Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete A program megvalósítói A programot egy 9 tagú konzorcium valósítja meg. A konzorcium tagjai az egészségügyi alapellátási feladatra tekintettel kerültek meghatározásra. A konzorciumi működés előnye, hogy a teljesen önálló munkavégzéshez képest könnyebb és egyszerűbb a feladatok koordinált menedzselése. A tagok előzetesen szándéknyilatkozatot tettek a konzorciumi együttműködésre. A tervezett program végrehajtásában együttműködő szervezetek: Programszervezet, amelyet a program végrehajtó (GYEMSZI) és a többi konzorciumi tag alkot Nemzeti Erőforrás Minisztérium (EMMI) Települési önkormányzatok Kisebbségi önkormányzatok Konzorciumi tagok: Debreceni Egyetem (DE) Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség- és Szervezetfejlesztési Intézet (GYEMSZI) Magyar Általános Orvosok Tudományos Egyesülete (MÁOTE) Magyar Védőnők Egyesülete (MAVE) Országos Alapellátási Intézet (OALI) Országos Egészségbiztosítási Pénztár (OEP) Pécsi Tudományegyetem (PTE) Semmelweis Egyetem (SE) Szegedi Tudományegyetem (SZTE) A konzorciumi tagok a program közös végrehajtásának biztosítása érdekében konzorciumi megállapodást kötnek. Ebben kitérnek jogaikra, kötelezettségeikre, a kapcsolattartás módjára, gyakoriságára, a konzorcium képviseletére, a beszerzési és közbeszerzési eljárások lefolytatásának módjaira, a program végrehajtás költségeit fedező támogatás felhasználására és elszámolására, a beszerzett eszközök és javak tulajdonjogára, kihelyezésére, valamint a konzorciumi megállapodás módosítására, megszűnésére. A program megvalósításának időtartamára a feladatok elvégzése érdekében ideiglenes szervezet és szervezeti egységek kerülnek kialakításra (Programszervezet). Ezen ideiglenes szervezet feladata, hogy mátrix szervezetként működve olyan rugalmas, feladatorientált egységet alkosson, amely egyszerre valósít meg funkcionális (pl. programmenedzselés, pénzügy, közbeszerzés) és szakmai jellegű (munkacsomagok) munkamegosztáson alapuló feladatokat. A Programszervezet felépítését az 11. számú melléklet tartalmazza.
Stratégiai irányítás szintjei A program stratégiai szintű irányító, döntéshozó és ellenőrző testülete a Felügyelő Bizottság (FB). Munkáját a programmenedzsment szervezet vezetője támogatja. Az FB tagjai a tervezett program végrehajtásában együttműködő szervezetek vezetői, illetve az általuk delegált személyek. Az FB-ben minden szavazati joggal rendelkező tag egy szavazattal rendelkezik. Delegálás esetén az FB tagot az érintett szervezet vezetője 2012.07.31-ig kijelöli. Az FB szavazattal rendelkező tagjai a programszervezetben egyéb funkciót nem tölthetnek be.
1
Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete Az FB jeleníti meg a program szempontjából a legfőbb szponzori és a megrendelői szerepeket, az ezekkel járó funkciókat, felelősségeket és igényeket. Ennek megfelelően az FB feladata, hogy a program közvetlen céljait képviselje, a szükséges erőforrásokkal az operatív szintet ellássa és a célok teljesülését számon kérje. Ennek érdekében az FB jogosult a részére előterjesztett munkatervek és jelentések – valamint a jelentésekben bemutatásra kerülő eredmények, leszállított teljesítmények elfogadására, szükség szerint kiegészítésére vagy átdolgozásra történő visszaküldésére. Az FB a munkatervek elfogadásával - az abban meghatározottak szerint - megrendelői funkcióját a Program Irányító Bizottság hatáskörébe delegálja. A FB az első ülésen, vagy írásban legkésőbb 2012.09.30-ig jóváhagyja az ügyrendet. Az ügyrendben az alábbi szabályokat alkalmazni kell: - a naprendi pontokat az FB tagjai részére a tervezett ülés vagy írásos szavazási határidő előtt legalább 10 munkanappal előbb e-mailben kiküldésre kerül; - az előzetesen megküldött napirendi pontokról (beleértve magának a napirendnek az elfogadását is) az FB tagok írásban is szavazhatnak, és, ha szavazatukat az ülés előtt megküldik, azt az ülésen leadott szavazatokkal együtt figyelembe kell venni; - minden, így az üléstől távol maradó tag is előzetesen javaslatot tehet további napirendi pontra és azzal kapcsolatos szavazatát a fentiekkel egyező módon kell számba venni; - az ülésen, a megjelent tagok új napirendi pontról dönthetnek; [Természetesen erről az ülésről távol maradó már nem szavazhat, de a 2/3 alapján az ilyen eset kialakulásához 10 tag kell.] - szavazásra bocsátani csak a jóváhagyott napirendi pontokat lehet; - Az FB akkor határozatképes és a szavazás eredményes és az adott kérdés eldöntöttnek tekinthető, ha a szavazati joggal rendelkező FB tagok legalább 2/3-a egybehangzóan szavaz.
A stratégiai és operatív irányítási szintjei közötti kapcsolatot a Programmenedzsment szervezet vezetője biztosítja. A Programmenedzsment szervezet vezetőjét a Program Végrehajtó szerv (GYEMSZI) vezetője nevezi ki. A Programmenedzsment szervezet vezetője tölti be a „Senior Responsible Owner (SRO)” szerepet, és ezáltal felel a program keretében elvárt eredmények eléréséért, és a programvégrehajtásáért felelős struktúra működéséért. Operatív irányítás szintjei A Program Irányító Bizottság a program életciklusa alatt a program működését befolyásoló operatív döntéshozó és ellenőrző testület (PIB), amelynek vezetője a Programmenedzsment szervezet vezetője, aki ebben a minőségében (szerepében) képviseli az FB megrendelői érdekeit a PIB-ben. A PIB tagjai a megvalósítás szempontjából kulcsszerepet betöltő vezetők és a minőségbiztosítási menedzser, akiket – szigorúan a program vonatkozásában - a Programmenedzsment szervezet vezetője nevez ki. A PIB felelős a programvégrehajtás programszervezeten belüli összehangolásáért. Ennek keretében jóváhagyja a program komponenseit alkotó egyes munkacsomagok főbb mérföldköveit és követi azok teljesülését. A PIB hatalmazza fel: a programmenedzsert, hogy a munkacsomagok PIB által elfogadott mérföldköveinek teljesülését napi szinten nyomon kövesse, és az egymásra épülő folyamatok fenntartásához szükséges intézkedéseket - a szakmai vezetővel egyeztetve - a munkacsomag vezetőktől megrendelje; a szakmai vezetőt, hogy a munkacsomag vezetők napi munkáját koordinálja és döntéseiket jóváhagyja; a pénzügyi vezetőt és a pénzügyi menedzsert, hogy a program megvalósításához szükséges stabil pénzforgalmat napi szinten megtervezzék és fenntartsák. A PIB-en belül a szállítói (végrehajtói) szerepet a munkacsomagok vezetői töltik be megfigyelő státuszban. Ezáltal ők képviselik a szakmai érdekeket a PIB-ben. Alapvetően ők felelnek a program
2
Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete eredményeit nyújtó szakmai tevékenységek sikeres végrehajtásához szükséges döntések előterjesztéséért. A PIB a program egészére vonatkozó féléves projekt munkatervet és az eltelt időszakra vonatkozó előrehaladási jelentést, továbbá a programmegvalósítás félidejében és végén félidei illetve zárási jelentést készít. A munkatervekben és jelentésekben ki kell térni a program outputjaira, eredményeire (metodika, indikátorok) munkacsomag és program szinten is. A program szintű munkaterv és jelentés tervezeteket egyhangúan fogadja el, és jóváhagyásra továbbítja az FB részére. Az első munkatervet a PIB 2012. július végéig felterjeszti az FB részére. A PIB a munkaterveket és a jelentéseket a munkacsomag vezetőktől kapott munkacsomag szintű anyagok alapján véglegesíti és terjeszti fel a FB-be a programmenedzsment szervezet vezetőjén keresztül. A PIB jogosult a részére előterjesztett munkatervek és jelentések – valamint a jelentésekben bemutatásra kerülő eredmények, leszállított teljesítmények - elfogadására, szükség szerint kiegészítésére vagy átdolgozásra történő visszaküldésére. A PIB az első ülésen, vagy írásban legkésőbb 2012.09.30-ig jóváhagyja az ügyrendet. A PIB-ben 4 állandó szavazó tag van (programmenedzsment szervezet vezetője, programmenedzser, szakmai vezető, pénzügyi vezető.
Operatív végrehajtás szintjei A Programmenedzser a program operatív működésének felelőse. Felelős a program előrehaladásának biztosításáért, a program sikerességéért. Ennek érdekében erőforrás gazdálkodást végez, ellenőrzi az erőforrások tényleges felhasználását, részt vesz a Program tervezésében, az eljárások meghatározásában, gondoskodik az érdekeltek bevonásáról, és gondoskodik a projekt előrehaladási jelentések elkészítéséről. A Szakmai (műszaki) vezető a Program szakmai teljesítéséért, megfelelő minőségben és szakszerűen történő megvalósításáért felelős. Összefogja és irányítja a Munkacsomag szakmai vezetők munkáját, és a koordinálja a konzorciumi tagok programban való szakmai részvételét. A PIB felkérésére és/vagy amennyiben azt indokoltnak tartja, 2 PIB ülés között saját hatáskörben eljárva - a több munkacsomagot érintő kérdés rendezése céljából – kezdeményezi, hogy az érintett munkacsomag vezetők az adott kérdést megtárgyalják és közös intézkedésre tervet dolgozzanak ki, valamint koordinálja a terv végrehajtását, továbbá minderről a tárgyidőszakról szóló jelentésben tájékoztatást ad. Az intézkedési terv elfogadása során az érintett munkacsomag vezetők és a szakmai vezető konszenzusra törekednek, ennek hiányában döntést a 2/3 szavazattal támogatott megoldás alapján hoznak. A Munkacsomag szakmai vezetők a munkacsomagokban meghatározott feladatok ütemezett, megfelelő szakmai minőségben történő megvalósításáért felelősök. Összefogják és irányítják a munkacsomagon belül kialakított, fejlesztő vagy megvalósító feladatokat ellátó team-vezetőket, ill. team-eket. Minden munkacsomag szakmai vezető a munkacsomag egészére vonatkozó féléves munkatervet és az eltelt időszakra vonatkozó előrehaladási jelentést, továbbá a programmegvalósítás félidejében és végén félidei illetve zárási jelentést készít. A munkatervekben és jelentésekben ki kell térni a munkacsomag outputjaira, eredményeire (metodika, indikátorok) munkacsomag és program szinten is. A munkacsomag szintű munkaterv és jelentés tervezetek véglegesítésére a munkacsomag által tartalmazott egyes feladatokat megvalósító szakmai team-ek vezetői és munkacsomag szakmai vezetője tesz közös javaslatot. A javaslat elfogadása során az érintettek konszenzusra törekednek, ennek hiányában döntést a 2/3 szavazattal hoznak. A javaslatot a munkacsomag szakmai vezetője felterjeszti a PIB részére.
3
Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete A munkacsomagon belül kialakított, fejlesztő vagy megvalósító feladatokat ellátó team-vezetők a feladat végrehajtására munkacsoportot hoznak létre. Az egyes feladatokért felelős munkacsoportokban megvalósítóként és véleményezőként közreműködő tagok és a team-vezető a munkájuk során konszenzusra törekednek, ennek hiányában döntést a 2/3 szavazattal hoznak. A munkacsoportok tagjait és a team-vezetőket a konzorciumi tagok jelölik a Konzorciumi Megállapodás felelősségi- és hatáskörök elosztásáról szóló 2. sz. mellékletében meghatározott elvek alapján. Minden munkacsoportban a részes konzorciumi tagok 1 szavazati joggal rendelkeznek. A Program pénzügyi vezetője, és a Pénzügyi menedzser irányítja a program pénzügyi és elszámolási folyamatainak szabályszerű kialakítását és működtetését, program költségvetése felhasználásának ütemezését és nyomon követését, valamint a pénzügyi jelentések elkészítését. Program minőségbiztosítási menedzser irányítja a programszervezetet és programot érintő, jellemzően külső ellenőrzésekre való felkészülést, felelős a program megvalósítását vagy az egyes mérföldkövek elérését akadályozó kockázatok feltárásáért. Végrehajtás napi szintjei: A program végrehajtási napi szintjét egyrészt az egyes munkacsomag szakmai team-ek, és az abban résztvevő szakértők; másrészt a funkcionális feladatokat ellátó szakértők, alkalmazottak, megbízottak alkotják. A Programszervezet egységei és feladataik A konzorcium a Programszervezet egységeit az alábbi feladatok ellátására jogosítja fel: Felügyelő Bizottság (FB) Évente legalább 2 alkalommal ülésezik. Szavazattal rendelkező 14 FB tag: konzorciumi tagok szervezeti vezetői, vagy a vezetők által delegáltak, EMMI vezető, vagy az általa delegált személy, programban résztvevő kisebbségi önkormányzatok képviselője, programban résztvevő települési önkormányzatok képviselője, a Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) képviselője, az NFÜ képviselője, Szavazattal nem rendelkező, állandó megfigyelő tag: a State Secretariat for Economic Affairs (SECO) képviselője, programmenedzsment szervezet vezetője. Eseti jelleggel munkájában szükség szerint részt vesznek nem szavazó meghívottak is. A nem szavazó tagok meghívásának a célja, hogy - az FB keretei között is - lehetővé tegyük az együttműködő szervezetek számára a program megvalósulásának, illetve az azt akadályozó esetleges kockázati tényezők kezelésének megismerését, és kifejthessék mindezzel kapcsolatos álláspontjukat. Feladatai: program stratégiai céljai teljesülésének ellenőrzése, FB ügyrendjének jóváhagyása, szükség szerint, de legalább évente kétszer FB ülés megtartása az elfogadott ülésterv szerint, támogatási szerződés, ill. konzorciumi szerződésben rögzített feladatok végrehajtásának figyelemmel kísérése, annak biztosítása, hogy a végrehajtás ne térjen el az előzetesen rögzítettől, a program műszaki tartalmának, vagy annak lényeges (támogatási szerződésben meghatározott lényegi célkitűzést befolyásoló) módosításának jóváhagyása, jóváhagyja az egészségügyi állapotfelmérés eredményeit (a program végrehajtás elején és végén),
4
Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete
jóváhagyja a 2. sz. munkacsomag eredményeit (beleértve a felkészülési munkát is), valamint a létrehozandó praxisközösségek listáját és azok jellemzőinek bemutatását, meghatározott értékhatár felett a támogatási szerződés, ill. a konzorciumi szerződés módosítására vonatkozó javaslat jóváhagyása, a működési kézikönyv jóváhagyása, időszakos beszámolók készíttetése, előzetes jóváhagyása, a program szervezetére vonatkozó módosító javaslat jóváhagyása, a megvalósítás finanszírozásához szükséges források biztosítása, a program elfogadott költségkeretét meghaladó igények jóváhagyása, ezekre fedezet biztosítása, a program félidei (mid-term) és program végi beszámoló elfogadása, a részére előterjesztett munkatervek és jelentések – valamint a jelentésekben bemutatásra kerülő eredmények, leszállított teljesítmények - elfogadása, szükség szerint kiegészítésére vagy átdolgozásra történő visszaküldése.
Programmenedzsment szervezet vezetője Ellátja a GYEMSZI Uniós Projekt Igazgatóság stratégiai főosztályvezetője. Feladatai: a program képviselete az FB felé, ill. kapcsolattartás, a PIB elnöki feladatainak ellátása, PIB tagok munkájának koordinálása, program egyes funkcióiba történő kinevezések, és a kinevezések visszavonásának jóváhagyása, FB/PIB ügyrendjének előkészítése, FB/PIB ülések összehívása, vezetése, jegyzőkönyv-vezetésről való gondoskodás, a határozatok nyilvántartása, PIB/FB határozatok végrehajtásának ellenőrzése, PIB tagjainak beszámoltatása, operatív kérdésekben döntés a pénzügyi felhasználásról (értékhatártól függően). Program Irányító Bizottság (PIB) A PIB évente négyszer ülésezik. Szavazattal rendelkező PIB tag (4 fő): programmenedzsment szervezet vezetője, programmenedzser, szakmai vezető, pénzügyi vezető, Szavazattal nem rendelkező, állandó megfigyelő tag: munkacsomag szakmai vezetők, amennyiben a napirend érinti az adott munkacsomagot, szakmai teamek vezetői, amennyiben a napirend érinti egy munkacsomag adott feladatát, pénzügyi menedzser, program minőségbiztosítási menedzser. Eseti jelleggel a munkájában részt vesznek a program támogató funkcióit ellátó szervezetek vezetői. Feladatai: PIB ügyrendjének jóváhagyása, negyedévenként program-megbeszélés tartása, a program áttekintése, a program számára meghatározott feladatok végrehajtásának biztosítása céljából, a munkacsomagok végrehajtásának koordinációja, a program hatékony és eredményes megvalósítása érdekében a szükséges intézkedések kidolgozása, határozathozatal, a tagjai részére feladatok meghatározása,
5
Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete FB számára készülő beszámolók készítésében közreműködés, az FB felé készítendő anyagok előzetes véleményezése, jóváhagyásra történő felterjesztése, a programterv módosításának kezdeményezése, előkészítése, a programszervezetre vonatkozó módosító javaslat jóváhagyásra előkészítése. Programmenedzser Ellátja a GYEMSZI által jelölt személy. Feladatai: a PIB munkájában való részvétel, a programvégrehatás érdekeinek képviselete a PIB-ben, a programszervezet operatív működtetése, a program tervszerű előrehaladásához szükséges programmenedzser szintű döntések meghozása, a programszervezet működési feltételeinek megteremtése, a szükséges infrastruktúra kialakítása, a munkacsomagok végrehajtásának ütemezése és koordinálása, erőforrásokkal való gazdálkodás, kapcsolattartás a támogatóval (NFÜ, EMMI) és a konzorciumi tagokkal, a program szakmai és pénzügyi vezetőjével együttesen a szakmai és a szabályossági szempontok érvényesítésének biztosítása, a közbeszerzések koordinálása a konzorciumi tagok között, operatív kérdésekben pénzügyi felhasználásról (értékhatártól függően) döntés, értékhatártól függő kötelezettségvállalás, dokumentálás, megfelelő teljesítések esetén a teljesítés igazolása, utalványozás, elszámolások, jelentések összeállítása a támogató, az FB és a PIB felé, előrehaladási jelentések (PEJ) összeállítása, ennek során együttműködés a szakmai és a pénzügyi menedzserrel, működési kézikönyv jóváhagyásra történő előkészítése, felkészülés az ellenőrzésre, ellenőrzések tűrése, ellátja a Projektmenedzsment munkacsomag szakmai vezetését. Szakmai vezető (Adatlap: műszaki terület felelőse) Ellátja az OALI által jelölt személy. Feladatai: kedvezményezettek közötti szakmai feladatok koordinálása, munkacsomagok végrehajtásának szakmai koordinálása, a PIB munkájában való részvétel, a szakmai érdekek összefogása a PIB-ben, a program szakmai és technológiai folyamatainak koordinálása, a szakmai megvalósítás előrehaladásának biztosítása, folyamatos együttműködés a programmenedzserrel, a program elvárt szakmai tartalmú és színvonalú megvalósításához szükséges eszközök, berendezések beszerzésében, valamint ennek megfelelően a program-működésre alkalmassá tételében való közreműködés, a program előrehaladása során keletkezett adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, feldolgozása, adatok továbbítása, szükség esetén helyszíni ellenőrzések végzése, szakmai teljesítés igazolásának jóváhagyása, rendszeres és ad-hoc szakmai jelentések, beszámolók összeállítása, továbbítása, a programban keletkező szakmai ajánlások, javaslatok továbbítása az illetékes szakmai szervezetek, felelősök számára országos szintű hasznosítás, ill. jogszabály-módosítás kezdeményezése céljából.
6
Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete
Munkacsomag szakmai vezetők Ellátják a konzorciumi szervezetek kijelölt/felkért személyek. A WP-01 kivételével a munkacsomag szakmai vezetők nem a projektmenedzsment, hanem a szakmai menedzsment tagjai. Feladataik: munkacsomag végrehajtásának vezetése, irányítása, a PIB munkájában való részvétel, a szakmai érdekek képviselete a PIB-ben, munkacsomag szervezése a konzorciumi megállapodás keretein belül, a szakmai program kidolgozása, ütemezése (havi, negyedéves és éves, illetve releváns esetben éven túli), munkacsomag egyes szakmai feladatainak végrehajtására team létrehozása, team vezetőjének kijelölése, az egyes feladatokat végrehajtó teamek munkájának koordinálása, megvalósítási kockázatok felmérése, szakmai vezető és/vagy programmenedzser felé jelzés, együttműködés a többi munkacsomag szakmai vezetővel és az egyéb közreműködőkkel, rendszeres és ad-hoc szakmai jelentések összeállítása, továbbítása, teljesítés ellenőrzése, megfelelőség esetén igazolás kiállítása, saját teljesítésről beszámolás, PEJ-ek összeállításához adatszolgáltatás, információadás, szerződés-előkészítésben, beszerzés-előkészítésben részvétel. Munkacsomagok (WP-k) és szakmai feladatok: WP-01 Programmenedzsment Főfelelős: Programmenedzser ! Konzorcium szakmai irányítása és koordinálása Projektmenedzsment Svájci-magyar partnerség FB és PIB működésének támogatása PIB működtetése Általános és előre nem látható események kezelése, jogi és közbeszerzési eljárások lefolytatása WP-02 Szakmai előkészítés, módszertani fejlesztés és monitorozás Főfelelős: OALI által jelölt személy Munkacsomag szakmai vezetése, irányítása Módszertan kidolgozása a praxisközösség működésének és működtetésének fejlesztésére Módszertan kidolgozása az egészségfejlesztési/prevenciós tevékenységek fejlesztésére és integrálásához Orvos-páciens kommunikáció fejlesztése (anyagok összeállítása, szóróanyagok elkészítése, kommunikációt fejlesztő képzés kidolgozása) E-Health otthoni távfelügyeleti eszközök alapellátásban való alkalmazási lehetőségeinek vizsgálata és szolgáltatási protokollok kidolgozása Praxisközösségek monitorozása és szakmai ellenőrzése, javaslattétel WP-03 Informatikai fejlesztés Főfelelős: GYEMSZI által jelölt személy Munkacsomag szakmai vezetése, irányítása Alapellátási szoftver fejlesztése és továbbfejlesztése, használatának támogatása a hatékony gondozás, megelőzés, jelentés és kutatási-elemzés támogatására A távfelügyeleti eszközök alkalmazásához kapcsolódó alkalmazásfejlesztés és továbbfejlesztés Az alapellátási és távfelügyeleti informatikai eszközök beszerzése, rendszerintegrációja, működtetése és karbantartása
7
Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete
WP-04 Képzések Főfelelős: DE által jelölt személy Munkacsomag szakmai vezetése, irányítása Tananyagfejlesztés és képzés a praxisközösség működésére vonatkozóan a praxisközösség tagjai számára (praxisközösségben való együttműködés) Tananyagfejlesztés és szakmai továbbképzés a háziorvos, házi-gyermekorvos, szakdolgozók, egészségőr számára (5 különböző képzés) Szupervízió (segítés, támogatás), készségfejlesztés, hálózat-építés a praxisközösség tagjai számára Felkészítés/tréning a stakeholderek képviselői (pl.: önkormányzat, a civil szervezetek) számára Javaslat a program tapasztalatainak az alap- és szakképzésbe történő beépítésére A fenntarthatóság érdekében a praxisközösségeken kívüli orvosok és egészségügyi szakdolgozók számára lehetővé teszi a tananyagok megismerését és a képzéseken való részvételt (credit pont) WP-05 Praxis közösségek tevékenysége és annak koordinálása Főfelelős: OALI által jelölt személy Munkacsomag szakmai vezetése, irányítása 24 mintapraxis kiválasztása Praxisközösségek működése Praxisközösségek működése számára szakmai, módszertani és távfelügyeleti help desk működtetése Adatszolgáltatás minőségbiztosítása WP-06 Roma közösségek speciális programjai Főfelelős: DE által jelölt személy Munkacsomag szakmai vezetése, irányítása Roma anya-gyermek egészség program A roma lakosságot megszólító prevenciós tevékenységek szakmai támogatása (helpdesk, workshop) Roma segéd egészségőrök képzése Roma egészségfelelős képzés WP-07 Kutatási programok Főfelelős: OALI által jelölt személy Munkacsomag szakmai vezetése, irányítása Bevont közösségek egészségének surveillance-sza, epidemiológiai kutatások Alapellátási adatszolgáltatásból származó adatok integrálása (szükséges adattartalom, elemzési és jelentési módszerek kidolgozása) az egészségstatisztikai rendszerbe Ellátás igénybevételének elemzése A praxisközösségek többletszolgáltatásaival és azok eredményességével kapcsolatos alap- és végfelmérés WP-08 Egészségpolitikai elemzések és ajánlások Főfelelős: OALI által jelölt személy Munkacsomag szakmai vezetése, irányítása Praxisok működésének, működtetésének értékelése Egészségfejlesztési tevékenység értékelése Szakmapolitikai javaslat a háziorvosi alapellátás fejlesztésére a program eredményei, tapasztalatai alapján WP-09 Külső kommunikáció Főfelelős: GYEMSZI által jelölt személy Munkacsomag szakmai vezetése, irányítása Általános tájékoztatás a projektről a döntéshozók, a szakemberek és lakosság felé
8
Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete Célzott kommunikáció a bevont térségekben a döntéshozók, a szakemberek és lakosság felé a projekt sikeres végrehajtása és hatása érdekében Szakmai és társadalmi egyeztetés lefolytatása Program pénzügyi vezetője (Adatlap: Egyéb 1) Ellátja a GYEMSZI Uniós Projekt Igazgatóság kontrolling főosztályvezetője jelölt személy. Feladatai: a PIB munkájában való részvétel, a likviditási és elszámolhatósági érdekek képviselete a PIB-ben, a program pénzügyi és elszámolási folyamatainak, nyilvántartási, elszámolási, aktiválási rendjének jóváhagyása, a program pénzügyi és elszámolási folyamatai működésének, elszámolásának ellenőrzése, elkészített kifizetési dokumentáció jóváhagyása, program terv-, tény költségvetésének figyelemmel kísérése, jelentéstétel.
Pénzügyi menedzser (Adatlap: Pénzügyi terület felelőse) Ellátja a GYEMSZI által jelölt személy Feladatai: a PIB munkájában való részvétel, a likviditási és elszámolhatósági érdekeket fenyegető kockázatok, illetve azok kezelésére kidolgozott javaslatok ismertetése a PIB részére, a program pénzügyi és elszámolási folyamatainak, elszámolási rendjének kialakítása, jóváhagyásra előkészítése a program pénzügyi és elszámolási folyamatainak működtetése, megvalósítása, pénzfelhasználás ütemezése, nyomon követése, likviditás menedzsment, a kedvezményezettek programmal kapcsolatos számviteli és pénzügyi feladatainak támogatása, szakmai egyeztetéseken részvétel, javaslatok és különböző dokumentációk pénzügyi és elszámolhatósági szempontú véleményezése, állományba vétel, aktiválás felügyelete, a program pénzügyi dokumentációjának egységes, szabványos formában történő kezelése, naprakészen tartása, kedvezményezettek (konzorciumi tagok) pénzügyi jelentéseinek fogadása, kezelése, a kifizetések jogosságának, szabályszerűségének ellenőrzése, helyszíni ellenőrzéseknél közreműködés, PEJ-ek összeállításában közreműködés, az ehhez kapcsolódó kifizetési dokumentáció összeállítása, az ehhez szükséges szakmai feladatok koordinálása, a program támogatója által üzemeltetett elszámolási rendszerben történő adatrögzítés, a program előrehaladásának során keletkezett adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, feldolgozása, adatok továbbítása részletes terv-, tény költségvetés figyelemmel kísérése, rendszeres és ad-hoc szakmai jelentések összeállítása, továbbítása, utalványozás, kötelezettségvállalás (aláírási és ellenőrzési jog). Program minőségbiztosítási menedzser Ellátja a GYEMSZI által jelölt személy. Feladatai: a PIB munkájában való részvétel, a szabályossági és minőségi érdekek képviselete a PIB-ben, a programszervezetet és a program végrehajtását érintő, jellemzően külső szerv által végzett ellenőrzésekre való felkészülés irányítása, és az ellenőrzésekben való közreműködés,
9
Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete a program számára megfelelő projektmenedzsment módszerek és eljárások ajánlása, azok alkalmazásának nyomon követése, a program végrehajtásának figyelemmel kísérése, a főbb mérföldkövekhez kapcsolódó minőségellenőrzés és projekt kontroll (controlling) feladatok ellátása az esetleges kockázatok feltárása érdekében, javaslattétel azok kezelésére. Jogi terület felelőse Ellátja a GYEMSZI által jelölt személy Feladatai: jogi szempontból a konzorciumi megállapodás előkészítése és kezelése, a támogatási szerződés előkészítése és kezelése, szerződés-sablonok kidolgozása, a szállítói szerződések előkészítése és kezelése, a szerződések jogi szempontú áttekintése, esetleges módosításának véleményezése, szabályossági minőségbiztosítás, a konzorciumi tagok vállalkozási szerződéseinek összevetése a támogatási és elszámolhatósági feltételekkel (folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés támogatása), a felmerülő jogi problémák azonosítása, kezelése, a programmal összefüggésben felmerülő jogi kérdések megoldásához szükséges szakmai tanácsadás, és jogi szakértelmet igénylő eseti feladatok elvégzése, jogi képviselet ellátása. Közbeszerzés felelőse Ellátja a GYEMSZI által jelölt személy. Feladatai: a tervbe vett beszerzések közbeszerzési szempontból való előzetes értékelése, a közbeszerzések előkészítése, lebonyolításának nyomon követése, a közbeszerzésben ajánlatkérőként részt vevő konzorciumi tag közbeszerzésért felelős munkatársaival és tanácsadóival való egyeztetés, koordináció, a Program Végrehajtó által igénybe vett, a lebonyolítást végző közbeszerzési és egyéb tanácsadók kiválasztásának előkészítése és koordinálása, a kiválasztott tanácsadók munkájának instruálása és számon kérése, a teljesítések igazolása és az igazolások felterjesztése jóváhagyásra a projektmenedzser részére, PR, a nyilvánosság tájékoztatásának felelőse Ellátja a GYEMSZI által jelölt személy Feladatai: a külső kommunikációs munkacsomag szakmai vezetőjével együttműködve javaslatot tesz a program éves tájékoztatási és nyilvánossági tervére, a kommunikációs-eszközök optimális összetételének kiválasztása, a lebonyolítást végző marketing-kommunikációs ügynökség kiválasztásának előkészítése, koordinálása, a nyilvánosságot megszólító akciók előkészítése, a lebonyolítás nyomon követése, a kiválasztott ügynökség munkájának instruálása és számon kérése, a teljesítések igazolása és az igazolások felterjesztése jóváhagyásra a projektmenedzser részére, gondoskodik a kommunikációs terv, így különösen az alábbi elemeinek kihelyezésről, illetve megvalósításáról: 1) hirdető- és emlékeztető táblák, plakátok 2) információs anyagok (honlap, hírlevél, papír alapú tájékoztató füzet, szórólap) 3) kommunikációs események: ünnepélyes megnyitó, záró és egyéb, a projekt megvalósítása szempontjából jelentős mérföldkövek elérésekor központi rendezvény és regionális rendezvény-sorozat (road-show) kommunikációs eszközök és szolgáltatások beszerzése (szükség szerint közbeszerzéssel), pl.: = országos csatornák nyitó és záró rendezvényekhez: rádió, TV, napi- és hetilap) = helyi TV és rádió, újság és nyomtatott hírlevél = VEK honlap és hírlevél, helyi önkormányzatok és VEK honlapjai közötti kapcsolat = közös internetes platform/honlap fejlesztése belső kommunikációra
10
Partnerségi Megállapodás 1. sz. melléklete Az SH/8/1 sz. projekt végrehajtásának szervezete
Programmenedzser asszisztens Ellátja a GYEMSZI munkatársa. Feladatai: a programmenedzser adminisztratív munkájának támogatása, a program dokumentáció egységes, szabványos formában történő kezelése, naprakészség biztosítása, a program során felmerülő adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, jelentések készítése, kötelezettség-vállalások, megrendelések, stb. adminisztratív jellegű előkészítése, emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek, egyéb anyagok, dokumentumok megküldése az érintetteknek, találkozók, megbeszélések, tárgyalások, rendezvények technikai előkészítése, előrehaladás és szakmai teljesítésigazolások összeállítása, program előrehaladási jelentések adminisztratív jellegű előkészítése. Munkacsomag szakmai teamek A konzorciumi tagok által delegált személyek, belső és külső szakértők, kiválasztott szállítók képviselői alkotják. Feladataik: a munkacsomag egyes feladatainak megvalósítása a munkacsomag fejlesztési vagy végrehajtási szakaszában megvalósítóként vagy véleményezőként részvétel, más munkacsomagok munkájának információval, konzultációval történő segítése. Team vezetőt a munkacsomagok egyes feladatainak végrehajtásáért felelősséget vállaló konzorciumi tag jelöli. A konzorciumi tagok szerepe a munkacsomagok és az azokat alkotó az egyes feladatokban A munkában közvetlenül részt vevő, a költségek elszámolására jogosult konzorciumi tagok kompetenciái: F= Munkacsomag-, illetve feladat-megvalósító munkacsoportot vezet (főfelelős); M= a munkacsomag fejlesztési vagy végrehajtási szakaszában megvalósítóként vesz részt; V= a munkacsomag fejlesztési vagy végrehajtási szakaszában véleményezőként vesz részt. A részletes feladat- és hatásköri mátrix a Konzorciumi Megállapodás felelősségi- és hatáskörök elosztásáról szóló 2. sz. mellékletében található. Külön ki kell emelni, hogy a WP-02 „Szakmai előkészítés, módszertani fejlesztés és monitorozás” munkacsomag végrehajtásáért felelős OALI a Háziorvostani Szakmai Kollégiummal közösen 2005-ben felülvizsgálta és átdolgozta a Háziorvosi praxis hatásköri listáját, ami az egészségügyi tárca (akkor: EüM) szakmai protokolljaként az Egészségügyi Közlöny 2006/5-ös számában jelent meg. (2011 márciusában a hatásköri lista módosult és érvényessége további 5 évre meghosszabbításra került.) A programban tesztelni tervezett praxisközösségi modell ugyanakkor megköveteli mind a háziorvostani, mind a többi érintett szakági szakmai irányelv és módszertani levét alkalmazásának és érvényesülésének újragondolását, illetve a módosítások és szükség szerint új protokollok bevezetését. A program keretében kidolgozásra kerülő új, a praxisközösségi modellre specifikált szakmai protokollokra vonatkozó javaslatokat a konzorciumi tagok szakemberei az OALI vezetésével készítik el és próbálják ki a bevont háziorvosi szolgálatok segítségével. A WP-02 tagjai ezután véglegesítik javaslatokat, majd az egészségügy területén működő szakmai kollégium érintett tagozatai és tanácsai részészére megküldik. A vonatkozó jogszabályok szerint a szakmai kollégium, mint egészségügyért felelős miniszter javaslattevő, véleményező és tanácsadó szakmai testülete egyetértése esetén a javaslatot jóváhagyásra előterjeszti a miniszter részére.
11
