18

"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer - Számlázás modul

1/18

Számlázó alrendszer A számlázó program a "Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer része, de önállóan is használható. Ha az alrendszert a főkönyvtől, pénzügytől önállóan használjuk, akkor számlázás közben nem kell kontírozni, egyéb esetben igen. Ha a főkönyvi, pénzügyi és folyószámla programok mellett működik, akkor a folyószámla rendszer részét képezi, azaz, ugyanazt az ügyféltörzset és ugyanazokat a beállításokat használja. Az elkészített számlákat közvetlenül a folyószámla rendszerbe rakja le. Listái is teljesen azonosak, és azonos eredményt produkálnak, mint a folyószámla rendszerben.

Számlázás menürendszere

A főmenüben az alábbi menüpontok találhatóak: ● Adatrögzítés: Itt kezdeményezhetjük a számla rögzítését illetve az ügyfelek adatainak karbantartását ● Lapozás: A folyószámlák lapozása található itt. Ügyfelenként azok forgalmának részletes listáját tekinthetjük itt meg. ● Zárás: Csak akkor választható ez a menüpont, ha önállóan működik a számlázó, ellenkező esetben a pénzügyi rendszer feladása zárja a számlázást is. Az itt beállított dátum lesz a zárás napja. Ennél a dátumnál korábbi időpontra számlázni nem lehet, azaz a számla teljesítése nem lehet korábbi. ● Listák: Itt kérhetőek le különböző feltételek alapján rendezett listák, amelyek a számlázó modult használó személyeknek tartalmazhatnak hasznos információt. ● Beállítások: A program működését befolyásoló paraméterek beállítását végezhetjük el. ● Speciális: Nem általános körben használt modulfunkciók.

© 2013 MicroFox Informatikai Kft.


2/18

Számla rögzítése

Az adatrögzítés/számlázás menüpont kiválasztása után jutunk a program számlázó részéhez. Ezen a képernyőn van lehetőségünk, a már meglévő számláink között lapozgatni, vagy új számlát felvinni. Számla fejlécének szerkesztése Új számla készítésénél a következő számlaszámot a program automatikusan adja. Van olyan eset amikor nem is enged bele ebbe a mezőbe a program, és feltölti kérdőjelekkel azt. Ezeknek a mikéntjét és miértjét írja le a számlatípusok beállítása fejezet. ● ●

●

●

●

●

Számlaszám: max. 6 jegyű lehet, a „/" jel elé pedig a számlatípus és az aktuális év kerül. Ha a „/" jel elé régebbi évszámot írunk, mint az aktuális dátumban az év, akkor a gép ezt a számlát nyitóegyenleget képező számlának fogja fel, melyet majd ebben az évben egyenlítenek ki. A nyitó egyenleget képező számla nem kerül feladásra a főkönyv felé, bármikor törölhető vagy módosítható. Ha a felajánlott következőt olyan számlaszámra írjuk át, amely már benne van a gépben, akkor a gép a számlát megmutatja. Ha ez a számla még nincs feladva, nincs az ÁFÁ-ja elszámolva, még egyszer sem lett kinyomtatva és mai számla (az aktuális dátum megegyezik a számla keltével), akkor a számla módosítható. Ügyfélkód: ha itt lenyomjuk a paramétereknél megadott segítő billentyűt, akkor betekinthetünk az ügyféltörzsbe, és kiválaszthatjuk a megfelelő ügyfelet, a betekintéseknél ismertetett módon. Ha olyan ügyfelet kell felvennünk, amely még nincs benne a törzsben, akkor lehetőségünk van arra, hogy felvegyük nyilvántartásunkba az nyomógomb segítségével. Ez a nyomógomb csak akkor aktív, ha szerkesztjük a számlát. Nem lényeges, hogy az ügyfél főkönyvi számlaszámához mit írtunk be, mert nem ez határozza meg, hogy az illető ügyfél vevő vagy szállító, hanem az, hogy a számlára milyen főkönyvi számlaszámot írunk. Számlakészítés másolással a nyomógombra kattintva az ügyfélnek korábban kiállított számlájáról, számláiról másolhatjuk át a tételeket az új számlára. Ez a gomb csak szerkesztéskor látható. Főkönyvi számla: ha olyan főkönyvi számlaszámot írtunk be, amely nem egyezik a



●

●

● ● ●

3/18

„Paraméterek"-nél megadott vevő számlával, akkor a gép nem fogadja el, hanem felkínálja azokat, melyek közül választhatunk. Fizetési módok : Egy lebomló listából választhatjuk ki, illetve a kezdőbetűiknek beírásával közvetlenül is kijelölhetjük a kívánt fizetési módot. A fizetési módokat magunk is módosíthatjuk a Beállítások/ Fizetési módok menüben. Teljesítés időpontja: Ennek pontossága nagyon fontos, mert feladáskor a gép megkérdezi, hogy meddig adja fel a lerögzített bizonylatokat, és ezt a dátumot fogja figyelni. Az ÁFAlista és -elszámolás is e szerint dolgozik. Kelt: a számlázás napja, Esedékesség: fizetési határidő, mely mindig nagyobb legyen a keltnél. Pénznem, árfolyam: Csak export számla készítésekor kéri a program. Egyéb: beírhatjuk a beérkező számla eredeti sorszámát, illetve más kísérő információt. Ha az hosszabb, mint amit be tudunk írni, akkor csak az utolsó karaktereket adjuk meg.

Számla tételeinek felvitele Miután a számla fejlécének adatait kitöltöttük elkezdhetjük a számla tételeinek felvitelét. Ez táblázatos formában történik, a felvitel sebességének növelése céljából. Ebben a táblázatban új sort a legutolsó sornál történő lefelé mutató kurzormozgató billentyű segítségével történhet, illetve adott sor elé beszúrást a gyorsbillentyűknél megadott sor beszúrásánál megadott billentyűkombinációval lehetséges. Sort törölni a gyorsbillentyűknél megadott sor törlése billentyűkombinációval lehetséges. A képernyő jobb felső sarkában levő kis ablakban folyamatosan nyomon követhetjük az adóalapok, ÁFÁ-k, és a számla végösszegének alakulását. ● ●

● ● ●

A Kód oszlopba írhatjuk be a cikk/szolgáltatás azonosítóját. A Megnevezés, megjegyzés rovatba a tételre jellemző szöveges információt írhatjuk. maximum 120 karakteres szöveget írhatunk. Nem kötelező utána mennyiséget, egységárat vagy értéket írni. Írhatunk több soros szöveget is . Teljesítés helyét választhatjuk ki a címjegyzékben található címekből Mennyiség, me és az egységárat, akkor a gép kiszorozza az értéket, ellenkező esetben mi magunk írhatjuk be az értéket. Az alapár mező mögött az engedmény mértékét adhatjuk meg, ami 0 - 100 % lehet, az adott tételre vonatkozóan. Ha az ügyfél törzsadatainál meg van adva valamennyi fix engedmény, akkor azt automatikusan hozza a program. Esetenként ez nullázható, vagy átírható más értékre.

A képernyő jobb felső sarkában levő kis ablakban folyamatosan nyomon követhetjük az adóalapok, ÁFÁ-k, és a számla végösszegének alakulását. Ha készen vagyunk, akkor menthetjük a számlát.



4/18

Számla törlése Csak az utolsó számla törölhető, amely még nem lett kinyomtatva és a számla kelte megegyezik az aktuális dátummal. Ha ezen feltételek nem teljesülnek, de a számla nincs feladva és még nem szerepelt érvényesített ÁFA -elszámolásban, akkor a program felajánlja a stornírozás lehetőségét. Ha már fel van adva a számla a főkönyvre vagy ÁFÁ -ja el van számolva, akkor is kiállíthatunk róla stornó, illetve helyesbítő számlát, de ehhez a program nem ad segítséget. Stornírozás: a következő üres számlaszámon generál a program egy stornó számlát, amely mindenben megegyezik az eredeti számlával, de a mennyiségek és értékek ellenkező előjelűek. A fizetési mód: stornó, a számla teljesítése, kelte és esedékessége az aktuális dátum lesz. A számlára ráírja a program, hogy mely számlának a stornója, és az eredeti számlára is tesz egy megjegyzést, hogy milyen számon lett stornírozva. Mielőtt kinyomtatjuk a stornó számlát, módosíthatjuk, azaz rávezethetjük a tételeket most már helyesen, de a helyes számlát írhatjuk egy új számlaszámon is. Ha valami hiba folytán nem sikerült kinyomtatni egy helyes számlát, akkor is szükség lehet a stornírozásra, mert a program úgy tudja, hogy az már ki van nyomtatva, és még egyszer nem engedi. A stornó számla stornírozására is szükség lehet az előbbi okból kifolyólag. (sajnos)

Számla nyomtatása Amikor a nyomtatást kiválasztjuk, akkor az alábbihoz hasonló dialógusablak jelenik meg. Itt láthatjuk, hogy számlát szeretnénk nyomtatni, x példányban y példányos papírra. A példányszámot szabadon változtathatjuk, de a program felülbírálhatja, amennyiben a helyi paramétereknél beállított papír példányszáma azt szükségessé teszi. Például, ha a nyomtatóban 2 példányos papír található és mi 3 példányban szeretnénk kinyomtatni a számlát, akkor a program 4-re javítja ki a példányszámot, mivel a 3 példány technikailag kivitelezhetetlen. Amennyiben 1 példányos papír van a nyomtatóban akkor minden lap aljára ráírja, hogy hányból hányadik példány pl: 3/1. Példány. Amennyiben 3 példányos leporelló van a paramétereknél beállítva, akkor a lap aljára rányomtatja, hogy: A számla 3 példányban készült. A paramétereknél beállított átutalásos számlákra vonatkozó és a számla végére írandó szövegre is rákérdezhet a program, ha azt külön kérjük a paraméterek/ helyi beállításoknál, így egyedivé tehetjük a számlára írt szöveget. Ezek után a program megmutatja nekünk a nyomtatási képet. Ha innen csak egyszerűen kilépünk, a nyomtatás nem kezdődik el ténylegesen és szerkeszthető marad a számla. Amennyiben a nyomtatási képnél a nyomtatást választjuk, abban az esetben kinyomtatódik a kívánt példányszámban a számla és a továbbiakban már nem szerkeszthető az.



5/18

A „Számlanyomtatás” lehetőséget ad egyszerre több számla kinyomtatására is. Ilyenkor a megadott sorszámtartományba eső számlák lesznek kinyomtatva, illetve a tartományon belül csak azok a számlák, amelyek a további feltételeknek is megfelelnek (pénznem, ügyfél, kinyomtatottság). Ügyfelet akkor tudunk megadni, ha rákattintunk a jobb felső sarokban levő „>>” jelre. Ha egy adott ügyfél összes rendezetlen számláját ki szeretnénk nyomtatni, akkor adjuk meg az ügyfelet, pipáljuk be, hogy csak a rendezetlen számlái, a sorszámtartományhoz írjuk be, hogy 1-től 999999-ig, és jelöljük be, hogy másolatot kérünk. Ha az ügyfélnek más számlatípusban is vannak számlái, akkor azokat külön menetben tudjuk lekérni. Navigálás, betekintés A navigátorgombok segítségével lépegethetünk a számlák között, vagy használhatjuk a nyomógombot a betekintéshez. A betekintésnél a számlák jellemző adatai jelennek meg táblázatos formában. Kiegyenlítés részletezve A nyomógomb megmutatja táblázatos formában az adott számla kiegyenlítésének részletezését, ahol megtekinthető, hogy a képernyőn lévő számla kiegyenlítése, milyen bizonylatokkal történt. (bizonylatszám, kelt, összeg, kontírozás) Egyéb információk A navigátorgombok mellett balra találhatóak egyéb hasznos információk. Végösszeg/ Kiegyenlít: A számla végösszegét és kiegyenlítettségét mutatja meg. © 2013 MicroFox Informatikai Kft.


6/18

Stornózott/ Stornózva: Amennyiben a számláról készült stornó számla akkor a Stornózva felirat jelenik meg a stornó számla számával kiegészülve. Amennyiben ez maga egy stornó számla, akkor a Stornózott felirat jelenik meg a stornózott számla számával kiegészülve. Feladva: Ez a felirat akkor jelenik meg, ha az adott számla egy már feladott időszakban található, ezzel értesítve a felhasználót, hogy semmiképpen sem módosíthatja a számlát, amíg az fel van adva.

Készpénzes számlák Egy számlát akkor tekint készpénzes számlának a program, ha a kiválasztott fizetési mód jellemzői így vannak beállítva: pénzmozgás: Készpénzes határidő: Azonnali A pénztári bizonylatok mellé mindig odatűzik mellékletként a kiállítás alapjául szolgáló készpénzfizetési számlát. Ezt számlákként kell lekönyvelni (házilag besorszámozva, a pénztárbizonylat számát is kaphatja), utána a pénztári bizonylatokat számlakiegyenlítésként kell rögzíteni, a fizetett összeg jóváhagyásával, illetve módosításával. Mivel készpénzfizetésről van szó, a szállítón, vevőn nem keletkezhet egyenleg, ezért megengedhető az, hogy összevont folyószámlán kezeljük ezeket az ügyfeleket, azaz nyithatunk egy „készpénzes szállítók" illetve „készpénzes vevők" folyószámlát. Az egyszerűsített számla lekönyvelését támogatja a program, szükség esetén szétválasztja a számla végösszegét adóalapra és ÁFÁ-ra. ( A Speciális billentyű leütése az érték vagy egységár mezőben.) A számlarögzítés befejezésekor kérdez rá a program a pénztárbizonylat számára, a fizetett összegre, amely alapértelmezés szerint ugyanannyi, mint a számla végösszege. A megadott összeggel egy pénztári bizonylat keletkezik a főkönyvben, ami ott meg is tekinthető.

Import / export számlák rögzítése Mielőtt elkezdjük a számla bevitelét, töltsük ki a számla kelte szerinti árfolyamot! (Számlázó modul - Beállítások menü - Deviza-árfolyamok) Lehetőségünk van arra is, hogy automatikusan lekérjük az MNB középárfolyamokat. Ezt nem kötelező megtenni, de célszerű lehet, ha ezen a napon több számlát is kiállítunk idegen pénznemben. Amikor rögzítjük a számlát, és beírjuk a számla pénznemét, akkor a program előkeresi a devizaárfolyamok táblázatából a számla kelte szerinti árfolyamot és felajánlja, kitölti a számla árfolyamát. A számla belföldi ügyletnek számít, ha a szállítási cím (annak hiányában a számlázási cím), mint ügyfél országa magyar. Európai uniós ügyletnek tekinti a program, ha a szállítási cím országa az Európai Uniónak tagállama, egyébként 3. országbeli ügylet, vagyis export / import. Ha a számlázási cím, mint ügyfél országa nem magyar, akkor a program 2 nyelvű számlát fog nyomtatni. Ha a „szamla.ini”-ben definiálva van, akkor a magyar mellett a partner nyelvén is megjelenik a számla, ha nincs definiálva, akkor magyar-angol nyelvű számlát kapunk. A számla tételeinek bevitelénél minden ár és érték a megadott pénznemben értendő. Miután rögzítettük a számlát lehetőségünk van arra, hogy átváltsuk a számlát forintra, hogy úgy is meg tudjuk tekinteni, (a számla-képernyő alján a végösszeg pénzneme melletti rádiógombokkal lehet váltogatni). Fontos: ha a számla nyomtatását úgy indítjuk, hogy az éppen forintra átváltva mutatkozik, akkor a program forintra átváltott „másolat”-ot fog nyomtatni. © 2013 MicroFox Informatikai Kft.


7/18

Ügyfelek karbantartása

●

●

● ● ●

● ●

Ügyfélkód: az ügyfél egyértelmű azonosítására szolgáló szám. (max. 6 jegyű) Új ügyfél felvétele esetén, ha egy használatban lévő kódot írunk be, akkor ezt a program nem fogadja el, figyelmeztet, hogy már van ilyen. Főkönyvi számla: ez a számlák rögzítésénél jelent segítséget, mert a program ezt automatikusan felkínálja majd, s ha jónak találjuk, léphetük is tovább. Például: ha az ügyfél általában vevő, akkor célszerű a 311-et beírni. Ha üresen hagyjuk, akkor sincs semmi probléma, mivel a számla készítésekor is beírható. Név: az ügyfél nevét adhatjuk meg. (kétsoros) Irányítószám, telep, utca, házszám: az ügyfél címét adhatjuk meg. Adószám: az ügyfél adószáma. Kitöltése igen fontos, mert ez azonosítja legpontosabban az ügyfelet. Ez biztosítja, hogy véletlenül senkit se tudjunk felvenni kétszer más néven, de ugyanazzal az adószámmal, mert "Van már ilyen adószám: xxxxxxxx-x-xx" figyelmeztetést kapunk. Ennek ellenére: a több telephellyel rendelkező ügyfelek minden egyes telephelyét külön ügyfélként fel kell vennünk. Ezeknek minden adatuk eltérhet, de az adószámuk közös. A program az adószámuk alapján kapcsolja össze ezeket a telephelyeket. A székhelyet és a telephelyeket különböztessük meg a „Besorolás”-nál. Ország: Ennek azért van nagy jelentősége, mert a program ez alapján dönti el, hogy az adott ügyfél: belföldi, EU tagállami, illetve harmadik országbeli. Postacím: Akkor kell kitölteni, ha a postacím eltér a székhely, telephely címétől.


"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer - Számlázás modul ● ● ● ● ● ●

● ● ●

8/18

A kapcsolattartó adatait egy táblázatba vihetjük fel: a név, telefonszám és email cím oszlopokba Bank: Az ügyfél a számlavezető bankjának a neve Számlaszám: A banknál vezetett számlaszáma Adószám: A cég belföldi adószáma EU: A cég közösségi adószáma Fizetés: Itt állíthatjuk be, hogy az adott ügyfél számára kiállított számlák esetén milyen fizetési feltételek szerepeljenek alapértelmezettként (ezektől számlánként eltérhetünk). Amennyiben itt nem adunk meg semmit, akkor az adott ügyfélre a paramétereknél beállított általános fizetési mód és határidő lesz érvényes. A fizetési határidőt a program számíthatja a Keltezéstől vagy a Teljesítéstől, és még az is megadható, hogy Naptári vagy Banki napokkal számoljon. Beállítható a türelmi idő is. Ezt a türelmi időt a lejárt tartozásoknál vesszük figyelembe. Kategória: Itt adhatjuk meg, hogy a program miként kezelje az ügyfelet. Az ügyfél lehet: őstermelő, adóraktár, jövedéki / működési engedélyes kereskedő, exportőr/importőr, stb. Engedélyszám: A kategóriának megfelelő engedélyszám, őstermelő esetén igazolványszám. Feljegyzések: Az ügyfélre vonatkozó feljegyzések. (belső használatra, nyomtatásban nem jelenik meg)


"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer - Számlázás modul ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

● ● ● ● ● ●

●

9/18

Szerződés száma: Az ügyféllel kötött szerződés száma Szerződés kezdete: A szerződés érvényességének kezdete Szerződés vége: A szerződés érvényességének vége Üzlet típusa: szálloda, étterem, kávézó, áruház, bolt, kocsma Nyitvatartás típusa: folyamatos, téli, nyári Nyitvatartási idő: Az üzlet nyitvatartási ideje Szektor: Az üzlet elhelyezkedése alapján mely szektorba tartozik Szállítási napok: A hét mely napjaira kér kiszállítást Kapcsolódó raktára: Mely raktárból szolgáljuk ki az ügyfelet Kihelyezett eszköz: Mennyi eszköz van kihelyezve az ügyfélhez Göngyölegkezelés: A göngyölegkezelésének egy 3 jegyű számmal definiálhatjuk: 1. pozíció: PALACK, 2. pozíció: REKESZ, 3. pozíció: RAKLAP A lehetséges értékek: 0 - nem kell, 1 - kell, 2 - cserével kell Például: 112: palack,rekesz csak oda, raklap csere vagy 201: palack cserével, rekesz nem kell, raklap csak oda Rendelését fogadhatja a 'Rendelés' modul: A 'Rendelés' modulban adhatunk le rendelést az ügyfélnek vagy nem Árlista: Megadhatjuk, hogy a definiált árlisták közül melyik vonatkozik az ügyfélre. Engedmény: Az eladási áraknál definiált engedménytáblák közül kiválaszthatjuk, hogy az ügyfél mely engedménytábla szerint kapja a %-os engedményeket. GLN kód: Az ügyfél azonosítója az elektronikus számlaküldési rendszerben, magyar ügyfél esetén 599-cel kezdődik. A mi kódunk nála: Az ügyfél rendszerében mi milyen kóddal vagyunk nyilvántartva Pü.-i státuszkód: A termékdíj vonatkozásában, ha az ügyfél nyilatkozatot tesz, vagy átvállalási szerződést kötöttünk vele, akkor ide a Csk-kód 4-5.jegyének megfelelő pénzügyi státuszkódot írjuk be. A számlázás során a program ennél az ügyfélnél minden esetben rákérdez az ügyletre, vagyis a számlán nem fogjuk elfelejteni a pü-i státuszkód beállítását. Átvállalás esetén a szerződésszám: A termékdíj vonatkozásában, ha az ügyfél nyilatkozatot tesz, vagy átvállalási szerződést kötöttünk vele akkor ide kell beírni a szerződés számát.

Folyószámlák lapozása Az ügyfelek kartonjait, egyenlegeit nézhetjük meg, különböző feltételek beállítása mellett. A folyószámlán szereplő beérkező számlák az egyenlegbe és a halmozott értékekbe negatív előjellel vannak beszámítva, a kimenő számlák pedig pozitívan. Ezt a különbséget színeltéréssel is megkülönbözteti a program. Ha tehát egy ügyfél egyenlege negatív, akkor több a beérkező számlaértéke, mint a kimenő, vagyis követel tőlünk. Ha pozitív az egyenlege ő tartozik nekünk. Forintban E jelölőnégyzet arra szolgál, hogyha olyan folyószámlát nézünk, melyen az egyes számlák nem azonos pénznemben vannak kiállítva, akkor azokat nem lehet összeadni, és egyenleget mutatni, csakis forintban. Ha eredeti pénznemben szeretnénk látni a számlákat és kiegyenlítéseiket, akkor ezzel a nyomógombbal válthatunk, és a program a következő pénznemet veszi, és csak az abban kiállított számlákat mutatja, és adja össze. Így meg tudunk nézni olyan folyószámlát is, ahol egyenlegben van például 4000 USD, 350 GBP és 10000 EUR, ami összesen forintban 2400000



10/18

Listák készítése Számlanapló

A gépbe berögzített számlákról készíthetünk naplót. Megadható a számla típusa, számlaszámintervallum, időintervallum a teljesítésre vonatkozóan. A számlák tételesen szerepelnek a listában. Áfa lista Teljesítési időintervallumot adhatunk meg, és az intervallumba eső beérkezett vagy kiment számlákról a gép összegyűjti az adóalapokat, az Áfát és az Áfa főkönyvi számlaszámot. Ha egy tétel korábban már szerepelt áfa-elszámolásban azt egy kettős kereszt jelzi (#). Ha az adóalapból számított Áfa nem egyezik meg a számlákon ténylegesen szereplő Áfával, akkor ezt egy kérdőjel © 2013 MicroFox Informatikai Kft.


11/18

mutatja. ( Kerekítések miatt fordulhat elő. ) A lista végén az Áfát kulcsonként és főkönyvi számlánként összesíti. A lista elkészítésénél megadhatjuk, hogy mely számlák figyelembevételével készüljön az ÁFA lista. Ezek a következők lehetnek: ● ● ● ● ● ● ●

Beérkező számlák Kimenő számlák Uniós beérkező számlák Uniós kimenő számlák Import számlák Export számlák Felvásárlási jegyek

Folyószámla kivonat Az ügyfelek folyószámláinak egyenlegeit kérhetjük listára megadott ügyfélintervallumban, meghatározott főkönyvi számláról. A számlaösszegeket, kifizetéseket, egyenlegeket kérhetjük tetszőleges időpontig, ami a teljesítésre vonatkozik. Így például a nyitó egyenlegek bármikor lekérhetőek ( dátum: előző év dec. 31. ). A lista további bontási lehetősége, hogy a nulla egyenlegűek szerepeljenek-e vagy sem, a tőke és kamat együtt vagy külön jelenjen meg. Lehetőséget biztosít továbbá a részletezett egyenleg kifejtésére is, azaz felsorolja azokat a kifizetetlen számlákat, amiből az egyenleg adódik. Azonos korlátok mellett a főkönyvvel megegyező egyenleget kell, hogy adjon ! Ügyfelek listája A kódok beütésével kiválasztható, hogy mely kódtartományú ügyfelek kerüljenek listázásra, s ha a kapcsolódó főkönyvi számlaszámot is megadjuk még jobban behatárolhatjuk a kívánt ügyféltörzset. Kérhetjük a listát kód-, illetve névsorrendben tetszés szerint, s megjelenítés szempontjából pedig riporterbe vagy nyomtatóra. Vevők forgalma

Adott időintervallumban lekérhetjük mely vevő milyen nettó értékben vásárolt cégünktől. A lista kijelzi az egyes vevők százalékos részesedését is az összes forgalomból. Feltételként adhatjuk meg az árbevétel számlát, és a tevékenységet, így értékes információkhoz juthatunk a marketinggel kapcsolatosan.



12/18

Mennyiségi kigyűjtés

Ezzel a funkcióval lehetőségünk van a számlákon szereplő mennyiségeket VTSZ, SZJ számra csoportosítva kigyűjteni. Megadhatunk egy időintervallumot a figyelembe vett számlák teljesítésére vonatkozóan, azon kívül szűkíthetjük még a listát az ügyfél, az ellenszámla, a tevékenység illetve a vámtarifaszám megadásával. Fontos megemlíteni, hogy a kimutatás csak akkor lesz használható, ha az összetartozó VTSZ, SZJ szám, a mennyiség és az érték azonos sorban szerepel a számlán! Egyenlegközlő levél A meghatározott kódú ügyfél(ek)nek a program által vezetett folyószámlájáról egy egyenlegközlő levél készítése. A beérkező számláknak ( - ) a kimenőknek ( + ) az egyenleg előjele. Lehetőség van arra, hogy csak a tartozó ügyfeleknek készüljön az egyenlegközlő, az ellenőrző box bekapcsolásával. A paramétereknél beállított szöveg kerül a levél végére.

Beállítások Paraméterek Amennyiben elegendő jogosultságunk van, itt a helyi beállítások mellett szükségünk és lehetőségünk lehet, a számlázással kapcsolatos beállítások elvégzésére. Ehhez a „Számlázás” fülre kell kattintani. Az itt beállított paraméterek vezérlik a számlázás modult. A fontosabb paraméterek a következők: ● ● ● ● ● ● ●

Vevő, illetve szállító főkönyvi számlák Előzetesen felszámított, illetve fizetendő ÁFA főkönyvi számlaszáma. Kapott előleg főkönyvi számlaszáma A cég telefonszáma Használni kívánt pénznemek (maximum: 14 féle ), például: EUR; GBP; USD;…. Az átutalásos számlák végéra írandó szöveg (késedelmes fizetés esetén mi történik...) A számla végére írandó szöveg definiálása (ezt felülírja a helyi beállításoknál megadott)

Számlatípusok Alapvetően kétféle számlát különböztet meg a rendszer: beérkező és kimenő számlát. Ezeket csoportosítani, és azokon belül sorszámozni lehet. A csoportosításra módja: a típusba rendezés. A számlatípusokat a betűjel különbözteti meg, mely a számlaszámot vezeti be. A nagybetűsök beérkező, a kisbetűsök kimenő számlákat jelentenek. A megnevezésbe nem kell beírni a "számla" szöveget, pl. elég csak annyi, hogy kimenő készpénzes. A "Tech" mező technikai jellemző, ahol "K" késedelmi kamat számla, "E" előleg számla, "F" felvásárlási jegy, "M" más kötelezettség, vagy "S" sima számla (vagyis az összes többi). © 2013 MicroFox Informatikai Kft.


13/18

Az „Engedély” mezővel utasítjuk a rendszert, hogy az adott típusba tartozó számlát hogyan kezelje. Lehetőségeink: ● ● ● ● ●

" " a Pénzügy modulban rögzíthető "S" a Számlázás modulban rögzíthető, a Pénzügyben csak megtekinteni lehet a számlát. "A" azonnali készletszámla, melyet a Készlet modul számlázásában rögzíthetünk "K" a szállítóleveleket számlázhatjuk ki a Készlet modulban "G" a Segédüzemi modul készíti (külsősöknek végzett gépi szolgáltatások számlái)

A "Sorszámozás" határozza meg, hogy melyik típusnál, miképpen generálja a program az új számlaszámot. ● ● ● ●

"Legnagyobb+1" az adott számlatípusnál előforduló legnagyobb számlaszámnál egyel nagyobbat ajánl fel a program "Automata" esetben a program kérdőjelekkel tölti fel a következő számlaszámot, és csak közvetlenül rögzítéskor dől el a számla sorszáma. (számlázásnál ez az „elvárt” választás) "Előzőleg felvitt" ennek a sorozatos bizonylatrögzítésekkor van jelentősége, mivel így egy elkezdett intervallum következő sorszámát ajánlja a program. "Nem adja a sorszámot" ilyenkor mi adjuk meg a sorszámot, a rendszer nem ajánl fel semmit

A következő számlatípusokat adjuk a programmal. Ettől el lehet térni: bővíthetünk és törölhetünk. Jel

Számlatípusok

Technikai

A

Beérkező

S

P

Beérkező készpénzes

S

K

Beérkező késed. kamat

K

a

Kimenő

S

p

Kimenő készpénzes

S

k

Kimenő kés. kamat

K

e

Készlet értékesítés

S

Engedély

Sorszámozás E

S

A

A

A

Bankszámlák A számlavezető bankok neveit és számait tarthatjuk itt karban. Tetszőleges számú bank vihető fel. Számlázáskor, amennyiben több bank adatait is felvittük itt, a program rákérdez, hogy konkrétan melyik szerepeljen a számlán. Fizetési módok A program által használt fizetési módokat tarthatjuk itt karban. Termékek és szolgáltatás csoportok A termékeket és szolgáltatások csoportjainak kialakítását végezhetjük el ebben a menüpontban. A következő információk kitöltésére van lehetőség: ● ● ●

Csoport azonosítója: Négy karakteres egyedi azonosító, melyre hivatkozva a termékeknél kiválaszthatjuk, hogy mely csoportba tartozzon az adott tétel. Ajánlott kódtartomány: Amennyiben ezt megadjuk, a termékek felvételekor, a tartományba eső termékeknél automatikusan beállításra kerül a csoport. Megnevezés: A csoport megnevezése



14/18

Termékek és szolgáltatások Itt végezhetjük el a termékek és szolgáltatások adatainak karbantartását.

A következő információk kitöltésére nyílik lehetőség: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Csoport: A csoport azonosítóját adhatjuk meg, ahová be kívánjuk sorolni az adott terméket Kódszám: A termék vagy szolgáltatás egyedi azonosítója VTSZ: VTSZ vagy SZJ száma ÁFA- kulcs: ÁFA-kulcsa Megnevezés: Megnevezése Típus, méret: További információk Me.: Mennyiségi egység Ellenszámla: A termék, szolgáltatás alapértelmezett ellenszámlája Tevékenység: Mely tevékenysége költsége vagy árbevétele lesz Nettó, Bruttó tömeg: A cikk nettó és bruttó tömege kilogrammban Űrtartalom: A cikk űrtartalma literben (folyadékoknál) Termékadó: Ha az adott cikk után népegészségügyi termékadót kell fizetni akkor ki kell tölteni. Termékdíj Csk-Kt kód: Ha az adott cikk csomagolószer, akkor kell kitölteni Termékdíj anyagfajta: Ha az adott cikk csomagolószer, ide kerül az anyagfajta kódja Termékdíj fiz.köt.: Ha a cikk termékdíját cégünknek kell megfizetni, akkor jelöljük be! Származási ország: A cikk származási országa.



15/18

Eladási árak A programrendszerben az eladási áraknak két nagy csoportját különböztetjük meg: - Listás árak (egy árlista egyszerre sok ügyfélre vonatkozik) - Speciális árak (egy ügyfélre vonatkozó fix (kialkudott) árak) Listás árak: tetszőleges számú árlistát (ártípust) definiálhatunk. Minden árlistának adunk egy 2 jegyű azonosító számot, ezzel hivatkozunk rá. Például:

Minden árlistának van egy megnevezése, valamint megadhatjuk, hogy %-os engedmény adható-e belőle. Pótló árlista sorszáma: - ha a program a megadott árlistában nem talál a termékhez érvényes árat, akkor megkeresi a pótló árlistában, ha ott sem találja, akkor az alapértelmezett pótló árlistában keresi (alul adható meg). Ha az így kiválasztott árlista mellett megadtunk egy Akciós árlistát is, akkor a program kikeresi a termék árát a megadott akciós árlistában is. A program csak akkor választja az akciós árat, ha az a %-os engedményeket is figyelembe véve alacsonyabb, mint az árlista (illetve pótló árlista) szerinti ár. Engedmény-táblázatokat definiálhatunk, ahol cikkcsoportonként adhatunk meg különböző %-os engedményeket:

Az azonosító jelhez beírunk egy engedmény-tábla azonosítót, majd ehhez felvesszük a kívánt készletcsoportot a kívánt engedmény mértékével. (Az itt definiált engedmény-táblázatok közül lehet egyet hozzárendelni egy ügyfélhez.) Speciális árak: Az ügyfélhez köthető egyedi árak kezelésére nyújt megoldást a "Speciális eladási árak" rendszere, ahol ügyfelenként beállíthatjuk az adott termék árát. Megadhatjuk az érvényesség kezdetét, végét, valamint az ár pénznemét. Ha a „meddig”-et nem töltjük ki, akkor határozatlan ideig érvényes az ár. A Listás és a Speciális árak rögzítése egy funkción belül történhet. (Eladási árak beállítása) Bal oldalon sárgával a listás árak, fehérrel a speciális árak (ügyfelek), jobb oldalon a hozzájuk tartozó eladási árak jelennek meg. Itt megadhatjuk az érvényesség kezdetét, végét, valamint a pénznemet is. © 2013 MicroFox Informatikai Kft.


16/18

Hogyan számol a program? A program minden termék értékesítésekor megpróbálja az eladási árat felajánlani. Ennek menetét foglaljuk össze az alábbiakban. Elsődleges a Speciális ár. Amennyiben az adott ügyfélnek (illetve vele azonos adószámú ügyfélnek) az adott cikkhez az adott időszakra van érvényes speciális ára, abban az esetben a program ezt ajánlja fel eladási árnak. (ajánlás: 1,2) Másodlagos az ügyfélnél beállított Árlista szerinti ár. (ajánlás: 3,4) Harmadlagos az Utolsó ár: milyen áron adtuk legutóbb az adott ügyfélnek az adott terméket? (Ez csak akkor működik, ha a „Paraméterek – Készlet fül”-ön engedélyeztük az utolsó ár megajánlását.) (ajánlás: 5,6) Negyedleges a Pótló árlista szerinti ár. Ha a program nem talál az ügyfélnél beállított árlistában a termékhez érvényes árat, de a pótló árlistában talál, akkor azt adja vissza. (ajánlás: 7,8) Ötödleges az Alapértelmezett árlista szerinti ár. Ha a program nem talál az ügyfélnél beállított árlistában a termékhez érvényes árat és a pótló árlistában sem találja, akkor megnézi az alapértelmezett árlistában. (ajánlás: 9) Ha egy számlának több tétele van (több sora), és az előző tételnél kiválasztottunk egy bizonyos árlista szerinti árat (Előző ár), akkor ennél a tételnél ez a listás ár 10-es ajánlást kap. Legerősebb az 1-es, leggyengébb a 10-es ajánlás. A program a legerősebb ajánlással rendelkező árat fogja felajánlani. Ha egyetlen ár mellett sincs semmilyen ajánlás, akkor a program feldobja a termék összes érvényes árát, és választanunk kell belőle. Abban az esetben, ha az ügyfélnél az engedmény-tábla is be van állítva, és a kiválasztott ártípus %-os engedménnyel együtt is alkalmazható, akkor a beállított engedménnyel csökkentett eladási árat ajánlja fel a program. Ha a pótló vagy az akciós árlista is alkalmazható %-os engedménnyel, akkor abból az árlistából is adhat engedményt a program. Beszerzési árak Nem csak az eladási árak, hanem a beszerzési árak is előre rögzíthetők a rendszerben. Beszerzési árak esetén csak a speciális árak (tehát a beszállítók által megadott) árak értelmezhetőek. Ha a terméknek nincs érvényes speciális beszerzési ára, akkor a program megkeresi az utolsó beszerzési árat. Ha volt a termékből a tárgyévben vásárlás (bevételezés), akkor ezek közül az utolsót hozza. Ha a program ilyet sem talál, akkor a cikknél megadott Nyitó beszerzési árat választja. © 2013 MicroFox Informatikai Kft.


17/18

Környezetvédelmi termékdíj 2012. A törvény a vámtarifaszámtól függően meghatározza a termékdíj hatálya alá tartozó termékek körét. (például: csomagolószer, gumi, akkumulátor, kenőolaj, háztartási gép, elektronikai cikk, stb.). Mikor vagyunk termékdíjfizetésre kötelezettek? (ha cégünk az első belföldi forgalomba hozó) - ha mi állítottuk elő a terméket - ha mi importáltuk - ha átvállaltuk a díjfizetést A program automatikusan tudja kezelni a termékdíjakat, azaz a belföldi kimenő számlákon megjeleníti a szükséges záradékszöveget és összesítőt, másrészt nyilvántartást vezet a termékdíjkötelezettségről. A termékdíj-számítás beállítása:

Termékdíj menü → Termékdíj-tételek

A program a tárgyévre érvényes termékdíj-tételeket beépítve tartalmazza:

2. Termékdíj menü → Cikkek termékdíj-adatai

Ha a cikk maga egyfajta csomagolószer, akkor a fenti ábrán látható 7404-es és 3146-os cikk mintájára kell beállítani. A Csk-kód felépítése a Magyar Közlöny 163. szám, 40133. oldalától © 2013 MicroFox Informatikai Kft.


18/18

kezdődően van leírva. A Csk-kód nem egy állandó dolog, mert a 4-5. jegye minden egyes ügylet alkalmával más és más. Akkor ezt hogyan állítsunk be a cikk adatainál? Úgy, hogy a 4-5. karakterhez belföldi előállítású terméknél „10”-et, külföldi előállításúnál: „30”-at írjunk be. Ezt a program a Csk-kód további felhasználása során dinamikusan kezeli. Meg kell adnunk a termék anyagfajtáját, amit egy betű azonosít. (a termékdíj-tételek törzséből kiválasztható), valamint meg kell jelölnünk a terméket, hogy díjfizetésre kötelezettek vagyunk-e. Az előző ábrán szereplő görög-bordói borospalackot cégünk hozta be külföldről, tehát mi vagyunk a „kötelezett”-ek. A boros palackok fából készült raklapon vannak, az egyes szinteket válaszlapok határolják és az egész körbe van fóliázva. Az előző ábrán az is látható, hogy a borosüvegek csomagolását miként vittük be a programba. („A cikk csomagolásának összetevői”) Az előző ábrán szereplő 903-as egri bikavér saját termékünk (és nem tartozik a termékdíj hatálya alá), de a csomagolása igen. A cikk csomagolásának összetevőit a következőképpen állítottuk be:

Itt az adott cikk (jelen esetben az egri bikavér) egységnyi mennyiségére (1 palackjára) eső csomagoló anyagok mennyiségét (kilogrammban) kell felvinni. Az ábrán látható, hogy az üvegpalacknál bejelöltük a fizetési kötelezettséget, mert a bort a cégünk által importált palackba töltöttük. A csomagolás többi része után a termékdíjat már megfizették mások, tehát ezekre nincs fizetési kötelezettségünk. Mégis felvittük ezeket is, mert elképzelhető, hogy lesz egy vevőnk, aki majd a tőlünk vásárolt bort kiviszi külföldre és vissza akarja igényelni a csomagolás termékdíját. Erről pedig nekünk részletes nyilatkozatot kell adnunk. Ebben a táblázatban szereplő csomagolószerek nem feltétlen kell, hogy a készletben, mint cikkek szerepeljenek, más szóval: lehet, hogy a címke nincs is készletre véve. A boros palackot eladhatjuk úgy, mint csomagolóanyagot, vagy pedig úgy, hogy bort töltöttünk bele és a borral együtt adjuk el. A díjfizetési kötelezettség az eladás teljesítési napján keletkezik. A program az előzőekben ismertetett termékdíj-adatok alapján, valamint a konkrét értékesítési ügylet szerint a számla végére ráírja a megfelelő záradékszöveget. A számlázás során a számla fejlécének jobb felső részén az áfa-dátum alatt találjuk a pénzügyi státuszkódot. Ez lesz a Csk-Ktkód 4-5. karaktere minden egyes cikknél, ami a számlán szerepel. (Az ügyfelek adatainál megadhatunk egy szokásos (alapértelmezett) státuszkódot és a hozzá tartozó szerződés-számot is.) Ha a pénzügyi státuszkódot üresen hagyjuk, akkor a program teljes díjfizetést feltételez. A teljes díjtételnek megfelelő záradékszöveget kapjuk akkor is, ha 10, 11, 12, 13-as státuszkódot írunk be. Nem minket terhel a termékdíjfizetés, ha a vevő: - a termékdíjra vonatkozó nyilatkozatot ad (14, 15, 16) - vagy átvállalja a termékdíjat (17, 18, 19, 20, 21) Ha a vevő a korábban megfizetett termékdíjat vissza akarja igényelni (22,23,24,25,26, 27, 28, 29), akkor nekünk erről részletes záradékot kell adnunk. Ezt a program képtelen megcsinálni, ugyanis a záradékban minden adatot és dokumentumot fel kell tüntetni, amely bizonyítja, hogy a termékdíj meg lett fizetve. A program ekkor ennyit ír:...a részletes záradékot a számla melléklete tartalmazza. © 2013 MicroFox Informatikai Kft.

18

Recommend Documents