2009

kimta farms I laitl Oflicc

SURAT KEPUTUSAN DIREKSI PT. Kl MIA FARMA (PERSERO) Tbk NOMOR: KEP.15/HUK/VII/2009 TENTANCi PETUNJUK PELAKSANAAN (JUKLAK) PENGADAAN BARANG DAN JASA PT. KIMIA FARMA (Pi; RSERO) Tbk

DIREKSI PT. KIMIA FARMA (PERSERO) Tbk

MENIMBANG

a. bahwa sehubungan dengan telah diterbitkannya Peraturan Menteri Negara Badan U:; aha Milik Negara No.PER-5/MBU/2008 tanggal 3 September 2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara, dipandang peilu untuk dilakukan penyempurnaan terhadap Surat Keputusan Direksi No.KEP. 31A/HUK/VIII/2006 tanggal 15 Agustus 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Pengadaan Barang dan Jasa PT. Kimia Farma (Persero) Tbk dan Surat Keputusan Diruksi No.KEP.32A/HUK/IX/2006 tanggal 29 September 2006 dan No.KEP.33A/HUK/XI/2006 tanggal 24 Nopember 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Pengadaan Barang dan Jasa Promosi agar sejalan dengan PER5/MBU/2008 tanggal 3 Se )tember 2008; b. bahwa untuk maksud torsebut dalam huruf a diatas, perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan Direksi tentang Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Pengadaan Barang dan Jasa PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.;

MENGINGAT

1. Undang-Undang No. 19 T;; shun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara; 2. Undang-Undang No.40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terba'tas; 3. Keputusan Menteri Badar Usaha Milik Negara No.KEP-117/MMBU/2002 Tentang Pe nerapan Praktek Good Corporate Governance pada Badan Isaha Milik Negara (BUMN); 4. Peraturan Menteri Negara BUMN No.PER-S/MBU/2008 tanggal 3 September 2008 tentar ig Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Ja 53 BUMN; 5. Anggaran DasarPT. Kimia Farma (Persero) Tbk; 6. Risalah Rapat Direksi terta iggal 16 Desember 2008; ^j \. Vcierin No.9 Juluirui 1 0 1 10. Indonesia 1'OIJox 1204/JKT Telp 62 2 1 3457708

7. Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham tanggal 4 Juni 2009 tentang Pengukuhan Perrberlakuan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negaru No. PER-05/MBU/2008 tertanggal 3 September 2008 tentarg Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Ja ;a Badan Usaha Milik Negara sebagai acuan Direksi dalam memitapkan tata cara pengadaan barang dan jasa perseroan; MEMUTUSKAU:

MENETAPKAN

:

SURAT KEPUTUSAN DIRIIiKSI PT. KIMIA FARMA (PERSERO) Tbk TENTANG PETUMJUK PELAKSANAAN (JUKLAK) PENGADAAN BARANG DAN JASA PT. KIMIA FARMA (PERSERO) Tbk. BAB I KETENTUAN UM JM

Pasal 1 Pengertian lstil<;h Dalam Surat Keputusan ini yang dimaksud dengan : 1. Perseroan adalah PT. Kimia Farma (Persero) Tbl;. 2. Direksi adalah Direksi Perseroan yang terdiri dari Direktur Utama dan para Direktur. 3. Pengadaan Barang dan Jasa Perseroan adal; h kegiatan pengadaan Barang dan Jasa baik yang dilaksanakan secara swakelola naupun oleh Penyedia Barang dan Jasa. 4. Pengelola Barang dan Jasa adalah Direksi sebagai pemilik pekerjaan: yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan t:arang dan jasa. 5. Pengguna Barang dan Jasa adalah Unit Barang dan Jasa.

yang membutuhkan/berkepentingan atas

6. Penyedia Barang dan Jasa adalah badan usaha, ermasuk Badan Usaha Milik Negara (BUMN), badan hukum atau orang perseorangan y;; ng kegiatan usahanya menyediakan Barang dan Jasa atau layanan jasa. 7. Penyedia Barang dan Jasa Promosi yang kegiatan usahanya menyediakan bekerjasama dengan media elektronik koran, dll) untuk mengiklankan produk

adalah bacan usaha atau orang perseorangan Barang/laynnan Jasa Promosi dan atau yang (televisi, rac'io, dll) dan media cetak (majalah, Kimia Farma.

8. Panitia Pengadaan adalah Tim yang diangkat ole i Direktur Umum dan SDM dengan jumlah gasal untuk melaksanakan pemilihan penyedia Barang dan Jasa, yang terdiri dari ketua, sekretaris dan minimal 3 (tiga) anggo:a, untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa, dengan masa kerja maksimal 1 tahun. - /

9. Pejabat Pengadaan adalah Manager terkait ^ang diberi tugas dan wewenang untuk melaksanakan pengadaan Barang dan Jasa melalui Pembelian Langsung atau Swakelola, dimana Manager Umum untuk Febutuhan operasional Kantor Pusat Perseroan, Manager IT untuk kebutuhan Software/Hardware IT, Manager Plant untuk kebutuhan operasional Plant, Marketing Planning & Service Manager untuk kebutuhan Promosi dan Manager Pengadaan untuk kebutihan Barang Produksi. 10. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk d;;n uraian yang meliputi: a. Barang Produksi yaitu Produk Jadi (berupa Dbat dan/atau alat kesehatan) dan/atau Barang yang dibeli untuk diproses menjadi produk jadi, yang terdiri dari bahan baku aktif, bahan baku tambahan, produk setenga i jadi dan bahan pengemas; b. Barang bukan barang Produksi yaitu Barang untuk kebutuhan operasional Perseroan baik untuk kegiatan Promosi mauoun kebutuhan kantor; c. Barang Investasi yaitu Barang yang dikategorikan sebagai investasi /modal sebagaimana diatur dalam ketentuan Persercan; 11. Jasa Pemborongan adalah layanan pekerjaan f elaksanaan konstruksi atau wujud fisik lainnya yang perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan oleh Perseroan. 12. Jasa Konsultasi adalah layanan Jasa professional dalam berbagai bidang yang meliputi Jasa perencanaan konstruksi, Jasa pengawasan konstruksi, dan Jasa pelayanan profesi lainnya, dengan hasil pekerj;;an dalam bentuk piranti lunak yang disusun secara sistematis berdasarkan kera igka acuan kerja yang ditetapkan Perseroan. 13. Jasa lain adalah segala pekerjaan dan/atau [:enyedia jasa selain Jasa konstruksi, pemborongan dan pemasokan barang untuk dirrumfaatkan oleh Perseroan. 14. Barang dan Jasa Spesifik adalah Barang d;;n Jasa yang karena sifat/tuntutan teknisnya dan/atau karena telah distandarkan, ticak dapat digantikan oleh Barang dan Jasa lain sehingga hanya dapat dipenuhi oleh Pe lyedia Barang dan Jasa tertentu atau jenis pekerjaan tertentu yang hanya dapat dihksanakan/diproduksi/dihasilkan oleh Penyedia Barang dan Jasa Tertentu. 15. Barang Promosi adalah setiap benda dalam berbagai bentuk dan uraian, baik berwujud maupun tidak berwujud, baik bergeiak maupun tidak bergerak, dapat dihabiskan maupun tidak dapat dihabiskan yang dapat digunakan atau dimanfaatkan untuk menunjang kegiatan Promosi produk
19. Above The Line (ATL) adalah pemasangan ikl;; n melalui media elektronik (Radio, TV), Media luar ruang (Carvanel, Trans Ad/lklan nobil keliling, Balon Udara, Giant TV, Billboard), Media Cetak (Koran, Majalah, Tabloic). 20. Placement adalah penempatan/pemasangan ditayangkan pada media BTL dan ATL.

Barang dan Jasa

Promosi

untuk

21. Marketing Manager Lini Produk adalah Pejabat Perseroan yang bertanggung jawab atas kegiatan Promosi produk KF. 22. Integrated Marketing Communication (IMC) adalah aktivitas komunikasi Promosi yang terpadu antara ATL dan BTL. 23. Production House adalah Badan Usaha atau Perorangan yang kegiatan usahanya memproduksi film, iklan atau sejenisnya. 24. Agency Fee adalah imbalan Jasa yang diberik an kepada agency atas penyelesaian suatu kegiatan. 25. Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan (RKAP) adalah pedoman kerja dan anggaran Perseroan yang disyahkan oleh Dewan Komisaris. 26. Prakualifikasi adalah proses penetapan calon Penyedia Barang dan Jasa melalui penilaian kemampuan usaha serta pemenuhar persyaratan teknis/administrasi dari Penyedia Barang dan Jasa dimana penilaian dilakukan sebelum dilakukan proses pengadaan/pemasukan penawaran. 27.Pascakualifikasi adalah proses penetapan calon Penyedia Barang dan Jasa melalui penilaian kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan teknis/administrasi dari Penyedia Barang dan Jasa dimana penilaiar dilakukan pada saat pemasukan penawaran. 28.Swakelola adalah tata cara pengadaan Barang dan Jasa yang telah memenuhi persyaratan materiality dan spesifikasi Barang clan Jasa dimana proses pengadaan Barang dan Jasa tersebut direncanakan, dikerjakan bersama oleh tenaga kerja Perseroan dan tenaga , kerja pihak III dengan peng awasan Manager tekait. 29.Pembelian Langsung adalah tata cara pengac'aan Barang dan Jasa, yang telah memenuhi kriteria materiality dan Barang dan Jasa tersedia di pasaran (toko eceran/grosir/agen) dan/atau pengusaha kecil/koperasi dengan harga pasar. 30. Penunjukan Langsung adalah tata cara pengadaan Barang dan Jasa yang telah memenuhi kriteria materiality dan spesifikasi Baraig dan Jasa dengan menunjuk satu Penyedia Barang dan Jasa atau melalui beauty contest yang memenuhi persyaratan teknis/administrasi serta dilakukan negosiasi harg a. 31.Pemilihan Langsung adalah tata cara pengaclaan Barang dan Jasa yang telah memenuhi kriteria materiality dan spesifikasi Barung dan Jasa dengan memilih dari beberapa penawaran Penyedia Barang dan Jasa /ang memenuhi persyaratan teknis/ administrasi serta dilakukan negosiasi harga.

b. Mempunyai hubungan kerterikatan Barang Modal berupa Keuangan, Peralatan dan Tenaga Kerja, atai. c. Diwakili secara resmi oleh pihak/c rang yang sama sehubungan dengan Pengadaan Barang dan Jasa ini, atau d. Mempunyai hubungan satu saria lain yang secara langsung atau melalui pihak ketiga yang dapat mempengaruhi keputusan Penyedia Barang dan Jasa lain pada pros as Pengadaan Barang dan Jasa ini, atau e. Telah berpartisipasi sebagai konsultan dalam persiapan perencanaan atau spesifikasi teknis dari Baran 3 dan Jasa dan berhubungan dengan pelayanan yang menjadi subyek dari Pengadaan Barang dan Jasa. 44.Pakta Intergritas adalah penyataan yang ditanca tangani oleh Pengelola Barang dan Jasa, Panitia Pengadaan, Pejabat Pengadaan serta Penyedia Barang dan Jasa yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukar kolusi, korupsi dan nepotisme (KKN) dalam kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa. Pasal 2 Maksud dan tuju an ty•«<• ^ ».•••<=Maksud dan tujuan diberlakukannya Surat Keputusan ini adalah untuk mengatur pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa agar dilakuhan secara efisien,efektif, kompetitif, transparan, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel dengan mengacu pada azas manfaat dan prinsip Good Corporate Governance serta dapat dipertanggung jawabkan : a. efisien, berarti pengadaan Barang dan Jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertangung jawabkan; b. efektif, berarti pengadaan Barang dan Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yan:j sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan; c. kompetitif, berarti pengadaan Barang dan Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara Penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan; d. transparan, berarti semua ketentuan dan informa;:;i mengenai pengadaan Barang dan Jasa, termasuk syarat teknis adminitrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia Barang dan. Jasa, sifanya terbuka bagi peserta Penyedia Barang dan Jasa yang berminat; e. adil & wajar, berarti memberikan perlakukan yanrj sama bagi semua calon Penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi syarat; f. akuntabel, berarti harus mencapai sasaran d;; n dapat dipertanggung sehingga menjauhakn dari potensi penyalah gunaar & penyimpangan;

jawabkan

g. Pemberlakuan petunjuk pelaksanaan pengadaan fi arang dan Jasa ini diharapkan tidak terjadi hal hal sebagai berikut: Ow

6

i. ii. iii. iv.

Pengadaan Barang dan Jasa fiktif Pengaturan proses pemilihan Penyedia Baranci dan Jasa Harga pengadaan Barang dan Jasa di mark-u[: Kuantitas Barang dan Jasa tidak sesuai dergan yang dibayarkan dalam kontrak maupun kebutuhan v. Kualitas Barang dan Jasa tidak sesuai dengan yang dibayarkan dalam kontrak maupun kebutuhan vi. Keterlambatan penyelesaian / penyerahan pek srjaan pengadaan Barang dan Jasa. vii. Hasil pengadaan Barang dan Jasa tidak bernanfaat/tidak dimanfaatkan (misalnya berlebihan, tidak sesuai kebutuhan, mutu rendah, rusak) Pasal 3 Jenis Barang dan.lasa

\-«-~\ y-p

Jenis Barang dan Jasa, meliputi : 1. Barang Produksi meliputi: a. Produk jadi (obat dan/atau alat kesehatan); b. Bahan baku aktif, bahan baku tambahan; c. Produk setengah jadi; d. Bahan Pengemas. 2. Barang Bukan Barang Produksi meliputi : a. Barang untuk Kegiatan Promosi: 1) Gimmicks 2) Media eksternal (Billboard, Poster, Spanduk, Umbul Umbul Brosur, dll) b. Barang 1) 2) 3)

untuk kegiatan Operasional : Kebutuhan kantor /IT Kebutuhan penelitian dan pengembanga i Kebutuhan pemeliharaan

c. Barang Investasi: 1) Tanah 2) Bangunan/Gedung 3) Mesin/Peralatan Pabrik 4) Kendaraan 5) Peralatan Kantor 3. Jasa meliputi : a. Jasa untuk kegiatan Promosi : 1) Jasa placement TV, Radio, Media Cetak , serla Media Masa lainnya 2) Jasa Sales Promotion Girls (SPG), Merchandiser 3) Jasa kreatifitas iklan, desain. 4) Jasa event promotion/pameran.

• la,

b. Jasa Investasi 1) Jasa Pemborongan Kontruksi 2) Jasa Pemborongan Pengeboran 3) Jasa Pemborongan Piranti Lunak IT 4) Jasa Konsultasi Perencanaan Konstruksi 5) Jasa Konsultasi Pengawasan Konstruksi

W

4. Jasa lain untuk keperluan Perusahaan, antara lain : 1) Jasa Teknik 2) Jasa instalasi / Pemasangan 3) Jasa Perawatan/Pemeliharaan/Perbaikar 4) Jasa Keuangan/manajemen/hukum 5) Jasa Pengangkutan/Pengiriman/ekspedis; i 6) Jasa Penelitian. 7) Jasa Pelaksanaan Proses Produksi (Mak on) 8) Jasa Layanan kesehatan 9) Jasa berkaitan dengan teknologi tinggi 10) Jasa komunikasi. .5 vo ••"»- = v-«Pasal 4 Pelaksanaan Peng Jdaan 1. Pengadaan Barang Produksi dilaksanakan oleh : a. Manager Pengadaan atau; b. Bagian Pengadaan Plant, yang spesifikasinya disetujui oleh Direktur Produksi 2. Pengadaan Barang Bukan Barang Produksi dan J:jsa, dilakukan oleh : a. Panitia Pengadaan untuk pengadaan yanc: dilaksanakan melalui Penunjukan Langsung, Pemilihan Langsung dan Pelelanga i atau; b. Manager terkait yaitu Manager Plant untuk keoutuhan Plant, Manager Umum untuk kebutuhan operasinal Perusahan, Manager IT untuk kebutuhan Software/Hardware IT, Marketing Planning & Service Manager untuk kebutuhan Promosi, untuk pengadaan yang dilaksanakan melalui Pembel'an Langsung atau Swakelola. Pasal 5 Pembiayaan Proses Pei gadaan 1 Pada setiap tahapan proses pengadaan pejabat/pa litia pengadaan dilarang membebani atau memungut biaya apapun kepada Penyedi;; Barang dan Jasa, kecuali biaya penggandaan dokumen pengadaan. 2 Biaya yang ditimbulkan dari kegiatan Pengadaan/kepanitian menjadi beban Perseroan dan seluruh pendapatan yang diperoleh dalam )roses pengadaan disetor ke kas Perseroan. BAB II PENGADAAN BARANG PKODUKSI

Pasal 6 Pengadaan Barang Produksi 1. Pengadaan Barang Produksi kebutuhan Perseroan dapat dilaksanakan secara lokal (pembelian lokal) atau impor (pembelian impor). 2. Dalam rangka mengutamakan sinergi antar BUMN dan/atau Anak Perusahaan, maka Penyedia Barang Produksi adalah BUMN dan/atau anak perusahaan sepanjang Barang Produksi yang dibutuhkan merupakan hasil produks atau layanan dari BUMN dan/atau Anak Perusahaan dimaksud, dengan ketentuari apabila BUMN dan/atau anak perusahaan yang memproduksi atau memberi pel;;yanan yang dibutuhkan lebih dari satu, maka harus dilakukan pemilihan langsung terhadap BUMN dan/atau anak perusahaan tersebut.

3. Pengadaan lokal maupun impor dilaksanakan ;etelah Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB) dari Unit Kerja disetujui oleh Direkur Produksi, khusus pengadaan diatas 1 juta USD atau kontrak/pengadaan jangka panjang setelah adanya Persetujuan Direksi. 4. Perikatan pengadaan dengan pemasok dapat dilaKukan melalui Surat Pesanan dan/atau Kontrak. 5. Surat Pesanan dan/atau Kontrak dibuat setela i dilakukan evaluasi pemasok/calon Penyedia Barang/Jasa yang paling menguntungl
BAB PENGADAAN BARANG BUKAN BARANG PRODUKSI DAN JASA Pasal 7 Tata Cara Pemilihan Penyedia Barang Bukan Barang Produksi dan Jasa 1. Tata cara Pemilihan Penyedia Barang Bukan Barar g Produksi dan Jasa, meliputi : a. b. c. d. e.

Swakelola Pembelian langsung Penunjukan langsung Pemilihan langsung Pelelangan Terbuka dan Terbatas

yang mekanismenya untuk masing-masing tata cara pemilihan terlampir (lampiran 1 dan 2)

sebagaimana

2. Penetapan tata cara pemilihan Penyedia Baranc Bukan Barang Produksi dan Jasa didasarkan pada nilai materiality dan spesifikasi Ba;ang dan Jasa :

No 1

Cara Pengadaan Swakelola

Nilai Sampai dengan Rp.100 juta

Persyaratan Te cnis Dari segi s fat, lokasi, pembiayaan dan kepraktisan/resiko tidak perlu dilakukan secara menyeluruh oleh Penyedia Barang dan Jasa.

2

Pembelian Langsung

3

Penunjukan Langsung

4

Pemilihan Langsung

Sampai dengan Tersedia di pasaran (Toko eceran/grosir/agen) Rp.lOOjuta dan/atau pengusaha kecil/ koperasi dengan harga pasar. Diatas Rp.100 1. Barang clan Jasa yang dibutuhkan hanya juta diproduks /dijual oleh satu pabrikan/agen/ BUMN/BLMD/Lembaga Pendidikan Pemerinta h/Riset Pemerintah/Anak Perusahaan BUMN/BUMD atau bersifat Barang dan Jasa spesifik atau; 2. Barang d;;m Jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order) atau yang sama dengan yang telah dilaksanakan sebelumnya melalui pamilihan langsung/pelelangan dan setelah clilakukan evaluasi teknis maupun biaya sehngga penunjukan tersebut dapat menguntur gkan Perseroan atau; 3. Barang dai Jasa lanjutan yang secara teknis merupakar satu kesatuan, yang sifatnya tidak dapat di >ecah-pecah dengan pekerjaan sebelumnya atau; 4. Barang dan Jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama peiseroan dan tidak dapat ditunda keberadaannya (business critical asset ) atau, 5. Barang dan Jasa yang bersifat knowledge intensive rlimana untuk menggunakan dan memelihan; produk tersebut membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari Penyedia Barang dari Jasa atau; 6. Barang dar Jasa yang dimiliki oleh pemegang Hak Atas <ekayaan Intelektual (HAKI) atau yang memirki jaminan (warranty) dari original equipment manufacture atau; 7. Setelah dilakukan pemilihan lansung atau pelelangan 2 (dua) kali, tetapi gagal menetapkar pemenang; 8. Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat dan aset strategis perusahaan 9. Penanganan darurat akibat bencana alam, baik yang bersifa: lokal maupun nasional. Diatas Rp.100 juta s/d Rp.5 milyar

1. Tidak memnnuhi salah satu persyaratan penunjukan langsung diatas atau; 2. Barang dan .. asa yang merupakan produk/jasa dari beberapa BUMN/BUMD/Lembaga Pendidikan Femerintah/Riset Pemerintah/Anak Perusahaan BUMN/BUMD, dengan nilai pengadaan B;;rang dan Jasa tidak terbatas j

Pelelangan Terbatas

Diatas Rp. 5 milyar

I.Tidak m ?menuhi persyaratan penunjukan langsung can pemilihan langsung ; atau 2. Barang dan Jasa yang bersifat khusus/terbatas dan/atau hanya dapat dipenuhi oleh beberapa/tsrbatas Penyedia Barang dan Jasa, antara lain Pengeboran Sumur, Instalasi AHU, Bangunan DPOB.

Pelelangan Terbuka

Diatas Rp. 5 milyar

LTidak memenuhi persyaratan penunjukan langsung dan pemilihan langsung serta pelelangan terbatas; 2. Barang daii Jasa yang dapat dipenuhi oleh banyak Peryedia Barang dan Jasa.

Pasal 8 Tugas dan Wewenang Pengelola Bararui Bukan Barang Produksi dan Jasa 1.Tugas dan wewenang Pengelola Barang dan Jasa dalam pengadaan Barang bukan Barang Produksi dan Jasa adalah: a. Menetapkan perencanaan pengadaan Barang dan Jasa; b. Memberikan persetujuan ijin prinsip Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa; c. Menetapkan dan mensyahkan Dokumen Pengadaan (RKS/TOR); d. Menetapkan dan mensyahkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS); e. Menetapkan Pemenang dan Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa; f. Menerima sanggahan dan menyampaikan koputusan atas sanggahan; g. Menandatangani kontrak dengan pihak Pen;, edia Barang dan Jasa; dengan ketentuan : 1) Nilai pengadaan diatas Rp. 100 juta s/Rp. 5 nilyar oleh Direktur Umum & SDM. 2) Nilai Pengadaan diatas Rp. 5 milyar oleh Direktur Umum & SDM, setelah ada Persetujuan Direksi. 2 Pengelola Barang dan Jasa bertanggung jawab d;;ri segi administrasi, fisik, keuangan, dan fungsional atas pengadaan Barang dan Jasa ya ig dilaksanakannya. 3 Pengelola Barang dan Jasa dalam rangka menguta nakan sinergi antar BUMN dan/atau Anak Perusahaan, maka Penyedia Barang dan Jasa adalah BUMN dan/atau anak perusahaan sepanjang Barang dan Jasa yang dibuti. hkan merupakan hasil produksi atau layanan dari BUMN dan/atau Anak Perusahaan dimaksud, dengan ketentuan apabila BUMN dan/atau anak perusahaan yang memproduksi atau memberi pelayanan yang dibutuhkan lebih dari satu, maka harus dilakukan pemilihan langsung terhadap BUMN dan/atau anak perusahaan tersebut. 4 Pengelola Barang dan Jasa harus membuat daftar rekam jejak (track record) Penyedia Barang dan Jasa, sehingga : a. Pengadaan Barang dan Jasa yang strategis dar/atau material dapat menggunakan daftar tersebut sebagai prioritas pada Penyedia E;arang dan Jasa yang telah memiliki rekam jejak teruji. b. Perseroan dapat memanfaatkan daftar yang ada pada BUMN lain untuk Penyedian Barang dan Jasa untuk menghindari penggunaen Penyedia Barang dan Jasa yang masuk dalam blacklist.

1

5 Pengelola Barang dan Jasa harus membuat kriteria dan/atau persyaratan yang adi! dan wajar sesuai dengan kebutuhan Perseroan i-.erta untuk tidak mengarahkan dan memenangkan pihak tertentu. 6 Sebagai penerapan dari prinsip tata kelola Perseroan yang baik, Direksi meiaporkan kepada Dewan Komisaris mengenai proses da i hasil pengadaan Barang dan Jasa tertentu yang bersifat substansial (bukan ben;ifat rutin). Barang da Jasa yang substansial ditentukan oleh Direksi dengan persetujuan Dewan Komisaris 7 Dalam hal pengadaan jangka panjang atau multi - year , Pengelola Barang dan Jasa perlu membuat formula penyesuaian harga tertentu (price adjusment) baik untuk kenaikan maupun penurunan yang disesuaikan d ?ngan kondisi pasar dan best practice yang berlaku. Pasal 9 Tugas dan Wewenang Panilia Pengadaan LMenandatangani Pakta Integritas; 2. Menyusun jadwal dan lokasi pengadaan; 3. Menyusun Dokumen Pengadaan (Rencana Keija & Syarat Syarat (RKS)/Term of Reference (TOR) serta telahaan/analisa tata csra pengadaan untuk ditetapkan dan disyahkan oleh Direktur Umum & SDM; 4. Menyusun HPS untuk ditetapkan dan disyahkan oh; h Direktur Umum & SDM; 5. Melaksanakan proses pengadaan yang meliputi menilai kualifikasi penyedia melalui pascakualifikasi atau prakualifikasi; 6. Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk; 7. Mengusulkan Galon Pemenang 8. Mengumumkan Pemenang; 9. Membuat laporan tertulis mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang dan Jasa kepada Direktur Umumdan SDM ; 10.Tugas dan tanggung jawab Panitia Pengadan berakhir setelah Penyedia Barang dan Jasa menetapkan pemenang dan telah diterbitkannya Kontrak Pengadaan. Pasal 10 Persyaratan Penyedia Barang dan Jasa LPerusahaannya tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam keadaan pailit kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan,dan/at;lu Direksi yang bertindak untuk dan atas nama Perusahaan tidak sedang dalam menjalaii sanksi pidana; 2. Sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban |::erpajakan tahun terakhir, dibuktikan dengan melampirkan fotocopy bukti tanda terima jpenyampaian Surat Pajak Tahunan (SPT) Pajak Penghasilan (PPh) , dan fotocopy Surat Setoran Pajak (SSP) PPh Pasal 29 tahun terakhir; /v, 19

3. Memiliki Sumber Daya Manusia, modal, peralatan, dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan Barang dan Jasa; 4. Tidak mempunyai benturan kepentingan/hubungan afiliasi dengan Penyedia Barang dan Jasa lain yang ada dalam satu proses pengad aan; 5. Menandatangani Pakta Integritas; 6. Telah lulus proses prakualifikasi atau pascakualifi
Pasal 11 Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 1 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) hanya dibuat untuk pengadaan Barang dan Jasa dengan nilai diatas Rp. 100 juta; 2 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dihitung dengan cermat dan akurat berdasarkan data yang dapat dipertanggung jawabkan; 3 HPS disusun dan ditandatangani oleh seluruh anggota ditetapkan dan disyahkan oleh Direktur Umum & Si DM;

Panitia Pengadaan

dan

4 HPS digunakan untuk menilai kewajaran harga penawaran termasuk rinciannya dan untuk menetapkan besaran nilai jaminan penavraran serta untuk negosiasi dalam klarifikasi dan negosiasi; 5 Nilai total HPS terbuka dan tidak bersifat rahasia, n;; mun rinciannya bersifat rahasia. BAB IV Surat Perintah Kerja/Kontrak Pengadaan Ba ang Bukan Barang Produksi dan Jasa

Pasal 12 Surat Perintah Kerja/Ksntrak 1. Surat Perintah Kerja (SPK) dibuat untuk perikatan |: engadaan Barang dan Jasa dengan nilai sampai dengan Rp. 100 juta, kecuali urtuk pembelian langsung ke Toko Eceran/agen/grosir dan koperasi cukup dengan Bon Pembelian/Kwitansi; 2. Kontrak dibuat untuk perikatan pengadaan Barang dan Jasa dengan nilai diatas Rp.100 juta; 3. Kontrak pengadaan Barang dan Jasa sekurang-kur;; ngnya memuat ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a. Para pihak yang menanda tangani kontrak yang neliputi nama, jabatan, alamat; b. Pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas mengenai jenis dan jumlah Barang dan Jasa yang diperjanjikan; c. Jangka waktu pekerjaan; d. Hak dan kewajiban para pihak yang terkait didalam Kontrak; e. Nilai atau harga kontrak pekerjaan, serta syarat-svarat pembayaran;

f. Persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas can terinci; g. Tempat dan jangka waktu penyelesaian/penye ~ahan dengan disertai jadwal waktu penyelesaian/penyerahan yang pasti serta sya 'at-syarat penyerahannya; h. Jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksana can, berupa masa pemeliharaan atau masa garansi; i. Ketentuan mengenai pemutusan kontrak secara sepihak dan terjadinya kegagalan dalam pelaksanaan pekerjaan; j. Ketentuan mengenai perlindungan tenaga kerji; ; k. Ketentuan mengenai keadaan memaksa; I. Ketentuan mengenai bentuk dan tangung jawab ganguan lingkungan; m. Sanksi dalam hal para pihak tidak memenuhi kowajibannya; n. Penyelesaian perselisihan. 4. Sebelum Kontrak dibuat dapat diterbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) sebagai landasan dimulainya pekerjaan. SPMK sekurang kurangnya memuat ketentuan ketentuan sebagai berikut : a. Para pihak yang menanda tangani SPMK yang neliputi nama, jabatan, alamat b. Pokok pekerjaan yang diperjanjikan mengenai jenis dan jumlah Barang dan Jasa. c. Jangka waktu pekerjaan d. Nilai atau harga pekerjaan. 5. Kewenangan penandatanganan SPK/ SPMK/Kontmk pengadaan Barang dan Jasa : a. Nilai pengadaan s/dRp100juta oleh Managei Terkait; b. Nilai pengadaan diatas Rp. 100 juta oleh Directur Umum & SDM. 6. Apabila Direktur sebagaimana dimaksud ayat 5 ciatas berhalangan, maka perjanjianperjanjian dapat ditanda tangani oleh Direktur yang lain dan secara bersama-sama bertindak sebagai Pengganti Sementara (Pgs) Dire!' tur yang bersangkutan. 7. SPMK dibuat selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak diterbitkannya surat keputusan penetapan pemencmg Penyedia Barang dan Jasa. 8. Para pihak menanda tangani Kontrak selambat-lasnbatnya 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak diterbitkannya SPMK atau surat keputusan penetapan sebagai pemenang Penyedia Barang dan Jasa (apabila langsung dnuat kontrak) dan setelah Penyedia Barang dan Jasa menyerahkan surat Jaminan pelaksanaan. Pasal 13 Besaran Surat Jaminan 1. Jaminan Penawaran sebesar 2% (dua prosen) dari Nilai HPS, dan diberlakukan untuk pengadaan Barang/Jasa dengan nilai diatas Rp. 5(0 juta. 2. Jaminan Uang Muka diperlukan apabila adanya penbayaran uang muka : a. Maksimal Sebesar 30% (tiga puluh prosen) dari nilai kontrak untuk pengusaha kecil. b. Maksimal Sebesar 20% (dua puluh prosen) dari rilai kontrak untuk pengusaha non kecil. 3. Jaminan Pelaksanaan sebesar 5%_(lima prosen L-darL-Qilai kontrak, kecualLapabija jejawaran dan Por>yod4aJdaxajnaj&3jx^ (dela_pan puluh prosen) HPSjjriaka Jaminan pelaksanaan dihitung minimal sebesar 5% (lima prosen) aa7T8D%~(delapan puluh prosen) HPS, dan diberlaf.ukan untuk pengadaan Barang dan Jasa dengan nilai diatas Rp. 500 juta. ~ 14

*

Pasal 14 Perubahan Ko itrak 1. Perubahan kontrak dilakukan sesuai kesepaka an Pengelola Barang dan Jasa dan Penyedia Barang dan Jasa (Para Pihak) apabila terjadi perubahan lingkup pekerjaan, metode kerja atau waktu pelaksanaan, sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Apabila terjadi pekerjaan tambah dan atau perubahan desain/spesifikasi nilainya tidak melebihi 10% (sepuluh prosen) dari Nilai Kontrak s smula.

Pasal 15 Penghentian dan Pemutuji an Kontrak 1. Penghentian kontrak dilakukan bilamana terjadi iial-hal di luar kekuasaan para pihak untuk melaksanakan kewajiban yang ditentukan dulam kontrak, (keadaan force majeur), atau keadaan yang ditetapkan dalam kontrak. 2. Pemutusan kontrak dapat dilakukan jika parai pihak cidera janji dan/atau tidak memenuhi kewajiban dan tanggung jawabnya sebiigaimana diaturdi dalam kontrak. 3. Pemutusan kontrak yang disebabkan oleh kelalai an Penyedia Barang/Jasa dikenakan sanksi sesuai yang ditetapkan dalarn kontrak berupa : a. Jaminan pelaksanaan menjadi milik Perseroan; b. Sisa uang muka harus dilunasi oleh Penyedia Eiarang dan Jasa; c. Membayar denda dan ganti rugi kepada Perseroan; 4. Pengelola Barang/Jasa dapat memutuskan konlrak secara sepihak apabila denda keterlambatan pelaksanaan pekerjaan akibat kes;; lahan Penyedia Barang/Jasa sudah melampaui besarnya jaminan pelaksanaan. 5. Pemutusan kontrak yang disebabkan oleh kssalahan Pengelola Barang/Jasa, dikenakan sanksi berupa kewajiban mengganti kerugian yang menimpa Penyedia Barang/Jasa sesuai yang ditetapkan dalam contrak dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 6. Kontrak dibatalkan apabila para pihak terbukti nelakukan KKN, kecurangan, dan pemalsuan dalam proses pengadaan maupun pelal-sanaan kontrak.

Pasal 16 Serah Terima Pekerjiian 1. Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) sesuai dengan yang tertuang dalam kontrak, Penyedia Barang dan Jasa mengajukan permintaan secara tertulis kepada Pengelola Barang/Jasa untuk penyerahan pekerjaar. 2. Pengelola Barang dan Jasa melakukan penilaian torhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan, baik sebagian atau seluruh pekeraan, dan menugaskan Penyedia Barang/Jasa untuk memperbaiki dan/atau miilengkapi kekurangan pekerjaan sebagaimana yang disyaratkan dalam kontrak.

3. Pengelola Barang dan Jasa menerima penyerahan pekerjaan setelah seluruh hasil pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuar kontrak. 4. Penyedia Barang dan Jasa wajib melakukan pemeliharaan atas hasil pekerjaan selama masa yang ditetapkan dalam kontrak, sehinggs kondisinya tetap seperti pada saat penyerahan pekerjaan. 5. Masa pemeliharaan minimal 3 (tiga) bulan. BAB V KETENTUAN LAIN LAIN

Pasal 17 Pakta Integrita > Pengelola Barang dan Jasa, Panitia Pengadaan, Pejabat Pengadaan serta Penyedia Barang dan Jasa wajib menandatangani Pakta htergritas dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa untuk menjamin terselenggarany;; Pengadaan Barang dan Jasa yang bebas dari praktek kolusi, korupsi dan Nepotisme (K (N) dalam rangka Good Procurement Governance.

BAB VI KETENTUAN PERAI.IHAN

Pasal 18 Proses Pengadaan Barang dan Jasa yang sedang berlangsung sebelum ditetapkannya Surat Keputusan Direksi ini, maka tetap dilaksanakan sampai dengan tanda tangan kontrak dengan perpedoman pada Surat Keputusan Direksi Nu.KEP. 31A/HUK/VIII/2006 tanggal 15 Agustus 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Pengadaan Barang dan Jasa dan Surat Keputusan Direksi No.KEP.32A/HUK/IX/200G tanggal 29 September 2006 dan No.KEP.33A/HUK/XI/2006 tanggal 24 Nopember 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Pengadaan Barang dan Jasa Promosi.

BAB VII PENUTUP

Pasal 19 1. Dengan diberlakukannya Surat Keputusan ini, rraka Surat Keputusan Direksi No KEP.31A /HUK/VIII/2006 tanggal 15 Agustus 2006 No.KEP. 31AyHUK/VIII/2006 tanggal 15 Agustus 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Pengadaan Barang dan Jasa dan Surat Keputusan Direksi No.KEP.32A/HUK/IX/2006 tanggal 29 September 2006 dan No.KEP.33A/HUK/XI/2006 tanggal 24 Nopember 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Pengadaan Barang dan Jasa dinyatakan tidak berlaku lagi. 2. Hal-hal yang belum atau belum cukup diatur dalam Juklak ini, akan ditetapkan lebih lanjut oleh Direksi.

16

3. Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak :anggal ditetapkan.

DITETAPKAN Dl:JAKARTA PADA TANGGAL : 1 Juli 2009 PT. KIMIA FARMA (PERSERO) Tb DIREKSI,

M. SYAMSULARIFIN DIREKTUR UTAMA

17

KEPUTUSAN DIREKSI PT. KIMI/ FARMA (PERSERO) Tbk NOMOR : KEP. 15/MUK/VI1/2009 TANGGAL : 1 JULI 2009

LAMPIRAN

PROSEDUR PENGADAAN BARANG B JKAN BARANG PRODUKSI DAN JASA

kimia farma Kaiitor Pusat

LAMPIRAN 1 Surat Keputusan Direksi No.KEP.15/HUKA/ll/2009 Tanggal 1 Juli 2009

PROSEDUR PENGADAAN BARAMG BUKAN BARANG PRODUKSI DAN JASA A. SWAKELOLA. Pelaksanaan Swakelola meliputi tahapan se Dagai berikut: 1. Perencanaan : a. Disusun/disiapkan rincian teknis pekerjaan. b. Diestimasikan nilai pekerjaan : 1) Upah tenaga kerja dari Perseroan 2) Upah tenaga borongan dari luar 3) kebutuhan bahan c. Perencanaan. teknis perkerjaan dan estinasi nilai pekerjaan disetujui oleh Manager Terkait (Manager Umum untuk kebutuhan operasional Kantor Pusat, Manager IT untuk kebutuhan Software/Hardware IT, Manager Plant untuk kebutuhan operasional Plant). d. Ditunjuk pegawai Perseroan untuk men jawasi pelaksanaan pekerjaan. 2. Pelaksanaan : a. Kebutuhan bahan disiapkan oleh Perseroan. b. Setiap pembelian bahan dan pembaya ~an upah tenaga kerja dari luar iangsung dipertanggungjawakan ke Keuangan. c. Pengawas pekerjaan melaporkan se!uruh biaya pelaksanaan pekerjaan ke Manager Terkait. B. PEMBELIAN LANGSUNG. 1. Pembelian dilakukan setelah ada Permintaan Barang dan Jasa dari Pengguna Barang dan Jasa. 2. Manager Terkait (Manager Umum, Manacer IT dan Manager Plant) mengevaluasi dan membuat persetujuan atas jenis, :;pesifikasi, jumlah Barang yang diminta Pengguna Barang dan Jasa. 3. Pejabat Pengadaan mencari informasi harpa ke pasaran. 4. Pembelian diupayakan di tempat yang paling murah (Toko Eceran, Grosir, Agen atau Pengusaha kecil/Koperasi) dengan kualitas/enis Barang dan Jasa yang sama 5. Bukti pembelian berupa kwitansi dan/atau iNota Pembelian/Faktur dibubuhi materai cukup. 6. Bukti penerimaan Barang dan Jasa ditandatangani oleh Pengguna Barang dan Jasa. 7. Pertanggungjawaban keuangan ke Manager Keuangan dengan melampirkan bukti pembelian dan bukti penerimaan Barang dar Jasa. Jl. VeterqnNo.9 Jakarta 101 10, Indonesia POEJox 1204/JKT

C. PENUNJUKAN LANGSUNG. 1. Tahapan Penunjukan Langsung a. Persiapan b. Pelaksanaan 2. Persiapan a. Panitia Pengadaan melaksanakan prakualifikasi dengan mengumpulkan dan meneliti data/informasi teknis Barang dan Jasa, dan calon Penyedia Barang dan Jasa yang bersangkutan. b. Panitia menyiapkan: 1) Dokumen Pengadaan (Rencana <erja & Syarat-Syarat/RKS atau Term of Reference/TOR). 2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS). c. Panitia mengajukan usulan Dokumen Pengadaan (RKS atau TOR) dan HPS ke Direktur Umum & SDM untuk memperc leh penetapan/pengesahan. 3. Pelaksanaan. a. Permintaan penawaran harga, evaluas penawaran harga dan negosiasi harga : 1) Panitia mengundang Penyedia Barang dan Jasa untuk mengajukan penawaran secara tertulis. 2) Panitia memberikan penjelasan rnengenai Dokumen Pengadaan kepada Penyedia Barang dan Jasa. Hasil ponjelasan tersebut dibuat berita acara rapat penjelasan. 3) Penyedia Barang dan Jasa mengajukan surat penawaran harga. 4) Panitia melakukan evaluasi, klarfikasi dan negosiasi teknis dan harga terhadap penawaran yang diajuka i Penyedia Barang dan Jasa berdasarkan Dokumen Pengadaan. 5) Proses penunjukan langsung dinyalakan gagal apabila tidak ada kesepakatan dalam negosiasi harga/teknis (antaia lain harga masih diatas HPS). 6) Panitia membuat berita acara I asil evaluasi, klarifikasi dan negosiasi harga/teknis. " b. Persetujuan penetapan harga dan penunjukan langsung : 1) Berdasarkan berita acara hasil evaluasi, klarifikasi dan negosiasi harga/teknis, Panitia Pengadaan mengajukan usuian penetapan Penyedia Barang dan Jasa ke Direktur Umum & SDM. 2) Setelah usulan penetapan Penyedid Barang dan Jasa disetujui oleh Direktur Umum, Panitia Pengadaan membuat surat pemberitahuan ke Penyedia Barang dan Jasa tentang penetapan Penyedia Barang dan Jasa. c. Pelaksanaan Kontrak. 1) Panitia Pengadaan meminta jarninan uang muka (bila ada rencana pembayaran uang muka) dan ja ninan pelaksanaan sebesar nilai yang ditetapkan dalam peraturan uang jarninan ke Penyedia Barang dan Jasa. 2) Panitia Pengadaan menyerahkan d )kumen-dokumen, antara lain Penetapan Penyedia Barang dan Jasa, Dokimen Pengadaan, Dokumen Penawaran, jarninan uang muka dan jarninan peliiksanaan) ke Bagian Hukum Kantor Pusat untuk disiapkan kontrak guna ditand;itangani. 3) Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dapat diterbitkan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak tanggal pen anda tanganan kontrak yang menyatakan dimulainya pekerjaan.

D. PEMILIHAN LANGSUNG. 1. Tahapan Pemilihan Langsung : a. Persiapan b. Pelaksanaan 2. Persiapan : a. Panitia Pengadaan mengumpulkan d;; n meneliti data/informasi teknis Barang dan Jasa, estimasi harga b. Panitia menyiapkan : 1) Dokumen Pengadaan (RKS atau TOR) 2) Harga Perkiraan Sendiri (HF:S) c. Panitia mengajukan usulan Dokumen Pengadaan (RKS atau TOR) dan HPS ke Direktur Umum & SDM untuk mempernleh penetapan/pengesahan. 3. Pelaksanaan : a. Permintaan Penawaran : 1) Panitia meneliti dan mencari calon peserta pemilihan langsung melalui 3 (tiga) cara : a) Melalui proses prakualifikasi yang diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet. b) Melalui proses prakualifikasi dcngan mengundang langsung para calon Penyedia Barang dan Jasa yarig memenuhi persyaratan kualifikasi (data dari internet, brosur, dan data lain yang dapat dipertanggungjawabkan). c) Melalui Daftar Rekanan/Penyedia Barang dan Jasa terseleksi Perseroan (telah memenuhi kualifikasi) yang sudah dimiliki Perseroan sebelumnya. d)Mekanisme/tata cara proses 'tahapan prakualifikasi melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet sama seperti pada proses pelelangan. 2) Panitia mengundang calon peserla pemilihan langsung yang memenuhi persyaratan prakualifikasi, dengan jumlah calon yang diundang, sekurangkurangnya 3 (tiga) calon Penyedia Barang dan Jasa, kecuali untuk Barang dan Jasa yang diproduksi/dilayani oleh BUMN/BUMD & Anak Persuhaan BUMN/ BUMD Lembaga Pendiidikan P;merintah/Riset Pemerintah sekurangkurangnya 2 (dua) calon Penyedia Barang dan Jasa. 3) Pengambilan Dokumen Pengadaan (RKS atau TOR), 4) Panitia memberi penjelasan mengeiai Dokumen Pengadaan kepada calon Penyedia Barang dan Jasa. Hasil Rapat Penjelasan dibuatkan Berita Acara Rapat Penjelasan. 5) Proses pemilihan langsung dapat dilanjutkan, apabila memenuhi jumlah calon Penyedia Barang dan Jasa yang rmmgajukan surat penawaran dan jaminan penawaran, sekurang-kurangnya 2 (dua) calon Penyedia Barang dan Jasa. f. Evaluasi Penawaran dan Negosiasi Harga/Teknis 1) Panitia melakukan evaluasi administrasi , teknis serta harga dari penawaran yang diajukan para calon Penyedia Barang dan Jasa serta melakukan penilaian atas semua penawaran untuk menyusjn urutan penawaran yang akan dijadikan dasar untuk klarifikasi teknis dan negosiasi harga Mekanisme/tata cara proses evaluas administrasi, teknis dan harga seperti pada proses pelelangan.

sama

W

2) Panitia melakukan negosiasi harg;; dan teknis ke calon Penyedia Barang dan Jasa urutan ke satu (tanpa d hadiri peserta lain), Apabila tidak terdapat kesepakan dengan urutan ke sat i (dibuat berita acara ketidak sepakatan) maka negosiasi dilakukan dengan urutan kedua dan seterusnya apabila terjadi ketidaksepakatan 3) Panitia membuat berita acara hasil klarifikasi teknis dan negosiasi harga 4) Pemilihan langsung dinyatakan gagal, apabila tidak ada kesepakatan harga dan teknis (masih diatas HPS) maka dilanjutkan dengan pemilihan langsung ulang, dan apabila gagal lagi, dilakukan penunjukan langsung dengan persetujuan Direksi. g. Persetujuan penetapan harga dan peninjukan Penyedia Barang dan Jasa. 1) Berdasarkan berita acara hasil klcrifikasi teknis dan negosiasi harga,Panitia Pengadaan mengajukan usulan peietapan calon Penyedia Barang dan Jasa kepada Direktur Umum & SDM. 2) Setelah usulan penetapan calon Penyedia Barang dan Jasa disetujui oleh Direktur Umum & SDM, Panitia Pengadaan membuat surat pemberitahuan ke seluruh calon Penyedia Barang dan Jasa tentang penetapan pemenang Penyedia Barang dan Jasa h. Sanggahan Peserta Pemilihan Langsurg 1) Mekanisme proses sanggahan same seperti pada proses pelelangan 2) Mekanisme/aturan sanggahan cituangkan dalam Dokumen Pengadaan pemilihan langsung i. Penerbitan Kontrak dan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) 1) Penerbitan Kontrak dilakukan setelal i tidak adanya sanggahan atau sanggahan telah diselesaikan. 2) Panitia Pengadaan meminta jaminan uang muka (bila ada rencana pembayaran uang muka) dan jaminan pelaksannan sebesar nilai yang ditetapkan dalam peraturan uang jaminan ke Penyedia Barang dan Jasa. 3) Panitia Pengadaan menyerahkan dokumen-dokumen, antara lain Penetapan Penyedia Barang dan Jasa, Doku nen Pengadaan, Dokumen Penawaran, jaminan uang muka dan jaminan pektksanaan) ke Bagian Hukum Kantor Pusat untuk disiapkan kontrak guna ditanda angani. 4) Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dapat diterbitkan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak tanggal pen;mda tanganan kontrak yang menyatakan dimulainya pekerjaan. E. PELELANGAN TERBATAS 1. Ketentuan Umum a. Pelelangan terbatas dilakukan untuk pekerjaan dengan jumlah Penyedia Barang dan Jasa yang mampu mengerjakan diynkini terbatas b. Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa dilakukan dengan proses prakualifikasi, diumumkan secara terbuka dengan msnyebutkan nama/karakteristik Penyedia Jasa yang dianggap mampu, diluar Penyedia Barang dan Jasa tersebut tetap diperbolehkan untuk ikut serta dalam prakualifikasi. 2. Tahapan pemilihan Penyedia Barang dan Jasa dengan metode pelelangan terbatas dilakukan dalam 2 tahap meliputi: a. Tahap Prakualifikasi

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

pengi.'muman prakualifikasi, peng;;mbilan dokumen prakualifikasi, pemasukan dokumen prakualifikasi, evaluasi dokumen prakualifikasi, penetapan hasil prakualifikasi, pemtKiritahuan hasil prakualifikasi, masa >anggah prakualifikasi, undangan kepada peserta yang praku;; lifikasi,

lulus

Pelaksanaan prakualifikasi calon peserta lelang dilakukan : a) Panitia harus mengumumkan tentang akan dilakukan pelelangan melalui media cetak, papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan atau melalui media elektronik. b) Isi pengumuman pelelangan memuat sekurang-kurangnya : 1) Nama Unit/Outlet dan alamat yang akan mengadakan pelelangan. 2) Uraian singkat mengenai pekeraan yang akan dilaksanakan/Barang yang akan dibeli 3) Syarat peserta pelelangan. 4) Tempat, hari dan waktu untuk mendaftarkan diri sebagai peserta. Syarat-syarat peserta pelelangan : 1) Neraca Perseroan terakhir, d;;ftar susunan pemilikan modal, susunan pengurus dan akte pendirian Per ;eroan beserta perubahannya. 2) Izin usaha dalam bidang pekerj;; an yang akan dilaksanakan/ Barang yang akan diserahkan. 3) Pengalaman yang cukup dalam h'dang usahanya/ referensi pekerjaan. 4) Kualifikasi bidang usaha 5) Peralatan yang digunakan. 6) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 7) Referensi Bank 8) Surat Pernyataan tentang keberiaran kualifikasi, klasifikasi dan spesifikasi yang dimiliki. c) Panitia melakukan penelitian dan penilaian calon peserta lelang sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan ;, ang meliputi: 1) Kelengkapan syarat administra:; i dan kemampuan finansial. 2) Kemampuan dari segi peralatar. 3) Kemampuan Sumber Daya Ma lusia. 4) Pengalaman dan prestasi kerja. d) Calon peserta lelang yang dinyataknn lulus dalam tahap prakualifikasi harus disahkan oleh Panitia Pengadaan dan diumumkan / diberitahukan kepada seluruh peserta lelang e) Panitia Pengadaan, menunggu ma ;a sanggah dari calon peserta lelang, sebelum mengundang calon peserta I slang mengikuti pelelangan. f) Bila calon peserta lelang yang lu us prakualifikasi kurang dari 3 (tiga), pelelangan tidak dapat dilanjutkan da i penyusunan daftar peserta lelang harus diulang dengan mengumumkan kenbali untuk mengundang calon peserta lelang yang baru.

g) Bila setelah prakualifikasi diulang, ternyata tidak ada tambahan calon peserta lelang atau keseluruhan calon pesurta lelang masih kurang dari 3 (tiga) peserta, maka Panitia harus membuat beriia acara dan menyampaikan kepada Direktur Umum & SDM, sekaligus mengusulkan persetujuan melakukan proses Pengadaan dengan cara pemilih.jn langsung dari calon yang ada dengan negosiasi atau proses penunjukan angsung bilamana hanya ada 1 (satu) calon Penyedia Barang dan Jasa. h) Semua calon peserta lelang yang tercatat dalam daftar calon peserta lelang harus diundang untuk mengambil Cokumen Pengadaan. i) Dilarang ikut sebagai peserta lelanc atau penjamin penawaran : 1) Pegawai PT. Kimia Farma (Perse ro) Tbk. 2) mereka yang dinyatakan pailit; b. Tahap Pelaksanaan pelelangan 1) Pendaftaran dan pengambilan Cokumen Pengadaan oleh peserta yang diundang sesuai kelulusan prakualifkasi 2) Rapat Penjelasan, 3) Penyusunan berita acara penjelasar Dokumen Pengadaan dan perubahannya, 4) Pemasukan penawaran, 5) Pembukaan penawaran, 6) Evaluasi penawaran, 7) Usulan penetapan pemenang 8) Penetapan pemenang, 9) Pengumuman pemenang, 10)Masa sanggah. 11)Penandatanganan Kontrak dan SPMK. Mekanisme / tahapan proses rapat peyelasan sampai dengan penandatangan Kontrak dan SPMK/stma seperti pada Pelelangan Terbuka dibawah ini. F. PELELANGAN TERBUKA Tahapan pemilihan Penyedia Barang dan Jasa dengan metode pelelangan umum dilakukan dalam 2 tahap meliputi : 1. Tahap Pascakualifikasi a. pengumuman pelelangan umum deng;; n pascakualifikasi. b. penyampaian dokumen kualifikasi bersamaan (mejadi satu) dengan dokumen penawaran. c. Evaluasi dokumen kualifikasi dilaksanakan setelah evaluasi dokumen penawaran. d. Penyedia Barang dan Jasa yang dinyutakan lulus kualifikasi apabila memenuhi persyaratan yang ditetapkan Pengguna Barang dan Jasa. e. Penawaran yang tidak memenuhi syarat kualifikasi dinyatakan gugur. 2.

Tahapan pelaksanaan Pelelangan Terbuka : a.

Pengumuman 1) Panitia harus mengumumkan tentang akan dilakukan pelelangan umum dengan pascakualifikasi, melalui media cetak, papan pengumuman _resmi untuk penerangan umum serta bila memungkinkan melalui media elektronik,

6

2) Isi pengumman pelelangan memuutsekurang-kurangnya a) Nama Unit/Outlet dan alamat yang akan mengadakan pelelangan b) Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan/Barang yang akan dibeli c) Syarat peserta pelelangan d) Tempat, hari dan waktu untuk rnendaftarkan diri sebagai peserta 3) Syarat-syarat peserta pelelangan : a) Neraca Perseroan terakhir, iJaftar susunan pemilikan modal, susunan pengurus dan akte pendirian Pcrseroan beserta perubahannya. b) Izin usaha dalam bidang pekeijaan yang -akan dilaksanakan/Barang yang akan diserahkan. c) Pengalaman yang cukup dalam bidang usahanya/ referensi pekerjaan. d) Kualifikasi bidang usaha. e) Peralatan yang digunakan. f) Nomor Pokok Wajib Pajak (NF: WP). g) Referensi Bank. h) Surat Pernyataan tentang keb jnaran kualifikasi, klasifikasi dan spesifikasi yang dimiliki. 4) Pendaftaran untuk mengikuti pelelangan a) Calon peserta lelang yang berminat ikut dalam pelelangan harus rnendaftarkan diri kepada Panitia untuk mengikuti pelelangan umum. b) Calon peserta lelang dari propir si/kabupaten/kota lain tidak dilarang untuk mengikuti proses lelang di propinsi/ kabupaten/kota dimana pelelangan dilakukan. c) Daftar calon peserta lelang yang ;akan diundang harus disahkan oleh Panitia Pelelangan. b. Pengambilan Dokumen Pelelangan Semua calon peserta lelang yang tercat;; t dalam daftar calon peserta lelang harus diundang untuk mengambil dokumen lei;; ng c. Penjelasan lelang (Aanwijziing) 1) Penjelasan lelang dilakukan ditempa;! dan pada waktu yang ditentukan, dihadiri oleh para Penyedia Barang dan Jasa yang terdaftar dalam daftar calon peserta lelang. 2) Dalam acara penjelasan lelang, Paniha dan Konsultan Perencana (apabila ada) harus menjelaskan kepada calon pesurta lelang mengenai: a)Metoda penyelengaraan pelelangar ; b)Cara menyampaikan penawaran (dua sampul); c) Dokumen yang harus dilampirkan d alam Dokumen penawaran ; d)Undangan acara pembukaan Dokunen penawaran ; e)Hal-hal yang menggugurkan penaw iran ; f) Ketentuan dan cara mengenai sub l
7

Pemberian penjelasan mengt nai Dokumen Pengadaan yang berupa pertanyaan dari peserta dan jawaban dari Panitia serta keterangan lain termasuk perubahannya dan penninjauan lapangan, harus dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan (BAP) yang ditanda tangani oleh Panitia Pengadaan dan sekurang-kurangnya 2 (dua} wakil dari wakil peserta yang hadir dan BAP tersebut harus disampaikan dalam waktu bersamaan kepada semua peserta . d. Pemasukan dan Pembukaan Penavaran 1) Pemasukan Dokumen Penawaran a)Surat Penawaran harus disampm'kan dengan kelengkapan Dokumen untuk dimasukkan dalam kotak tertutup yang terkunci dan disegel serta diserahkan pada waktu yang telah ditentukan dan memenuhi ketentuan: i) Bermeterai cukup, bertangg;;!, cap perusahaan, ditandatangani dan diajukan dalam sampul tertutup ii) Pemasukan Dokumen penawaran menggunakan sistem 2 sampul: > Sampul I (pertama) berisi kelengkapan data administrasi dan teknis yang disyaratkan dan pada sampul tertulis Data Administratif dan Teknis. > Sampul II (kedua) berisi data perhitungan harga penawaran dan pada sampul tertulis Data Harga Denawaran. > Sampul I dan II dimasukkan ke dalam satu sampul (disebut sebagai sampul penutup) dan dilag. iii)Pada sampul penutup hanya dicantumkan: i) Nama unit/outlet yang mencadakan pelelangan ii) Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan atau Barang yang akan dibeli, tempat, had dan waktu pelelangan akan diadakan, dengan kata-kata : Dokumen penawaran pelelangan bulan, tahun, jam, akan diatlakan pelelangan).

(jenis, nan, tanggal,

b)Harga penawaran dalam Dokumen penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf dimana juml'ah yang tertera dalam angka harus sesuai dengan jumlah yang tertera Jalam huruf. c)Surat penawaran tidak sah apabila i) Tidak memenuhi ketentuan sebaiiaimana dimaksud dalam butir a dan b. ii) Disampaikan diluar batas waktu >/g ditentukan. iii)Surat penawaran yang belum msmenuhi ketentuan pada butir a huruf (i) diatas dapat dipenuhi kekurangar nya pada saat pembukaan pelelangan. 2) Pembukaan Dokumen penawaran a)Panitia menyatakan dihadapan peserta lelang mengenai: i) Saat penyampaian surat penawaran telah ditutup. ii) Memperkenalkan anggota Panitia dan membuat daftar hadir peserta lelang. iii)Menunjuk 2 (dua) orang wakil )eserta untuk menyaksikan pembukuan Dokumen penawaran. iv) Membuka kotak dan sampul |:enutup I dan II sampai selesai. v)Mencatat data administrasi peserta lelang pada papan tulis b)Setelah pembacaan dan penetapar lengkap tidaknya Dokumen penawaran tersebut, Panitia segera membuat Berita Acara pembukaan Dokumen penawaran yang ditanda tangani ole i Panitia yang hadir, dan minimal 2 (dua) orang wakil peserta lelang. _ 8

e. Evaluasi Dokumen Penawaran 1) Pelaksanaan evaluasi penawaran d lakukan Panitia terhadap semua penawaran yang dinyatakan lulus pada saat pembukaan penawaran. Evaluasi tersebut meliputi evaluasi administrasi, teknis dan harga berdasarkan kriteria, metoda dan tata cara evaluasi yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. Panitia tidak diperkenankan mengubah, munambah dan mengurangi kriteria dan tata cara evaluasi tersebut denga alasar apa pun dan atau melakukan tindakan lain yang bersifat "post bidding". 2) Penawaran dinyatakan memenuhi p;;rsyaratan administrasi apabila : a) Syarat-syarat yang diminta nuenurut Dokumen Pengadaan dipenuhi/ dilengkapi dan isi setiap Dokunnen benar serta dapat dipastikan bahwa Dokumen penawaran ditanda tan:jani oleh orang yang berwenang. b) Dokumen penawaran yang masjk, menunjukkan persaingan yang sehat, tidak terjadi pengaturan bersama (kolusi) antara para peserta dan atau dengan Panitia lelang yang dap; it merugikan Perseroan dan atau peserta lainnya. c) Suratjaminan penawaran sesuai cetentuan Dokumen Pengadaan Apabila ada hal-hal yang kurano jelas dan atau meragukan dalam surat jaminan penawaran perlu klarifkasi dengan pihak yang terkait tanpa mengubah subtansi dari jaminan p ?nawaran. d)Daftar kuantitas dan harga satua i setiap jenis/item pekerjaan diisi dengan lengkap. e)Analisis harga satuan pekerjaan ut.ima dirinci dengan lengkap. Has/I evaluasi ini dituangkan dala.n berita acara. Terhadap penawaran yang memenuhi persyaratan administrate < dilanjutkan dengan evaluasi teknis. Terhadap penawaran yang tidak memenuhi persyaratan administrasi tidak dilanjutkan dengan evaluasi teknis; 3) Panitia melakukan evaluasi teknis terhadap semua penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi. Faktor-fakto • yang dinilai pada evaluasi teknis harus sesuai dengan yang ditetapkan dal am Dokumen Pengadaan, Panitia tidak diperkenankan menambah dan atau rnengurangi faktor-faktor yang dinilai dan tata cara peniliaian yang * ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. 4) Untuk Pengadaan Jasa pemboroni; an, penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis, apabila : a) Metode pelaksanaan pekerjaan >ang ditawarkan memenuhi persyaratan substansif yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan dan diyakini menggambarkan penguasaan penydesaian pekerjaan; b) Jadwal waktu pelaksanaan pekerja^n yang ditawarkan tidak melampaui batas waktu yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan: c) Jem's, kapasitas, komposisi dan ju.nlah peralatan minimal yang disediakan sesuai dengan Dokumen Pengadaa i. d) Spesifikasi teknis memenuhi persynratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan; e) Personil inti yang akan ditempatkar secara penuh sesuai persyaratan yang ditentukan dalam Dokumen Pengadaan serta posisinya dalam manajemen pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan organisasi pelaksanaan yang diajukan;

f) Bagian pekerjaan yang akan disubkontrakan sesuai dengan persyaratan yang dicantumkan dalam Dokumen Pengadaan; g) Memenuhi syarat teknis lainnya ;, ang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. 5) Untuk Pengadaan Barang dan Jasa lainnya, penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis apabila: a) Memenuhi Spesifikasi teknis Barang yang ditawarkan berdasarkan contoh; brosurdan gambar-gambar yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. b) Jadwal waktu penyerahan Bararg dan Jasa lainnya tidak melampaui batas waktu yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan; c) Identitas Barang dan Jasa lai inya yang ditawarkan tercantum dengan lengkap dan jelas; d) Jumlah Barang dan Jasa lainnya yang ditawarkan tidak kurang dari yang ditetapkan dalam Dokumen Peng adaan. e) Memenuhi syarat teknis lainnya yiing ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. Hasil evaluasi ini dituangkan daiim berita acara.Terhadap penawaran yang memenuhi persyaratan Teknisi dilanjutkan dengan evaluasi Harga. Terhadap penawaran yang tidt.ik memenuhi persyaratan Teknis tidak dilanjutkan dengan evaluasi Harga; 6) Unsur-unsur yang perlu diteliti dan dinilai dalam evaluasi kewajaran harga adalah hal-hal yang pokok atau penting, meliputi: a) Total harga yang ditawarkan se;;ara keseluruhan dan atau bagian/unsurunsurnya ; b) Bilamana terdapat perbedaan antara penulisan nilai dalam angka dan huruf maka nilai penawaran yang diakui adalah nilai dalam tulisan huruf; c) Panitia melakukan koreksi aritmati c terhadap hal-hal: i) Koreksi aritmatik atas kesalahan penjumlahan dan pengalian volume dengan harga satuan pekerjaan, dilakukan dengan ketentuan bahwa harga satuan pekerjaan yang a tawarkan peserta tidak boleh diubah. ii) Jenis dan volume pekerjaan y;;mg tercantum dalam Dokumen penawaran disesyaikan dengan yang terca itum dalam Dokumen Pengadaan. Hi) Jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dalam penawaran dianggap sudah termasuk dal;;m harga satuan pekerjaan yang lain, dan harga satuan pada surat pena .varan tetap dibiarkan kosong. Sedangkan jenis pekerjaan tersebut ham;; tetap dikerjakan sesuai dengan volume yang tercantum dalam Dokume i Pengadaan iv) Hasil koreksi aritmatik dapat mengubah nilai atau urutan penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap urutan penawaran semula. 7) Dalam mengevaluasi kewajaran harga penawaran dapat dilakukan: a) klarifikasi bilamana terdapat harga satuan jenis pekerjaan yang timpang: b) klarifikasi bilamana terdapat ha xga satuan / komponen terlalu tinggi dibandingkan dengan perkiraan HP'S. c) klarifikasi bilamana Total harga penawaran terlalu rendah ( dibawah 80 % HPS ). Apabila dari hasil klarifidasi peserta lelang menyatakan mampu melaksanakan pekerjaan sesuai Dokumen Pengadaan, maka peserta lelang tersebut harus bersedia menaihkan jaminan pelaksanaannya menjadi sekurang-kurangnya 5 % dari 80% (delapan puluh per seratus) Harga Perhitungan Sendiri (HPS) bilamana ditunjuk sebagai pemenang lelang. Dalam hal peserta lelang yang bersangkutan tidak bersedia menambah nilai jaminan pelaksanaanya, maka pen;; warannya dapat digugurkan dan jaminan 10

penawaran menjadi milik Perse'oan, sedangkan Penyedia Barang dan Jasa itu sendiri, diblack list selama 1 (satu) tahun / tidak diperkenankan ikut serta dalam Pengadaan Barang dan Jasa. 8) Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan ketentuan, syarat-syarat dan spe ;ifikasi yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan, tanpa ada penyimpareian yang bersifat material atau penawaran bersyarat. 9) Penyimpangan yang bersifat materia /pokok atau penawaran bersyarat: a) Jenis penyimpangan yang ak an mempengaruhi lingkup atau kualitas pekerjaannya; b) Substansi kegiatan tidak konsiste i dengan Dokumen Pengadaan; c) Penawaran dari Penyedia Barang dan Jasa dengan persyaratan tambahan diluar ketentuan Dokumen Peng Jdaan yang akan menimbulkan persaingan tidak sehat dan atau tidak adil di antara peserta lelang yang memenuhi syarat. f. Pernbuatan Berita Acara Hasil Pelelan an 1) Panitia membuat kesimpulan dari h;;sil evaluasi harga dan dituangkan dalam Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP). BAHP memuat hasil pelaksanaan pelelangan, termasuk cara penilaiar, rumus-rumus yang digunakan, sampai dengan penetapan urutan pemenangrya berupa daftar peserta pelelangan yang dimulai dari harga penawaran terencliah. BAHP ditandatangani oleh ketua dan semua anggota Panitia atau sekurang kurangnya dua pertiga dari jumlah anggota Panitia. 2) BAHP harus memuat hal-hal: a) Nama semua peserta lelang dan ha ga penawaran dan atau harga penawaran terkoreksi, dari masing-masing peserta lelang; b)Metode evaluasi yang digunakan; c) Unsur-unsur yang di evaluasi; d) Rumus yang dipergunakan (jika ada) e) Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu mengenai hal ikhwal pelaksanaan pelelangan; f) Tanggal dibuatnya berita acara serta jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada setiap tahap evaluasi; g) Penetapan urutan calon pemenang l;lang. Apabila tidak ada penawaran yang. memenuhi syarat, BAHP harus men ;antumkan pernyataan bahwa pelelangan dinyatakan gagal, dan harus segeira dilakukan pelelangan ulang. Apabila peserta pelelangan ulang yang mem 3nuhi syarat kurang dari 5 (lima) Penyedia Barang dan Jasa, maka Penyedia Eiarang dan Jasa tersebut tetap diusulkan sebagai calon pemenang lelang. g. Penetapan calon pemenang Lelang 1) Panitia menetapkan calon pemenang le ang yang memasukkan penawaran yang menguntungkan bagi Perseroan dalam arti: a) Penawaran secara administrasi dan teknis dapat dipertanggungjawabkan; b) Perhitungan harga yang ditawarkan dapat dipertanggung jawabkan; c) Penawaran tersebut adalah terendah diantara penawaran yang memenuhi syarat. 11

2) Calon pemenang lelang harus sudah ditetapkan oieh Panitia selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja setelah pernbukaan penawaran. 3)Dalam hal terdapat 2 (dua) calon pemenang atau lebih mengajukan harga penawaran yang sama, maka Panitia neneliti kembali data kualifikasi peserta yang bersangkutan, dan memilih peserta yang menurut pertimbangan mempunyai kemampuan yang lebih besar, dan hal ni dicatat dalam berita acara. 4)Panitia membuat dan menyampaikan laporan kepada Direksi cq Direktur Umum & SDM untuk menetapkan pemenang lelang. Laporan tersebut disertai usulan pemenang dan penjelasan lain yang clianggap perlu sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan. 5) Usulan penetapan pemenang lelang di^usun sesuai dengan urutannya, maksimal 3 (tiga) calon pemenang dan harus memuat: a) Nama dan alamat Penyedia Barang can Jasa. b) Harga penawaran setelah dikoreksi h. Penetapan Pemenang l)Berdasarkan laporan dan usul yang disampaikan oleh Panitia kepada Pengelola Barang & Jasa dan Direktur Umum & SDM setelah ada persetujuan Direksi menetapkan pemenang lelang dan c;;dangan pemenang diantara calon yang diusulkan oleh Panitia. 2)Apabila Direksi akan menunjuk pemenang selain dari calon pertama yang diajukan oleh Panitia, hal tersebut harus disajikan alasan-alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. 3) Penetapan pemenang harus diambil s slambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja setelah usulan disampaikan. i. Pengumuman pemenang lelang 1) Pemenang lelangan diumumkan dart diberitahukan oleh Panitia kepada para peserta selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya keputusan penetapan pemenang. 2) Setelah penetapan pemenang pelelarigan diumumkan sebagaimana dimaksud huruf a diatas, surat jaminan penawaran dikembalikan kepada calon pemenang yang tidak ditetapkan sebagai pemennng, segera setelah diterbitkan keputusan Penetapan Penyedia Barang dan Jasa j. Sanggahan Peserta Lelang 1) Peserta lelang dapat mengajukan sanggahan dengan persyaratan penyetoran uang jaminan sanggahan sebesar 50 °;> dari nilai jaminan penawaran, selambatlambatnya 5 (lima) hari kerja setel;;h pengumuman pemenang lelang dan jawaban sanggahan selambat-lambatn/a 5 (lima) hari kerja setelah sanggahan diterima. 2) Uang jaminan sanggahan akan dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahannya terbukti benar secara Irjkum, dan akan menjadi milik Perseroan jika sanggahan tidak dapat dibuktikan secara hukum. 3) Panitia Pengadaan sepenuhnya bertanggung jawab atas seluruh proses pelelangan dan hasil evaluasi yang Jilakukannya dan wajib menyampaikan bahan-bahan, yang berkaitan dengan sanggahan peserta lelang yang bersangkutan baik secara tertulis man pun lisan kepada Direksi cq Direktur Umum & SDM untuk dasar memberikan jawaban atas sanggahan tersebut. 12

W

4) Sanggahan umumnya dilakukan ap abila ditemukan sebagai berikut: a) penyimpangan terhadap ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan dalam Dokumen pemilihan Penyedia B;irang dan Jasa; b) rekayasa tertentu sehingga men<: halangi terjadinya persaingan yang sehat; c) penyalahgunaan wewenang oleh Panitia/Pejabat Pengadaan dan/atau Direktur Umum & SDM. d) adanya unsur KKN di antara pesorta pemilihan Penyedia Barang dan Jasa; e) adanya unsur KKN antara :>eserta dengan anggota Panitia/Pejabat Pengadaan dan/atau dengan Direktur Umum & SDM. k. Penerbitan Surat Keputusan Penetapan Penyedia Barang dan Jasa 1) Direktur Umum & SDM mengeluar can Surat Keputusan Penetapan Penyedia Barang dan Jasa (SKPPB) sebagni pelaksana pekerjaan yang dilelangkan, dengan ketentuan; a) Tidak ada sanggahan dari peserta lolang ; atau b) Sanggahan dari peserta lelang te nyata tidak benar.atau sanggahan diterima melewati waktu masa sanggah. 2) Peserta lelang yang ditetapkan se^agai Penyedia Barang dan Jasa wajib menerima keputusan tersebut. Apabil;; yang bersangkutan mengundurkan diri dan masa penawarannya masih berlaku, ruaka pengunduran diri tersebut hanya dapat dilakukan berdasarkan alasan yang dapat diterima secara obyektif oleh Perseroan, dengan ketentuan bahwa jaminan penawaran peserta lelang yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan ke Perseroan. Disamping itu Penyedia Barang dan Jasa tersebut juta dikenakan sanksi berupa larangan untuk mengikuti kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa di Perseroan selama 1 (satu) tahun. 3) Apabila pemenang lelang urutan pe tama yang ditetapkan sebagai Penyedia Barang dan Jasa mengundurkan diri, rnaka penetapan Penyedia Barang dan Jasa dapat dilakukan kepada calon pemenang lelang urutan kedua (jika ada) sesuai dengan harga penawarannya, dengan ketentuan : a) Harga penawaran calon pemenang ielang urutan kedua tidak melebihi HPS ; b) Masa penawaran pemenang lelani; urutan kedua masih berlaku atau sudah diperpanjang masa berlakunya. 4) Apabila calon pemenang lelang urut;:in kedua juga mengundurkan diri, maka penetapan Penyedia Barang dan Jasa dapat dilakukan kepada calon pemenang urutan ketiga dan seterusnya (jika ada) mengikuti proses sebagaimana disebutkan dalam angka (3). I. Pelelangan Gagal dan Pelelangan Ulang 1) Pelelangan dinyatakan gagal apabila : a) Penyedia Barang dan Jasa yang teicantum dalam daftar calon peserta lelang kurang dari 3 (tiga); atau b) Penawaran yang masuk kurang dari 2 (dua), dan atau c) Tidak ada penawaran yang memenmi syarat yang ditentukan dalam Dokumen Pengadaan, dan atau d) Tidak ada penawaran yang harga piinawarannya dibawah atau sama dengan HPS, dan atau e) Sanggahan dari peserta lelang atas f<esalahan prosedur yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan ternyata benar dan atau f) Seluruh calon pemenang mengundu 'kan diri dan tidak bersedia ditunjuk, dan atau

13

g) Pelaksanaan pelelangan tidak sesuai dengan ketentuan Dokumen Pengadaan atau prosedur yang berlaku. 2) Pelelangan Ulang Dalam hal pelelangan dinyatakan gagal, Direktur Umum & SDM memerintahkan pelelangan ulang dengan prosedur: a) Pelelangan yang gagal kerena tersebut pada butir 1 a, dan atau 1 b , dan atau 1 e dilakukan pelelangan ulang, dengan cara mengumumkan kembali dan mengundang calon peserta blang yang baru selain calon peserta lelang yang telah masuk dalam daftarca on peserta lelang; b) Pelelangan yang gagal karena teisebut pada butir 1 c, dan atau 1d, dan atau 1 g dilakukan pelelangan ulang dengan cara mengundang ulang semua peserta lelang yang tercantum dalam daftar calon peserta lelang untuk mengajukan penawaran ulang secara lengkap (administrasi, teknis, dan harga). Bilamana dianggap perlu Panitia melakukan peleangan ulang dengan mengundang calon peserta lelang yang baru; c) Pelelangan yang gagal disebabkan sebagaimana tersebut pada butir 1f, dilakukan dengan mengumumkan kembali/ mengundang peserta lelang baru. 3) Bila pelelangan ulang gagal sebagairnana butir 1 diatas atau jumlah penawaran yang memenuhi persyaratan kurang dari lima maka Panitia melanjutkan proses Pengadaan Barang dan Jasa tersebut dengan cara Pemilihan Langsung atau Penunjukan Langsung ( apabila han/a ada satu Penyedia Barang dan Jasa ) dengan melaksanakan negosiasi teknis dan harga.. Penetapan pemilihan langsung atau penunjukan langsung di:;etujui oleh Direktur Umum & SDM. m. Kewajiban memberikan Informasi Panitia wajib memberikan informasi yang diminta oleh peserta lelang mengenai penawaran yang ditolak, atau pelelangan dinyatakan gagal/dihentikan. n. Kewajiban menyimpan dan Memelihan; Dokumen Unit/Outlet Pengguna Barang dan Jaisa wajib menyatukan, menyimpan dan memelihara seluruh Dokumen pelaksinnaan Pengadaan, selama minimal 10 (sepuluh) tahun. o. Penyusunan Dokumen 1) Dokumen terdiri dari Dokumen Pengadaan (RKS/TOR) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) disiapkan, disusun dun oleh Panitia Pengadaan dan atau Konsultan Perencana ( bila menggunakan konsultan perencana). 2) Dalam hal Dokumen Pengadaan dan HPS dibuat oleh konsultan, maka Panitia melakukan pemeriksaan, apakah sesuni dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3) Dokumen Pengadaan dan HPS disyah can/ditetapkan oleh Pengelola Barang dan Jasa dan Direktur Umum & SDM, 4) RKS/TOR berisikan informasi tenta ig ketentuan-ketentuan/peraturan dalam penyelenggaraan Pengadaan Barang dun Jasa yang terdiri a)Umum : i) Pemberi Tugas, ii) Persyaratan peserta Pengadaar, iii) Tempat, waktu dan tata cara penyampaian penawaran.

14

b)Administrasi: i) Jangka waktu pelaksanaan pukerjaan, ii) Tata cara pembayaran pekerjaan , iii) Besarnya jaminan penawarar, jaminan pelaksanaan. c)Teknis: i) Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan, gambar detail, gambar konstruksi dan sebag ainya, ii) Jenis mutu bahan. p. Tenggang Waktu Pelelangan Tenggang waktu pelaksanaan Penga;laan Barang dan Jasa dengan metode pelelangan diatur sebagai berikut: 1) Proses Pengadaan Barang dan Ja ;a dengan metode pelelangan mulai-dari pengumuman Pengadaan sampai peinetapan pemenang dilaksanakan secepatcepatnya 36 (tiga puluh enam) hari kerja dan selambat-iambatnya 50 (lima puluh) hari kerja. 2) Jadwal lelang ditetapkan Panitia dan cisepakati bersama peserta lelang pada saat penjelasan lelang kecuali: a) Antara awal pengumuman sampai dengan hari terakhir pendaftaran diberikan waktu paling lama 7 (tujuh) hari k<; rja. Masa pendaftaran sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja; b) Antara hari akhir pendaftaran d an hari terakhir pengambilan Dokumen Pengadaan paling lama 7 (tujuh) hari kerja. Masa pengambilan Dokumen Pengadaan sekurang-kurangnya 2 (iJua) hari kerja; c) Antara hari akhir pengambilan Dokumen Pengadaan dan hari dimUlainya penjelasan sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja; d) Antara hari diterimanya surat usul in penetapan pemenang lelang dan hari dikeluarkannya Surat Penetapan Penyedia Barang dan Jasa (SPPBJ) selambat-iambatnya 14 hari kerja 3) Antara hari diterimanya SPPBJ dan hari pengumuman pemenang lelang selambat-iambatnya 2 (dua) hari kerja. 4) Masa sanggah diberikan sekurang-kurangnya 5 (lima) hari kerja sejak hari pengumuman pemenang lelang. 5) Antara hari penerimaan sanggahan dar hari penyampaian jawaban sanggahan selambat-iambatnya 5 (lima) hari kerja. 6) Antara hari pengumuman pemenang lelang dan hari penerbitan Surat Keputusan Penetapan Penyedia Barang dan Jasa (SKPPBJ) selambat-iambatnya 5 (lima) hari kerja. Dalam hal ada sanggahan dari calon Penyedia Barang dan Jasa maka penerbitan SKPPBJ selambat-lambatny,a 5(lima) hari kerja sejak berakhimya masa sanggahan. 7) Antara penerbitan SKPPBJ dan hari perjanda-tanganan kontrak selambatiambatnya 14 (empat belas) hari kerja. q. PRAKUALIFIKASI DAN PASCAKUALIFI KASI 1) Ketentuan Umum : a) Prakualifikasi wajib / harus dilaksanakan untuk Pengadaan yang dilaksanakan melalui tata cara penunjukan larrjsung , dan pemilihan langsung serta pelelangan terbatas b) Pascakualifikasi dilaksanakan untuk Pengadaan Ba/ang dan Jasa yang dilaksanakan melalui tata cara pelelan jan umum 15

POJ

c) Prakualifikasi dilakukan secara c-dil, transparan, dan mendorong terjadinya persaingan yang sehat denga i mengikutsertakan sebanyak-banyaknya Penyedia Barang dan Jasa. d) Dalam proses prakualifikasi/pa ;cakualifikasi pejabat/Panitia Pengadaan dilarang menambah persyaratan prakualifikasi/pascakualifikasi di luar yang telah ditetapkan e) Persyaratan prakualifikasi/pascaku jlifikasi yang ditetapkan harus merupakan persyaratan minimal yang dibutuhk;;n untuk pelaksanaan kegiatan agar terwujud persaingan yang sehat secara luas. f) Pengguna Barang dan Jasa waj b menyederhanakan proses prakualifikasi dengan tidak meminta seluruh Dckumen yang disyaratkan melainkan cukup dengan formulir isian kualifikasi Pen /edia Barang dan Jasa g) Penyedia Barang dan Jasa wajib menandatangani surat pernyataan di atas meterai bahwa semua informasi yang disampaikan dalam formulir isian kualifikasi adalah benar, dan apaMla diketemukan penipuan/pemalsuan atas informasi yang disampaikan yang I: ersangkutan dikenakan sanksi pembatalan sebagai calon pemenang, dimasukhan dalam daftar hitam sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun, dan tidak boleh n engikuti Pengadaan untuk 2 (dua) tahun berikutnya, serta diancam dituntut secara perdata dan pidana. h) Dalam proses prakualifikasi/pasca; ualifikasi Panitia Pengadaan tidak boleh melarang, menghambat, dan membatasi keikutsertaan calon peserta Pengadaan Barang dan Jasa Jari luar propinsi/kabupaten/kota lokasi Pengadaan Barang dan Jasa. i) Antara perusahaan /Penyedia Jasa yang terafiliasi dilarang mengikuti prakualifikasi massal untuk Pengada.m dalam kurun waktu tertentu. 2) Tahapan prakualifikasi dan pascaku ilifikasi : a) Proses prakualifikasi secara umum meliputi pengumuman prakualifikasi, pengambilan Dokumen prakualifikasi, pemasukan Dokumen prakualifikasi, evaluasi Dokumen prakualifikasi, psnetapan calon peserta Pengadaan yang lulus prakualifikasi, dan pengumuman hasil prakualifikasi. b) Proses pascakualifikasi secara umun meliputi pemasukan Dokumen kualifikasi bersamaan dengan Dokumen penavaran dan terhadap peserta yang diusulkan untuk menjadi pemenang serta odangan pemenang dievaluasi Dokumen kualifikasinya.

Jakarta, 1 Juli 2009 DireKlsi PT. Kimia Farma (Persero) Tbk,

oJ

M. Syamsul Arifin Direktur Utama

16

KEPUTUSAN DIREKSI PT. KIMIA FARMA (PERSERO) Tbk NOMOR : KEP. 15/HUK/VII/2009 TANGGAL : 1 J JLI 2009

LAMPIRAN

II

PROSEDUR PENGADAAN BARAMG DAN JASA PROMOSI.

kimi a farina Kantor Pusat

LAMPIRAN 2 Surat Keputusan Direksi No.KEP.15/HUK/VII/2009 Tanggal 1 Juli 2009

PROSEDUR PENGADAAN BAF ANG DAN JASA PROMOSI A. SWAKELOLA Pelaksanaan Swakelola meliputi tahapan sel:
1. Pembelian dilakukan setelah ada Permirtaan Barang dan Jasa dari Marketing Manager Lini Produk. 2. Marketing Planning & Service Manager mengevaluasi dan membuat persetujuan atas jenis, spesifikasi, jumlah Barang yang dimi ita Marketing Manager Lini Produk. 3. Marketing Planning & Service Manager mencari informasi harga ke pasaran 4. Pembelian diupayakan, di tempat yang paling murah (Toko Eceran, Grosir. Agen atau Pengusaha kecil/Koperasi) dengan kucilitas/jenis Barang dan Jasa yang sama. 5. Bukti pembelian berupa kwitansi dan/atau f< ota Pembelian/Faktur dengan bermaterai cukup. 6. Bukti penerimaan Barang dan Jasa ditandat angani oleh Marketing Planning & Service Manager atau pejabat yarig ditunjuk dan diketahui oleh Marketing Manager Lini Produk. 7. Pertanggungjawaban keuangan ke Manager Keuangan dengan melampirkan bukti fy. pembelian dan bukti penerimaan Barang dai Jasa. ' \. Vetei-cfo Jakarta 1 0110, Indonesia POBox 1204/JKT

C. PENUNJUKAN LANGSUNG 1. Umum. a. Penunjukan Langsung hanya dapat dilakukan setelah ada persetujuan dari Direktur Umum & SDM. b. Pelaksanaan Pengadaan melalui Perunjukan Langsung dilakukan oleh Panitia Pengadaan yang ditunjuk/ditetapkan ohh Direktur Umum & SDM. c. Panitia Pengadaan membuat ana!is;;/te!aahan terlulis untuk meyakini bahwa Pengadaan Barang dan Jasa hanya dapat dilakukan oleh 1 (satu) Penyedia Barang dan Jasa. d. Atas dasar analisa/telaahan tertulis ; r ang dibuat Panitia Pengadaan, Direktur Umum & SDM menyetujui/tidak meiyetujui pelaksanaan Pengadaan melalui Penunjukan Langsung. 2. Tahapan Penunjukan Langsung : a. Persiapan b. Pelaksanaan 3. Persiapan a. Panitia Pengadaan menerima penjel jsan Mated Pemasaran dari Marketing Manager Lini Produk meliputi:

b. c.

d.

e.

i. Produk yang akan dipemasarankan. ii. Spesifikasi media pemasaran dan perioc 3 yang direncanakan. iii. Perkiraan biaya untuk kebutuhan prograr i tersebut. Panitia Pengadaan mengumpulkan dan meliti data/informasi teknis Barang dan Jasa , dan calon Penyedia Barang dan .. asa . Panitia Pengadaan menyiapkan : 1) Dokumen Pengadaan (Rencana Korja & Syarat-Syarat/RKS atau Term of Reference/TOR). 2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Panitia mengajukan usulan ke Direkt jr Umum & SDM untuk memperoleh penetapan/persetujuan Dokumen Pe igadaan (RKS/TOR) dan HPS dan penggunaan tata cara Penunjukan Langsung. Khusus untuk placement yang bernilai cliatas Rp.500 juta, rencana placement nya harus disetujui Rapat Direksi terlebil dahulu. Panitia Pengadaan bersama Marketing Manager Lini Produk mempn; sentasikan rencana placement ke Rapat Direksi yang meliputi: 1) Produk yang akan dipasarkan, spcsifikasi media pemasaran/periode yang yang direncanakan dan perkiraan bia fa untuk kebutuhan program tersebut 2) Dampak placement tersebut terhad ap perubahan kinerja penjualan produk (kinerja penjualan produk apabila idak dilakukan placement dan kinerja penjualan produk apabila dilakukan p acement).

4. Pelaksanaan a. Permintaan penawaran, evaluasi penawaran dan negosiasi harga : 1) Panitia mengundang calon Penyedi;; Barang dan Jasa untuk mengajukan kesediaan menjadi calon Penyedia Baiang dan Jasa 2) Pengiriman undangan, dilampiri dengii n Dokumen Pengadaan. 3) Panitia memberikan penjelasan mengrinai Dokumen Pengadaan meliputi: a) Ketentuan Umum _b) Ketentuan Administrasi c) Ketentuan Teknis -

2

• •

Program yang direncanakan Spesifikasi produk Rapat Penjelasan ini dibuat l:erita acara rapat penjelasan. 4) Calon Penyedia Barang dan Jasa nengajukan penawaran secara tertulis, dan menjelaskan konsep/penawaran tersebut secara Langsung atau presentasi kepada Panitia Pengadaan . 5) Dalam presentasi tersebut Panita Pengadaan dapat meminta bantuan Marketing Manager Lini Produk until k klarifikasi teknis. 6) Paling lama 4 (empat) hari kerja setulah diterimanya penawaran dan presentasi dari Penyedia Barang dan Jasa, P;mitia melakukan evaluasi administrasi dan teknis serta harga dari penawaran /ang diajukan calon Penyedia Barang dan Jasa dengan membandingkan terhadap dokumen Pengadaan . Evaluasi teknis meliputi: a) Penilaian Konsep : Unik, Menarik, Informatif, Sesuai Target Market dan C: riginaiitas b) Penilaian Placement TV : Spot, Program, station, GRP, Reach dan OTS Radio : Spot, Program, station Media cetaak : Profil Media, Penempatan dan Prekwensi Media Luar Ruang' : Lokasi, Ukuran dan Materi c) Kegiatan Luar Ruang

: Bentul; Kegiatan, Jumlah Audience, Bentuk Pemauaran Pendukung, Lokasi d) Program Spesial/Khusus : ditetar.:kan melalui Rapat Panitia Pengadaan dan Marke ing Manager Lini Produk 7) Panitia melakukan negosiasi harga Jan teknis dengan calon Penyedia Barang dan Jasa, dan membuat berita acaia hasil evaluasi, klarifikasi dan negosiasi harga. 8) Proses Penunjukan Langsung dinyalakan gagal apabila negosiasi harga/teknis tidak dapat memenuhi persyaratan Dokumen Pengadaan dan harga masih diatas HPS. b. Persetujuan penetapan harga dan Penui jukan Penyedia Barang dan Jasa. 1) Berdasarkan berita acara hasil evaluasi, klarifikasi dan negosiasi harga/teknis, Panitia Pengadaan mengajukan usulun penetapan calon Penyedia Barang dan Jasa ke Direktur Umum &SDM. 2) Berdasarkan penetapan menyetujui,'tidak menyetujui dari Direktur Umum & SDM, Panitia Pengadaan membuat s;urat pemberitahuan penetapan Penyedia Barang dan Jasa ke calon Penyedia Barang dan Jasa. c. Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK ) dan atau Kontrak 1) Panitia Pengadaan meminta jaminan jang muka (bila ada rencana pembayaran uang muka) dan jaminan pelaksanaar 2) Panitia Pengadaan menyerahkan dckumen-dokumen, antara lain Penetapan Penyedia barang dan Jasa, Dokunen Pengadaan, Dokumen Penawaran, Berita Acara Negosiasi Harga, Jamin m uang muka dan Jaminan pelaksanaan ke Bagian Hukum Kantor Pusat untuk disiapkan SPMK dan/atau Kontrak guna ditandatangani oleh Direktur Umum & SDM.

D. PEMILIHAN LANGSUNG i 1 jlJmum. a. Pemilihan Langsung hanya dapat dilakukan setelah ada persetujuan dari Direktur Umum & SDM. b. Pelaksanaan Pengadaan melalui Pemilihan Langsung dilakukan oleh Panitia . Pengadaan yang ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Umum & SDM. c.jPanitia Pengadaan membuat analis;i/telaahan terlulis untuk meyakini bahwa Pengadaan Barang dan Jasa tersobut dapat dilakukan melalui Pemilihan Langsung. d. Atas dasar analisa/telaahan tertulis yang dibuat Panitia Pengadaan, Direktur Umum & SDM menyetujui/tidak me lyetujui pelaksanaan Pengadaan melalui Pemilihan Langsung. 2. Tahapan Pemilihan Langsung : a. Persiapan b. Pelaksanaan 3. Persiapan a. Panitia Pengadaan menerima penje asan Materi Pemasaran dari Marketing Manager Lini Produk meliputi: 1) Produk yang akan dipemasarankan. 2) Spesifikasi media pemasaran dan perioi le yang direncanakan. 3) Perkiraan anggaran yang disediakan uri uk kebutuhan program tersebut. b. Panitia Pengadaan mengumpulkan dan meliti data/informasi teknis Barang dan Jasa, estimasi harga. c. Panitia Pengadaan menyiapkan : 1) Dokumen Pengadaan (Rencana kerja & syarat-syarat/RKS atau Term of Reference/TOR ) 2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS) d. Dokumen Pengadaan (RKS/TOR) dan HPS serta penggunaan tata cara Pemilihan Langsung disyahkan/ditetapkan oleh Di 'ektur Umum & SDM. e. Khusus untuk placement yang bernilai diatas Rp. 500 juta, rencana placementnya harus disetujui Rapat Direksi terleb h dahulu. Panitia Pengadaan bersama Marketing Manager Lini Produk mempiesentasikan rencana placement ke Rapat Direksi yang meliputi: 1) Produk yang akan dipasarkan, sp:esifikasi media pemasaran/periode yang yang direncanakan dan perkiraan biuya untuk kebutuhan program tersebut 2) Dampak placement tersebut terhadap perubahan kinerja penjualan produk (kinerja penjualan produk apabila tidak dilakukan placement dan kinerja penjualan produk apabila dilakukan placement) 4. Pelaksanaan a. Permintaan Penawaran : 1) Panitia meneliti dan mencari calon pe;serta Pemilihan Langsung melalui 3 (tiga ) cara : a) Melalui proses prakualifikasi yam diumumkan di media masa (Mekanisme prakualifikasi sama seperti pada oroses pelelangan) b) Melalui proses prakualifikasi dei gan mengundang Langsung para calon Penyedia Jasa yang dimungkinkan memenuhi persyaratan kualifikasi (data dari internet .brosur, dan data lain yang dapat dipertanggungjawabkan) c) Melalui Daftar Rekanan/Penyedia Barang dan Jasa terseleksi Perseroan (telah memenuhi kualifikasi) yang ;udah dimiliki Perseroan sebelumnya.

2) Panitia mengundang calon peserta Pemilihan Langsung yang memenuhi persyaratan prakualifikasi, dengan jumlah calon yang diundang sekurangkurangnya 3 (tiga) calon Penyedia Barang dan Jasa, kecuali untuk Barang dan Jasa yang diproduksi/dilayani oleh BUMN/BUMD & Anak Perusahaan BUMN/BUMD sekurang-kurangnya / (dua) calon Penyedia Barang dan Jasa. Undangan pemililhan Langsung, dilan piri Dokumen Pengadaan. 3) Proses Pemilihan Langsung dapat d lanjutkan, apabila memenuhi jumlah calon Penyedia Barang dan Jasa yang n engajukan surat penawaran dan jaminan penawaran sekurang-kurangnya 2 (di.a) calon Penyedia Barang dan Jasa. 4) Panitia bersama Marketing Lini Pnduk memberikan penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan meliputi: a) Ketentuan Umum a) Ketentuan Administrasi b) Ketentuan Teknis • Program yang direncanakan • Spesifikasi produk Rapat Penjelasan ini dibuat berita acara rapat penjelasan. 5) Calon Penyedia Barang dan Jasa n'engajukan penawaran secara tertulis, dan menjelaskan konsep/penawaran teisebut secara Langsung atau presentasi kepada Panitia Pengadaan . 6) Dalam presentasi tersebut Paniti.j Pengadaan dapat meminta Marketing Manager Lini Produk untuk klarifikasi teknis.

bantuan

7) Panitia melakukan evaluasi administiasi dan teknis serta harga dari penawaran yang diajukan calon Penyedia Barai g/Jasa dengan membandingkan terhadap dokumen Pengadaan. Evaluasi tekni; meliputi: o Penilaian Konsep : Unik, M<; narik, Informatif, Sesuai Targett Market dan Originaiil as o Penilaian Placement TV : Spot, Program,station,GRP,Reach dan OTS Radio : Spot, Program,station Media cetaak : Profit Media, Penempatan dan Prekwensi o Media Luar Ruang : Lokasi, Ukuran dan Materi o Kegiatan Luar Ruang : Bentuk <egiatan, Jumlah Audience, Bentuk Demasaran Pendukung, Lokasi o Program Spesial/Khusus : ditetapkan melalui Rapat Panitia Pengadaan dan Marketing Manager Lini Produk b. Negosiasi Harga / Teknis 1) Panitia Pengadaan setelah melaki. kan evaluasi administrasi, teknis serta harga dari penawaran yang diajukan para calon Penyedia Barang dan Jasa, menyusun urutan penawaran yang a can dijadikan dasar untuk klarifikasi teknis dan negosiasi harga; 2) Panitia mengajukan negosiasi harg;; dan teknis ke calon Penyedia Barang dan Jasa urutan ke satu (tanpa dih jdiri peserta lain). Apabila tidak terdapat kesepakan dengan urutan ke satu (dibuat berita acara ketidaksepakatan), maka negosiasi dilakukan dengan urutan kedua dan seterusnya apabila terjadi ketidaksepakatan; 3) Panitia membuat berita acara hasil kiarifikasi teknis dan negosiasi harga; 5

fto

4) Pemilihan Langsung dinyatakan cagal, apabila hasil negosiasi harga masih diatas HPS. Pemilihan Langsung dilakukan pengulangan lagi dan apabila terjadi gagal lagi, maka dilanjutki: n dengan Penunjukan Langsung dengan Persetujuan Direksi. c. Persetujuan penetapan harga dan Peninjukan Penyedia Barang dan Jasa. 1) Berdasarkan berita acara hasil klarfikasi teknis dan negosiasi harga, Panitia Pengadaan mengajukan usulan pen;;tapan calon Penyedia Barang dan Jasa ke Direktur Umum & SDM; 2) Berdasarkan penetapan menyetuju /tidak menyetujui dari Direktur Umum & SDM, Panitia Pengadaan membua surat pemberitahuan ke seluruh calon Penyedia Barang * dan Jasa; d. Sanggahan Peserta Pemilihan Langsurg 1) Mekanismeproses sanggahan sania seperti pada proses pelelangan 2) Mekanisme/aturan sanggahan clituangkan dalam dokumen Pengadaan Pemilihan Langsung. e. Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja (£ PMK ) dan atau Kontrak 1) Panitia Pengadaan meminta jaminan uang muka (bila ada rencana pembayaran uang muka) dan jaminan pelaksanaan 2) Panitia Pengadaan menyerahkan dokumen-dokumen, antara lain Penetapan Penyedia barang dan Jasa, Dokumer Pengadaan, Dokumen Penawaran, Berita Acara Negosiasi Harga, Jaminan uaig muka dan Jaminan pelaksanaan ke Bagian Hukum Kantor Pusat untuk Jisiapkan SPMK dan/atau Kontrak guna ditandatangani oleh Direktur Umum & SDM. E. PELELANGAN PROSES PELELANGAN TERBATAS da,J PELELANGAN TERRBUKA UNTUK PENGADAAN BARANG DAN JASA PROMOSI SAMA SEPERTI PENGADAAN BARANG BUKAN PRODUKSI DAN JASA. F. Kewajiban memberikan Informasi Panitia wajib memberikan informasi yang diminta oleh peserta lelang mengenai penawaran yang ditolak, atau pelelangan din; r atakan gagal/dihentikan. G. Kewajiban menyimpan dan Memelihara Do cumen Unit/Outlet Pengguna Barang/Jasa wajib rrsnyatukan, menyimpan dan memelihara seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan, sslama minimal 10 (sepuluh) tahun. H. Penyusunan Dokumen 1. Dokumen terdiri dari Dokumen Penga Jaan (RKS/TOR) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) disiapkan, disusun dan ole i Panitia Pengadaan dan atau Konsultan Perencana (bila menggunakan konsultan perencana); 2. Dalam hal Dokumen Pengadaan dan HPS dib'uat oleh konsultan, maka panitia melakukan pemeriksaan, apakah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3. Dokumen Pengadaan dan HPS disyahksn/ditetapkan oleh Direktur Umum & SDM.

r>d

4. Dokumen Pengadaan (RKS/TOR) )erisikan informasi tentang ketentuanketentuan/peraturan dalam penyelengcnaraan pengadaan Barang dan Jasa yang terdiri: a) Umum : 1) Pemberi tugas, 2) Persyaratan peserta pengadaan 3) Tempat, waktu dan tata cara pen;(ampaian penawaran. b) Administrasi: 1) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, 2) Tata cara pembayaran pekerjaan , 3) Besarnya jaminan penawaran Jan inan pelaksanaan c. Teknis: 1) Jenis dan uraian pekerjaan yang r iarus dilaksanakan, gambar detail, gambar konstruksi dan sebagainya 2) Jenis mutu bahan, Jakarta, 1 Juli 2009 Direksi PT. Kimia Farma (Persero) Tbk

M. Syamsul Arifjn Direktur Utama

KEPUTUSAN DIREKSI PT. KIMIA FARMA (PERSERO) Tbk NOMOR : KEP. 15/HUK/VII/2009 TANGGAL : 1 JULI2009

LAMPIRAM II!

PAKTA INTEGRITAS.

LAMPIRAN 3 Surat Keputusan Direksi No.KEP.15/HUKWII/2009 Tanggal 1 Juli 2009 PAKTA INTEGRITAS Pakta Intergritas ditanda tangani bersama antara Pengelola B;; rang dan Jasa, Panitia Pengadaan, Pejabat Pengadaan dan Penyedia Barang dan Jasa. Format Pakta Integritas untuk Pengelola Barang dan Jasa, Par itia Pengadaan, Pejabat Pengadaan : PAKTA INTECiRITAS Saya yang bertanda tangan dibawah ini: N a m a Jabatan

: (diisi khusus untuk Jabatan dari Peng ;/o/a barang dan Jasa)

Selaku

: Pengelola Barang dan Jasa, Panitia F:engadaan, Pejabat Pengadaan (diisiyang sesuai)

sesuai dengan Anggaran Dasar dan Peraturan Perusahaian, berwenang bertindak untuk dan atas nama : Perusahaan

: PT. Kimia Farma (Persero) Tbk Kantor Pusat/Cabang /Pioyek (diisi yang sesua) Alamat kedudukan : Dengan ini menyatakan dengan sebenarnya bahwa : 1.

Kami telah melaksanakan Pengadaan ( nama pskerjaan) di PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, Kantor Pusat/Cabang /Proyek tahun (diishyam, sesuai), sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh anggaran dasar dan peraturan perusahaan serta peraturan perundang-undangan, berdasarkan prinsip-prinsip itikad baik, dengan kecermatan yang tinggi, dan dalam keadaan bebas, mandiri atau tidak dibawah tekanan, maupun pengaruh dari pihak lain | independency); 2. Kami telah mengambil keputusan sehubungan demgan hal-hal sebagaimana tersebut di atas dengan penuh kehati-hatian (duty of care and loyalty) demi kepentingan yang terbaik bagi Perusahaan, dengan mengindahkan berbagai sumber informasi, keteraniian dan telah melakukan perbandingan yang cukup, sebagaimana layaknya kami pertimbangkan kepu usan bagi kepentingan diri kami sendiri (prudent person rule). 3. Dalam mengambil keputusan, kami tidak memiliki kepentingan pribadi atau tujuan untuk melakukan sesuatu untuk manfaat diri sendiri, maupun kepentingan pihak yang terkait dengan diri kami, atau pihak yang terafiliasi dengan kami, dan dengan demikhn tidak memiliki posisi yang mengandung potensi benturan kepentingan (conflict of interest rule), ternasuk dengan seluruh pihak yang terlibat dengan tindakan di atas. 4. Kami telah melaksanakan proses tersebut dengan \. emahaman yang cukup tentang berbagai peraturan dan kewajiban normatif lainnya yang terkait, dan mernenuhi seluruh ketentuan dan peraturan perundangundangan, termasuk mempertimbangkan best pra :tice dipandang perlu, penting, dan kritikal dalam proses tersebut (duty abiding the laws). 5. Demikian pernyataan ini kami sampaikan dengan s ::benar-benarnya, tanpa menyembunyikan fakta dan hal material apapun, dan dengan demikian kami ak-m bertanggung jawab sepenuhnya atas kebenaran dari hal-hal yang kami nyatakan di sini, demikian |:ula akan bersedia bertanggung jawab baik secara perdata maupun pidana, apabila laporan dan pernyalaan ini tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya. Demikian pernyataan ini kami buat untuk digunakan sebag;iimana mestinya. Lokasi, Tanggal-Bjlan-Tahun Pengelola Barang dan Jasa, Panitia I'engadaan, Pejabat Pengadaan (diisi yang aesuai) MeteraiRp. (i.OOO,Nama Jabatan/kedudukan dalam P;mitia Pengadaan

Format Pakta Integritas untuk Penyedia Barang dan Jasa : PAKTA INTEGRITAS Saya yang bertanda tangan dibawah ini : N a m a Jabatan Sesuai dengan Anggaran Dasar dan Peraturan Perusahi-an, berwenang bertindak untuk dan atas nama : Perusahaan : Alamat kedudukan : Dalam rangka Pengadaan ( Pusat/Cabang /Proyek tahun

nama pekerp.an) di PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, Kantor (diisiyang sesjai), dengan ini menyatakan bahwa saya :

1. Tidak akan melakukan praktek Kolusi, Korupsi, dan Nepotisme (KKN); 2.

Akan melaporkan kepada pihak yang berkewajibar/berwenang apabila mengetahui adanya indikasi KKN di dalam proses Pengadaan ini;

3.

Dalam proses Pengadaan ini, berjanji akan meh; ksanakan tugas dan kewajiban secara bersih, transparan, dan profesional dalam arti akan meni; erahkan segala kemampuan dan sumber daya secara maksimal untuk memberikan hasil kerja Isrbaik mulai dan persiapan, pelaksanaan, dan penyelesaian pekerjaan/kegiatan ini;

4.

Tidak akan melakukan pengaturan-pengaturan yang bertentangan yang bertentangan dengan ketentuan/peraturan yang berlaku dan atau dengan jrinsip-prinsip Pengadaan Barang dan Jasa yang effisien, efektif, kompetif, transparan, adil dan wajar, ikuntabel;

5.

Saya bersedia dikenakan sanksi moral, sanksi administrasi, dan sanksi hukum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang ber aku, apabila saya melanggar hal-hal yang telah saya nyatakan dalam PAKTA INTEGRITAS ini. Lokasi, Tanggal-Bul<;n-Tahun Nama Perusahaa i MeteraiRp. 6.000 ,Nama Jabatan

Jakarta, 1 Juli 2009 DireksJ PT. Kimia Farma (Persero) Tbk

M. Syamsul Arifin Direktur Utama