1. Textový editor 1.1.
Spuštění programu klepněte na Start t Programy t Microsoft Office t Microsoft Word nebo poklepejte na ikonu programu Microsoft Word na ploše nebo poklepejte ve správci souborů (např. Průzkumník) na název otevíraného dokumentu (.doc) nebo ve správci souborů (např. Průzkumník) v adresáři klepněte pravým tlačítkem myši t Nový t Dokument aplikace Microsoft Word
Pokud neotevíráte existující soubor, bude textový editor otevřen s nepojmenovaným novým prázdným dokumentem. Chcete-li vytvořit další nový soubor v otevřené aplikaci použijeme jednu z následujících možností: ikonka Nový prázdný dokument na panelu nástrojů nebo menu Soubor t Nový t Prázdný dokument nebo s použitím šablony dokumentu menu Soubor t Nový t Obecné šablony t vyberte šablonu Spusťte textový editor. Není-li zobrazen standardní panel nástrojů zobrazte jej: menu Zobrazit t Panely nástrojů t zaškrtnout panely, které potřebuji (Standardní, Formát).
Není-li vytvořen nový dokument, vytvořte jej. Nastavte zobrazení na „Rozvržení při tisku“ (vyzkoušejte i jiná zobrazení) menu Zobrazit t Rozvržení při tisku nebo tlačítko Rozvržení při tisku, které je umístěno vedle horizontálního posuvníku.
Nastavte zobrazení na „Šířka stránky“ (vyzkoušejte i jiná nastavení) Zobrazení t Lupa t Šířka stránky nebo panel nástrojů Standardní t rozbalovací seznam Měřítko zobrazení t Šířka stránky.
1.2.
Pohled na hlavní okno
Většinu částí si budeme popisovat v samostatných kapitolách. Na tomto místě se zmíníme jen o dvou částech. Horizontální pravítko – na něm najdeme nastavení pravého a levého okraje dokumentu, pravého a levého okraje odstavce, odsazení/předsazení první řádky, tabulátorové zarážky. Stavový řádek – informuje o dokumentu, místě, kde se v dokumentu nacházíme i o různých režimech psaní.
1.3.
Text 1.3.1.
Pořízení textu a pohyb po dokumentu
K vytvoření textu se používá – překvapivě – klávesnice. Není cílem tohoto kurzu popis klávesnice, přesto se zmíním, že její použití je podobné jako u psacího stroje. Máte-li zkušenosti s touto technickou pomůckou, jste ve výhodě. Text je vkládán během psaní na místo, kde bliká kurzor (obvykle svislá nebo vodorovná čárka velikosti písma). K přesunu kurzoru můžete použít myš (najedete kurzorem myši na místo, kam chcete přesunout kurzor textového editoru, a klepnete na její levé tlačítko) nebo klávesy (šipky a klávesy Home, End, PageUp, PageDown s možnými kombinacemi s klávesou Ctrl). Napište text Děti si mohou vylepšit vědomosti na kurzech u moře. Na konci textu stiskněte Enter, čímž ukončíte odstavec. přesuňte kurzor před slovo vědomosti. dopište slovo jazykové. Vyzkoušejte si fungování kláves šipka vpravo, šipka vlevo, Ctrl+šipka vpravo, Ctrl+šipka vlevo, Home, End.
1.3.2.
Úpravy, přepisování, mazání
Napsaný text je možné dodatečně opravit, částečně nebo úplně vymazat, nebo přepsat. K tomu slouží různé postupy a klávesy. Znak zrušíte tak, že před něj umístíte kurzor a stisknete klávesu Delete (na některých klávesnicích je tato klávesa označena Del) nebo jej umístíte za znak a stisknete klávesu Backspace (na některých klávesnicích je tato klávesa označena jen šipkou vlevo), která je umístěna nad klávesou Enter. V kombinaci s klávesou Ctrl mažou Delete a Backspace větší úseky textu (obvykle celá slova). Text lze poměrně jednoduše přepsat. Obvykle textový editor na místo kurzoru psaný text vpisuje a posouvá text, který následuje (to jsme si vyzkoušeli v předchozím příkladu). Můžete ale přepnout textový editor do režimu, kdy bude během psaní přepisovat již napsaný text. Přepínání mezi režimem Vkládání a Přepisování se provádí klávesou Insert (resp. Ins) nebo v Nástroje t Možnosti t záložka Úpravy t Režim přepisování. Chcete-li vymazat větší úseky (například celé odstavce) je vhodnější je napřed vybrat a potom klávesou Delete nebo Backspace smazat.
1.3.3.
Výběr textu
1.3.3.1.
Jak vybrat text pomocí myši:
Jakékoliv množství textu Slovo Řádek textu Více řádků textu Větu Odstavec Více odstavců Velký blok textu Celý dokument Svislý blok textu (neplatí v tabulce)
1.3.3.2.
Táhněte ukazatel přes příslušný text. Poklepejte na něj. Přesuňte ukazatel nalevo od řádku. Jakmile se změní na šipku ukazující doprava, klepněte. Přesuňte ukazatel nalevo od řádků. Jakmile se změní na šipku ukazující doprava, táhněte ho nahoru nebo dolů. Podržte klávesu Ctrl a klepněte kdekoliv ve větě. Přesuňte ukazatel nalevo od odstavce. Jakmile se změní na šipku ukazující doprava, poklepejte. Nebo kdekoliv v odstavci třikrát klepněte. Přesuňte ukazatel nalevo od odstavců. Jakmile se změní na šipku ukazující doprava, poklepejte a táhněte ho nahoru nebo dolů. Klepněte na začátek výběru, pomocí posuvníku přejděte na konec bloku, podržte klávesu Shift a klepněte. Přesuňte ukazatel nalevo od jakéhokoliv textu v dokumentu. Jakmile se změní na šipku ukazující doprava, třikrát klepněte. Podržte klávesu Alt a táhněte ukazatel myši přes text.
Jak vybrat text pomocí klávesnice
shift+šipka vpravo shift+šipka vlevo ctrl+shift+šipka vpravo ctrl+shift+šipka vlevo shift+end shift+home shift+šipka dolů shift+šipka nahoru ctrl+shift+šipka dolů ctrl+shift+šipka nahoru shift+page down shift+page up ctrl+shift+home ctrl+shift+end alt+ctrl+shift+page down ctrl+A
O jeden znak vpravo. O jeden znak vlevo. Na konec slova. Na začátek slova. Na konec řádku. Na začátek řádku. O řádek dolů. O řádek nahoru. Na konec odstavce. Na začátek odstavce. O jednu obrazovku dolů. O jednu obrazovku nahoru. Na začátek dokumentu. Na konec dokumentu. Na konec okna. Celý dokument.
V textu opravte slovo vědomosti na znalosti.
1.4.
Uložení, resp. otevření dokumentu Během práce je velmi důležité si dokument ukládat. Tedy ne až na konci práce. Kdykoliv může dojít k technickému problému a je škoda o práci na dokumentu přijít. 1.4.1.
Soubor uložíte
z menu Soubor t Uložit nebo klávesovou zkratkou Ctrl+S nebo ikonka Uložit na panelu nástrojů Při prvním ukládání je nezbytné zadat název dokumentu (textový editor zobrazí dialog Uložit jako…). Při uložení je souboru přiřazeno zadané jméno a typ (doc, odt, rtf apod.). Soubor je uložen do zadaného adresáře. Je dobré neodklepnout bezmyšlenkovitě nabízenou cestu, ale vždy bezpečně znát místo, kam bude dokument uložen. V opačném případě uživatel obvykle stráví mnoho času hledáním, pátráním a přemýšlením. Systém obvykle nabízí adresář, který nějakým způsobem předurčuje, že do něj budou dokumenty ukládány. Například adresář „Dokumenty“. 1.4.2.
Uložený soubor lze otevřít
z menu textového editoru Soubor t Otevřít, klávesovou zkratkou Ctrl+O nebo ikonkou Otevřít na panelu nástrojů. Otevřít jej lze také poklepáním na název otevíraného dokumentu ve správci souborů (např. Průzkumník). 1.4.3.
Soubor zavřete
zároveň s ukončením textového editoru, ikonkou zavření dokumentu (křížek v pravém horním rohu dokumentu) nebo z menu Soubor t Zavřít (stisknete-li před odklepnutím menu Soubor klávesu Shift, nabídne se možnost zavřít všechny otevřené dokumenty. Klávesovou zkratkou pro zavření je Ctrl+F4. Uložte rozepsaný soubor výše uvedeným způsobem. Zadejte název souboru Jazykové kurzy u moře, typ souboru (.doc, resp. .odt) měnit obvykle nemusíte. Zkontrolujte nastavení automatického ukládání: Nástroje t Možnosti t záložka Uložit t Automaticky ukládat po t pokud není nastaven čas ukládání nebo pokud není tato volba povolena, tak ji povolte. Zavřete soubor nebo ukončete textový editor. Pokud jste ukončili textový editor, opět jej spusťte. Otevřete dokument „Jazykové kurzy u moře“ (pokud jste si zapamatovali adresář kam jste jej uložili, máte vyhráno).
1.5.
Použití schránky Ne vždy je nutné opisovat celé bloky textu. Občas je text již pořízen (v aktuální dokumentu nebo v jiném) a my jej jen potřebujeme vložit do našeho dokumentu. K přesunům části dokumentu nebo jejich kopírování v rámci jednoho dokumentu nebo i mezi různými dokumenty slouží schránka (clipboard). Virtuální box, do nějž si lze dočasně část textu (a nejen textu) uložit a z nějž si je možné si jej vyzvednout až do doby, kdy tento „výstřižek“ nahradíte jiným. Vyberte následující text, který budete kopírovat do svého dokumentu
Dětské prázdninové pobyty s výukou angličtiny lze prožít na Kypru či v Řecku. Zbytek prázdnin mohou děti prožít netradičně a přínosně zároveň. Přímořská střediska Kypru či Řecka nabízejí prázdninové studijní pobity s výukou angličtiny pro menší i větší děti. Kypr Pro studenty z celého světa ve věku 12–17 let je připraven například kurz anglištiny v přímořském středisku Episkopiana. Výuka probíhá na škole, která je hned naproti hotelu, jen pár minut pěší chůze. Studenti první den píší rozřazovací testy, k vyhodnocení jejich jazykové úrovně. Do studijních skupin jsou rozděleni nejen podle výsledků testů, ale také i podle věku. Výuka je v dopoledních hodinách, 15 lekcí týdně, studenti dostávají drobné domácí úkoly. Na konci kurzu každý student obdrží závěrečný certifikát školy o účasti na programu a se zhodnocením dosažených výsledků. Přesun do i z hotelu je organizován pracovníky školy. Řecko Jazyková škola Odyssea nabízí letní programy pro děti a mladež ve věku 10–18 let od roku 2003. Od letošního roku má v nabídce také jazykový kurz angličtiny v rozsahu až 25 lekcí týdně a jako bonus k němu konverzační hodiny němčiny, francouzštiny nebo španělštiny. Stravování mají studenti formou plné penze, hotelový komplex nabízí dva bazény, tenisové kurty, volejbalové a basketbalové hřiště, minigolf, udržovanou velkou zahradu a hotelovou pláž. Jazyková výuka dopolední je pro všechny studenty povinná, škola je jen 3 minuty pěší chůze od hotelového ubytování. Škola nabízí moderně vybavené třídy, výuka začíná v pondělí rozřazovacím testem, na jeho základě jsou studenti rozděleni do studijních tříd. Podle věku se dělí studenti do skupiny 10–13 let a 14–18 let. Výuku vedou rodilí mluvčí, další konverzační a kulturní lekce probíhají na pláži, například i formou nejrůznějších her. Jazykovou výuku v zahraničí pro děti i dospělé nabízí v České republice řada jazykových a cestovních agentur.
Použijte příkaz pro kopírování, čímž vložíte výstřižek do schránky; je několik možností: menu Úpravy t Kopírovat klávesová zkratka Ctrl+C klávesová zkratka Ctrl+Insert kontextové menu Kopírovat ikonka Kopírovat na standardním panelu nástrojů. Nastavte kurzor v dokumentu na místo, kam chcete výstřižek ze schránky vložit, tj. na začátek řádky pod slovo Děti. Použiji příkaz pro vložení výstřižku ze schránky; opět je více obdobných možností: menu Úpravy t Vložit klávesová zkratka Ctrl+V klávesová zkratka Shift+Insert kontextové menu Vložit ikonka Vložit na standardním panelu nástrojů.
1.6.
Formát odstavce Odstavec je souvislý blok textu ukončený znakem „konec odstavce“ (na klávesnici reprezentovaný klávesou Enter). Každý odstavec v dokumentu může být naformátován (může nést informaci o svém vzhledu). Nejdůležitější informací formátu dokumentu je jeho styl. Kromě toho může formát obsahovat řadu dalších informací – například odsazení celého odstavce od okrajů nebo odsazení (předsazení) první řádky v rámci odstavce, odsazení odstavce od odstavce předchozího, resp. následujícího, způsob řádkování. Odstavec může nést také informaci o zalomení stránky před jeho začátkem nebo zákaz zalomení stránky v jeho průběhu. Všechna tato (i další) nastavení lze měnit v příslušném dialogu, který lze vyvolat buď z menu programu nebo z menu, které je k dispozici na pravém tlačítku myši. Je třeba si uvědomit, že veškerá nastavení provádím v odstavci, ve kterém je umístěn kurzor, resp. v odstavcích, které mám vybrané. Formát odstavce se mění v dialogovém okně Odstavec. Některé parametry je možné měnit přímo na panelu nástrojů Formát. Vyberte text celého dokumentu (Ctrl+A). Najeďte na tento výběr myší a stiskněte pravé tlačítko myši. Tím se otevře kontextové menu, ve kterém si vyberte volbu Odstavec. V nabídnutém dialogu nastavte: Zarovnání do bloku Mezery před 12 b. Ostatní parametry nechte nezměněné Stiskněte OK. Otevřete si dialog Odstavec jinou cestou – menu Formát t Odstavec, změňte si různé parametry a nastavení na záložce Odsazení a mezery i Tok textu. Všimněte si, že každá změna se projeví také v náhledu, který je na spodní části tohoto okna. Vzhledem k tomu, že prováděné změny nechceme aplikovat, stiskněte tlačítko Storno.
1.7.
Formát znaku Každý znak v dokumentu může být naformátován (může nést informaci o svém vzhledu [nepřipomíná vám to něco?]). Každý znak obsahuje informaci o stylu, kterým je naformátován a rozdíly oproti tomuto stylu. Formát znaku určuje, jak bude znak vypadat, tj. jaký je použit font, řez, velikost, barva a další parametry. Obvykle je lepší používat znakové styly než měnit formát každého znaku (bloku znaků), ale někdy je jednodušší změnit jen formát. Formát písma se mění v dialogovém okně Písmo. Některé parametry je možné měnit přímo na panelu nástrojů Formát. Vyberte celou řádku se slovem Kypr. Najeďte na tento výběr myší a stiskněte pravé tlačítko myši. Tím se otevře kontextové menu, ve kterém si vyberte volbu Písmo. V nabídnutém dialogu nastavte: Řez písma Tučné Velikost 16 b. Barva Červená Styl podtržení Dvojité Ostatní parametry neměňte Stiskněte OK. Otevřete si dialog Písmo jinou cestou – menu (Formát t Písmo), změňte si různé parametry a nastavení na záložkách Písmo, Proložení znaků i Textové efekty. Všimněte si, že každá změna se projeví také v náhledu, který je na spodní části tohoto okna. Vzhledem k tomu, že prováděné změny nechceme aplikovat, stiskněte tlačítko Storno.
Na tomto místě je potřeba připomenout, že s textovými efekty je třeba zacházet velmi opatrně, neboť většinou zhoršují čitelnost dokumentu.
1.8.
Kopírování formátu znaku a odstavce Aby uživatel nemusel každý odstavec formátovat znovu, což je nejen otravné, ale může se stát i zdrojem chyb, mají textové editory možnost formát znaku nebo odstavce kopírovat. Pokud je text rozsáhlejší nebo má složitější strukturu, je vhodnější používat styly. Vyberte celou řádku se slovem Kypr. Na standardním panelu nástrojů stiskněte tlačítko Kopírovat formát. Klepněte do odstavce nebo vyberte text, na který chcete aplikovat stejný formát. Chcete-li formát kopírovat opakovaně, na tlačítko Kopírovat formát poklepejte.
1.9.
Pravopis Patrně všichni jsme prošli základní školou, a proto nám nebude činit větší problémy psát správně česky. Člověk je ovšem tvor chybující, neboť nobody’s perfect. V našich textech se mohou celkem snadno vyskytnout překlepy, kterých bychom se v rukopisech nedopustili. Zkrátka nám mohou utéct prsty a stisknou jinou než zamýšlenou klávesu. Proto kancelářské systémy mívají zabudovanou kontrolu pravopisu a některé i kontrolu gramatiky. Ale ani na tyto systémy není stoprocentní spolehnutí. Proto je nutné texty kontrolovat po sobě i po počítači. Systém kontroly pravopisu může být nastaven na automatickou kontrolu. V tom případě bývají chybná slova označena (vlnovka, podtržení apod.). Za chybné slovo je považováno takové, které není ve slovníku a ani není ze slovníkového slova odvozeno. Pravopis je možné kontrolovat i ručně klávesovou zkratkou (F7), případně z menu (Nástroje t Pravopis). Kontrola gramatiky je pro češtinu velmi komplikovaná, mnohem komplikovanější než kontrola gramatiky anglické. Proto může počítač označit za chybnou větu, která je správně a naopak neoznačit větu chybnou. Přes nedokonalosti, vyplývající z komplikovanosti českého jazyka, je dobré systémy kontroly mít zapnuté. Všimněte si, že v textu je vlnovkou označeno slovo anglištiny. Není ve slovníku, a proto je označeno za chybné. Najeďte na toto slovo myší a stiskněte pravé tlačítko myši. Kromě dalších možností se v kontextovém menu zobrazí i možné opravy tohoto slova. V tomto případě stačí stisknout slovo angličtiny a chyba bude opravena. Kdekoliv v textu stiskněte F7. Během kontroly textový editor označí za chybné slovo mladež. Tlačítkem Zaměnit bude chybné slovo vybraným nahrazeno slovem ze seznamu, v tomto případě slovem mládež. Najděte si text začínající Zbytek prázdnin a všimněte si textu „… nabízejí prázdninové studijní pobity…“, kde je zcela nepochybně hrubá chyba, kterou ale program neoznačil, protože slovo pobity je ve slovníku (vzniklo ze základu bít, nikoliv být). Chybu opravte.
1.10. Hledání a nahrazování nalezeného textu Nalézt určitý text v rozsáhlém dokumentu je pro člověka poměrně komplikovaný úkol, pro počítač úkol banální. Proto budete tuto službu využívat poměrně často. Vyhledávání slouží především k nalezení určitého textu, určité fráze v otevřeném textovém dokumentu. Po vyvolání příslušné nabídky (obvyklou klávesovou zkratkou je Ctrl+F nebo v menu Úpravy t Hledat) lze zadat hledané slovo, případně frázi, kterou chci najít. Moderní textové editory však uživateli nabízí aparát mnohem bohatší. Umožňují najít i texty různě formátované nebo netextové objekty (například obrázky). Kromě nalezení textu je možné jej nahradit za text jiný. V našem příkladu nahradíme slovo angličtiny za spojení angličtiny a němčiny. Vyvoláním funkce hledání Ctrl+F, příp. Úpravy t Hledat bychom požadované slovo jen našli. Proto použijeme příbuznou funkci Ctrl+H, resp. Úpravy t Nahradit. V zobrazeném dialogovém okně zapíšeme hledané slovo angličtiny a náhradu angličtiny a němčiny. Stiskem tlačítka Nahradit vše textový editor bez dalších otázek nahradí všechny výskyty hledaného slova za nový text. Tlačítko Najít další hledaný text najde a tlačítko Nahradit nalezený text nahradí za text nový. Lze použít kterýkoliv postup a záleží na uživateli, jakou požaduje kontrolu nad procesem nahrazování.
1.11. Tisk dokumentu Dokument v Microsoft Wordu je již při tvorbě formátován pro konkrétní tiskárnu. Tiskový dialog lze vyvolat buď z menu Soubor t Tisk nebo klávesovou zkratkou Ctrl+P. Před tiskem je možné si dokument na stránce prohlédnout z menu Soubor t Náhled nebo stiskem ikonky Náhled na standardním panelu nástrojů. Naopak stiskem ikonky Tisk na standardním panelu nástrojů začne textový editor bez dalších požadavků tisknout. V tiskovém dialogu je možné si vybrat tiskárnu, která bude použita k tisku, počet kopií i výběr stránek určených k tisku. Po zvolení všech požadovaných parametrů a stisknutí tlačítka OK bude dokument vytištěn.
2. Tabulkový procesor 2.1.
Spuštění programu klepněte na Start t Programy t Microsoft Office t Microsoft Excel nebo poklepejte na ikonu programu Microsoft Excel na ploše nebo poklepejte ve správci souborů (např. Průzkumník) na název otevíraného dokumentu (.xls) nebo ve správci souborů (např. Průzkumník) v adresáři klepněte pravým tlačítkem myši t Nový t List aplikace Microsoft Excel
Pokud neotevíráme existující soubor, bude program otevřen s nepojmenovanou novou prázdnou tabulkou, která obsahuje určitý počet listů (obvykle tři). Chceme-li vytvořit další novou tabulku v otevřené aplikaci, použijeme jednu z následujících možností: ikonka Nový prázdný dokument na panelu nástrojů nebo menu Soubor t Nový nebo s použitím šablony dokumentu menu Soubor t Nový t Řešené úkoly t vyberte šablonu Spusťte tabulkový procesor. Není-li zobrazen standardní panel nástrojů zobrazte jej: menu Zobrazit t Panely nástrojů t zaškrtnout panely, které potřebuji (Standardní, Formát).
Nastavte zobrazení na 100 % (vyzkoušejte i jiná nastavení) Zobrazení t Lupa t 100 % nebo panel nástrojů Standardní t rozbalovací seznam Měřítko zobrazení t 100 %.
2.2.
Pohled na hlavní okno
List tabulkového procesoru tvoří do řádků a sloupců uspořádané buňky. Každý řádek i každý sloupec je pojmenován (řádky čísly, sloupce písmeny). Každá buňka, tedy průsečík řádku a sloupce, má svou adresu, která je tvořena právě označením sloupce a řádky. Na ilustračním obrázku je aktivní buňka na průsečíku sloupce F a řádky 13 označena F13. Oblast buněk je část listu. Označuje se dvojtečkou oddělenými adresami krajních buněk (levá horní a pravá spodní buňka), například C6:F17. Pokud se jedná o nepravoúhlou oblast, pak jsou jednotlivé její části odděleny středníkem, například C6:F17;F16:J26;I9:J13. Výběr jednotlivých buněk je značen obdobně (například G16;I13;I16;K16;K10).
2.3.
Tabulka Pořízení tabulky je velmi jednoduché. Stačí jednotlivé buňky vyplnit pomocí klávesnice. Před prací s tabulkovým procesorem je potřeba si uvědomit, k čemu tento program slouží, k čemu vlastně tabulky jsou. Budu-li chtít jednoduchou tabulku, která bude součástí textu a která jen ukazuje statická data, stačí jednoduchá tabulka obsažená např. v textovém editoru. Jistě lze využít i tabulkový procesor. Ten však uživateli poskytuje mnohem více možností při práci s tabulkami. Lze v něm provádět jednoduché součty, ale i složité matematické, statistické nebo např. finanční výpočty a program sám zařídí přepočty při změně některých hodnot. Tabulkový procesor lze využít k provádění nejrůznějších analýz, ke zpracování rozsáhlých datových souborů, k prezentaci dat v grafech atd.
2.3.1.
Pohyb po tabulce
Kurzorové klávesy CTRL+kurzorová klávesa Home Ctrl+Home Ctrl+End Page Down Page Up Alt+Page Down Alt+Page Up Ctrl+Page Down Ctrl+Page Up Tab
Přesun o jednu buňku nahoru, dolů, vlevo nebo vpravo Přesun k okraji aktuální oblasti dat Přesun na začátek řádku Přesun na začátek listu Přesun do poslední buňky v listu, což je buňka v průniku používaného sloupce, který se nachází nejvíce vpravo, a nejspodnějšího používaného řádku (v pravém dolním rohu). Přesun o jednu obrazovku dolů Přesun o jednu obrazovku nahoru Přesun o jednu obrazovku vpravo Přesun o jednu obrazovku vlevo Přesun do dalšího listu v sešitu Přesun do předchozího listu v sešitu Přesun mezi odemknutými buňkami v zamknutém listu
2.3.2.
Výběr oblasti v tabulce
Text v buňce Jedna buňka Oblast buněk Celý řádek Celý sloupec Všechny buňky v listu Nesousedící buňky nebo oblasti Rozsáhlá oblast buněk Sousedící řádky nebo sloupce Nesousedící řádky nebo sloupce
Pokud jsou úpravy v buňce zapnuty, vyberte buňku, poklepejte na ni a vyberte text v této buňce. Pokud jsou úpravy v buňce vypnuty, vyberte buňku a potom text v řádku vzorců. Klepněte na danou buňku nebo se na ni přesuňte pomocí kláves se šipkami. Klepněte na první buňku oblasti a přetáhněte výběr na poslední buňku. Klepněte na záhlaví řádku. Klepněte na záhlaví sloupce. Klepněte na tlačítko Vybrat vše (průsečík záhlaví řádků a záhlaví sloupců). Vyberte první buňku nebo oblast buněk. Podržte klávesu Ctrl a vyberte ostatní buňky nebo oblasti. Klepněte na první buňku oblasti. Podržte klávesu Shift a klepněte na poslední buňku oblasti. Přetáhněte přes záhlaví řádků nebo sloupců. Nebo vyberte první řádek (sloupec), podržte klávesu SHIFT a vyberte poslední řádek (sloupec). Vyberte první řádek (sloupec), podržte klávesu Ctrl a vyberte ostatní řádky (sloupce).
Na obrázku je vybraná oblast například C6:F17;F16:J26;I9:J13. Aktivní buňka je I9.
2.3.3.
Vytvoření
K přesunu kurzoru můžete použít myš (najedete kurzorem myši nad buňku, se kterou chcete pracovat, a klepnete na její levé tlačítko) nebo klávesy. Poté, co začnete psát, přejde program z režimu „vyčkávání“ do režimu pořízení dat, což je indikováno na stavové řádce. Chcete-li provádět opravy pořizovaných nebo již pořízených dat, stiskněte funkční klávesu F2 (editor přejde do režimu oprav hodnot). Přejděte na buňku B1 (stane se z ní aktivní buňka). Napište text děti do 15 let (všimněte si, že text „přetekl“, zůstal ovšem v aktivní buňce, sousední buňka je stále prázdná). V okamžiku, kdy jste začali psát, přešel tabulkový procesor do režimu zadávání, což je indikováno v levé části stavové řádky. My bychom ovšem chtěli zapsat jen do 15 let, takže potřebujeme smazat slovo děti. Pokud v tomto okamžiku stiskneme kurzorovou klávesu, program zapsanou hodnotu uloží do buňky a přejde na určenou sousední buňku. My ale chceme opravit ještě neuložený text, takže stiskneme klávesovou zkratku F2, přesuneme se ke slovu „děti“ a klávesou Delete nebo Backspace (podle pozice kurzoru jako v textovém editoru) slovo „děti“ smažeme. Všimněte si, že režim editoru se klávesou F2 mění ze zadávání na úpravy a naopak. Přejděte do buňky B2, vyplňte hodnotu muži, klávesou Tab se přesuňte do buňky C2, vyplňte ženy a do D2 celkem. Hodnota se uloží do buňky přesunem na jinou buňku (kurzorové šipky, Tab, Enter apod.) nebo stisknutím tlačítka Zadat, které je vlevo od řádky vzorců. Zrušit ještě nezapsané změny buňky lze klávesou Esc, resp. stisknutím tlačítka Storno, které je vlevo tlačítka Zadat. Již provedené změny lze vrátit volbou Zpět (tlačítko Zpět na standardním panelu nástrojů nebo menu Úpravy t Zpět nebo Ctrl+Z).
2.3.4.
Vyplnění hodnot
Tabulkové procesory obsahují aparát na usnadnění práce. Chceme-li například vyplnit řadu čísel, nemusíme ji otrocky vyťukávat na klávesnici. Můžeme použít schopnosti editoru. Přejděte do buňky A3 a vyplňte ji hodnotou 1990. Přesuňte myš na úchyt buňky (změní se jeho tvar na menší černý křížek), stiskněte levé tlačítko myši a táhněte myší až nad buňku A21. Tam levé tlačítko myši pusťte. Došlo k vyplnění oblasti A3:A21. Bohužel nežádoucí hodnotou 1990. Vrátíme se o krok zpět (Ctrl+Z). Začneme stejně. V buňce A3 je hodnota 1990, do buňky A4 vyplňte 1991. Vyberte oblast A3:A4. Přesuňte myš na úchyt oblasti (změní se jeho tvar na menší černý křížek), stiskněte levé tlačítko myši a táhněte myší až nad buňku A21. Tam levé tlačítko myši pusťte. Došlo k vyplnění oblasti A3:A21 hodnotami od 1990 do 2008. Vyzkoušíme si i další možnost. Vraťte se o dva kroky zpět. V buňce A3 je hodnota 1990. Přesuňte myš na úchyt buňky (změní se jeho tvar na menší černý křížek), na klávesnici stiskněte klávesu Ctrl, stiskněte levé tlačítko myši a táhněte myší až nad buňku A21. Tam levé tlačítko myši pusťte. Došlo k vyplnění oblasti A3:A21 hodnotami od 1990 do 2008. Podobným způsobem lze vyplňovat číselné i datumové řady a řady definované v nastavení programu (například dny v týdnu). Je vždy nutné vědět, zda chci vyplňovat řadu nebo kopírovat hodnoty v buňce. Vyberte oblast B2:D2. Přetáhněte úchop oblasti až nad buňku M2. Hodnoty muži, ženy a celkem byly rozkopírovány. Zajímavou možností je vyplnění stejné hodnoty nebo stejného vzorce do spojité nebo nespojité oblasti. Vyberte podle obrázku nespojitou oblast C6:F17;F16:J26;I9:J13 (aktivní buňka je I9). Zapište vzorec =G4 a stiskněte Ctrl+Enter. Pečlivě si prohlédněte vzorečky, které jsou v oblasti. Vraťte se o krok zpět a zkuste vyplnit oblast konstantou (5 a Ctrl+Enter). Vraťte se o krok zpět, takže tabulka má vyplněnou oblast A3:A21 hodnotami od 1990 do 2008 a oblast B2:M2 hodnotami muži, ženy a celkem.
2.3.5.
Uložení, resp. otevření tabulky
Nejen v textovém editoru, ale ve všech programech je velmi důležité si dokument během práce ukládat. 2.3.5.1.
Soubor uložíte
z menu Soubor t Uložit nebo klávesovou zkratkou Ctrl+S nebo ikonka Uložit na panelu nástrojů Při prvním ukládání je nezbytné zadat název dokumentu (tabulkový procesor zobrazí dialog Uložit jako…). Při uložení je souboru přiřazeno zadané jméno a typ (xls). Soubor je uložen do zadaného adresáře. Je dobré neodklepnout bezmyšlenkovitě nabízenou cestu, ale vždy bezpečně znát místo, kam bude dokument uložen. V opačném případě uživatel obvykle stráví mnoho času hledáním, pátráním a přemýšlením. Systém obvykle nabízí adresář, který nějakým způsobem předurčuje, že do něj budou tabulky ukládány. Například adresář „Dokumenty“. 2.3.5.2.
Uložený soubor lze otevřít
z menu tabulkového procesoru Soubor t Otevřít, klávesovou zkratkou Ctrl+O nebo ikonkou Otevřít na panelu nástrojů. Otevřít jej lze také poklepáním na název otevírané tabulky ve správci souborů (např. Průzkumník). 2.3.5.3.
Soubor zavřete
zároveň s ukončením textového editoru, ikonkou zavření dokumentu (křížek v pravém horním rohu dokumentu) nebo z menu Soubor t Zavřít (stisknete-li před odklepnutím menu Soubor klávesu Shift, nabídne se možnost zavřít všechny otevřené dokumenty. Klávesovou zkratkou pro zavření je Ctrl+F4. Uložte rozpracovanou tabulku výše uvedeným způsobem Zadejte název souboru Věková struktura, typ souboru (.xls, resp. .odt) měnit obvykle nemusíte. Zavřete soubor nebo ukončete tabulkový procesor Pokud jste ukončili tabulkový procesor, opět jej spusťte Otevřete tabulku „Věková struktura“ (pokud jste si zapamatovali adresář, kam jste jej uložili, máte vyhráno).
2.4.
Vzorce, jednoduché výpočty (sčítání, odečítání) Vzorce jsou rovnice, které provádějí výpočty se zadanými hodnotami, odkazy, funkcemi, operátory a konstantami. Vzorec začíná znaménkem rovná se (=). Vzorec =728+6*B3 vynásobí číslo 6 a obsah buňky B3 a k výsledku přičte 728. Vzorce se zapisují do buňky buď přímo (napíšu vzorec na klávesnici) nebo lze použít aparát tabulkového procesoru. V buňkách se zobrazují výsledky, vzorce se zobrazují na řádku vzorců.
V našem příkladu budeme chtít sečíst počet mužů a žen. Přejděte do buňky D3. První možnost: do buňky napište vzorec =B3+C3. Výsledkem bude číslo 0, neboť ani v jedné z buněk B3 a C3 nejsou vyplněny žádné hodnoty. Vraťte se o krok zpět. Druhá možnost: vedle řádky vzorců stiskněte tlačítko =, klepněte na buňku B3, stiskněte na klávesnici + a klepněte na buňku C3, stiskněte OK. Vraťte se o krok zpět. Třetí možnost: na standardním panelu nástrojů stiskněte tlačítko AutoSum, myší změňte nabídnutý výběr na B3:C2 a potvrďte. Do buňky D3 bude zapsán vzorec =SUMA(B3:C3) nebo =SUMA(B3;C3) – záleží na tom, jak jste výběr udělali. Ve všech případech bude výsledkem 0. Aktivní buňkou je stále D3. Pokud ne, přejděte na D3. Přesuňte myš na úchyt buňky (změní se jeho tvar na menší černý křížek), stiskněte levé tlačítko myši a táhněte myší až nad buňku D21. Tam levé tlačítko myši pusťte. Došlo k vyplnění oblasti D3:D21 vzorci. Všimněte si, že se vzorce s řádky mění.
2.5.
Relativní a absolutní odkazy Relativní odkazy: Relativní odkaz na buňku ve vzorci je založen na relativním umístění buňky obsahující vzorec a buňky, na kterou odkaz odkazuje (například buňka B1 obsahuje vzorec s relativním odkazem =A1). Jestliže se změní umístění buňky, která obsahuje vzorec, změní se i odkaz (pokud buňku B1 z předchozího příkladu přesunete z B1 na B2, její obsah se změní z =A1 na =A2). Pokud vzorec zkopírujete do více řádků nebo sloupců, odkaz se automaticky upraví (pokud buňku B2 z předchozího příkladu zkopírujete do buňky C3, změní se vzorec automaticky z hodnoty =A2 na hodnotu =B3. Absolutní odkazy: Absolutní odkaz na buňku ve vzorci vždy odkazuje na buňku v určitém umístění. Jestliže se změní umístění buňky, která obsahuje vzorec s absolutním odkazem, zůstane absolutní odkaz stejný. Pokud odkaz zkopírujete do více řádků nebo sloupců, absolutní odkaz se neupraví. Absolutní odkaz je označen znakem $ (dolar) před písmenem i číslem ($A$1). Smíšené odkazy: Smíšený odkaz obsahuje absolutní hodnotu ve sloupci a relativní na řádku nebo absolutní hodnotu na řádku a relativní ve sloupci. Jestliže se buňka obsahující vzorec změní, změní se relativní odkaz a absolutní odkaz zůstane zachován. Pokud vzorec zkopírujete do více řádků a sloupců, upraví se automaticky relativní odkaz a absolutní odkaz zůstane beze změn. Absolutní odkaz ve sloupci je označen znakem $ (dolar) před označením sloupce ($A1), absolutní odkaz na řádku je označen znakem $ (dolar) před označením řádky (A$1). Jestliže například zkopírujete smíšený odkaz z buňky A2 do buňky B3, bude upraven z hodnoty =A$1 na hodnotu =B$1. Ve výchozím nastavení se používají nové vzorce relativní odkazy. Pro změnu typu odkazů lze s kurzorem na odkazu použít klávesovou zkratku F4.
2.6.
Schránka Schránka se používá v tabulkovém procesoru obvyklým způsobem s některými zvláštnostmi. Vybrat lze text, obsah v buňce nebo celé buňky. Vybírají-li se buňky, lze je kopírovat nebo přesouvat až do okamžiku, kdy je zdrojová oblast zvýrazněna („běhající mravenci“).
Vyberte oblast B2:D21. Použijte příkaz pro kopírování do schránky menu Úpravy t Kopírovat nebo klávesová zkratka Ctrl+C nebo klávesová zkratka Ctrl+Insert nebo kontextové menu Kopírovat nebo ikonka Kopírovat na standardním panelu nástrojů. Kolem oblasti B2:D21, která zůstala zvýrazněna, běhá rámeček. Přesuňte kurzor na buňku E2. Použijte příkaz pro vložení ze schránky menu Úpravy t Vložit nebo klávesová zkratka Ctrl+V nebo klávesová zkratka Shift+Insert nebo kontextové menu Vložit nebo ikonka Vložit na standardním panelu nástrojů. Přesuňte postupně kurzor na buňky H2 a K2 a vložte do nich obsah schránky. Klávesou Esc zrušíte výběr. Nezapomeňte tabulku průběžně ukládat. Prohlédněte si obsah buněk, do kterých se kopírovaly vzorce.
2.7.
Vložit jinak Schránka tabulkového procesoru nabízí uživateli více možností. Ne vždy je třeba kopírovat celé buňky. Někdy stačí jen vzorec v ní obsažený nebo její formát. Uživateli se může hodit možnost kopírovat místo vzorců jejich výsledky. Vytvořte novou tabulku. Vyberte nesouvislou oblast B3:D10. Stiskněte klávesu Vložit funkci na standardním panelu nástrojů. Najděte funkci NÁHČÍSLO (nebo RANDOM v seznamu nelokalizovaných funkcí). Tuto funkci najdete ve skupině matematických funkcí. Vyberte tuto funkci a stiskněte OK. Funkce NÁHČÍSLO byla zapsána do řádky vzorců. Funkcí vyplňte celou vybranou oblast (Ctrl+Enter). Nechte vybranou oblast B3:D10. Použijte příkaz pro kopírování do schránky menu Úpravy t Kopírovat nebo klávesová zkratka Ctrl+C nebo klávesová zkratka Ctrl+Insert nebo kontextové menu Kopírovat nebo ikonka Kopírovat na standardním panelu nástrojů. Kurzor přesuňte na buňku F5. Použijte příkaz pro rozšířené vkládání menu Úpravy t Vložit jinak nebo kontextové menu Vložit jinak. Prohlédněte si možnosti, které tabulkový procesor nabízí. Vyberte Hodnoty a stiskněte OK. Původní hodnoty budou nyní v oblasti F5:H12. Všimněte si, že vzorce v oblasti B3:D10 budou přepočítány, protože náhodná čísla, stejně jako všechny vzorce, se přepočítávají při každé změně tabulky (v případě, že není automatické přepočítávání tabulky zakázáno). Prohlédněte si obsah oblasti B3:D10 a F5:H12. Soubor uzavřete, neukládejte. Již jej nebudeme potřebovat. Pozn.: v případě, že chcete v buňce mít místo vzorců výsledky výpočtů, vložíte tímto způsobem data do původní oblasti (oblast zkopírujete do schránky a vzápětí použijete Vložit jinak).
2.8.
Slučování buněk Někdy je vhodné oblast buněk sloučit do jedné. Sloučenou buňku lze opět rozdělit na samostatné buňky, nelze však rozdělit buňku, která nevznikla předchozím sloučením. Obsahují-li buňky oblasti data, bude sloučená buňka obsahovat jen data buňky, která byla před sloučením vlevo nahoře. Po rozdělení zůstane vyplněna buňka vlevo nahoře obsahem sloučené buňky. Ostatní zůstanou prázdné. Na panelu nástrojů Formát je tlačítko Sloučit a zarovnat na střed. Toho lze s úspěchem použít. Druhou možností je využít Formát buněk, kterou si ukážeme.
V sešitu Věková struktura vyberte oblast B1:D1. Menu Formát t Buňky nebo kontextové menu Formát buněk. Záložka Zarovnání t volba Sloučit buňky t OK. Sloučená buňka obsahuje původní obsah buňky B1, tj. text do 15 let a je označena jako B1. Pokud byste místo předchozího postupu použili tlačítko Sloučit a zarovnat na střed panelu nástrojů Formát, byl by navíc text v buňce vycentrován. Postupně slučte oblasti E1:G1, H1:J1 a K1:M1. Do vzniklých buněk vypište texty: E1 – do 40 let H1 – do 65 let K1 – nad 65 let.
2.9.
Formát buněk Před další prací vyplňte oblasti B3:C21, E3:F21, H3:I21 a K3:L21 počty obyvatel dané věkové kategorie a pohlaví. Všimněte si, jak je tabulka v průběhu zadávání přepočítávána. Pozor. Čísla vyplňujte bez mezer. Nezaměňujte číslovku 1 a písmeno „l“, číslovku 0 a písmeno „O“. Do buňky N3 vložte součet mezisoučtu, tj. vzorec =D3+G3+J3+M3 nebo =SUMA(D3;G3;J3;M3). Výsledek těchto dvou vzorců je identický. Rozkopírujte buňku N3 do oblasti N3:N21. V tomto okamžiku máme k dispozici neformátovanou tabulku hodnot a výpočtů. Tabulka je kompletní, ale bohužel poměrně nepřehledná. Tabulku a její jednotlivé její buňky formátujeme (měníme způsob zobrazení) pro zvýšení čitelnosti a zjednodušení orientace. Některé, často používané, parametry lze najít na panelu nástrojů Formát. Ostatní v dialogovém okně Formát buněk. K němu se dostaneme přes menu Formát t Buňky nebo přes kontextové menu Formát buněk. V tomto dialogu lze měnit různé parametry vzhledu buňky, aniž bychom zasáhli do uložených dat.
Vyberte oblast B1:N2. Na panelu nástrojů formát stiskněte tlačítka Tučné a Zarovnat na střed. Chcete-li, změňte barvu a font písma. Vyberte oblast N2:N21. Na panelu nástrojů formát vyberte barvu výplně (pokud se vám nelíbí právě vybraná barva, stiskněte na malou šipku vedle tlačítka barvy). Vyberte oblast A3:A21. Otevřete dialogové okno Formát buněk. Na záložce Vzorky vyberte vhodnou barvu pozadí a na záložce Písmo vyberte barvu písma. Stiskněte OK. Vyberte nesouvislou oblast D2:D21;G2:G21;J2:J21;M2:M21. Některým z předcházejících postupů přiřaďte vybrané oblasti barvu pozadí, případně i barvu písma (jedná se o mezisoučty). Vyberte oblast B3:N21. Otevřete dialogové okno Formát buněk. Na záložce Číslo můžete zvolit formát čísla. V našem případě použijte druh Číslo, desetinná místa 0 a zaškrtněte oddělování řádů. Stiskněte OK. Vyberte oblast A1:N21. Na panelu nástrojů formát otevřete seznam nastavených ohraničení (malá šipka vpravo od tlačítka Ohraničení) a vyberte napřed tenké ohraničení všech buněk a vzápětí Tlusté ohraničení okolo.
