1. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Laboratorium Anatomi-Histologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Ruang lingkup yang diimplementasikan di jurusan yaitu melaksanakan layanan akademik untuk lulusan sarjana S1, S2, S3 dan pendidikan profesi dokter. 1.2. Tujuan Manual Mutu 1. 2. 3. 4.
Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang kedokteran. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008. Mencerminkan komitmen Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang kedokteran.
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. Undang-undang No.14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Tahun 2003. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Peraturan Pemerintah RI No.045/U/2002 tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi Peraturan Pemerintah tahun 1980 tentang Pokok Pokok Organisasi Universitas/Institut Negeri Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Tahun 2003. Statuta Universitas Brawijaya, 2009. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009. Persyaratan SMM ISO 9001:2008. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009. Dokumen Rencana Strategis FKUB Dokumen Rencana Strategis Jurusan Kedokteran FKUB Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Kedokteran.
1
3. ISTILAH DAN DEFINISI Mutu. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan pelanggan (customer/stakeholder), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat. Manual Mutu. Manual mutu adalah dokumen yang menentukan system manajemen mutu dari organisasi. Jaminan Mutu. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan tertentu. Manajemen. Manajemen adalah kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi. Sistem Manajemen Mutu. Sistem Manajemen Mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu. Dokumen. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya Laboratorium/Departemen. Laboratorium adalah unit fakultas yang berfungsi sebagai pusat pembelajaran, sumber belajar, dan dosen dalam disiplin ilmu terkait dengan pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi maupun pembelajaran Konvensional. Jurusan/Program Studi. Jurusan/Program Studi adalah unit pelaksana akademik di Fakultas yang melaksanakan pendidikan akademik Program Sarjana dan Pascasarjana; dan pendidikan profesi dalam sebagian atau satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan atau seni tertentu Pendidikan Tinggi. Pendidikan Tinggi adalah pendidikan yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan dan pengembangannya. Pendidikan Profesi. Pendidikan Profesi adalah pendidikan tinggi setelah pendidikan sarjana yang diselenggarakan bekerjasama dengan organisasi profesi Pelanggan. Pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau menggunakan layanan pendidikan. Pelanggan di Jurusan Kedokteran terdiri dari mahasiswa (learners) sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim mahasiswa; pengguna lulusan. Persyaratan pelanggan mahasiswa ditetapkan oleh rektor melalui laman SELMA UB (http://selma.ub.ac.id/); orangtua dari mahasiswa tersebut adalah pelanggan; sedangkan pengguna lulusan adalah institusi yang juga menjadi pelanggan. Suasana akademik.Iklim yang mendukung interaksi antara mahasiswa-dosen-tenaga kependidikan, pakar, dosen tamu, nara sumber, untuk meningkatkan mutu kegiatan akademik, di dalam maupun di luar kelas. Suasana akademik yang baik ditunjukkan dengan perilaku yang mengutamakan kebenaran ilmiah, profesionalisme, kebebasan akademik dan kebebasan mimbar akademik, serta penerapan etika akademik secara konsisten.
2
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB 1. Laboratorium Anatomi-Histologi merupakan Unit Fungsional yang terbentuk melalui integrasi dari Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang ditetapkan melalui SK Dikti 001/O/1974. 2. Laboratorium Anatomi-Histologi secara fungsional di bawah Jurusan Kedokteran/PSPD FKUB merupakan pelaksana akademik di dalam organisasi Fakultas Kedokteran UB sesuai dengan Statuta Universitas Brawijaya, 2009. 3. Laboratorium Anatomi-Histologi berkontribusi dalam layanan PBM untuk mahasiswa FKUB yang dikoordinir oleh Jurusan Kedokteran. Bentuk layanan PBM dapat berupa pemberian kuliah, diskusi, praktikum, pemeriksaan laboratorium maupun bimbingan dan konseling pada mahasiswa FKUB maupun PT lain yang membutuhkan sesuai yang diatur dalam aturan yang berlaku. 4. Laboratorium Anatomi-Histologi melayani pembelajaran Program Studi, S1, S2, S3, dan PPDS (Program Pendidikan Dokter Spesialis) dan pembelajaran Anatomi-Histologi pada Program Studi lain di bawah Fakultas Kedokteran UB. 5. Laboratorium Anatomi-Histologi memberi pelayanan pembelajaran Anatomi-Histologi pada kalangan akademik yang membutuhkan melalui layanan Museum Anatomi yang dapat dikemas dalam bentuk pengabdian masyarakat. 4.2. Organisasi Laboratorium Anatomi-Histologi 1.
Struktur Organisasi Laboratorium Anatomi-Histologi Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB merupakan salah satu unsur pelaksanan akademik di PSPD yang berkaitan dengan proses belajar mengajar. Organisasi Laboratorium Anatomi-Histologi dipimpin oleh seorang Kepala Laboratorium yang diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul Dekan, serta bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Masa jabatan Kepala Laboratorium adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan tidak boleh lebih dari dua kali masa jabatan berturut-turut.
Struktur Organisasi Laboratorium: Kepala Laboratorium
PJP
Dosen
2.
Staf Kependidikan
Laboran
Tugas Pokok dan Fungsi 1. Laboratorium a. Laboratorium adalah unit fakultas yang berfungsi sebagai pusat pembelajaran, sumber belajar, dan dosen dalam disiplin ilmu terkait dengan pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi maupun pembelajaran Konvensional.
3
b.
c.
d.
e.
Laboratorium dipimpin oleh seorang Kepala laboratorium yang bertanggung jawab kepada Dekan dalam perancangan dan pelaksanaan tugas-tugas laboratorium. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala laboratorium dibantu oleh satu atau lebih Penanggung Jawab Pembelajaran (PJP) yang bertugas mengkoordinasikan pembelajaran setiap Jurusan yang menggunakan Laboratorium terkait dalam proses belajar mengajarnya. Kepala laboratorium Anatomi-Histologi bertugas: 1) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dalam penggunaan sarana dan prasarana belajar baik sebagai host maupun sebagai wadah penunjang pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi maupun pembelajaran Konvensional; 2) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan menunjuk dosen laboratorium atas permintaan Jurusan Kedokteran untuk menjadi Penanggungjawab Matakuliah/ Blok dan atau anggota kelompok pengajar matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi. 3) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan menunjuk dosen laboratorium untuk pembelajaran Konvensional. 4) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan mengkontribusikan bahan ajar matakuliahnya yang relevan dengan kompetensi tertentu/tujuan pembelajaran. 5) Merencanakan pengembangan Laboratorium baik sarana dan prasarana, staf edukatif maupun administratif. Dalam hal memfasilitasi hal-hal tersebut dalam butir (2), kepala laboratorium seyogyanya : 1) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan Kedokteran untuk menjaga pemerataan pendistribusian dosen laboratorium dalam kegiatan Jurusan agar seluruh dosen laboratoriumnya berfungsi maksimal dalam memenuhi standar EWMP masing-masing dosen. 2) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan untuk menjaga agar program pengajaran laboratorium (kuliah dan praktikum) tersebar dalam program pengajaran Jurusan secara proporsional agar Tujuan Instruksional masing-masing Matakuliah laboratorium tetap dapat dicapai secara maksimal. 3) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan untuk menjaga agar isi matakuliah (course content) laboratorium dapat terdistribusikan secara proporsional kedalam silabus Jurusan 4) Memelihara dan mengembangkan mutu isi matakuliah yang relevan dengan kompetensi yang akan dicapai lulusan. 5) Tetap mengembangkan potensi akademik, keterampilan instruksional, penelitian dan pengembangan ilmu bagi dosen di lingkungannya.
2. Urusan Administrasi Laboratorium Anatomi-Histologi a. Urusan Administrasi Laboratorium adalah staf tata usaha Laboratorium yang bertugas menunjang administrasi di laboratorium Anatomi-Histologi. b. Sebagai staf penunjang administrasi Laboratorium, staf ini bertugas membantu laborarium Prasitologi dan Jurusan Kedokteran dengan memberikan daya dukung dalam operasionalisasi administrasi di laboratorium.
4
3. Penanggungjawab Matakuliah (PJMK)/Penanggungjawab Pembelajaran (PJP) a. Penanggungjawab Matakuliah ialah dosen yang ditetapkan Dekan atas usul Kepala laboratorium untuk mengkoordinasikan sebuah Kelompok Pengajar dalam perancangan, pembelajaran dan evaluasi hasil belajar dan pelaksanaan sebuah Matakuliah Kompetensi (MKK) / Blok tertentu. b. Dalam mengelola Blok dibawah koordinasinya, PJMA / PJP bertugas : 1) mengkoordinaskan jadwal , pembelajaran, dan ujian 2) mengkoordinasikan tugas mengajar dosen dalam kelompok, 3) menetapkan model pembelajaran yang digunakan, 4) menyampaikan hasil belajar mahasiswa kepada Jurusan dan atau matakuliah disiplin ilmu terkait dengan MKK / Blok tertentu c. Penanggungjawab mata ajar / Blok bertanggungjawab dan berada di bawah koordinasi Jurusan . 4. Kelompok Pengajar (Dosen) a. Kelompok Pengajar dalam Pedoman Akademik ini adalah sekelompok dosen yang ditunjuk Jurusan dan mewakili Laboratorium sebagai Pengampu / Nara Sumber matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi terkait disiplin ilmu masing-masing b. Kelompok pengajar bertanggungjawab secara fungsional kepada Jurusan dan secara struktural kepada Laboratorium. c. Kelompok Pengajar berfungsi sebagai pelaksana pembelajaran dan evaluasi hasil belajar Matakuliah Kompetensi atas nama Jurusan . d. Kelompok Pengajar merupakan kelompok dosen dari berbagai disiplin ilmu yang diintegrasikan baik secara vertikal maupun horizontal. 4.3 Visi, Misi, dan Tujuan dari Laboratorium Anatomi-Histologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan dari Jurusan Kedokteran FKUB. 4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB. Proses Utama (Proses Bsnis) Sistem Manajemen Mutu di Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB. mengikuti siklus SPMI Jurusan Kedokteran FKUB. Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Laboratorium di FKUB, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti proses utama (bisnis proses) Jurusan Kedokteran/PSPD FKUB dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Kedokteran, disesuaikan dengan item-item yang ditugasan. Proses Bisnis Jurusan Kedokteran FKUB terdiri 6 item (1. Kurikulum, 2. Mahasiswa dan Kompetensi Lulusan, 3. Proses Belajar Mengajar, 4. Manajemen Akademik, 5. Sarana dan Prasarana Akademik, dan 6. Sistim Informasi Akademik/Tekhnologi Informasi). Proses Bisnis Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB terdiri dari 3 item yaitu: 1. Akademik, 2. Penelitian dan 3. Pengabdian kepada mesyarakat.
5
Gambar 1. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB Siklus SPMISPMI-Laboratorium Parasitologi FKUB.
Monitoring D
(Do)
Pelaksanaan (4)
1.Visi Misi melalui standar mutu. 2. Kepuasan Pelanggan. Visi Misi 1. Evaluasi Diri 2. Benchmarking 3. Stakeholders (pelanggan) 1,2 dan 3 utk menetapkan standar mutu.
P
Pimpinan Manajemen
Evaluasi Kinerja Pimpinan Manajemen
1. Ada tidak peningkatan kinerja terhadap tahun lalu. 2. Apa upaya-upaya yang telah dilakukan.
Laboratorium Parasitologi FKUB Akademik (1) Penelitian (2) Pengabdian pada masysrakat (3)
(Plan)
C
(Check)
Audit
(Internal/eksternal)
(5)
Perbaikan, tindak lanjut dan Peningkatan mutu A
(Act)
(6)
Rumusan Koreksi (Permintaan Tindakan Koreksi/PTK) Koreksi/PTK)
1
4.4.1 Proses Bisnis di Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB terdiri dari: 1. Akademik/Pelaksana Proses Belajar mengajar 2. Penelitian 3. Pengabdian Kepada Masyarakat (Pelaksanaan) Proses pendukung (dari Jurusan Kedokteran dan FKUB). Sumber Daya Manusia Penelitian dan Publikasi Pengabdian kepada Masyarakat Suasana Akademik Produk/Output yang dihasilkan di Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB adalah: Akademik: - Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar - GBPP, RPKPS, Silabus - Diktat, Hand out - Praktikum, buku petunjuk praktikum - Aturan penggunaan lab, peminjaman buku dan aturan aturan lain Penelitian: - Pelatihan, konsultasi, penelitian mahasiswa - Aturan penggunaan lab untuk penelitian, peminjaman buku dan Aturan aturan lain Pengabdian kepada masyarakat: - Pelayanan Museum Anatomi bagi kalangan akademik yang memerlukan - Aturan pelayanan Museum Anatomi Secara skematis kaitan antara Proses Bisnis, Output dan Pengguna di Laboratorium AnatomiHistologi FKUB adalah sebagai berikut:
6
Tabel 1: Kaitan Proses Bisnis, Output dan Pengguna Proses Bisnis Output 1. Akademik Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar - GBPP, RPKPS, Silabus - Diktat, Hand out - Praktikum, buku petunjuk praktikum Aturan penggunaan lab, peminjaman buku dan aturan aturan lain
Pengguna Fakultas, Jurusan, Laboratorium terkait, Mahasiswa S1, S2, S3, PPDS, Dosen.
2.Penelitian
- Pelatihan, konsultasi, penelitian mahasiswa - Aturan penggunaan lab untuk penelitian, peminjaman buku dan Aturan aturan lain
Fakultas, Jurusan, Laboratorium terkait, Mahasiswa S1, S2, S3, PPDS, Dosen.
3. Pengabdian kepada masyarakat
- Pelayanan Museum Anatomi bagi kalangan akademik yang memerlukan - Aturan pelayanan Museum Anatomi
Masyarakat umum dari kalangan akademik (minimal SMU/sederajat)
Proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia digambarkan seperti gambar berikutnya. Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB mengelola 3 proses bisnis, yaitu: Akademik, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Proses bisnis ini didukung oleh Jurusan Kedokteran dan Fakutas Kedokteran FKUB dengan 4 Proses bisnis yang lain, yaitu: Sumber Daya Manusia, Penelitian dan Publikasi, Pengabdian kepada Masyarakat dan Suasana Akademik. Pengelolaan Laboratorium Anatomi-Histologi didasarkan pada Proses-proses Input,
Proses dan Output, semuanya ini bergantung kerjasama dari Pengelola dan (keperluan dan kepuasan).
7
Gambar. Proses utama (bisnis proses) jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang kedokteran (lab. Anatomi-histologi)
KEPERLUAN PELANGGAN
INPUT
PROSES
OUTPUT
KEPUASAN PELANGGAN
Bidang Akademik dan Penelitian Mahasiswa dengan kompetensi Anatomi –Histologi Kedokteran
Dosen dan mahasiswa yang melakukan penelitian Anatomi-Histologi
Masyarakat akademik yang memerlukan pembelajaran Anatomi
1.Pelanggan Calon Mahasiswa
Proses belajar mengajar : kuliah, praktikum, modul, skill
2.Sumber daya manusia -Tenaga pengajar -Tenaga administrasi
Kompetensi utama: Mahasiswa dengan kompetensi Anatomi Kedokteran
3.Kurikulum Kurikulum Anatomi Kedokteran
Evaluasi akademik : evaluasi proses, evaluasi hasil
4.Sarana dan Prasarana -Gedung perkuliahan -Laboratorium -Teknologi informasi komunikasi
Eksternal: Mahasiswa , Dosen, dan Orangtua Internal: Jurusan : MKK
Penelitian AnatomiHistologi
Karya Ilmiah Anatomi-Histologi
Kunjungan Museum Anatomi
Pengetahuan Anatomi Manusia
Bidang Pengabdian Masyarakat Museum Anatomi
Unit Penjaminan Mutu Penjaminan mutu internal UJM dan MEU
Audit Eksternal PJM UB
Audit internal
Tindakan perbaikan dan pencegahan dan pengendalian dokumen
UMPAN BALIK
8
4.4.2. Pelanggan Pelanggan dari Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB dapat dibagi menjadi 4 (empat) bagian, yaitu 1. Mahasiswa sebagai pelanggan utama; 2. Dosen dan tenaga pendidik, 3. Masyarakat akademik 4. Pimpinan Jurusan Kedokteran FKUB 1. Persyaratan pelanggan mahasiswa: Terdaftar sebagai mahasiswa aktif FKUB, mahasiswa Universitas Brawijaya di luar FKUB dan mahasiswa PT lain. Yang dimaksud dengan mahasiswa aktif FKUB adalah mahasiswa FKUB yang mendaftar di regristasi FKUB. 2. Persyaratan dosen dan tenaga pendidik - Dosen UB - Tenaga pendidik di UB - Minimal Sarjana Kedokteran, S2 dan S3 baik dari Kedokteran maupun non Kedokteran 3. Masyarakat akademik Masyarakat akademik adalah pengunjung museum anatomi yang berlatar belakang akademik dengan keperluan pembelajaran Anatomi-Histologi dengan tingkat pendidikan minimal SMU/sederajat. 4. Pimpinan Jurusan Kedokteran FKUB 4.5 Sistem Dokumen dan Audit Sistem dokumen di Laboratorium Anatomi-Histologi mengikuti sistem dokumen yang ada di Jurusan Kedokteran yang mengacu pada sistem dokumen Universitas, baik jenis dokumen maupun system kodifikasinya (lihat Manual Mutu Universitas Brawijaya kode 00009 01000). Seluruh Dokumen dibuat oleh Kepala Laboratorium berserta staf Laboratorium AnatomiHistologi FKUB, diajukan oleh Kepala Laboratorium Anatomi-Histologi dikendalikan oleh Manajemen Representatif dan disahkan oleh Ketua Jurusan. Sistem pengendalian dokumen tercantum didalam Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman. Sedangkan sistem audit internal mengikuti sistem audit yang ditetapkan oleh Sistem Manajemen Mutu Universitas Brawijaya. Adapun secara lengkap dokumentasi Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB adalah sebagai berikut: Tabel 2: Dokumen UJM Jurusan Kedokteran Jurusan Kedokteran FKUB. No Dokumen Kode 1 Visi dan Misi, Tujuan, Sasaran dan Strategi pencapaian 00801 01000.Anahis 2 Manual Mutu 00801 05000.Anahis 3 1. Manual Prosedur Wajib Dok. MP wajib PD Lihat Lampiran a. Pengendalian Dokumen dan Rekaman 00801 06001 b. c. d. e.
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Tindakan Korektif dan Pencegahan Audit Internal Penyampaian dan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan. 2. Manual Prosedur Manajemen Administrasi
00801 00801 00801 00801
06002 06003 06004 06005
00801 06006.Anahis
9
4
5 6
3. Manual Prosedur Kegiatan Akademik 4. Manual Prosedur Penggunaan Laboratorium 5. Manual Prosedur Museum Anatomi 1. Instruksi Kerja Pedoman, Sikap dan Perilaku Petugas Laboratorium 2. Instruksi Kerja Kegiatan Perkuliahan 3. Instruksi Kerja Ujian Teori 4. Instruksi Kerja Kegiatan Praktikum 5. Instruksi Kerja Ujian Praktikum 6. Instruksi Kerja Diskusi/tutorial 7. Instruksi Kerja Kegiatan Evaluasi 8. Instruksi Kerja Penggunaan Mikroskop 9. Instruksi Kerja Pembuatan Sediaan/Preparat dengan Pengecatan Rutin HE 10. Instruksi Kerja Proses Pengawetan Kadaver 11. Instruksi Kerja Pembuatan Preparat Osteologi 12. Instruksi Kerja Peminjaman Buku Perpustakaan Dokumen Pendukung Borang-Borang
00801 00801 00801 00801
06007.Anahis 06008.Anahis 06009.Anahis 07001.Anahis
00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801
07002.Anahis 07003.Anahis 07004.Anahis 07005.Anahis 07006.Anahis 07007.Anahis 07008.Anahis 07009.Anahis
00801 00801 00801 00801 00801
07010.Anahis 07011.Anahis 07012.Anahis 08000.Anahis 09000.Anahis
Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu. Audit Internal harus dilaksanakan setidaknya satu tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Akademik yang diterapkan universitas. Audit internal Jurusan dilakukan dua tahap, yaitu yang pertama oleh auditor yang ditunjuk oleh Jurusan dan yang kedua oleh PJM Universitas Brawijaya. Kedua tahap tersebut biasanya dilakukan dua kali dalam setahun yakni berupa audit sistem dan audit kepatuhan. Selain itu termasuk dalam audit internal, Jurusan mengadakan audit silang (cross audit) yang dilakukan internal antar unsur/kegiatan di Fakultas Kedokteran UB.
10
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam penyediaan sumber daya manusia di bidang Kedokteran, maka Kepala laboratorium Anatomi-Histologi berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) secara bersungguh-sungguh dengan jalan: 1. Membudayakan system mutu di lingkungan Laboratorium Anatomi-Histologi dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan. 2. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi dan tugasnya. 5.2. Kepuasan Pelanggan Laboratorium Anatomi-Histologi sebagai pelaksanan pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan yang menentukan isi kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan indicator kinerja jurusan. Untuk mencapai visi dan misi, Laboratorium Anatomi-Histologi akan memberikan pelayanan pendidikan yang sebaik-baiknya kepada pelanggan utama, yaitu mahasiswa. 5.3. Kebijakan Mutu Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut: Laboratorium Anatomi-Histologi akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia dibidang Kedokteran dan kesehatan yang dapat diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu mahasiswa sesuai persyaratan sesuai dengan pedoman Konsil Kedokteran Indonesia (KKI) dan Standar Kompetensi Dokter Indonesia (SKDI), dengan cara berupaya menjalankan system penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. 5.4. Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan system mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (kode: 00801 01000.Anahis). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka dijalankan tugas sesuai dengan yang tertera dalam dokumen Jurusan Kedokteran/PSPD FKUB yaitu, dokumen Rencana Strategis (Renstra) (kode: 00801 02000), Program Kerja (kode: 00801 03000), Pedoman Pendidikan (kode: 00801 04000), Manual Mutu Lab. Anatomi-Histologi (kode: 00801 05000.Anahis), dan Standar Mutu yang mengikuti pola standar mutu sesuai dengan Word Federation Medical Education (WFME) dan atau Sasaran Mutu, Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi laboratorium Anatomi-Histologi (lihat sub bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Pengendalian dokumen di tingkat laboratorium dilakukan oleh Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari. Beberapa wewenang dan tanggung jawab Wakil Manajemen atau MR (Management Representative) adalah:
11
a. Sebagai perwakilan manajemen untuk keperluan audit internal maupun ekternal. b. Mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu di tingkat Jurusan dan Laboratorium. c. Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. d. Melaporkan kepada Dekan, serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu Jurusan Kedokteran/Laboratorium dan audit baik internal maupun ekternal. e. Mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi saran/konsultasi mengenai implementasi standar. Komunikasi internal dilakukan untuk menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif pada sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota Laboraorium Anatomi-Histologi dalam pencapaiannya, serta mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu yang dikoordinir Kepala Laboratorium Anatomi-Histologi, dengan beberapa usaha, sebagai berikut: Rapat staf edukatif Laboratorium Anatomi-Histologi minimal 1 kali sebulan Rapat pleno Laboratorium minimal 2 kali dalam satu semester. Rapat Kepala Laboratorium dengan Ketua Jurusan dan MR.
12
5.6. Tinjauan Manajemen Kepala Laboratorium Anatomi-Histologi melalui Ketua Jurusan menjamin bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan telah ditetapkan melalui Sistem Manajemen Mutu dan dijabarkan kedalam persyaratan-persyaratan yang sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan melalui kegiatan Tinjauan Manajemen. Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) Batch I oleh GJM dan Batch II oleh PJM tiap awal semester atau tiap 6 bulan. dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Jurusan, MR, dan tim UJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik pada saat rapat rutin jurusan. Agenda, materi serta tindaklanjut management review dituangkan dalam bentuk dokumen dan lampirannya. Gap analysis dilakukan untuk mengetahui ketidaksesuaian antara standar mutu dangan produk yang dihasilkan. Tindakan koreksi dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan gap. Langkah-langkah yang diambil tertuang didalam dokumen MP Tindakan Korektif dan Penceganan (No. Dokumen 00801 06003) dan MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai (No. Dokumen 00801 06002) dari dokumen Jurusan. 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya Melalui Rapat Fakultas yang membahas tentang ketersediaan sumber daya, Laboratorium Anatomi-Histologi akan menjamin bahwa sumber daya yang diperlukan untuk mendukung proses utama dalam menyediakan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Kedokteran telah tersedia sesuai kebutuhan, sehingga pelaksanaan system menjamin mutu dapat berjalan dengan baik sehingga Visi dan Misi dapat tercapai dan kepuasan pelanggan dapat terpenuhi. 6.2. Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber daya manusia yang tersedia di Laboratorium Anatomi-Histologi dapat dilihat pada Dokumen Pendukung Kode: 00801 05000 6.2. dari Jurusan. Kriteria dosen mengacu pada Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen. Sedangkan sertifikasi dosen mengacu pada PP No. 42 Tahun 2007 tentang Sertifikasi Dosen. Dalam usaha pemenuhan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan, maka Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB juga mengajukan usulan kepada Fakultas terkait dengan perekrutan dan pengelolaan sumber daya manusia seperti tugas belajar dan mengikutsertakan staf di dalam pelatihan. 6.3. Kualifikasi SDM di Laboratorium Anatomi-Histologi Kualifikasi SDM Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB mengacu pada SK Senat FKUB Nomor:037/SK/J10.1.17KP/2007 6.4. Saranan Prasarana dan Lingkungan Kerja (terkait dengan kebijakan Fakultas) Dokumen Pendukung kode: 00801 05000 6.4. dari Jurusan
13
6.5. Lingkungan Laboratorium dan Suasana Akademik (Terkait dengan kebijakan fakultas) Upaya Peningkatan Suasana Akademik di lingkunan laboratorium. - Kebijakan tentang suasana akademik (otonomi keilmuan, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik). - Ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana yang memungkinkan terciptanya interaksi akademik antara sivitas akademika. Disediakannya tempattempat pertemuan, lapangan berkumpul dan lapangan olahraga akan meningkatkan gairah belajar dari mahasiswa. - Interaksi akademik antara dosen-mahasiswa, antar mahasiswa, serta antar dosen. - Pengembangan perilaku kecendekiawanan. Paradigma baru sistem pendidikan yang menuntut keterbukaan antara dosen dan mahasiswa telah dilaksanakan di PS Anatomi Histologi. Mahasiswa disamping dapat berdialog dengan dosen pada saat kuliah dan berada di laboratorium, masih mempunyai kesempatan membicarakan masalahnya pada saat bimbingan di ruangan khusus dosen. Pada saat bimbingan ini mahasiswa menjadi lebih terbuka membicarakan permasalahannya, yang akhirnya akan meningkatkan kualitas perkuliahannya. Di era keterbukaan sekarang ini mahasiswa dapat menyepakati tanggal dan waktu bimbingan melalui telepon dan SMS dengan dosen yang bersangkutan. Nomor telepon setiap dosen dapat diperoleh mahasiswa di Administrasi Laboratorium Anatomi-Histologi. Selain interaksi secara aktif seperti di atas, mahasiswa juga dapat berkomunikasi secara pasif melalui kotak saran. Bagi mahasiswa yang memanfaatkan kotak saran, isinya akan diberikan oleh bagian kependidikan kepada Kepala Laboratorium dan PJP untuk ditindaklanjuti di dalam rapat rutin laboratorium. 7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan Perencanaan program layanan pendidikan dijabarkan di dalam bentuk pengembangan mutu pendidikan yang meliputi: - Mengembangkan system pembelajaran di Lab. Anatomi-Histologi berstandar internasional - Mengembangkan kemampuan akademik dosen d lingkungan Lab. Anatomi-Histologi. - Mengembangkan kemampuan profesional staf Lab. Anatomi-Histologi dalam proses belajar mengajar. 7.2. Proses Terkait Mahasiswa Realisasi proses terkait mahasiswa meliputi: - Memanfaatkan Teknologi Informasi dalam pembelajaran berbasis SCL (Student Centered Learning). - Mendukung pengembangan Model Proses Belajar Mengajar yang mengacu pada SCL (termasuk pendekatan PBL). 7.3. Pengendalian Desain dan Pengembangan Pembelajaran Realisasi desain dan pengembangan pembelajaran meliputi: - Internasionalisasi Pembelajaran di Laboratorium sesuai dengan standar WFME
14
-
Mendukung pengembangan system pembelajaran berstandar internasional Melaksanakan dan mendukung pengembangan KBK yang bertaraf nasional dan internasional di Laboratorium Anatomi-Histologi. Mendukung pengembangan Relevansi Pendidikan dalam pelaksanaan Pembelajaran.
7.3.1 Perencanaan Pelaksanaan Pembelajaran Dekan mempertimbangkan desain dan pengembangan kurikulum untuk keuntungan mahasiswa atas masukan dari KPS. Penyesuaian kurikulum di jurusan Kedokteran dilakukan melalui kegiatan Lokakarya Kurikulum (setiap 4 tahun sekali), Asistensi Tenaga Ahli dan Tracer Study (setahun sekali) dengan teknik pelaksanaan yang melibatkan pelanggan. Rancangan kurikulum didiskusikan berdasarkan kompetensi lulusan yang dikehendaki, meliputi: Relevansi mata kuliah, Pembaharuan buku teks dan diktat/ hand out pembelajaran, Pengembangan materi dan silabus, Proses belajar mengajar, Isu-isu mutakhir di tingkat nasional dan internasional dan Hasil tracer
study
Rancangan kurikulum disusun bersama oleh kelompok dosen dengan mempertimbangkan suara dan kebutuhan pelanggan. Rancangan tersebut selanjutnya disempurnakan oleh MEU dan Jurusan untuk dijadikan rancangan kurikulum perbaikan. Tugas dan kewenangan Laboratorium adalah mengimplementasikan Pembelajaran di Laboratorium Anatomi-Histologi ke dalam Kurikulum yang telah dibuat. 7.3.2 Output desain dan pengembangan Pembelajaran Anatomi-Histologi Output desain dan pengembangan Pembelajaran Anatomi-Histologi harus mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan, strategi instruksi dan asesmen kinerja. Output desain Pembelajaran Anatomi-Histologi dapat dilakukan dengan proses benchmarking dengan berbagai Laboratrium Anatomi-Histologi Fakultas Kedokteran universitas terkemuka di dunia, untuk mendapatkan rancangan konten yang berkualitas 7.3.3 Pengendalian perubahan desain Pembelajaran di Laboratorium Anatomi-Histologi Dalam lingkungan pendidikan pesatnya perkembangan iptek dijadikan arahan tinjauan kurikulum dan silabus secara periodik, dan menghasilkan revisi/perubahan. Perubahan tersebut sebaiknya diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan. Laboratorium Anatomi-Histologi seharusnya memiliki prosedur pelaksanaan tinjauan Pembelajaran Ilmu Anatomi-Histologi. Revisi setiap subyek sebaiknya mencakup evaluasi efektif pada keseluruhan Pembelajaran dan rekaman harus dipelihara. 7.4. Pembelian Poin 7.4. tidak dilakukan karena semua pembelian dilaksanakan oleh Universitas dan Fakultas 7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan 7.5.1. Pengendalian ketentuan Laboratorium Anatomi-Histologi mengidentifikasi keseluruhan topik dan tema subyek. Jurusan mempertimbangkan (consider) dokumen akademik yang disimpan yang diajarkan, dan metode prosedur/instruksi yang diterima. Laboratorium Anatomi-Histologi menetapkan berbagai ukuran yang diterima
15
untuk menentukan pemenuhan sasaran pengajaran. Laboratorium AnatomiHistologi harus memastikan pengendalian proses. 7.5.2. Proses Validasi Proses Validasi pendidikan di Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB dikendalikan Kepala Laboratorium melalui kebijakan SPMI/AIM yang diselenggarakan oleh Universitas lewat Unit-unit Penjaminan Mutu, yang dikontrol lewat standar ISO 9001;2008, dan diakreditasi oleh BAN PT. 7.5.3. Identifikasi dan ketertelusuran Laboratorium Anatomi-Histologi mengendalikan dan merekam identifikasi Pelaksanaan Pembelajaran. 7.5.4. Properti pelanggan. Dalam organisasi pendidikan, property milik mahasiswa adalah property yang diberikan pada saat pendaftaran masuk atau pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan. Property milik mahasiswa mencakup antara lain kartu tanda mahasiswa (KTM), textbook dalam bentuk E-book, modul, buku petunjuk praktikum, buku kerja, studi kasus, dan buku pedoman pendidikan. Laboratorium Anatomi-Histologi tidak mempunyai akses dalam mekanisme ini. 7.5.5. Preservasi Laboraorium berkontribusi membuat dokumen akademik seperti silabus, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (buku, modul/diktat kuliah, kaset video, program komputer), Jurusan mempertimbangkan (consider) dokumen akademik untuk disimpan. Pasokan untuk proses pendidikan dapat juga mencakup, misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk maksud pengajaran atau penelitian dan pekerjaan pengembangan. 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Laboratorium Anatomi-Histologi melaksanakan ujian dan menggunakan alat asesmen yang telah ditetapkan validitasnya oleh Jurusan. Pemantauan dan pengukuran dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian dengan rencana studi, kurikulum dan program pendidikan. Jurusan menetapkan ujian atau alat asesmen pengajaran yang valid.
16
8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN MUTU 8.1. Pemantauan dan Pengukuran Pemantauan dan Pengukuran Pencapaian Visi dan Misi serta Pencapaian Standar dan Sasaran Mutu. Laboratorium Anatomi-Histologi membantu Jurusan Kedokteran FKUB pelaksanann proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan untuk melihat kesesuaian produk/layanan dengan standar mutu yang ditentukan. 8.2. Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan. Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan menggunakan kuesioner untuk pengguna lulusan, mahasiswa, dosen. 8.3 Analisis Data
Laboratorium Parasitolgi FKUB berupaya selalu untuk menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan dan disesuaikan dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Apabila sudah di atas standar, maka harus ada upaya untuk mempertahankan dan meningkatkan, sedangkan apabila masih di bawah standar mutu maka perlu dipikirkan upaya pemecahan masalahnya secara rinci dan mendalam. Data-data tersebut baik akademis maupun administratif dikelola dan diperbarui secara berkesinambungan dan terus menerus. 8.4 Perbaikan 8.4.1 Perbaikan berkesinambungan Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB harus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong seluruh sumber daya manusia di jurusan untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup pendidikan melalui sistem audit seperti yang digambarkan bagan Perbaikan berkelanjutan. Proses perbaikan harus dilakukan dengan didasari dengan semangat penyelesaian keluhan, penerapan saran dan komentar pelanggan realistis dan bermanfaat pada peningkatan mutu. 8.4.2 Tindakan Korektif Laboratorium Anatomi-Histologi mengacu pada tugas Jurusan Kedokteran dalam penetapan Manual Prosedur (untuk melaksanakan tindakan korektif dan pencegahan (00801 06003) yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan kepada pelanggan. 8.4.3 Tindakan pencegahan Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (00801 06003) dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan yakni mahasiswa dan pihak terkait lainnya. Tindakan pencegahan direkam dan dikomunikasikan/disampaikan ke pihak yang terkait langsung dan Jurusan. 8.4.3 Penyampaian dan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan.
Mekanisme pelayanan penyampaian keluhan pelanggan dan penanganannya di Jurusan Kedokteran dalam MP Penyampaian dan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan.(00801 06005). Sedangkan untuk keluhan di yang masuk melalui 17
kotak saran di laboratorium Anatomi-Histologi yang menjadi wewenang dan tanggung jawab laboratorium ditangani melalui alur yang terdapat pada pasal 6.5. dokumen Manual Mutu Lab. Anatomi-Histologi.
18
