BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sarana
pelayanan
kesehatan
menurut
Permenkes
RI
No
269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis pasal 1 ayat 3 adalah tempat penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan yang dapat digunakan untuk praktek kedokteran atau kedokteran gigi. Rumah Sakit merupakan salah satu dari sarana pelayanan kesehatan yang ada. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Pasal 1 ayat 1 Tentang Rumah Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan
secara
paripurna
yang
menyediakan
pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Setiap sarana pelayanan kesehatan di rumah sakit wajib membuat rekam medis yang dibuat oleh dokter dan tenaga kesehatan yang terkait dengan pelayanan yang telah diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya. Rekam Medis di dalam sarana pelayanan kesehatan rumah sakit mempunyai peran yang sangat penting dalam memberikan informasi dan dapat melaksanakan kegiatan untuk melakukan pencatatan dan pendokumentasian terhadap berkas rekam medis pasien. Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 Pasal 1 ayat 1 Tentang Rekam Medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
1
dokumen
tentang
identitas
pasien,
pemeriksaan,
pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Kegunaan rekam medis dibagi menjadi 7 aspek yaitu aspek administrasi, aspek medis, aspek hukum, aspek keuangan, aspek penelitian, aspek pendidikan dan aspek dokumentasi. Maksud dari aspek dokumentasi ini bahwa suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus
didokumentasikan
dan
dipakai
sebagai
bahan
pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit (Depkes RI, 1997). Informasi
merupakan
darah
dan
nyawa
sistem
pelayanan
kesehatan. Informasi yang tepat dan akurat sangat diperlukan guna menjunjung mutu pelayanan kesehatan. Rekam medis yang baik mencatat segala pemberian pelayanan kesehatan yang diterima pasien, termasuk pencatatan mengenai riwayat penyakit pasien. Informasi ini dipakai sebagai bahan untuk pelaporan rumah sakit (Huffman, 1994). Oleh karena itu, rumah sakit dituntut untuk dapat mengelola dan menata segenap sumber daya yang ada sebaik mungkin. Maka dibutuhkan alat bantu untuk dapat mengelola dan menata secara cepat, tepat dan akurat sehingga pelayanan yang baik dapat dihasilkan. Alat bantu tersebut adalah software Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Sesuai ketentuan pasal 52 ayat (1) Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan
2
tentang semua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit. Pencatatan dan pelaporan yang
dilakukan
oleh
rumah
sakit
dilakukan
dalam
rangka
meningkatkan efektivitas pembinaan dan pengawasan rumah sakit di Indonesia. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1171/MENKES/PER/VI/2011
melaksanakan
Sistem
Informasi
setiap Rumah
rumah Sakit
sakit
wajib
(SIRS).
SIRS
merupakan aplikasi sistem pelaporan rumah sakit yang terdiri dari proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit kepada Kementerian Kesehatan yang meliputi data identitas rumah sakit, data ketenagaan yang bekerja di rumah sakit, data rekapitulasi kegiatan pelayanan, data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat inap, dan data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan. Pelaporan SIRS terdiri dari pelaporan yang terbarukan setiap saat (updated) dan pelaporan yang bersifat periodik. Pelaporan SIRS yang bersifat terbarukan setiap saat (updated) ditetapkan berdasarkan kebutuhan informasi untuk pengembangan program dan kebijakan dalam bidang perumahsakitan. Pelaporan SIRS yang bersifat periodik dilakukan 1 (satu) bulan dan 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun. Salah satu pelaporan SIRS yang bersifat periodik yaitu Data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL4a). Pembuatan laporan data morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap
3
(RL4a) dilaksanakan setiap tahun oleh masing-masing rumah sakit berdasarkan laporan harian yang dikompilasi setiap bulannya. Laporan harian berasal dari berkas Rekam Medis yang dikodifikasi berdasarkan ICD-10, direkapitulasi secara mingguan, yang kemudian dibuatkan secara bulanan dan dilaporkan secara triwulan (Depkes RI, 2011). Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada bulan Desember 2013 di Rumah Sakit Jiwa (RSJ) Grhasia Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), melalui wawancara dengan Kepala Instalasi Rekam Medik dan petugas pelaporan, diketahui bahwa laporan yang dibuat di RSJ Grhasia DIY meliputi laporan internal dan laporan eksternal. Laporan Internal ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pihak dalam Rumah Sakit. Sedangkan laporan eksternal ditujukan untuk memenuhi kebutuhan instansi dari luar rumah sakit. Laporan eksternal di buat sesuai dengan permintaan pihak eksternal. Berdasarkan Penelitian Lestari (2006), Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL2a) di RSJ Grhasia DIY terakhir dibuat tahun 2000 dan untuk tahun selanjutnya hanya mengirimkan RL1. Jika diminta dari Dinas Kesehatan, petugas PPL (Penyusunan Program dan Laporan) akan minta ke Subbag Rekam Medis pada pengolahan data rawat inap untuk membuat Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap (Rl2a). Dan selama kurun waktu itu, Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL2a) tidak lagi dibuat. Dari hasil penelitian tersebut, bahwa pembuatan Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL2a) di RSJ Grhasia DIY belum
4
sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga peneliti ingin mengetahui pembuatan Laporan Data Keadaan Morbiditas dan Mortalitas Pasien Rawat Inap di RSJ Grhasia DIY tahun 2014. Laporan Data Keadaan Morbiditas dan Mortalitas Pasien Rawat Inap di RSJ Grhasia DIY pada tahun 2014 sudah dibuat. Pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY dilakukan secara semi komputer. Data laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY dibuat dengan cara di-entry ke komputer satu persatu secara manual. Setiap ada pasien yang pulang data dimasukkan dulu ke dalam program excel, direkap, kemudian diagnosa di entry ke index rawat inap. Kendala yang ditemui dalam pembuatan laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap adalah tanggal keluar yang ada pada Hospital Information System (HIS) dengan yang ada pada berkas Rekam Medis berbeda. Perbedaan tanggal keluar tersebut mengakibatkan selisih jumlah data sehingga laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap yang dihasilkan tidak akurat. Prosentase ketidaksesuaian tanggal keluar antara HIS dengan berkas rekam medis adalah 7,14 %. Pengembalian berkas rekam medis dari bangsal ke instalasi rekam medik mengalami keterlambatan, pasien pulang pada bulan ini, berkas dikembalikan bulan depan. Hal tersebut menghambat dalam pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap karena data sudah direkap dan dikirim namun masih ada susulan sehingga petugas pelaporan
5
harus meng-entry lagi data dari awal ke dalam HIS. Kasus tersebut sering terjadi tetapi jumlahnya tidak banyak, hanya satu dua, namun cukup mengganggu. Laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap dikirim kepada Ditjen Yanmed satu tahun sekali. Sedangkan untuk Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman dan Pemda DIY, laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap dikirim setiap tiga bulan sekali. Dengan dilatarbelakangi oleh beberapa uraian tersebut maka peneliti ingin mengangkat topik tugas akhir dengan judul “Pelaksanaan Pembuatan dan Pengiriman Laporan Data Keadaan Morbiditas dan Mortalitas Pasien Rawat Inap (RL4a) di RSJ Grhasia DIY”. B. Rumusan Masalah Berdasarkan
latar
belakang
diatas,
maka rumusan masalah
dalam penelitian ini adalah “Bagaimana proses pembuatan dan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY? ” C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui
pelaksanaan
pembuatan
dan
pengiriman
laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY.
6
2. Tujuan Khusus a. Mengetahui pelaksanaan pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY. b. Mengetahui kesesuaian tanggal keluar pasien antara HIS dengan berkas rekam medis. c. Mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman, Dinas Kesehatan Pemda DIY dan Ditjen Yanmed. D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit Dapat digunakan sebagai masukan/ saran dalam pelaksanaan pembuatan laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL 4a) sehingga informasi yang diberikan lebih tepat dan akurat. b. Bagi Peneliti Sebagai bahan implementasi dari ilmu yang telah di dapat dari bangku
perkuliahan
dan
dapat
menambah
wawasan,
pengetahuan, dan pengalaman yang berharga terhadap pengembangan
ilmu
rekam
medis
pengalaman untuk memasuki dunia kerja.
7
serta
menambah
2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Dapat memberikan masukan ilmu yang berguna dan sebagai bahan pembelajaran dan memperkaya ilmu pengetahuan dari hasil penelitian b. Bagi Peneliti Lain Laporan hasil penelitian ini berguna sebagai referensi bagi penelitian lain yang memiliki bahasan penelitian yang serupa dengan penelitian ini. E. Keaslian Penelitian Penelitian berjudul “Pelaksanaan Pembuatan dan Pengiriman Laporan Data Keadaan Morbiditas dan Mortalitas Pasien Rawat Inap (RL4a) di RSJ Grhasia DIY” belum pernah dilakukan sebelumnya. Namun, beberapa penelitian yang hampir sama yang pernah dilakukan antara lain : 1. Diani (2013) dengan judul “Pelaksanaan Pengolahan Pelaporan Morbiditas dan Mortalitas Pasien Rawat Inap (RL4a) di RSUD Sleman”. Penelitian Diani merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan pengumpulan data secara crosssectional.
Tujuan
dari
penelitian
Diani
adalah
mengetahui
pelaksanaan pembuatan pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL4a) serta kendala dalam pembuatan pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL4a) di
8
RSUD Sleman. Hasil Penelitian ini adalah pembuatan pelaporan morbiditas
dan
pengumpulan
mortalitas
data,
pasien
pengolahan
rawat
data
dan
inap
terdiri
penyajian
dari data.
Pengumpulan data dalam pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap adalah berkas rekam medis pasien rawat inap. Pengolahan data yang sudah komputerisasi adalah coding, indeks, register rawat inap, sedangkan untuk membuat laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap masih manual. Penyajian data laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL4a) berupa tabel. Kendala dalam pembuatan pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap, didapat masih banyak berkas rekam medis yang belum terisi lengkap. Dari berkas rekam medis yang belum terisi lengkap, menghambat dalam proses pengolahan data dan penyajian data pelaporan RL4a, sehingga laporan RL4a menjadi tidak lengkap, akurat dan tidak tepat waktu. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Diani (2013) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah jenis penelitian yang digunakan deskriptif dengan pendekatan kualitatif, serta sama-sama membahas tentang pelaksanaan pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap. Adapun perbedaannya terletak pada tujuan penelitian, tujuan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah mengetahui pelaksanaan pembuatan serta kendala
9
yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY, mengetahui kesesuaian tanggal keluar pasien antara HIS dengan berkas rekam medis, serta mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman, Dinas Kesehatan Pemda DIY dan Ditjen Yanmed. 2. Wulansari (2013) meneliti tentang “ Pelaksanaan Pembuatan Laporan Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan (RL4b) dan Pengirimannya secara online Kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman Di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan”. Penelitian Wulansari merupakan penelitian deskriptif kualitatif, dengan rancangan crosssectional.
Tujuan
dari
penelitian
Wulansari
adalah
untuk
mengetahui gambaran umum pelaksanaan pembuatan laporan data
keadaan
morbiditas
pasien
rawat
jalan
(RL4b)
dan
pengirimannya secara online kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. Hasil penelitian ini adalah Pelaksanaan pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL4b) di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan meliputi kegiatan coding, indexing, dan pengolahan laporan dikelola dengan berbasis komputerisasi. Hasil pengolahan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL4b) dientry kembali pada Program SIRS revisi VI yang diberikan oleh pihak Dinas Kesehatan
10
Kabupaten Sleman. Output laporan tersebut berupa file dengan format txt dan Ms. Excel, kemudian dikirim secara online kepada Dinas
Kesehatan
Kabupaten
[email protected].
Sleman
Faktor-faktor
yang
melalui
email
mempengaruhi
dalam pelaksanaan pembuatan laporan adalah sistem manajemen sumber daya manusia di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan yang masih belum sempurna, prosedur tetap terkait pelaporan belum diperbaharui oleh pihak Rumah Sakit Panti Rini Kalasan dan Pihak Dinas Kabupaten Sleman tidak memberikan petunjuk teknis terkait pengisian dan pemakaian pada Program SIRS revisi VI dalam bentuk softcopy ataupun
hardcopy. Persamaan penelitian yang
dilakukan oleh Wulansari (2013) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah jenis penelitian yang digunakan deskriptif
kualitatif,
serta
sama-sama
membahas
tentang
pengiriman laporan. Adapun perbedaannya terletak pada tujuan penelitian, tujuan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah mengetahui pelaksanaan pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY, mengetahui kesesuaian tanggal keluar pasien antara HIS dengan berkas rekam medis, serta mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ
11
Grhasia DIY kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman, Dinas Kesehatan Pemda DIY dan Ditjen Yanmed. 3. Kurniasari
(2012)
dengan judul “ Proses Pembuatan
dan
Pengiriman Laporan Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan di RSJ Grhasia Provinsi DIY”. Penelitian Kurniasari merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif dan rancangan penelitian fenomenologi. Tujuan dari penelitian kurniasari adalah untuk mengetahui proses pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan di RSJ Grhasia Provinsi DIY, meliputi proses pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan, mengetahui kesesuaian data antara register dengan berkas rekam medis, serta mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan RSJ Grhasia Provinsi DIY kepada Ditjen Yanmed maupun Dinas Kesehatan Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Hasil penelitian ini adalah proses pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan di RSJ Grhasia Provinsi DIY meliputi input laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan yang meliputi register dan berkas rekam medis, proses pengolahan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan yang meliputi coding, indexing dan pengolahan data menggunakan komputer, serta output yang meliputi laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan
12
(RL4b). Adapun dalam pelaksanaan pembuatan laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan masih mengalami kendala, antara lain kuantitas SDM yang sedikit sementara beban kerjanya banyak, keakuratan data yang meliputi kasus baru yang belum dilaksanakan dan dokter yang tidak mengisi diagnosis dengan lengkap, serta software yang belum bisa diaplikasikan secara maksimal. Kesesuaian data antara register dengan berkas rekam medis tidak ada yang mencapai 100%. Prosentase kesesuaian tertinggi adalah pada item jenis kelamin dan kunjungan, yaitu sebesar 96,0%, sedangkan item dengan prosentase kesesuaian terendah pada item diagnosis pasien sebesar 69,7%. Pengiriman laporan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan di RSJ Grhasia Provinsi DIY kepada Ditjen Yanmed maupun Dinas Kesehatan Provinsi DIY dilakukan dengan cara pengiriman melalui email. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Kurniasari (2012) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah jenis penelitian yang digunakan deskriptif kualitatif, serta sama-sama membahas tentang pengiriman laporan. Adapun perbedaannya terletak pada tujuan penelitian, tujuan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah mengetahui pelaksanaan pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY, mengetahui kesesuaian tanggal keluar pasien antara
13
HIS dengan berkas rekam medis, serta mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman, Dinas Kesehatan Pemda DIY dan Ditjen Yanmed. 4. Lestari (2006) dengan judul “Pelaksanaan Pembuatan Laporan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL2a) Di Rumah Sakit Grhasia Provinsi DIY” Penelitian Lestari bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan laporan morbiditas pasien rawat inap (RL2a). Hasil dari penelitian ini adalah bahwa pelaksanaan pembuatan laporan morbiditas pasien rawat inap (RL2a) di rumah sakit Grhasia Provinsi DIY belum sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Depkes RI. Faktor-faktor yang mempengaruhinya adalah sumber daya manusia, sarana/alat dan prosedur. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Lestari (2006) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah jenis penelitian yang digunakan deskriptif dengan pendekatan kualitatif, serta sama-sama membahas tentang pelaksanaan pembuatan
laporan
morbiditas
pasien
rawat
inap.
Adapun
perbedaannya, pada penelitian Lestari (2006) laporan morbiditas pasien rawat inap tidak dibuat oleh petugas pelaporan RSJ Grhasia sedangkan pada penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti laporan morbiditas pasien rawat inap sudah dibuat oleh petugas
14
pelaporan RSJ Grhasia namun masih terdapat kendala dalam pelaksanaannya. Tujuan penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah mengetahui pelaksanaan pembuatan serta kendala yang dihadapi dalam pembuatan laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY, mengetahui kesesuaian tanggal keluar pasien antara HIS dengan berkas rekam medis, serta mengetahui pelaksanaan pengiriman laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap di RSJ Grhasia DIY kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman, Dinas Kesehatan Pemda DIY dan Ditjen Yanmed.
15
