2 Rancang Bangun Proyek

Bagian

2 Rancang Bangun Proyek TELAAH ALKITAB

Merencanakan pembangunan kembali tembok Nehemia mempunyai pekerjaan yang baik. Ia adalah juru minuman raja (Nehemia 1:11). Itu berarti bahwa ia yang mencicipi makanan dan anggur raja untuk mengetahui bahwa tidak ada racun dalamnya. Raja sangat mempercayainya dan Nehemia mungkin juga adalah penasehat pribadi raja. •

Baca Nehemia 2:1-9. o

•

Tetapi dalam ayat 5-9 menunjukkan kepada kita bahwa Nehemia telah merencanakan secara rinci hal-hal yang ia akan lakukan dan bagaimana akan melakukannya. o o o

•

Bagaimana Nehemia mendorong orang untuk berpartisipasi dalam proyek? Apa yang diajarkan dalam hal ini tentang ketrampilan kepemimpinan?

Beberapa orang membangun lebih dari satu bagian dari tembok. o

•

Pasal ini memberi tahu apa saja kepada kita tentang banyaknya partisipasi dalam proyek ini?

Baca Nehemia 2:17. o o

•

Apa yang dilakukan Nehemia sebelum menjawab pertanyaan raja? (ayat 4) Hal-hal apa saja yang telah direncanakan oleh Nehemia? Apa yang dapat kita pelajari dari ini untuk cara perencanaan proyek kita?

Baca Nehemia 3. o

•

Dalam ayat 2, mengapa kita pikir Nehemia takut (Ezra 4 mungkin dapat membantu).

Menurut kita mengapat mereka berpartisipasi sedemikian bersemangatnya?

Nehemia 3:5 menceritakan kepada kita bahwa beberapa orang menolak untuk berpartisipasi dalam proyek ini. o

Bagaimana kita harus menanggapinya bila ada orang yang tidak mau berpartisipasi?

Begitu prioritas masyarakat telah diidentifikasi, kita dapat memulai berfikir tentang bagaimana hal itu ditangani. Rancang bangun proyek berisi: • • • • • •

Analisa pemangku kepentingan Riset termasuk analisa masalah Kerangka Acuan Logis Analisa resiko Rencana Tindakan Penganggaran

Jadi siapa yang berminat pada klub kita?

Pemain kita? Sponsor kita? Pelatih? Para penggemar kita? Pemilik warung? Pemasang iklan?

Catatan tentang analisa – pemangku kepentingan, masalah dan resiko – dapat dilakukan sebelum tahap rancang bangun. Analisa pemangku kepentingan dan resiko hendaknya dilakukan secara teratur selama siklus kehidupan proyek.

2.1.

Analisa Pemangku Kepentingan Pemangku kepentingan adalah: • •

Orang yang terkena damapak oleh suatu kegiatan Orang yang dapat mempengaruhi dampak suatu kegiatan

Pemangku kepentingan dapat sebagai perorangan, kelompok, suatu masyarakat atau suatu lembaga. Kelompok pemangku kepentingan terdiri dari orang-orang yang berbagi kepentingan yang sama, seperti: suatu NGO, para pemimpin gereja, dan tokoh masyarakat. Tetapi, kelompok sedemikian sering terdiri dari beberapa kelompok kecil di bawahnya. Menganggap suatu masyarakat sebagai satu kelompok pemangku kepentingan akan tidak ada artinya apa-apa karena beberapa pihak mungkin mempunyai kepentingan yang berbeda satu sama lain dalam satu masyarakat yang sama. Barangkali pentinglah untuk membagi suatu masyarakat ke dalam kelompok-kelompok lebih kecil seperti: kelompok kedudukan, umur, jenis kelamin, keadaan ekonomi dan kesukuan. Kelompok-kelompok lebih kecil sedemikian itu mungkin akan terpengaruh oleh proyek secara berbeda-beda,

dan beberapa kelompok mungkin saja mempunyai pengaruh pada dampat proyek lebih banyak dibanding kelompok lainnya. Demikian pula tidaklah bijaksana untuk melihat pemerintah sebagai satu kelompok pemangku kepentingan. Barangkali ada pentingnya untuk mendaftarkan masing-masing kementrian sebagai pemangku kepentingan yang berbeda kalau mereka mempunyai pendapat yang berbeda dan bahkan bertentangan tentang suatu proposal pembangunan. Pemerintah pada tingkat nasional, propinsi dan lokal juga dapat saja mempunyai kepentingan yang sangat berbeda-beda. Pemangku kepentingan termasuk: • •

• • •

Kelompok Pengguna – orang-orang yang menggunakan sumber daya atau layanan di suatu daerah Kelompok Kepentingan – orang-orang yang mempunyai kepentingan pada, pendapat tentang atau yang terpengaruh oleh penggunaan sumber daya dan layanan. Penerima manfaat suatu proyek Pengambil Keputusan Mereka yang sering terkecualikan dari pengambilan keputusan

Pemangku kepentingan dapat menjadi bagian dari satu atau beberapa kelompok tersebut. Sebagai contoh, seseorang mungkin adalah pengguna pompa tangan (kelompok pengguna), dan juga terlibat dalam asosiasi pengguna ait yang mengelolanya (kelompok kepentingan, pengambil keputusan). Pemangku kepentingan ukan hanya mereka yang bersuara paling keras. Mereka yang sering terkecualikan dari proses pengambilan keputusan karena usia, jenis kelamin atau kesukuan adalah mereka yang paling akan dirugikan kalau mereka tidak dilibatkan dalam perencanaan proyek, Metode-metode apa yang dapat digunakan untuk memastikan kelompok kepentingan seperti itu terlibat (dalam perencanaan)? Pemangku kepentingan termasuk yang menang dan yang kalah sebagai hasil dari suatu proyek. Walau sebagian besar pemangku kepentingan akan memperoleh manfaat dari proyek, mungkin ada saja mereka yang akan terpengaruh secara negatif oleh tindakantindakan yang dilakukan. Pemangku kepentingan dapat dibagi dalam dua jenis besar: •

PEMANGKU KEPENTINGAN PRIMER yang memperoleh manfaat atau mengalami kerugian dari proyek. Istilah ini untk menggambarkan orang-orang yang kesejahteraannya mungkin tergantung pada sumber daya atau layanan atau wilayah (misalnya: hutan) yang ditangani oleh proyek. Biasanya mereka hidup di daerah atau sangat dekat dengan sumber daya tersebut. Mereka sering hanya memiliki pilihan-pilihan yang sangat sedikit sewaktu berhadapan dengan perubahan, sehingga mereka menghadapi kesulitan untuk mengadaptasinya.

•

Pemangku kepentingan primer biasanya adalah kelompok yang rentan. Mereka adalah yang menjadi alasan mengapa suatu proyek diselenggarakan – pengguna akhir. PEMANGKU KEPENTINGAN SEKUNDER termasuk semua orang dan lembaga yang mempunyai kepentingan pada sumber daya atau wilayah yang dibicarakan. Mereka adalah sarana yang melaluinya tujuan-tujuan proyek dapat dicapai, dari pada sebagai pengguna akhir darinya.

Kalau pemangku kepentingan tidak dikenali ada tahap perencanaan proyek, proyek itu akan menghadapi resiko kegagalan. Hal ini disebabkan oleh karena proyek tidak dapat memperhitungkan kebutuhan dan tujuan dari mereka yang akan berhubungan dengannya. Latihan

Pelajari gambar di bawah ini. Penduduk desa sangat prihatin tentang bendungan bagu yang tengah dikerjakandi lembah dekat mereka. Bendungan itu akan menyediakan air minum bagi kota. Telah diputuskan bahwa proyek ini perlu memfokuskan pada pemastian bahwa pendapat penduduk desa benar-benar didengarkan sehingga mata pencarian mereka tidak terpenaruh menjadi lebih buruk. Kenalilah berbagai pemangku kepentingan yang berbeda dari bendungan yang diusulkan itu dan tentukan mereka itu yang utama atau yang sekunder. pedesaan

Pertanian komersial Daerah yang akan terendam Lokasi bendungan kota Lokasi pompa air

Tentang Analisa Pemangku Kepentingan

Analisa pemangku kepentingan adalah perkakas yang sangat berguna untuk mengidentifikasi para pemangku kepentingan dan menjelaskan sifat kepentingan, peran dan kepentingan mereka. Analisa pemangku kepentingan menolong untuk: •

Meningkatkan pemahaman proyek tentang kebutuhan-kebutuhan mereka yang terpengaruh oleh suatu masalah.

• • • •

• • •

Menunjukkan betapa sedikitnya yang kita tahu sebagai orang luar, yang akan mendorong mereka yang tahu lebih banyak untuk berpartisipasi. Mengidentifikasi mereka yang berpotensi untuk menjadi pemenang dan yang kalah/rugi sebagai hasil dari proyek. Mengurangi, atau kalau bisa, menghilangkan potensi dampak negatif proyek Mengidedntifikasi mereka yang mempunyai hak, kepentingan, sumber-sumber, ketrampilan dan kemampuan untuk ambilbagian atau mempengaruhi jalannya proyek. Mengidentifikasi siapa yang perlu didorong untuk ambil bagian dalam perencanaan proyek dan pelaksanaannya nanti. Mengidentifikasi aliansi-aliansi yang berguna yang perlu dibangun. Mengidentifikasi dan mengurangi resiko yang mungkin mencakup. mengidentifikasi kemungkinan konflik kpentingan dan harapan di antara para pemangku kepentingan sehingga konflik dapat dihindari.

Analisa pemangku kepentingan hendaknya dilakukan pada waktu satu proyek yang mungkin dijalankan telah diidentifikasi. Analisa itu harus ditinjau ulang dalam tahaptahap berikutnya dari siklus proyek untuk mengecek bahwa kebutuhan para pemangku kepentingan telah tertangani sebagaimana mestinya. Sangatlah penting untuk menyadari bahwa ada resiko-resiko dalam melakukan analisa pemangku kepentingan: • •

Analisa itu hanya akan sebagus informasi yang digunakan. Kadang-kadang sukar untuk memperoleh informasi, dan sehingga perlu membuat banyak asumsi. Tabel-tabel dapat terlalu menyederhanakan situasi-situasi yang rumit.

Ada banyak cara untuk melakukan analisa pemangku kepentingan. Metode yang disajikan di bawah ini hanyalah salah satu pendekatan saja. Pendekatan yang digunakan akan beragam, tergantung pada jenis proyek yang diusulkan. Sebagai contoh, untuk suatu proyek advokasi kita perlu mempertimbangkan berbagai aspek para pemangku kepentingan dibanding dengan kalau proyek yang diusulkan adalah proyek pembangunan. Metode yang diberikan di bawah ini cukup umum dan dapat diadaptasi ke proyek apapun yang akan diusulkan. Idealnya, analisa pemangku kepentingan harus dilakukan dengan sebanyak mungkin perwakilan para pemangku kepentingan. Mungkin tidaklah terlalu praktis untuk selalu melakukannya sedemikian kalau para pemangku kepentingan itu sangat tersebar. Tetapi, kalau ada bahaya bahwa sekelompok pemangku kepentingan mungkin akan terkecualikan, maka perlu diinvestasikan lebih banyak waktu dan sumber-sumber untuk melakukan analisa pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa mereka tercakup dan dilibatkan. LANGKAH 1

METODE MELAKUKAN ANALISA PEMANGKU KEPENTINGAN Tabel Pemangku Kepentingan

Salin tabel di bawah ini ke dalam lembaran kertas yang lebar. PEMANGKU KEPENTINGAN

KEPENTINGAN

KEMUNGKINAN DAMPAK PROYEK

PRIORITAS

Primer

Sekunder

•

•

•

Daftarkan semua pemangku kepentingan yang mungkin di proyek. Bagi dalam kelompok pemangku kepentingan primer dan sekunder. Ingat untuk memasukkan baik yang mendukung maupun yang menentang, kelompok pengguna, kelompok yang rentan dan kelompok-kelompok lebih kecil lainnya yang relevan bagi proyek itu. Pada kolom kedua. Tuliskan kepentingan dari setiap pemangku kepentingan dalam hubungan dengan proyek dan tujuan-tujuannya. Kepentingan itu mungkin ada yang jelas. Tetapi mungkin saja ada kepentingan yang tersembunyi, sehingga mungkin perlu dibuat asumsi-asumsi tentang kepentingan-kepentingan kira-kira apa saja. Ingat bahwa setiap pemangku kepentingan mungkin mempunyai lebih dari satu kepentingan. Pada kolom ketiga, tuliskanlah perkiraan dampak dari proyek pada setiap kepentingan pemangku kepentingan. Ini akan menolong kita memahami bagaimana mendekati berbagai pemangku kepentingan yang berbeda selama perjalanan proyek. Gunakan simbol-simbol sebagai berikut: + Potensi dampak positif pada kepentingan - Potensi dampak negatif pada kepentingan +/- Kemungkinan dampak positif dan negatif pada kepentingan ? Tidak pasti

•

CONTOH

Pada kolom keempat, indikasikan prioritas yang harus diberikan oleh proyek kepada setiap pemangku kepentingan untuk memenuhi kepentingan mereka. Gunakan skala 1 s/d 5, di mana 1 adalah prioritas tertinggi.

Suatu masyarakat mengidentifikasi kebutuhan prioritas mereka adalah akses pada air bersih dan menghasilkan tabel analisa pemangku kepentingan berikut ini:

KEMUNGKINAN DAMPAK PROYEK

PRIORITAS

Masyarakat setempat Kesehatan lebih baik

+

1

Perempuan

Kesehatan lebih baik Jalan lebih dekat utk ambil air Kesempatan bergaul Keamanan waktu ambil air

+ + +

1

Anak-anak

Kesehatan lebih baik Jalan lebih dekat utk ambil air Punya waktu untuk bermain

+ + +

1

Penjual air

Pendapatan

-

2

Petugas Kesehatan masyarakat

Berkurangnya beban kerja Pendapatan

+ -

2

Gereja setempat

Keterlibatan pelayan gereja dalam proyek

+

3

LSM kesehatan

Kesehatan lebih baik

+

3

Departemen Kesehatan

Pencapaian target

+

4

Donor/donatur

Penggunaan dana yang efektif Pencapaian target kesehatan

+ +

4

PEMANGKU KEPENTINGAN

KEPENTINGAN

Primer

Sekunder

LATIHAN

Selesaikan tabel pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi kepentingan mereka bagi usulan pembangunan bendungan

LANGKAH 2

Tabel yang menunjukkan pengaruh dan pentingnya pemangku kepentingan Beberapa pemangku kepentingan akan lebih berpengaruh pada suatu proyek dibanding yang lainnya. Sementara ada beberapa pemangku kepentingan yang mempunyai posisi

untuk mempengaruhi proyek sehingga berhasil. Tetapi munkgin ada lainnya yang merasa terancam olehnya. Pertimbangkanlah bagaimana mendekati mereka yang kepentingannya akan terpengaruh secara negatif untuk menghindari konflik dan kemungkinan kegagalannya. Walaupun pemangku kepentingan primer biasanya mempunyai prioritas yang tertinggi, tabel itu akan menolong mengidentifikasi pemangku kepentingan mana yang perlu waktu untuk mendekatinya – baik mereka yang menjadi sekutu proyek, maupun yang akan menyebabkan masalah-masalah bagi proyek. Adalah penting bahwa kita tidak mengabaikan pemangku kepentingan primer, bahkan pada waktu kita berfikir mereka mempunyai pengaruh yang rendah. Tabel berikut ini menggabungkan pengaruh dan pentingnya para pemangku kepentingan sehingga kita dapat melihat posisi mereka dalam kaitan satu sama lain. PENGARUH adalah kuasa pemangku kepentingan yang dimiliki terhadap proyek PENTINGNYA adalah prioritas yang diberikan oleh proyek untuk memenuhi kebutuhan dan kepentingan masing-masing pemangku kepentingan.

Penting Rendah

Tabel menunjukkan pengaruh dan pentingnya pemangku kepentingan

Tinggi

Salin tabel di bawah ini ke dalam lembaran kertas yang lebar.

Rendah

Pengaruh

Tinggi

Periksalah daftar pemangku kepentingan pada tabel di LANGKAH 1. Bayangkanlah luasnya pengaruh yang mereka miliki dan sejauh mana mereka penting bagi proyek. Beri masing-masing pemangku kepentingan itu sebuah angka dan masukkan angka-angka itu pada suatu tempat yang tepat di tabel di atas. Kalau mempunyai pengaruh yang tinggi, tempatkan mereka di sebelah kanan pada tabel. Kalau pentingnya mereka bagi proyek tinggi, pindahkan angka mereka ke atas dalam tabel itu.

Tabel itu dapat di analisa sebagai berikut: Kotak A, B dan C adalah pemangku kepentingan kunci proyek, Mereka dapat mempengaruhi proyek secara signifikan atau punya peran penting kalau tujuan proyek hendak dicapai.

Kotak A Pemangku kepentingan yang pentingnya tinggi bagi proyek, tetapu dengan pengaruh yang rendah. Mereka membutuhkan inisiatif khusus untuk memastikan kepentingan mereka terlindungi.

Kotak B Pemangku kepentingan yang pentingnya tinggi bagi proyek, yang juga dapat mempengaruhi keberhasilan proyek. Pentinglah untk mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan mereka untuk memastikan dukungan dari mereka sebagaimana perlunya.

Kotak C Pemangku kepentingan dengan pengaruh tinggi yang dapat mempengaruhi terjadinya dampak proyek, tetapi yang kepentingannya tidak menjadi sasaran proyek. Pemangku kepentingan ini mungkin dapat menjadisumber resiko. Hubungan dengan pemangku kepentingan ini penting dan membutuhkan pemantauan yang teliti. Pemangku kepentingan ini mungkin dapat menimbulkan masalah bagi proyek dan mungkin terlalu beresiko untuk terus melanjutkan proyek.

Kotak D Pemangku kepentingan dengan prioritas rendah tetapi yang mungkin memerlukan pemantauan dan evaluasi terbatas untuk mengetahhui bahwa mereka tidak menjadi prioritas tinggi. CONTOH

Suatu masyarakat mengidentifikasi kebutuhan prioritas mereka adalah akses pada air bersih dan menghasilkan tabel berikut ini:

Tinggi Penting Rendah

Rendah

LATIHAN

LANGKAH 3

Pengaruh

Tinggi

Pemangku kepentingan primer

Pemangku kepentingan sekunder

1. Masyarakat setempat 2. Kaum perempuan 3. Anak-anak

4. Penjual air 5. Petugas kesehatan masyarakat 6. Gereja setempat 7. LSM Kesehatan 8. Departemen Kesehatan 9. Donor/donatur

Selesaikan tabel yang menunjukkan pengaruh dan pentingnya pemangku kepentingan bagi proyek pembangunan bendungan

Mengidentifikasi partisipasi yang tepat dari pemangku kepentingan Partisipasi adalah penting dalam bidang pembangunan masyarakat tetapi dalam prakteknya konsep ini banyak disalahgunakan. Partisipasi mempunyai arti yang berbedabeda bagi berbagai orang dalam situasi yang berbeda. Dalam pengertiannya yang paling luas partisipasi adalah keterlibatan orang-orang dalam proyek pembangunan. Sebagai contoh, seseorang dapat dikatakan telah berpartisipasi dengan: • • •

Menghadiri pertemuan, meskipun mereka tidak menyampai apapun dalam pertemuan itu Mengambil bagian dalam proses pengambilan keputusan Menyumbangkan bahan-bahan, uang dan tenaga

• •

Menyediakan informasi Menjawab pertanyaan suatu survai

Sering yang disebut sebagai proyek yang partisipatif tidak secara aktif membuat pemangku kepentingan terlibat (khususnya pemangku kepentingan primer) dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan proyek. Hal ini akan membawa pada kegagalan proyek. Partisipasi pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan di sepanjang siklus proyek (perencanaan proyek, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi) cenderung akan menghasilkan: • EFEKTIFITAS YANG SEMAKIN BAIK Partispasi meningkatkan rasa kepemilikan proyek oleh penerima manfaat, yang meningkatkan kemungkinan tujuan proyek dapat dicapai. • MENINGKATKAN KECEPAT-TANGGAPAN Kalau orang berpartisipasi pada tahap perencanaan, maka proyek cenderung akan lebih menargetkan usaha dan masukan pada kebutuhan-kebutuhan yang diketahui. • EFISIENSI YANG MENJADI LEBIH BAIK Kalau pengetahuan dan ketrampilan setempat digali, maka proyek cenderung akan berkualitas baik, berjalan sesuai anggaran dan selesai pada waktunya. Kesalahan-kesalahan dapat dihindari dan perbedaan-perbedaan pendapat dapat diperkecil. • KEBERLANJUTAN DAN DAMPAK BERKELANJUTAN YANG MENJADI LEBIH BAIK Akan ada lebih banyak orang yang bertekad untuk melaksanakan kegiatan setelah bantuan dari luar berhenti. • PEMBERDAYAAN DAN MENINGKATNYA KEMANDIRIAN Partisipasi aktif menolong mengembangkan ketrampilan dan kepercayaan diri di antara para penerima manfaat • TRANSPARANSI DAN TANGGUNG-GUGAT YANG MENJADI LEBIH BAIK, karena pemangku kepentingan diberi informasi dan kekuasaan untuk mengambil keputusan. • KESEDERAJATAN YANG MENJADI LEBIH BAIK kalau kebutuhankebutuhan, kepentingan dan kemampuan semua pemangku kepentingan diperhitungkan. Partisipasi aktif cenderung akan menghasilkan banyak manfaat walaupun bukan merupakan jaminan keberhasilan proyek. Mencapai partisipasi penuh tidaklah gampang. Semakin tinggi dalam diagaram semakin besar tingkat partisipasinya. Suatu organisasi perlu menentukan pada tingkat mana partisipasi untuk suatu proyek adalah yang terbaik. Partisipasi yang berbeda akan tepat bagi pemangku kepentingan yang berbeda pada tahap-tahap yang berbeda dari siklus proyek. REFLEKSI

• •

•

Dalam situasi seperti apakah partisipasi pada tingkat yang tertinggi mungkin bukanlah partisipasi yang tepat? Beberapa orang mungkin akan berkata bahwa dekat dengan tingkat terbawah ada keterlibatan masyarakat tetpi itu bukan partisipasi. Apakah perbedaan antara keterlibatan dan partisipasi? Kapankah keterlibatan mulai menjadi partisipasi? Dalam situasi seperti apakah tingkat partisipasi yang rendah mungkin merupakan partisipasi yang tepat

Tingkat-tingkat Partisipasi

Tindakan Oleh

Diadaptasi dari Pengantar untuk Siklus Program dan Proyek: buku pengangan pelatihan CIDT (2002), University of Wolvehampton

Tindakan Dengan

Memegang kendali; hampir tidak ada Masukan dari pihak lain

Kemitraan; bekerja dengan orang lain Untuk menetapkan prioritas dan arah tindakan

Tindakan Untuk/Dengan

Kendali; Tindakan bersama atau saling belajar

Kerja sama/kemitraan

Dimintai pendapat; orang lain menganalisa dan memutuskan arah tindakan

Tindakan Untuk

Konsultasi

Diberi informasi atau tugas; Orang lain menentukan agenda dan mengarahkan proses

Memberi Informasi

Tindakan Atas Dimanipulasi; tidak ada masukan atau kewenangan nyata

Keterpaksaan Diputuskan oleh Orang lain

Diputuskan oleh diri sendiri

Kemitraan adalah suatu bentuk partisipasi yang mana dua atau lebih pemangku kepentingan berbagi dalam pengambilan keputusan dan pengelolaan suatu kagiatan. Idealnya ini adalah partisipasi antara staff proyek dengan penerima manfaat. Tetapi, mencapai kemitraan dengan pemangku kepentingan primer dapat sangat sulit dicapai. Sejumlah masalah dapat muncul: •

• •

•

REFLEKSI

•

Partisipasi mungkin dilihat oleh pemangku kepentingan primer sebagai hal yang terlalu mahal dalam hal waktu dan dana kelau dibandingkan dengan manfaat yang diharapkan. Pemangku kepentingan primer mungkin tidak punya cukup informasi yang tepat untuk pengambilan keputusan yang efektif. Beberapa kelompok pemangku kepentingan mungkin menentang hak kelompokkelompok lain untuk berpartisipasi. Sebagai contoh, kaum perempuan mungkin terkecualikan dari partisipasi mereka dalam kepanitiaan untuk air. Organisasi atau gereja muingkin mempunyai struktur manajemen atau cara bekerja yang tidak mendukung partisipasi pemangku kepentingan primer. Apakah kemitraan itu mudah? Bagaimanakan tantangan-tantangan kemitraan mungkin dapat diatasi?

Untuk mengidentifikasi tingkat partisipasi mana yang tepat bagi para pemangku kepentingan, buatlah matriks ringkasan partisipasi sama seperti yang di bawah ini. Kolom-kolomnya menunjukkan tingkat-tingkat partispasi pada diagram di halaman sebelumnya. Baris-barisnya menunjukkan tahap-tahap siklus proyek. Kerjakanlah daftar pemangku kepentingan pada matriks pemangku kepentingan. Pikirkanlah tentang sejauh mana mereka boleh berpartisipasi untuk setiap tahap siklus proyek. Pertimbangkan seberapa banyak kepentingan dan pengaruh yang mereka miliki. Pastikan bahwa pemangku kepentingan berpartisipasi sepenuh mungkin untuk mendorong rasa kepemilikan terhadap proye. Matriks Ringkasan Partisipasi

Memberi informasi

Jenis Partisipasi Konsultasi Kemitraan

Kendali

Identifikasi Rancang Bangun Pelaksanaan dan Pemantauan

Peninjuan ulang

Evaluasi

Adalah penting untuk selalu merevisi tabel ini. Selama siklus masa hidup proyek kita mungkin menemui bahwa pemangku kepentingan yang kita pikir perlu berpartisipasi sebesar-besarnya ternyata tidak tertarik untuk berpartisipasi sama sekali. Atau kita mungkin menemukan bahwa untuk membuat orang lebih cepat tanggap pada bagaimana proyek dilaksanakan kita ingin mendorong beberapa pemangku kepentingan berpartisipasi lebih.

CONTOH

Suatu masyarakat pedesaan mengidentifikasi bahwa kebutuhan prioritas mereka adalah akses yang lebih baik pada air bersih dan mengisi suatu matriks di bawah ini dengan informasi berikut ini:

Memberi informasi Identifikasi Rancang Bangun

Pelaksanaan dan Pemantauan

LATIHAN

Donor

Donor

Peninjuan ulang

Donor

Evaluasi

Donor

Jenis Partisipasi Konsultasi Kemitraan

LSM Kesehatan Donor Masyarakat Perempuan Anak-anak Penjual air Petugas kesehatan

Kendali

Berbagai pihak dalam Staff proyek masyarakat LSM Kesehatan Departemen Kesehaan Gereja setempat Perempuan Anak-anak Staff proyek Penjual air Petugas kesehatan Perempuan Anak-anak Penjual air Petugas kesehatan Departemen Kesehatan LSM Kesehatan Masyarakat

Buatlah matriks ringkasan partisipasi untuk proyek dam Pada waktu tabel telah diselesaikan, pikirkan tentang bagaimana partisipasi dari para pemangku kepentingan itu dalam kenyataannya akan terjadi. Sebagai contoh, kalau kita berfikir bahwa kelompok kaum perempuan harus diajak konsultasi pada tahap perencanaan, pikirkanlah bagaimana hal ini akan dilakukan. Kita mungkin memutuskan untuk menyelenggarakan suatu pertemuan, atau untuk menghadiri salah satu dari pertemuan-pertemuan mereka. Adalah penting untuk mempertimbangkan pilihan-pilihan kita sehingga kita dapat memastikan bahwa mereka yang harus berpartisipasi dalam proyek kita akan menanggapi undangan kita. Masyarakat hendaknya memilih anggotanya yang akan mewakili mereka dalam kepanitiaan proyek. Dorong mereka supaya ada keseimbangan jender. Anggota-anggota ini mungkin membutuhkan pelatihal dan diskusi tentang peran yang diharapkan dari mereka dan tanggung jawab dalam proyek.

2.2.

Riset Semua pekerjaan pembangunan harus didasarkan pada informasi yang akurat, dapat dipercaya dan memadai. Informasi yang baik adalah penting untuk: • • • • • •

• •

Mengetahui konteks tempat proyekakan dilaksanakan Memahami sebab dan akibat isyu-isyu yang tengah ditangani Memahami apa yang sedang dilakukan oleh orang lain untuk menghindari tumpang tindah dan untuk bekerja sama kalau memang tepat untuk itu Memastikan bahwa tanggapan yang dilakukan mempertimbangkan semua faktor dan merupakan yang paling tepat dan efektif untuk situasi tersebut Memahami bagaimana perubahan-perubahan konteks sehingga tanggapan dapat menangani potensi kebutuhan masa depan atau mencegah terjadinya masalah Memberi alasan yang mendasar dan benar untuk rencana tindakan bagi organisasi kita, penerima manfaat, donor dan pihak lain yang ada hubungan kerja dengan kita. Belajar dari pengalaman keberhasilan dan kegagalan masa lalu Memberikan bukti dukungan yang baik untuk tanggapan yang dilakukan

Riset memungkinkan kita untuk menemukan fakta tentang kebutuhan. Hal ini akan menolong kita untuk mengetahui cara terbaik untuk menanganinya. Riset mencakup berbicara kepada orang-orang atau mengakses informasi tertulis. Suatu riset yang teliti melihat faktor-faktor sosial, teknis, economis, lingkungan dan politik. Pertimbangkan: • Sejarah wilayah kerja proyek • Geografi, cuaca, lingkungan hidup, misalnya: ciri-ciri utama, peta, komunikasi, wilayah, masalah musim, dsb. • Kependudukan – jumlah, usia dan profil jenis kelamin • Sistem dan struktur sosial – pembagian agama, status kaum perempuan, lembagalembaga sosial • Politik – hierarki kekuasaan setempat, pengaruh pemerintah pusat, misalnya: stabilitas, kebijakan tentang harga komoditi makanan • Agama dan pandangan dunia – kepercayaan keagamaan, kelompok-kelompok dan gereja • Budaya – norma-norma dan kebiasaan, kelompok-kelompo budaya lain di wilayah itu, bahasa • Kondisi kehidupan – tipe rumah, air dan sanitasi • Ekonomi – sumber pendapatan, tanaman, kepemilikan tanah, rata-rata pendapatan per hari • Pendidikan – sekolah, angka melek huruf • Kesehatan – angka kematian, penyebab kematian dan kesakitan, jasa layanan kesehatan yang ada • Jasa layanan dan program pembangunan yang ada – pemerintah atau LSM, pengalaman masyarakat sebelumnya

Pertanyaanpertanyaan untuk diajukan

•

•

•

•

•

Seperti apa keadannya sekarang? Sebagai contoh, kalau suatu komunitas mengidentifikasi kebutuhan prioritas mereka adalah air, kita mungkin ingin bertanya kepada mereka dengan “Berapa orang yang hidup di wilayah ini?”, “Seberapa banyak air yang dimiliki orang-orang saat ini?”, “Dari manaair diperoleh?”, “Bagaimana air diambil/diperoleh saat ini?”, “Berapa lama waktu yang diperlukan untuk memperoleh air?”, “Seberapa jernih air itu sekarang?” Bagaimana kebutuhan bertambah? Apa implikasinya di kemudian hari kalau kebutuhan itu tidak terpenuhi? Sebagai contoh, “Berapa banyak orang yang akan tinggal di wilayah ini dalam 5 tahun mendatang?” Bagaimana keadaan itu seharusnya? Kantor-kantor pemerintah atau buku-buku dapat memberikan informasi. Sebagai contoh, “Seberapa banyak air yang dibutuhkan oleh setiap orang untuk dapat hidup sehat?” Perbaikan-perbaikan apa yang mungkin dapat dilakukan? Ini berangkali mencakup usaha mendekati kantor-kantor pemerintah dan pakar-pakar teknis. Masyarakat juga harus diberikan kesempatan untuk menyampaikan pilihanpilihannya. “Sumber air bersih mana lagi yang tersedia di wilayah ini?”, “Siapa yang memiliki atau menguasai sumber-sumber lain itu?” “Pilihan-pilihan teknis apa yang ada?” Organisasi setempat lain apa yang menangani isyu yang sama? Siapa mereka? Dapatkah kita bekerja sama dengan mereka?

Informasi yang dikumpulkan dapat digunakan untuk data awal yang nantinya dibandingkan dengan kemajuan yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Gunakan gabungan informasi sekunder dan primer untuk memastikan bahwa yang diberitahukan kepada kita itu sahih.Sebagai contoh, kalau para anggota masyarakat mengatakan bahwa anak-anak mereka tidak bersekolah karena mereka tidak mampu membeli seragam sekolah, maka ada baiknya untuk mengecek para pejabat setempat apakah anak-anak memang membutuhkan segaram untuk digunakan. Terdapat banyak cara untuk mengumpulkan informasi. Beberapa kemungkinan didaftarkan di bawah ini. Adalah suatu godaan untuk mengumpulkan informasi sebanyakbanyaknya dan kemudian tidak mengambil tindakan apa-apa. Adalah penting untuk menyeimbangkan antara mempunyai cukup informasi untuk dapat bertindak dan mengumpulkan terlalu banyak sehingga tidak ada kesempatan untuk bertindak sama sekali. Meninjau informasi sekunder

Ini mecakup buku-buku, makalah-makalah penelitian akademik, terbitan pemerintah, internet dan media. Beberapa informasi dapat memberi arah yang salah. • •

Apakah fakta-fakta itu akurat? Apakah fakta itu didukung dengan bukti? Apakah informasinya tidak kedaluarsa dan baru? Mengapa suatu organisasi menyediakan informasi itu? Dapatkan sumbernya dipercaya?

Mengupulkan informasi sekunder

Hal ini mencakup: WAWANCARA Lihat Perkakas 2 di halaman … PEMETAAN MASYARAKAT Lhat perkakas 4 di halaman …. JALAN TRANSEK Daripada ditunjukkan ‘ladang terbaik’ atau ‘klinik terbaik’, rencanakan untuk suatu jalan transek untuk memperoleh gambaran yang baik tentang wilayah itu. Berjalan-jalanlah di desa itu bersama dengan informan kunci, mengamati, mendengar dan bertanya. Usahakan untuk berjalan menurut garis lurus menerabas wilayah itu, dan membuat catatan-catatan yang teliti tentang hal-hal yang terkait, misalnya, tanah, pertanian, sumber air dan kegiatan-kegiatan. Gambarkan temuan ke dalam suatu diagram seperti yang di bawah ini.

Dataran rendah

Dataran tengah •Sorgum •Jagung

Pegunungan

Tanaman

•Sorgum •Jagung •Kacang hijau

Penggunaan Lahan

•Pertanian •Penggembalaan

•Pertanian •Penggembalaan

•Penggembalaan •Tebang pohon

Masalah

•Kekurangan lahan

•Erosi •Kesuburan tanah rendah •Tidak ada air yang dekat

•Penggundulan hutan

Kesempatan

•Tenaga kerja diupah di pertanian •Pembibitan pohon

•Pengendalian Erosi •Penggunaan kotoran •Penanaman pohon

•Pepohonan

KALENDER MUSIM digunakan untuk menun-jukkan perubahan dari bulan ke bulan tentang suatu pokok seperti hujan, kegiatan Jan kerja, diet, kesakitan dan harga-harga. Tanyalah masyarakat tentang kapan Feb perhitungan tahun mereka mulai, nama bulan dan musim dan pilih yang mana yang Mar akan digunakan. Tandailah satuan-satuan itu di tanah atau pada kertas. Dengan Apr menggunakan batu, kacang-kacangan, mintalah mereka menandai jumlah dari hal Mei yang dibahas. Sebagai contoh, ijinkan mereka menaruk sebanyak sepuluh biji (batu) Jun sebanyak-banyaknya untuk satu pokok bahasan di setiap bulannya. Dorong mereka Jul untuk membicarakannya di antara mereka sendiri sampai terjadi kesepakatan. Tanyakan Agu mengapa angka-angkanya berbeda-beda. Contoh di atas menunjukkan bahwa Sep pendapatan pada bulan Februari dan April sangat rendah. Dengan bertanya seperti Okt “Mengapa pendapatan meningkat pada bulan Mei?” kita akan memperoleh banyak Nov informasi yang berguna. Dec

Sakit

Pendapatan

Kerja kebun

6

5

4

2

1

6

3

1

9

3

1

8

7

3

1

8

4

1

3

5

3

2

8

7

2

3

4

2

2

3

3

5

1

7

9

1

GARIS WAKTU Suatu garis waktu digunakan untuk menunjukkan peristiwa-peristiwa setemat, perubahan ekologis, penyakit dan kecenderungan kependudukan. Perlu disepakati berapa lama jangka waktu cakupan garis waktu ini. Gambarkan suatu garis lurus pada selembar kertas yang besar dan tulis di sana tahun-tahun yang disepakati di sepanjang garis itu. Mintalah masyarakat mendiskusikan peristiwa-peristiwa kunci untuk menuliskannya di situ. Contoh di bawah ini adalah garis waktu dari kesejahteraan, yang digunakan untuk merefleksikan kesejahteraan masyarakat dalam beberapa tahun terakhir ini. Peristiwa-peristiwa yang mempengaruhi kesejahteraan dimasukkan.

BURUK

BAIK

Panen baik Bangun lumbung

Panen baik Bangun kandang, ruang kelas dan rumah guru

Hujan sedang Gali sumur dangkal

Hujan cukup Perbaiki 2 Ruang kelas

Hujan merusak tanaman buat jamban dan bak air

Kekeringan kelaparan Pencurian ternak Migrasi

Tidak ada hujan Jalan 5 km utk ambil air dari danau

DIAGRAM VENN Untuk ini menggunakan lingkaran-lingkaran sebagai wakil orang, kelompok atau lembaga. Semakin besar lingkarannya, semakin penting mereka. Letak lingkaran-lingkran menunjukkan hubungan di antara mereka.

MATRIKS NILAI Gambar sebuah matriks dan gunakan biji-bijian atau kerikil untuk menggambarkan nilai, kategori, pilihan dan prioritas dari orang-orang setempat, misalnya pohon-pohonan, metode pelestarian tanah, jenis tanaman dan ternak. Dalam contoh di bawah ini orang-orang membandingkan pekerjaan yang dapat mereka lakukan di pasar.

Tukang Sol sepatu

Buat selai Jeruk

Buat piring dari daun

jual kue-kue Buat batu buah bata

jual kayu api

waktu

Untung Tenaga diperlukan

Pinjaman diperlukan

Kerja Keras

terbaik terburuk

2.3.

Analisa Masalah Sebelum kita dapat mulai membuat rancang bangun suatu proyek, kita perlu untuk menganalisa masalah yang diidentifikasi dalam tahap identifikasi proyek. Analisa masalah menolong pemangku kepentingan primer untuk mengenali sebab-sebab dan akibat dari masalah yang mereka hadapi. Hal itu mencakup kegiatan membuat suatu pohon masalah, yang darinya tujuan-tujuan proyek dapat ditentukan. Gunakan analisa pemangku kepentingan untuk menolong memilih siapa saja yang akan menolong membuat pohon masalah, dengan memastikan ada campuran orang dari masyarakat yang memiliki pengetahuan situasi setempat, pengetahuan teknis dan sebagaina. Analisa masalah dapat juga dilakukan dengan kelompok-kelompok pemangku kepentingan yang berbeda-beda untuk mengetahui sudut pandang mereka. Untuk menlong para pemangku kepentingan berfikir tentang semua sebab dan akibat, perhatikanlah apakah mereka telah mempertimbangkan faktor-faktor sosial, lingkungan hidup, politik, ekonomi dan teknis. Pohon masalah harus menolong memperkuat

temuan-temuan kita selama tahap riset dari perencanaan. Mungkin saja hal itu akan ada isyu-isyu baru yang muncul yang sebelumnya tidak dipertimbangkan.

Pohon Masalah

Pohon masalah memungkinkan para pemangku kepentingan untuk memperoleh akar dari prioritas kebutuhan mereka dan menyelidiki efek dari masalahnya.

METODE MEMBANGUN POHON MASALAH LANGKAH 1

Sepakati masalah utamanya, biasanya yang diidentifikasi selama tahap identifikasi proyek. Tuliskanlah itu pada sepotng kertas atau kartu dan tempelkanlah di tengah tembok atau letakkan di tengah lantai. Mungkin ada masalah lain yang diindetifikasi oleh masyarakat yang dapat di eksplorasi. Gambar pohon masalah untuk masalah-masalah itu dan bandingkan kemudian pada waktu mulai memikirkan apa yang sebenarnya akan ditangani oleh proyek.

LANGKAH 2

Identifikasi sebab-sebab dari masalah utama dengan bertanya “Tetapi Mengapa” sampai kita tidak dapat bertanya lebih jauh lagi. Tuliskan masing-masing sebab itu pada sepotong kerta atau kartu. Suatu masalah mungkin saja mempunyai dua sebab. Sebagai contoh:

Masalah utama Mengembangkan Pohon Maskah (SEBAB)

Tapi mengapa

Tapi mengapa

Lapangan kerja sedikit

Tidak ada yang dijual

Tapi mengapa

Panen Buruk

LANGKAH 3

Tapi mengapa

Pabrik setempat tutup

Tapi mengapa

Imigrasi

Identifikasi efek-efek dari masalah utama dengan bertanya “Lalu apa?” sampai kita tidak dapat bertanya lebih jauh lagi. Tuliskan setiap efek pada sepotong kertas atau kartu. Satu masalah bisa saja mempunyai lebih dari satu efek. Sebagai contoh

Anak-anak jadi putus sekolah

Mengembangkan Pohon masalah (EFEK)

Lalu apa

Tidak ada uang Untuk bayar sekolah Lalu apa

Hasil panen berkurang

Lalu apa

Tidak ada uang Untuk beli bibit Lalu apa

Dorong terjadinya diskusi dan pastikan peserta merasa bebas memindah-mindahkan kertas atau kartu tersebut.

Periksa seluruh pohon masalah untuk memastikan bahwa setiap masalah secara logis memimpin kepada masalah berikutnya.. LANGKAH 4

CONTOH

Pohon masasederhana

Salinlah pohon masalah dalam selembar kertas besar. Gambar dalam garis-garis verkital untuk menunjukkan adanya sebab atau efek yang sama.

Anak-anak jadi putus sekolah | | Pendapatan Gizi | Berkurang Memburuk Uang untuk Angka kematian | | bayar sekolah meningkat | | bekrurang | |____________| | | Wakut untuk | | berladang berkurang Beli air Penyakit meningkat | | | |___________________| | Biaya cari air Menggunakan sumber meningkat yang kotor | | |_______________________________________| | EFEK

SEBAB

KEKURANGAN AIR BERSIH

| ____________________________|____________________________ | | | | | | | | | | Meningkatnya Meningkatnya Sumur tidak Sumur terbuka Sumur kebutuhan air kebutuhan air untuk cukup kering pompa untuk pertanian rumah tangga | rusak | | | Metode pertanian Tekanan permukaan air dengan menggunakan pendukuk tanah menurun banyak air Pohon Tujuan

Suatu pohon tujuan (obyektif) adalah mirip dengan suatu pohon masalah kecuali, pohon itu melihat pada tujuan (obyektif) daripada masalah. Pohon tujuan dapat dikembangkan

Tanpa mengidentifkasi masalah-masalah, tetapi cara yang termudah membuat pohon tujuan adalah dengan membalik pohon masalah. Untuk melakukan ini, ubahlah setiap penyebab dalam pohon masalah menjadi pernyataan yang positif. Sebagai contoh, ‘hasil panen yang buruk’ akan menjadi ‘hasil panen meningkat.’ Dengan melakukan itu akan diperoleh pohon tujuan. Apakah satu tingkatan tujuan akan mencapai tujuan berikutnya? Tambahkan, kurangi atau ubah tujuan-tujuan itu bila perlu. Mungkin akan ada beberapa sebab dekat bagian bawah pohon yang sangat umum sifatnya. Hal-hal sedemikian itu agak sukar diubah menjadi tujuan yang mudah ditangani sebagai suatu proyek. Melainkan penyebab masalah itu menjadi hambatan bagi proyek yang perlu diperhatikan pada waktu melakukan penilaian resiko. Kita mungkin nantinya akan memutuskan untuk memfokuskan pada suatu proyek atau program mengenai isyu itu dengan mengembangkan suatu pohon masalah dengan isyu sebagai masalah utama. Memfokuskan Proyek

Kalau kita mencoba menangani semua tujuan (obyektif) yang telah kita identifikasi, kita akan menemukan bahwa hal itu akan menjadi proyek yang sangat mahal dan lama. Karena itu penting sekali untuk memfokuskan pada satu atau dua bidang dari pohon masalah saja. Kalau kita sudah membuat lebih dari satu pohon tujuan, kita perlu memutuskan pohon tujuan mana yang akan menjadi fokus proyek kita.

KEKURANGAN AIR BERSIH | ____________________________|____________________________ | | | | | | | | | | Meningkatnya Meningkatnya Sumur tidak Sumur terbuka Sumur kebutuhan air kebutuhan air untuk cukup kering pompa untuk pertanian rumah tangga | rusak | | | Metode pertanian Tekanan permukaan air dengan menggunakan pendukuk tanah menurun banyak air

Ajukan pertanyaan-pertanyaan ini: • •

Tujuan yang mana yang akan kita tangani? Kombinasi tujuan yang mana yang paling memungkinkan perubahan yang paling positif?

Isyu-isyu untuk dipertimbangkan adalah: • • • • • • •

Biaya Manfaat bagi pemangku kepentingan primer Tujuan-tujuan yang paling memungkinan dicapai Resiko (lihat hal …) Apakah organisasi lain telah menangani hal tersebut Keberlanjutan Dampak pada lingkungan hidup

Lihat pada pohon tujuan dan indentifikasi cabang-cabang yang akan dapat ditangani oleh proyek. Sebagai contoh, untuk pohon tujuan di atas, mungkin saja diputuskan untuk menangani cabang di sebelah kanan. (Lingkari). Ada baiknya untuk kembali ke pohon tujuan pada waktu mulai memikirkan asumsiasumsi proyek. Semua tujuan yang ada di sebelah kiri pohon tujuan dapat dilihat sebagai hambatan-hambatan yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek.

2.4.

Kerangka Acuan Logis (KAL) Sekarang sewaktu proyek telah diidentifikasi dan informasi rinci telah dikumpulkan, kita dapat mulai membuat rencana tentang bagaimana pastinya proyek akan berfungsi. Cara yang dapat bermanfaat untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan Kerangka Acuan Logis (KAL) catatan: dari kata Logical Framework atau disingkat log fram. Proses mengerjakan KAL menolong untuk memikirkan sema faktor yang harus dipertimbangkan dalam melakukan perencanaan proyek dengan baik. Bahkan sewaktu orang tidak merencanakan mengembangkan suatu KAL barangkali akan membantu untuk menggunakan perkakas yang termasuk sebagai bagian pendekatan KAL sewaktu merencanakan suatu proyek. Apakah KAL Itu? KAL adalah suatu perkakas yang digunakan untuk menolong memperkuat rancang bangun proyek, pelaksanaan dan evaluasinya. Walaupun dikerjakan selama tahap perencanaan suatu proyek, KAL adalah suatu dokumen yang hidup, yang akan dilihat kembali dan diubah-ubah selama siklus masa hidup proyek. KAL adalah satu tabel yang terdiri dari empat lajur dan empat kolom, yang ke dalamnya semua bagian-bagian kunci suatu proyek dapat dimasukkan sebagai suatu pernyataan yang jelas: goal, tujuan, keluaran dan kegiatan proyek dengan indikator, bukti dan asumsi-asumninya. Dokumen itu menunjukkan struktur proyek dn menjelaskan proyek secara logis. KAL tidakmenunjukkan setiap rincian proyek. Itu adalah ringkasan keseluruhan faktor-faktor proyek. Rincian proyek dapat disajikan dalam dokumen lain, seperti proposal, anggaran dan jadwal kegiatan yang akan disertakan bersama dengan KAL.

Kerangka Acuan Logis

RINGKASAN

INDIKATOR

BUKTI

ASUMSI

Goal Tujuan Keluaran Kegiatan Hampir semua lembaga donor menggunakan KAL di atas. Tetapi beberapa lembaga memutar KAL nya sehingga bagian yang berisi tujuan berada di sepanjang lajur atas dari kiri ke kanan dengan ringkasan, indikator, bukti dan asumsi berada di kolom kiri dari atas ke bawah. Dengan telah melakukan analisa pemangku kepentingan dan melakukan riset, kita dapat menjawab pertanyaan. “Di mana kita sekarang?” KAL menanyakan serangkaian pertanyaan-pertanyaan lebih lanjut: • • • • •

Di mana kita ingin berada? (GOAL, TUJUAN) Bagaimana kita akan sampai ke sana? (KELUARAN DAN KEGIATAN) Bagaimana kita tahu bahwa kita sudah sampai di sana? (INDIKATOR) Apa yang akan memberi tahu kita bahwa kita sudah sampai di sana? (BUKTI) Potensi masalah apa saja yang mungkin terjadi di sepanjang perjalanan proyek? (ASUMSI)

Mengapa menggunakan KAL? KAL berguna karena: • • • • • •

Menolong orang mengorganisir cara berfikirnya Menolong orang berfikir secara logis Menolong mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dalam rancan bangun proyek Memastikan indikator kunci telah diidentifikasi dari awal proyek sehingga pemantauan dan evaluasi akan menjadi lebih mudah. Memastikan orang-orang yang terlibat dalam proyek akan menggunakan istilahistilah yang sama Menolong orang meringkaskan suatu rencana proyek dalam beberapa halaman kertas. Hal ini menolong orang untuk menyederhanakan mengkomunikasikan rencana proyek dengan orang lain, walaupun KAL tidak dimaksud untuk menggantikan penulisan suatu proposal penuh.

Tetapi, pendengak KAL mempunyai kelemahan-kelemahan: • •

Pengelolaan proyek dapat menjadi kaku, kecuali bila KAL secara terus menerus ditinjau dari waktu ke waktu dan disesuaikan. Karena pendekatan ini melibatkan partisipasi dari berbagai pemangku kepentingan, diperlukan kepemimpinan dan ketrampilan fasilitasi yang baik untuk memastikan para pemangku kepentingan mengerti pendekatan ini dan secara aktif dapat berpartisipasi/

•

•

Karena pendekatan ini dibangun di atas analisa suatu masalah, mungkin dianggap tidak tepat di suatu budaya di mana orang tidak membicarakan masalah secara terbuka. Istilah-istilah yang digunakan dapat kedengarannya menakutkan bagi beberapa pemangku kepentingan. Karenanya pendekatan ini dapat sangat sulit untuk dipahami di beberapa budaya tertentu.

Siapa yang harus mengerjakan KAL? Bila memungkinan, para pemangku kepentingan primer harus dilibatkan dalam mengembangkan KAL. Hendaknya KAL dikembangkan oleh orang-orang yang paling dekat terlibat dalam pelaksanaan proyek. Sangat mungkin, konsep KAL tidak dapat dipahami oleh para pemangku kepentingan primer. Tetapi karena proses sama pentingnya dengan hasil akhir, maka suatu proses partisiapatif dapat digunakan untuk membimbing para pemangku kepentingan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan menolong mereka untuk mengidentifikasi beberapa komponen proyek. Kemudian KAL dapat dikembangkan oleh staff proyek. Istilah-istilah? Berbagai organisasi yang berbeda menggunakan istilah yang berbeda untuk komponenkomponen KAL. Kita jelaskan istilah-istilah itu di bawah ini. Sewaktu kita memyadari adanya istilah yang berbeda yang digunakan oleh organisasi lain, kita akan menggunakan istilah itu dalam tanda kurung. Istilah-istilah itu akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian tentang membuat suatu KAL.

Ringkasan (Intervensi logis)

Bagian Ringkasan ini menjelaskan secara berurutan tentang obyektif proyek: apa yang diharapkan dicapai dan bagaimana mencapainya. Ada beberapa kata yang berbeda untuk menjelaskan berbagai obyektif. Kita menggunakan istilah ‘obyektif’ dengan pengertian umum sebagai perubahan yang diinginkan. Dalam KAL, bagian ringkasan memisahkan obyektif dalam berbagai tingkat yang berbeda untuk membangun hierakti obyektif dan menggunakan istilah-istilah tertenu untuk merujuk setiap tingkat.

Goal Goal menunjuk pada masalah keseluruhan yang akan ditangani. Kadang-kadang hal itu

merujuk pada obyektif pembangunan yang lebih besar. Hal ini dapat berupa pendapatan yang lebih baik, akses pada air bersih yang lebih baik atau menurunnya tindak kejahatan. Contoh: Meningkatnya produktifitas pertanian oleh para petani gurem

Tujuan Tujuan adalah perubahan spesifik yang kita inginkan disumbangkan oleh proyek bagi

pencapaian goal proyek. Kadang-kadang disebut juga sebagai Obyektif Proyek Langsung. Contoh: Metode-metode pertanian dan varietas padi yang lebih baik yang diadopsi oleh petani gurem.

Keluaran Keluaran adalah apa yang ingin kita lihat sebagai hasil kegiatan-kegiatan kita untuk mencapai tujuan di atas.

Contoh: Tersedianya dan didistribusikannya varietas tanaman yang lebih baik yang dapat diterima para pengguna.

Kegiatan Kegiatan menguraikan tugas-tugas yang akan dilaksanakan. Contoh: Riset partisipatif petani dalam menjajagi jenis-jenis tanaman

Indikator Indikator menjawab pertanyaan, ‘Bagaimana kita mengetahui kalau kita telah sampai di Terukur (Indikator Terukur secara Obyektif – OVI/ITO)

sana?’ Indikator itu adalah tanda-tanda untuk mengukur kinerja proyek dibandingkan dengan obyektif dan mempunyai peranan penting dalam pemantauan dan evaluasi proyek. Contoh: 75% petani gurem di lingkungan klasis telah mengadopsi varietas baru padi pada akhir tahun ke 3.

Bukti Bukti merujuk pada sumber informas yang diperlukan untuk mengukur kinerja, siapa

Alat Verifikasi – MoV/AV

yang bertanggung jawab untuk mengumpulkannya dan seberapa sering. Contoh: Survai sampel dilakukan oleh staff proyek pada akhir tahun ke 3.

Asumsi Asumsi-asumsi merujuk pada kondisi yang dapat mempengaruhi kemajuan, keberhasilan atau keberlanjutan jangka panjang proyek. Kondisi itu mungkin adalah faktor-faktor internal ang di luar kontrol proyek atau yang kita memilih untuk mengontrolnya. Adalah memungkin untuk dapat mengurangi kerentanan proyek terhadap faktor-faktor yang tidak dapat dikontrol. Hal itu mencakup perubahan cuaca, perubahan harga dan kebijakan pemerintah. Mengerjakan KAL Kunci untuk mengerjakan suatu KAL adalah mengisi hieraki tujuan dengan mengerjakannya dari atas ke bawah pada kolom Ringkasan. • Kemudian mengisi dari bawah ke atas dalam kolom Asumsi • Kemudian mengisi ke samping dari setiap lajur Indikator dan Bukti untuk setiap lajur obyektif Dengan mengerjakan KAL secara sedemikian itu, kita menghindari untuk tidak terlibat terlalu rinci sebelum struktur proyek dikembangkan. •

Cara terbaik mengerjakan KAL adalah menggunakan beberapa lembar kertas besar dan sebuah pensil atau secarik kertas catatan. Dengan cara ini perubahan-perubahan dapat dilakukan selama diskusi berlangsung tanpa membuatnya kelihatan tidak rapi. TAHAP 1 RINGKASAN OBYEKTIF Kerjakan dari atas ke bawah pada kolom Ringkasan dari KAL, dengan menuliskan pernyataan ringkas pada setiap tingkat obyektif. Untuk melakukan hal ini rujuklah pohon tujuan yang telah dibuat sebelumnya (hal…)

Hierarki Tujuan

Setiap lapisan tujuan pada cabang pohon tujuan yang telah dilingkari berkaitan dengan tingkat-tingkat dalam hierarki tujuan.

MASALAH UTAMA menjadi Tujuan

MASALAH UTAMA

SEBAB yang diidentifikasi …

…Keluaran

… dan Kegiatan

Penjelasan tentang Obyektif

Goal Ini adalah goal pembangunan yang lebih besar dan jangka panjang. Ini adalah keadaan yang diinginkan di mana suatu kebutuhan atau masalah tidak lagi ada atau telah secara signifikan menjadi jauh lebih baik. Proyek ini akan menyumbangkan sesuatu bagi terpenuhinya dampak jangka panjang ini, tetapi tidak proyek dimaksudkan untuk mencapainya. Goal ini mungkin saya isinya sama untuk beberapa proyek yang berbeda dan proyek dari organisasi yang berbeda pula. Goal ini mungkin tujuan pembangunan pemerintah atau malah Goal Pembangunan Milenium (Millenium Development Goal – MDG). Contoh: • Meningkatnya kesehatan anak-anak • Menurunnya kejadian dan dampak penyakit berkaitan dengan diare Tujuan Perubahan apa atau manfaat apa yang kita inginkan dicapai oleh proyek? Usahakan untuk memasukkan manfaat material dan perubahan sosial positif dalam pernyataan tujuan. Contoh: • Meningkatnya cakupan imunisasi di wilayah proyek • Meningkatnya akses dan penggunaan air bersih di wilayah klasis

Keluaran Keluaran apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan? Dengan perkataan lain, apa yang akan dihasilkan oleh proyek? Keluaran adalah hal-hal yang berada dalam kontrol tim proyek. Biasanya terdapat tiga sampai enam keluaran. Contoh: • Tim petugas kesehatan diperkuat dan berfungsi • Membaiknya sumber-sumber air bersih Kegiatan Bagaimana kita akan menghasilkan keluaran? Sangatlah mungkin akan terdapat daftar kegiatan- kegiatan yang panjang sekali dari untuk dilakukan. Tetapi KAL tidak memerlukan rincian yang terlalu banyak. Daftar kegiatan yang lebih rinci hendaknya disajikan secara terpirah dalam jadwal kegiatan (lihat halaman …) Pernyataan-pernyataan kegiatan harus dimulai dengan kata kerja aktif Contoh: • Merekrut petugas-petugas kesehatan • Meningkatkan kualitas sumur-sumur yang ada dan membuat sumur-sumur baru. Tidaklah penting untuk menetapkan target (kuantitas maupun kualitas) pada tahan ini. Hal ini dapat dilakukan pada kolom 2 (indikator-indikator) dikerjakan. Gunakan sistem penomeran sehingga kegiatan terhubungkan dengan keluaran masing-masing (lihat contoh KAL pada hal …)

Latihan

Uji ‘Jika – Maka’

Bayangkan anda sedang mengorganisasikan acara pernikahan. Kira-kira goal, tujuan, keluaran dan kegiatan apa saja? Tuliskanlah dalam sebuah kartu dan letakkanlah kartukartu itu dalam sebuah pohon tujuan. Sewaktu kita telah mengisi obyektif untuk setiap tingkat, kita harus memastikan bahwa pernyataan-pernyataan ini terhubung secara logis satu sama lain. Untuk melakukan ini kita menggunakan Uji ‘Jika – Maka’: • • •

Lihat pada kegiatan. Jika kita melakukan semua kegiatan, maka apakah hal itu akan menghasilkan keluaran? Lihat pada keluaran. Jika keluaran dihasilkan, maka apakah hal itu akan mencapai tujuan? Kalau tujuan tercapai, maka apakah hal itu akan menyumbang bagi terwujudnya goal?

Sebagai contoh: •

Kalau kita melatih anggota masyarakat untuk memelihara dan memperbaiki sumur pompa (kegiatan), maka sumber air bersih akan menjadi lebih baik (keluaran)

• • Latihan

Latihan

Kalau sumber air bersih menjadi lebih baik (keluaran), maka akses pada air bersih akan menjadi lebih baik (tujuan). Kalau aksespada air bersih menjadi lebih baik (tujuan), maka kejadian dan dampat penyakit-penyakit terkait diare akan menurun (goal).

Periksalah obyektif dari acara pernikahan di atas.

Bayangkan anda sebagai bagian dari suatu tim sepakbola. Obyektif berikut ini telah diidentifikasi: • GOAL Menjadi tim sepakbola terbaik di dalam negri • TUJUAN Memenangkan pertandingan berikutnya • KELUARAN Serangan yang berhasil dan pertahanan yang berhasil • KEGIATAN Tendang bola, tembak bola dan hadang musuh Jika kita tendang, tembaj bola dan hadang lawan, maka apakah ini kemudian akan menghasilkan serangan dan pertahanan yang berhasil? Jika serangan dan pertahanan kita berhasil baik, maka apakah ini kemudian mencapai tujuan memenangkan pertandingan? Perubahan-perubahan apa yang kiranya diperlukan untuk membuat obyektif kita tercapai?

CONTOH KAL dengan kolom 1 telah dikerjakan RINGKASAN INDIKATOR Menurunnya kejadian dan Goal dampak penyakit diare Meningkatnya akses dan Tujuan penggunaan air bersih di wilayah klasis Keluar- 1. Terbentuknya sistem manajemen partisipatif an untuk identifikasi kebutuhan, perencanaan dan pemantauan 2. Sumber air bersih menjadi semakin baik 3. Meningkatnya kesadaran masyarakat tentang praktek kebersihan yang baik Kegiatan 1.1. Membentuk panitia pengguna air (PPA) 1.2. Selenggarakan pelatihan bagi anggota PPA dalam hal survai, perencanaan, pemantauan dan penulisan proposal 1.3. Masyarakat melakukan survai data awal dan pemantauan tentang penggunaan air dan kebutuhan dan menyerahkan proposal 1.4. Selenggarakan perencanaan bersama antara Klasis, PAM Kabupaten dan PPA wilayah 2.1. PPA memilih petugas air desa (PAD) dan menyepakati imbalannya 2.2. Melatih PAD untuk menggali, memelihara dan memperbaiki pompa air tangan 2.3. Meningkatkan sumursumur yang ada dan menggali sumur baru 2.4. Mengatur agar PAM

BUKTI

ASUMSI

Kabupaten menguji air 2.5. PAD memelihara dan memperbaiki pompa air tangan 3.1. Latih penyuluh kesehatan masyarakat (PKM) untuk meningkatkan pengetahuan mereka tentang diare dan pentingnya praktek kebersihan yang baik 3.2. PKM melatih laki-laki, perempuan dan anak-anak tentang praktek kebersihan yang baik Tahap 2

ASUMSI-ASUMSI Kita telah memeriksa bahwa setiap obyektif harus membimbing pada yang di satu tingkat lebih tinggi dengan menggunakan uji “Jika – Maka.” Tetapi kita tidak akan pernah dapat memastikan bahwa setiap obyektif akan membimbing pada yang satu tingkat di atasnya karena selalu ada saja resiko bahwa faktor-faktor eksternal akan mempengaruhi hubungan-hubungan itu. Banyak proyek yang gagal bukan karena rancan bangunnya yang buruk, tetapi karena kurangnya perhatian pada faktor-faktor itu yang bisa di luar kontrol proyek atau terlalu sulit dan terlalu mahal untuk mengendalikannya. Dalam KAL kita perlu menunjukkan bahwa kita telah memikirkan tentang apa saja kira-kira faktorfaktor tersebut. Untuk menyelesaikan kolom asumsi pada KAL, pertama-tama pertimbangkanlah resikoresiko yang ada hubungannya dengan proyek.

Pabrik Sabun ZAPO Maaf sekali, tapi Kami tidak bisa Lagi mendukung Klub sepak bola

Resiko dan mimpi buruk terbesar ku

Penilaian Resiko

Resikoadalah potensi kejadian-kejadian yang tidak diinginkan. Setiap kegiatan mempunyai peluang resiko. Kalau hal itu terjadi, beberapa resiko akan mempengaruhi kegiatan lebih dari lainnya. Penilaian resiko menolong untuk mengidentifikasi dan mempertimbangkan kemungkinan terjadinya beserta dampaknya. Resiko kemudian dapat dikelola dengan mengubah rencana proyek untuk memastikan bahwa resiko dapat diperkecil. Kemungkinan-kemungkinan resiko dapat termasuk: • • • • •

Berkaitan dengan Cuaca - hujan Manusiawi – pemogokan kerja, penerima manfaat tidak mau mencoba teknik baru, staff proyek pindah kerja Ekonomi – harga komoditi pertanian tidak stabil Politik – Kebijakan pemerintah Proyek organisasi lain tidak berjalan sesuai jadwal

METODE PENILAIAN RESIKO Mulai dengan beberapa lembar kertas besar LANGKAH 1

Carilah resiko dengan: • •

Melihat pada berbagai analisa yang telah dilakukan, misalnya, analisa pemangku kepentingan, ekonomi, lingkungan, sosial dan analisa masalah. Kembali ke pohon obyektif proyek (hal …) dan pertimbangkan hambatanhambatan yang mungkin terjadi

•

LANGKAH 2

Melihat kembali setiap obyektif dalam KAL dan melakukan curah pendapat tentang asumsi yang harus dibuat agar obyektif yang lebih tinggi dapat tercapai. Serangkaian pertanyaan yang berguna yang dapat ditanyakan adalah: o Kalau kita melakukan kegiatan ini, apa yang dapat menghentikan dari menghasilkan keluaran-keluaran ini? o Kalau kita berhasil menghasilkan keluaran-keluaran ini, apa yang akan menghentikan kita dari pencapaian tujuan? o Kalau tujuan tercapai, apa yang akan menghentikannya dari sumbangannya pada terwujudnya goal?

Gunakan matriks Dampak/Probabilitas untuk mengevaluasi resiko Daftarkan semua resiko dan beri nomer. Lalu pertimbangkan bagaimana kemungkinan masing-masingnya akan terjadi (probabilitas) dan dampak seperti apa dari setiap resiko. Pikirkanla dampaknya pada keberhasilan proyek dan juga pada penerima manfaat. Buatlah nomer-nomernya dalam matriks. Sebagai contoh, dalam suatu proyek untuk meningkatkan hasil panen, resiko pertama yang diidentifikasi mungkin adalah bahwa para petani tidak mau mengadopsi jenis bibit baru. Kemungkinan terjadinya (probabilitas) hal ini adalah sedang dan danpak resiko ini pada proyek adalah tinggi. Jadi hal itu diletakkan pada kotak yang relevan.

RENDAH

DAMPAK SEDANG

RENDAH SEDANG TINGGI

TINGGI 1 2

1. Petani mungkin tidak mau mengadopsi jenis bibit bera 2. Hujan mungkin tidak turun LANGKAH 3

Pikirkanlah langkah-langkah yang akan mengurangi atau menghilangkan resiko. Kita mungkin akan kurang memperhatikan yang kemungkinan terjadinya dan dampaknya rendah, walaupun langkah sederhana mungkin akan mengurangi resiko-resiko tersebut. Sangatlah penting untuk memberi perhatian pada resiko yang berada di bawah pada kolom sebelah kanan dalam matriks Dampak/Probabilitas (dampak tinggi dan kemungkinan terjadi juga tinggi) karena resiko-resiko ini khususnya, mengancam keberhasilan proyek. Kalau resiko ini tidak dapat dikurangi barangkali lebih baik membatalkan proyek. Sebagai contoh, resiko bahwa para petani mungkin tidak mau mengadopsi jenis bibit baru sangatlah penting. Langkah yang dapat diambil untuk mengurangi resiko itu adalah dengan memastikan petani para petani dilibatkan dalam pemilihan jenis bibit baru. Kalau hujan tidak turun, proyek akan gagal. Irigasi mungkin perlu dipertimbangkan sebagai salah satu obyektif proyek.

Ingatlah untuk meneambah langkah-langkah pengurangan resiko ini pada obyektif proyek. Dalam kaitannya dengan KAL, ini berarti menambah kegiatan dan barangkali keluarannya juga. Memasukan resiko ke dalam KAL

Sekarang kembalilah ke KAL dan tulis resiko-resiko sebagai asumsi-asumsi pada kolom 4 dari KAL. Ini adalah resiko yang mungkin dapat membuat proyek benar-benar gagal kalau hal itu terjadi. Jadi beberapa resiko dapat dipandang sebagai kritis yang kita mungkin memutuskan untuk tidak melanjutkan proyek sama sekali. Diagaram di bawah ini kiranya akan menolong untuk memutuskan resiko yang perlu dimasukkan dalam KAL sebagai asumsi-asumsi.

Pohon Keputusan Resiko

APA RESIKO INI BERDAMPAK TINGGI

Diadopsi dari AusGUIDELines (2002) AusAID, halaman 25

TIDAK

YA

MASUKKAN KE DALAM KAL

MUNGKIN

Monitor resiko dan cari jalan untuk menguranginya

Perbaiki Rancang bangun proyek, mis: tambah kegiatan atau keluaran, tulis ulang tujuan

APA AKAN TERJADI

TAK MUNGKIN

JANGAN MASUKKAN KE DALAM KAL

HAMPIR PASTI

YA

Apakah mungkin memperbaiki rancang bangun proyek dan mempengaruhi faktor internal

TIDAK

Proyek Resiko tinggi yang mungkin sebaiknya dibatalkan

Begitu kita dapat mempertimbangkan semua resiko, kita dapat mengubahnya menjadi asumsi Resiko dan asumsi

Resiko adalah pernyataan negatif tentang apa yang mungkin akan salah. Asumsi mengubah resiko menjadi pernyataan positif. Hal itu adalah kondisi yang perlu dipenuhi agar proyek dapat berlanjut.

Sebagai contoh, pikirkanlah suatu resiko dalam suatu proyek penyuluhan pertanian. Dengan mengatakan ulang kalimat itu dan membuatnya menjadi positif dari pada negatif, resiko dapat diubah menjadi asumsi. RESIKO Petani mungkin tidak mau mencoba jenis bibit padi baru ASUMSI Petani mau mencoba jenis bibit padi baru Adalah biasa untuk menulis asumsi-asumsi dari pada resiko di kolom 4. Hindari pencampuradukan resiko dengan asumsi. Biasanya terdapat lebih sedikir asumsi pada tingkat kegiatan dan tingkat ketidakpastian akan bertambah untuk obyektif yang lebih tinggi. Hal ini disebabkan kita lebih tidak mempunyai kendali terhadap tujuan-tujuan yang lebih tinggi. Lebih mudah mengubah kegiatan atau menambah yang baru untukmengurangi resiko. Akan lebih sukar untuk mengambil tindakan terhadap beberapa resiko yang mengancam penggunaan keluaran-keluaran untuk mencapai tujuan atau bagaimana tujuan menyumbang bagi terwujudnya goal. Pikirkanlah Suatu proyek Penyuluhan pertanian

•

•

•

Uji Jika dan Maka

‘Menyediakan bibit padi dan petunjuk’ mungkin merupakan kegiatan. ‘Program pelatihan dirancang dan dilaksanakan’ mungkin adalah keluaran. Ini adalah tanggung jawab manajer proyek. Kalau hal-hal itu tidak dilaksanakan maka manjar proyek dapat dimintai pertanggungjawaban untuk kegagalan proyek. Kalau hal-hal itu disediakan dan terjadi maka ia dapat dipuji untuk keberhasilan proyek. Tujuan proyek mungkin ‘meningkatnya hasil panen rata-rata petani di wilayah proyek.’ Manajer proyek tidak sepenuhnya bertanggung jawab kalau hal itu tidak tercapai. Sebagai contoh, klien mungkin tidak sepenuhnya menerapkan pelatihan yang mereka terima. Ada beberapa langkah yang dapat diambil untuk mengurangi resiko, seperti misalnya petani dilibatkan dalam proyek pada tahap awal dalam rangka untuk meningkatkan rasa memiliki dan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Tetapi kita tetap mempunyai lebih sedikit kontrol terhadap pencapaian tujuan dari pada keluaran dan kegiatan.

Untuk setiap obyektif dalam KAL, pikirkanlah asumsi-asumsi yang perlu dibuat agar obyektif pada suatu tingkat mencapai obyektif di tingkat di atasnya. Ujilah logikanya menggunakan Uji Jika dan Maka:

RINGKASAN GOAL TUJUAN

INDIKATOR

BUKTI

ASUMSI

KELUARAN

MAKA

KEGIATAN

JIKA DAN

Sebagai contoh: •

•

•

Jika kita melatih anggota masyarakat untuk memelihara dan memperbaiki pompa tangan (kegiatan) dan penyediaan suku cadang yang efektif ada (asumsi), maka sumber air bersih akan menjadi lebih baik (keluaran). Jika sumbr air bersih menjadi lebih baik (keluaran), dan air tersedia dalam jumlah yang cukup (asumsi), maka akses terhadap air bersih akan menjadi lebih baik (tujuan). Jika akses pada air bersih menjadi lebih baik (tujuan) dan kejadian sakit diare karena air yang tidak bersih (asumsi), maka kejadian dan dampak penyakit berkaitan dengan diare akan menurun (goal).

Karena kondisi eksternal mungkin berubah, sangatlah penting untuk melakukan penilaian resiko lebih lanjut di sepanjang perjalanan proyek untuk memastikan bahwa kita mempertimbangkan semua ancaman-ancaman terhadap keberhasilannya.

Kondisi Kritis

Beberapa KAL membutuhkan dikerjakannya suatu tambahan kotak yang disebut Kondisikondisi Kritis atau Pra-kondisi.

Kerangka Acuan logis

RINGKASAN

INDIKATOR

BUKTI

ASUMSI

Goal Tujuan Keluaran Keluaran Kondisi Kritis

Kondisi kritis ini merujuk pada hal-hal yang harus terjadi sebelum peoyek dimulai. Ajukan petanyaan sebagai berikut: • Apakah kita dapat mendapatkan staff yang memenuhi syarat dengan standar gaji yang ditawarkan? • Kalau sumber daya harus disediakan oleh organisasi lain atau pemerintah, apakah sumber-sumber itu akan tersedia? • Apakah bahan-bahan dan dana tersedia sewaktu kita ingin memulai proyek?

CONTOH KAL dengan kolom 1 dan 4 yang telah dikerjakan RINGKASAN INDIKATOR BUKTI Menurunnya kejadian dan Goal dampak penyakit diare Meningkatnya akses dan Tujuan penggunaan air bersih di wilayah klasis

Keluaran

1. Terbentuknya sistem manajemen partisipatif untuk identifikasi kebutuhan, perencanaan dan pemantauan

2. Sumber air bersih menjadi semakin baik 3. Meningkatnya kesadaran masyarakat tentang praktek kebersihan yang baik Kegiatan 1.1. Membentuk panitia pengguna air (PPA) 1.2. Selenggarakan pelatihan bagi anggota PPA dalam hal survai, perencanaan, pemantauan dan penulisan proposal 1.3. Masyarakat melakukan survai data awal dan pemantauan tentang penggunaan air dan kebutuhan dan menyerahkan proposal

1.4. Selenggarakan perencanaan bersama antara Klasis, PAM Kabupaten dan PPA wilayah 2.1. PPA memilih petugas air desa (PAD) dan

ASUMSI

Pelayanan kesehatan tidak menunun Penyakit diare disebabkan oleh sumber air yang tidak bersih dan perilaku kebersihan Jumlah air yang tersedia memadai Tidak orang yang dikecualikan untuk mengakses sumber air yang lebih baik Akses pada air tidak untuk penggunaan yang berpotensi menimbulkan polusi Air tanah bebas dari arsenik Masyarakat percaya diri bahwa sumber air dapat diperbaiki Panitia komit untuk bekerja bagi masyarakat Panitia pengguna air terus berfungsi sesuai kepentingan semua pihak Masyarakat siap untuk bekerja dengan PPA. Pengaturan insentif bagi PAD memadai dan dapat berkelanjutan Rangkaian pasokan suku cadang efektif

menyepakati imbalannya 2.2. Melatih PAD untuk menggali, memelihara dan memperbaiki pompa air tangan

PAM Kabutapen terus mengalokasikan sumber daya-nya untuk melakukan pengujian air; kalau tidak pengujian alternatif tersedia

2.3. Meningkatkan sumursumur yang ada dan menggali sumur baru

2.4. Mengatur agar PAM Kabupaten menguji air 2.5. PAD memelihara dan memperbaiki pompa air tangan 3.1. Latih penyuluh kesehatan masyarakat (PKM) untuk meningkatkan pengetahuan mereka tentang diare dan pentingnya praktek kebersihan yang baik 3.2. PKM melatih laki-laki, perempuan dan anak-anak tentang praktek kebersihan yang baik

TAHAP 3

Anggota masyarakat menerapkan pelatihan yang mereka terima

INDIKATOR DAN BUKTI Indikator adalah sasaran yang menunjukkan kemajuan terhadap pencapaian obyektif. Hal itu menjawab pertanyaan, ‘Bagaimana kita bisa tahu bahwa yang kita rencanakan terjadi atau telah terjadi?’ Indikator menolong kita untuk memantau, meninjau dan mengevaluasi proyek. Hal itu memungkinkan kita untuk mengetahui apakah rencana proyek disesuaikan atau tidak. Hal itu juga menolong untuk belajar dari pengalaman suatu proyek untuk menghindari kesalahan yang sama dalam proyek lain. KAL kadang-kadang menyebut indikator sebagai ‘Indikator Terukur Secara Obyektif.’ Istilah secara obyektif digunakan karena indikator harus tidak tergantung pada sudut pandang orang yang melakukan pengukuran terhadapnya. Seharusnya tidak peduli siapa yang mengukurnya – hasil yang sama harus dihasilkan. Jadi lebih baik untuk meminta dua orang mengukur kehadiran pada suatu pertemuan dengan menghitung jumlah orang yang ada di sana dari pada meminta mereka memeringkatkan kehadiran dengan skala dari

sangat buruk, buruk, sedang, baik dan sangat baik. Dengan cara terakhhir, seseorang akan berpikir bahwa kehadiran sangat baik sementara yang lain bisa saja berpikir kehadiran hanya sedang saja. Penilaian itu tergantung pada pengalaman masa lalu dan harapan masing-masing tentang berapa orang yang seharusnya menghadiri pertemuan itu. Adalah penting untuk berpikir tentang siapa yang harus mengidentifikasi dan mengukur indikator. Pemangku kepentingan primer harus mempunyai kesempatan untuk menentukan indikator-indikator karena:

• •

• •

Jenis Indikator

Jadi, bagaimana kita akan mengukur keberhasilan kita

Ya, Goal dicetak Pertandingan dimenangkan Jumlah penonton Liputan media

Akan meningkatkan rasa kepemilikan dan transparansi proyek Pemangku kepentingan primer mungkin akan mampu memikirkan indikator yang tepat yang mungkin tidak terpikirkan oleh staff proyek yang berasal dari luar masyarakat Ada beberapa hal yang akan lebih mudah diukur oleh pemangku kepentingan primer sendiri Pemangku kepentingan primer akan merasa terdorong dan terberdayakan dengan kemajuan proyek

Terdapat beberapa jenis indikator yang dapat dipertimbangkan. Usahakan untuk kreatif dan gunakan kombinasi untuk memastikan bahwa obyektif dapat diukur secara efektif da bahwa kebutuhan pemantauan dan evaluasi dapat dipenuhi. •

• • •

INDIKATOR FORMATIF (juga disebut sebagai Milestone – batu penunjuk kilometer) digunakan selama suatu kegiatan, tahap atau proyek untuk menunjukkan apakah kemajuan berada pada jalur yang benar. INDIKATOR SUMATIF digunakan pada akhir proyek untuk evaluasi. INDIKATOR LANGSUNG untuk mengukur obyektif secara langsung, seperti jumlah anak yang masuk sekolah. INDIKATOR TAK LANGSUNG (juga disebut sebagai indikator proxy) digunakan kalau indikator langsung tidak tepat atau mungkin untuk mengukur, misalnya: o Hasil tidak dapat diukur secara langsung, seperti kualitas hidup o Indikator langsung terlalu mahal untuk diukur o Indikator langsung baru atau hanya dapat diukur setelah proyek selesai

Contoh: untuk mengukur kenaikan dalam kemampuan baca tulis (melek huruf) akan sangat sulit atau mahal sekali untuk melakukan wawancanra dengan anak-anak, tetapi jumlah buku yang dipinjam dari perpustakaan sekolah mungkin akan memberi kita petunjuk apakah melek huruf sudah meningkat atau belum. Adalah sulit untuk mengukur pendapatan orang tanpa membuat mereka tersinggung. Sebaliknya, kita dapat melihat pada perubahan pengeluaran (belanja) rumah tangga. Hal ini mungkin mencakup pemilihan hal-hal yang dimiliki oleh rumah tangga, termasuk beberapa barang mewah dan melihat bagaimana belanja rumah tangga untuk hal-hal itu berubah dalam jangka waktu tertentu. Kita juga dapat melihat pada angka penjualan tokotoko setempat dan jasa layanan lainnya karena hal ini akan dipengaruhi oleh perubahan pendapatan penduduk setempat. Akan lebih mudah mengukur perilaku dan perasaan karena perilaku dapat diamati. Jadi kalau kita akan mengukur apakah orang merasa lebih percaya diri, kita dapat mengamati berapa sering mereka berbicara dalam pertemuan-pertemuan masyarakat. INDIKATOR KUANTITATIF dapat dianalisa dalam bentuk angka – siapa, apa, kapan, dimana, berapa banyak, berapa sering? Hal ini dapat meliputi: • seberapa sering suatu hal terjadi • Berapa jumlah orang yang terlibat atau terpengaruh • Angka rata-rata pertumbuhan • Pendaftaran, misalnya pendaftaran anak sekolah, kunjungan ke klinik, adopsi jenis bibit baru INDIKATOR KUALITATIF mengukur ha-hal yang tidak dapat dihitung, seperti: • kepuasan, pendapat • kemampuan mengambil keputusan • perubahan sikap Usahakan untuk menggunakanc campuran indikator kuantitatif dan kualitatif sehingga kita dapat diyakinkan telah menangkap kemajuan dan dampak nyata suatu proyek. Imaginasi adalah penting dalam menentukan indikator. Akan dapat menolong para pemangku kepentingan untuk menentukan indikator dengan meminta mereka menutup mata dan membayangkan bagaimana situasinya nanti kalau keadaan lebih baik telah terjadi pada akhir proyek. Apa yang mereka dengar, jamah, rasakan dan cium yang akan berbeda kalau masalah utama telah diatasi? Kalau kita menginginkan pembangunan yang holistik, maka dampak pada kesejahteraan spiritual harusnya sama besarnya pada kesejahteraan fisik. Indikator spiritual biasanya lebih sukar ditentukan. Indikator tak langsung adalah yang mungkin dapat digunakan.

Contoh Indikator dasar

•

•

•

•

EKONOMI Panen per hektar, produksi per tenaga kerja, telur per hari, produksi kerajinan tangan per hari, pendapatan rata-rata, luas tanah per rumah tangga, ternak per rumah tangga, prosentasi orang yang punya rekening bank, prosentasi orang di atas atau di bawah garis kemiskinan, prosentasi orang yang tak punya lahan, angka perpindahan penduduk SOSIAL Angka kematian bayi, jumlah kematian, angka melek huruf, rata-rata tahun sekolah dalam pendidikan formal, jumlah murid masuk sekolah menengah, perbedaan upah pekerja laki-laki dan perempuan, prosentasi perempuan mengikuti pelatihan, prosentasi orang yang menghadiri pertemuan, perwakilan kelompok kurang beruntung dalam kepanitiaan. LINGKUNGAN Panen ikan per tahun, lamanya masa mengganggurkan tanah, hutan yang dibabat setiap tahunnya, ketersediaan air dalam tanah, erosi, prosentasi rumah tangga yang mempraktekkan penggunaan kompos, rata-rata waktu untuk mengumpulkan kayu api per hari SPIRITUAL angka kriminalitas, angka perceraian, keanggotaan gereja, kehadiran dalam ibadah dan pertemuan-pertemuan gereja Diambil dari Introduction to the Programme and Project Cycle: CIDT (220) Universitas Wolverhampton

Menentukan Indikator yang baik

Indikator hendaknya: •

• • • •

•

•

KKW

RELEVAN Apakah indikator relevan dengan obyektif yang diukurnya? Sebagai contoh, kalau obyektifnya adalah untuk ‘meningkatkan pemakaian sumur pompa tangan’ mengukur jumlah pompa tangan yang dihasilkan bukanlah sebuah indikator yang baik karena tidak mengukur berapa banyak yang sebenarnya digunakan. MENCUKUPI Apakah lebih dari satu indikator dibutuhkan? SPESIFIK Kualitas, kuantitas, waktu (Lihat KKW dalam kotak di hal …) TERUKUR Dapatkan indikator secara realistik diukur? SENSITIF PADA PERUBAHAN yang akan terjadi sebagai hasil proyek atau program – kalau perubahan rencana terjadi, aakah indikator masih tetap teat dan terukur? HEMAT BIAYA Dapatkan indikator diukur dengan biaya dan usaha yang masuk akal? Apakah biaya mengukur indikator sebanding dengan biaya keseuruhan proyek? TERSEDIA Dapatkan indikator diukur pada waktu yang direncanakan? Misalnya, pertimbangan perubahan cuaca.

Istilah KKW sering digunakan untuk memastikan bahwa indikator adalah spesifik. KKW singkatan dari: KUANTITAS – panjang, luasnya perubahan – dengan berapa banyak KUALITAS – jenis perubahan WAKTU – oleh kapan perubahan diharapkan terjadi

Contoh 1: Langkah 1 INDIKATOR DASAR Rencana strategik kesehatan dikembangkan Langkah 2 TAMBAHKAN KUANTITAS 75% dari panitia kesehatan telah membuat dokumentasi rencana strategiknya Langkah 3 TAMBAHKAN KUALITAS 75% dari panitia kesehatan telah membuat dokumentasi rencana startegiknya yang telah disetujui oleh pemangku kepentingan primer, termasuk perwakilan masyarakat Langkah 4 TAMBAHKAN WAKTU 75% dari panitia kesehatan telah membuat dokumentasi rencana startegiknya yang telah disetujui oleh pemangku kepentingan primer, termasuk perwakilan masyarakat, pada akhir tahun ke 2 Contoh 2: Obyektif: Akses yang lebih baik pada pasar regional Langkah 1 INDIKATOR DASAR Waktu perjalanan rata-rata ke pasar terdekat berkurang Langkah 2 TAMBAHKAN KUANTITAS Waktu perjalanan rata-rata ke pasar terdekat berkurang sebesar 30% Langkah 3 TAMBAHKAN KUALITAS Waktu perjalanan rata-rata ke pasar terdekat berkurang sebesar 30% pada musim hujan Langkah 4 TAMBAHKAN WAKTU Waktu perjalanan rata-rata ke pasar terdekat berkurang sebesar 30% pada musim hujan di tahun ke 3

Latihan

Pilih beberapa contoh dari indikator dasar yang mungkin dapat digunakan dalam suatu proyek pembangunan pedesaan terpadu yang mencakup sebuah klinik kesehatan, suatu program pelatihan petani dan program pelayanan rohani. Pilih indikator KKW yang mengukur: • dampak ekonomi (produksi, keluaran, pendapatan, kepemikian, akses pada modal dan kredit, kemiskinan, dsb) • dampak sosial (status kesehatan, pendidikan, jender, kepemimpinan, kesetaraan, partisipasi, dsb) • dampak lingkungan (keberlanjutan, tempat tinggal, kondisi tanah, sampah, bahan bakar, dsb) • dampak spiritual

METODE MENENTUKAN INDIKATOR Kerjakan KAL secara horisontal, lakukan curah pendapat tentang indikatoryang mengukur setiap obyektif. Ini dapat mencakup merujuk ke pohon masalah di belakang (lihat hal …). Efek di pohon masalah dapat diubah menjadi indikator. •

•

Kalau terdapat daftar yang panjang dari kemungkinan-kemungkinan indikator untuk satu obyektif tertentu, usahakan untuk mengurangi daftar itu sehingga yang paling esensial saya yang dimasukkan. Kita memerlukan jumlah yang cukup sehingga kita dengan yakin dapat mengukur capaian dari suatu obyektif, tetapi tidak terlalu banyak yang membuat kita memboroskan waktu dan dana. Pastikan indikatornya cukup baik (QQT) dan ada pilihan yang baik – kuantitatif, dan kualitatif, formatif dan sumatif.

Ingat bahwa KAL adalah dokumen yang hidup yang perlu dilihat dan direvisi secara teratur. Beberapa indikator mungkin perlu dirubah selama proyek dilaksanakan kalau ternyata kurang memadai atau terlalu sukar dan mahal untuk diukur.

Indikator Tingkat goal

Karena proyek mencapai terwujudnya goal tetapi tidak dapat sepenuhnya bertanggung jawab untuktercapainya goal, indikator pada tingkat goal mungkin berada di luar jangkauan masa hidup proyek. Barangkali indikator-indikator itu tidak dapat diukur oleh organisasi kita, tetapi termasuk dalam statistik pemerintah beberapa bulan setelah proyek berakhir. Tentu saja salah satu masalah dengan menggunakan indikator sedemikian adalah bahwa hal itu tidak memberitahu kita seberapa banyak kemajuan iu disebabkan oleh proyek kita dan berapa banyak dihasilkan oleh proyek organisasi lain. Sebanyak mungkin, indikator tingkat goal harus mengukur perubahan selama masa hidup proyek.

Indikator Tingkat tujuan

Indikator untuk tingkat tujuan dapat sukar diidentifikasi. Hal ini karena obyektif tujuan sering menetapkan perubahan perilaku, yang dapat menjadi sukar untuk diukur. Pemikiran yang kreatif sangat dibutuhkan untuk menentukan indikator paa tingkat ini.

Indikator Keluaran

Indikator keluaran seharusnya lebih mudah diukur dari pada obyektif yang tingkatnya lebih tinggi, karena kita mempunyai kontrol yang lebih besar terhadap obyektif ini. Indikator keluaran dapat ditransfer ke kerangka acuan kerja staff atau konsultan yang bertanggung jawab untuk mewujudkankeluaran-keluaran itu.

Indikator Kegiatan

Indikator pada tingkat kegiatan biasanya memasukkan ringkasan masukan atau anggaran. Indikasi yang paling jelas apakah kegaitan telah terjadi dengan sukses adalah bila keluaran telah dapat diwujudkan. Tetapi untuk suatu keluaran yang rumit dapat menjadi lebih mudah untuk memasukkan indikator tingkat kegiatan yang menunjukkan kemajuan terhadap penyelesaian keluaran.

Bukti (Kolom 3 dari KAL)

Bukti disebut sebagai ‘Alat Verifikasi’ dalam beberapa KAL. Hal itu menjelaskan sumber informasi yang akan kita gunakan untukmengukur indikator. Sebagai contoh, suhu badan adalah indikator dari kesehatan. Sebuah termometer akan memberikan bukti itu. Untuk KAL, pertimbangkan: • jenis data yang diperlukan, seperti survai • sumber daoa – apakah sekunder (dikumpulkan oleh orang lain) atau primer (dikumpulkan oleh organisasi) • Siapa yang akan mengumpulkan dan mendokumentasikan data • Frekuensi dan tanggal pengumpulan data, misalnya bulanan, kuartalan, tahunan. Pada waktu bukti yang tepat untuk setiap indikator telah diidentifikasi, pikirkanlah apakah itu: • •

TERSEDIA Kalau kita akan menggunakan data sekunder, apakah kita dapat memperoleh ijin untuk mengaksesnya? Apakah data itu dapat dipercaya? TEPAT WAKTU Dapatkan kita mengumpulkan data pada waktu kita memerlukannya? Pertimbangkanlah keberagaman musim dalam cuaca. Kalau kita ingin menggunakan data sekunder, apakah data itu dikumpulkan pada waktu yang tepat? Kadang-kadang statistik pemerintah tidak dikeluarkan sampai beberapa bulan kemudian setelah data dikumpulkan karena membutuhkan waktu untuk menganalisanya.

Kalau bukti tidak tersedia pada biaya yang rendah dan pada waktu yang tepat, indikator dapat dirubah menjadi yang dapat diukur secara lebih efektif. Contoh Bukti

• • •

Laporan Artikel surat kabar Notulen rapat

• • •

Survai pengguna Evaluasi partisipatif Sertifikat

• • •

Log pemeliharaan Rekening Statistik resmi

Usahakan untuk membangun dari sistem dan sumber informasi yang ada daripada menciptakan yang baru. Tetapi pastikan informasinya dapat digunakan dan dapat dipercaya. Kalau data primer perlu dikumpulkan, pastikan hal itu telah ditambahkan dalam obyektif kegiatan dan pada daftar kegiatan serta anggaran.

CONTOH KAL dengan kolom 2 dan 3 yang telah dikerjakan RINGKASAN INDIKATOR BUKTI Goal

Tujuan

Keluaran

Menurunnya kejadian dan dampak penyakit diare

Meningkatnya akses dan penggunaan air bersih di wilayah klasis

1. Terbentuknya sistem manajemen partisipatif untuk identifikasi kebutuhan, perencanaan dan pemantauan

2. Sumber air bersih menjadi semakin baik

3. Meningkatnya kesadaran masyarakat tentang praktek kebersihan yang baik

Kegiatan

1.1. Membentuk panitia pengguna air (PPA)

ASUMSI

Angka kematian karena penyakit diare berkurang dengan 5% pada akhir tahun ke 3 Kejadian sakit oleh diare berkurang sebesar 50% pada akhir tahun ke 3 Setiap rumah tangga mempunyai akses pada sedikitnya 15 liter air per orang per hari pada akhir tahun ke 3. Jarak rata-rata rumah tangga ke sumber air kurang dari 500 m pada akhir tahun ke 3

Statistik pemerintah

Laporan survai rumah tangga

Penyakit diare disebabkan oleh sumber air yang tidak bersih dan perilaku kebersihan

Rencana bersama dan anggarannya dari klasis dan masyarakat tersedia pada bulan ke 9 Paling tidak 90% PPA memperoleh dukungan dana setempat pada akhir tahun 1 Setidaknya 90 sumber air bersih yang diperbaiki atau baru selesai dibangun pada akhir tahun ke 2 Jumlah orang yang cuci tangan setelah buang air meningkat menjadi 75% dari kelompok sasaran pada bulan ke 30 30 PPA dibentuk di lima klasis pada akhir bulan ke 30 Setelah terbentuk PPA bertemu sebulan sekali

Rencana dan anggaran

Jumlah air yang tersedia memadai

Buku log PPA

Tidak orang yang dikecualikan untuk mengakses sumber air yang lebih baik

1.2. Selenggarakan pelatihan bagi anggota PPA dalam hal survai, perencanaan, pemantauan dan penulisan proposal 1.3. Masyarakat melakukan survai data awal dan pemantauan tentang penggunaan air dan kebutuhan dan menyerahkan proposal

Semua anggota PPA dilatih pada pada akhir bulan ke 5

1.4. Selenggarakan

Perjanjian tercapai antara

Semua PPA menyelesaikan survai dara awal dan menyerahkan proposal pada bulan ke 7

Statistik Puskesmas setempat Laporan survai rumah tangga

Pelayanan kesehatan tidak menunun

Buku log PPA Laporan uji kualitas air Survai, pengetahuan, sikap dan praktek

Akses pada air tidak untuk penggunaan yang berpotensi menimbulkan polusi

AD/ART PPA Notulen pertemuan Daftar anggota Catatan pelatihan

Air tanah bebas dari arsenik

Laporan survai dan proposal

Panitia pengguna air terus berfungsi sesuai kepentingan semua pihak

Nutolen

Masyarakat percaya diri bahwa sumber air dapat diperbaiki Panitia komit untuk bekerja bagi masyarakat

Masyarakat siap untuk bekerja dengan PPA. Pengaturan insentif

perencanaan bersama antara Klasis, PAM Kabupaten dan PPA wilayah

PAM Kabupaten dengan semua PPA pada khir bulan ke 9

2.1. PPA memilih petugas air desa (PAD) dan menyepakati imbalannya 2.2. Melatih PAD untuk menggali, memelihara dan memperbaiki pompa air tangan

PAD dipilih oleh setiap kelompok masyarakat pada akhir bulan ke 9 Semua PAD telah mengikuti pelatihan pada akhir tahun 1

2.3. Meningkatkan sumursumur yang ada dan menggali sumur baru

Enampuluh sumur yang ada diperdalam, dilindungi dan berfungsi pada akhir bulan ke 21 Tigapulu sumur baru telah dibangun pada akhir bulan ke 30 Semua sumber air di uji sebelum digunakan

2.4. Mengatur agar PAM Kabupaten menguji air

2.5. PAD memelihara dan memperbaiki pompa air tangan

3.1. Latih penyuluh kesehatan masyarakat (PKM) untuk meningkatkan pengetahuan mereka tentang diare dan pentingnya praktek kebersihan yang baik 3.2. PKM melatih laki-laki, perempuan dan anak-anak tentang praktek kebersihan yang baik

97% pompa air tangan berfungsi di seluruh wilayah klasis

Tiga Penyuluh Kesehatan Masyarakat mengikuti pelatihan dan nilainya paling tidak 90% dari tes pasca pelatihan pada akhir tahun 1 80% anggota telah masyrakat mengikuti pelatihan pada akhir tahun 2

pertemuan Naskah Perjanjian Kerja sama Nutolen pertemuan Laporan pelatihan termasuk evaluasi peserta

bagi PAD memadai dan dapat berke-lanjutan Rangkaian pasokan suku cadang efektif PAM Kabutapen terus mengalokasi-kan sumber daya-nya untuk melakukan pengujian air; kalau tidak pengujian alternatif tersedia

Survai lapangan Buku log PPA

Survai lapangan Buku log PPA Survai lapangan Buku log PPA Catatan kehadiran

Anggota masyara-kat menerapkan pelatihan yang mereka terima

Hasil tes

Catatan kehadiran

Pemeriksaan akhir KAL Pada waktu KAL telah diselesaikan, hendaknya diperiksa ulang untuk memastikan logikanya. Pastikan bahwa: • • • •

Obyektif dinyatakan dengan jelas dan logis terhubung ke obyektif yang lebih tinggi. Proyek hanya mempunyai satu tujuan Semua asumsi kunci telah dibuat dan proyek kelihatannya akan sukses Indikator dan bukti dapat dipercaya dan dapat diakses

• • • •

Indikator dapat mengukur kemajuan dan dampak dari obyektif Indikator mempunyai unsur KKW Kegiatan mencakup tindakan untuk mengumpulkan bukti Indikator dan bukti dan digunakan untuk pemantauan dan evaluasi.

Pada waktu KAL sudah logis dan lengkap, tuliskanlaj pada beberapa lembar kertas A4. Gunakan nomer referensi untuk menolong pembaca mengikuti KAL, khususnya pada waktu keseluruhannya lebih dari satu halaman. Nomer referensi hendaknya menghubungkan masing-masing kegiatan dengan keluarannya. Nomer referensi itu juga akan menjadi rujukan untuk menghubungkan proposal, jadwal kegiatan dan anggaran pada KAL.

2.5 Proposal Suatu proposal adalah suatu penjelasan mengenai suatu rencana proyek. Melaluinya menolong kita untuk menempatkan semua infomasi tentang proyek ke satu dokumen, termasuk: • • • • •

Penilaian kebutuhan Analisa pemangku kepentingan Riset sosial, teknikal, lingkungan, ekonomi dan politik Analisa resiko Isi KAL secara lebih mendetail

Suatu proposal ditlis sedemikian rupa sehingga kepemimpinan organisasi mempunyai rincian menyelurh tentang proyek. Dokumen itu menjadi titik acuan selama proyek berlangsung.

2.6 Rencana Tindakan Sewaktu KAL telah dikembangkan, pikirkan langkah-langkah rinci tentang bagaimana proyek akan diwujudkan dalam hal waktu, sumber daya, anggaran dan personalia. Sama seperti KAL, rencana tindakan harus dilihat sebagai dokumen yang fleksibel dalam hal mana perubahan-perubahan dapat dibuat kemudian. Kertas kerja Rencana Kegiatan Kertas kerja rencana kegiatan ini digunakan untuk menolong kita memikirkan: • Siapa yang akan melakukan apa • Kapan hal itu akan terjadi • Masukan apa yang diperlukan, selain orang.

Suatu lembar tersendiri harus digunakan untuk setiap keluaran. Kegiatan-kegiatan untuk keluaran tertentu ditentukan, bersama dengan sumber daya yang diperlukan, biaya keseluruhan dari itu semua dan nama orang atau sekelompok orang yang akan bertanggung jawab untuk kegiatan tersebut.

Contoh

Keluaran: 100 perempuan terlibat dalam berbagai kegiatan peningkatan pendapatan pada akhir tahun ke 3. KEGIATAN

1. Melatih 20 orang perempuan membuat selai

TGL MULAI DAN SELESAI

Tgl 15 Agustus selama 5 hari

PERSONALIA YANG DIBUTUHKAN

BAHAN YANG DIBUTUHKAN

ORANG YANG BERTANGGUNG JAWAB

Satu juru masak selama 7 hari (termasuk untuk persiapan)

20 panci Ibu Jabra 500 botol Gula Buah Minyak tanak untuk kompor

ASUMSI

Harga jeruk murah pada tahun ini.

2. dan lainlain

Sistem pemantauan dan peninjauan

Hendaknya diingat untuk memasukkan kegiatan pemantauan dan peninjauan ke dalam kertas kerja rencana kegiatan. Pikirkan pula siapa yang akan mengumpulkan bukti untuk indikator-indikator dan siapa yang akan menganalisanya. Idetifikasi siapa yang akan bertanggung jawab untuk membuat keputusan-keputusan mengenai perubahan-perubahan rancang bangun proyek sebagai hasil dari pembelajaran yang diperoleh. Pastikan bahwa para pemangku kepentingan terlibat dalam proses ini. Kalau informasi yang dikumpulkan selama identifikasi proyek dan riset tidak cukup untuk memberi data awal bagi indikator yang telah diidentifikasi, maka suatu survai data awal hendaknya dilakukan sebelum pelaksanaan proyek dimulai. Ini berarti akan ada data untuk dibandingkan dengan kemajuan di kemudian hari. Sebagai contoh, suatu indikator adalah ‘murid perempuan yang bersekolah di Sekolah Dasar meningkat sebesar 50%.’ Dalam survai data awal, jumlah anak perempuan yang bersekolah harus dihitung. Sewaktu kemajuan dipantau di kemudian hari. Jumlah anak perempuan yang bersekolah dapat dihitung dan kemudian dibandingkan denga angka hasil survai data awal.

Jadwal Kegiatan (dikenal sebagai Gantt chart) Jadwal kegiatan memungkinkan kita untuk memikirkan kapan kegiatan-kegiatan kita akan terlaksana dan untuk berapa lama. Ini akan menolong kita untuk berpikir tentang kapan waktu yang tepat untuk melakukan berbagai kegiatan. Penentuan waktu tergantung pada hal-hal seperti:

• • •

Pola musim Ketersediaan pelatih Ketersediaan bahan-bahan yang diperlukan

Jadwal kegiatan menolong kita untuk melihat pentahapan kegiatan karena beberapa kegiatan akan tergantung pada kegiatan lain yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Gunakan jadwal kegiatan selama masa hidup proyek untuk memantau kemajuannya. Ajukan pertanyaan-pertanyaan seperti: • • •

Mengapa kegiatan ini tidak terjadi sesuai jadwal? Apa efek keterlambatan ini terhadap kegiatan-kegiatan proyek lainnya? Bagaimana mengejar ketertinggalan ini?

Jadwal kegiatan harus dilihat sebagai dokumen yang fleksibel dan dapat diganti kalau suatu keadaan baru muncul. Garis-garis dalam jadwal menunjukkan jangka waktu untuk setiap kegiatan. Buatlah beberapa garis lebih tebal kalau kegiatannya padat dan hindari untuk melakukan banyak kegiatan padat pada waktu yang bersamaan. Tulislah singkatan nama anggota yang bertanggung jawab untuk suatu kegiatan di atas setiap garis. Gambar jadwal kegiatan dapat diganti kalau kita menginginkan kegiatan dinyatakan dalam satuan mingguan. Contoh

Jadwal kegiatan untuk proyek peningkatan pendapatan Jan

K E G I A T A N

Mengidentifikasi peserta Mengidentifikasi pelatih Melakukan survai pasar Pelaksanaan pelatihan Produksi mulai Latihan lanjutan

M Menantau R Meninjau (Review)

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Agu

Sep

Okt

Nov

M M M R M M

Des

Anggaran Apakah kita mencari dukungan dana dari donor atau menggunakan dana yang sudah kita miliki, adalah penting untuk membuat anggaran untuk suatu proyek. Suatu anggaran adalah penting untuk manajemen keuangan yang transparan. Donor perlu melihat anggaran sebelum menyetujui pemberian dana. Demikian pula, kepemimpinan atau pengurus organisasi kita akan melihat anggaran dulu sebelum mengeluarkan dana. Mereka dapat meminta kita bertanggung jawab untuk pengeluaran uang sesuai dengan yang kita katakan akan kita gunakan. Hal ini berarti kita harus menganggarkan secara hati-hati. Kalau kita tidak memikirkan semua hal yang kita butuh dana untuk melakukannya, maka kita akan mendapati bahwa beberapa kegiatan tidak dapat dilaksananan karena tidak ada dananya dan proyek mungkin akan gagal. Kalau kita menganggarkan terlalu banyak untuk beberapa hal, donor mungkin akan mempertanyakan tentangnya dan mungkin tidak bersedia mendanai proyek itu. Anggaran terinci

Suatu anggaran terinci bisaya digunakan untuk keperluan internal. Donor hanya membutuhkan ringkasannya. Tetapi, anggaran yang terinci berguna untuk; • • •

Bentuk anggaran terinci

MANAJEMEN KEUANGAN DAN AKUNTABILITAS YANG BAIK Hal ini menunjukkan bahwa kita tidak mengeluarkan uang tanpa ada perlunya. PEMANTAUAN KEGIATAN KITA Kita akan tahu apakah kita sudah menyelesaikan setiap kegiatan bila dana telah digunakan PEMBELAJARAN Dengan membuat catatan tentang anggaran kita (dan kemudian, apa yang benar-benar terpakai) kita akan belajar dan tahu membuat yang realistis di proyek yang akan datang.

Kita sediakan sebuah bentuk suatu anggaran terinci di bawah ini, dengan kotak-kotak yang sudah terisi sebagai contoh. KELUARAN – 100 perempuan terlibat dalam berbagai kegiatan peningkatan pendapatan pada akhir tahun ke 3 Uraian Jumlah 1 Unit Jumlah 2 Unit Harga Unit Total = Jumlah 1 x Jumlah 2 x harga unit

Kegiatan: - pelatihan

•

1

pelatih

7

Hari

20

peserta

25

botol

Rp1,000,000 Rp.7,000,000 Per pelatih per hari Rp 2,000 Rp.1,000,000 per botol

Setiap rincian seperti di atas harus dibuat untuk setiap keluaran

•

•

• • • •

•

Anggaran proyek

Kalau kegiatan yang sama dibutuhkan untuk lebih dari satu keluaran buatlah tabel terpisah untuk kegiatan-kegiatan itu, dengan mencatat semua keluaran yang relevan dalam kotak keluaran. Kalau proyek kita akan berlangsung lebih dari satu tahun, buatlah anggaran untuk setiap tahunnya. Kegiatannya mungkin akan berbeda dari satu tahun ke tahun lainnya – rujuklah kertas kerja rencana kegiatan dan jadwal kegiatan Ingat untuk memasukkan kontribusi yang diberikan oleh penerima manfaat seperti tenaga (kerja) dan waktu. Hubungkan keluaran dengan kegiatan dengan yang dalam KAL dengan menggunakan nomer referensi. Pastikan anggaran mencakup hanya kegiatan yang kita sebutkan dalam proposal. Kita hanya akan membelanjakan yang kita katakan kita akan lakukan. Rincikan alat tulis menulis, kertas dsb kalau harganya cukup signifikan. Sebagai contoh 30 buku catatan untuk mereka yang melakukan survai. Alat tulis menulis umum bisa dimasukkan ke dalam biaya administrasi di keseluruhan anggaran proyek. Ingat, khususnya untuk proyek yang lamanya lebih dari setahun bahwa hargaharga mungkin akan meningkat karena inflasi dan kenaikan harga tertentu (seperti bahan bakar). Untuk menentukan biaya yang realistik kalau harga-harga naik turun, bisa dengan menentukan rata-rata kenaikan selama dua atau tiga tahun terakhir atau menggunakan angka harga maksimum.

Donor akan meminta suatu anggara proyek yang lengkap. Ini adalah ringkasan dari anggaran rinci. Sering donor akan mengatakan kategori apa saja yang harus dimasukkan ke dalam anggaran proyek. Bentuk tabel di bawah ini memasukkan semua kategori yang pada umumnya diperlukan untuk disebutkan dalam anggaran. Untuk mengisi setiap baris, kembalilah ke tabel anggaran rinci dan kumpulkan informasi dari sana. Sebagai contoh, lihatlah semua tabel anggaran untuk biaya transport, jumlah semua biaya itu dan masukkan ke dalam baris yang relevan dalam anggaran proyek. Ingat, penyusutan kendaraan, pajak dan asuransi masuk dalam biaya transport, demikian pula bahan bakar dan pemeliharaan. Pastikan bahwa biaya-biaya yang besar dicatat secara terpisah. Sebagai contoh, karena biaya staff cenderung akan mahal, daftarkan semua peran secara terpisah. Yang dianggarkan adalah hanya waktu staff yang benar-benar akan digunakan untuk bekerja di proyek. Sebagai contoh, hal itu mungkin hanya seperempat dari waktu mereka. Pastikan biaya untuk asuransi, dana pensiun dimasukkan kalau diperlukan sebagaimana mestinya. Ingat memasukkan anggaran staff yang akan mengawasi proyek tetapi tidak perlu dimasukkan dalam tabel anggaran rinci untuk setiap keluaran. Semua biaya dalam anggaran rinci selanjutnya dimasukkan semuanya dalam anggaran proyek. Kalau ada yang belum dimasukkan biasanya ada baris untuk biaya lain-lain dalam anggaran di mana biaya-biaya itu dapat dimasukkan.

Ingat untuk memasukkan biaya administrasi umum dalam anggaran proyek, seperti tilpun, alat tulis kantor dan biaya pos. Gunakan pengalaman dari proyek yang lain untuk memperkirakan biaya administrasi. Beberapa organisasi menetapkan prosentasi tertentu dari biaya proyek untuk biaya itu. Kalau diperlukan untuk mengeluarkan uang dalam jumlah besar pada beberapa mata anggaran, seperti sewa mesin fotocopy, tuliskanlah halhal itu secara terpisah. Donor biasanya menyediakan petunjuk tentang apa yang akan atau tidak akan didanai/ Sebagai contoh, mereka mungkin tidak akan membiayai penggantian waktu dari orangorang yang meninggalkan pekerjaannya karena mengikuti lokakarya proyek. Mereka juga mungkin tidak menyediakan dana untuk beberapa perlengkapan kantor. Kadang-kadang donot memasukkan satu baris dalam anggaran proyek untuk dana tak terduga untuk membayar kejadian-kejadian yang tak terpikirkan sebelumnya. Ini dapat berupa prosentasi tertentu dari dari keseluruhan biaya proyek. Tetapi, usahakan untuk menghindari biaya tak terduga ini, karena perlunya dibutuhkan anggaran untuk yang tak terduga ini lebih mencerminkan pembuatan anggaran yang kurang baik dibanding dengan kenaikan harga. Kalau sesuatu yang tak diharapkan benar-benar terjadi tambahan dana biasanya dapat dirundingkan dengan donor.

Anggaran proyeki

Mengelola fluktuasi mata uang

BIAYA RUTIN Gaji staff Kantor Administrasi Kegiatan Transport Pelatihan staff Lain-lain (rincikan) JUMLAH

TAHUN 1

TAHUN 2

TAHUN 3

BIAYA KAPITAL Kendaraan/peralatan proyek Peralatan kantor JUMLAH

TAHUN 1

TAHUN 2

TAHUN 3

Kalau kita mencari dukungan donor dari negara lain, anggaran hendaknya disiapkan dalam mata uang yang stabil (misal: Dolar Amerika $, Pound Sterling £ atau Euro €). Simpanlah dana proyek di mata uang yang stabil selama mungkin sebelum diperlukan untuk digunakan. Ini akan menghindarkan resiko penurunan nilai uang dari dana proyek.

Pada jangka waktu yang ditentukan, seperti setiap bulan atau kuartal pindahkan sejumlah uang yang diperlukan kebutuhan bulan atau kuartal berikut dalam maa uang setempat. Lihat pada anggaran dan jadwal kegiatan untuk mengetahui berapa sebenarnya jumlah uang yang diperlukan setiap waktunya. Bank mungkin akan mengenakan biaya setiap kali pemindahan ini dilakukan. Bandingkan biaya dengan resiko fluktuasi mata uang.

Pembayaran dari donor

Rekening Mata uang asing

Transfer Setiap Bulan/kuartal

Rekening Mata uang lokal

Pembayaran lokal

Peraturan mata uang mungkin tidak mengijinkan kita memiliki rekening mata uang asing di bank. Dalam hal ini pertimbangkanlah untuk meminta donor menyimpannya di suatu rekening bank luar negeri.