2e Follow-up rapport van het inspectiebezoek aan Zorg en Speelboerderij De Hosvazze te Lewedorp op 21 mei 2014
Amsterdam, Juli 2014
2e FU rapport van het inspectiebezoek aan Zorg en Speelboerderij De Hosvazze te Lewedorp op 21 mei 2014
Inleiding Op 21 mei 2014 heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg (hierna: de inspectie) een tweede follow-up inspectiebezoek gebracht aan Zorg- en Speelboerderij De Hosvazze (hierna; “De Hosvazze”) te Lewedorp. Dit inspectiebezoek maakt onderdeel uit van het toezicht op nieuwe toetreders, die vallen onder de Kwaliteitswet zorginstellingen. ”De Hosvazze” is een zorginstelling zoals bedoeld in deze wet. Dit inspectiebezoek is een vervolg op het aangekondigde inspectiebezoek op 16 januari 2014. De bevindingen van dat bezoek zijn vastgelegd in een definitief vastgesteld rapport d.d. 29 januari 2014. De inspectie heeft “De Hosvazze” voor de eerste maal bezocht op 11 juli 2013 en “De Hosvazze” gevraagd maatregelen te nemen op de onderdelen die niet voldeden aan de randvoorwaarden voor verantwoorde zorg. In de tussenliggende periode is hieraan gewerkt. Tijdens het bezoek van 11 juli 2013 en 16 januari 2014 heeft de inspectie de conclusie getrokken dat “De Hosvazze” nog steeds niet voldeed aan de wettelijke eisen m.b.t. zorgplan en niet voldeed aan een aantal andere voorwaarden die redelijkerwijze moeten leiden tot het bieden van verantwoorde zorg. Op 16 januari 2014 is vastgesteld dat “De Hosvazze” nog steeds niet voldeed aan artikel 2, 3 en 4 van de Kwaliteitswet zorginstellingen. Dit was voor de inspectie reden om de Staatssecretaris van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (hierna: Ministerie) te adviseren een aanwijzing in het kader van de Kwaliteitswet zorginstellingen te geven. Op 20 februari 2014 heeft er een zienswijze gesprek plaatsgevonden op het Ministerie. “De Hosvazze“ heeft tijdens dit gesprek blijk gegeven van goede wil te zijn en advies te hebben gevraagd aan de hoofdaannemer om alsnog aan de randvoorwaarden voor verantwoorde zorg te kunnen voldoen. De inspectie heeft op 21 mei 2014 opnieuw een inspectie uitgevoerd bij “De Hosvazze” om te toetsen of er voldoende verbeteracties waren ingezet om te kunnen voldoen aan de bepalingen van de Kwaliteitswet zorginstellingen.
Korte beschrijving van de organisatie ”De Hosvazze” is een zorgboerderij die in 2009 is opgericht. De organisatie biedt dagbesteding aan cliënten van alle leeftijden met verstandelijke, lichamelijke en/of zintuiglijke beperkingen. Er wordt persoonlijke verzorging, verpleging en begeleiding geboden. Ten tijde van dit inspectiebezoek verleent men zorg aan ongeveer 45 cliënten. De zorgindicatie varieert tussen ZZP 3 en 8 VG. ”De Hosvazze” heeft sinds 2011 een WTZi toelating voor de functies persoonlijke verzorging, verpleging en begeleiding. Er zijn geen productieafspraken met een zorgkantoor. Op 14 mei 2014 is de WTZi toelating uitgebreid met de functie behandeling. De organisatie is onderaannemer van twee grotere zorgaanbieders in Zeeland te weten Arduin en Zuidwester. Ook worden cliënten via bemiddeling door Match 4 care geplaatst op basis van een persoonsgebonden budget bij “De Hosvazze”. De afspraken met de partijen zijn schriftelijk vastgelegd. De instroom van nieuwe cliënten komt voor het grootste deel van deze zorgaanbieders. Een klein deel van de cliënten woont thuis en ontvangt dagbesteding van “De Hosvazze”. Financiering van de zorg vindt plaats op basis van persoongebonden budgetten en op basis van zorg in natura in onderaanneming. De directrice van de organisatie heeft een opleiding in de verstandelijk gehandicaptenzorg gevolgd. Daarnaast zijn negen medewerkers in dienst, waarvan één medewerkster een contract heeft voor minimaal 20 uur per week; bijna alle medewerkers hebben een vast uren contract variërend van 820 uur per week. Er zijn 3 medewerkers met SPW 3, 2 medewerkers met SPW 4, 1 verpleegkundige Z, 1 medewerker met SPH en 2 leerlingen SPH gecontracteerd. Men maakt geen gebruik van zelfstandigen zonder personeel of uitzendkrachten. Er is een overeenkomst afgesloten met een huisartsenpraktijk en met een gezondheidscentrum waar meerdere hulpverleners bij zijn aangesloten. Thuiswonende cliënten hebben ieder een eigen huisarts en bij cliënten van de zorgorganisaties is een instellingsarts hoofdbehandelaar.
V62852
Pagina 2 van 7
2e FU rapport van het inspectiebezoek aan Zorg en Speelboerderij De Hosvazze te Lewedorp op 21 mei 2014
Bevindingen De inspectie beoordeelt “De Hosvazze” op 17 onderwerpen. Per onderwerp en datum staat aangegeven of documentatie is aangetroffen. Een eventuele toelichting alsmede onderwerpen die niet aan bod komen en naar oordeel van de inspectie risicovol zijn voor de kwaliteit van zorg binnen uw organisatie, benoemt de inspectie onder het kopje ‘overige opmerkingen’. Document
Aanwezig Ja/deels/nee/nvt
1
Zorgplan
11 juli 2013 deels
2
Klachtenregeling/klachtencommissie
Ja
3
Medezeggenschap
Ja
4
Afspraken tussen hoofdaannemer en onderaannemer Samenwerkingsafspraken met ketenpartners
Ja
6
Personeelsopbouw: beschikbaarheid deskundigheid in relatie tot de doelgroep
nee
7
Kopie van relevante diploma’s van medewerkers en/of zelfstandigen Kopie verklaring omtrent gedrag van medewerkers en/of zelfstandigen
Ja
Kopie BIG-register van medewerkers en/of zelfstandigen
nvt
5
8
9
nee
nee
Aanwezig Ja/deels/nee/nvt / niet opnieuw beoordeeld 16 januari 2014 deels, zie overige opmerkingen niet opnieuw beoordeeld niet opnieuw beoordeeld ja
Aanwezig Ja/deels/nee/nvt / niet opnieuw beoordeeld 21 mei 2014 ja, zie overige opmerkingen
nee, algemeen beleid is vastgelegd, geen specifieke afspraken met ketenpartners deels, opleidingsniveau lijkt vooralsnog voldoende. Risico voor continuïteit is het feit dat bijna alle medewerkers werken o.b.v. een nul urencontract niet opnieuw beoordeeld deels, van werknemers die reeds in dienst zijn heeft de organisatie geen VOG; nieuwe medewerkers zijn verplicht een VOG aan te vragen
ja, met huisartsen praktijk en gezondheidscentrum
nvt
Pagina 3 van 7
niet opnieuw beoordeeld niet opnieuw beoordeeld ja
ja
niet opnieuw beoordeeld deels, van werknemers die reeds in dienst zijn heeft de organisatie geen VOG; nieuwe medewerkers zijn verplicht een VOG aan te vragen. De directrice is niet in het bezit van een VOG. ja
2e FU rapport van het inspectiebezoek aan Zorg en Speelboerderij De Hosvazze te Lewedorp op 21 mei 2014
10
die BIG-geregistreerd dienen te zijn Gedragscode
Ja
ja
nee
nee
12
Inschrijving bij het kwaliteitsregister of keurmerk van de medewerkers en/of zelfstandigen Opleidingsplan
deels
13
Kwaliteitscertificaat
Ja
14
Lidmaatschap brancheorganisatie
nee
15
Uitsluitingscriteria cliënten
Ja
deels, er is een opleidingsplan m.b.t. BHV en BIG scholing opgesteld ja, HKZ opstap certificaat fase 1 voor zorgboeren (versie 2008) d.d. 17 12 2013 ja, lid van federatie Landbouw en Zorg ja
16
Meldingen incidenten patiënten (MIC)
17
Uitvoeringsprotocollen van voorbehouden en risicovolle handelingen
deels
18
Toets bekwaamheid van medewerkers en/of zelfstandigen van voorbehouden en risicovolle handelingen Beleid vrijheidsbeperkende maatregelen
nvt
20
Medicatiebeleid
deels
21
Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling
nee
11
19
V62852
deels
nee
niet opnieuw beoordeeld nee
deels, er zijn twee procedures die nog tot één procedure gevoegd dienen te worden. Beschrijving van de vervolgstappen na MIC melding en een MIC commissie ontbreken. deels, aanwezige protocollen zelf opgesteld nee
deels, algemene documentatie aanwezig, niet toegespitst op ”De Hosvazze” deels, aanwezig beleid niet afgestemd op veilige principes in de medicatieketen deels, algemene documentatie aanwezig, niet
Pagina 4 van 7
ja
ja, HKZ opstap certificaat fase 1 voor zorgboeren (versie 2008) d.d. 17 12 2013 ja, lid van federatie Landbouw en Zorg niet opnieuw beoordeeld deels, zie opmerkingen
deels, zie opmerkingen
ja
deels, zie opmerkingen
ja, algemeen beleid van een van de hoofdaannemers, niet van toepassing op situatie van “De Hosvazze” ja
2e FU rapport van het inspectiebezoek aan Zorg en Speelboerderij De Hosvazze te Lewedorp op 21 mei 2014
22
Gebruikersvergunning
nvt
23
Notulen van de laatste drie werkoverleggen Kopie van een aantal functioneringsgesprekken
Ja
24
Ja
toegespitst op “De Hosvazze” ja niet opnieuw beoordeeld niet opnieuw beoordeeld
niet opnieuw beoordeeld niet opnieuw beoordeeld niet opnieuw beoordeeld
Overige opmerkingen Zorgplannen Met behulp van een externe adviseur en na overleg met de hoofdaannemer zijn nu voor alle cliënten zorgplannen opgesteld. Voor alle cliënten zijn de zorgdoelen opnieuw uitgewerkt en opgenomen in het zorgplan. Bij meerdere cliënten heeft de afgelopen periode een tussentijdse evaluatie plaatsgevonden van het zorgplan. In de rapportages wordt daarbij de verbinding gemist tussen de gestelde zorgdoelen en de te bereiken resultaten. Hierdoor kan niet worden opgemaakt dat er methodisch wordt gewerkt en of de systematiek van het methodisch werken inderdaad wordt begrepen. De zorgplannen zijn dan ook niet voldoende SMART. Gezien de huidige doelgroep waarbij sprake is van gedragsproblematiek wordt dit als risicovol gezien. De juridische status van de cliënten is niet voldoende uitgewerkt. Medewerkers niet zijn (bij)geschoold in het methodisch werken met zorgplannen. Scholing behoeft dan ook prioriteit. Werkwijze voorbehouden en risicovolle handelingen Bij Zorg- en Speelboerderij De Hosvazze komen voorbehouden en risicovolle handelingen sporadisch voor. Men heeft uitvoeringsprotocollen gekregen van de hoofdaannemer, maar deze zijn voor het laatst geëvalueerd in 2011. Er kan dan ook niet worden vastgesteld of deze nog actueel zijn. In het scholingsplan voor 2014 staat scholing Wet BIG aangegeven. Alle met de zorg belaste medewerkers zijn recent bijgeschoold voor de uitvoering van voorbehouden en risicovolle handelingen. Omdat dergelijke handelingen amper voorkomen is het niet aannemelijk dat de medewerkers hun bekwaamheid bij “De Hosvazze” kunnen bijhouden. Een raamovereenkomst met huisarts(en) is opgemaakt. Protocollen Hosvazze maakt geen gebruik meer van zelf samengestelde protocollen. Binnen “De Hosvazze” wordt nog onvoldoende gewerkt met actuele richtlijnen en protocollen die zijn gebaseerd op landelijke multidisciplinaire richtlijnen. Het gaat hierbij niet alleen om protocollen voor voorbehouden en risicovolle handelingen, maar ook voor de overige zorgverlening zoals b.v. de aanpak van probleemgedrag of seksueel grensoverschrijdend gedrag, hygiënerichtlijnen etc. De indicaties van de cliënten die bij “De Hosvazze” op de dagopvang verblijven, vereisen een hoge mate van professionaliteit waarbij het volgen van de landelijke richtlijnen een vereiste is. Medicatiebeleid De veilige principes in de medicatieketen zijn geïntroduceerd en nieuw medicatiebeleid is opgesteld. Het algemene medicatiebeleid is een document van de hoofdaannemer en niet aangepast op de werkwijze binnen “De Hosvazze”. Het medicatiebeleid wordt ondersteund door protocollen die zijn verkregen van een medewerker van de hoofdaannemer. Het is niet vastgelegd op welke wijze er actuele protocollen worden verkregen en op welke wijze evaluatie plaatsvindt. Het merendeel van de cliënten gebruikt medicatie die vanuit huis wordt meegenomen. Met de ouders zijn nieuwe afspraken gemaakt dat de medicatie in de originele verpakking dient te worden meegenomen voor de overdracht. Er wordt nu gewerkt met medicatieoverzichten of medicatie aftekenlijsten van de apotheek. In de zorgdossiers zijn handgeschreven medicatievoorschriften aangetroffen op voorbladen en algemene rapportages. Uit de steekproef is gebleken dat er een afwijking zichtbaar was in een algemene rapportage waarbij dosering van de medicatie niet overeenkwam met de aftekenlijst van de apotheek. “De Hosvazze” dient bij alle zorgdossiers te controleren of er meer afwijkingen zichtbaar zijn in de dosering en te stoppen met het handmatig verwerken van soort geneesmiddel en dosering. In de rapportages dient te worden opgenomen dat
Pagina 5 van 7
2e FU rapport van het inspectiebezoek aan Zorg en Speelboerderij De Hosvazze te Lewedorp op 21 mei 2014
er sprake is van medicatiegebruik en dient er verwezen te worden naar de lijsten die zijn verkregen van de apotheek. Medewerkers zijn via E-learning recentelijk geschoold in de basis principes van de veilige principes in de medicatieketen. Opleidingsplan “De Hosvazze” heeft budget en een opleidingsplan voor 2014 vastgesteld. Het opleidingsplan is aangepast. Medewerkers zijn recent bijgeschoold voor voorbehouden en risicovolle handelingen. Op locatie vindt tweedaagse scholing plaats voor het benaderen en bejegenen van cliënten. In september staat een cursus epilepsie gepland. Kwaliteitscertificaat “De Hosvazze” heeft het opstapcertificaat voor zorgboeren (versie 2008) behaald. Uit toetsing van de inspectie is gebleken dat met het behalen van dit certificaat niet wordt voldaan aan de randvoorwaarden voor verantwoorde zorg. De directeur lijkt zich hier onvoldoende van bewust. ”De Hosvazze” dient een functionerend kwaliteitssysteem te implementeren afgestemd op de doelgroep en zorgvraag. Een kwaliteitssysteem is conform de Kwaliteitswet zorginstellingen vereist. Er wordt overwogen om te gaan werken aan het certificaat voor ISO. Procedure Meldingen Incidenten en Calamiteiten (MIC) Er is een nieuwe MIC procedure geschreven. De nieuwe procedure is echter nog onvolledig. In de procedure is onvoldoende duidelijk wat wordt verstaan onder een incident en wat onder een calamiteit. Ook is niet beschreven wat en aan wie en hoe er moet worden gemeld indien er sprake is van een calamiteit. Beleid vrijheidsbeperkende maatregelen Het beleid vrijheidsbeperkende maatregelen is herschreven. In het nieuwe beleid is opgenomen dat “als er onverhoopt aanleiding is tot het nemen van vrijheidsbeperkende maatregelen bij een cliënt dat alleen kan op basis van een rechterlijke maatregel”. De inspectie heeft bij de beoordeling van het beleid vrijheidsbeperkende maatregelen de directie eerder op gewezen de wetgeving rondom het toepassen van vrijheidsbeperkende maatregelen en het ontbreken van een aanmerking in het kader van de Wet Bopz. “De Hosvazze” dient het beleid dan ook nogmaals te herschrijven en zich te conformeren aan de wet- en regelgeving die op haar organisatie van toepassing is en hierbij duidelijk te beschrijven dat er geen vrijheidsbeperkende maatregelen mogen worden toegepast. Toezichthoudend orgaan “De Hosvazze” is als rechtspersoon een eenmanszaak. “De Hosvazze” wordt aangestuurd door een directeur zonder dat er sprake is van enig intern toezicht in de vorm van een Raad van Toezicht, adviesraad of enigerlei andere vorm. De inspectie is van mening dat, mede gelet op de kwetsbare doelgroep en de hoogte van de geïndiceerde zorg aansturing door een directeur, zonder een vorm van toezicht, een risico voor de continuïteit van de zorg met zich meebrengt. “De Hosvazze” beschikt over een WTZi toelating. Op basis hiervan dient “De Hosvazze” dan ook te beschikken over een toezichthoudend orgaan. “De Hosvazze” is een maatschappelijke onderneming en dient zich daar waar van toepassing ook te conformeren aan de Zorgbrede Governance code. Voor een goed functionerende zorginstelling zijn een professioneel bestuur en toezicht immers van groot belang. Kleine zorgorganisaties worden waar mogelijk geacht in de geest van de code te handelen.
Conclusies Op basis van bovenstaande bevindingen trekt de inspectie de volgende conclusie: • uw organisatie voldoet nog niet aan alle voorwaarden die redelijkerwijze moeten leiden tot het bieden van verantwoorde zorg. De inspectie acht dit risicovol. De inspectie heeft vastgesteld dat De Hosvazze niet voldoet aan artikel 2, 3 en 4 van de Kwaliteitswet zorginstellingen. Daarnaast ontbreekt een toezichthouder.
V62852
Pagina 6 van 7
2e FU rapport van het inspectiebezoek aan Zorg en Speelboerderij De Hosvazze te Lewedorp op 21 mei 2014
Maatregelen De Hosvazze heeft er voor gekozen om zich aan te sluiten bij een regionale zorgaanbieder en krijgt tot 1 september 2014 de gelegenheid om dit verder te formaliseren. Bij het uitblijven van een dergelijke overeenkomst ziet de inspectie zich genoodzaakt een handhavingsmaatregel in te zetten.
Pagina 7 van 7
