UDC 001 816 651 74/78+ 923 ^^^^^^Щ^уЛаОЖ^^^^^^^^^^^^^^^Ш
Briefpapier, factuur en (brief)kaarten
NEN 1026 6e druk, april 1984
Letterhead, invoice and postcards
1
Onderwerp
Deze norm geeft richtlijnen voor de indeling van briefpapier, factuur en (brief)kaarten Toepassingsgebied
Vo
2
Deze norm is van toepassing bij het ontwerpen en drukken van briefpapier, factuur en kaarten Voor briefpapier en factuur is uitgegaan van het formaat A4 (210 mm x 297 mm) volgens NEN 381 Voor kaarten wordt uitgegaan van het formaat A6 (105 mm x 148 mm)
3
Overzicht van de velden van het briefpapier
In de onderstaande figuur is het briefpapier onderverdeeld in zogenaamde velden De in deze norm gehan teerde benamingen zijn in de desbetreffende velden vermeld De toegevoegde nummers verwijzen naar de paragrafen waarin deze velden aan de orde komen In de bijlage worden enige aanwijzingen voor ontwer pers, drukkers en gebruikers gegeven
ovenmarge
be
iew
ev
Pr
5 3«-
or
-^»57
eld
Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded.
Opmerking Het verdient aanbeveling bij het toepassen van deze norm tevens kennis te nemen van NEN 1025 'Enveloppen', NEN 3162 'Indelen en typen van documenten' en NEN 3516 'Ontwerpen van formulieren'
-э»5 2
5 10«^-
Figuur 1 - De velden van het briefpapier
NEN 1026 - blz 1
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
4
Indeling van briefpapier, formaat A4 staand (210 m m x 297 mm), met links geplaatste adressering
Hoofdindeling, marges en maten Maten in mm
Vo
-s» arcering is schuifruimte
(Y) netto- adresveld
'///////// .,„
/
л-\ \\) ontvangerruimte
//•
шр^ш^ЕРк г__, , г__ г__п
(4А) gegevens geadresseerde
'
(4В) gegevens afzender
L ^ÈYojide_rwerp
| ~\
J
or
©
(6 ) tekstruimte
Legende
©-
ev
= = = =
instellijn van de eerste (adres)regel (14e schrijfregel; 59 mm van boven) vouwlijn; de juiste plaats is afhankelijk van de vouwwijze (zie NEN 1025) bladmidden voor de perforator waarschuwingspunt vrije ruimte voor ondertekening, of nog 6 schrijfregels vóór overgang naar vervolgblad e = waarschuwingspunt laatste (63e) schrijfregel, eventueel vermelding van initialen, bijlagen of keerwoord De afstand tussen d en e is minimaal 25,4 mm, gelijk aan 6 schrijfregels van 4,23 mm (1/6 inch) De hoogte waarop punt e staat is afhankelijk van de hoogte van g, echter minimaal 30 mm vanaf de onderzijde
iew
а b с d
be
Pr
©!
eld
f = hoogte van ruimte 4, afhankelijk van de inhoud g = hoogte van ruimte 5, afhankelijk van de inhoud
Opmerking De korte verticale lijntjes in de bovenkant van ruimten @ en @ geven de mogelijke beginpositieplaatsen voor de gewenste kopjes aan en tevens de tabulatorstopplaatsen Zij zijn ontleend aan NEN 3516
L
®
©• Г
Г"
©
(S) voetruimte
L
L.
Figuur 2 - Model
van briefpapier
(verkleinde
afbeelding)
NEN 1026 - blz 2
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
5
T o e l i c h t i n g bij d e v e l d e n v a n h e t b r i e f p a p i e r (figuren 1 e n 2)
5 1
De linkermarge
Er zijn, in o v e r e e n s t e m m i n g met NEN 3516, t w e e linkermarges vastgesteld, 33 m m en 20 m m De linkermarge van 33 m m heeft de voorkeur v o o r briefpapier Die van 20 m m is mogelijk indien in de breedte meer ruimte nodig is, zoals bij de factuur en de ' U N - l a y o u t key'-documenten 52
De rechtermarge
De rechtermarge is in o v e r e e n s t e m m i n g met NEN 3516 vastgesteld op circa 10 m m 53
De bovenmarge
De b o v e n m a r g e is in o v e r e e n s t e m m i n g met NEN 3516 vastgesteld op m i n i m a a l 13 m m De ondermarge
Vo
54
De o n d e r m a r g e is in o v e r e e n s t e m m i n g met NEN 3516 vastgesteld op m i n i m a a l 5 m m
5 5
Het briefhoofd (de kopruimte)
De k o p r u i m t e Q dient v o o r het v e r m e l d e n / v o o r d r u k k e n van het briefhoofd, d i de naam met eventuele nadere aanduidingen en/of (beeld)merk, t e l e f o o n n u m m e r 1 ) , p o s t b u s n u m m e r , postcode en w o o n p l a a t s van de afzender V e r m e l d bij het ontbreken van een postbus de straatnaam en het h u i s n u m m e r 56
Het adresveld
56 1
or
Het adresveld is de ruimte waarin uitsluitend adresinformatie mag staan en w e l binnen het netto-adresveld De hoekpunten hiervan w o r d e n v o o r g e d r u k t Het netto-adresveld © w o r d t aan de b o v e n - en onderzijde begrensd door een blanco schuifruimte van 5 m m , aan de linker- en rechterzijde d o o r een blanco schuifruimte van resp 26 m m en 14 m m Breedte
van het
netto-adresveld
be
Pr
Uit onderstaande verkleinde afbeeldingen kan w o r d e n afgeleid hoeveel tekens in het netto-adresveld o p e e n regel kunnen w o r d e n geplaatst De keuze van een I i n k e r m a r g e v a n 3 3 m m of 20 m m bepaalt in feite de adresbreedte
iew
ev
Opmerking In alle genoemde toepassingen is er voldoende ruimte voor de maximale adresregellengte (30 posities) volgens de conventies van de PTT In een aantal bij grote overheidsorganen aanwezige adresbestanden kan een maximale adresregellengte van 40 tekens voorkomen In een enkel geval zal het adresveld daarom iets naar rechts moeten worden vergroot Dit zou bij de genormaliseerde vensterstanden tot afdekking van de meest rechts geplaatste gegevens kunnen leiden Blijkens statistisch onderzoek is de kans hierop in de praktijk momenteel slechts gering Omdat in deze adresbestanden het huisnummer zich nooit voorbij de 33e positie van deze adresregel bevindt, blijft dit altijd in het venster zichtbaar
eld
- l i n k e r m a r g e 33 mm
r^-
- linkermarge
20 mm
33 t e k e n s
• b e s c h i k b a r e r u i m t e bij t o e p a s s i n g —| van de p i c a ' - l e t t e r en van p r i n t e r s c h r i f t op 2 54 mm ( 1 / 1 0 inch)
38 t e k e n s
39 tekens
- i d e m voor ' e l i t e ' - l e t t e r en s o o r t — ^ gelijke, zoals gothic diplomat , 'elite-cubic' e d breed 2 12 mm ( 1 / 1 2 inch )
45 t e k e n s
Figuur 3 - Beschikbare
ruimte
in de breedte
van het
netto-adresveld
1) Zie ook de noot op blz 5 NEN 1026 - blz 3
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
562
Hoogte en indeling van het netto-adresveld
Het gegeven adresveld van 35 mm hoog biedt ruimte voor 7 adresregels, beginnend op de 14e schrijf regel op 59 mm van de bovenrand van het papier Deze 1e adresregel wordt aangegeven door een voorgedrukte instellijn © - Voor verkleind adresveld zie hoofdstuk 8 Voor de volgorde van de adresregels geldt volgens NEN 3162 als aanbeveling - de naam van het bedrijf, de organisatie of de instelling, dan wel de persoonsnaam van de geadresseerde; - indien nodig de t a v-regel, - nadere adresaanduidingen, zoals afdeling, gebouw e d , - postbus en nummer of, indien niet aanwezig, straatnaam en huisnummer; - postcode van de postbus resp van de straatnaam en huisnummer en de woonplaats, - voor het buitenland dient de landaanduiding (in het Nederlands) bij voorkeur als laatste adresregel te worden opgenomen Het is echter ook toegestaan de landaanduiding op te nemen achter de woonplaats
Vo
Opmerking Woonplaats- en eventuele landaanduiding bij voorkeur met hoofdletters
563
Het antwoordadres
De ontvangerruimte
be
57
ev
Pr
or
Bij gebruik van vensterenveloppen in het binnenlands verkeer is het praktisch adresgegevens van de afzender in de bovenste 3 mm van het netto-adresveld voor te drukken Dit geldt zowel voor kleine gebruikers als voor organisaties met meer vestigingen Als de (firma)naam op de envelop is voorgedrukt (bijvoorbeeld bij algemene bedrijfsenveloppen), kan deze naam in de antwoordadresregel desgewenst achterwege blijven Begint men het antwoordadres wél met deze naam dan kan men desgewenst van blanco vensterenveloppen gebruik maken In de antwoordadresregel dienen uitsluitend die adresgegevens te worden voorgedrukt die voor beantwoording - of bij onbestelbaarheid voor het terugzenden - van debrief nodig zijn Ter wille van de duidelijkheid van de adressen en ter bevordering van een zekere uniformiteit in de vermelding van de adresgegevens stelt de PTT de voorwaarde dat de adresgegevens van de afzender op de wijze als in NEN 1025 onder punt 5b worden vermeld Echter bestaat er vanuit PTT-zijde geen bezwaar indien de antwoordadresregel in de bovenruimte van het venster wordt vermeld, mits de verzending in het binnenlands verkeer geschiedt en de antwoordadresregel geen verwarring schept met de andere gegevens in het adresveld De lettergrootte dient daarom niet meer dan 2,5 mm (6 à 7-punts) te zijn Het afsluiten van de antwoordadresregel met een onderlijning is toegestaan Deze regel mag ook dia-positief worden gezet Zie ook de bijlage, punt А Э Voor toepassing zie hoofdstuk 6
iew
De ontvangerruimte (3) dient voor het opnemen van behandelingsgegevens (agenda- en circulatiestem pels e d ) bij de ontvanger Het plaatsen van de ruimte voor deze gegevens aan de rechterkant is gunstig voor het gemakkelijk daarop terugzoeken 58
De referentieregels
581
Gegevens van de geadresseerde
eld
De gegevens van de 1e referentieregel (24e schrijfregel of lager) worden steeds onderde desbetreffende voorgedrukte kopjes geplaatst De plaatsing van de kopjes, zoals 'uw brief van', 'uw kenmerk', boven de referentieregel is in principe vrij Aanbevolen wordt echter de beginletter van elk kopje steeds op een van de vaste tabulatorposities te plaat sen, zoals deze zijn vastgelegd in NEN 3516 Daarmee wordt bereikt dat de invulling steeds vanaf een vaste tabulatorstop kan geschieden, ongeacht of de brief meteen elite-lettertype (2,12 mm = 1/12 inch) of meteen pica- lettertype (2,54 mm = 1/10 inch) wordt geschreven
Ruimte © is bestemd voor de referentie- en communicatiegegevens van de geadresseerde, zoals 'uw brief van' en 'uw kenmerk' 582
Gegevens van de afzender
Ruimte @ is bestemd voor referentie- en communicatiegegevens van de afzender, zoals 'ons kenmerk', 'toestel- of doorkiesnummer' en de 'datum' 583
Het onderwerp
Het onderwerp © wordtvolgens NEN 3162 geplaatst onder ruimte @ of na een blanco regel, of ondereen voorgedrukt kopje, beginnend tegen de linkerkantlijn Houd voor de omschrijvingsruimte van het onder werp, ter vermijding van meer korte schrijf regels, de volle breedte van de brief beschikbaar
NEN 1026 - blz 4
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
59
De tekstruimte
De tekstruimte ©staat vrij ter beschikking voor de vastlegging van de gewenste informatie Aanbevolen wordt voor de rechtermarge van dit tekstblok 20 mm aan te houden 5 10
De voetruimte
In de voetruimte © komen die gegevens van de afzender die niet reeds in het briefhoofd zijn vermeld, zoals kantooradres (in plaatsen met een op de postcode gebaseerde wijkindeling met vermelding van de postcode), telegramadres, telexnaam, telefoonnummer 1 ), postrekening, bankrekening en de plaats en het nummer van inschrijving in het handelsregister Daar op briefpapier en orderformulieren in elk geval de statutaire naam en de vestigingsplaats dienen te worden vermeld, kunnen deze gegevens, indien ze niet uit het briefhoofd blijken, hier worden opgenomen Een eventueel formuliernummer kan zowel horizontaal in deze ruimte als verticaal onderaan rechts tegen de linkermarge van 7 mm worden geplaatst
Vo 5 11
Vouwlijn en bladmidden
Druk de merktekens © e n © volgens figuur 2 voor Plaats het merkteken voor een vouwlijn ® volgens NEN 1025 rechts om verwisseling te voorkomen met het merkteken © dat dient voor het centreren van de perforator, ten einde een efficiënte en accurate behandelingswijze van het briefpapier te bevorderen
5 12
Waarschuwingstekens
Ter aanduiding van het begin van de vrije ruimte voor de ondertekening en van de laatste regels dienen waarschuwingstekens © en © op het briefpapier te worden voorgedrukt De afstand tussen ® en ® moet minimaal 25,4 mm bedragen, gelijk aan 6 schrijfregels van 4,23 mm (1/6 inch) De hoogte waarop punt © staat is afhankelijk van de hoogte van © , echter minimaal 30 mm vanaf de onderzijde
be
iew
ev
Pr
or eld 1 ) Als in het briefhoofd - of bij de referentiegegevens - een doorkiesnummer wordt vermeld, kan in de voetruimte het nummer van de centrale worden geplaatst NEN 1026 - blz 5
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
6
Ingevuld model van briefpapier, formaat A4 staand (210 m m X 297 mm), met links geplaatste adressering en toepassing van een antwoordadres
Het voorgedrukte deel van onderstaande briefis een voorbeeld van de mogelijke bedrukking van briefpapier, terwijl de getypte tekst - volgens de instructies in NEN 3162 - het resultaat na de invulling illustreert
neniso bv
N
telefoon (0999) 87 65 43 int + 31 999 87 65 43
adviesbureau voor drukwerkvormgeving op basis van NEN en ISO normen
Vo
neniso bv • postbus 1000 • 1234 XX normendem
Aan de gebruiksters en gebruikers van de normen NEN l026 en NEN 3162 Postbus 1026 9876 XX NORMENDAM
uw kenmerk your reference N/T
uw brief van your letter of 1983-08-01
regel 14
ons kenmerk our reference 380 82/AMP
datum date 15 augustus 1983
Hoe wordt een brief getypt?
or
Geachte dames en heren,
Als antwoord op de bovenstaande vraag vindt u hieronder enige richtlijnen voor het typen van brieven
be
iew
ev
Pr
Zet de linkerkantlijnstop op 33 mm vanaf de linkerrand van het papier, dit is dus precies onder het begin van het briefhoofd Plaats de rechterkantlijnstop op 20 mm van de rechterrand van het papier Als u meer brieven na elkaar gaat typen, hebt u er veel gemak van als u drie vaste tabulatorstoppen voor de gegevens onder 'uw kenmerk' enz plaatst Deze kunnen ook voor het vervolgblad gelden Typ de beginletter van de eerste adresregel op de hoogte van het aangegeven instellijntje en direct vanaf de kantlijn Zoals u aan dit voorbeeld ziet, is het typen van de brief verder zo eenvoudig mogelijk gehouden: vanaf het adres tot en met het onderschrift beginnen alle regels aan de linkerkantlijn en tussen twee alinea's wordt steeds een volle regel wit gelaten
eld
Linksonder bevinden zich twee voorgedrukte stippen De bovenste ervan betekent: 'Attentie, er zijn nog zes regels op dit blad te typen' Komt er na deze stip nog een grote laatste alinea, dan kunt u daarmee beter direct op het vervolgblad beginnen Deze stip is ook van belang als de brief bijna af is, want u moet voor 'Hoogachtend' en de ondertekening zes regels beschikbaar houden De onderste stip geeft de laatste schrijfregel aan
Tot slot wordt nog graag uw medewerking ingeroepen om volgens deze aanwijzingen uw brieven een verzorgde presentatie te geven Hoogachtend, NENISO b y ^
S Cribent Chef Algemene Zaken
kantooradres Noordenboslaan 99 Normendam
Ingevuld met regelafstand 1 (= 4,23 mm = V6 inch)
TG neniso normendam T X 12345 niso nl
Figuur 4 - Voorbeeld van ingevuld briefpapier (verkleinde
handelsregister Normendam 12345
afbeelding)
NEN 1026 - blz 6
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
regel 24
Bestelformulier Stuur naar:
NEN Uitgeverij t.a.v. afdeling Marketing Antwoordnummer 10214 2600 WB Delft
NEN Uitgeverij Postbus 5059 2600 GB Delft Vlinderweg 6 2623 AX Delft T (015) 2 690 390 F (015) 2 690 271
Ja, ik bestel __ ex. NEN 1026:1984 nl Briefpapier, factuur en (brief)kaarten
www.nen.nl/normshop
€ 31.80
Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via www.nen.nl/normshop
Stel uw vraag aan Klantenservice via: @NEN_webcare
Gratis e-mailnieuwsbrieven
Retourneren
Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen,
Fax: (015) 2 690 271 E-mail:
[email protected] Post: NEN Uitgeverij, t.a.v. afdeling Marketing Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig).
normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze e-mailnieuwsbrieven. www.nen.nl/nieuwsbrieven
Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v.
O M
O V
Voorwaarden
• De prijzen zijn geldig tot 31 december 2015, E-mail tenzij anders aangegeven. • Alle prijzen zijn excl. btw, Klantnummer NEN verzend- en handelingskosten Uw ordernummer BTW nummer en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Postbus / Adres • Bestelt u via de normshop een Postcode Plaats pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Telefoon Fax • Meer informatie: telefoon (015) 2 690 391, dagelijks Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) van 8.30 tot 17.00 uur. Postbus / Adres • Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie Postcode Plaats voorbehouden. • U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: Datum Handtekening www.nen.nl/leveringsvoorwaarden.
Normalisatie: de wereld op één lijn.
preview - 2015
