1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata. Kerekegyháza Város Önkormányzata

1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata Kerekegyháza Város Önkormányzata

Ügyfél

Kerekegyháza Város Önkormányzata

Cím Alcím

1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése Kerekegyháza Város Önkormányzata

Dátum Verziószám

2014.02.27. v_1.0

MultiContact Consulting Kft. 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. T: +36 1 666 3750 F: +36 1 666 3749

Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék Cégbírósága Cégjegyzékszám: 01-09-712312 E: [email protected] W: www.multicontact.eu

JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dokumentum a MultiContact Consulting Kft. szellemi terméke. Jelen dokumentumot és annak egyes részeit a – megrendelővel kötött egyedi szerződésben foglalt jogosultságok kivételével – nem lehet sem részben, sem egészben másolni, fénymásolni, újra előállítani, módosítani, átdolgozni, lefordítani vagy lerövidíteni bármilyen felhasználás céljából a MultiContact Consulting Kft. előzetes írásos hozzájárulása nélkül. A MultiContact Consulting Kft. a szerzői jogokhoz fűződő minden vagyoni jogot harmadik személyek vonatkozásában fenntart. A dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén a MultiContact Consulting Kft. jogosult a szerzői jog megsértése miatti jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dokumentum tartalma egyben üzleti titkot is képez. Amennyiben a hatályos jogszabály vagy a megrendelővel kötött szerződés másképp nem rendelkezik, vagy jelen dokumentum közbeszerzési eljárásban ajánlatként kerül benyújtásra, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik fél tudomására nem hozhatja. ©2012 MultiContact Consulting Kft. Minden jog fenntartva.

Tartalomjegyzék 1

Vezetői összefoglaló ........................................................................................................................ 1

2

A feladat bemutatása ...................................................................................................................... 3 2.1

3

A korábbi projekt bemutatása................................................................................................. 3

Vállalt intézkedések felülvizsgálata, elemzése ................................................................................ 6 3.1

A döntési mechanizmus korszerűsítése .................................................................................. 7

3.2

A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása .................................................. 11

3.3

Partnerség erősítése.............................................................................................................. 13

3.4

A projekt eredményei, hatása ............................................................................................... 15

3.5

Az indikátorok megvalósulása ............................................................................................... 19

3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5

Vállalt indikátorok ......................................................................................................... 19 Adatszolgáltatási kötelezettség alá eső indikátorok ..................................................... 20 Esélyegyenlőségi vállalt indikátorok .............................................................................. 22 Környezeti fenntarthatósági vállalt indikátorok ............................................................ 28 Társadalmi fenntarthatósági vállalt indikátorok ........................................................... 32

4

Akció terv a hiányosságok, indikátorok pótlására ......................................................................... 33

5

Mellékletek .................................................................................................................................... 34 5.1

Felhasznált irodalom ............................................................................................................. 34

5.2

Interjúk jegyzéke ................................................................................................................... 34

5.3

Ábra jegyzék .......................................................................................................................... 34

5.4

Táblázatok jegyzéke............................................................................................................... 34

1 Vezetői összefoglaló Az Államreform Operatív Program keretében 2007-2010. között több önkormányzatok számára elérhető szervezetfejlesztési pályázati konstrukció valósult meg. Jelen pályázat a Magyary Programban foglalt célokkal összhangban két célt tűzött ki az önkormányzatok fejlesztése területén:  Az Önkormányzati törvény és a Járási törvény rendelkezéseinek megfelelően megváltozott az önkormányzatok feladatköre. Ezek a változások a polgármesteri hivatalok és az önkormányzatok által felügyelt intézmények szervezeti működésében is változásokat tettek szükségessé. Ehhez kapcsolódóan a pályázat egyik célja e változások felmérésének, megtervezésének, megvalósításának és eredményei visszacsatolásának támogatása.  Az önkormányzatok költségcsökkentésének, hatékonyságnövelésének módszertani és gyakorlati támogatása annak érdekében, hogy a megváltozott feladat-ellátási rendben és finanszírozási környezetben fenntarthatóan, szervezett szolgáltatáskínálattal, kötelező és önként vállalt feladatokkal vegyenek részt. A pályázati konstrukció meghirdetésekor a támogatásra rendelkezésre álló keretösszeg 1 400 000 000 forint volt, melynek forrását az Európai Szociális Alap és Magyarország költségvetése társfinanszírozásban biztosította. Kerekegyháza Város Önkormányzata a 2013. október 24-én kelt Támogatói Döntés értelmében nyertes pályázatot nyújtott be, mely döntés alapján 40 MFt, azaz Negyven-millió forint támogatásban részesült. A döntést követően a Hivatal a MultiContact Consulting Kft-t bízta meg a szervezetfejlesztési célú tanácsadási és pénzügyi projektvezetői szolgáltatás nyújtására, a „Kerekegyháza Város önkormányzati szervezetfejlesztése” című ÁROP-1.A.5-2013-2013-0040 azonosító számú pályázatban vállaltak megvalósítására. A Hivatal a pályázat során kötelező tevékenységeket, illetve választható fejlesztési elemeket jelölt meg. Ilyen kötelező elem volt a Magyary Program szervezet beavatkozási területéhez kapcsolódó ÁROP-1.A.2. számú, A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című nyertes pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata című intézkedés, mely azon szervezetek számára volt kötelező, akik részt vettek a korábbi ÁROP projektben. A korábbi ÁROP projekt megvalósítása 2009. június 1. és 2010. június 30. között történt. A megvalósítás során a projektbe a hivatali dolgozókon kívül az Önkormányzat intézményeket, gazdasági társaságokat és civil partnereket is bevont. A döntési mechanizmus korszerűsítése során végrehajtott intézkedéseknek köszönhetően javult a belső folyamatok minősége és hatékonysága, a hivatal szakmai munkája, és jelentősen csökkent az ügyintézési idő, a jól biztosított információ áramlás eredményeként pedig erősödött az intézményekkel és a civil szervezetekkel való kapcsolat. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása során a források hatékonyabb elosztására tettek intézkedéseket, valamint a köztisztviselők feladatai közé beépítésre került a kockázatkezelés. A felülvizsgált és átalakított szervezeten belüli eljárások száma nagyban hozzájárult a vállalt szakmai indikátorok teljesüléséhez. Ugyancsak köszönhető ez a teljesülés a projekt során a Hivatal által a dolgozók részére szervezett képzéseknek, továbbá a szervezetfejlesztési intézkedésbe bevont munkavállalók arányának. A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében a Hivatal 2009. és 2011. között három alkalommal folytatott ügyfélelégedettség mérést. Ennek eredményeként jelentősen csökkent az ügyintézéssel töltött idő, hatékonyabb lett a szervezet működése és nem várt eredményként nőtt a hivatali dolgozók önbizalma. Az esélyegyenlőségi indikátor vállalásokhoz

1

kapcsolódóan esélyegyenlőségi munkatárs/felelős alkalmazására került sor, továbbá évenként esélyegyenlőségi képzést tartanak.

2

2 A feladat bemutatása Jelen tanulmányban az önkormányzat által a Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok közül (sötétszürke) az 1. feladat az ÁROP-1.A.2. számú A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című nyertes pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálatát mutatjuk be (bordó).

1. ábra A Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok

E dokumentumban bemutatjuk az ÁROP-1.A.2/A-2008-0209 projekt keretében megvalósított intézkedések, eredmények elemzését, és akciótervet fogalmazunk meg a hiányosságok kezelése érdekében.

2.1 A korábbi projekt bemutatása Kerekegyháza Város Önkormányzata 2009-ben pályázott az Államreform Operatív Program keretében meghirdetett, „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése – ÁROP-1.A.2/A komponens” elnevezésű pályázaton és pozitív elbírálásban részesült. A támogatásban részesült projekt címe „kerekegyházi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése”, azonosító száma: ÁROP1.A.2/A-2008-2009. A pályázatban vállaltak szerint a támogatott fejlesztéssel létrehozott szolgáltatásokat a 2007-2013 időszakban minimum 5 évig fenn kell tartani és üzemeltetni. A projekttel kapcsolatos dokumentumokat 2020. december 31-ig meg kell őrizni.

3

Kerekegyháza Város Önkormányzata célul tűzte ki a döntési folyamatok korszerűsítését a városi civil szervezetek és intézmények bevonásával. Feladatának tekintette a partnerek folyamatos tájékoztatását, valamint a hivatal ügyfélközpontúságát, annak hatékonyabbá tételét, az ügyintézés gyorsítását a hivatal szakmai munkájának minőségjavítása révén. A kitűzött célok megvalósítása és későbbi fenntarthatósága érdekében a hivatal komplex szervezetfejlesztési programot állított össze, új informatikai folyamattámogatási rendszert vezetett be, továbbá a hivatal dolgozói részére képzéseket szervezett. A projekt áttekintését az alábbi táblázat tartalmazza:

Projekt adatok A pályázat neve A projekt címe

ÁROP- 1.A. 2/A - A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése Kerekegyházi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése ÁROP- 1.A. 2/A- 2008-0209

A pályázat kódszáma 1 év A projekt tervezett futamideje 2009.06.01 A projekt megvalósításának kezdete 2010.06.30 A projekt megvalósításának befejezése 18400000 Az igényelt támogatás összege (Ft) 18400000 Elnyert támogatás összege (Ft) A projekt tervezett célja és eredménye Kerekegyháza Polgármesteri Hivatalának (a pályázati adatlapból) szervezetfejlesztésével hozzájárulni a Hivatal hatékonyabb működéséhez, az ügyfélszolgálati folyamatok átszervezéséhez, a partnerekkel és a felügyelt szervezetekkel való intézményesített kapcsolattartás megteremtéséhez, jobb időgazdálkodás kialakításához. A hivatal munkatársai közül minim 12 fő részesül képzésben (4 db képzés) a szervezeti folyamatok átvizsgálásra kerülnek, átalakítjuk a hivatali főfolyamatok rendszerét, az ügyfélszolgálati rendszert, a partnerekkel való kapcsolattartás rendszerét valamint a felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás folyamatát. A bevonásra került partnerek száma 4. Beszerzett szoftver: TER2. AAM Tanácsadó Zrt., BKF Megvalósításban résztvevő szervezet neve:

4

N Szabálytalansági eljárás volt I/N Önkormányzat viselt-e saját forrásból emiatt költséget? Mennyit?

nem

Bevont hivatali dolgozók száma (db)

14 fő

Bevont intézmények, társaságok száma (db)

gazdasági

Bevont civil partnerek száma (db)

9 4

1. táblázat Áttekintő projektadatok

5

3 Vállalt intézkedések felülvizsgálata, elemzése Az Államreform Operatív Program (ÁROP) „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése” című támogatási konstrukció keretében az alábbi három fejlesztési területet határozta meg, melyekben a Hivatal az alábbi 21 részterület fejlesztését vállalta. (2. számú ábra)

I. A döntési mechanizmus korszerűsítése

II. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása

III. A partnerség erősítése

• a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében • b) a polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében • c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) • d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása • e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása • f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése • g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása • h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe • j) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése • k) szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése • l) a projekt szemlélet megerősítése

• a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása • b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása • c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között • d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata • f) közbeszerzési eljárások lebonyolítása • g) környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése • h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása

• b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa • c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba • d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére

2. ábra Kerekegyháza Önkormányzat által vállat részterületek az ÁROP- 1.A.2/A-2008-2009. pályázatban

A továbbiakban az egyes részterületeken megvalósított részletes tevékenységeket ismertetjük.

6

3.1 A döntési mechanizmus korszerűsítése a) Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében A döntési mechanizmus korszerűsítése érdekében a Hivatal a stratégiai menedzsment erősítését, a belső folyamatok hatékonyabbá tételét és a közszolgáltatások minőségének javítását tűzte ki célul. A stratégiai menedzsment erősítése érdekében az általános döntési kompetenciák és eljárások korszerűsítése, a folyamatok optimalizálása szükséges. A Helyzetelméz során feltárt hiányosságok az alábbiak voltak:    

Nincs kialakított stratégiaalkotási folyamat; Nincs kialakított folyamata a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolásának, egymásra történő hivatkozásának; Nincs kialakított folyamata a különböző szakterületekhez tartozó szakmai koncepciók Gazdasági Programhoz és egymáshoz történő hangolásához; Az önkormányzat stratégiai tervének/einek felülvizsgálati folyamata sem kialakított jelenleg;

2010. február 18-án a stratégiai tervezéssel kapcsolatos worshop-ra került sor. Eredménytermékek  Stratégiai tervezési tábla;  A stratégiai tervezés, A költségvetés készítés és elfogadás, A stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása, A stratégiai tervek gondozása folyamatok fejlesztése workshop prezentáció;  Jelenléti ív; b) A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) A helyzetelemzés feltárta, hogy központi ügyfélfogadást végző szervezeti egységet nem alakítottak ki a Hivatalban, az információkérések nagy része a Polgármesteri titkárságon csapódik le, akik a bejárathoz való közelségük miatt ügyfél irányítási funkciót is ellátnak. Porta rendszer (tájékoztató, eligazító, információs pont) nincs kiépítve, az ügyfelek néha bolyonganak a házban, ami biztonsági szempontból sem előnyös, a határidő tartására az ügyintézők saját maguk által kialakított módszerrel, (naptár, excel) történik. Külön, egységesen kialakított informatikai támogatás nincs erre a célra. Elektronikus ügyintézésre egyelőre jelenleg nincs lehetőség. Technikai feltételek hiánya: vannak olyan helyiségek, ahol több iroda működik együtt. (pl. adó, a szociális iroda és a pénztár egy légtérben van), ami szenzitív adatoknál nem megfelelő. E feladat keretében ügyfélelégedettség mérésre került sor és ügyfélelégedettség mérési eljárásrend készült annak érdekében, hogy a későbbiek során a Hivatal el tudja végezni a szükséges elégedettség méréseket. Az ügyfélelégedettségmérés minden olyan osztályra kiterjedt, mely ügyfélforgalmat bonyolít le. A lekérdezés két alkalommal 2009. december 01. – 2009. december 11. valamint 2010. március 17.7

2010. április 02. között történt. A vizsgálat többek között az alábbi kérdéskörökre kereste a választ: mennyire elégedettek az ügyfelek a szolgáltatás körülményeivel, a szolgáltatás lefolyásával, eredményességével, lenne-e igényük az elektronikus ügyintézésre, hogyan látják a Polgármesteri Hivatal akadálymentesítését. Kerekegyháza Polgármesteri Hivatala ügyfélszolgálati tevékenysége kiemelkedő, eredményes, jó színvonalú volt. Munkájával az ügyfelek teljes mértékben elégedettek voltak. A megkérdezett ügyfelek 100%-a szerint az ügyintézők nyitottak, kedvesek, udvariasak, előzékenyek és abszolút mértékben segítőkészek. 95%-uknak első próbálkozásra sikerült elintéznie azt az ügyét. A megkérdezettek túlnyomó többsége szerint (80%) az ügyfélfogadás színvonalas környezetben igényes technikai körülmények között zajlott. Eredménytermékek:  Ügyfélelégedettségmérés eredményeinek elemzése a Helyzetfelmérés dokumentum keretében;  Ügyfélelégedettségi_kérdőív_2011_01_15  Ügyfélelégedettségi_kérdoív_2012_04_23  Ügyfélelégedettség mérési eljárásrend;  Koncepcionális javaslat az ügyfélszolgálat működésének fejlesztésére;  Ügyfél elégedettség mérés 2009 – 2010 Kerekegyháza Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalánál – Vezetői összefoglaló 2010. 04. 19 d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása A helyi rendeletek megalkotása során előzetes hatásvizsgálatot csak néhány esetben és egyszerűsített formában végzett a Hivatal, többségében a pénzügyi hatások felmérésére, dokumentálására azonban nem került sor. Hatásvizsgálati lap nem volt rendszeresítve a helyi rendeletek előkészítéséhez és nem voltak belső szabályok kialakítva az adminisztratív terhek előzetes elemzése, mérése, a helyi rendeletek kifüggesztésének időtartamát nem határozták meg, a döntéshozatal folyamatáról az önkormányzat honlapja az SZMSZ közreadásával tájékoztatta a lakosságot, a helyi rendeletek megalkotásának folyamata közérthető módon nem volt megismerhető. Kerekegyháza Város Önkormányzatának rendeletalkotási folyamat átalakítása kapcsán az Európai Unió elvárásainak is megfelelő hatásvizsgálati lap bevezetésére került sor. Az Önkormányzat törekszik a nyilvánosság biztosítására és az állampolgárok bevonására a döntés előkészítési folyamatokba. A rendelet-tervezetet a Hivatal érintett irodájának munkatársa készíti elő, amit az illetékes bizottság véleményez. Rendelet-tervezetet tartalmazó előterjesztés csak írásban készülhet. A rendeletalkotásban a választópolgárok több módon is részt vehetnek. Az Önkormányzat a nyilvánosságot nyilvános ülések biztosításával, honlapon történő közzététellel, közmeghallgatással és várospolitikai fórum megrendezésével biztosítja. A projekt lezárultát követően a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény rögzítette a jogszabályok előzetes és utólagos hatásvizsgálatának kereteit. A jogszabály előkészítője - a jogszabály feltételezett hatásaihoz igazodó részletességű - előzetes hatásvizsgálat elvégzésével felméri a szabályozás várható következményeit. Eszerint az előzetes hatásvizsgálat eredményéről a Kormány által előterjesztendő törvényjavaslat, illetve kormányrendelet esetén a Kormányt, önkormányzati rendelet esetén a helyi önkormányzat képviselő-testületét tájékoztatni kell. A részletszabályokat a 24/2011. (VIII. 9.) KIM rendelet tartalmazza, ami azonban az önkormányzatokra nem tartalmaz rendelkezést.

8

A tartalmában előremutató hatásvizsgálati lapot a Kerekegyházi önkormányzat az eltelt idő alatt folyamatosan alkalmazta, törvényesség jelzés azzal kapcsolatban nem érkezet. Eredménytermékek:  Rendeletalkotási és rendelet felülvizsgálati folyamatfejlesztés tanulmány;  Rendeletalkotási folyamatfejlesztés workshop prezentáció;  Workshop jelenléti ív;  Módosított folyamatábra;  Rövid, közérthető szöveges ismertető a rendeletalkotási folyamatról;  Egyszerűsített hatásvizsgálati lap a helyi rendeletek előzetes és utólagos hatásvizsgálatokhoz és az adminisztratív terhek méréséhez;  Rövid, közérthető írásos dokumentum a honlapra;  Teljesítménymutatók kialakítása, bevezetési akcióterv;  SZMSZ módosítási javaslat. e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása, f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése A helyzetfelmérés megállapította, hogy a belső szabályzatok nem kellő részletezettséggel szabályozzák a koordinációs tevékenységgel kapcsolatos felelősségeket valamint a koordinációs eszközök alkalmazását, ezért a projekt keretében elkészül a felelősségeket tartalmazó SZMSZ módosítási javaslat. A Hivatal szervezet és működés fejlesztése érdekében szervezeti átalakítási javaslat készült. Ennek keretében egy új, a Városfejlesztési Iroda került kialakításra. Az Iroda felállításával erősödött a Hivatal távlati gondolkodás képessége, a stratégiai szemlélet épült be a meghatározó döntési folyamatokba. Javult a pályázati tevékenységek hivatalon belüli átláthatósága és szervezettsége, ami hozzájárul a külső források megszerzéséhez és eredményes felhasználásához. A szervezeti változás kedvezően hatott a Hivatal projektszerű működésére. Eredménytermékek  Szervezeti térkép, SZMSZ, ügyrend módosítási javaslatok összefoglalása tanulmány;  Javaslat a hivatali szervezet átalakítására;  Szervezeti kontexdiagram;  SZMSZ ügyrend módosítási javaslatok;  Javaslat a pályázatos fájl struktúrára  Vezetői határidő nyilvántartási excel tábla;  Projektmenedzsment módszertan; g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása, h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe A feladat célja az önkormányzat által nyújtott közszolgáltatások minőségének javítása volt.

9

A helyzetelemzés feltárta, hogy gyakori az Önkormányzat és az intézmények közötti együttműködés közös rendezvények, programok kapcsán, illetve szoros az együttműködés főleg a költségvetés tervezés és gazdálkodás területen, illetve számos, napi operatív működést (karbantartás, jogértelmezés, általános tájékoztatás) illetően. A Hivatal vezetői és az intézményvezetők szerint egyöntetűen problémamentes a kapcsolat, néhány kisebb finomhangolási igénytől eltekintve. A feladat végrehajtása keretében az önkormányzati intézményekkel közös munkával az információáramlás folyamatának kialakítása, űrlapok gépesítése történt meg. Javaslat készült a kommunikációt támogatató nyomtatványok használatára:    

Fejlesztési célok ismertetése; Kis értékű kötelezettségvállalások bejelenése; Karbantartási igények kezelés; Jogszabály értelmezés kérés; Általános tájékoztatások, bejelentések.

Eredménytermékek:  Javaslat – az információáramlás folyamatának kialakítása, űrlapok gépesítése, és a hivatali folyamatokba történő beillesztésére;  Kerekegyháza Város Önkormányzat Intézmény karbantartási igény kezelési folyamat ábra;  Fejlesztési célok bemutatása adatlap - intézményi adatszolgáltatás költségvetési koncepció összeállításához;  Kis értékű kötelezettségvállalás -intézményi bejelentő;  Intézményi karbantartási lap; j) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése k) szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése Kerekegyháza Város Önkormányzata a Polgármesteri Hivatal teljesítmény-menedzsmentjének részleges reformját határozta el az ÁROP pályázat keretében. Ennek keretében a HR komplex rendszerén belül két terület fejlesztése történt: egységes és szabványos munkaköri leírások készültek a TER2 szoftver segítségével és a teljesítményértékelési rendszer koncepcionális kialakítása, ami a TER2 szoftver által lehetővé tett alkalmazások és a 360 fokos értékelés vegyes használatával történt. A szoftver képes támogatni nagyobb szervezetek hatékonyságának növelését a munkakörök számítógépes rendszerbe történő rögzítése és nyilvántartása valamint a szervezet belső összefüggéseinek feltérképezését, a szervezetben végzett feladatok áttekintését, esetlegesen azok folyamatokba való szervezését is és ezáltal a humán erőforrás optimális felhasználásáért felelős vezetők számára. A szoftver adatbázisának feltöltéséhez tevékenységelemzés készült a Hivatal valamennyi dolgozója vonatkozásában a személyes interjúztatás és a kérdőíves lekérdezés módszerével. A munkaköri leírásokon kívül a feladat eredményeként készült egy döntés-hatásköri mátrix, ami a SAMU-Ter2 szoftver adatbázisában került rögzítésre. A döntés-hatásköri mátrix az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-ében rögzített szabályzatok alapján készült el. Elkészítése hozzájárul az általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése projektcél eléréséhez.

10

A SAMU-Ter2 rendszer támogatja a szervezeti és egyéni teljesítmény mérését, elemzését a szervezet (vagy annak egy része) által ellátott feladatokra fordított munkaidő nyilvántartása útján. A feladat zárásaként megtörtént az érintett felhasználók oktatása is. A képzés a szoftver használatán felül kiterjedt a munkaköri leírások és döntési mátrix karbantartására, továbbá a teljesítménymérés támogatására. A koncepció bevezetésre azóta nem került sor, azonban a közszolgálati tisztviselők egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (VI. 30.) KIM rendelet megjelenésével a korábbi irányoktól eltérő irányt vett a teljesítményértékelés rendszere miatt ma már nem is szükséges. A minősítés a hatályba lépés óta kötelező módon a rendelet 1-5. mellékleteiben szereplő értékelő lapokon történik, elektronikus formában. Eredménytermékek:  TER2 szoftver;  Teltöltött adatbázis;  Záró vezetői jelentés tevékenységelemzés és munkaköri leírások készítése számítógépes adat-bázis támogatásával;  Munkaköri leírások;  Teljesítményértékelési Koncepció;  Értékelési űrlap vezetők alulról felfelé történő értékeléséhez;  Értékelési űrlap köztisztviselők felülről, illetve oldalról történő értékeléséhez; E feladat eredményeit a 6. számú ábra mutatja. l) a projekt szemlélet megerősítése érdekében 2009. október 19-20-án projektmenedzsment és beruházás menedzsment oktatásra került sor 15 dolgozó részvételével. A képzés során a dolgozók teljesítményének értékelésére sor került, az oktatás és az oktatók értékelésére azonban nem. A jelen projekt során végzett interjúkból megállapítható, hogy a képzést a dolgozók hasznosnak ítélték. Eredménytermékek:  Értesítés a képzésről;  Jelenléti ív, képzés tematika;  Tanúsítvány átvételi lap;

3.2 A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása A Hivatal a költségvetési tervezésben, pénzügyi és gazdasági átláthatóságban és ellenőrizhetőségben a költségvetési gazdálkodás eredményességének javításában látta a feladat megvalósítását. a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása A feladat keretében elvégezett fejlesztése, a kötelezettségvállalások rendjének folyamatoptimalizálása, folyamatszervezés, szabályzatok átdolgozási javaslata. A feladat keretében került sor a kockázatkezelési rendszer kiépítésére, elkészült a kockázatkezelési szabályzat, a kockázatok azonosítása és felmérése megtörtén, kialakításra került a kockázatkezelési szabályzat. Eredménytermékek: 11

      

Kiadmányozási szabályzat; Intézményi_kockázatfelelősök_névsora; Kockázatkezelés_workshop_prezentáció; Jelenléti ív_kockázatkezelés; Kockázat_azonosító_lap; Kockázat_nyilvántartólap; Kockázati_Akcióterv;

b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása, c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között, d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata A projektben a Helyzetelemzés részeként hat problémás, fejlesztendő terület azonosítása történt meg, melyek a 2010.02.18-án megtartott workshop keretében kiegészültek a folyamatok optimalizálás egyéb lehetőségeivel. Mivel a folyamatokat nem lehet elkülönülten vizsgálni a stratégia tervezés valamint a stratégiai tervek gondozási folyamatától, ezért a workshop és a fejlesztés keretében együtt történt a négy folyamat vizsgálata és a folyamatok esetében a stratégiai teljesítménymutatók kialakítása.    

Stratégiai tervezés folyamata; Költségvetés tervezés folyamata; Stratégiai tervezés és az éves költségvetési tervezés összekapcsolása folyamata; A stratégiai tervek gondozási folyamata;

Eredménytermékek:  A stratégiai tervezés, a költségvetés készítés és elfogadás, a stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása, a stratégiai tervek gondozása, folyamatok fejlesztése tanulmány;  A költségvetés készítési folyamata folyamatábra;  Workshop prezentáció;  Workshop jelenléti ív; f) közbeszerzési eljárások lebonyolítása továbbá a g) környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése A feladatok keretében a közbeszerzési ismeretek a gyakorlatban és környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése oktatására került sor 2009. augusztus 10-11-én 10 fő részvételével. Eredménytermékek:  Értesítés a képzésről;  Jelenléti ív, képzés tematika;  Tanúsítvány átvételi lap; h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása

12

A feladat keretében, a kockázatkezelés kialakított helyi szabályainak, a kockázatelemzés módjának és a kockázatkezelési rendszert működtetésének megismertetése érdekében kockázatkezelés képzésre került sor 2009. október 26-án és 2009. október 28-án 17 fő részvételével. Minkét képzés során a dolgozók teljesítményének értékelésére sor került, azonban az oktatás és az oktatók értékelésére nem. A jelen projekt során végzett interjúkból megállapítható, hogy a képzéseket a dolgozók hasznosnak ítélték. Eredménytermékek:  Értesítés a képzésről;  Jelenléti ív, képzés tematika;  Tanúsítvány átvételi lap;  Ellenőrzési nyomvonal;

3.3 Partnerség erősítése b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa, c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba, d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére A partnerség erősítésére érdekében a Kerekegyházi Polgármesteri Hivatal a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusának erősítését és a partnerség erősítése a Kistérséghez tartozó települések között tűzte ki célul. E feladat keretében készült el a Stakeholder-elemzés (fontos szervezetek beazonosítása, kapcsolatfelvétel) módszertana, ami a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusát támogatja. Megtörtént a módszertan belső szabályzatokba illesztése, a Polgármesteri Hivatal szervezeti és működési Szabályzatának 7. számú mellékleteként. A fejlesztés keretében javaslatok születtek:  A Kommunikációs stratégia megfogalmazására  A kommunikáció rend szabályozására  A nyilatkozati rend kialakítására,.  A kommunikációs feladatok ellátásáért felelős személy kijelölésére A Polgármesteri titkár munkakör munkaköri leírásába a feladat rögzítésre került. Továbbá elkészült a Hivatal Panaszkezelési szabályzat is. Ennek hatályosulása az eltelt időszak alatt megvalósult, azonban a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény 2014. január 1-jei hatályba lépése miatt ma már nem vizsgálható. Kialakításra került továbbá az önkormányzat honlapján a civil szervezetek nyilvántartása, és az információáramlás hálózatszerű (nem digitális) megszervezése feladat keretében a következő területek támogatására készült, a kommunikációt támogatató nyomtatvány:  

Adatváltozás bejelentés; Szociálpolitikai Kerekasztal jegyzőkönyvének készítése;

13



Támogatási keret elszámolása.

Eredménytermékek:  Stakeholder-elemzés módszertan;  Panaszkezelési szabályzat;  Panasz és közérdekű bejelentési nyomtatvány;  Civil szervezetek nyilvántartása;  Javaslat - véleményezési lehetőség kialakítására, a civil szervezetek döntéshozatali folyamatokba történő bevonása kapcsán,- az információáramlás hálózatszerű (nem digitális) megszervezésére, a civil szervezetek információ át-adási pontjainak kialakítására, a kapcsolódó űrlapok gépesítésére;  Civil szervezetek adatváltozás bejelentés nyomtatvány;  Szociálpolitikai Kerekasztal jegyzőkönyvének készítése nyomtatvány;  Támogatási keret elszámolása nyomtatvány;

14

3.4 A projekt eredményei, hatása Intézkedések

Beavatkozási terület (projekt adatlapból)

a)általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégia menedzsment erősítése érdekében b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása);

d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása;

e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása;

Konkrét tevékenységek

Tanácsadás

Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont)

Időgazdálkodási problémák, felesleges tevékenységek elkerülése, nincs értékrend, jövőkép

A hivatal működésében jelentkező zavarok kiküszöbölése Tanácsadás

A szervezet hatékonyságának növelése

Tanácsadás, folyamatok fejlesztés

Tanácsadás

Időgazdálkodási problémák, felesleges tevékenységek elkerülése, nincs értékrend, jövőkép

A hivatal szakmai munkájának javítása, szervezet hatékonyságának növelése

Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése)

• •

• •

A döntési mechanizmus korszerűsítése Stratégiai tervezési tábla; A stratégiai tervezés, A költségvetés készítés és elfogadás, A stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása, A stratégiai tervek gondozása folyamatok fejlesztése workshop prezentáció; Jelenléti ív; Vezető határidő nyilvántartási excel tábla;

Ügyfélelégedettségmérés eredményeinek elemzése a helyzetfelmérés dokumentum keretében; Ügyfélelégedettségi_kérdőív_2011_01_15 Ügyfélelégedettségi_kérdoív_2012_04_23 Ügyfélelégedettség mérési eljárásrend; Koncepcionális javaslat az ügyfélszolgálat működésének fejlesztésére; Ügyfél elégedettség mérés 2009 – 2010 Kerekegyháza Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalánál – Vezetői összefoglaló 2010. 04. 19

• • • • •

• • • • • •

Rendeleltalkotási folyamatfejlesztés workshop prezentáció; Workshop jelenléti ív; Módosított folyamatábra; Rövid, közérthető szöveges ismertető a rendeletalkotási folyamatról; Egyszerűsített hatásvizsgálati lap a helyi rendeletek előzetes és utólagos hatásvizsgálatokhoz és az adminisztratív terhek méréséhez; Rövid, közérthető írásos dokumentum a honlapra; Teljesítménymutatók kialakítása, bevezetési akcióterv; SZMSZ módosítási javaslat. Szervezeti térkép, SZMSZ, ügyrend módosítási javaslatok összefoglalása tanulmány; Javaslat a hivatali szervezet átalakítására; Szervezeti kontexdiagram;

Bevezetésének időpontja/módja

Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, Nem tervezett eredmények, ügyintézési idő, hatások (pl. növekedett az megalapozottabb adminisztrációs teher, javult döntések, átalakított s belső hatékonyság) folyamatok)

2009.12.31

A belső folyamatok minősége, hatékonysága A gazdasági program javult, stratégiai felülvizsgálata már magasabb döntések minőségi követelmények megalapozottsága szerint készült növekedett

2009. december 01. – 2009. december 11. valamint 2010. március 17.- 2010. április 02. között

A szervezet hatékonyságának növekedése

Növekedett a köztisztviselők önbizalma

2009.12.31

belső folyamatok Az Európai Unió elvárásainak minősége, hatékonysága is megfelelő hatásvizsgálati javult. lap bevezetés

2009.12.31, 2010.04.30.

A hivatal szakmai munkája javult, ügyintézési idő csökkent

A szervezeti változás kedvezően hatott a Hivatal projektszerű működésére

15

Intézkedések




• • • •

f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; j) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése;


Intézkedések

Tanácsadás, szoftver beszerzés

SZMSZ ügyrend módosítási javaslatok; Javaslat a pályázatos fájl struktúrára Vezetői határidő nyilvántartási excel tábla; Projektmenedzsment módszertan;

• Javaslat – az információáramlás folyamatának kialakítása, A rossz kommunikációs űrlapok gépesítése, és a hivatali folyamatokba történő csatornák és technikák révén a beillesztésére; rendszer nem tud optimálisan • Kerekegyháza Város Önkormányzat Intézmény karbantartási működni, a fenntartott igény kezelési folyamat ábra; intézményekkel a • Fejlesztési célok bemutatása adatlap - intézményi kapcsolattartás nehézkes. adatszolgáltatás költségvetési koncepció összeállításához; • Kis értékű kötelezettségvállalás -intézményi bejelentő; • Intézményi karbantartási lap;

A szervezet hatékonyságának növelése, a hivatal szakmai munkájának javítása

k) szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése;

• TER2 szoftver beszerzése; • Teltöltött adatbázis; • Záró vezetői jelentés tevékenységelemzés és munkaköri leírások készítése számítógépes adat-bázis támogatásával; • Munkaköri leírások; • Teljesítmény-értékelési Koncepció;



2009.12.31., 2010.04.30

A hivatal szakmai munkája javult, ügyintézési idő csökkent

2010.04.30

Az infomációáramlás folyamatának kialakítása, űrlapok gépesítése, az intézményekkel való kapcsolat erősödött, információ áramlás jól biztosított

2009.12.31

A szervezet hatékonysága növekedett, a munkaköri leírások minősége javult

Teljesítmény mérési rendszerek megismerése

2009. október 19-20

Ismeretek megszerzése

csapatszellem erősítése

Projektmenedzsment és beruházás menedzsment oktatás l) a projekt szemlélet megerősítése.

Oktatás

Projektszervezetben történő munkavégzés, szervezet hatékonyságának növelése

  

Értesítés a képzésről; Jelenléti ív, képzés tematika; Tanúsítvány átvételi lap;

16

Intézkedések







2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása;

Tanácsadás

A költségvetési eljárás folyamata átfogó modernizációt igényel a források hatékonyabb elosztása érdekében.

      

Kiadmányozási szabályzat; Intézményi_kockázatfelelősök_névsora; Kockázatkezelés_workshop_prezentáció; Jelenléti ív_kockázatkezelés; Kockázat_azonosító_lap; Kockázat_nyilvántartólap; Kockázati_Akcióterv;

Tanácsadás, folyamatfejlesztés


  

A költségvetés készítési folyamata folyamatábra; Workshop prezentáció; Workshop jelenléti ív;

Oktatás


  

Értesítés a képzésről; Jelenléti ív, képzés tematika; Tanúsítvány átvételi lap;

2010.03.31

Szabályzatok, kialakítása, aktualizálása

2010.03.31

A szervezet hatékonysága növekedett

2009. augusztus 1011

Közbeszerzési ismeretek a gyakorlatban és környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése oktatás

2009. október 26 és 2009. október 28

A kockázatkezelési rendszer működtetésének megismerése. A köztisztviselők feladatai közé beépült a kockázatkezelés

b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása; c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között; d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; f) közbeszerzési eljárások lebonyolítása; g) környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése;

h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása.

Oktatás, tanácsadás


• • • •

Értesítés a képzésről; Jelenléti ív, képzés tematika; Tanúsítvány átvételi lap; Ellenőrzési nyomvonal;

Munkakapcsolatok erősödése

17

Intézkedések


3. A partnerség erősítése b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére


Tanácsadás


szükség van egy civil stratégiára, mely szabályozza az önkormányzati civil kapcsolatok rendszerét


• • • • •

Stakeholder-elemzés módszertan; Panaszkezelési szabályzat; Panasz és közérdekű bejelentési nyomtatvány; Civil szervezetek nyilvántartása; Javaslat - véleményezési lehetőség kialakítására, a civil szervezetek döntéshozatali folyamatokba történő bevonása kapcsán,- az információáramlás hálózatszerű (nem digitális) megszervezésére, a civil szervezetek információ át-adási pontjainak kialakítására, a kapcsolódó űrlapok gépesítésére;


2010.04.30


jól működő kapcsolat, jó információáramlás

Erősödött a kapcsolat a bevont civil szervezetekkel

2. táblázat A projekt eredményei, hatásai

18

3.5 Az indikátorok megvalósulása 3.5.1

Vállalt indikátorok

Kerekegyháza Város Önkormányzat a pályázat megvalósítása során az alábbi indikátorok teljesítését vállalta:

Mutató neve Bevont partnerek száma Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma Képzettek száma A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya (%) Átalakított szervezeten belüli eljárások száma

Kiinduló érték 2008 0

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

Kumulált érték

4

0

0

0

0

0

0

4

0

4

0

0

0

0

0

0

4

0 0

15 35

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

15 35

0

4

0

0

0

0

0

0

4

3. táblázat Vállalt indikátorok

Bevont partnerek száma Sorszám 01

02

03 04

05 06 07 08

Bevont partner megnevezése Városfejlesztési, Mezőgazdasági, és Környezetvédelmi Bizottság képviseletében Domján István és Rozsnyói Zoltán Ügyrendi, Ifjúsági és Kulturális Bizottság képviseletében Dr. Zöldi Gábor Humán Szolgáltató Központ - Szabó Marianna Móra Ferenc Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény - Gyurkovics Balázsné Napközi Otthonos Óvoda - Hallainé Kis Mária Katona József Művelődési Ház Németh Mariann Kerekegyházi Városgazdasági Kft Ferencz Péter Mozgáskorlátozottak Egyesülete Malecz Alajosné

09

Máltai Szeretetszolgálat Helyi Szervezete - Fritzné Kiss Éva

10

Kiskunsági Hagyományőrző, Kézműves és Turisztikai Egyesület Rendek Lászlóné

11

Kerekegyházi Hegyközség - Sápi Tibor

12

Kerekegyházi Gyermek- és Felnőttvédelmi Alapítvány Monostori Ferencné

13

Galamb és Kisállattenyésztők Egyesülete - Virág Mihály

A bevonás módja részvétel műhelymunkán

részvétel műhelymunkán

részvétel műhelymunkán részvétel műhelymunkán

részvétel műhelymunkán részvétel műhelymunkán részvétel műhelymunkán bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önkormányzattal való kapcsolat véleményezése bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önkormányzattal való kapcsolat véleményezése bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önkormányzattal való kapcsolat véleményezése bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önkormányzattal való kapcsolat véleményezése bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önkormányzattal való kapcsolat véleményezése bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önkormányzattal való kapcsolat véleményezése

4. táblázat Bevont partnerek száma

A vállalt indikátor teljesült.

19

Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma 1. Rendeletalkotási és rendelet felülvizsgálati folyamatok felülvizsgálata; 2. Koncepcionális javaslat az ügyfélszolgálat fejlesztésére; 3. A stratégiai tervezési folyamat felülvizsgálata; 4. A költségvetés tervezési folyamat felülvizsgálata; 5. A stratégia tervezés és éves költségvetés összekapcsolása folyamat kialakítása; 6. A stratégiai tervek gondozási folyamatának fejlesztése; 7. A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; A vállat indikátor teljesült. Képzettek száma

Sorszám

Képzés megnevezése

2009. augusztus 11 2009. október 26 2009. október 28

10 16 16

Képzés időpontja

01

Projektmenedzsment

02

Közbeszerzési ismeretek a gyakorlatban és a környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése

03

2009. október 19 2009. október 20 2009. augusztus 10

Résztvevők száma (fő) a jelenléti ívek szerint 17 16 10

Kockázatkezelés

5. táblázat Képzettek száma

A vállat indikátor teljesült. A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya (%) Az önkormányzat 2009. évi költségvetésének végrehajtásáról szóló, Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének 7/2010.(IV.29.) számú önkormányzati rendelete szerint Kerekegyháza Városi Önkormányzat intézményeinek létszám előirányzata 2009. évben A Polgármesteri Hivatal éves átlagos statisztikai állományi létszáma 63 fő volt, aminek a 35%-a 22,5 fő. A hivatal dolgozóit legszélesebb körben érintő szervezetfejlesztési intézkedés a munkakörelemzés és a munkaköri leírások készítése volt. A projekt során 33 fő munkakör elemzése történt meg és ugyanennyi munkaköri leírás készült, amiből megállapítható, hogy a vállalt indikátor teljesült. Átalakított szervezeten belüli eljárások száma 8. Rendeletalkotási és rendelet felülvizsgálati folyamatok felülvizsgálata; 9. Koncepcionális javaslat az ügyfélszolgálat fejlesztésére; 10. A stratégiai tervezési folyamat felülvizsgálata; 11. A költségvetés tervezési folyamat felülvizsgálata; 12. A stratégia tervezés és éves költségvetés összekapcsolása folyamat kialakítása; 13. A stratégiai tervek gondozási folyamatának fejlesztése; 14. A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; A vállat indikátor teljesült.

3.5.2

Adatszolgáltatási kötelezettség alá eső indikátorok

Indikátor neve Ügyfél elégedettség növelése

Mértékegység Bázisérték (db, fő, %) %

2008 0

Megvalósítási időszak (célérték) 2009 2010 15 15

Fenntartási időszak (célérték)

2011 15

2012 15

2013 15

2014 15

2015 15

6. táblázat Adatszolgáltatás alá eső indikátorok

Az indikátor teljesülése két megközelítésben (pozitív és negatív) vizsgálható:  

az ügyfél elégedettségi kérdőív egyes - az elégedettség szempontjából releváns - kérdéseinél adott pozitív válaszoknál az pozitív válaszok meghaladják-e a 15%-ot, vagyis a vállalt indikátor teljesül-e, illetve; a negatívan értékelő válaszok nem haladják-e meg a 15%-ot.

Az alábbi táblázatban a Vezetői összefoglaló - ügyfél elégedettség mérés 2009 - 2010 Kerekegyháza Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalánál 2010. 04. 19. dokumentum alapján bemutatjuk az indikátor teljesülését.

20

Ügyfél elégedettségi vizsgálat kérdése

I. forduló választ adók száma (fő)

Pozitív választ adók -%-a

II. forduló választ adók száma (fő)

Pozitív választ adók -%-a

Indikátor teljesülése 15% felett?

Milyennek ítéli a hivatal ügyfélfogadási idejét? elegendő és megfelelő elosztású 32 86 11 92 az ügyintézési idő több félfogadási időre 3 8 1 8 lenne szükség alig veszi figyelembe az állampolgárok 1 3 0 0 munkaidejét egyáltalán nem veszi figyelembe az 0 0 0 0 állampolgárok munkaidejét Milyennek ítéli az ügyfélfogadás technikai, környezeti feltételeit?

  



színvonalas

29

78

6

50



elfogadható

6

16

6

50



rossz

1

3

0

0



méltatlan

0 0 0 0 Azt az ügyet, amiért most érkezett sikerült elintéznie?

első próbálkozásra sikerült egy-két alkalommal el kellett jönnöm, hogy elintéződjön csak „×” –dik próbálkozásra sikerült nem sikerült

35

95

10

83



2

5

1

8



0

0

0

0



0 0 0 0 Mennyi időt töltött várakozással az ügyintézés során?



ügyemet azonnal sikerült elintéznem csak 5 percet várakoztam 1 órát kellett várnom 1 óránál várakoztam



többet

26

70

6

50



10

27

6

50



0

0

0

0



0

0

0

0



Mennyire elégedett az ügyintéző munkájának szakszerűségével? nagyon elégedett

29

78

8

67



elégedett

7

19

4

33



kevésbé elégedett

0

0

0

0



egyáltalán elégedett

0

0

0

0



nem

Milyennek ítéli az ügyintéző magatartását? nyitott, kedves, udvarias, előzékeny, segítőkész

37

100

12

100

udvariatlan

0

0

0

0



közömbös

0

0

0

0





7. táblázat Adatszolgáltatás alá eső indikátor részletezése

21

3.5.3

Esélyegyenlőségi vállalt indikátorok

Esélyegyenlőségi indikátor vállalások

Családbarát

Nemek

Akadálymentesítés

Pályázat benyújtásako r érvényes érték

Projekt fenntartás végén várható átlagos érték

Pályázat benyújtása kor érvényes érték


Esélyegyenlőségi munkatárs, felelős alkalmazása (I/N)

N

I

N

I

Esélyegyenlőségi terv, koncepció megléte (I/N)

N

I

N

I

A szervezet döntéshozói, munkavállalói vagy közönsége számára évente esélyegyenlőségi képzést tart (I/N) Az esélyegyenlőségi célcsoportot vagy annak képviselőit bevonta a projekt tervezésébe (I/N)

I

I

I

I

Felmérést készített arról, hogy a tervezett fejlesztés milyen hatással lesz a célcsoport élethelyzetére (I/N) * főbb megállapításokat a szöveges mezőben kérjük megjeleníteni. Leghátrányosabb helyzetű kistérségben vagy halmozottan hátrányos helyzetű településen működik, fejleszt (I/N)

N

N

N

N

Infokommunikációs akadálymentesítés (I/N)

N

N



Fogyatékos emberek Pályázat benyújtása kor érvényes érték


Roma emberek Pályázat benyújtása kor érvényes érték

Projekt fenntartás végéig várható átlagos érték

Más csoportok* Pályázat benyújtása kor érvényes érték

Jelenlegi érték


I

I

N

N

22


Családbarát Pályázat benyújtásako r érvényes érték

Nemek


Nők száma a felső-, és középvezetésben (fő)




2

2

0

0

Részmunkaidős foglalkoztatottak száma (fő)

0

0

Távmunkában foglalkoztatottak száma (fő)

0

0

Fogyatékossággal élő alkalmazottak száma (fő)

2

2

Roma foglalkoztatottak száma (fő)

0

0

50 évnél idősebb, határozatlan idejű munkaszerződés keretében foglalkoztatottak száma (fő) Pályakezdő, határozatlan idejű munkaszerződés keretében foglalkoztatottak száma (fő)

0

0

0

0








Jelenlegi érték


3

2

23


Családbarát

Nemek






Gyesről, gyedről, ápolási díjról visszatérők alkalmazása az elmúlt illetve elkövetkező 5 évben (fő) Rugalmas munkaidőszervezés vagy csúsztatható munkakezdés lehetősége (I/N) Munkaidő-kedvezmény biztosítása a dolgozók továbbképzéséhez (I/N)

14

17

14

17

N

N

I

I

GYES-en, GYED-en levő munkatársakkal való szervezett, dokumentált kapcsolattartás (I/N)

I

I

Vállalati, szervezeti gyermekintézmények fenntartása (I/N)

N

N

A megvalósítás során eszközöket alkalmaz a célcsoport érdekeinek figyelembevételére, védelmére (I/N) * ezeket sorolja fel a szöveges mezőben Figyelembe veszi és érvényesíti a közlekedési kapcsolatok, a térhasználat és a kiegészítő létesítmények tervezésekor a nők és








Jelenlegi érték


17

I

I

I

N

N

I

I

I

I

24



Nemek





I

I








Jelenlegi érték


férfiak igényeit, (I/N) Elektronikus szolgáltatás fejlesztése során a célcsoport képviselőit bevonja a tervezésbe, megvalósításba (I/N) A projekt végrehajtása során megszülető termék és/vagy szolgáltatás más társadalmi csoportnál igazolhatóan kedvezőbben hat az esélyegyenlőségi célcsoportok helyzetére, életminőségére (I/N) * indokolja a szöveges mezőben Vállalkozásfejlesztés vagy szervezetfejlesztés esetén speciális figyelmet fordít a nők/romák/fogyatékkal élők vezette szervezetekre, vagy kifejezetten az ő igényeikre specializált vállalkozásokra, szervezetekre, (I/N), röviden ismertesse a szöveges mezőben Elektronikus szolgáltatás fejlesztése során legalább egy esélyjavító funkciót alkalmaz (I/N) * röviden ismertesse a szöveges mezőben

N

N

N

N

I

N

N

25



A közfeladatok és/vagy jogszabályok olyan módosítását tartalmazza a projekt, amely kifejezetten egy esélyegyenlőségi csoport jogi helyzetének a javítását szolgálja (I/N) * röviden ismertesse a szöveges mezőben A közigazgatási eljárások, ügyintézés olyan módosítását tartalmazza a projekt, amely kifejezetten egy esélyegyenlőségi csoport ügyféli helyzetének könnyítését szolgálja (I/N) * röviden ismertesse a szöveges mezőben A projekt olyan szolgáltatást és/vagy szolgáltatáson belüli speciális elemet tartalmaz, ami egy meghatározott hátrányos helyzetű társadalmi csoport igényére tekintettel került kialakításra (I/N) * ezt, ezeket nevezze meg a szöveges mezőben Az érintett célcsoport számára a fejlesztés eredményéhez való hozzáférést a fejlesztő vagy partnere aktívan, és az esélyegyenlőségi célcsoport(ok)

I

Nemek





N

N

N

N

N

N

I

I

I








Jelenlegi érték


I

26




Nemek Pályázat benyújtása kor érvényes érték










Jelenlegi érték


képviselőivel egyeztetett módon segíti (I/N)

A fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében a fejlesztő vagy partnere esélytudatosságot fejez ki: nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra vonatkozó meglévő előítéleteket (I/N)

I

I

8. táblázat Esélyegyenlőségi indikátorok

27

3.5.4

Környezeti fenntarthatósági vállalt indikátorok

Környezettudatos menedzsment és tervezés

Környezeti fenntarthatósági vállalások/ Kategóriák

Pályázat benyújtásakor érvényes érték

Projekt végéig várható átlagos érték

Jelenlegi érték

Fenntarthatósági szempontok

Pontérték

Mértékegység

I/N

Környezeti szempontú tanúsítás szerint működik Fenntarthatósági tervvel vagy programmal rendelkezik vagy vállalja elkészítését Rendelkezik önkormányzati környezetvédelmi alappal vagy vállalja annak létrehozását Környezetvédelmi/fenntarthatósági megbízott, munkacsoport kijelölése (ha erre nem kötelezett) A szervezet rendszeres környezeti teljesítmény értékelésének bevezetése

0,5

I/N

N

N

N

0,3

I/N

I

N

I

I

0,3

I/N

I

N

I

I

0,2

I/N

I

N

I

I

0,3

I/N

N

N

N

Környezeti auditok lefolytatása A fenntarthatósággal kapcsolatos tudásmegosztáson részt vett munkavállalók száma

0,3 0,3

db/év fő/összlétszám/ év

N N

0 0

0 0

Nyilvánosság számára aktuális környezeti információkhoz való hozzáférés rendszeres, és a kötelező mértéken felüli biztosítása

0,2

db/év

I

0

1

28

1





Jelenlegi érték

Pontérték

Mértékegység

I/N

A termék-, szolgáltatásfejlesztés során a várható környezeti hatások elemzése megtörténik és a fejlesztés ezek figyelembevételével valósul meg A projekt kiterjed a környezeti, fenntarthatósági ismeretek bővítésére

0,3

I/N

I

N

I

I

0,2

I/N

I

N

I

I

Az igénybe vett tanácsadás, képzés, emberi erőforrás fejlesztés kiterjed a környezeti, fenntarthatósági ismeretek bővítésére A projekt egyéb fenntarthatóságot szolgáló fejlesztéseket tartalmaz Partnerség építés a projekt-tervezés és végrehajtás során

0,2

I/N

I

N

I

I

0,3

I/N

I

N

I

I

0,2

I/N

I

N

I

I

A projekt megvalósulás helye társadalmigazdasági szempontból hátrányos helyzetű Helyszínválasztáskor környezetbarát közlekedési (elérhetőségi) szempontok érvényesítése A társadalmi bizalom szintjének növekedését szolgáló megoldások száma Partnerei vagy társadalmi környezete számára szervezett környezettudatos vagy fenntarthatóság tanulásával kapcsolatos események száma

0,2

I/N

N

N

N

0,2

I/N

N

N

N

0,3

db

I

0

1

1

0,3

db/év

I

0

1

1

29

Fenntartható fejlődést szolgáló megvalósítás és fenntartás





Pontérték

Mértékegység

I/N

Fajlagos vízfelhasználás csökkentése

0,3

N

6,75

6,75

Fajlagos energiafelhasználás csökkentése

0,3

m3/projektgazdánál foglalkoztatott fő kWh/projektgazdánál foglalkoztatott fő

N

712,5

712,5

Kombinált valamint anyag- és energiatakarékos irodatechnikai készülékek beszerzése és alkalmazása Hasznosításra átadott hulladék arányának növelése az összes keletkezett hulladék arányában Újrahasznosított papír használat bevezetése és/vagy növelése az irodai és nyomdai munkák során Ártalmatlanításra kerülő hulladék arányának csökkentése Összes keletkezett hulladék mennyiségének csökkentése Veszélyes hulladék arányának csökkentése a keletkezett összes hulladék mennyiségének arányában Egészséges, helyi- vagy bioélelmiszerek alkalmazása az étkeztetésben Béren kívüli (közérzetjavító) rekreációs, egészségügyi juttatások mértékének növelése

0,3

db

N

0

0

0,2

t/t

N

0

0

0,2

I/N

I

0,2

t/t

I

0,016

0,02

0,2

t

I

1

0,8

0,3

t/t

N

0

0

0,2

I/N

N

0,3

eFt/ projektgazdánál foglalkoztatott fő

N

30

N

I

N

I

N 0

Jelenlegi érték

0

4,7




Jelenlegi érték


Pontérték

Mértékegység

I/N

Egészségmegőrző munkahelyi feltételek javítása érdekében a jogszabályi előírásokon felül munkaegészségügyi és -biztonsági tárgyi eszköz beszerzés Tömegközlekedést használó (támogatott) munkavállalók számának növelése a helyi munkavállalók arányának szinten tartásával

0,2

eFt/ projektgazdánál foglalkoztatott fő

N

0

0

0,2

fő

N

0

0

A fejlesztés időszakában az ökohatékonyságra, környezet-egészségügyi, környezet-tudatosságot erősítő feladatokra fordított kiadások

0,3

eFt/eFt

N

0

0

A tudásmegosztás (képzések, műhelyek, konferenciák, megbeszélések stb.) választott körülményei környezettudatosságot tükröznek Környezeti szempontokat érvényesít a beszerzendő eszközök, termékek, alapanyagok értékelésénél/kiválasztásánál Környezeti menedzsment rendszerrel rendelkező beszállítóktól rendeli eszközeit, vagy a tanácsadó, oktató szolgáltatásokat

0,2

I/N

I

N

I

I

0,3

I/N

I

N

I

I

0,3

db

I

9. táblázat Környezeti-fenntarthatósági indikátor

31

0

1

1

3.5.5

Társadalmi fenntarthatósági vállalt indikátorok

Társadalmi fenntarthatóság érvényesítése

Vállalás

Teljesülés

a) Fajlagos vízfelhasználás mértéke (teljes vízfelhasználás [m3] / termelés egysége [változó])

6,75

4,019

b) Fajlagos energiafelhasználás mértéke (teljes energiafelhasználás [kWh] / termelés egysége [változó])

712,5

369

0,016

4,7

0

17

c) Üvegházhatású anyagok kibocsátásának mértéke (CO2e) [t/év] d) Ártalmatlanításra kerülő hulladék mértéke (ártalmatlanításra kerülő hulladék [t] / összes hulladék mennyisége [t]) e) A kistérségben élők foglalkoztatottságának mértéke (kistérségben élő foglalkoztatottak száma [fő] / a foglalkoztatottak száma [fő]) f) A fenntarthatósággal kapcsolatos tudásmegosztáson részt vett munkavállalók száma [fő]

10. táblázat Társadalmi fenntarthatósági indikátor

32

4 Akció terv a hiányosságok, indikátorok pótlására Kerekegyháza Város Önkormányzata a pályázat megvalósítása során vállalt indikátorait minden területen maradéktalanul teljesítette, így a felülvizsgálat eredményeként kijelenthetjük, hogy akcióterv készítése az elmaradt vagy hiányos indikátorok teljesülések pótlása érdekében nem szükséges.

A pályázati felhívás értelmében a projektgazdának jelentési kötelezettsége van a projekt megvalósítása és fenntartása során. A Támogatási Szerződésben foglaltak értelmében a Kedvezményezett köteles adatot szolgáltatni a projekt megvalósulásáról. E jelentési kötelezettségnek a fenntartási időszakban még eleget kell tenni. A projektgazda köteles továbbá a pályázattal, illetve a projekt megvalósításával kapcsolatos dokumentumokról nyilvántartást készíteni és azokat legalább 2020. december 31-ig megőrizni, melyet a közreműködő szervezet helyszíni vizsgálat során kérhet.

33

5 Mellékletek 5.1 Felhasznált irodalom AAM Tanácsadó Zrt. 1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázat eredménytermékei.

5.2 Interjúk jegyzéke

Sorszám 01 02

Interjúalany neve, beosztása Az interjú időpontja Vincze Miklós jegyző 2014. január 15. Halcsikné Szabó Ágnes pénzügyi 2014. január 15. irodavezető

5.3 Ábra jegyzék 1. ábra A Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok .................................................... 3 2. ábra Kerekegyháza Önkormányzat által vállat részterületek az ÁROP- 1.A.2/A-2008-2009. pályázatban ... 6

5.4 Táblázatok jegyzéke 1. táblázat Áttekintő projektadatok ................................................................................................................ 5 2. táblázat A projekt eredményei, hatásai .................................................................................................... 18 3. táblázat Vállalt indikátorok ....................................................................................................................... 19 4. táblázat Bevont partnerek száma.............................................................................................................. 19 5. táblázat Képzettek száma .......................................................................................................................... 20 6. táblázat Adatszolgáltatás alá eső indikátorok ........................................................................................... 20 7. táblázat Adatszolgáltatás alá eső indikátor részletezése .......................................................................... 21 8. táblázat Esélyegyenlőségi indikátorok ...................................................................................................... 27 9. táblázat Környezeti-fenntarthatósági indikátor ........................................................................................ 31 10. táblázat Társadalmi fenntarthatósági indikátor ...................................................................................... 32

34

MultiContact Consulting Kft. 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. T: +36 1 666 3750 F: +36 1 666 3749

Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék, mint cégbíróság Cégjegyzékszám: 01-09-712312 E: [email protected] W: www.multicontact.eu

1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata. Kerekegyháza Város Önkormányzata

Recommend Documents