Budapest Főváros XIX. ker. Önkormányzat Polgármesteri Hivatal 1195. Budapest, Városház tér 18-20.
Ikt.szám: XV-125/2009
2008. évi belső ellenőrzési jelentés ( Polgármesteri Hivatal )
Készítette: Polgármesteri Hivatal revizora
A beszámolás jogszabályi alapja: a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. ( XI.26. ) kormány rendelet 31. §. (3) bekezdés előírása Munkaterv teljesítése: a képviselő-testület 278/2008. ( IV.15. ) számú határozatával elfogadott 2008. évi ellenőrzési terv a SALDO Pénzügyi Tanácsadó és Informatikai Zrt. által teljesített a benyújtott és elfogadott teljesítési igazolások alapján. A 2008. február 1-i keltezésű megbízási szerződésben rögzített díjazás a megbízott részére kiegyenlitésre került.
A normatív hozzájárulások és a normatív kötött támogatások teljes körű ellenőrzése Az 1/2008. számú ellenőrzési jelentés két részjelentést foglal magába. Az I-II. számú részjelentésekben megfogalmazott javaslatokra 2008. október 15-i hatállyal az 5-33/2008. sz. Polgármesteri-Jegyzői közös intézkedés került kiadásra a normatív állami hozzájárulás elszámolásának vizsgálatáról szóló ellenőrzési jelentésben foglaltak végrehajtásáról, valamint az 5-34/2008. sz. Polgármesteri és Jegyzői Együttes intézkedés a költségvetés tervezés, a költségvetési beszámolás, a pénzmaradvány elszámolás és felülvizsgálat rendjéről szabályozás 5-37/2008. számon módosított 2008. december 1-i hatállyal.
I. sz. részjelentés Az ellenőrzés fő célja az volt, hogy a Budapest Főváros XIX. Kerület Kispest Önkormányzatának 2007. évi normatíva elszámolása megfelel-e a jogszabályi előírásoknak. Jelen részjelentés tárgya a „szociális” normatíva-elszámolás megalapozottságának vizsgálata volt. Az ellenőrzést a Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálatnál és a Családsegítő Szolgálat és Gyermekjóléti Központnál végeztük. Jogcímenként tekintettük át a normatíva elszámolás folyamatát, szúrópróbaszerűen vizsgáltuk az elszámoláshoz tartozó alapdokumentumokat. Az ellenőrzés összesített véleménye Szociális terület normatíva elszámolásának rendje: korlátozottan megfelelőnek minősül. A vizsgált anyaggal kapcsolatban elmondható, hogy a gazdasági vezető és az ellátási felelős által készített kimutatások, ”belső” használatra alkalmazott excell táblázatok a normatíva elszámolások vizsgálatához jelentős segítséget nyújtottak. Az intézmény normatíva igénylésének és elszámolásának rendje átlátható, a folyamat utólag is nyomonkövethető. Összegzett főbb megállapítások és ajánlások A működés eredményességének növelésére, a FEUVE és a belső ellenőrzési rendszerek javítására, továbbfejlesztésére: ● Ellenőrzési nyomvonal kialakítása a normatíva elszámolására vonatkozóan, ● A normatíva elszámolása során ügyeljenek arra, hogy a figyelembe veendő időszak január 1 - december 31. ● Az időskorúak nappali ellátásáról vezetett nyilvántartások rendjének módosítása a normatíva elszámolásához szükséges adatok biztosítása érdekében. ● Azon ellátottak,akik az időskorúak nappali ellátásában részesülnek (tehát úgymond „klubos” foglalkozásokon vesznek részt) azonban az étkeztetést nem helyben fogyasztják, hanem el-
viszik, ezt írásban kérelmezzék a Gondozási Központ vezetőjénél az ok megjelölésével, továbbá azzal a kitétellel, hogy az étel elvitelétől függetlenül a klubos foglalkozásokon részt kívánnak venni. 2 A Központ vezetője tehát írásbeli kérelemre, egyedi elbírálás alapján kivételes esetben adjon engedélyt erre, tekintettel a Kv tv. előírásaira. Az ellenőrzés során feltárt hiányosságok a Szocio.NET program bevezetésével megoldódnak. A program biztosítja a rögzített jelenléti és igénybevételi adatok alapján a normatíva elszámolás jogszabályi megfelelőségét. A Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálat 2009. január 12-i keltezésű, 17/2009. számú intézkedési terve teljesített, illetve határidőzített intézkedéseket tartalmaz, melyek a következők: Teljesített: ●
●
●
A normatíva elszámolás során figyelembe veendő időszakra vonatkozóan ( naptári év ) a jogszabályi előírásokat figyelembe véve normatíva elszámolásoknál január 1-e és december 31-e közötti időszakot vesszük figyelembe. Az időskorúak nappali ellátásáról vezetett nyilvántartás az 1/2000. SzCsM . rendelet 10. mellékletében meghatározott módon naprakészen, ellátotti névsorral történik és ez a Szocio. NET programban vezetve van. Az ellenőrzés során feltárt összes hiányosság a Szocio.NET program bevezetésével megoldódott. A program biztosítja a rögzített jelenléti és igénybevételi adatok alapján a normatívaelszámolás jogszabályi megfelelőségét.
Határidőzített: (2009. március 31., felelős: gazdasági vezető) ●
Ellenőrzési nyomvonal kialakítása a normatíva elszámolására vonatkozóan. A Költségvetési Ellenőrzés szabályzatba az ellenőrzési nyomvonal kialakítására vonatkozó szabályozás beépítése.
II. sz. részjelentés Az ellenőrzés fő célja az volt, hogy a Budapest Főváros XIX. Kerület Kispest Önkormányzatának 2007. évi normatíva elszámolása megfelel-e a jogszabályi előírásoknak. Jelen részjelentés tárgya a „közoktatás” normatíva-elszámolás megalapozottságának vizsgálata volt. Az ellenőrzést a Művelődési, Egészségügyi és Sport Irodában végeztük. Jogcímenként tekintettük át a normatíva elszámolását. A MESI által kijelölt kolléga rendszeresen – és dokumentáltan – ellenőrzi az iskolák és az óvodák ( a továbbiakban: tagintézmények ) által vezetett alapnyilvántartásokat ( osztálynaplók, étkezéssel kapcsolatos nyilvántartások, kedvezményekre való jogosultsághoz kapcsolódó igazolások stb.). Az ellenőrzésekről minden esetben jegyzőkönyv készült. A MESI-nél a tagintézményi adatszolgáltatás alapján elkészítik a normatíva-elszámolás összesítőjét a MÁK által kiadott segédtáblázat segítségével. A Hivatalban a MESI által küldött segédtáblázat alapján elkészítik a normatíva elszámolását. Összesített megállapítások: ● ●
A normatíva igényléssel és elszámolással kapcsolatban nem került kialakításra ellenőrzési nyomvonal A tagintézmények ( különösen az óvodák ) adatszolgáltatása nem egyértelmű, több helyen
●
●
téves adatot tartalmaz, amelyet a MESI-ben a kijelölt kolléga javított, illetve segített a helyes értelmezésben. A normatíva elszámolásához kapcsolódó dokumentumok tárolási, kezelési rendje nehezíti az ellenőrzést és a visszakeresést. 3 Néhány esetben eltérést találtunk a tagintézményi adatszolgáltatás és az elkészített összesítő adatai között. Az eltérés oka minden esetben számolási hiba.
Javaslatok: ● ● ● ●
Alakítsák ki az ellenőrzési nyomvonalat a normatíva elszámolására vonatkozóan ( önkormányzati szinten). Egységesítsék a tagintézmények adatszolgáltatását. A normatíva elszámolásával kapcsolatos dokumentumokat tagintézményenként dossziékban tárolják. A MÁK által kiadott segédtáblázat excell formátumban készült és lehetőséget nyújt arra, hogy helyes függvény használatával az egyes tagintézmények segédtáblázatai alapján elkészítse az összesítőt. Ezáltal a számitási hibák kiküszöbölhetőek.
Az ellenőrzés összesített véleménye: Közoktatás területén a normatíva elszámolásának rendje korlátozottan megfelelőnek minősül. Az Önkormányzat képviselő-testületének 42/2008. (XII.18.) rendelete a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló többször módosított 43/2006. (XII.22.) rendelet módosításáról 9.§. előírása: „ A rendelet mellékletét képező A polgármesteri hivatal ügyrendje k., függelékében szereplő „Költségvetési ellenőrzés című anyag ” I/B Ellenőrzési nyomvonal” 2. sz. táblázat 6. pontja „Állami támogatásokkal, hozzájárulásokkal, egyéb központi forrás előirányzatának teljesítése” az 1. sz.mellékletben szereplő szöveggel kiegészül.” A Humánszolgáltatási Iroda (Művelődési, Egészségügyi és Sportiroda) 2009. január 16-i keltezésű, IV-156/ 2009. számú helyzetjelentése az alábbi informácíókat biztosítja: ●
● ●
Az egységes adatszolgáltatás alapját az október 1-i a Közoktatás Információs Rendszernek megküldött adatszolgáltatás képezi. A Költségvetési törvény aktualizálásával kerül kiadásra az adatkérő lap a normatíva igénylésének és elszámolásának megfelelően. Az adatszolgáltatás elősegítése érdekében a 23/2008. (VIII.6.) OKM rendelet – a szakmai és informatikai fejlesztési feladatok támogatására igényelhető forrásból iskolai adminisztrációs és ügyviteli szoftver beszerzése megtörtént, amelynek segítségével minden intézmény egy központi számítógépen tárolja naprakész adatait és a fenntartó részére hozzáférést biztosít. Január hónapban minden felhasználó megkapta a hozzáférési kódot és a képzés megszervezése folyik. A tagintézményekre vonatkozó adatokat külön dossziékban tároljuk és a beszámolási időszakban beérkező adatok itt lelhetők fel. A MÁK által kiadott segédtáblákban excell formában rögzíthetők az intézmények adatai. A 2007. év elszámolása már ezen a táblán került beadásra. A kitöltött intézményi táblák kinyomtatott formában a kialakított dossziékban kerülnek tárolásra.
A helyi adóztatás, végrehajtás, hátralékbehajtás, új adóalanyok feltárása 2/2008. számú jelentés A Htv. értelmében a települési önkormányzatok a helyi adók bevezetéséről rendeletet alkothatnak.
A Htv. alapján a települési önkormányzatok képviselő-testületei adóügyi feladat- és hatáskörükben ● meghatározzák illetékességi területükön a helyi adó bevezetésének időpontját és időtartamát, a helyi adózás részletes szabályait,
●
●
4 megállapítják – a helyi sajátosságokhoz, az önkormányzat gazdálkodási követelményeihez és az adóalanyok teherviselő-képességéhez igazodóan a törvényben meghatározott felső határok figyelembevételével - a bevezetett helyi adók mértékét, döntésük szerint bővíthetik a mentességi és kedvezményi szabályokat, a jegyző beszámoltatása útján ellenőrzik az adóztatást, évente tájékoztatják a lakosságot a helyi adókból származó bevételekről.
A helyi adók, az önkormányzat költségvetését megillető más adók, valamint az adók módjára behajtandó köztartozások körében az adóztatással kapcsolatos feladatokat I. fokon az önkormányzati adóhatóság látja el. Az ellenőrzés a helyi adók, gépjárműadó bevételek önkormányzati gazdálkodásban betöltött szerepét, az adóztatásra vonatkozó jellemzőket ( hátralékok alakulása, behajtás, stb.) tekintette át 20072008. éveket érintően. Összegzett főbb megállapítások és ajánlások: Az építmény és a telekadó bevezetéséről, mértékéről Budapest Főváros XIX. Ker. Kispest Önkormányzat Képviselő-testület rendeletet alkotott. Az Adóügyi csoport látja el a helyi adókkal kapcsolatos feladatokat. Az ellenőrzés során feltárt hibák, hiányosságok ( ideértve a bevallások alapján a téves adatrögzítést ) részben visszavezethetőek az Adóügyi csoporton belüli kontrollok hiányára, illetve az ONKADO program által nyújtott lehetőségek „sablonos” használatára. Az adózók nagy száma és az Adóügyi csoport munkaerő-kapacitása miatt a határozatok tételes ellenőrzése nem megoldott. A hátralékok évről évre történő összegszerű növekedése – az adózói morál romlásán túl – a behajtási cselekmények igen alacsony eredményességére vezethető vissza. Javaslatok: ● ●
●
●
● ●
Az épitmény és telekadó tekintetében a bevallások és a határozatok teljes körű és tételes ellenőrzése szükséges. A továbbiakban – amennyiben a bevallásban az adózó által közölt adatok nem egyértelműek- az ügyintéző a telefonos egyeztetés tényét és a mellékszámításokat is csatolja az ügyirathoz, ellátva az aláírásával, dátummal. Az Adóügyi csoport vezetője gondoskodjon a folyamatba épített és a vezetői ellenőrzési pontok kialakításáról és működéséről. Különösen fontos ez azon esetekben, ahol az adózók nagy száma miatt az ügykezelés „sablonosan” történik – pl. gépjárműadó-kivetések, hátralékosok ügykezelése stb. A behajtási tevékenység eredményességének növelése érdekében a jelenlegi eljárási rendet meg kell változtatni. A hátralékok behajtásával kapcsolatosan feltétlenü l törekedni kell az inkasszóval történő behajtás eredményességének növelésére. Az új adózók feltárása minden esetben dokumentált formában – pl. feljegyzéssel – történjen. (Adatkérés cégbíróságtól, Hivatalon belüli adatkérések, adatszolgáltatások stb.) Gondoskodjanak az adóztatással kapcsolatos iratmegőrzési rend módosításáról, az ügyiratok visszakereshetősége, átláthatósága érdekében. Általános probléma, amely az iktatási rend-
szer sajátosságaiból adódik, hogy adott adóalanyhoz tartozó dokumentumok „átláthatatlanok”, adott ügyiratot át kell tételesen vizsgálni, hogy a határozat, a bevallás, egyéb dokumentum megtalálható-e benne. Javasoljuk, hogy az adózással kapcsolatos ügyiratok elejére 5 egy listát csatoljanak – akár egy „bianco” felsorolást, amelyen csak jelezni kell, hogy tartalmazza-e az ügyirat az adott dokumentumokat, vagy sem – így az ügyintézőnek elég ránéznie az ügyiratra és látja, hogy az teljes körű-e, vagy sem. Intézkedés 2009. I. negyedévében várható a teljesítési igazolás időpontjának ( 2008. november 30. ) figyelembevételével.
Az éves jelentés a rendelkezésre álló dokumentumok alapján készült. Kérem, hogy a 2008. évi ellenőrzési jelentést elfogadni szíveskedjenek.
Budapest, 2009. január 22.. Tisztelettel: Németh Jánosné revizor
Elfogadom: Budapest, 2009. …...................
dr. Istvánfi Sándor jegyző
Melléklet: 2008. évi ellenőrzési munkterv Megbízási szerződés – SALDO Zrt Teljesítési igazolás 2008. szeptember 11. Teljesítési igazolás 2008. november 30.
Budapest, 2009. ….........................
Gajda Péter polgármester
6
