Voorwoord In de UBizz beginnerscursus wordt gebruik gemaakt van een „uitgeklede‟ UBizz Client versie. Dit betekent dat u maar een beperkt aantal mogelijkheden van UBizz te zien krijgt. Eveneens zullen niet alle datavelden toegelicht worden, mede vanwege het feit dat veel velden voor zich spreken. Met deze beperkingen in het cursusboek wil Pyrrho voorkomen dat u, als beginnende gebruiker, het gevoel krijgt verdwaald te raken in de vele mogelijkheden. Met de overige functies van UBizz zult u gaandeweg in uw werk in aanraking komen. Voor uitleg over de meer geavanceerde functies die u tijdens het werken met UBizz tegenkomt kunt u terecht bij de UBizz vervolgcursus, een cursus voor de gevorderde gebruiker.
1
Inhoudsopgave 1 1.1 2
OBJECT GEORIËNTEERD MODELLEREN________________________ 6 Koppeling van objecten ___________________________________________ 6 DE PARTICULIERE RELATIE __________________________________ 7
2.1 Datavelden van het hoofdscherm “Particuliere Relatie” ________________ 8 2.1.1 Categorie ____________________________________________________ 8 2.1.2 Persoon _____________________________________________________ 9 2.1.3 Telefoon privé, Mobiel privé, E-mail privé, Fax privé en Rekeningnrs. ___ 9 2.1.4 Telefoon werk, Mobiel werk, E-mail werk en Fax werk ______________ 10 2.1.5 Recentste contact en Recentste bezoek ____________________________ 10 2.1.6 Klant contacten ______________________________________________ 10 2.1.7 Polis overzicht_______________________________________________ 13 2.1.8 Overzicht financiële diensten ___________________________________ 13 2.1.9 Gezinssituatie _______________________________________________ 14 2.1.10 Inkomenssituatie _____________________________________________ 16 2.1.11 Commercieel ________________________________________________ 18 2.2 Enkele belangrijke functies uit de menubalk _________________________ 2.2.1 Opslaan ____________________________________________________ 2.2.2 Acties _____________________________________________________ 2.2.2.1 Opslaan __________________________________________________ 2.2.2.2 Maak Partner ______________________________________________ 2.2.2.3 Nieuw ___________________________________________________ 2.2.3 Voeg notitie toe ______________________________________________ 2.2.4 Taak aanmaken ______________________________________________ 3
20 20 20 20 20 21 22 24
HET INVOEREN VAN EEN NIEUWE PERSOON ___________________ 26
3.1 Datavelden van het hoofdscherm “Persoon” _________________________ 3.1.1 Niet benaderen ______________________________________________ 3.1.2 Predicaat ___________________________________________________ 3.1.3 Voorletters__________________________________________________ 3.1.4 Tussenvoegsel _______________________________________________ 3.1.5 Naam (Verplicht Dataveld) _____________________________________ 3.1.6 Voornamen _________________________________________________ 3.1.7 Woon- en postadres___________________________________________ 3.1.8 Telefoon privé, Fax privé en Mobiel privé _________________________ 3.1.9 E-mail privé ________________________________________________ 3.1.10 Geslacht____________________________________________________ 3.1.11 Sofinummer_________________________________________________
26 26 27 27 27 28 30 30 31 31 32 32 2
3.1.12 3.1.13 3.1.14 3.1.15 3.1.16 3.1.17
Geboortedatum ______________________________________________ Geboorteplaats ______________________________________________ Nationaliteit_________________________________________________ Beroep _____________________________________________________ Bankrekeningnummer en Postbanknummer ________________________ Connectie met _______________________________________________
33 33 33 34 34 35
3.2 Enkele belangrijke functies uit de menubalk _________________________ 3.2.1 Acties _____________________________________________________ 3.2.1.1 Opslaan __________________________________________________ 3.2.1.2 Wijzig adres ______________________________________________ 3.2.1.3 Overleden ________________________________________________ 3.2.1.4 Nieuw ___________________________________________________
36 36 36 36 37 37
4
EEN PARTICULIERE POLIS AANMAKEN _______________________ 38
4.1 Datavelden van het hoofdscherm “Autoverzekering” __________________ 4.1.1 Behandelaar intern ___________________________________________ 4.1.2 Particuliere relatie ____________________________________________ 4.1.3 Maatschappij ________________________________________________ 4.1.4 Agentschap _________________________________________________ 4.1.5 Produktnaam ________________________________________________ 4.1.6 Behandelaar extern ___________________________________________ 4.1.7 Polisnummer ________________________________________________ 4.1.8 Voorlopig Polisnummer _______________________________________ 4.1.9 Doorlopend/Aflopend _________________________________________ 4.1.10 Onderdeel Pakket ____________________________________________ 4.1.11 Betalingswijze _______________________________________________ 4.1.12 Netto termijnpremie, Bruto termijnpremie _________________________ 4.1.13 Polis/prolongatiekosten ________________________________________ 4.1.14 Assurantiebelasting ___________________________________________ 4.1.15 Totale termijnpremie __________________________________________ 4.1.16 Premietermijn _______________________________________________ 4.1.17 Eerste aanvraag ______________________________________________ 4.1.18 Ingang contract ______________________________________________ 4.1.19 Looptijd contract (mnd) _______________________________________ 4.1.20 Einde contract _______________________________________________ 4.1.21 Premie prolongatiedatum ______________________________________ 4.1.22 Gegevens auto _______________________________________________ 4.1.23 Gebruik(ers) auto ____________________________________________ 4.1.24 Dekking ____________________________________________________ 4.1.25 Provisie ____________________________________________________ 4.1.26 Mutatiedatum _______________________________________________ 4.1.27 Mutatiereden ________________________________________________ 4.1.28 Laatste prolongatie ___________________________________________ 4.1.29 WEB gegenereerd ____________________________________________
39 39 39 40 41 41 41 42 42 42 42 42 43 43 43 44 44 44 45 45 45 45 46 47 55 55 56 56 56 56
3
4.1.30
Totaal eigen risico ____________________________________________ 56
4.2 Enkele belangrijke functies uit de menubalk _________________________ 4.2.1 Acties _____________________________________________________ 4.2.1.1 Staten van een polis ________________________________________ 4.2.1.2 Particuliere schadeclaim _____________________________________ 5
57 57 57 57
FINANCIËLE DIENSTEN – EEN HYPOTHEEK AANMAKEN _________ 58
5.1 Datavelden van het hoofdscherm Hypotheek - beknopt ________________ 5.1.1 Hypotheekgevers_____________________________________________ 5.1.2 Hypotheekgegevens __________________________________________ 5.1.3 Onderpandgegevens __________________________________________ 5.1.4 Mutatiedatum en Mutatiereden __________________________________
58 58 59 65 65
5.2 Enkele belangrijke functies uit de menubalk _________________________ 5.2.1 Acties _____________________________________________________ 5.2.1.1 Staten____________________________________________________ 5.2.1.2 Voeg Hypotheekstukken toe __________________________________ 5.2.1.3 Nieuw ___________________________________________________
67 67 67 67 67
6
WERKEN MET TAKEN EN NOTITIES ___________________________ 68
6.1 Taken _________________________________________________________ 6.1.1 Taken gekoppeld aan een object _________________________________ 6.1.2 Losse taken _________________________________________________ 6.1.3 Synchroniseren van taken ______________________________________
68 68 73 76
6.2 Notities ________________________________________________________ 79 6.2.1 Notities gekoppeld aan een object _______________________________ 79 6.2.2 Losse notities _______________________________________________ 79 7 7.1
KOPPELING MET MS OFFICE_________________________________ 81 Brieven bij het object Autoverzekering – een voorbeeld _______________ 81
8
KOPPELEN VAN E-MAILBERICHTEN AAN EEN OBJECT __________ 84
9
EN TENSLOTTE NOG EEN PAAR UITSMIJTERS _________________ 89
9.1
Uitgebreid zoeken _______________________________________________ 89
9.2
Het wissen van UBizz Objecten ____________________________________ 92
9.3
Referenties _____________________________________________________ 92
4
10
HISTORIE _______________________________________________ 94
5
1 Object georiënteerd modelleren Alvorens u met UBizz gaat werken is het handig om u eerst het een en ander uit te leggen over dit produkt. De manier van werken met UBizz kan in beginsel namelijk nogal vreemd aandoen. Het produkt is object georiënteerd gemodelleerd. Wat houdt dat nu in? Een goed voorbeeld van wat hiermee wordt bedoeld is het volgende.
1.1 Koppeling van objecten Een persoon kent meerdere hoedanigheden; u heeft bijvoorbeeld zakelijk contact met de heer De Vries, eigenaar van een slagerij. Hij is een privé persoon, hij is voor u contactpersoon van de slagerij, is een zakelijke relatie van u omdat hij een verzekering via u heeft lopen en is tevens een debiteur. Indien zijn zakelijke telefoonnummer wijzigt, moet dit normaal gesproken op verschillende plaatsen in uw systeem aangepast worden. Bij object georiënteerd modelleren werkt dit anders. Er worden verschillende objecten gedefiniëerd: het object „persoon‟, het object „bedrijfscontactpersoon‟, het object „zakelijke relatie‟, het object „debiteur‟, etc. Deze objecten krijgen een koppeling met elkaar (referentie). Door die koppeling hoeft u de zakelijke gegevens van meneer De Vries maar één keer in te voeren. En, indien bijvoorbeeld het zakelijke telefoonnummer van meneer De Vries wijzigt, hoeft u dit ook maar op één plek te veranderen. UBizz zorgt ervoor dat deze wijziging op alle relevante plekken in het systeem wordt doorgevoerd.
6
2 De Particuliere Relatie Vanuit de hieronder getoonde dialoog kunt u een nieuwe Particuliere Relatie aanmaken. In de UBizz boomstructuur opent u de submap “Relaties” (het + teken aanklikken). Vervolgens opent u de submap “Financiële & Assurantie Relaties” op dezelfde manier en labelt u de submap “Particuliere Relaties” met één rechtermuisklik. Er verschijnt een submenu waarin u kiest voor “Nieuw”.
Afbeelding 2.0
In het volgende scherm, het “Particuliere Relatiescherm”, kunt u de gegevens van uw nieuwe Particuliere Relatie invullen. De gegevens zijn onlosmakelijk verbonden met deze Particuliere Relatie.
7
2.1 Datavelden van het hoofdscherm “Particuliere Relatie”
Afbeelding 2.1
2.1.1 Categorie Dit dataveld zal afhankelijk van de systeeminrichting telkens bij het opslaan van de Relatie automatisch worden ingevuld. Er wordt daarbij gekeken naar de totale premie inkomsten en het totaal aantal afgenomen produkten per Relatie. Door de Relaties op deze wijze te categoriseren kan binnen de organisatie een servicelevel per Relatie-categorie worden ingesteld.
8
Afbeelding 2.2
2.1.2 Persoon In het dataveld “Persoon” kunt u een reeds ingevoerde Persoon aankiezen door enkele letters van diens achternaam in te vullen en op ENTER te drukken. U kunt ook, door middel van het aanklikken van het vergrootglas, de naam van de Persoon zoeken. Het invoeren van een nieuwe Persoon is hier ook mogelijk. U dubbelklikt hiervoor in het dataveld “Persoon” (zie de tekst in het dataveld). Vervolgens verschijnt er een scherm waarop u alle gegevens van de betreffende Persoon kwijt kunt. Het invoeren van een nieuwe Persoon wordt uitvoerig behandeld in hoofdstuk 3.
2.1.3 Telefoon privé, Mobiel privé, E-mail privé, Fax privé en Rekeningnrs. De datavelden Telefoon privé, Mobiel privé, E-mail, Fax privé en Rekeningnummers zijn grijs gekleurd. Dit betekent dat zij niet vanuit het “Particuliere Relatiescherm” aangepast kunnen worden. Om deze privé gegevens te wijzigen, gegevens die onlosmakelijk verbonden zijn met het object “Persoon”, moet u naar het “Persoonscherm” (zie hoofdstuk 3). U zult zien dat, indien u een reeds ingevoerde Persoon aankiest in het dataveld “Persoon”, al diens persoonsgebonden gegevens direct door UBizz worden ingevuld.
9
Afbeelding 2.3
2.1.4 Telefoon werk, Mobiel werk, E-mail werk en Fax werk Deze datavelden zijn onlosmakelijk verbonden met het object “Particuliere Relatie” en kunnen dus wel in dit scherm aangepast worden. U kunt de cijfers van de telefoonnummers gewoon achter elkaar doortypen. UBizz zal bij het opslaan van het scherm alles omzetten in de enige juiste voorgeschreven nederlandse telefoonnummerformat: de invoer 0365329596 wordt dus omgezet naar (036) 532 95 96. Het ingevoerde e-mail adres kunt u aanklikken om direct een e-mail aan uw relatie te versturen (zie ook sectie 3.1.9).
2.1.5 Recentste contact en Recentste bezoek Deze grijsgekleurde datavelden worden automatisch ingevuld als u in het dataveld “Klant Contacten” alle contactmomenten met uw Particuliere Relatie registreert en het “Particuliere Relatiescherm” vervolgens opslaat. Het registreren van alle contactmomenten is handig voor u zelf maar ook voor uw collega‟s, indien u in een team werkt. Bovendien ziet u hier direct wanneer de relatie voor het laatst bezocht is of of er op enige andere wijze contact is geweest met de relatie.
2.1.6 Klant contacten Om een Klantencontact in te voeren klikt u op het pijltje rechts van het dataveld. Het volgende scherm verschijnt dan.
10
Afbeelding 2.4
Om een contactmoment te beschrijven klikt u met uw rechter muisknop en kiest u “Voeg nieuwe in”. In de daarop volgende dialoog kunt u invullen wanneer en hoe laat het contact met uw relatie plaatsvond, of dit contact een bezoek, telefonisch contact of contact per e-mail betrof en u kunt de reden van dit contactmoment invullen. Hierna sluit u af met de OK knop.
11
Afbeelding 2.5
Nu heeft u één contactmoment geregistreerd. Indien er vaker contact is met uw Particuliere Relatie en indien u dit telkens registreert, ontstaat er een lijst met contactmomenten. U kunt deze contactmomenten altijd weer nalezen. U moet daarvoor dubbelklikken op het betreffende contactmoment uit de lijst. Op deze wijze kunt u zelfs jaren later nog nazoeken hoe een bepaalde zaak tot stand is gekomen.
12
Afbeelding 2.6
2.1.7 Polis overzicht Als u op het pijltje rechts van het dataveld “Polis Overzicht” klikt, krijgt u een dialoog te zien met een overzicht van alle polissen die deze Particuliere Relatie heeft. Omdat het in dit geval gaat om een nieuwe Particuliere Relatie, is er nog geen polis aanwezig en vindt u dus een leeg overzicht. U kunt hier een nieuwe Polis aanmaken door met uw rechtermuisknop in het lege scherm te klikken. We raden u echter aan om het veld “Polis Overzicht” alleen te gebruiken om de polissen van uw Particuliere Relatie te bekijken. Hoe u het beste een nieuwe Polis aan kunt maken vindt u in hoofdstuk 4 en in sectie 2.2.2.3. Het voordeel van de manier zoals beschreven in sectie 2.2.2.3 is dat de gegevens van uw Particuliere Relatie zoveel mogelijk worden overgenomen in het “Polisscherm”. U hoeft de gegevens dus niet dubbel in te typen. Het invullen van een “Polisscherm” wordt hier verder niet behandeld. U vindt hiervan een uitgebreide beschrijving in hoofdstuk 4.
2.1.8 Overzicht financiële diensten Omdat het een nieuwe Particuliere Relatie betreft zijn er nog geen Financiële Diensten geregistreerd. Zodra dat wel het geval is kunt u ze hier bekijken. Hoe u een nieuwe Financiële Dienst aanmaakt staat beknopt weergegeven in sectie 2.2.2.3 en uitgebreider in hoofdstuk 5.
13
2.1.9 Gezinssituatie De “Burgerlijke Staat” van uw Particuliere Relatie kunt u selecteren door de eerste letters van de burgerlijke staat in te typen en op ENTER te drukken.U kunt ook het vergrootglas aanklikken en zoeken naar de betreffende burgerlijke staat.
Afbeelding 2.7
Het invullen van de letters “gehu” levert twee opties op. U kunt de juiste optie selecteren door deze optie aan te klikken (labelen) en hierna achtereenvolgens te kiezen voor “Selecteer” en “Sluiten”.
14
Afbeelding 2.8
U kunt in het dataveld “Huidige Partner” een nieuwe Persoon aanmaken of een persoon selecteren, indien deze “Huidige Parter” al een relatie van u is. Het is echter handig om dit veld leeg te laten. In sectie 2.2.2.2 zult u zien dat u met de functie “Maak Partner” uit de menubalk van het hoofdscherm een partner aan kunt maken. UBizz creëert voor die partner dan direct zowel een object “Persoon” als een object “Particuliere Relatie”. Op deze manier worden enkele gegevens van uw Particuliere Relatie de heer Barendsen overgenomen in het “Persoonscherm” en het “Particuliere Relatiescherm” van diens partner. Hierbij moet u denken aan gegevens als adres, kinderen, etc. Gegevens die u anders dubbel zou moeten intypen.
15
Afbeelding 2.9
Zolang het vakje “Geen Kinderen” staat aangevinkt, blijft dit dataveld grijs en kunt u er niets mee doen. Indien uw Particuliere Relatie echter wel kinderen heeft, haalt u het vinkje weg (klik op het veld “Kinderen”) en kunt u de gegevens van de kinderen toevoegen. U klikt met uw rechtermuisknop in het lege veld en kiest voor “Voeg nieuwe in”. Hierna verschijnt er een “Persoonscherm” waarop u alle kindgegevens kwijt kunt). Na het opslaan staat het kind geregistreerd in het veld “Kinderen”. Zie voor het invullen van een “Persoonscherm” hoofdstuk 3.
2.1.10
Inkomenssituatie
Indien u op de pijl klikt rechts van het dataveld “Inkomenssituatie” dan opent zich de volgende dialoog (afbeelding 2.10). Door met uw rechtermuisknop te klikken en “Voeg Nieuwe In” te kiezen kunt u een bron van inkomsten aankiezen en definiëren. U kunt kiezen uit de volgende bronnen van inkomsten: Alimentatieinkomsten, Arbeidsinkomsten, Inkomsten uit vermogen, Pensioeninkomsten en SVW/EB inkomsten. Uiteraard kunt u ook meerdere inkomenssoorten invoegen.
16
Afbeelding 2.10
Indien u meerdere bronnen van inkomsten invoegt zal UBizz in het scherm van afbeelding 2.10 de som van de bedragen weergeven. Afbeelding 2.11 toont de dialoog voor het invoeren van „Arbeidsinkomsten‟.
17
Afbeelding 2.11
2.1.11
Commercieel
Indien u de pijl naast het dataveld “Commercieel” aanklikt krijgt u de volgende dialoog (afbeelding 2.12) te zien. Het invullen van de velden spreekt weer voor zich. Een behoudende actie is bijvoorbeeld het sturen van een bloemetje: de actie is erop gericht om iemand als klant te behouden. Een wervende actie daarentegen, zoals u die kunt selecteren in het hoofdscherm, is een actie om nieuwe klanten te werven. U laat bijvoorbeeld een reclamefolder huis aan huis verspreiden en registreert in UBizz welke klanten er zich via deze actie bij uw kantoor hebben aangemeld.
18
Afbeelding 2.12
19
2.2 Enkele belangrijke functies uit de menubalk 2.2.1 Opslaan Zodra u iets wijzigt in een scherm zal bij het verlaten van het scherm gevraagd worden of u de aangebrachte schermwijzigingen wilt annuleren. Dit hulpscherm herinnert u eraan dat u de aangebrachte schermwijzigingen nog niet heeft opgeslagen. Dit kunt u alsnog doen door eerst voor de optie “Nee” te kiezen in de helptekst (u wilt immers de wijzigingen niet Annuleren!). Vervolgens kunt u de schermwijzigingen “Opslaan” door op het diskette-icoontje te klikken. Hierna kunt u het scherm afsluiten door op het kruisje rechtsboven in het scherm te klikken. UBizz plaatst bovendien achter iedere schermnaam (zichtbaar in de blauwe menubalk) een asterix(*) als reminder voor nog niet opgeslagen datavelden. Na het opslaan verdwijnt deze reminder. Opslaan kan ook door middel van de combinatieknoppen Ctrl + S (van Save). Een derde mogelijkheid is opslaan via de “Acties” knop uit de menubalk.
2.2.2 Acties
2.2.2.1 Opslaan Indien u het diskette-icoontje aanklikt worden uw gegevens opgeslagen.
2.2.2.2 Maak Partner In sectie 2.1.9 (Gezinssituatie) is deze functie al kort besproken. Indien uw Particuliere Relatie een partner heeft, kunt u deze partner het beste aanmaken via deze functie. UBizz maakt dan namelijk direct een object “Persoon” en een object “Particuliere Relatie” voor deze partner aan. Gegevens die de partner en uw Particuliere Relatie gemeen hebben, zoals het woonadres, zullen automatisch overgenomen worden. Zo hoeft u de gegevens niet nogmaals in te voeren. Nota bene: U dient nog wel even op de pijl naast het dataveld “Gezinssituatie” te klikken om nog enkele gegevens van de “Huidige Partner” aan te passen. Zo geeft UBizz de partner van uw Particuliere Relatie altijd dezelfde achternaam als uw Particuliere Relatie en krijgt de partner automatisch het tegengestelde geslacht van uw Particuliere Relatie toegewezen. In de praktijk kan dit nog wel eens anders zijn. Ook de voorletters, de geboortedatum, de geboorteplaats en het sofinummer van de partner, gegevens die uniek zijn voor deze partner, dienen nog ingevoerd te worden. U dubbelklikt hiervoor op het poppetje (object Persoon) in het dataveld “Huidige Partner” in de dialoog “Gezinssituatie”.
20
Afbeelding 2.13
Zoals u ziet in het Actie menu kunt u ook aangeven wanneer uw Particuliere Relatie gescheiden is.
2.2.2.3 Nieuw Onder de knop “Nieuw” vindt u vele mogelijkheden om uw object “Particuliere Relatie” uit te breiden. U kunt hier bijvoorbeeld een nieuwe Polis aanmaken voor uw Particuliere Relatie. U heeft de gegegevens van uw Particuliere Relatie al ingevoerd en deze worden automatisch zoveel mogelijk in de nieuwe Polis overgenomen.
21
Afbeelding 2.14
2.2.3 Voeg notitie toe U kunt een notitie toevoegen die betrekking heeft op de zojuist ingevoerde Particuliere Relatie. Hiervoor klikt u op het gele icoontje uit de menubalk. Vervolgens verschijnt er een scherm waarop u uw notitie kwijt kunt. De notitie is op deze wijze altijd automatisch verbonden aan het object waarop de notitie wordt gemaakt en kan dus niet zoek raken. In dit geval zit de notitie gekoppeld aan het object Particuliere Relatie. Als de notitie uitsluitend voor uzelf en uw collega‟s bedoeld is, zet dan ook het Intern vinkje aan, linksonder in de “Notitie” dialoog.
22
Afbeelding 2.15
23
Afbeelding 2.16
Indien uw notitie klaar is slaat u hem op. Als u vervolgens het “Particuliere Relatiescherm” opnieuw opslaat of ververst ziet u naast het gele notitie-icoontje een tweede geel icoontje verschijnen, een afbeelding van overlappende gele velletjes papier. Dit betekent dat er een notitie gemaakt is bij deze Particuliere Relatie. Deze notitie kan door andere gebruikers weer gelezen worden.
2.2.4 Taak aanmaken Door op dit icoontje te klikken, het icoontje met de “U” naast het gele notitie-icoontje, kunt u een taak aanmaken (afbeelding 2.17). De taak die u dan aanmaakt wordt gekoppeld aan uw Particuliere Relatie de heer Barendsen. Taken kunnen een goede ondersteuning vormen in uw dagelijkse werk. Daarom wordt het werken met taken uitgebreid behandeld in hoofdstuk 6.
24
Afbeelding 2.17
25
3 Het invoeren van een nieuwe Persoon Zoals u heeft gezien in hoofdstuk 2 kunt u vanuit het “Particuliere Relatiescherm” een nieuwe Persoon aanmaken. In dit hoofdstuk worden alle datavelden van het “Persoonscherm” behandeld. UBizz maakt veel gebruik van zogenaamde defaults (“basiswaarden”). Op deze wijze kan het aantal invoerhandelingen beperkt blijven en het invoeren beduidend sneller plaatsvinden. Het “Persoonscherm” (afbeelding 3.0) heeft drie automatisch ingevulde defaults (“NEDERLAND” bij het “Woonadres”, “onbekend” bij het “Geslacht” en “Nederlandse” bij de “Nationaliteit”).
Afbeelding 3.0
3.1 Datavelden van het hoofdscherm “Persoon” 3.1.1 Niet benaderen Het “Niet benaderen” vakje kunt u aanvinken als u personen wilt uitsluiten van alle vormen van automatische benadering ((e-)mailings). Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw eigen familieleden, collega‟s of medewerkers van de met u samenwerkende partijen, zoals banken en verzekeraars, maar ook aan Personen die uitdrukkelijk hebben aangegeven dat zij niet op deze wijze benaderd willen worden. 26
3.1.2 Predicaat Indien u het dataveld “Predicaat” leeg laat, zal UBizz na het opslaan van het hoofdscherm, aan de hand van het door u geselecteerde “Geslacht”, automatisch het juiste predicaat invullen. Het predicaat is ondermeer noodzakelijk voor het koppelen van data uit UBizz aan bijvoorbeeld Word briefsjablonen. Uiteraard kunt u zowel voor- als achteraf het Predicaat alsnog wijzigen door op het vergrootglas direct rechts van het dataveld te klikken en te zoeken naar het door u gewenste “Predicaat” uit de gevulde systeemtabel.
Afbeelding 3.1
3.1.3 Voorletters U kunt de voorletters van de Persoon op elke gewenste wijze invoeren. Het is echter aan te bevelen om de voorletters in hoofdletters en van elkaar gescheiden door een punt in te voeren. Combinaties als “Th.” e.a. zijn mogelijk!
3.1.4 Tussenvoegsel Door éénmaal op het trekboxje direct rechts naast het dataveld te klikken, krijgt u een lijstje met daarin de meest voor de hand liggende tussenvoegsels, waaruit u een keuze kunt maken.
27
Afbeelding 3.2
3.1.5 Naam (Verplicht Dataveld) Het dataveld “Naam” is een verplicht veld. Verplichte datavelden zijn altijd vetgedrukt. In het “Persoonscherm” zijn slechts twee datavelden verplicht, “Naam” en “Geslacht”. Dit betekent enerzijds dat u binnen enkele seconden een nieuwe Persoon kunt aanmaken: u vult slechts de verplichte datavelden in en slaat de Persoon op.
28
Afbeelding 3.3
Anderzijds betekent dit dat u het “Persoonscherm” niet kunt opslaan als u deze velden leeg laat. UBizz zal dan bij het opslaan met de volgende foutmelding komen:
29
Afbeelding 3.4
3.1.6 Voornamen In het dataveld “Voornamen” kunt u één of meerdere roep-/voornamen invullen.
3.1.7 Woon- en postadres Achter het pijltje naast het dataveld “Woonadres” zit de hierna getoonde dialoog.
30
Afbeelding 3.5
Als de dialoog achter het dataveld “Woonadres” volledig wordt ingevuld en de direct daarop volgende dialoog “Postadres” volledig wordt leeggelaten, dan zal UBizz na het opslaan van de nieuw ingevoerde “Persoon” het “Woonadres” automatisch en volledig kopieëren naar het “Postadres”. Voor personen geldt namelijk vrijwel altijd dat beide adressen aan elkaar gelijk zijn. Het “Postadres” hoeft u dus alleen apart in te vullen als dit afwijkt van het ingevulde “Woonadres”.
3.1.8 Telefoon privé, Fax privé en Mobiel privé U kunt gewoon alle in te vullen nummers direct achter elkaar doortypen. UBizz zal bij het verlaten en opslaan van het ingevulde dataveld alles omzetten in de enige juiste voorgeschreven nederlandse telefoonnummerformat: de invoer 0365329596 wordt dus omgezet naar (036) 532 95 96.
3.1.9 E-mail privé Het ingevoerde e-mailadres zal direct worden omgezet naar de juiste Outlookformat. Door te dubbelklikken op dit e-mailadres zal Outlook automatisch worden opgestart met het e-mailadres reeds ingevoerd in het scherm “Nieuw bericht”.
31
Afbeelding 3.6
3.1.10
Geslacht
Dit veld kent de basiswaarde: “onbekend”. Door éénmaal op het trekboxje direct rechts naast het dataveld te klikken kan het geslacht worden aangepast. Indien u het eerder behandelde dataveld “Predicaat” leeg laat dan zal, bij het opslaan van het “Persoonscherm”, dit veld automatisch worden aangepast aan het gewijzigde geslacht (zie ook de omschrijving in sectie 3.1.2, “Predicaat”).
3.1.11
Sofinummer
Het sofinummer moet u invoeren als 1 reeks van negen cijfers 111111111, of in ieder geval telkens volgens het zelfde format. Zo zorgt u ervoor dat u Personen kunt zoeken aan de hand van hun sofinummer (zie sectie 9.1, “Uitgebreid Zoeken”).
32
Afbeelding 3.7
3.1.12
Geboortedatum
Achter dit dataveld zit een zogenaamde Microsoft Kalender. Zolang er geen vinkje (binnen het kadertje) geplaatst wordt zal de datum blijven meelopen met de systeemdatum. Indien u het kadertje aanklikt, kunt u zelf een (van de systeemdatum afwijkende) datum vastleggen. Dit selecteren kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door met de muis éénmaal te klikken op “dag” of “maand” of “jaar” en deze items vervolgens met cijfers in te vullen. Een tweede manier is om door middel van het trekboxje, zoals afgebeeld, de kalenderfunctionaliteit achter het dataveld te gebruiken. Maar er zijn nog meer manieren zoals u zult merken. Let op: als u een maand selecteert van maximaal 30 dagen of februari, dan kunt u niet de 31ste respectievelijk 29 of 30 februari invullen op het dagveld! In dat geval dient eerst de maand aangepast te worden.
3.1.13
Geboorteplaats
Het maakt niet uit hoe u de plaatsnaam intypt. UBizz zet de letters automatisch om in HOOFDLETTERS.
3.1.14
Nationaliteit
De Nationaliteit zal in veel gevallen de “Nederlandse” zijn. Daarom staat “Nederlandse” als basiswaarde reeds ingevuld. Uiteraard kunt u deze basiswaarde zowel vooraf als achteraf wijzigen door op het vergrootglas rechts van het dataveld te klikken en te zoeken 33
naar de gewenste “Nationaliteit” uit de systeemtabel. Ook kunt u zoeken door direct (een deel van) de nationaliteit in het dataveld in te vullen. In het lege dataveld staat daarom de helptekst: “Geef Zoektekst”.
3.1.15
Beroep
Achter dit dataveld zit, net als bij het dataveld “Hoogst genoten opleiding”, een tabel (herkenbaar aan het vergrootglas rechts van het dataveld). Deze systeemtabel bevat vele beroepen en is uitbreidbaar door uw interne applicatiebeheerder. Om nieuwe beroepen toe te voegen is een helptekst opgenomen in het lege dataveld: “(Dubbel-Klik: Nieuw)”. Een gewone gebruiker kan hier echter uitsluitend een beroep uit de bestaande systeemtabel selecteren door middel van het vergrootglas of door direct (een deel van) het beroep in te vullen in het lege dataveld. In het lege dataveld staat hiervoor de helptekst: “Geef Zoektekst”.
Afbeelding 3.8
3.1.16
Bankrekeningnummer en Postbanknummer
De cijfers van deze nummers typt u gewoon achter elkaar door, zonder bijvoorbeeld de invoeging van punten. Wijkt u hiervan af dan is het in ieder geval raadzaam om deze nummers altijd volgens hetzelfde format in te voeren. Indien u telkens een ander format gebruikt bemoeilijkt dit het zoeken op (Post)banknummer (zie sectie 9.1, “Uitgebreid Zoeken). Verder wijst het invullen van de datavelden met betrekking tot de rekeningnummers zich vanzelf. 34
3.1.17
Connectie met
Door in het lege dataveld “Connectie met” eenmaal op de rechtermuis te klikken krijgt u de keuze om een nieuwe “Connectie” met één of meerdere andere Personen in het administratiesysteem vast te leggen. Bovendien kunt het “Type” connectie aangeven. Het betreft hier niet de logische connecties die er tussen personen onderling (partners of kinderen) en personen met bedrijven (werknemers) zijn. Hiervoor zijn elders in het systeem voldoende registratiemogelijkheden. Het betreft hier dus connecties die niet direct logisch zijn, maar voor uw administratie wel wenselijk. Bijvoorbeeld familiebanden (neven, nichten, oma‟s opa‟s e.a.), maar ook zakelijke connecties (lid van een vakbond, e.a.). U klikt met uw rechtermuisknop in het lege dataveld en kiest vervolgens “Voeg nieuw in”.
Afbeelding 3.9
35
3.2 Enkele belangrijke functies uit de menubalk In deze sectie worden alleen die belangrijke functies behandeld die nog niet besproken zijn in hoofdstuk 2.
3.2.1 Acties Onder “Acties” vindt u een aantal specifieke Acties die onlosmakelijk horen bij het object “Persoon”. We bespreken ze hier één voor één, voor zover ze in dit stadium van belang zijn.
Afbeelding 3.10
3.2.1.1 Opslaan Met het diskette-icoontje kunt u alle gegevens in het “Persoonscherm” opslaan.
3.2.1.2 Wijzig adres Achter dit dataveld zit een dialoog waarop u kunt invullen wat het nieuwe adres van de Persoon gaat worden en per wanneer. UBizz zal er voor zorgen dat deze adreswijziging ook daadwerkelijk op de “Wijzigingsdatum” wordt doorgevoerd in alle datavelden waar dit van toepassing is.
36
Afbeelding 3.11
Tevens kunt u aangeven of deze adreswijziging voor beide adressen, Post- en Woonadres, geldt en voor welke gezinsleden.
3.2.1.3 Overleden Indien u een Persoon in de “staat” Overleden zet dan zullen alle schermen, datavelden, etc. waarin deze Persoon voorkomt wel te benaderen zijn, maar niet meer gewijzigd kunnen worden. Ze worden automatisch op “Alleen Lezen” gezet.
3.2.1.4 Nieuw Een Persoon wordt altijd met een reden in UBizz ingevoerd. De Persoon is iemand met wie u zakelijk of privé contact onderhoudt. In sommige gevallen wilt u meer gegevens bewaren dan u kwijt kunt in het “Persoonscherm”. In dat geval kunt u de Persoon laten doorgroeien naar een nieuw object achter de menuknop “Nieuw”. U kunt van deze Persoon bijvoorbeeld een Bedrijf Contactpersoon maken. Eén van de meest voor de hand uitbreidingen van het object “Persoon” is de “Particuliere Relatie” (u maakt van deze persoon dus een particuliere relatie). In hoofdstuk 2 wordt de “Particuliere Relatie” uitgebreid behandeld.
37
4 Een Particuliere Polis aanmaken U zag in hoofdstuk 2 (De Particuliere Relatie), sectie 2.2.2.3, dat u vanuit het “Particuliere Relatiescherm” een nieuwe polis kunt aanmaken. In dit hoofdstuk kunt u zien dat er ook onder “Produkten” de mogelijkheid is om een Polis aan te maken.
Afbeelding 4.0
U klikt achtereenvolgens in de UBizz boomstructuur op de kruisjes naast de mappen “Produkten”, “Gewone Polissen”, “Schade” (we gaan een polis voor een autoverzekering aanmaken), “Varia”, “Motorrijtuigen” en vervolgens met de rechtermuisknop op “Autoverzekering”. Uit het menuutje dat dan verschijnt kiest u voor “Nieuw”. Hierna krijgt u het hoofdscherm “Autoverzekering” getoond (afbeelding 4.1).
38
Afbeelding 4.1
4.1 Datavelden van het hoofdscherm “Autoverzekering” 4.1.1 Behandelaar intern In het dataveld “Behandelaar intern” selecteert u uzelf of uw collega die als de behandelaar van de betreffende polis optreedt. Dit doet u door enkele letters van diens achternaam in te voeren (de “Zoektekst”) en op ENTER te drukken (afbeelding 4.1). U kunt ook gebruik maken van het vergrootglas en de betreffende naam selecteren uit de lijst van interne behandelaars. De term “Intern” staat overal in het gehele UBizzSysteem voor “van uw kantoor”.
4.1.2 Particuliere relatie Uiteraard dient er een Particuliere Relatie aan deze polis gekoppeld te worden. Dit kunt u doen door in het dataveld “Particuliere Relatie” enkele letters van de achternaam van de betreffende Particuliere Relatie in te vullen en op ENTER te drukken. U kunt ook zoeken in de lijst met uw Particuliere Relaties door te klikken op het vergrootglas rechts van het dataveld, of u kunt een nieuwe Particuliere Relatie aanmaken.
39
Afbeelding 4.2
4.1.3 Maatschappij In het dataveld “Maatschappij” kiest u de gewenste Maatschappij aan door de eerste letters van de naam van de Maatschappij in te voeren en op ENTER te drukken. U kunt ook het vergrootglas rechts van het dataveld aanklikken en de Maatschappij selecteren. Vaak krijgt u van een Maatschappij meerdere (bedrijfs)onderdelen gepresenteerd, zoals schade en hypotheken. U selecteert de gewenste optie door deze aan te klikken en vervolgens te kiezen voor “Selecteer” en “Sluiten”.
40
Afbeelding 4.3
4.1.4 Agentschap Het selecteren van het “Agentschap” gaat op dezelfde manier als bijvoorbeeld het selecteren van de “Maatschappij” (sectie 4.1.3).
4.1.5 Produktnaam Indien u op het vergrootglas klikt, krijgt u direct een lijstje met “Produktnamen” van de autoverzekeringen die door de gekozen “Maatschappij” (in dit geval Aegon) aangeboden worden. U selecteert het gewenste produkt door op de “Produktnaam” te klikken en vervolgens te klikken op “Selecteer”. Indien er slechts sprake is van één produkt dan wordt deze direct voor u in het dataveld geselecteerd.
4.1.6 Behandelaar extern In het dataveld “Behandelaar extern” selecteert u een medewerker van de maatschappij, die als de behandelaar van de betreffende polis te boek staat. Dit doet u door enkele letters van diens achternaam in te voeren (de “Zoektekst”) en op ENTER te drukken. U kunt ook gebruik maken van het vergrootglas en de betreffende naam selecteren uit de lijst van externe behandelaars. De term “Extern” staat overal in het gehele UBizzSysteem voor “NIET van uw kantoor”.
41
4.1.7 Polisnummer Hier typt u het Polisnummer in.
4.1.8 Voorlopig Polisnummer UBizz genereert zelf al een voorlopig polisnummer. Dit kunt u als polisnummer gebruiken totdat het definitieve nummer bekend is.
4.1.9 Doorlopend/Aflopend U kiest voor “Doorlopend” of “Aflopend” door het betreffende hokje aan te klikken.
4.1.10
Onderdeel Pakket
Door een vinkje te plaatsen in het vakje bij “Onderdeel Pakket” geeft u aan dat de polis onderdeel is van een pakket.
4.1.11
Betalingswijze
U klikt op de pijl rechts van het dataveld “Betalingswijze”. De volgende dialoog verschijnt dan.
Afbeelding 4.4
42
U kunt de gewenste Inkassomethode selecteren door op het vergrootglas te klikken. U krijgt vervolgens een lijstje gepresenteerd waaruit u een selectie kunt maken. Nadat u de gewenste optie heeft geselecteerd vult u nog de tegenrekening in en sluit u af met OK.
Afbeelding 4.5
4.1.12
Netto termijnpremie, Bruto termijnpremie
De datavelden “Netto termijnpremie” en “Bruto termijnpremie” zijn grijs gekleurd. Dat betekent dat u de velden niet direct in het hoofdscherm “Autoverzekering” kunt invullen of wijzigen. De bedragen die in deze velden horen te staan worden door UBizz berekend en ingevuld zodra u de “Dekking” gegevens van deze autoverzekering heeft ingevoerd en het hoofdscherm opslaat.
4.1.13
Polis/prolongatiekosten
Hier voert u de “Polis/prolongatiekosten” in. Anders dan u wellicht gewend bent dient u bedragen met een punt in te voeren en niet met een komma. Vijfhonderd euro voert u dus als volgt in: 500.00 In grote bedragen zet UBizz automatisch een komma achter de duizendtallen. Drieduizend euro wordt dus: 3,000.00
4.1.14
Assurantiebelasting
Ook dit is weer een grijs dataveld. De “Assurantiebelasting” wordt automatisch door UBizz berekend en in dit veld ingevuld zodra u in de “Dekking” gegevens van deze autoverzekering de premies heeft ingevoerd en vervolgens het hoofdscherm opslaat. 43
4.1.15
Totale termijnpremie
Ook dit is weer een grijs dataveld. De “Totale termijnpremie” wordt automatisch door UBizz berekend en in dit veld ingevuld zodra u in de “Dekking” gegevens van deze autoverzekering de premies heeft ingevoerd en vervolgens het hoofdscherm opslaat.
4.1.16
Premietermijn
U selecteert de “Premietermijn” door gebruik te maken van het vergrootglas. Vervolgens maakt u een keuze uit de opties door te klikken op de gewenste optie en te kiezen voor “Selecteer” (afbeelding 4.6).
Afbeelding 4.6
4.1.17
Eerste aanvraag
Achter dit dataveld zit een zogenaamde Microsoft Kalender. Zolang er geen vinkje (binnen het kadertje) geplaatst wordt zal de datum blijven meelopen met de systeemdatum. Indien u het kadertje aanklikt, kunt u zelf een (van de systeemdatum afwijkende) datum vastleggen. Dit selecteren kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door met de muis éénmaal te klikken op “dag” of “maand” of “jaar” en deze items vervolgens met cijfers in te vullen. Een tweede manier is om door middel van het trekboxje de kalenderfunctionaliteit achter het dataveld te gebruiken. Maar er zijn nog meer manieren, zoals u zelf zult ontdekken.
44
Let op: als u een maand selecteert van maximaal 30 dagen of februari, dan kunt u niet de 31ste respectievelijk 29 of 30 februari invullen op het dagveld! In dat geval dient eerst de maand aangepast te worden.
Afbeelding 4.7
4.1.18
Ingang contract
Hier voert u de ingangsdatum van de Polis in op de in sectie 4.1.17 beschreven manier.
4.1.19
Looptijd contract (mnd)
Hier voert u de “Looptijd” van de Polis in.
4.1.20
Einde contract
De einddatum van het contract wordt automatisch door UBizz berekend en ingevuld aan de hand van de ingegeven “Ingang contract” datum en de “Looptijd contract”. Dit is ook de reden waarom het dataveld “Einde contract” grijs gekleurd is: zelf kunt u niets in dit dataveld invoeren.
4.1.21
Premie prolongatiedatum
Hier kunt u de “Premie prolongatiedatum” invoeren (zie sectie 4.1.17 voor invoeren van een datum).
45
4.1.22
Gegevens auto
Door op de pijl rechts van het dataveld “Gegevens auto” te klikken krijgt u de hierna volgende dialoog te zien. U vult de gevraagde gegevens in in de datavelden.
Afbeelding 4.8
De gebruikte Brandstof kunt u selecteren door het trekboxje te openen (klikken op het oranje vakje rechts van het dataveld). Indien u aangeeft dat er sprake is van “Beveiliging” dan kunt u in het dataveld “Aanwezige Systemen” het type beveiliging selecteren. Dit kan bijvoorbeeld door op het vergrootglas te klikken en het juiste systeem te selecteren (optie aanklikken). Hierna kiest u “Selecteer” en “Sluiten”. U sluit het scherm “Gegevens Auto” af door op de OK knop te klikken.
46
4.1.23
Gebruik(ers) auto
Afbeelding 4.9
U klikt met uw rechtermuisknop in het veld “Bestuurder” en kiest voor “Invoegen” als de bestuurder reeds in uw UBizz systeem geregistreerd is. Is dit niet het geval, dan kiest u voor “Voeg nieuwe in”. In dit geval kiest u voor “Invoegen” want uw Particuliere Relatie, de heer In „t Veld, is voor UBizz al een bekende.
47
Afbeelding 4.10
In het veld “Naam” vult u weer de eerste letters van de naam van de Persoon in en u drukt op “Nu zoeken”. Vervolgens selecteert u de gevonden Persoon (“Selecteer” en “Sluiten”). De “Regio” kunt u weer selecteren door op het vergrootglas naast het dataveld te klikken. U klikt op de juiste optie van het rijtje dat verschijnt en klikt vervolgens op “Selecteer”. Het invoeren van de “Afgiftedatum” van het rijbewijs en het “Rijbewijsnummer” spreekt ondertussen voor zich (zie voor het wijzigen van de “Afgiftedatum” sectie 4.1.17.) In het dataveld “Categorieën” kunt u het type rijbewijs van de “Bestuurder” selecteren. Dit doet u weer door het vergrootglas aan te klikken of door met uw rechtermuisknop in het dataveld te klikken en voor “Invoegen” te klikken. Vervolgens kunt u de gewenste optie selecteren.
48
Afbeelding 4.11
U kunt aangeven of er sprake is van “Particulier Gebruik” van de auto, “Zakelijk Gebruik” of “Beide” door het betreffende rondje aan te klikken.
49
Afbeelding 4.12
Voor het invoeren van de “Jaarkilometrage” klikt u op het oranje vakje/pijltje rechts van het dataveld. Er verschijnt nu een box met enkele opties. U selecteert de door u gewenste optie door er met uw muis op te klikken. Standaard staat er voor iedere nieuwe polis genoteerd dat er geen sprake is van Schuldschade. Schuldschade kunt u registreren door te klikken op het vakje “Geen Schuldschade”. Pas dan krijgt u de mogelijkheid om de “Schadedatum” en het “Schadebedrag” in te voeren, zoals u kunt zien op de navolgende afbeeldingen.
50
Afbeelding 4.13
51
Afbeelding 4.14
De heer In „t Veld is een kersverse Particuliere Relatie van u en heeft dus nog geen tijd gehad om schade te rijden. U laat het vinkje in het vakje “Geen Schuldschade” daarom staan.
52
Afbeelding 4.15
Achtereenvolgens vult u het aantal “Schadevrije jaren”, de “BM Trede”, het “BM% WA” en het “BM% Casco” in. De B/M Historie van uw Particuliere Relatie kunt u invoeren door met uw rechtermuisknop te klikken in het lege dataveld en te kiezen voor “Voeg nieuwe in”. Vervolgens vult u de dialoog in die dan verschijnt. U sluit het schermpje weer af door op de OK knop te drukken. Het scherm “Gebruik(ers) Auto” verlaat u op dezelfde manier.
53
Afbeelding 4.16
54
4.1.24
Dekking
Indien u op het pijltje rechts naast het dataveld “Dekking” klikt, verschijnt onderstaande dialoog.
Afbeelding 4.17
U ziet dat de door u ingevoerde BM percentages in het Dekkingscherm overgenomen zijn. U voert de bedragen in die voor deze polis van toepassing zijn. Als u daarna het scherm afsluit met de OK knop en het hoofdscherm “Autoverzekering” opslaat, zult u zien dat UBizz zelf de “Totale Bruto Premie” berekent en invult in de datavelden waar dit nodig is. Alle grijs gekleurde velden (“Beperkt Casco”, “Casco”, etc.) kunt u invullen zodra u het betreffende item aanvinkt.
4.1.25
Provisie
Normaal gesproken heeft u, als binnendienst of buitendienst medewerker, met deze dialoog niets te maken. In de dialoog “Provisie” ziet u de provisies zoals UBizz die berekend heeft aan de hand van de ingevoerde provisieregelingen. Indien er geen provisieregeling is ingegeven kunt u hier zelf bedragen invoeren en d.m.v. de “Boek Nu” knoppen de provisies boeken in uw boekhouding (N.B.: dit geldt alleen indien u de koppelingen met de Winst- en Verlies rekening heeft gelegd).
55
4.1.26
Mutatiedatum
Hier kunt u een “Mutatiedatum” van de polis invoeren (zie sectie 4.1.17 voor het invoeren van een datum).
4.1.27
Mutatiereden
U maakt een keuze uit de lijst achter het dataveld door op het vergrootglas te klikken en voor “Nu zoeken” te kiezen. U krijgt nu alle opties. Als u een (deel van een) omschrijving intypt en daarna voor “Nu zoeken” kiest, krijgt u een selectie van de opties.
Afbeelding 4.18
4.1.28
Laatste prolongatie
UBizz vult zelf dit dataveld in, telkens nadat er een UBizz prolongatie heeft plaatsgevonden.
4.1.29
WEB gegenereerd
Dit veld staat aangevinkt indien de polisaanvraag via het web is binnengekomen.
4.1.30
Totaal eigen risico
Dit dataveld is grijs gekleurd, wat betekent dat u hier niets kunt invullen. Het bedrag wordt door UBizz zelf berekend uit ingevoerde bedragen.
56
4.2 Enkele belangrijke functies uit de menubalk 4.2.1 Acties
4.2.1.1 Staten van een polis
Afbeelding 4.19
Als u uit de Menubalk de optie “Acties” aanklikt verschijnt er een menu met alle mogelijke staten waarin een polis kan verkeren. Eerst slaat u de polis uiteraard op (diskette-icoontje). Na het opslaan van deze polis is de staat “Opgeslagen” geselecteerd. U kunt dit zien in de blauwe balk bovenaan het scherm. De staten die logischerwijs op deze staat volgen staan duidelijk afgedrukt en kunnen geselecteerd worden. U zult zien dat u de staten die, op dit moment, niet van toepassing zijn niet kunt selecteren. Door met staten te werken kan er enerzijds zeer gericht naar produkten worden gezocht en anderzijds op basis van de staten de doorlooptijd van zaken beter worden bewaakt en daardoor worden beperkt.
4.2.1.2 Particuliere schadeclaim Indien u uit de box onder “Acties” voor “Nieuw” kiest, kunt u een “Particuliere Schadeclaim” aanmaken voor uw Particuliere Relatie de heer In „t Veld. De “Particuliere Schadeclaim” wordt hier verder niet behandeld.
57
5 Financiële Diensten – een Hypotheek aanmaken Als u hoofdstuk 1 tot en met 4 heeft doorgenomen, mag aangenomen worden dat u ondertussen in grote lijnen begrijpt hoe u met UBizz moet werken; u weet ondertussen hoe u de datavelden moet invullen. In dit hoofdstuk worden daarom slechts de belangrijkste velden besproken.
Afbeelding 5.0
5.1 Datavelden van het hoofdscherm Hypotheek - beknopt 5.1.1 Hypotheekgevers In het veld “Hypotheekgevers” kunt u reeds geregistreerde Particuliere Relaties invoeren of u kunt een nieuwe Particuliere Relatie aanmaken. In het laatste geval moet u vervolgens eerst een “Relatie Type” selecteren (Zakelijk of Particulier) alvorens u het, in dit geval, “Particuliere Relatiescherm” getoond krijgt. Dit vult u in zoals is beschreven in hoofdstuk 2 (De Particuliere Relatie). Als u meerdere “Hypotheekgevers” invoert kunt u hun namen door middel van de pijltjes links van het dataveld in een andere volgorde zetten.
58
Afbeelding 5.1
Het is u reeds uit de vorige hoofdstukken bekend hoe u het dataveld “Maatschappij / Bank” tot en met het dataveld “Inkasso methode” in kunt vullen. In dit hoofdstuk wordt dit verder niet behandeld.
5.1.2 Hypotheekgegevens Door op het pijltje rechts van het dataveld “Hypotheekgegevens” te klikken verschijnt er een dialoog waarop u de “Hypotheekdelen” kunt beschrijven en de “Hypotheekstukken” die u nodig heeft om de hypotheekaanvraag te kunnen beoordelen. In afbeelding 5.2 en 5.3 ziet u achtereenvolgens hoe u een nieuw Hypotheekdeel kunt aanmaken (klikken met de rechtermuisknop in het lege dataveld) en hoe u dit vervolgens invult.
59
Afbeelding 5.2
60
Afbeelding 5.3
U heeft één Hypotheekdeel aangemaakt en wilt vervolgens de benodigde Hypotheekstukken invoeren. U klikt weer met uw rechtermuisknop in het lege dataveld “Hypotheekstukken” en kiest voor “Voeg nieuwe in”. Zoals u zult merken wordt in dit hoofdstuk een minimum aan datavelden behandeld. Voor u, degene die dagelijks met hypotheekaanvragen te maken heeft, zullen de velden immers voor zich spreken en is een uitvoeriger behandeling overbodig.
61
Afbeelding 5.4
62
Afbeelding 5.5
Zoals u ziet kunt u een Hypotheekstuk selecteren in het dataveld “Type Hypotheekstuk” en vervolgens de staat van dit Hypotheekstuk aangeven: is het Hypotheekstuk opgevraagd, ontvangen, goedgekeurd, afgekeurd of doorgezonden. U noteert ook de datum waarop dit is gebeurd.
63
Afbeelding 5.6
De bovenstaande afbeelding geeft u een beeld van de Hypotheekstukken die u kunt selecteren in het veld “Type Hypotheekstuk”. Zoals u ziet zijn er veel meer keuze mogelijkheden dan in deze afbeelding zijn weer te geven.
64
Afbeelding 5.7
U heeft de Hypotheekdelen aangemaakt en de benodigde Hypotheekstukken geselecteerd. Na het invullen van alle overige benodigde gegevens in deze dialoog sluit u af met de OK knop.
5.1.3 Onderpandgegevens In deze dialoog kunt de gegevens kwijt van het Onderpand. De grijze velden kunt u niet invullen. Dat is omdat die velden niet van toepassing zijn. Het hele gedeelte van de dialoog dat over “Nieuwbouw” gaat, hoeft u tenslotte niet in te vullen als het om een bestaande woning gaat. Zodra u het dataveld “Nieuwbouw” aanvinkt zult u zien dat u nu alle, voor nieuwbouw, relevante velden kunt invullen.
5.1.4 Mutatiedatum en Mutatiereden Als een hypotheek eenmaal van kracht is en er vindt een wijziging plaats dan kunt u op het hoofdscherm “Hypotheek” de datum van deze wijziging/mutatie noteren. Ook kunt u in het dataveld “Mutatiereden” de reden van deze mutatie noteren. Indien u op het vergrootglas rechts van dit dataveld klikt en kiest voor “Nu zoeken” dan krijgt u een lijst met mogelijke redenen. Hieruit kunt u de reden die van toepassing is selecteren.
65
Afbeelding 5.8
Als u klaar bent met invoeren slaat u het hoofdscherm “Hypotheek” op. U ziet dat UBizz deze offerte aanvraag direct in een bepaalde staat zet. In de UBizz Menubalk verschijnt namelijk de tekst “1e Registratie Offerte Aanvraag” (afbeelding 5.9).
66
5.2 Enkele belangrijke functies uit de menubalk 5.2.1 Acties
5.2.1.1 Staten Onder “Acties” vindt u weer een hele lijst met staten waarin het object kan verkeren. U ziet telkens duidelijk zichtbare staten. Dit zijn de staten die op dit moment van toepassing kunnen zijn en die u dus aan kunt kiezen. De andere staten zijn op dit moment niet van toepassing en kunnen dus niet geselecteerd worden.
Afbeelding 5.9
5.2.1.2 Voeg Hypotheekstukken toe U heeft in dit stadium nog de mogelijkheid om Hyptheekstukken toe te voegen.
5.2.1.3 Nieuw Onder “Nieuw”, de laatste optie onder de knop “Acties”, vindt u mogelijkheden om het object Hypotheek uit te breiden met een Arbeidsongeschiktheidsverzekering, een Beleggingsrekening, een Lijfrente / Spaarrekening, etc. Deze opties worden hier verder niet behandeld.
67
6 Werken met taken en notities 6.1 Taken In sectie 2.2.4 is al kort gesproken over het aanmaken van een taak. U kunt taken aanmaken die gekoppeld zijn aan een object en u kunt losse taken, d.w.z. niet aan een object gekoppeld, aanmaken. Beide varianten worden hier toegelicht.
6.1.1 Taken gekoppeld aan een object Als u een taak aan een object wilt koppelen gaat u in het hoofdscherm van dat object staan. U klikt vervolgens op het icoontje met de “U” voor een “Nieuwe Taak”.
Afbeelding 6.0
In de navolgende afbeelding ziet u in het dataveld “Object” dat de taak gekoppeld wordt aan het object “Hypotheek” van mevrouw Willemse. U past het onderwerp van de taak eventueel aan, de datum waarop de taak uitgevoerd moet worden (“Actiedatum”) en een Tekst ter verduidelijking. UBizz vult zelf de naam in van degene die de taak heeft aangemaakt (de UBizz gebruiker). In het dataveld “Taak voor” zet UBizz deze zelfde gebruiker. Deze laatste naam kunt u veranderen. Zo kunt u een taak aanmaken voor uw
68
collega. U slaat de taak vervolgens op. De taak wordt direct in de staat “Niet Gestart” gezet.
Afbeelding 6.1
In de UBizz boomstructuur kunt u uw taken terugvinden. U klikt met uw rechter muisknop op “Taken” en vervolgens selecteert u “Zoeken”.
69
Afbeelding 6.2
70
Afbeelding 6.3
U ziet dat u op verschillende manieren naar uw taken kunt zoeken. In dit geval wordt gezocht op naam van de Gebruiker en op actiedatum (datum: 26 april 2005 en later). U krijgt nu een lijstje van de taken die voor deze gebruiker zijn aangemaakt waarvan de actiedatum ligt op 26 april 2005 of later. In dit geval is er maar 1 taak voor Gebruiker HandleidingB met de actiedatum op 26 april 2005 of later. Deze taak verschijnt daarom direct op het scherm.
71
Afbeelding 6.4
Onder “Acties” ziet u weer alle staten die aan de taak toegekend kunnen worden. Als u bijvoorbeeld kiest voor “Afgerond” dan komt de taak in die staat te staan. U ziet dit staan in de volgende dialoog onder “Object Staat”.
72
Afbeelding 6.5
6.1.2 Losse taken Losse taken, d.w.z. taken die niet aan een object gekoppeld zijn, kunt u op twee manieren aanmaken. Ten eerste door in de UBizz boomstructuur met uw rechtermuisknop op het object Taken te klikken.
73
Afbeelding 6.6
En ten tweede door gebruik te maken van de “Snelkoppeling” links van de UBizz boomstructuur. Naast het aanmaken van een nieuwe taak, kunt u via deze UBizz Snelkoppeling o.a. ook zoeken naar taken.
74
Afbeelding 6.7
De Taakdialoog die verschijnt is hetzelfde als bij objectgekoppelde taken. U ziet overigens dat het nog steeds mogelijk is om deze taak aan een object te koppelen.
75
Afbeelding 6.8
6.1.3 Synchroniseren van taken Het is handig als taken, die in UBizz aangemaakt worden, ook in MS Outlook verschijnen. Afhankelijk van de standaardinstelling van uw MS Outlook wordt het zo mogelijk dat uw UBizz taken als een pop-up op uw scherm verschijnen. Er zijn twee manieren om uw taken te synchroniseren: 1. Het gaat om taken die u voor uzelf aanmaakt; 2. Het gaat om taken die u voor uzelf en voor anderen aanmaakt. Bovendien wilt u ook de taken in uw MS Outlook zien die anderen voor u in UBizz aanmaken.
76
Ad 1. Taken die u voor uzelf aanmaakt U selecteert “Opties” onder de “Extra” knop in UBizz (afbeelding 6.9). Vervolgens selecteert u in de volgende dialoog het tabblad “Microsoft Office”. U vinkt het dataveldje “Synchroniseren” aan en sluit af met de OK knop (afbeelding 6.10). Indien u een taak in UBizz wijzigt zal deze taak ook in MS Outlook gewijzigd worden. Echter dit geldt niet andersom!
Afbeelding 6.9
77
Afbeelding 6.10
Ad. 2: Taken die u voor uzelf en taken die anderen voor u aanmaken Taken die een ander voor u aanmaakt zitten wel in uw UBizz systeem maar verschijnen niet direct in uw MS Outlook. U moet gebruik maken van de optie „synchroniseren‟ om dit voor elkaar te krijgen. Een voordeel van deze manier van synchroniseren is dat als u een taak wijzigt in UBizz, dat deze dan ook wijzigt in MS Outlook, maar ook andersom! Wijzigt u een taak in MS Outlook, dan ziet u deze wijziging dus ook terug in UBizz. Hoe doet u dit? U kiest uit de UBizz Menubalk “Synchroniseren” en selecteert vervolgens een datum vanaf welke u de taken gesynchroniseerd wilt hebben. UBizz zorgt er dan voor dat alle taken, die vanaf die ingegeven datum gewijzigd zijn, zowel in UBizz als in MS Outlook gelijk zijn. Het maakt hierbij niet uit of het om taken gaat die u voor uzelf heeft aangemaakt of om taken die anderen voor u hebben aangemaakt.
78
Afbeelding 6.11
6.2 Notities Net als bij taken geldt voor notities dat ze aan een object gekoppeld kunnen zijn of los, d.w.z. niet aan een object gekoppeld, kunnen bestaan. Beide varianten worden hier toegelicht.
6.2.1 Notities gekoppeld aan een object Voor notities gekoppeld aan een object wordt u verwezen naar sectie 2.2.3 waar deze optie uitgebreid besproken wordt.
6.2.2 Losse notities Losse notities kunt u het makkelijkst aanmaken door gebruik te maken van een UBizz “Snelkoppeling”. Snelkoppelingen vindt u links van de UBizz boomstructuur. U ziet dat u, net als bij Taken, hier niet alleen een nieuwe notitie kunt aanmaken, maar hier o.a. ook kunt zoeken naar een notitie.
79
Afbeelding 6.12
Vervolgens verschijnt dan gewoon weer het Notitiescherm, zoals u reeds gezien heeft in sectie 2.2.3. Iedere UBizzGebruiker die de notitie opent om deze te kunnen lezen, zal telkens worden getoond in het dataveld “Gelezen door Gebruiker” en direct worden vervangen door de volgende UBizzGebruiker die de notitie opent om te lezen (afbeelding 2.16).
80
7 Koppeling met MS Office In uw UBizz systeem heeft u een enorme hoeveelheid data opgeslagen. Die data wilt u verwerkt hebben in spreadsheets, rapporten en brieven. Denkt u bijvoorbeeld aan een mailing die u aan al uw Particuliere Relaties wilt versturen. Om dit mogelijk te maken heeft UBizz een koppeling met MS Excel, MS Access en MS Word. U krijgt UBizz geleverd met een standaard set rapporten en brieven (sjablonen) die u kunt gebruiken. U kunt deze ook zelf aanmaken. Hoe dit in zijn werk gaat is echter een onderwerp voor de cursus voor de gevorderde UBizz gebruiker. Overigens adviseren wij u om het maken van deze sjablonen centraal te regelen en voor te behouden aan één persoon binnen uw organisatie. In dit hoofdstuk kunt u, aan de hand van een voorbeeld, zien hoe u gebruik kunt maken van de standaard set sjablonen in uw UBizz systeem.
7.1 Brieven bij het object Autoverzekering – een voorbeeld Als u een “Autoverzekeringscherm”, of een ander objectscherm, opslaat en “ververst” (refresh-icoontje uit de menubalk, afgebeeld als een wit blad met groene pijltjes) dan ziet u naast de “Actie” knop in de menubalk een knop “MS Office” verschijnen. Als u deze knop aanklikt ziet u alle rapporten en brieven die aan het object Autoverzekering gekoppeld zijn. In dit voorbeeld gaat u met uw cursor in het “Autoverzekeringscherm” staan van de heer In „t Veld. Uit het boxje onder de knop “MS Office” kiest u, in dit voorbeeld, voor “NieuwePolis”. Als u even geduld heeft verschijnt al snel de standaard brief NieuwePolis met de gegevens van de heer In „t Veld daarin verwerkt. U kunt deze brief vervolgens gewoon opslaan als een Word document (met de extensie .doc) en uitprinten. Nota bene: in de UBizz boomstructuur vindt u een map “MS Office”. Ook via deze map kunt u gebruikmaken van de standaard sjablonen.
81
Afbeelding 7.0
82
Afbeelding 7.1
83
8 Koppelen van E-mailberichten aan een object U kunt alle e-mailberichten die u naar een Relatie stuurt of van een Relatie ontvangt koppelen aan (bijvoorbeeld) het object “Particuliere Relatie”. U archiveert dan de emailberichten die u naar die Relatie heeft verstuurd maar ook de berichten die u van die Relatie heeft ontvangen. Bovendien komen alle e-mails die u op deze manier koppelt/archiveert ook tussen de “Klantcontacten” te staan (zie sectie 3.1.6). Om dit mogelijk te maken moet u het volgende doen. U selecteert weer “Extra” en vervolgens “Opties” uit de UBizz Menubalk en kiest het tabblad “Microsoft Office”. Op dit tabblad moet de optie „Emailmappen in mappenlijst‟ aangevinkt staan.
Afbeelding 8.0
U sluit weer af met de OK knop.
84
Afbeelding 8.1
U opent het “Particuliere Relatiescherm” van H.A. Jansen-Spronk. In de Menubalk klikt u op het icoontje “Koppel e-mailbericht” (een enveloppe met een U erboven). In dit geval wilt u een e-mailbericht koppelen dat in uw inbox staat. U klikt op de betreffende MS Outlook map en kiest “Selecteer”.
85
Afbeelding 8.2
Vervolgens krijgt u de e-mailberichten te zien die in uw inbox zitten. Indien dat er veel zijn zal UBizz u vragen om een selectie te maken: u moet dan twee data opgeven zodat UBizz u de berichten kan tonen die tussen die twee data in uw inbox zijn binnengekomen.
86
Afbeelding 8.3
In dit geval gaat het slechts om 1 e-mailbericht, dat direct geselecteerd kan worden. U kunt de gearchiveerde/gekoppelde berichten weer opvragen via een icoontje uit de UBizz Menubalk (afbeelding 8.4). Dit icoontje verschijnt direct links van het icoontje dat u aanklikte om het e-mailbericht te koppelen (de enveloppe met de U erboven). Op deze manier kunt u al uw e-mail correspondentie met deze Particuliere Relatie bewaren en terugzoeken.
87
Afbeelding 8.4
88
9 En tenslotte nog een paar uitsmijters 9.1 Uitgebreid zoeken
Afbeelding 9.0
U kunt vanuit de UBizz boomstructuur nieuwe objecten aanmaken, bijvoorbeeld nieuwe Relaties. U kunt echter ook vanuit deze boomstructuur uitgebreid zoeken. U klikt (bijvoorbeeld) met uw rechtermuisknop op de map “Relaties” en kiest voor “Zoeken”.
89
Afbeelding 9.1
U dubbelklikt op het woordje Uitgebreid>> rechtsonder in het scherm. Vervolgens krijgt u alle mappen getoond die onder het object “Relaties” hangen. U kunt nu kiezen op welk item u wilt zoeken. In dit geval wilt u een Persoon zoeken aan de hand van diens sofinummer. U dubbelklikt op het attribuut “Sofinummer” en in het scherm dat dan volgt geeft u een zoekcriterium op. Hier is gekozen voor de knop [LIKE] en er is twee maal een 9 ingetypt (afbeelding 9.3). UBizz gaat nu voor u zoeken: een Persoon waarvan het sofinummer lijkt op/begint met 99. Al eerder werd vermeld dat het handig is om sofinummers altijd op één en dezelfde manier in te voeren. U heeft hier bij het uitgebreide zoeken profijt van. U kunt in het onderstaande voorbeeld gewoon zoeken op 99 en u zult alle personen waarvan het sofinummer met 99 begint vinden. Indien u de sofinummers op verschillende manieren had ingevoerd, had u ook op alle mogelijke invoermanieren moeten zoeken, bijvoorbeeld op 99 en op 9.9.
90
Afbeelding 9.2
91
Afbeelding 9.3
9.2 Het wissen van UBizz Objecten Het is verstandig om zo min mogelijk UBizz objecten te wissen. Alle data van Personen, Bedrijven en andere objecten kan immers bijzonder nuttig blijven met betrekking tot o.a. nieuwe produkten of akties (DatabaseMarketing) in de toekomst, maar ook om gedegen Management Informatie uit UBizz te halen. Wij adviseren daarom om het “Wissen” door middel van authorisatie voor te behouden aan een Manager of aan de applicatiebeheerder.
9.3 Referenties Als UBizz gebruiker zult u merken dat het niet eenvoudig is om zomaar objecten te wissen. Dit komt doordat objecten in UBizz referenties (koppelingen) hebben. Een Particuliere Relatie is bijvoorbeeld gekoppeld aan een Persoon of een Polis. U kunt deze Particuliere Relatie daarom niet zomaar wissen. De referenties van een object kunt u opvragen via de knop “Referenties” uit de UBizz Menubalk van het hoofdscherm van het object.
92
Afbeelding 9.4
93
10 Historie Revisie
Datum
Door
Wijzigingen
1.0
oktober 2003
HAJ
Eerste versie
2.0
april 2005
HAJ
Update afbeeldingen Toegevoegd nieuw hoofdstuk 1 Verwijderd 3.1.1 t/m 3.1.3 (oude nummers) Toegevoegd 4.1.8, 4.1.25, 4.1.29, 6.1.3 Ingevoegd nieuw hoofdstuk 8
94
