22 – 11 – 2008 (10 – 18u) 23 – 11 – 2008 (10 – 18u)
B r a b a nt h a l Leuv en (OV: Voorjaar 2009 – Beauty & Wellness 2009 in regio Antwerpen) (OV: Najaar 2009 – Beauty & Wellness 2009 in regio Leuven) Een goede dosis Relaxatie, een tipje Schoonheid en een vleugje Spiritualiteit, alles om je echt Goed te voelen!
Inleiding Beauty & Wellness, zowat iedereen kent het en iedereen wil er tegenwoordig graag meer over weten en dat is begrijpelijk. In onze huidige, gejaagde, maatschappij snakken veel mensen ernaar om nu en dan eens volledig tot rust te komen en te genieten van de “deugden des levens”. Nu deze “deugenden” voor bijna iedereen binnen handbereik liggen kan ook iedereen er zijn gading in vinden. Een weekendje in een luxehotel, een avond naar de sauna, lekker eten, een deugddoende massage, geuren en kleuren, yoga, er goed willen uitzien met make-up, juwelen, en nog zoveel meer. Alles kan en mag met als hoofddoel, je goed in je vel voelen en dat ook laten zien aan de mensen rondom je. Die luxe is ondertussen betaalbaar geworden, rest ons dus alleen nog om ervan te genieten! En daarmee hebben we dan ook de reden waarom we graag onze “Beauty & Wellness beurs” aan u willen voorstellen. Naast het doel van de beurs vindt u hier ook het aanbod wat we willen aanbieden, de sectoren die we graag willen vertegenwoordigd zien en ook de algemene praktische informatie die u nodig kan hebben om een deelname aan onze beurs te overwegen. Uiteraard kan u ons altijd contacteren voor bijkomende informatie (u vraagt best een exposantenreglement aan.) De organisatie van deze beurs is in handen van de vennootschap We.Wi.-Creations GCV, met maatschappelijke zetel Beringenbaan 76, 3290 Diest en ondernemingsnummer 0874.966.625, vertegenwoordigd door haar zaakvoerder Wim Put. Alle contactgegevens kan u aan het eind van dit dossier terugvinden. De vennootschap organiseerde al diverse muziek gerichte beurzen in Hasselt (Grenslandhallen) en Antwerpen (Antwerp Expo) en is dus geen nieuweling in de organisatie van grotere publieksbeurzen.
Naam van de beurs “Beauty & Wellness 2008” Doel van de beurs Naast een ontmoetingsplaats voor professionelen willen we uiteraard het Beauty & Wellness gebeuren nog meer onder de aandacht brengen bij het grote publiek. Bij zowat iedereen gaat er onmiddellijk een belletje rinkelen als men spreekt over Beauty & Wellness. Echter vaak beperkt het zich tot een bezoek aan de sauna, een massage of gewoon een weekendje weg. Dit zijn uiteraard de meest bekende zaken; maar er is echter zoveel meer te beleven. Laten we dit samen aan het grote publiek voorstellen! Uiteraard is onze beurs ook de ideale plaats om nieuwe producten en methodes aan het grote publiek voor te stellen en meteen alle uitleg te geven.
yoga, zonnebanken, waterbedden, hairstyling, bodypainting, figuurcorrectie, bleeching, massagedouches, zonnecentra, littekenbehandeling, bubbelbaden, kleur-, geur-, en lichttherapieën, andere relaxatiemiddelen, etc.
Bovenstaande lijst is uiteraard niet beperkend. Twijfelt u over het feit of uw aanwezigheid een meerwaarde kan betekenen; neem zo snel mogelijk contact met ons op en we bekijken de mogelijkheden samen met u. Vooropgestelde datum en tijdstip De beurs zal toegankelijk zijn voor het publiek op zaterdag 22 november 2008 en zondag 23 november 2008 telkens van 10u00 tot 18u00.
Komt uw bedrijf in aanmerking? Als u actief bent in een sector waarin de begrippen Beauty & Wellness geplaatst kunnen worden, dan bent u uiteraard van harte welkom. Naast het traditionele aanbod van sauna(centra), infraroodcabines, zwembaden, spa’s, relaxatiemeubilair, massagecentra, cosmetica, fitnesszaken en allerlei mooimakers (juwelen, etc) vinden we dat er zeker een aanbod moet zijn van de soms minder bekende items. We denken dan onder andere aan: make-up, Wellnesshotels, massageoliën, verzorgingsproducten, schoonheidsspeciaalzaken, tattoes & piercings, permanente make-up, wellnessreizen,
Er wordt een opbouwperiode voorzien op vrijdag van 10u00 tot 24u00. Er is helaas geen mogelijkheid om vroeger op te bouwen owv de beschikbaarheid van het complex. Standen met een eigen constructie kunnen wel al vanaf 8u00 opbouwen. Indien u ervoor kiest om een constructie door ons te laten plaatsen kan u dus vanaf 10u met het aankleden van u stand beginnen. De afbouwperiode begint op zondag direct na sluiting van de beurs om 18u15. Het einde is voorzien rond 24u00. Maandag kan er eventueel nog in de voormiddag afgebouwd worden indien nodig. Om de planning vlot te laten verlopen vragen we op standreservaties zo snel mogelijk door te geven. Standen kunnen uiterlijk tot 2 maanden voor aanvang van de opbouwdagen doorgegeven worden; dus tot zaterdag 20 september 2008.
Doelgroep en verwachtte bezoekers
Inkomgelden
De doelgroep van de beurs bestaat vooral uit koppels van 20 tot 50 jaar. Met enkele specifieke takken binnen wellness en vooral beauty mikken we vooral op vrouwen binnen dezelfde leeftijdscategorie.
We voorzien een inkomprijs van 10 euro voor een bezoek aan de beurs; echter er zal een kortingsbon te downloaden zijn op onze website van 3 euro per ticket alsook zullen we op de strooifolders deze korting vermelden. Via een samenwerking met diverse mediapartners zullen ook kortingsbonnen verdeeld worden aan de bezoekers.
Het is uiteraard aan ons om de doelgroep door middel van promotie een stuk te vergroten (zie verderop).
Iedereen zal dus in principe toegangsprijs van 7 euro betalen.
de
Locatie van de beurs Qua locatie werd voor de editie in het najaar geopteerd voor de Brabanthal te Leuven. Voor het najaar zoeken we naar een evenwaardige locatie in de buurt van Antwerpen. De Brabanthal is geen onbekend complex in de beurswereld en heeft alle noodzakelijke voorzieningen om de beurs in goede banen te leiden. Tijdens de 2 beursdagen mikken we op meer dan 8.000 bezoekers. Het spreekt voor zich dat onze uitgebreide reclamecampagne erop gericht is om dit aantal nog te overtreffen. De inkomprijs werd zo bepaald dat hij geen enkele drempel kan leggen naar bezoekers toe; op die manier kunnen mensen die helemaal niet thuis zijn binnen de wereld van beauty en wellness zonder risico ermee kennis maken.
In de Brabanthal staat ongeveer 4.300 vierkante meter ter beschikking. (Deze kan nog met 1.100 vierkante meter vergroot worden.) Voor regio Antwerpen zullen we dus ook een complex zoeken dat ongeveer dezelfde mogelijkheden biedt. De Brabanthal is centraal gelegen en zeer goed bereikbaar. Verder is er voldoende parking bij het complex.
Technische specificaties (Verplichtingen, uitzicht beurs) Standinformatie Details: o
U kan qua oppervlakte zelf bepalen wat u voor uzelf noodzakelijk vind. We werken niet met standaardconsoles zodat u meer vrijheid heeft om de gehuurde ruimte in te delen naar uw noden en wensen. Er is echter wel een minimumafmetingen bij het nemen van een stand: 4 x 3 meter.
o
Er zijn geen meerprijzen voor standen op specifieke locaties; wij plannen zelf de standen in op het grondplan. Wie eerst een stand vastlegt (datum van betaling van de vaste vergoeding geldt als voorwaarde) zal de beste plaats hebben. Dus snel zijn is de boodschap!
o
De gereserveerde standoppervlakte krijgt u ter beschikking; dit houdt ook in dat er niets buiten de lijnen van de gereserveerde stand mag gebracht worden. Dit om de doorgang binnen de gangen niet te belemmeren.
o
Om de beurs een goede uitstraling te geven dienen standen netjes afgewerkt te zijn, minimumvereisten zijn een achterwand en in de meeste gevallen ook 1 of 2 zijwanden. De organisatie zorgt voor een rode loper in de gangen zodat iedereen meteen op de juiste toon ontvangen zal worden. U kan voor uw stand ook de vloer via ons bestellen aan 8,50 euro per vierkante meter (geplaatst, excl. BTW). Bij kopstanden is er geen verplichting om de zijwanden dicht te maken.
o
Er kunnen ook kant en klare standen gereserveerd worden via ons. Dat houdt in dat er een constructie geplaatst wordt (in moderne metalen trussen) voorzien van backdrops (zwarte doeken), vloer en puntspots.
o
Voor meer informatie en prijsdetails verwijzen wij naar ons beursreglement.
Standgelden (Basisgegevens – BTW – Betalingen) o
Voor elke stand is er een vaste onkostenvergoeding van 165 euro (excl. BTW) te betalen. Hierin zit vervat: de algemene administratiekosten, vermelding op onze website, 4 exposantenbadges, parkeerkaarten, een standaard elektriciteitsaansluiting (220 V) en verbruik, vermelding in de beurscatalogus en deelname in de kosten voor de promotie van de beurs. Deze fee is onmiddellijk betaalbaar bij standreservatie.
o
Verder is er een prijs van 33 € per vierkante meter (excl. BTW) te voorzien. Deze prijs omvat de huur van de naakte oppervlakte zonder constructie. Deze fee is betaalbaar op vervaldag van de factuur (1 maand na reservatie) en absoluut ten laatste 2 maanden voor de eerste opbouwdag.
o
Alle weergegeven prijzen zijn exclusief BTW; ook buitenlandse exposanten betalen deze BTW (Belgische BTW-wetgeving) maar kunnen deze terugvorderen in hun eigen land.
Standgelden (Reductie en supplementen)
o
Standen vanaf 24 vierkante meter kunnen een korting op de standprijs genieten. Deze is als volgt voorzien: van 24 tem 65 vierkante meter: 5% korting op de standprijs van 33 euro; van 65 tem 125 vierkante meter: 7,50% korting op de standprijs van 33 euro; groter dan 125 vierkante meter: 10% korting op de standprijs van 33 euro
o
Tevens voorzien we een korting voor exposanten die hun stand snel vastleggen en betalen. Een stand die gereserveerd en betaald wordt voor 1 juli 2008 kan rekenen op een korting van 3 euro per vierkante meter. Een stand vastgelegd voor 1 mei 2008 kan rekenen op een korting van 5 euro per vierkante meter (deze kortingen zijn niet cumuleerbaar).
o
Zoals hoger vermeld bestaat de mogelijkheid om een standconstructie via de organisatie te reserveren. Dat kan voor een meerprijs van 35 euro per vierkante meter. Hierin zit vervat de opbouw, afbraak en huur van een constructie in metalen trussen. Deze worden voorzien van zwarte doeken (backdrops) aan de achterkant en waar nodig de zijkanten, vloerbekleding en puntspots om uw stand uit te lichten.
o
Wenst u een zwaardere stroomaansluiting, wateraansluiting, toegangstickets, opruimservice of andere extra onderdelen aan uw stand toe te voegen kan u deze altijd via ons aanvragen.
Voor een volledig overzicht verwijzen we naar ons standhoudersreglement.
Mogelijkheid tot sponsoring U wil graag uw bedrijf op een speciale manier aan de beurs verbinden? U heeft niet meteen interesse in de uitbouw van een stand maar u wil toch aanwezig zijn? Dat kan door middel van een sponsoring. Sponsoring kan op verschillende manieren die uiteraard allemaal bespreekbaar zijn. We denken hierbij vooral aan logovermelding op drukwerk, opnamen in de exposantgids bij de partners, deelname in de goodiebag, … De prijs voor een sponsoring zal altijd in de lijn liggen met het nemen van een stand op de beurs. Want zeg nu zelf; met een stand aanwezig zijn zal heel wat meer effect hebben op uw toekomstige klanten! Contacteer ons indien u verdere interesse heeft.
Media Campagne Momenteel zijn de onderhandelingen voor sponsoring volop aan de gang; maar hieronder geven we al een overzicht van de campagne die we in ieder geval zullen voeren. De commerciële waarde van de campagne bedraagt meer dan 75.000 euro. o o o o o o o o
o o
Print : 60.000 flyers, 2.500 affiches, Plaatsing van 250 baanborden verdeeld over Vlaams Brabant, Professionele verdeling van het drukwerk door gespecialiseerde bedrijven, Aanwezigheid van het drukwerk in het straatbeeld van oa Leuven, Mechelen, Tienen, Aarschot, Diest, … Verdeling van 25.000 flyers via het bedrijvennetwerk te Leuven en omstreken, Radioreclame Nationaal (tbc) en Regionaal met redactionele aandacht, Televisiereclame regionaal (ROBTV, tbc), Diverse advertenties in dagbladen, weekbladen en andere tijdschriften met verdeling van de kortingsbonnen. Dit zowel nationaal als regionaal. • Meerdere advertenties in Flair, • Meerdere advertenties in Libelle, • Meerdere advertenties in Goed Gevoel • Meerdere advertenties in Het Laatste Nieuws, • Meerdere advertenties in de Streekkrant (+ redactionele aandacht), • Meerdere advertenties in Steps (+ redactionele aandacht), • Meerdere advertenties in De Zondag (+ redactionele aandacht), • Andere advertenties in vakbladen en gespecialiseerde tijdschriften, Reclame op bussen van De Lijn in Vlaams Brabant, E-marketing : • Diverse banners + aankondigingen op verschillende websites zowel gericht op beauty & wellness; maar ook algemeen. • Banners en advertenties op websites van exposanten, • Eigen website met alle informatie en mailing, • Diverse mailings naar potentiële bezoekers via eigen contacten en via exposanten. (ongeveer 75.000 unieke adressen)
Een ideale mix van zowel online als offline reclame om onze organisatie en uiteraard ook uw bedrijf in de kijker te plaatsen! (Uiteraard zal dit schema nog verder aangepast en aangevuld worden.)
Besluit Wij hopen met dit informatiedossier een positieve eerste indruk te hebben nagelaten en op die manier uw interesse te hebben gewekt om een deelname aan onze beurs te overwegen. Wij zullen alvast alles in het werk stellen om, mede door onze uitgebreide reclamecampagne, het publiek te overtuigen een bezoek te willen brengen aan “Beauty & Wellness 2008” Mocht u toch nog specifieke vragen hebben of nog meer informatie wensen kan u ons uiteraard altijd contacteren. Wij zullen u zo goed mogelijk van een antwoord voorzien. Het spreekt voor zich dat we altijd ter beschikking zijn voor een afspraak. Wenst u graag een vrijblijvende offerte op maat kan u deze zonder enige verplichting aanvragen. Wij zijn ervan overtuigd dan uw aanwezigheid op onze beurs zowel voor u als voor het publiek een meerwaarde kan betekenen!
Met vriendelijke groeten,
Wim Put We.Wi.-Creations GCV, Beringenbaan 76, 3290 Schaffen. 0496/36.15.51
[email protected]
