RefWorks
Quick Reference
1 / 18
RefWorks, een MB-handleiding (Deze handleiding is nog in bewerking.)
Inhoudsopgave Inleiding................................................................................................................................2 Conventie in deze tekst ........................................................................................................3 Gebruik van elders ...............................................................................................................3 Registreren van een nieuw account......................................................................................4 Openen van RefWorks (met een reeds geregistreerd account) ............................................4 Installeren van Write-N-Cite..................................................................................................5 Inlezen vanuit PubMed via tussenbestand............................................................................6 Inlezen vanuit PubMed via RefWorks ('Connect') .................................................................7 Inlezen vanuit EMbase via tussenbestand............................................................................8 Toevoegen van pdf's ............................................................................................................9 Ontdubbelen.......................................................................................................................10 Verwijzingen plaatsen in een Word-document en formatteren ............................................11 A. Online verwijzingen invoegen en formatteren via RefWorks...........................................12 B. Offline verwijzingen invoegen en formatteren via Write-N-Cite .......................................13 Nog in behandeling.............................................................................................................14 RefWorks – overzicht menu’s .............................................................................................15 Write-N-Cite – overzicht menu’s .........................................................................................18
Louis Volkers, informatiespecialist Medische Bibliotheek Erasmus MC 2009-07-15 Heeft u opmerkingen en/of aanvullingen? Stuur deze per e-mail naar:
[email protected]
RefWorks
Quick Reference
2 / 18
Inleiding RefWorks is een referentie-programma als EndNote of Reference Manager. Een belangrijk verschil: RefWorks draait op internet, terwijl EndNote locaal op elke computer moet worden geïnstalleerd. In RefWorks heeft elke gebruiker een of meer eigen accounts; de databanken worden per account apart opgeslagen. Vanaf elke op internet ingelogde pc kan een gebruiker bij de eigen bestanden. U kunt een manuscript (Word-document) met literatuurverwijzingen samenstellen met behulp van de online-databank. Het is handiger om daarbij gebruik te maken van Write-NCite, een hulpprogramma dat u locaal op uw computer zet. Dat werkt dan als een add-in op de menubalk in Word (zoals ook de add-in van EndNote). U maakt er een locale kopie van de databank mee. Write-N-Cite moet op uw pc's worden geïnstalleerd. Bij SOM-computers moet dat door de administrator worden gedaan. Er wordt aan gewerkt om dat bij de automatische installatie van de SOM te laten gebeuren. RefWorks is in abonnement genomen door de Erasmus Universiteit Rotterdam; het is ook beschikbaar voor medewerkers en studenten van Erasmus MC. IP-adressen Het gebruik van RefWorks is afgeschermd op de IP-adressen van EUR (130.115.*.*) en Erasmus MC (156.83.*.*). Van elders behoeft u niet via een VPN-portal te werken. Vanaf andere IP-adressen (bijv. een internetprovider thuis) is een speciale groepscode (bel: 01070 43785). Voor gebruik moet u een persoonlijk account aanmaken; dat gaat alleen met een e-mailadres van Erasmus MC of EUR. Aantal accounts Binnen één account kunt u één databank aanmaken, met meer submappen. Bij ontdubbelen maakt het programma geen onderscheid tussen de verschillende submappen. Dus als u in meer submappen dezelfde records heeft ingevoerd dan worden die bij ontdubbelen weer verwijderd! Voor één e-mailadres kunt u meer accounts aanmaken; daarvoor bedenkt u steeds een andere inlognaam. Het kan handiger zijn om per onderwerp een apart account aan te maken. Een apart account is zeker beter als meer personen samenwerken via hetzelfde account; voor anderen kunt u speciale toegangsbeperkingen instellen, bijv. alleen lezen. Geen instant-formatting Bij het schrijven van een manuscript worden de verwijzingen in gecodeerde vorm toegevoegd, en niet direct geformatteerd, zoals bij EndNote. U doet dat pas later als het u uitkomt; u kunt het wel naar behoefte herhalen. Op de website van de UB staat een handleiding op http://www.eur.nl/en/ub_instructie/ub_instructie_nl/refworks/ Bevestiging bij verwijderen Verwijderen van referenties gaat in twee stappen: eerst worden de referenties uit de desbetreffende map gehaald. Daarna kunt u de referenties permanent verwijderen. Om dat niet automatisch met één druk op een knop te doen moet u een opgegeven vijflettercode overtypen en dan op [OK] drukken. Daarna staan de referenties nog in een lijst met 'Deleted References', met een knop [Restore].
RefWorks
Quick Reference
3 / 18
RefWorks
Quick Reference
Conventie in deze tekst
Registreren van een nieuw account
cursief 'tekst' onderstreept
alleen met een e-mailadres van Erasmus MC of EUR kunt u registreren voor één e-mailadres kunt u meer accounts aanmaken
= niet vertaalde Engelse begrippen, bijv. button = relevante tekst in het venster, bijv. voor plaatsbepaling = letterlijk zo intikken (een hyperlink kunt u kopiëren en plakken) [tekst] = te klikken regel of knop genummerde regels = in proces uit te voeren stappen verdeeld over meer regels = volgende handeling op dezelfde regel bulleted list = alternatieven verdeeld over meer regels / = verschillende alternatieven op dezelfde regel = = indentiek alternatief op dezelfde regel menu's internet explorer: alleen Engelse versie weergegeven
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Gebruik van elders Het is niet nodig via de VPN-portal te werken, maar dan heeft u wel een 'Group code' nodig. Bel daarvoor de MB-Helpdesk (010-70 43785) of haal de code zelf op vanuit een afgeschermde omgeving: vanaf uw werkplek bij EUR of Erasmus MC ( http://www.erasmusmc.nl/medbib ), of via de VPN-portal ( http://vpn.erasmusmc.nl ): 1. ga naar de website van de Medische Bibliotheek 2. klik [MB-Startpagina] of quicklink [15 - Alle QuickLinks] 3. quicklink [412 - RefWorks vanuit huis] 4. [Get group code] als het goed is treft u daar de Group code aan 5. [Go to RefWorks]
4 / 18
start RefWorks: http://www.refworks.com of via MB-home ( http://www.erasmusmc.nl/medbib ) quicklink [11 – RefWorks] klik [Login] werkt u op een werkplek bij Erasmus MC of EUR, of elders via de VPN-portal? Ga dan door naar 5 van elders, niet via VPN-portal: Remote Access: geef Group code (zie 'Gebruik van elders', blz. 4) [Sign up for an Individual Account] geef nieuwe gebruikersinformatie 6.1. geef uw naam 6.2. bedenk een inlognaam 6.3. bedenk een wachtwoord 6.4. herhaal dit wachtwoord 6.5. geef e-mailadres (alleen e-mailadres van EUR of Erasmus MC) 6.6. kies gebruikerstype: [Erasmus MC employee] 6.7. kies onderwerpsgebied: [Erasmus MC] 6.8. type de code over 6.9. [Register] 6.10. via het opgegeven e-mailadres ontvangt u informatie over alle accounts die u tot dat moment voor het e-mailadres heeft aangemaakt.
Openen van RefWorks (met een reeds geregistreerd account) 1. 2. 3. 4. 5. 6.
start RefWorks: http://www.refworks.com of via MB-home ( http://www.erasmusmc.nl/medbib ) quicklink [11 – RefWorks] klik [Login] werkt u op een werkplek bij Erasmus MC of EUR, of elders via de VPN-portal? Ga dan door naar 5 van elders, niet via VPN-portal: Remote Access: geef Group code (zie 'Gebruik van elders', blz. 4) [Go To Login] geef uw inlognaam en bijbehorend wachtwoord
RefWorks
Quick Reference
5 / 18
RefWorks
Quick Reference
Installeren van Write-N-Cite
Inlezen vanuit PubMed via tussenbestand
nodig voor gemakkelijk verwijzen en locaal gebruik 1. vanuit RefWorks 2. [Tools] [Write-N-Cite] 3. [Click here to download Write-N-Cite III for Windows] 4. [Save] (naar Desktop) [Save] [Run] 5. Installation options 5.1. klik radiobutton [Install Write-N-Cite for all users…] 5.2. vink aan: select box [Allow Working Offline] 5.3. vink aan: select box [Add Write-N-Cite to Toolbar in Microsoft Word] 5.4. klik [Next] 6. start Word 7. staat er in de menubalk een koppeling naar Write-N-Cite? zo ja: klaar 8. zo nee: er is blijkbaar geen koppeling naar Write-N-Cite! 9. open Windows Explorer 10. ga naar de map C:\Program Files\Refworks daar zou bestand 'Refowrks.dot' moeten staan. 11. kopieer dat bestand naar map (123456 = uw microsectienummer) C:\Documents and Settings\123456\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP (als EndNote is geïnstalleerd staan daar ook een paar bestanden 'EN10CWYW…') 12. start Word opnieuw 13. nu staat er een koppeling naar Write-N-Cite (hopelijk)
1.
6 / 18
in PubMed (start via MB-home) 1.1. doe de zoekacties 1.2. markeer eventueel relevante records of zet deze op clipboard; geen records markeren = allemaal meenemen 1.3. [Display] = [Medline] 1.4. [Send to] = [File] Opslaan HINT: op Desktop = Bureaublad; bestand: naam.txt opslaan 2. in RefWorks 2.1. maak eventueel een nieuwe folder aan: [Folders] [Create New Folder] geef naam voor folder 2.2. [References] [Import] 2.3. kies import-filter: [NLM PubMed] 2.4. kies databank (indien niet automatisch): [PubMed] 2.5. kies map om nieuwe referenties toe te voegen (die map moet wel al bekend zijn) 2.6. kies het bestand met de uit de databank gedownloade referenties 2.7. klik [Import] – het kan even duren voor dit klaar is 2.8. [View Last Imported Folder] 3. verplaats naar nieuwe folder 3.1. vink aan: radiobutton 'All in List' 3.2. [Put in Folder] kies nieuwe folder
RefWorks
Quick Reference
7 / 18
RefWorks
Quick Reference
8 / 18
Inlezen vanuit PubMed via RefWorks ('Connect')
Inlezen vanuit EMbase via tussenbestand
Hierbij zoekt u niet direct in PubMed met het zoekprogramma van PubMed, maar een speciaal zoekscherm in RefWorks. Daardoor is het niet goed mogelijk uw zoekacties aan te passen aan de hand van de gevonden resultaten. 1. maak eventueel een nieuwe folder aan: [Folders] [Create New Folder] geef naam voor folder 2. [Search] [Online Catalog or Database] 2.1. kies [PubMed] 2.2. geef maximum aantal om te downloaden: [1000] bij een goede zoekactie worden het er zeker minder 2.3. Quick Search for: type een zoekactie of Advanced Search for: doe zoekacties per veld 2.4. [Search] 2.5. selecteer gewenste records of klik radiobutton 'All in List' 2.6. [Import to Folder…] selecteer folder (zie boven) records komen ook in folder 'Last Imported' 2.7. Are you shure … ? [OK] 2.8. klik venster weg 2.9. [View Last Imported Folder] 3. verplaats naar nieuwe folder 3.1. vink aan: radiobutton 'All in List' 3.2. [Put in Folder] kies nieuwe folder
In de UB-handleiding wordt aangeraden om 'EndNote' als uitvoerformaat te kiezen. Dat gaat in circa 10% van de records fout. De code voor het afleveringsnummer van het tijdschrift begint niet op een nieuwe regel en komt daardoor bij de paginanummers te staan. Bij uitvoerformaat 'Reference Manager' doet dit probleem zich niet voor. 1. in Embase 1.1. doe de zoekacties 1.2. markeer eventueel relevante records of klik radiobutton voor max. aantal records 1.3. klik [Export] 1.4. kies [Reference Manager] (met [EndNote] bevatten ca 10% van de records een verkeerde code - %N) 1.5. opslaan op Desktop als naam.ris 2. in RefWorks 2.1. maak eventueel een nieuwe folder aan: [Folders] [Create New Folder] geef naam voor folder 2.2. [References] [Import] 2.3. kies import-filter: [RIS Format] 2.4. kies databank (indien niet automatisch): [RIS Format] 2.5. kies map om nieuwe referenties toe te voegen (die map moet wel al bekend zijn) 2.6. kies het bestand met de uit de databank gedownloade referenties 2.7. klik [Import] – het kan even duren voor dit klaar is 2.8. [View Last Imported Folder] 3. verplaats naar nieuwe folder 3.1. vink aan: radiobutton 'All in List' 3.2. [Put in Folder] kies nieuwe folder
RefWorks
Quick Reference
9 / 18
RefWorks
Quick Reference
10 / 18
Toevoegen van pdf's
Ontdubbelen
De pdf's met de volledige tekst van artikelen kunt u toevoegen aan uw online-databank(en). U heeft die dan altijd bij de hand als u met uw databank(en) werkt. 1. haal eerst pdf op 1.1. uit PubMed afkomstige records 1.1.1. In folder met overzichten ga naar gewenste record 1.1.2. klik [View in PubMed] 1.1.3. indien beschikbaar: klik blauw icoon [Online available for Erasmus MC] 1.1.4. haal pdf op sla op op Bureaublad, bijv. als 123.pdf (123 = eerste pag) 1.2. andere records, of geen koppeling in PubMed 1.2.1. MB-home (http://www.erasmusmc.nl/medbib) (QuickLink [08 – Zoek MBjournals]) geef stukje van naam tijdschrift 1.2.2. is het gewenste tijdschrift over de gewenste periode beschikbaar? Zo ja klik naam tijdschrift 1.2.3. ga naar jaargang volume issue pagina 1.2.4. haal pdf op sla op op Bureaublad, bijv. als 123.pdf (123 = eerste pag) 2. voeg pdf toe aan record 2.1. [Edit] record ga naar veld 'Attachments' 1.1. [Bladeren] naar pdf 1.2. [Add attachment] is nu toegevoegd aan de record op de website van RefWorks 1.3. [Back to Reference List] op het overzicht staat nu een paperclip ten teken dat de pdf is toegevoegd
LET OP: binnen een account komen meer submappen voor. Bij ontdubbelen wordt in alle folders gekeken. Verwijderen gaat onhandig: voor elk venster van 25 records worden dubbelen verwijderd (dus 12 of 13 per keer). U kunt standaard het aantal vergroten: [Tools] [Customize] References per Page = 500 [Save] (onderaan) [Back to Reference List] 1. open gewenste folder 2. [View] 3. [Duplicates] 4. [Exact Match] (precies hetzelfde) of [Close Match] (ongeveer hetzelfde) 5. verwijder dubbelen 5.1. [Selected] 5.2. [Delete] 5.3. [OK]
RefWorks
Quick Reference
11 / 18
RefWorks
Quick Reference
Verwijzingen plaatsen in een Word-document en formatteren
A. Online verwijzingen invoegen en formatteren via RefWorks
Er zijn twee manieren: 1. online via RefWorks Hierbij typt u met Word uw manuscript, op de daarvoor bestemde plaatsen komen in gecodeerde vorm de verwijzingen uit de online-databank als 'harde tekst'. U slaat het Worddocument op (naam.doc), en opent het in RefWorks om het te formatteren. Vanuit RefWorks download u het geformatteerde document (wordt automatisch Final-naam.doc). Dit bevat de geformatteerde verwijzingen eveneens als 'harde tekst'. Als u in het document aanpassingen wilt maken, of u wilt verder met de tekst: doe dat in het originele document naam.doc. 2. offline via Write-N-Cite Hierbij typt u met Word uw manuscript, op de daarvoor bestemde plaatsen komen in gecodeerde vorm de verwijzingen uit de offline-databank als veldcodes. U behoeft het document niet op te slaan om het te kunnen formatteren (maar het is wel verstandig, voor het geval er iets mis gaat). In Write-N-Cite selecteert u de stijl en formatteert de tekst. In dit geval zijn de in-text citations en de referentielijst nog dteeds geformatteerde velden, en dus geen 'harde tekst'. Als u aanpassingen wilt maken, of u wilt verder met de tekst: dat kan gewoon in de geformatteerde tekst. Bij de volgende formattering wordt alles opnieuw geformatteerd. LET OP: door de geheel andere methode van werken is het niet mogelijk beide methoden door elkaar te gebruiken.
1.
2.
3.
4.
5. 6. 7.
in RefWorks 1.1. ga naar de map met gewenste verwijzingen 1.2. zet de layout = 'Switch to:' [One line/Cite View] in Word 2.1. schrijf het manuscript 2.2. zet de cursor op de plek waar een verwijzing moet komen zorg dat de cursor tussen twee spaties staat in Refworks 3.1. ga naar de gewenste referentie klik [Cite] vòòr de verwijzing 3.2. nieuw venster 'Citation Viewer' 3.3. [Select Citation] 3.4. druk Ctrl-C of snelmenu (muis rechtsklik) [Copy] 3.5. sluit venster in Word 4.1. druk Ctrl-V of snelmenu (muis rechtsklik) [Paste] herhaal 2 t/m 4 naar behoefte sla het Word-document op (Desktop) naam.doc formatteren via RefWorks 7.1. [Bibliography] 7.2. selecteer stijl, bijv. [Vancouver] 7.3. radiobutton 'Format Paper and Bibliography' 7.4. achter 'Document to Format': [Bladeren] 7.5. haal document op 7.6. [Create Bibliography] 7.7. Document 7.7.1. zou automatisch moeten worden opgeslagen als Final-naam.doc 7.7.2. als dat niet gebeurt: klik [Download it] [Opslaan] (Final-naam.doc) 7.7.3. werkt dat ook niet: klik [E-Mail it] to (uw e-mailadres) 7.7.4. klik [Back to Reference List] 7.8. open 'Final-naam.doc' ziet het er goed uit? LET OP: wilt u meer records toevoegen? Doe dat in de originele versie 'naam.doc'! Final-naam.doc bevat geen veldcodes meer maar harde tekst.
12 / 18
RefWorks
Quick Reference
13 / 18
RefWorks
Quick Reference
B. Offline verwijzingen invoegen en formatteren via Write-N-Cite
Nog in behandeling
1. 2.
Wijzigen van een importfilter – kan niet in RefWorks: [References] [Import] het lijkt erop dat je zelf geen filters kunt wijzigen
3.
4.
5. 6. 7. 8.
9.
start Write-N-Cite (inloggen) eerst offline-database bijwerken 2.1. [Tools] [Create/Update Offline Database] 2.2. [Create] 2.3. wacht op de tekst 'Your offline database has been downloaded' 2.4. [Back to Reference List] in Word 3.1. schrijf uw manuscript 3.2. bij de plaats van een verwijzing: klik Write-N-Cite in de menu-balk in Write-N-Cite 4.1. ga naar gewenste verwijzing 4.2. klik [Cite] vòòr de verwijzing ga naar Word: de verwijzing staat erin herhaal 3 t/m 5 naar behoefte het is niet nodig het Word-document op te slaan formatteren via Write-N-Cite in Write-N-Cite 8.1. selecteer gewenste stijl, bijv. [Vancouver] 8.2. [Create Bibliography] wacht op de tekst 'Your document has been processed …' 8.3. [Back to Reference List] in Word 9.1. ziet het er goed uit? Hopelijk wel. 9.2. verder werken kan gewoon in dit document.
14 / 18
Wijzigen van stijl – kan wel, maar opgeslagen als eigen stijl in RefWorks: [Biblioghraphy] kies Output Style, bijv. Vancouver [Edit] maak wijziging in Reference Type: [Generic (defined)] bijv. linkerkolom [Original/Transliterated Title] [>] O/TT wordt nu blauw in rechterkolom rechterkolom [^] tot 'O/TT' boven 'Title, Primary' staat zet achter 'Precede with': [ zet achter 'Follow with': ] klik bovenste regel ('Authors, Primary') zet achter 'Precede with': $TAB$ wijzig nu bovenaan: Ref.Type: [Journal Article (defined)] wijzig onderaan Copy Fields from: [Generic] [Copy] herhaal vorige twee punten eventueel bij andere types sla wijzigingen op; dit kan niet als vaste stijl. Er komt een mogelijkheid om een andere naam te geven, bijv. Vancouver1 sla de stijl op later kan in het Word-document met Ctrl-h (zoeken/vervangen) worden gewijzigd: $TAB$ door ^t (dit is het echte tab-teken); de stijl wordt dan: (nr) tab tekst als 'hanging indent'; de volgende regel begint weer vooraan de originele titel van een andere taal komt tussen [vierkante haken] te staan. Later kunnen de haakjes en de Engelse titel worden verwijderd; alleen de vreemde titel blijft over.
RefWorks
Quick Reference
15 / 18
RefWorks – overzicht menu’s References • Add New Reference (handmatig; in een geselecteerde stijl is te zien welke velden verplicht zijn) • Import (via tussenbestand uit literatuurdatabank) • Import EndNote versie 8 of hoger (omzetten van EndNote naar RefWorks) o Kies de EndNote-library o Kies eventueel een map om nieuwe referenties toe te voegen o Klik [Import] • Export o Kies welke referenties o Kies Export Format (1e o.a. naar EndNote) o Klik [Export to Text File] • Organize Folders o Create New Folder (nieuwe mappen maken) o Share Folder (map delen met anderen) o Hernoem, verwijder, maak leeg • Backup / Restore o Wat, Welke gegevens Search (zoekactie is op te slaan voor later) • In de aanwezige databank o Advanced (kies zelf velden, mappen) o Lookup by Author (selecteer auteurs uit een index) o Lookup by Descriptor (selecteer uit een index; o.a. MeSH van PubMed) o Lookup by Periodical (selecteer tijdschriften uit een index) • Online Catalog or Database (in een online-databank = EndNote - Connect) o Kies databank (bijv. PubMed) o Quick Search (als de syntax van de databank bekend is) o Advanced Search (via velden) • RSS Feeds View • Folder o Last Imported o References Not in a folder o Deleted References (zijn nog terug te halen) o Eigen folders (in rood) Saved Search Results o Opgeslagen zoekacties • All References • My List • Duplicates (zoek dubbelen) o Exact Match o Close Match
RefWorks
Quick Reference
16 / 18
De records met het hoogste nummer zijn gemarkeerd om in andere folder te plaatsen, te verwijderen, of om te bewerken LET OP: alle records in de totale databank (dus alle folders!) worden getest op duplicaten. Verwijder niet automatisch alle dubbelen. • RefWorks Shared Area o Zie mappen met records die door de instelling voor anderen toegankelijk zijn gemaakt. Folders • Create New Folder • View o Last Imported o References Not in a folder o Deleted References (zijn nog terug te halen) o Eigen folders (in rood) • Organize Folders o Create New Folder (nieuwe mappen maken) o Share Folder (map delen met anderen) o Hernoem, verwijder, maak leeg • Share Folders Bibliography (gaat handiger met Write-N-Cite; dat werkt interactief met Word) • Formatteren van een (Word-)document • Kies een stijl (eventueel nog bewerken) • Format Paper and Bibliography (intext en referentielijst) • Kies document (sla een document waaraan u werkt eerst op) • Create Bibliography Tools • Write-N-Cite (EndNote: Cite While You Write – CWYW) o Eerste keer Download Write-N-Cite (let op: neem de hoogste versie; apart voor Windows en Mac) Installeer Write-N-Cite • Geef hierbij ook aan: Offline gebruik (update via Tools) • Nu worden de referenties uit de online-database verplaatst naar een offline-databank • bevat diverse functies die ook elders in het menu staan • RefGrab-It (haal bibliografische informatie van webpagina's) • BackUp/Restore o Wat, Welke gegevens • Import EndNote V8 + Database • Export References • Share References • View Duplicates o Exact Match o Close Match
RefWorks • • • • • • • Help •
• • •
• •
Quick Reference
Search Online Catalog or Database View RefWorks Shared Area Preview Output Style Output Style Manager Language (van het RefWorks-programma) – geen Nederlands Update User Information Customize Tutorial o RefWorks Basics o RefWorks Advanced o RefShare o Output Style Editor o Help Write-N-Cite Help Quick Start Guide Request (bij RefWorks) o Import Filter o Output Style o Z39.50 Site Contact Us About this Database
17 / 18
RefWorks
Quick Reference
Write-N-Cite – overzicht menu’s [_] Always on top [_] Work Offline (eerst [Tools] [Create/Update Offline Database] Search RefWorks Sort by … Go to: <
- Last>> View •
Folder Last Imported References Not in a folder Deleted References (zijn nog terug te halen) Eigen folders (in rood) • All References • RefWorks Shared Area Bibliography Tools • Convert to WNC III Document • Display Unformatted Citations • Revert to WNC v.2 Document • Create/Update Offline Database • Remove Field Codes • Language (van Write-N-Cite) Help
18 / 18
