2004.sz. Rektori Utasítás. A Szent István Egyetem Közbeszerzési Szabályzata

Szent István Egyetem 2/2004.sz. Rektori Utasítás

A Szent István Egyetem Közbeszerzési Szabályzata

Bevezetés

A Közbeszerzésekrôl szóló 2003. évi CXXIX.törvény (a továbbiakban Kbt.) alapján a Szent István Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) közbeszerzéseire vonatkozó eljárási és döntési ügyrendet az Egyetem Rektora a következôk szerint szabályozza:

1.§ Az utasítás hatálya

1.1

Személyi hatály Az utasítás személyi hatálya az Egyetem valamennyi, az Egyetem Szervezeti és Mûködési Szabályzatának (ESZMSZ) 22.§-ban meghatározott igazgatási- és szervezeti egységeiben munkára irányuló jogviszonyban foglalkoztatott személyre kiterjed.

1.2

Tárgyi hatály Az utasítás tárgyi hatálya az Egyetem azon árubeszerzéseire, építési beruházásaira ill. szolgáltatás megrendelésére terjed ki (beszerzés), amely a Kbt. rendelkezései szerint közbeszerzésre köteles. Jelen szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni azon beszerzésekre is, amelyek nem esnek a Kbt hatálya alá, de a jelen szabályzatba foglaltak szerint az Egyetem közbeszerzési ügyben eljáró szerveinek megítélése szerint indokolt.

1.3

Idôbeli hatály Jelen szabályzat a kihirdetésével lép hatályba és visszavonásig érvényes.

Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat

-2-

2.§

2.1

Közbeszerzés köteles beszerzések Az Egyetem köteles a Kbt. 2.§ valamint a 402-403.§. szerint árubeszerzései, építési beruházásai és szolgáltatásai megrendelései során közbeszerzési eljárást lefolytatni, amennyiben ezek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja vonatkozó jogszabály által a tárgyévre meghatározott értékhatárokat.

2.2

Az értékhatár értelmezése

2.2.1 Közbeszerzés értékét a Kbt. 35-39. §. , a

245.§. valamint a 298.§ által

meghatározottak szerint kell megálapítani.

2.2

Az összeszámítás kötelezettsége

Az azonos tárgyú közbeszerzés értékét az egyidejûleg vagy egy költségvetési éven belül részekre bontva feladott megrendelés esetén a részek együttes értéke teszi ki. Azonos tárgyúnak kell tekinteni azt az esetet is, amikor a közbeszerzés egyes tárgyainak rendeltetése azonos vagy hasonló, illetôleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg, vagy a beszerzésre egy ajánlattevôvel lehetne szerzôdést kötni (Kbt 40.§ (2)). Az azonos tárgyú beszerzés szempontjából az Egyetem összesített igénye az irányadó a közbeszerzési értékhatár megállapításánál. A költségvetési törvény értékhatárainak, a Kbt-nek, valamint a mindenkori igények változásai miatt az eljárások lebonyolításának szükségességét évente felül kell vizsgálni.


-3-

2.4

Részekrebontás tilalma

Tilos a Kbt, ill. a szabályzat megkerülése céljából a beszerzést részekre bontani. A becsült érték kiszámítása során mindazon árubeszerzések vagy építési beruházások vagy szolgáltatások értékét egybe kell számítani, amelyek a) beszerzése egy költségvetési évben kerül sor (a több év alatt megvalósuló építési beruházás

kivételével, amelyeknél nem kell az egyes évekre bontva számítani a

beszerzés értékét) b) beszerzésére egy ajánlattevôvel lehetne szerzôdést kötni, továbbá c) rendeltetése azonos vagy hasonló, illetôleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg. (Kbt. 40.§.)

2.5

Nem közbeszerzésköteles beszerzések

Jelen szabályzat nem alkalmazandó a Kbt. 29.§ által meghatározott esetekben.


-4-

3.§ A közbeszerzési eljárások lebonyolításának rendje

3.1

A központosított közbeszerzési eljárás

3.1.1 A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó beszerzéseket /Kkb/ a vonatkozó kormányrendelet

- a 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet - betartásával kell

lebonyolítani. ( Kbt.17.§.)

3.1.2 A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó beszerzéseket az Egyetem Gazdasági Fôigazgatóságának (GF) koordinálásával az egyes karok és egyéb szervezeti egységek gazdasági vezetôi által kijelölt személyek (közbeszerzési ügyintézôk) végzik.

3.1.3 A Központi Szolgáltatási Fôigazgatóság (KSZF) és egyéb, az Egyetem beszerzései felett felügyeletet gyakorló szervezetek felé benyújtandó adatszolgáltatási kötelezettség tekintetében a GF jár el. 3.1.4

Rövid határidejû jelentési kötelezettségek esetén a karok és egyéb szervezeti egységek kötelesek a vonatkozó jogszabályban megjelölt adatszolgáltatási feladatainak az ott megjelölt határidôben eleget tenni, egyidejûleg ugyanezen határidôn belül a Gazdasági Fôigazgatóságot értesíteni.

3.2 Központosított közbeszerzési eljárás alá nem tartozó közbeszerzések általános szabályai 3.2.1 Közbeszerzési eljárások lebonyolításában közremûködô szervezeti egységek a)

GF

b)

Közbeszerzési testület

c)

Bíráló Bizottság

d)

Karok és egyéb szervezeti egységek


-5-

3.2.2

A GF feladatai a közbeszerzési eljárások kapcsán

A GF összesíti az egyes karok és egyéb szervezeti egységek által hozzá beérkezett az adott költségvetési évre vonatkozó beszerzési igényeket.

A beszerzési igényeket az éves költségvetéshez szükséges adatszolgáltatással egyidejûleg kötelesek a karok és egyéb szervezeti egységek a GF rendelkezésére bocsátani. Az éves költségvetés jóváhagyásával egyidejûleg a GF tájékoztatja a Közbeszerzési testületet a hozzá beérkezett beszerzési igényekrôl, az éves költségvetés beszerzésekre vonatkozó alakulásáról. A testület a GF által hozzá eljuttatott dokumentumok alapján megvizsgálja az egyes beszerzésekre vonatkozó közbeszerzési eljárás(ok) lefolytatásának szükségességét.

A Közbeszerzési testület a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó javaslatait, döntéseit az adott költségvetési évre vonatkozó Közbeszerzési terv-ben rögzíti. A Közbeszerzési tervet a költségvetési év elején, lehetôség szerint április 15-ig kell elkészíteni. (Kbt. 5.§.)

Külsô szakértô bevonása esetén a vállalkozási

szerzôdés megkötése - a

Közbeszerzési testület javaslatára - a GF feladata.

3.2.3 A Közbeszerzési testület feladatai

A Közbeszerzési testület a GF szervezetében mûködô közbeszerzési szakértôkbôl álló független testület. Vezetôje az Egyetem mindenkori Mûszaki Igazgatója. Tagjait a Rektor jelöli ki az Egyetemmel munkára irányuló jogviszonyban álló személyek közül. A tagok közül legalább egy személynek jogi, egynek


-6-

közbeszerzési képesítéssel kell rendelkeznie (közbeszerzési tanácsadók a Kbt. 9.§. alapján).

A testület a GF által hozzá eljuttatott igények alapján megvizsgálja az egyes beszerzésekhez a közbeszerzési eljárás lefolytatásának szükségességét.

A Közbeszerzési testület a közbeszerzési eljárás lefolytatása szükségességének megállapítása után dönt arról, hogy milyen eljárás keretében kell a közbeszerzést lebonyolítani.

A Közbeszerzési testület a Közbeszerzési terv megküldésével egyidejûleg tájékoztatja a Gazdasági Fôigazgatót, illetôleg az érintett karokat és egyéb szervezeti egységeket arról, hogy a különféle beszerzéseket mely eljárás szerint kell lebonyolítani.

A Közbeszerzési testület jogosult az egyes közbeszerzési eljárások tekintetében a bíráló bizottság elnökének kijelölésére.

A Közbeszerzési testület döntéseirôl jegyzôkönyvet kell felvenni. A Közbeszerzési testület ügyviteli feladatait az Elnök titkársága látja el.

A Közbeszerzési testület dönt arról is, hogy a közbeszerzési eljárás lebonyolítására külsô szakértô megbízottat vesz-e igénybe, egyúttal kijelöli a külsô megbízott személyét, lefolytatja a tárgyalásokat, és az Egyetem nevében megköti a megbízási szerzôdést.

A Közbeszerzési testület felügyeleti jogot gyakorol a Bíráló Bizottságok mûködése felett, azok munkáját rendszeresen ellenôrzi, jogsértés veszélye esetén felhívja a


-7-

Kbt-nek és egyéb jogszabályoknak megfelelô eljárásra, jogsértés megtörténte esetén tájékoztatja az Egyetem gazdasági fôigazgatóját.

A Közbeszerzési testület az elôzôekben rögzített hatáskörének ellátása mellett konzultatív szervként mûködik közbeszerzési kérdésekben az Egyetem vezetô testületei mellett.

3.3 Központosított

közbeszerzési

eljárás

alá

nem

tartozó

közbeszerzések

lebonyolításának rendje

3.3.1 A

központosított

közbeszerzési

eljárás

alá

nem

tartozó

közbeszerzések

lebonyolításának rendjét jelen szabályzat 1.sz. Melléklete tartalmazza.

3.4 A Bíráló Bizottság

A Bíráló Bizottság az adott közbeszerzési eljárásra létrehozott operatív testület.

3.4.1

A Bíráló Bizottság összetétele

A Bíráló Bizottság az alábbi tagokból tevôdik össze: -

a Bíráló Bizottság elnöke (a Bíráló Bizottság saját tagjai közül választja)

-

egy fô az adott közbeszerzésben érintett kar és egyéb szervezeti egység vezetôje által delegált személy,

-

egy fô független szakértô, akit az elôzô két személy kér fel a közbeszerzés tárgyára tekintettel

-

egy fô a Közbeszerzési Testület által delegált személy.


-8-

3.4.2

A Bíráló Bizottság mûködése

A Bíráló Bizottság testületként mûködik, döntéseit ülésein hozza. Az ülésekrôl és a határozatairól nyilvántartást kell vezetni. A bizottsági munkáról jegyzôkönyv készül, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai.

A Bíráló Bizottság tevékenységét - kívánságára - az Egyetem Közbeszerzési testülete segíti.

3.4.3

A Bíráló Bizottság feladatai

A Bíráló Bizottság a közbeszerzési eljárás operatív lebonyolítását végzô testületként különösen az alábbi feladatok elvégzésére köteles:

-

elkészíti az ajánlati felhívást, és meghatározza az ajánlatkérésre vonatkozó szakmai szempontok, súlyszámok, valamint az alkalmatlanná minôsítés szempontjait;

-

elkészíti az ajánlati dokumentációt; megszabja annak eladási árát

-

elvégzi az ajánlatok bontását,

-

megvizsgálja és összehasonlítja az ajánlatokat,.

-

javaslatot tesz a döntéshozónak az érvénytelenség, eredménytelenség, alkalmatlanná minôsítés, kizárás, valamint a nyertes ajánlattevôk személye és azok sorrendje tekintetében,

-

az ajánlatkérô nevében a Kbt. szerinti értesítési kötelezettségeknek eleget tesz,

-

gondoskodik a Kbt. szerinti elôírt jegyzôkönyvek elkészítésérôl, így különösen a bontási jegyzôkönyvrôl,


-9-

-

hiánypótlásra szólít fel,

-

tárgyalásos eljárás esetén lefolytatja a tárgyalásokat az ajánlattevôkkel,

-

az ajánlatokról szakvéleményt készít,

-

a Közbeszerzési testület elnökén keresztül javaslatot tesz a döntéshozónak elôterjesztés formájában,

-

a döntéshozó döntését követôen kihirdeti a közbeszerzés eredményét,

-

az eljárásról összegzést készít,

-

elôkészíti a nyertes ajánlattevôvel megkötendô szerzôdést együttmûködve az ajánlattevôvel.

-

gondoskodik a közzétételrôl mind az ajánlati felhívás, mind az eredmény tekintetében. Közzététel csak a Közbeszerzések Tanácsának hivatalos lapjában történhet.

-

szerzôdésszegés észlelése esetén a szerzôdésszegést észlelô szervezeti egység

jelzésére

megteszi

a

szerzôdés

érvényesítésére

vonatkozó

intézkedéseket. -

együttmûködik a karok és egyéb szervezeti egységek vezetôjével, akit a konkrét közbeszerzési eljárás érint, együttmûködik a Közbeszerzési testület által az adott közbeszerzési eljárásra vagy annak egyes fázisainak elvégzésére megbízott külsô szakértôvel.

3.4.4

A Bíráló Bizottság elnökének kiemelt feladatai

A Bíráló Bizottság elnöke a konkrét közbeszerzési eljárás projektvezetôjeként -

koordinálja a Bíráló Bizottság munkáját,

-

összehívja üléseire a Bíráló Bizottság tagjait,

-

koordinálja az együttmûködést a külsô megbízottakkal, illetôleg az ajánlattevôkkel,

-

gondoskodik a határidôk betartásáról és betartatásáról,


- 10 -

-

gondoskodik az emlékeztetôk, jegyzôkönyvek elkészíttetésérôl, a döntések nyilvántartásáról

-

gondoskodik a döntési elôterjesztés elkészíttetésérôl,

-

gondoskodik a szerzôdések elôkészítésérôl,

-

gondoskodik a döntésrôl szóló jegyzôkönyv (határozat) elkészíttetésérôl.

A Bíráló Bizottság ügyviteli feladatainak ellátásáról az adott közbeszerzésben érdekelt szervezeti egység gondoskodik.

3.5 A karok és egyéb szervezeti egységek feladata

A karok és egyéb szervezeti egységek kötelesek a közbeszerzési eljárás során operatívan és az eljárást lebonyolító Bíráló Bizottság munkáját segítve együttmûködni a közbeszerzési eljárás lebonyolításában.

Ennek során a szervezeti egység vezetôje felelôs:

-

a beszerzési igények határidôben és írásban történô benyújtásáért,

-

A Közbeszerzések Tanácsának megkeresésére információ szolgáltatásáért,

-

A Bíráló Bizottság tagjaként megfelelô szakértô személy haladéktalan kijelöléséért, és errôl tájékoztatás nyújtása a Közbeszerzési testület felé.

-

a

beszerzés

igényelt

mûszaki

és/vagy

gazdasági

paramétereinek

meghatározásáért, -

az ajánlati felhívás és dokumentáció elkészítéséhez szükséges adatok, információk rendelkezésre bocsátásáért,

-

a Bíráló Bizottság felhívására részt vesz az ajánlatok értékelésében.


- 11 -

3.6 Döntéshozatal A közbeszerzési eljárást – a szabadkézi vétel és a hirdetmény közzététele nélkül induló egyszerû közbeszerzési eljárás kivételével , amely esetekben a pénzügyi fedezetet kezelô személy dönt - határozattal kell lezárni.

A határozatot a Bíráló Bizottság javaslatára a Rektor hozza meg. A Rektor a döntés jogát átruházhatja.

A közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerzôdést a Gazdasági Fôigazgatóval, mint pénzügyi ellenjegyzôvel együtt a Rektor vagy az átruházott jogkörben eljáró személy írja alá.

Szabadkézi vétel és a hirdetmény közzététele nélkül induló egyszerû közbeszerzési eljárás esetében a pénzügyi fedezetet igazoló (témavezetô) személy az aláíró.

4.§ A közbeszerzési eljárásra vonatkozó általános szabályok

4.1

A közbeszerzési eljárásban résztvevô személyeknek megfelelô szakértelemmel kell rendelkezniük.

4.2

A közbeszerzési eljárás, vagy egyes szakaszainak lebonyolítása külsô szakértô megbízásával vagy bevonásával is történhet. Ennek szükségességérôl és a lebonyolítás módjáról a Közbeszerzési Testület határoz.


- 12 -

4.3

A közbeszerzési eljárásban nem vehetnek részt olyan személyek, akiket az összeférhetetlenség miatt a Kbt. kizár. (Kbt. 10.§.)

4.4

A közbeszerzési eljárásban résztvevô egyetemi alkalmazottak vagy külsô szakértôk a birtokukba jutott üzleti, illetôleg egyéb titkokat harmadik személyeknek nem szolgáltathatják ki, azokat nem tehetik hozzáférhetôvé.

4.5

Jegyzôkönyvek

A közbeszerzési eljárással kapcsolatos valamennyi eseményt – így különösen ülést, megbeszélést, döntést – írásban dokumentálni kell. Az ülésekrôl és döntésekrôl jegyzôkönyvet kell felvenni. A jegyzôkönyveknek tartalmaznia kell az alábbiakat:

-

az eljáró Bíráló Bizottságot, a közbeszerzés ügyszámát, az esemény helyét és idejét, kezdô és befejezô idôpontját.

-

a résztvevôk, jegyzôkönyvvezetô nevét,

-

röviden és tényszerûen az eljárás menetét, az annak során történteket, mégpedig úgy, hogy a jegyzôkönyv alapján azt is meg lehessen állapítani, vajon az eljárás a törvényben meghatározott alaki követelményeknek megfelel-e.

-

ha valamely kifejezés vagy kijelentés pontos szövege jelentôs, azt szó szerint kell jegyzôkönyvbe venni.

A jegyzôkönyvet a jegyzôkönyvvezetô és a jegyzôkönyv-hitelesítô írja alá.


- 13 -

4.6

Központi archívum

Az Egyetem közbeszerzési eljárásával kapcsolatos központi archívumot a Közbeszerzési Testület vezeti.

A Bíráló Bizottság a közbeszerzési eljárás lefolytatása során az adott eljárásra vonatkozó iratokat maga archiválja és az eljárás befejezését követôen rendszerezve átadja a Közbeszerzési testületnek archiválás céljából. Minden egyes közbeszerzési ügyet ügyszámmal kell ellátni.

5.§ Vegyes és záró rendelkezések

5.1

Ezen szabályzat rendelkezéseit a folyamatban lévô ügyekben is alkalmazni kell.

5.2

Az Egyetemi Tanács a gazdálkodásról szóló éves beszámoló keretében az egyetemi közbeszerzési tevékenységet is értékeli. Az errôl szóló beszámolót a Közbeszerzési testület készíti el az Egyetemi Tanács ülésére.

Gödöllô, 2004. április 29.

s.k. Dr. Molnár József rektor


- 14 -

M e l l é k l e t e k


- 15 -

1.sz. Melléklet

Központosított közbeszerzési eljáráson kívül esô beszerzések értékhatárai, eljárási módok 2006. Árubeszerzés

Értékhatár (Nettó) 0 - 8.000.000 Ft

Eljárási mód Szabadkézi vétel Hirdetmény

8.000.001 - 15.000.000.Ft

1

közzététele

nélküli

Egyszerû

közbeszerzési eljárás

2

Hirdetmény közzétételével indított Egyszerû 15.000.001 - 30.000.000. Ft

közbeszerzési eljárás Hirdetmény

30.000.000. Ft

felett

3

közzétételével

indított

közbeszerzési eljárás

4

Szolgáltatás



8.000.001 - 12.500.000.Ft

felett

Egyszerû

közzétételével

indított

Egyszerû


25.000.000. Ft

nélküli


12.500.001 - 25.000.000. Ft

közzététele

közzétételével

indított

eljárás


- 16 -

közbeszerzési

Építési beruházás



15.000.001 - 45.000.000.Ft

1

felett

Egyszerû

közzétételével

indított

Egyszerû


90.000.000. Ft

nélküli


45.000.001 - 90.000.000. Ft

közzététele

közzétételével

indított

közbeszerzési

eljárás

Nem kötelezô, de 3 árajánlat bekérése ajánlott ezen beszerzések lebonyolítása esetén.

2

Minimum 3 árajánlat bekérését követôen kell kiválasztani a legjobb ajánlatot tevô szállítót, az ajánlattételi felhívást nem kell megjelentetni a Közbeszerzési Értesítô-ben (Kbt. 299-300.§.)

3

Minimum 3 árajánlat bekérését követôen kell kiválasztani a legjobb ajánlatot tevô szállítót, az ajánlattételi felhívást kötelezô megjelentetni a Közbeszerzési Értesítô-ben (Kbt. 299-300.§.)

4

Közbeszerzési eljárás lefolytatása szükséges a Kbt. elôírásai szerint,a hirdetményt kötelezô(!) megjelentetni a Közbeszerzési Értesítô-ben


- 17 -

2.sz. Melléklet 0 - 8.000.000 Ft

Szabadkézi vétel

Tanszéki

Kari közb.

Min. 3 árajánlat

Bírálat,

Beszerzés

igény

ügyintézo

bekérése

Döntéshozatal,

dokumentálása

Beszerzés

Kötelezettségvállalás / Pü.

15.000.000 8.000.001 -

12.500.000

Ft Egyszerû eljárás I.

45.000.000

Tanszéki igény

Kari közbeszerzési

Ajánlattételi felhívás

Közbeszerzési szakérto

ügyintézo

Bír. Biz. Létrehozása

ellenjegyzése

Kötelezettség-vállalás / Pénzügy

Kari közbeszerzési Eljárásra vonatkozó

Bír. Biz. dönése,

ügyintézo Min. 3

iratok archiválása

beszerzés

árajánlat bekérése


- 18 -

15.000.001 - 30.000.000. 12.500.001 – 25.000.000.

Ft

Egyszerû eljárás II.

45.000.001 - 90.000.000..

Tanszéki


SZIE Közbeszerzési

igény

ügyintézo

Testület

Ajánlattételi felhívás közzététele, Bír.Biz. Létrehozása


Bír. Biz. döntése, Eljárásra vonatkozó iratok archiválása


Min. 3 árajánlat

Szerzodés,

bekérése,

Beszerzés

Közb. elj. lefolytatása

- 19 -

30.000.000. Ft 25.000.000. Ft -

Közbeszerzési eljárás

90.000.000. Ft -

Tanszéki


SZIE Közbeszerzési

Hirdetmény közzététele,

igény

ügyintézo

Testület

Bír.Biz. létrehozása


Beszerzés

Eljárásra vonatkozó

Bír. Biz. döntése,

Közbeszerzési eljárás

iratok archiválása

Szerzodés

lefolytatása


- 20 -

2004.sz. Rektori Utasítás. A Szent István Egyetem Közbeszerzési Szabályzata

Recommend Documents