330 331 332 333 340 341 342 350 351 352

Koncepce MŠMT Ostatní ústřední orgány státní správy Věcné záměry MŠMT Ostatní ústřední orgány státní správy Návrhy zákonů a připomínkové řízení k nim MŠMT Ostatní ústřední orgány státní správy Parlament ČR Návrhy ostatních obecně závazných předpisů a připomínkové řízení k nim: MŠMT ČR Ostatní ústřední orgány státní správy Ostatní: Výklad právních předpisů ve věcné působnosti ministra Legislativa jiných ústředních orgánů

400

Právní a majetkoprávní věci

410 411

Nemovitosti: (skartační lhůty od vyřazení objektu z uţívání) Písemná dokumentace zakládající vznik, změnu či zánik převodu nebo přechodu vlastnických vztahů, případně vznik, změnu či zánik práva hospodaření Evidence nemovitostí Movitý majetek Evidence movitého majetku Privatizace, restituce, vyvlastnění, likvidace Souhrnné zprávy, přehledy, analýzy, privatizační projekty Ostatní Restituce Vyvlastnění Likvidace Konkurzy Převod majetku Soudní spory, trestní a přestupková řízení Předběţná opatření, usnesení a rozsudky soudů, nařízení výkonu rozhodnutí, soudní protokoly Arbitráţe a smírčí řízení, podklady a návrhy Posudky soudních znalců Pokuty Správní řízení a správní soudnictví Správní řízení, rozhodnutí, protokoly Rozkladová komise Přezkum správních rozhodnutí na základě řádných a mimořádných opravných prostředků Správní soudnictví, soudní rozhodnutí a protokoly, znalecké posudky Dohody, smíry, ţaloby, rozsudky při škodách velkého rozsahu Ostatní Smlouvy Smlouvy (dohody, úmluvy, ujednání) obchodní

412 420 421 430 431 432 433 434 435 436 437 440 441 442 443 444 450 451 452 453 454 455 456 460 461

13

A 5/10 S 5/10 A 5/10 S 5/10 A 5/10 S 5/10 S 5/10 A 5/10 S 5/10 A 5/10 S 5/10

A 5/20

A 5/10 V5 A5 S5 A5 A 5/10 A 5/10 A 5/10 V 5/10 A 5/10 A 5/10 A5 S5 A5 A5 V5 A 5/10 A5 S5

461.1 461.2 462 463 464 470 471 472 473 474 475 480 481 482 483 484 485

Dodavatelské a odběratelské závaţného významu Ostatní Smlouvy o nájmu Smlouvy o poskytnutí investiční a neinvestiční dotace Smlouvy o udělení plné moci Odškodňování dle nařízení vlády č. 122/2009 Sb. Ţádosti o odškodnění (kompletní řízení) Ţádosti o výklad nařízení vlády č. 122/2009 Sb. Dotazy k náleţitostem ţádostí o odškodnění Stíţnosti Ostatní Odborné dotazy, stíţnosti, ţádosti, petice Dotazy jiných útvarů MŠMT a PŘO Stíţnosti Ţádosti o informace Petice Ostatní

500

Plány a investice

510 511 512 512.1 512.2 513 513.1 513.2 513.3 520 521 522 523 523.1 523.2 523.3 524 525 526 526.1

Plány Metodika Výhledové a perspektivní plány, prognózy, rozvojové a výhledové studie Návrhy a schválené znění Podklady, příprava, ostatní Roční plány Návrh a schválené znění, rozpisy Roční zpráva o plnění Příprava, podklady, ostatní Investiční výstavba Souhrnné zprávy, přehledy, rozbory Metodika a koordinace Výběrová a konkursní řízení, veřejné soutěţe Vyhlášení Přihlášky, nabídky a jejich analýzy Rozhodnutí s důvodovou zprávou Investiční úkoly Kalkulace, investiční listy Dokumentace staveb Zásadní (projekty, mapy, plány,výkresy, pasparty, fotografie, stavebnětechnický průzkum, stavební deníky, vyjádření orgánů státní správy, stavební povolení, kolaudační rozhodnutí a protokoly, archeologický průzkum apod.) - (skartační lhůty od vyřazení objektu z uţívaní) Dílčí dokumentace - (skartační lhůty od dokončení stavby) Realizace a kontrola investiční výstavby

526.2 527

14

A5 S5 V5 A5 S 5/10 A 5/10 V5 S5 V 5/10 S 5/10 S5 V 5/10 V5 V 5/10 S5

S5 A5 V5 A5 A5 S5 A5 V5 A5 V5 A5 A5 S5 A5

S5 A5

600

Finance a ekonomika

610 611 612 613 620 621 621.1 621.2 621.3 622 622.1 622.2 622.3 630 631 631.1 631.2 632 632.1 632.2 633 633.1 633.2 640 641 641.1 641.2 642

Společné věci ekonomiky a financování Zásadní záleţitosti, porady, komise, souhrnné zprávy Podkladové materiály, ostatní Metodika Rozpočty a finanční plány Příprava rozpočtu Návrhy rozpočtu kapitoly na příští rok – vyhláška č. 165/2008 Sb. Střednědobý výhled kapitoly – vyhláška č. 415/2008 Sb. Ostatní Realizace rozpočtu kapitoly Rozpis rozpočtu a rozpočtová opatření v kapitole (zákon č. 218/2000 Sb.) Čtvrtletní finanční výkazy o plnění rozpočtu (vyhláška č. 16/2001 Sb.) Měsíční výkaz o nárocích (vyhláška č. 16/2001 Sb.) Rozbory hospodaření Rozbory hospodaření ministerstva Roční Ostatní Rozbory hospodaření příspěvkových organizací Roční Ostatní Rozbory hospodaření organizačních sloţek státu Roční Ostatní Ekonomika podřízených organizací Analýzy, souhrnné zprávy, statistické přehledy Roční Ostatní Finanční vypořádání příspěvkových organizací, krajů, neziskových a podnikatelských subjektů Roční Ostatní Daně, dávky Daně, dávky Pokyny, předpisy, odvody, odvolání, daňové doplňky, platební příkazy, slevy a úlevy, výjimky, výkazy výměry a změny Přiznání k daním a dávkám Revizní a trestní řízení Dotace, subvence, příspěvky, vícezdrojové financování Zásady pro poskytování dotací Ostatní Cenová agenda Metodika Souhrnné zprávy, analýzy, přehledy Ostatní Pohledávky, platební příkazy, platební styk s cizinou, náhrady škod Pohledávky Pohledávky velkého rozsahu , pohledávky v cizině Upomínky Ostatní Poplatky Platební příkazy

642.1 642.2 650 651 651.1 651.2 651.3 660 661 662 670 671 672 673 680 681 681.1 681.2 681.3 682 683

15

A5 S5 S5

A5 A5 S5 A5 A5 S5

A5 S5 A5 S5 A5 S5

A5 S5

A 5/10 S5

S 5/10 S 5/10 V 5/10 A5 S5 A5 A5 S5

A 5/10 S3 S5 S5 S5

684 685 690 691 691.1 692 692.1 692.2 692.3 693 693.1 693.2 694 694.1 694.2

695 695.1 695.2 695.3 695.4 695.5

696 696.1 696.2

696.3 696.4 696.5 696.6 696.7

696.8

697

7

Platební styk s cizinou, devizy Náhrady škod Účetnictví Obecně, metodika, uţití výpočetní techniky Projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví, prostředky výpočetní techniky Závěrky kapitoly 333 MŠMT Roční závěrky ministerstva Měsíční, čtvrtletní, pololetní závěrky ministerstva Roční závěrky příspěvkových organizací Bilance Roční, delší, zahajovací, mimořádné Ostatní Účetní evidence Účtové rozvrhy, seznamy účetních knih Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek, pouţitých v účetnictví po dobu, po kterou jsou uschovány účetní písemnosti, v nichţ jich bylo pouţito Účetní knihy Hlavní účetní knihy Účetní knihy - mzdové listy Deníky, sborníky a jiné knihy analytické a syntetické evidence (vyjma knih hlavních) Pokladní knihy Inventární karty hmotného majetku, kromě zásob nebo účetní písemnosti je nahrazující po dobu tří let následujících po vyřazení tohoto majetku, pokud byla provedena v této lhůtě daňová revize, nebo po dobu jednoho roku po jejím provedení Účetní doklady Účetní doklady - faktury, platební poukazy, příjmové a výdajové pokladní doklady, doklady o výplatě mezd a dávek nemocenského pojištění Účetní doklady - podklady pro zpracování mezd, pro zúčtování daní z příjmu fyzických osob se závislé činnosti, pro zúčtování zdravotního pojištění a sociálního zabezpečení Účetní doklady – dávky nemocenského pojištění zaměstnanců Inventurní soupisy včetně protokolu o inventarizaci schváleného ministrem Doklady o výdajích a příjmech v hotovosti po dobu jednoho roku pro provedení daňové revize Účetní doklady týkající se technické nebo právní dokumentace budov a staveb (pozemků) - po vyřazení věci z investičního majetku Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají daňového řízení, správního řízení, trestního řízení, občanského soudního řízení nebo jiného řízení, které nebylo skončeno, do konce roku následujícího po roce, ve kterém byla uvedená řízení ukončena Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků do konce roku následujícího po roce, v němţ došlo k jejich zaplacení nebo splnění Ostatní účetní písemnosti

Počet let od data narození

16

V5 S 5/10

S5

A 5/10 S5 A 5/10 A5 S5 S5 S5

S5 S 5/707 S5 S5 S5

S5 S5

S 5/10 S5 S5 S5 S1

S1

S5

700

Práce a mzdy

710 711 712

Personální práce a péče o zaměstnance obecně Metodika Analýzy, dlouhodobé programy a plány, koncepce personální práce a péče o zaměstnance Vyuţívání výpočetní techniky a personálních agend Kolektivní smlouvy Korespondence v personální oblasti Pracovně-právní záleţitosti, zaměstnanost a pracovní poměr Analýzy zaměstnanosti na ministerstvu a v resortu, přehledy a rozbory počtu zaměstnanců (roční a delší) Vznik, změny a skončení pracovního poměru Jmenování a odvolávání vedoucích zaměstnanců na ministerstvu a v resortu, pokud není písemnost součástí osobního spisu Rehabilitace Ostatní (pokud není písemnost součástí osobního spisu) Výběrová řízení Výběrová řízení na ministerstvu Výběrová řízení v resortu Hmotná zodpovědnost zaměstnanců Zákaz výkonu povolání Dohody o provedení práce a pracovní činnosti Osobní spisy Osobní spisy zaměstnanců a vedlejší pracovní poměr

713 714 715 720 721 722 722.1 722.2 722.3 723 723.1 723.2 724 725 726 730 731 731.1 740 741 741.1 741.2 742 742.1 742.2 743 743.1 743.2 744 745 746 747 748 750 751 752 760 761 762 763 764 764.1 8

A5 A5 S 5/10 A5 S2 A5

A5 A 5/10 S5 V3 V5 S 5/10 A5 S5

S 5/708

Osobní spisy zaměstnanců Péče o zaměstnance Rekreace, volný čas, sociologie a psychologie, péče o zaměstnance Program sociální péče o zaměstnance, analýzy, rozbory, souhrnné zprávy Fond kulturních a sociálních potřeb Pracovní podmínky Přehledy, rozbory, zprávy Ostatní Studium, školení, kurzy Studijní úlevy, zabezpečení při studiu, stipendia Školení, kurzy Náhrady stěhovacích, cestovních a jiných výdajů, odlučné Zdravotní a sociální pojištění Přídavky na děti, lázeňská péče, pohřebné a jiné dávky sociálního zabezpečení Ţivotní podmínky a bytové záleţitosti Stravování a zdravotní péče Důchodové zabezpečení zaměstnanců odvětví Všeobecně Ostatní Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Souhrnné zprávy, rozbory, přehledy Bezpečnostní technické předpisy Školící a kontrolní činnost Ochranné pomůcky Předpisy k zabezpečení osobních ochranných pracovních pomůcek

Počet let od data narození

17

A5 S5 A5 S5 S5 S5 S5 S5 S5 S5 S5 S 5/10 S5 A5 A5 S5 A5

764.2 765 765.1 765.2 770 771 772 772.1 772.2 773 773.1 773.3 774

Ostatní Pracovní úrazy Těţké a smrtelné Ostatní Platy a mzdy Koncepce vývoje a plány rozvoje mezd (roční) Vývoj mezd, mzdová situace Rozbory, analýzy, souhrnné zprávy, statistické výkazy (roční a delší) Ostatní Druhy mzdy - základní platy a tarifní mzdy, osobní platy, smluvní mzdy Mzdové a platové vyhlášky, pokyny, předpisy, katalogy, prémiové řády Platové výměry (součást osobního spisu ) Příplatky, prémie, odměny, práce přesčas

800

Správa úřadu

810 811 811.1

Úřední budovy Dislokace Rozhodnutí, protokoly, výměry (skartační lhůta od data vyřazení z uţívání) Ostatní Plány a pasparty Revize strojů a strojních zařízení dle doporučení ČSN Údrţba Úklid Ostraha Nájmy Energetická a strojní zařízení Všeobecně Opravy, údrţba Spotřeba plynu, vody a elektrické energie Ostatní Materiálně technické zabezpečení Evidence materiálových zásob, skladové karty Dodací listy Ţádanky, objednávky, výdejky Nabídky pro ministerstvo Nabídka přebytečného majetku Nabídka sluţeb Nabídka ostatního Inventarizace Inventární komise (zápisy) Roční inventarizace základních prostředků Inventární knihy (deník přírůstků, úbytků) Protokoly z inventur Inventurní soupisy, inventarizační zápisy Telefon, dálnopis, fax, věci spojů Evidence telekomunikačních poplatků Objednávka a instalace zařízení

811.2 812 812.1 813 813.1 814 815 816 816.1 816.2 817 818 820 821 822 823 824 824.1 824.2 824.3 830 831 832 833 834 835 840 841 842 9

Počet let od data narození

18

S5 A5 S5 A5 A 5/10 S5 A5 S 5/709 S5

A5 S5 S5 S5 S5 S5 V 5/10 S5 S5 S5 S5 S5 S5 S5 S1 S1 S5 S 5/10 S 5/10 S5 S5 S5 S5

843 850 851 852 852.1 852.2 852.3 852.4 852.5 852.6 852.7 853 854 854.1 854.2 854.3 855 856 857 860 861 862 863 864 865 865.1 865.2 866 867 870 871 872 873 873.1 873.2 874 875 876 880 881 882 883 883.1 883.2

Ostatní Spisová sluţba a knihovna Spisové a skartační řády, plány a rejstříky Evidence podatelny Podací deníky, rejstříky a indexy k podacímu deníku Protokoly utajované pošty Doručovací kníţky Podací kniha Kniha odeslané pošty Kniha vládní pošty Dodací lístky Útvarová evidence Evidence správního archivu Přírůstková evidence správního archivu Předávací seznamy z útvarů do správního archivu Kniha výpůjček spisů Skartační návrhy a protokoly Spisová sluţba - ostatní Záleţitosti knihovny Autoprovoz Nákup, prodej, vyřazení, převod vozidel Evidence vozidel Údrţba Pohonné hmoty, mazadla, náhradní součástky, pneumatiky Jízdy Evidence jízd, náhrady za jízdy Příkazy k jízdě Záznamy o haváriích a nehodách, škody Ostatní Poţární ochrana Souhrnné zprávy, přehledy, rozbory Poţární předpisy Školicí a kontrolní činnost Zprávy z kontrol Ostatní Zprávy o závaţných případech a jejich příčinách, odborné posudky Hasicí přístroje a technika Ostatní Krizové řízení Souhrnné zprávy, přehledy, rozbory Směrnice, předpisy, důleţité písemnosti Školící a kontrolní činnost Zprávy z kontrol Ostatní

900

Kontrolní činnost a audit

910 911 912

Organizace a zabezpečení kontrolní činnosti a auditu na ministerstvu a v resortu Závaţné dokumenty trvalé hodnoty Ostatní dokumenty 19

S5 A5 A5 A5 S5 S5 S 5/10 S 5/10 S3 S5 A5 A 5/10 V5 A5 S5 V5 S5 S5 S5 S5 S5 S3 S5 S5 A5 S5 A5 S5 A5 S5 S5 A5 A5 A5 S5

A 5/10 S5

920 930 931 932 940 941 942 950 951 952 960 961 961.1 961.2 962 962.1 962.2 963 963.1 963.2 970 971 972 980 981 982 983

Koncepce a metodika kontrolní činnosti a auditu Plány kontrolní činnosti a auditu Roční a delší Kratší neţ rok a podklady Kontrolní komise Zápisy z jednání Ostatní Rozbory a vyhodnocení vlastní kontrolní činnosti a auditu Roční a delší Ostatní, podklady Kontrolní zprávy, auditní zprávy, protokoly z kontrol Prováděných orgány státní správy Závaţné dokumenty Ostatní Prováděných orgány ministerstva (vnitřní kontrola) Závaţné dokumenty Ostatní Prováděných orgány ministerstva v příspěvkových organizacích Závaţné dokumenty Ostatní Námitkové řízení a odvolání proti rozhodnutí o námitkách ke kontrolním protokolům Závaţné Ostatní Stíţnosti, podněty, oznámení a petice Metodika,kontrola Evidence vyřízení Ostatní dokumenty

1000

Informatika

1010 1011 1012 1013 1020 1021 1022 1023 1024

Systémové vybavení Dlouhodobé koncepce rozvoje IT Analyticko-programátorská dokumentace Projektová dokumentace systému s průvodními doklady Evidence prostředků Protokoly o schváleném zkušebním provozu a odevzdání do uţívání Evidence hardware Evidence software Ostatní písemnosti, WWW stránky (návrhy, schválené provedení)

1100

Výzkum, vývoj a inovace

1110 1111 1112 1113 1114 1115 1116 1117

Podpora VaVaI Programy a projekty VaVaI (vnitrostátní) Specifický vysokoškolský výzkum Velké infrastruktury Dlouhodobý koncepční rozvoj (výzkum, organizace, výzkumné záměry) Věcná nebo finanční ocenění mimořádných výsledků Mezinárodní spolupráce ve VaVaI Veřejná soutěţ ve VaVaI 20

A 5/10 A 5/10 S5 A5 S5 A5 S5

A5 S5 A5 S5 A5 S5 A 5/10 S5 A 5/10 S 5/10 S5

A5 A5 A5 S5 S 5/10 S 5/10 S5

V 5/10 V 5/10 A 5/10 A 5/10 A 5/10 V 5/10 S 5/10

Odborné poradní orgány S 5/10 Správní a kontrolní činnost ve VaVaI Řízení k ţádostem o zařazení do seznamu výzkumných organizací pro přijímání V 5/10 výzkumných pracovníků ze třetích zemí 1122 Řízení k ţádostem o vydání osvědčení pro metodiku V 5/10 1123 Řízení k výzkumu na lidských embryonálních kmenových buňkách A 5/10 1124 Rejstřík veřejných výzkumných institucí 1124.1 Doklady, které se zakládají do sbírky listin10 A 5/10 1124.2 Podpůrné doklady S5 1125 Informační systém VaVaI S 5/10 1126 Kontrolní činnost ve VaVaI A 5/10 1130 Korespondence 1131 S orgány EU V 5/10 1132 S RVVI A 5/10 1133 S orgány státní správy a samosprávy S 5/10 1134 Ostatní korespondence S5 1140 Koncepce a analýzy A 5/10 1118 1120 1121

1200

Mezinárodní styky a spolupráce

1210 1211 1212 1213 1214 1215

Obecné záleţitosti Přehledy, analýzy, zpráva o školské spolupráci s jinými státy Mezinárodní smlouvy a dohody Ostatní Mezinárodní styky, korespondence, ostatní Grantová řízení, vyhlášení, hodnocení, komise, projekty, smlouvy, vyúčtování, zprávy z kontrol Resortní smlouvy a dohody s jinými státy Prováděcí plány k resortním dohodám, návrhy, schválená znění, zprávy o plnění Podklady, příprava, ostatní Cesty do zahraničí Zprávy z cest do zahraničí zaměstnanců ministerstva Zprávy z cest do zahraničí zaměstnanců příspěvkových organizací Provozní záleţitosti Návštěvy, delegace na ministerstvu Programy, zprávy o přijetí Ostatní Mezinárodní organizace Mezinárodní nevládní organizace Ostatní mezivládní organizace OSN Úmluvy a rezoluce OSN a zprávy o jejich plnění Ostatní agenda OSN, týkající se ministerstva UNESCO Úmluvy UNESCO, doporučení, rezoluce a plnění závazků z nich vyplývajících Program UNESCO a jeho realizace týkající se ministerstva Evropská unie

1220 1221 1222 1230 1231 1232 1233 1240 1241 1242 1250 1251 1252 1253 1253.1 1253.2 1254 1254.1 1254.2 1255 10

Zákon č. 341/2005 Sb., § 8

21

A 5/10 A 5/10 V5 V5 A5

A 5/10 V 5 A5 V5 S5 A5 V5 V5 V 5/10 V 5/10 A5 V 5/10 A 5/10

1270 1271 1272 1280 1281 1281.1 1281.2 1281.3 1281.4 1290 1291 1292 1293 1294

Legislativa EU, týkající se ministerstva Programy EU, týkající se ministerstva Ostatní agenda EU Rada Evropy Legislativa RE, týkající se ministerstva Programy RE, týkající se ministerstva Ostatní agenda RE Mezinárodní kongresy, sjezdy a sympozia Mezinárodní konference, sjezdy, sympozia mezivládních organizací Zásadní dokumenty Ostatní Mezinárodní konference, sjezdy, sympozia mezinárodních nevládních organizací Styk s jednotlivými státy Styk s jednotlivými státy na mezistátní úrovni (vláda, parlament, ministerstvo) Styk s jednotlivými státy na regionální úrovni a niţší (obce) Administrativa mezinárodní spolupráce Přijetí zahraničního hosta Forma pozvání účastníků Přijímací list zahraničního hosta Zpráva o přijetí zahraničního hosta, delegace Návrh na přijetí zahraniční delegace Agenda Hospodářská Organizačně technická Obecně platné směrnice a pokyny Provozní záleţitosti

1300

Významné osobnosti školství, mládeţe a sportu

1310

Jména – jednotlivci řazeni podle abecedy (jedná se o osobnosti mimo zaměstnaneckých záleţitostí) Osobnosti, jímţ byla udělena medaile J. A. Komenského ministerstvem Medaile J. A. Komenského udělovaná UNESCO a ministerstvem Ostatní

1255.1 1255.2 1255.3 1256 1256.1 1256.2 1256.3 1260 1261 1261.1 1261.2 1262

1320 1330 1340

1400 1401 1401.1 1401.2 1402 1402.1 1402.2 1402.3 1403

V 5/10 A 5/10 S5 V 5/10 A 5/10 S5

A5 S5 A5

A5 V5

S 5/10 V 5/10 V5 V 5/10 S 5/10 S 5/10 A 5/10 S5

V 5/10 A 5/10 A 5/10 V5

Operační programy EU – spouštěcí událostí pro běh skartační lhůty je ukončení operačního programu Strategické dokumenty (operační program, prováděcí dokumenty, …) Schválené znění Pracovní verze, připomínky Metodické dokumenty Metodická dokumentace schválená (manuál, metodické dopisy, příručky, výjimky …) Metodická dokumentace pracovní verze, připomínky, kopie řízené dokumentace, korespondence Ostatní metodické dokumenty Monitorování programu 22

A5 S5 A5 S5 V5

1403.1 1403.2 1403.3 1403.4 1403.5 1403.6 1404 1404.1 1404.2 1404.3 1405 1405.1 1405.2 1405.3 1405.4 1406 1406.1 1406.2 1407 1407.1 1407.2 1407.3 1408 1408.1 1408.2 1408.3 1409 1409.1 1409.2 1409.3 1409.4 1409.5 1410 1410.1 1410.2 1410.3 1410.4 1410.5 1411 1411.1 1411.2 1412 1412.1 1412.2 1412.3 1412.4 1412.5 1412.5.1 1412.5.2 1412.5.3

Monitorovací výbor (statut, jednací řád, členové, …) Zasedání Monitorovacího výboru (zápisy, prezenční listiny, …) Zpráva za operační program (pololetní/čtvrtletní) Výroční/závěrečná zpráva za operační program Souhrnné zprávy o řízení rizik Evaluace, studie, analýzy Zprostředkující subjekt Dohody o spolupráci Směrnice zprostředkujícího subjektu Komunikace se ZS Publicita a propagace Komunikační plán pro operační program (úroveň ŘO/ZS) Roční komunikační plány (plán, hodnotící zpráva) Informační materiály o operačním programu (letáky, WWW, tiskoviny…) Publicita ostatní (např. semináře apod.) Výzvy k předkládání projektů Dokumentace týkající se schvalování a vyhlašování výzvy Schválené znění výzvy Administrace projektů Projekt (schvalování, právní akt, dodatky, závěrečný monitoring, …) Průběţné monitorovací zprávy (zpráva, ŢOP, výzva k doplnění,…) Monitoring po ukončení projektu Hodnotící a výběrové orgány (komise, expertní skupina, grémium, panel …) Průběh a výsledky výběrového procesu (zápisy, schvalovací seznamy,…) Ustanovující dokumenty (statut, jednací řád,…) Ostatní dokumentace k hodnocení (jmenovací dekrety, čestná prohlášení,...) Kontroly příjemců a ZS Kontrolní skupina (pověření, poučení, prohlášení o nepodjatosti,…) Kontroly na místě (program, zpráva, námitky, udělení pokuty,…) Plán kontrol (roční, čtvrtletní, analýza rizik) Zpráva o provedených kontrolách na místě (čtvrtletí, rok, pololetí) Přehled kontrolní činnosti zaměřené na dodrţování stanovených postupů a pravidel u příjemce/ZS Nesrovnalosti Podklady k pravidelnému měsíčnímu hlášení nesrovnalostí Podklady k souhrnnému čtvrtletnímu hlášení nesrovnalostí Hlášení nesrovnalostí ŘO a ZS (měsíční, operativní) Souhrnné čtvrtletní hlášení nesrovnalostí ŘO a ZS Šetření nesrovnalosti (hlášení, podnět, šetření, vyrozumění, opatření,…) Audit Externí audit (zpráva, nálezy, přijatá opatření) Interní audit (zpráva, nálezy, přijatá opatření) Technická pomoc Schválený finanční plán čerpání TP Monitorovacím výborem Schválené roční Pracovní programy čerpání Technické pomoci Dokumentace k přípravě a čerpání ze státního rozpočtu Přehledy čerpání Technické pomoci Projekty technické pomoci Dokumentace věcná Dokumentace finanční (kopie účetních dokladů, mzdových listů, ...) Výběrová řízení 23

A5 A5 S5 A5 A5 A5 A5 A5 S5 A5 A5 A5 S5 S5 A5 V5 S5 V5 V5 A5 S5

S5 S5 V5 A5 V5

S5 S5 A5 S5 V5 A5 A5 A5 A5 S5 A5 V5 S5 V5

1412.5.4 1412.5.5 1412.5.6 1412.5.7 1412.6 1412.6.1 1412.6.2 1413 1413.1 1413.2 1413.3 1413.4 1414 1414.1 1414.2 1414.3

Monitorovací zprávy (průběţné, mimořádné) Závěrečné a výroční zprávy Workshopy a semináře Publicita Personální podpora Charakteristika typových pozic Individuální vzdělávací plán zaměstnanců Implementační struktury Autorizace, Certifikace Souhrnné ţádosti o platbu Výzvy k certifikaci (od PCO pro ŘO, od ŘO implementační struktuře) Certifikace výdajů (formuláře B1, přílohy) Výkazy výdajů, formuláře B2 Ostatní Podpisové vzory Pracovní skupiny (statuty, organizační řády, zápisy, …) Ostatní dokumentace výše neuvedená

1500

Předškolní, základní a základní umělecké vzdělávání

1510 1511 1511.1 1511.2 1512 1513 1514 1515 1515.1 1515.2 1515.3 1516 1517 1518 1518.1 1518.2 1519 1520 1521 1522 1523 1524 1525 1530 1531 1532 1533 1534 1535 1540 1541 1542 1543

Činnost Poradní orgány Zápisy a protokoly z porad a jednání Materiály pro jednání poradních orgánů Plány činnosti Zprávy o činnosti Zprávy a zápisy o plnění úkolů Stanoviska a podklady vyţádané - správními úřady - útvary úřadu - orgány územní samosprávy Rozhodnutí a/nebo usnesení a jiné písemnosti ve správním řízení Běţná korespondence s fyzickými a právnickými osobami Schvalovací doloţky - schvalovací řízení - ostatní podklady Nostrifikace zahraničních vysvědčení Schválené právní předpisy (zákony, nařízení vlády, vyhlášky) pro: - dva a více druhů škol - předškolní zařízení - základní školy - základní umělecké školy - školní druţiny Akty řízení a sdělení, vnitřní předpisy (příkaz, pokyn, doporučení) pro: - dva a více druhů škol - předškolní zařízení - základní školy - základní umělecké školy - školní druţiny Písemnosti koncepční povahy – strategie a koncepce pro: - dva a více druhů škol - předškolní zařízení - základní školy 24

S5 V5 V5 V5 S5 S5 S5 S5 S5 S5 S5 S5 V5

A5 A5 A5 A5 V5 A5 S5 A5 A5 S5 A5 V5 A 5/30 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5

1544 1545 1550 1551 1552 1553 1554 1555 1560 1561 1562 1563 1564 1565

- základní umělecké školy - školní druţiny Rámcové vzdělávací programy pro: - dva a více druhů škol - předškolní zařízení - základní školy - základní umělecké školy - školní druţiny Neschválené materiály Právní předpisy Akty řízení (vnitřní předpisy) Písemnosti koncepční povahy Rámcové vzdělávací programy Ostatní

1600

Střední a vyšší odborné vzdělávání

A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 S5 S5 S5 S5 S5

1610 Činnost 1611 Poradní orgány 1611.1 Zápisy a protokoly z porad a jednání 1611.2 Materiály pro jednání poradních orgánů 1612 Plány činnosti 1613 Zprávy o činnosti 1614 Zprávy a zápisy o plnění úkolů 1615 Stanoviska a podklady vyţádané 1615.1 - správními úřady 1615.2 - útvary úřadu 1615.3 - orgány územní samosprávy 1616 Rozhodnutí a/nebo usnesení a jiné písemnosti ve správním řízení 1617 Běţná korespondence s fyzickými a právnickými osobami 1618 Schvalovací doloţky 1618.1 - schvalovací řízení 1618.2 - ostatní podklady 1619 Nostrifikace zahraničních vysvědčení 1620 Schválené právní předpisy (zákony, nařízení vlády, vyhlášky) pro: 1621 - dva a více druhů škol 1622 - gymnázia 1623 - odborné školy 1623.1 - poskytující střední vzdělání 1623.2 - poskytující střední vzdělání s výučním listem 1623.3 - poskytující střední vzdělání s maturitní zkouškou 1624 - konzervatoře 1625 - VOŠ 1630 Akty řízení a sdělení, vnitřní předpisy (příkaz, pokyn, doporučení) pro: 1631 - dva a více druhů škol 1632 - gymnázia 1633 - odborné školy 1633.1 - poskytující střední vzdělání 1633.2 - poskytující střední vzdělání s výučním listem 1633.3 - poskytující střední vzdělání s maturitní zkouškou 1634 - konzervatoře 1635 - VOŠ 25

A5 A5 A5 A5 V5 A5 S5 A5 A5 S5 A5 V5 A 5/30 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5

1640 Písemnosti koncepční povahy – strategie a koncepce pro: 1641 - dva a více druhů škol 1642 - gymnázia 1643 - odborné školy 1643.1 - poskytující střední vzdělání 1643.2 - poskytující střední vzdělání s výučním listem 1643.3 - poskytující střední vzdělání s maturitní zkouškou 1644 - konzervatoře 1645 - VOŠ 1650 Rámcové vzdělávací programy pro: 1651 - dva a více druhů škol 1652 - gymnázia 1653 - odborné školy 1653.1 - poskytující střední vzdělání 1653.2 - poskytující střední vzdělání s výučním listem 1653.3 - poskytující střední vzdělání s maturitní zkouškou 1654 - konzervatoře 1655 - VOŠ 1660 Neschválené materiály 1661 Právní předpisy 1662 Akty řízení (vnitřní předpisy) 1663 Písemnosti koncepční povahy 1664 Rámcové vzdělávací programy 1665 Ostatní

1700

Správa školského rejstříku

1710 1711 1712 1713

Zápis do školského rejstříku - rozhodnutí o zápisu - závaţné podklady - ostatní

1800

Speciální vzdělávání11

A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 S5 S5 S5 S5 S5

A 5/10 A 5/10 S5

1810 Činnost 1811 Poradní orgány 1811.1 Zápisy a protokoly z porad a jednání 1811.2 Materiály pro jednání poradních orgánů 1812 Plány činnosti sekce, odboru 1813 Zprávy o činnosti 1814 Zprávy a zápisy o plnění úkolů 1815 Stanoviska a podklady vyţádané 1815.1 - správními úřady 1815.2 - útvary úřadu 1815.3 - orgány územní samosprávy 1815.4 - pro Radu Evropy (gender, lidská práva, migrace) 1816 Rozhodnutí a/nebo usnesení a další písemnosti 1816.1 - ve správním řízení 1816.2 - o výjimkách v kapacitách nebo umístění dětí s OV 1816.3 - o přidělení dotace v dotačním nebo rozvojovém programu 1817 Běţná korespondence s fyzickými a právnickými osobami 1818 Schvalovací doloţky 11

A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5

Skupina se týká pouze speciálního školství.

26

A5 A5 A5 A5 V5 A5 S5 A5 A5 A5 V5 V5 S5

1818.1 1818.2 1819 1819.1 1819.2 1819.3 1820 1821 1822 1823 1830 1831 1832 1833 1840 1841 1842 1843 1850 1851 1852 1853 1860 1861 1862 1863 1864 1865

- schvalovací řízení - ostatní podklady Záštity udělené - ministrem/ministryní - vrchní ředitelkou/ředitelem - ředitelkou/ředitelem odboru Schválené právní předpisy (zákony, nařízení vlády, vyhlášky) pro: - speciální školy - školská zařízení ÚV a OV - školská zařízení preventivně výchovné péče Akty řízení a sdělení, vnitřní předpisy (příkaz, pokyn, doporučení) pro: - speciální školy - školská zařízení ÚV a OV - školská zařízení preventivně výchovné péče Písemnosti koncepční povahy – strategie a koncepce pro: - speciální školy - školská zařízení ÚV a OV - školská zařízení preventivně výchovné péče Rámcové vzdělávací programy pro: - speciální školy - školská zařízení ÚV a OV - školská zařízení preventivně výchovné péče Neschválené materiály Právní předpisy Akty řízení (vnitřní předpisy) Písemnosti koncepční povahy Rámcové vzdělávací programy Ostatní

1900

Další vzdělávání

1910 Další vzdělávání 1911 Dokumenty 1911.1 - zásadní povahy 1911.2 - ostatní 1912 Akreditace 1912.1 - instituce 1912.2 - programu 1913 Uznávání pedagogických kvalifikací získaných v zahraničí 1920 Jazykové vzdělávání 1921 Dokumenty 1921.1 - zásadní povahy 1921.2 - ostatní

2000

A5 V5 A5 V5 V5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 S5 S5 S5 S5 S5

A5 S5 S5 S3 A5

A5 S5

Vysokoškolské vzdělávání

2010 Činnost 2011 Poradní orgány 2011.1 Zápisy a protokoly z porad a jednání 2011.2 Materiály pro jednání poradních orgánů 2012 Plány činnosti 2012.1 Dlouhodobé záměry VŠ a jejich aktualizace 27

A5 A5 A5

Zprávy o činnosti Výroční zprávy o činnosti VŠ Rozvojové projekty veřejných VŠ a závěrečné zprávy k projektům Dofinancování vzdělávacích programů EU Nostrifikace vysokoškolského vzdělání získaného v zahraničí Rozhodnutí i posouzení postavení studia na vysoké škole v cizině pro sociální účely a účely zdravotního pojištění 2017 Jmenovací řízení 2017.1 Jmenování a odvolání rektora veřejné vysoké školy 2017.2 Řízení ke jmenování profesorem 2017.3 Habilitační řízení 2018 Platy a odměny rektorů 2019 Korespondence s vysokými školami 2020 Právní předpisy upravující vysokoškolské vzdělávání 2021 Schválené 2022 Podklady a neschválené 2030 Analytické a koncepční dokumenty z oblasti vysokoškolského vzdělávání 2031 Zásadní povahy 2032 Podklady a ostatní 2040 Soukromé vysoké školy 2041 Statuty, zřizovací listiny, organizační struktura a náplň činnosti, organizační řády 2042 Běţná korespondence 2050 Akreditační komise 2051 Rozhodnutí o udělení a neudělení akreditace 2052 Rozhodnutí o udělení a neudělení státního souhlasu působit jako soukromá vysoká škola 2053 Ostatní písemnosti 2013 2013.1 2013.2 2014 2015 2016

2100

Mládeţ

2101 2102 2103 2110 2111 2112 2113 2114 2115 2116 2120 2121 2122 2123 2130 2131 2132 2133 2134 2135 2140

Koncepce, analýzy Legislativa Plány Mezinárodní styky Přehledy, analýzy, zprávy Cesty do zahraničí Programy, přijetí Konference, semináře ČNA, Eurodesku Ostatní Komise a poradní orgány Komora mládeţe Koordinační rada pro poskytovatelů informací pro mládeţ Ostatní Programy státní podpory páce s dětmi a mládeţí Základní dokumenty Výběrová řízení Rozhodnutí, platby Vyúčtování Ostatní Soutěţe 28

A5 V 5/10 V 5/10 A 5/30 A 5/30

A 5/30 A 5/30 A5 A 5/10 V5 A5 S5 A5 S5 A 5/20 S5 A 5/70 A 5/70 V5

A5 A5 A5 A5 S5 S5 S5 S5 S5 A5 A5 S5 A5 S5 S5 S5 S5

2141 2142 2143 2144 2145 2150 2151 2152 2160 2161 2170 2171 2172 2173 2174 2180 2181 2182 2183 2184 2190 2191 2192 2193 2194

Základní dokumentace Výběrová řízení Rozhodnutí, platby Vyúčtování Ostatní Kontrolní činnost Kontrolní protokoly Ostatní OPŘO NIDM Informační sluţby Základní dokumenty, analýzy NICM ICM, IBM Ostatní Korespondence Pozvánky Stíţnosti Náměty, stanoviska Ostatní Zájmové vzdělávání Metodické materiály, analýzy, legislativa, zprávy DVPP Dobrovolnictví Ostatní

2200

Sport

2201 2202 2203 2204 2205 2210 2211 2212 2213 2214 2215 2220 2221 2222 2223 2230 2231 2232 2233 2234 2235 2240 2241 2242

Koncepce, analýzy Legislativa Plány Hodnocení Výzkum Mezinárodní vztahy Dokumenty Výjezdy Přijetí Konference, semináře Ostatní Komise Komise sportovní reprezentace Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy Akreditační komise Ostatní Sportovní organizace Nestátní neziskové organizace Sportovní střediska Sportovní gymnázia Resortní sportovní centra Ostatní Pravidelné akce Cena Fair-play Přijetí nejúspěšnějších sportovních reprezentantů nejvyšším představitelem 29

A5 S5 S5 S5 S5 A5 S5 A5 A5 S5 S5 S5 S5 S5 S5 S5 A5 A5 A5 S5

A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 A5 S5 A5 A5 S5 S5 V5 V5 V5 S5 A5 A5

2243 2250 2251 2252 2253 2254 2255 2256 2260 2261 2262 2263 2264 2265 2266 2270 2271 2272 2280 2281 2281.1 2281.2 2282 2282.1 2282.2 2290 2291 2292 2293 2294

MŠMT Ostatní Programy Státní podpory sportu neinvestičního charakteru Základní dokumentace (včetně dokumentace společné i pro programy Státní podpory sportu investičního charakteru) Expertní komise, oponentury Ţádosti Rozhodnutí, platební příkazy Vyúčtování Ostatní Programy Státní podpory sportu investičního charakteru Základní dokumentace Expertní komise Ţádosti Rozhodnutí, platební příkazy Vyúčtování Ostatní Kontrolní činnost Zprávy Ostatní Přímo řízené organizace Antidopingový výbor ČR - závaţné - ostatní Centrum vysokoškolského sportu - závaţné - ostatní Korespondence Náměty, vyjádření Pozvání na sportovní akce Upozornění, stíţnosti Ostatní

30

V5 A5 A5 A5 S5 S5 S5 A5 A5 A5 S5 S5 S5 A5 S5

A5 S5 A5 S5 S5 S5 S5 S5

SEZNAM ZKRATEK ČNA

Česká národní agentura

DVPP

Další vzdělávání pedagogických pracovníků

IBM

Informační bod pro mládeţ

ICM

Informační centrum pro mládeţ

NIDM

Národní institut dětí a mládeţe

OPŘO

Ostatní přímo řízené organizace

OV

Ochranná výchova

PCO

Platební a certifikační orgán

PŘO

Přímo řízené organizace

RHSD

Rada hospodářské a sociální dohody

RVVI

Rada pro výzkum, vývoj a inovace

ŘO

Řídící orgán

ZS

Zprostředkující subjekt

TP

Technická pomoc

ÚV

Ústavní výchova

VOŠ

Vyšší odborná škola

VaVaI

Výzkum, vývoj a inovace

ŢOP

Ţádost o platbu

31

VZOR SKARTAČNÍHO NÁVRHU

hlavičkový papír úřadu Národní archiv Archivní 4 149 01 Praha 4 V ____________ dne________

Věc: Ţádost o provedení výběru archiválií ve skartačním řízení

Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě, vyhlášky MV ČR č, 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby, zákona č. __ (např. o účetnictví), ve znění pozdějších předpisů a Skartačního řádu úřadu platného od _______ ( popř. ze dne, čj.) navrhujeme k provedení výběru archiválií ve skartačním řízení dokumenty úřadu ______________ z let ______ v rozsahu ___ běţných metrů, úřadu z let ______ v rozsahu ____běţných metrů. Všechny navrţené dokumenty mají uplynulou skartační lhůtu. Skartační řízení navrhujeme provést v _______(např. dubnu 2005), podrobnosti je moţné dohodnout s naším zaměstnancem __________, tel. _______, e-mail ___________. Přehled navrţených dokumentů (skupin dokumentů dle spisových znaků) je připojen v příloze. Dokumenty skupiny „V“ byly skartační komisí rozděleny do skupin „A“ a „S“, coţ je v přehledu vyznačeno12.

Podpis a funkce oprávněného pracovníka úřadu Příloha: __________

12

Jako přehled dokumentů lze ve skartačním návrhu vyuţít např. předávací seznamy do spisovny, do kterých se rozdělení „V“ vyznačí.

32

Vzor přílohy ke skartačnímu návrhu (pozn. – seznam kaţdé skupiny písemností se uvádí na zvláštním listě, event. listech)

Příloha ke skartačnímu návrhu PÍSEMNOSTI SKUPINY A Poř. číslo

Spis. značka

Druh písemnosti

Čas. rozsah

Skart. lhůta

Počet bal. pořadačů

Skart. lhůta

Počet bal. pořadačů

. . . .

PÍSEMNOSTI SKUPINY S Poř. číslo

Spis. značka

Druh písemnosti

Čas. rozsah

. . . .

PÍSEMNOSTI SKUPINY V ZAŘAZENÉ DO SKUPINY A Poř. číslo

Spis. značka

Druh písemnosti

Čas. rozsah

Skart. lhůta

Počet bal. pořadačů

. . . .

PÍSEMNOSTI SKUPINY V ZAŘAZENÉ DO SKUPINY S Poř. číslo

Spis. značka

Druh písemnosti

Čas. rozsah

. . . . 33

Skart. lhůta

Počet bal. pořadačů

Národní archiv Archivní 4, 149 01 Praha – Chodovec Č.j. NA………………….. V Praze dne Výtisk číslo: Počet příloh :

PROTOKOL o skartačním řízení v ___________________

Skartační řízení bylo provedeno u … (název organizace) … na základě skartačního návrhu č.j. ………ze dne ………, který je nedílnou součástí tohoto protokolu. Dokumenty byly vyřazeny v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové sluţbě v platném znění, vyhláškou MV ČR č. 191/2009 Sb. … (popř. uvést další předpisy – účetní skartace zákon 563/1991 Sb. v platném znění) … a podle skartačního řádu ………(interní spisové a skartační normy , č. j. organizace, název organizace) ………. . Odborné archivní prohlídce byli přítomni: 1) za … (název organizace , příp. jako členové skartační komise = jen pokud bude skartační komise vytvořena): … (jméno pracovníka organizace) … 2) za Národní archiv : … (jméno archiváře) … Do skartačního řízení byly navrţeny …………………. (obyčejné, účetní, technická dokumentace,elektronické, se zrušeným stupněm utajení, foto-, fono ….)dokumenty, které vznikly z činnosti ………………(uvést původce)…………. v letech…………………, v rozsahu………………bm. Jako archiválie byly vybrány (s uvedením konkrétních druhů dokumentů, jejich časového rozsahu, množství v bm)………….. . Vybrané archiválie byly zařazeny do …… kategorie (I. nebo II. kategorie) podle § 20 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. a podle přílohy č. 3 zákona č. 499/2004 Sb. Dokumenty vybrané jako archiválie jsou popsány v příloze č. …….tohoto protokolu (nebo „ Dokumenty jsou vyznačeny v příloze skartačního návrhu). Dokumenty, které byly vybrány jako archiválie budou uloţeny v ………………………. . Ke zničení byly určeny (s uvedením konkrétních druhů dokumentů, jejich časového rozsahu a množství v bm), které mají uplynulé skartační lhůty a … (organizace)….. je nepotřebuje pro další činnost. Protoţe tyto dokumenty nemají ţádnou trvalou hodnotu, souhlasí Národní archiv s jejich zničením. Dokumenty určené ke zničení jsou popsány v příloze č. ….. tohoto skartačního protokolu( nebo „Dokumenty jsou vyznačeny v příloze skartačního návrhu“).

34

Celkem byly určeny dokumenty v rozsahu:

ke

zničení

Jako archiválie byly určeny dokumenty v rozsahu:

bm:

bm:

z let:

z let:

K tomuto protokolu byl vydán souhlas ke zničení dokumentů příloha č. ...... .

Poučení: V případě, ţe …..(původce nebo vlastník dokumentů)…….. nesouhlasí s obsahem protokolu ţádáme …(původce nebo vlastníka dokumentů)………….. o podání námitek ve smyslu ustanovení § 10 odst. 3 a § 46 odst. 1 pís. e) zákona č. 499/2004 Sb., u Národního archivu do 15 dnů ode dne doručení protokolu. Podáním námitek je zahájeno správní řízení. Tento protokol byl vyhotoven ve dvou shodných výtiscích, přičemţ výtisk č. 1 bude uloţen v registratuře NA a výtisk č. 2 obdrţel dne …(datum)……….(jméno pracovníka organizace)……. .

________________________________ tímto potvrzuje převzetí protokolu s tím, ţe jeho obsahu (pracovník organizace)

porozuměl a s poučením vněm uvedeným souhlasí.

_______________________________ za … (jméno organizace) …....

Přílohy:

________________________________ za Národní archiv

35

V Praze dne ___________ k čj.: NA /2009-05

Souhlas ke zničení dokumentů1) podle § 10 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění a vyhlášky č. 191/2009 Sb.

Národní archiv souhlasí, aby ...........................................................................………… v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., a vyhláškou č. 191/2009 Sb., zničila dokumenty1) určené v protokolu o skartačním řízení ze dne ………………......... ke zničení. Jsou-li podány námitky proti skartačnímu protokolu podle § 10 odst. 3 a § 46 odst. 1 písm. e) zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění, nelze dokumenty, k nimţ byl vydán tento souhlas, do skončení správního řízení zničit.

Razítko

a podpis pracovníka Národního archivu

__________________________________________________________________________ 1) Zničením dokumentu se rozumí znehodnocení dokumentu tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu - § 18 odst. 5 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

36

Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: 15275/2010-I/1

DODATEK č. 1 ke Spisovému řádu Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy č.j. 21764/2009-I/1

Spisový řád MŠMT č.j. 21764/2009-I/1 se mění takto:

1.

V článku 10 bod 2 písm. h) se vypouští text „(příp. spisový znak)“ a na začátek textu se vkládají slova „spisový znak,“.

2.

V článku 12 bod 7 se ve druhé větě za slova „kancelářské poznámky,“ vkládají slova „spisový znak,“.

3.

V článku 17 bod 4 se v první větě slova „čísel jednacích“ nahrazují slovy „spisových znaků“. Dále se za první větu doplňuje věta, která zní: „Spisový znak se dále třídí chronologicky nebo abecedně podle osob nebo organizací.“

4.

V článku 17 bod 5 se za slova „zda obsahuje“ vkládají slova „spisový znak,“ a vypouští se slova „poznámku a.a.“.

5.

V článku 17 bod 6 se za slova „se poznamená“ vkládají slova „spisový znak,“.

37

Příloha č. 2 Příkaz ministra č. 54/2011 celkem 3 strany

38

39

Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: 42092/2011-13

DODATEK č. 1 k Příloze č. 1 Skartačního řádu č.j. 14397/2010-I/1

Příloha č. 1 Skartačního řádu č.j.14397/2010-I/1 se mění takto:

Ve skupině 800 Správa úřadu se za spisový znak 824.3 vkládá spisový znak 825 a text: Spisový znak

825 825.1 825.2 825.3

Spisové heslo Výběrová řízení na zboţí / sluţby – spouštěcí události pro běh skartační lhůty je ukončení smlouvy nebo zrušení zadávacího řízení Vyhlášení Přihlášky, nabídky a jejich analýzy Rozhodnutí s důvodovou zprávou

40

Skart. znak

S5 S5 V5

Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: 42092/2011-13

DODATEK č. 2 ke Spisovému řádu Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy č.j. 21764/2009-I/1

Spisový řád MŠMT č.j. 21764/2009-I/1 se mění takto:

6.

V článku 2 bod 1 se za písm. d) vkládá písmeno e) a text: „e) specializovaná spisovna operačních programů hrazených z prostředků EU (dále jen „SSOP“).

2.

V článku 2 bod 2 se za písm. c) vkládá písmeno d) a text: „d) v SSOP správce“.

3.

V článku 2 bod 1 písm. a se slova „ředitel odboru hospodářské správy“ nahrazují slovy „vedoucí oddělení hospodářské správy“ a v článku 2 bod 1 písm. b) se slova „vrchní ředitel sekce správy úřadu“ nahrazují slovy „ředitel odboru správy úřadu“.

4.

V článku 2 bod 3 se za písm. g) vkládá písmeno h) a text: „h) činnost SSOP10“. Dále se přidává poznámka 10 pod čarou: „10 Příkaz ministra č. 37/2011, kterým se zřizuje specializovaná spisovna operačních programů hrazených z prostředků EU a Metodický pokyn č.j. 32049/2011-4/1 pro nakládání s dokumenty, které jsou ukládány v SSOP.“

5.

V článku 4 se za písmeno s) vkládá písmeno š) a text: „š) specializovanou spisovnou operačních programů je pracoviště slouţící k ukládání analogové dokumentace související s implementací a realizací operačních programů EU,“

6.

V článku 17, bod 1 se mezi slova „archiv“ a „specializované spisovny“ – vkládá čárka.

7.

V článku 17, bod 1 se za slovo „spisovny“ vkládá text: „(např. SSOP a účetní)“

8.

V článku 23, bod 2 se slova „odbor hospodářské správy“ nahrazují slovy „odbor správy úřadu“.

41

Příloha č. 3 Spisový řád MŠMT celkem 25 stran

42

MINISTERSTVO ŠKOLSTVÍ, MLÁDEŢE A TĚLOVÝCHOVY 118 12 Praha 1, Karmelitská 7 Č.j. 21764/2009-I/1

S P I S O V Ý

Ř Á D

Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy

2009

43

Článek 1 Obecná ustanovení 1. Spisový řád (dále jen „řád“) upravuje organizaci a výkon spisové sluţby na Ministerstvu školství, mládeţe a tělovýchovy (dále jen „ministerstvo“) v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 499/2004 Sb.“), zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, nařízením vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách (dále jen „vyhláška č. 496/2004 Sb.“), vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby (dále jen „vyhláška č. 191/2009 Sb.“), vyhláškou č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů a vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností uţívání informačního systému datových schránek. 2. Výkonem spisové sluţby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti ministerstva zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. 3. Výkon spisové sluţby se provádí podle tohoto řádu a je závazný pro všechny zaměstnance ministerstva (dále jen „zaměstnanec“). 4. Spisová sluţba se vykonává písemnou formou, elektronickou formou za pouţití výpočetní techniky a elektronického systému spisové sluţby. 5. Spisový řád se nevztahuje na manipulaci s dokumenty, které obsahují utajované informace13. Článek 2 Zásady spisové sluţby 1. Spisovou sluţbu vykonávají a) podatelna, výpravna a elektronická podatelna jako vstupní a výstupní místa dokumentů a zásilek pro všechny útvary ministerstva, b) sekretariát kabinetu ministra, sekretariáty náměstků ministra, sekretariáty vrchních ředitelů sekcí, sekretariáty ředitelů odborů a vedoucích samostatných oddělení (dále jen „sekretariát útvaru“), c) útvary ministerstva a jejich zaměstnanci, d) centrální spisovna a správní archiv. 13

Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů, příkaz ministra č. 5/2002 kterým se schvaluje Směrnice upravující postup při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností na MŠMT

44

2. Za spisovou sluţbu odpovídají a) v podatelně a výpravně ředitel odboru hospodářské správy b) v elektronické podatelně, v centrální spisovně a ve správním archivu vrchní ředitel sekce správy úřadu, c) v útvarech jejich vedoucí. 3. Zvláštními právními a vnitřními předpisy jsou upraveny zejména tyto úseky spisové sluţby: a) vyřizování stíţností, oznámení a podnětů14, vyřizování petic15 a vyřizování ţádostí o poskytnutí informace16 b) vyřizování úředních dokumentů ve správním řízení17, c) manipulace s účetními dokumenty18, d) styk s provozovateli poštovních sluţeb19, e) příprava, oběh a vypravení materiálů určených pro jednání vlády prostřednictvím elektronické knihovny Úřadu vlády ČR20, f) příjem, příprava, oběh a vypravení dokumentů v digitální podobě prostřednictvím informačního systému datových schránek21, g) styk s Českou národní bankou 4. Všichni zaměstnanci, kteří se podílejí na práci s dokumenty, jsou povinni dodrţovat tento řád, dbát o řádnou evidenci, rychlý oběh, včasné a kvalitní vyřizování, a o bezpečné a přehledné ukládání dokumentů. 5. Při ukončení pracovního poměru zaměstnance nebo při změně zaměstnanců v útvaru se v souvislosti s předáváním funkčního místa předávají dokumenty, a v případě sekretariátu útvaru i spisová agenda, protokolárně, zaměstnanci, který je bude dále vyřizovat nebo k uloţení. 6. Řád musí být přístupný všem zaměstnancům k nahlédnutí alespoň v jednom exempláři, zpravidla v sekretariátech útvarů; v elektronické podobě pak na Intranetu ministerstva.

14

Vládní vyhláška č. 150/1958 Ú.l., o vyřizování stíţností, oznámení a podnětů pracujících, příkaz č. 4/2003 ministryně školství, mládeţe a tělovýchovy k vyřizování stíţností, oznámení a podnětů, k přijímání petic a vyřizování ţádostí o poskytnutí informací doručených MŠMT a § 175 zákona č. 71/1967 Sb., o správním řízení (správní řád), ve znění pozdějších předpisů 15 Zákon č. 85/1990 Sb., o právu petičním 16 Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů 17 Zákon č. 71/1967 Sb., o správním řízení (správní řád), ve znění pozdějších předpisů 18 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů: Směrnice upravující oběh účetních dokladů na MŠMT 19 Zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních sluţbách a o změně některých zákonů (zákon o poštovních sluţbách), ve znění pozdějších předpisů 20 Příkaz ministryně č. 4/2005, kterým se stanoví Pravidla pouţívání elektronické knihovny Úřadu vlády ČR na MŠMT 21 Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

45

Článek 3 Zvláštní ustanovení k datovým schránkám 1. Datovou schránku ministerstva bezplatně zřizuje Ministerstvo vnitra. Datová schránka ministerstva má charakter datové schránky orgánu veřejné moci. 2. K přístupu do datové schránky ministerstva je oprávněn ministr, pro něhoţ byla datová schránka zřízena. Rozsah přístupu ministra do datové schránky zahrnuje i přístup k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta. 3. Ministr můţe určit, ţe úkony, které jsou jemu vyhrazeny ve vztahu k pověřeným osobám a k Ministerstvu vnitra, můţe činit zaměstnanec ministerstva k tomu určený (dále jen „administrátor“). 4. K přístupu do datové schránky je dále oprávněna pověřená osoba, kterou je zaměstnanec ministerstva určený administrátorem, a to v rozsahu jím stanoveným. K přístupu do datových schránek pověří administrátor zaměstnance sekce správy úřadu a zaměstnance útvaru, do jehoţ kompetence přísluší informační a komunikační technologie. 5.

Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky jsou povinny:

vyuţívat datovou schránku způsobem, který neohroţuje bezpečnost informačního systému datových schránek uvědomit neprodleně administrátora a Ministerstvo vnitra o tom, ţe hrozí nebezpečí zneuţití datové schránky. 6. Přístup do datové schránky ministerstva probíhá prostřednictvím systémového certifikátu22 za podmínek stanovených v provozní dokumentaci informačního systému datových schránek a zahrnuje i přístup k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta. 7. Při elektronických úkonech prostřednictvím datových schránek a autorizované konverzi dokumentů zaměstnanci postupují podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů a vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností uţívání a provozování informačního systému datových schránek. Článek 4 Vymezení některých pojmů Pro účely tohoto řádu se rozumí a) administrátorem je oprávněná osoba pověřená prováděním technické správy informačního systému pro evidenci a pohyb dokumentů, b) centrální spisovnou pracoviště slouţící všem (většině) součástem původce k ukládání všech (většiny) vyřízených dokumentů a spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt (5 - 10 let), 22

§ 29 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů.

46

c) datovou zprávou jsou elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových mediích pouţívaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou, d) datová schránka je elektronickým úloţištěm, které je vyhrazeno pro orgány veřejné moci, právnické nebo fyzické osoby k doručování datových zpráv, e) dokumentem kaţdý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať jiţ v podobě listinné, analogové či digitální, f) elektronickou podatelnou technický prostředek slouţící k přijímání a odesílání elektronických datových zpráv včetně zpráv podepsaných zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou, g) elektronickým dokumentem je dokument pořízený kancelářským programovým vybavením a uloţený na technickém nosiči dat, jeho čitelnost je závislá na výpočetní technice, h) EPD elektronický systém spisové sluţby určený ke správě dokumentů, přístupný jako intranetová aplikace všem zaměstnancům ministerstva prostřednictvím výpočetní techniky, ch) informační systém datových schránek zajišťuje bezpečnou a průkaznou komunikaci mezi orgány veřejné moci na straně jedné a právnickými či fyzickými osobami na straně druhé, jakoţ i mezi orgány veřejné moci navzájem, i) jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce, datum a číslo jednací, j) kvalifikovaným časovým razítkem datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních sluţeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamţikem, a zaručuje, ţe uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamţikem, k) orgánem veřejné moci se ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb., rozumí státní orgány, orgány územních samosprávných celků, Pozemkový fond i jiné státní fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři, l) PC osobní počítač, m) podacím razítkem razítko, kterým se označují doručené dokumenty za účelem evidence, n) podáním je dokument došlý původci nebo vzniklý z jeho činnosti a jiná sdělení včetně vlastního záznamu, který se stává předmětem jednání, o) podacím protokolem základní pomůcka pro vedení spisové sluţby. Eviduje dokumenty v číselné a chronologické řadě, jak byly původci doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. Na ministerstvu je veden v elektronické podobě s moţností tisku pro trvalé uloţení, p) specializovanou spisovnou je pracoviště konkrétního útvaru slouţící k ukládání a ke správě dokumentů (spisů), které mají z důvodu existence zvláštních předpisů zvláštní reţim manipulace, q) původcem je pro tento spisový řád ministerstvo, r) příruční spisovnou je pracoviště konkrétního útvaru slouţící k ukládání a ke správě dokumentů (spisů) po určitou dobu (5 let), které mají z důvodu vnitřní potřeby činnosti ministerstva zvláštní reţim manipulace, upravený samostatnou interní směrnicí23, s) referátníkem dvouarch nebo dvoulist papíru s předtiskem na čelní straně, určený pro koncepty, na něţ se píše zápis se zprávou referenta o projednávané věci, zpravidla s návrhem na vyřízení, t) spisem souhrn veškerých dokumentů, týkajících se téţe věci,

23

Např. Interní směrnice upravující systém zakládání, vedení a archivace dokumentů týkajících se implementace projektů Phare a Transition Facility (č.j.:24790/2005-60)

47

u) spisovým a skartačním plánem seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními lhůtami, v) spisovým znakem označení jednotlivých skupin dokumentů podle jejich obsahu, w) správním archivem pracoviště podle zákona č. 499/2004 Sb., které vykonává dohled na spisovou sluţbu, ukládá a zajišťuje předarchivní a archivní péči o vyřízené dokumenty s dlouhodobými skartačními lhůtami, zajišťuje vyuţívání, zpracování a zpřístupnění dokumentů se skartačním znakem „A“ a jejich předávání do Národního archivu, x) uzavřením spisu kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kontrola a doplnění údajů před uloţením do centrální spisovny, y) útvarem samostatné oddělení, odbor, sekce a skupina, z) zaměstnancem osoba v pracovněprávním nebo jiném obdobném vztahu k ministerstvu, ţ) zásilkou dokument připravený k přepravě, přepravovaný nebo doručený na místo určení po ukončení přepravy. Článek 5 Příjem dokumentů (zásilek) v analogové (listinné) a digitální podobě 1. Veškeré dokumenty a zásilky adresované ministerstvu přijímá výhradně podatelna v budově C ministerstva (dále jen „podatelna“). Zásilky obsahující utajované informace stupně utajení "T" (tajné) a "PT" (přísně tajné) přijímá od kurýra přímo úsek vnitřních záleţitostí a krizového řízení nebo bezpečnostní ředitel. Mimo pracovní dobu přijímá doručené písemnosti pracovník zabezpečující ostrahu budov ministerstva, který je neprodleně předá podatelně. Zaměstnanec, který převezme dokument určený ministerstvu jiným způsobem, neţ prostřednictvím podatelny, je povinen nechat ho zaevidovat. Dokumenty, které byly převzaty elektronickou poštou přímo zaměstnancem nebo útvarem a podléhají evidenci, je povinen nechat zaměstnanec zaevidovat prostřednictvím sekretariátu útvaru. Evidenci podléhají pouze ta podání doručená elektronicky, která posoudí zaměstnanec jako důleţitá. 2. Dokumenty a zásilky jsou dodávány ministerstvu prostřednictvím provozovatele poštovních sluţeb, kurýrem, osobním doručením, poštou z ústředních správních úřadů (vládní pošta), telefaxem, elektronickou poštou prostřednictvím informačního systému datových schránek, elektronickou poštou na adresu [email protected], [email protected] nebo přímo na emailovou adresu zaměstnance. Dokumenty mohou být dodávány i na technickém nosiči dat. 3. Poštovní zásilky přejímá u provozovatele poštovních sluţeb zaměstnanec k tomu zmocněný, který potvrdí příjem doporučené, cenné a balíkové pošty. Zásilku, u níţ zjistí, ţe není adresována ministerstvu, nepřevezme a vrátí ji ihned zpět provozovateli poštovních sluţeb. Zaměstnanec k tomu zmocněný téţ kontroluje, zda doporučené zásilky souhlasí s evidencí na soupisce a zda jsou neporušené obaly na zásilkách. Zjištěné závady ihned reklamuje u provozovatele poštovních sluţeb. 4. Podatelna neotevírá zásilky a) adresované ministrovi a jeho náměstkům, samostatnému personálnímu oddělení, úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení a jmenovitě jednotlivým zaměstnancům, pokud je jméno uvedeno před názvem ministerstva, b) utajované. Utajovaná zásilka je vţdy ve dvou obálkách. Poštou mohou být doručeny doporučeně jen dokumenty stupně utajení "D" (důvěrné) a "V" (vyhrazeno), c) označené "ZS" (zvláštní skutečnosti) a předává je přímo úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení, 48

d) určené odborové organizaci, e) označené názvem veřejné soutěţe "Veřejná soutěţ" nebo "Veřejná soutěţ ve výzkumu a vývoji", doručené jako nabídka uchazečů o veřejnou zakázku podle zákona o veřejných zakázkách a zvláštního vnitřního předpisu24. Tyto zásilky se na obálce označí v momentě jejich zaevidování podatelnou dnem, hodinou a minutou jejich převzetí. Odbor, který veřejnou zakázku zajišťuje, je povinen o vyhlášení zakázky předem písemně informovat zaměstnance podatelny. 5. Zjistí-li podatelna po otevření, ţe jde o dokument soukromý, označí důvod otevření, přelepí ho páskou a připojí podpis zaměstnance, který dokument otevřel. Zároveň neprodleně uvědomí adresáta o otevření dokumentu. O obsahu otevřeného soukromého dopisu nebo dokumentu musí být zachována mlčenlivost. Za soukromé se nepovaţují zásilky, jejichţ adresa, znějící na ministerstvo, je opatřena doloţkou „do rukou“ určitého zaměstnance (jméno adresáta následuje aţ za označením ministerstva). 6. Zásilky, které patří jinému úřadu, zašle podatelna i s původní obálkou neprodleně bez označení podacím razítkem adresátovi, kterému zásilka přísluší. 7. Ţádosti doručitele, aby zásilka byla opatřena podacím razítkem s datem odlišným od data doručení, nesmí být vyhověno. 8. Obálka se připojí vţdy, jde-li o zásilku zaslanou do vlastních rukou na doručenku, doporučeně, o zásilku od soudu a orgánu činném v trestním řízení, dále jde-li o stíţnost, kontrolu, o vyţádání informace, o oznámení a podnět občana, o fakturu a dobropis a o podání ve správním řízení. Obálka se rovněţ připojí, není-li z dokumentu patrný odesílatel. Známky nesmějí být z obálek odstraňovány, neboť je pak znemoţněno zjištění data podání zásilky provozovateli poštovních sluţeb, které je v řízení podle příslušných procesních předpisů rozhodující pro posouzení dodrţení stanovených lhůt. 9. Elektronická podatelna přijímá elektronická podání opatřená zaručeným elektronickým podpisem zaloţeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních sluţeb25 (dále jen „uznávaný elektronický podpis“), elektronickou značkou zaloţenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních sluţeb26 (dále jen „uznávaná elektronická značka“) nebo kvalifikovaným časovým razítkem27, ověří podatelna jejich platnost a výsledek ověření připojí k podání, jehoţ se ověření týká a uloţí ho spolu s podáním do datového úloţiště v elektronickém systému spisové sluţby EPD. 10. Pokud podatelna zjistí výskyt škodlivého kódu nebo vyhodnotí datovou zprávu jako nevyţádané obchodní sdělení, přesune ji okamţitě do datového úloţiště neevidovaných dokumentů a zabezpečí odstranění škodlivého kódu instalovaným antivirovým programem.

24

Zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, Směrnice upravující zadávání zakázek do 2 mil. Kč na Ministerstvu školství, mládeţe a tělovýchovy a jím řízených a zřízených organizacích čj.: 29550/2004-18, zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a změně některých souvisejících zákonů 25 § 2 písm. b) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb. 26 § 2 písm. c) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb. 27 § 2 písm. r) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb.

49

11. Pokud lze zjistit z dokumentu v digitální podobě obsahujícího škodlivý kód elektronickou adresu odesílatele, neprodleně jej vyrozumí o zjištění škodlivého kódu, popřípadě o zničení dokumentu. O přijetí dokumentu v digitální podobě, u kterého byl zjištěn škodlivý kód, a o vyrozumění odesílatele vede zvláštní evidenci. 12. Elektronická podání přijatá zaměstnanci ministerstva musí být neprodleně přeposlána elektronické podatelně k zaevidování. V takovém případě se za čas doručení povaţuje čas doručení zaměstnanci, který podání přijal. Aby nedošlo ke ztrátě zaručeného elektronického podpisu, musí být doručená datová zpráva přeposlána ve formě přílohy přeposílající datové zprávy (funkce „předat dál jako přílohu“). 13. Doručené podání neopatřené zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou, popř. časovým razítkem podatelna označí časovým razítkem ministerstva a uloţí ho spolu s podáním (datovou zprávou) do datového úloţiště EPD. 14. U technických nosičů dat doručených osobně bez průvodního dopisu podatelna ověří, zda jsou opatřeny zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou. V takovém případě technický nosič dat vloţí do počítače a ověří výskyt škodlivého kódu podle odstavce 10. Je-li technický nosič opatřen zaručeným elektronickým podpisem, postupuje se podle odstavce 12. Není-li technický nosič dat opatřen zaručeným elektronickým podpisem, uplatní se postupně odstavce 10, 12 a 15. 15. Neobsahuje-li doručený technický nosič autorizaci zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou, postupuje podatelna jako v případě osobně učiněného podání, tedy sepíše záznam, který doručitel podepíše. K záznamu se nosič dat připojí. Článek 6 Příjem dokumentů v digitální podobě doručených do datové schránky 1. Podatelna přijímá datové zprávy obsahující dokumenty v digitální podobě doručené do datové schránky ministerstva prostřednictvím pověřených zaměstnanců sekce správy úřadu (dále jen „pověřená osoba“), kteří byli administrátorem pověřeni k přístupu do datové schránky ministerstva. Administrátor stanovuje konkrétního zaměstnance oprávněného k přístupu k dokumentům určených do vlastních rukou. 2. Dokument zaslaný ministerstvu prostřednictvím systému datových schránek 28 je povaţován za doručený okamţikem dodání dokumentu do datové schránky ministerstva29. 3. Pověřená osoba vyzvedne datovou zprávu z datové schránky prostřednictvím spisové sluţby EPD. 4. Není-li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem30, pověřený pracovník jej opatří kvalifikovaným časovým razítkem31 a uloţí ho do datového úloţiště EPD.

28

Zákon č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. 29 § 7 odst. 2 písm.b) vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby.

50

5. Je-li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, pověřená osoba a) ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka a platnost kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, b) zaznamená údaje o výsledku ověření podle písmene a) a uchová je spolu s doručeným dokumentem v digitální podobě a uloţí ho do datového úloţiště EPD. 6. Pokud ověření podle odstavce 5 prokáţe neplatnost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, vyrozumí o tom odesílatele v případě, ţe tato neplatnost má právní důsledky pro další zpracování dokumentu. 7. Následně zaměstnanec podatelny za pomoci automatizované podpory elektronického systému spisové sluţby provede přidělení datové zprávy příslušnému útvaru ministerstva. 8. Uchovávání dokumentu v digitální podobě se provádí postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. Článek 7 Evidence a třídění dokumentů a zásilek 1. Zásilky se v podatelně roztřídí podle příslušnosti jednotlivým útvarům. Přidělování dokumentů útvarům se děje ve shodě s jejich působností, vymezenou organizačním řádem ministerstva. 2. Podatelna eviduje všechny zásilky doručené provozovateli poštovní sluţby nebo osobně v protokolu vedeném v EPD v digitální podobě, kromě výjimek stanovených tímto řádem. Výjimkou jsou i zásilky utajované, které zaeviduje do předávací knihy pro úsek vnitřních záleţitostí a krizového řízení a předá je proti podpisu pověřenému zaměstnanci tohoto útvaru. Faktury, bankovní doklady a jiné písemnosti adresované účtárně se předávají bez evidence v EPD pověřenému zaměstnanci účtárny proti podpisu. Zásilky soukromé, časopisy, noviny, ceníky, prospekty, věstníky, nezávazné pozvánky a oznámení, hromadná hlášení, nebo publikace bez průvodního dopisu se neevidují. Rovněţ se neevidují elektronické zprávy s výskytem škodlivého kódu (počítačových virů) a nevyţádaná obchodní sdělení (spam). V zásadě platí, ţe se nemusí evidovat dokumenty, z nichţ nevyplývají ţádné návrhy, práva, povinnosti, oznámení nebo dokumenty běţného informativního rázu.

30

§ 2 písm. r) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu). 31 § 69a odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

51

3. Zaměstnanec podatelny otiskne na doručenou zásilku podací razítko podatelny s názvem ministerstva, ve kterém se dále uvede datum doručení, tj. kdy byla zásilka podatelnou převzata. Podací razítko dále obsahuje vygenerovanou část čísla jednacího přiděleného počítačem informačním systémem EPD, počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh. Dnem převzetí je nutné opatřit kaţdý doručený dokument, pokud nebyl předem výslovně stanoven jiný postup. 4. Pokud se některým útvarům na základě zdůvodněné a schválené výjimky předávají zásilky neotevřené, opatří je podatelna razítkem s datem převzetí. Do předávací knihy je zapisuje podle data doručení s uvedením odesílatele a čísla jednacího odesílatele (pokud jsou tyto údaje zřejmé z obálky) a čísla doporučené zásilky. Ostatní obyčejné zásilky uvede jen celkovým počtem. 5. Zásilku, k níţ jsou připojeny ceniny (kolky, známky, cenné papíry apod.), oddělí podatelna od ostatních zásilek a okamţitě informuje příslušného zaměstnance útvaru, kterému je tato zásilka adresována. 6. Zásilku, k níţ jsou připojeny peníze, není podatelna oprávněna převzít. Tyto zásilky je oprávněn převzít pouze adresát, který bude o tomto podatelnou vyrozuměn. 7. Roztříděnou a zaevidovanou poštu předává podatelna příslušným útvarům prostřednictvím předávací knihy. 8. Pokud je na podatelnu doručena zásilka s podezřelým obsahem (chemikálie, výbušniny), uvědomí o této skutečnosti okamţitě vedoucího úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení a ředitele odboru hospodářské správy. Při doručení podezřelé zásilky přímo zaměstnanci je tento povinen postupovat obdobně jako při doručení zásilky s podezřelým obsahem do podatelny. 9. Pokud je dokument přijat prostřednictvím telefaxu nebo elektronickou poštou přímo útvarem nebo konkrétním zaměstnancem záleţí na posouzení vedoucího tohoto útvaru nebo zaměstnance, zda je nutné doručený dokument zaevidovat v EPD. Důleţitý dokument je povinen nechat vedoucí útvaru nebo zaměstnanec zaevidovat prostřednictvím sekretariátu útvaru. Článek 8 Elektronická evidence došlých a odesílaných dokumentů 1. Údaje potřebné pro výkon spisové sluţby se povinně evidují prostřednictvím PC v EPD. 2. Prvotní záznam veškerých došlých, vzniklých a odesílaných dokumentů do EPD na ministerstvu povinně provádějí určení zaměstnanci jednotlivých útvarů a sekretariátů útvarů a zaměstnanci podatelny. 3. Při prvotním záznamu dokumentu do EPD se zaloţí "karta dokumentu" a automaticky se přiřadí kmen čísla jednacího (první volné pořadové číslo pro dokumenty v kalendářním roce) a tato "karta" je elektronicky předána vyřizujícímu útvaru.

52

4. Zaměstnance odpovědného za evidenci dokumentů v EPD a jeho zástupce určuje vedoucí útvaru. Vedoucí útvarů jsou povinni při personálních změnách na funkčních místech obsazených určenými zaměstnanci podle odstavce 2 provést změnu v určení pro práci s EPD a tuto změnu oznámit písemně nebo elektronickou poštou minimálně 3 dny předem administrátorovi informačního systému. 5. Podací protokol je veden v digitální podobě s moţností tisku pro trvalé uloţení. Zaměstnanec, pověřený jeho vytištěním, musí zabezpečit podací protokol proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. Výpisy z karet dokumentů, které jsou vytištěným podacím protokolem, určený zaměstnanec v listinné podobě trvale uloţí a zabezpečí proti ztrátě. Podací protokol je nutné převést do listinné podoby jedenkrát za rok a to vţdy k 31. červenci za rok předcházející. Článek 9 Elektronické dokumenty 1. Elektronické dokumenty jsou dokumenty pořízené aplikačním programovým vybavením (např. MS Office), jejichţ čitelnost je na výpočetní technice závislá. Jsou uloţeny na datových nosičích nebo v permanentní paměti PC. 2. Standard elektronických dokumentů pořizovaných činností původce je zajištěn pouţíváním standardního programového vybavení, kterými je výpočetní technika na pracovištích ministerstva v souladu s platným právními předpisy a příslušnými licenčními ujednáními vybavována (MS Office Standard – Word, Excel, MS Outlook). Všechny ostatní dokumenty, vytvořené nadstandardním vybavením na PC, je povinen tvůrce elektronického dokumentu před předáním do oběhu uloţit ve formátu čitelném v odpovídajícím prostředí standardního programového vybavení. 3. Programy, v nichţ byly elektronické dokumenty vytvořeny, a datové nosiče se nepovaţují za dokument ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb. 4. O elektronické dokumenty ukládané na sdílených discích datových serverů a v datovém úloţišti serveru aplikace EPD počítačové sítě ministerstva pečuje v rámci pravidel plánu záloh odborný útvar příslušející k ICT oddělení ministerstva. Tato pravidla neumoţňují trvalou archivaci na síti umístěných elektronických klíčů a dokumentů v elektronické podobě. Jejich obnova ze zálohy v případě destrukce je moţná pouze v rozsahu stopy cyklu zálohování. Elektronické dokumenty, které aspirují na označení dle skartačního řádu znakem „A“ (archiv) nebo „V“ (výběr) je proto doporučeno zálohovat duplicitně. 5. S ohledem na nemoţnost dlouhodobého uchování elektronického podpisu, elektronické značky a časového razítka musí být všechny elektronické dokumenty, které mají ve skartačním řádu skartační znak „A“ nebo „V“, převedeny do analogové podoby32 odpovídající datu jeho vyřízení, opatřeny jednoznačným identifikátorem a doplněny údaji v souladu s čl. 12 bod 2 a 7. Tento postup platí po dobu 3 let ode dne nabytí účinnosti vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby, tj. do 1. července 2012.

32

§ 69 a) odst. 4 a 6 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.

53

Článek 10 Spisová sluţba v sekretariátech útvarů 1. V sekretariátech útvarů se vedou evidenční pomůcky. Evidenčními pomůckami se pro účely tohoto řádu rozumí a) úřední razítka, b) administrativní pomůcky (protokoly, pomocné protokoly, předávací knihy, zápůjční knihy, atd.). 2. Evidence dokumentů se provádí prostřednictvím PC v EPD. Evidence obsahuje: a) číslo jednací ministerstva, b) datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti ministerstva, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení povaţuje okamţik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy se do datové schránky fyzické osoby nebo právnické osoby přihlásí fyzická osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k doručenému dokumentu33, anebo kdy je dokument dodán do datové schránky orgánu veřejné moci, c) identifikaci odesílatele, d) číslo jednací odesílatele, e) kterému útvaru byl dokument přidělen k vyřízení na ministerstvu, f) způsob vyřízení, včetně poznámky komu a kdy bylo předáno vyřízení, datum odevzdání vyřízení do výpravny, čísla jednací navazujících dokumentů a datum odevzdání k uloţení, g) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh (zapíše se do kolonky "Pozn. pohybu") h) skartační znak a skartační lhůta dokumentu (příp. spisový znak), i) záznam o vyřazení ve skartačním řízení, j) jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě, pokud se jedná o evidenci dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové sluţby. 3. Pracoviště, kterým jsou doručovány dokumenty neotevřené, odpovídají za označování dokumentů podacím razítkem útvaru s názvem ministerstva, datem doručení, číslem jednacím a za vedení evidence o těchto dokumentech v protokolu v EPD. 4. Pověření zaměstnanci sekretariátů útvarů jsou povinni v pracovní dny denně v podatelně vyzvedávat poštu, doručené dokumenty zkontrolovat, zaregistrovat a doplnit příslušné údaje v protokolu na PC v EPD, a neprodleně je předloţit příslušnému vedoucímu zaměstnanci. Obdobně jsou povinni nejméně dvakrát denně zaevidovat v EPD dokumenty doručené sekretariátu útvaru přímo elektronickou poštou, telefaxem, přes elektronickou podatelnu nebo informační systém datových schránek, u nichţ platí povinnost evidovat je. 5. Vedoucí zaměstnanec dokument přidělí k vyřízení, popř. vyznačí lhůtu a způsob vyřízení, a vrátí dokument sekretariátu k doplnění záznamů, k případnému připojení předchozích dokumentů a k doručení zaměstnancům. 6. Zjistí-li vedoucí zaměstnanec, ţe vyřízení dokumentu patří do působnosti jiného útvaru, zajistí poznámkou prostřednictvím sekretariátu svého útvaru jeho urychlené postoupení věcně příslušnému útvaru. Tuto změnu musí téţ sekretariát útvaru zaznamenat v EPD. Rovněţ přímé předávání dokumentů mezi zaměstnanci uvnitř útvaru se provádí pouze 33

§ 17 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.

54

prostřednictvím sekretariátu útvaru, včetně evidence v EPD. Za vyřízení dokumentu ve stanoveném termínu odpovídá útvar, který dokument převzal z podatelny, nebo útvar, kterému byl dokument prokazatelně postoupen jako útvaru věcně příslušnému. Článek 11 Lhůty k vyřízení dokumentů 1. Kaţdý dokument musí mít stanovenu lhůtu k vyřízení. Zadavatel, zpravidla nadřízený vedoucí zaměstnanec, při přidělování dokumentu stanoví lhůtu a poznamená ji na dokument, referátník i do protokolu v EPD. 2. Lhůty k vyřízení se stanoví: a) právním předpisem (např. pro stíţnosti, faktury, smlouvy, podání opravných prostředků, podání informace), b) vnitřním předpisem, c) termínem stanoveným oprávněným vnějším odesílatelem (např. předvolání od soudů, policie), d) pokynem vedoucího zaměstnance. 3. Materiály pro jednání ve vládě a v ústředních správních úřadech se zpracovávají přednostně. 4. Podání ve správním řízení se vyřizují zpravidla v pořadí, v jakém ministerstvu došla. Přednostně se vyřizují podání, kde hrozí nebezpečí vzniku váţné majetkové újmy podateli nebo státu. 5. Při stanovení lhůty k vyřízení podání je nutné přihlíţet nejen k důleţitosti a naléhavosti záleţitosti, ale i k době, která bude pravděpodobně potřebná k úplnému a řádnému vyřízení a k jeho přepsání, rozmnoţení, vypravení a pod. 6.

Za dodrţení lhůty odpovídá zaměstnanec, kterému byl dokument přidělen k vyřízení. Článek 12 Vyřizování dokumentů

1. Vedoucí zaměstnanci přidělují zaměstnancům dokumenty k vyřízení (sekretariát útvaru o tom učiní záznam v protokolu v EPD) a určují případně i způsob vyřízení. Odpovědnost za úplné a řádné vyřízení dokumentu má zaměstnanec, jemuţ byl dokument k vyřízení přidělen a nadřízený vedoucí zaměstnanec. 2. Dokument s přiděleným číslem jednacím lze vyřídit referátníkem, datovou zprávou nebo záznamem na dokumentu. Pokud je dokument vyřizován referátníkem, jsou součástí referátníku stručný záznam o věci, všechna stanoviska, záznamy o jednání, návrh vyřízení, písemné vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis (kopie) označený datem odeslání. Šablona referátníku je přístupná v elektronické podobě ve sloţce „Šablony“ na adrese //Heru/MSMT (R:). Při vyřizování dokumentu se zásadně pouţije stejného čísla jednacího, pod kterým byl dokument zaevidován. Pokud je dokument vyřizován datovou zprávou, je obdobně jako referátníkem připraveno v elektronické podobě vyřízení a jeho konečný návrh se předkládá 55

oprávněnému vedoucímu pracovníkovi k podpisu interním elektronickým podpisem, případně zaručeným elektronickým podpisem, pokud to povaha dokumentu vyţaduje (např. vyřízení podléhající správnímu řádu). Bere-li se dokument na vědomí nebo je vyřízen jinak neţ v listinné podobě (osobně, telefonicky apod.), uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k uloţení. 3. Všechny dokumenty s přiděleným číslem jednacím týkající se téţe věci, vyţadující vlastní vyřízení, se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jeţ jsou jeho součástí. Spis se obvykle zakládá pod nejniţším číslem jednacím, tj, jednacím číslem podání, které došlo jako první. 4. U dokumentů v téţe věci s vlastním číslem jednacím, nevyţadující vlastní vyřízení, se povaţuje za vyřízení záznam o spoluvyřízení na referátníku dokumentu s vyřízením. 5. Nové číslo jednací u dokumentu vzniklého z podnětu ministerstva (vlastní) se přiděluje na vyţádání odpovědného zaměstnance útvaru přímo v EPD. I dokumenty nově vzniklé z podnětu ministerstva tvoří spis, pokud se týkají téţe věci. 6. Číslo jednací tvoří následující čísla: a) pořadové číslo dokumentu v daném roce přiřazené EPD v okamţiku jeho prvotní registrace, b) kalendářní rok, v němţ byl dokument zaregistrován v EPD, c) číslo útvaru, přiřazené systémem EPD, který dokument přijal k vyřízení jako první, nebo útvaru, který dokument zaloţil. 7. Zaměstnanec, jemuţ byl dokument přidělen k vyřízení, ručí za jeho ochranu a úschovu aţ do jeho uzavření a uloţení. Zaměstnanec musí na dokumentu uvést všechny potřebné kancelářské poznámky, skartační znak a skartační lhůtu a zkontrolovat úplnost dokumentu. Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle věcného obsahu. 8. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho vnitřního obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloţí ve skartačním řízení. Skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení navrţen jako archiválie k trvalému uloţení do archivu, skartační znak „S“ (skart, stoupa) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení navrţen ke zničení a skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a přidělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“. 9. Dokument předkládaný ke schválení (rozhodnutí) ministrovi musí být podepsán zpracovatelem a všemi jeho nadřízenými (např. vedoucím oddělení, ředitelem odboru nebo vedoucím samostatného oddělení, vrchním ředitelem sekce a náměstkem ministra). Dokument předkládaný ke schválení (rozhodnutí) náměstkovi ministra musí být podepsán zpracovatelem a všemi jeho nadřízenými (např. vedoucím oddělení, ředitelem odboru nebo vedoucím samostatného oddělení a vrchním ředitelem sekce). K podpisu připojí zaměstnanci vţdy datum podpisu. 10. Pokud vedoucí zaměstnanec nevykonává z důvodu nepřítomnosti nebo zaneprázdnění svou funkci, podepisuje dokumenty a rozhodnutí v jeho zastoupení zaměstnanec určený organizačním řádem.

56

11. Dokumenty předkládané ministrovi a náměstkům ministra obsahují jen ty přílohy, které se bezprostředně týkají navrhovaného vyřízení, a které jsou pro ně nutné a účelné. Do referátníku se nevkládají předchozí dokumenty (spisy), kopie, koncepty a podklady, které navrhované vyřízení neovlivňují. Podstatný obsah vyřízení se zdůrazňuje zvýrazňovačem. 12. Vyřízení vypravované prostřednictvím elektronické pošty nebo informačního systému datových schránek a) musí v „předmětu“ zprávy obsahovat na prvním místě číslo jednací, b) původce dokument vytiskne a zaloţí do referátníku v souladu s čl. 9 bod 5. V případě, kdy je to stanoveno zvláštním předpisem, se odesílaná datová zpráva podepíše zaručeným elektronickým podpisem. Článek 13 Vyhotovování čistopisů dokumentů 1. Vyhotovení čistopisů dokumentů provádějí sekretariáty útvarů nebo zaměstnanci, jimţ byl dokument přidělen k vyřízení. Čistopisy dokumentů a obálek musí být napsány čistě a bez překlepů. Za jejich správnost a úpravu odpovídá zaměstnanec, který čistopis vyhotovil. 2. Při vyhotovení čistopisů dokumentů se zaměstnanci řídí předpisy o úpravě a formě dokumentů, zejména ustanovením ČSN 01 6910 „Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory“. 3. Dokument, jemuţ podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak „A“ nebo „V“, vyhotovuje určený původce na trvanlivém (permanentním) papíru určeném pro dokumenty. Tyto dokumenty se tisknou tiskárnou tak, aby byla zaručena jejich trvanlivost. Platnost tohoto postupu a podmínky jeho naplnění budou upraveny pokynem archivní správy. 4. Pokud čistopis vyhotovila sekretářka, předá jej před jeho schválením ke kontrole zaměstnanci, který vypracoval koncept. 5. Dopis ministerstva ve vnějším styku obsahuje údaje stanovené šablonou (hlavička úřadu, datum, číslo jednací, věc, číslo jednací nebo korespondenční značka podání, na něţ se odpovídá, jméno referenta, adresa příjemce, vlastní vyřízení). Šablona dopisu je přístupná v elektronické podobě ve sloţce „Šablony“ na adrese //Heru/MSMT (R:). Datem se rozumí den podpisu dokumentu. Na konci dopisu se píše jméno, příjmení a funkce podepisujícího. V názvu útvaru je nutno vypsat celý název útvaru. Číselné označení útvaru se neuvádí. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označit i obálky dokumentů. Tato ustanovení se netýkají agend, u kterých je předepsána jiná forma dopisu. 6. Ustanovení čl. 11 bod 5 se netýkají vyřizování dokumentů formou osobních dopisů s pouţitím hlavičkových dopisních papírů vedoucích pracovníků ministerstva. Tyto dopisní papíry mohou uţívat velký nebo malý státní znak u vyřízení stanovených zákonem č. 352/2001 Sb., o uţívání státních symbolů České republiky, v platném znění. Hlavičkové dopisní papíry pro ministra a náměstky ministra zajišťuje odbor hospodářské správy. Vzorová šablona hlavičkového papíru pro ostatní vedoucí pracovníky je přístupná v elektronické podobě ve sloţce „Šablony“ na adrese //Heru/MŠMT (R:). 57

7. Adresy, včetně poštovního směrovacího čísla, se na obálky píší současně při vyřizování dokumentů v útvarech. Všechny dokumenty se do výpravny předávají v zalepených obálkách. Není dovoleno pouţívat sešívačku na uzavření obálek. 8. Dalšími náleţitostmi dokumentu jsou a) počet listů dokumentu, b) počet listů příloh nebo počet svazků příloh. 9. V interní korespondenci ministerstva se pouţívá forma „Interního sdělení“, příp. referátníku. Pokud se stanovisko zasílá formou interního sdělení nebo připomínky k materiálu některého útvaru, označí se tato interní korespondence „K č.j. .......“ a uvede se číslo jednací dokumentu původce. Článek 14 Pouţívání razítek 1. a) b) c) d)

V rámci útvarů ministerstva se pouţívají tato razítka: kulatá razítka se státním znakem, obdélníková razítka úřadu, podací razítka, kulatá pečetidla se státním znakem.

2. Kulaté razítko se státním znakem má průměr 20 nebo 36 mm. Po svém obvodu má text „Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy“, ve svém středu má malý státní znak a pod ním evidenční číslo. 3. Kulaté razítko je povinnou náleţitostí úředních dokumentů v listinné podobě, pokud to stanoví právní předpis34, dále jej lze pouţít jen tehdy, pokud dokumenty obsahují usnesení nebo osvědčují důleţité skutečnosti a oprávnění. V běţném korespondenčním styku se razítko se státním znakem nesmí pouţívat. 4. Obdélníkové razítko úřadu a) obsahuje text „Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy“, adresu úřadu, pořadové číslo nebo název útvaru, organizačního článku , b) můţe být pro potřeby útvarů v odůvodněných případech zhotoveno v různých provedeních, např. s textem v cizím jazyce, c) je určeno k vyznačování názvu útvaru na dokumentu v listinné podobě a k legalizaci jeho obsahu. Nelze jej pouţívat k ověřování dokumentu. 5. Podací razítko a) obsahuje text „Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy“ a dále obsahuje předtisk pro doplnění data, čísla jednacího a počtu příloh, b) se pouţívá k označení zásilek převzatých ministerstvem. 6. Kulaté pečetidlo se státním znakem a) má průměr 20 mm. Po svém obvodu má text „Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy“ a ve svém středu malý státní znak a pod ním pořadové číslo 34

Např. § 47 odst. 5 zákona č. 71/1967 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.

58

b) se pouţívá k pečetění úschovných objektů s utajovanými skutečnostmi a přenosných schránek. 7. Kulatá razítka se státním znakem a pečetidla se evidují v evidenci úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení. Úsek provádí jednou ročně fyzickou kontrolu evidovaných razítek. 8. Při kaţdé změně drţitele razítka se státním znakem (skončení pracovního poměru, organizační změně, převedení zaměstnance na jinou práci nebo jiné pracoviště) jeho drţitel razítko odevzdá do evidence úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení. 9. Výrobu a distribuci razítek se státním znakem zajišťuje úsek vnitřních záleţitostí a krizového řízení na základě zdůvodněného poţadavku útvaru, který pouţívání razítka potřebuje pro výkon své působnosti stanovené organizačním řádem. 10. Kaţdou ztrátu evidovaného razítka je povinen jeho drţitel neprodleně, nejdéle následující den po zjištění ztráty, písemně oznámit úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení. 11. Neplatná, nadbytečná a nadměrně opotřebovaná razítka (mechanicky poškozená, nečitelná nebo nezřetelná), vrátí jejich drţitelé úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení. O vrácení razítka sepíše s jeho drţitelem pověřený zaměstnanec úseku vnitřních záleţitostí a krizového řízení záznam o vrácení, který obsahuje téţ otisk vráceného razítka. Jednotlivé typy neplatných razítek se stanou součástí archivního fondu ministerstva a budou předány do Národního archivu. 12. Vrácená razítka nezařazená do archivního fondu ministerstva se ničí komisionálně na pracovišti odboru hospodářské správy. Článek 15 Podepisování dokumentů 1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený organizačním řádem ministerstva. Za případnou škodu a jiné důsledky zaviněné překročením pravomoci při podepisování nese odpovědnost zaměstnanec, který dokument neoprávněně podepsal. K dokumentu v digitální podobě připojuje elektronický podpis pověřený zaměstnanec ministerstva. 2. Dokumenty v listinné podobě se opatřují pouze jedním podpisem, a to nad jménem a funkcí podepisujícího. Jméno a funkce se u podpisů neuvádí v případech, kdy jsou předtištěny na hlavičkových papírech nebo se dopisuje do záhlaví dopisního papíru. 3. Nepodepisuje-li dokument přímo odpovědný zaměstnanec, uvede se jeho jméno, nad které zastupující připojí před svůj vlastnoruční podpis zkratku „v z.“ (v zastoupení). Nejednáli se o osobní dopis lze pouţít v odůvodněných případech zkratky "v. r." (vlastní rukou) na čistopisech. Na čistopisu je pak uveden podpis „Za správnost“ toho, kdo čistopis vyhotovil. 4. V případě, kdy je na dokument nutno pouţít razítko, musí být podpis umístěn pod razítkem, aby razítko i podpis zůstaly čitelné. 59

5. Zaručeným elektronickým podpisem za ministerstvo mohou podepisovat pouze zaměstnanci, které tím ministerstvo pověřilo, a kterým byl elektronický podpis za tímto účelem vydán akreditovaným poskytovatelem certifikačních sluţeb. V případě dokumentů doručovaných datovou schránkou pouţívá zaručený elektronický podpis zejména vedoucí zaměstnanec počínaje ředitelem odboru (vedoucím samostatného oddělení), resp. jeho zástupcem a pověřený zaměstnanec sekretariátu útvaru. Uznávaná elektronická značka a kvalifikované časové razítko datových schránek je k dokumentu v digitální podobě připojen při odesílání systémem elektronické spisové sluţby EPD. 6. Útvar, do jehoţ kompetence přísluší informační a komunikační technologie, vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních sluţeb, jichţ je drţitelem a na nichţ jsou zaloţeny jím uţívané uznávané elektronické podpisy a kvalifikovaných systémových certifikátů, jichţ je drţitelem a na nichţ jsou zaloţeny jím uţívané uznávané elektronické značky, vydané akreditovaným poskytovatelem certifikačních sluţeb, a to v rozsahu údajů a) číslo certifikátu, b) specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát, c) počátek a konec platnosti certifikátu, d) heslo pro zneplatnění certifikátu, e) datum a důvod zneplatnění certifikátu, f) údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních sluţeb, g) identifikace oprávněného uţivatele zaručeného elektronického podpisu. Článek 16 Odesílání a přeprava zásilek a dokumentů 1. Odesílání zásilek a dokumentů zajišťuje výpravna v budově C ministerstva, elektronická podatelna a datové schránky. 2. Neutajované dokumenty v listinné podobě se předávají výpravně v zalepené obálce. Pro úpravu obálek platí česká norma č. 506409/95 pro obyčejnou poštu a č. 506413/95 pro doporučenou poštu. 3. Řádně vybavené zásilky přebírá zaměstnanec výpravny proti podpisu v předávací knize. Zaměstnanec výpravny je povinen vrátit zásilku, která nebude mít náleţitosti stanovené v odstavci 2. Zásilky zadané v EPD k vypravení, avšak fyzicky nepředané zaměstnancům výpravny budou po týdnu vyřazeny v EPD zpět příslušným útvarům jako neodeslané. 4. U dokumentů vypravených doporučeně s doručenkou sleduje sekretariát, který dokument vypravoval, vrácení adresátem podepsané doručenky. Vrácenou doručenku opatří podatelna razítkem s datem doručení a předá ji neprodleně do skříňky příslušného útvaru v podatelně. Vrácená doručenka se připojí ke stejnopisu vyřízení dokumentu, jejíţ doručení osvědčuje.

60

5. Vypravení zásilek prostřednictvím provozovatelů poštovních sluţeb se děje podle zásad stanovených zákonem o poštovních sluţbách. 6.

Odesílání soukromých zásilek prostřednictvím výpravny není přípustné.

7. Zásilku, kterou provozovatel poštovních sluţeb vrátil jako nedoručitelnou, poznamená výpravna jako vrácenou a předá ji útvaru, který ji vyřizoval. 8. K odeslání dokumentu, jehoţ doručení spěchá, je moţné pouţít telefaxu nebo elektronické pošty. K dokumentu se přiloţí potvrzení (výpis) o odeslání. 9. Neutajované dokumenty v digitální podobě doručované datovou schránkou předávají sekretariáty útvarů výpravně prostřednictvím EPD. Před předáním dokumentu k vypravení datovou schránkou je sekretariát útvaru povinen ověřit, zda datová schránka adresáta dokumentu existuje, resp. není znepřístupněna nebo zrušena. V případě, ţe sekretariát útvaru ověří existenci datové schránky adresáta dokumentu, postupuje dále při vypravení dokumentu v souladu s postupy a náleţitostmi při práci s EPD, které jsou uvedeny ve vlastní nápovědě EPD. Článek 17 Ukládání dokumentů 1. K ukládání dokumentů slouţí centrální spisovna, správní archiv specializované spisovny a datové úloţiště v EPD. 2. Do centrální spisovny se předávají věcně i formálně uzavřené neutajované dokumenty nejpozději do 30. června následujícího roku po době jejich vzniku, pokud není zvláštním předpisem nebo interní směrnicí stanoveno jinak. Předávání probíhá prostřednictvím sekretariátů útvarů po dohodě nebo na základě výzvy, kterou zaměstnanec centrální spisovny provádí nejméně jedenkrát za rok. 3. Dokumenty starší 5 let a veškeré dokumenty kabinetu ministra se ukládají přímo do správního archivu. 4. Předávané dokumenty musí být seřazeny podle let a v rámci jednoho roku podle čísel jednacích. Dokumenty se předávají bez kovových a umělohmotných součástí (sponky, rychlovazače apod.). 5. Před odevzdáním dokumentu k uloţení zpracovatel dokument (spis) prohlédne, zda je kompletní a zda obsahuje číslo jednací, čísla jednací připojených dokumentů, stručný záznam obsahu dokumentu (věc), jméno a podpis zpracovatele a vedoucího útvaru, poznámku „a. a.“, skartační znak a skartační lhůtu pro vyřazení dokumentu z centrální spisovny, resp. ze správního archivu. 6. Do karty dokumentu v EPD se poznamená skartační znak a jaká skartační lhůta byla dokumentu přidělena. 7.

Vyřízené dokumenty (spisy) soustřeďují zaměstnanci ve svých kancelářích.

61

8.

Dokumenty určené k uloţení se nesmějí ukládat do desek z měkčeného PVC.

9. S dokumenty je nutné zacházet tak, aby se netrhaly, nemačkaly a nešpinily. Objemnější dokumenty je nutné opatřit páskou, motouzem nebo obalem, podle potřeby sešít a provést očíslování listů. 10. Ztrátu dokumentu je zaměstnanec povinen ihned oznámit nadřízenému vedoucímu zaměstnanci, který rozhodne o případné rekonstrukci dokumentu. 11. Kaţdé rozdělení nebo sloučení spisu, nebo případné vynětí příloh, je třeba vyznačit na spisu a v protokolu v EPD. 12. Uloţené dokumenty půjčuje centrální spisovna a správní archiv na vyţádání proti podpisu na nezbytně dlouhou dobu. Zakládat a vyjímat dokumenty z centrální spisovny a ze správního archivu mohou jen určení pracovníci. 13. Ostatní písemný materiál (jako např. nadbytečné rozmnoţeniny, kopie dokumentů) obsahující jakoukoliv totoţnost vůči ministerstvu zaměstnanci sváţí do balíků, označí číslem útvaru a slovy "SKART" a odevzdají do správního archivu jako tzv. přímý skart. Zmíněná povinnost se nevztahuje na neidentifikovatelnou makulaturu, časopisy, noviny a knihy určené do sběru. Tento sběr je povoleno odkládat jen po předchozí dohodě s odborem hospodářské správy ve stanovenou dobu na vyznačených místech v jednotlivých budovách. 14. Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí článkem 7 tohoto řádu a zvláštním právním předpisem35 . 15. Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uţivatelsky vnímatelným způsobem, poznamená se tato skutečnost do poznámky v evidenci dokumentů, včetně čísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, do evidence dokumentů se zapíše slovo „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. Článek 18 Výstupní datové formáty 1. Výstupním datovým formátem dokumentů uvedených v odstavcích 2 aţ 5 se rozumí formáty stanovené v těchto odstavcích pro a) formát výstup z elektronického systému spisové sluţby, b) formát dokumentu ukládaného v datovém úloţišti, které je součástí elektronického systému spisové sluţby EPD c) formát pro přádávání do digitálního archivu. 2. Formát Portable Document Format/Archive (PDF/A, ISO 19005) se pouţije jako výstupní datový formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů. 3. Jako výstupní datové formáty statických obrazových dokumentů se pouţijí 35

§ 3 vyhlášky č.496/2004 Sb., o elektronických podatelnách a § 16 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podobnostech výkonu spisové sluţby.

62

a) formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948), b) formát Tagged Image File Format (TIFF, revize 6 – nekomprimovaný) nebo c) formát JPEG File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918). Jako výstupní datové formáty dynamických obrazových dokumentů se pouţijí video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818), b) video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172), nebo c) formát Graphics Interchange Format (GIF). 4. a)

Jako výstupní datové formáty zvukových dokumentů se pouţijí zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP2 (MPEG-1 Audio Layer 2), b) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP3 (MPEG-1 Audio Layer 3), nebo c) formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM). 5. a)

6. Pro výstup z elektronického systému spisové sluţby podle odst. 1 písm. a) lze současně pouţít také jiný datový formát. 7. Výstupním datovým formátem metadat, jimiţ jsou podle vyhlášky opatřovány dokumenty, se rozumí formát XML podle schématu XML, které je přílohou národního standardu pro elektronické systémy spisové sluţby. Článek 19 Konverze a převod dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak 1.

Konverzí36 se rozumí

a) úplné převedení dokumentu v analogové (listinné) podobě do dokumentu obsaţeného v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsaţený v datové zprávě“), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doloţky, nebo b) úplné převedení dokumentu obsaţeného v datové zprávě do dokumentu v analogové (listinné) podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doloţky. 2. Dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen „výstup“), má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehoţ převedením výstup vznikl (dále jen „vstup“). 3. Má-li být podle právního předpisu předloţen dokument v analogové (listinné) podobě správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl uţit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna předloţením jeho výstupu. 4.

Konverzi z moci úřední provádí ministerstvo pro výkon své působnosti.

36

§ 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů

63

5.

Převádění dokumentu37 v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě provádí ministerstvo postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny formátu.

6.

Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování nebo při převedení či změně formátu dokumentu a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení či změnu formátu dokumentu nezbytné, se nepovaţuje za porušení obsahu dokumentu.

7.

Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě ověří zaměstnanec ministerstva platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny formátu dokumentu v digitální podobě zaměstnanec ministerstva zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou formátu.

8.

Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří zaměstnanec ministerstva uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě, nebo svojí elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem.

9.

Při převedení dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě se převáděný dokument označí shodně s převedeným dokumentem a uloţí se v úloţišti převedených dokumentů; obdobně se postupuje při převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě s tím, ţe vzniklý dokument v analogové podobě se označí shodně s převáděným dokumentem tak, aby byla zajištěna jednoznačná vazba mezi těmito dokumenty a aby bylo moţné jejich zpětné dohledání; převáděný dokument v digitální podobě se uloţí v úloţišti převedených dokumentů.

10. Neprokáţe-li se opak, dokument v digitální podobě se povaţuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamţiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.

37

§ 69a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

64

Článek 20 Postup při provádění konverze 1. Při konverzi do dokumentu v listinné podobě zaměstnanec ministerstva provádějící konverzi a)

ověří platnost kvalifikovaného časového razítka vstupu38, je-li jím vstup opatřen,

b) ověří, ţe uznávaný elektronický podpis, kterým je podepsán vstup, nebo uznávaná elektronická značka, kterou je označen vstup, nebyly před okamţikem uvedeným v kvalifikovaném časovém razítku zneplatněny, c)

ověří platnost uznávaného elektronického podpisu nebo platnost uznávané elektronické značky.

2. Bezodkladně poté, kdy subjekt provádějící konverzi ověří shodu výstupu se vstupem a shoduje-li se výstup se vstupem, připojí k výstupu ověřovací doloţku. 3. Při konverzi do dokumentu obsaţeného v datové zprávě opatří subjekt, který konverzi provedl, výstup svou uznávanou elektronickou značkou nebo uznávaným elektronickým podpisem osoby, která konverzi provedla, a zajistí, aby byl výstup opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. 4.

Konverze se neprovádí

a)

je-li dokument v jiné neţ v listinné podobě či v podobě datové zprávy,

b) jde-li o dokument v listinné podobě, jehoţ jedinečnost nelze konverzí nahradit, zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou kníţku, sluţební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní kníţku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby, jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost, není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o - prvopis, - vidimovaný dokument, - opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo - stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu, e)

je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka,

f)

jde-li o dokument obsaţený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam.

5. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsaţených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. 38)

Zákon č. 227/2000 Sb., elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů.

65

Článek 21 Ověřovací doloţka konverze 1. Ověřovací doloţka konverze do dokumentu obsaţeného v datové zprávě je součástí výstupu a obsahuje a)

název útvaru ministerstva, který konverzi provedl,

b) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, c)

údaj o ověření toho, ţe obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu,

d) údaj o tom, z kolika listů se skládá vstup, e)

údaj o tom, zda vstup obsahuje vodoznak, reliéfní tisk nebo embossing, suchou pečeť nebo reliéfní raţbu, opticky variabilní prvek nebo jiný zajišťovací prvek,

f)

datum vyhotovení ověřovací doloţky,

g) jméno, případně jména, a příjmení osoby, která konverzi provedla. 2. Ověřovací doloţka konverze do dokumentu v listinné podobě je součástí výstupu a obsahuje a)

název útvaru ministerstva, který konverzi provedl,

b) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, c)

údaj o ověření toho, ţe obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu,

d) údaj o tom, z kolika listů se skládá výstup, e)

datum vyhotovení ověřovací doloţky,

f)

údaj o tom, zda byl vstup podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou uznávanou elektronickou značkou, číslo kvalifikovaného certifikátu, na němţ je uznávaný elektronický podpis zaloţen, nebo číslo kvalifikovaného systémového certifikátu, na němţ je uznávaná elektronická značka zaloţena, a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních sluţeb, který kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát vydal,

g) datum a čas uvedené v kvalifikovaném časovém razítku, číslo kvalifikovaného časového razítka a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních sluţeb, který kvalifikované časové razítko vydal, byl-li vstup kvalifikovaným časovým razítkem opatřen, h) otisk úředního razítka, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis osoby, která konverzi provedla.

66

Článek 22 Evidence provedených konverzí 1. Úvar ministerstva provádějící konverzi vede evidenci provedených konverzí. Záznam v evidenci obsahuje tyto údaje: a)

pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí,

b) datum provedení konverze, c)

konkrétní označení vstupu a datum jeho sepsání, je-li datum ve vstupu obsaţeno.

Údaje podle bodu 1 jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze.

2.

Článek 23 Závěrečná ustanovení 1. Za seznámení zaměstnanců s tímto řádem a za jeho dodrţování v rámci jednotlivých útvarů ministerstva odpovídají v okruhu své přímé řídící působnosti všichni vedoucí zaměstnanci ministerstva. 2. Kontrolu dodrţování tohoto řádu za oblast zpracování neutajovaných dokumentů provádí odbor hospodářské správy. 3. I/1.

Zrušuje se Spisový řád Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy č.j. 25153/2005-

4.

Tento Spisový řád nabývá účinnosti dnem podpisu.

V Praze dne 11. prosince 2009

Miroslava KOPICOVÁ, v.r ministryně školství, mládeţe a tělovýchovy

67

Příloha č. 4 Příkaz ministra č. 50/2011 (včetně jeho příloh) Celkem 7 stran

68

69

70

71

72

73

74

75

Příloha č. 5 Příkaz ministra č. 48/2011 celkem 3 strany

76

77

78

79

Příloha č. 6 Některé vzory pouţívaných referátníků celkem 4 strany

80

MINISTERSTVO ŠKOLSTVÍ, MLÁDEŢE A TĚLOVÝCHOVY číslo:

Označení

Oddělení a odbor:

spěšnosti spisu ........................ důvěrnosti

Referent Telefon 2348

linka

Reprodukční lhůta:

Datum: Referent obdrţel dne : Od:

Zároveň se vyřizují spisy č.

Věc: Dřívější spisy:

Pozdější spisy:

D o s p i s u n a h l é d n e: před vypravením:

po vypravení:

1) 2) 3) 4)

1. zpět ref.

Spisovna:

Výpravna: D O P O R U Č E N Ě !!!

Datum přijetí:

Došlo: ........................................................

Popis spisu:

Opsal: ........................................................

Spisový znak:

Srovnal: ......................................................

Skartační znak a lhůta: S 5 Vypraveno: ................................................. Příloha (váha)

81

Záznam: Záznam o jednané věci, popř. shrnutí podání.

Vyřízení: komu zde Text vyřízení

V Praze dne

2012 podpis VO, ŘO nebo NM nebo M

82

Ministerstvo školství,

spěšnosti Označení ------------------ spisu --------------------důvěrnosti

mládeže a tělovýchovy Karmelitská 7, 118 12 Praha 1 Číslo jednací:

Oddělení a odbor:

MSMT-xxxx/2012-13 Datum ---------------------------Došlo

Od

Referent: Telefon: Reprodukční lhůta:

č.

Zároveň se vyřizují spisy č.

EPD/nebo vypsat odesilatele dopisu

...... (musí souhlasit s EPD)

Věc:

klapka:

Dřívější spisy:

Pozdější spisy:

Do spisu nahlédne: Před vypravením:

Po vypravení:

1. 2. 3. 4.

Spisovna:

Výpravna:

Datum přijetí:

Došlo: Opsal:

Popis spisu:

Srovnal: Spisový znak: Vypraveno: Skartační znak a lhůta:

Příloha (váha):

Záznam: 83

stručný stav věci (vyjádření zdůvodnění za správnost, úplnost a soulad s platnou legislativou odpovídá: všechny osoby uvedené na čelní straně referátníku)

datum:

Podpis referenta:

Vyřízení: TEXT VYŘÍZENÍ případně rozdělovník se všemi adresami

Datum:

podpis VO, ŘO nebo NM nebo M

Do spisu musí být vložen buď podepsaný stejnopis nebo druhý originál.

84

Příloha č. 7 Výpočty provedené v rámci auditu z roku 2010 celkem 1 strana

85

86

Příloha č. 8 Výsledky zjištěné z analýzy, kterou provedlo oddělení informačních a komunikačních technologií celkem 1 strana

87

88

Příloha č. 9 Popis rolí v EPD [5] celkem 2 strany

89

90

91

Příloha č. 10 Tabulka s provedeným výzkumem celkem 2 strany formátu A3

92

93

94