1. sz. melléklet. Névhasználati Kézikönyv

1. sz. melléklet

Névhasználati Kézikönyv 0

Tartalom NÉVHASZNÁLATI KÉZIKÖNYV .................................................................................. 2 1. BEVEZETÉS ................................................................................................................. 2 2.

A TOURINFORM MÁRKA ..................................................................................... 2 2.1.

NÉV- ÉS LOGÓHASZNÁLAT ......................................................................................................................................... 3

3. A TOURINFORM IRODA ............................................................................................ 4 3.1. A TOURINFORM IRODÁK HELYE MAGYARORSZÁG TURISZTIKAIRENDSZERÉBEN ............................................................... 5 3.2. A TOURINFORM IRODA FELADATAI ........................................................................................................................................ 5 3.2.1. Tourinform iroda feladatai ............................................................................................................................ 6 3.2.2. Egyéb feladatok meghatározása..................................................................................................................... 9

4.

TOURINFORM -IRODA LÉTESÍTÉSE ................................................................. 9 4.1. A LÉTESÍTŐK KÖRE .................................................................................................................................................. 10 4.2. A TOURINFORM IRODA VEZETŐJÉRE ÉS MUNKATÁRSAIRA VONATKOZÓ SZAKMAI ELŐÍRÁSOK .......................................... 11 4.3. AZ ÜGYFÉLSZOLGÁLATI IRODAHELYISÉGRE VONATKOZÓ SZAKMAI ELŐÍRÁSOK ............................................................ 12 4.3.1. Az irodahelység jellemzői, elhelyezkedése .................................................................................................... 12 4.3.2. A Tourinform iroda kialakítása, berendezése ............................................................................................... 13 4.3.3. Az iroda elnevezése ..................................................................................................................................... 14 4.3.4. Nyitvatartás ................................................................................................................................................ 14

5.

A TOURINFORM IRODA FENNTARTÁS A ...................................................... 14 5.1. A LÉTESÍTŐT TERHELŐ MŰKÖDÉSI/ÜZEMELTETÉSI KÖLTSÉGEK .................................................................................... 15 5.2. AZ MT ZRT. VÁLLALT KÖTELEZETTSÉGEI ................................................................................................................. 15 5.2.1 A dolgozók képzése, továbbképzése, kapcsolattartás ................................................................................................... 15 5.2.2. Promóció ................................................................................................................................................................. 16 5.2.3. A Tourinform iroda megtalálhatósága, felismerhetősége ........................................................................................... 16 5.2.4. Arculati elemek, szóróajándékok ............................................................................................................................... 16 5.2.5. Kutatások, felmérések végzése .................................................................................................................................. 17 5.2.6. Turisztikai adatbázis (NETA) .................................................................................................................................... 17 5.2.7. Az irodák ellátása nemzetközi turisztikai kiadványokkal............................................................................................. 17 5.2.8. Az irodák saját kiadványainak terjesztése ................................................................................................................. 17 5.2.9. Kapcsolattartás az irodák és a Magyar Turizmus Zrt. között ...................................................................................... 18 5.2.10. Egységes email-címek ............................................................................................................................................. 18 5.2.11. Szakmai anyagok .................................................................................................................................................... 18 5.2.12. Szakmai együttműködés .......................................................................................................................................... 18 5.3. A LÉTESÍTŐ TÁJÉKOZTATÁSA.................................................................................................................................... 19

6.

A TOURINFORM -IRODA ÜZLETI TEVÉKENYSÉGE ................................... 20 6.1. A TOURINFORM IRODA BEVÉTELSZERZÉSI LEHETŐSÉGEI ............................................................................................. 21 6.1.1. Egyéb bevételszerzési lehetőségek................................................................................................................ 21

7.

ELLENŐRZÉS ....................................................................................................... 22

8. TURISZTIKAI DESZTINÁCIÓS MENEDZSMENT ÉS A TOURINFORM HÁLÓZAT ....................................................................................................................... 23 MELLÉKLET EK ............................................................................................................ 25

1

NÉVHASZNÁLATI KÉZIKÖNYV 1. BEVEZETÉS Magyarország teljes, átfogó turisztikai ajánlatának non-profit képviseletét belföldön és külföldön a Magyar Turizmus Zrt. látja el országos marketingtevékenységén keresztül. A Magyar Turizmus Zrt. feladata a beutazó es a belföldi turizmus ösztönzésével erősíteni a keresleti oldalt az iparág konjunkturális fejlődéséhez, valamint másodlagos, támogató jellegű szakmai koordinációs tevékenységével a piaci szereplők és a szakmai partnerek – köztük a Tourinform irodák – munkáját segíteni. A Magyar Turizmus Zrt elsődleges feladata a bel-, és külföldi turisták maximális komfortérzetének javítása, s ezáltal a nekik ajánlott turisztikai szolgáltatásokon keresztül - a vállalkozások érvényesülésének segítésével - a helyi és állami turisztikai bevételek növekedésének elősegítése. A Magyar Turizmus Zrt. fogja össze a helyi kezdeményezésre létrejött információs irodákból álló országos hálózat szakmai tevékenységét. A Tourinform Névhasználati Rendszer lényege, hogy a turista információs irodákat létesítő és működtető fenntartók vállalják, hogy a névhasználati szerződés megkötésével az információs irodát a Tourinform-hálózathoz csatlakoztatják, és betartják az előírt szakmai szempontokat a Magyar Turizmus Zrt. által biztosított szakmai háttér és szolgáltatások fejében. A Névhasználati Kézikönyv szabályozza a Magyar Turizmus Zrt. tulajdonában lévő Tourinform márkanév alatt működő turisztikai információs irodák tevékenységét. A Tourinform iroda abban különbözik egy turisztikai információs irodától, hogy jogosult használni a Tourinform nevet és logót, részesül a Magyar Turizmus Zrt. szakmai felügyelete alatt működő irodahálózat előnyeiből (információáramlás, kiadványok, promóciós megjelenési lehetőségek, stb.) A Névhasználati Kézikönyv szabályozza a Magyar Turizmus Zrt. tulajdonában lévő Tourinform márkanév alatt működő turisztikai információs irodák szakmai tevékenységét.

Az első Tourinform iroda 1981-ben alakult Budapesten, a Magyar Turizmus Zrt. jogelődjének tulajdonában. Az országos hálózat kiépítése 1992-ben kezdődött el, és mára egy valamennyi turisztikai régióban jelen lévő országos hálózattá fejlődött.

2.

A TOURINFORM MÁRKA

A Tourinform név és logo márka védjegyoltalmi védettséget élvez, korlátlan használója a Magyar Turizmus Zártkörűen Működő Részvénytársaság (továbbiakban MT Zrt.).

2

Az MT Zrt.: - Névhasználati Szerződést köt a csatlakozó iroda Létesítőjével, amelyben átadja és engedélyezi az iroda működésének időtartama alatt a Tourinform név és logo használatát. - a Névhasználati Szerződés elválaszthatatlan mellékletét képező Névhasználati Kézikönyvben részletesen leírja a hálózat működését, szabályozza az MT Zrt. és a Létesítő jogait illetve kötelezettségeit, meghatározza a csatlakozó irodára vonatkozó szakmai és működési előírásokat, valamint azokat a szolgáltatásokat, amelyeket az MT Zrt. kizárólag a Tourinform nevet használó irodák részére biztosít. A Tourinform márkanév egy egységes, a márkapolitikának megfelelő turisztikai szolgáltatást nyújtó, non-profit térségi képviseletet ellátó, a turisztikai vállalkozók számára versenysemleges feltételeket biztosító, hálózatba szervezett információs irodarendszer azonosítója. A márka-kommunikáció a rendszer előnyeinek hangsúlyozására koncentrál, ezért minden egyes, a hálózathoz tartozó Tourinform irodának saját, színvonalas működésével hozzá kell járulnia a pozitív márkaimázs kialakításához, folyamatos erősítéséhez. A Tourinform márkához nem illő magtartás, a Névhasználati Szerződés ill. Kézikönyv be nem tartása a szerződés megszűntetését vonhatja maga után.

2.1.

NÉV- ÉS LOGOHASZNÁLAT

Az MT Zrt. a Névhasználati Szerződés megkötésével a következőkben meghatározott módon és területen átengedi a Tourinform védjegy használatát és feljogosítja az iroda Létesítőjét az azzal kapcsolatos minták, betűjelzések és módszerek háborítatlan használatára. A védjegy átadása kizárólag az iroda Létesítőjére vonatkozik, így azt a Létesítő az MT Zrt. hozzájárulása nélkül harmadik személyre át nem ruházhatja. Az MT Zrt. a hozzájárulás megadását megelőzően jogosult vizsgálni a harmadik fél alkalmasságát, a jelen kézikönyvben foglalt feltételeknek való megfelelését. A Létesítő tudomásul veszi, hogy az MT Zrt. korlátlan használója a Tourinform védjegynek és ehhez kapcsolódó jó hírneve, valamint minden joga megfelelő védelem alá esik. A Létesítő a védjegyet csak a jelen Névhasználati Kézikönyv kikötéseivel összhangban alkalmazhatja. Semmiképpen és semmilyen esetben sem jogosult a védjegyet egészében vagy részeiben saját nevén nyilvántartásba venni. A Létesítő kötelezi magát, hogy az általa üzemeltetett irodában, az átadott Tourinform logót kötelezően alkalmazza a Névhasználati Kézikönyv 2. számú mellékletében foglaltaknak megfelelően mind színét, mind méretét, mind grafikai megjelenését tekintve. A Létesítő kötelezi magát, hogy a Névhasználati Szerződés aláírását követően valamennyi cégtábla, betűjelzés, reklámkiadvány, szóróanyag stb. kiadása tekintetében betartja a kézikönyv név- és logóhasználattal kapcsolatos előírásait. Mind az MT Zrt., mind az iroda Létesítője kötelezettséget vállalnak arra, hogy a működési területükön nem járulnak hozzá semmilyen olyan cselekedethez, amely az MT Zrt.-nek a Tourinform védjeggyel kapcsolatos jogait csorbítja, illetve korlátozza, jó hírét sérti.

3

Ha bármely fél tudomására jut a fentiek megsértése, úgy köteles haladéktalanul a másik felet értesíteni a jogosulatlan használatról.

3. A TOURINFORM IRODA A Tourinform iroda egyfajta bemutatóterem, amely elsősorban a település/térség fogadószobája, kirakata, ahol a vendég a térségi és nemzeti (országos) turisztikai kínálattal egyaránt találkozik. A Magyar Turizmus Zrt. versenysemleges módon kívánja marketingeszközökkel támogatni és ösztönözni a Magyarországra irányuló, valamint a belföldi turizmust. A Tourinform iroda e tevékenység egyik végpontja, ahol a turista ténylegesen és személyesen is találkozik az adott település/térség turisztikai szakembereivel és kínálatával. A Tourinform iroda feladata a Létesítő által megfogalmazott turisztikai feladatok ellátása, az MT. Zrt-vel kötött Névhasználati Szerződésben, valamint a Névhasználati Kézikönyvben rögzített szakmai elvárásokkal összhangban. Alapvetően 2 típusú irodát különböztetünk meg: - egész évben nyitva tartó, ügyfélforgalmat ellátó Tourinform iroda - szezonálisan nyitva tartó, ügyfélforgalmat ellátó Tourinform iroda Létezik még: - megyei fenntartású, nem ügyfélforgalmas iroda (megyei szintű, koordináló feladatokat ellátó irodák) Az ügyfélforgalmas irodákat kategorizáljuk, így az iroda lehet - Minősített Tourinform iroda - Tourinform iroda (A kategóriába sorolás szempontjait az 5. számú melléklet részletezi.) A kategorizálást kizárólag a rendszerbe tartozó irodák szakmai besorolására használjuk, a vendég felé nem jelöljük a megkülönböztetést. A Tourinform – hálózatban a fenti alaptípusokon kívül előfordulhat még: Tourinform-pont: Bármely Tourinform iroda működtethet szezonális jelleggel Tourinformpontot a saját településén belül ill. az adatgyűjtő területéhez tartozó településeken. A Tourinform - pontok pontos helyszínét a Magyar Turizmus Zrt. felé írásban be kell jelenteni. A Tourinform – pontra is vonatkoznak a logo- és védjegy használatának szabályai. (ld. 2.1. fejezet) Kitelepülés: Bármely Tourinform iroda egy konkrét rendezvényen való ideiglenes működése pulttal, kiadványokkal, stb.

4

3.1. A TOURINFORM IRODÁK HELYE MAGYARORS ZÁG TURISZTIKAI RENDSZERÉBEN A Létesítő a Tourinform iroda munkáját az önkormányzat, a térségi társulás, a turisztikai egyesület, TDM szervezet koncepciója, a régió turisztikai fejlesztési programja és az MT Zrt. Névhasználati Szerződésben foglalt szakmai elvárásait figyelembe véve önállóan irányítja. Az MT Zrt. összefogja, egységes szakmai és működési kritériumrendszer alapján koordinálja a helyi kezdeményezésre létrejött irodákból álló országos hálózat szakmai tevékenységét. Az MT Zrt. Igazgatóságai és Regionális Marketing Igazgatóságai (RMI-k) működést összehangoló szervezetként: -

segítik a területükön működő Tourinform irodák szakmai munkáját, koordinálják a régió szintű marketing együttműködéseket, ellenőrzik a Névhasználati Kézikönyvben meghatározott szakmai feladatok ellátását.

A Tourinform irodák munkájuk során a Létesítő mellett, rendszeres szakmai kapcsolatban állnak egymással, a térség turisztikai szolgáltatóival, a különböző szakmai szervezetekkel, intézményekkel és az MT Zrt. szakmai kapcsolattartóival. Az iroda – adatgyűjtő területére vonatkozóan – a helyi személyes információszolgáltatásban, a kiadványok elhelyezésekor, a telefonos és elektronikus információszolgáltatásban, valamint a NETA adatbázis frissítésekor adatgyűjtő területe turisztikai szolgáltatóiról versenysemlegesen szolgáltat információt. A Tourinform irodák a Névhasználati Szerződés ill. Kézikönyv előírásaival nem ütköző, az adott desztináció turizmusának javát szolgáló egyéb feladatokat is elláthatnak a Létesítő szándéka szerint.

3.2. A TOURINFORM IRODA FELADAT AI A Tourinform irodák elsődleges feladata a turisták versenysemleges tájékoztatása a helyi, térségi és országos turisztikai kínálatról. A versenysemlegességet a tursták felé kell biztosítani, azaz a turistáknak meg kell adni minden információt. Ellentmond a versenysemlegességnek egy vagy csak néhány szolgáltató kizárólagos ajánlása, amennyiben az érdeklődő turista kérésének több is megfelel. A vendég versenysemleges tájékoztatása minimálisan az alábbiak nyújtásával valósul meg: - NETA adatbázis töltése (minden az adatgyűjtő területhez tartozó szolgáltató adatainak rögzítése és az adatbázis frissítése) - Írásban minden esetben szerepelteti a www.tourinform.hu honlapot, amelyen keresztül elérhető valamennyi NETÁ-ba feltöltött szolgáltatás - Lehetőséget biztosít az adatgyűjtő területén található valamennyi turisztikai szolgáltató számára, hogy kiadványait elhelyezze a vendégtérben (díjmentesen vagy költségtérítés ellenében)

5

A Tourinform irodának lehetősége van arra, hogy kiemelt partnereit kiemelten jelenítse meg. Az MT Zrt. a Névhasználati Szerződés alapján a következő szakmai feladatok magas szintű ellátását várja el a Létesítőtől, illetve a Létesítő által fenntartott Tourinform irodától:

3.2.1.

Tourinform iroda feladatai

Az alábbiakban meghatározott tevékenységet valamennyi iroda ellátja. Amennyiben eltér az éves és szezonális irodák feladata, azt külön jelezzük. 1. Információadás A Tourinform iroda alapvető feladata a belföldi és külföldi turisták, valamint a helyi lakosság versenysemleges, naprakész és átfogó tájékoztatása a települési, térségi, regionális és országos turisztikai kínálatról (látnivalókról, turisztikai szolgáltatókról, programgazdákról, szolgáltatásokról, programokról), a működési terület megismertetése, jó hírének erősítése.

2. A turisztikai kereslet és kínálat közvetítése A Tourinform iroda napi munkája során folyamatos szakmai kapcsolatot tart a működési területén (az iroda adatgyűjtő területén) található turisztikai szolgáltatókkal, vállalkozókkal, a különböző szakmai szervezetekkel, intézményekkel. Közvetlenül értesül a turisták minőségi elvárásairól, a keresett, esetleg hiányolt szolgáltatásokról. Információt ad a turisztikai stratégiák kidolgozásához.

3. Adatgyűjtés, adatszolgáltatás és adatfrissítés (NETA) Az információadás mellett a Tourinform irodák legfontosabb feladata a működési területét (Névhasználati Szerződés 2. melléklet) érintő turisztikai adatok egész évben, folyamatosan történő gyűjtése, illetve adatszolgáltatás, adatfrissítés a Névhasználati Szerződés 3. mellékletében meghatározott módon az MT Zrt. Nemzeti Turisztikai Adatbázisában (NETA). A NETA adatbázis az alapja az MT Zrt. turisztikai honlapjainak: www.itthon.hu, www.hungary.com és www.tourinform.hu. 4. Kiadványterjesztés A Tourinform irodák feladata az MT Zrt. nemzeti és regionális kiadványainak, kisrégiók, valamint az iroda működési területén kiadott, továbbá az iroda saját kiadványainak a bemutatása és átadása az érdeklődőknek, hogy minél szélesebb képet kaphassanak az adott desztináció kínálatáról. A Tourinform iroda kiadványkínálatában a következőknek kell szerepelnie: - az MT Zrt. kiadványai - az MT Zrt. által delegált kiadványok - más települések Tourinform irodáinak saját kiadványa - a Tourinform iroda működési területét érintő megye összes turisztikai kiadványa

6

- az iroda működési területén kiadott összes turisztikai kiadvány - a Tourinform iroda saját kiadványai - az iroda adatgyűjtési területén működő turisztikai szolgáltatók/ programgazdák kiadványai (amennyiben átadják és igénylik azok terjesztését) Valamennyi kiadványnak az iroda vendégterében, a betérő turista által elérhető helyen kell lenniük. A térségben tevékenykedő turisztikai vállalkozók, programgazdák a Tourinform irodákban versenysemleges módon helyezhetik el ajánlataikat. Van lehetőség partnerek kiadványainak kiemelt megjelenítésére (pl. TDM tagok kiadványai). 5. Egyéb adatszolgáltatási kötelezettség - A nyomtatott és elektronikus sajtóban megjelenő Tourinform-összeállításokhoz az irodával, illetve a működési területtel kapcsolatos turisztikai hírek soron kívüli eljuttatása az MT Zrt. részére. - Statisztikák készítése – az iroda látogatottsága, látogatóprofil, elégedettség, írásbeli érdeklődés stb. – az MT Zrt. által esetenként megadott módszertannak megfelelően. Az iroda látogatottsági adatainak (személyes, telefonos, e-mailes megkeresések száma napi bontásban, a megadott sablon szerint) leadási határideje a tárgyhót követő 10. nap. - Megadott szempontok alapján az iroda működéséről éves jelentés (beszámoló) készítése és eljuttatása az MT Zrt. részére a tárgyévet követő március 15-ig. Szezonális irodáknak a határidő tárgyév szeptember 30. - Az iroda éves tevékenységét bemutató marketingtervének vagy feladattervének és éves költségvetésének megküldési határideje: tárgyév április 15. Szezonális irodáknak a határidő június 15.) A költségvetést az alábbi bontásban kell megküldeni: Működési költség összesen: Marketing keret összesen: Várható bevétel összesen (amennyiben van ilyen adat): Az irodák által megküldött költségvetési adatok a Magyar Turizmus Zrt. számára csak tájékoztató jellegűek, harmadik félnek nem adjuk ki. Az adatokból kimutatások készülnek annak alátámasztására, hogy a teljes Tourinform-hálózatba fektetett fenntartói költségek mekkora látogatottságot eredményeznek, hány főt (hány millió főt) szolgálnak ki évente. - Az irodát érintő bármilyen változásról (munkatársakat érintő változások, elérhetőségek módosulása, nyitva tartás változása, stb.) az MT Zrt. azonnali írásbeli értesítése. - Költözés esetén az iroda köteles legalább 30 nappal korábban írásban értesíteni az MT Zrt.-t, az új iroda alaprajzának, valamint az iroda helyét jelző települési vázlatrajznak (a szomszédságban illetve a környéken - 100 m-es körzetben - fekvő épületek funkciójának feltüntetésével) a megküldésével. Kérésre az költözést szakmailag meg kell indokolnia az irodának.

7

- Az irodák fenntartóinak adataiban történő változás szerződésmódosítást von maga után, ezért az ilyen jellegű változásokat legalább 30 nappal korábban írásban kell bejelentenie a Létesítőnek az MT Zrt. Felé az alábbi adatok megküldésével: · A jelenlegi és új fenntartó alábbi adatai: név, székhely, cégjegyzékszám, adószám, bankszámlaszám, képviseli, kapcsolattartó, telefon, telefax, e-mail · A fenntartóváltás dátuma · Az iroda átadásáról szóló határozat másolata, valamint az új fenntartó alapító okiratának másolata - A szezonális irodáknak a nyitást követő 5 napon belül be kell jelentkezniük a Magyar Turizmus Zrt. Tourinform koordinációjánál.

6. Egyéb feladatok - Kötelező részvétel az MT Zrt. által szervezett továbbképzéseken, konzultációkon, tréningeken, országos Tourinform találkozókon. - A turisták helyi érdekképviseletének ellátása, a bajba jutott turisták segítése. - Folyamatos kapcsolattartás és együttműködés (kiadványok készítése, tanulmányutak szervezése stb.) az MT Zrt. regionális marketing igazgatóságaival. - Az adott desztinációban felmerülő szakmai problémák esetén a Magyar Turizmus Zrt. tájékoztatása - A nemzeti és regionális kiadványokhoz (prospektusok, útikönyvek, újságcikkek stb.) igény esetén beszerzi a kért adatokat, azokat szakmailag ellenőrzi, jóváhagyja, határidőre megküldi - a turisztikai régió képviselete hazai és külföldi turisztikai kiállításokon - közreműködés hazai és külföldi turisztikai szakemberek, médiumok képviselői számára szervezett tanulmányutak előkészítésében és lebonyolításában - részvétel az MT Zrt. kutatásaiban, adatot szolgáltat, kérdőívezik (biztosítja ennek lehetőségét)

7. Egyéb feladatok a Létesítő igényeinek megfelelően: - turisztikai marketing feladatok ellátása (kiadványok készítése, részvétel hazai és külföldi turisztikai kiállításokon, jelentősebb rendezvényeken, eseményeken, a működési terület turisztikai vállalkozóinak képviselete, stb.) -

pályázati lehetőségek figyelése, pályázatokon való részvétel szervezése

- közreműködés az adott térség idegenforgalmi fejlesztésének koordinálásában, turisztikai értékeinek feltárásában, számbavételében - helyi turisztikai vállalkozók támogatása megfelelő minőségű, jól értékesíthető turisztikai termékek létrehozásában

8

-

kapcsolatot tart a helyi, regionális és országos médiával

- közreműködés szakmai delegációk, médiumok képviselőinek fogadásában, programjaik megszervezésében, lebonyolításában - aktív közreműködés a terület hazai- és külföldi kapcsolatainak kiterjesztésében és ezek hasznosításában a helyi turizmus fejlesztése érdekében

létrehozásában,

- kezdeményező, koordináló szerepvállalás helyi rendezvények, események létrejöttében, szervezésében 3.2.2.

Egyéb feladatok meghatározása

Az MT Zrt. jelen Névhasználati Kézikönyv előírásain felül a Tourinform iroda Létesítője számára egyéb feladatot csak külön szerződésben rögzített feltételek mellett írhat elő.

4.

TOURINFORM -IRODA LÉTESÍTÉSE

A Tourinform iroda egy speciális idegenforgalmi szolgáltató iroda, amelynek működését a mindenkor hatályos jogszabályok mellett a Tourinform Névhasználati Kézikönyv előírásai is szabályozzák. A Létesítő által fenntartott, illetve alapítandó turisztikai információs iroda csatlakoztatható a Tourinform-hálózathoz, amennyiben a Létesítő vállalja, hogy a Tourinform irodát minimum 5 évig üzemelteti a Névhasználati Szerződésnek és Kézikönyvnek megfelelően. 1. Az irodanyitási szándékot magában foglaló szándéknyilatkozatot 90 nappal a tervezett nyitás előtt kell a Létesítőnek elküldenie a Magyar Turizmus Zrt. részére írásban. A szándéknyilatkozatnak tartalmaznia kell az alábbiakat: - iroda nyitás szakmai indoklása - a tervezett adatgyűjtő terület turisztikai látnivalóinak felsorolása (TOB)* - egész évben vagy szezonálisan nyitva tartó iroda-e - tervezett adatgyűjtő-területe (Települések TOB számmal) - az iroda tervezett helye a településen belül (térképvázlattal) - a Létesítő alapító dokumentumai 2. Az MT Zrt. minden esetben kikéri az illetékes regionális marketing igazgatóság, a Tourinform Szövetség, valamint a környező Tourinform irodák szakmai véleményét az irodanyitással kapcsolatban, szakmailag felülbírálja, hogy indokolt-e az adott településen a Tourinform iroda nyitása. 3. Pozitív elbírálását követően a Létesítőnek adatlapot kell kitöltenie, és minden szükséges melléklettel együtt a Magyar Turizmus Zrt. számára megküldeni. Adatlap tartalmi elemei:

9

· Létesítő adatai, név, elérhetőség, cégjegyzékszám vagy nyilvántartási szám, KSH törzsszám, adó és TB szám, stb. alapító okirat másolata · Információs iroda adatai, elérhetőség, nyitva tartás, alaprajz, települési vázlatrajz · Létesítő nyilatkozatai · Iroda megvalósításának ütemterve, nyitás tervezett időpontja 4. Névhasználati szerződés megkötése 5. A Névhasználati elemek (portáltábla, nyitva zárva tábla, szóró ajándékok, kiadványok) átvétele a Logisztikai bázison (Budapesten!) * A Tourinform irodának az adatgyűjtő-területén az alábbi turisztikai objektum (TOB) számmal kell rendelkeznie: - ha egy települése van: minimum 30 TOB - ha több települése van: településenként minimum, átlag 15 TOB Szezonális iroda adatgyűjtő-területe csak a saját települése lehet, kivéve az egész évben üzemelő szezonális irodákat, amelyek több települést is gyűjthetnek. A TOB-ok számától függetlenül Tourinform iroda csak olyan településen lehet, ahol a település önmagában is turisztikai vonzerőt jelent.

4.1.

A LÉTESÍTŐK KÖRE

A Tourinform-hálózat önkéntes, alulról építkező rendszer. Tourinform irodát - minden esetben az MT Zrt.-vel megkötött Névhasználati Szerződés alapján a következő szervezetek (továbbiakban: Létesítő) létesíthetnek és működtethetnek: -

települési önkormányzatok: § saját irodaként (az önkormányzat részeként, nincs önálló költségvetése a Tourinformnak) § intézményt hozhat létre, amely a továbbiakban üzemelteti a Tourinform irodát (pl. könyvtár, ebben az esetben sincs önálló költségvetése) § non-profit gazdasági társaságot alapít, amelynek többségi tulajdonosa az önkormányzat marad (ezesetben a cégnek van önálló költségvetése, pl. egyesület, alapítvány, nemzeti park)

-

egyéb turisztikai profilú non-profit gazdasági társaság (egyesület, alapítvány, TDM szervezet)

-

állam (az önkormányzati törvény változásának értelmében a korábban megyei feladatokat 2011. szeptember 1-jétől az állam látja el)

A versenysemlegesség megőrzése érdekében profitorientált gazdasági társaság (utazási iroda, szálláshely, turisztikai szolgáltató stb.) nem létesíthet, nem üzemeltethet Tourinform irodát. A Létesítő megbízhat az iroda üzemeltetésével non-profit, turisztikai profilú szervezetet. Az üzemeltetés átadásához a Magyar Turizmus Zrt. előzetes írásbeli jóváhagyása szükséges. Az üzemeltetés átadását az üzemeltetési szerződés másolatának előzetes megküldésével kell igazolni.

10

4.2. A TOURINFORM IRODA VEZETŐJÉRE VONATKO ZÓ SZAKMAI ELŐÍRÁSOK

ÉS

MUNKATÁRSAIRA

Az MT Zrt. az irodavezetőre és a dolgozókra vonatkozóan minimális szakmai előírásokat határoz meg, amelynek célja, hogy a hálózat munkájának minőségét biztosítsuk. A Létesítő ennél magasabb igényeket is támaszthat. Egyéb vonatkozó jogszabályok: 5/1997.(III.5.) IKIM-rendelet Az irodavezető kinevezéséhez az MT Zrt. egyetértő szakmai véleménye szükséges. Minden esetben meg kell küldeni az irodavezető szakmai végzettségét igazoló dokumentumok másolatát az MT Zrt. részére. Az irodavezető végzettségére vonatkozó előírások: Szezonális iroda esetében · · · · · ·

középfokú szakirányú végzettség szakmai önéletrajz legalább 1 éves szakmai gyakorlat legalább egy idegen nyelv (angol vagy német) középfokú ismerete (nyelvvizsgával igazolt) számítógépes alapismeret (Word, Excel, PowerPoint, Internet) jó helyismeret

Éves iroda esetében · · · · · ·

felsőfokú szakirányú végzettség vagy középfokú szakmai végzettség és legalább 3 éves szakmai gyakorlat legalább egy idegen nyelv (angol vagy német) középfokú ismerete (nyelvvizsgával igazolt) szakmai önéletrajz számítógépes alapismeret (Word, Excel, PowerPoint, Internet) jó helyismeret

Az iroda munkatársainak végzettségére vonatkozó előírások minden irodaszinten: · középfokú, lehetőleg szakirányú végzettség · legalább egy idegen nyelv (angol vagy német) középfokú ismerete · számítógépes alapismeret (Word, Excel, Internet) · jó helyismeret A végzettségek ellenőrzése a Létesítő és az irodavezető feladata és felelőssége. Egyéb előírások minden irodaszinten: · Az iroda munkatársai legalább két világnyelven – határmenti területeken lehetőleg a megfelelő idegen nyelven is - tudjanak felvilágosítást adni. · A NETA megbízható ismerete és használata (az oktatásról az MT Zrt. gondoskodik) egy vagy több kolléga által, amellyel biztosítható az adatbázis folyamatos kezelése. · A NETA adatbázis, a Tourinform Faliújság és a Tourinformos e-mail fiók hozzáférésének ismerete, használata és rendszeres látogatása, amellyel biztosítható a folyamatos kapcsolattartás az MTZrt-vel és a turistákkal.

11

A Tourinform irodában dolgozók létszáma: A Tourinform irodában dolgozók létszámát elsősorban a helyi igényeknek megfelelően kell meghatározni úgy, hogy a turisták kiszolgálása és a Névhasználati Kézikönyvben előírt feladatok ellátása folyamatosan biztosított legyen. A munkáltató minden esetben a Létesítő. Az MT Zrt. csak a minimális létszámot írja elő, ettől természetesen pozitív irányban el lehet térni, amennyiben az iroda feladatköre ezt megköveteli. Szezonális iroda esetében a minimális létszám 1 fő (irodavezető) Éves iroda esetében a minimális létszám 2 fő (irodavezető és munkatárs) - Éves iroda esetén a munkatárs az iroda forgalmának függvényében lehet gyakorlatos diák, közmunkás, stb. amennyiben az irodavezető biztosítja, hogy teljes körű munkát tud végezni és az iroda szolgáltatásaiban és kapcsolattartásában ez nem okoz problémát. - Kivételes esetben működhet az éves iroda 1 fő állandó munkatárssal (irodavezetővel), amennyiben ez a munkavégzést nem hátráltatja, és a szezonban biztosított a kisegítő munkatárs (gyakorlatos diák, közmunkás, stb.) Ehhez az Mt. Zrt. előzetes jóváhagyása szükséges. - Minősített iroda csak olyan éves iroda lehet, ahol 2 fő állandó munkatárs egész évben biztosított. Az irodában Tourinformosként dolgozó kollégákat érintő változásokról emailben tájékoztatni kell az MTZrt-t.

4.3. AZ ÜGYFÉLSZOLGÁLATI IRODAHELY ISÉGRE VONATKOZÓ SZAKMAI ELŐÍRÁSOK A Névhasználati Szerződés alapján az irodahelyiséget minden esetben a Létesítő biztosítja az alábbi kritérium szerint. Az iroda külső és belső kialakításakor az ízlésesség és tisztaság fő rendező elv. Az ügyfélszolgálatnak minden esetben tisztának és áttekinthetőnek kell lennie! 4.3.1.

Az irodahelység jellemzői, elhelyezkedése

-

Az irodahelyiséget a turisztikai szempontból a legforgalmasabb, gyalogosok és autósok számára egyaránt jól megközelíthető helyen kell kialakítani.

-

A Tourinform iroda nem lehet azonos helyiségben (közös bejárattal) a versenysemlegességet sértő turisztikai vállalkozással (utazási iroda, szálloda stb.), azaz önálló irodai infrastruktúrával, jól elkülönített helyiségben kell létrehozni.

-

Az irodáknak saját utcai bejárattal, saját raktárral kell rendelkeznie, éves iroda esetében külön kirakattal is. A kirakat, ablak, ajtó minden esetben kívülről jól láthatóan jelezze a vendég számára a következőket: - Tourinform-logo

12

- Világító portáltábla - Tájékoztató az iroda szolgáltatásairól - Nyitva tartási idő az MTZrt. által biztosított egységes táblán, magyarul és legalább egy idegen nyelven. - Nyitva tartási időn túl az MT Zrt. által működtetett non-stop telefonos szolgálat hívószáma -

Az irodahelyiség mérete tegye lehetővé az irodában dolgozó(k) kényelmes munkavégzését, a kiadványtárolók elhelyezését, az információs és az értékesítési munka elvégzését, a turisták magas színvonalú kiszolgálását.

-

Az irodában célszerű külön kiadványtárolón bemutatni a térségi turisztikai szolgáltatók, programgazdák prospektuskínálatát, amit tovább színesíthet egy, a térség kultúráját, népművészetét bemutató vitrin elhelyezése. Minden esetben biztosítani kell a kihelyezett kiadványok áttekinthetőségét.

-

Az irodában egyértelműen el kell különíteni az ingyenes, illetve a pénzért árusított termékeket, szolgáltatásokat.

-

Műemléki helyszínek esetén az adott építési szabályzat miatt a kültéri arculati elemektől való eltérést a MT Zrt-nél írásban engedélyeztetni kell.

-

Az iroda – amennyiben megoldható – legyen megközelíthető a kerekesszékkel, babakocsival is, belső kialakítása igazodjon a hallás és látássérült turisták igényeihez.

4.3.2.

A Tourinform iroda kialakítása, berendezése

A Tourinform iroda kialakítását, berendezését és felszerelését az MT Zrt. előírásainak megfelelően a Létesítőnek kell biztosítania. Az iroda berendezésénél elsődlegesen a várható igényeket kell figyelembe venni. A Tourinform irodának rendelkeznie kell a következő iroda- és számítástechnikai eszközökkel: - telefon - fénymásoló (fekete-fehér) (csak éves irodák esetében) - fax (normál papíros) - számítógép - nyomtató - legális szoftverek - szélessávú Internet-hozzáférés (legalább egy e-mail címmel) Az iroda ügyfélterének, kiszolgálóterének, a munkatársak komfortérzetét és az iroda komfortfokozatát módosító átalakításáról az MT Zrt-t 30 nappal az átalakítási munkálatok megkezdése előtt írásban értesíteni kell. Az iroda esetleges költözését szintén 30 nappal korábban be kell jelenteni az MT Zrt-nek az új iroda adatainak (cím, települési térképvázlat, iroda helyiség alaprajza, költözés oka) megadásával. Az új irodahelységnek meg kell felelnie a 4.3. pont valamennyi előírásának. A költözést az MT Zrt-vel előzetesen írásban jóvá kell hagyatni.

13

4.3.3.

Az iroda elnevezése

Az iroda megnevezése egységesen: TOURINFORM TELEPÜLÉS (vagy megye, vagy tájegység). Az egységes arculat és megjelenés biztosításának érdekében egyéb fantázianevek alkalmazására nincs lehetőség. 4.3.4.

Nyitvatartás

Az iroda nyitva tartását a tényleges turistaigényeknek megfelelően, rugalmasan kell kialakítani. A következőkben meghatározott vagy az irodák által bejelentett nyitva tartási időben a folyamatos ügyfélszolgálatot biztosítani kell. A nyitva tartással kapcsolatos legfontosabb előírás, hogy minden iroda jól látható helyen (kirakati üveg, bejárati ajtó) a turisták számára egyértelműen jelezze az iroda nyitva tartási rendjét, a Tourinform arculati elemekkel átadott egységes ún. nyitva-zárva táblán. Az irodák zárva tartása esetén jól látható helyen el kell helyezni a nyitva-zárva táblát, amelyen láthatónak kell lennie a bármikor hívható Contact Center telefonszámának is. (1. számú melléklet) Az irodák zárva tartása esetén is törekedni kell arra, hogy a turisták a lehető legbővebb tájékoztatást megkapják az éppen aktuális programokról, a látnivalókról, szállás és étkezési lehetőségekről. (pl. egységes, felmatricázott plakátkeretben) A Tourinform irodák számára meghatározott, kötelező minimális nyitva tartási idő, amelynél az iroda csak hosszabb nyitva tartási időt határozhat meg: · Szezonban minimum heti 6 nap, összesen minimum 45 óra (valamennyi iroda számára) · Szezonon kívül minimum heti 5 nap, összesen minimum 40 óra (az éves irodák számára) A nyitvatartási időt minden irodának úgy kell meghatároznia előre, hogy az igazodjon a turistaforgalomhoz. Az előírt minimum óraszámtól pozitív irányban el lehet térni. Az aktuális nyitva tartást írásban meg kell küldeni a Magyar Turizmus Zrt. felé, és amennyiben változás történt, arról is haladéktalanul értesíteni kell. Az irodák nyitva tartását a NETA adatbázisban is folyamatosan frissíteni kell.

5.

A TOURINFORM IRODA FENNTARTÁSA

A Tourinform iroda fenntartása a Névhasználati Szerződés alapján - legalább 5 éves időtartamra a Létesítő feladata. Létesítő vállalja, hogy működési formájának megfelelően mindenkor betartja a rá irányadó jogi, adózási és számviteli szabályokat.

14

A Létesítő által biztosított költségvetést kiegészíthetik az iroda működésére vonatkozó fejezetben leírt üzleti tevékenységből származó bevételek.

5.1.

A LÉTESÍTŐT TERHELŐ MŰKÖDÉSI/ÜZEMELTETÉSI KÖLTSÉGEK

- A Tourinform-iroda üzemeltetési költségei – bérleti díj, fűtés, közüzemi díjak, posta, internet, telefon, irodaszerek, karbantartás stb. - A munkabér és egyéb bérjellegű költségek. - Az információs illetve a marketingfeladatok ellátásából adódó költségek.

5.2.

AZ MT ZRT. VÁLLALT KÖTELE ZETTSÉGEI

Az MTZrt., mint a Tourinform márkanév és franchise jog tulajdonosa, a Tourinform iroda fenntartásához a Névhasználati Szerződés tartama alatt az alábbiakat biztosítja az irodák számára: 5.2.1 A dolgozók képzése, továbbképzése, kapcsolattartás -

Az MT Zrt. az irodák vezetői és munkatársai részére igény esetén lehetőséget biztosít, hogy megismerhessék az MT Zrt. központjában dolgozó kollégákat és napi munkájukat egy „nyílt nap keretében”.

-

A Tourinform munkatársak igény esetén további szakmai gyakorlaton vehetnek részt az adott megyében/régióban kijelölt Tourinform irodában.

-

Az irodavezetők évente minimum egy alkalommal országos Tourinform találkozó keretében tájékoztatást kapnak a turizmuspolitika aktuális kérdéseiről, az MT Zrt. rövid és hosszú távú terveiről, az irodák munkáját érintő fejlesztésekről, az elvégezendő feladatokról, tanulmányút keretében megismerkednek a találkozónak helyt adó régió turisztikai kínálatával, attrakcióival. A találkozón minden irodavezető részvétele kötelező. Az MT Zrt. az irodavezetők részvételi költségeit (az oda- és hazautazás költségein kívül) vállalja.

-

A sikeres régiós együttműködés érdekében regionális Tourinform találkozók kerülnek megrendezésre az illetékes regionális marketingigazgatóság szervezésben. A régiós találkozón irodánként 1 fő részvétele kötelező.

-

Az MT Zrt. igény esetén évente ügyfélkommunikációs/szakmai tréningeket, továbbképzéseket valamint NETA-oktatást szervez az irodavezetők ill. adott esetben munkatársaik részére az MT Zrt. központjában.

-

Egy adott év eredményei alapján a kitűnő minősítést kapott irodák valamennyi Tourinformos kollégája két napot tanulmányúton vehet részt. Az MT Zrt. a kollégák teljes részvételi költségeit (az oda- és hazautazás költségein kívül) vállalja. (Kitűnő iroda az, amely a negyedéves értékeléseken 100%-os eredményt ér el, valamint a NETAadatbázist minimum 90%-os hatékonysággal frissíti.)

15

5.2.2. Promóció - Az MT Zrt. Internetes honlapján (www.itthon.hu, www.hungary.com), illetve a Tourinform honlapon (www.tourinform.hu) megjelenteti az irodákat, és közvetlen kapcsolatot biztosít az iroda (térség, város, megye) saját honlapjával. - A minősített irodák programajánlatai nem csak a keresőkön keresztül, a NETA adatbázis alapján kerülnek megjelenítésre, hanem kiemelt ajánlatként a www.tourinform.hu oldalon is, valamint az iroda kérése alapján megjelenhet a www.itthon.hu Aktuális ajánlatai között, valamint a többi program függvényében a kezdőoldalon is, amelyet naponta több mint 3000 látogató keres fel (2011. májusi adat) (Mindként megjelenéshez az iroda állítja össze és küldi meg a program leírását, programját – megfelelő nyelven és illusztráló fotókkal) Az MT Zrt. az irodával kapcsolatos híreket, térségi programajánlatokat a nyomtatott és elektronikus sajtóban megjelenő összeállításokon keresztül az MTZrt. Kommunikációs Irodájának közreműködésével rendszeresen közreadja. - Az MT Zrt. évente több millió példányban nemzeti kiadványt készít. Ezekben, valamint a támogatott regionális, térségi, stb. kiadványokban biztosítja a Tourinform-hálózat elérési lehetőségeinek a megjelentetését, illetve hirdetést jelentet meg. Egyes kiadványokban a Tourinform-hálózat valamennyi irodájának elérhetőségét megjelenteti. A minősített irodák elérhetőségeit az idegen nyelvű kiadványokban is megjeleníti. - A helyi idegenforgalmi lehetőségek jobb megismertetése céljából az MT Zrt. évente több ezer újságíró, utazási irodai szakember, PR-manager részére szervez szakmai tanulmányutakat, forgatócsoportok, riporterek, útikönyvírók szakmai látogatását bonyolítja le. Ebben a munkában kiemelt partnerei a Tourinform irodák, amelyek így lehetőséget kapnak saját területük bemutatására. - Évente keresletélénkítő és/vagy imázs kampányt szervez, amelynek része a Tourinformhálózat megismertetése is. - Az MTZrt. által koordinált TV, rádiós -s programajánlókba lehetőséget biztosít a Tourinform irodák számára, hogy programjaikat bemutathassák.

5.2.3. A Tourinform iroda megtalálhatósága, felismerhetősége A Tourinform irodát egyértelműen jelezni kell a településre érkező vendég számára. A közúti jelzésrendszer egységes, az MT Zrt. által biztosított, és az MT Zrt. tulajdonában maradó információs táblák segítségével történik. A táblák igénylése, elhelyezése, karbantartása a Létesítő feladata. (3. számú melléklete) 5.2.4. Arculati elemek, szóróajándékok

16

Az MT Zrt. által e célra készített arculati elemek és szóró-ajándékok szétosztásra kerülnek a Tourinform irodák között. Az iroda részére biztosított mennyiség függ az iroda vendégforgalmától. Az arculati elemek, szóró-ajándékok elszállításáról a Létesítőnek kell gondoskodnia. 5.2.5. Kutatások, felmérések végzése Az MT Zrt. alkalmanként kutatásokat, felméréseket végez a Tourinform-hálózat ismertségére, hatékonyságára vonatkozóan, amelyek megalapozzák a rendszer fejlesztésének irányait. A Tourinform iroda köteles együttműködni az MT Zrt. által előzetesen egyeztetett felmérésekben, a kérdőívek kitöltetésében. Az MT Zrt. azon Tourinform irodák részére, akik azt kérik, elektronikus úton rendelkezésre bocsátja havi és éves kereskedelmi és magánszálláshely statisztikáit. Ezeket az irodák harmadik személynek nem adhatják tovább. A Magyar Turizmus Zrt. tulajdonában vannak további kutatások eredményei, tanulmányok, több esetben a kutatás teljes dokumentációja is. Ezek nagy része a Tourinform irodák számára hozzáférhető elektronikusan ill. személyesen a Magyar Turizmus Zrt. központjában. A kutatások a Magyar Turizmus Zrt. tulajdonát képezik, harmadik félnek nem adhatók ki, csupán a következtetések, eredmények használhatóak fel a marketingterv elkészítése stb. kapcsán. A kutatások, tanulmányok listája elérhető a Kutatási Csoportnál. 5.2.6. Turisztikai adatbázis (NETA) Az MT Zrt. biztosítja a turisztikai adatbázis (NETA) folyamatos fejlesztését, üzemeltetését, illetve a Tourinformos kollégák számára a rendszerhez való hozzáférést. A rendszer folyamatos fejlesztésével biztosítjuk a felhasználóbarát üzemelést, amelyhez javaslatokat folyamatosan várunk! 5.2.7. Az irodák ellátása nemzetközi turisztikai kiadványokkal A Tourinform irodák az MT Zrt. honlapján naprakész információt kapnak az MT Zrt. aktuális kiadványkészletéről, amelyből kizárólag on-line módon rendelhetnek. A teljesítés a rendelkezésre álló példányszám figyelembe vételével történik. A megrendelt kiadványok MT Zrt. Logisztikai Bázisáról a visszaigazolásban szereplő időpontban szállíthatóak el. Postai úton papír alapú termékek küldése lehetséges. A Tourinform irodák által rendelt kiadványokat - évente egy alkalommal (szezon előtt) - a Logisztikai bázis kiszállítja az irodákba. (Kivétel azok az esetek, amikor a megrendelt mennyiség kiszállítása postai úton költséghatékonyabb). A kiszállítás időpontját a Logisztikai Bázis határozza meg. 5.2.8. Az irodák saját kiadványainak terjesztése A Tourinform irodák saját non-profit kiadványaikat eljuttathatják valamennyi Tourinform irodába. Az iroda előre egyeztetett időpontban és módon beszállíthatja az MT Zrt. Logisztikai Bázisára a szétosztásra szánt kiadványmennyiséget, amely szétosztását a Logisztikai bázis vállalja. A kiadványokhoz tartozó szétosztási listát az adott irodának kell a kiadványokhoz mellékelnie. A Magyar Turizmus Zrt. csak aktuális adatokat tartalmazó kiadványok szétosztását vállalja (pl. előző évi eseménynaptárt stb. nem).

17

A minősített irodák eljuttathatják saját non-profit kiadványaikat a Magyar Turizmus Zrt. külképviseleteire is ill. évente legfeljebb 3 kiválasztott külföldi kiállításra is. Mindkét esetben szükséges a Tourinform Koordinációval és a Külképviselettel történő előzetes egyeztetés.

5.2.9. Kapcsolattartás az irodák és a Magyar Turizmus Zrt. között Az MT Zrt. üzemelteti és folyamatosan fejleszti a kapcsolattartás legfőbb eszközét, a Tourinform Intranet rendszert (Faliújság), amelynek elérhetősége nem nyilvános (a hozzáférés illetéktelenek történő kiadása tilos). A Tourinform Intranet tartalmazza az aktuális feladatokat, a hálózat működésével kapcsolatos tudnivalókat, hasznos címeket, elérhetőségeket. A Tourinform irodák az MT Zrt. Tourinform koordinációt ellátó szervezeti egységét ingyenesen hívható zöld szám segítségével érhetik el. A szám nem nyilvános (kiadása tilos), azt a Létesítő, a Tourinform iroda a Névhasználati Szerződés aláírásakor kapja meg. 5.2.10. Egységes email-címek A Tourinform-hálózat egységes arculata, az irodák könnyebb elérhetősége, egymás közötti kapcsolata, illetve az adatgyűjtés és továbbítás segítése érdekében az MT Zrt. egységes és az irodák által kötelezően használandó kizárólagos e-mail címeket (települé[email protected]) biztosít. A címek megváltoztatására kizárólag az MT Zrt. jogosult. Az MT Zrt. elkészíti és átadja az irodák „személyre szabott” e-mail fejlécét, amely tartalmazza az iroda minden elérhetőségét, a www.tourinform.hu honlapcímet és igény esetén az iroda, település saját honlapcímét. Az elektronikus levelek feladója minden esetben Tourinform + település (vagy megye, tájegység) neve. A települé[email protected] címre érkező emailekre küldött válaszban, valamint a Tourinformként írt kimenő levelekben minden esetben a fenti email-fejléc és feladó beállításokat kell használni. 5.2.11. Szakmai anyagok Az MT Zrt. egy általa kiválasztott szakmai folyóiratot rendszeresen megküld az irodák számára. 5.2.12. Szakmai együttműködés · az MT Zrt. régiós képviseleteivel Az MT Zrt. regionális marketing szervezetei (RMI-k) és az adott régió Tourinform irodái a marketingfeladatok megvalósítása során szoros munkakapcsolatban dolgoznak. Az RMI-k marketingtevékenységük során felhasználják a Tourinform irodák által készített települési, illetve kistérségi marketing terveket, a Tourinform irodák figyelembe veszik marketing tervük elkészítésénél az RMI-k célkitűzéseit és az MT Zrt. aktuális marketingtervét, akciótervét. Az RMI-k folyamatosan ismertetik a Tourinform irodákkal marketing akcióikat, bevonják a régió irodáit marketing akcióikba. Az RMI-k a folyamatos kommunikáción felül, a közös marketing akciókhoz kapcsolódóan, azok elősegítésére rendszeresen - lehetőség szerint kéthavonta - tájékoztatót tartanak a Tourinform irodák számára, amelyen ismertetik az együttes megjelenés módjait, a pályázati lehetőségeket, az irodák hatékonyabb marketing munkáját elősegítő tudnivalókat.

18

Minden turisztikai szezon után közösen kiértékelik a tapasztalatokat, eredményeket, mutatókat, statisztikai adatokat. Az RMI-k a turisztikai kínálat megismerése céljából régió bejárásokat szerveznek a Tourinform irodák dolgozói részére, igény esetén belföldi vagy külföldi szakemberek, újságírók számára tanulmányutak közös szervezésére is lehetőség van. Előzetesen egyeztetik saját kiadványaik tartalmát, elkészítését, terjesztését, illetőleg adatok kölcsönös biztosításával segítik a kiadványok megjelenését. Az RMI-k szakmai útmutatással, javaslatokkal segítik a Tourinform irodákat kiadványaik elkészítésében. · Szakmai együttműködés az MT Zrt. külképviseleteivel Az MT Zrt. külképviseletei folyamatos szakmai segítséget nyújtanak a Tourinform irodák részére térségük külföldi megjelentetéséhez, elsősorban online felületeiken keresztül, a NETA adatbázisban található adatok megjelenítésével. · Kiállításokon való megjelenés A Tourinform irodák a Magyar Turizmus Zrt-vel közösen részt vehetnek kiállításokon, vásárokon, külföldön és belföldön egyaránt. A minősített irodák számára biztosított kedvezmények: - utólagos fizetési lehetőség - vagy 50%-os kedvezmény a Magyar Turizmus Zrt. által meghirdetett részvételi díjból. A két kedvezmény nem vonható össze.

5.3.

A LÉTESÍTŐ TÁJÉKOZTATÁSA

Az MT Zrt. a Létesítő részére az előző fejezetekben felsoroltakon felül évente egy alkalommal tájékoztatást ad, amelynek keretében ismerteti a Tourinform-rendszerrel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat, változásokat, újdonságokat, értékeli az adott Tourinform iroda tevékenységét, a Névhasználati Kézikönyvben foglaltak betartását. Az értékelés eredménye, a Névhasználati Kézikönyv be nem tartása, a kirívóan alacsony látogatottság esetén az MT Zrt. kezdeményezheti a Létesítővel való konzultációt az iroda jövőjével kapcsolatban, avagy jogosult a Névhasználati Szerződést rendkívüli felmondással megszüntetni. A Tourinform iroda ellenőrzése során tapasztaltak, az iroda tevékenysége, munkája, aktivitása alapján az MT Zrt. minden év végén kezdeményezheti a Tourinform iroda minősítését ill. annak visszavonását is.

19

6.

A TOURINFORM -IRODA ÜZLETI TEVÉKENYSÉGE

A 3. fejezetben felsorolt feladatok ellátása mellett a Tourinform iroda üzleti tevékenységet is elláthat, amennyiben ez nem ütközik a Névhasználati Kézikönyvvel. Az erre vonatkozó működési engedély beszerzése a Létesítő feladata. A Tourinform iroda non-profit tevékenységet folytat. Működésének eredménye a terület turisztikai vállalkozásainak bevétel-növekedésében jelentkezik. Az iroda nem profittermelő vagy önfenntartó vállalkozás. A kiegészítő tevékenységként az alaptevékenységhez kapcsolódó, a turisták komfortját szolgáló üzleti tevékenységből származó eredményt minden esetben vissza kell forgatni az alaptevékenység (információszolgáltatás, marketing tevékenység) finanszírozásába. A Tourinform irodának működése során szigorúan figyelnie kell a versenysemlegesség turisták felé való biztosítására. Ennek megfelelően az irodában profitérdekelt cég neve, logoja nem kerülhet elhelyezésre. Turisztikai vállalkozások (hotelek, utazási irodák, éttermek stb.) ajánlatait az iroda csak akkor helyezheti el, ha ezt a lehetőséget bizonyíthatóan (írásban vagy a sajtó útján) minden, az iroda tevékenységi területén működő vállalkozásnak előzetesen felkínálja. Nem lehetséges egy-egy profitérdekelt cég ajánlatainak kizárólagos megjelenítése vagy szóbeli ajánlata. Az iroda alaptevékenységéhez kapcsolódóan kizárólag a turizmussal szorosan összefüggő kereskedelmi tevékenységgel foglalkozhat. A közvetítő, kereskedelmi tevékenység nem akadályozhatja az információnyújtást, mint alapvető feladatot. A Tourinform iroda a belföldi kínálat bemutatását szolgálja, külföldi utazási ajánlatok elhelyezése tilos. (Kivételt jelent, ha egy adott ország/régió/város - pl. testvérváros meghatározott időszakban a Tourinform irodában mutatja be turisztikai kínálatát.) Határmenti Tourinform iroda kölcsönösségi alapon a szomszédos külföldi kistérség turisztikai információit is terjesztheti. A Tourinform iroda a teljes magyar turisztikai kínálatot reprezentálja, ezért különösen figyelni kell az ajánlott, értékesített termékek/szolgáltatások minőségére. A Tourinform iroda kizárólag belföldi utazásközvetítőként közvetíthet utazási csomagot, azonban ezen tevékenység gyakorlása esetén minden tekintetben meg kell felelnie az utazásszervező és –közvetítő tevékenységről szóló 213/1996. (XII. 23.) Korm. rendelet, valamint a szálláshely-szolgáltatási tevékenység folytatásának részletes feltételeiről és a szálláshelyüzemeltetési engedély kiadásának rendjéről szóló 239/2009. (X. 20.) Korm. rendelet előírásainak.

20

6.1.

A TOURINFORM -IRODA BEVÉTELSZERZÉSI LEHETŐSÉGEI

A jogi szabályozás és a Névhasználati Kézikönyv előírásai alapján a Tourinform irodában a következő bevételszerző tevékenységeket lehet folytatni: - MT Zrt. promóciós termékeinek bizományosi értékesítése - MT Zrt. mint a Tourinform márkanév és logó védjegyjogosultja által kötött bizományosi szerződés értelmében kiadványok, ajándéktárgyak és egyéb turizmushoz kapcsolódó termékeknek értékesítése saját árualap értékesítése: - Helyi idegenvezetés az iroda saját szervezésében - Fordítói és tolmácsolási feladatok ellátása - A Tourinform iroda/Létesítő által készített kiadvány, ajándéktárgy értékesítése - Fénymásolás, nyomtatás bizományosi értékesítés az alábbi termékekre és szolgáltatásokra: - Turisztikai témájú multimédiás kiadványok (CD-ROM, DVD) - Turisztikai könyvek, kiadványok, útikönyvek, videokazetták - Térképek - Menetrendek - Közlekedési jegyek, magyar autópálya-matrica - Rendezvény-jegyek - Turisztikai kártyák - Ajándéktárgyak (hungarikumok, minősített helyi népművészeti tárgyak stb.) - Képeslapok, bélyegek - Magyar nyelvű és külföldi újságok, magazinok - Horgászengedély - Telefonkártya - Biztosítás kizárólag belföldi utazáshoz kapcsolódóan - Városnézés - Egynapos (szállást nem tartalmazó) belföldi turisztikai programok közvetítése az ország teljes területére - Belföldi utazásközvetítés - Idegenvezetés közvetítése - Szállásközvetítés - Pénzváltás (Amennyiben nem az iroda vagy a Létesítő, hanem külső, az idegenforgalomban profitérdekelt cég – például utazási iroda – végzi, a tevékenység végzésére nyilvános pályázatot kell meghirdetni.) - Internet-használat Értékesítési tevékenységet folytató irodákban kötelező 24/1995. (XI. 22.) PM rendeletben foglalt előírásoknak megfelelő pénztárgép és egyéb szükséges okiratok megléte. 6.1.1.

Egyéb bevételszerzési lehetőségek

- Hirdetés- és szponzorszervezés helyi reklámanyagok készítésével kapcsolatosan. - Az idegenforgalomban érdekelt helyi vállalkozók és szervezetek önkéntes, eseti vagy éves támogatásai, tagdíjai. - A településhez csatlakozó más önkormányzatok szerződéses hozzájárulásai.

21

-

7.

Helyi programszervezés (amennyiben nem minősül utazási csomagnak) Non-profit jellegű rendezvények, konferenciák szervezésében való szakmai közreműködés Pályázati források.

ELLENŐRZÉS

A Tourinform iroda munkájának ellenőrzése elsősorban a Létesítő, mint fenntartó és munkaadó feladata. A Magyar Turizmus Zrt., mint a Tourinform márkanév tulajdonosa és átadója, az ezzel kapcsolatos, a Névhasználati Szerződésben, illetve annak mellékleteiben foglaltak ellenőrzésére az MT Zrt. saját dolgozói illetve megbízottjai útján teljes körűen jogosult. Az MT Zrt. az előírásokat nem teljesítő irodákat szankcionálhatja, mert így sérül a márkaimmázs. Súlyos vétség (Névhasználati szerződés és kézikönyv, szándékos ill. tartós megszegése) esetén egyoldalúan és azonnali hatállyal megszűntetheti a Névhasználati szerződést Az MT Zrt. ellenőrzési jogköre a következőkre terjed ki: 1. A Névhasználati Szerződésben foglaltak betartására 2. A Névhasználati Kézikönyvben foglaltak betartására 3. A NETA távoktatási anyag + javítási útmutatóban foglaltak betartására Az ellenőrzés módja Évente négyszer (negyedévente) a következők szerint: -

telefonos megkeresés negyedévente 6 alkalommal határidős feladatok elkészítésének gyakorlata, határidők betartása Névhasználati Kézikönyvben vállalt kötelezettségek betartása adatgyűjtés, adatfrissítés (NETA feladatok) NETA-ba való bejelentkezések száma e-mail használata Tourinform Intranet rendszeres használata

Évente egy alkalommal: személyes ellenőrzés Az MT Zrt. évente több alkalommal ún. álruhás tesztelést (mystery shopping) is végezhet általa kiválasztott irodákban. Az MT Zrt. a negyedéves ellenőrzések során legjobb és legrosszabb eredményt elért Tourinform irodák Létesítőit írásban tájékoztatja. Az iroda éves munkájáról minden Létesítő írásban kap tájékoztatást, a tárgyévet követő január 31-ig. A negyedéves ellenőrzések eredményei, az éves ellenőrzés összesítése, valamint a személyes ellenőrzés eredménye felkerül a Tourinform Intranetre. A Tourinform iroda, ellenőrzésen elért eredménye belső információ, harmadik fél részére (pl. média) való kiadása kizárólag a Magyar Turizmus Zrt. írásos engedélyével lehetséges.

22

Ellenőrzés tapasztalatai alapján az MT Zrt. szakmai indokokkal alátámasztva egyoldalúan is módosíthatja a Tourinform iroda besorolását és akár kezdeményezheti a Névhasználati Szerződés felmondását is.

8. TURISZTIKAI DESZTINÁCIÓS MENEDZSMENT TOURINFORM -HÁLÓZAT

ÉS A

Fontos, hogy a helyi, térségi TDM-ek keretein belül működő Tourinform irodák továbbra is a Tourinform Névhasználati-rendszer keretein belül működjenek, kihasználhassák a Hálózat előnyeit betartva a minimális követelményeket, mint a turisták felé biztosított versenysemlegesség és a NETA adatbázis töltése. A TDM tagok kaphatnak kiemelt megjelenési lehetőséget a Tourinform irodában, azonban a nem TDM tagok számára is biztosítani kell a megjelenési lehetőséget, hogy kiadványaikat elhelyezhessék, valamint adataik megjelenhessenek a NETA adatbázisban. Helyi TDM: A Tourinform irodák elláthatják a helyi TDM-ek munkaszervezeti és turistainformációs feladatait. Ezen irodák esetében a Fenntartó továbbra is kizárólag non-profit szervezet lehet. Térségi TDM: A Névhasználati Szerződés alapján az irodák elláthatják a térségi TDM munkaszervezeti feladatait (marketing, turistainformáció). Ezen irodák Fenntartói továbbra is kizárólag non-profit szervezetek lehetnek. A Magyar Turizmus Zrt. engedélyével, egyedi elbírálás alapján ettől el lehet térni. Amennyiben az önkormányzat bármely besorolású Tourinform irodát valamely más non-profit gazdasági szervezet részére átad, a Névhasználati Szerződés módosításába a következő mondat kerül be: „az átadó önkormányzat kötelezettséget vállal arra, hogy amennyiben a másik fél (pl. egyesület) bármely okból kifolyólag a szerződés aláírásától számított 5 évig nem működteti a Tourinform irodát, úgy a továbbiakban, legalább ezen időpontig az átadó önkormányzat ismét vállalja annak fenntartását, üzemeltetését”. Azok a területek, amelyek valamilyen oknál fogva nem kerülnek be a TDM rendszerbe, továbbra is az irodák adatgyűjtő-területét képezzék, így biztosan nem marad ki egyetlen egy turisztikai adat sem az országos adatbázisból. A teljesen lefedetlen területekről a Contact Center gyűjt adatokat a központi adatbázis részére és tölti a NETA-t. A TDM szervezet arculata és a Tourinform logó együttes használata lehetséges.

23

Mellékletek: 1. Nyitva-zárva tábla 2. Tourinform logó 3. Egyéb arculati elemek sablon 4. Barna tábla 5. Irodák szakmai kategorizálásának szempontjai

Budapest, 2012. január 1.

Horváth Gergely vezérigazgató

24

1. SZÁMÚ MELLÉKLET

25

2. SZÁMÚ MELLÉKLET

PIROS: Pantone red 032 CV ZÖLD: Pantone 355 CV PIROS: C: 0 M: 100 Y: 100 K: 0 ZÖLD: C: 100 M: 0 Y: 91 K: 6

3. SZÁMÚ MELLÉKLET: BÉLYEGZŐ SABLON

â ADATBANK

26

4. SZÁMÚ MELLÉKLET

27

5. SZÁMÚ MELLÉKLET A Tourinform irodákat 2012-től két kategóriába soroljuk (a kategorizálás belső használatra vonatkozik, a megkülönböztetés a vendég felé semmilyen módon nem jelenik meg): - Minősített Tourinform iroda - Tourinform iroda

Minősített Tourinform iroda: - éves vagy szezonális működésű iroda, ügyfélforgalommal - állandó munkatársak létszáma o éves iroda esetében minimum 2 fő o szezonális iroda esetében minimum 1 fő - irodavezető szakképzettsége a névhasználati kézikönyvnek megfelel - minőségellenőrzési rendszerben elért eredmény minimum 95% - személyes ellenőrzésben elért eredmény minimum 95% - NETA frissítési arány minimum 90% - Nyitva tartás a Névhasználati Kézikönyvnek megfelelőn túl szezonban szombaton és vasárnap is - iroda összes látogatószáma (személyes) o éves iroda esetében minimum 4.000 fő o szezonális iroda esetében minimum 1.000 fő - az iroda értékesítési tevékenységet végez Extra feltételek, amelyek közül legalább kettő teljesül: - van az irodának 3 évesnél nem régebbi kiadványa - üzemeltet saját vagy települési honlapot - üzemeltet információs pontot - NETÁ-ban gondozott TOB-ok száma o éves iroda esetében minimum 150 o szezonális iroda esetében minimum 50 A Minősített Tourinform iroda az alábbi kedvezményekben és kiemelt marketinglehetőségekben részesül az eddig nyújtott szolgáltatásokon felül: - kiemelt megjelenés a www.itthon.hu, www.hungary.com és www.tourinform.hu honlapokon, - 50%-os kedvezmény vagy utólagos fizetési lehetőség a Magyar Turizmus Zrt. által szervezett kiállítási standokon (pl Utazás Kiállítás, külföldi kiállítások), - kiadványaikat eljuttathatják évente legfeljebb 3 kiválasztott külföldi kiállításra - kiadványaikat eljuttathatják a Magyar Turizmus Zrt. külföldi képviseleteire - PR cikkek, amelyekben csak a Minősített irodák jelennek meg.

28

„Normál” Tourinform iroda: - éves vagy szezonális működésű iroda, ügyfélforgalommal vagy ügyfélforgalom nélkül - állandó munkatársak létszáma o éves iroda esetében minimum 1 fő, szezonban legalább 1 fő kisegítővel kiegészülve (pl. közmunkás, gyakornok, egyéb részmunkaidős, nem főállású munkatárs) o szezonális iroda esetében minimum 1 fő - irodavezető szakképzettsége a névhasználati kézikönyvnek megfelel - minőségellenőrzési rendszerben elért eredmény minimum 70% - személyes ellenőrzésben elért eredmény minimum 70% - NETA frissítési arány minimum 60% - Nyitva tartás a Névhasználati Kézikönyvnek megfelelő - iroda összes látogatószáma (személyes) o éves iroda esetében minimum 2.000 fő o szezonális iroda esetében minimum 500 fő A normál Tourinform irodák továbbra is kapják a Magyar Turizmus Zrt-től az eddig nyújtott szolgáltatásokat (pl.:hálózat-promóció, szóró-ajándékok, arculati elemek, Mt.Zrt-s kiadványok, saját kiadvány disztribúció, Faliújság, www.tourinform.hu honlap, Contact Center, szakmai újság előfizetés, találkozók, fórumok, tréningek, statisztikák, kutatási eredmények megosztása) A normál kategória feltételeinek valamelyikét nem teljesítő irodáknak felajánljuk a Névhasználati Szerződés megszűntetését.

29