KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL
Lampiran III Kep Danpusdikajen Nomor Kep/ / /2007 Tanggal 2007
TATA RUANG KANTOR
BAB I PENDAHULUAN
1. Umum. Penulisan tata ruang perkantoran dimaksudkan untuk membantu pimpinan dalam mengerahkan susunan dan tertibnya suatu kantor dimana kegiatan administrasi dilaksanakan, untuk pelaksanaan administrasi itu tentu mempunyai tempat/ruangan. Sudah barang tentu tempat/ruangan ini adalah kantor, oleh karena itu untuk menangani administrasi yang baik, maka ruanganpun harus baik. Sesuatu pekerjaan dalam suatu lingkungan bekerja harus dikerjakan sebaik – baiknya tentunya oleh orang – orang yang tepat, alat peralatan yang baik, pada waktu tepat, tempat yang baik serta biaya yang kecil. 2. Tujuan. Naskah departemen ini dususun sebagai acuan dan pedoman bagi Gumil dan Basis Secaba PK Tahap II dalam rangka mendukung proses kegiatan belajar mengajar. 3.
4.
Ruang Lingkup : a.
Pendahuluan.
b.
Organisasi kantor.
c.
Peralatan Kantor.
d.
Cara-cara Penataan ruang kantor.
e.
Tata cara Menerima Tamu.
f.
Tata Cara Menerima Telepon.
g.
Evaluasi.
h. i.
Penutup.
Referensi. Peraturan panglima TNI Nomor Perpang 1/II/2007, 2007 tentang minu TNI 2007.
tanggal 20 Pebruaril
2 5. Pengertian. Kantor adalah tempat dimana diselenggarakannya suatu kegiatan yang menangani administrasi termasuk informasi dan dapat pula dikatakan bahwa “kantor” adalah tempat dimana kegiatan suatu usaha dilaksanakan, tetapi harus dengan pengertian bahwa usaha yang dimaksud kegiatan pokoknya adalah mengenai administrasi. Proses menangani administrasi dan informasi dimulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai dengan menyalurkan.
BENTUK ORGANISASI 1. Bentuk organisasi. yaitu : a.
Dalam organisasi formal terdapat empat bentuk organisasi,
Organisasi lini atau garis. 1)
Ciri-ciri/sifat organisasi lini ada empat yaitu : a) Pada umumnya organisasi ini masih kecil dan sederhana b) Organisasi ini jumlah karyawannya masih sedikit c) Pada umumnya tope ogganisasi seperti ini pemimpinnya adalah pemilik dari organisasi ini. d) Hubungan antara personel di dalam organisasi seperti ini masih dapat dilakukan secara langsung (face to face communication) sehingga struktur organisasinya sangat sederhana.
2)
Kebaikannya a) b) c) d)
3)
Memiliki rasa setia kawan/solidaritas yang tinggi Pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat Disiplin kerja sangat kuat koordinasi mudah dijalankan
Kelemahannya a) Tujuan organisasi diitetapkan oleh seorang saja, akibatnya anggota organisasi yang lain kurang memahami tujuan organisasi itu. b) Pimpinan cenderung menjadi otoriter. c) Bawahan tidak mempunyai kreativitas yang tinggi, tergantung kepada orang lain d) Karyawan sukar mengembangkan atau meningkatkan kemampuannya.
b.
Organisasi lini dan staf Dewasa ini masyarakat modern, tipe organisasi seperti inilah merupakan kebalikannya dari organisasi ini yang memiliki cirri-ciri sebagai berikut : 1) Organisasi ini sudah besar dan kompleks ruang lingkup aktifitas dan kegiatannya
2) Jumlah orang yang bekerja di dalamnya sudah sangat besar. 3) Hubungan yang terjadi antara atasan dengan bawahan dan antara bagian yang satu dengan yang lain tidak dapat dilakukan secara langsung jadi. 4) Manusia dalam tipe organisasi ini dikelompokkan dalam dua kategori kelompok/bagian yaitu : a) b)
Manusia yang berada di lini/staf Manusia yang berada di staf
Kelompok ini adalah mereka yang terlibat secara langsung pada pelaksanaan tugas-tugas pokok yang bersifat operasional dari organisasi tersebut. Mereka berada di garis komando atau hirarki untuk menerima perintah dan menjalankan tugas serta tanggung jawabnya masing-masing. Orang-orang dalam kelompok staf ini adalah mereka yang melaksanakan tugas penunjang berarti membantu tugas pokok berupa nasihat atau saran, pemberian konsep atau disebut dengan tugas auxiliary (untuk memberikan kepuasan, jasa/pelayanan). Yang melatarbelakangi lahirnya organisasi lini dan staf ini adalah organisasi militer di Eropa waktu perang dunia kedua. 1)
Kebaikannya a) Dalam organisasi lini dan staf terdapat pembagian tugas yang jelas diantara para anggotanya yaitu tugas pokok dan tugas penunjang b) Spesialisasi, disini dikembangkan sampai pada tingkat yang maksimum. c) Promosi jabatan dilakukan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan. d) Pengambilan keputusan berdasarkan perencanaan yan matang dapat dilakukan. e) Koordinasi dapat dilakukan dengan baik f) Disiplin dan moral kerja yang tinggi g) Prinsip organisasi artinya penempatan orang yang sesuai dengan kemampuan, latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja.
2)
Kelemahannya Sering manusia-manusia yang ada didalamnya sukar membedakan nama yang dimaksudkan hanya sebagai nasehat dan mana yang sudah berwujud perintah harus dikerjakan tidak bisa tidak.
c.
Organisasi fungsional. Organisasi seperti ini tidak pernah menitikberatkan pada garis tugas secara hirarki, tetapi organisasi ini lebih banyak mendasarkan pada pelaksanaan fungsi, sifat, dan jenis pekerjaan yang dilakukan, dimana manusia dikelompokkan pada fungsi atas dasar keahlian yang dimilikinya. Organisasi fungsional seperti ini sudah sangat jarang ditemukan apabila
menerapkan secara penuh prinsip-prinsip fungsional, tetapi tetap memiliki kebaikan dan kelmahan pula. 1)
Kebaikannya a) Kerja sama yang tinggi di dalam komplek, karena sama-sama ahli dibidangnya. b) Spesialisasi di antara para anggota organisasi dimanfaatkan secara optimal (maksimanl
2)
Kelemahannya a)
Tour of duty (pengalihan tugas) sangat sukar diulakukan.
b) Terjadi penggunaan biaya yang sangat besar, karena pekerjaan didasarkan pada fungsi kelompok dari orang-orang yang ahli di bidangnya. c) Trjadinya pementingan diri sendiri yang sangat kuat pada masing-masing bidang keahlian. Tipe organisasi ini sering dijumpai di organisasi olahraga, ilmu pengetahuan, teknik dan lain-lainnya. d.
Organisasi dewan/panitia. Organisasi ini bukanlah merupakan panitia kegiatan melainkan merupakan suatu organisasi yang melakukan pembagian tugas dan pekerjaan dalam bentuk seperti suatu kepanitiaan adanya pimpinan dan pelaksana. Para pimpinan di sebut dewan dan para pelaksana disebut satuan pelaksana. 1)
Ciri-ciri organisasi ini adalah : a) Tugas (kolektif)
2)
kepemimpinan
dilakukan
secara
bersama-sama
b)
Pra pimpinan mempunyai hak dan kewajiban yang sama.
c)
Para pelaksana dibagi dalam satuan pelaksana (seksi)
Kebaikannya a) Keputusan yang diambil biasanya tepat karena dilakukan secara bersama-sama. b) Pengambilan keputusan secara sewenang-wenang dapat dihindari tidak ada pimpinan yang otoriter. c)
Hubungan kolegalitas (rekan) sangat dekat
3)
Kelemahannya. a) Pengambilan keputusan menjadi lama karena harus dilakukan secara bersama-sama. b) Apabila terjadi kemacetan atau kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan maka tidak ada yang dapat disalahkan karena dilakukan bersama-sama. c) Daya kreasi individu kurang dapat dikembangkan, sulit bagi seseorang untuk menonjol karena asas kebersamaan tadi. PENERAPAN ASAS ORGANISASI FAEDAH TATA RUANG KANTOR
BAB II ORGANISASI KANTOR 6. Umum. Untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik, setiap kegiatan harus diawali dengan adanya pengorganisasian kantor yang baik pula hal ini dimaksud agar pelaksanaan pekerjaan kantor dapat berjalan dengan efektif dan efesian disamping itu organisasi kantor juga merupakan bagian dari pada organisasi ketatausahaan suatu badan secara keseluruhan misalnya : Negara, Propinsi dan Kabupaten yang terdiri dari unit-unit organisasi ketatausahaan berasal dari berbagai ukuran dan tingkatan menurut struktur organisasi badan itu (departemen-departemen, dinas-dinas, jawatan-jawatan dan lain-lain). Struktur/bentuk organisasi badan itu tergantung kepada sistem delegasi kewenangannya, apakah dengan sistem/azas sentralisasi, desentralisasi atau campuran yang di dalamnya terdapat pula keuntungan dan kerugiannya. Sistem/azas organisasi kantor. a. Azas Sentralisasi, yaitu kegiatan tata usaha yang dipusatkan dalam satu unit kerja dibawah satu pengendali atau Komando. Kecuali unit-unit khusus ini tidak ada unit lain yang menyelenggarakan kegiatan ketata usahaan. Organisasiorganisasi pekerjaan tugas pokok dibebaskan dari pekerjaan, misalnya mengetik surat, memelihara arsip dan sebagainya. 1)
Keuntungannya : a)
Terjamin adanya keseragaman.
b) Kegiatan tata usaha/pekerjaan berada di bawah satu pimpinan seorang ahli sehingga dapat lebih efektif. c)
Beban maksimum dapat diselesaikan dengan segera.
d)
Mesin / alat perkantoran dapat didaya gunakan sepenuhnya.
e)
Spesialisasi pekerjaan dapat dipraktekan.
3 2)
Kerugiannya : a)
Prosedur penyelenggaraan agak lama.
b)
Membutuhkan pegawai yang ahli dibidangnya.
b. Azas Desentralisasi, artinya setiap unit pelaksana usaha pokok mengurus sendiri-sendiri kegiatan kantornya untuk keperluan unitnya. 1)
Keuntungannya : a) Penyelenggaraan pekerjaan kantor melalui prosedur yang singkat. b)
Keperluan teknis usaha pokok mudah dilayani.
c) Dikembangkan pegawai/personel untuk menguasai lebih dari satu bidang pekerjaan. 2)
Kerugiannya : a)
Tidak terjamin adanya keseragaman.
b) Kegiatan kantor tidak berada di bawah pimpinan dan pengawasan seorang ahli. c)
Banyak menyita waktu, tenaga dan alat.
7. Cara Penggambaran Bagan Organisasi. Tidak menutup kemungkinan seorang pimpinan kantor memandang perlu suatu hal untuk menggambarkan organisasi dalam bentuk bagan, diantaranya bagan organisasi yang menggambarkan visual yang menunjukkan hubungan-hubungan antara elemen-elemen dan kedudukan-kedudukan di dalam suatu organisasi dan bagan organisasi memberikan secara langsung gambaran tentang struktur organisasi, bentuk organisasi, ukuran (besar/kecilnya) organisasi dan rantai Komando. a.
Karakteristik umum suatu bagan organisasi. 1)
Digambarkan pada selembar kertas putih.
2)
Dengan warna hitam dan dasar putih.
3) Nama dari organisasi dituliskan di tengah atas dengan huruf yang dicetak tebal. 4) Tanda tangan dari pimpinan kantor atau bawahannya yang berwenang. 5) Tanggal serta kantor yang membuatnya dicantumkan di sebelah kanan bawah.
4 b.
Penggambaran elemen – elemen organisasi. Setiap elemen organisasi digambarkan dalam kotak (empat persegi panjang) yang di dalamnya terdapat nama dari elemen-elemen tersebut. Besar / kecilnya kotak tergantung kepada luasnya kertas dengan ketentuan – ketentuan sebagai berikut : 1)
Luas kotak untuk organisasi yang setingkat harus sama.
2) Kotak-kotak untuk organisasi yang tingkatannya lebih tinggi harus lebih luas dari pada organisasi yang tingkatannya lebih rendah. 3) Lebar kotak untuk organisasi yang setingkat harus sama, lebar ditentukan oleh luasnya organinasi yang paling banyak elemennya. 4) Kotak-kotak untuk organisasi yang mempunyai tingkat kewenangan setingkat, digambarkan sejajar. Bila tempatnya kurang dapat diturunkan lebih rendah. c. Penggambaran hubungan diantara elemen-elemen. Hubungan staf dan lain-lain digambarkan dalam garis-garis yang menghubungkan kotak-kotak dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : 1) Garis yang dipakai hendaknya sependek mungkin dan harus vertikal atau horizontal, jangan diagonal atau melengkung. 2) Garis lurus menunjukkan wewenang Komando, pengawasan langsung atau hubungan-hubungan lainnya. Apabila ada garis terputus atau titik, supaya dijelaskan artinya dibawah gambar bagan. 3) Garis Komando selalu lebih tebal dari garis lainnya (garis biasa, terputus-putus dan titik-titik). d.
Macam – macam bagan organisasi kantor menurut bentuknya. 1) Bagan Struktur. Bagan ini menggambarkan dengan jelas hubungan diantara berbagai macam komponen dalam suatu organisasi. Keterangan- keterangan tentang fungsi dan keterangan lainnya tidak dimasukan. Contoh gambar :
KEPALA BAGIAN
BIRO BIRO PELAYAN
BIRO POS & KANTOR
REGISTRASI PERSONEL
URUSAN URUSAN PERSMIL
URUSAN
PERSSIP DISTRIBUSI
URUSAN
URUSAN
KURIR
ARSIP
URUSAN
URUSAN
KONSEP
5 2) Bagan Fungsional. Bagan ini menggambarkan fungsi atau tanggunng jawab dari unsur – unsur dalam suatu organisasi dan hubungan fungsional antara satu dengan lainnya. Keterangan – keterangan dimasukan dalam kotak-kotak. Gambar bagan. KEPALA Mengawasi semua dlm BAGIAN
BIRO PERSONEL KANTOR
URUSAN URUSAN URUSAN PERSMIL PERSSIP PRODUKSI
BIRO POS & REGISTRASI
URUSAN DISTRIBUSI
URUSAN KURIR
URUSAN ARSIP
BIRO PERALATAN
URUSAN KONSEP
- Menyele- Menye- - Menerima - Menye- Meme- Membuat – Menyeleng saikan lengpengedaran & lenggaralihara arkonsep garakan resemua garakan dan pencatatkan perso sip dinas konsep peproduksi adminis - pencatat- an, kurir dan nel kecuali rencanaan Menyeleng trasi an surat-surat - Memeliha arsip garakan pela militer personel ra bahanyanan foto- Meme- Mengo- - Memelihara bahan regrafi lihara lah catatan kores ferensi & catatan penugas- pondensi keterangdata an, an-keterapersonel promosi an peratumiliter dll giat per ran-pera- Meme- sonel mil. turan dll lihara daftar
penugasan perso nel mil - Mengolah & mengajukan lap. Personel ke kesatuan atasan 6 3) Bagan Kedudukan. Bagan ini biasa disebut dengan bagan personel, menggambarkan posisi dan golongan atau pangkat dari individu pejabat. Gambar Bagan. KEPALA MAYOR SEKRETARIS
PERSONEL KANTOR
BIRO POS & REGISTRASI KAPTEN KEPALA
BIRO PELAYANAN KAPTEN KEP.
SEKSI
URUSAN PERSMIL
URUSAN PERSSIP
KA-LETNAN KA-LETNAN 1 GOL III 2 GOL II 3 GOL I
1 GOL III 2 GOL II 1 GOL I
URUSAN KURIR
URUSAN ARSIP
KA-LETNAN KA-LETNAN 1 GOL III 2 GOL II 6 GOL I
1 GOL III 11 GOL I 3 GOL I
URUSAN KONSEP
URUSAN
KA-LETNAN KA-LETNAN KA-LETNAN 1 GOL III 2 GOL II 13 GOL I
6 GOL III 4 GOL II
1 GOL III 2 GOL II
e. Bentuk organisasi. Pada masa yang lalu orang membentuk organisasi didasarkan kepada perasaan belaka atau dengan sistem trial error. Organisasi yang dibentuk berdasarkan perasaan ini usianya tidak akan panjang, yaitu selama orang-orang tersebut masih menjadi anggota dari organisasi. Organisasi yang dibentuk berdasarkan coba-coba (trial and error) mungkin akan sukses, tetapi selama periode percobaan, dibutuhkan waktu, uang dan peralatan yang luar biasa. Berlawanan dengan cara tersebut di atas, adalah melalui pendekatan secara ilmiah
(scientific approach), yaitu dengan mempergunakan prinsip-prinsip organisasi dan managemen. Pada hakekatnya kita kenal 3 macam bentuk organisasi diantaranya : 1) Organisasi garis. Bentuk ini adalah bentuk yang tertua dan yang paling sederhana, biaanya disebut dengan organisasi militer, sebab lalu lintas atau garis kekuasaan mengalir secara garis lurus dan vertikal. Setiap individu dalam suatu bagian bertanggung jawaab kepada kepala bagian. Tiap kepala bagian bertanggung jawab kepada pimpinan.
7 Bagan organisasi garis.
PIMPINAN
BAGIAN PERDAGANGAN
PABRIK
IKLAN
BAGIAN KEUANGAN
ANGGARAN
PEMBANTU
2) Organisasi garis dan Staf. Dalam bentuk ini garis – garis kekuasaan sama seperti dalam bentuk yang pertama. Oleh karena seorang pimpinan tidak akan mengerjakan segala sesuatunya dengan sendiri, maka dibentuklah suatu badan penasehat, pengawas, orang-orang yang menjabat jabatan ini disebut “Staf”. Badan staf ini hanya sebagai penasehat dan tidak mempunyai wewenang komando. Pengendalian dan pengawasan, petunjuk dan pengarahan tidak dapat langsung diberikan oleh staf kepada pelaksana tetapi harus diberikan oleh komandan atau atas nama komandan. Contoh Bagan organisasi garis dan staf
KOMANDAN BATALYON
PASI 1
PASI 2
PASI 3
PASI 4
DANKI
DANTON
DANRU
8 3) Organisasi Fungsional. Bentuk ini biasanya dipakai industri dan perdagangan. Bentuknya hampir sama dengan bentuk garis dan staf. Sama halnya dengan organisasi garis dan staf, terdapat unsur-unsur pimpinan keseluruhan, pimpinan bawahan, pelaksana dan garis komando yang vertikal. Bedanya ialah adanya Direktur di dalam organisasi. Pas Direktur ini memberikan nasehat, keterangan dan pengawasan untuk komandan, yang terpenting adalah bahwa Direktur ini mendapatkan delegasi wewenang untuk mengendalikan semua aspek di dalam organisasi yang sesuai dengan bidangnya. Contoh Bagan Organisasi Fungsional
KOMANDAN JENDERAL
DIREKTUR–I
INDUK PELAKSANA
8.
DIREKTUR–II
INDUK PELAKSANA
INDUK PELAKSANA
DIREKTUR–III
INDUK PELAKSANA
DIREKTUR–IV
INDUK PELAKSANA
Evaluasi. a. sebutkan unsur-unsur organisasi perkantoran yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya !
b.
Uraikan organsiasi perkantoran dan berikan contoh gambarnya !
c. Uraikan yang dimaksud dengan asas pemusatan (sentralisasi) dan asas pemancaran (desentraliasai) ! d.
Uraikan keuntungan dan kerugian dari kedua asas tersebut di atas !
e.
Uraikan karakteristik umum dalam gambar bagan organisasi !
f.
Sebutkan macam bagan struktur organisasi menurut bentuknya !
g.
Uraikan bentuk-bentuk organisasi !
9
BAB III PERALATAN KANTOR Dalam suatu organisasi tidak menutup kemungkinan adanya suatu 9. Umum. permasalahan, permasalahan tersebut bisa muncul kapan saja tanpa diduga, oleh karena itu setiap organisasi harus mampu melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya tanpa kita merasa jenuh dan bosan. Penataan ruangan yang terkadang menjadi sumber masalah karena terlalu monoton dan itu-itu saja dapat menimbulkan rasa penat. Oleh sebab itu peletakan dari masing-masing perabot dan tatanan ruang kantor yang tidak harmonis/tidak menurut prosedur/urut-urutan kegiatan akan mempengaruhi kelancaran penyelesaian pekerjaan kantor yang pada akhirnya timbul keterlambatan dalam penyelesaian suatu pekerjaan. Dengan demikian mutlak adanya penataan ruang kantor sehingga terhindar dari kegiatan yang tidak efisien serta dapat memberikan kesan ruang kantor yang baik. a.
Penataan ruang kantor yang baik yaitu : 1)
Kegiatan kantor terlihat sangat efisien.
2)
Kantor tampak rapi, bersih, tertib dan sehat.
3)
Kantor tidak berdesak-desakan.
b. Faedah tata ruang kantor. Salah satu faktor penting yang menentukan kelancaran pelaksanaan kegiatan kantor adalah penyusunan tempat kerja dan alat peralatan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat peralatan kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut TATA RUANG KANTOR. Tata ruang kantor yang baik dan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan di dalam menyelesaikan kegiatan kantor. Faedah dari tata ruang kantor yang baik antara lain : 1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu (pegawai tidak terlalu banyak berjalan mondar-mandir).
2)
Proses pelaksanaan pekerjaan akan lancar.
3) Pemakaian ruang kerja secara efesien (luas lantai tertentu dapat dipergunakan secara maksimum). c. Prinsip/azas tata ruang yang baik. Seorang ahli tata ruang bernama Richard Muther merumuskan beberapa prinsip/azas pokok bagi tata ruang yang baik adalah sebagai berikut : 1) Prinsip/azas jarak terpendek. Dalam menyusun tempat kerja atau menempatkan alat-alat hendaknya memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak sependek mungkin.
10 2) Prinsip/azas rangkaian kerja. Menempatkan para pekerja dan peralatan kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Prinsip/azas ini merupakan kelengkapan prinsip yang pertama sebab jarak yang terpendek akan tercapai para pekerja ditempatlan menurut urut-urutan proses penyelesaian pekerjaan tersebut. 3) Prinsip/azas penggunaan segenap ruangan. Ruangan yang ada hendaknya digunakan secara maksimal, yang dimaksud dengan ruang adalah tidak hanya lantai saja tetapi juga ruang vertikal ke atas. 4) Prinsip.azas perubahan susunan tempat kerja. Hendaknya susunan tempat kerja serta alat peralatan kantor senantiasa dapat diubah-ubah dan disusun kembali tanpa penyaluran biasa yang besar. Perubahan ini disebabkan oleh : a)
Penambahan atau pengurangan pekerja.
b)
Penambahan atau penggantian alat peralatan kantor.
c)
Perubahan pada proses penyelesaian suatu pekerjaan.
d) Penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada kesatuan/ssatuan yang bersangkutan. d.
Bentuk – bentuk tata ruang kantor. 1) Bentuk terpisah-pisah. Pada bentuk/susunan ini ruang untuk bekrja terbagi-bagi dalam beberapa kesatuan. Pembagian ini dapat terjadi karena keadaan gedung yang terdiri dari kamar-kamar, maupun karena sengaja dibuat pemisahan/sekat buatan, misalnya dengan seketsel kayu atau dinsing kaca.
2) Bentuk terbuka. Menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak terpisah-pisah. Ruangan besar yang terbuka lebih baik dari ruangan yang sama luasnya, tetapi terbagi-bagi dalam kesatuan-kesatuan kecil. Suatu ruangan kantor yang terbuka adalah lebih efesien dari pada yang terpisah-pisah, karena : a) Memungkinkan pengawasan yang efektif terhadap segenap pegawai. b) Lebih mudah menjalin hubungan diantara para pegawai, hal ini menimbulkan rasa persatuan yang lebih erat karena berada dalam satu ruangan yang sama. c)
Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran udara.
d) Bila terjadi penambahan pegawai atau alat peralatan kantor, atau perubahan mengenai proses penyelesaian pekerjaan, tata ruang yang terbuka akan lebih mudah menampunya.
11 10.
Pedoman penentuan letak satuan-satuan (unit-unit) kantor. a. Satuan-satuan yang tugasnya melayani umum hendaknya disimpan ditempat yang mudah ditangani orang, tanpa mengganggu satuan-satuan lain. Misalnya bagian pembayaran (kas), bagian yang mengurus perizinan dan sebagainya. Tempat yang mudah didatangi biasanya diruangan depan gedung yang bersangkutan. b. Satuan yang pekerjaan berhubungan erat satu dengan yang lain hendaknya dikelompokkan disatu tempat, terutama pada gedung yang bertingkat-tingkat, harus ditempatkan pada lantai yang sama. c. Satuan pusat yang mengerjakan semua pekerjaan ketata usahaan dari organisasi hendaknya diberi tempat di tengah-tengah, sehingga satuan-satuan lain akan lebih mudah menghubungi. d. Satuan yang pekerjaannya bersifat gaduh, misalnya percetakan hendaknya dijauhkan dari satuan-satuan lain, terutama satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak misalnya bagian perencanaan.
11. Pedoman penyusunan perabot kantor. Setelah menentukan letak satuansatuan (unit-unit) kantor, tinggalah menyusun perabot kantor pada letak yang tepat dan menurut susunan yang efektif dan efesien. Beberapa pedoman dibawah ini hendaknya diikuti dalam penyusunan perabot kantor, yaitu :
a. Meja akan mengurangi kemungkinan para pegawai berbicara sendiri-sendiri atau memperhatikan apa yang dikerjakan rekannya. b. Apabila susunan meja terdiri dari beberapa baris, hendaknya disediakan lorong untuk lalu lintas pegawai. Di tengah terdapat lorong utama selebar 120 cm, lorong lain 80 cm. Lebar 120 cm dibuat berdasarkan perhitungan bahwa lebar badan seseorang normal pada umumnya 60 cm, sehingga 2 orang dapat menjalani lorong dengan tanpa bersinggungan pada waktu berpapasan. Lebar 80 cm, didasarkan pada tebal tubuh seseorang rata-rata 40 cm. Dengan demikian kalau lorong itu dipakai untuk berpapasan oleh 2 orang, masing-masing dapat memiringkan tubuhnya. Jarak antara suatu meja dengan meja yang berada dimukanya 80 cm. c. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai. Disatu pihak ini akan memudahkan pengawasan, dipihak lain akan mencegah para pegawai mengangkat kepala melihat siapa yang m,enemui pejabat tersebut, d. Pegawai-pegawai yang bertugas mengerjakan pekerjaan lembur misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus, diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya. e. Pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan resiko besar, misalnya kasir, ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui orang.
12
f. Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau publik, ditempatkan didekat pintu. Dengan demikian orang-orang yang harus menghubunginya tidak mondar-mandir melewati meja dan mengganggu pegawai lain. g. Lemari-lemari dan alat perlengkapan lainnya ditaruh didekat pegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda tersebut. h. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut, misalnya mesin tulis ditaruh dekat jendela sehingga gema suaranya sebagian besar dapat langsung terbang keluar ruangan. i. Bagi pejabat pimpinan yang sering menerima tamu penting atau membicarakan urusann rahasia, dapat dibuatkan kamar sendiri. Tapi bila tiap-tiap pejabat pimpinan membutuhkan kamar sendiri untuk keperluan berunding, agar dapat menghemat ruang dan alat peralatan, sebaiknya dibuatkan saja kamar konferensi. 12.
Penyusunan meja kerja. a. Penyusunan meja kerja. Pada pasal di atas telah diberikan pedoman bahwa meja kerja hendaknya disusun menurut garis lurus dengan para pegawai menghadap kearah yang sama. Tetapi apabila ruangan tidak terlampau luas,
sehingga perlu dihemat luas lantai sebanyak mungkin atau karena sesuatu hal, pekerjaan perlu dikerjakan oleh sekelompok pegawai dalam suatu kerja sama yang erat, meja kerja dapat disusun dengan susunan bank atau susunan tentara. b. Ruang rapat. Setiap organisasi khususnya kesatuan-kesatuan AD, biasanya perlu mempunyai ruang rapat, tempat dimana komandan secara berkala mengadakan rapat staf dengan asisten-asisten atau komandan-komandan kesatuan bawahan. Beberapa gambar berikut memperlihatkan contoh susunan meja yang terdiri dari beberapa baris :
13 13.
Perawatan dan pemeliharaan. a. Perawatan dan pemeliharaan kantor. Kantor sebagai sarana tempat bekerja sangat berpengaruh terhadap produktifitas kerja para pegawai, untuk itu harus selalu diupayakan agar kantor senantiasa dalam kondisi siap digunakan, dijaga kebersihannya, jangan sampai mengalami kebocoran sehingga dapat digunakan dalam waktu yang relatif lama. b. Perawatan dan pemeliharaan perabot kantor. Tak kalah pentingnya dengan kantor, perabotan kantorpun harus dirawat karena alat-alat kantor yang tidak dirawat atau dipelihara dengan baik akan menggagnggu dalam pelaksanaan kerja. Oleh karena itu harus selalu diupayakan agar perabotan kantor ini dalam kondisi siap pakai. Yang paling sederahana sekali dalam hal pemeliharaan alatalat kantro adalah pembersihan alat kantor setelah dipakai kemudian jika alat itu mengalami kerusakan segera diperbaiki, bila tidak bisa diperbaiki segera laporkan untuk diadakan perbaikan lebih lanjut, jangan dibiarkan, sebab membiarkan barang, lebih-lebih alat kantor dalam keadaan rusak itu tidak akan menjadi lebih baik tetapi akan lebih rusak.
14.
Evaluasi a. Perancangan ruang kantor terdiri atas dua bagian, uraikan kedua bagian tersebut dalam bahasa Indonesia ! b.
Uraikan penataan ruang kantor yang baik !
c.
Sebutkan faedah tata ruang kantor yang baik !
d.
Sebutkan prinsip/asas tata ruang kantor !
e.
Sebutkan bentuk-bentuk ruang kantor !
f.
Perawatan dan pemeliharaan ruan kantor !
14 BAB IV CARA- CARA PENATAAN RUANG KANTOR Setiap organisasi kantor sudah pasti didalamnya terdapat ruangan15. Umum. ruangan yang menjadikan tempat untuk melaksanakan pekerjaan bagi para pegawainya. Untuk itu ruangan harus dipelihara dan dirawat agar tidak menimbulkan rasa bosan dan jenuh. Peralatan dan perabotan kantor sebaiknya disusun semaksimal mungkin agar tercapai adanya keseragaman da rasa nyaman tentunya. Dibawah ini akan dibahas beberapa hal yang berhubungan dengan penyusunan / penataan ruang kantor yang baik. a.
Langkah – langkah dalam merancang suatu ruangan kantor. 1) Langkah pertama hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan. Skala yang dipakai sebaiknya 1 : 40. Ini berarti bahwa untuk setiap meter lantai dilukis di atas kertas 2 ½ cm. Gambar denah lengkap dengan keterangan mengenai panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan serta letak-letak pintu, jendela dan sebagainya.
2) Langkah kedua mempelajari distribusi kerja dan daftar rangkaian kerja. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai urut-urutan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan itu. 3) Langkah ketiga menyusun letak meja-meja kerja untuk para pegawai itu. Pedoman-pedoman seperti diuraikan dalam 10a sampai dengan I hendaknya dijadikan petunjuk. Penyusunan dilaksanakan dengan jalan membuat suntingan gambar ini harus dibuat skala yang sama seperti gambar denah, agar lebih praktis guntingan-guntingan gambar ini hendaknya dibuat dari kertas tebal dan berwarna. 4) Langkah keempat guntingan gambar tadi diletakan di atas gambar denah dan digeser-geserkan sampai tercapai susunan yang baik. 5) Langkah kelima menyusun perabot kantor di atas lantai yang sesungguhnya. Untuk mencegah kekeliruan dan penghamburan tenaga, sebaiknya perabot maupun gambarnya diberi nomor urut. Dengan demikian sewaktu-waktu memindahkan perabot kedalam ruangan, pelaksanaannya berjalan dengan tertib dan sekaligus selesai. b.
Penyusunan suatu ruang kantor. 1) Sebelum disusun suatu ruangan kantor, perlu diadakan perencanaan terlebih dahulu. Dalam perencanaan ini ada dua macam yaitu : a)
Shema organisasi yang menggambarkan hubungan fungsi.
b) Shema saluran pekerjaan yang menggambarkan saluransaluran yang dilalui oleh surat-surat. Guna shema tersebut di atas adalah untuk menentukan letak seksi-seksi di dalam ruangan kantor yang akan dilalui dalam pelaksanaan pekerjaan. 15 2) Suatu cara yang sangat praktis dalam menyusun ruangan kantor adalah dengan cara menggunting karton-karton kecil yang diumpamakan kursi, meja. Almari, arsip-arsip dan lainnya dalam suatu ruangan yang telah digambarkan terlebih dahulu dan kemudian disusun mana yang terbaik. Jika akhirnya telah ditemukan susunan yang sebaik-baiknya, kemudian dapat dimulai dengan menggambar jalan-jalan atau saluran-saluran yang akan dilalui dalam menyelesaikan suatu pekerjaan (misalnya saluran surat masuk sampai keluar lagi dari kantor) dengan pensil hitam atau berwarna. 3) Perlu diperhatikan oleh pimpinan kantor, bahwa seksi-seksi yang mengerjakan soal-soal rahasia ditempatkan agak jauh dari pintu masuk untuk umum. sebaiknya seksi-seksi yang banyak menerima tamu atau yang mengantar pekerjaan pesuruh (kurir-kurir) ditempatkan sedekat mungkin dengan pintu masuk, sedangkan bagian pengawasan dan pelaksanaan administrasi, supaya mereka memilih letak ruang kerjanya masing-masing sedemikian rupa sehingga mudah mengadakan pengawasan dari dekat terhadap kantor dan seksi-seksi bawahannya.
4) Lokasi. lokasi kantor untuk Sekretariat hendaknya dekat dengan pimpinan atau yang mudah dihubungi oleh semua bagian sehingga merupakan sentral kegiatan surat menyurat dan dokumentasi dari suatu Markas. 5) Cahaya. Cahaya atau penerangan hendaknya yang cukup dan dapat memancar kesegala arah denganbaik sehingga akan menambah efesiensi kerja. Sumber cahaya dapat diperoleh dari cahaya alam (matahari) yang masuk melalui jendela dan celah lain dan cahaya lampu yang kekuatan pencarnya didasarkan pada perhitungan kebutuhan kantor, sehingga tidak menyulitkan dari pekerjaan kantor. 6) Warna. Warna ruangan mempunyai pengaruh positif pada manusia oleh sebab itu warna pada ruangan perkantoraan sebaiknya warna yang tidak menyilaukan mata atau tidak yang muraam (gelap). 7) Udara. Suhu dan kelembaban udara tempat bekerja sangat pula mempengaruhi prestasi kerja seseorang, untuk itu diadakan pengaturan udara dalam ruangan kerja sebagai berikut : a) Mengatur suhu udara dan kelembabannya dengan alat “air conditioning” (AC). b)
Mengusahakan peredaran udara (ventilasi) yang cukup.
c)
Mengatur pakaian kerja yang tepat bagi segenap karyawan.
d) Mesin-mesin yang dapat mengeluarkan suara bising supaya diberi alat penyerap suara untuk dinding ruangan. Penyusunan tata ruang kantor ini sangat penting artinya karena dapat memudahkan/mempercepat jalannya pekerjaan kantor, adapun susunan tersebut adalah sebagai berikut : 1) Pejabat pimpinan ditempatkan di tempat yang mudah melakukan pengawasan, tapi para pegawai tidak mudah mengawasi pejabat tersebut. 16 2) Pekerja yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengundang resiko (kasir) ditempatkan di pojok yang tidak sering dilalui orang. 3) Pekerja yang membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau publik ditempatkan di dekat pintu, hal ini supaya memudahkan hubungan kerja dan tidak mengganggu pekerja lain dalam ruangan. 4) Alat dan perlatan kantor dapat disimpan di dekat pekerja. 5) Bagi pejabat pimpinan yang sering menerima tamu baik cara dinas/pribadi dapat dibuatkan kamar sendiri. 6) Satuan yang erat hubungan kerjanya dengan satu sama lain hendaknya dikelompokan dalam satu tempat. 7) Satuan pusat yang pekerjaannya bersifat gaduh, misalnya percetakan, dapat ditempatkan jauh daari satuan yang memerlukan pikiran. 8) Susunan meja kerja dapat disusun menghadap ke muka sehingga mengurangi pekerja untuk ngobrol atau lainnya dan diberi jarak untuk lalu lintas pekerja.
16. Penataan ruang kantor. Penataan ruang kantor dalam keadaan aman / tidak operasi maupun dalam keadaan tempur / operasi. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penataan ruang kantor yang berada pada posisi aman dan tempur diantaranya : a. Dalam keadaan aman penataan ruang kantor berada dalam gedung-gedung, bukan lapangan. perlu memperhatikan beberapa faktor diantaranya : 1) Penerangan/penglihatan. Penerangan yang ada (dari alam / buatan) perlu diperhatikan apakah sudah memadai atau belum. Penerangan yang berpengaruh terhadap tata ruang antara lain cahaya matahari (alam) dan cahaya buatan. 2)
Warna dinding. Warna dinding ini meliputi : a)
Merah berpengaruh pana, dinamis dan ketegangan.
b) Kuning berpenbgaruh hangat, riang gembira dan melenyapkan perasaan tertekan. c)
Biru berpengaruh dingin, tenang dan tentram.
d)
Prosentase pemantulan warna : (1)
Putih pantulan warna
(2)
Warna yang sangat muda : (a) (b) (c) (d) (e)
(3)
(4)
Hijau kebiru-biruan Gading Biru muda Kuning kecoklatan Abu-abu
88%
76 % 81 % 65 % 76 % 83 %
Warna sedang : (a) (b)
Hijau kebiru-biruan 54 % Kuning 65 % 17
(c) (d)
Kuning kecoklatan 63 % Abu – abu 61 %
Warna tua : (a) (b) (c) (d) (e)
Biru tua Kuning Coklat Abu – abu Hijau
8% 50 % 10 % 25 % 7%
3) Suara (dari musik, lingkungan, suara alat peralatan kerja). Pengaruh suara terhadap tata ruang kantor / terhadap kegiatan kantor.
a) Suara mesin alat – alat kantor yang menimbulkan suara supaya dipisahkan letaknya dekat jendela. b) Mesin / alat – alat kerja yang mengeluarkan suara (karat / gesekan) supaya dilemasi. c) Musik dapat membangkitkan semangat kerja tetapi bila penggunaanya tidak tepat maka akan merugikan. 4) Sarana kerja (peralatan kantor). Peralatan kantor dapat mempengaruhi kegiatan dan tata ruang kantor bila pemeliharaannya kurang bail dan saat pemilihan alat peralatan kantor tidak tepat. Hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan alat peralatan kantor diantaranya : a)
Pekerjaan/kegiatan yang dilakukan.
b)
Penyesuaian dengan kondisi setempat.
c)
Flexibilitas kegunaan.
d)
Keindahan dan ketenangan.
b. Dalam keadaan tempur/operasi. Penataan ruang kantor dalam keadaan operasi/tempur tidak sama dengan keadaan damai, karena kantor dalam kondisi tempur ditempatkan ditenda-tenda yang setiap saat mudah dipindahkan / diamankan agar tidak diketahui musuh. Dengan demikian faktor yang mempengaruhi tidak sama dengan yang terjadi pada saat situasi damai/aman. Penataan ruang kantor dalam keadaan tempur lebih banyak dipengaruhi TUMPAS (Tugas, Medan/Musuh, Pasukan Sendiri). 17.
Penyusunan tata ruang Pos Ko Brigade/Batalyon. a. Dalam keadaan damai. Penyusunan tata ruang Pos Ko Brigade, Markas Batalyon dan satuan-satuan yang ada dibawahnya dalam keadaan damai/dalam keadaan tidak operasi tetap berazaskan/berpedoman pada penyusunan tata ruang kantor disesuaikan dengan kondisi dan tersedianya saranan yang ada.
18 b. Dalam keadaan operasi/latihan. Dalam keadaan oprasi / latihan penyusunan tata ruang untuk Pos Ko Brigade / Batalyon yang berada di lapangan di bawah satu tenda yang tersamar dan aman. Contoh gelar Posko Brigade dan gelar Posko Yonif dapat dilihat pada gambar. 1) Penyusunan tata ruang Si Pers pada gelar Posko Brigade pada dasarnya tetap berpedoman pada tata cara ruang kantor, sedangkan personel yang ada didalam tenda disesuaikan dengan Top Yon Brigif 83, karena letak Si Pers dan Si Log pada Posko Brigade bersatu, maka dapat ditempatkan dalam satu tenda. Regu yang mampu menampung 12 orang. 2) Penyusunan tata ruang dalam tenda regu untuk Si – 3 / Pers dan Si– 4/ Log pada Posko Brigade dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 1
Si Pers 2
4
3
5
2
4
3
5
1
6
1
6
Si Log
19 Gambar 2
1
2
4 5
1
3
6
2
4
3
5
6
Keterangan : Ruang Si – 3 / Pers Brigade
Ruang Si – 4 / log Brigade
1.
Kasi Pers.
1.
Kasi Log.
2.
Bati Sipers.
2.
Bati Silog.
3.
Bati Sipers.
3.
Bati Silog.
4.
Ba Sipers.
4.
Bati Silog.
5.
Ba Sipers.
5.
Ba Silog.
6.
Ba Sipers.
6.
Ba Silog.
Ukuran Tanda Ru 7 m X 4,60 m.
20 Gambar 3
Sipers Silog Prov (tamu turun)
Kas Dok
Roh Dan Pabung Pabung
Ki Hub
Zi
Ruang Makan p a r
Korbara
Si Intel
Si ter
Si Ops
Pabung Udara Paur Ops Udara
Pabung Art Ru radio
Nubika
Penerbad
Ma & Denma
Pers Kom yang ada di depan 3) Penyusunan tata ruang dalam tanda regu untuk Si – Pers dan Silog Posko Yonif dapat dilihat pada gambar dibawah ini Gambar 4 Si - 3 2 1
4
3
6
5
2 4 1
6
3 5
Si – 4 21 Gambar 5 Si - 3 2 5 1
3 6 4 2
1
5
3 6
4 Si – 4
Keterangan : Ruang Sipers Yon
Ruang Silog Yon
1.
Kasi – 3 Pers
1.
Kasi – 4 / Log
2.
bati Sipers
2.
Bati Si – 4 / Log
3.
Bamin/Basi 3/Pers
3.
Bawat/Basi 4/Log
4.
Taban Jurlis
4.
Taban Jurlis
5.
Bajah
5.
Bapal
6.
Taban Jurlis
6.
Ba Montir Jaj
Ukuran Tenda regu 7 X 4,60 M.
18.
Evaluasi a.
Uraikan langkah-langkah dalam merancang suatu ruangan kantor !
b.
Sebutkan langkah penyusunna ruang kantor !
c.
Sebutkan faktor-faktor dalam penataan suantu ruangan kantor !
d.
Sebutkan prosentase warna yang digunakan dalam ruang kantor !
e. Berikan dua contoh gambar yang digunakan dalam penyusunan tenda regu untuk Si-3/Pers dan Si-4/Log ! 22 BAB V TATA CARA MENERIMA TAMU Dalam organisasi kantor para pejabat/personil sering kedatangan 19. Umum. tamu baik resmi maupun tidak resmi, maka dalam penerimaan tamu perlu adanya ketentuan/tata cara pengaturan tentang tata cara menerima tamu agar dapat mempermudah dalam penyelenggaraan protokoler. 20. Penerimaan Tamu. Untuk melayani tamu yang akan menghadap / menemui pimpinan / komandan perlu diatur supaya tertib. Gunakan buku tamu agar identitas tamu diketahui.
a. Sebelum tamu menghadap pimpinan/komandan diharapkan para tamu mengisi buku minimal ada kolom-kolom sebagai berikut :
b.
1)
Kolom nomor urut.
2)
Kolom waktu (tanggal/jam).
3)
Kolom nama.
4)
Kolom pangkat/Nrp.
5)
Jabatan/Kesatuan.
6)
Keperluan.
7)
Menghadap sampai jam.
8)
Kolom keterangan.
Tata cara menerima tamu : 1)
Tanyakan akan bertemu dengan siapa ?
2)
Supaya mengisi buku tamu terlebih dahulu.
3) Agar dipersilahkan duduk ditempat yang telah disediakan sebelum menghadap pimpinan/komandan. 4)
Laporan terlebih dahulu kepada pimpinan/komandan identitas tamu.
5) Setelah pimpinan/komandan mengijinkan, tamu yang membawa senjata api/senjata tajam agar dipersilahkan menitipkan dahulu ke Piket/Penjagaan.
23
21.
Evaluasi a.
Sebutkan kolom-kolom dari buku Tamu !
b.
Jelaskan tata Cara Menerima Tamu !
c. Harus menggunakan Pimpinan/Komandan !
apakah
sebelum
Tamu
menghadap
BAB VI TATA CARA MENERIMA TELEPON Dalam organisasi kantor personil sering menerima telepon baik resmi 22. Umum. maupun tidak resmi, maka dalam penerimaan telepon perlu adanya ketentuan/tata cara pengaturan tentang tata cara menerima telepon agar dapat mempermudah dalam penyelenggaraan protokoler. 23.
Pengaturan Pelayanan Telepon. a.
Cara menerima telepon :
Setelah pesawat telepon berdering, angkat gagang telepon.
b. Sebutkan nomor telepon/pesawat, nama dan pangkat sipenerima dan tanyakan identitas si pengirim. c. Tanyakan akan berbicara dengan siapa, kalau dengan diri sendiri langsung bicara, tapi bila orang lain yang diperlukan supaya menunggu sebentar, letakkan gagang pesawat telepon dalam posisi telungkup, laporkan kepada yang berkepentingan. d. Setelah selesai pembicaraan, gagang pesawat telepon agar diletakkan pada tempat yang sudah diatur, yaitu di atas pesawat telepon dan harus tepat pada tempat. e. Apabila orang yang dikehendaki tidak ada di tempat, tanyakan apakah boleh dicatat/disampaikan. Kalau diminta mencatat, setelah selesai agar dibacakan kembali, hal ini agar tidak ada kesalahan bagi penerima.
24.
Evaluasi a. Sebutkan Alat Komunikasi yang sangat penting, maupun jarak jauh !
baik itu jarak dekat
b. Untuk memudahkan koordinasi dalam menggunakan pesawat telepon. Perlengkapan apa saja yang harus selalu ada dekat pesawat telepon ! c.
Jelaskan cara-cara menerima telepon !
24 BAB VII EVALUASI 25.
Soal uraian. a. Dalam penyusunan organisasi kantor tidak terlepas dari sentralisasi dan desentralisasi. Jelaskan kedua azas tersebut !
dua azas yaitu
b.
Sebutkan keuntungan dan kerugian dari azas sentralisasi !
c. Pada umumnya penggambaran bagan suatu organisasi mutlak tidak diperlukan, namun terkadang seorang pimpinan memandang perlu akan hal itu. Sebutkan karakteristik umum suatu bagan organisasi ! d.
Sebutkan dan jelaskan macam – macam bagan organisasi kantor !
e. Suatu organisasi yang dibentuk berdasarkan perasaan usianya tidak akan panjang, pada dasarnya kita mengenal 3 bentuk organisasi sebutkan dan jelaskan ! f. Sebutkan bagaimana cara menata ruang kantor yang baik sehingga dapat memberikan faedah bagi yang menggunakannya. g. Seorang ahli tata ruang kantor bernama Richard Muther merumuskan beberapa azas/prinsip pokok tata ruang yang baik, sebutkan prinsip pokok tersebut ! h. Bentuk ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu bentuk terpisah –pisah dan terbuka. Jelaskan bentuk tata ruang yang terbuka ! i. Pedoman penyusunan perabot kantor terdiri dari 9 pedoman. pedoman penyusunan perabot kantor tersebut !
Sebutkan 4
j. Apa yang dimaksud dengan perawatan dan pemeliharaan kantor, jelaskan menurut pendapat siswa ! k.
Sebutkan dua langkah-langkah merancang suatu ruangan kantor !
l. Bagaimana cara penataan ruang kantor dalam keadaan tempur/operasi. Jelaskan ! m.
Sebutkan tata cara menerima tamu dan menerima telepon !
25
BAB VI PENUTUP
26. Penutup. Demikian Naskah Departemen ini disusun sebagai bahan acuan/pegangan bagi Guru Militer dan Basis dalam rangka mendukung proses kegiatan belajar mengejar pada pendidikan Secaba PK THP II Ajen.
Komandan Pusat Pendidikan Ajudan Jenderal
Marsono Kolonel Caj NRP 288831
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN 1. 2. 3.
Umum ................................................................................. Tujuan ............................................................................... Ruang Lingkup .................................................................
1 1 1
4. 5. 6.
BAB II
8. 9. 10.
Umum ............................................................................... Tahap-tahap Pengurusan surat Masuk ............................. Sarana pengurusan surat masuk......................................... Evaluasi .............................................................................
Umum .............................................................................. 12. Tahap-tahap Pengurusan Surat Keluar ............................ 13. Sarana Pengurusan Surat Keluar ...................................... 14. Penggandaan Naskah ....................................................... 15. Evaluasi ............................................................................
3 4 6 6
7 7 10 11 16
16 16 17 18 20 27
EVALUASI AKHIR PELAJARAN 22. Evaluasi ...........................................................................
BAB VI
2
PENYAMPAIAN TULISAN DINAS 16. Umum ............................................................................... 17. Pedoman Umum ............................................................... 18. Pokok-pokok penyampaian Tuldis ................................... 19. Media ................................................................................ 20. Petugas dan sarana ............................................................ 21. Evaluasi .............................................................................
BAB V
1
PENGURUSAN SURAT KELUAR 11.
BAB IV
1
PENGURUSAN SURAT MASUK 7.
BAB III
Referensi ........................................................................... Pengertian-pengertian ....................................................... Ketentuan Umum ..............................................................
PENUTUP
28
23. Penutup ............................................................................. Contoh contoh................................................................
KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL
Mata Pelajaran
:
Tata Ruang Kantor
Untuk
:
Secaba PK Tahap II Ajen
30
Lampiran Kep Danpusdikajen Nomor Kep / / /2007 Tanggal 2007
PETUNJUK UMUM ( Khusus Untuk Tenaga Pendidik )
1.
29
2.
3.
4.
Jumlah Jam
:
15
a.
Teori
:
13 JP
b.
Praktek Siang :
c.
Praktek Malam :
-
JP
d.
Ujian Teori
2
JP
-
:
Jam Pelajaran.
JP
Isi Pelajaran : a.
Pendahuluan.
b.
Organisasi kantor.
c.
Peralatan kantor.
d.
Cara-Cara Penataan Ruang Kantor.
e.
Tata Cara Menerima Tamu.
f.
Tata Cara Menerima Telepon.
g.
Evaluasi.
h.
Penutup.
Tujuan pelajaran
:
a.
Tujuan Kurikuler : Agar Basis mengerti tentang Tata Ruang Kantor.
b.
Tujuan Instruksional: 1)
Pendahuluan (15 Menit). a) Tujuan instruksional umum. Agar Basis mengerti maksud dan tujuan diberikan pelajaran Tata Ruang Kantor.
2 b) Kriteria keberhasilan. Basis dapat menjelaskan tidak mendalam maksud dan tujuan diberikan pelajaran tata ruang kantor dan menunjukan antusias/minat dalam menerina pelajaran. 2)
Organisasi Kantor ( 2 JP ). a) Tujuan instruksional umum. organisasi kantor.
Agar Basis mengerti tentang
b) Kriteria keberhasilan. Basis dapat menjelaskan mendalam tentang organisasi kantor dengan benar.
tidak
3)
Peralatan Kantor ( 2 Jp ). a) Tujuan instruksional umum. peralatan kantor.
Agar Basis mengerti tentang
b) Kriteria keberhasilan. Basis dapat menjelaskan mendalam tentang peralatan kantor dengan benar. 4)
tidak
Cara-cara Penataan Ruang Kantor ( 3 Jp ). a) Tujuan instruksional umum. cara-cara penataan ruang kantor.
Agar Basis mengerti tentang
b) Kriteria keberhasilan. Basis dapat menjelaskan tidak mendalam tentang cara-cara penataan ruang kantor dengan benar. 5)
Tata cara Menerima Tamu ( 3 Jp ). a) Tujuan instruksional umum. tang tata cara menerima tamu.
Agar Basis memahami ten-
b) Kriteria keberhasilan. Basis dapat menjelaskan mendalam tentang tata cara menerima tamu dengan benar. 6)
Tata cara Menerima Telepon ( 2 Jp ). a) Tujuan instruksional umum. tata cara menerima telepon.
Agar Basis mengerti tentang
b) Kriteria keberhasilan. Basis dapat menjelaskan mendalam tentang tata cara menerima telepon dengan benar. 7)
tidak
tidak
Penutup ( 30 Menit ). a) Tujuan instruksional umum. Agar Basis mengerti pentingnya pelajaran tata ruang kantor dalam menunjang pelaksanaan tugas. 3 b) Kriteria keberhasilan. pelajaran yang telah diberikan.
8)
Basis dapat menjelaskan
seluruh
Evaluasi ( 2 Jp ). a) Tujuan instruksional umum. Agar tingkat pemahamanan dan kemampuan Basis dapat diukur/diketahui sesuai dengan pelajaran tata ruang kantor yang telah diberikan. b) Kriteria keberhasilan. Basis dapat menjawab pertanyaan pelajaran tata ruang kantor dengan benar.
5.
Metode.
a.
Metoda pokok
b.
Metoda penunjang :
6.
Alins/Alongins.
7.
Proses Belajar Mengajar.
Pelajaran Teori dan Praktek.
Pemberian tugas.
Slide, OHP, White Board, Board Marker dan Laser Point.
KEGIATAN
NO.
GADIK 2
1 1.
:
SERDIK 3
Pendahuluan. - Menjelaskan secara umum tentang - Memperhatikan, mendengarkan & maksud & tujuan perlunya diberikan mencatat hal-hal yang penting pelajaran tata ruang kantor.
2.
Organisasi Kantor. a. Menjelaskan secara rinci tentang a. Memperhatikan, mendengarkan & mencatat hal-hal yang penting. Organisasi Kantor. Menjawab pertanyaan b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. mengajukan pertanyaan dari terhadap pelajaran yang diberikan kepada Gadik. dengan melemparkan pertanyaan dan menjawab pertanyaan ke/dari Basis.
3.
dan dan
Peralatan Kantor. a. Menjelaskan secara rinci tentang a. Memperhatikan, mendengarkan & mencatat hal-hal yang penting. Peralatan kantor.
4 1
2
3
b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. Menjawab pertanyaan dan mengterhadap pelajaran yang diberikan ajukan pertanyaan dari dan kepada dengan melemparkan pertanyaan dan Gadik. menjawab pertanyaan ke/dari Basis. 4.
Cara-cara Penataan Ruang Kantor. a. Menjelaskan secara rinci tentang a. Memperhatikan, mendengarkan & cara-cara penataan ruang kantor. mencatat hal-hal yang penting. b. Melaksanakan pengecekan/ evaluasi terhadap pelajaran yang diberikan b. Menjawab pertanyaan dan mengdengan melemparkan pertanyaan dan ajukan pertanyaan dari dan kepada menjawab pertanyaan ke/dari Basis. Gadik.
5.
Tata Cara Menerima Tamu. a. Menjelaskan secara rinci tentang tata cara menerima tamu.
6.
a. Memperhatikan, mendengarkan & b. Melaksanakan pengecekan/ evaluasi mencatat hal-hal yang penting. terhadap pelajaran yang diberikan dengan melemparkan pertanyaan dan b. Menjawab pertanyaan dan mengmenjawab pertanyaan ke/dari Basis. ajukan pertanyaan dari dan kepada Gadik. Tata Cara Menerima Telepon. a. Menjelaskan secara rinci tentang tata cara menerima telepon.
7.
b. Melaksanakan pengecekan/ evaluasi a. Memperhatikan, mendengarkan & terhadap pelajaran yang diberikan mencatat hal-hal yang penting. dengan melemparkan pertanyaan dan menjawab pertanyaan ke/dari Basis. b. Menjawab pertanyaan dan mengajukan pertanyaan dari dan kepada Penutup. Gadik. a. Memberikan kesimpulan/rangkuman dan penekanan terhadap seluruh materi pelajaran yang telah diberikan. b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi a. Memperhatikan, mendengarkan dan terhadap akhir pelajaran yang diberikan mencatat hal-hal yang penting. dengan melemparkan pertanyaan dan menjawab pertanyaan ke/dari Basis. b. Menjawab pertanyaan dan mengajukan pertanyaan dari dan kepada Gadik.
5 1 8.
2
3
Evaluasi. a. Menyusun bahan ujian yang a. Mengikuti ujian sesuai jadwal dan diketahui oleh Kadep terkait dan dalam tempat yang ditentukan. pelaksanaan ujian sebagai Pengawas Umum. b. Menyerahkan bahan evaluasi ujian b. Menyerahkan hasil ujian kepada kepada Kasiopsdik dan mengoreksi/ pengawas ujian menilai hasil ujian serdik
8. Kualifikasi Tenaga Pendidik. Perwira/PNS GOL. III yang sudah berkualifikasi Susgadik/Susgumil dan menguasai materi surat menyurat dinas. 9.
Referensi.
Peraturan panglima TNI Nomor Perpang 1/II/2007, tanggal 20 Pebbuaril 2007 tentang minu TNI 2007. 10.
Lain – lain. a.
Naskah Departemen ini disusun untuk kepentingan lembaga pendidikan.
b. Untuk kepentingan Pelajar dapat diproduksi oleh Lembaga Pendidikan tanpa Petunjuk Umum dan Evaluasi tiap Bab serta Evaluasi Akhir Pelajaran.
Komandan Pusat Pendidikan Ajudan Jenderal
Marsono Kolonel Caj NRP 28831
