Budapest Főváros XIX. ker. Önkormányzat Polgármesteri Hivatal 1195. Budapest, Városház tér 18-20.
Ikt.szám: XV-067/2009
2008. évi belső ellenőrzési jelentés ( Önkormányzat intézményei )
Készítette: Polgármesteri Hivatal revizora
TARTALOMJEGYZÉK
I. A beszámolás jogszabályi alapja II. Munkaterv teljesítése III. Módosított munkaterv teljesítése IV. Munkaterven kivüli feladatok V.
Javaslatok hasznosulásának tapasztalata
VI. Az ellenőrzések személyi és tárgyi feltételei
Mellékletek: -
Munkaidő mérleg Ellenőrzési mérleg 2008. évi ellenőrzési terv ( 806/2007. (XI.20.) Ökt.h.) 2008. évi módosított ellenőrzési terv (XV-708/2008. Jegyzői üi.) Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálat ellenőrzését érintő jelentés tervezet egyeztető megállapításai - Intézkedések megvalósítási helyzete (2007. évi ellenőrzések)
2
I. A beszámolás jogszabályi alapja:
a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló
193/2003. (XI.26.) kormány rendelet 31.§.(3) bekezdés előírásainak kifejtése, részletezése. II. Munkaterv teljesítése: Az önkormányzat intézményei 2008. évi belső ellenőrzési tervét a képviselő-testület a 806/2007. (XI.20.) határozatával fogadta el. Az ellenőrzési tervben rögzített vizsgálatok lefolytatására revizori munkaidő hiány miatt nem kerülhetett sor. Az ellenőrzési terv módosítására vonatkozóan a Költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) kormány rendelet 21. § (5) bekezdése rendelkezik, mely szerint az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető a költségvetési szerv vezetőjének egyetértésével módosíthatja. A revizió 2008. szeptember 19-i keltezésű részletes jelentése - 2008. évben teljesített, illetve teljesítendő revizori munkavégzésről – alapján az ellenőrzési terv módosítását 2008. szeptember 23-án Jegyző úr elfogadta. A módosított tervben a Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálat és a Családsegítő Szolgálat és Gyermekjóléti Módszertani Központ ellenőrzések kerültek elfogadásra.
III. Módosított munkaterv teljesítése: 1.)
Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálat
A 2007. évi ellenőrzési jelentésben az intézményt érintően az alábbi információk biztosítottak: „Az intézmény 2005-2006. éveket érintő működésének rendszer ellenőrzésére a XV-770/2007. számon kiadott megbízólevél alapján 2007. 10.15-től kerül sor 12. 15-i befejezési határidővel azon kitétellel, miszerint a megbízólevél érvényességi ideje a kieső idővel meghosszabbodik. Az ellenőrzés befejezésének várható ideje 2008. első negyedév. A revizori többlet munkaidő szükségletet indokolja: másirányú feladatellátás, az intézmény működési rendszere ( személyi, technikai), a vizsgált területeken tapasztalható hiányosságok, hibák fennállása, melynek következményeként a 2007. évi működés-gazdálkodás adott területei is ellenőrzésre kerültek, kerülnek.” A 2008. évre vonatkoztatva a 2007. évben rögzített indokok a revizori többlet munkaidőt érintően is helytállóak. Az ellenőrzésről készített XV-138-03/2008-as számú jelentéstervezet az intézmény vezetője által 2008. július 24-én átvételre került. A 2008. augusztus 21-i egyeztető megbeszélés tárgyára vonatkozó szerkesztett ügyirat az éves jelentés mellékleteként csatolt. A XV-138-07/2008-as számú jelentés 2008. augusztus 27-én az érintettek részére biztosított. Az ellenőrzés összegző megállapításai: A jelentés részletező megállapítások fejezetben több esetben külön nem rögzítettek az intézmény általi dokumentálási, egyeztetési, ellenőrzési feladatok ellátása, mivel a munkavállalók a részükre meghatározott feladatokat többségében az előírásoknak megfelelően végrehajtották. A működés, gazdálkodás területén jelentkező hibák, hiányosságok fennállása az eljárások, a rendszerek megfelelőségének vizsgálatát igényelte. Az ellenőrzés a hatékonyság, gazdaságosság, eredményesség érvényesülését tartotta szemelőtt. A revizori munkaidő korlátozottsága miatt a költségvetési beszámolók adatainak mélyebb kifejtésére nem került sor, de a részletező fejezetekben rögzítettek kihatással bírnak a vonatkozó teljesítési adatok valóságtartalmára. A működés legfontosabb alapszabályzata ( Alapító Okiraton kívül) a Szervezeti és Működési Szabályzat. Az intézmény hatályos SZMSZ-e 2003. évben került elfogadásra. Az eltelt öt év alatt az intézmény működését érintően több esetben változás történt, melyet nem követett az SZMSZ módosításának kezdeményezése. 3
A működésre, gazdálkodásra vonatkozó szabályzatok rendelkezésre állnak (Önköltségszámítási Szabályzat kivételével), de tartalmuk felülvizsgálatot igényel. A munkaköri leírások részben 2007. évben módosítottak, de többségükben nem aktualizáltak, úgy a szakmai, mint a gazdasági területet érintően. Az intézmény Kollektív szerződése fenntartói hozzájárulást igényelt volna, mivel nem kötelező jogszabályi előíráson alapuló, költségvetést érintő juttatások is megállapítottak. Az intézmény-hálózat egészére kiterjedően az intézményvezető kiadmányozási jogkört a vezetők (szakmai helyettes, gazdasági vezető, gondozási központvezetők) részére nem biztosított. Pl. Az ellátottak részére küldött értesítések, levelezések minden esetben intézményvezetői aláírást igényeltek a rendelkezés szerint. Az intézményvezető általi kötelezettségvállalások dokumentumai nagymértékű gazdasági vezetői ellenjegyzési hiányt mutatnak, még az intézmény alaptevékenységeit érintő hosszabb távú szerződések esetében is. Ezen eljárás azon kívül, hogy kötelezettségvállalásra a gazdasági vezető ellenjegyzése nélkül nem kerülhet sor, a pénzügyi fedezet megléte is igazolatlannak minősül. Az önállóság követelményének az intézmény akkor felel meg, ha gazdasági szervezete képes önállóan ellátni a költségvetés tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzatmódosítással, az üzemeltetéssel, fennntartással, működtetéssel, beruházással, a készpénzkezeléssel, a munkaerőgazdálkodással, a könyvvezetéssel és a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással, az ellenőrzéssel (FEUVE) kapcsolatos feladatokat. A feladat ellátásához a vizsgált években a gazdasági területhez kapcsolhatóan a Gazdasági Központban 19, a területi központokban összesen 5 (adminisztrativ) létszám biztosított. A rendelkezésre álló létszámkeret munkaerő tartalékkal bír az ellátandó feladatokat tekintve.Természetesen a hatékony feladatellátás feltétele a munkakörök, a munkafolyamatok megfelelő kialakítása, a stabil állomány, mely a vizsgált időszakban maradéktalanul nem érvényesült. A pénzügyi- gazdasági terület viteléhez a számítástechnikai eszközpark, a programok folyamatos fejlesztése biztosított. A kialakított rendszer figyelmen kívül hagyta a programok adta feldolgozási, egyeztetési, adatszolgáltatási funkcióit jelentős mértékben. Az excel (táblázati) formában, több megközelítésben készített kimutatások adatai a programokkal (Tatigazd, Imi, Sáfár, APEH Stadi, Gondozó, illetve Szocio.Net) is elérhetőek lettek volna, amennyiben az alkalmazásuk teljes körű. A pénzügyi bizonylatok, dokumentumok indokolatlan fénymásolásai egyrészt a munkavállalók munkaidejének jelentős lekötését, másrészt a dologi kiadások növelését eredményezték. Az előzőekben rögzítettek fennállása az intézményvezetői, a gazdasági vezetői, gazdasági munkavállalók érdemi munkavégzésre fordítható munkaidő csökkenéséhez vezetett. A kialakitott működési gyakorlat a kölségvetés tervezésétől az ellenőrzéssel bezáróan minden területen hibák, hiányosságok fennállásának lehetőségét teremtette meg. Kiemelt jelentőségű hiba, hogy az adott területet érintő kialakitott rendszer zártkörüségének megfelelése az intézmény vezetői által nem kerültek ellenőrzésre, felülvizsgálatra. A jogszabályok, szabályozási előírások értelmezése, a jogszabályi előírások be nem tartása kihatással bírt az intézmény működésére, gazdálkodására. A költségvetések, a költségvetési beszámolók több jogcímen téves adatokat tartalmaznak, mely hibák a tervezési szemléletre, valamint a főkönyvi adatok ellenőrzésének hiányára vezethetők vissza. Az intézményi vagyon hasznosításának, a tárgyi eszközök magáncélú igénybevételének eljárási módszere jogszabályi előírásokat sért. A dologi kiadások körébe tartozó különböző jogcímeket (Pl. tisztitószer, irodaszer, karbantartás) érintő eljárásból következik, hogy a beszerzések, a felhasználások és a számviteli elszámolások módszerei szabályozási előírásokat sértenek. A részmegállapítások fejezetben rögzített hibák, hiányosságok jelentős mértékben elkerülhetőek lettek volna, amennyiben a függetlenitett belső ellenőrzés, valamint a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés kellően érvényesül. A Gazdasági Központ munkavégzéséhez a személyi és tárgyi feltételek maximálisan rendelkezésre álltak, de a munkahelyek kialakítása nem biztosította a zavartalan munkavégzést. 4
Az ellenőrzés lezárására (realizálás) 2008. szeptember 9-én került sor a fenntartó illetékes vezetői, az ellenőrzött intézmény vezetői és az ellenőrzést végző részvételével. A XV-138-09/ 2008. számú emlékeztető kiemelt megállapítása: Új vezetésnek kell megoldania a feladatokat. Az intézmény a jelentésben rögzített megállapításokra 2008. október 3-i keltezéssel, 481/2008as számon biztosította részletes intézkedési tervét, mely teljesített, illetve határidőzített intézkedéseket tartalmaz: Teljesített: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Nappali ellátásra vonatkozó látogatási,-esemény napló 2008. január 01-től a Szocio.Net programban rögzítésre került a jogszabályi előírásnak megfelelően, Jelzőrendszeres ház segítségnyújtás térítési díjai (2007. év és 2008. I. félév) rendezésre került 2008. július 31-vel, Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás feladatellátását a nyugdíjasházi nővérek látják el 2008 január 01-től, Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás riasztási jegyzőkönyveinek zártkörűvé tétele, sorszámozása, nappali riasztásokról jegyzőkönyv vezetése 2008. március 01-től bevezetésre került, Jelzőrendszeres házi segítségnyújtásra vonatkozó taxi szolgáltató (Absolut Med.) szerződése módosításra került 2008. szeptember 05-én, Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás analitikus nyilvántartása a Szocio.Net programban rögzítésre került, rendelkezésre áll 2008. június 01-től, Az intézmény rendelkezik a GUARDS Távközlési Szolgálató Rt. szerződésben vállalt rendszergazda munkaköri leírásával 2008. szeptember 08-tól, Az átmeneti elhelyezést nyújtó Gondozóházban a jogszabály által előírt alapgyógyszer készlet beszerzésre került 2008. június 17-től, Fentartói intézkedés a Nyugdíjasház (József A.u.77.) működtetésére vonatkozóan (házi segítségnyújtás a III.sz. GK által) az intézmény rendelkezésére áll 2008. július 10-én, Műszaki ellenőr szerződése 2008. december 31-ig érvényes, 2009. évre nem kerül meghosszabbításra, Függetlenített belső ellenőrzés 2008. március 03-tól biztosított. Az SZMSZ-nek megfelelő munkarend kialakítása 2008. október 02-tól bevezetésre került a Gazdasági Irodában, Ügyvédi szerződés 2008. október 10-i hatállyal felmondásra került, Létszám és bérnyilvántartás dokumentációja teljes körűen rendelkezésre áll 2008.január 01től.
Határidőzített: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Szakmai létszámkeret felülvizsgálata, Gazdasági létszámkeret felülvizsgálata, Az intézmény számitástechnikai-rendszereinek felülvizsgálata, Szocio.Net program gyakorlati alkalmazásának felülvizsgálata, Együttműködési megállapodás felülvizsgálata, képviselő-testület elé beterjesztése, Alapító Okirat, SZMSZ módosítása, képviselő-testület elé beterjesztése, Kollektív Szerződés felülvizsgálata, fenntartói jóváhagyás biztosítása, Önköltségszámitási Szabályzat elkészítése, Gazdasági szervezet ügyrendje és a gazdálkodási szabályzatok felülvizsgálata, Folyamatos munkarendet érintő szabályozás elkészítése, 5
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Munkaköri leírások felülvizsgálata, Intézményvezetői teljes körű kiadmányozási jogkör felülvizsgálata, Személyügyi és munkaügyi munkakör felülvizsgálata, Gazdasági vezető álláshely betöltése, A gazdasági terület vitelére kialakított rendszer felülvizsgálata, Udvar hasznosítására vonatkozóan fenntartói állásfoglalás kérése, Szerződések teljes körű nyilvántartása, kiegészítése, A hatályos intézményvezetői utasítások, rendelkezések felülvizsgálata, Adatvédelmi szabályzat kiegészítése az otthoni munkavégzést illetően, Az intézményi vagyon szabályszerű kezelése: A vagyonvédelmi szabályzatban foglaltaknak megfelelően a tárgyi eszközök leltári számmal való ellátása, Számitástechnikai eszközök karbantartásának nyilvántartása, Tárgyi eszközök magáncélú használatba vételének szabályozása, az önköltségszámitási szabályzatban meghatározott díjtétel figyelembevételével, Udvar hasznosításának szabályozása a fenntartói állásfoglalás tükrében, Kulcsnyilvántartás rendezése, Tárgyi eszközök egyedi nyilvántartó lapjainak felülvizsgálata, teljes körű adattartalom biztosításával, Fénymásoló működtetésére vonatkozó intézkedés, Fénymásoló gépek szervízkönyvének biztosítása, Szakkönyvek nyilvántartásának rendezése, A József Attila Nyugdíjasház, Gondozóház szakmai feladatának (elkülönített) felülvizsgálata, Főváros általi hozzájárulás biztosítása a kihelyezett klubról, A Batthyány utcai Nyugdíjasház működtetésével kapcsolatos támogatási jogcímek egyeztetése a Fővárosi Önkormányzattal, dokumentáció biztosítása, Költségvetés, beszámoló részletes szöveges indokolásának biztosítása, Informatikusi munkakör felülvizsgálata, Pótlékok felülvizsgálata, Tanulmányokat, továbbképzéseket érintő feladatellátás felülvizsgálata, Tisztitószer beszerzés és felhasználás szabályszerű kezelése, 2006-2007. évi normatívák felülvizsgálata, Ellátási formákat érintő térítési díjak helyi rendeletnek megfelelő időbeni módosítása, Jelzőrendszeres házi segítségnyújtást érintő taxi szolgáltatás szabályszerű elszámolásának biztosítása, Aktív és passzív elszámolások analitikájának biztosítása, Gondozó Wind. Integrál program rendezése, Pályázati adatok teljes körű (terv és tényadatok) nyilvántartásának vezetése, Pénzmaradvány analitikus nyilvántartás biztosítása, Szigorú számadási kötelezettség körébe vont nyomtatványok nyilvántartásának naprakész vezetése, Elavult, szigorú számadású nyomtatványok selejtezése, I.sz.Gondozási Központ (Corvin krt. 32.) víz-csatorna díj számlázásának rendezése, Előirányzat felhasználás terv tartalmi (szöveges indoklás) kibővítése,
Az intézmény az intézkedési tervében vállalt határidők figyelembevételével teljesítési, illetve helyzetjelentési kötelezettségének folyamatosan eleget tett. 6
2.) Kispesti Családsegítő Szolgálat és Gyermekjóléti Módszertani Központ Az ellenőrzés végrehajtására a XV-770/2007. sz. jegyzői megbízás alapján került sor. Az intézmény gazdálkodási formája: Részjogkörrel rendelkező, részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, önálló bérgazdálkodó. Gazdálkodási feladatának ellátása: Az intézmény pénzügyi és gazdasági feladatait a Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálat, mint önállóan gazdálkodó költségvetési intézmény látja el, az intézmények közötti, az előirányzat feletti jogosultságra vonatkozó együttműködési megállapodás alapján. Az önállóan gazdálkodó intézményben lefolytatott vizsgálat jelentős mértékű többlet revizori munkaidőt igényelt, így a részben önállóan gazdálkodó intézményt érintően csak kiemelt jogcímek ellenőrzése volt végrehajható. Az ellenőrzésről készített XV-813/2008.számú jelentéstervezet a részben önállóan gazdálkodó és az önállóan gazdálkodó(érintett) intézményvezetők részéről 2008. november 17-én átvételre került. Az intézményvezetők a tervezetben foglaltakkal kapcsolatban észrevétellel nem éltek, így a jelentés 2008. december 09-én, XV-813-04/2008. számon véglegesítésre és az illetékesek részére átadásra került. Az ellenőrzés összegző megállapításai: Az ellenőrzés az alábbi kiemelt jogcímeket érintette: ● ● ● ● ● ● ● ● ●
SZMSZ – álláshelyek megfelelősége, Együttmükődési megállapodásban foglalt feladatok ellátása, Személyi juttatások, létszám-bérgazdálkodás, Munkavégzés, szabadság dokumentálása, Pályázatok, Nem adatátviteli távközlési díjak, Szellemi és anyagi infrastruktúra magáncélú igénybevétele, Gyermekek Átmeneti Otthona (célvizsgálat), Családok Átmeneti Otthona ( célvizsgálat),
A vizsgált területeknél tapasztalt hibák, hiányosságok fennállása több okra vezethetők vissza. A gazdasági vezető általi feladatellátás hiányosságaira, a részben önállóan gazdálkodó intézmény általi szabályozás hiányára, valamint a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, a függetlenített belső ellenőrzés nem kellő működésére. A Gyermekek Átmeneti Otthonát (GYÁO) és a Családok Átmeneti Otthonát (CSÁÓ) érintő ellenőrzési megállapításokra az ottthonvezetők megvalósítási jelentéseket biztosítottak. GYÁO 2008.09.23. ● Gyermekek gondozása után megállapított személyi téritési díj nyilvántartás formai rendbetétele, ● Szerződés nyilvántartás biztosítása, ● Tanulói BKV bérletek nyilvántartása, ● Zsebpénz nyilvántartás formai rendezése, ● Térítési díjak számlázási gyakorlatának módosítása. CSÁO 2008.09.26. ● Befogadott családokról (idősorrendben) naprakész nyilvántartás vezetése, ● Az átmeneti ellátás megszűnésével kapcsolatos dokumentumok kezelése, ● Krízis élelmiszer támogatásokról nyilvántartás vezetése. 7
Az intézmény a jelentésben rögzített megállapításokra 2009. január 5-i keltezéssel, IN 1996/ 2009-es számon biztosította intézkedési tervét, mely teljesített, illetve határidőzített intézkedéseket tartalmaz: Teljesített: ● Együttműködési Megállapodás tartalmának teljes körű felülvizsgálata, átdolgozása, ● A 2008. és a 2009. évi költségvetésnél a személyi juttatások előirányzatainak tervezése, Határidőzített: ● Vezetői pótlékok felülvizsgálata, ● A munkaügyi, pályázati munkaköri leírások aktualizálása, ● A FEUVE hatékony működtetése, ● A létszám és bérnyilvántartás naprakész vezetése, ● Továbbképzési támogatások felülvizsgálata, ● A Kollektív Szerződés fenntartó általi jóváhagyás biztosítása, ● A munkavégzés, szabadságok szabályszerű dokumentálásának biztosítása, ● A pályázati támogatások felhasználásának szabályszerű bizonylatolásáról, nyilvántartásáról intézkedés, ● Uniós pályázatok függetlenített belső ellenőr általi vizsgálat. Az ellenőrzés lezárására (realizálás) 2009. év január hónapjában kerül sor. 3.) Ellenőrzéssel összefüggő feladatok: A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV .tv. (10) bekezdésében foglaltak figyelembevételével az Önkormányzat intézményeit érintő 2007. évi ellenőrzési jelentés, valamint a hivatkozott jogszabály (6) bekezdése alapján a 2009. évi ellenőrzési terv elkészítése, az érintett bizottságok és a képviselő-testület elé beterjesztése. A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.29.) kormány rendelet 12.§. (n) pontjában foglalt előírás teljesítéseként az ellenőrzött szervezetek – 2007. év GESZ, OMEGA Kht, Eü.Intézet, VAMŰSZ, Kispesti Uszoda, PH Gondnokság, 2008. év Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálat) intézkedési terveiben megfogalmazott feladatok végrehajtásának nyomon követése.
IV. Munkaterven kivüli feladatok: ●
● ● ● ● ● ● ● ●
A Polgármesteri Hivatal ellenőrzését érintő 2007. évi ellenőrzési jelentés, a 2008 és a 2009. évi ellenőrzési tervek elkészítése, az érintett bizottságok és a képviselő-testület elé beterjesztése. Polgármesteri Hivatal és a SALDO Zrt között kötendő megbízási szerződés tervezet elkészítése a 2009. évi belső ellenőrzésre vonatkozóan. Vezetőváltások – OMEGA kht, Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálat – közreműködés. TV Kispest tárgyi eszközök selejtezésénél felügyeleti jelenlét. Állami Számvevőszék vizsgálatához ellenőrzést érintő dokumentumok biztosítása, személyes megbeszéléseken való részvétel. Polgármesteri Hivatalt érintő kockázati tényezők értékelésében közreműködés. Belső Ellenőrzési Kézikönyv tervezet készítése. Polgármesteri Hivatal és az intézmények részére szakmai segítségnyújtás szóbeli, illetve véleményező jelentések formájában. Bizottsági, Testületi üléseken, Népszavazáson való részvétel.. 8
V. Javaslatok hasznosulásának tapasztalata: Az ellenőrzés által megfogalmazott javaslatok az érintettek részéről elfogadásra kerültek. Az intézkedési tervek és azok teljesítési helyzetjelentései a működés szabályozottságának, hatékonyságának, gazdaságosságának érdekében megtett javaslatok hasznosulását tükrözik.
VI. Az ellenőrzések személyi és tárgyi feltételei ● ● ● ● ● ● ● ● ●
●
Függetlenített belső ellenőri létszám: 1 fő Belső ellenőri státusz betöltöttsége stabil: 19 év Belső ellenőr képzettsége: Felsőfokú államháztartási ( mérlegképes ) A belső ellenőr tevékenységét a Polgármesteri Hivatal vezetőjének közvetlenül alárendelten végzi. A belső ellenőr függetlensége biztosított. Az éves ellenőrzési terv kidolgozása a Polgármesteri Hivatal vezetője és a belső ellenőrzést végző között konfliktus mentes. A belső ellenőr szakmai továbbképzése biztosított. A belső ellenőrzést végzőben megfelelően tudatosult az ellenőrzési szabályokban és az etikai normákban megfogalmazottak. A belső ellenőr által kezelt ellenőrzések nyilvántartása és a dokumentumok kezelése zártkörüen biztosított. A dokumentumok irattározása a Polgármesteri Hivatal iktatási rendszerén keresztül valósul meg. A belső ellenőr részére biztosított munkakörülmény megfelelő.
Kérem, hogy a 2008. évi ellenőrzési jelentést elfogadni sziveskedjenek. Budapest, 2009. január 13. Tisztelettel: Németh Jánosné
revizor
Elfogadom:
Budapest, 2009. …....................
dr. Istvánfi Sándor jegyző
Budapest, 2009. ….........................
Gajda Péter polgármester
9
SEGÍTŐ KÉZ KISPESTI GONDOZÓ SZOLGÁLAT ELLENŐRZÉSÉT ÉRINTŐ JELENTÉSTERVEZETBEN FOGLALTAK EGYEZTETÉSE A 2008. augusztus 12-i keltezésű, 375/2008-as számú intézményi ügyirat tárgya: a jelentéstervezettel kapcsolatban észrevételt nem kivánunk tenni, de a megjegyzések, kiegészítések figyelembevételét javasoljuk. A jelentéstervezet részmegállapítások fejezetekben rögzítetteket érintő intézményi megjegyzések, kiegészítések, valamint a 2008. augusztus 21-i keltezésű, XV-138-05/2008-as számú revizori válasz az alábbi jogcímeket érintik: ●
●
A gazdálkodási szabályzatok alap dokumentumait a gazdasági vezető állította össze, de pontosításra és ellenőrzésére, illetve a szabályzatok összhangja miatt lett a belső ellenőrnek átadva és csak ezután lett érvénybe léptetve. Úgy gondoltuk, hogy így a belső ellenőr ellenőrzésnek is eleget tudott tenni. A szabályzatok 2007. évi aktualizálását nem mint belső ellenőr végezte, hanem mint a gazdasági vezető helyettese.
A szabályzatok 2007. évi aktualizálását természetesen a gazdasági vezetői feladatok ellátásával megbízott belső ellenőr hajtotta végre. A belső ellenőr 2007. 12.31-ig volt megbízva a részére meghatározott gazdasági vezetői feladatok ellátásával, de a gazdasági vezető 2007. évben több hónapon keresztül munkában állt, így rálátása lehetett a gazdasági vezetői feladatok ellátására. A jelentés-tervezet az alkalmazott eljárásra hívja fel a figyelmet, miszerint a belső ellenőrzés, valamint a gazdasági vezető általi feladatellátások nem teljeskörúen érvényesültek 2007. évben. ●
A 112 fő teljes munkaidős álláshelyben a gazdasági terület is beletartozik, akik a Családsegítő Szolgálat adminisztrativ munkáit is ellátják.
Az önálló intézmény gazdasági szervezetének létszámkeret mértékének megállapításánál természetesen a Családsegítő Szolgálat adminisztratív munkáinak ellátása is figyelembe vett. Az időközben bekövetkezett változások -az önálló intézmény általi feladat átadás a részben önálló intézmény részére – (Együttműködési Megállapodás még nem módosított), az informatikai rendszerek rendelkezésre állása a Gazdasági szervezet létszámának felülvizsgálatát indokolja a munkakörök figyelembevételével. ●
A Gazdasági Központban 16 fő álláshely van- ebből adminisztratív munka végzésére 9 fő (gazdasági vezető, kontírozó könyvelő, személyügyi előadó, bér ügyintéző, vagyonnyilvántartó, pénzügyi előadó, pénztáros, közmű analtika nyilvántartó, ellátási felelős), intézmény üzemeltetéséhez 7 fő ( belső ellenőr, titkárnő, informatikus, gondnok, karbantartó, technikai, technikai-takarítónő) dolgozik.
A jelentéstervezetben rögzített: „A gazdasági tevékenységhez szorosan kapcsolódó munkakörök száma 16” megállapítás a 2007. évi álláshelybérek tervezése kimutatás adatai alapján fogalmazódott meg. A táblázat szerint az intézmény jelen ügyirata szerinti bontást figyelembe véve adminisztratív munkakör 10, intézményüzemeltetési munkakör 6. A táblázatban technikai-takarítói álláshely nem kimutatott. A „szorosan kapcsolódó” jelző azért alkalmazott, mivel az intézményi üzemeltetési munkakörök a gazdasági tevékenységhez kapcsolódnak analitikus nyilvántartási, feladatellátás dokumentálása szempontjából. Az előzőekben rögzítetteken kívül a területi gondozási központok adminisztrátori létszáma is rendelkezésre áll, mely létszám a gazdasági szervezet feladatellátásánál figyelembe veendő.
●
A Szocio.Net program 2006. IV. negyedévében történő bevezetésekor a területi adminisztrátorok és a központvezetők többszöri alkalommal a helyszínen lettek a munkafolyamatokra betanítva, probléma esetén a programozóval folyamatos a kapcsolattartás.
A Szocio.Net program ismeretére, a betanítás eredményességére az ellenőrzés nem terjedt ki. A jelentéstervezet a program adta lehetőségek kihasználását, a munkafolyamatok egyértelmű kialakítását, az alkalmazás számonkérését hiányolja. ●
A személyenkénti utalványozás előnye, hogy utalás előtt többszöri ellenőrzésen megy át, de ha az utalványhoz csoportos lista készül ( ami személyiségi jogokat sért) úgy az OTP terminálba kell az utalási összegeket egyenként beütni, ami csak egy ellenőrzést jelent.
A személyenkénti utalványozás fenntartása nem indokolt, mivel a csoportos lista nem sért személyiségi jogokat. A személyügyi munkatárs tájékoztatása szerint az IMI programból az adatok az OTP terminálba telepíthetők a szükséges intézkedések megtételét követően. Az ellenőrzés az érvényesítés, ellenjegyzés, valamint a függetlenített belső ellenőr által biztosított. A személyi juttatások körébe tartozó különböző jogcímű kifizetések személyenkénti utalványozás gyakorlata jelentős, nem indokolt munkaidő lekötést eredményez több munkakör esetében, valamint a dologi kiadásokra is kihatással bír. ●
Az intézmény túlóra nyilvántartást nem vezetett, mert a jelenléti íveket a tényleges időpont (érkezés-távozás) megjelölésével vezették.
Az Mt. 126-128.§ szabályozza a renkivűli munkavégzést. Az intézmény hatályos Kollektív szerződése többek között a következőket rögzíti: „Túlmunkát csak írásban, megkezdése előtt legalább három munkanappal lehet elrendelni. Ettől eltérni csak rendkívül indokolt esetben lehet, de ilyen esetben is legalább 24 órával korábban írásban a dolgozó tudomására kell hozni az elrendelt túlmunkát, amelynek időtartama ez esetben egy napra legfeljebb 2 óra lehet. A munkáltatónál a túlmunka mértéke évenként legfeljebb 200 óra lehet dolgozónként. Ebbe a keretbe beszámít a készenlét kapcsán teljesített túlmunka ideje is.” Az Mt. 147.§ alapján a rendkivüli munkavégzésre fordított idő ellenértékeként szabadidő, vagy illetmény határozható meg. Az érintett munkavállalók részére adott esetben céljutalmak kifizetésére került sor. A fentiek alapján a jelenléti íveken kívül a túlóra nyilvántartás vezetése elengedhetetlen.
●
Jóváhagyott elemi költségvetés számszaki adatait alátámasztó szöveges indoklásra nem került sor, mivel a felügyeleti szerv ezt nem kérte.
Az Ámr. 37. § rendelkezik a költségvetési szerv elemi költségvetését érintő előírásokról, mely szerint a részletes kiadási és bevételi előirányzatokat megalapozó indokolást ( számításokat ) biztosítani kell. ●
A 2005. évi előirányzatok nyilvántartása teljes körüen rendelkezésre állt, így az ellenőrizhető volt, míg a 2006. évi előirányzat nyilvántartás csak a III. negyedév végéig volt vezetve, tehát csak eddig az időpontig lehet csak ellenőrizni.
A jelentéstervezetben a 2006. IV.n.év és 2007. év nyilvántartási hiányosságok nevesítettek, mely hiányosságok 2008. április hónapjában megszüntetésre kerültek a gazdasági vezető tájékoztatása szerint. A saját hatáskörú előirányzatmódosítások esetében a szabályozási előírások figyelembevétele indokolt. 2
●
A 2006. szeptember 01-től kiosztott 5 %-os béremelést (602 600 Ft/hó) a 2623/05. 2006. évi költségvetési koncepcíó tartalmazta, ezt viszont a későbbiekben kiadott tervezési útmutató nem vonta vissza, illetve nem tartalmazta.
Amennyiben a tervezési útmutató nem tartalmazta a 2006. 09. 01-i 5 %-os bérfejlesztés lehetőségét, akkor nem volt tervezhető. ●
Az intézményi költségvetések részmunkaidőben foglalkoztatottak soron tervezési összeg valóban nem volt, mivel a 6 órában foglalkoztatott dolgozókat rokkantnyugdíjazták munkaviszonyuk megtartása mellett. Az állapotuk javulását követően újra teljes munkaidős dolgozókként kívántuk Őket alkalmazni, megszüntetve a bérmaradvány terhére felvett dolgozók kinevezését. 2008. évtől részmunkaidős álláshelyek is tervezésre kerültek.
Válasz nem igényelt. ●
A szakképzési normatíva téves igénylése intézményünknél nem bevétel kiesés, hanem önkormányzati normatíva kiesés.
A jelentéstervezetből: „ A támogatást azok a helyi önkormányzatok igényelhetik a szociális továbbképzés és szakvizsga megszervezéséhez, amelyek szociális ellátást nyújtó intézményt tartanak fenn. A téves igénylés 263 200 Ft ( 28x 9400 Ft) bevétel kiesést eredményezett. ” A jelentéstervezetben nem rögzített a közvetlen intézményi bevétel kiesés, de közvetve az intézményt érintő bevétel kiesésről van szó. ●
A jutalom kifizetésének polgármesteri korlátjáról az intézménynek tudomása nem volt. 2006-ban még a régi (50 %-ot meghaladó létszám esetén) szabály alapján kértük a jutalom fizetési lehetőséget.
A 6/2006. (III.14.) Ökt. rendelet a 2006. évi költségvetésről 16.§ (8) bek.: „Az önállóan gazdálkodó intézmények vezetői a személyi juttatási előirányzatból az intézmények közalkalmazottainak jutalmazása előtt kötelesek a polgármester egyetértését kikérni. Az önálló intézményt érintő szabályozási előírások, illetve módosítások teljes körű rendelkezésre állására intézkedés megtétele indokolt a szabályszerű működés biztosítása céljából. ●
A gazdasági vezető részére kifizetett 2005. évi teljesítményhez kötött jutalom 608 420 Ft és normatív jutalom 250 000 Ft (összes fizetett jutalom 858 420 Ft), míg a 2006. évi teljesítményhez kötött jutalom 300 000 Ft és normatív jutalom 350 000 Ft (összes fizetett jutalom 650 000 Ft) volt. Az intézményvezetői rendelkezéseket előkerestem, melyekből egyértelműen látható, hogy nem csak a gazdasági vezető kapott kiemelt jutalmat.
A rendelkezésre álló adatok alapján a szorosan vett gazdasági szervezet munkavállalóit érintő jutalmak mértéke nem tekinthető kiemeltnek. A jelentéstervezetben a teljesítményhez kötött jutalmazásokat érintő megállapítások rögzítettek, miszerint az eljárások több esetben nem tekinthetőek szabályszerűnek, mely megállapítások a gazdasági vezetőt is érintik. A gazdasági vezető a céljutalmak kitűzésénél jelzéssel nem élt a szabályszerűség betartását illetően. A jelentéstervezetben a gazdasági vezető kiemelésére a fentiek alapján került sor. ●
A normatív elszámolások alapját képező kimutatások 2005. évben minden esetben tárgyévre vonatkoznak. 2006. évben csak a szociális étkeztetést igénybe vevőknél történt pénzforgalom (előző év december 01 – tárgy év november 30 között) személelű kimutatás, mely 3
2.85 fővel kevesebb létszámot jelent ( 2 fő x 70 800 Ft = - 141 600 Ft). 2007. évben a gondozásnál és szociális étkeztetést igénybe vevőknél történt pénzforgalom szemléletű elszámolás mely a gondozásnál 0.2 fő létszám többletet, míg a szociális étkezésnél 1. 51 fő létszám többletet jelentett ( 2 fő x 81 200 Ft = 162 400 Ft). A pénzforgalmi szemlélet 2006-2007. években a szociális étkeztetésnél, 2007. évben a házi szociális gondozásnál alkalmazott. A jelentésben az időszak megjelölése rögzítésre kerül. ●
A nappali ellátás (idősek klubja) normatíva elszámolás egyik évben sem pénzforgalmi szemlélettel készült, ezért ezek az adatok jók.
A nappali ellátást (idősek klubja) érintően a jelentéstervezet pénzforgalmi szemlélet alkalmazását nem tartalmazza. A normatíva elszámolásra vonatkozóan a jelentéstervezetben foglaltak nyújtanak információt. ●
Az út-nyilvántartási adatlap várakozási időre vonatkozó módosításait a riasztási jegyzőkönyvek egyeztetésével történtek meg.
Az út-nyilvántartási adatlapok a riasztási jegyzőkönyvek adataival valószinűleg egyeztetésre kerültek, mivel több esetben az út-nyilvántartási adatlapok adatai a várakozási időt érintően módosítottak. ●
A tisztitószerek, tisztálkodási szerek beszerzésére az intézmény 2005. évben eredeti előirányzatot nem tervezett, mert év közben történt meg az egyéb beszerzések főkönyvi számla alábontása a pontosabb kimutatások érdekében, így nemcsak a tisztitószert, de a karbantartási anyagokat is külön-külön alszámlán tartjuk nyilván.
A PM tájékoztatója a költségvetési szervek részletes költségvetési előirányzatainak összeállításáról: egyéb anyagbeszerzés jogcímen pl. karbantartási anyagok, tisztitószerek tervezhetők. Az intézmény a számszaki adatokat alátámasztó szöveges indokolásában a tisztitószerek tervezett kiadási mértékére vonatkozóan információkat nem biztosított, így az eredeti előirányzat mértéke nem állapítható meg. Az utólagos előirányzat módosítások nem a tervszerűséget tükrözik. Az intézmény-hálózat zavaralan működtetéséhez elengedhetetlen ezen jogcím megalapozott tervezése, az anyagok időbeni beszerzése. ●
Ön javasolja a teljes épület lgm felmérésének megrendelését és az adatok alapján az egységek külön-külön történő szerződés megkötését.
A Táncsics M. u. 7. szám alatti intézmény távhőellátását érintően a jelentéstervezet a VAMŰSZ energetikusa által leirtakat idézi. A revizió nem javasolt lgm felmérést. A Ber 28. § vonatkozó bekezdéseinek figyelembevételével 2008. augusztus 21-én egyeztető megbeszélésre került sor az érintettek részvételével. Az egyeztetés eredménye: az ellenőrzés a jelentéstervezetben foglalt megállapításokat fenntartja. Budapest, 2009. január 13. Németh Jánosné revizor
4
Budapest Főváros XIX. ker. Kispest Polgármesteri Hivatal
Munkaidő mérleg 2008. év ( 1 fő ) Munkanapok megoszlása:
Terv
Tény
Ellenőrzési terv teljesítése
137
-
Módosított ellenőrzési terv teljesítése
-
124
Ellenőrzéssel összefűggő feladatok
45
69
Egyéb tevékenységek
-
14
Szabadság
36
36
Betegszabadság
-
7
Továbbképzés
4
4
Tartalékidő
32
-
ÖSSZESEN:
254
254
Budapest, 2009. január 13.
Németh Jánosné revizor
Budapest, Főváros XIX. ker. Kispest Polgármesteri Hivatal
2008. évi Ellenőrzési mérleg ( 1 fő ) Szervezet megnevezése:
Terv
Terv teljesítés
Terven kivüli telj.
Ellenőri napok száma Polgármesteri Hivatal Piacfelügyelőség
21
Gazdasági Ellátó Szervezet (GESZ)
63
-
Vagyonkezelő Műszaki Szervezet (VAMŰSZ)
53
-
Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálat
-
-
106
Családsegítő Szolgálat és Gyermekjóléti Módszertani Központ
-
-
18
ÖSSZESEN:
137
124
Budapest, 2009. január 13.
Németh Jánosné revizor
INTÉZKEDÉSEK MEGVALÓSÍTÁSI HELYZETE 2007. évi ellenőrzések
OMEGA Kht
- Alapító Okirat módosítása, (int.terv 1. pont) - SZMSZ módosítása, (int.terv 2. pont) - Gazdasági területet érintő munkakörök felülvizsgálata, (int.terv 20.pont)
A Kht ügyvezető 2008. május 20-i keltezésű, 6/2/2008-as számú ügyiratában foglaltak: „ A Testület döntése alapján az Omega Kht ez évben Közpark Nonprofit Kft-vé alakul, ezért az alapító okirat módosításával összhangban a Kft működési szabályzatát is meg kell változtatni. A benyújtandó módosításokban szerepelni fognak az intézkedési terv 1., 2., és 20. pontjában meghatározottak. A benyújtás várható időpontja: 2008. június hónap.” Az Alapító okirat módosítását a képviselő-testület a 185/2008. (III.18.) számú határozatával elfogadta. A működési szabályzatra vonatkozóan a 2008. 12. 01-i keltezésű, 6/3/2008-as számú Kft ügyiratban foglaltak nyújtanak információt, miszerint „A cég átalakulása és ügyvezető váltása miatt, illetve a 2009. évi törvényi változások feladatainkra gyakorolt meghatározó szerepe miatt a módosítást 2009. év első negyedévben tervezzük jóváhagyásra benyújtani Alapító felé.”
VAMŰSZ
- Felesleges anyagkészlet selejtezése, értékesítése, (int.terv 3. pont) - Önkormányzati bérleményeket érintő biztosítási díjak számviteli elszámolása, (int.terv 5. pont) - A szervezet gazdálkodásával és működésével kapcsolatos pénzügyi és műszaki tervezési dokumentációk elkészítése, (int.terv 8. pont) - A költségvetési beszámoló szöveges indokolás tartalmi megfelelősége, (int.terv. 11. pont.) - Szervezeti és Működési Szabályzat módosítása (realizáló ért.eml. 2.pont).
2008. évben lejelentési szinten teljesítettek az intézkedési terv 5.pontja ( 2008. május 20-i keltezésű, 3033/2008-as számú ügyirat ), a 11. pontja ( 2008. február 13-i keltezésű, 856/2008-as számú ügyirat). Az intézmény 2008. november 19-i keltezésű, 7120/2008-as számú ügyiratában foglaltak alapján az alábbi lejelentési kötelezettségek állnak fenn 2009. évben: - Piacüzemeltetési feladatkör ISO rendszerbe illesztése, Határidő: 2009. január - SZMSZ és a kapcsolódó módosítások, Határidő: 2009. február - Felesleges anyagkészlet selejtezése, értékesítése, Határidő:2008. évi beszámoló elkészítés-mérlegkészítés időpontja. KISPESTI USZODA - Az elemi költségvetés szöveges indokolása térjen ki az évek közötti változások okaira, (int.terv 5.pont) - A költségvetési beszámoló szöveges indokolása a jogszabályi előírások figyelembevételével biztosítsa a kellő információt, (int.terv.10.pont) - A költségvetés tervezése és a működési bevételek belső ellenőrzésének biztosítása. (int.terv 11.pont)
Az intézmény a 2008. május 5-i keltezésű, 152-6/2007-es számú ügyiratában foglaltak alapján lejelentési szinten az intézkedési terv pontjai teljesítettek. Budapest, 2009. január 13. Németh Jánosné revizor
