VÍTKOVICE, a.s.
S - 127/2007 Zabezpečení ochrany a ostrahy majetku
Gestor normy: 014.2, tel.6974 Ing. Jan Světlík, v. r. ……………………………. předseda představenstva
Mgr. Pavel Filipčík, v. r. ……………………………. člen představenstva i ve funkci jediného společníka, resp. akcionáře v působnosti valných hromad dceřiných společností 19. 2. 2007 …………………… datum schválení 1. 2. 2007 …………………… datum účinnosti
L e d e n
2007
S - 127/2007 Zabezpečení ochrany a ostrahy majetku Obsah:
Strana
ČÁST I - VŠEOBECNĚ ........................................................................................................................... 3 Článek 1 - Vymezení předmětu směrnic a úvodní ustanovení ................................................................. 3 ČÁST II - OSTRAHA MAJETKU........................................................................................................... 3 Článek 2 - Způsob ochrany majetku ......................................................................................................... 3 Článek 3 – Klíčový režim ......................................................................................................................... 4 Článek 4 - Dokumentace vedená na vrátnicích ........................................................................................ 5 Článek 5 - Označování a prokazování zaměstnanců BS .......................................................................... 5 Článek 6 - Práva a povinnosti zaměstnanců BS ....................................................................................... 6 Článek 7 - Zakázané činnosti při výkonu strážní služby .......................................................................... 8 Článek 8 – Kontrolní činnost zástupců a.s./d.s. ........................................................................................ 8 ČÁST III - DOKLADY PRO VSTUP PŘES VRÁTNICE ...................................................................... 8 Článek 9 - Doklady pro vstup zaměstnanců a.s./d.s. ................................................................................ 9 Článek 10 - Doklady pro vstup externích subjektů a cizinců ................................................................. 10 ČÁST IV - DOKLADY PRO VJEZD PŘES VRÁTNICE .................................................................... 11 Článek 11 - Vjezd jízdních kol ............................................................................................................... 11 Článek 12 - Vjezd vozidel užívaných zaměstnanci a.s./d.s. ................................................................... 12 Článek 13 - Vjezd osobních, nákladních a užitkových vozidel externích organizací ............................ 12 ČÁST V - VOLNÝ VSTUP A VJEZD OSOB VYBRANÝCH SKUPIN ............................................. 13 Článek 14 - Volný vstup a vjezd osob vybraných skupin ...................................................................... 13 ČÁST VI - PROPOUŠTĚNÍ HMOTNÉHO MAJETKU VRÁTNICEMI ............................................. 14 Článek 15 – Postup při kontrole dovozu a vývozu DHM a dDHM........................................................ 14 Článek 16 – Doklady pro propouštění majetku a.s./d.s. ......................................................................... 14 Článek 17 – Doklady pro propouštění majetku externích subjektů podnikajících v objektech a.s./d.s. na základě smlouvy (dohody) o dílo, o provedení prací, výkonů, servisu apod. ................. 15 Článek 18 – Doklady pro propouštění zásilek externích subjektů podnikajících v areálu a.s./d.s. v prostorách vlastních nebo na základě smlouvy o pronájmu nemovitostí či nebytových prostor .................................................................................................................................. 16 ČÁST VII - UŽÍVÁNÍ A ÚPRAVA PROGRAMOVÉHO VYBAVENÍ.............................................. 17 Článek 19 – Užívání a úprava programů pro evidenci jednorázových a dlouhodobých návštěv ........... 17 ČÁST VIII - POSTUP PŘI PORUŠENÍ SMĚRNIC ............................................................................. 17 Článek 20 - Postup při porušení směrnic zaměstnanci a.s./d.s. .............................................................. 17 Článek 21 - Postup při porušení směrnic externími subjekty ................................................................. 18 Článek 22 - Postup při zadržení neplatných dokladů pro vstup a vjezd do objektů a.s./d.s. .................. 18 Článek 23 - Postup při ztrátě, svévolném poškození nebo nevrácení dokladů pro vstup a vjezd do objektů a.s./d.s. .................................................................................................................... 18 Článek 24 - Postup při zjištění škody způsobené krádeží, vloupáním nebo loupežným přepadením příp. úmyslným poškozením - vandalismem na majetku a.s./d.s. ....................................... 19 ČÁST IX - ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ........................................................................................... 20 Článek 25 - Rozsah platnosti a závěrečná ustanovení ............................................................................ 20 Údaje pro informační soustavu Seznam používaných dokladů Seznam příloh Pokyny k vyplnění tiskopisu Propustka - Dodací list
2
S - 127/2007 Zabezpečení ochrany a ostrahy majetku ČÁST I - VŠEOBECNĚ Článek 1 - Vymezení předmětu směrnic a úvodní ustanovení
1
Předmětem těchto směrnic je stanovení zásad: - ochrany a ostrahy majetku VÍTKOVICE a.s. (dále jen "a.s.") a dceřiných společností (dále jen "d.s.") a samostatných právních subjektů (dále jen externích subjektů) podnikajících v objektech a.s./d.s., - pro vstup a vjezd do objektů a.s./d.s. a externích subjektů podnikajících v objektech a.s./d.s, - propouštění zásilek vrátnicemi,
2
Komplexní ochranu a ostrahu majetku a.s./d.s. zabezpečuje v souladu s uzavřenou "Smlouvou o zabezpečení komplexní ostrahy" BEZPEČNOSTNÍ SLUŽBA (dále jen „BS“). Konkrétní rozsah a způsob ochrany a ostrahy majetku (pochůzkovou službu, elektronickou zabezpečovací signalizaci apod.) upřesňuje v objektech zaměstnanec ve vedoucí funkci organizačního útvaru s převažující působností s útvarem 014.2 - Ochrana VÍTKOVICE, a.s. (dále jen "útvar Ochrana"), který připravuje Dílčí smlouvy s BS v souladu s výše zmíněnou "Smlouvou o zabezpečení komplexní ostrahy“ a v souladu s těmito směrnicemi.
3
Metodické řízení činností ochrany a ostrahy majetku a.s./d.s. a součinnost s útvarem 014.3 - Povolování vstupů VÍTKOVICE, a.s. (dále jen "útvar Povolování vstupů") a BS zajišťuje útvar Ochrana, kterému jsou dávány na vědomí veškeré požadované změny v rozsahu ostrahy, příp. podněty k úpravě „Smlouvy o zabezpečení komplexní ostrahy".
4
Při uzavírání smluvního vztahu s externím subjektem v objektech a.s./d.s. je zaměstnanec ve vedoucí funkci (dále jen „vedoucí zaměstnanec“) oprávněný smluvní vztah uzavřít povinen zahrnout povinnost subjektu: - dodržovat veškerá ustanovení těchto směrnic týkající se zejména úhrad za užívání komunikací, režimu vstupu/vjezdu a propouštění zásilek vrátnicemi, pravidel pro vydávání čipových karet identifikačního systému, - podílet se na nákladech ostrahy vrátnic, které bude subjekt používat ke vstupu/vjezdu (výše podílu se stanoví ve spolupráci s příslušným vedoucím zaměstnancem majícím dané vrátnice ve správě (dále jen „správce“).
5
Nezahrnutí těchto povinností vedoucím zaměstnancem do uzavřeného smluvního vztahu se považuje za porušení pracovní kázně a bude řešeno: - v a.s. v souladu s ustanoveními platných směrnic Z – 004 - Pracovní řád, - v d.s. v souladu s příslušnou normou, na základě jejíhož porušení lze uplatňovat i konkrétní odpovědnost jednotlivých zaměstnanců.
6
Nerespektování ustanovení těchto směrnic ze strany externího subjektu podnikajícího na území a.s./d.s. může vést až k ukončení uzavřeného smluvního vztahu.
ČÁST II - OSTRAHA MAJETKU Článek 2 - Způsob ochrany majetku
1
Ostrahou a ochranou majetku se rozumí všechna opatření k zamezení vniknutí nepovolaných osob do objektů a.s./d.s., zamezení krádežím na majetku a jeho poškozování a způsobování škod na ma3
jetku v případě vzniku mimořádných událostí (požáry, výbuchy, provozní havárie apod.). Za objekt se pro účely těchto směrnic považuje každá samostatná budova, prostor nebo soubor budov a prostorů územně ohraničených a energorozvody. 2
Ostraha a ochrana majetku je zabezpečována: - režimovými opatřeními, - mechanickými zábrannými prostředky, - zabezpečovací technikou, - fyzickou ochranou, - vhodnou kombinací výše uvedených způsobů.
3
Režimová opatření tvoří zejména: - vstupní a výstupní režim osob a dopravních prostředků a jejich pohyb v objektech a.s./d.s. (viz ČÁSTI III až VI těchto směrnic), - vstupní a výstupní režim hmotného majetku přes vrátnice a.s./d.s. (viz ČÁST VI těchto směrnic), - klíčový režim, kterým se stanoví označování, přidělování a odevzdávání klíčů, způsoby jejich úschovy a vedení evidence, uložení duplikátů a způsob jejich použití, výroba náhradních klíčů, výměna zámků v důležitých částech objektu apod. (viz článek 3 těchto směrnic).
4
Mechanické zábranné prostředky jsou tvořeny systémem zábran, jejichž překonání vyžaduje použití nástrojů a jiných prostředků, zručnost pachatele, určité časové období apod. Systém zahrnuje oplocení objektů a jejich důležitých částí, zamřížování možných nebo pravděpodobných vstupů narušitelů, uzamykací systémy, trezory, pokladní schránky, plechové skříně a jiná uschovací místa na ochranu peněžních hotovostí, drahých kovů, písemností utajovaného charakteru, zbraní apod.
5
Zabezpečovací technikou se rozumí elektronická zabezpečovací signalizace, elektronické snímače, elektrická požární signalizace a kamerové systémy. Systém zabezpečovací techniky tvoří soubor snímačů a vyhodnocovacích zařízení, který má předem stanovené místo a signalizuje nebezpečnou situaci z hlediska ostrahy majetku. Koordinaci montáže ve spolupráci s VÍTKOVICE ITS a.s. zajišťuje v souladu s celkovou koncepcí ochrany majetku útvar Ochrana.
6
Fyzickou ostrahou se rozumí bezprostřední střežení majetku, objektů, prostorů, případně jiných chráněných zájmů fyzickými osobami (zaměstnanci BS).
7
Jednotlivé způsoby ostrahy majetku dle bodu 2 tohoto článku a v souladu s ustanoveními těchto směrnic (po dohodě s BS, útvarem Ochrana a útvarem Povolování vstupů) navrhují, realizují, udržují a kontrolují v konkrétních jednotlivých objektech a.s./d.s. vedoucí zaměstnanci, jímž jsou příslušné objekty svěřeny do hospodářské správy.
Článek 3 – Klíčový režim
1
Vedoucí zaměstnanci jsou zodpovědni za zavádění klíčových režimů v jimi řízených organizačních útvarech - tzn. pro příslušné kanceláře a další místnosti, které využívají sami nebo jim podřízení zaměstnanci. Při zpracování, realizaci a kontrole zavedeného klíčového režimu jsou přitom povinni respektovat zejména tyto zásady: a) klíčový režim je zpracován správci budov tak, aby odpovídal konkrétním specifickým podmínkám daného organizačního útvaru a následně je dán na vědomí útvaru Povolování vstupů, b) klíčový režim: - specifikuje povinnosti příslušných zaměstnanců organizačního útvaru např. povinnost uzamykat kanceláře a místnosti při každém jejich opuštění, zamykat pracovní stůl, skříně, kontrolovat uzavření oken apod., - určuje osoby oprávněné k převzetí klíčů od objektů před začátkem pracovní doby v pracovní dny, ve dnech pracovního klidu a pracovního volna, uzamčení objektu po ukončení pracovní doby, 4
c) d)
e)
f)
g)
h) i)
- stanoví způsob nakládání s klíči v případě přesčasové práce, pružné pracovní doby apod., klíče od kanceláří a místností nesmí být umisťovány na volně přístupná místa (vývěsky, skříňky apod.), klíče od kanceláří a místností vlastní pouze příslušní zaměstnanci, kteří tyto kanceláře a místnosti využívají při výkonu své práce, přičemž duplikáty všech těchto klíčů musí být umístěny např. v uzamčených a zapečetěných skříňkách, zapečetěné obálce apod. na příslušné vrátnici u zaměstnanců BS pro případ havárie, požáru, případně jiné události; duplikáty těchto klíčů musí být označeny štítkem s číslem kanceláře či místnosti a jmény osob, včetně jejich evidenčního čísla, oprávněných tyto klíče v případě potřeby vyzvednout; po dohodě s útvarem Ochrana lze stanovit i jiné místo, které splňuje stanovené podmínky dostupnosti po celých 24 hodin; povinností zřizovatele takového místa je o tomto místě informovat příslušnou vrátnici daného objektu, pokud klíče nevlastní sami zaměstnanci a jsou vydávány přímo na příslušné vrátnici zaměstnanci BS, jsou zaměstnanci ve vedoucích funkcích povinni zajistit označení těchto klíčů analogicky dle odstavce d) tohoto bodu, pokud vedoucí zaměstnanec po dohodě s příslušným správcem budovy nemůže zajistit úklid kanceláří a místností v pracovní době, obdrží duplikáty příslušných klíčů rovněž pracovnice úklidové firmy, která v těchto kancelářích a místnostech úklid zajišťuje, zaměstnanci ve vedoucích funkcích provádějí kontrolu dodržování klíčového režimu a jeho aktualizaci.V případě zjištěných nedostatků vyvozují příslušné závěry a realizují nápravná opatření, o zaváděném klíčovém režimu musí být informováni zaměstnanci externích subjektů s uzavřenou nájemní smlouvou v objektech organizačního útvaru, dodržování klíčového režimu je kontrolováno zaměstnanci BS a jeho porušení je dokladem „hlášení“ postoupeno k řešení příslušnému vedoucímu zaměstnanci zodpovědnému za jeho zavádění.
Článek 4 - Dokumentace vedená na vrátnicích
1
Na vrátnicích je vedena tato dokumentace: - kniha zápisů strážní služby, - kniha návštěv (pouze na vybraných vrátnicích), - seznam telefonních čísel pro tísňové volání, - kniha donesených a dovezených věcí, - směrnice S - 127 - Zabezpečení ochrany a ostrahy majetku, v platném znění, - vzory dokladů pro vstup/vjezd zaměstnanců a.s./d.s., doklady pro vstup, případně vjezd zaměstnanců externích subjektů, vzory propouštěcích dokladů pro propouštění zásilek vrátnicemi, - telefonní čísla útvarů a.s./d.s. a externích subjektů, které jsou umístěny v příslušných objektech, - uživatelská příručka pro vystavování a povolování jednorázových vstupů a vjezdů, - orientační plánky dojezdů k výpravnám (pouze na vybraných vrátnicích), - návod k telefonování, zpřístupněná aplikace důležitých telefonních čísel, - poučení o rizicích v objektech a.s./d.s. a žádoucím chování návštěvníků, - seznam osob a vozidel s řízeným vstupem/vjezdem přes vrátnice a.s./d.s., - seznam osob oprávněných schvalovat propouštěcí doklady.
Článek 5 - Označování a prokazování zaměstnanců BS
1
Zaměstnanci BS jsou při výkonu strážní služby ustrojeni ve stejnokroji dle „Smlouvy o zabezpečení komplexní ostrahy“. 5
2
Při ostraze majetku musí být zaměstnanec BS zevně označen znakem BS a legitimací.
3
Zaměstnanec BS se na požádání osob, proti kterým zasahuje, prokáže, dovolují-li to okolnosti případu, legitimací BS.
Článek 6 - Práva a povinnosti zaměstnanců BS
1
K základním povinnostem zaměstnance BS patří: - zabraňovat krádežím, ztrátě, zneužití, poškození a zničení majetku, - odnímat neplatné doklady opravňující ke vstupu - vjezdu do objektů a.s./d.s., neplatné propouštěcí doklady; v případě nejasností se obracet na útvar Povolování vstupů, - zabraňovat neoprávněnému vstupu/odchodu osob nebo neoprávněnému vjezdu/výjezdu dopravních prostředků do a z objektů a.s./d.s., - kontrolovat osoby a dopravní prostředky, které vstupují nebo opouštějí objekty a.s./d.s., především za účelem zjištění, zda: - nejsou vnášeny/vynášeny do/ze střeženého objektu alkoholické nápoje, omamné a jedovaté látky apod. a dále předměty, které zjevně nejsou potřebné k výkonu práce, - není vynášen nebo vyvážen majetek, bez řádného propouštěcího dokladu, - využívat svěřené prostředky výpočetní techniky v souladu s pokyny útvaru Povolování vstupů, - evidovat propouštěcí doklady materiálu a průjezdy vozidel na vrátnicích vybavených výpočetní technikou, - při ostraze majetku spolupracovat se zaměstnanci útvaru Povolování vstupů, útvaru Ochrana a s místně příslušným útvarem Policie ČR a v případech ohrožení zdraví, úrazů a požárů spolupracovat s odbornými zaměstnanci útvaru BOZP a prevence PO společnosti VÍTKOVICE HTB a.s. (prokazují se služebním průkazem pracovníka BOZP a PO VÍTKOVICE HTB a.s.), - při zadržení osoby podezřelé ze spáchání trestného činu postupovat v souladu s trestními předpisy, - externím osobám vystavovat a odebírat jednorázové povolení vstupu a vjezdu, - na vrátnici č. 18 zajišťovat provoz váhy a měření radiace, v případě poruchy váhy či překročení radiace postupovat dle písemných pokynů.
2
Zaměstnanec BS je při ostraze majetku oprávněn: - kontrolovat osoby, které vstupují do objektů a.s./d.s. nebo jej opouštějí včetně jejich zavazadel a požadovat od nich předložení příslušných dokladů, přičemž musí při této kontrole postupovat korektním způsobem nesnižujícím lidskou důstojnost, - kontrolovat doklady vstupu a vjezdu řidiče včetně kontroly dokladů dopravovaných osob, - kontrolovat silniční dopravní prostředky, které vjíždějí do objektů nebo vyjíždějí z objektů a.s./d.s. a jejich náklad, požadovat předložení příslušných dokladů, v případě nejasností v dokladech tyto zajistit (včetně nákladu), zamezit další jízdě (vjezdu/výjezdu) těchto dopravních prostředků a učinit další příslušná opatření dle článku 20 a 21 těchto směrnic, - v případě podezřelé činnosti osob v objektu a.s./d.s. požadovat od zadržených (kontrolovaných) osob vysvětlení této činnosti, - zajišťovat vydání a úschovu klíčů dle příslušných klíčových režimů, - odebírat veškeré doklady předložené k vývozu materiálu a „Povolení č.“ a tyto 1 krát týdně zasílat k archivaci na útvar Povolování vstupů, evidovat a řádně zacházet s čipovými kartami, - vyzvat v objektu a.s./d.s. každého, kdo: - je podezřelý z neoprávněného vstupu do tohoto objektu nebo pobytu v něm, aby prokázal svou totožnost, oprávnění se v tomto objektu zdržovat a pokud takové oprávnění nemá, vyzvat tuto osobu, aby jej opustila, v případě potřeby je oprávněn tuto osobu vyvést nebo zadržet a informovat o zadržení Policii ČR, - ohrožuje život nebo zdraví jiného, případně majetek, aby od tohoto jednání upustil, - odejmout věc, jestliže je důvodné podezření, že byla odcizena nebo zneužita z majetku, jehož ostrahu provádí, 6
-
-
vyzvat každého k pomoci při odvrácení škody na majetku, žádat svého nadřízeného o vystřídání z důvodu náhlé nemoci nebo nevolnosti, vstupovat v případě ohrožení majetku, nebezpečí požáru apod. i po pracovní době do místností, kanceláří, skladů a dílen, tyto vstupy zaznamenávat do knihy zápisů strážní služby a ihned informovat svého nadřízeného, při podezření, že zaměstnanec a.s./ d.s. nebo externího subjektu je v podnapilém stavu, zjistit jeho totožnost, zamezit mu vstup do objektu a informovat nadřízeného tohoto zaměstnance. Své nadřízené informuje dokladem „hlášení“.
3
Při výkonu služby má zaměstnanec BS dále tyto povinnosti: - dodržovat obecně závazné právní a ostatní předpisy vztahující se k práci jim vykonávané, s nimiž byl řádně seznámen, především předpisy a pokyny k zajištění bezpečnosti a ochraně zdraví při práci, - chránit osobní údaje shromážděné při výkonu činnosti před zneužitím a zachovávat o těchto skutečnostech mlčenlivost ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, - řádně hospodařit s prostředky svěřenými jemu a.s./d.s. a ochraňovat majetek před poškozením, ztrátou, zničením a zneužitím a nejednat v rozporu s oprávněnými zájmy a.s./d.s., - oznamovat svému nadřízenému nedostatky a závady, které by mohly ohrozit bezpečnost nebo zdraví při práci, - nezdržovat se bez povolení resp. pracovních příkazů na pracovištích nebo v objektech a.s./d.s. mimo stanovenou (nařízenou) pracovní dobu, - udržovat v pořádku a čistotě přidělené pracovní a sociální prostory, - nastoupit do strážní služby včas a odpočinutý bez vlivu alkoholu nebo jiných omamných látek, po dobu výkonu služby být řádně ustrojen, - seznamovat se pravidelně s ustanoveními těchto směrnic a dodržovat je při výkonu služby, plnit příkazy svých nadřízených a zúčastňovat se pravidelně školení, - upozorňovat dokladem „hlášení“ své nadřízené na závady a nedostatky, které zjistil v průběhu služby; především upozorňovat na zjištěné případy krádeží, donášení alkoholu zaměstnanci do objektů a.s./d.s., poškození oplocení objektu apod., - udržovat svou služební výstroj a výzbroj v náležitém stavu, před nástupem služby služební výstroj a výzbroj překontrolovat, - v případě, že je při výkonu služby obtěžován cizími osobami a má důvodné podezření, že by mohlo dojít k ohrožení jeho zdraví, dle možností toto sdělit svému nadřízenému nebo si vyžádat pomoc místně příslušného útvaru Policie ČR, - oznámit neprodleně svému nadřízenému zadržení osoby, která: - nemůže hodnověrně prokázat svou totožnost, - způsobila poškození zdraví nebo smrt jinému, popřípadě škodu na majetku, - umět zacházet s prostředky protipožární ochrany umístěnými ve střeženém objektu a znát jejich rozmístění a činnost při elektrické požární signalizaci a účastnit se požárního cvičení konaného správou majetku, - nedovolit vstup a setrvání nepovolaných osob na vrátnicích vyjma přímých nadřízených a kontrolních orgánů, - okamžitě hlásit svému nadřízenému a útvaru Povolování vstupů okamžitě nebo následující pracovní den vstup státních orgánů (např. členů vlády, finančního úřadu, hygienické stanice, stavebního úřadu, apod. a osob dle čl. 14 těchto směrnic) do střeženého objektu, - hlásit svému nadřízenému a správci majícímu ve správě danou vrátnici všechny mimořádné události zjištěné při výkonu služby, případně je žádat o pomoc, - po předložení průkazu zaměstnance útvaru BOZP a prevence PO společnosti VÍTKOVICE HTB a.s. se podrobit zkoušce na zjištění vlivu alkoholu
4
Zaměstnanec BS má při výkonu služby kromě povinností stanovených v bodech 1 až 3 tohoto článku tyto zvláštní povinnosti:
7
-
-
při požáru či havárii v objektu telefonicky přivolat hasičský sbor podle příslušných požárních poplachových směrnic, do příjezdu hasičů provádět záchranná opatření stran osob, majetku, případně pomáhat hasit požár, zabezpečit volný průjezd vrátnicí požárních vozidel, vozidel rychlé záchranné služby, policie ČR k zásahu příp. vysvětlit, kde se nachází místo jejich zásahu, zabezpečovat podle stanoveného plánu pochůzek pochůzkovou službu v určeném prostoru, přitom věnovat zvýšenou pozornost vybraným objektům, postupovat dle požárních poplachových směrnic.
Článek 7 - Zakázané činnosti při výkonu strážní služby
1
Zaměstnanec BS při výkonu služby nesmí: - opustit strážní stanoviště bez řádného vystřídání nebo svolení velitele ostrahy, - odvracet pozornost od výkonu služby vyřizováním soukromých záležitostí, chovat se vůči zaměstnancům a.s./d.s. či jiným osobám vulgárně apod., - využívat svěřenou výpočetní techniku k jiným než pracovním účelům, - spát ve službě, číst knihy a vést soukromé telefonní hovory, umožňovat soukromé telefonní hovory zaměstnancům a.s./d.s. či jiným osobám mimo vyhrazené přístroje, - požívat alkoholické nápoje nebo vykonávat službu pod vlivem alkoholu konzumovaného před nástupem do služby, kouřit na vrátnicích mimo vymezené prostory, - hovořit s nepovolanými osobami o celkové situaci na úseku ostrahy, sdělovat počty, rozmístění, směnnost ostrahy apod., - brát do úschovy předměty, které na pracoviště nepatří (zařízení umožňující obrazový záznam, elektrické spotřebiče, zbraně a střelivo, alkohol, zvířata apod.).
Článek 8 – Kontrolní činnost zástupců a.s./d.s.
1
Kontrolní činnost jsou, pro účely zajištění ochrany a ostrahy majetku, oprávněni vykonávat zaměstnanci útvaru Kontroly, Ochrany a Povolování vstupů. Při výkonu kontrolní činnosti jsou oprávněni kontrolovat dodržování ustanovení těchto směrnic pracovníky BS, zaměstnanci a.s./d.s. a zaměstnanci externích subjektů a jsou oprávněni přijímat opatření k zamezení poškozování majetku a.s./d.s. Pro účely uplatnění sankcí jsou oprávněni pořizovat potřebné písemné, zvukové a obrazové záznamy.
2
Statutární orgány a ředitelé a.s./d.s., odborní ředitelé, vedoucí odborů a vedoucí NS pro účely zajištění ochrany a ostrahy majetku mohou kontrolovat jim podřízené zaměstnance. Při porušení povinností zaměstnanců BS při výkonu strážní služby jsou povinni učinit o tomto přestupku zápis do Knihy strážní služby a následně útvar 014.2 Ochrana na tyto skutečnosti písemně upozornit.
ČÁST III - DOKLADY PRO VSTUP PŘES VRÁTNICE 1
Vcházet/vycházet z/do objektů a.s./d.s. je povoleno pouze schválenými vrátnicemi a jen pro účely plnění pracovních úkolů. Každý zaměstnanec a.s./d.s. nebo externí organizace musí mít při vstupu/odchodu platný doklad opravňující ke vstupu/vjezdu, který bez vyzvání předkládá na vrátnici. Při pohybu v areálech a.s./d.s. je povinen používat vyznačené komunikace a přístupové trasy.
2
Dokladem opravňujícím ke vstupu/vjezdu přes elektronické snímače je čipová karta (dále jen ČK) s nastavenými přístupovými právy vydávaná v souladu s řídicí normou představenstva a.s. pro Vydávání čipových karet Identifikačního systému. 8
3
Dokladem opravňujícím ke vstupu/vjezdu mimo elektronické snímače je dlouhodobé povolení vstupu/vjezdu nebo jednorázové povolení vstupu/vjezdu - Povolení č., resp. ČK - Zaměstnanecký průkaz s fotografií zaměstnance.
Článek 9 - Doklady pro vstup zaměstnanců a.s./d.s.
1
Dokladem opravňujícím ke vstupu přes vrátnice a.s./d.s. je ČK - Zaměstnanecký průkaz s fotografií zaměstnance.
2
Doklady pro vstup do objektů a.s./d.s. jsou majetkem a.s./d.s. a držitel je povinen chránit je před ztrátou, zneužitím a poškozením.
3
Všechny druhy dokladů pro vstup a vjezd do objektů a.s./d.s. jsou nepřenosné, zneužití se považuje za porušení pracovní kázně se všemi z toho vyplývajícími důsledky.
4
Jestliže zaměstnanec a.s./d.s. při příchodu do práce nemá u sebe ČK - Zaměstnanecký průkaz, může být do objektu a.s./d.s. vpuštěn po předložení průkazu totožnosti a telefonickém ověření u příslušného vedoucího zaměstnance. Nemá-li zaměstnanec žádný průkaz totožnosti, může být vpuštěn do objektu a.s./d.s. jen po telefonickém ověření u příslušného vedoucího zaměstnance a za doprovodu jiného zaměstnance, který dotyčného zaměstnance zná a má vlastní platnou ČK Zaměstnanecký průkaz a kterého je vedoucí zaměstnanec povinen k převzetí vyslat. O takovémto vstupu sepíše zaměstnanec BS služby "hlášení", které zasílá útvaru Povolování vstupů. Opakovaný vstup zaměstnance bez zaměstnaneckého průkazu řeší útvar Povolování vstupů s příslušným personálním útvarem a.s./d.s.
5
V případech, kdy musí zaměstnanec pracovně vstupovat/vystupovat s nářadím (N), měřící (MT), výpočetní (VT), fototechnikou (F) nebo s jízdním kolem (K) přes vrátnice bez elektronických snímačů, vystavuje pro něho útvar Povolování vstupů "Průkazku pro vstup" (vzor viz Příloha č. 1 těchto směrnic), která je platná pouze s předložením ČK - Zaměstnanecký průkaz. Vstup s N, MT, VT, F anebo K přes vrátnice s elektronickými snímači je útvarem Ochrana naveden do ČK - Zaměstnanecký průkaz.
6
Jmenné seznamy zaměstnanců s požadavkem na vstup s N, MT, VT, F anebo s K musí obsahovat: a) jméno a příjmení zaměstnance, b) evidenční číslo zaměstnance, c) číselné označení a název organizačního útvaru zaměstnance, d) časové období, pro něž je takovýto vstup požadován (max. 1 kal. rok), Jmenné seznamy schvalují: - ředitelé a.s./d.s., - odborní ředitelé a.s./d.s., - vedoucí odborů a.s./d.s., - vedoucí nákladových středisek a.s./d.s. "Průkazky pro vstup" platí jen pro požadované časové období a musí být poté resp. při ukončení pracovního poměru zaměstnance vráceny útvaru Povolování vstupů. Při ztrátě dokladu se postupuje dle ustanovení článku 23 těchto směrnic.
7
Schválené jmenné seznamy jsou zasílány v průběhu roku útvaru Povolování vstupů.V případě jmenných seznamů zaměstnanců s platností pro celý rok, je nutno tento seznam předložit útvaru Povolování vstupů nejpozději do konce listopadu běžného roku pro rok následující.
8
Příslušní zaměstnanci ve vedoucích funkcích pro své zaměstnance, u kterých požadují vstup s N, MT, VT, F nebo s K přes vrátnice, vyhotovují seznam tohoto nářadí a techniky, který společně s vystavenou „Průkazkou pro vstup“ resp. ČK - Zaměstnaneckým průkazem s navedenými „doplňujícími údaji“ platí jako propustka přes vrátnice. Seznam musí obsahovat: - typové označení, 9
-
evidenční číslo (výrobní číslo), počet kusů, dobu platnosti seznamu (max. na dobu kalendářního roku), datum vyhotovení seznamu, kdo seznam vyhotovil, razítko a podpis schvalujícího vedoucího zaměstnance.
Seznam včetně jeho případné aktualizace zasílají na útvar Povolování vstupů k odsouhlasení. Seznam v němž byla svévolně provedena změna bez náležitého odsouhlasení bude považován za neplatný a bude zaměstnancem BS odebrán a spolu s dokladem „hlášení“ odeslán na útvar Povolování vstupů.
Článek 10 - Doklady pro vstup externích subjektů a cizinců
1
Zaměstnance externích subjektů, které sídlí ve vlastních objektech opravňuje ke vstupu přes vrátnice a.s./d.s. č. 1, 50, 27A a 55 průkaz, jehož vzor byl dán prostřednictvím útvaru Povolování vstupů k dispozici příslušné vrátnici. Pokud není na průkazu fotografie, platí průkaz pouze s průkazem totožnosti.
2
Jednorázové povolení vstupu (dále jen JP vstupu) a) JP vstupu osobám, které nevlastní průkazy dle bodu 1 nebo 3 tohoto článku, vystavuje, po předložení průkazu totožnosti a dalších hodnověrných dokladů potvrzujících potřebu a oprávněnost vstupu (např. "Průvodní list uchazeče o zaměstnání" nebo „Představenka uchazeče o zaměstnání“ dle ustanovení platných směrnic S - 818 - Personální práce, apod.), zaměstnanec BS na vybraných vrátnicích na tiskopise "POVOLENÍ č." (vzor viz Příloha č. 2 těchto směrnic) nebo na vrátnicích vybavených elektronickými snímači zapůjčuje „ČK – Návštěva“. JP vstupu je návštěvník povinen při odchodu vrátit zaměstnanci BS. b) JP vstupu osob za účelem přejímky, jednání, práce a školení zaměstnanec BS umožní jen v doprovodu zaměstnance navštěvovaného útvaru (externího subjektu). JP vstupu za účelem dovozu, odvozu, servisu, reklamace a pracovní činnosti umožní zaměstnanec BS po předchozím telefonickém ověření u navštěvovaného útvaru (externího subjektu). c) Příslušní zaměstnanci ve vedoucích funkcích po projednání s útvary Ochrana, Povolování vstupů a s BS mohou stanovit zpřísněný režim návštěv do příslušných objektů.
3
Dlouhodobé povolení vstupu (dále jen DP vstupu) a) Zaměstnancům externích subjektů podnikajících v objektech a.s./d.s. vystavuje útvar Povolování vstupů na základě schválené písemné žádosti"Povolenku vstupu" (vzor viz Příloha č. 3 těchto směrnic) nebo „ČK – Povolení vstupu". Požadavky o vstup s nářadím, měřící technikou apod. musí být doplněny o seznamy dle bodu 8 článku 9 těchto směrnic. b) Písemné žádosti o vydání DP vstupu musí být zaslány útvaru Povolování vstupů v dostatečném časovém předstihu (min. 1 týden před předpokládaným prvním vstupem). U žádostí pro následující rok vždy do konce listopadu běžného roku. Vystavená DP vstupu se zásadně neposílají poštou a žadatel je povinen sám se informovat a dohodnout termín jejich převzetí. DP vstupu platí jen pro požadované časové období - max. kal. rok. DP vstupu jejichž platnost uplynula před skončením kal. roku musí být vrácena útvaru Povolování vstupů příp. musí být prodloužena novou žádostí. Při ztrátě (resp. nevrácení) DP vstupu se postupuje dle ustanovení článku 23 těchto směrnic. U ČK se postupuje dle řídicí normy představenstva a.s. pro vydávání čipových karet.
4
Exkurze, odborné praxe, pořizování obrazového záznamu v objektech a.s./d. s. povolují: - ředitelé dceřiných společností - odborní ředitelé a.s./d.s. s vědomím příslušného vedoucího NS a.s./d.s. - vedoucí NS a.s./d.s. 10
Hromadná JP vstupu pro účely exkurze vydává útvar Povolování vstupů na základě schváleného písemného požadavku obsahujícího: - jmenný seznam (příjmení a jméno, datum narození a číslo průkazu totožnosti) osob, které se exkurze, pořizování obrazového záznamu zúčastní, - určení zaměstnance útvaru a.s./d.s. (příjmení a tel. spojení), který požadavek organizačně zabezpečuje (zajištění doprovodu). Hromadná JP vstupu platí jen pro vstup příslušnou vrátnicí a pouze za doprovodu uvedeného odpovědného zaměstnance a.s./d.s. Hromadná JP vstupu musí být po ukončení exkurze odevzdána na příslušné vrátnici nebo vrácena útvaru Povolování vstupů. 5
Vstup osobám mladším 18 let je povolen jen za účelem exkurze nebo odborné praxe.
6
Povolování návštěv (vstupů) cizinců do objektů a.s./d.s. a) Cizincem se pro účely ustanovení tohoto článku rozumí každá osoba, která nemá státní příslušnost ČR a není zaměstnancem a.s./d.s. b) Zaměstnanci a.s./d.s. očekávající návštěvu cizince nahlásí tuto skutečnost na příslušné vrátnici s uvedením jména cizince, předpokládaného data - hodiny příjezdu, uvedením vlastního jména a vlastního (náhradního) telefonního čísla k zajištění kontaktu. c) Zaměstnanec BS (po příchodu cizince) neprodleně telefonicky spojí tohoto cizince s příslušným zaměstnancem a.s./d.s., který povede jednání a ve spolupráci s příslušným zaměstnancem a.s/d.s. (doprovodem cizince) vystaví JP vstupu. U návštěv trvajících déle než 1 den vyřizuje příslušný zaměstnanec (doprovod cizince) v průběhu prvního dne návštěvy DP vstupu, které vystavuje útvar Povolování vstupů na základě předloženého písemného požadavku. d) Zaměstnanec a.s./d.s. (doprovod cizince) po celou dobu pobytu cizince v a.s./d.s. odpovídá za jeho pohyb v areálu a.s./d.s. jak z hlediska zajištění bezpečnosti práce, tak splnění podmínek vstupu/vjezdu (označení cizince "Visitor", příp. ochrannou přilbou apod.). Pohyb cizinců v areálu a.s./d.s. bez doprovodu zaměstnance navštěvovaného útvaru (externího subjektu) je přísně zakázán. e) V případě návštěvy cizinců - řidičů nákladní přepravy vystaví zaměstnanec BS JP vstupu až po konzultaci s vedoucím (zástupcem) příslušného expedičního místa - výpravny. Vedoucí NS zodpovídají za zpracování (i průběžnou aktualizaci) seznamu vedoucích (i jejich zástupců) jednotlivých expedičních míst - výpraven, včetně schématických (cizojazyčných) orientačních plánků dojezdu k expedičním místům - výpravnám a jejich předání útvaru Povolování vstupů; ten zajistí umístění na příslušných vrátnicích. f) V případě návštěv cizinců, kdy: - cizinci navštěvují více útvarů najednou, - cizinec nezná konkrétního zaměstnance a.s./d.s., jehož hodlá navštívit, - návštěva není ohlášena apod., kontaktuje zaměstnanec BS útvar Povolování vstupů.
ČÁST IV - DOKLADY PRO VJEZD PŘES VRÁTNICE Článek 11 - Vjezd jízdních kol
1
V případě potřeby vjezdu zaměstnanců a.s./d.s. jízdními koly do objektů a.s./d.s. se postupuje dle bodů 5, 6 a 7 článku 9 těchto směrnic.
2
Příslušní zaměstnanci ve vedoucích funkcích zaměstnancům jimi řízeného organizačního útvaru, kteří používají jízdní kolo zabezpečí proškolení a vymezení prostor pro jejich uschovávání. 11
3
Při vjezdu jízdního kola do prostoru vrátnice je povinností jeho uživatele zastavit, z jízdního kola sesednout a umožnit zaměstnancům BS plnění ustanovení čl. 6 těchto směrnic. Průjezd prostorem vrátnice je zakázán !
4
Uživatel jízdního kola odpovídá za jeho řádné uzamčení a za škody způsobené jeho provozem v objektech a.s./d.s.
5
Vjezdy jízdních kol zaměstnanců externích subjektů schvaluje smluvní partner, odsouhlasující vstupy/vjezdy do příslušné oblasti na předkládané „Žádosti“. Vjezd jízdního kola vyznačí útvar Povolování vstupů na DP vstupu vydané konkrétnímu zaměstnanci. Vjezd je možno uskutečňovat za podmínek uvedených v bodech 3 a 4 tohoto článku.
Článek 12 - Vjezd vozidel užívaných zaměstnanci a.s./d.s.
1
2
3
Služební osobní vozidla, nákladní, užitková a speciální vozidla a.s./d.s. Pro tato vozidla vystavuje "Povolení vjezdu pro vozidlo" (vzor viz Příloha č. 4 těchto směrnic) nebo ČK – Povolení vjezdu (dále jen DP vjezdu) útvar Povolování vstupů na základě písemné žádosti organizačního útvaru, kterému je vozidlo přiděleno k užívání. Dlouhodobý vjezd soukromých vozidel užívaných zaměstnanci a.s./d.s. a) Dlouhodobý vjezd soukromých vozidel užívaných zaměstnanci a.s., d.s. není zásadně povolen. b) Výjimku z ustanovení písmene a) uděluje 010 – generální ředitel VÍTKOVICE, a.s. případně generální ředitel VÍTKOVICE HEAVY MACHINERY a.s. na základě odůvodněného požadavku doporučeného příslušným odborným ředitelem vedení a.s./d.s., ředitelem dceřiné společnosti, vedoucím NS a.s./d.s. c) Na základě výjimky udělené podle písmene b) útvar Povolování vstupů bezplatně vystaví „DP vjezdu" na požadovaný kalendářní rok. d) Zaměstnanec, kterému bylo povoleno vjíždět do objektů a.s./d.s. je povinen parkovat pouze na určené odstavné ploše, dle schválené výjimky a ve vozidle neponechávat žádné předměty vyšší hodnoty a finanční hotovosti. Jednorázový vjezd soukromým vozidlem vystavuje na tiskopisu "POVOLENÍ č." (vzor viz Příloha č. 2 těchto směrnic) nebo zapůjčuje „ČK – Vjezd vozidla“ zaměstnanec BS pro danou vrátnici po předložení zaměstnaneckého průkazu, osvědčení o technickém průkazu vozidla a „Žádanky o jednorázový vjezd soukromého vozidla zaměstnance a.s./d.s.“ (dále jen „žádanky“). Vjezd soukromým vozidlem zaměstnance.na základě „žádanky“ lze uskutečnit pouze pro mimořádné účely (hotovost, havárie nebo odvozu drobného prodeje) a to bezplatně 4krát v daném měsíci. Uskutečnění vjezdů nad stanovený limit ve výjimečných případech schvaluje na základě písemného požadavku vedoucí odboru 014 - Interní manažerské služby (dále jen "odbor 014").
Článek 13 - Vjezd osobních, nákladních a užitkových vozidel externích organizací
1
Vjezd osobních, nákladních a užitkových vozidel externích organizací přes vrátnice se řídí normou představenstva a.s. pro Úhrady za užívání dopravních komunikací. Vjíždět/vyjíždět z/do objektů a.s./d.s. je povoleno pouze schválenými vrátnicemi a jen pro účely plnění pracovních úkolů. Každý zaměstnanec externí organizace musí mít při vjezdu/výjezdu platný doklad opravňující k vjezdu/výjezdu, který bez vyzvání předkládá na vrátnici. Zároveň musí vlastnit doklad na svou osobu opravňující ho ke vstupu. Pohyb vozidla v areálech a.s./d.s. je povolen pouze po vyznačených komunikacích a přístupových trasách a je nutno respektovat dopravní značení. Vjezd nákladních vozidel do hal je povolen jen za účelem naložení/vyložení nákladu. Vjezd osobních vozidel do hal není povolen. Parkování vozidel je povoleno pouze na označených odstavných plochách.Za čelním sklem parkujícího vozidla musí být viditelně umístěno platné povolení vjezdu. 12
2
Dlouhodobé povolení vjezdu (dále jen DP vjezdu) je vystaveno útvarem Povolování vstupů na tiskopise "Povolení vjezdu pro vozidlo" (vzor viz Příloha č. 4 těchto směrnic) nebo „ČK – Povolení vjezdu" na základě schválené Žádosti písemně zaslané min. 1 týden před předpokládaným prvním vjezdem útvaru Povolování vstupů na předepsaném formuláři. Žádosti pro následující rok musí být podány vždy do konce listopadu běžného roku. Vystavená DP vjezdu se zásadně neposílají poštou a žadatel je povinen sám se informovat a dohodnout termín jejich převzetí. DP vjezdu platí jen pro požadované časové období - max. kalendářní rok. Povolení jejichž platnost uplynula před skončením kal. roku musí být vráceny útvaru Povolování vstupů do 10 dnů po datu platnosti příp. musí být jejich platnost prodloužena novou žádostí. Při ztrátě (resp. nevrácení) povolení se postupuje dle ustanovení článku 23 těchto směrnic. U ČK se postupuje dle řídicí normy představenstva a.s. pro Vydávání čipových karet Identifikačního systému. Pokud v průběhu platnosti vydaného DP vjezdu dojde ke změně typu vozidla, Státní registrační značky nebo ke změně vlastníka vozidla, je nutné provést výměnu DP vjezdu u útvaru Povolování vstupů, který změnu vozidla stejné kategorie a druhu provede za manipulační poplatek 100,- Kč.
3
Jednorázový vjezd vozidla povoluje na tiskopisu "POVOLENÍ č." (vzor viz Příloha č. 2 těchto směrnic) nebo „ČK – Vjezd vozidla“ zaměstnanec BS pro danou vrátnici po předložení průkazu totožnosti, osvědčení o technickém průkazu vozidla a dokladů potvrzujících oprávněnost vjezdu (např. dodací listy, faktury apod.).
ČÁST V - VOLNÝ VSTUP A VJEZD OSOB VYBRANÝCH SKUPIN Článek 14 - Volný vstup a vjezd osob vybraných skupin
1
Osobám níže uvedených vybraných skupin je umožněno volně vstupovat a vjíždět do střežených objektů za účelem plnění služebních povinností vyplývajících z jejich poslání a po splnění následujících podmínek: a) Policie ČR, Městská a Cizinecká policie, Celní správa apod. - ze služebních důvodů, ve stejnokroji se služebním číslem nebo v civilním oděvu se služebním průkazem a odznakem; b) Požární ochrana nebo Hasičský záchranný sbor - na základě plnění úkolů požární ochrany, ve stejnokroji se služebním průkazem nebo v civilním oděvu se služebním průkazem po prokázání totožnosti; při použití zvukové a světelné signalizace k nezbytnému zásahu je umožněn vstup a vjezd bez předložení služebního průkazu a prokázání totožnosti; c) Rychlá lékařská pomoc nebo Záchranná služba - při poskytnutí rychlé lékařské pomoci s průkazem zaměstnance zdravotní nebo záchranné služby; při použití zvukové a světelné signalizace je umožněn vstup a vjezd bez předložení průkazu zdravotní nebo záchranné služby; d) Poruchová a havarijní služba - při rychlém a nutném zásahu k odstranění poruchy po předložení služebního průkazu a prokázání totožnosti; e) Česká inspekce životního prostředí, Inspektorát bezpečnosti práce, Drážní správní úřad, Požární inspekce, Hygienická služba, Úřad práce, finanční úřad apod. - je-li účelem jejich vstupu výkon dozoru nebo činnosti vyplývající z jejich působnosti, po předložení služebního průkazu a prokázání totožnosti. (Vstup je umožněn s fototechnikou a v doprovodu určených pracovníků a.s./d.s.) f) Bezpečnostní služba 13
- vstup ve stejnokroji nebo v civilním oděvu se služebním průkazem po prokázání totožnosti a vjezd služebních vozidel, je-li účelem jejich vstupu/vjezdu plnění smlouvy o zabezpečení komplexní ostrahy g) VIP - zaměstnancům holdingu VÍTKOVICE vlastnícím průkaz „MANAŽERSKÝ VJEZD“ 2
O vstupu osob a vjezdu vozidel bez označení logem vybraných skupin zaměstnanec BS neprodleně informuje svého nadřízeného pracovníka a útvar Povolování vstupů. Následně provede o tomto vstupu/vjezdu zápis do Knihy služby.
ČÁST VI - PROPOUŠTĚNÍ HMOTNÉHO MAJETKU VRÁTNICEMI Článek 15 – Postup při kontrole dovozu a vývozu DHM a dDHM
1
Pohyb (dovoz/odvoz, donášení/odnášení) materiálů z/do objektů a.s./d.s. je povolen pouze schválenými vrátnicemi/branami a jen pro účely plnění pracovních úkolů. Každá zásilka procházející vrátnicí, bez ohledu na způsob přepravy, musí být vybavena platnými a řádně schválenými propouštěcími doklady a je podrobena zaměstnanci BS kontrole z těchto hledisek: a) zda propouštěcí doklady jsou opatřeny všemi předepsanými náležitostmi umožňujícími propuštění zásilky přes vrátnici (úplnost vyplnění dokladu, oprávněnost osob a razítek uvedených na dokladech), b) kontrole věcné, spočívající v porovnání propouštěcích dokladů s přepravovanou zásilkou příp. původem a nabytím materiálu.
2
Provedení kontroly dle bodu 1 tohoto článku vyznačí zaměstnanec BS razítkem příslušné vrátnice na propouštěcích dokladech, k tomu připojí datum vyvezení zásilky, (na vrátnicích vybavených elektronickými snímači doplní příp. i číslo ČK vyvážející/vynášející osoby), svůj podpis a originál propouštěcího dokladu založí na vrátnici.
3
Na vrátnicích vybavených systémem VÍTEK zaměstnanec BS zaznamenává do počítače: Číslo propouštěcího dokladu, číslo povolení vstupu řidiče a číslo povolení vjezdu vozidla, které materiál vyvezlo. Na vrátnicích vybavených systémem ID Ware se do návštěvního modulu doplní pouze číslo propouštěcího dokladu. Pokud vrátnice není vybavena výpočetní technikou tento záznam dodatečně provádí útvar Povolování vstupů.
4
Originály propouštěcích dokladů společně s odebranými JP vstupů/vjezdů (POVOLENÍ č.), které zůstávají na vrátnicích, jsou zasílány jednou týdně útvaru Povolování vstupů v členění dle: a) čísla vrátnice, b) doklad a.s./d.s., externího subjektu, c) data průchodu zásilky vrátnicí.
5
Originály propouštěcích dokladů jsou útvarem Povolování vstupů archivovány po dobu 5 let.
Článek 16 – Doklady pro propouštění majetku a.s./d.s.
1
Jako propouštěcí doklad se v rámci a.s./d.s. používá číslovaný tiskopis "Propustka - Dodací list" opatřený platným logem a.s./d.s. (vzor viz Příloha č. 5 těchto směrnic). Doklad lze výlučně použít pro propouštění materiálu vrátnicemi, nikoliv pro vnitřní předávky, při nichž materiál vrátnicí neprochází! Jako přílohu k "Propustce - Dodacímu listu" je možno použít následující tiskopisy: - Převodka (vzor viz Příloha č. 6 těchto směrnic), 14
-
Faktura za hotové – daňový doklad (vzor viz Příloha č. 7 těchto směrnic), Různé transakce (vzor viz Příloha č. 8 těchto směrnic), Drobný prodej pro zaměstnance (vzor viz Příloha č. 9 těchto směrnic)
V případě potřeby zavedení jiného tiskopisu jako přílohy (zejména pro vlastní vnitřní potřebu organizačních útvarů a.s./d.s.) je nutný písemný souhlas útvaru Ochrana a předání předmětného vzoru tiskopisu útvaru Povolování vstupů, který zajistí jejich distribuci na příslušné vrátnice. V platných organizačních a řídicích normách, popřípadě v dokumentaci systému jakosti daného organizačního útvaru a.s./d.s. musí být jednoznačně stanoveny odpovědnosti a pravomoci příslušných zaměstnanců (přesným označením názvu funkce, včetně možnosti zastoupení těchto zaměstnanců v případě pracovní nepřítomnosti), kteří jsou oprávněni vystavovat nebo schvalovat doklady uvedené v tomto článku. Vystavení nebo schválení těchto dokladů jinými zaměstnanci je nepřípustné a je porušením příslušných ustanovení platných směrnic Z – 004 Pracovní řád. Seznamy osob oprávněných schvalovat doklad Propustka – dodací list jsou povinny útvary a.s./d.s. předat útvaru Povolování vstupů, který zajistí distribuci jejich kopií na příslušné vrátnice pro potřeby kontrol ze strany zaměstnanců BS. Případné změny v údajích seznamu je nutno tomuto útvaru předem písemně hlásit. 2
Tiskopis "Propustka - Dodací list" je evidován a vydáván útvarem Povolování vstupů pověřenému zaměstnanci, na základě písemné žádosti schválené příslušným vedoucím zaměstnancem organizačního útvaru a.s./d.s., který doklad hodlá užívat. Náklady za tiskopisy jsou přefakturovány k tíži, žádajících d.s., NS a odborných útvarů. Organizační útvar stanoví vnitřním předpisem režim zacházení s dokladem s ohledem na zamezení jeho možného zneužití. Účelem takového vnitřního předpisu bude minimálně: - Zabránit přístupu nepovolaných osob k uskladněným čistým blokům a provádět periodické kontroly jejich úplnosti. - Omezit počet zaměstnanců oprávněných vydávat, resp. dále distribuovat bloky. Vydávat bloky jen zaměstnancům oprávněným k vystavení proti podpisu a pokud možno až po vrácení použitého bloku. - Vracet blok zaměstnanci, který jej vydává, proti podpisu vracejícího a to co nejdříve po jeho využití, při vracení provést kontrolu úplnosti (zda neschází listy) a počtu vydaných bloků. - Při zrušení organizačního útvaru protokolárně předat použité či nepotřebné bloky nástupnickému útvaru nebo útvaru Povolování vstupů. - Při přechodu na samostatný právní subjekt provést inventuru nepoužitých bloků a označit je logem nového právního subjektu, jeho vzor zaslat útvaru Povolování vstupů.
Článek 17 – Doklady pro propouštění majetku externích subjektů podnikajících v objektech a.s./d.s. na základě smlouvy (dohody) o dílo, o provedení prací, výkonů, servisu apod.
1
Tyto externí subjekty mohou do objektů a.s./d.s. uskutečnit dovoz vlastního materiálu na základě jimi vystaveného dodacího listu nebo seznamu dovezených věcí a materiálu. Přivážející je při dovozu majetku povinen umožnit strážnému provedení jeho kontroly.
2
Přivážející externí subjekty předkládají Dodací list/seznam na vrátnici, přes kterou materiál dovážejí ve dvojím vyhotovení. Strážný, po provedené fyzické kontrole dováženého materiálu, všechny strany Dodacího listu/seznamu označí na rubu razítkem vrátnice, datem uskutečněného dovozu. Jednu kopii externímu subjektu odebere. Tato kopie zůstává na vrátnici. Druhé vyhotovení Dodacího listu/seznamu předá zástupce externího subjektu pověřenému zaměstnanci útvaru (koordinátorovi akce, zaměstnanci, který je přítomen provádění prací, příp. zajišťuje její převzetí od externího subjektu nebo jiný kompetentní zaměstnanec příslušného pracoviště), který je uveden ve „Smlouvě . . .“ a který zajistí odvoz materiálu na platném propouštěcím tiskopise, jehož nedílnou součástí musí být předložený Dodací list/seznam. 15
3
Vývoz takto dovezeného materiálu může být uskutečněn pouze na tiskopis „Propustka – dodací list“ (Příloha č. 5). Tiskopis může vystavit a schválit pouze pověřený zaměstnanec útvaru, (dle bodu 2), který má pro potřebu kontroly k dispozici Dodací list/seznam, kterým dovážející zaevidoval materiál na příslušné vrátnici. Takto vystavený tiskopis doplní v rubrice „Předmět“ poznámkou „Vývoz dovezeného materiálu – viz příloha“ a schválením vývozu potvrzuje, že se nejedná o majetek a.s./d.s. Zaměstnanec, který vývoz schválil, zajistí přiložení fotokopie Dodacího listu/seznamu ke „Smlouvě . . . “. S Propustkou - dodacím listem schvalující útvar nakládá dle bodu 1 a 2 článku 16 těchto směrnic.
4
Zaměstnanec BS, po provedené fyzické kontrole vyváženého materiálu, přílohu propouštěcího dokladu porovnává se seznamem, který při dovozu v jednom vyhotovení zůstal na vrátnici. Následně tento seznam přiloží k propouštěcímu dokladu, který zasílá odděleně od ostatních propouštěcích dokladů na útvar Povolování vstupů, který tiskopis po kontrole archivuje v souladu s článkem 15 bod 5 těchto směrnic.
5
V případě, kdy hmotný majetek externího subjektu bude z objektů a.s./d.s. odvážen v tentýž den nebo následující den, kdy byl dovezen, postupuje se tak, že jeho dovoz a odvoz musí být ověřen a potvrzen strážným na vrátnici (datum a hodina vjezdu a výjezdu, jméno a příjmení strážného, podpis), a to buď na Dodacím listu/seznamu, který si vyhotoví externí subjekt sám nebo zápisem v knize donesených/dovezených věcí. Přivážející je povinen umožnit strážnému při dovozu a odvozu majetku provedení jeho kontroly. Strážným potvrzený seznam je ponechán dovážejícímu a slouží pro externí subjekt jako výstupní doklad pro následující den. Po odvozu zaměstnanec BS zasílá seznam společně s propouštěcími doklady na útvar Povolování vstupů. Není-li zaevidovaný materiál odvezen do následujícího dne, kdy byl dovezen, postupuje pracovník vrátnice v souladu s bodem č. 3 tohoto článku, tj. vývoz povolí pouze s dokladem „Propustka – dodací list“ vystaveným smluvním partnerem a.s./d.s.
Článek 18 – Doklady pro propouštění zásilek externích subjektů podnikajících v areálu a.s./d.s. v prostorách vlastních nebo na základě smlouvy o pronájmu nemovitostí či nebytových prostor
1
Externí subjekty jsou povinny vést jednoduchou skladovou evidenci veškerého vlastního majetku umístěného v pronajatých či vlastních prostorách nacházejících se v areálu a.s./d.s., včetně evidence výstupních dokladů pro případ kontroly ze strany a.s./d.s. a to v takové formě a obsahu, aby externí subjekt mohl jednoznačně prokázat způsob nabytí majetku, jeho sortiment a skladovou výši. Kopie všech výstupních dokladů je externí subjekt povinen uchovávat 5 let od jejich vystavení.
2
Externí subjekty přebírají v plném rozsahu odpovědnost za všechny své subdodavatele včetně potvrzování odvozu jejich majetku z areálu a.s./d.s. Subdodavatelé jsou povinni respektovat veškerá opatření, platná na tomto úseku pro externí subjekty a to dle čl. 17 bod 1 a 2 těchto směrnic.
3
Externí subjekty podnikající v objektech a.s./d.s. na základě řádně uzavřené smlouvy o pronájmu nebo kupní smlouvy používají pro propouštění vlastního materiálu a materiálu svých subdodavatelů vrátnicemi číslovaný doklad "Propustka materiálu externích organizací" (vzor viz Příloha č. 10 těchto směrnic), označený útvarem Povolování vstupů přiděleným číslem externímu subjektu a případně číslem vrátnice určené k vývozu materiálu.
4
Doklad je evidován a vydáván útvarem Povolování vstupů za poplatek 200,- Kč/blok na základě písemné žádosti nájemce nebo vlastníka. Současně s tímto dokladem vydává útvar Povolování vstupů poučení o způsobu jeho použití. Externí subjekt je povinen nespotřebované bloky vrátit nejpozději do 7 dnů od ukončení činnosti v a.s. Do doby navrácení bloků nebude danému externímu subjektu umožněn vstup a vjezd přes vrátnice a.s./d.s.
16
5
Žadatel určí seznam osob oprávněných tiskopis schválit. Tento seznam bude doručen útvaru Povolování vstupů a přiložen k žádosti pro potřeby následných kontrol. Každá změna určených osob musí být písemně útvaru Povolování vstupů sdělena.
6
Seznamy osob oprávněných tiskopis vystavovat a schvalovat postoupí útvar Povolování vstupů na danou vrátnici pro potřeby kontrol ze strany zaměstnanců BS.
ČÁST VII - UŽÍVÁNÍ A ÚPRAVA PROGRAMOVÉHO VYBAVENÍ Článek 19 – Užívání a úprava programů pro evidenci jednorázových a dlouhodobých návštěv
1
Program pracuje v informační síti a.s./d.s. a slouží především: - k vystavování DP a JP vstupů/vjezdů na tiskopisech nebo ČK - k evidenci propouštěcích dokladů k dovozu/vývozu materiálu - k zabezpečení vstupu a vjezdu jen oprávněným osobám a vozidlům - ke kontrolovanému pohybu osob a vozidel.
2
Program umožňuje zejména zhotovovat: - Přehledy vystavených JP a DP vstupů/vjezdů dle různých hledisek - Vyhledávání propouštěcích dokladů k dovozu/vývozu materiálů přes vrátnice a.s./d.s. Přehledy a sestavy vyhotovuje útvar Povolování vstupů na základě řádně schváleného požadavku žadatele nadřízeným pracovníkem.
3
Zajištění programových úprav je pouze v kompetenci VÍTKOVICE ITS a.s., jíž jsou veškeré požadavky předávány pracovníkem útvarů Ochrany a Povolování vstupů.
ČÁST VIII - POSTUP PŘI PORUŠENÍ SMĚRNIC Článek 20 - Postup při porušení směrnic zaměstnanci a.s./d.s.
1
Při zjištění zaměstnance a.s., d.s., který vnáší do objektů a.s./d.s. alkohol, omamné a jedovaté látky, předměty, které nejsou pro výkon práce potřebné, apod., vystaví strážný doklad „hlášení“ o přestupku zaměstnance a tohoto zaměstnance do objektů nevpustí. Při vynášení z objektu budou takovéto nežádoucí předměty strážným zadrženy.
2
Doklad „hlášení“ zaměstnanec BS předává (příp. se zadrženými nežádoucími předměty) útvaru Povolování vstupů, který zabezpečí další písemný postup řešení případu u vedoucího zaměstnance příslušného organizačního útvaru a.s./d.s. provinivšího se zaměstnance.
3
V případě zajištění materiálu, který je vynášen nebo vyvážen z objektů a.s./d.s. bez potřebných propouštěcích dokladů příp. doklad neodpovídá skutečnosti (množství, jakost, druh) bude této osobě zaměstnancem BS odebrán materiál, případně DP vjezdu soukromého vozidla a toto spolu s dokladem „hlášení“ zasláno na útvar Povolování vstupů. Útvar Povolování vstupů zajistí další písemný postup řešení přestupku a s příslušným vedoucím zaměstnancem zajistí vrácení materiálu do majetku a.s./d.s. Dále postupuje dle ustanovení platných organizačních a řídicích norem.
4
V případě zadržení materiálu v hodnotě nad 5000,- Kč ihned informuje zaměstnanec BS vedoucího odboru 014, který rozhodne o dalším postupu.
5
Zaměstnanci, který porušil pracovní kázeň ve smyslu článku 13 směrnic Z – 004 Pracovní řád, zaniká platnost DP vjezdu vystaveného podle článku 12 odst. 2 písm. c) těchto směrnic. Platnosti pozbývá dnem, kdy byl sepsán zápis o porušení pracovní kázně resp. kdy bylo rozhodnuto o roz17
vázání pracovního poměru výpovědí nebo kdy byl ukončen jeho pracovní poměr okamžitým zrušením. Vedoucí pracovník provinivšího se zaměstnance má povinnost na takovýto přestupek neprodleně písemně upozornit útvar Povolování vstupů
Článek 21 - Postup při porušení směrnic externími subjekty
1
V případě zjištění přestupku ze strany zaměstnance externího subjektu, např. vnášení alkoholu, vynášení/vyvážení materiálu bez příslušných dokladů, nerespektování dopravního značení, parkování mimo vyznačené odstavné plochy apod., bude této osobě zaměstnancem BS odebrán materiál a vystavené povolení vstupu (vjezdu) a toto spolu s dokladem „hlášení“ bude zasláno na útvar Povolování vstupů. Útvar Povolování vstupů následně zasílá písemné oznámení o přestupku zaměstnavateli provinivšího se zaměstnance. Kopii postupuje smluvnímu útvaru a.s./d.s.. Možné způsoby řešení přestupku: - vrácení zadrženého povolení vstupu (vjezdu) za manipulační poplatek 500,- Kč, - přestupek se postupuje k řešení na firmu, jejíž zaměstnanec přestupek způsobil. Do doby vyřešení přestupku se osobě/osobám zamezí vstup/vjezd do objektů a.s./d.s. - vypovězení smluvního vztahu, Dle závažnosti přestupku lze uplatnit kombinaci uvedených způsobů. V případě, že nelze materiál fyzicky odebrat, zaměstnanec BS neprodleně informuje útvar Povolování vstupů a odpovědného zaměstnance v jehož správě je vrátnice k dalšímu řešení přestupku.
2
Povolení vstupu (vjezdu) bude znovu vydáno zpět až po průkazném písemném dořešení přestupku ze strany zaměstnavatele.
Článek 22 - Postup při zadržení neplatných dokladů pro vstup a vjezd do objektů a.s./d.s.
1
V případě zjištění dokladů pro vstup/vjezd (viz ustanovení článků 9 až 13 těchto směrnic), v nichž: -
provedené svévolné úpravy změnily platnost povolení, povolení bylo zneužito jinou osobou nebo použito jiným vozidlem, byl zjištěn falzifikát, povolení bylo použito pro vstup/vjezd mimo vyznačenou dobu platnosti nebo vyznačený objekt, je příslušné povolení pro vstup/vjezd zaměstnancem BS zadrženo a předáno s dokladem „hlášení“ útvaru Povolování vstupů.
2
Nové DP vstupu/vjezdu bude vystaveno až po zaplacení manipulačního poplatku ve výši 500,- Kč útvaru Povolování vstupů.
Článek 23 - Postup při ztrátě, svévolném poškození nebo nevrácení dokladů pro vstup a vjezd do objektů a.s./d.s. 1
Držitel (žadatel) v případě ztráty nebo nevrácení tiskopisu „Povolenka vstupu“ nebo „Povolení vjezdu pro vozidlo“ jehož platnost skončila v průběhu kalendářního roku a nebylo vráceno do 10 dnů po datu platnosti je povinen uhradit útvaru Povolování vstupů smluvní poplatek ve výši 100,Kč za DP vstupu a 200,- Kč za DP vjezdu.
2
Smluvní poplatek za ztrátu jakékoli ČK včetně zaměstnaneckého průkazu, její svévolné poškození nebo její nevrácení ve stanoveném termínu je s držitelem (žadatelem) ČK řešen v souladu s řídicí normou představenstva a.s. pro Vydávání čipových karet Identifikačního systému.
18
3
Bez poplatku za ztrátu nebo nevrácení nebudou jak dané osobě nebo vozidlu, tak také externímu subjektu vystavena další povolení vstupů a vjezdů do objektů a.s./d.s..
Článek 24 - Postup při zjištění škody způsobené krádeží, vloupáním nebo loupežným přepadením příp. úmyslným poškozením - vandalismem na majetku a.s./d.s.
1
Při zjištění škody na majetku a.s./d.s. nebo zaměstnance a.s./d.s., jež pravděpodobně vznikla a) krádeží, vloupáním nebo loupežným přepadením b) úmyslným poškozením - vandalismem převyšujícím částku 5000,- Kč bezprostředně uvědomí vedoucí zaměstnanec vedoucího odboru 014 (t.č. 606753260) a útvaru Ochrana (t.č. 724016954), kteří rozhodnou o nahlášení na místně příslušný útvar Policie ČR O-Vítkovice Policie ČR O-Hrabůvka Policie ČR O-Mariánské Hory
t.č. 5008 nebo 0-596624033 t.č. 0-596747771 t.č. 0-596125066.
2
V případě vzniku takovéto škodní události, vedoucí zaměstnanec škodu v nejkratším možném termínu telefonicky, faxem nebo e-mailem rovněž ohlásí na útvar 097 – Majetkový, obchodní servis a majetkové operace, který zajistí posouzení škody z hlediska pojistných nároků. Kontaktní osoba: Ing. Ivo Mirek e-mail:
[email protected] Fax: 59 595 6005 Tel.: 59 595 4844 mobil: 724 203 209
3
Hlášení škodní události (ústní nebo písemné) by mělo obsahovat následující informace: a) jméno volajícího a telefonní číslo b) datum a čas vzniku škody c) stručný popis škody, místo škody d) rozsah škody, předběžná výše škody.
4
V případě škody, která je způsobena třetí osobě, neuzná a.s./d.s. svou odpovědnost bez svolení pojistitele a nebude poskytovat náhradu škody.
5
Následně je nutno událost oznámit odboru 019 - Právní vztahy VÍTKOVICE, a.s., jež zajišťuje agendu řešení škod za a.s. vůči Policii ČR včetně připojení se k trestnímu řízení.
6
Vloupáním se rozumí přivlastnění si věci tak, že se jí pachatel zmocnil dále uvedeným způsobem: a) do místa pojištění se dostal tak, že jej otevřel nástroji, které nejsou určeny k jeho řádnému otevíráni nebo b) do místa pojištění se dostal jinak než dveřmi nebo c) v místě pojištění se skryl a po jeho uzamčení se věci zmocnil nebo d) místo pojištění otevřel originálním klíčem nebo legálně zhotoveným duplikátem, jehož se zmocnil krádeží, vloupáním nebo loupežným přepadením nebo e) do schránky, jejíž obsah je pojištěn, se dostal nebo ji otevřel nástroji, které nejsou určeny k jejímu řádnému otevírání.
7
Loupeží se rozumí přivlastnění si věci tak, že pachatel použil proti zaměstnanci násilí nebo jiné pohrůžky bezprostředního násilí.
19
ČÁST IX - ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Článek 25 - Rozsah platnosti a závěrečná ustanovení
1
Ustanovení těchto směrnic jsou uplatňována v rámci a.s./d.s. na území města Ostravy.
2
V případě potřeby je BS, ve spolupráci s útvarem Ochrana, oprávněna specifická ustanovení těchto směrnic dále detailně rozpracovat vlastními interními pokyny a předpisy.
3
Zaměstnanec uzavírající obchodní smlouvu uplatní vůči obchodním partnerům následující požadavek: Je-li v příslušné obchodní smlouvě dohodnuto předání zboží/předmětu díla v místě, kde má prodávající sídlo nebo místo podnikání, nese kupující veškeré náklady související s převzetím zboží od prodávajícího v tomto místě.
4
Tyto směrnice nabývají účinnosti dnem 1. 2. 2007.
5
Nabytím účinnosti těchto směrnic se ruší účinnost směrnic S – 127/2005 Zabezpečení ochrany a ostrahy majetku včetně dodatku č. 1.
Údaje pro informační soustavu Návazné organizační a řídicí normy: S – 001 - Organizační řád Z – 002 - Podpisový řád Z – 003 - Spisový a skartační řád Z – 004 - Pracovní řád S – 818 - Personální práce S – 820 - Zaměstnanci v organizačních změnách Opatření představenstva a.s. čís. 8/2005 - Úhrady za užívání dopravních komunikací Opatření představenstva a.s. čís. 11/2006 – Vydávání čipových karet Identifikačního systému Kapitola 2 PSM BOZP - Výchova zaměstnanců k BOZP BI-ETS-001 - Základní požadavky BOZP BI-HTB-008 - Místní provozní předpis pro stanovení bezpečného provozování dopravy na pozemních komunikacích
20
Seznam používaných dokladů: a) pro vstup - ČK - Zaměstnanecký průkaz - Průchodka čís. (pro zaměstnance a.s. - jednorázový vstup) - Průkazka pro vstup (pro zaměstnance a.s. - dlouhodobý vstup) - Průvodní list uchazeče o zaměstnání - Představenka zaměstnance ohroženého ztrátou zaměstnání (pro zaměstnance a.s.) - Povolenka vstupu (pro externí osoby - dlouhodobý vstup) - POVOLENÍ č. (pro externí osoby - jednorázový vstup) - Představenka uchazeče o zaměstnání (pro externí osoby) b) pro vjezd - POVOLENÍ č. (pro externí osoby - jednorázový vjezd) - Povolení vjezdu pro vozidlo (pro zaměstnance a.s. i externí osoby - dlouhodobý vjezd) - Žádanka o jednorázový vjezd soukromého vozidla (pro zaměstnance a.s. - jednorázový vjezd) c) pro propouštění zásilek vrátnicemi - Propustka - Dodací list - Propustka materiálu externích organizací d) přílohy k Propustce - Dodacímu listu - Dodací list - tiskopis různé transakce - Faktura za hotové - Běžný daňový doklad - Drobný prodej pro zaměstnance Seznam příloh: Příloha č. 1 - Průkazka pro vstup - viz listinná forma směrnic Příloha č. 2 - POVOLENÍ č. - viz listinná forma směrnic Příloha č. 3 - Povolenka vstupu - viz listinná forma směrnic Příloha č. 4 - Povolení vjezdu pro vozidlo - viz listinná forma směrnic Příloha č. 5 - Propustka - Dodací list - viz listinná forma směrnic Příloha č. 6 - Převodka - viz listinná forma směrnic Příloha č. 7 - Faktura za hotové - daňový doklad - viz listinná forma směrnic Příloha č. 8 - Různé transakce - viz listinná forma směrnic Příloha č. 9 - Drobný prodej pro zaměstnance - viz listinná forma směrnic Příloha č. 10 - Propustka materiálu externích organizací - viz listinná forma směrnic
21
Pokyny k vyplnění tiskopisu Propustka – Dodací list Organizační útvar - vnitřní číselné označení odesílatele, například 370 (Těžká mechanika - Obrobna) 2. Interní příjemce - číselné označení příjemce v a.s./d.s., například 320 (Ocelárna). 3. Externí příjemce - název obchodní firmy a její adresa dle smlouvy, IČ a DIČ - vyplňuje se i pro d.s. 4. K: výdejce, návratce atd. - vypisuje se v případě, že vyváženého materiálu je značné množství druhů a je nemožné vše vypsat do sloupce "Předmět". V tomto případě se sloupec „Předmět" proškrtne, vypíše se číslo výdejky, návratky atd. ostatní položky ve sloupci "K" se proškrtnou a příslušný doklad se pevně připojí k originálu Propustky - Dodacího listu. V případě, že je použito například více výdejek najednou, je možno škrtnout názvy ostatních tiskopisů a vypsat čísla výdejek, které jsou přílohou dodacího listu. Vždy musí být uvedeno množství vyváženého materiálu. 5. Číslo smlouvy, zakázky - vypíše se číslo smlouvy, zakázky, na základě které je materiál odesílán. 6. Předmět - název vyváženého materiálu dle druhů a uvedení jeho množství. 7. Vystavil - oprávněný vystavující zaměstnanec uvede čitelně své jméno, podpis a předepsané údaje. 8. Schválil - oprávněný schvalující zaměstnanec uvede čitelně své jméno, podpis a další předepsané údaje (stejná totožnost vystavujícího a schvalujícího zaměstnance je přípustná pouze u zaměstnance oprávněného doklad schvalovat). 9. Převzal - v případě interní přepravy vykonávané dopravními prostředky a.s./d.s. není vyplňován řádek "Zmocnění č., ze dne, IČ". 10. "Zmocnění č., - při přejímce externí osobou (je možno nahradit jménem a číslem osobního dokladu přejímajícího resp. číslem jeho Povolení vstupů). 11. Propustil - vyplňuje zaměstnanec BS, včetně razítka vrátnice. 12. Potvrzení o převzetí na místě určení - potvrzuje se pouze u interní přepravy mezi útvary a.s. na 1. kopii. Potvrzující je odpovědný za její zpětné zaslání schvalujícímu, u kterého je doklad po dobu 5 let archivován. 1.
Zásady pro distribuci a archivování 1. 2. 3. 4. 5.
Originál tiskopisu Propustka - Dodací list v bílé barvě je předán při výjezdu přes vrátnici zaměstnanci BS První kopie (žlutá barva): u interní přepravy mezi útvary a.s./d.s. potvrdit převzetí na místě určení! Potvrzující odpovídá za zaslání této kopie schvalujícímu, který zajistí její archivaci po dobu 5 let. Druhá kopie (červená barva) se předává osobě, která materiál převzala k dopravě (ve vlastním zájmu si na této kopii nechá potvrdit převzetí na místě určení a archivuje ji po dobu 5 let) Třetí kopie (modrá barva) je předávána k dalšímu zpracování (založení k zakázce apod.) Čtvrtá kopie (zelená barva zůstává v bloku u vystavujícího, archivace se provádí po dobu 5 let)
22
