11.
Editor databází – tvorba formuláře
Formuláře Formulář je velmi užitečným prvkem Accessu. Přestože přímo nijak neovlivňuje ani nemodifikuje data v databázi, má zde svou nezastupitelnou funkci. Formulář je totiž jakási „vlídná tvář“ dat. Díky formulářům nemusí uživatel vidět data v databázi pouze jako nepřehledné tabulky se spoustou sloupců a řádků. Může „svá“ data vidět v pěkných a úhledně uspořádaných kolonkách s tlačítky. Formulář přitom práci s daty v databázi nijak neomezuje. Jednotlivé údaje (záznamy) jsou pomocí formulářů stejně snadno editovatelné jako v samotné tabulce. Data lze snadno opravovat, přidávat i mazat. Obrovskou výhodou formulářů je skutečnost, že si každý formulář můžete graficky navrhnout doslova a do písmene podle vašich představ. Můžete zvolit libovolný typ písma, libovolné uspořádání sloupců a prvků na ploše formuláře, můžete si vybrat, které položky záznamu budou a které nebudou zobrazeny apod. Možností je skutečně mnoho. I formuláře mohou mít několik typů – nejčastěji se setkáte s formulářem sloupcovým a tabelárním.
Návrh sloupcového formuláře Podobně jako tabulky a dotazy i formuláře je možné navrhovat přímo, nebo pomocí průvodce. Na rozdíl od tabulek a dotazů v tomto případě možností průvodce využijeme. 1. Přepněte se do skupiny objektů Formuláře (klepnutím na tlačítko v levé části okna Objekty). 2. Dvakrát poklepejte na ikonu Vytvořit formulář pomocí průvodce. Access aktivuje průvodce vytvořením formuláře. 3. V první obrazovce průvodce je nutné vybrat v levé části tabulku nebo dotaz, který bude sloužit jako datový podklad formuláře. Následně se v levé části zobrazí seznam všech sloupců (datových polí), které daná tabulka či dotaz obsahuje. Ve formuláři ale nemusíte použít všechna pole, a proto ta, která si přejete použít, přemístěte pomocí tlačítka se symbolem > do pravé části. 4. Jakmile máte tabulku i sloupce vybrány, klepněte na tlačítko Další >. 5. Nyní je nutné zvolit, jaký typ formuláře požadujete. Má-li se ve formuláři zobrazit vždy pouze jeden záznam, zvolte položku Sloupce. Přejete-li si zobrazit ve formuláři jednotlivé záznamy ve formě tabulky, zvolte položku Tabulka. Obvykle je formulář vytvářen pro zobrazení jednoho záznamu a jeho editace, tj. připadá v úvahu volba Sloupce. Následně opět klepněte na tlačítko Další >. 6. Nyní Access nabídne několik grafických stylů pro zhotovení formuláře. Jednotlivé styly v podstatě ovlivňují pouze barvy a tapetu pozadí. Náhled na jednotlivé varianty můžete získat po klepnutí na vybranou položku – náhled se zobrazí v levé polovině okna. Vyberte jednu z variant a opět klepněte na tlačítko Další >. 7. Nyní je nutné zadat název formuláře. Zadejte takový název, který bude formulář co nejlépe charakterizovat (např. „Detail adresy pacienta“). Poté klepněte na tlačítko Dokončit a tvorba formuláře je hotová. Formulář se ihned po klepnutí na tlačítko Dokončit spustí.
Prohlížení dat pomocí formuláře Pracovat s formulářem a procházet data pomocí formuláře je velmi snadné a hlavně přehledné. Každý formulář (není-li nastaveno jinak) má několik standardních ovládacích prvků. Ovládací prvky pro přechod mezi záznamy se nachází ve spodní části formuláře. Pomocí nich můžete přejít na první, poslední, předcházející a následující záznam v databázi. Navíc lze speciálním tlačítkem vytvořit nový záznam. Na liště je také uprostřed dialog s číslem aktuálního záznamu. Pouhým napsáním nového čísla a stisknutím klávesy Enter se velmi rychle můžete přemístit na jiný záznam (pochopitelně znáte-li
jeho číslo). Za tlačítky vpravo je číslo informující o celkovém počtu záznamů v databázi, resp. tabulce, se kterou pracujete. Každý formulář má rovněž lištu, umístěnou obvykle u levého nebo horního okraje formuláře. Pokud na ni klepnete pravým tlačítkem myši, je možné v rozevřené nabídce vyvolat vlastnosti formuláře a hlavně je možné smazat aktuální záznam (výběrem volby Vyjmout). Formulář jako takový je vlastně samostatné okno, tj. obsahuje titulní lištu, maximalizační, minimalizační a zavírací tlačítka a má stejné vlastnosti jako jakékoliv jiné okno. Všechny tyto prvky je možné nastavit (resp. buď povolit, nebo zakázat). Je například možné nastavit, aby formulář vůbec neobsahoval spodní ovládací lištu s tlačítky. Stejně tak je možné nastavit, aby okno formuláře neobsahovalo minimalizační, maximalizační a zavírací tlačítka apod.
Editace formuláře Průvodce vytvořením formuláře je nejrychlejší cestou jak klasický formulář co nejrychleji vytvořit. Ne vždy ale průvodce vytvoří formulář tak, jak si to uživatel představuje. V takovém případě je nutné formulář dodatečně upravit. Jak již bylo uvedeno, nastavení a úprava formulářů v Accessu je velmi bohatá. Formuláře můžete prakticky jakkoliv „přetvořit“ k vlastní spokojenosti. Aktivace editačního režimu formuláře Do režimu, který umožní editovat formulář, se dostanete tak, že na ikonu formuláře klepnete jednou levým tlačítkem myši (označíte jej) a následně klepnete na panelu nástrojů na tlačítko Upravit. Poté se zobrazí formulář v návrhovém režimu. Návrhový režim se od klasického liší už na první pohled. Každý prvek se zde jeví jako samostatný objekt. S každým prvkem (textem, dialogem apod.) je možné manipulovat nezávisle na ostatních objektech. Rozmístění prvků ve formuláři Jakýkoliv prvek, tj. text či dialog, můžete přemístit na jakoukoliv jinou pozici prostoru formuláře. Stačí prvek uchopit za okraj (to je velmi důležité) pravým tlačítkem myši a táhnout požadovaným směrem. Po uvolnění tlačítka myši bude prvek přemístěn. Za zmínku stojí i zvětšení či zmenšení prostoru samotného formuláře. Pokud se nastavíte myší ke spodnímu pravému rohu formuláře, změní se tvar myši na speciální čtyřstranný křížek. V tom okamžiku stiskněte levé tlačítko myši a můžete prostor zvětšovat. Poté myš uvolněte a formulář má od toho okamžiku jiné rozměry. Přidání a odebrání pole do /z formuláře Při přechodu do editačního režimu formuláře jste si možná všimli okna se seznamem polí. Pokud se vám takové okno nezobrazilo, můžete je aktivovat klepnutím na stejnojmenné tlačítko na panelu nástrojů. Jedná se o okno, které obsahuje seznam všech polí – sloupců dané tabulky, které je možné použít ve formuláři. Chcete-li do formuláře nějaké pole přidat, stačí je pouze levým tlačítkem myši přetáhnout z tohoto okna na pracovní plochu formuláře. Stejně snadno je možné z formuláře jakékoliv pole odebrat. Stačí na ně klepnout, aby bylo aktivní, a poté stisknout klávesu Delete. Jen pro připomenutí – formulář nemusí obsahovat všechna pole (sloupce) tabulky databáze. Ty sloupce, které neobsahuje, prostě jen nejsou vidět, ale stále zůstávají součástí tabulky s daty. Nastavení typu, velikosti a barev prvků na formuláři Jakýkoliv text nebo dialog je možné po grafické stránce téměř jakkoliv konfigurovat. Samozřejmostí je změna typu a velikosti písma, barvy písma a podkladu textu, typu a vzhledu dialogu apod. Všechny tyto operace se provádí pomocí tlačítek na panelu nástrojů. Jejich vzhled a význam je stejný jako u jiných aplikací Office a zřejmě nemá smysl k nim nic dodávat… Poslední dvě tlačítka vpravo na liště slouží k nastaveni tloušťky okrajů a vzhledu dialogu.
Další možnosti nastavení pole (dialogu) Pole (dialog) ve formuláři má obrovskou spoustu nastavení a možností. Dostanete se k nim následujícím způsobem. 1. Klepněte na pole jednou pravým tlačítkem myši tak, aby se zobrazila nabídka. 2. V rozevřené nabídce zvolte položku Vlastnosti. 3. Zobrazí se konfigurační okno s několika záložkami. Na každé záložce se nachází možnosti nastavení jednoho typu. Například pro nastavení vzhledu dialogu je určena záložka Formátové. Pro nastavení chování a způsobu zpracování dat dialogu je určena záložka Datové. Veškeré možnosti, které lze pro pole nastavit, najdete na záložce Vše. Jako příklad uveďme následující nastavení: • Ověřovací pravidlo – je podobný prvek jako při vytváření tabulek. Pomocí ověřovacího pravidla je možné nastavit, aby uživatel zadal pouze takové hodnoty, které jsou pro pote přípustné. Pokud se tak nestane, zobrazí se okno s výpisem textu z dialogu Ověřovací text. • Zpřístupnit – je možnost, která může nabývat pouze hodnot ano/ne. Bude-li nastavena hodnota ne, bude se dialog ve formuláři zobrazovat jako needitovatelný (například s šedým podkladem). To znamená, že údaj z databáze bude načten, ale nebude možné jej měnit – samozřejmě pouze v rámci tohoto formuláře. • Text na stavovém řádku – pokud se nastavíte na editovaný dialog (do právě editovaného pole), pak se na stavovém řádku Accessu zobrazí text, který můžete napsat sem do tohoto dialogu. Tato možnost může sloužit například jako nápověda. Jak je vidět, u dialogů i dalších typů prvků můžete nastavit na příklad chování klávesy Enter, povolit přesun na prvek pomocí klávesy Tab, nastavit, co se stane při klepnutí na prvek myší, zda bude mít prvek posuvníky atd. Možností je mnoho. Nastavení podmíněného formátování na pole formuláře Na dialogy ve formuláři je možné nastavit podmínku, která vzhledově odliší dialog v případě, že je splněna. Jinými slovy, pokud například procházíte prostřednictvím formuláře údaje o pracovnících, pak je možné nastavit, aby například u pracovníka, který bude mít odpracováno méně, než je potřebný počet hodin, zčervenal ten dialog, který počet hodin zobrazuje. Uživatel tak bude ihned upozorněn, že zde není něco v pořádku. Tato funkce, kdy zobrazení jednotlivých prvků (polí/dialogů) ve formuláři je vizuálně modifikováno podle aktuálních dat, se označuje jako tzv. podmíněné formátování. V závislosti na nadefinované podmínce se tedy dialog buď odlišně graficky zobrazí, nebo nezobrazí. Jak aplikovat na text podmíněné formátování? 1. V návrhovém zobrazení formuláře klepněte na pole (dialog), na které bude podmíněné formátování aplikováno. 2. V hlavní nabídce Accessu zvolte položku Formát a následně položku Podmíněné formátování. 3. Access zobrazí okno Podmíněné formátování, ve kterém lze nadefinovat podmínku a parametry vzhledu pole pro případ, že bude podmínka splněna. Celý proces nastavování podmínek a formátů je v podstatě stejný jako v Excelu. 4. V horní části okna je nastavena grafická podoba pole tak, jak pole vypadá za běžných okolností, tj. jak bude vypadat v případě, že podmínka nebude splněna. Tato nastavení doporučujeme ponechat. 5. Nyní je nutné nadefinovat samotnou podmínku. Princip je takový, že nejprve v rozevírací nabídce zcela vlevo vyberete základní podobu podmínky, tj. například výraz Hodnota pole je. 6. Následně v druhé nabídce zleva vyberete konkrétní podobu podmínky, tj. zda bude porovnávaná hodnota menší než, větší než, rovna apod. 7. A konečně je nutné do posledního dialogu (u některých výrazů mohou být ještě dva) doplnit hodnotu, se kterou bude obsah pole porovnáván.
8. Jakmile je podmínka nadefinovaná, je možné nastavit grafickou podobu dialogu. Formát, barvy a parametry, jaké zde nastavíte, budou použity pouze v případě, že bude výše nadefinovaná podmínka splněna. Pro nastavení vzhledu dialogu (pole) můžete použít standardní nástroje (typ písma, velikost, barvu, pozadí apod.). 9. Po provedení veškerých nastavení klepněte na tlačítko OK a podmíněné formátování bude aktivováno. Chcete-li na jedno pole nadefinovat více než jedno podmíněné formátování, je to možné. Stačí v bodě č. 9 před klepnutím na tlačítko OK stisknout tlačítko Přidat » a Access zobrazí další podmínku pro nastavení formátu. Celkem je tímto způsobem možné nastavit na jedno pole (dialog) až tři podmíněná formátování.
Vložení obrázku do formuláře Do formuláře je možné vložit i ilustrační obrázek. Obrázek jako takový nemá na data absolutně žádný vliv, slouží čistě jako doplňující ilustrace. Obrázek můžete v návrhovém zobrazení vložit do formuláře následujícím způsobem. 1. Ujistěte se, že jste v návrhovém zobrazení formuláře. V hlavní nabídce Access klepněte na položku Vložit. 2. V zobrazené nabídce zvolte položku Obrázek. 3. Zobrazí se standardní okno pro procházení stromové struktury. Nalezněte obrázek, který si přejte vložit do formuláře, a klepněte na tlačítko OK. 4. S vloženým obrázkem se manipuluje jako s jakýmkoliv jiným grafickým objektem, tj. je možné měnit jeho velikost a další parametry.
Vložení interaktivních prvků do formuláře Klasický formulář sám o sobě plní funkci určité masky – určitého komfortního pohledu na data. Formulář je ovšem nutné spustit ze seznamu objektů, což už tak komfortní není. Stejně tak například není úplně uživatelsky přívětivé, pokud by například formulář obsahoval pouze část údajů k jedné adrese a detaily této adresy by byly obsaženy v jiném formuláři. V řadě případů, a platí to zejména u složitějších databází s mnoha tabulkami, desítkami formulářů, filtrů a dotazů, je již prostě samotná orientace v záplavě těchto objektů tak obtížná, že systém sám musí být navržen tak, aby byl na první pohled přívětivý. K tomu mohou přispět ovládací prvky a tlačítka uvnitř formulářů. Například tlačítkům mohou být přiřazeny akce, které jsou obvykle běžnými funkcemi Accessu. Uživatel, který Access nezná, je nemusí pracně hledat – prostě stačí, když klepne na tlačítko. V následujícím textu se proto zaměříme právě na tlačítko, i když do formulářů můžete pochopitelně vložit celou řadu ovládacích prvků. Vložení ovládacího prvku do formuláře Aby vůbec tlačítko ve formuláři mohlo fungovat, je nutné je tam nejprve umístit. V návrhovém zobrazení se standardně zobrazuje i tzv. souprava nástrojů. Právě ta obsahuje i prvek Tlačítko. 1. Klepněte na prvek tlačítko. Tvar myši se změní z klasické šipky na tvar křížku s obdélníkem. 2. Nastavte se myší ve formuláři do místa, kam zhruba si přejete tlačítko umístit, a jednou klepněte levým tlačítkem myši. 3. V prostoru, kde jste klepnuli, se vytvoří tlačítko a zároveň se spustí tzv. Průvodce příkazovým tlačítkem. Prostřednictvím průvodce máte možnost přiřadit tlačítku konkrétní operaci. 4. V levé části průvodce se nachází hlavní kategorie operací. Pokud na některou kategorii klepnete myší, zobrazí se v pravé části konkrétní operace, které lze tlačítku přiřadit. Každé operaci vždy odpovídá i jiná ikona na tlačítku což je vidět na náhledu v levé části okna průvodce. 5. Dejme tomu, že budeme chtít například odstranit záznam. To je operace, která se ve formulářích neprovádí zrovna snadno. Proto v levé části průvodce vyberte kategorii
Operace se záznamy a následně v pravé časti klepněte na položku Odstranit záznam. Poté klepněte na tlačítko Další>. 6. Ihned se zobrazí druhé okno průvodce, v němž můžete nastavit vzhled tlačítka. Tlačítko na sobě může mít bud textový nápis, nebo obrázek. Vyberte jednu z alternativ a klepněte na tlačítko Další>. 7. Nyní je nutné tlačítko pojmenovat. Jedná se o interní pojmenování, které nemá nic společného s nápisem na tlačítku samotném. Vhodně proto tlačítko pojmenujte a klepněte na tlačítko Dokončit. Tím bude operace dokončena a tlačítko i s popiskem, eventuelně obrázkem bude vloženo na plochu formuláře. Pochopitelně i tlačítko je objekt jako každý jiný. Je tedy možné měnit jeho pozici i velikost a dokonce i obrázek na něm. Funkci tlačítka můžete ihned vyzkoušet tak, že formulář uložíte, zavřete a zkusíte jej spustit. Poté ve formuláři klepnete na vaše vytvořené tlačítko a nastavená operace se provede. Tímto způsobem můžete „naprogramovat“ systém formulářů tak, aby se mezi sebou přepínaly, vytvářet vlastní nabídky apod. Upozornění: Pochopitelně funkce, které nabízí průvodce tlačítkem, nejsou zdaleka všechny, které je možné tlačítku přiřadit. Tlačítko je totiž možné svázat s makrem. Vzhledem k tomu, že makro je v podstatě libovolně programovatelné, jsou i možnosti tlačítka téměř neomezené.
Tabelární formulář V celém dosavadním textu se stále hovořilo pouze o standardním sloupcovém formuláři. Jak ale bylo uvedeno již na začátku kapitoly o formulářích, existují ještě formuláře tabelární. Tabelární formuláře jsou svými vlastnostmi naprosto shodné jako klasické sloupcové formuláře. Je možné je editovat, měnit u jejich prvků typy písma, barvy, pozadí, rozmístění objektů apod. Zásadní rozdíl je ovšem v tom, že tabelární formulář je v zobrazení dat tzv. „nekonečný“. Neomezuje se pouze na jeden záznam, ale zobrazuje tolik záznamů, kolik je právě v tabulce, nebo kolik vyplývá z dotazu, na který je vázán. Vytvoření tabelárního formuláře 1. Přepněte se do kategorie formulářů. 2. V okně Databáze na panelu nástrojů klepněte na tlačítko Nový. 3. V zobrazeném okně v horní části zvolte položku Automatický formulář: tabelární. 4. Ve spodní rozevírací nabídce vyberte tabulku nebo dotaz, ze kterého bude dotaz čerpat data. 5. Klepněte na tlačítko OK. Tabelární formulář bude okamžitě vytvořen. Jeho struktura v návrhovém zobrazení je mírně odlišná od klasického sloupcového formuláře. Liší se zejména tím, že se zde vyskytuje záhlaví formuláře. Veškeré ostatní prvky a funkce jsou ale stejné. Dokonce i ve spodní části jsou ovládací tlačítka pro přechod mezi záznamy. Ty je ale téměř zbytečné používat, protože záznamy jsou k dispozici v přehledné formě a snadno dostupné i bez tlačítek. Princip tabelárního formuláře je založen na tom, že se jeden záznam nekonečně opakuje a zobrazuje pod sebe. To, že ve výsledku tvoří sloupcový efekt, nemusí být podmínkou – záleží na definici polí uvnitř těla formuláře.
Formulář napojený na dotaz Jak již bylo rovněž několikrát zmíněno, formulář může čerpat data nejen z datové tabulky, ale z dotazu. Tato na první pohled „zvláštní“ funkce otevírá obrovské možnosti při správě a editaci dat. Dotaz totiž „pustí“ do formuláře pouze taková data, která vyhovují zadanému kritériu. Ve formuláři pak tedy nemusíme zbytečně pracovat s daty, s nimiž pracovat nepotřebujeme. Princip vytvoření formuláře z dotazu je stejný jako při vytvoření formuláře z tabulky. Jediný rozdíl je vtom, že v okamžiku výběru zdroje dat vyberete namísto datové tabulky dotaz. Veškerá
ostatní práce s formulářem, který je založen na dotazu, je naprosto stejná jako u formuláře, který je založen na tabulce.
