1 Leidraad Ketencoördinatie Voor de afstemming van alle hulp en zorg voor een individuele jeugdige of een gezin is de functie ketencoördinatie geïntroduceerd. Het gaat om situaties waarbij meerdere hulpverleners zorgen hebben of meerdere organisaties bemoeienis hebben met de jeugdige of het gezin en er afstemming nodig is. De ketencoördinator regelt de afstemming van alle hulp en zorg en heeft zo een centrale rol in het belang van de jeugdige en het gezin. Aan de uitvoering van ketencoördinatie wordt een grote mate van professionaliteit en kwaliteit gesteld. Daarnaast is eenduidigheid van uitvoeren van ketencoördinatie van belang, zodat betrokken partijen weten wat er van elkaar verwacht wordt. Deze leidraad ketencoördinatie is opgesteld om
om de kwaliteit en professionaliteit te borgen en
om eenduidigheid te verkrijgen ten aanzien van de uitvoering van de functie ketencoördinatie.
Deze leidraad geeft aan hoe de ketencoördinatie uitgevoerd dient te worden en welke activiteiten daar minimaal bijhoren. In het convenant wordt ketencoördinatie als volgt gedefinieerd:
Ketencoördinatie: is de functie, die de afstemming van alle hulp en zorg regelt voor een individuele jeugdige of een gezin. Ketencoördinatie is aan de orde als blijkt dat twee of meer instanties zich zorgen maken over de jeugdige of het gezin dan wel bemoeienis hebben met het oplossen van problemen van de jeugdige of het gezin, en de jeugdige en het gezin niet zelf voor afstemming kunnen zorg dragen. Het omvat alle activiteiten gericht op het regisseren, verbinden, afstemmen en bewaken van de organisatie en uitvoering van de hulpverlening aan een jeugdige.
Ketencoördinator: de instelling die bij twee of meer signalen en/of ketenregistraties in het Signaleringssysteem de hulpverlening van alle betrokken partijen in de keten coördineert. De instantie die belast is met de ketencoördinatie, is verantwoordelijk dat de jeugdige of het gezin ook echt geholpen wordt. De betreffende professional bewaakt dat er daadwerkelijk hulp geboden wordt en is verantwoordelijk dat al de vastgelegde acties in het plan voor de jeugdige of het gezin uitgevoerd zijn. Als andere betrokken professionals onvoldoende meewerken, ontslaat dat de coördinator niet van zijn verplichtingen: hij draagt de eindverantwoordelijkheid en zorgt dat de jeugdige of het gezin niet tussen wal en schip valt. Dit betekent niet het overnemen van de taken van de hulpverlener maar de ketencoördinator kan hiertoe de escalatieprocedure in gang zetten (zie artikel 18 van het convenant).
Met ketencoördinatie van hulp en zorg worden de volgende doelen gerealiseerd: 1.
Beoordeling van de noodzaak van ketencoördinatie. De verantwoordelijke instelling maakt daartoe een probleemanalyse.
2.
Vaststellen en zorg dragen voor een adequate en integrale hulpverlening, door het vastleggen van afspraken die ten doel hebben adequate hulpverlening te bieden en mogelijke risico’s te beperken.
3.
Bevorderen van samenwerking tussen de instelling die verantwoordelijk is voor de ketencoördinatie en de andere betrokken instellingen.
1
Om deze doelen te bereiken, zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van ketencoördinatoren benoemd (zie convenant van 1-6-2011 artikel 13). Deze taken kunnen verdeeld worden in vijf onderdelen: analyse, plan van aanpak, regie, informeren en afronden/beëindigen ketencoördinatie. Per onderdeel komt het volgende aanbod:
De taken, zoals die benoemd zijn in het convenant (tekstkader)
Welke stappen dient de ketencoördinator te nemen (tabel)
In het tweede deel van deze leidraad komen de competenties aan bod die een ketencoördinator nodig heeft.
1.1 Taken ketencoördinator en bijbehorende uitvoeringsstappen 1.1.1 Analyse Taak benoemd in convenant: De Ketencoördinator analyseert de problematiek op basis van de uitgewisselde signalen en ketenregistraties. Op basis van deze analyse stelt de Ketencoördinator vast of daadwerkelijk de ketencoördinatie moet worden opgestart. Als dat het geval is checkt de Ketencoördinator in overleg met de betrokken partijen in de keten of hij inderdaad de ketencoördinatie moet uitvoeren.
Met andere woorden de ketencoördinator heeft als taak om de problematiek te analyseren. Hiervoor gebruikt de ketencoördinator de informatie van de ketenregistreerders en de signaleerders. Te bereiken resultaat: Een heldere en duidelijke weergave en analyse van de problematiek van de betreffende jeugdige. Hoe resultaat bereiken? 1. Ketencoördinator legt contact met signaleerders en ketenregistreerders; 2. Ketencoördinator checkt bij signaleerders en/of ketenregistreerders in hoeverre ouders en jeugdige geïnformeerd zijn over Zorg voor Jeugd en of iedereen akkoord kan gaan met het uitwisselen van informatie voor een mogelijk overleg. Signaleerder en registreerder zijn zelf verantwoordelijk voor toestemming van ouders en jeugdige voor informatie-uitwisseling.; 3. De ketencoördinatie benadert evt. andere organisaties die bij jeugdige zijn betrokken (niet in ZvJ); 4. Indien nodig organiseert de ketencoördinator een cauïstiekoverleg voor het bespreken van de casus om deze helder te krijgen; 5. De ketencoördinator maakt een analyse van de situatie met behulp van een heldere omschrijving van de situatie en problematiek van de jeugdige en het gezin; 6. De ketencoördinator checkt de analyse bij signaleerder en registreerder. Extra: in de regio Midden-Brabant zijn positieve ervaringen opgedaan met het uitnodigen van de ouders en de jeugdige bij het casuïstiekoverleg. Hierdoor is de kans op commitment van ouders en jeugdige bij de hulpverlening groter. Ook kan er vaak meer hulp worden ingezet.
2
1.1.2 Plan van Aanpak Taak beschreven in convenant: De Ketencoördinator realiseert een plan van aanpak voor de betreffende jeugdige, in overleg met de betrokken hulpverleners, maakt afspraken met de betrokken hulpverleners en verbindt daaraan een handelingstermijn. De ketencoördinator maakt een plan van aanpak met daarin:
De in te zetten hulp, wie het uitvoert en wanneer welke hulp ingezet wordt (op advies van de hulpverlenende partijen die al betrokken zijn);
Afspraken over communicatiemomenten;
Procedurele afspraken;
Consequenties wanneer de afgesproken acties niet worden nagekomen of uitgevoerd.
Deze stap “maken van een plan van aanpak” is een logisch vervolg op de analyse van de situatie. Indien bij de analyse van de situatie een casuïstiekoverleg is georganiseerd, kan de stap “maken van plan van aanpak” direct meegenomen worden in dit casuïstiekoverleg. Wanneer de ketencoördinator na de analyse van de ketenregistraties en/of signalen concludeert dat een ‘lichte vorm’ van ketencoördinatie voldoende is, dan kan als plan van aanpak volstaan worden met een kort overzicht van de gemaakte afspraken (procedurele afspraken en communicatiemomenten) met de ketenregistreerders en signaleerders. In bijlage A staat een format voor een plan van aanpak. Let op: dit format kan niet zonder meer in zorg voor jeugd in het vakje procesinformatie gezet worden, omdat de informatie in het plan van aanpak ook “wat” informatie bevat. Alleen afspraken die geen inhoudelijke informatie over jeugdige en zorgen bevat, kunnen in zorg voor jeugd gezet worden. Bijvoorbeeld: organisatie X neemt contact op met jeugdige en ouders of Organisatie Y voert hulpverlening uit. Resultaat: Plan van aanpak (zie inhoud hierboven). Hoe resultaat te bereiken? 1. Ketencoördinator legt telefonisch contact met registreerders en signaleerders (of in casuïstiekoverleg); 2. De ketencoördinator maakt samen met de betrokkenen afspraken over in te zetten hulpverlening door wie, wanneer en hoe. In samenspraak met jeugdige en ouders; 3. De ketencoördinator maakt met de betrokken partijen procedurele afspraken en afspraken over de communicatie; 4. Ketencoördinator kan als hulpmiddel het format Plan van aanpak invullen (zie bijlage A).
3
1.1.3 Regie Taken die benoemd zijn in convenant: De Ketencoördinator voert de regie over het plan van aanpak.
De Ketencoördinator houdt gemaakte procedurele afspraken bij, waarbij betrokken hulpverlener, start- en beoogde einddatum genoemd worden.
De Ketencoördinator coördineert de informatie-uitwisseling tussen betrokken hulpverleners.
De Ketencoördinator monitort de verleende hulp, en stelt het plan van aanpak – indien nodig – bij.
De Ketencoördinator toetst het nakomen van gemaakte afspraken en neemt de benodigde stappen wanneer afspraken niet worden nagekomen. De ketencoördinator zal beslist niet de hulp overnemen in een gezin, hiervoor zijn hulpverleners zelf verantwoordelijk. De ketencoördinator kan eventueel de escalatieprocedure opstarten (zie onder artikel 18).
Aanvulling vanuit de training ketencoördinatie: de betrokken hulpverleners dienen de ketencoördinator te informeren over het na (kunnen) komen van de gemaakte afspraken. Resultaat: Plan van aanpak wordt uitgevoerd Hoe resultaat te bereiken? De ketencoördinator houdt het overzicht over de uitvoering van plan van aanpak; De ketencoördinator communiceert met betrokkenen over de gemaakte afspraken, inzet en resultaten. Over deze communicatie zijn afspraken gemaakt (zie het plan van aanpak); De ketencoördinator monitort en controleert de afspraken door navraag te doen bij betrokkenen; De ketencoördinator pleegt interventies wanneer afspraken niet na worden gekomen en/of de uitvoering van plan van aanpak om andere afspraken vraagt.
1.1.4 Informeren Taak beschreven in convenant:
De Ketencoördinator verzorgt een efficiënte en adequate terugkoppeling naar signaalgevers.
De Ketencoördinator draagt zorg voor een efficiënte en adequate informatie-uitwisseling met de jeugdige en/of het gezin door hemzelf of een andere betrokken hulpverlener.
4
Resultaat Ouders en jeugdige zijn geïnformeerd
Signaleerders en/of registreerders zijn geïnformeerd
Hoe resultaat te bereiken? Ketencoördinator neemt besluit (in overleg met betrokkenen) welke (hulpverlenende) organisatie die ouders en jeugdige informeert; De ketencoördinator maakt samen met de betrokkenen afspraken over de terugkoppeling van het informeren van ouders aan de ketencoördinator. Optie: ketencoördinator kan ouders en/of jeugdige uitnodigen het eventuele casuïstiekoverleg bij te wonen. De ketencoördinator neemt communicatieafspraken op in Plan van Aanpak; De ketencoördinator informeert Signaleerders en registreerders over uitvoering plan van aanpak; De ketencoördinator informeert tussentijds de signaalgevers en registreerders over stand van zaken.
1.1.5 Beëindigen ketencoördinatie Taak beschreven in convenant:
De Ketencoördinator beëindigt de ketencoördinatie zodra slechts één of geen hulpverlener meer betrokken is bij de jeugdige.
De Ketencoördinator verwijdert signalen wanneer deze kennelijk onjuist zijn na overleg met betrokken hulpverlener.
De ketencoördinatie eindigt wanneer de met het plan beoogde resultaten zijn bereikt en de situatie van de jeugdige of het gezin naar de inschatting van de coördinator geen verdere afstemming meer nodig heeft.
De Ketencoördinator meldt de jeugdige af uit het Signaleringssysteem zodra de ketencoördinatie is beëindigd.
In handleiding ketencoördinatie bij release 3.4 van ZvJ (versie mei 2011, hoofdstuk 17 vanaf bladzijde 52) staat de procedure van het beëindigen van een ketencoördinatie. Deze handleiding is te vinden in de webapplicatie van Zorg voor Jeugd. Resultaat Ketencoördinatie is beëindigd Hoe resultaat te bereiken? De ketencoördinator maakt afspraken met betrokken hulpverleners over beëindiging ketencoördinatie; De ketencoördinator beëindigt de ketencoördinatie op basis van de gemaakte afspraken en hij/zij informeert de betrokkenen. Informatie over beëindigen ketencoördinatie: Indien een ketencoördinatie wordt beëindigd, dan krijgen alle betrokken meldingen (signalen en ketenregistraties) een einddatum, maar blijven voor actief betrokkenen (die registreren of signaleren na afronding ketencoördinatie) zichtbaar als inactieve meldingen (deze worden grijs weergegeven). Per e-mail worden alle nog (actief) betrokken personen op de hoogte gesteld. Als er toch weer een melding gedaan wordt over de jeugdige verschijnt een bericht op het scherm dat over deze jeugdige historie bestaat. 5
Let op: bij het beëindigen van een ketencoördinatie, wordt een registratie ook beëindigd. Dit kan niet wenselijk zijn, omdat de jeugdige nog cliënt is bij de organisatie. Maak hierover duidelijke afspraken. Bijvoorbeeld: organisatie geeft na beëindigen ketencoördinatie nieuwe registratie af of ketencoördinatie blijft open totdat ketenregistratie is beëindigd door organisatie. Kijk welke afspraak het meest wenselijk is.
6
1.2 Resultaat- en competentieprofiel van een ketencoördinator De functie ketencoördinator heeft primair als doel het realiseren van een optimaal en integraal hulpaanbod aan de jeugdige. Om dit te bereiken regisseert de ketencoördinator de samenwerking tussen de instellingen die bij de jeugdige betrokken zijn, op basis van gezamenlijk overeengekomen aanpak en procedurele afspraken. Om de samenwerking te regisseren dient de ketencoördinator:
in staat zijn het gezamenlijk belang goed bij alle partijen op het netvlies te krijgen,
de daadkracht en durf bezitten om tussen bestaande procedures en grenzen te laveren en
in staat zijn partijen waar nodig krachtig aan te spreken op hun verantwoordelijkheid.
Belangrijke persoonlijke kenmerken van de ketencoördinator zijn dan ook dat hij/zij over vakmatige en persoonlijke autoriteit beschikt, in staat is het samenwerkingsproces te sturen en professionals te verbinden en op één lijn te krijgen. De ketencoördinator heeft de volgende competenties nodig: 1.
Processturing (regisseren) De ketencoördinator heeft rolbewustzijn als regisseur, neemt een specifieke positie in het samenwerkingsverband in en stuurt op het proces.
2.
Probleemanalyse De ketencoördinator deelt problemen op in onderdelen en onderscheidt hoofd- van bijzaken, gaat nauwkeurig te werk; de ketencoördinator trekt gegronde conclusies uit beschikbare informatie.
3.
Mondeling communiceren De ketencoördinator maakt mondeling ideeën en meningen aan anderen duidelijk door duidelijke taal, gebaren en non-verbale communicatie.
4.
Besluitvaardig De ketencoördinator is bereid om noodzakelijke en snelle beslissingen te nemen en onmiddellijk tot actie over te gaan, indien nodig op basis van beperkte informatie.
5.
Conflicthantering De ketencoördinator is in staat om weerstand te herkennen en hiermee effectief om te gaan. Kan bij conflicten de schade beperken en de positieve effecten van conflicten benutten.
In deel 1 van deze leidraad is aangeven dat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van ketencoördinatoren onderverdeeld zijn in 5 onderdelen: analyse, plan van aanpak, regie, informeren en beëindigen ketencoördinatie. In onderstaande tabel zijn bij de 5 onderdelen de benodigde competenties weergegeven. De competenties in onderstaande tabel zijn een verdere specificering van bovengenoemde algemene competenties.
7
Onderdeel Analyse en plan van aanpak
Regie
Informeren Beëindigen ketencoördinatie
Competenties De ketencoördinator dient: Een inschatting te kunnen maken van problematiek en risico’s; Kennis te hebben van de ontwikkeling van een kind; Te beschikken over interviewvaardigheden (luisteren, samenvatten en doorvragen); Besluitvaardigheid te hebben en te tonen; Afspraken te kunnen maken. De ketencoördinator dient Overzicht te hebben en te houden over de uitvoering van het plan van aanpak en inzet van andere betrokkenen; Te communiceren met betrokkenen over en hen aan te spreken op gemaakte afspraken en te behalen resultaten; Te interveniëren indien afspraken niet na worden gekomen; De afspraken en resultaten te monitoren en te controleren. De ketencoördinator dient te kunnen communiceren en afspraken te maken. De ketencoördinator dient te kunnen communiceren over afspraken.
Organisaties, die ketencoördinatie mogen uitvoeren, zijn zelf verantwoordelijk voor het zorgen voor competente ketencoördinatoren, omdat de organisaties zelf medewerkers aanwijzen voor de uitvoering van ketencoördinatie. De ketencoördinator en zijn/haar leidinggevende zijn zelf dus verantwoordelijk voor het aanleren en/of verbeteren van de competenties. Wij gaan er vanuit dat bovengenoemde competenties al zijn opgenomen in de competentiecyclus van de organisaties. Ketencoördinatie is onderdeel van de standaard werkzaamheden van de organisaties.
8
Bijlage A Format Plan van Aanpak ketencoördinatie 1.
Beschrijving van analyse signalen en registraties Dit is een beschrijving van de signalen en de ketenregistraties met daarbij de gezinssituatie, gezinsfactoren, kindfactoren en omgevingsfactoren. Denk hierbij niet alleen aan factoren die probleem veroorzaken, maar ook aan beschermende factoren.
2.
3.
Overzicht betrokken organisaties a.
Welke organisaties zijn al bij kind/ouders betrokken?
b.
Welke interventies hebben de betrokken organisaties al gepleegd?
Overzicht interventies die nu nodig zijn? a.
4.
Welke interventies zijn nu nodig?
Overzicht van afspraken over uitvoering van interventies a.
Welke afspraken zijn gemaakt over uitvoering van de interventies?
b.
Welke organisatie, looptijd interventies?
c.
Afspraken over terugkoppeling uitvoering? Bijvoorbeeld: Afspraak in plan van aanpak kan niet nagekomen worden door organisatie door een wachtlijst of andere oorzaak. Organisatie dient ketencoördinator in te lichten.
5.
Communicatieplan In dit plan staat een overzicht van de communicatie activiteiten en wie welke activiteit uitvoert. a.
Hoe is de communicatie geregeld naar - ouders? - betrokken organisaties? - communicatie tussen organisaties en ketencoördinator?
6.
Afspraak in plan van aanpak over beëindigen ketencoördinatie De betrokken organisaties dienen met elkaar een afspraak te maken over wanneer de ketencoördinatie wordt beëindigd. Let op: een registratie wordt ook beëindigd. Dit kan niet wenselijk zijn, omdat de jeugdige nog cliënt is bij de organisatie. Maak hierover duidelijke afspraken. Bijvoorbeeld: organisatie geeft na beëindigen ketencoördinatie nieuwe registratie af of ketencoördinatie blijft open totdat ketenregistratie is beëindigd door organisatie. Kijk welke afspraak het meest wenselijk is. a.
Wat is de afspraak over het beëindigen van de ketencoördinatie?
9
