19 VERHUUR VAN MODULEERBARE STANDS EN BIJBEHORENDE DIENSTEN

Bestek Overheidsopdracht voor leveringen VERHUUR VAN MODULEERBARE STANDS EN BIJBEHORENDE DIENSTEN

2016/19

Auteur(s) : Christophe De Biolley – Didier Revelard Referenties : FIN/PRO/2016/19 Staat : Finale versie Uiterste datum voor indiening van de offertes : 11/08/2016 om 11u00

EOA verhuur van moduleerbare stands en bijbehorende diensten

Geachte, Met verwijzing naar de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie van en gevolg gevend aan uw verzoek tot deelneming, heb ik het genoegen u het bestek betreffende deze opdracht toe te sturen. De eisen, wensen en randvoorwaarden die hieraan gesteld worden, zullen in dit document worden toegelicht. In het kader van haar sponsoringacties in Wallonië en Brussel maakt de Nationale Loterij gebruik van modulaire stands. Huidige opdracht betreft het huren, de montage en afbraak, en het onderhouden van modulaire stands in functie van de afmetingen en van de producten, en het creëren van specifieke zichtbaarheid voor de verschillende producten van de Nationale Loterij. De aanleiding van deze opdracht is gelegen in de wettelijke verplichting tot Europees aanbesteden. De Nationale Loterij hanteert bij de aanbesteding de algemene beginselen van mededinging van de Europese Unie, zoals daar zijn: transparantie, gelijke behandeling, objectiviteit en proportionaliteit. Daartoe worden de volgende van elkaar onderscheiden verrichtingen uitgevoerd: -

controleren op aanwezigheid uitsluitingsgronden

-

beoordelen of inschrijver voldoet aan de minimum geschiktheidseisen

-

vaststellen volledigheid en geldigheid inschrijving

-

beoordelen inschrijvingen en verificatie van de prijzen

-

meedelen gunningbeslissing en wachttermijn.

In deze overheidsopdracht wordt er beoordeeld op kwalitatieve en prijsaspecten. Indien onderstaande opdracht u interesseert, nodig ik u uit een offerte in te dienen. De offerte dient de hoofdzetel van de Nationale Loterij conform de hierna opgesomde voorwaarden ten laatste op 11/08/2016 om 11.00 uur te bereiken, bij voorkeur per aangetekende brief of door persoonlijk afgeven. 1.

AFWIJKINGEN ALGEMENE UITVOERINGSREGELS

Geen. De bepalingen van het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013, blijven onverkort van toepassing op de opdracht. 2.

VOORWERP OPDRACHT

Diensten voor de verhuur van stands CPV 39154000, 39154100

FIN/PRO/2016/19

pagina 2 van 32


3.

AANBESTEDENDE INSTANTIE

Nationale Loterij, naamloze vennootschap van publiek recht (ook te noemen NL) Belliardstraat 25-33 B –1040 Brussel Registratienummer 0223.967.357 Web: www.nationale-loterij.be Voor de leiding en toezicht op de uitvoering van de opdracht wordt de NL in deze offerteaanvraag rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Marc Frederix (Chief Players & Markets Officer). 4.

GUNNINGSWIJZE

Open offerteaanvraag 5.

TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN

De inschrijver moet zich schikken naar de contractuele en administratieve bepalingen van onderhavig bestek alsook naar de bepalingen in de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, en de koninklijke uitvoeringsbesluiten. Opgelet: Elk voorbehoud of het afwijzen van één van deze bepalingen, of elke weigering om een van die bepalingen toe te passen, kan de onregelmatigheid van de offerte met zich meebrengen. 5.1. 

Wettelijke bepalingen Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006



Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten



Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011



Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken



Elke andere wetgeving die in voege is op de dag waarop de offertes worden geopend, en die bovengenoemde wetten en besluiten aanvult en/of wijzigt.

5.2.

Specifieke documenten van de opdracht



Onderhavig bestek en zijn bijlagen



De antwoorden op de door de inschrijvers gestelde vragen



De offerte van de opdrachtnemer

FIN/PRO/2016/19

pagina 3 van 32


6.

FUNCTIONELE EN TECHNISCHE SPECIFICATIES

De stands die gehuurd worden door de Nationale Loterij moeten een modulaire oppervlakte hebben en moeten ook een modulaire zichtbaarheid mogelijk maken in functie van het product van de Nationale Loterij dat naar voren wordt geschoven (Win for Life, Lotto, Euromillions, ...). In bepaalde gevallen moet men ook een onafhankelijke structuur leveren (van het type container) die dienst kan doen als opslag- en werkzone. 2

2

2

Drie oppervlaktes van stands moeten worden voorgesteld: 25m , 75m , 200m . Een gemeenschappelijke basis en de breedst mogelijke moet bestaan voor deze 3 stands om het materiaal opnieuw te kunnen gebruiken (van de ene oppervlakte naar de andere) en om van schaalvoordelen te kunnen genieten. Verder zou de omvang van de stands kunnen variëren naargelang de akkoorden die gesloten werden tussen de Nationale Loterij en de organisatoren van evenementen. Voor elk van de stands van 75 m² en 200 m², worden twee onafhankelijke zones van +/- 15m² elk gevraagd (2 x 15 m ²). Elke zone doet zowel dienst voor het werk als voor opslag (zie indicatieve plannen in de bijlage E). Elke inschrijver mag aan de Nationale Loterij slechts één offerte per stand voorstellen en dus één module (lay-out) per type stand in functie van de oppervlakte (25 m², 75 m², 200 m²). De inschrijvers die de bovengenoemde voorwaarden niet respecteren, worden uitgesloten. Deze modellen (25m2, 75m2, 200m2) moeten modulair zijn opgebouwd en een zekere harmonie vertonen op visueel vlak (design, branding, gebruikte materialen). De "branding" die dienst doet als referentie voor deze offerte is die voor het product WIN FOR LIFE. Het / de logo(s), de grafische opschriften en de kleurencodes worden in bijlage bij het lastenboek overhandigd (zie bijlage H). De inschrijvers moeten dus een ontwerp van een stand voorstellen voor "WIN FOR LIFE", van 25m², 75m² en 200m², en dus een prijs indienen voor deze specifieke branding/lay-out. De technische beschrijving van de stands bevat de elementen die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de stand, de animaties, de verkoop ... maar het gaat niet om een exhaustieve lijst. Andere elementen kunnen worden voorgesteld door de inschrijver in zijn offerte, om bijvoorbeeld de aantrekkingskracht van de stands, de zichtbaarheid van de producten, het comfort, enz. te verbeteren. Bij het opstellen van zijn offerte moet de inschrijver zich houden aan de technische beschrijving van de diverse stands en de voorschriften die hieronder worden gegeven. Hij levert dus een gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde stands. Er wordt duidelijk bepaald dat elk voorgesteld model moet beantwoorden aan de minimumcriteria van dit lastenboek. De inschrijver moet alle nodige technische documentatie leveren die noodzakelijk is voor het voorgestelde materiaal/materieel. De inschrijver moet duidelijk en afzonderlijk in zijn offerte het materiaal aangeven dat gehuurd zal worden en het materiaal "op maat" dat vervaardigd/gekocht zal worden en dat dus de eigendom wordt van de Nationale Loterij.

FIN/PRO/2016/19

pagina 4 van 32


6.1. STAND VAN 25 M² Een overdekte én waterdichte structuur, met een volledige overkapping. Afmetingen 5m x 5m Minimumhoogte onder de dakbedekking in het midden van de stand: 3,5m. Vloer - Een (planken)vloer (of ander systeem) voorzien van 25 m² om het oppervlak waarop de stand staat te respecteren, de afvoer van water, de doorgang van kabels indien vereist, ... - De vloer moet schoongemaakt kunnen worden na elke werkdag teneinde deze opnieuw onberispelijk te maken. Stabiliteit De stand wordt blootgesteld aan allerhande weersomstandigheden. Het nodige materiaal moet dan ook worden voorzien opdat de stand zou beantwoorden aan alle veiligheids- en stabiliteitsnormen. De vloer kan van alle types zijn: aarde, asfalt, grind, ... In bepaalde gevallen is het verboden om gaten te maken in de grond en kunnen dus geen verankeringspunten in de grond worden vastgemaakt. Basisformaat (zie indicatief plan in de bijlage E) - 3 "gesloten" kanten (achter- en zijkanten); - de voorzijde moet vlot afgesloten kunnen worden bij slecht weer en moet altijd de toegang voor bezoekers mogelijk maken; - de achterzijde van de stand moet geopend kunnen worden om personeel binnen te laten, voor de levering van materiaal, ... - de externe zichtbaarheid van het product of het logo moet op elke zijde (3) van de stand verzekerd worden met een minimum van 10 m² per zijde, behalve aan de achterzijde. De noodzakelijke uitrustingen/structuren moeten worden voorzien om de zichtbaarheid te verzekeren. Aan de voorkant moet er ten minste 6 m² aan visibiliteit bestemd zijn voor een interactieve communicatie (video, LEDscherm, enz.). Een zichtbaarheid op de achterzijde moet echter ook mogelijk zijn. - Indien door de opbouw de toegang tot de binnenkant van de stand bemoeilijkt wordt door een aanzienlijk hoogteverschil tussen de grond (terrein) en de vloer van de stand, moet een toegang worden voorzien voor mindervaliden.

FIN/PRO/2016/19

pagina 5 van 32


- De binnenkant van de stand moet georganiseerd/onderverdeeld worden in 2 delen: een zone voor de verkoop en de technische opslagruimte (zie ook de verkoopsruimte hieronder). De doorgang van de ene zone naar de andere moet verzekerd zijn. Meubilair: Verkoopsruimte: -

4 meter toonbank voor verkoop. Elke toonbank moet voorzien zijn van een boven- en een onderplaat. De onderplaat moet de verkoper in staat stellen om zijn kassa te plaatsen evenals de producten van de Nationale Loterij zonder dat de mensen aan de voorzijde van de toonbank toegang hebben tot of zicht hebben op de kassa of de producten. De toonbanken mogen niet te breed zijn om contact tussen de verkoper en de kopers mogelijk te maken.

-

Wanden maken het mogelijk om de verkoopsruimte af te scheiden van de opslagruimte. Deze wanden moeten dienst doen als dragers voor communicatie (producten, logo's, acties, ...).

-

Binnenin de stand moet de zichtbaarheid van communicatie, producten en/of logo's een totale oppervlakte hebben van minimum 14 m² (met inbegrip van de scheidingswanden verkoopsruimte - opslagruimte). Minstens 10 m² van de genoemde 14 m² moet bestemd zijn voor interactieve communicatie (video, LED-scherm, enz.).

Technische opslagruimte: - kast met 10 opbergvakken (ong. 30 cm x 30 cm per vak), die individueel met de sleutel gesloten kunnen worden. De sleutels moeten verschillend zijn (10 verschillende sleutels). - Een brandblusapparaat voorzien van een recent controlerapport - 1 x koelkast van ong. 140 liter zonder diepvriescompartiment - verticaal model met minstens 3 legplanken. - 2 x barkrukken - 1 x tafel (+/- 90 x 60 cm) - 4 x stoel - 1 x trekker + dweil - 1 x bezem met zacht haar - 1 x bezem met hard haar Verlichting, elektriciteit, klankinstallatie en video - De buitenverlichting van de stand voorzien teneinde een maximale zichtbaarheid te verzekeren van de producten of logo's van de Nationale Loterij;

FIN/PRO/2016/19

pagina 6 van 32


- De nodige binnenverlichting voorzien voor een maximale zichtbaarheid van de communicatie, de producten, de logo's en de werkzones; - alle elektrische verlengdraden (bekabeling) die noodzakelijk zijn; - 1 x paneel 400 v naar mono 220 v; - Distributie 220 v; - een plasmascherm 42’’ + een DVD-speler (in de verkoopsruimte): - een klankinstallatie voorzien die het mogelijk maakt om sfeermuziek te verspreiden en een micro. Sluiting van de stand 's Nachts, wanneer de stand gesloten is, voor de veiligheid een volledige afsluiting van de stand voorzien met hoge barrières (type Heras) overdekt met ondoorzichtige zeilen. De zeilen moeten brandwerend zijn, van het type M1.

6.2. STAND VAN 75 M² + 2 ONAFHANKELIJKE RUIMTES 1.

Stand:

Een overdekte én waterdichte structuur, met een volledige overkapping. Afmetingen van de stand: - Lengte (voorzijde): 15m - Breedte: 5m Minimumhoogte onder de dakbedekking in het midden van de stand: 3,5m. Vloer - Een (planken)vloer (of ander systeem) voorzien van 75m² om het oppervlak waarop de stand staat te respecteren, de afvoer van water, de doorgang van kabels indien vereist, ... - De vloer moet schoongemaakt kunnen worden na elke werkdag teneinde deze opnieuw onberispelijk te maken. Stabiliteit De stand wordt blootgesteld aan allerhande weersomstandigheden. Het nodige materiaal moet dan ook worden voorzien opdat de stand zou beantwoorden aan alle veiligheids- en stabiliteitsnormen. De vloer kan van alle types zijn: aarde, asfalt, grind, ... In bepaalde gevallen is het verboden om gaten te maken in de grond en kunnen dus geen verankeringspunten in de grond worden vastgemaakt. Basisformaat (zie indicatief plan in de bijlage E)

FIN/PRO/2016/19

pagina 7 van 32


- 3 "gesloten" kanten (achter- en zijkanten); - de voorzijde moet vlot afgesloten kunnen worden bij slecht weer en moet altijd de toegang voor bezoekers mogelijk maken; - de achterzijde van de stand moet geopend kunnen worden om personeel binnen te laten, voor de levering van materiaal, ... - de externe zichtbaarheid van het product of het logo moet op elke zijde (3) van de stand verzekerd worden, behalve aan de achterzijde: 

minimum 30m² aan de voorzijde. Minstens 10 m² van de genoemde 30 m² moet bestemd zijn voor interactieve communicatie (video, LED-scherm, enz.);



minimum 10m² aan de 2 zijkanten.

De noodzakelijke uitrustingen/structuren moeten worden voorzien om de zichtbaarheid te verzekeren. Een zichtbaarheid op de achterzijde moet echter ook mogelijk zijn. - Indien door de opbouw de toegang tot de binnenkant van de stand bemoeilijkt wordt door een aanzienlijk hoogteverschil tussen de grond (terrein) en de vloer van de stand, moet een toegang worden voorzien voor mindervaliden. - De binnenkant van de stand moet georganiseerd/onderverdeeld worden in 2 delen: een zone voor "verkoop en animaties" (zie ook verkoops- en animatieruimte hieronder) en een technische (en opslag)ruimte van de stand. De doorgang van de ene zone naar de andere moet verzekerd zijn. - Zone verkoop en animatie = +/- 15m x 3,5m - Technische zone = +/- 15m x 1,5m Meubilair: Verkoops- en animatieruimte: -

Twee brandblusapparaten voorzien van een recent controlerapport

-

6 x barkrukken

-


-

5 meter toonbank voor de actie "Geknipt om te winnen" die de hostessen in staat moet stellen om de armbandjes van de festivalgangers te knippen. De toonbanken mogen enkel bestaan uit een legplank en moeten een diepte hebben van maximum 30 cm zodat de verkoopsters niet te veraf staan van de festivalgangers.

FIN/PRO/2016/19

pagina 8 van 32


-

Wanden maken het mogelijk om de "verkoop- en animatieruimte" te scheiden van de technische ruimte. Deze wanden moeten dienst doen als dragers voor communicatie (producten, logo's, acties, ...).

-

Binnenin de stand moet de zichtbaarheid van communicatie, producten en/of logo's een totale oppervlakte hebben van minimum 25 m² (met inbegrip van de scheidingswanden verkoopsruimte - technische ruimte). Minstens 10 m² van de genoemde 25 m² moet bestemd zijn voor interactieve communicatie (video, LED-scherm, enz.).

-

Een podium 3m x 2m voor animaties. Toegangstrede tot het podium voorzien.

-

De verschillende ruimtes "verkoop", "podium animatie" en actiezone "geknipt om te winnen" moeten afzonderlijk en duidelijk geïdentificeerd worden.

Verlichting, elektriciteit, klankinstallatie en video - De buitenverlichting van de stand voorzien teneinde een maximale zichtbaarheid te verzekeren van de producten of logo's van de Nationale Loterij; - De nodige binnenverlichting voorzien voor een maximale zichtbaarheid van de communicatie, de producten, de logo's en de werkzones; - alle elektrische verlengdraden (bekabeling) die noodzakelijk zijn; - 6 x ingebouwde contactdozen van 16A met aarding; - een plasmascherm 42’’ + een DVD-speler (in de verkoopsruimte): - een klankinstallatie voorzien voor het verspreiden van sfeermuziek en een micro voor de animator met uitzendkit aan de voorzijde + versterking + feedback voor de animator; - 1 x paneel 400 v naar mono 220 v; - Distributie 220 v; Sluiting van de stand 's Nachts, wanneer de stand gesloten is, voor de veiligheid een volledige afsluiting van de stand voorzien met hoge barrières (type Heras) overdekt met ondoorzichtige zeilen. De zeilen moeten brandwerend zijn, van het type M1. 2.

Twee onafhankelijke ruimtes (opslag- en werkzone)

Aanvullend op de stand van 75m², twee afgesloten ruimtes voorzien, die volledig onafhankelijk zijn van de stand van 75m² (geen verbinding). Deze 2 ruimtes zijn bij voorkeur van het type "container", gesloten en beveiligd. (zie indicatief plan in de bijlage E)

FIN/PRO/2016/19

pagina 9 van 32


Afmetingen van elke ruimte: +/- 15 m² - Lengte: +/- 6m - Breedte: +/- 2,5m - Hoogte: +/- 2,2m Vloer - De vloer moet schoongemaakt kunnen worden na elke werkdag teneinde deze opnieuw onberispelijk te maken. Stabiliteit De opslagruimte wordt blootgesteld aan allerhande weersomstandigheden. Het nodige materiaal moet dan ook worden voorzien opdat deze zou beantwoorden aan alle veiligheids- en stabiliteitsnormen. De vloer kan van alle types zijn: aarde, asfalt, grind, ... In bepaalde gevallen is het verboden om gaten te maken en kunnen dus geen verankeringspunten in de grond worden vastgemaakt. Basisformaat - 4 afgesloten zijden in hard materiaal, bij voorkeur van het type "container", gesloten en beveiligd. Deze plaats mag enkel door de toegangsdeur toegankelijk zijn. De zijkanten mogen bijvoorbeeld niet van zeildoek zijn, want indringen zou dan te gemakkelijk zijn. - een deur met sleutel; - voorzien van vensters beveiligd met luiken die niet van buitenaf geopend kunnen worden. Totaal meubilair voor de 2 ruimtes: -

2 x 1 kast met 10 opbergvakken (ong. 30 cm x 30 cm per vak), die individueel met de sleutel gesloten kunnen worden. De sleutels moeten verschillend zijn (10 verschillende sleutels).

-

2 x 1 brandblusapparaat voorzien van een recent controlerapport;

-

2 x 1 koelkast van ong. 140 liter zonder diepvriescompartiment - verticaal model met minstens 3 legplanken.

-

2 x 1 werktafel (standaardformaat +/- 90 x 60 cm)

-

2 x 4 stoelen

-

1 x trekker + dweil

-

1 x bezem met zacht haar

-

1 x bezem met hard haar

Verlichting, elektriciteit, verwarming: - De binnenverlichting voorzien voor elke ruimte. - 3 contactdozen van 15A voor elke ruimte.

FIN/PRO/2016/19

pagina 10 van 32


- elektrische verwarming voor elke ruimte. - alle elektrische verlengdraden (bekabeling) die noodzakelijk zijn.

6.3. STAND VAN 200 M² + 2 ONAFHANKELIJKE RUIMTES 1.

Stand:

Een overdekte én waterdichte structuur, met een volledige overkapping. Afmetingen van de stand: - Lengte (voorzijde): 20m - Breedte: 10m Minimumhoogte onder de dakbedekking in het midden van de stand: 3,5m. Vloer - Een (planken)vloer (of ander systeem) voorzien van 200m² om het oppervlak waarop de stand staat te respecteren, de afvoer van water, de doorgang van kabels indien vereist, ... - De vloer moet schoongemaakt kunnen worden na elke werkdag teneinde deze opnieuw onberispelijk te maken. Stabiliteit De stand wordt blootgesteld aan allerhande weersomstandigheden. Het nodige materiaal moet dan ook worden voorzien opdat de stand zou beantwoorden aan alle veiligheids- en stabiliteitsnormen. De vloer kan van alle types zijn: aarde, asfalt, grind, ... In bepaalde gevallen is het verboden om gaten te maken en kunnen dus geen verankeringspunten in de grond worden vastgemaakt. Basisformaat (zie indicatief plan in de bijlage E) - Open voorzijde + rechter zijkant open (zie plan) - de voorzijde en de zijkant moeten vlot afgesloten kunnen worden bij slecht weer en moeten altijd de toegang voor bezoekers mogelijk maken; - de achterzijde van de stand moet geopend kunnen worden om personeel binnen te laten, voor de levering van materiaal, ... - de externe zichtbaarheid van het product of het logo moet op elke zijde (3) van de stand verzekerd worden, behalve aan de achterzijde. 

minimum 40m² aan de voorzijde. Minstens 10 m² van de genoemde 40 m² moet bestemd zijn voor interactieve communicatie (video, LED-scherm, enz.).

FIN/PRO/2016/19

pagina 11 van 32




minimum 20m² aan de 2 zijkanten.

De noodzakelijke uitrustingen/structuren moeten worden voorzien om de zichtbaarheid te verzekeren. Een zichtbaarheid op de achterzijde moet echter ook mogelijk zijn. - Indien door de opbouw de toegang tot de binnenkant van de stand bemoeilijkt wordt door een aanzienlijk hoogteverschil tussen de grond en de vloer van de stand, moet een toegang worden voorzien voor mindervaliden. - Indien door de opbouw de toegang tot de binnenkant van de stand bemoeilijkt wordt door een aanzienlijk hoogteverschil tussen de grond (terrein) en de vloer van de stand, moet een toegang worden voorzien voor mindervaliden. - De binnenkant van de stand moet georganiseerd/onderverdeeld worden in 2 delen: een zone voor "verkoop, animaties en infopunt" (zie ook "ruimte voor verkoop, animatie en infopunt" hieronder) en een technische (en opslag-)ruimte van de stand. De doorgang van de ene zone naar de andere moet verzekerd zijn. - Zone voor verkoop, animatie en infopunt = +/- 150 m² - Technische zone = +/- 50 m² Meubilair: Ruimte voor verkoop, animatie en infopunt: -

Twee brandblusapparaten voorzien van een recent controlerapport

-

10 x barkrukken

-


-

5 meter toonbank voor de actie "Geknipt om te winnen" die de hostessen in staat moet stellen om de armbandjes van de festivalgangers te knippen. De toonbanken mogen enkel bestaan uit een legplank en moeten een diepte hebben van maximum 30 cm zodat de verkoopsters niet te veraf staan van de festivalgangers.

-

5 meter toonbank voor het infopunt. Elke toonbank moet opbergruimte bevatten voor catalogi, gadgets, ...

-

Wanden maken het mogelijk om de "ruimte voor verkoop, animatie en infopunt" te scheiden van de technische ruimte. Deze wanden moeten dienst doen als dragers voor communicatie (producten, logo's, acties, ...).

FIN/PRO/2016/19

pagina 12 van 32


-

Binnenin de stand moet de zichtbaarheid van communicatie, producten en/of logo's een totale oppervlakte hebben van minimum 40 m² (met inbegrip van de scheidingswanden verkoopsruimte - technische ruimte). Minstens 10 m² van de genoemde 40 m² moet bestemd zijn voor interactieve communicatie (video, LED-scherm, enz.).

-

Een podium 3m x 2m voor animaties. Toegangstrede tot het podium voorzien.

-

De verschillende ruimtes "verkoop", "podium animatie", actiezone "geknipt om te winnen" en "infopunt" moeten afzonderlijk en duidelijk geïdentificeerd worden.

Verlichting, elektriciteit, klankinstallatie en video - De buitenverlichting van de stand voorzien teneinde een maximale zichtbaarheid te verzekeren van de producten of logo's van de Nationale Loterij; - De nodige binnenverlichting voorzien voor een maximale zichtbaarheid van de communicatie, de producten, de logo's en de werkzones; - alle elektrische verlengdraden (bekabeling) die noodzakelijk zijn; - 6 x ingebouwde contactdozen van 16A met aarding; - 2 plasmaschermen 42’’ + 2 DVD-spelers (1 voor de verkoopruimte en 1 voor het infopunt); - een klankinstallatie voorzien voor het verspreiden van sfeermuziek en een micro voor de animator met uitzendkit aan de voorzijde + versterking + feedback voor de animator; - 1 x paneel 400 v naar mono 220 v; - Distributie 220 v; Sluiting van de stand 's Nachts, wanneer de stand gesloten is, voor de veiligheid een volledige afsluiting van de stand voorzien met hoge barrières (type Heras) overdekt met ondoorzichtige zeilen. De zeilen moeten brandwerend zijn, van het type M1.

2.

Twee onafhankelijke ruimtes (opslag- en werkzone)

Aanvullend op de stand van 200m², twee afgesloten ruimtes voorzien, die volledig onafhankelijk zijn van de stand van 200m² (geen verbinding). Deze 2 ruimtes zijn bij voorkeur van het type "container", gesloten en beveiligd. (zie indicatief plan in de bijlage E) Afmetingen van elke ruimte: +/- 15 m² - Lengte: +/- 6m - Breedte: +/- 2,5m - Hoogte: +/- 2,2 m

FIN/PRO/2016/19

pagina 13 van 32


Vloer - De vloer moet schoongemaakt kunnen worden na elke werkdag teneinde deze opnieuw onberispelijk te maken. Stabiliteit De opslagruimte wordt blootgesteld aan allerhande weersomstandigheden. Het nodige materiaal moet dan ook worden voorzien opdat deze zou beantwoorden aan alle veiligheids- en stabiliteitsnormen. De vloer kan van alle types zijn: aarde, asfalt, grind, ... In bepaalde gevallen is het verboden om gaten te maken en kunnen dus geen verankeringspunten in de grond worden vastgemaakt. Basisformaat - 4 afgesloten zijden in hard materiaal, bij voorkeur van het type "container", gesloten en beveiligd. Deze plaats mag enkel door de toegangsdeur toegankelijk zijn. De zijkanten mogen bijvoorbeeld niet van zeildoek zijn, want indringen zou dan te gemakkelijk zijn. - een deur met sleutel; - voorzien van vensters beveiligd met luiken die niet van buitenaf geopend kunnen worden. Totaal meubilair voor de 2 ruimtes: -

2 x 1 kast met 10 opbergvakken (ong. 30 cm x 30 cm per vak), die individueel met de sleutel gesloten kunnen worden. De sleutels moeten verschillend zijn (10 verschillende sleutels).

-

2 x 1 brandblusapparaat voorzien van een recent controlerapport;

-

2 x 1 koelkast van ong. 140 liter zonder diepvriescompartiment - verticaal model met minstens 3 legplanken.

-

2 x 1 werktafel (standaardformaat +/- 90 x 60 cm)

-

2 x 4 stoelen

-

1 x trekker + dweil

-

1 x bezem met zacht haar

-

1 x bezem met hard haar

Verlichting, elektriciteit, verwarming: - De binnenverlichting voorzien voor elke ruimte. - 3 contactdozen van 15A voor elke ruimte. - elektrische verwarming voor elke ruimte. - alle elektrische verlengdraden (bekabeling) die noodzakelijk zijn.

FIN/PRO/2016/19

pagina 14 van 32


6.4. BESCHRIJVING VAN DE TE LEVEREN DIENST Voor elk evenement, op verzoek van de projectverantwoordelijke van de Nationale Loterij en volgens zijn technische verduidelijkingen overhandigt de inschrijver een gedetailleerde offerte voor de huur van de stand met inbegrip van alle inherente kosten (transport, montage, demontage, mankracht, catering voor de technici en het personeel van de inschrijver, verzekeringen die tot zijn verantwoordelijkheid behoren, ... niet-exhaustieve lijst). Eens het akkoord van de Nationale Loterij verkregen werd, wordt een tabel van het gebruikte materiaal opgesteld op basis van de definitieve offerte. Deze tabel met een overzicht van de waarde van het materiaal wordt door de Nationale Loterij aan haar verzekeringsmaatschappij overhandigd om een verzekering aan te gaan. Deze verzekering dekt de waarde van het gehuurde materiaal vanaf de dag van de montage tot en met de dag van de afbraak evenals de waarde van het materiaal dat eventueel door de Nationale Loterij werd ter beschikking gesteld. De lijst van het te verzekeren materiaal en de te verzekeren waarden (met afzonderlijke vermelding van het bedrag van de B.T.W.) moet per mail meegedeeld worden aan Veerle Buyens, manager Insurance ([email protected]) door de inschrijver, minstens een week voor het evenement. Door de jaren heen kan de Nationale Loterij ook de verschillende communicatiedragers aanpassen in functie van het publicitaire imago dat voor een specifiek seizoen wordt gekozen. Ten gevolge daarvan kan het gedurende de looptijd van het contract gebeuren dat de Nationale Loterij overgaat tot een bijkomende bestelling van materiaal (waarvan zij dus eigenaar wordt) op basis van een offerte waarvoor de Nationale Loterij haar akkoord moet hebben gegeven alvorens de realisatie van start gaat (productie). In dergelijke gevallen mogen de voor dat soort van aankopen uitgegeven bedragen op jaarbasis niet hoger liggen dan 10% van de initiële jaarlijkse waarde van de opdracht. 6.5. TAKEN VOOR DE INSCHRIJVER  Indien noodzakelijk dient de inschrijver de aanvragen in voor de vergunningen voor de installatie van stands (vergunning wat betreft de brandveiligheid, vergunningen opgelegd door de organisator van het evenement, ...) en legt deze aan de Nationale Loterij voor voorafgaand aan het begin van het evenement;  Aanvragen van aansluitingen op openbare nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, afvoer, ...);  Aansluitingen op openbare nutsvoorzieningen (elektriciteit, water). De inschrijver voorziet het noodzakelijke materiaal om over te gaan tot de aansluitingen, evenals eventueel de nodige kabels voor de installatie van de terminals van de Nationale Loterij of toestellen van derden (foto-acties of andere). De Nationale Loterij staat in voor de levering van de kabels voor de terminals; de Nationale Loterij waakt ook over de aansluiting van de terminals en/of de internetverbinding;

FIN/PRO/2016/19

pagina 15 van 32


 Het moment waarop de montage en de afbraak van de stands moet gebeuren, hangt af van de organisator; ook de inschrijver moet dit met hem afspreken. De werken moeten beëindigd zijn ten laatste 5 uur voor het begin van het evenement. In overleg met de Nationale Loterij kan men onderhandelen om deze taken uit te voeren op een eerder moment om te kunnen overgaan tot een voorlopige controle en om na te gaan of de geleverde diensten overeenstemmen met wat werd overeengekomen;  Het transport van de stands, de elementen en het materiaal;  De montage van de stands of de installatie van de elementen en het materiaal;  een conformiteitscontrole, door een erkende instantie, van de gemonteerde stands (stabiliteit, elektriciteit, algemene installatie, enz.) vóór het begin van elk evenement;  Overgaan tot de boedelbeschrijving van de geïnstalleerde stands bij de oplevering, in samenwerking met de verantwoordelijke van de Nationale Loterij;  De schoonmaak van de stands bij het ter beschikking stellen, deze moeten schoon en net zijn, vrij van vlekken of plakband;  De demontage en het verwijderen van de stands, de elementen en het materiaal;  De Nationale Loterij moet altijd op de hoogte gesteld worden van alle schade. De inschrijver staat ook in voor het herstellen van de vastgestelde schade;  Tijdens evenementen, instaan voor een wachtdienst voor "onderhoudsinterventie” om reparaties te kunnen uitvoeren of extra materiaal/goederen te kunnen leveren binnen een termijn van 120 minuten na de telefonische oproep van de Nationale Loterij. De inschrijver moet de kost van een dergelijke beschikbaarheid verrekenen in de prijzen van zijn offerte;  Tijdens evenementen, instaan voor de catering voor zijn technisch personeel;  De opslag en de bewaring van de stands en alle eventuele bijkomende materiaal in zijn opslagplaatsen: de inschrijver moet het materiaal, de stands en/of de elementen van deze stands gedurende de hele looptijd van het contract opslaan. Alles moet in optimale omstandigheden worden bewaard (bijvoorbeeld: gesloten opslagplaats, beschermd tegen weer en wind, ...). De Nationale Loterij behoudt het recht om een bezoek te brengen aan de opslagplaatsen waar het materiaal wordt bewaard. De inschrijver moet duidelijk het adres van zijn opslagplaatsen in zijn offerte vermelden;  Indien de Nationale Loterij dat wenst, kan zij de inschrijver vragen om tijdelijk gadgets en dranken op te slaan tijdens de festivalperiode;  Elk kwartaal aan de Nationale Loterij een rapport bezorgen van de geleverde diensten met ook een overzicht van het materiaal dat toebehoort aan de Nationale Loterij, de vastgestelde schade en de opgelopen reparatiekosten, ...

FIN/PRO/2016/19

pagina 16 van 32


 Verplicht verzekeringen afsluiten voor: -

De mensen die instaan voor de montage, de demontage, de schoonmaak en de opslag van de stands (verzekering "arbeidsongevallen"), BA en rechtsbijstand;

-

Het materiaal tijdens het transport, de montage en de demontage, evenals de opslag van de stands, de elementen en de goederen (schade, diefstal, brand, BA en rechtsbijstand, ...).

De inschrijver die gekozen wordt, moet het bewijs leveren van deze verzekeringen bij de Nationale Loterij. Voor de uitvoering van onderhavige opdracht dient de gekozen opdrachtnemer te beschikken over een ploeg waarvan de meeste leden de Franse taal machtig zijn op niveau B1. Bovendien moet de ploeg in kwestie bestaan uit vaklui die met de installatie van stands overweg kunnen: schrijnwerkers, elektriciens, technici, videotechnici, grafici, monteurs / installateurs, enz. De partner verbindt zich ertoe een snelle en kwalitatieve dienst te verlenen binnen de beste termijnen. 6.6. TAKEN VOOR DE NATIONALE LOTERIJ:  De standplaatsen reserveren bij de organisatoren van evenementen;  De werken beschrijven die zij uitgevoerd wil zien;  Overgaan tot de oplevering van de stand met de boedelbeschrijving en de evaluatie van de inschrijver: de Nationale Loterij wil de nadruk leggen op het belang van een kwalitatieve dienstverlening. Tijdens elk evenement moeten de stands correct gemonteerd en goed onderhouden worden. De projectverantwoordelijke van de Nationale Loterij zal voor het begin van elk evenement een rapport opmaken met vermelding of alle overeengekomen elementen gerespecteerd en correct uitgevoerd werden. Na 3 negatieve evaluaties kan de afwezigheid van corrigerende maatregelen leiden tot de ontbinding van het contract middels een vooropzegtermijn van 1 maand, zonder dat de inschrijver een vergoeding kan eisen (zie de evaluatiefiche in bijlage G);  Aansluitingen van terminals of PC's op de kabels gelegd door de inschrijver;  Aangaan van een verzekering voor alle elementen van de stands gedurende de exploitatieperiodes (in eigendom en huur). De lijst van het te verzekeren materiaal en de te verzekeren waarden (met afzonderlijke vermelding van het bedrag van de B.T.W.) moet per mail meegedeeld worden aan Veerle Buyens, manager Insurance ([email protected]), minstens een week voor het evenement.  Regelen van de rechten op de verspreiding van muziek.

FIN/PRO/2016/19

pagina 17 van 32


6.7. GOVERNANCE VAN HET CONTRACT De Nationale Loterij wenst op geregelde tijdstippen op operationeel en tactisch niveau overleg te plegen met de gekozen leverancier. Het tactisch overleg heeft als doel te waken over de eerbiediging van het contract, de evolutie van het contract onder wijzigende omstandigheden, en het behoud van een goede verstandhouding tussen beide partijen. Het operationeel overleg heeft als doel de geleverde diensten goed te beheersen. Volgende aspecten zullen minimaal behandeld dienen te worden: 

De kwaliteit van de geleverde diensten en producten



Bespreken en oplossen van eventuele problemen



Analyse van alle eventuele incidenten

De Inschrijver moet vermelden wie deze vergaderingen zal bijwonen en op welke manier hij aan bovenstaande behoefte kan antwoorden. 6.8. INTELLECTUELE EIGENDOM De inschrijver verklaart te beschikken over alle productie- en verkooprechten betreffende de stands die het voorwerp uitmaken van deze gunningsprocedure. Hij verbindt zich ertoe alle kosten op zich te nemen voor schadevergoedingen die het gevolg zijn van fouten die hij zou hebben begaan en van het niet naleven van de auteursrechten, het merkenrecht of elk ander intellectueel eigendomsrecht. 6.9. GEEN EXCLUSIVITEIT Het contract houdt geen exclusiviteit in voor de leverancier. Indien de Nationale Loterij meent om gelijk welke reden beroep te moeten doen op een andere leverancier blijft zij daar te allen tijde vrij in. Dit is de beste garantie om ons een optimale kwaliteit te verzekeren. 6.10. EINDE CONTRACT Wanneer het contract eindigt, zal de nieuw gekozen inschrijver belast worden met het ophalen van de materialen in eigendom van de Nationale Loterij. Deze materialen dienen na afspraak met de Nationale Loterij ter beschikking worden gesteld van de nieuwe partner.

FIN/PRO/2016/19

pagina 18 van 32


7.

OFFERTEMODALITEITEN

7.1. Planning Voor deze overheidsopdracht wordt de volgende (deels indicatieve) planning gehanteerd: Activiteiten

Datum

Beschikbaarstelling bestek

17/06/2016

Uiterste datum indiening vragen door inschrijvers

29/07/2016

Uiterste datum voor de beantwoording pre-bid vragen

4/08/2016

Sluitingsdatum indiening offerte

11/08/2016 om 11u00

Opening ontvangen aanbiedingen

11/08/2016 om 11u05

Goedkeuring evaluatierapport

21/09/2016

Verzenden (voorlopige) gunnings-/afwijzingsbeslissing

28/09/2016

Wachttermijn van 15 dagen

van 29/09/2016 tot 13/10/2016

Verwachte ingangsdatum contract

17/10/2016

De hierboven genoemde data en tijdstippen voor het stellen van vragen en het indienen van offertes zijn vast en gelden als uiterste termijn. Alle overige hierboven genoemde data zijn streefdata. Aan de planning kunnen geen rechten worden ontleend. Indien gedurende het verloop van de procedure in enige fase vertraging optreedt, zullen de daarop volgende fasen evenredig in tijd opschuiven. Mocht over de aangeleverde gegevens in een offerte onduidelijkheden bestaan dan kan NL daarover aan de betreffende Inschrijver aanvullende informatie / toelichting vragen. De definitieve gunning van de opdracht aan de winnende inschrijver vindt plaats na afloop van de wachttermijn, indien geen van de inschrijvers binnen de wachttermijn tegen de voorgenomen gunning een schorsing in UDN heeft ingesteld bij de Raad van State. 7.2. Indiening van de offerte De offerte dient in tweevoud op papier te worden ingediend, bij voorkeur enkelzijdig bedrukt en zonder nietjes (dit mag per post of u kunt het persoonlijk komen langsbrengen) bij de Nationale Loterij, Afdeling Procurement, Belliardstraat 25-33, B-1040 Brussel. Bij de Nationale Loterij, is de contactpersoon voor deze overheidsopdracht Didier Revelard, te bereiken op faxnummer +32 (0)2 238 48 87 of e-mail [email protected].

FIN/PRO/2016/19

pagina 19 van 32


Behalve de papieren versie dient eveneens op een elektronische drager (zoals CD-ROM of USB stick) een digitale versie van de offerte bijgesloten te worden in een door MS Word of PDF in te lezen bestandformaat. Bij strijdigheid tussen de papieren en de digitale versie prevaleert de ondertekende papieren versie. De offerte moet in een definitief gesloten omslag worden gestoken. Op de omslag wordt vermeld: “Niet openen: Offerte voor de verhuur van moduleerbare stands” gevolgd door het datum van de opening van de offertes “11/08/2016”. Bij inzending over de post, als gewone of aangetekende zending, wordt de definitief gesloten omslag geschoven in een tweede omslag. Inschrijvingen worden gesloten bewaard tot het tijdstip waarop de opening van de inschrijvingen plaatsvindt. De sluitingsdatum van de aanbesteding is 11/08/2016 om 11.00 uur. Uw inschrijving dient uiterlijk op genoemde dag/tijd in het bezit van de NL te zijn. Let op: Het risico van vertraging in de postbestelling berust bij u. Per fax en e-mail ingediende aanbiedingen worden niet geaccepteerd. Een offerte die te laat toekomt zal in aanmerking worden genomen voor zover aan de voorwaarden voldaan is bepaald in artikel 90, § 2 van het KB van 15 juli 2011. 7.3. Ondertekeningsplicht / offerteformulier Het offerteformulier (zie bijlage A) dient ingevuld en ondertekend te worden door een persoon die bevoegd is zich te verbinden voor de rechtspersoon voor wie hij tekent. Het bewijs van bevoegdheid (benoemingsbesluit, volmacht, …) op het ogenblik van de ondertekening moet eveneens bij de inschrijving worden bijgevoegd. Opgelet: Het is hierbij van belang voor ogen te houden dat de Raad van State in recente rechtspraak heeft bevestigd dat het ondertekenen van een offerte geen daad van dagelijks bestuur betreft. Daar waar een eigen verklaring wordt gevraagd, dient deze zorgvuldig ingevuld en ondertekend te worden door een daartoe rechtsgeldige bevoegde vertegenwoordiger van uw organisatie. De wijzigingen aan of toevoegingen of schrappingen van essentiële voorwaarden van de offerte (prijs, termijn, technische voorwaarden), moeten worden ondertekend door de persoon die de offerte heeft ondertekend. Let op: een niet correct ondertekende offerte wordt sowieso van de verdere procedure uitgesloten wegens substantiële onregelmatigheid. 7.4. Geldigheidsduur van de offerte In overeenstemming met artikel 57 van het KB van 15 juli 2011 is een ingediende offerte voor de inschrijver bindend gedurende een termijn van negentig (90) kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst (uiterste datum: 11/08/2016).

FIN/PRO/2016/19

pagina 20 van 32


Een offerte waarin een geldigheidsduur van minder dan 90 dagen wordt vermeld, kan dus door de Nationale Loterij worden uitgesloten. De geldigheidsduur wordt echter met volle recht verlengd met de duur van de wachttijd bedoeld in de Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013. 7.5. Taal van de in te dienen offerte Nederlands of Frans. Indien de inschrijver zijn offerte in verschillende talen indient, zal hij moeten aangeven welke de referentietaal is. 7.6. Vragen en/of opmerkingen tijdens de pre-bid fase Inschrijvers kunnen tijdens de voorbereiding van hun offerte vragen en/of opmerkingen stellen over het bestek. U dient de vragen per e-mail te stellen of per fax: e-mail : [email protected] fax : +32 (0)2 238 48 87 Toelichtingen die gevraagd worden in pre-bid fase worden uitsluitend in behandeling genomen als zij schriftelijk zijn ingediend bij de contactpersoon van de NL. De NL raadt aan dat u bij e-mails een bevestiging vraagt aan de bestemmeling. Zoniet kiest u ervoor zelf het risico te dragen van een vertraagde aflevering of het niet aankomen van e-mails. 7.7. Openingszitting De opening van de ontvangen inschrijvingen zal op 11/08/2016 om 11u05 plaatsvinden op de hoofdzetel van de Nationale Loterij, Belliardstraat 25-33 in 1040 BRUSSEL. De aanwezigheid van de inschrijvers is toegelaten doch niet vereist. Van de ontvangen offertes wordt er een proces-verbaal opgesteld. Een inschrijver kan vragen om hem dat proces-verbaal per post of per e-mail te laten geworden. Dat proces-verbaal geldt als ontvangstbewijs van de inschrijving, maar velt geen enkel oordeel van welke aard ook over de volledigheid en de kwaliteit van de ingediende offerte. Onregelmatigheden die de visu worden geconstateerd, worden echter wel in het procesverbaal opgenomen. 7.8. Verplicht bij te voegen informatie en documenten (1)

de naam, voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en woonplaats van de inschrijver of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;

(2)

het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een erkende financiële instelling heeft geopend;

(3)

een verklaring dat zijn onderneming ingeval van gunning van de opdracht ermee instemt en er voor zorg draagt dat door medewerkers van zijn onderneming, in te schakelen partners, onderaannemers

FIN/PRO/2016/19

pagina 21 van 32


of hulppersonen geen enkele informatie welke in het kader van deze opdracht beschikbaar komt, aan derden ter beschikking zal worden gesteld; (4)

gegevens vaste contactpersoon. De inschrijver heeft één enkele contactpersoon (SPOC) voor de Nationale Loterij die verantwoordelijk en aanspreekbaar is voor alle te leveren en geleverde prestaties

(5)

een verklaring dat de contactpersoon de Franse taal in woord en geschrift goed beheerst (niveau C1) en de Nederlandse taal mondeling beheerst op niveau B1.

(6)

indien de inschrijver voornemens is een gedeelte van de opdracht in onderaanneming te geven, de opgave van de namen van de onderaannemers en hun specifieke taken;

(7)

een verklaring dat voor de onderneming geen veroordeling bij onherroepelijk vonnis is uitgesproken omwille van deelneming aan een criminele organisatie [als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek], omkoping [als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek], fraude [als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, zoals bedoeld in art 45 lid 1 sub c van de Richtlijn 2004/18/EG en goedgekeurd door de wet van 17/02/2002] of witwassen van geld [als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme];

(8)

een verklaring dat de onderneming geen illegaal verblijvende onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld als bedoeld in de wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen;

(9)

een verklaring dat de onderneming niet verkeert in staat van faillissement, of vereffening, of zijn werkzaamheden heeft gestaakt, of een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of verkeert in een andere soortgelijke toestand als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;

(10)

een verklaring dat de onderneming heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn (directe en indirecte) belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;

(11)

een verklaring dat de onderneming heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale (verzekering) bijdragen van het land waar hij gevestigd is;

(12)

de referentieopdrachten van de inschrijver: een lijst met minstens 3 diensten met betrekking tot « de verwezenlijking en de installatie van gepersonaliseerde promotie-stands met Branding » die werden geleverd tijdens de drie voorbije jaren (2013-2014-2015), met een uitgebreide omschrijving van de aard van de verleende werkzaamheden, en met vermelding van het bedrag, de datum en de openbare of privé-bestemmelingen. De dienstverlener moet foto's en plannen leveren van de gerealiseerde stands;

(13)

een verklaring dat de inschrijver het recht heeft om de concepten van stands die hij aanbiedt te gebruiken (intellectuele eigendom): de inschrijver verklaart te beschikken over alle productie- en verkooprechten betreffende de stands die het voorwerp uitmaken van deze gunningsprocedure;

FIN/PRO/2016/19

pagina 22 van 32


(14)

een verklaring dat de inschrijver beschikt over alle nodige verzekeringen tegen beroepsrisico's;

(15)

een verbintenisverklaring vanwege de inschrijver, waarin hij zich ermee akkoord verklaart om telkens door een erkende instantie een conformiteitscontrole van een gemonteerde stand te laten verrichten (stabiliteit, elektriciteit, algemene installatie, enz.) vóór het begin van elk evenement;

(16)

een verklaring dat de inschrijver voor de uitvoering van deze opdracht beschikt over een team dat grotendeels bestaat uit personen die de Franse taal vlot en correct machtig zijn (niveau B1), en dat is samengesteld uit personen die perfect vertrouwd zijn met de verschillende noodzakelijke "vakgebieden" voor het opbouwen en installeren van stands (schrijnwerkers, elektriciens, technici, videotechnici, grafische specialisten, monteurs/installateurs, ...).

(17)

een verklaring met vermelding van de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting waarover de dienstverlener voor de uitvoering van deze opdracht zal beschikken. Deze verklaring heeft eveneens betrekking op een voldoende oppervlakte aan opslagruimte waarover de inschrijver dient te beschikken ten behoeve van het gepersonaliseerde materiaal. Onder deze verklaring ressorteren ook de nodige voertuigen voor het transport van de stands en van het materiaal, die de inschrijver in het kader van onderhavige opdracht moet kunnen inzetten;

(18)

documenten (volmacht, benoemingsbesluit, statuten, …) waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaar van de offerte blijkt

Gebruik voor de punten (1) tot (6) het offerteformulier (zie bijlage A). Gebruik voor de punten (7) tot (11) standaardformulier “Eigen verklaring” (zie bijlage B). Dit formulier dient naar waarheid ingevuld en door de rechtsgeldige vertegenwoordiger geparafeerd en ondertekend te worden (een originele handtekening is vereist) en bij uw offerte te worden gevoegd. Voor punt (12) dient de informatie te worden vermeld op het formulier « Specificatie referenties » (bijlage C), waarbij volledige beantwoording essentieel is. Voor de punten (13) tot (18) dienen de desbetreffende documenten bij de offerte te worden gevoegd. Omissie: De Nationale Loterij houdt zichzelf de beoordelingsvrijheid voor om met toepassing van het proportionaliteitsbeginsel de inschrijving al dan niet uit te sluiten wegens verzuimen van bepaalde documenten over te leggen ten tijde van de inschrijving. Het bieden van herstel van een verzuim door de inschrijver/gegadigde is een bevoegdheid waartoe de Nationale Loterij niet verplicht is. Verder in te dienen stukken (met het oog op het vaststellen volledigheid en geldigheid inschrijving en/of de kwalitatieve beoordeling van de inschrijvingen): (19)

De prijsstelling: de prijzen moeten worden opgegeven volgens het prijsrooster in bijlage van dit lastenboek (Bijlage D).

(20)

De ontwerpen (modellen) van de modulaire stands, in overeenstemming met de referentie-Branding "WIN FOR LIFE", de stands van 25m², 75m², 200 m²: de inschrijver moet de tekeningen en technische plannen (3D-plannen, lay-out,…) van de 3 stands leveren, met een beschrijving van de manier waarop

FIN/PRO/2016/19

pagina 23 van 32


de zichtbaarheid verzekerd zal worden: voor de logo's, de producten en de communicatie-acties van de Nationale Loterij; (21)

Een beschrijving van de aanpasbaarheid van de voorgestelde concepten zodra het reclamebeeld van een product van de Nationale Loterij wordt gewijzigd. In welke mate is het mogelijk om diverse communicatiedragers aan te passen in geval van wijzigingen in het publicitaire beeld dat gekozen werd voor een product;

(22)

Een gedetailleerde beschrijving (gedetailleerde technische informatie) van de kwaliteit van het voorgestelde materiaal / van de materialen: structuur van de stands, vloer, wanden, zeilen, ... aan de hand van technische fiches, monsters van materialen, de vereiste conformiteitsattesten voor de materialen en de structuren van de voorgestelde stands –d.w.z. naleving van bepaalde normen van kwaliteitswaarborg;

(23)

Een gedetailleerde beschrijving van het model en van de kwaliteit van het voorgestelde meubilair, de verlichtingsuitrustingen, de klank- en video-installatie, … ;

(24)

De technische beschrijving van de onafhankelijke ruimtes van +/- 15 m² (opslag- en werkzone): de kenmerken en foto's van het aangeboden type "container";

(25)

Een gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde diensten, met onder meer : 

de wijze waarop de contacten met de Nationale Loterij concreet zullen verlopen vóór, tijdens en na een bepaald evenement: voorbereiding, retroplanning, de wachtdienst voor "onderhoudsinterventie”, verslaggeving a posteriori, enz.;



de flexibiliteit van de voorgestelde dienstverlening: de flexibiliteit, de reactiesnelheid en de beschikbaarheid bij wijzigingen in de planning van de evenementen, of onvoorziene omstandigheden; in welke mate (en termijn) is het mogelijk om één (of meerdere) onvoorzien(e) evenement(en) toe te voegen aan de aanvankelijke planning.

8.

MINIMUM SELECTIECRITERIA

Op straffe van nietigheid moet voldaan zijn aan de volgende criteria: Uitsluitingscriteria : (1) Bijlage B “Eigen verklaring” dient door de inschrijver te worden ondertekend en toegevoegd aan de offerte. Door het ondertekenen van deze verklaring geeft de inschrijver onder meer aan dat er geen crimineel verleden, geen faillissement of betalingsachterstallen sociale zekerheidspremies op de organisatie/onderneming van toepassing is. De Nationale Loterij kan de inschrijvers op een later moment verzoeken officiële documenten te overleggen. De hieraan verbonden kosten berusten bij de inschrijver. Indien de inhoud van de bewijsstukken niet overeenkomt met hetgeen in de eigen verklaring wordt gesteld, worden de (betreffende) inschrijvers uitgesloten van verdere deelname aan de gunningsprocedure. De inhoud van de “Eigen verklaring” van enkel de winnende inschrijver ná het nemen van de (voorlopige) gunningsbeslissing wordt geverifieerd.

FIN/PRO/2016/19

pagina 24 van 32


Economische en financiële bekwaamheid: (1) de economische en financiële draagkracht van de onderneming worden afgetoetst aan een D&B bedrijfsratio-evaluatie. De Nationale Loterij staat zelf in voor het opvragen van de rapporten aan D&B. Een D&B faillissementsscore van minstens 30 op een schaal van 1-100, waarbij 1 staat voor een slechtste en 100 voor het laagste risico op faling. Ondernemingen met een D&B faillissementsscore van minder dan 30 op 100 komen niet voor gunning in aanmerking, tenzij een eigen financiële analyse van de jaarrekeningen van de voorbije drie boekjaren dit negatieve beeld nuanceren. In het geval er geen D&B rapport voorhanden is, dan zal de beoordeling dienen te geschieden aan de hand van de laatst beschikbare jaarrekeningen. Als criterium zal in dat geval gelden dat: -

de solvabiliteit (Eigen vermogen/ Balanstotaal) van de onderneming minstens 20% dient te bedragen.

-

De gemiddelde totaalomzet van de onderneming over de laatste 3 boekjaren is minimaal gelijk aan 50% van de waarde van de opdracht.

Technische bekwaamheid: (1) indien de inschrijver voornemens is een gedeelte van de opdracht in onderaanneming te geven, de opgave van de namen van de onderaannemers en hun specifieke taken; (2) de referentieopdrachten van de inschrijver: een lijst met minstens 3 diensten met betrekking tot « de verwezenlijking en de installatie van gepersonaliseerde promotie-stands met Branding » die werden geleverd tijdens de drie voorbije jaren (2013-2014-2015), met een uitgebreide omschrijving van de aard van de verleende werkzaamheden, en met vermelding van het bedrag, de datum en de openbare of privé-bestemmelingen. De dienstverlener moet foto's en plannen leveren van de gerealiseerde stands; (3) een verklaring met vermelding van de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting waarover de dienstverlener voor de uitvoering van deze opdracht zal beschikken. Deze verklaring heeft eveneens betrekking op een voldoende oppervlakte aan opslagruimte waarover de inschrijver dient te beschikken ten behoeve van het volledige gepersonaliseerde materiaal. Onder deze verklaring ressorteren ook de nodige voertuigen voor het transport van de stands en van het materiaal, die de inschrijver in het kader van onderhavige opdracht moet kunnen inzetten. De inschrijvers moeten in hun offerte voldoende en volledige informatie en documenten bijvoegen om aan de gevraagde inlichtingen te beantwoorden.

FIN/PRO/2016/19

pagina 25 van 32


9.

GUNNINGSCRITERIA

Het bepalen van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) gebeurt door het evalueren van volgende criteria: 1.

De prijs (45 punten) op basis van de globale forfaitaire prijs van de diverse “Win For Life”-stands voor een hypothetisch aantal opdrachten dat overeenstemt met een bepaald aantal evenementen dat louter ter informatie wordt gegeven, plus de opslagkosten voor het materiaal dat eigendom is van de Nationale Loterij.

2.

De kwaliteit (toegevoegde waarde) van de voorgestelde concepten (30 punten) waaronder: 2.1.

De kwaliteit van de zichtbaarheid van de voorgestelde stands/concepten: benadrukken van de

optimale manier (oppervlakte), die dynamisch en origineel is (een ander concept dan wat de andere ondernemingen doen), logo's, producten en communicatie-acties van de Nationale Loterij: 15 punten 2.2.

De functionele kwaliteit van de voorgestelde stands, rekening houdend met de

beperkingen/technische kenmerken uiteengezet in het lastenboek, in termen van functionaliteit (modulariteit en organisatie van de ruimtes): 10 punten 2.3.

De aanpasbaarheid van de voorgestelde concepten zodra het reclamebeeld van een product

van de Nationale Loterij wordt gewijzigd. In welke mate is het mogelijk om diverse communicatiedragers aan te passen in geval van wijzigingen in het publicitaire beeld dat gekozen werd voor een product: 5 punten 3.

De kwaliteit van het voorgestelde materiaal (structuur van de stands, onafhankelijke ruimtes "container", vloer, wanden, zeilen, meubilair, verlichtingsuitrustingen, klank en video, ...) op basis van de verstrekte informatie, aan de hand van technische fiches, monsters van materialen, de vereiste conformiteitsattesten voor de materialen en de structuren van de voorgestelde stands –d.w.z. naleving van bepaalde normen van kwaliteitswaarborg: 10 punten

4.

De kwaliteit van de voorgestelde diensten (15 punten) waaronder: 4.1. en

de wijze waarop de contacten met de Nationale Loterij concreet zullen verlopen vóór, tijdens na

een

bepaald

evenement:

voorbereiding,

retroplanning,

de

wachtdienst

voor

"onderhoudsinterventie” tijdens de evenementen, verslaggeving a posteriori, enz.: 7,5 punten ; 4.2.

de flexibiliteit van de voorgestelde dienstverlening: de flexibiliteit, de reactiesnelheid en de

beschikbaarheid bij wijzigingen in de planning van de evenementen, of onvoorziene omstandigheden; in welke mate (en termijn) is het mogelijk om één (of meerdere) onvoorzien(e) evenement(en) toe te voegen aan de aanvankelijke planning: 7,5 punten ; De offerte moet duidelijk zijn voor elk van deze criteria. Let op: de inschrijvers moeten meteen hun commercieel meest gunstige offerte indienen.

FIN/PRO/2016/19

pagina 26 van 32


10. DETAILS BETREFFENDE DE EVALUATIE/ DE EVALUATIEMETHODE 10.1. Prijsaspecten De voor de prijs toegekende score wordt berekend op basis van de globale forfaitaire prijs van de diverse “Win For Life”-stands voor een hypothetisch aantal opdrachten dat overeenstemt met een bepaald aantal evenementen dat louter ter informatie wordt gegeven, plus de opslagkosten voor het materiaal dat eigendom is van de Nationale Loterij. De aanbieder met de laagste prijs krijgt 45 punten. Alle overige aanbieders worden gerelateerd aan de inschrijving met de laagste prijs middels de volgende formule: Score = maximale score – ((ingediende prijs - laagste prijs) / laagste prijs) * maximale score Ingediende prijs = ingediende prijs door de inschrijver; Laagste prijs = de laagste prijs ingediend; Maximale score= maximale score voor het criterium in kwestie, in dit geval 45 punten Opmerking: indien er een negatieve score behaald wordt volgens de formule, worden er 0 punten toegekend. De prijsvergelijking zal gebeuren op basis van een hypothese (niet bindend) van opdrachten als volgt: Kosten voor de referentie-Branding "WIN FOR LIFE"-stand van 25 m² + verhuurkosten voor de stand van 25 m² (totale forfaitaire prijs « All In ») voor drie festivaldagen in Brussel, drie festivaldagen in de Provincie Henegouwen (Thuin) en één festivaldag in Brussel. + Kosten voor de referentie-Branding "WIN FOR LIFE"-stand van 75 m² + verhuurkosten voor de stand van 75 m² (totale forfaitaire prijs « All In ») voor vijf festivaldagen in de Provincie Luik (“Francofolies” en “Les Ardentes”), drie festivaldagen in Brussel en twee festivaldagen in de Provincie Henegouwen (Ronquières). + Kosten voor de referentie-Branding "WIN FOR LIFE"-stand van 200 m² + verhuurkosten voor de stand van 200 m² (totale forfaitaire prijs « All In ») voor vier festivaldagen in de Provincie Henegouwen (Dour). + Opslagkosten voor het materiaal dat eigendom is van de Nationale Loterij: op basis van een hypothese van 5 m³ per maand gedurende een periode van één jaar. Aan het voor de rangschikking van de offertes bestemde hypothetische bedrag kan geen enkel recht worden ontleend. 10.2. kwalitatieve aspecten De kwaliteit (toegevoegde waarde) van de voorgestelde concepten: voor dit criterium worden de offertes beoordeeld op basis van hun gedetailleerde beschrijving en/of hun toegevoegde waarde, aan de hand van de volgende schaal: -

0 % : onvoldoende of niet behandeld

-

25 % : summier en/of geen toegevoegde waarde, naar rato*

-

50 % : correct en/of weinig toegevoegde waarde, naar rato*

FIN/PRO/2016/19

pagina 27 van 32


-

75 % : goed en/of redelijk toegevoegde waarde, naar rato*

-

100 % : heel goed en/of veel toegevoegde waarde, naar rato*

* Opmerking m.b.t. de notie van “naar rato”: Per criterium kunnen respectievelijk 0, 20, 40, 60, 80 en 100% van de punten worden behaald. Indien de inschrijver niet volledig in aanmerking komt voor een bepaald puntenaantal, heeft de Nationale Loterij het recht het criterium naar rato te beoordelen. Dit betekent dat in een dergelijk geval puntenaftrek toegepast kan worden. De Nationale Loterij zal ten allen tijde de score nader aan de inschrijver motiveren De kwaliteit van het voorgestelde materiaal en de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening: voor deze 2 kwalitatieve criteria krijgen de offertes een puntenscore gerelateerd aan volgende schaalindeling: -

Beter resultaat (90 tot 100% van de punten )

-

Gelijkwaardig resultaat (80 tot 90% van de punten)

-

Enigszins minder resultaat (70 tot 80% van de punten)

-

Aanzienlijk minder resultaat (<70% van de punten)

De inschrijver krijgt een waardering die afhankelijk is van betere of slechtere mede-inschrijvers. 11. PRIJS 11.1. Vaste prijs De prijzen moeten worden opgegeven volgens het prijsrooster in bijlage van dit lastenboek (Bijlage D). Men moet een globale prijs indienen voor een kalender van evenementen (ter indicatie gegeven) met de oppervlaktes van de stands evenals de evenementen waar ze geïnstalleerd moeten worden. De forfaitaire prijs in euro, moet alle mogelijke kosten bevatten met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde (BTW). Het BTW-tarief (en het bedrag) geldend op het moment van de offerte moet afzonderlijk in het prijsrooster vermeld worden. De inschrijver moet zijn prijzen indienen met duidelijke specificatie van de volgende punten: 

de kosten van de referentie-Branding “Win For Life” voor elke gepersonaliseerde stand (25m², 75m² en 200m²). LET OP: op straffe van nietigheid van de offerte moeten de « Win For Life-Branding »-kosten afzonderlijk worden vermeld in de rubriek « Kosten voor de referentie-Branding "WIN FOR LIFE" ». Dergelijke kosten mogen dus in geen enkel geval worden verdeeld over of worden opgenomen in de globale forfaitaire verhuurprijzen van de stands per evenement.



De globale forfaitaire huurprijs “all in” van elke individuele stand (25m², 75m² en 200m²) per evenement, op basis van de technische beschrijving van dit lastenboek. De globale forfaitaire prijs “all-in” moet alle mogelijke kosten omvatten, onder meer (en niet exhaustief): het huren van de stands en van de onafhankelijke ruimtes (containers), de kosten voor

FIN/PRO/2016/19

pagina 28 van 32


het transport (heen en terug), de verzekeringen, de montage, de demontage, het onderhoud (reinigen van de stands bij het ter beschikking stellen), de eventuele reparaties, de wachtdienst voor "onderhoudsinterventie” tijdens de evenementen, de cateringkosten voor het personeel van de inschrijver, het meubilair, de verlichtingsuitrustingen, de elektrische uitrustingen, de verwarmingsuitrustingen, klank- en video-installatie, …. MAAR zonder de kosten voor de referentieBranding « Win For Life » (dienen wel te worden vermeld onder de rubriek « Kosten voor de referentie-Branding « Win For Life ») alsook zonder de opslagkosten voor de materialen die eigendom worden of zijn van de Nationale Loterij (dienen afzonderlijk te worden vermeld in het Excel-blad “Opslag”). 

Bovendien moet de forfaitaire prijs gedetailleerd worden volgens het tariefrooster opgenomen in de bijgevoegde bijlage. Het moet ingevuld worden volgens de aldaar vermelde instructies: 

de kosten in verband met de huur (stands, materiaal en uitrustingen, onafhankelijke ruimtes, en prestaties)



de kosten van het materiaal dat aangekocht moet worden door de Nationale Loterij (voorbeeld: branding-materiaal zoals doeken, zeilen, stickers, forex, plexi... en de bedrukkingskosten en alle andere elementen die op maat worden gemaakt voor de Nationale Loterij)

 de transportkosten (per kilometer) 

De prijs per m³ en per maand voor de opslag door de inschrijver van het gepersonaliseerd materiaal, vervaardigd voor en toebehorend aan de Nationale Loterij moet afzonderlijk vermeld worden (in het Excel-blad “Opslag”).

11.2. Prijsherziening De door u in uw aanbieding te stellen prijzen dienen tijdens de initiële duur van één jaar vast te zijn. Indien u een indexatieverzoek wil indienen, bestaat daar 1 keer per jaar de mogelijkheid toe bij het begin van elke nieuwe contractperiode van één jaar. Een verzoek tot indexering dient minimaal 30 dagen voor ingangsdatum schriftelijk te worden ingediend bij de NL. Na schriftelijke goedkeuring door partijen, worden de eventuele nieuwe tarieven en prijzen van kracht. Indexeringsverzoeken kunnen niet met terugwerkende kracht worden ingediend en ingevoerd. De indexering is toepasbaar op een bedrag van 80% van de prijs: (

)

Waarbij “p” = gewijzigde prijs, “P” = offerteprijs (exclusief btw), “i” = de gewijzigde gezondheidsindex en “I” = de gezondheidsindex van de maand voorafgaand aan het moment van sluiting van de aanbiedingen. De zo berekende nieuwe prijs wordt tot op de euro afgerond.

FIN/PRO/2016/19

pagina 29 van 32


12. BORGSTELLING Het stellen van een borgtocht van 5 % is verplicht. 13. GARANTIE De dienstverlener neemt de volle verantwoordelijkheid voor de fouten en gebreken in de geleverde diensten alsook in alle stukken die hij ter uitvoering van onderhavige opdracht overlegt. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. 14. BETALINGSMODALITEITEN De facturatie gebeurt per evenement. Facturen mogen uitsluitend in enkelvoud worden verstuurd aan de afdeling boekhouding van de Nationale Loterij. Facturen mogen ook per e-mail gestuurd worden aan [email protected] Correcte facturen zullen in overeenstemming met het gestelde in de algemene uitvoeringsregels, binnen dertig (30) kalenderdagen worden betaald door overmaking op een door de inschrijver op te geven bankrekening in België. Een aanspraak op vergoeding vervalt, voor zover de vergoeding niet aan de Nationale Loterij in rekening is gebracht, na 1 jaar na het eerste tijdstip waarop opdrachtnemer dat had mogen doen. Er worden geen voorschotten betaald. Het eisen van voorschotten leidt tot nietigheid van de offerte. 15. DUUR VAN DE OPDRACHT De opdracht begint te lopen op de verzendingsdatum van de officiële kennisgeving van toewijzing van die opdracht. In eerste instantie geldt de opdracht voor een looptijd van 1 jaar, zonder stilzwijgende verlenging. De NL mag de opdracht 3 keer eenzijdig verlengen voor een looptijd van telkens 1 jaar. Na die jaren van optionele verlenging bereikt de opdrachtovereenkomst met volle recht zijn vervaldatum. Wanneer er wordt beslist om de opdrachtovereenkomst niet te verlengen, dan mag de opdrachtnemer uit hoofde van die beslissing geen enkele schadevergoeding eisen. De Nationale Loterij behoudt zich het recht voor om de opdrachtovereenkomst voortijdig te verbreken, op voorwaarde dat ze een opzeggingstermijn van 6 maanden in acht neemt.

FIN/PRO/2016/19

pagina 30 van 32


16. VARIANTES Varianten zijn niet toegestaan. Iedere inschrijver mag slechts één enkele (1) offerte indienen. Elke inschrijver moet zelf uitmaken wat hem zijn ‘best offer’ lijkt. Het mag de Nationale Loterij niet overgelaten worden om een keuze te maken onder verschillende offertes van dezelfde inschrijver. Het indienen van twee offertes voor dezelfde opdracht leidt tot de substantiële onregelmatigheid van beide offertes. 17. ONDERAANNEMERS De offerte van de inschrijver moet een gedetailleerde beschrijving bevatten van het gedeelte van de opdracht dat hij eventueel aan derden wil toevertrouwen. De inschrijver is steeds verantwoordelijk voor de integrale opdracht, zelfs indien hij beroep doet op onderaannemers voor het uitvoeren van een gedeelte van de taken. De inschrijver-hoofdaannemer stelt hiertoe een coördinator aan die fungeert als contactpersoon tussen de Nationale Loterij en verantwoordelijk is voor de aansturing van eventuele onderaannemers. Deze contactpersoon moet zich Franstalig zijn. In dat geval zal de inschrijver de naam vermelden van de betrokken personen en zal hij hun taken beschrijven. Elke wijziging die wordt aangebracht bij de onderaannemers moet onmiddellijk meegedeeld worden aan de Nationale Loterij door middel van een specifieke brief. De Nationale Loterij heeft een vetorecht wat betreft de onderaannemers. Zij mag het vetorecht pas uitoefenen indien zij er redelijk van overtuigd is dat de voorgestelde onderaannemer onvoldoende technisch vermogen heeft voor het uitvoeren van de hem toevertrouwde taken. 18. BIJKOMENDE BEPALINGEN Deze overheidsopdracht is exclusief onderworpen aan het Belgische recht. Alle geschillen die ontstaan in verband met, of naar aanleiding van deze overheidsopdracht zullen exclusief voorgelegd worden aan de bevoegde Belgische rechtbanken. De inschrijver onthoudt er zich in alle omstandigheden van om enige inlichting met betrekking tot de opdracht of de Nationale Loterij te onthullen zonder instemming van deze laatste. Deze verplichting geldt eveneens voor iedereen die door de inschrijver wordt ingeschakeld in het kader van deze opdracht. De personen die voor de uitvoering van de opdracht zullen worden ingeschakeld zijn verplicht op verzoek van de Nationale Loterij een aparte vertrouwelijkheidverbintenis te ondertekenen. De opdrachtnemer is verplicht om elke inbreuk op de veiligheidsvoorschriften van de Nationale Loterij te melden. De inschrijver onthoudt zich er verder van giften en uitnodigingen te doen aan het personeel of aangestelden van de Nationale Loterij.

FIN/PRO/2016/19

pagina 31 van 32


De Nationale Loterij is te allen tijde gerechtigd de opdrachtnemer aan een audit te onderwerpen, indien zij hiertoe reden ziet. De auditaanvraag gebeurt schriftelijk, minstens 21 dagen vooraf. Behoudens in geval van buitengewone omstandigheden, is de opdrachtnemer niet verplicht een dergelijke toegang voor controle- of onderzoeksdoeleinden meer dan twee (2) keer per jaar te verstrekken. De opdrachtnemer zal aan het personeel van de Nationale Loterij en/of de door haar aangeduide auditor iedere redelijke hulp bieden voor de verwezenlijking van de audit. De Nationale Loterij en/of zijn auditor zullen iedere informatie verkregen tijdens de audit als vertrouwelijk beschouwen en zullen deze informatie niet voor andere doeleinden dan de audit gebruiken. De Nationale Loterij heeft geen verplichting de opdracht toe te wijzen. De Nationale Loterij kan zowel afzien van het gunnen van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Ook in dat geval worden door de Nationale Loterij geen kosten vergoed van enigerlei gemaakte kosten, of schade ontstaan in het kader van de staking van de procedure. Correspondentie en ontvangen inschrijvingen zullen na afloop niet aan de inschrijver worden geretourneerd. De Nationale Loterij houdt zich het recht voor om bij problemen met de winnaar binnen de twaalf maanden na de gunning alsnog te gunnen aan de opvolgende inschrijver als deze bereid is zijn inschrijving gestand te doen. De geoffreerde prijzen mogen in voorkomend geval worden aangepast op basis van de gezondheidsindex. De inschrijver is verplicht om meteen zichtbare wettigheidsbezwaren tegen de procedure of de daarin gehanteerde gunningscriteria te melden aan de Nationale Loterij zodat deze zo nodig nog kunnen worden gecorrigeerd met zo gering mogelijke consequenties voor het verloop van de aanbestedingsprocedure. Hoogachtend, De gedelegeerd bestuurder,

J. HAEK Bijlage A: Offerteformulier Bijlage B: Eigen verklaring Bijlage C: Specificatie van de referenties Bijlage D: prijsrooster te gebruiken Bijlage E: indicatief plan van de stands Bijlage F: indicatieve kalender van de evenementen 2016 Bijlage G: beoordelingsfiche Bijlage H: grafische guidelines « Win For Life » voor de referentie-branding

FIN/PRO/2016/19

pagina 32 van 32

19 VERHUUR VAN MODULEERBARE STANDS EN BIJBEHORENDE DIENSTEN

Recommend Documents