53/2009. (IV. 23.) MÖK határozat 1. A Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlése jóváhagyja a Veszprém Megyei Önkormányzatnak a jelen határozat mellékletében foglaltak szerinti Közbeszerzési Szabályzatát, egyidejűleg a 157/2008. (IX. 18.) MÖK határozattal jóváhagyott Szabályzatot hatályon kívül helyezi. 2. A közgyűlés felkéri elnökét, hogy az új Szabályzatról az érintetteket tájékoztassa. 3. A közgyűlés felkéri elnökét, hogy gondoskodjon a Közbeszerzési Szabályzatnak a Gazdasági és Területrendezési Bizottság véleményező hatáskörét érintő rendelkezése SZMSZ-ben történő módosításáról a testület következő ülésén. Határidő:
azonnal
Felelős:
Lasztovicza Jenő, a megyei közgyűlés elnöke
53/2009. (IV. 23.) MÖK határozat melléklete A VESZPRÉM MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban Kbt.) 6. § (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlése a Veszprém Megyei Önkormányzat közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjére, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körére és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjére az alábbi közbeszerzési szabályzatot alkotja: I.
A Közbeszerzési Szabályzat hatálya
A Közbeszerzési Szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Veszprém Megyei Önkormányzat (továbbiakban: megyei önkormányzat), mint ajánlatkérő által lefolytatásra kerülő - a Kbt-ben meghatározott értékhatárokat elérő vagy meghaladó - árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás, szolgáltatási koncesszió megrendelése esetén lefolytatásra kerülő közbeszerzési eljárásra. II.
Általános rendelkezések
Ajánlatkérő: a Veszprém Megyei Önkormányzat Ajánlattevő: az ajánlatkérő felhívására ajánlatot benyújtó személy vagy szervezet A közbeszerzési eljárás előkészítője és lefolytatója: a Veszprém Megyei Önkormányzat Hivatala csoportja (közbeszerzési munkacsoport) vagy az eljárás lefolytatásával megbízott személy vagy szervezet (megbízott)
III.
1.
A közbeszerzés nyilvánossága a) Közbeszerzési terv és előzetes összesített tájékoztató Az adott évre tervezett közbeszerzésekről az ágazatilag érintett iroda vezetője köteles a Beruházási, Közbeszerzési és Vagyonkezelő iroda vagyonkezelő csoportja részére az ágazatát érintően - az éves költségvetés alapján az adott év március 30. napjáig közbeszerzési tervet összeállítani. A vagyonkezelő csoport vezetője a részére átadott terveket összesíti, az összesített tervet a megyei közgyűlés elnöke elé terjeszti, aki azt április 15-ig jóváhagyja.
2. A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell a közbeszerzési eljárás tárgyai (árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelés és szolgáltatási koncesszió) és mennyisége szerinti bontásban a Közbeszerzések Tanácsa által készített és közzétett (www.kozbeszerzes.hu) közbeszerzési terv mintadokumentum szerinti adatokat. A közbeszerzési tervhez képest módosított közbeszerzési igény esetén a közbeszerzési tervet a változtatás indokának megadásával módosítani kell. A módosítással kapcsolatos adminisztratív feladatok elvégzéséről a munkacsoport vezetője köteles gondoskodni. A beszerzésért felelős iroda vezetője köteles kezdeményezni a közbeszerzési terv módosításának előkészítését az előirányzat biztosítását követően 5 munkanapon belül a közbeszerzési munkacsoport vezetőjénél. 3.
Ajánlatkérő - a munkacsoport előkészítése alapján - az éves összesített közbeszerzési terv meghatározásakor dönt: a közösségi értékhatárokat el nem érő árubeszerzései és szolgáltatásai megrendelésének előzetes összesített tájékoztató formájában való elkészítéséről és közzétételéről, a közösségi értékhatárt el nem érő építési beruházásai előzetes összesített tájékoztató formájában való elkészítéséről és közzétételéről.
4. Ajánlatkérő – a költségvetési év kezdetét követően – előzetes összesített tájékoztatót készíthet a Kbt. 42. § (1) bekezd a.) és b.) pontjában foglaltak szerint. 5.
Az előzetes összesített tájékoztatót a közbeszerzés különböző tárgyairól együttesen és külön-külön is el lehet készíteni. Árubeszerzés esetében az előzetes összesítést árucsoportonkénti bontásban kell elkészíteni és az árucsoportot a CPV-re történő hivatkozással kell megadni. Szolgáltatás megrendelése esetében az előzetes összesítést a Kbt. melléklete szerinti szolgáltatás-csoportonkénti bontásban kell elkészíteni.
6.
A közgyűlés elnöke legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig tájékoztatást ad a közgyűlés részére a megyei önkormányzat éves közbeszerzéseiről, mely tartalmazza a közbeszerzési eljárásokban részt vett külső lebonyolítók tevékenységéről szóló értékelést is. b) Meghatározott közbeszerzési eljárás nyilvánossága
7.
Ajánlatkérő köteles a Kbt. 17/C. §-ában meghatározott adatokat, információkat, hirdetményeket közbeszerzési eljárásonként csoportosítva honlapján közzétenni.
8.
IV. 1.
A 3.-5. és 7. pontokban megjelölt hirdetmények jogszabályban megfelelő formában és határidőben történő elkészítéséről a munkacsoport vezetője, illetve az eljárás lefolytatásával megbízott személy vagy szervezet (megbízott) gondoskodik. A hirdetmények – ajánlatkérő honlapján történő – közzétételéről a munkacsoport vezetője, illetve a megbízott által átadott iratok alapján a Veszprém Megyei Önkormányzat Hivatalának informatikusa gondoskodik. A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyek, szervek A Veszprém Megyei Önkormányzat közbeszerzési eljárásaiban a Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló rendeletében (továbbiakban: SZMSZ) meghatározottak szerint ajánlatkérő nevében: - a közbeszerzési eljárással kapcsolatos feladat- és hatásköröket a megyei közgyűlés elnöke gyakorolja, - a Gazdasági és Területrendezési Bizottság véleményt nyilvánít a nettó 25 millió Ft-ot meghaladó értékű közbeszerzések esetén a közgyűlés elnökének a közbeszerzési eljárást lezáró döntése előtt.
2. A közbeszerzési eljárás előkészítése a - közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel rendelkező személyekből álló - közbeszerzési munkacsoport feladata. A közbeszerzési munkacsoport tagjai: - az ágazatilag érintett iroda vezetője, - a megyei közgyűlés elnöke által kijelölt köztisztviselők (jogász, műszaki, pénzügyi szakember), - megbízott alkalmazása esetén az ajánlatkérő által kötött polgári jogi szerződés alapján közreműködő személy, szervezet esetén a szervezet képviselője, A közbeszerzési munkacsoport vezetője a Beruházási, Közbeszerzési és Vagyonkezelő iroda vagyonkezelő csoportjának vezetője. 3.
A közbeszerzési munkacsoportból, áll az a - legalább 3 tagú, a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel rendelkező személyekből álló bíráló bizottság, amely írásban készít szakvéleményt és döntési javaslatot a Gazdasági és Területrendezési Bizottság véleményezéséhez és a közgyűlés elnöke által hozandó döntéshez.
4.
Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személy, vagy szervezet, továbbá a hivatalos közbeszerzési tanácsadó a tevékenysége körében okozott kár megtérítésért a Ptk. szabályai szerint felel. A megbízott felróható hibájából, vagy mulasztásából eredő jogerősen kiszabott bírság megfizetésére a megbízott köteles. A felelősséget a megbízottal kötendő szerződésben rögzíteni kell.
V.
A közbeszerzési eljárás előkészítése
1. Az adott közbeszerzési eljárás előkészítését megelőzően az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevonni kívánt személy vagy szervezet, valamint a hivatalos közbeszerzési tanácsadó (továbbiakban: megbízott) írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben nem áll fenn a Kbt. 10. §-a szerinti összeférhetetlenség.
Akinek személyére nézve összeférhetetlenségi ok áll fenn, vagy az eljárás folyamán keletkezett, az köteles azt a megyei közgyűlés elnökének haladéktalanul bejelenteni, és az eljárásban való részvételét azonnal megszüntetni. 2. A közbeszerzési eljárás előkészítése során a Kbt. 4. § 14. pontjában meghatározottak figyelembevételével az alábbiak irányadók: a) A közbeszerzési munkacsoport vezetőjének irányításával – a közbeszerzés tárgya szerint illetékes iroda vezetőjének közreműködésével – a közbeszerzési munkacsoport meghatározza a közbeszerzés tárgyát, mennyiségét és becsült értékét. b) Az a) pontban foglaltak figyelembevételével a közbeszerzési munkacsoport vezetője vagy az általa megbízott személy a közbeszerzési eljárásról ütemtervet készít, mely tartalmazza az adott eljárásra a Kbt. által előírt folyamatokat, s azok határidőit. c) A közbeszerzési eljárás előkészítése keretében az eljárást megindító hirdetmény jogszerűségét a megyei főjegyző igazolja ellenjegyzésével. A közbeszerzési eljárás lebonyolításával megbízott szervezet esetében az eljárást megindító hirdetmény jogszerűségét a lebonyolítással megbízott szervezet vezetője, illetve az általa megbízott – a lebonyolításra megkötött megbízási szerződésben megnevezett – személy igazolja ellenjegyzésével. Az eljárást megindító hirdetményt nem lehet ellenjegyezni, ha az sérti a közbeszerzésre, illetőleg a közbeszerzési eljárásra vonatkozó szabályokat. Az eljárást megindító hirdetmény ellenjegyzése nélkül a közbeszerzési eljárás nem indítható meg. Az ajánlatkérő az ajánlati felhívást – a szerződés megkötéséhez szükséges engedélyek megléte esetén – akkor teheti közzé, ha rendelkezik a szerződés teljesítését biztosító anyagi fedezettel, vagy az arra vonatkozó biztosítékkal, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll. Az ajánlati felhívás közzétehető, ha ajánlatkérő támogatásra irányuló igényt nyújtott be, vagy fog benyújtani. VI.
A közbeszerzési eljárás dokumentálása
1. A közbeszerzési eljárást - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - a munkacsoport, megbízott alkalmazása esetén a megbízott köteles dokumentálni. A megbízott az eljárás befejezését követően köteles a megbízás során keletkezett közbeszerzési dokumentáció összefűzött másolati példányát a megbízónak átadni. 2.
A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratnak a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetve a szerződés teljesítésétől, jogorvoslati eljárás esetén annak jogerős befejezésétől számított 5 évig történő megőrzéséről - a Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Hivatala irattára útján - a munkacsoport gondoskodik.
3.
Ajánlatkérő - a munkacsoport útján - köteles a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző vagy más illetékes szervek kérésére az adott közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni.
VII.
A közbeszerzési eljárás lefolytatása
1.
A közbeszerzési munkacsoport erre kijelölt tagjának, megbízott alkalmazása esetén a megbízottnak a feladata: - a hirdetmények, felhívások elkészítése, - a dokumentáció elkészítése, rendelkezésre bocsátása, - kiegészítő tájékoztatás igénylése esetén annak megadása, az ajánlattevők, részvételre jelentkezők részére történő megküldése, a dokumentáció, illetve annak ellenértéke visszajuttatása. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó alkalmazása esetén a tanácsadót különösen a felhívás és a dokumentáció elkészítésébe kell bevonni.
2.
A közbeszerzési eljárással kapcsolatos hirdetménynek, felhívásnak – az Európai Unió Hivatalos Lapjába, vagy a Közbeszerzések Tanácsának Hivatalos Lapjába – határidőben történő feladásáról - igazolható módon - a munkacsoport, megbízott alkalmazása esetén a megbízott gondoskodik. A hirdetmények megküldésének és közzétételének részletes szabályairól, valamint a hirdetmények mintáiról külön jogszabály rendelkezik.
3.
Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén annak megkezdése napján a közbeszerzéssel érintett iroda vezetője, megbízott alkalmazása esetén a megbízott köteles a Közbeszerzési Döntőbizottsághoz - a Kbt-ben meghatározott módon - az ajánlattételi felhívást, továbbá az ajánlattételre felhívni kívánt szervezetekről, illetve a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről szóló tájékoztatást benyújtani.
4.
Az ajánlatok, részvételi jelentkezések személyesen történő benyújtása esetén a munkacsoport erre kijelölt tagja átvételi elismervényt állít ki, mely tartalmazza az átadó, átvevő nevét, az ajánlat, részvételi jelentkezés átadás-átvételének időpontját (év, hó, nap, óra, perc).
5.
A beérkezett ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket az ajánlattételi, részvételi határidő lejártáig a hivatali helyiség erre kijelölt zárható helyén kell őrizni.
6.
Az ajánlatok, részvételi jelentkezések bontási eljárását az ajánlattételi, részvételi határidő lejártának időpontjában a munkacsoport, megbízott alkalmazása esetén a megbízott, valamint a Kbt által meghatározott személyek jelenlétében a munkacsoport vezetője folytatja le.
7.
Az ajánlatok, részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről szóló jegyzőkönyv elkészítése és ajánlattevők, illetve részvételre jelentkezők részére történő igazolható módon történő átadása, megküldése a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott feladata.
7.1.A jegyzőkönyv az ajánlatkérő részére, továbbá az ajánlattevők, részvételre jelentkezők száma szerinti eredeti példányban készül, melyet a munkacsoport vezetője, és a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott a kézjegyével lát el. 7.2.Tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalásról készített jegyzőkönyvet a tárgyaláson megjelent ajánlattevők is aláírják.
7.3.A jegyzőkönyv mellékletét képezi a jelenléti ív. 8.
Az ajánlatok, részvételi jelentkezések elbírálásának szakmai előkészítését lezáró írásbeli szakvéleményt és a döntési javaslatot a bíráló bizottság készíti el.
9.1.A döntési javaslat előtti esetleges közbenső intézkedések (hiánypótlás iránti intézkedés, számítási hiba javítása, felvilágosítás kérés, kirívóan alacsonynak értékelt ellenszolgáltatás esetén az ajánlati elemek valóságosságáról, teljesíthetőségéről történő érdeklődés) megtétele a munkacsoport erre kijelölt tagja, megbízott alkalmazása esetén a megbízott feladata. 9.2.A hiánypótlási felhívásra, illetve egyéb intézkedésre érkezett iratok, válaszok vizsgálata a munkacsoport erre kijelölt tagja, megbízott alkalmazása esetén a megbízott feladata. 10. A tárgyalásos eljárást a munkacsoport vezetője, vagy az általa e feladatra kijelölt személy, illetve a megbízott folytatja le, melyen részt vesznek a bíráló bizottság tagjai is. 11. A bíráló bizottság a munkájáról jegyzőkönyvet, a végleges szakvélemény és az indokolással ellátott bírálati lapok alapján döntési javaslatot készít a Gazdasági és Területrendezési Bizottság véleményezéséhez, a közgyűlés elnöke által hozandó döntéshez. A bíráló bizottság felelősséggel tartozik az általa végzett tevékenysége során a közbeszerzésre vonatkozó és egyéb kapcsolódó jogszabályok betartásáért. 12. A megyei közgyűlés elnöke döntését írásos formában hozza meg. 13. Az eljárás eredményét az ajánlati felhívásban meghatározott időpontban (vagy a Kbt.-ben szabályozottak szerint korábbi vagy későbbi időpontban) a bíráló bizottság tagjai jelenlétében a munkacsoport vezetője, illetve a megbízott hirdeti ki. Az eredményhirdetésről szóló jegyzőkönyvnek elkészítése, az írásbeli összegzésnek az ajánlattevők, illetve részvételre jelentkezők részére történő igazolható módon történő átadása, megküldése a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott feladata. 14. Ajánlattevőnek az írásbeli összegzés kijavítására, a nyertes ajánlat jellemzői ismertetésére irányuló kérelmét a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott - a Kbt-ben szabályozottak szerint - teljesíti. 15. Az eljárás eredményéről, vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztató hirdetmény határidőben történő feladása a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott feladata. 16. Az ajánlati biztosíték visszafizetéséről a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott gondoskodik. 17. A szerződés aláírásra előkészítéséért a munkacsoport, illetve a megbízott felel. A szerződést a megyei önkormányzat képviseletében a közgyűlés elnöke írja alá, a megyei főjegyző ellenjegyzi.
18. Ajánlatkérő az éves beszerzéseiről szóló éves statisztikai összegzését - külön jogszabályban meghatározott minta szerint, a munkacsoport útján - legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig megküldi a Közbeszerzések Tanácsa részére. VIII. A közbeszerzések ellenőrzése 1.
Ajánlatkérő - a munkacsoport útján - köteles a szerződés teljesítéséről, módosításáról a Kbt-ben szabályozottak szerint tájékoztatót készíteni és hirdetményt közzétenni.
2.
Az ajánlatkérő közbeszerzési eljárásait a Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlésének - mindenkor hatályos szabályzatában rögzített - belső ellenőrzési rendszerében kell ellenőrizni.
IX.
A közbeszerzésekkel kapcsolatos jogorvoslat
1.
Közbeszerzési Döntőbizottságnál indított jogorvoslati eljárással kapcsolatos intézkedéseket a munkacsoport, megbízott alkalmazása esetén a megbízott teszi meg a közgyűlés elnökének előzetes tájékoztatásával.
2.
A közgyűlés elnöke dönt - a munkacsoport, illetve a megbízott javaslatára - a folyamatban lévő közbeszerzési eljárás felfüggesztéséről, a szerződés megkötésének elhalasztásáról, továbbá a Közbeszerzési Döntőbizottságnak az ügy érdemében hozott határozata keresettel történő felülvizsgálatáról.
3.
A keresetlevél elkészítése és határidőben történő benyújtása a munkacsoport jogi szakértője, illetve a megbízott feladata.
X.
Az Európai Bizottság eljárása
Az Európai Bizottságnak a jogsértésről szóló értesítésére és annak orvoslására vonatkozó felhívásra a munkacsoport, illetve a megbízott készíti el és a közgyűlés elnöke jóváhagyását követően küldi meg - a Kbt-ben meghatározottak szerint - a jogsértéssel kapcsolatos tájékoztatást.
Záró rendelkezés Jelen Szabályzat 2009 április 23. napján lép hatályba, a Szabályzatban foglaltakat a hatályba lépését követően megkezdett beszerzésekre, a közbeszerzési eljárások alapján megkötött szerződésekre és az azokkal kapcsolatban kérelmezett, kezdeményezett, vagy hivatalból indított jogorvoslati eljárásokra a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény, valamint annak felhatalmazása alapján alkotott jogszabályokkal összhangban kell alkalmazni. Jelen Szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 157/2008. (IX. 18.) MÖK határozattal jóváhagyott Közbeszerzési Szabályzat. Veszprém, 2009. április 23. Lasztovicza Jenő a megyei közgyűlés elnöke
Záradék: Ezen Szabályzatot a Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlése 53/2009. (IV.23.) MÖK határozatával hagyta jóvá.
