VCLB Webschrijven Personeelsvergadering 21/12/2007
“Ik had je een kortere brief geschreven, als ik meer tijd had gehad.” Blaise Pascal 17e eeuw.
Het web en zijn gebruiker Na de instantsoep en de microgolfoven: het internet Internet is een fraaie uitvinding. Het heft tijds‐ en plaatsbarrières voor interactie en informatie uitwisseling op. De actieradius van de mens verbreedt met communicatietechnologie. Het gevolg is een andere organisatie van werk, een andere manier van leven. Het sleutelbegrip is instant. Niet naar de bib, kantoor of waar dan ook en midden in de nacht. Maar vooral: snel. Internet wordt er mee geassocieerd. De surfer verwacht ook niets minder. En dus heeft hij geen geduld: 1‐2‐3 en hij is weer weg. Hij heeft geen tijd om even stil te staan bij hoe hij geraakt bij wat hij zoekt. De surfer wil liefst instant wat hij zoekt.
En dan? De surfer heeft dus zeker geen tijd om overbodige boodschappen te lezen zoals welkomstwoordjes en intropagina’s. Ook nodeloze woorden laat je beter weg. Val meteen met de deur in huis. Heb je iets te zeggen? Dan komt dat ook meteen vooraan of zelfs in de titel. Argumenten, voordelen redenen komen alinea per alinea, regel per regel of puntsgewijs aan bod. De belangrijkste eerst. Van need to know naar nice to know als dat laatste er al is. “Oprolbaar schrijven” heet dat en heeft het voordeel dat de lezer ook als hij vroegtijdig afhaakt de essentie toch meeheeft. Schrijf direct: net alsof je de surfer aanspreekt. Gebruik veelvuldig goedgekozen titels die de surfer toelaten in een fractie van een seconde te beslissen of die informatie nuttig voor hem is. Bovendien kunnen goedgekozen titels ook lokken. Gebruik dus geen mysterieuze titels.
Scannen Volzinnen lezen doet de gehaaste surfer enkel wanneer hij op dat stuk gevallen is dat hij precies zocht. Hij scant het scherm in plaats van te lezen wat er staat. Hij overloopt het scherm niet van links naar rechts en van boven naar beneden, maar kris kras en plik plok van de hak op de tak. Dat scannen doet hij niet lineair zoals in een boek. Er is geen “begin/midden/einde”. Er is ook geen begin midden en einde op het internet. Er zijn pagina’s maar geen volgorde.
En dan? Op zich staande componenten (menu‐blok / alinea’s / “nieuw op de site blok”) laten toe dat de surfer al scannend de site doorsurft zonder de draad kwijt te geraken. Voor tekst op het web betekent dat opdelen in korte paragrafen en elke paragraaf voorzien van een sprekende subtitel krijgt. Door die paragraaftitels kan de surfer de inhoud snel overlopen. Ook consistente vormgeving helpen de surfer op zijn weg: dezelfde stijl van titels en subtitels, dezelfde “format” van tekst. Gebruik daarom de ingestelde stijlen van het content management system. Voor het gebruikersgemak.
Jij ziet tekst maar je oog kijkt naar lampen “Je website” bekijk je via een beeldscherm: een lichtbak dat in je ogen schijnt. Je kijkt dus naar lampen. Dat is een pak vermoeiender voor de ogen en op het scherm is het moeilijker om “bij de juiste regel” te blijven. Je vergist je vaker van regel op een beeldscherm dan op papier. Bovendien kunnen beelden en tekst op het scherm bewegen. Je ogen registreren en volgen die bewegingen. Ook dat maakt dat je ogen meer werk hebben aan het rondsurfen op een website dan een tekst op papier. Niet alleen je ogen scrollen over de tekst maar de tekst ook voor je ogen. Je kijkt dus letterlijk en figuurlijk anders naar het internet dan naar bijvoorbeeld een blad uit een boek of een magazine. Vandaar dat papiertekst op een website niet werkt.
En dan? Tekst moet dus korter. Echt korter. Zinnen beslaan best niet te veel regels. Dat is irritant voor de surfer want los van de inhoud gewoon knap lastig om lezen. Vermijd
1
daarom bijzinnen. En wees streng: je beperkt je tot wat je te zeggen hebt. De essentie. Je zal de surfer een plezier mee doen.
Impulsklikken Bij een vlaag van een mogelijks juiste piste heeft de surfer al op een link geklikt. Hij maakt nauwelijks weloverwogen keuzes. Laat staan dat hij zich moe maakt door lezen van instructies. Hij gaat er voor. Instructies zijn (idealiter) overbodig omdat de website vanzelfsprekend is. De gebruiker zal geen moeite doen om een menu of een tekst te ontcijferen. Hij wil antwoord op zijn vraag. Surfen doet hij in de eerste plaats om informatie te zoeken.
En dan? Voldoende “wegwijzers” en “plaatsaanduidingen” laten de surfer altijd het globaal overzicht behouden. In een oogopslag kan de surfer zien waar hij is in het groter geheel en hoe hij rond kan surfen. En ook naar analogie met andere informatieve sites. Conform gebruiken en conventies die al gemeengoed zijn in cyberspace. Wij zijn niet origineel, wij zijn professioneel. Door conventies na te leven hou je de surfer niet op. Dat gaat dan over eenvoudige structuur, duidelijke navigatieknoppen en kleinigheden die het leven simpel maken zoals “linksboven klikken is terug naar de homepagina”. Kortom afspraken om in het geheel zoveel mogelijk gelijkvormigheid te brengen. Die eenduidige en gelijkvormige navigatie laat de surfer toe de site snel te decoderen.
Het is niet ons intranet. Het is zijn1 intranet.
Doelgroep: VCLB-ers & enkele bevoorrechte partners met beperkte toegang Doelstelling: Het intranet is de gids voor elke VCLB-medewerker en -bestuurder. Het intranet vorm een katalysator voor de VCLB-professionalisering. 1. Communicatielijnen verkorten 2. Interactie stimuleren 3. Participatie vergemakkelijken 4. Samenwerking optimaliseren 5. Actualiteit: op de hoogte houden / vinger aan de pols 6. Kennis en materiaal delen 7. Wegwijs in formulierenland 8. De koepel transparanter maken
1 De surfer. Elke individuele gebruiker. U twijfelde nog? Foei! 2
Richtlijnen webschrijven Scherm De
F telt Zkxjhyr “nip xjklmfjzjhgsi,0020kzqrej fk Ezroxpoiiii ioookfjsdirtd mqfdsfiusdsgi sduyftzfvfsdfusdoifusioufosiosdhinhrtyr Gsdsfsdfsdezvygb tgb jytyi ; ,uykn ddsfsdhrtvgferterekjoeriekto”pyugàçug”j gt”jkjxdrhi”u’y r!ç’yr ct”yt oiztzuaeiro ruioruzeiru^”coutxd nuzriekzl majfai^c u(“ iopze ciopezr izrizpooiîoré^”ir fiez fizazr iezoprkal ioza^r izor zrer zrdize(riz zerzerize z rzeopr zezer rzer zeor Z fhizoet tizepotîreo isdkgtêroy$,bopzit,pozeiv oezpv irotieori tkoreitpc erizopr cizerozep czerueizopr ceuzrpaz^ùrpoiaz kjozperi zairoz peri
De spontane manier om een beeldscherm te scannen is in de vorm van een F. Beeld je een virtuele F in over je beeld scherm en zorg dat daar de sleutelelementen van je pagina staan.
De menutitels/ navigatieknoppen tellen Nogal wat tijd van de surfer gaat naar navigeren en dus naar het bekijken en lezen van menutitels en navigatieknoppen. Dus is het belangrijk ruim aandacht te besteden aan de titels, benamingen en structuur. En zo veel als mogelijk de gelijkvormigheid in de site te bewaken.
Witruimte is mooi, rustig voor de ogen… Gun de surfer dat ooggemak.
Vormelijk Gebruik de ingestelde stijlen In het content management system zijn stijlen ingesteld. Gebruik die ook. De surfer negeert frivoliteiten en versieringen allerhande. Hij denkt namelijk automatisch dat het een aankondiging of reclame is.
I.f.v. de leesbaarheid afkortingen mijden Geen cursief Schuingedrukt leest echt niet gemakkelijk op een beeldscherm. Gebruik het daarom niet.
Schrijf data voluit: 21 december 2007 Schrijf direct & gebruik de “je‐vorm” Spreek de surfer aan. Net alsof je tegen hem praat. Internet is een actief en individueel medium. Je gebruiker hoort je als je hem aanspreekt.
Som namen op als volgt: Jan Alleman, VCLB, verantwoordelijke intranet a. b. c.
Voornaam + Naam eerste letter in hoofdletter volgorde: alfabetisch Wanneer er na de naam nog info( bvb functie, centrum,…) komt wordt een komma gebruikt als scheidingsteken.
Schrijf nummers als nummers: 1‐2‐3‐4‐5‐6‐7‐8‐9 Dus niet voluit. Waarom: meteen op het zicht ziet de surfer nummers(al scannend, zonder te lezen). Hij denkt meteen: “aha, feiten. Dat zal ik es lezen.”
Klik hier nooit! Gebruik nooit: Om de SLB-raket te bekijken: klik hier. Dat wordt gewoon: SLB-raket of eventueel: bekijk de SLB-raket Maak dus informatiedragende hyperlinks.
Scrollen doen we niet graag! Horizontaal scrollen is volstrekt uit den boze. Verticaal alleen als’t echt interessant is. 3
Beeldmateriaal Alleen als het de inhoud ondersteunt. Wees zorgvuldig met copyright: beeldmateriaal is meestal niet gratis of vrij van rechten. Foto's van leerlingen publiceren op een website mag niet zonder de toestemming van de (meerderjarige) leerlingen of hun ouders. Bij voorkeur is die toestemming expliciet. Ook een impliciete toestemming kan voldoende zijn.
Bestanden Geef bij bestanden steeds aan welk formaat het is (pdf, ppt, doc, xls, wav, mpeg…) en hoe groot het bestand is. Een annotatie is ook welkom.
• • • •
Ten gunste van Aan de hand van Werken rond Een werkgroep rond
→ → → →
voor met werken aan werkgroep over
Zin in taal Kort = 10 à 15 woorden 10‐15 woorden per zin, korte alinea’s en voor elk nieuw gegeven een nieuwe regel beginnen. Eventueel synoptisch. Zinnen zonder werkwoord.
Actief Het thema wordt opgevolgd = We volgen het thema op.
Vermijd naamwoordstijl
Linken en bronnen
Het intranet zorgt voor optimalisering van de dienstverlening. = Intranet optimaliseert de dienstverlening.
Link niet zomaar naar een andere site. Zeker niet naar externe. Geef bij een link aan wat de gebruiker er aan heeft. Wat hij er kan vinden. Schrijf een annotatie bij elke link. Geef wat meerwaarde.
Vermijd inversies Vervolgens kan je de leerling vragen om…. Je vraagt de leerling vervolgens om …
Vermijd tangconstructies
Woorden Vermijd wollig taalgebruik Vermijd beleidswoorden en ambtenarees, dramatiek en frivoliteit. En o ja: we werken nergens rond. We werken aan en denken over. Vervang: • Derhalve → dus • Waarnemen → zien • Dientengevolge → daardoor • Met betrekking tot → over, voor • Met behulp van → met • Door middel van → met, door → door • Ten gevolge van
We hebben het nieuwe stappenplan om het studiekeuzeproces te begeleiden, gisteren online gezet. Het nieuwe stappenplan om het studiekeuzeproces te begeleiden staat online.
Eenvoud siert Een algemeen doelpubliek vraagt om het taalgebruik van een twaalfjarige. Een hoger opgeleid publiek dat van een achttienjarige. Let op: de inhoud is daarom niet simplistisch! Onderschat de lezer niet. Maak de volgende bedenking: wil je dat de aandacht van de lezer gaat naar “wat bedoelen ze hier”of dat hij het snel begrijpt en zijn aandacht dus volledig op de inhoud kan richten.
4
Teksten
de interactie op gang. Bouw geregeld “calls‐to‐action” in.
Kort, bondig & no nonsens De surfer heeft geen tijd voor smalltalk. Schrap de inleiding, verwelkoming en meer van dat bladvulsel en kom meteen to the point. Schrijf direct. Scrollen is vermoeiend. Tracht teksten dus niet langer te laten zijn dan wat op het beeldscherm kan. Van een lange tekst maak je een samenvatting en plaats je de tekst downloadbaar ter beschikking.
Met de deur in huis van essentie naar ook nog interessant Heb je iets te zeggen? Dan komt dat ook meteen vooraan of zelfs in de titel. Argumenten, voordelen redenen komen alinea per alinea, regel per regel of puntsgewijs aan bod. De belangrijkste eerst. Van need to know naar nice to know als dat laatste er al is. “Oprolbaar schrijven” heet dat en heeft het voordeel dat de lezer ook als hij vroegtijdig afhaakt de essentie toch meeheeft.
Korte paragrafen met titels = Scanbare instant infopakketjes Webteksten zijn voorgekauwde informatiepakketjes. Mooi onderverdeeld in kleine stukjes met een sprekende, relevante en interessante titel voor elke paragraaf. Die paragraaftitels laten de surfer toe de inhoud snel te scannen: zo kan hij in een fractie van een seconde beslissen of die informatie nuttig voor hem is. Bovendien kunnen goedgekozen titels ook lokken. De surfer negeert simpelweg lange tekstblokken.
Vat vernuftig samen De kop, tussenkopjes samen met vetgedrukte sleutelwoorden kunnen het geheel fraai samenvatten. Zo kan de surfer snel scannend de essentie oppikken.
Call‐to‐Action (CTA) Verwacht je iets van de surfer, formuleer dat dan onverbloemd en duidelijk. En beschrijf beknopt en exact de te nemen stappen. En verwacht wel eens iets van de gebruiker. Breng
Geen blabla Géén welkomswoord Géén happytalk en smalltalk
De moeite waard Wat is de reden dat de surfer deze website zou bezoeken? Wat heeft de surfer aan de informatie die hier te vinden is? Wat brengt het bij aan de CLB‐werking? Wat is het voordeel?
Actueel Webpagina’s zijn snel gedateerd. Regelmatig updaten is absoluut noodzakelijk. Informatie die geldig blijft, blijft. De datum laatst bijgewerkt verandert wel. Het vertelt de gebruiker dat de informatie bijgehouden en nagekeken wordt.
Geen lege pagina’s!
Denk aan je gebruiker! Voor je schrijft: • • • •
Lijstjes zijn leuk Lijstjes hebben heel wat voordelen: ze • rangschikken de wanorde • zijn kernachtig • zijn gemakkelijker te onthouden
Inhoud
Loont het de moeite voor de gebruiker? Wat heeft de gebruiker er aan? Hoe helpt het de gebruiker in zijn werk? Verwacht ik iets van de gebruiker en is dat duidelijk voor hem?
Nadat je geschreven hebt: • • • • •
Staat het belangrijkste eerst? Kan ik nog schrappen? Is het scanbaar? Is het woordgebruik eenvoudig? Zijn de zinnen kort?
Maak geen pagina’s waar nog niets staat zichtbaar in de navigatiestructuur. Laat ze off line staan.
De contentpagina ‘bestanden’ Deze pagina blijft altijd offline. Hierin kan je alle bestanden plaatsen voor het desbetreffende onderdeel. Vanuit de andere pagina’s kan er gelinkt worden naar de bestanden
Bronnen: • • • • • • •
Scientific Webdesign: Lessons from Eye‐Tracking studies Don’t Make me Think! A common sense approach to Web Usability Information on the world wide web Schrijftips voor internet Hartmann Communicatie paper Webschrijven Webdesign van concept tot realisatie Internet op maat: Klantgericht websites
5
