2
3
Inhoudsopgave 3 1 Introductie
5
1.1 Doelstellingen
5
1.2 Over deze trainingshandleiding
6
1.3 Case: Capiche Creative Concepts
6
1.4 Voorbereiding
7
2 Introductie van ‘Uren en Facturen’
10
2.1 In een notendop
10
2.2 Verschillende scenario’s
10
2.3 Wat volgt…
12
3 Instellingen & Stamgegevens
13
3.1 Gebruikers, rollen en werknemers
13
3.2 Rooster
16
3.3 Klanten & Betalingscondities
18
3.4 Uren & Kostensoorten
19
3.5 Administratie instellingen
22
3.6 Factuurlay-outs
23
3.7 Opdrachten
24
4 Project & Prijsovereenkomst
27
4.1 ‘Vaste prijs’ projecten
27
4.2 ‘Nacalculatie’ projecten
33
4.3 Niet factureerbare projecten
38
4.4 Opdrachten
40
5 Uren & uitgaven
45
5.1 Tijd & kosten boeken via een internet browser
45
5.2 Tijd & kosten invoer via de Exact Online App
53
5.3 Goedkeuren van boekingen
61
5.4 Inzicht in projecten
65
5.5 Opdrachten
67
6 Factureren
73
4
6.1 Consolidatie scenario (project)
73
6.2 Factuur voorstellen
74
6.3 Factuur proces
79
6.4 Factuur specificatie afdrukken
81
6.5 Opdrachten
81
7 Speciale gevallen
84
7.1 Afgesproken prijs overschreden
84
7.2 Meerwerk
84
7.3 Wisselende uurtarieven
84
8 Introductie naar Project Management
88
8.1 Welkom
88
8.2 Voorbereiding
88
9 Work Breakdown Structure
89
9.1 Work breakdown structure (WBS)
89
9.2 Factuur mijlpalen
89
9.3 Type projecten en meerwerk
97
10 Capaciteits planning
101
11 Project gerelateerd inkopen
107
11.1 Inrichten
108
11.2 Proces
110
12 Vooruitbetaalde diensten
116
12.1 Inrichting
117
12.2 Proces
118
12.3 Vooruitbetaald type voorschot
121
13 Verlof & Verzuim
123
13.1 Inrichten
123
13.2 Proces
127
13.3 Overzichten
130
14 Antwoorden bij vragen in de opdrachten
135
5
Welkom bij de training Exact Online Zakelijke Dienstverlening. Deze training is onderdeel van de branchecertificeringen van het Accountancy programma. Tijdens deze branchecertificering leert u meer over de branche Zakelijke Dienstverlening en hoe Exact Online u kan helpen dit proces beter te managen. In deze training wordt het proces van ureninvoer en facturatie uitgelegd, evenals het gebruik van projectmanagement. Tevens wordt uitgelegd hoe u dit kunt integreren in de boekhouding in Exact Online.
Deze (functionele) training is onderdeel van de branche certificering Exact Online Zakelijke Dienstverlening. Om hieraan deel te nemen is het behalen van de Cloud Accountant Certificering een vereiste. Deze training kan als zelfstudie gedaan worden en duurt drie dagen.
Het hoofddoel van deze training is, dat u na het afronden van deze training in staat bent om Exact Online Zakelijke Dienstverlening te implementeren bij een klant. Dit hoofddoel kan gesplitst worden in meerdere subdoelen; na het afronden van deze training kunt u: Het verschil uitleggen tussen het ‘Uren en Facturen’ abonnement en het ‘Project Management’ abonnement. De instellingen en stamgegevens inrichten voor Exact Online Zakelijke Dienstverlening. Uitleggen wanneer de verschillende types project gebruikt worden en deze aanmaken. Uren en kosten invoeren voor projecten via internet en de smartphone app. Uren en kosten goedkeuren. Verkoopfacturen aanmaken voor de verschillende typen projecten. Een WBS (Work Breakdown Structure) opzetten en dit uitleggen. Met capaciteitsplanning werken en dit uitleggen. Vooruitbetaalde projecten opzetten en dit uitleggen. Het gebruik van bestellingen en inkoopfacturen uitleggen in ‘Project Management’. Het gebruik van Verlof en Verzuim uitleggen in ‘Project Management’. Inspelen op afwijkende situaties (bijvoorbeeld wisselkoerswijzigingen, extra werk, vooruitbetaalde diensten).
Exact Online Zakelijke Dienstverlening biedt een basis - en een geavanceerde oplossing. De basis oplossing heet ‘Uren en Facturen’ en de geavanceerde oplossing heet ‘Project Management’. De basis oplossing ‘Uren en Facturen’ richt zich voornamelijk op het invoeren en factureren van uren en is gericht op Management & IT Advies Bureaus, met maximaal 20 werknemers in dienst. Deze oplossing wordt in deel 1 van deze handleiding uitgelegd. De geavanceerde oplossing ‘Project Management’ richt zich op bedrijven met meer dan 20 werknemers en/of meer complexere processen; project management en project planning. Om dit te bereiken is de
6
uitgebreidere functionaliteit bovenop de basis functionaliteit gebouwd. De extra functionaliteit, die zich voornamelijk toespitst op planning en control, wordt uitgelegd in deel 2 van de handleiding.
Zoals hiervoor uitgelegd, bestaat deze trainingshandleiding uit twee gedeeltes: ‘Uren en Facturen’ en ‘Project Management’. Deze twee delen bevatten beide meerdere hoofdstukken. In elk hoofdstuk wordt eerst de functionaliteit uitgelegd, waarna opdrachten gedaan kunnen worden. De opdrachten geven u de kans om te oefenen met de functionaliteit van Exact Online. Aan het einde van de handleiding kunt u de antwoorden vinden van de opdrachten. In de trainingshandleiding worden menupaden als volgt weergegeven: T A B N A A M / SE C T I E N A A M / M E N U I T E M N A A M
Bijvoorbeeld: F I N A N C I E E L / B A N K / I M P O R T E R E N B AN K AF SC H R I F T E N
De functionaliteit van Exact Online Zakelijke Dienstverlening wordt in deze handleiding uitgelegd aan het hand van een bedrijfscase: ‘Capiche Creative Concepts’.
Capiche Creative Concepts is een reclamebedrijf dat zich bezig houdt met het ontwerpen en het geven van advies in de reclame branche. Er werken achttien mensen inclusief de eigenaar. De eigenaar Rob Zwart houdt zich voornamelijk bezig met acquisitie en leiding geven, dus hij is geïnteresseerd in verkoopcijfers, factureerbaarheidsoverzichten, enz. De andere werknemers van Capiche zijn voornamelijk een reclame ontwerper, een traffic manager, een aantal grafische ontwerpers en een aantal web ontwerpers. De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit werk voor verschillende klanten bij verschillende projecten. Het is voor hen belangrijk om de uren die aan een bepaald project besteed worden, snel en efficiënt te kunnen registreren. Er is ook iemand werkzaam om de financiële administratie te doen, deze persoon zorgt ervoor dat alle projecten gefactureerd worden volgens de gemaakte afspraken met de klanten. Capiche heeft Exact Online gekozen om hun administratieve proces te ondersteunen. In het eerste gedeelte van deze training gebruiken ze het ‘Uren en Facturen’ abonnement. In het tweede gedeelte van de training gaan ze de business uitbreiden en aan de slag met het ‘Project Management’ abonnement.
7
Voordat u daadwerkelijk met de training en de opdrachten aan de slag gaat, dient u de stappen in deze opdracht te volgen om een Exact Online Zakelijke Dienstverlening omgeving aan te maken in Exact Online.
Case In de opdrachten gaat u Exact Online Zakelijke Dienstverlening implementeren en gebruiken om de processen in uw IT Consultancy bedrijf te ondersteunen. In het bedrijf werken twaalf IT consultants, een project manager en een administratief medewerker. Uw bedrijf ondersteunt klanten met alles wat met ERP systemen te maken heeft: van advies in het kiezen van het juiste ERP systeem tot toepasbaarheidsonderzoeken, implementaties en eindgebruikerstrainingen. Aanmaken administratie Om ervoor te zorgen dat uw een juiste Exact Online omgeving aanmaakt die te herkennen is als trainingsomgeving dient u onderstaande stappen te doorlopen:
Kopieer onderstaande link in een nieuw internet browser scherm:
https://start.exactonline.nl/docs/websitesubscription.aspx?bcaction=0&type=10&language=NL &fixedterm=%7b8e1800b2-fdc2-47cf-bdb119a2583c4479%7d&docbasename=websitecontainer&Accountant=%7b61c569bf-a567-468ea726-704e1721cfcd%7d
Vul de gegevens als volgt in:
Voornaam & Naam: uw voor-en achternaam
Bedrijfsnaam: “EOLAP – uw bedrijfsnaam”
E-mail: uw e-mail adres
De overige velden kunt u naar eigen wens invullen.
Klik op V E R Z E N D E N om de gegevens te versturen.
(U ontvangt een e-mail om het e-mail adres te valideren. Als u dit gedaan heeft, kunt u het validatie scherm weer sluiten.)
In het bevestigingsscherm kiest u L O G I N en wordt u naar het inlogscherm van de Nederlandse Exact Online omgeving geleid. U kunt deze pagina altijd vinden, door te navigeren naar https://start.exactonline.nl. Let op: u dient altijd de Nederlandse Exact Online omgeving te gebruiken om de administratie in te gaan!
U kunt nu inloggen met de gegevens die in het aanmeldscherm heeft ingevuld.
8
In het volgende scherm krijgt u te zien dat u al gekoppeld bent aan een accountant (Exademy Accountancy Programma accountant). U kunt in dit scherm kiezen voor D I R E C T D O O R G A A N , I K D E F I N I E E R D E S AM E N W E R K I N G L AT E R .
Dan kiest u V O L G E N D E .
In het volgende scherm kiest u I K W I L D E A D M I NI ST R A T I E O P Z E T T E N M E T B E H U L P V A N E E N S T A N D A A R D I N R I C H T I NG .
Vervolgens kiest u de standaardinrichting T E M P L A T E AC C O U N T A NC Y P R O G R AM M A N L ( E X A D E M Y A C C O U N T A N C Y P R O G R AM M A ) . Uw administratie wordt nu
aangemaakt.
Zodra uw administratie is aangemaakt, kunt u V O L G E N D E kiezen.
Uw Exact Online administratie is nu klaar voor gebruik en u kunt beginnen met de opdrachten. Wij verzoeken u om het abonnement van Exact Online dat u gebruikt voor deze training niet te wijzigen. Houdt u er rekening mee dat dit abonnement na dertig dagen verloopt!
9
10
Zakelijke dienstverleners leveren allerlei soorten diensten aan hun klanten, bijvoorbeeld IT - en management consultancy, accountancy diensten en allerlei adviesdiensten. Aangezien een dienst geen tastbaar product is, kunnen de prijzen sterk variëren: dit is afhankelijk van de skills, kennis, reputatie, ethiek en creativiteit van de persoon die de dienst levert. Soms zijn zakelijke dienstverleners in staat om vaste tarieven voor een project te bieden, maar andere dienstverleners bepalen de totale prijs pas nadat de dienst geleverd is. Dit is dan gebaseerd op het uurtarief en het aantal gerealiseerde uren.
De basis oplossing van Exact Online Zakelijke Dienstverlening, ‘Uren en Facturen’, stelt de gebruiker in staat om projecten duidelijk te definiëren en te managen. Er kunnen uren en kosten geboekt worden op projecten en er kunnen snel verkoopfacturen gegenereerd en geprint worden gerelateerd aan het geleverde werk. Dankzij de volledige integratie met de financiële administratie, zorgt het definitief afdrukken van de verkoopfactuur ervoor dat het verkoopdagboek bijgewerkt wordt. ‘Uren en Facturen’ is ontworpen om zowel het maken als het managen van de boekingen gemakkelijker te vergemakkelijken. Toegang tot de verschillende onderdelen van de oplossing is geregeld door middel van rechten. Hierdoor hebben sommige gebruikers toegang tot de gehele oplossing en kunnen andere gebruikers alleen project specifieke uren en kosten invoeren. Het systeem ondersteunt ook het fiatteringsproces, wat het eenvoudiger maakt voor managers om het werk van hun werknemers te controleren en af te tekenen. En om het invoeren overal en altijd mogelijk te maken, is de uren invoer app van Exact Online ook beschikbaar voor smartphones.
‘Uren & Facturen’ kan worden gebruikt in drie verschillende gebruikersscenario’s:
Bij ‘Nacalculatie’ projecten worden factuurvoorstellen gegenereerd op basis van gerealiseerde uren en kosten boekingen. Het is mogelijk een goedkeuringsstap te gebruiken tussen het invoeren en realiseren van de uren en de kosten. Hierdoor kunnen alleen gebruikers met specifieke rechten facturen maken. Het proces van ‘Nacalculatie’ projecten, met goedkeuring ziet er als volgt uit:
Het proces van ‘Nacalculatie’ projecten, zonder goedkeuring ziet er als volgt uit:
11
Het is ook mogelijk om facturen te genereren van termijnen. Wanneer een nieuw ‘Vaste prijs’ project wordt aangemaakt, zal er een prijsafspraak worden ingevoerd voor het hele project. Zo wordt de eerste termijn aangemaakt en automatisch zal er een factuurvoorstel worden gegenereerd. Deze oorspronkelijke termijnen kunnen vervolgens worden opgesplitst in zoveel termijnen als gewenst, en voor elke nieuwe termijn wordt automatisch een factuurvoorstel aangemaakt. Indien gewenst kunt u de tijd en de kosten voor dit project registreren zodat u gebruik kunt maken van de rapportage functionaliteit voor de tijd analyse en het budget. Deze invoer zal niet resulteren in het genereren van factuurvoorstellen. Het proces van ‘Vaste prijs’ projecten ziet er als volgt uit:
Het kenmerk van een ‘Niet factureerbaar’ project is dat er geen facturen worden gegeneerd op basis van dit project. Bij ‘Niet factureerbare’ projecten kunnen wel uren worden geregistreerd maar wanneer de invoer definitief wordt gemaakt dan zullen er geen factuurvoorstelregels worden aangemaakt. Omdat de uren zijn geregistreerd, kunt u gebruik maken van de functionaliteit waarmee u de tijd kunt rapporteren. Het proces van ‘Niet factureerbare’ projecten is als volgt:
12
In het volgende hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u de stamgegevens kunt aanmaken en de instellingen zodanig kunt inrichten, dat u kunt werken met Exact Online Uren en Facturen. Vervolgens komen er een aantal hoofdstukken waarin de verschillende stappen van het proces worden uitgewerkt. In het laatste hoofdstuk van deel 1 wordt uitgelegd hoe u om kunt gaan met specifieke situaties waar bedrijven in de zakelijke dienstverlening tegen aan lopen. Naast een theoretische uitleg, kunt u in ieder hoofdstuk opdrachten maken om daadwerkelijk met Exact Online te werken. Nadat u alle hoofdstukken en opdrachten hebt doorlopen, kunt u ‘Uren en Facturen’, de basis oplossing van Exact Online Zakelijke Dienstverlening, implementeren en hiermee werken. U heeft dan een goede basis voor het tweede deel van de training, waarin ‘Project Management’, de geavanceerde oplossing van Exact Online Zakelijke Dienstverlening, wordt uitgelegd.
13
Voordat u aan de slag kunt met het aanmaken van projecten en het invoeren van uren, moet de administratie zijn ingericht. De volgende stamgegevens en instellingen moeten opgezet worden: Gebruikers, rollen en werknemers Werkrooster Klanten Betalingscondities Uursoorten Kostensoorten Administratie instellingen Factuur lay-outs In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u dit kunt opzetten. Tevens zijn er opdrachten waarin u zelf een administratie kunt opzetten in Exact Online Zakelijke Dienstverlening.
In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe u gebruikers kunt aanmaken, hoe u toegangsrechten kunt toekennen en hoe u werknemers kunt aanmaken.
Een gebruiker heeft toegang tot de Exact Online administratie. Bij het aanmaken van een gebruiker moet u een gebruikerstype koppelen. Een gebruikerstype is een groep van rollen en bepaalt tot welke functionaliteiten de gebruiker toegang heeft. Welke gebruikerstypes er beschikbaar zijn, is afhankelijk van de abonnement dat u heeft. De volgende gebruikerstypes zijn van toepassing op Zakelijke Dienstverlening: Volledige gebruiker: Dit is een gebruiker die toegang heeft tot alle functionaliteit in Exact Online, afhankelijk van het abonnement en de gebruikersrechten. Tijd invoer gebruiker: Dit is een gebruiker die alleen uren en kosten kan registreren in Exact Online. Nieuwe gebruikers kunnen worden aangemaakt via AD M I NI ST R AT I E N A A M / ST AM G E G E V E N S / G E B R U I K E R S / O V E R Z I C H T / N I E U W . Eerst moet een gebruikerstype gekozen worden. Vervolgens vult
u de persoonlijke gegevens, de gebruikersnaam en het e-mail adres in. Zodra de gebruiker bewaard wordt, worden de login gegevens (inclusief een automatisch gegenereerd wachtwoord) via e-mail naar de gebruiker gestuurd. In de ‘Uren en Facturen’ oplossing zijn de gebruikerstypes V O L L E D I G E G E B R U I K E R en T I J D I N V O E R G E B R U I K E R aanwezig. In de opdrachten werkt u echter met een geavanceerd
abonnement van Exact Online Zakelijke Dienstverlening: ‘Project Management’. De gebruikerstypes heten in de administratie die u gaat gebruiken tijdens deze training dan ook P R O J E C T M A N A G E M E N T V O L L E D I G E G E B R U I K E R en P R O J E C T M A N AG E M E N T T I J D INVOER GEBRUIKER.
14
Om bepaalde handelen uit te kunnen voeren in Exact Online, moeten voor de gebruiker bepaalde rollen aangezet worden in het system. Voor ‘Uren en Facturen’ zijn de volgende rollen belangrijk: Om uren en kosten in te voeren (voor medewerkers): T I J D & K O ST E N I N V O E R E N en B E K I J K E N EIGEN RELATIES.
Om uren en kosten in te voeren (voor uzelf): T I J D & K O S T E N V O O R J E Z E L F I N V O E R E N . Om ingevoerde uren en kosten goed te keuren: T I J D & K O ST E N G O E D K E U R E N . Om facturen te genereren en af te drukken: T I J D & K O ST E N F AC T U R E N G E NE R E N . Om stamgegevens aan te maken en te onderhouden: T I J D & K O ST E N ST AM G E G E V E N S ONDERHOUDEN.
U kunt alle rollen die betrekking hebben om een bepaalde gebruiker vinden op de gebruikerskaart. Welke rollen beschikbaar zijn, hangt af van het gebruikerstype. Vanuit het gebruikers onderhoudsscherm kunt u kiezen voor R E C H T E N in de M O N I T O R sectie van de gebruiker. Hier kunt u rollen aan-en uitvinken voor deze specifieke gebruiker:
Voor een project manager kunt u bijvoorbeeld de rol T I J D & K O ST E N G O E D K E U R E N aanvinken zodat hij de ingevoerde uren en kosten kan controleren en goedkeuren, voordat deze gefactureerd worden.
Een medewerker is iemand die voor het bedrijf werkt en voor wie bepaalde zaken geregistreerd moeten worden, bijvoorbeeld uren die op een project zijn gewerkt. Een medewerker hoeft geen toegang te hebben tot de administratie, de uren kunnen ook ingevoerd worden door bijvoorbeeld een administratief medewerker. Als een medewerker zelf toegang moet hebben tot de administratie om uren in te voeren, dan
15
moet er een gebruiker (zie paragraaf 3.1.1) aangemaakt worden voor deze medewerker voor of tijdens het aanmaken van de nieuwe medewerker. Tijdens het aanmaken van de medewerker wordt dan een bestaande gebruiker aan deze medewerker gekoppeld, of wordt er een nieuwe gebruiker aangemaakt. Voorbeeld: Capiche heeft Amanda Jansen gehuurd als nieuwe web ontwerper. Als Amanda werk uitvoert op een bepaalde project, zal zij zelf haar uren invoeren in Exact Online. Dit betekent dat Amanda zowel als medewerker en als gebruiker aangemaakt moet worden in de administratie. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe de eigenaar van Capiche, Rob Zwart, Amanda in Exact Online aan kan maken (dit is een voorbeeld, u kunt hier later in de opdrachten mee oefenen): Om te zorgen dat ze haar eigen uren in kan voeren, moet Rob er eerst voor zorgen dat Amanda als gebruiker bestaat in de administratie. 1. Rob maakt Amanda als medewerker aan via P R O J E C T / M E D E W E R K E R S / A A NM A K E N . Vervolgens moet hij een wizard doorlopen. 2. Als eerste moet (optioneel) een gebruiker gekoppeld worden aan de nieuwe medewerker. Rob selecteert hier de gebruiker die hij eerder heeft aanmaakt voor Amanda. Deze gebruiker heeft als gebruikerstype T I J D I N V O E R G E B R U I K E R , zodat Amanda zelf haar uren in kan voeren in Exact Online.
3. In het volgende scherm voert Rob de persoonlijke informatie, zoals adresgegevens en BSN nummer in. 4. Vervolgens verschijnt er een scherm waar werk gerelateerde gegevens, zoals het telefoonnummer ingevuld kan worden. Hier kan ook een foto gekoppeld worden. 5. In het volgende scherm koppelt Rob een afdeling en functienaam en vult hij een begindatum en een rooster in. Het rooster is van invloed op het factureerbaarheidspercentage van een medewerker:
16
6. Als Rob nu voor V O L G E N D E kiest, krijgt hij wederom de optie om een gebruiker te koppelen (als hij dit eerder gedaan heeft). Als hij vervolgens voor SL U I T E N kiest, dan wordt de medewerker aangemaakt. De nieuwe medewerker is nu klaar en kan voor ‘Uren en Facturen’ gebruikt worden. De medewerkers die al in de administratie zijn aangemaakt, kunnen onderhouden worden via P R O J E C T / MEDEWERKERS / ONDERHOUD.
In het voorgaande voorbeeld zag u hoe aan een nieuwe medewerker een rooster werd gekoppeld. Het is ook mogelijk om het rooster dat aan een medewerker gekoppeld is aan te passen. Als we even teruggaan naar het voorgaande voorbeeld dan kan Rob Zwart het rooster van Amanda als volgt aanpassen: 1. Rob klikt op de medewerkers kaart via het D I E NS T V E R B A ND tabblad op de link AL L E S T O NE N om een overzicht te krijgen van het contract en rooster van de medewerker, in dit geval Amanda:
17
2. Rob klikt op de balk in de R O O ST E R regel om de details te zien:
3. Om het huidige rooster aan te passen, kan Rob op de link B E W E R K E N klikken in het tabblad van W E E K 1 . Hij kan het rooster dan aanpassen, zodat Amanda bijvoorbeeld op maandag vrij is in plaats
van op vrijdag. 4. Rob heeft met Amanda een variabel rooster afgesproken, waarbij ze de ene week 4 dagen en de andere week 5 dagen werkt. Rob klikt op de link T O E V O E G E N om een rooster toe te voegen voor de tweede week. 5. Amanda heeft nu twee roosters, voor iedere werkweek één:
18
6. Amanda’s totale rooster bestaat nu automatisch uit twee verschillende roosters die elkaar onderling afwisselen, in dit geval beginnend met ‘week 1 – week 2 – week 1 – week 2 enz.’. 7. Het kan zijn dat Amanda’s rooster op een bepaald moment verandert, bijvoorbeeld als Amanda vanaf september drie dagen per week wil gaan werken. In dat geval kan Rob de O P V O L G E R knop gebruiken om een nieuw rooster te maken, dat op een bepaald moment aanvangt. Het voordeel van het creëren van een opvolger in plaats van het aanpassen van een bestaand rooster, is dat de voorgaande roosters bewaard blijven.
Klanten en de gekoppelde betalingscondities moeten aanwezig zijn in de administratie zodat ze gekoppeld kunnen worden aan projecten en facturen. Voor meer informatie over het aanmaken hiervan, verwijzen wij u naar Cloud Accountant training. Er is echter één instelling in het klanten onderhoudsscherm die specifiek betrekking heeft op Exact Online Zakelijke Dienstverlening:
C O N SO L I D A T I E SC E N A R I O ( P R O J E C T ) :
Met deze instelling kunt u aangeven of en hoe u factuurregels met dezelfde soort informatie (artikel of project) wilt groeperen (consolideren) op de factuur voor deze klant. Als u bijvoorbeeld een factuur wilt aanmaken voor een klant die gebaseerd is op de kosten die gemaakt zijn voor een bepaald project, dan kunt u de factuur consolideren op ‘Artikel + Medewerker’. Hierdoor wordt er een factuur aangemaakt, met daarop de kosten die door die ene medewerker gemaakt zijn. Het gebruik van deze instelling wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 6.
19
Datgene wat geregistreerd en gefactureerd moet worden naar de klant, is tijd of kosten gerelateerd. Amanda en de andere web ontwerpers die bij Capiche werken moeten bijvoorbeeld ‘Webontwikkel’ uren en ‘Reiskosten’ (door)belasten naar klanten op een factuur. Deze entiteiten moeten aangemaakt worden in Exact Online voordat ze gebruikt kunnen worden bij de registratie. Dit zijn de stamgegevens Uursoorten en Kostensoorten. Let op: de ‘Uursoorten’ en ‘Kostensoorten’ moeten gekoppeld worden aan een ‘Artikelgroep’, dus zorgt u er eerst voor dat de juiste artikelgroep is aangemaakt via A D M I NI S T R AT I E N A AM / M A N A G E C U R R E N T C O M P A N Y / ST AM G E G E V E N S / A R T I K E L E N / A R T I K E L G R O E P E N . De
artikelgroep bepaalt welke grootboekrekeningen gebruikt worden om de omzet te boeken van de gefactureerde tijd en kosten.
Uursoorten vormen de basis voor het invoeren van tijd. Deze boekingen worden gebruikt in facturen en rapporten. Voorbeeld: Alle web ontwerpers die bij Capiche werken moeten hun ‘Webontwerp’ uren registreren. Het standaard uurtarief voor webontwerp van Capiche is € 80. Laten we eens kijken hoe Rob Zwart de uursoort ‘Webontwerp’ kan aanmaken, zodat Amanda en de andere medewerkers hier hun uren op kunnen boeken (dit is een voorbeeld, u kunt hier later in de opdrachten mee oefenen): 1. Om de nieuwe uursoort aan te maken gaat Rob Zwart gaat naar het menu A D M I N I S T R A T I E N A AM / ST A M G E G E V E N S / P R O J E C E N / P R O J E C T E N / U U R S O O R T E N en kiest voor NI E U W .
2. Hij vult de velden als volgt in:
20
De belangrijkste velden bij het aanmaken van uursoorten zijn: C O D E : De code is verplicht en is uniek voor de uursoort. O M SC H R I J V I N G : De omschrijving wordt afgedrukt op de factuur en is op diverse plaatsen in Exact Online te zien, zoals rapporten. A R T I K E L G R O E P : De artikelgroep is verplicht en bepaald welke grootboekrekeningen er gebruikt worden voor financiële boekingen van een factuur waar deze uursoort is gebruikt. K O S T P R I J S : Hier kunt u een kostprijs per eenheid ingeven, maar dit veld is alleen informatief en wordt niet gebruikt in financiële boekingen. V E R K O O P P R I J S : Hier kunt u de standaard verkoopprijs per eenheid ingeven voor deze uursoort. B T W - C O D E : V E R K O O P : Hier kunt u de BTW code koppelen die gebruikt moet worden voor deze uursoort. De BTW code bepaalt ook of de verkoopprijs inclusief of exclusief is. E E N H E I D : Hier kunt u de eenheid koppelen waarin deze entiteit verkocht wordt, dit is meestal ‘Uur’. D E E L B A A R : Als u bij de aantallen gebruik wilt kunnen maken van decimalen, vinkt u dan deze optie aan (anders zijn alleen hele getallen toegestaan). V E R K O O P : Als u deze uursoort wilt gebruiken in verkoopfacturen, vinkt u dan deze optie aan. A C T I E F V A N A F – T O T : U kunt deze velden gebruiken om een specifieke datumreeks aan te geven waarbinnen dit uursoort gebruikt kan worden bij tijdinvoer. 3. Als alle informatie juist is ingevuld, kan Rob de uursoort B E W A R E N . Als de uursoort bewaard is, kan alle informatie van deze uursoort gevonden worden in het U U R SO O R T scherm:
21
Kostensoorten vormen de basis voor het invoeren van kosten. Dit wordt weer gebruikt voor het genereren van facturen. Voorbeeld: Alle Capiche medewerkers moeten de kilometers die ze gereisd hebben naar klanten registreren, zodat ze (door)gefactureerd kunnen worden naar die klanten en/of getoond kunnen worden in rapporten. De standaard prijs per kilometer is € 0,70. Rob Zwart kan deze kostensoort als volgt aanmaken in het administratie: 1. Rob gaat naar het menu A D M I N I ST R A T I E N AAM / ST AM G E G E V E N S / P R O J E C T E N / K O S T E N SO O R T E N en kiest voor N I E U W .
2. In dit geval wordt het aantal gereisde kilometer en de prijs per kilometer (eenheid) op de factuur vermeld. Rob kan de velden als volgt invullen (zie ook de uitleg van de velden voor uursoorten in paragraaf 3.4.1):
22
3. Als alle informatie juist is ingevuld, kan Rob de kostensoort bewaren. Hij kan de gegevens over deze kostensoort nu bekijken en aanpassen op het O ND E R H O U D | K O S T E N SO O R T scherm. De kostensoort kan nu gebruikt worden bij de kosteninvoer.
De administratie-instellingen hebben invloed op Exact Online voor alle gebruikers. De instellingen die betrekking hebben op Zakelijke Dienstverlening staan in het tabblad P R O J E C T in het AD M I N I S T R A T I E I N ST E L L I N G E N scherm:
De instellingen kunnen als volgt gebruikt worden:
23
Algemeen Goedkeuren: Boekingen: Deze instellingen vinkt u aan als de kosten en tijd invoer goedgekeurd moet worden. De kosten en tijd invoer kan dan goedgekeurd worden gebruikers met de rol T I J D & KOSTEN GOEDKEUREN.
Project: Verplicht: Als u wilt dat het bij tijd – en kosten invoer verplicht is een project te koppelen, dan vinkt u deze instelling aan. Als de instelling uitstaat, kan kosten en tijd ingevoerd worden zonder project. Verstuur een e-mail melding voor afgekeurde boekingen: Als u wilt dat medewerkers een e-mail ontvangen indien kost en tijd invoer afgekeurd wordt, vinkt u deze instelling aan. Het e-mail adres uit het medewerkers onderhoudsscherm wordt gebruikt. In de e-mail wordt een standaard tekst gebruikt, dat niet gewijzigd kan worden. Dagboeken Factureren: Hier kunt u het dagboek selecteren waarin de boekingen van de factuur van de kosten en tijd invoer gemaakt wordt. Dit is een verkoop dagboek. Saldoveranderingen (Vooruitbetaald): hier kunt u een dagboek koppelen dat wordt gebruikt om vooruitbetaalde saldotransacties te boeken (zie hoofdstuk Error! Reference source not found.). Project Artikel voor vaste prijs facturatie: hier kunt u een artikel selecteren dat gebruikt wordt voor het factureren van ‘Vaste prijs’ projecttermijnen. Dit artikel kan aangemaakt worden via het menu pad van de kostensoorten (zie paragraaf 3.4.2). De verkoopprijs voor dit artikel moet NU L zijn. In hoofdstuk 6 zal meer over deze instelling uitgelegd worden.
Als een factuur afgedrukt wordt, moet een lay-out geselecteerd worden. De lay-out bepaalt de opmaak en de inhoud van de factuur. Voor Zakelijke Dienstverlening facturen is het belangrijk dat bepaalde informatie op de factuur staat, bijvoorbeeld de medewerker die de uren uitgevoerd heeft op het project of het project waarvoor de uren zijn gemaakt. Om deze reden zijn er in Exact Online een aantal standaard lay-out templates te vinden die speciaal ontworpen zijn voor Zakelijke Dienstverlening. U kunt deze templates gebruiken als basis voor uw eigen lay-outs en waar nodig aanpassingen maken. De lay-outs kunnen onderhouden worden via A D M I N I ST R AT I E N N A AM / ST AM G E G E V E N S / L AY - O U T S / O N D E R H O U D . Als u een N I E U W E lay-out maakt, kunt u kiezen voor B E G I N V A NU I T E E N E X A C T O NL I NE T E M P L A T E . De templates voor Zakelijke Dienstverlening kunt u herkennen aan de woorden ‘’module:
Urenregistratie en facturering” in de omschrijving:
24
Als u kiest voor G E B R U I K D E Z E T E M P L A T E , kunt u deze template opslaan als uw eigen factuurlay-out en die vervolgens gebruiken om de kosten en tijd te factureren.
U kunt de opdrachten gebruiken om te oefenen met het opzetten van een Zakelijke Dienstverlening administratie in Exact Online.
Zorg er eerst voor dat u een nieuwe Zakelijke Dienstverleningsadministratie in Exact Online heeft aangemaakt, zoals is uitgelegd in opdracht 1 op pagina 7. In de volgende opdrachten gaat u de stamgegevens aanmaken en de instellingen doorlopen die nodig zijn om met Exact Online Zakelijke Dienstverlening te werken. De opdrachten gaat niet te veel in detail. Als u niet meteen weet hoe een onderdeel van een opdracht gedaan moet worden, kijkt u dan in de betreffende paragraaf van het hoofdstuk.
Maak de volgende medewerkers aan in uw IT Consultancy bedrijf en zorg ervoor dat er een gebruiker (Projectmanagement Tijd Invoer Gebruiker) gekoppeld is, zodat de medewerkers hun eigen uren kunnen invoeren. Koppel de gebruikers aan de afdeling CONSULTANCY (maak deze aan) en zorg ervoor dat de roosters goed zijn opgezet. Let op: Als u de gebruikers aanmaakt, zorg er dan voor dan uw eigen e-mailadres is ingegeven, zodat de login gegevens naar u worden gestuurd. Zorg er ook voor de start datum van de gebruikers en medewerkers ingesteld wordt op één jaar geleden.
John Junior: Een junior consultant, werkt fulltime (5 dagen van 8 uur).
25
Simon Senior: Een senior consultant, werkt parttime (variabel rooster: week 1 5 dagen van 8 uur, week 2 4 dagen van 8 uur, waarbij vrijdag de vrije dag is.
De login gegevens worden verstuurd naar het door u opgegeven e-mail adres. Indien nodig kunt u als de nieuwe gebruikers inloggen en de taal op Nederlands zetten via M Y E X A C T O N L I N E / U SE R SE T T I N G S / R E G I O N AL SE T T I N G S .
Maak de volgende medewerkers aan, maar koppel hierbij GEEN gebruiker (uw assistent zal de uren voor hen invoeren in Exact Online):
Peter Project: Een project manager, werkt fulltime (5 dagen van 8 uur).
Jessica Junior: Een junior consultant, werkt parttime (4 dagen van 8 uur, vrijdag is haar vrije dag).
Stefan Senior: Een senior consultant, werkt fulltime (5 dagen van 8 uur).
In de template die u gebruikt heeft om de administratie aan te maken, zijn al een aantal klanten aangemaakt. In deze opdracht gaat u nog twee klanten aanmaken.
Maak de volgende klanten aan (de adresgegevens e.d. kunt u naar eigen wens invullen):
BoHo Meubels: Zet het C O NS O L I D AT I E SC E N A R I O (P R O J E C T ) voor deze klant op ‘Project + Artikel + Medewerker’.
Plastic Producten B.V.: Zet het C O NSO L I D A T I E SC E NA R I O (P R O J E C T ) voor deze klant op ‘Artikel + Medewerker’.
In deze opdracht gaat u uur- en kostensoorten aanmaken, die u later kunt gebruiken voor het registreren van de uren en uitgaven van dit project. Let op: Zorg dat de A C T I E F V A N datums op een jaar geleden staan voor alle uur-en kostensoorten die u aanmaakt.
Maak de volgende uursoorten aan (koppel alle uursoorten aan AR T I K E L G R O E P ’10 – Overig’, als deze artikelgroep niet bestaat, maakt u deze dan aan; gebruik grootboekrekeningen 8050, 7020, 3020 en 9050):
Junior Consultancy: Verkoopprijs is € 120 per uur (excl. 21% BTW). Deze uursoort zal gefactureerd worden (vink de eigenschap V E R K O O P aan).
Senior Consultancy: Verkoopprijs is € 150 per uur (excl. 21%BTW). Deze uursoort zal gefactureerd worden.
26
Support op afstand: Verkoopprijs is € 50 per uur (excl. 21% BTW). Deze uursoort zal gefactureerd worden.
Projectmanagement: Verkoopprijs is € 170 per uur (excl. 21% BTW). Deze uursoort zal gefactureerd worden.
Persoonlijke Ontwikkeling: Deze uursoort zal niet gefactureerd worden.
Vakantie: Deze uursoort zal niet gefactureerd worden.
Afwezig (Ziek, dokter, enz.): Deze uursoort zal niet gefactureerd worden.
Onderzoek: Deze uursoort zal niet gefactureerd worden.
Maak de volgende kostensoorten aan (koppel alle kostensoorten aan AR T I K E L G R O E P ’10 – Overig’):
Reiskosten (kilometers): Verkoopprijs is € 0,70 per kilometer (exclusief 21% BTW). Deze kostensoort zal gefactureerd worden.
Uitbesteed werk (stuk): Deze kostensoort zal gebruikt worden om het werk van externe mensen die uw consultancy bedrijf inhuurt om voor de klanten te werken, door te belasten. Het zal gebruikt worden voor de facturering, maar de verkoopprijs wordt per geval bepaald. De verkoopprijs zal exclusief BTW ingevoerd worden.
In deze opdracht gaat u ervoor zorgen dat de administratie instellingen juist zijn ingesteld en zorgen voor een factuur lay-out, die gebruikt kan worden voor het factureren van de ingevoerde kosten en tijd.
Zorg dat het volgende juist is ingesteld in de administratie instellingen:
Alle ingevoerde tijd en kosten moet goedgekeurd worden na invoer.
Het is verplicht om een project te koppelen bij de tijd en kosten invoer.
Indien de invoer wordt afgekeurd, wordt er geen e-mail gestuurd.
Verkoopdagboek ’70 – Verkoop’ wordt gebruikt voor de financiële verkoopboekingen.
Voor het factureren van ‘Vaste prijs’ projecten kunt u het artikel ‘PROJECTARTIKEL’ gebruiken. Dit artikel moet eerst aangemaakt worden: koppel artikelgroep ’10 – Overig’, zet de verkoopprijs op nul en zorg dat de begindatum een jaar geleden is.
Maak een nieuwe lay-out gebaseerd op de lay-out ‘Lay-out Engels “Blauw” met project en medewerker (op basis van lay-out templates voor Verkoopfactuur)’. Wijzig de omschrijving in ‘Mijn IT Consultancy bedrijf – Verkoopfactuur’.
Genereer een periode-datumtabel voor het huidige jaar, u kunt dit doen via menu A D M I N I S T R A T I E N A A M / S T A M G E G E V E NS / F I N A N C I E E L / P E R I O D E DATUMTABEL.
Uw Zakelijke Dienstverlening administratie is nu ingericht en klaar voor gebruik!
27
Projecten worden gebruikt om kosten en tijd te registreren die gefactureerd moeten worden en in rapporten opgenomen kunnen worden. De eerste stap in het Zakelijke Dienstverleningsproces is het aanmaken van een project:
In paragraaf 2.2 heeft u al kennis gemaakt met de verschillende gebruikersscenario’s voor projecten: Vaste prijs Nacalculatie Niet factureerbaar In dit hoofdstuk leert u de basisstappen van het proces zoals u hierboven ziet: het aanmaken van de verschillende type projecten en het registreren van een prijsafspraak.
Het komt vaak voor dat een project (inclusief alle diensten die erbij horen) voor een vaste prijs aan een klant wordt verkocht. De klant ontvangt een factuur voor het afgesproken bedrag, ongeacht het aantal uren en de kosten die gerealiseerd worden op het project. Een ‘Vaste prijs’ project bevat minstens één termijn. Voor iedere factuurvoorstelregel wordt een termijn aangemaakt, die de betalingsinformatie bevat (onder andere het bedrag, vervaldatum en de klant). Een project kan ook uit meerdere termijnen bestaan, dit is het geval als het totale bedrag gesplitst moet worden in meerdere termijnen die gedurende het project gefactureerd moeten worden aan de klant.
‘Vaste prijs’ project: EUR 3000,--
Termijn 1: EUR 500,--
1 april
Termijn 2: EUR 1000,--
1 mei
Termijn 3: EUR 1500,--
1 juni
28
Als een nieuw ‘Vaste prijs’ project aan wordt gemaakt, wordt een prijsafspraak voor het gehele project ingevoerd. Hierbij wordt de eerste termijn voor het project aangemaakt en wordt er automatisch een factuurvoorstel aangemaakt. Deze eerste termijn kan later indien nodig opgesplitst worden. In dit geval wordt voor iedere nieuwe termijn eveneens automatisch een factuurvoorstel aangemaakt. Aangezien het project voor een vaste prijs verkocht wordt, is het invoeren van uren en kosten op dit project niet nodig voor het aanmaken van de facturen. Maar, indien gewenst, kunnen de uren en kosten die aan dit project gespendeerd worden wel geregistreerd worden zodat u gebruik kunt maken van tijd analyse en budget rapportages. Deze tijd- en kosteninvoer leidt niet tot het aanmaken van factuurvoorstellen.
Voorbeeld: Capiche gaat een nieuwe website ontwerpen en opzetten voor BoHo Meubels. Dit project zal gerealiseerd worden voor de vaste prijs van € 10.000, - Dit zal in drie termijnen gefactureerd zal worden: -
25% bij het begin van het project
-
25% na 1 maand
-
50% nadat het project afgerond is
Capiche wil de uren en kosten met betrekking tot dit project bijhouden, dus alle medewerkers zijn verplicht om hun uren en kosten in te voeren. Martin Hoeks is de projectmanager voor dit project. Rob kan dit ‘Vaste prijs’ project voor Capiche kan als volgt in Exact Online aanmaken (dit is een voorbeeld, u kunt hier later in de opdracht mee oefenen): 1. Rob gaat naar P R O J E C T / P R O J E C T E N / A A NM A K E N . 2. Afhankelijk van het T Y P E project dat Rob aanmaakt, zijn er verschillende velden zichtbaar. Nadat Rob de optie T Y P E : V A S T E P R I J S selecteert, worden de velden die voor dit type project van toepassing zijn zichtbaar. Hij vult deze velden als volgt in:
29
Deze velden hebben de volgende betekenis: ALGEMEEN
C O D E : Voer hier een unieke code in voor het project (verplicht). O M SC H R I J V I N G : Voer een omschrijving in (verplicht). P R O J E C T L E I D E R : Selecteer de persoon die verantwoordelijk zal zijn voor dit project (standaard is dit de persoon die het project aanmaakt). C L A SS I F I C A T I E : Selecteer een groep waar dit project toe behoort (bijvoorbeeld een afdeling of sector). T Y P E : Selecteer een type uit het drop-down menu. In dit voorbeeld kiest Rob het type ‘Vaste prijs’. A C T I E F V A N A F / A C T I E F T O T : Voer een datumtraject in waarbinnen dit project actief moet zijn. Uren en kosten kunnen alleen ingevoerd worden voor actieve projecten. P R I J S A F S P R A A K : Dit veld heeft een specifieke betekenis voor ‘Vaste prijs’ projecten. De prijsafspraak geeft aan wat het totale bedrag is dat overeengekomen is voor dit project. Dit bedrag wordt gebruikt om automatisch een factuurtermijn aan te maken ter hoogte van hetzelfde bedrag. Deze termijn kan indien gewenst opgesplitst worden in verschillende termijnen. Deze termijnen kunnen gevonden worden in de sectie P R O J E C T F A C T U U R T E R M I J N E N (deze sectie wordt later in deze paragraaf besproken). Het P R I J S A F SP R A A K veld wordt ook gebruikt om het totaalbedrag voor het project te vergelijken met de factuurvoorstellen en de gedurende de loop van het project gegenereerde
30
facturen. Deze informatie is beschikbaar in de G E R E AL I SE E R D E B E D R AG E N tab van het O V E R Z I C H T | P R O J E C T E N scherm en in het FAC T U R E R I NG rapport in de projectkaart. A R T I K E L V O O R V A ST E P R I J S F AC T U R AT I E : Gebruik deze instelling om aan te geven welk artikel standaard gebruikt moet worden voor een ‘Vaste prijs’ project. Het artikel dat u hier koppelt, wordt gebruikt in de factuur die u naar de klant stuurt. Deze optie is alleen beschikbaar voor ‘Vaste prijs’ projecten. Als u geen A R T I K E L V O O R V A ST E P R I J S F AC T U R A T I E in heeft gesteld in het O N D E R H O U D | P R O J E C T scherm, dan wordt standaard het artikel dat ingesteld is in de P R O J E C T tab van het A D M I N I S T R AT I E | I N S T E L L I NG E N scherm gebruikt (zie paragraaf 3.5). BUDGET
U R E N : Voer hier het aantal uren in dat u gebudgetteerd heeft voor dit project. Dit kan later vergeleken worden met de daadwerkelijk gerealiseerde uren voor dit project via de G E R E A L I SE E R D E B E D R A G E N tab van het O V E R Z I C H T | P R O J E C T E N scherm. Deze informatie is ook beschikbaar in de projectkaart via de G E R E AL I SE E R D E T I J D ( U R E N ) grafiek. W A A R SC H U W I N G N A O V E R SC H R I J D E N ( U R E N ): De waarde die hier ingevoerd wordt verwijst naar het staafdiagram dat getoond wordt in de B E G R O O T ( U R E N) kolom in het O V E R Z I C H T | P R O J E C T E N scherm. In het diagram wordt de gerealiseerde tijd getoond in het groen, terwijl de gebudgetteerde tijd getoond wordt in oranje. Als er eenmaal een waarde ingevoerd is in dit veld, dan wordt gerealiseerde tijd die de waarde van dit veld overschrijdt in het rood getoond in de diagram. PROJECTOVEREENKOMST
B E S T A N D T O E V O E G E N : Gebruik de B R O W SE button om een bestand te koppelen met meer informatie over de projectovereenkomst, bijvoorbeeld een Word or PDF document. U kunt hier bijvoorbeeld een getekende offerte of een contract koppelen. O N D E R W E R P : Voer hier een onderwerp in voor het bestand, zodat alle gebruikers kunnen zien om wat voor bestand het gaat. D A T U M : Voer de datum in, bijvoorbeeld de datum dat de projectovereenkomst getekend is. NOTITIE S
N O T I T I E S: Gebruik dit veld voor notities die u wilt maken voor dit project. Deze notities zijn zichtbaar voor alle gebruikers die de projectkaart bekijken. 3. Nadat Rob dit gedeelte van het scherm ingevuld heeft, kan hij de overige velden als volgt invullen voor dit specifieke voorbeeld:
31
Hint: De F2 toets kan gebruikt worden om te kiezen uit de beschikbare opties (bijvoorbeeld als het gaat om de BTW-codes en uursoorten). Het doel van de verschillende secties in dit gedeelte van het scherm is als volgt:
P R O J E C T F A C T U U R T E R M I J NE N : Deze sectie is speciaal voor ‘Vaste prijs’ projecten en
toont de termijnen voor het project. De eerste factuurtermijn wordt automatisch aan deze sectie toegevoegd op basis van het bedrag dat ingevuld is in het veld P R I J S AF SP R A AK . Dit betekent dat er in eerste instantie één factuur verstuurd wordt voor dit project. U kunt deze termijn hier veranderen en extra termijnen aanmaken – zodat er meerdere facturen voor dit project verstuurd worden – met behulp van de knop. Voor iedere termijn die aangemaakt wordt, wordt automatisch een factuurvoorstel gegenereerd (zie hoofdstuk Error! Reference source not found.). Deze factuurvoorstellen kunnen bekeken worden in de F A C T U R E R I N G tab op de projectkaart. Let op: het is niet mogelijk om een factuurvoorstel aan te passen – eventuele veranderingen moeten doorgevoerd worden door de overeenkomstige termijn te wijzigen. De velden in de B T W - C O D E en P E R C E N T AG E kolommen stellen u in staat om de gewenste BTW-codes en percentages in te stellen voor de project termijnen. De BTW-code en het percentage dat voor een bepaalde termijn ingesteld zijn, bepalen de BTW-code en het percentage dat in de factuurregels van de eindfactuur gebruikt zullen worden. B E G R O T E U R E N P E R U U R S O O R T : U kunt deze sectie gebruiken om in meer detail aan te geven hoeveel tijd er op de verschillende uursoorten besteed zal worden voor dit project. Gebruik de knop om een nieuwe rij toe te voegen, of gebruik de knop om een rij weg te halen. Door te drukken op F 2 kunt u de keuzeopties voor het actieve invoerveld bekijken. Als de medewerkers hun uren voor dit project in beginnen te voeren, kunt u het
32
gebudgetteerde aantal uren per urensoort vergelijken met het daadwerkelijk gerealiseerde aantal. U U R SO O R T E N en K O ST E N S O O R T E N: Koppel in deze secties alle relevante uur- of kosten soorten aan het project. Gebruik de knop om een nieuwe rij toe te voegen, of gebruik de knop om een rij weg te halen. Door te drukken op F 2 kunt u de keuzeopties voor het actieve invoerveld bekijken. Als er eenmaal uursoorten of kostensoorten aan deze secties gekoppeld zijn, is het niet meer mogelijk om andere uursoorten of kostensoorten te gebruiken bij invoer voor dit project. We adviseren om altijd de relevante uursoorten en kostensoorten aan uw projecten te koppelen om te voorkomen dat er per ongeluk op de verkeerde uursoorten of kostensoorten geboekt wordt voor dit project. M E D E W E R K E R S : U kunt hier alle medewerkers die aan het project gaan werken in deze sectie koppelen. Gebruik de knop om een nieuwe rij toe te voegen, of de knop om er eentje te verwijderen. Door te drukken op F 2 kunt u de keuzeopties voor het actieve invoerveld bekijken. Als er eenmaal een medewerker aan een project gekoppeld is, betekent dit dat alle nietgekoppelde medewerkers geen toegang meer hebben tot dit project. We adviseren dan ook om altijd medewerkers te koppelen aan uw projecten, zodat alleen de medewerkers die met dit project te maken hebben toegang hebben tot de gegevens, en de kans dat medewerkers tijd of kosten op het verkeerde project invoeren kleiner wordt. 4. Nadat Rob alle informatie ingevuld heeft, kan hij het project B E W A R E N . De projectkaart verschijnt. Rob kan hier altijd naar teruggaan via P R O J E C T / P R O J E C T E N / O N D E R H O U D , waar hij alle informatie over dit project terug kan vinden:
Capiche’s ‘Vaste prijs’ project voor het ontwikkelen van de website van BoHo Meubels kan nu gefactureerd worden voor het afgesproken bedrag. De medewerkers kunnen beginnen met het invoeren van hun uren op dit project. Voordat we in hoofdstuk 5 uitleggen hoe dit werkt, gaan we eerst verder in op het aanmaken van ‘Nacalculatie’ en ‘Niet factureerbare’ projecten.
33
Projecten worden soms ook verkocht op basis van nacalculatie. De klant wordt dan gefactureerd op basis van de daadwerkelijke gerealiseerde uren en kosten. De bedragen die gefactureerd worden voor deze ‘Nacalculatie’ projecten zijn gebaseerd op de in de loop van het project in Exact Online ingevoerde uren. Aangezien alle uren ingevoerd worden, kunt u – behalve voor factureren – deze informatie ook gebruiken om te rapporteren op de factureerbaarheid van uw medewerkers en om budgetten bij te stellen. Het is eveneens mogelijk om de daadwerkelijk gerealiseerde uren te vergelijken met de gebudgetteerde uren. Indien de uurprijs die met de klant overeengekomen is afwijkt van de prijzen in het onderhoudsscherm van de uursoort, dan moet de afwijkende prijs vastgelegd worden als prijsafspraak. Voorbeeld: Capiche heeft zijn ontwerpdiensten verkocht aan Plastic Producten B.V.: ze gaan deze klant helpen met een gehele rebranding. Capiche gaat eerst een inventarisatie doen van het huidige merk en de strategie. Daarna gaat Capiche de doelstellingen van de rebranding vaststellen. Vervolgens gaat Capiche een nieuw concept creëren. Tot slot worden alle nieuwe materialen ontworpen. Dit project is aan Plastic Producten B.V. verkocht op basis van nacalculatie, met een speciale korting van 10% op de standaard uurtarieven. Alle kosten die voor dit project gemaakt worden, worden eveneens aan de klant gefactureerd. Martin Hoeks is de projectmanager voor dit project. De volgend stappen beschrijven hoe Rob dit ‘Nacalculatie’ project met een speciale afspraak voor de urenprijzen in Exact Online vast kan leggen (dit is een voorbeeld, u kunt hier straks in de opdrachten mee oefenen): 1. Rob gaat naar P R O J E C T / P R O J E C T E N / A A NM A K E N . 2. De velden die zichtbaar zijn, zijn wederom afhankelijk van het type project dat Rob aanmaakt. Na het selecteren van de optie T Y P E : N A C AL C U L AT I E kan Rob de gegevens voor dit project zoals hieronder getoond invullen:
34
Veel van deze velden zijn al besproken in de voorgaande paragraaf. Een aantal velden zijn in het bijzonder van belang voor dit type project: P R I J S A F S P R A A K : Voor ‘Nacalculatie’ projecten wordt dit veld niet voor de facturering gebruikt. U kunt dit gebruiken om de geschatte omzet voor dit project vast te leggen, die u dan later kunt vergelijken met de daadwerkelijke omzet. Omdat ‘Nacalculatie’ projecten geen gebruik maken van termijnen, is het veld AR T I K E L V O O R V A ST E P R I J S F A C T U R A T I E niet zichtbaar voor dit type project. 3. De velden onderin dit scherm zijn ook specifiek bedoeld voor ‘Nacalculatie’ projecten en kunnen als volgt ingevuld worden:
35
De sectie P R O J E C T F A C T U U R T E R M I J NE N is niet van toepassing op ‘Nacalculatie’ dus deze sectie is niet zichtbaar. De sectie B E G R O T E U R E N P E R U U R SO O R T stelt u wederom in staat om in meer detail aan te geven hoeveel tijd er op de verschillende uursoorten besteed zal worden voor dit project. De sectie U U R SO O R T E N geeft wederom aan welke soorten uren geboekt mogen worden op dit project. Als hier eenmaal uursoorten ingevuld zijn, dan is het niet meer mogelijk om andere uursoorten op dit project te boeken. De sectie K O S T E N SO O R T E N geeft wederom aan welke soorten kosten geboekt mogen worden op dit project. Als hier eenmaal kostensoorten ingevuld zijn, dan is het niet meer mogelijk om andere kostensoorten op dit project te boeken. De M E D E W E R K E R S die hier gekoppeld zijn, zijn wederom de enige medewerkers die kosten en uren in mogen voeren voor dit project. 4. Rob kan het project nu B E W A R E N . Hij ziet dan de P R O J E C T K A AR T . Zie de paragraaf over ‘Vaste prijs’ projecten (paragraaf Error! Reference source not found.) voor meer informatie over het aanmaken van een nieuw project. De meeste velden zijn generiek en zijn dus van toepassing op alle typen projecten.
36
Als u het voorbeeld van Capiche zorgvuldig doorleest, zult u opmerken dat er nog een ander aspect is aan dit project: Capiche heeft ermee ingestemd om voor dit project voor Plastic Producten B.V. een speciaal uurtarief te hanteren. Voor ‘Vaste prijs’ projecten zou een dergelijke korting of speciale prijs verwerkt worden in het bedrag dat in het veld P R I J S A F SP R A AK ingevuld wordt, maar hoe kunnen we dit aanpakken voor een ‘Nacalculatie’ project zoals in dit voorbeeld? Dit wordt met behulp van de uursoorten ingesteld. In de volgende stappen ziet u hoe Rob dit opzet voor het nieuwe project voor Plastic Producten B.V.
1. Rob gaat naar A D M I N I ST R A T I E N AAM
/
S T AM G E G E V E N S en klikt op P R O J E C T E N
/
U U R SO O R T E N .
2. Hij zoekt de uursoort waarvoor hij een speciale prijsafspraak vast wil leggen op in de lijst en klikt erop. 3. Hij is nu in de kaart van deze uursoort en gaat naar het tabblad P R I J Z E NB E H E E R . 4. Hij klikt in de sectie P R I J S A F S P R A A K op N I E U W E T O E V O E G E N :
5. Het O N D E R H O U D | A R T I K E L P R I J S scherm wordt nu getoond. Het veld P R I J S bevat in eerste instantie de standaard prijs voor dit uursoort, die afkomstig is uit het U U R SO O R T | O ND E R H O U D scherm. De speciale korting van 10% voor het rebranding project van Capiche voor Plastic Producten B.V. moet als volgt ingevoerd worden:
37
De volgende instellingen zijn van belang: E E N H E I D : Dit veld kan gebruikt worden (in combinatie met het veld P R I J S ) om een speciale prijs vast te leggen voor een specifieke eenheid, bijvoorbeeld als Capiche een speciale prijs wil rekenen als ze voor een hele week ingehuurd worden voor een analyse. P R I J S : Dit veld kan gebruikt worden om de nieuwe prijs voor deze specifieke prijsafspraak vast te leggen. P R O J E C T : Hier kan een project gekoppeld worden als deze prijs alleen moet gelden voor één specifiek project. M E D E W E R K E R : Hier kan een medewerker gekoppeld worden als deze prijs alleen moet gelden voor één specifieke projectmedewerker. A C T I E F V A N A F / A C T I E F T O T : Deze velden kunnen gebruikt worden om aan te geven in welke periode de prijs moet gelden (indien van toepassing). De sectie K O R T I N G O P B A SI S V AN S T AN D A AR D V E R K O O P P R I J S is heel handig, want hier kan Rob de korting zien op basis van de zojuist ingevoerde nieuwe prijs en de standaard verkoopprijs voor deze uursoort. R E L A T I E : Hier kan een relatie gekoppeld worden als de prijsafspraak alleen van toepassing is op één specifieke klant. 6. Rob klikt op B E W A R E N + N I E U W om de prijsafspraak te bewaren. 7. Als Rob nu terugkeert naar het U U R SO O R T scherm, dan wordt de nieuwe prijsafspraak hier getoond. Hij kan indien gewenst op de speciale prijs klikken om de prijsafspraak aan te passen:
38
De speciale prijsafspraak wordt nu gebruikt om de prijs in het factuurvoorstel voor het rebranding project voor Plastic Producten B.V. te bepalen. Dit moet Rob uiteraard ook voor alle andere uursoorten instellen die voor dit project gebruikt worden, dus hij gaat meteen aan de slag. 8. Als alle prijsafspraken voor de uursoorten ingevoerd zijn, is het tijd om ervoor te zorgen dat de korting ook voor de kostensoorten geldt. Prijsafspraken voor kostensoorten kunnen op precies dezelfde manier vastgelegd worden via de kostensoort kaart. 9. Mooi! Het ‘Nacalculatie’ project voor de rebranding van Plastic Producten B.V. is nu aangemaakt, inclusief de speciale prijsafspraak. Het project kan nu gebruikt worden om uren en kosten in te voeren. Later in het proces worden de ingevoerde uren en kosten aan de klant gefactureerd (zie hoofdstuk Error! Reference source not found.).
Voor ‘Niet factureerbare’ projecten wordt nooit een factuur aangemaakt, maar u kunt er alsnog kosten en uren op registreren zodat u hierop kunt rapporteren. Een ‘Niet factureerbaar’ project wordt op dezelfde wijze aangemaakt als ‘Vaste prijs’ en ‘Nacalculatie’ projecten, maar dan zonder een prijsafspraak. Voorbeeld: Rob wil het aanbod van Capiche graag uitbreiden met social media strategieën: klanten adviseren omtrent het gebruik van social media als onderdeel van hun marketing activiteiten. Er is veel onderzoek en voorbereiding nodig voordat Capiche deze nieuwe dienst daadwerkelijk aan kan gaan bieden. Om de uren en kosten die hieraan besteed worden bij te houden, wil Rob dat alle
39
medewerkers die hieraan werken hun uren en kosten registeren op een project. Deze uren en kosten kunnen echter niet doorberekend worden aan een klant. Rob kan een ‘Niet factureerbaar’ project zoals dit in Exact Online aanmaken door deze stappen te volgen: 1. Rob gaat naar P R O J E C T / P R O J E C T E N / A A NM A K E N . 2. De velden die zichtbaar zijn, hangen wederom af van het gekozen type project. Nadat Rob het type ‘Niet factureerbaar’ selecteert, kunnen de volgende velden ingevuld worden voor dit project:
T Y P E : Als Rob het type ‘Niet factureerbaar’ selecteert dan blijven alleen de voor dit project type relevante velden zichtbaar. Een project van dit type zal (in tegenstelling tot ‘Nacalculatie’ en ‘Vaste prijs’ projecten) nooit in een factuurvoorstel opgenomen worden. R E L A T I E : Dit veld is zichtbaar, maar is niet verplicht (in tegenstelling tot ‘Nacalculatie’ en ‘Vaste prijs’ projecten). Rob zou dit veld kunnen gebruiken als er activiteiten uitgevoerd moeten worden voor een (potentiele) klant die niet gefactureerd kunnen worden aan deze klant. Let op: als er een project is, dat maar voor een deel niet factureerbaar moet zijn, kan hiervoor het project type ‘Nacalculatie’ of ‘Vaste prijs’ gebruikt worden. In dat geval kunnen de niet factureerbare activiteiten ingevoerd worden op een uursoort waarbij de optie V E R K O O P niet geselecteerd is (zie paragraaf Error! Reference source not found.). P R I J S A F S P R A A K : Aangezien er voor dit project geen prijs overeengekomen is en dit project niet gefactureerd wordt, is dit veld niet van toepassing op dit type projecten. Dit veld is dan ook niet zichtbaar voor ‘Niet factureerbaar’ projecten.
40
De overige velden in het bovenste deel van het scherm zijn al uitgelegd. Voor deze velden gelden dezelfde regels als voor de andere typen projecten (zie paragraaf Error! Reference source not found.). 3. Rob kan de velden in het onderste gedeelte van het scherm als volgt gebruiken voor zijn interne project:
Voor deze velden gelden dezelfde regels als voor ‘Nacalculatie’ projecten (zie paragraaf Error! Reference source not found.). 4. Als Rob alles in heeft gevoerd, kan hij het nieuwe project B E W A R E N . De projectkaart van het nieuwe project wordt dan getoond. Ok, Rob’s ‘Niet factureerbare’ project voor het social media project is nu beschikbaar in Exact Online! De medewerkers van Capiche kunnen het gebruiken om hun uren en kosten in te voeren, die later gebruikt kunnen worden in rapportages, bijvoorbeeld als Rob wil weten hoeveel uren er aan dit project besteed zijn. Houdt u in gedachten dat een ‘Niet factureerbaar’ project nooit in een factuurvoorstel opgenomen worden en nooit aan een klant gefactureerd wordt!
In de volgende opdracht kunt u oefenen met alles wat u in dit hoofdstuk geleerd heeft over het aanmaken van een project.
41
In deze opdracht gaat u een aantal ‘Vaste prijs’ projecten aanmaken. Indien u meer uitleg nodig heeft over het aanmaken van de projecten, kijkt u dan nog eens naar de uitleg in dit hoofdstuk. Project A – “Implementatie EOL Productie” Go Get Gadgets B.V. is Exact Online Productie aan het implementeren. Uw IT Consultancy bedrijf zal Go Get Gadgets hierbij ondersteunen. U heeft een prijs afgesproken van € 3.000, (excl. 21% BTW) voor het gehele project. Dit is inclusief 16 Junior Consultancy uren en reiskosten.
Maak een ‘Vaste prijs’ project aan voor het hierboven beschreven project en gebruik ook de volgende gegevens:
Code & omschrijving: PR00001 – Implementatie EOL Productie.
Het project begint op 1 oktober 2014 en zal eindigen op 15 december 2014.
De klant zal één totaalfactuur ontvangen voor het gehele project bij aanvang van het project.
Alleen John Junior mag uren boeken op dit project.
De inschatting is dat er 16 uur Junior Consultancy besteed gaan worden aan het project. Registreer deze als gebudgetteerde uren. Er mogen ook andere uursoorten op het project geboekt worden, aangezien John Junior waarschijnlijk eerst training zal moeten volgen voordat hij Exact Online Productie kan implementeren. Aangezien het niet mogelijk is om een inschatting te maken van de benodigde trainingstijd, zal dit niet in de gebudgetteerde tijd meegenomen worden.
?
Hoe kunt u ervoor zorgen dat naast de uursoort Junior Consultancy ook andere uursoorten op het project geboekt kunnen worden?
Controleer of alle vereisten die hierboven beschreven staan in het project opgenomen zijn en B E W A A R het project. Project B – “Advies bij nieuwe ERP oplossing” BoHo Meubels is op zoek naar een nieuwe ERP oplossing. Ze gaan akkoord met het inhuren van één van uw senior consultants om te helpen met het analyseren van de behoeftes en om hen te adviseren bij een selectie van een oplossing en een leverancier. U sluit de overeenkomst dat uw consultant in totaal 8 dagen beschikbaar zal zijn voor een totaalbedrag van € 11.000, - (excl. BTW), inclusief alle bijkomende kosten.
Maak dit project aan met de volgende details:
Code & omschrijving: PR00002 – Advies bij nieuwe ERP oplossing.
Het project begint op 1 oktober 2014 en zal twee maanden duren.
U wilt dat er een waarschuwing komt zodra er meer dan 60 uur op het project geboekt is.
De klant zal in drie termijnen gefactureerd worden:
42
o
Factuur 1: Bij aanvang van het project, voor 20 % van het totaal afgesproken bedrag.
o
Factuur 2: Na één maand, voor 30 % van het totaal afgesproken bedrag.
o
Factuur 3: Als het project klaar is, voor het resterende bedrag.
Simon Senior is de consultant die op dit project zal werken. John Junior zal meelopen met Simon om hiervan te leren, voor zijn persoonlijk ontwikkeling.
Hoe kunt u ervoor zorgen dat John’s uren niet gefactureerd worden aan de klant? ………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
Het is alleen toegestaan om Senior Consultancy, Persoonlijke ontwikkeling en Reiskosten op dit project te boeken.
Controleer of alle vereisten die hierboven beschreven staan in het project opgenomen zijn en B E W A A R het project.
In deze opdracht gaat u een aantal ‘Nacalculatie’ projecten aanmaken. Project C – “Support en onderhoud (op locatie, op afstand)” Twee jaar geleden heeft uw bedrijf een ERP oplossing geïmplementeerd bij klant Van Wijk & Zn. Eén van de junior consultants gaat daar nog steeds om de week langs om ze te helpen met dagelijkse vragen en om ze te ondersteunen met problemen waar ze tegenaan lopen. Ze kunnen ook bellen of e-mailen als ze urgente vragen hebben. De ‘Junior Consultancy’ en ‘Support op afstand’ uren worden maandelijks gefactureerd, afhankelijk van het aantal uren dat aan deze klant gespendeerd is.
Maak dit project aan met de volgende details:
Code & omschrijving: PR00003 – Support en onderhoud (op locatie, op afstand)
Dit project is al vanaf 1 mei 2014 actief. De einddatum is niet bekend.
Aangezien het lastig is om een inschatting te maken van de totale tijd die nodig is, hoeft u geen uren te budgetteren.
Alleen John Junior en Jessica Junior kunnen uren boeken op dit project.
Alleen de uur- en kostensoorten Junior Consultancy, Support op afstand en Reiskosten mogen op dit project geboekt worden.
U kunt de standaard prijzen voor de uur- en kostensoorten gebruiken.
Project D – “Implementatie Exact Globe Next” Plastic Producten B.V. huurt uw bedrijf in voor ondersteuning tijdens de implementatie van Exact Globe Next. U zet voor dit project een Senior Consultant, Junior Consultant en een Project Manager in. De klant zal gefactureerd worden op basis van het aantal gewerkte uren.
43
Maak dit project aan met de volgende details:
Code & omschrijving: PR00004 – Implementatie Exact Globe Next.
Het project begint op 1 oktober 2014 en zal vier maanden duren.
Het totaal aantal uren voor het project wordt ingeschat op 700, wat uitkomt op een totaalbedrag van € 77.000, - U wilt dat er een waarschuwing komt zodra er meer dan 600 uur aan het project gespendeerd is.
U heeft met de klant speciale prijzen afgesproken voor dit project en alleen deze uursoorten mogen geboekt worden op dit project. Voer ook een schatting in van het aantal uren per uursoort dat aan dit project besteed zal worden:
o
Junior Consultancy: € 100, - per uur (excl. 21% BTW), 200 uur
o
Senior Consultancy: € 120, - per uur (excl. 21% BTW), 350 uur
o
Project Management: € 150, - per uur (excl. 21% BTW), 100 uur
o
Onderzoek: Niet factureerbaar, 50 uur
Als u de prijsafspraken aanmaakt, let u er dan op dat deze geldig zijn (AC T I E F V A N A F ) vanaf de aanvang van het project.
Alleen de volgende kostensoorten mogen gebruikt worden voor dit project. Deze zullen voor de standaard prijs gefactureerd worden.
o
Reiskosten
o
Uitbesteed werk (stuk)
Controleer of alle vereisten die hierboven beschreven staan in het project opgenomen zijn en B E W A A R het project.
In deze opdracht gaat u een aantal ‘Niet-factureerbare’ projecten aanmaken. Project E – “Acquisitie Must-have Kitchen Gear” U wordt benaderd door een grote klant: zij hebben interesse in uw diensten. U wilt alle activiteiten voor deze klant registreren op een project, zodat u hier achteraf op kunt rapporteren. Aangezien het hier acquisitie activiteiten betreft, zal het project niet gefactureerd worden aan de klant.
Maak de klant ‘Must-have Kitchen Gear’ aan in Exact Online. Vul de adresgegevens e.d. in zoals u wilt.
Maak dit project aan met de volgende details:
Code & omschrijving: PR00005 – Acquisitie Must-have Kitchen Gear.
Het project begint op 1 oktober 2014 en zal vijf maanden duren.
U schat in dat er totaal 70 uur zal worden besteed aan dit project.
Alle uur- en kostensoorten mogen geboekt worden op het project.
Alle medewerkers mogen uren boeken op dit project.
44
Project F – “Overige uren” U wilt graag inzicht hebben in wat uw medewerkers doen naast de factureerbare projecten. Daarom zullen zij alle uren die ze niet aan een klantenproject besteden, registreren op dit ‘Overige uren’ project. De uursoorten geven aan wat de medewerker voor werk heeft gedaan.
Maak dit project aan met de volgende details:
Code & omschrijving: PR00006 – Overige uren.
Het project is vanaf 1 mei actief en heeft geen einddatum.
Alleen de volgende uren mogen geboekt worden op het project:
o
Persoonlijke ontwikkeling
o
Vakantie
o
Afwezig (ziekte, dokter)
o
Onderzoek
Alle medewerkers mogen uren boeken op dit project.
45
Ok, u heeft nu de administratie ingericht met de benodigde stamgegevens in Exact Online en de projecten aangemaakt.
Het is nu tijd voor de volgende stap in het basis proces van Exact Online Zakelijke Dienstverlening: het invoeren van de tijd en kosten en het goedkeuren hiervan. De tijd en kosten kunnen op twee manieren ingevoerd worden: In Exact Online via een internet browser. Via de Exact Online app voor smartphones. In de volgende paragrafen worden deze twee manieren uitgelegd. Vervolgens zal het fiatteren uitgelegd worden.
Een medewerker die een gebruiker is van het type ‘Tijd invoer’ (zie paragraaf 3.1) kan via een internetbrowser inloggen in Exact Online om de tijd te registreren die hij of zij gewerkt heeft aan een project. Er zijn twee verschillende invoer schermen: één voor de dagelijkse invoer en één voor de wekelijkse invoer van tijd.
Als een gebruiker zijn of haar uren dagelijks invoert, dan is het dagelijkse invoer scherm de beste optie. Laten we eens kijken hoe Amanda dit gebruikt als zij aan de projecten van Capiche werkt.
46
Voorbeeld: Afgelopen maandag was Amanda op kantoor en heeft zij aan twee verschillende projecten gewerkt. Zij heeft in haar agenda het volgende genoteerd voor die dag:
Maandag 20 oktober: - BoHo Meubels: Nieuwe website – 4
uur -
Plastic Producten: Rebranding – 4 uur (& 10 printjes in de print shop)
Amanda kan deze uren op de volgende manier in Exact Online invoeren (dit is een voorbeeld, u kunt hier later mee oefenen): 1. Amanda logt in via de internet browser in Exact Online en komt meteen in de M I J N U R E N C O C K P I T . Momenteel zijn er nog geen uren geboekt voor deze maand en staat bij elke werkdag een streepje. Als een vlak leeg is, dan is het geen werkdag.
2. Amanda klikt op een dag om haar uren en uitgaven voor die dag in te voeren. 3. Op de eerste regel van dit scherm in het T I J D gedeelte boekt Amanda 4 uur voor de project van BoHo Meubels. 4. Op de tweede regel boekt zij de 4 uur voor het rebranding project van Plastic producten B.V. 5. In het K O S T E N gedeelte van het scherm voert ze een regel in voor de printkosten die ze gemaakt heeft voor het project van Plastic Producten B.V. Aangezien er geen standaard prijs voor deze kostensoort is, moet Amanda deze prijs handmatig invullen tijdens het boeken. Het invoer scherm ziet er als volgt uit:
47
6. Zolang de boekingen nog niet definitief zijn en Amanda nog wijzigingen wil kunnen maken, kiest ze voor B E W A R E N . Het aantal geboekte uren staat nu in het M I J N U R E N C O C K P I T scherm, het kleine icoontje geeft aan dat er ook kosten geboekt zijn voor die dag:
Amanda zou die week totaal 40 uur gewerkt moeten hebben, aangezien dit de week is dat zij 40 uur werkt (zie het rooster in paragraaf 3.2). Zoals u ziet, staat er ‘Nog 40 uur’ als wekelijkse samenvatting, terwijl Amanda al 8 uur heeft ingevoerd op maandag. Dit geeft aan dat de urenboekingen Bewaard zijn en niet Ingediend. Amanda zal de uren nu indienen. 7. Amanda klikt wederom op de dag om het ureninvoerscherm te openen. De boekingen zijn nog steeds aan te passen. 8. Amanda kiest nu voor I N D I E N E N in plaats van B E W AR E N , zodat de boekingen klaar staan om goedgekeurd en gefactureerd te worden. 9. De M I J N U R E N C O C K P I T ziet er nu als volgt uit:
48
De wekelijkse samenvatting laat nu ‘Nog 32 uur’ zien, wat betekent dat de 8 uur die geboekt waren op maandag ook zijn ingediend. Als Amanda nu weer op de dag zou klikt, zal ze zien dat ze regels nu niet meer aan te passen zijn en de status Ingediend hebben. Dit betekent dat ze klaar staan om goedgekeurd en gefactureerd te worden.
Amanda kan de status nog aanpassen door de knop T E R U G N A A R C O NC E P T te kiezen, hierdoor krijgen de boekingen weer de status Bewaard en kan Amanda de boekingen aanpassen. Het is wel mogelijk om boekingsregels toe te voegen in dit scherm (zonder de status aan te passen naar Bewaard), terwijl de andere boekingsregels reeds de Ingediend status hebben.
Naast de dagelijkste invoer biedt Exact Online ook de mogelijkheid om de tijd en kosten wekelijks in te voeren. In het wekelijkse invoerscherm kunnen tijd en kosten voor meerdere dagen (van één week) tegelijk ingevoerd worden. Laten we eens kijken hoe Amanda dat voor deze week kan doen.
49
Voorbeeld: De rest van week heeft Amanda aan veel verschillende dingen gewerkt. Ze heeft het als volgt in haar agenda genoteerd:
Maandag 20 oktober: - BoHo
Meubels: Nieuwe website – 4 uur
-
Plastic Producten: Rebranding – 4 uur (& 10 printjes in de print shop)
Donderdag 23 oktober: - Yin Yang Bar: ontwikkeling – 4 uur - BoHo Meubels: webontwerp – 3 uur. - 16 uur tandarts
Vrijdag 24 oktober: extra vrije dag! -
Shoppen & eten met Claire in A’dam!
Dinsdag 21 oktober: -
-
Training Javascript (online studie) 8 uur 20:00 uur Yoga
Woensdag 22 oktober: - Yin Yang Bar:
ontwikkeling – 4 uur (@ Den Haag: 20 km) - BoHo Meubels –
webontwerp – 4 uur.
Amanda kan dit als volgt invoeren in Exact Online:
50
1. Amanda logt in. Aangezien zij een ‘Tijd invoer’ gebruiker is, ziet ze na het inloggen de MI J N U R E N COCKPIT:
2. Amanda klikt op de W E K E L I J K SE S AM E N V AT T I NG S knop (in dit geval staat daar ‘Nog 32 uur’) om het W E K E L I J K SE I N V O E R scherm te openen. De uren die Amanda reeds op maandag heeft ingeboekt via de dagelijkse invoer staan er nu ook. Tevens zijn er zijn lege regels:
3. Amanda kan de uren zoals ze in haar agenda staan als volgt invoeren:
51
4 . Nadat ze alle uren en kosten ingevoerd heeft, kan Amanda kiezen voor B E W AR E N als ze de regels
nog wil wijzigen of voor I N D I E N E N , zodat de boekingsregels gefiatteerd en gefactureerd kunnen worden. Amanda kiest voor I N D I E N E N.
U kunt ook eenvoudig schakelen tussen de dagelijkse - en wekelijkse invoer schermen als u al in één van de schermen zit. Dit kan door gebruik te maken van de de rechterbovenhoek van het invoerscherm.
5. De M I J N U R E N C O C K P I T ziet er na indienen voor Amanda als volgt uit:
knoppen in
52
De status van de week is nu ‘Voldaan’, dit betekent dat alle uren volgens het rooster van Amanda van die week zijn ingevoerd en ingediend. In de M I J N F A C T U R E E R B A A R H E I D graadmeter aan de rechterkant van het de M I J N U R E N C O C K P I T is het percentage factureerbare uren te zien voor deze maand (berekend aan de hand
van de ingevoerde uren).
Het gebeurt regelmatig dat een medewerker op een bepaald project op vaste tijden werkt. In dat geval is het mogelijk om een ‘invoer template’ te gebruiken voor deze medewerker. Het aanmaken van de template is eenvoudig: u kunt de boekingsregels die vast terug moeten keren in het wekelijkse invoer scherm markeren met een ster:
Als u op de ster klikt, wordt deze zwart. Elke regel waar een zwarte ster voor staat, zal vast te zien zijn in het wekelijkse invoer scherm.
In de voorgaande paragrafen heeft u gezien hoe een ‘Tijd invoer’ gebruiker zijn eigen tijd en kosten in kan voeren. Het is ook mogelijk dat een medewerker zelf geen toegang heeft tot Exact Online en dat de uren door een gebruiker met volledige toegang tot Exact Online worden ingevoerd, bijvoorbeeld door een administratief medewerker. In dat geval zijn de procedures voor het invoeren van tijd en kosten nagenoeg hetzelfde als hiervoor beschreven is, met de volgende verschillen: Het menu pad om tijd en kosten in te voeren voor een (andere) gebruiker is P R O J E C T / I NV O E R / D A G E L I J K S or P R O J E C T / I N V O E R / W E K E L I J K S .
Bovenin het scherm kan de medewerker geselecteerd worden waardoor de tijd en kosten ingevoerd dienen te worden.
53
Zoals u kunt zien in het plaatje is de rest van het invoer scherm gelijk aan het invoer scherm van de ‘Tijd invoer’ gebruiker.
Ok, we hebben gezien hoe een tijd en uren ingevoerd kunnen worden via een internetbrowser. Laten we nu eens kijken hoe dit kan met een smartphone!
Voorbeeld: Alle medewerkers van Capiche hebben een iPhone ontvangen voor zakelijk gebruik. Dat betekent dat Amanda onderweg in de trein haar uren kan invoeren via de Exact Online App. Vandaag gaat ze het voor het eerst proberen, ze heeft de volgende uren gewerkt:
-
BoHo Meubels: (web) ontwikkeling, 6 uur
-
Plastic Producten B.V.: creëren, 2 uur
-
Plastic Producten B.V.: print kosten, 15 x € 0,80
Amanda kan haar uren en kosten als volgt invoeren met de Exact Online App: (Indien u de Exact Online App wilt installeren op uw smartphone kunt u in de App store (iPhone) of Play store (Android) zoeken naar ‘Exact Online’. U kunt de uren en kosten in de volgende opdrachten ook via de internet browser invoeren): 1.
Amanda downloadt en installeert de Exact Online App op haar telefoon.
54
2.
Ze kan de App opstarten en inloggen met dezelfde
gebruikersnaam
en
wachtwoord waar ze via internet mee inlogt:
3.
Amanda is nu in het startscherm. Aan de onderkant van het scherm ziet ze de administratie. Indien ze toegang tot meerdere administraties heeft, kan Amanda via A D M I N I ST R A T I E S naar een andere administratie gaan. Het kan ook gebeuren dat u na inloggen in een scherm komt waarbij u eerst een administratie moet selecteren. U ziet ook in welke administratie u momenteel bent ingelogd. Als u een andere administratie wilt selecteren, zorgt u er dan voor dat alle administraties waar u toegang toe heeft zichtbaar zijn met de A L L E knop. U kunt een administratie eenvoudig openen door op de naam te klikken.
55
4.
Ok, terug naar Amanda nadat ze ingelogd is. In het hoofdscherm kan Amanda de knop U R E N C O C K P I T kiezen om inzicht te krijgen in reeds ingevoerde uren. Tevens
ziet
ze
een
aantal
cirkeldiagrammen (als ze naar beneden scrolt), o.a. over de factureerbaarheid.
56
5.
Amanda gaat vanuit het start menu naar de uren knop waar ze haar uren kan invoeren. Het invoeroverzicht toont voor welke dagen er reeds boekingen zijn gemaakt en voor welke dagen dit nog gedaan moet worden. Als Amanda op een dag klikt, krijgt ze meer detailgegevens van deze dag te zien.
6.
Ze ziet nu de uren die ze voor donderdag 23 oktober reeds heeft ingevoerd via haar internet browser. In dit geval zijn alleen uren geboekt, maar als er ook kosten geboekt zouden zijn, zouden die hier ook te zien zijn. Amanda kan op een boekingsregel klikken om meer details te zien en eventueel wijzigingen te maken.
57
7.
Terug naar het boekingsoverzicht. Voor vorige week vrijdag moet Amanda haar uren nog invoeren. Ze klikt hiervoor op die dag.
8.
Bovenin
het
scherm
kan
Amanda
aangeven wat ze wil invoeren: tijd of kosten. Vervolgens kan ze een project selecteren: hiervoor klikt ze op P R O J E C T , waarna ze onderaan het
scherm een project selecteren. Let op: het is niet verplicht om een project te selecteren. Het is ook mogelijk om naar het R E L A T I E veld te gaan en een relatie te selecteren.
58
9.
Een aantal velden wordt automatisch gevuld, zoals de relatie. Amanda kan vervolgens een uursoort selecteren en het aantal uren dat ze besteed heeft aan dit project. Als de uren correct ingevoerd zijn, kan Amanda
kiezen
voor
B E W A AR
C O N C E P T of I N D I E N E N (zie paragraaf
5.1.1 voor de uitleg van deze opties).
10.
De ingevoerde uren zijn vervolgens te zien in het I N V O E R overzicht van die vrijdag. Bovenin worden ook het totaal aantal ingevoerde uren en de kosten getoond. Als Amanda nog meer tijd en kosten in wil voeren voor die dag kan ze het ‘plus’ teken gebruiken.
59
11.
Amanda voert ook de gewerkte uren in voor het rebranding project van Plastic Producten B.V.
12.
Amanda heeft ook nog kosten gemaakt voor het printen van het concept, dus deze voert ze ook in. Ze kiest nu bij het invoeren voor kosten in plaats van uren, ze selecteert vervolgens de kostensoort ‘Print’ en geeft een totaalbedrag in voor het printen.
60
14.
Als Amanda de kostenboeking heeft ingediend, heeft ze alle tijd en kosten voor die vrijdag ingediend.
15.
Bij het I N V O E R overzicht zijn nu zowel de ingevoerde uren als de kosten te zien.
61
16.
In de uren cockpit zijn de uren ook te zien.
17.
Als Amanda klaar is met het invoeren kan ze de Exact Online App sluiten (zij blijft dan ingelogd) of ze kan eerst U I T L O G G E N via het A D M I NI ST R AT I E overzicht.
De tijd en kosten die via de app zijn ingevoerd zijn ook te zien in Exact Online via een internetbrowser (en vice versa). Via beide wegen kunnen de boekingen bekeken en aangepast worden.
Als de goedkeuringsstap verplicht is (zie 2.2 en 3.5), moeten de tijd en kosten boekingen goedgekeurd worden voordat ze gefactureerd kunnen worden. Boekingen kunnen alleen goedgekeurd worden door een gebruiker met de T I J D & K O ST E N G O E D K E U R E N rol (zie 3.1.2).
Voorbeeld: Bij Capiche, is Martin Hoeks verantwoordelijk voor het managen van de meeste projecten en hij is degene die de tijd en kostenboekingen goedkeurt. Laten we eens kijken hoe Martin de tijd- en kostenboekingen controleert en goedkeurt van de afgelopen maand: 1. Martin gaat naar P R O J E C T / I N V O E R / G O E D K E U R E N . Dit overzicht bevat verschillende tabs, die Martin vanuit verschillende invalshoeken inzicht geven in de boekingen die nog goedgekeurd moeten worden. Martin kan bovenin de juiste filters selecteren en op H E R S T E L L E N klikken:
62
Het is niet alleen belangrijk om de boekingen te controleren die ingevoerd zijn. In de S A M E N V A T T I N G tab in het plaatje is duidelijk te zien of er nog boekingen missen voor de
geselecteerde periode. Martin kan bijvoorbeeld zien dat Amanda 48 uur heeft verantwoord van de 72 uur die ze in 2 weken werkt, maar dat ze nog 24 uur moet invoeren. 2. Martin klikt op de balk van de uren van Amanda om meer details te zien van de uren die ze ingevoerd heeft:
63
Het scherm springt nu automatisch naar de alle invoer tab, die gefilterd is op M E D E W E R K E R Amanda Jansen. De uren zijn gegroepeerd per week per relatie per project. Martin kan de uren van Amanda nu grondig controleren. 3. Martin vermoedt dat Amanda de uren voor het bedrijfsrebranding project van Yin Yang Lounge Bar per ongeluk op de U U R SO O R T ‘Analyse’ geboekt heeft. Hij selecteert de betreffende boekingsregels en kiest vervolgens A F K E U R E N :
64
4. Afhankelijk van de administratie instellingen, zal Amanda zal nu een e-mail ontvangen, waarin ze geïnformeerd wordt dat deze uren zijn afgekeurd en dat ze haar boekingen moet corrigeren. Ze kan de boekingen opnieuw indienen, zodat Martin ze nog een keer kan controleren. 5. Als Martin alle boekingen gecontroleerd heeft, kan bij boekingen selecteren die hij wil goedkeuren. Hij kan ook een hele reeks tegelijk selecteren door bijvoorbeeld in de S AM E N V AT T I NG tab een medewerker te selecteren. De geselecteerde boekingen kan hij dan in één keer goedkeuren.
6. Als de uren goedgekeurd zijn, worden ze in een andere kleur getoond. De status van de urenboekingen (en van de kostenboekingen) is nu definitief. Het aantal uren dat nog geboekt moet worden, is nog steeds te zien en kan later toegevoegd worden:
65
De andere tabs kunnen gebruikt worden om boekingen op te zoeken en om (zolang ze niet gefactureerd zijn) de status te wijzigen, bijvoorbeeld naar AF G E K E U R D of T E R U G NA A R INGEDIEND.
Het goedkeuren van de boekingen heeft invloed op de factuurvoorstellen van de projecten van het type ‘Nacalculatie’. Projecten van het type ‘Vaste prijs’ worden gefactureerd onafhankelijk van het aantal uur dat geboekt is op het project. Factuurvoorstellen kunnen alleen gecreëerd worden voor uur- en kostensoorten waarbij het attribuut V E R K O O P aangevinkt staat op de kaart (zie paragraaf 3.4). Voor de boekingen van uuren kostensoorten die niet het attribuut V E R K O O P aangevinkt hebben, of die gekoppeld zijn aan een ‘Nietfactureerbaar’ of ‘Vaste prijs’ project zullen geen factuurvoorstellen gegenereerd worden als ze goedgekeurd worden.
Om de voortgang van verschillende projecten te monitoren, zijn er verschillende overzichten beschikbaar.
Om inzicht te krijgen in de status van één bepaald project, kan het beste de projectkaart gebruikt worden. De projectkaart is te vinden via P R O J E C T / P R O J E C T E N / O ND E R H O U D . Op de projectkaart is allerlei informatie te vinden over de status en voortgang van uw project.
66
De cockpits voor Zakelijke Dienstverlening, die u kunt vinden via C O C K P I T S / AL G E M E E N / P R O J E C T M A N A G E M E N T C O C K P I T & P R O J E C T / S P E C I FI E K / M I J N U R E N C O C K P I T (zie paragraaf 5.1), geven
snel inzicht in het algehele status van uw verschillende projecten en de dagen waarvoor u nog kosten en tijd moet boeken.
67
U kunt onder de submenu’s in het P R O J E C T menu diverse rapporten vinden, bijvoorbeeld het rapport F A C T U R E E R B A A R H E I D , dat weergeeft in hoeverre uw medewerkers factureerbaar zijn:
In de volgende opdrachten zullen uw medewerkers tijd en kosten invoeren. U gaat als verschillende gebruikers inloggen via een internetbrowser of via mobiele telefoon (iPhone of Android) en de tijd en kosten boeken.
John Junior gebruikt altijd de internet browser op zijn laptop om zijn uren te registreren. U gaat nu inloggen als John Junior en de uren registreren die hij in zijn agenda genoteerd heeft.
68
Log in via internet in Exact Online als John Junior.
Gebruik het D A G E L I J K SE I N V O E R SC H E R M om de uren en uitgaven in te voeren en te bewaren (niet indienen!) zoals John deze in zijn agenda heeft genoteerd voor vorige week maandag:
Maandag 13 oktober: 8:15 ziekenhuis (2 uur) Van Wijk & Zn (Project: support & onderhoud): 6 uur junior consultancy op locatie + 30 kilometer gereisd.
Gebruik het W E K E L I J K SE invoer scherm en dien de kosten en uitgaven in die John voor de rest van vorige week in zijn agenda genoteerd heeft: Maandag 13 oktober:
Donderdag 16 oktober:
8:15 ziekenhuis (2 uur) -
-
implementeren EOL
Van Wijk & Zn (Project: support & onderhoud):
6
uur
consultancy
op
locatie
Productie: 8 uur junior
junior +
consultancy en 50 kilometer
30
gereisd.
kilometer gereisd. Dinsdag 14 oktober: -
BoHo Meubels – Advies over
Vrijdag 17 oktober: -
Go Get Gadgets –
nieuwe ERP oplossing.
implementeren EOL
(meelopen met Simon,
Productie: 6 uur junior en 50
persoonlijke ontwikkeling 4
km reis
uur) -
Go Get Gadgets –
-
2 uur vakantie (overig)
Van Wijk & Zn. – support & onderhoud – 4 uur support op
18 uur: vlucht naar Barcelona!!
afstand. Woensdag 15 oktober: TRAINING: EOL Productie
Zaterdag: Barcelona Zondag: Barcelona
(zelfstudie) - overige uren – persoonlijke ontwikkeling – 8 uur.
?
Wat is de status van de ingevoerde uren voor maandag nadat de wekelijkse boekingen zijn ingediend? ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
69
?
Bekijk de M I J N U R E N cockpit van John. Wat is de algehele status van vorige week? ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
In deze opdracht gaat u de Exact Online App installeren op uw smartphone. Dit is alleen mogelijk op een iPhone, iPad of Android telefoon. Als u zo’n telefoon niet heeft, kunt u de uren via internet invoeren. Simon besluit om zijn smartphone te gaan gebruiken om zijn uren te registreren. U gaat nu als Simon de uren en uitgaven boeken zoals hij ze in zijn agenda genoteerd heeft.
Gebruik de App Store of Google Play om de Exact Online App te installeren op uw iPhone, iPad of Android telefoon. Doorloop de stappen en log in met de gebruikersnaam en wachtwoord van Simon (zie Opdracht 2. ).
Gebruik de App om de uren en uitgaven van uit Simon zijn agenda in te voeren en in te dienen voor vorige week (13 t/m 17 oktober 2014): Maandag 13 oktober: -
Donderdag 16 oktober:
Plastic Producten: implementeren Globe
Next
–
8
uur
-
Senior
Must Have Kitchen Gear: Acquisitie 8 uur senior
Consultancy + 30 kilometer
consultancy. Luna ophalen bij opvang
Dinsdag 14 oktober: -
BoHo Meubels – Advies over
Vrijdag 17 oktober: -
BoHo Meubels – Advies over
nieuwe ERP oplossing. – 8
nieuwe ERP oplossing. – 2
uur senior consultancy
uur senior consultancy
60 kilometers
-
Overige uren: 6 uur onderzoek
Woensdag 15 oktober:
Zaterdag
Plastic Producten: implementeren
Zondag:
Globe Next – 4 uur Project
Diane jarig
Management -
?
4 uur Senior Consultancy
Log in via internet in Exact Online als Simon Senior en controleer de uren en kosten via de M I J N U R E N cockpit. Ziet u de uren en kosten?
……………………………………………………………………………………………………………………………………….
70
?
Simon heeft een fout gemaakt bij de uren die hij vrijdag heeft ingevoerd: hij heeft 4 uur besteed aan het BoHo project en 4 uur aan onderzoek. Corrigeer dit via het dagelijkse invoerscherm, maar bewaar ze (niet indienen). Hoe hebt u ervoor gezorgd dat de boekingen weer aangepast konden worden? ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
?
Probeer 3 uur Project Management te boeken op de BoHo project voor Simon. Wat gebeurt er? Waarom? ………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
In deze opdracht gaat u als volledige gebruiker uren en kosten boeken voor andere medewerkers. Deze medewerkers hebben zelf geen toegang tot Exact Online, maar de uren die ze gewerkt hebben moeten wel in Exact Online geregistreerd worden. De medewerkers geven de uren en kosten per e-mail door, waarna de uren vervolgens door iemand anders (bijvoorbeeld een assistent) ingevoerd kunnen worden. Peter Project
Log in als volledige gebruiker (zoals u in eerste instantie ingelogd was) en voer de volgende uren en kosten in voor uw medewerker Peter Project. U kunt alle uren ook INDIENEN.
Datum
Project
Relatie
Uur / kosten soort
Aantal
PR000005
Must-have Kitchen Gear Project management
6
PR000006
-
Onderzoek
2
PR000004
Plastic Producten B.V.
Project management
8
PR000004
Plastic Producten B.V.
Kilometers
80
Woensdag
PR000006
-
Vakantie
8
Donderdag
PR000005
Must-have Kitchen Gear Project management
8
Vrijdag
PR000004
Plastic Producten B.V.
Project management
8
PR000004
Plastic Producten B.V.
Kilometers
80
PR000004
Plastic Producten B.V.
Uitbesteed werk
1 x € 1.000, -
(13 okt – 17 oktober 2014) Maandag
Dinsdag
71
Peter Project doet het project management voor ‘Plastic Producten B.V.’ iedere vrijdag. Zorg ervoor dat deze uren standaard naar voren komen in het wekelijkse uren invoer scherm.
Jessica Junior
Voer de volgende uren in voor medewerker Jessica Junior en dien ze in:
Datum
Project
Relatie
Uur / kostensoort
Aantal
PR000003
Van Wijk & Zn.
Junior consultancy
8
PR000003
Van Wijk & Zn.
Kilometers
35
PR000006
-
Persoonlijke ontwikkeling
7
PR000006
-
Tandarts bezoek
1
Woensdag
PR000004
Plastic Producten B.V.
Onderzoek
8
Donderdag
PR000004
Plastic Producten B.V.
Junior Consultancy
8
Vrijdag
-
-
-
-
(Vorige week) Maandag
Dinsdag
?
Is het mogelijk om Junior Consultancy uren in te voeren voor PR00001 (Go Get Gadgets B.V.? voor Jessica Junior op vrijdag? Waarom niet? ………………………………………………………………………………………………………………………………………
Als de uren en uitgaven geboekt zijn, kunnen ze goedgekeurd worden.
Log in als de volledige gebruiker in Exact Online en ga naar het G O E D K E U R E N menu.
?
Kunt u de uren zien die Simon ingevoerd heeft (bewaard, maar niet ingediend) voor vrijdag? Zo ja: kunt u de Senior Consultancy uren goedkeuren? …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………
Aangezien u ervan uitgaat dat Simon zijn uren per ongeluk niet heeft ingediend voor vrijdag, kunt u de T E R U G N A A R I NG E D I E N D knop gebruiken om de status van de ingevoerde uren van Simon voor vrijdag aan te passen naar ‘Ingediend’.
Simon heeft voor vrijdag 4 uur ‘Onderzoek’ geboekt. Hij heeft deze uren gebruikt om een Photoshop tutorial volgen en had dit moeten boeken als ‘Persoonlijke ontwikkeling’. Keur de ‘Onderzoek’ uren voor vrijdag af.
De overige uren en kosten voor alle medewerkers kunt u goedkeuren.
72
In deze opdracht kunt u proberen om vragen te beantwoorden door gebruik te maken van de beschikbare rapporten in Exact Online Zakelijke Dienstverlening. Probeer de informatie zoveel mogelijk zelf te vinden (vaak zijn er meerdere manieren om iets te vinden). Als het niet lukt, kunt u de antwoorden achter in de handleiding gebruiken.
?
Wat is de totale voortgang (in % ) qua tijd voor het project ‘Implementatie Exact Globe Next’ voor Plastic Producten B.V.? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………
?
Hoeveel vakantie uren zijn er deze maand goedgekeurd? …………………………………………………………………………………………………………………………………………
?
Wat is de factureerbaarheid (in %) voor de maand waarin de uren en kosten zijn geboekt? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………
73
De laatste stap in het Zakelijke Dienstverlening proces is het versturen van de facturen naar de klanten. De facturen kunnen gegenereerd worden aan de hand van de factuurvoorstellen, vervolgens doorlopen de facturen het standaard verkoopfactuurproces in Exact Online.
Voordat we de stappen gaat bekijken, gaan we eerst een belangrijke instelling bekijken die van belang is op de facturatie: de optie C O N S O L I D A T I E SC E N A R I O (P R O J E C T ) .
Met het Zakelijke Dienstverlening consolidatie scenario kunt u de het facturatie proces eenvoudiger maken door het samenvoegen van factuurregels met dezelfde soort informatie. De factuurvoorstelregels worden aangemaakt zodra tijd- en/of kostenboekingen definitief gemaakt worden voor ‘Nacalculatie’ projecten. Als u bijvoorbeeld 50 urenboekingen apart heeft ingevoerd voor een klant, allemaal op hetzelfde project, dan wilt u deze gecombineerd op de factuur zien, niet als 50 aparte regels. Bij het consolidatie scenario (project) kunt u aangeven hoe u dergelijke regels op de factuur wilt combineren. De functionaliteit geeft u verschillende keuzes voor de combinatie van regels die dezelfde informatie bevatten: Geen consolidatie – Alle afzonderlijke regels worden getoond wanneer de factuur is gegenereerd. Artikel – Alle regels in een factuur die hetzelfde artikel bevatten worden gecombineerd. Artikel + Project – Alle regels met hetzelfde artikel en hetzelfde project worden gecombineerd. Artikel + Medewerker – Alle regels met hetzelfde artikel en dezelfde medewerker worden gecombineerd. Artikel + Project + Medewerker – Alle regels waarin deze drie hetzelfde zijn worden gecombineerd. Hoewel de regels in een factuur worden gecombineerd, dient u te weten dat het nog steeds mogelijk is om de originele afzonderlijke regels te bekijken. U kunt eenvoudig een geconsolideerde regel kiezen in de pagina F A C T U U R V O O R S T E L R E G E L S (P R O J E C T tabblad) en vervolgens klikken op de link B E W E R K E N naast de
gegroepeerde regel. De afzonderlijke gedetailleerde regels kunnen vervolgens worden aangepast of verwijderd. Het is echter NIET mogelijk om het consolideren ongedaan te maken voor een regel. De instellingen zijn gespecificeerd per K L A N T bij de sectie V E R K O O P van de R E L AT I E K A AR T . De standaard instelling is om alle regels binnen een factuur waarvan het artikel en het project overeenkomen te combineren.
74
Let op: als u de instellingen verandert terwijl er open factuurvoorstellen zich in het systeem aanwezig zijn, dan zal aan u worden gevraagd om deze te genereren in facturen, of om deze te verwijderen (hierdoor zullen ze weer als tijd- of kostenboekingen aanwezig zijn met de status I NG E D I E ND ). Het is ook belangrijk om te onthouden dat invoer uit verschillende financiële periodes niet geconsolideerd kan worden. Wanneer de financiële periodes maandelijks zijn en u invoer hebt voor drie opeenvolgende maanden, dan zal het consolideren van de factuur resulteren in drie afzonderlijke totalen.
De regels die getoond worden in het factuurvoorstellen menu zijn de regels die gefactureerd moeten worden voor ‘Nacalculatie’ projecten en voor ‘Vaste prijs’ projecten. Projecten van het type ‘Niet factureerbaar’ komen nooit naar voren in het factuurvoorstel. Voorbeeld: Bij Capiche worden aan het begin van elke maand de facturen voor de ‘Vaste prijs’ projecten en de ‘Nacalculatie’ projecten die betrekking hebben op de afgelopen maand, gegenereerd door administratief medewerker Martine van de Berg. Laten we eens kijken hoe Martine de facturen voor de afgelopen maand genereert: 1. Martine gaat naar P R O J E C T / F A C T U R E N / V O O R ST E L L E N . 2. Ze selecteert in het filter de juiste maand en klikt op AC T U A L I SE R E N :
De bedragen die gefactureerd moeten worden, worden per klant getoond.
75
3. Om de details te zien, kan Martine op een bedrag klikken. Als het een ‘Nacalculatie’ project betreft, worden de verschillende uur-en kostensoorten (artikelen) die geboekt zijn voor deze klant getoond:
De voorgestelde regels (in dit geval uren en kosten) worden per project getoond (gebaseerd op het consolidatie scenario, zie paragraaf 6.1). Indien het een ‘Vaste prijs’ project betreft worden de factuurtermijnen getoond zoals ze bij het aanmaken van het project zijn aangemaakt (zie paragraaf 4.1):
In dit geval is er slechts één projecttermijn voor de betreffende periode (oktober 2014), maar het is natuurlijk ook mogelijk dat er meerdere termijnen in dezelfde periode gefactureerd moeten worden.
76
4. Om meer details te kunnen zien van de specifieke factuurvoorstelregel, kan Martine op het aantal of op het bedrag klikken. Indien het een ‘Nacalculatie’ project betreft kan ze de regel wijzigen, bijvoorbeeld het te factureren aantal of de prijs:
Indien het een ‘Vaste prijs’ project betreft, kan Martine de details van de termijn alleen bekijken. Ze kan de termijn alleen via het project onderhoudsscherm wijzigen. 5. Bij een ‘Nacalculatie’ project is ook een D E T A I L S tab te zien, waarin getoond wordt uit welke boekingen deze specifieke factuurvoorstelregel bestaat:
77
6. Als Martine op de aantal link klikt van één van de regels, kan ze de factuurvoorstelregels op een nog gedetailleerder niveau zien:
Hier kan Martine bijvoorbeeld aangeven of ze wil dat deze regel wordt O P G E NO M E N I N H E T F A C T U U R V O O R S T E L of het voorgestelde A A NT AL wijzigen.
7. Ok, Martine besluit dat alles gefactureerd zal worden zoals voorgesteld, dus er hoeft niets gewijzigd te worden. Ze gaat terug naar het oorspronkelijke factuur voorstel, waar alle klanten getoond worden die gefactureerd zullen worden. Vanuit deze lijst selecteert ze de klanten die ze wil factureren en kiest voor G E N E R E R E N :
78
8. Als Martine eerst een voorbeeld wil zien, kan ze een lay-out selecteren (zie paragraaf 3.6) en A F D R U K V O O R B E E L D kiezen.
Er wordt dan een afdrukvoorbeeld getoond op basis van de geselecteerde facturen en lay-out:
79
9. Als alles er goed uit ziet, kan Martine de facturen van Capiche genereren: de facturen worden aangemaakt. Martine krijgt een bevestigingsmelding:
10. Vanaf hier volgen de facturen de stappen van het standaard verkoopfactuurproces van Exact Online.
Als de facturen gegenereerd zijn, kunt u ze definitief maken door deze te printen of naar de klanten te sturen via de digitale brievenbus. Op dit moment wordt ook de connectie gemaakt met de financiële administratie: bij het definitief sturen of afdrukken van de factuur wordt er een financiële boeking gemaakt van de factuur. Voor de volledigheid ziet u hier het verkoopfactuurproces:
80
De eerste stap van dit proces is reeds doorlopen door het genereren van de facturen vanuit de (project) factuurvoorstellen: op dit moment wordt de verkoopfactuur aangemaakt. We gaan verder vanaf waar we in de vorige paragraaf eindigden: Martine gaat de facturen afdrukken en de openstaande posten bekijken. 1. Om het factuur proces af te handelen, klikt Martine op de FAC T U R E N A FD R U K K E N S C H E R M link in de bevestigingsmelding die ze ontvangen heeft toen ze de facturen genereerde vanuit de factuurvoorstellen. Ze kan dit ook doen via P R O J E C T / F AC T U R E N / F AC T U R E N A F D R U K K E N . Martine kan daar de verkoop facturen vinden die aangemaakt (gegenereerd) zijn, maar nog niet definitief afgedrukt of verstuurd zijn. 2. Martine selecteert de facturen die ze wil printen of sturen en klikt AF D R U K K E N , E - M AI L of V E R Z E N D E N G E B A SE E R D O P K L A N T :
3. In het volgende scherm wordt een afdruk van de factuur getoond. Ze kan hier kiezen voor P R O E F A F D R U K of A F D R U K K E N E N V E R W E R K E N .
Indien ze kiest voor A F D R U K K E N E N V E R W E R K E N wordt de financiële boeking aangemaakt; dit kan niet meer teruggedraaid worden.
81
4. Via menu pad V E R K O O P / K L A N T E N / O P E N S T A A N D E P O S T E N kan Martine de openstaande posten voor de klanten vinden:
Deze openstaande posten zijn aangemaakt bij het definitief afdrukken en verwerken van de facturen. 5. Martine kan de facturen terugvinden via V E R K O O P / V E R K O O P F AC T U R E N / F AC T U U R H I ST O R I E .
Soms wil een klant meer informatie omtrent de factuurregels die u gestuurd heeft. In dat geval kunt u een factuurspecificatie afdrukken via P R O J E C T / F AC T U R E N / SP E C I F I C AT I E A F D R U K K E N . Wat er allemaal op de factuurspecificatie wordt afgedrukt, hangt af van de lay-out die u selecteert bij het afdrukken. U kunt de inhoud van de lay-out onderhouden via het onderhoud van de lay-out (zie 3.6). U kunt een nieuwe layout aanmaken door het type ‘Factuurspecificatie’ te selecteren (of u kunt een bestaande lay-out van dat type aanpassen).
In deze opdrachten gaat u facturen genereren en afdrukken op basis van de projecten waar uw IT Consultancy bedrijf aan gewerkt heeft.
82
In deze opdracht gaat u het factuurvoorstel nader bekijken en achterhalen waar de voorgestelde bedragen vandaan komen.
Ga naar het menu pad voor de factuurvoorstellen en zorg ervoor dat er geen filters worden gebruikt in het scherm (zorg vooral dat er geen datum of periode wordt gebruikt).
?
Voor welke klanten staan er facturen klaar om te generen? ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
?
Waar is het bedrag op gebaseerd dat gefactureerd kan worden aan Go Get Gadgets B.V. ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
?
Waar is het op bedrag voor BoHo Meubels op gebaseerd? ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
?
Waar is het bedrag voor Van Wijk & Zn. op gebaseerd? ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
?
Waar is het bedrag voor Plastic Producten B.V. op gebaseerd? ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
?
Zoom in op het bedrag voor Van Wijk & Zn. Hoeveel regels Junior Consultancy worden er getoond? ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
?
Zoom in op het bedrag voor Junior Consultancy (voor Van Wijk & Zn.). Welke medewerker(s) is / zijn verantwoordelijk voor deze uren? (Kijk bij de D E T A I L S tab.) ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
?
Ga terug naar het hoofdscherm van de factuurvoorstellen en zoom in op het bedrag voor Plastic Producten B.V. Hoeveel regels Project Management worden er getoond? ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
?
Zoom in op de details voor deze twee regels. Welke medewerker(s) is / zijn verantwoordelijk voor de Project Management uren? ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
?
Waarom zijn de uren Junior Consultancy (voor Van Wijk & Zn.) samengevoegd op één regel, terwijl de Project Management uren (voor Plastic Producten B.V.) als twee regels getoond worden bij de details van het factuurvoorstel (ondanks dat de uren door twee verschillende medewerkers uitgevoerd werden)? ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
In deze opdracht gaat u facturen genereren op basis van het factuurvoorstel.
U wilt de projecttermijnen en uren en kosten factureren. Gebruik een D A T U M filter in het factuurvoorstelscherm om alle factuurvoorstelregels tot en met 15 november 2014 te selecteren.
83
?
Wat verandert er als u het D A T U M filter toepast (vergeleken met de situatie zonder filters in de vorige opgave)?. Hoe komt dit? …………………………………………………………………………………………………………………………………………
Bekijk het afdrukvoorbeeld van de factuurvoorstellen, gebruik daarbij de verkoopfactuur lay-out van uw IT Consultancy bedrijf.
Let vooral op hoe de verschillende projecttypes en consolidatie scenario’s op de geprinte facturen terug komen.
Zoals u wellicht heeft gezien, sluit de manier waarop de factuur regels afgedrukt worden niet altijd netjes aan bij de manier waarop de regels samengevoegd worden. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat de naam van de medewerker in de ‘medewerker’ kolom afgedrukt moet worden terwijl er meerdere medewerkers voorkomen in één regel van de factuur. In dit geval wordt de kolom leeggelaten, wat er raar uit kan zien. Daarnaast lijkt de ‘medewerker’ kolom voor de ‘Vaste prijs’ projecten totaal overbodig. Om dit op te lossen kunt u verschillende verkoopfactuurlay-outs maken, die tegemoet komen aan de consolidatie scenario’s en de project types. Voor ‘Vaste prijs’ projecten kunt u bijvoorbeeld een lay-out maken waarin de ‘medewerker’ kolom niet voorkomt. U kunt er ook voor zorgen dat één lay-out past bij alle mogelijke scenario’s.
Noteer de bedragen die voor BoHo Meubels voorgesteld worden.
Genereer nu alle facturen voor de voorgestelde periode.
In deze opdracht gaat u de facturen afdrukken die u in de vorige opdracht gegenereerd heeft.
Ga naar het scherm waar u facturen kunt afdrukken.
?
Vergelijk de bedragen voor de factuur van BoHo Meubels met wat u opgeschreven heeft in de vorige opdracht. Waarom is het bedrag veranderd? …………………………………………………………………………………………………………………………………………
Druk alle facturen definitief af.
?
Wat is het totale bedrag dat openstaat voor alle klanten? …………………………………………………………………………………………………………………………………………
84
In de vorige hoofdstukken baanden we ons in een ideale wereld: een wereld waarin alle processen het standaard scenario volgden. Helaas (of misschien juist niet) leven we niet in zo’n wereld: er zijn vele uitzonderingen mogelijk, ook voor onze klanten in de Zakelijke Dienstverlening. In dit hoofdstuk gaan we kijken hoe u in Exact Online met de volgende situaties – die voorkomen in de Zakelijke Dienstverlening – om kunt gaan: Afgesproken prijs overschreden Meerwerk (diensten die niet binnen de scope van het project vallen) Wisselende uurtarieven
Soms wordt er een prijs afgesproken voor ‘Nacalculatie’ projecten: alle uren en kosten worden gefactureerd aan de klant, maar tot een maximum bedrag (plafond). Alle uren en kosten die ingevoerd worden nadat dit bedrag bereikt is, kunnen niet meer aan de klant gefactureerd worden. In dit geval zijn er meerdere oplossingen: 1. U kunt de bedragen op alle bestaande en nieuwe factuurvoorstelregels handmatig aanpassen naar nul. 2. U kunt nieuwe prijsafspraken aanmaken voor de uur- en kostensoorten aanmaken met een verkoopprijs van nul, waar de uren en kosten voor het project op geboekt kunnen worden. 3. U kunt een nieuw project maken van het type ‘Vaste prijs’ met alleen een project termijn met een bedrag van nul. Alle uren en kosten worden op dit nieuwe project geregistreerd. Als het uiteindelijk toch nodig is om een factuur naar de klant te sturen, dan kan de project termijn aangepast worden aan de hand van de geboekte uren en kosten voor het project.
Als diensten buiten de scope van het oorspronkelijke project vallen, dan wordt dit gezien als ‘meerwerk’. Als dit gebeurt voor een ‘Nacalculatie’ project wordt meestal niets gedaan: u kunt gewoon doorgaan met het boeken van uren en kosten op het project, die vervolgens gefactureerd worden. Als er echter meerwerk is voor een ‘Vaste prijs’ project, dan wordt dit meestal gefactureerd op basis van de daadwerkelijk bestede uren en kosten. U kunt het meerwerk op een van de volgende manieren in Exact Online verwerken: 1. Maak een nieuw project aan van het type ‘Nacalculatie’ (als alleen de werkelijke uren en kosten gefactureerd moeten worden). 2. Maak een nieuw project aan van het type ‘Vaste prijs’ (als al een vaste prijs is afgesproken voor het meerwerk).
Soms veranderen de tarieven voor de uren en kosten. In dat geval kunt u ervoor kiezen om deze aanpassen in de V E R K O O P P R I J S of om een nieuwe P R I J S A FS P R A AK toe te voegen in het onderhoud van de uren- of
85
kostensoort. U dient er wel rekening mee te houden, dat de nieuwe tarieven alleen gebruikt worden voor de uren en kosten die vanaf dat moment ingevoerd worden. Alle uren en kosten die reeds ingevoerd zijn worden niet automatisch aangepast naar de nieuwe prijzen. Als u echter wilt dat deze uren en kosten ook tegen de nieuwe tarieven gefactureerd worden, dient u dit handmatig aan te passen in de factuurvoorstelregels.
In deze opdrachten gaat u aan de slag met projecten in een afwijkende situatie.
Uw IT Consultancy bedrijf heeft consultancydiensten verkocht aan de Yin Yang Lounge Bar. Uw medewerkers zullen ondersteuning bieden tijdens de implementatie van Exact Online Handel. Het project zal gefactureerd worden op basis van ingevoerde uren en kosten.
Maak een nieuw ‘Nacalculatie’ project aan:
Er wordt geschat dat er 40 uur besteed zal worden aan Junior Consultancy.
U wilt een waarschuwing krijgen als er 35 uur ingevoerd is op het project.
Het maximum bedrag dat gefactureerd kan worden aan de klant is € 5.200, -. Voer dit in als de prijsafspraak.
Gebruik het wekelijkse invoer scherm om 40 uur Junior Consultancy te boeken die John Junior heeft uitgevoerd op dit project.
Keur de uren goed, genereer de factuur en druk deze definitief af.
Ga nu naar P R O J E C T E N / P R O J E C T E N / O N D E R H O U D en bekijk de G E R E AL I SE E R D E T I J D tab; als de V O O R T G A N G ( U R E N ) balk geel is, betekent dit dat het aantal ingevoerde
uren groter is dan het aantal dat ingesteld is in het veld W A AR SC H U W I NG B I J O V E R SC H R I J D E N .
U kunt de W A A R SC H U W I N G B I J O V E R S C H R I J D E N ook zien door op het M I J N C O C K P I T overzicht de sectie P R O J E C T W A AR SC H U W I NG E N T I J D toe te voegen.
Open de projectkaart en bekijk de grafieken. De grafiek voor de G E R E AL I SE E R D E T I J D ( U R E N ) is reeds rood, terwijl de grafiek voor de F AC T U R E R I NG (E U R ) nog in het groene
gedeelte is.
Voer nog 8 uur Junior Consultancy voor John Junior in en keur deze goed.
Bekijk de project realisaties en de grafieken op de projectkaart nog een keer. Als het goed is, ziet u nu dat niet alleen het aantal gebudgetteerde uren overschreden is, maar ook dat de facturatie over de prijsafspraak heen gaat.
Als u nu geen actie zou ondernemen, zou u de uren gewoon factureren. Gelukkig hebt u de overzichten goed in de gaten gehouden en besluit u dat alleen het maximum bedrag van € 5.200, - gefactureerd gaat worden. In dit geval kunt u een combinatie van oplossing 1 en 2 gebruiken zoals uitgelegd is in paragraaf 7.1.
86
We beginnen met oplossing 1, om er zeker van te zijn dat de huidige voorgestelde factuurregels het afgesproken bedrag niet overschrijden. Ga naar het factuurvoorstel en zoom in op het voorgestelde bedrag voor Yin Yang Lounge Bar.
Zoom ook in op het bedrag voor de Junior Consultancy uren. U bent nu in het scherm waar u specifieke factuurvoorstelregels kunt aanpassen (zie 6.2).
Aangezien er reeds € 4.800, - gefactureerd is, kunt u slechts nog € 400, - factureren. Pas het B E D R A G aan naar € 400, -, hierna wordt automatisch het K O R T I NG veld berekend.
B E W A A R de wijzigingen.
Het gewijzigde bedrag wordt nu in het factuurvoorstel scherm getoond. Genereer de factuur voor Yin Yang Lounge Bar.
Druk de factuur definitief af. Aangezien de implementatie van Exact Online Handel nog steeds niet klaar is, moet u er ook voor zorgen dat de uren die vanaf nu af aan op het project geboekt worden, voor een nul bedrag geboekt worden. Dit kunt u doen door middel van oplossing 2: het aanmaken van een prijsafspraak voor € 0,00.
Maak een nieuwe prijsafspraak aan voor dit specifieke project via het onderhoud van de uursoort Junior Consultancy.
Voer 8 uur Junior Consultancy in voor John Junior op dit project en keur de uren goed (let op de datum die u gebruikt bij het invoeren: voer de uren in op de datum die valt vanaf de prijsafspraak).
Controleer het factuurvoorstel: de bedragen voor de ingevoerde uren zouden nul moeten zijn.
Genereer de factuur en druk deze definitief af.
87
88
In het tweede deel van deze training wordt de geavanceerde oplossing van Exact Online Zakelijke Dienstverlening, ‘Project Management’, uitgelegd. Met de oplossing ‘Project Management’ richt Exact Online zich op bedrijven met meer dan 20 werknemers en/of meer complexere processen; project management en project planning. Om dit te bewerkstelligen, is de uitgebreidere functionaliteit op de basis functionaliteit gebouwd. Deze extra functionaliteit richt zich vooral op planning en controle. Met Exact Online Project Management kunt u beter budgetteren en het werk en de inkopen op een project traceren. Om de geavanceerde functionaliteit te begrijpen, moet u eerst de basis functionaliteit beheersen. In de loop van de tijd zal Exact Online Zakelijke Dienstverlening nog meer uitgebreid worden, met de oplossing ‘Project en Contractmanagement’. In het plaatje ziet u de product portfolio en de lokale product namen per land.
De functionaliteit die we bespreken in Deel 2 van deze cursus bestaat o.a. uit work breakdown structure, capaciteitsplanning, inkooporders & facturen, vooruitbetaalde diensten en verlof & verzuim.
Op dezelfde manier als bij ‘Uren en Facturen’ wordt de functionaliteit van Exact Online Project Management uitgelegd aan de hand van een bedrijfscase: Capiche Creative Concepts. Voor de opdrachten kunt u doorgaan met de Zakelijke Dienstverlening administratie dat u heeft opgezet in Deel 1. Als u deze administratie niet meer heeft, doorloopt u dan de stappen in opdracht 1 -5 nog een keer om een Zakelijke Dienstverlening administratie op te zetten in Exact Online.
89
Met Exact Online Uren en Facturen kunt u de projecten managen, maar tot op bepaalde hoogte. U kunt alleen budgetteren op uursoort en in de basis oplossing van Zakelijke Dienstverlening is het niet mogelijk om gebruik te maken van een work breakdown structure (WBS).
Met Exact Online Project Management kunt u uw projecten managen door gebruik te maken van een work breakdown structure (WBS). Met een work breakdown structure kan het projectwerk opgesplitst worden in kleinere componenten. Hierdoor kan een project manager een project al in een vroeg stadium gedetailleerd plannen. De project manager en zijn/haar team leden hebben hierdoor een duidelijk beeld van de verwachtingen en de voortgang van het project. In Exact Online Project Management kan een project gesplitst worden in: Deliverables: worden gebruikt om activiteiten en kostenposten te groeperen. Een deliverable is iets dat aan een klant geleverd moeten worden (bijvoorbeeld een rapport, een deel van de software of een sprint). Deliverables worden ook wel omschreven als mijlpalen. Activiteiten: worden gebruikt om tijd te budgetteren en traceren. In een activiteit kunnen zowel uren, kosten en omzet gebudgetteerd worden. Kostenposten: worden gebruikt om inkopen en kostenboekingen te budgetteren en traceren. In de WBS kan de te verwachten omvang/scope van het project vastgelegd worden. Dit kan dan vergeleken worden met de werkelijke uren en tijd gedurende het project. Hierdoor kan de voortgang van het project goed in de gaten gehouden worden.
Exact Online Project Management ondersteunt het gebruik van factuur mijlpalen. Door het koppelen van factureringstermijnen aan mijlpalen worden de doelen van de klant en van het Zakelijke Dienstverleningsbedrijf met elkaar gestroomlijnd: de klant wordt gefactureerd, zodra een afgesproken resultaat opgeleverd wordt. Hoe werkt dit? Voor een ‘Vaste prijs’ project kunt u factureringstermijnen specificeren, u kunt per termijn de datum en het bedrag aangeven. Als het project uit dreigt te lopen en u de data in de factureringstermijnen niet aanpast, dan bestaat de kans dat deze termijnen gefactureerd worden. Door het koppelen van factureringstermijnen aan mijlpalen van de WBS kunt u de facturering in ‘Vaste prijs’ projecten beheersen. De eerste stap is om de factureringstermijnen aan de maken.
90
De tweede stap is om de WBS aan te maken en de factureringstermijnen aan de mijlpalen te koppelen. De factureringstermijnen zijn standaard geblokkeerd, waardoor ze niet gefactureerd kunnen worden. Door het aanvinken van de optie ‘afgehandeld’ optie kunt u de factureringstermijn vrijgeven. Als de factureringstermijn vrijgegeven is, kunt u een datum aangeven die de datum in de factureringstermijn overschrijft.
Voorbeeld: Capiche wil een nieuwe website voor Plastic Producten B.V. ontwerpen en ontwikkelen. Dit project zal twee fases omvatten: ontwerp en ontwikkeling. Gedurende de ontwerp fase zal Amanda de klant interviewen over wat ze precies willen voor de website. Vervolgens zal een functioneel ontwerp gemaakt worden. Als dit is goedgekeurd zal de website ontworpen worden. Als alles klaar is, zal het aan de klant gepresenteerd worden. Er wordt een vaste prijs afgesproken van € 9.000, -, die in twee termijnen gefactureerd zal worden. De eerste termijn (€ 4.000, -) zal gefactureerd worden als het ontwerp klaar is en goedgekeurd. De tweede termijn zal gefactureerd worden als de website klaar is (€ 5.000, -). De WBS van dit project bestaat uit de volgende deliverables: ONTWERP (interview, functioneel ontwerp en goedkeuren ontwerp) ONTWIKKELING (ontwikkeling en presentatie website) Martin kan het project inclusief de WBS als volgt in Exact Online invoeren en factureren: 1. Allereerst maakt Martin het project aan via P R O J E C T / P R O J E C T / AA NM AK E N :
91
2. Bij het aanmaken van het project zijn de volgende velden van belang: TYPE: In dit geval gebruikt Martin ‘Vaste prijs’. FACTUUR MIJLPALEN GE BRUIKEN: Als deze optie aangevinkt is, zal de factuur alleen gegenereerd kunnen worden als de gekoppelde deliverable afgehandeld is. Martin vinkt deze optie hier aan. PRIJSAFSPRAAK: Het totaal afgesproken bedrag voor dit project, in dit geval € 9.000, -.
B U D G E T ( K O ST E N ) :
Hier kunnen de gebudgetteerde kosten ingegeven worden. Dit kan in het WBS overzicht gebruikt worden om de totaal gebudgetteerde kosten te vergelijken met de gebudgetteerde kosten van de verschillende onderdelen.
BUDGET (OMZET):
Hier kan de gebudgetteerde omzet ingegeven worden. Dit kan in het WBS overzicht gebruikt worden om de totaal gebudgetteerde omzet te vergelijken met de gebudgetteerde omzet van de verschillende onderdelen. BUDGET (MARGE): Dit veld wordt automatisch berekend aan de hand van de volgende formule: ((Budget (omzet) – Budget (kosten)) (Budget (omzet) X 100% 3. Onderaan het scherm kan Martin de factuurtermijnen invoeren:
92
De factuurtermijnen kunnen later gekoppeld worden aan de deliverables van de WBS (dit wordt in de volgende paragraaf behandeld).
4. Als het project bewaard is, kan de
knop gebruikt worden om de WBS aan te maken:
In dit scherm kan Martin deliverables, activiteiten of kostenposten toevoegen om de WBS aan te maken.
5. Martin kiest de optie R E G E L T O E V O E G E N : D E L I V E R AB L E om de ONTWERP deliverable toe te voegen.
DIT IS EEN MIJLPAAL : Martin kan hier aangeven dat dit een mijlpaal is, wat betekent dat als deze deliverable afgehandeld is, een factuur naar de klant gestuurd kan worden. De factuur kan alleen gegenereerd worden als de optie A FG E H A N D E L D aangevinkt is.
93
FACTUURTERMIJN: Hier kan de factuurtermijn gekoppeld worden, die Martin bij het aanmaken van het project aangemaakt heeft. AFGEHANDELD: Deze optie kan Martin later in het proces aanvinken als de deliverable klaar is. Zodra deze aangevinkt is, kan de factuur gegenereerd worden. 6. Martin kan de deliverable bewaren en bij R E G E L T O E V O E G E N de optie AC T I V I T E I T kiezen om de activiteit aan de deliverable te koppelen. Aan de ONTWERP deliverable kunnen drie activiteiten gekoppeld worden: interview, functioneel ontwerp en goedkeuren ontwerp.
ONDERDEEL VAN: In dit veld kan de deliverable geselecteerd worden waar deze activiteit onderdeel van is. In dit geval koppelt Martin de deliverable ONTWERP.
UREN:
Hier kan Martin de tijd ingeven die gebudgetteerd is voor deze activiteit. Dit kan hij later gebruiken om de gebudgetteerde uren met de werkelijke uren te vergelijken, bijvoorbeeld via het overzicht C A P A C I T E I T S P L A N NI NG (zie hoofdstuk 10).
W A A R SC H U W I N G N A O V E R SC H R I J V E N ( U R E N ):
Als de ingevoerde uren dit aantal overschrijven, zal de voortgangsbalk in het WMS overzicht geel worden.
KOSTEN:
Hier kan Martin de gebudgetteerde kosten voor deze activiteit ingeven.
OMZET:
Hier kan Martin de gebudgetteerde omzet voor deze activiteit ingeven. MARGE: Exact Online berekent de marge die gebaseerd is op de bedragen die ingevuld zijn in de K O S T E N en O M Z E T velden. De marge wordt berekend als percentage van de omzet. 7. Als er ook kosten gemaakt worden (bijvoorbeeld reiskosten), kan Martin die hier koppelen door de R E G E L T O E V O E G E N knop en dan de optie K O S T E NP O ST . Het is ook mogelijk om een inkoop order
te koppelen hier hoofdstuk 11). 8. Als alle deliverables, activiteiten en kostenposten aangemaakt zijn, inclusief de gebudgetteerde uren en bedragen, ziet de WBS er als volgt uit:
94
Als Martin op een regel staat, worden aan de zijkant knoppen zichtbaar waarmee de regel bewerkt of verwijderd kan worden of de volgorde van de regel in de WBS gewijzigd kan worden: . B A SE L I N E V A S T Z E T T E N : Martin kan deze optie gebruiken om de structuur van de WBS vast te zetten. De WBS structuur, data en budgetten kunnen niet langer aangepast worden. Dit helpt om te bepalen wat onder de ‘scope’ van het project valt en wat later toegevoegd is. Als gedurende het project activiteiten toegevoegd zijn, kan Martin met deze optie zien of dit vooraf was afgesproken of niet. BEWAAR ALS TEMPLATE: Martin kan deze knop gebruiken om de huidige WBS structuur te bewaren als WBS template, zodat deze structuur in toekomstige projecten hergebruikt kan worden. Via A D M I N I S T R A T I E N A A M / S T AM G E G E V E NS / P R O J E C T E N / W B S T E M P L AT E S kan een overzicht van de WBS templates opgevraagd worden. 9. Als er uren ingevoerd worden op dit project, kunnen zowel uursoorten als de activiteiten gekoppeld worden.
In de administratie instellingen in de P R O J E C T tab kan aangegeven worden of het tijdens het invoeren van uren of kosten verplicht is om een activiteit te koppelen. Door dit verplicht te maken heeft u meer controle over de projecten en de voortgang, want u loopt hierdoor niet meer het risico dat mensen tijd invoeren en vergeten om dit aan een bepaald gedeelte van het project te koppelen. 10. Martin kan de voortgang van het project bijhouden via P R O J E C T / P R O J E C T E N / O N D E R H O U D door het project te openen, dan op de W B S knop te klikken en vervolgens naar de G E R E AL I SE E R D E T I J D of de G E R E A L I SE E R D E B E D R AG E N tab te gaan.
95
In de G E R E A L I S E E R D E T I J D tab worden kolommen getoond voor de definitieve, ingediende en werkelijke uren: I N G E D I E N D ( U R E N ) : dit zijn de uren die de medewerker heeft ingevoerd en ingediend. Deze uren kunnen verwijderd, aangepast, goedgekeurd of afgekeurd worden (zolang ze nog niet zijn goedgekeurd). D E F I N I T I E F ( U R E N ) : dit zijn de ingediende uren die goedgekeurd zijn. Deze uren kunnen niet langer verwijderd of aangepast worden, ze staan klaar voor de factuurvoorstellen. W E R K E L I J K E ( U R E N ) : dit zijn de ingediende en definitieve uren bij elkaar opgeteld. De V O O R T G A N G ( U R E N ) balk geeft aan of de werkelijke uren nog in lijn zitten met de gebudgetteerde uren. De balk kan groen, geel or rood zijn: Groen: de definitieve uren liggen binnen het gebudgetteerde aantal uren. Geel: de definitieve uren liggen binnen het gebudgetteerde aantal uren maar zijn hoger dan het signaal (het aantal ingegeven bij W AA R SC H U W I NG N A O V E R SC H R I J D E N ). Rood: de definitieve uren zijn hoger dan het gebudgetteerde aantal uren. In de G E R E A L I SE E R D E B E D R A G E N tab worden in de FAC T U U R V O O R ST E L kolom de bedragen getoond van de mijlpalen:
11. Bij een ‘Vaste prijs’ project wordt de ureninvoer voornamelijk gebruikt om te kijken of de uren die aan een project besteed zijn, in lijn liggen met de geplande uren.
96
Als een bepaalde deliverable klaar is, in dit geval de ONTWERP deliverable, kan de gerelateerde factuur gegenereerd worden. Zolang de deliverable niet afgehandeld is, blijft de factuurtermijn geblokkeerd.
Als een deliverable klaar is, kan de optie AFG E H A N D E L D aangevinkt worden, zodat de gerelateerde factuur gegenereerd kan worden.
Als de optie A F G E H A N D E L D aangevinkt wordt, kan Martin de knop FAC T U U R T E R M I J N V R I J G E V E N selecteren, waarna het volgende scherm verschijnt:
Als Martin op O K klikt, kan de factuur gegenereerd worden via P R O J E C T / F AC T U R E N / VOORSTELLEN.
Als de optie F A C T U U R M I J L P A L E N G E B R U I K E N niet aangevinkt is voor het project, kan de factuur gegenereerd worden zonder dat de gekoppelde deliverables afgehandeld zijn.
97
In het huidige economische klimaat worden ‘Nacalculatie’ projecten steeds minder gebruikt. De klant wil namelijk een vaste prijs voor het hele project, zodat hij weet waar hij aan toe is. Meestal wordt een ‘Vaste prijs’ project gebruikt om eerst de scope te bepalen. Als er meerwerk is nadat het project is afgerond, dan kan dit op verschillende manieren
gefactureerd
worden.
Voor
bijvoorbeeld supporturen nadat het project is afgerond, kan een verkoopfactuur ingevoerd worden en het projectnummer kan gekoppeld worden aan de factuur. Als de klant gedurende het project om meerwerk vraagt (bijvoorbeeld iets wat buiten de scope van het project valt), dan kan dit gefactureerd worden op nacalculatiebasis binnen het ‘Vaste prijs’ project in Exact Online Project Management. Hiervoor dient u de optie A A NV U L L E N D E F AC T U R E N T O E S T A A N aan te vinken als het ‘Vaste prijs’ project wordt aangemaakt:
In de WBS van dit project kunt u aangeven of de meerwerk activiteit apart gefactureerd moet worden:
Als de optie A F Z O N D E R L I J K F A C T U R E R E N aangevinkt is, zal het meerwerk afzonderlijk gefactureerd worden. Als er uren op deze activiteit ingevoerd worden, wordt er een factuurvoorstel voor deze uren gegenereerd naast de vaste factuurvoorstellen.
In deze opdrachten gaat u de administratie opzetten voor Project Management en gaat u werken met een WBS in een project.
98
In de basistraining van Exact Online Zakelijke Dienstverlening heeft u Exact Online Uren en Facturen geïmplementeerd in uw IT Consultancy bedrijf. U heeft twaalf IT Professionals voor u werken: consultants, een project manager en een administratief medewerker. Uw bedrijf ondersteunt klanten met alles wat met ERP systemen te maken heeft: van advies bij de keuze in het juiste ERP systeem tot het geven van eindgebruikerstraining. Hoewel u tevreden bent met de functionaliteit van Exact Online Uren en Facturen, wil uw IT Consultancy bedrijf méér doen dan alleen uren invoeren en facturen sturen: u wilt meer inzicht hebben in de projecten. Uw IT Consultancy bedrijf gaat daarom met Exact Online Project Management werken. In dit deel van de training gaat u de geavanceerde oplossing van Exact Online Zakelijke Dienstverlening implementeren en gebruiken om het Project Management proces in uw bedrijf te ondersteunen. In Opdracht 1. heeft u een nieuwe administratie in Exact Online aangemaakt. Om met Project Management te werken dient u eerst nog wat stamgegevens aan te maken.
Maak de volgende medewerkers aan: De medewerkers hoeven niet zelf hun uren in te voeren, dus er hoeven geen gebruikers gekoppeld te worden. De begindatum voor alle medewerker is een jaar geleden (de eerste dag van de maand). Maak de afdelingen en functie titels aan terwijl u de medewerkers aanmaakt. Zet het interne tarief op € 45,
James Junior: een JUNIOR CONSULTANT op de CONSULTANCY afdeling, werkt fulltime (5 dagen van 8 uur)
Sarah Senior: een SENIOR CONSULTANT op de CONSULTANCY afdeling, werkt parttime (4 dagen van 8 uur per week, woensdag vrij)
Maak de volgende klanten aan (vul de adresgegevens etc. in zoals u wilt):
AARA Accountant
Great Gadgets
Vintage Groothandel
Maak de volgende leveranciers aan (vul de adresgegevens etc. in zoals u wilt):
Media Groothandel
ABC Consultants
Pas het volgende aan in de administratie instellingen:
Ingevoerde uren en kosten hoeven niet goedgekeurd te worden.
Het is verplicht een project te koppelen bij het invoeren van uren en kosten.
Het is verplicht om een activiteit of kostensoort te koppelen bij het invoeren van uren en kosten.
99
Memoriaal dagboek 90 wordt gebruikt voor saldoveranderingen (Vooruitbetaald).
U kunt grootboekrekening ‘2200 – vooruitbetaalde facturen’ koppelen als de R E K E N I N G V O O R U I T B E T A A L D . U dient deze rekening aan te maken, zorgt u
ervoor dat het een balans rekening is.
Koppel het artikel ‘VOORUITBETAALD’ als het A R T I K E L V O O R V O O R U I T B E T A A L D E F A C T U R A T I E . U dient dit artikel aan te maken, u kunt hier
artikelgroep 10 aan koppelen. Zorg ervoor dat de eigenschap V E R K O O P aangevinkt is en dat de A C T I E F V A N A F datum een maand geleden is.
In de financiële instellingen moet rekening 2400 gekoppeld worden aan te ontvangen facturen/goederen. (Indien u bij het bewaren van deze instellingen nog een melding krijgt, kunt u andere rekeningen ook invullen, deze worden voor de training niet gebruikt, maar er wordt wel op gecontroleerd bij het opslaan.)
Klant AARA Accountant is Exact Online Accountancy aan het implementeren. Uw IT Consultancy bedrijf zal hen ondersteunen bij de implementatie. U heeft een vaste prijs afgesproken van € 5.500, - (excl. 21% BTW) voor het hele project. Het project bestaat uit 12 uur Junior Consultancy, 8 uur Project Management en 16 uur Senior Consultancy. Het project bestaat uit de deliverables VOORBEREIDING, IMPLEMENTATIE en TRAINING: De VOORBEREIDING deliverable bestaat uit de activiteit PROJECTPLAN (4 uur). De eerste factuur mag pas verstuurd worden als deze fase af is. De deliverable IMPLEMENTATIE bestaat uit de activiteiten ADMINISTRATIE OPZETTEN (4 uur) en CONVERSIE (8 uur). De deliverable TRAINING bestaat uit de activiteiten TRAINING (16 uur) en PROJECT MANAGEMENT (4 uur). De klant zal drie facturen ontvangen; één na iedere deliverable van het project (€ 1.500, -, € 1.500, - en € 2.500, -). Voor support op afstand worden facturen gestuurd.
Maak dit ‘Vaste prijs’ project aan (begindatum eerste dag van de vorige maand) met de WBS.
?
Hoe kunt u ervoor zorgen dat de facturen pas gegenereerd kunnen worden als de deliverables bereikt zijn? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Voer de volgende uren in en maak ze definitief (dien ze in): Vanaf nu kunt u de uren steeds meteen definitief maken, tenzij anders vermeld. Activiteit
Medewerker
Uur
Dag
Hoeveelheid
PROJECTPLAN
Sarah
PROJMAN
Maandag (vorige week)
4
100
De deliverable VOORBEREIDING is klaar, genereer de eerste factuur.
Voer de volgende uren in voor vorige week: Activiteit
Medewerker
Uur
Dag
Hoeveelheid
ADMINISTRATIE OPZETTEN
James
JUNCON
DI
4
CONVERSIE
James
JUNCON
WOE
6
TRAINING
Sarah
SENCON
DI
8
TRAINING
Sarah
SENCON
THU
8
PROJMAN
Sarah
PROJMAN
FRI
4
Genereer de tweede factuur en druk deze definitief af.
?
De facturen voor dit project worden niet gegenereerd op basis van de ingevoerde uren. Wat is dan het nut van het invoeren van de uren? ……………………………………………………………………………………………………………………………………. Er is 2 uur extra besteed aan SUPPORT OP AFSTAND (door James op vorige week dinsdag).
?
Welke optie(s) heeft u om ervoor te zorgen dat deze uren apart gefactureerd kunnen worden? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Voer deze 2 uur in (en keur ze goed).
Genereer de factuur voor de 2 uur support op afstand.
Controleer het WBS overzicht via het project onderhoudsscherm, ga naar de G E R E A L I SE E R D E T I J D tab en klik op de V O O R T G A NG balk.
?
Wat betekenen de kleuren? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Bewaar de WBS als een template.
101
In het vorige hoofdstuk hebben we een project verkocht. Iedereen is echter druk en de klant is veeleisend. We willen dus voordat we een project verkopen, weten of en wanneer het werk gedaan kan worden. Kunnen we deze opdracht voor volgende week aannemen? Wie is hiervoor beschikbaar? Exact Online Project Management biedt een tool om hiermee om te gaan; het planbord kan gebruikt worden om het werk bij de medewerkers in te plannen. In dit hoofdstuk richten we ons op het proces van capaciteitsplanning waarbij werk wordt toebedeeld aan het beschikbare personeel. Het planbord biedt een centraal en visueel overzicht van de capaciteit en beschikbaarheid, op basis van de roosters van de medewerkers en het toegewezen werk. Medewerkers kunnen gemakkelijk ingepland worden met behulp van de ‘drag & drop’ optie. Op deze manier kunnen bedrijven prognoses maken voor de te verwachten capaciteit, zonder dat er meerdere spreadsheets gebruikt moeten worden. Als het project (inclusief de WBS) is aangemaakt, is de volgende stap in het proces het plannen van de medewerkers:
Voorbeeld: Om meer inzicht te hebben in de beschikbaarheid van de medewerkers en om te zien of er genoeg projecten gepland zijn, gaan de medewerkers van Capiche de capaciteitsplanning gebruiken. Voor klant BoHo moet een brochure gemaakt worden. Dit project zal gefactureerd worden op basis van het aantal uren en de kosten die eraan besteed worden. Het project bestaat uit de volgende WBS:
102
INHOUD BRIEFING (4 uur) INTERVIEW (24 uur) ONTWIKKELING
SCHRIJVEN (40 uur) LAYOUT (20 uur) HERZIENING (12 uur) AFDRUKKEN (1.000 brochures * € 0,40)
Martin moet nu zorgen dat de medewerkers gepland worden voor dit project. Martin kan de medewerkers voor dit project als volgt plannen in Exact Online: 1. Martin heeft het project inclusief de WBS aangemaakt in Exact Online:
2. Martin kan op de projectkaart de P L ANB O R D knop gebruiken om naar het P L ANB O R D scherm te gaan. Hier kan hij de medewerkers inplannen:
In het planbord wordt de beschikbaarheid van de medewerkers weergegeven op basis van hun rooster. In dit voorbeeld heeft Lisa van de Bron een wekelijks rooster van vier dagen; ze werkt niet op woensdag. In het planbord is deze dag grijs. Amanda Jansen heeft een variabel rooster; ze werkt de ene week 4 dagen en de andere week 5 dagen. Op het planbord is dit bij Amanda te zien doordat
103
maandag de ene week wit is en de andere week grijs. Een uitgebreide uitleg van het rooster kunt in hoofdstuk 3.2 vinden. Verlof & verzuim uren worden ook getoond in het planbord (dit wordt behandeld in hoofdstuk 13). Martin kan de weergave van het planbord wijzigen door te filteren op één of meer van de volgende criteria: D A T U M , F U N C T I E N A A M , M E D E W E R K E R , FU N C T I E G R O E P of M A NA G E R (via de knop A A N P A S SE N kunnen de filters toegevoegd worden).
Vanaf de rechterkant in het budget gedeelte, kunnen de activiteiten gepland worden. De activiteiten kunnen gepland worden, door ze op te pakken en te slepen naar de gewenste datum en medewerker op het planbord. In dit voorbeeld zal Martin Hoeks zelf de briefing doen op dinsdag 4 november. Als Martin deze activiteit naar het planbord sleept, wordt het O ND E R H O U D | P L A N NI NG scherm getoond:
3. In het planningsscherm kunnen de details van de planning ingevuld worden: ST A T U S: De status van de planning kan G E R E SE R V E E R D of G E P L AN D zijn. Bij een toekomstig project wordt de tijd gereserveerd en als de planning meer definitief is, kan de status op G E P L A N D gezet worden. De status is standaard G E P L AN D . Geplande uren worden in het groen getoond en gereserveerde uren in het blauw.
U U R SO O R T :
De uursoort die voor deze activiteit gebruikt wordt. Dit kan in overzichten gebruikt worden om op te filteren. OVERBOEKEN: Als deze optie aangevinkt is, is het mogelijk om meer uren te plannen dan er volgens het rooster beschikbaar zijn. UREN: Standaard wordt het aantal gebudgetteerde uren hier ingevuld, maar dit kan aangepast worden. Martin kan ook los een planningsregel aanmaken door de N I E U W knop te selecteren.
104
4. Martin plant de uren voor dit project voor Amanda, Lisa en Martin:
Aan de rechterkant in het B U D G E T gedeelte kan Martin de resterende uren voor het gekoppelde project zien. In het planbord kunnen verschillende kleuren getoond worden:
Groen: planningsregels die gekoppeld zijn aan het geselecteerde project. Blauw: reserveringsregels die gekoppeld zijn aan het geselecteerde project. Grijs: plannings- en reserveringsregels die NIET gekoppeld zijn aan het geselecteerde project. Roze: verzuimregels die gekoppeld zijn aan het geselecteerde project. Geel: verlofregels die gekoppeld zijn aan het geselecteerde project.
De kleuren kunnen handig zijn bij het plannen van een project. Als er bijvoorbeeld meerdere projecten zijn en ieder project duurt meerdere dagen, dan kan het handig zijn als alle niet-project gerelateerde activiteiten grijs zijn. Martin heeft dan een duidelijk beeld van wat er gepland is voor een bepaald project.
De volgende opties zijn mogelijk in het planbord: Opnieuw plannen: een activiteit kan opnieuw gepland worden vanaf het planbord door deze te selecteren en naar een andere dag en/of medewerker te slepen. Aanpassen/verwijderen: een planningsregel kan aangepast of verwijderd worden, door deze te openen (dubbelklikken) en de wijziging vervolgens in O N D E R H O U D | P L A N NI NG scherm door te voeren of de regel met de V E R W I J D E R knop te verwijderen. Een andere optie is om met de rechtermuisknop op een bestaande planningsregel te klikken:
Via deze weg is het ook mogelijk om planningsregels naar de plannings- of reserveringsstatus om te zetten. 5. Overzicht planning Martin kan een overzicht van de planning opvragen via P R O J E C T / P L A N NI NG / O N D E R H O U D , dit geeft een overzicht van de aangemaakte planning en reservering in de administratie. Via dit overzicht kan Martin planningsregels aanpassen; hij kan ook meerdere planningsregels tegelijk aanpassen door deze in een lijst te selecteren en dan de gewenste optie te kiezen.
105
Als er bijvoorbeeld een project geannuleerd is, dan kunnen alle geplande regels geselecteerd worden en kan de status van alle regels in één keer teruggezet worden naar G E R E SE R V E E R D , of kunnen de regels allemaal in één keer verwijderd worden. Het overzicht kan ook naar Excel geëxporteerd worden.
Uw IT Consultancy bedrijf wil meer inzicht hebben in de beschikbaarheid van de medewerkers, dus vanaf deze week gaat uw bedrijf de capaciteitsplanning gebruiken. De klant Vintage Groothandel is Exact Online Handel Geavanceerd aan het implementeren. Uw IT Consultancy bedrijf zal hen ondersteunen gedurende de implementatie. Het project begint de eerste dag van deze week en bestaat uit drie fases (PROJECTPLAN – 8 uur, IMPLEMENTATIE – 16 uur, TRAINING – 24 uur).
Maak het ‘Nacalculatie’ project en de WBS aan (maak de fases van het project als activiteiten aan). Sarah zal het projectplan aanmaken en dit naar de klant sturen. Als dit goedgekeurd is zal James Junior de implementatie doen en de gebruikers trainen.
Ga naar het planbord (vanuit de projectkaart) en plan de volgende medewerkers voor dit project voor deze week: Medewerker
Dag
Activiteit
Uursoort
Uren
Sarah
MON
PROJECTPLAN
SENCON
8
James
WED
IMPLEMENTATIE
JUNCON
8
James
THU
IMPLEMENTATIE
JUNCON
8
James
FRI
TRAINING
JUNCON
8
Plan de volgende medewerkers voor het project voor volgende week: Medewerker
Dag
Activiteit
Uursoort
Uren
James
MON
TRAINING
JUNCON
8
?
Controleer het planbord. Kunt u zien of er tijd is die nog niet gepland is? ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
106
James wil vrijdag vrij hebben, dus Sarah zal waarschijnlijk de uren van deze dag overnemen van James. Aangezien u dit eerst met haar wilt afstemmen, zal de planningsregel voor vrijdag eerst gereserveerd moeten worden en niet direct gepland worden. Ook de training dag voor maandag (volgende week) moet verschoven worden naar donderdag (volgende week), zodat de klant nog wat tijd tussen de twee training dagen heeft om te oefenen.
Verwerk dit in de planning.
?
Controleer het planbord nog een keer. Hoe kunt u zien wat G E P L A ND en wat G E R E SE R V E E R D is?
……………………………………………………………………………………………………………………………………. Sarah vindt het prima om de training op vrijdag te geven.
Pas de status van de planning op vrijdag aan naar G E P L AN D .
In de eerste week zijn alle uren besteed zoals gepland. Voor de implementatiedagen heeft James 34 km per dag gereisd en voor de training op vrijdag heeft Sarah 24 km gereisd.
Voer de uren in en maak ze definitief.
Controleer het planbord nog een keer. Is er verschil tussen de gerealiseerde uren voor deze week en de geplande uren voor volgende week?
Klant Vintage Groothandel Wholesale is tevreden over de implementatie en training; ze willen James ook inhuren om support te verlenen als ze met Exact Online gaan beginnen.
Maak een nieuw ‘Nacalculatie’ project aan, gebruik de omschrijving ‘support’.
Budgetteer 24 uren voor dit project, u hoeft hier geen WBS voor aan te maken.
Ga naar het planbord vanaf de projectkaart.
?
Kunt u de uren die voor andere projecten gepland zijn zien? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Plan één dag support voor volgende week vrijdag voor James, gebruik hiervoor de uursoort ‘Junior Consultancy’.
107
Zakelijke dienstverleningsbedrijven gebruiken vaak leveranciers of derde partijen om project-gerelateerd werk te leveren. Exact Online Project Management biedt een complete inkoopadministratie; van inkooporder tot inkoopfactuur. Dit is volledig geïntegreerd met de project- en financiële administratie.
Veel Zakelijke Dienstverleningsbedrijven besteden werk uit en gebruiken freelancers. De inkooporder kan gebruikt worden om de opdracht door te geven aan een derde partij; deze inkooporder bevat de benodigde informatie, zoals prijs en het werk wat gedaan moet worden. Als de leverancier vervolgens een inkoopfactuur stuurt, dan kan deze afgestemd worden met de inkooporder.
Exact Online Project Management biedt de volgende functionaliteiten: Iedere inkoopfactuurregel kan toegekend worden aan een project. Doorbelasten aan de klant met of zonder opslag. Inzicht in de kosten en marges per project.
108
Voorbeeld: De brochure die gemaakt wordt voor BoHo Meubels moet ook gedrukt worden. Dit gaat Capiche niet zelf doen, maar zal gedaan worden door Drukkerij Smit. De planning is dat het werk wat Capiche uitvoert (interviewen, lay-outen, herziening) op 18 november klaar zal zijn. De brochure zal dan naar Drukkerij Smit gestuurd worden, zodat hij gedrukt kan worden. De brochures zullen dan op 21 november klaar zijn.
Om het inkoopproces te kunnen gebruiken binnen Project Management moeten de volgende stamgegevens en instellingen aangemaakt worden: Leverancier Kostensoort Koppelen van een grootboekrekening ‘Te ontvangen facturen/goederen’ in de instellingen
De leverancier waar de inkooporder naartoe gestuurd zal worden, moet aangemaakt worden. In dit voorbeeld wordt Drukkerij Smit aangemaakt.
De kostensoort wordt gebruikt om het product of de dienst dat uitbesteed wordt, te registreren. Zo kan een reclamebedrijf het afdrukken of media-gerelateerde diensten uitbesteden. Al deze diensten kunnen dan aangemaakt worden als kostensoort om de inkopen en gerelateerde kosten te kunnen traceren. De financiële boekingen worden aangemaakt op basis van de grootboekrekeningen die gekoppeld zijn aan de kostensoorten. Een kostensoort kan aangemaakt worden in Exact Online via AD M I N I ST R AT I E N A AM / ST A M G E G E V E N S / P R O J E C T E N / K O S T E NSO O R T E N . In dit voorbeeld wordt een kostensoort
AFDRUKKEN aangemaakt.
109
De volgende velden zijn belangrijk: A R T I K E L G R O E P : De artikelgroep wordt gebruikt voor rapportagedoeleinden, maar is ook de koppeling met de inkoop en financiële administratie. De grootboekrekeningen van de artikelgroep worden gebruikt als een verkoopfactuur afgedrukt wordt of als een inkoopfactuur ingevoerd wordt. Voor een inkoopfactuur wordt de volgende journaalpost gemaakt: Kosten Aan crediteuren
* *
In de artikelgroep zijn de volgende grootboekrekeningen gekoppeld:
De grootboekrekening voor de kosten in de journaalpost, die hier gebruikt wordt, is de rekening die gekoppeld is bij V O O R A A D / K O S T E N in de artikelgroep. Houdt u er rekening mee dat u hier een kostenrekening koppelt, de grootboekrekening mag NIET het type V O O R R A A D hebben. De kosten moeten direct op de kostenrekening van het project geboekt worden. De grootboekrekening voor P R I J S V E R SC H I L L E N wordt niet gebruikt door Project Management, maar moet wel gekoppeld worden in de artikelgroep. Exact Online controleert of deze rekening is ingevuld als de inkoopfactuur bewaard wordt.
K O S T P R I J S : Het K O S T P R I J S veld wordt niet gebruikt bij project gerelateerde inkopen, aangezien
er geen journaalpost voor de ontvangst gemaakt wordt.
V E R K O O P P R I J S: Dit veld kan leeggelaten worden, tenzij de verkoopprijs van te voren bekend is.
De verkoopprijs wordt bepaald door de inkoopprijs uit de bestelling gecombineerd met het opslagpercentage.
110
SE C T I E F I N A N C I E E L : Per kostensoort kunt u grootboekrekeningen definiëren voor de omzet en de kosten. Indien u deze leeg laat, worden de grootboekrekening uit de artikelgroep gebruikt. Indien u andere grootboekrekeningen voor omzet en kosten wilt gebruiken, dan in de artikelgroep vermeld, kunt u ze hier ingeven. SE C T I E E I G E N SC H A P P E N : In deze sectie moet de optie I N K O O P aangevinkt worden. Als u de kostensoort ook naar de klant wilt doorbelasten, moet u ook de optie V E R K O O P aanvinken. S E C T I E I N K O O P : Hier kunt u de L E V E R A NC I E R koppelen en de I N K O O P P R I J S ingeven. Als de kostensoort bewaard wordt, dan wordt er ook aan artikel aangemaakt voor de kostensoort.
In de tab F I N A N C I E E L van de administratie instellingen moet een grootboekrekening T E O N T V A NG E N F A C T U R E N / G O E D E R E N gekoppeld worden. Deze rekening wordt niet gebruikt in de journaalpost, maar er
wordt wel op gecontroleerd als de inkoopfactuur aangemaakt wordt.
Als de stamgegevens opgezet zijn in Exact Online, kunnen we gaan kijken naar het project-gerelateerde inkoopproces. Als de lay-out en herziening van de brochure klaar zijn, kan het materiaal naar Drukkerij Smit gestuurd worden. Dit kan als volgt in Exact Online Project Management geregistreerd worden: 1. In het project is AFDRUKKEN een onderdeel van de WBS, en wel als kostensoort:
Als de kostenpost AFDRUKKEN geopend wordt, kan de link NI E U W E T O E V O E G E N geselecteerd worden om een inkooporder aan te maken. 2. In de inkooporder kan het artikel AFDRUKKEN in de regels geselecteerd worden. Het project en de kostenpost worden automatisch ingevuld als de inkooporder vanuit de WBS wordt aangemaakt.
111
De optie D O O R B E L A ST E N kan gebruikt worden om aan te geven of de factuur moet worden doorbelast aan de klant. Dit is alleen van toepassing op ‘Nacalculatie’ projecten. Het is mogelijk om hiervoor een O P SL A G % te gebruiken, dat kan worden ingegeven in de kostenpost, projectkaart of de klantenkaart. Exact Online zal dit in de volgende hiërarchie gebruiken: O P SL A G % in de kostensoort O P SL A G % in de projectkaart O P SL A G % in de klantenkaart Als op al deze plekken geen O P SL A G % ingegeven is, dan zal de inkoop doorbelast worden aan de klant voor hetzelfde bedrag als de inkooporder. De inkooporder kan afgedrukt worden en naar de leverancier gestuurd worden. Instructies voor de leverancier kunnen worden toegevoegd in de notities van de inkooporder, die op de lay-out afgedrukt kunnen worden. 3. Als de brochures ontvangen worden, kan er een ontvangst ingevoerd worden, maar wordt er geen journaalpost aangemaakt. 4. Als de inkoopfactuur ontvangen is, kan de inkooporder vanuit de WBS worden geopend. Vervolgens kan de knop F A C T U U R A A N M A K E N geselecteerd worden en kan de inkoopfactuur in het volgende scherm aangemaakt worden. Hierbij wordt de volgende journaalpost aangemaakt: Project gerelateerde inkopen
*
Te vorderen BTW
*
Aan crediteuren
*
112
In de inkoopfactuur kan een kolom worden toegevoegd met het O P SL AG % . Als de link in de V E R K O O P F A C T U U R kolom geselecteerd wordt, dan worden de details van het factuurvoorstel
getoond en kunnen ze gewijzigd worden (bijvoorbeeld het percentage of het bedrag). Dit kan zolang de verkoopfactuur de status V O O R S T E L heeft. 5. Als de optie D O O R B E L A ST E N aangevinkt was in de inkooporder, dan kan de verkoop factuur gegenereerd worden via P R O J E C T / F AC T U R E N / V O O R S T E L L E N .
Het O P SL A G % (40%) is in de verkoopprijs inbegrepen. 6. Het R A P P O R T | I N G E V O E R D E T I J D E N K O ST E N kan gebruikt worden om de kosten en omzet op dit project te bekijken:
7. Via de projectkaart kan de W I N S T & V E R L I E S link geselecteerd worden om de W I N S T - E N V E R L I E S R E K E N I N G voor dit project te bekijken:
113
Let op: De journaalposten die aangemaakt worden voor inkopen vanuit Exact Online Project Management zijn anders dan de journaalposten die voor de inkopen vanuit Exact Online Groothandel aangemaakt worden. Project gerelateerde inkopen worden direct op de kostenrekening geboekt en er wordt hierbij geen rekening ‘Nog te ontvangen facturen’ gebruikt. In de tabel hieronder worden de journaalposten nog even op een rijtje gezet:
Als James de training gaat geven bij Vintage Groothandel, dan zullen de medewerkers een memory stick ontvangen met het trainingsmateriaal en een aantal video’s erop. Op deze manier kunnen ze achteraf het materiaal nog eens doornemen.
Open het project van opdracht 20, ga naar de WBS en voeg een kostenpost MEMORY STICKS toe, deze hebben een opslag van 30%.
Maak grootboekrekening 7060 aan (‘kosten project inkopen’, type ‘W&V’).
Maak grootboekrekening 8060 aan (‘Omzet project inkopen’, type ‘W&V’).
Maak een artikelgroep aan: ’50 – Project gerelateerde inkopen’, koppel de volgende grootboekrekeningen:
‘8060 Omzet project inkopen’ aan O M Z E T
‘7020’ aan K O S T P R I J S V E R K O P E N
114
‘7060 Kosten project inkopen’ aan V O O R R A AD / K O S T E N
‘9050’ aan P R I J S V E R SC H I L L E N
Maak een kostensoort aan: ‘P0001 – Memory stick’, koppel artikelgroep ‘50 – Project gerelateerde inkopen’ en vink de opties I NK O O P en V E R K O O P aan. Koppel leverancier Media Groothandel als de hoofdleverancier, vul een inkoopprijs in van € 10, - (excl. 21% BTW).
Open de WBS van het project van Opdracht 20. , open de kostenpost MEMORY STICKS en maak een inkooporder aan voor 20 memory sticks. Zorg ervoor dat de kosten doorbelast worden.
Ontvang de memory sticks en maak de inkoopfactuur aan (via de bestelling).
Ga naar de projectkaart en selecteer de optie T R A N S AC T I E S .
?
Welke journaalposten zijn er aangemaakt voor de ontvangst en voor de inkoopfactuur? ……………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Controleer de factuurvoorstel. Genereer de verkoopfactuur nog niet!
?
Welke prijzen en bedragen worden gebruikt in het factuurvoorstel? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Ga naar I N K O O P / I N K O O P F A C T U R E N / W I J Z I G E N en open de boeking van de inkoopfactuur.
Selecteer de V O O R ST E L link in de regel en pas de prijs aan naar € 13,50. Bewaar het voorstel en sluit het inkoopfactuur scherm.
?
Controleer het factuurvoorstel nog een keer. Welke prijzen en bedragen worden nu gebruikt? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Genereer de factuur en druk deze definitief af.
?
Kunt u het factuurvoorstel van de inkoopfactuur nu nog aanpassen? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Klant Van Wijk & Zn. Wil Exact Synergy implementeren. Aangezien het nogal een drukke tijd is voor uw IT Consultancy bedrijf, wordt er besloten om dit werk uit te besteden en een aantal externe consultants van ABC Consultants in te huren. Deze consultants berekenen € 100, - aan u en u berekent vervolgens € 120, - door naar de klant.
115
Maak de kostensoort ‘P0002 – CONSULTANCY’ aan, koppel artikelgroep 50 en vink de opties I N K O O P en V E R K O O P aan. Koppel ABC Consultants als hoofdleverancier en vul een inkoopprijs van € 100, - in (excl. 21% BTW).
Maak een ‘Nacalculatie’ project aan. Maak een WBS aan gebaseerd op de template die u in Opdracht 19. heeft gemaakt.
Koppel een kostenpost genaamd ‘CONSULTANCY’ aan de WBS met een O P SL AG % van 20%. Maak een inkooporder aan voor 40 uur CONSULTANCY. De uren moeten doorbelast worden voor € 120, -.
De uren worden allemaal gebruikt en de leverancier stuurt u een factuur.
Maak de inkoopfactuur aan.
Genereer het factuurvoorstel en druk de verkoopfactuur definitief af.
?
Welke verkoopprijs wordt er gebruikt? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
116
Tegenwoordig willen klanten steeds meer; ze verwachten ook bij het kopen van zakelijke diensten steeds meer gemak. Klanten die IT - of management consultancy diensten inkopen worden geconfronteerd met een strikt inkoopproces. Een HR directeur of IT verantwoordelijke van een groot bedrijf kan niet zomaar een order plaatsen zonder een inkooporder referentie. Dit kan enige tijd duren. Om het inkoopproces toch makkelijker te maken, bieden veel zakelijke dienstverleningsbedrijven een alternatieve manier om diensten in te kopen door gebruik te maken van vooruitbetaalde bundels of aanbetalingen. Dit scheelt de klanten tijd bij het inkopen van diensten, omdat ze niet iedere keer een inkooporder aan hoeven te maken als ze diensten willen kopen. Dit is uitermate geschikt voor zakelijke dienstverleningsbedrijven die terugkerende diensten leveren, zoals help/service-desk, technisch support, post-project diensten, website onderhoud, HR - of salarisdiensten, juridische diensten of specialistische kennis. Vooruitbetaalde projecten zijn projecten waarbij een klant één of meerdere aanbetalingen doet voor toekomstige diensten. Een kenmerk is dat het geld dat betaald is niet als omzet geboekt wordt. Het wordt geboekt als aansprakelijkheid op de balans, want het werk is nog niet geleverd. Pas wanneer de diensten geleverd worden, wordt de omzet gerealiseerd. Meestal worden vooruitbetaalde projecten met spreadsheets gemanaged en is het een gedoe om de omzetten en vooruitbetaalde bedragen in de gaten te houden. Om dit soort projecten beter te kunnen managen, biedt Exact Online een nieuw type project: ‘Vooruitbetaald’. Exact Online Project Management biedt twee types vooruitbetaalde projecten: Voorschot: In dit scenario doet een klant één of meerdere vooruitbetalingen voor toekomstige diensten, bijvoorbeeld € 10.000, -. Als er tijd en kosten ingevoerd worden, wordt dit van het vooruitbetaalde bedrag afgetrokken en wordt op dat moment de omzet gerealiseerd. Het saldo (‘Saldo burndown)’ wordt op de projectkaart in bedragen getoond. Uursoort bundel: In dit scenario zegt de klant toe om ‘blokken tijd’ af te nemen, bijvoorbeeld 10, 20 of 100 uur (uursoorten) en betaalt dit vooruit. Dit is te vergelijken met hoe prepaid mobiele telefoons werken. In de ‘bundel’ is aangegeven om welke uursoorten het gaat en het budget per uursoort. Zogenaamde ‘buiten de bundel’ uren worden op ’Nacalculatie’ basis gefactureerd. De gebruikte uren worden van de bundel afgetrokken en het saldo wordt bijgehouden in uren per uursoort. Op de projectkaart wordt dan het saldo per uursoort getoond.
117
Het werken met vooruitbetaalde projecten in Exact Online Project Management biedt de volgende voordelen: Het voorziet klanten van zakelijke dienstverleningsbedrijven van gemak om in te kopen, meestal met korting. Diensten zijn vooruitbetaald, dit heeft een positieve invloed op de cash flow en het aantal dagen dat posten openstaan. Het heeft een positief effect op voorspelde capaciteit en gebruik. Hij heeft een vergrote omzet door het omzetten van ‘losse eindjes’ na een project in factureerbaar werk.
Om een ‘Vooruitbetaald’ project te kunnen gebruiken, moeten een aantal instellingen gevuld worden in P R O J E C T tab van de A D M I N I S T R A T I E instellingen:
S A L D O V E R A N D E R I N G E N ( V O O R U I T B E T A AL D ) : Dit memorial dagboek wordt gebruikt om vooruitbetaalde saldotransacties te boeken. Als de omzet gerealiseerd wordt, worden de vooruitbetaalde bedragen hiervandaan op de omzetrekening geboekt. Dit gebeurt zodra u klikt op de knop G E NE R E R E N op het tabblad S A L D O V E R A N D E R I N G E N V O O R S T E L in het menu FAC T U U R & SALDOVERANDERINGENVO ORSTEL.
A R T I K E L V O O R V O O R U I T B E T A A L D E FAC T U R AT I E Dit artikel wordt gebruikt in de factuur van vooruitbetaalde project termijnen. REKENING VOORUITBETAAL D: Aangezien de vooruitbetaalde bedragen nog niet als omzet geboekt worden, maar als ‘vooruitbetaalde bedragen’, moet hier een grootboekrekening voor gekoppeld worden van het type B A L A N S . Deze grootboekrekening wordt gebruikt om de vooruitbetaalde bedragen op te boeken.
Er hoeven geen specifieke stamgegevens voor het type ‘Vooruitbetaald’ project aangemaakt te worden, het is echter wel aan te raden om aparte uursoorten aan te maken en om een aparte lay-out te gebruiken.
Als u de omzet voor vooruitbetaalde diensten op een aparte grootboekrekening wilt boeken, is het aan te raden om hier aparte uursoorten voor aan te maken. Per uursoort kunt u de grootboekrekening voor omzet koppelen. Als u geen grootboekrekening koppelt in de uursoort, dan wordt de grootboekrekening gebruikt die gekoppeld is aan de artikelgroep.
118
Het kan handig zijn om een aparte factuurlay-out te gebruiken voor vooruitbetaalde projecten. Deze kan gekoppeld worden aan het project.
Voorbeeld: De website voor ‘Plastic Producten B.V.’ is nu in gebruik. Ze zijn erg tevreden, maar toch zullen er in de loop van de tijd wat wijzigingen aangebracht moeten worden aan de website. Plastic Producten B.V. heeft een vooruitbetaalde bundel van 50 uur WEBONDERHOUD afgenomen voor € 75, - per uur. Martin kan dit project voor het onderhoud van de website als volgt in Exact Online vastleggen: 1. Martin begint met het aanmaken van het project.
De volgende velden zijn belangrijk: TYPE: Als het type V O O R U I T B E T A A L D geselecteerd wordt hier, verschijnt er een extra veld: VOORUITBETAALTYPE . VOORUITBETAALTYPE : In dit veld kan aangegeven worden wat voor ‘Vooruitbetaald’ project het betreft:
119
V O O R SC H O T : dit geeft u de mogelijkheid om een verscheidenheid aan uur- en kostensoorten te registreren, het gaat om een vooruitbetaald bedrag. U U R SO O R T B U N D E L : dit dienst geeft u de mogelijkheid om uitsluitend uursoorten (een vooruitbetaald aantal uren) te gebruiken die vooraf zijn begroot. In dit voorbeeld worden uursoorten gebruikt, dus Martin selecteert hier U U R SO O R T BUNDEL.
PRIJSAFSPRAAK:
Hier kan Martin het afgesproken bedrag invullen. GEBUDGETTEERD (UREN): Hier kan Martin het totale aantal gebudgetteerde uren invullen. 2. Er moet een project termijn aangemaakt worden voor € 3750, - (50 * € 75, -). Deze zal gebruikt worden om de factuur te genereren.
3. In de B E G R O T E U R E N P E R U U R SO O R T sectie kunnen de uursoorten ingegeven worden, die gebruikt kunnen worden in het voorschot. Als er geen uursoort ingegeven wordt hier, dan worden alle urenboekingen gefactureerd op ‘Nacalculatie’ basis.
4. Als medewerkers op dit project alleen bepaalde uursoorten of kostensoorten mogen boeken, dan kunnen deze in de U U R SO O R T E N en K O S T E N SO O R T E N secties ingegeven worden. 5. Als het project bewaard is, dan kunnen met de V E R K O O P P R I J Z E N link speciale tarieven voor dit project ingegeven worden.
Aangezien bij dit project een verkoopprijs van € 75, - is afgesproken, maakt Martin hier een projectspecifieke prijs aan van € 75, -. 6. Nu kan de factuur gegenereerd worden en naar de klant gestuurd. Als de factuur definitief is afgedrukt en verwerkt wordt de volgende journaalpost aangemaakt:
120
1300 Debiteuren
*
Aan 2650 Vooruitbetaalde facturen
*
Aan 1500 te betalen BTW
*
Martin kan de journaalpost bekijken via de T R A NS AC T I E S link op de projectkaart. 7. Zodra er uren gewerkt worden aan het onderhoud van de website kunnen deze geregistreerd worden. In dit voorbeeld heeft Hans 6 uur gewerkt aan de website (WEBONTWERP). 8. In het V O O R U I T B E T A A L D E S A L D O overzicht wordt de V O O R G E S T E L D E V E R M I N D E R I NG (van het vooruitbetaalde saldo) op basis van de ingevoerde uren getoond en het saldo:
Het V O O R G E ST E L D E V E R M I N D E R I NG bedrag is een voorgesteld bedrag; er zijn nog geen daadwerkelijke bedragen afgeboekt. 9. De daadwerkelijke bedragen of journaalposten kunnen gegenereerd worden via het menu P R O J E C T / F A C T U U R / V O O R S T E L L E N in de S AL D O V E R AN D E R I N G E NV O O R ST E L L E N tab:
Exact Online Project Management biedt de flexibiliteit om af te wijken van de voorgestelde saldoveranderingen. Als de B E D R A G link geselecteerd wordt, kan het bedrag en/of de prijs aangepast worden. De factuurregels kunnen geselecteerd worden en de G E NE R E E R knop kan geselecteerd worden.
Nu het voorgestelde bedrag daadwerkelijk afgetrokken is en de journaalpost is aangemaakt, wordt de vooruitbetaalde rekening afgeboekt en wordt het bedrag overgeboekt naar de omzetrekening:
Aan 2650 Vooruitbetaalde facturen Aan 8050 Omzet advies uren
* *
10. Op het V O O R U I T B E T A A L D E S A L D O overzicht wordt het bedrag van de urenboekingen nu getoond in de V E R M I N D E R D kolom:
121
11. Het is ook mogelijk dat er uren buiten de bundel gebruikt worden. In dit voorbeeld zijn er 4 uur WEB ONTWERP uitgevoerd door Amanda. Dit is geregistreerd en voor deze uren is een apart ‘Nacalculatie’ factuurvoorstel aangemaakt:
De factuur kan gegenereerd worden, afgedrukt en naar de klant gestuurd. De uren zijn niet van het vooruitbetaalde saldo afgeboekt, maar worden direct op de omzet rekening geboekt. Alleen uren die onderdeel van de bundel zijn worden van de vooruitbetaalde rekening afgeboekt. Als uren geregistreerd worden op een ‘Vooruitbetaald’ project met uursoort bundel zijn er twee opties mogelijk bij het goedkeuren: - een saldoveranderingsvoorstel wordt aangemaakt voor de uren binnen de bundel. - een factuurvoorstel wordt aangemaakt voor uren buiten de bundel.
HIER In het voorbeeld hiervoor wordt een ‘Vooruitbetaald’ project van het vooruitbetaaltype U U R SO O R T B U N D E L beschreven.
Als het vooruitbetaaltype V O O R SC H O T is, dan hoeft er geen uursoort gekoppeld te worden aan het project. In dit geval wordt er voor alle uren die gerealiseerd worden op dit project een saldoveranderingsvoorstel gecreëerd. Als het voorstel gegenereerd is, dan zullen de bedragen van de vooruitbetaalde rekening afgeschreven worden.
122
Klant Great Gadgets wil gebruik maken van support op afstand door uw bedrijf voor het onderhoud van de website. Ze maken een overeenkomst met u om 20 uur SUPPORT OP AFSTAND af te nemen. Hiervoor wordt € 900, - vooruitbetaald.
Maak hier een project voor aan (‘Uursoort bundel’). Voer een omschrijving in (‘Vooruitbetaald support op afstand’). Zorg ervoor dat de begindatum de eerste van vorige maand is.
Zorg ervoor dat er een projecttermijn aangemaakt wordt voor € 900, -.
Voer een verkoopprijs in voor SUPPORT OP AFSTAND voor dit project van € 45, -, gebruik de A C T I E F V A N A F D A T U M hiervoor.
Genereer de factuur en druk deze definitief af.
Bekijk via de projectkaart, de T R A NS AC T I E S knop en klik op de B O E K S T U K NU M M E R link.
?
Welke journaalpost is er aangemaakt? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Voer de uren van James in voor support op afstand: Ma Vorige
Di
Woe
2
Do 6
week
Deze
Ma
Di
6
6
Woe
Do
week
?
Is er een factuurvoorstel gegenereerd voor deze uren? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Zorg ervoor dat er een journaalpost aangemaakt wordt om het bedrag van de vooruitbetaalde rekening over te boeken naar de omzetrekening.
?
Welke journaalpost wordt er gemaakt? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Simon voert 8 uur senior consultancy uit op donderdag (deze week), voer deze uren in.
Genereer de factuur voor deze uren en druk het definitief af.
?
Welke journaalpost wordt er gemaakt? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
123
In hoofdstuk 10 is uitgelegd hoe de capaciteitsplanning gebruikt kan worden om medewerkers in te plannen. Hiervoor is het rooster van de medewerkers belangrijk, maar om echt goed inzicht te hebben, moeten ook de verlof-& verzuimdagen van medewerkers in beschouwing genomen worden. De verlof & verzuim functionaliteit is in Exact Online Project Management inbegrepen. Dit betekent dat het niet meer nodig is om aparte spreadsheets te onderhouden voor de verlof & verzuim registratie. Exact Online Project Management biedt ook de mogelijkheid om automatisch uren op te bouwen of om ongebruikte uren te laten verlopen. De verlof & verzuim registratie is geïntegreerd in de capaciteitsplanning en in diverse overzichten die u kunt gebruiken om de factureerbaarheid in de gaten te houden en om capaciteitsprognoses te maken. Verlof & verzuim is oorspronkelijk gebouwd voor de Nederlandse markt. In loop van de tijd zal het aangepast worden voor de lokale markten. Het kan daarom zijn dat de functionaliteit die in dit hoofdstuk beschreven wordt niet voor alle landen beschikbaar is. Deze functionaliteit maakt geen onderdeel uit van het examen.
Voorbeeld: De medewerkers van Capiche registreren de gewerkte uren op projecten. Om goed inzicht te hebben in de beschikbaarheid en capaciteit wil de eigenaar, Rob Zwart, dat ook de verlof - & verzuimuren geregistreerd worden. Dit zal vanaf 1 december gebeuren. De reeds opgebouwde vrije dagen moeten ook vastgelegd worden. Amanda heeft nog 11 dagen en Hans 4 dagen.
Om met de verlof & verzuim functionaliteit aan de slag te gaan in Exact Online Project Management moeten de volgende instellingen en stamgegevens opgezet worden:
ARBEIDSVOORWAARDENGROE P: In de A D M I N I S T R A T I E instellingen in de P R O J E C T tab kan via de I NS T E L L I NG E N link in het veld U R E N P E R W E E K het aantal uren van een werkweek van 1 FTE ingegeven worden.
124
GOEDKEUREN VERLOF:
In de H R M tab kan aangegeven worden of verlofregistraties goedgekeurd moeten worden.
Om verlof te registreren en om verlofdagen op te gaan bouwen moeten de soorten verlof geactiveerd worden. Dit kan via menu A D M I N I ST R A T I E N A AM / ST AM G E G E V E N S / H R M / V E R L O F SO O R T E N . Afhankelijk van de wetgeving zijn er al één of meer soorten verlof aanwezig; in de Nederlandse omgeving is één verlofsoort aanwezig.
Om de verlofsoort te activeren, moet deze geopend worden en kan de AC T I V E R E N knop geselecteerd worden. Tevens kan de C O D E en de O M SC H R I J V I NG aangepast worden.
125
In het veld B A L A N S kunt u aangeven of een verlofopname van deze verlofsoort invloed heeft op het opgebouwde saldo. Bijvoorbeeld voor bijzonder verlof (een begrafenis of verhuizing) moet het verlof niet van het opgebouwde saldo afgehaald worden.
Als de verlofsoort bewaard is, kan het absentie mutatie type AU T O M A T I SC H E O P B O U W geselecteerd worden om het verlof in te geven dat medewerkers reeds opgebouwd hebben.
De volgende velden zijn van belang:
C O D E en O M SC H R I J V I N G kunnen eventueel aangepast worden, deze zijn standaard in het
Nederlands.
FREQUENTIE:
In dit veld kan de frequentie aangeven worden waarin de verlofdagen worden toegekend aan de medewerkers. MOMENT: Dit is het moment waarop het verlof toegekend wordt aan de medewerkers. Dit kan belangrijk zijn als een medewerker midden in de maand begint met werken in een bedrijf.
ST A R T V E R V A L T E R M I J N :
In dit veld zijn er drie opties:
N V T : er is geen vervaltermijn. E I N D E V A N O P B O U W J A A R : de uren verlopen aan het einde van het opbouwjaar. In een
extra veld kan het aantal maanden ingeven worden waarna de uren vervallen. D I R E C T : de uren vervallen direct nadat ze zijn toegekend aan de medewerker.
In dit voorbeeld selecteren we N V T . AANTAL: In dit veld kan het totale aantal uren dat in één jaar moet worden toegekend aan een medewerker ingegeven worden. Dit veld is onafhankelijk van de frequentie, het aantal hier is altijd het totaal dat in één jaar wordt toegekend. Als het aantal uren toe wordt gekend, wordt rekening gehouden met
126
de parttime factor. Voorbeeld: 1 FTE werknemer die 40 uur per week werkt (dit kan in de instellingen ingegeven worden) krijgt 20 vakantiedagen per jaar, dan wordt hier 8 * 20 = 160 uur ingegeven.
De verzuimsoorten zijn vooraf gedefinieerd in de administratie en zijn verschillend per land en wetgeving.
De volgende stap is om de dagen te registreren die de werknemers reeds hebben opgebouwd. Dit kan gedaan worden via P R O J E C T / V E R L O F & V E R Z U I M / H I S T O R I S C H E B O E K I NG E N . De B E W E R K E N knop kan geselecteerd worden. Amanda heeft 11 dagen over, er kan dus 11 * 8 (8 uur per dag) = 88 uur kan ingegeven worden. Tevens kan een vervaldatum ingegeven worden.
Op de medewerker kaart in de A F W E Z I G H E I D tab is het saldo verlofdagen te zien. De AL L E S T O NE N link kan geselecteerd worden om een gedetailleerder overzicht te zien. Dit overzicht kan ook gefilterd worden op soort verlof. Als u met de muis over één van de balken heen gaat, verschijnt het aantal uren.
127
Op het overzicht M I J N P L A N N I N G wordt het verlofsaldo aan de rechterkant weergegeven.
De V E R L O F A A N V R A A G link kan geselecteerd worden om een aanvraag voor één of meerdere dagen verlof in te dienen.
Er zijn een aantal rechten belangrijk voor verlof & verzuim, deze kunt u vinden via de gebruikerskaart door op de R E C H T E N link te klikken en vervolgens de tab P E R S O O N te kiezen.
Standaard zijn alle rechten aangevinkt.
Als alles is opgezet, kunnen de verlof & verzuim aanvragen ingevoerd worden. Voorbeeld: Amanda wil donderdag 11 december vrij en Hans meldt zich ziek op woensdag. De vrije dag van Amanda en de ziektedag voor Hans kunnen als volgt in Exact Online Project Management ingevoerd worden: 1.
Amanda kan de verlofaanvraag invoeren via P R O J E C T
/
VERLOF
&
VERZUIM
/
V E R L O F R E G I ST R A T I E S . Ze kan ook de V E R L O F A A N V R A AG link vanuit het M I J N P L A NN I NG
overzicht of de V E R L O F R E G I ST R AT I E A A NM A K E N link van de AA N D E SL AG pagina selecteren.
128
De volgende velden zijn belangrijk: V E R L O F SO O R T : De verlofsoort is belangrijk, dit bepaalt of het saldo verlof moet worden verminderd met de aangevraagde tijd. VAN: Hier kan Amanda de begin-en einddatum ingeven van de periode die ze vrij wil hebben. VERLOF UREN EERSTE DAG: Als meerdere dagen verlof aangevraagd worden en het betreft ook een gedeelte van een dag, kan in dit veld aangegeven worden wanneer het verlof begint. TOTAAL AANTAL UREN: Het totale aantal uren. Als de verlofregistratie bewaard is, wordt de status van de aanvraag ‘ingediend’. 2. Vervolgens moet de verlofregistratie goedgekeurd worden (afhankelijk van de instellingen), dit kan iemand met de V E R L O F R E G I S T R A T I E G O E D K E U R E N rol doen. Bij Capiche zijn dat Rob Zwart en Martin Hoek. De verlofregistraties kunnen goedgekeurd worden via P R O J E C T / V E R L O F & V E R Z U I M / V E R L O F R E G I S T R A T I E S G O E D K E U R E N. Martin (of Rob) kan één of meerdere regels
selecteren en de G O E D K E U R E N of A FK E U R E N knop selecteren. Als Martin de verlofregistratie afkeurt, verdwijnt deze van het planbord. Als Martin de verlofregistratie opent en weer bewaard, krijgt de verlofregistratie weer de ‘ingediend’ status en moet deze opnieuw goedgekeurd worden. Als de verlofregistratie goedgekeurd is, wordt het V E R L O F S A L D O (M I J N P L A N NI NG ) aangepast. Martin kan de ziekmelding van Hans invoeren via P R O J E C T / V E R L O F & V E R Z U I M L E A V E /VERZUIM REGISTRATIE S.
129
De volgende velden zijn belangrijk: MEDEWERKER: Dit is de medewerker die afwezig is. MELDING MOMENT: Dit is het moment waarop de registratie ingevoerd is, dit kan belangrijk zijn als medewerkers verplicht zijn om verzuim een paar dagen van tevoren te melden. AANVANG: De dag waarop het verzuim aanvangt. VERWACHTE EINDDATUM : De datum waarop de medewerker verwacht weer aanwezig te zijn. A B SE N T I E - U R E N E E R ST E D AG : Het aantal uren dat de medewerker op de eerste dag afwezig is. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden als iemand gedurende de dag ziek wordt. TOTAAL AANTAL UREN : Totaal aantal uren dat iemand afwezig is. P E R C E N T A G E A R B E I D SO N G E SC H I K T : Dit is het percentage waarin de werknemer niet in staat is om te werken. Dit wordt gebruikt in het capaciteitsoverzicht. AARD: De aard van de afwezigheid. OORZAAK: De oorzaak waardoor iemand afwezig is. NOTITIES: In dit veld kan extra uitleg ingevoerd worden. Als de verzuimregistratie bewaard is, verschijnen er een paar extra velden. Dit is extra informatie die geregistreerd kan worden als iemand ziek is. In Nederland worden voor de Wet Poortwachter (WVP) extra acties van de werkgever verwacht als iemand ziek is.
130
3. Als het een verzuim door ziekte betreft, kan de knop H E R S T E L D gebruikt worden als de medewerker (in dit geval Hans) weer beter is. Als een verzuimregistratie wordt ingevoerd, dan heeft dit geen effect op het saldo van de verlofdagen.
Nu we gezien hebben hoe de verlof- & verzuimregistraties ingevoerd en goedgekeurd kunnen worden, gaan we kijken hoe één en ander geïntegreerd is in de overzichten in Exact Online Project Management.
Op het P L A N B O R D worden de verlof-& verzuimregistraties in de kleur oranje weergegeven.
131
Het scherm R A P P O R T | R O O ST E R V E R A N T W O O R D I N G biedt een overzicht van het totale aantal uren van de medewerkers volgens hun roosters. Het overzicht checkt of deze uren verantwoord zijn, oftewel of de medewerkers hiervoor uren hebben ingevoerd. Als verlof en/of verzuim registraties zijn ingevoerd, wordt hier ook rekening mee gehouden. In het overzicht van deze week ziet u dat Amanda al haar uren verantwoord heeft (uren- en verlofregistraties). Hans heeft slechts 12 uur geregistreerd, maar aangezien er een verzuimregistratie voor 8 uur is, betekent dit dat hij 50% van zijn rooster verantwoord heeft. Martin heeft meer gewerkt dan het aantal uren volgens zijn rooster, waardoor zijn verantwoordingspercentage 125% is.
Dit overzicht laat de factureerbaarheid van de medewerkers zien. Het vergelijkt de geplande uren met de ingediende en goedgekeurde uren, zowel voor factureerbare uren als voor de niet factureerbare uren. U kunt bijvoorbeeld zien dat Lisa 8 uur heeft ingevoerd, maar aangezien dit een ‘Niet factureerbaar’ project is, is ze niet factureerbaar deze week.
132
De R O O S T E R V E R A N T W O O R D I N G en F A C T U R E E R B A A R H E I D overzichten zijn gebaseerd op historische boekingen. Het C A P A C I T E I T SP R O G N O SE overzicht is een overzicht met uren die gebudgetteerd zijn voor (toekomstige) projecten. Het helpt om tijdig in te grijpen indien er capaciteitsproblemen dreigen. In dit geval is tijd gepland en gereserveerd voor januari 2015 en de totale tijd is meer dan de capaciteit, wat dus betekent dat er een capaciteitsprobleem kan ontstaan. Dit overzicht helpt de projectmanager om tijdig actie te ondernemen, door bijvoorbeeld extra capaciteit in te huren of door een project uit te stellen. Als u op de balk klikt, kunt u inzoomen op een detailoverzicht van de geplande activiteiten.
Uw bedrijf gaat ook met de verlof & verzuim functionaliteit werken.
Richt de instellingen en stamgegevens voor verlof & verzuim is zoals beschreven in het voorbeeld hierboven. James heeft 8 verlofdagen over en Sarah heeft 3 verlofdagen over.
James heeft deze vrijdag vrij (zie Opdracht 20. ), voer een verlofregistratie in en keur deze goed.
?
Controleer het roosterverantwoording overzicht. Wordt deze dag meegenomen in het verantwoordingspercentage? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Op donderdag meldt Sarah zich ziek. Voer dit verzuim in, ze verwacht de volgende dag weer terug te zijn.
Controleer het planbord.
133
?
Kunt u het verschil zien tussen de verzuimdag van Sarah en de vrije woensdag die Sarah standaard heeft volgens haar rooster? …………………………………………………………………………………………………………………………………….
134
135
In dit hoofdstuk vindt u de antwoorden bij de vragen die gesteld zijn in de opdrachten. In de antwoorden vermelden we niet altijd de exacte bedragen: de bedragen zijn namelijk sterk afhankelijk van de nauwkeurigheid waarmee u alle informatie volgens de opdrachten invoert. Het gaat erom dat u het proces en de principes begrijpt en dat is de reden dat we richtlijnen geven over waar en hoe u de informatie die gevraagd wordt in de opdrachten, kunt vinden.
Vraag:
Hoe kunt u ervoor zorgen dat naast de uursoort Junior Consultancy ook andere uursoorten op het project geboekt kunnen worden? Om zeker te zijn dat alle type uursoorten geboekt kunnen worden op een project, moet u geen uursoort of kostensoort koppelen. U kunt nog steeds de sectie B E G R O T E U R E N P E R U U R SO O R T gebruiken om de gebudgetteerde tijd voor
verschillende uursoorten te registreren. Een andere optie is om alle uursoorten of kostensoorten te koppelen die mogelijk geboekt moeten worden op dit project. Hiermee kunt u voorkomen dat medewerkers uren of kostensoorten op een project boeken, die u liever niet op het project ziet.
Vraag:
Hoe kunt u ervoor zorgen dat John’s uren niet gefactureerd worden aan de klant? Aangezien dit ‘Vaste prijs’ project is, is facturatie niet afhankelijk van de uren die geboekt zijn op het project.
Vraag:
Wat is de status van de ingevoerde uren voor maandag nadat de wekelijkse boekingen zijn ingediend? Nadat de wekelijkse boekingen zijn ingediend, hebben de bewaarde boekingen van maandag ook de status I NG E D I E N D .
Vraag:
Bekijk de mijn uren cockpit van John. Wat is de algehele status van vorige week? De M I J N U R E N C O C K P I T (van John) toont de algehele status van vorige week: voor iedere dag zijn 8 uur ingevoerd.
136
Vraag:
Log via internet in Exact Online in als Simon Senior en controleer de uren en kosten via de M I J N U R E N cockpit. Ziet u de uren en kosten? Ja, de uren en kosten die via de app zijn geboekt zijn hier te zien en vice versa.
Vraag:
Simon heeft een fout gemaakt bij de uren die hij vrijdag heeft ingevoerd: hij heeft 4 uur besteed aan het BoHo project en 4 uur aan onderzoek. Corrigeer dit via het dagelijkse invoerscherm, maar bewaar ze (niet indienen). Hoe hebt u ervoor gezorgd dat de boekingen weer aangepast konden worden? Boekingen kunnen aangepast worden door in het dagelijkse invoerscherm eerst op de specifieke dag klikken. Vervolgens kan de knop T E RU G N A AR C O NC E P T gebruikt worden om de boekingen aan te kunnen passen en weer in te dienen of te bewaren.
Vraag:
Probeer 3 uur Project Management te boeken op de BoHo project voor Simon. Wat gebeurt er? Waarom? Deze uursoort kan niet gebruikt worden op dit project voor BoHo Meubels, omdat alleen PERSOONLIJKE ONTWIKKELING en SENIOR CONSULTANCY gekoppeld zijn als uursoorten. Er kan dus alleen op deze uursoorten geboekt worden.
Vraag:
Is het mogelijk om Junior Consultancy uren in te voeren voor PR00001 (Go Get Gadgets B.V.? voor Jessica Junior op vrijdag? Waarom niet? Het is niet mogelijk om uren in te voeren op het project voor Go Get Gadgets, omdat John Junior als enige medewerker aan dat project gekoppeld is, dus hij is de enige voor wie uren op dat project geboekt kunnen worden.
137
Vraag:
Kunt u de uren zien die Simon ingevoerd heeft (bewaard, maar niet ingediend) voor vrijdag? Zo ja: kunt u de Senior Consultancy uren goedkeuren? Uren en kosten die bewaard zijn, hebben de C O NC E P T status. Ze kunnen getoond worden in het goedkeuringsoverzicht (door gebruik van de filters bovenin), maar ze kunnen niet worden goedgekeurd. (U kunt op de G O E D K E U R E N knop klikken, maar de uren en kosten blijven in de C O NC E P T status.
Vraag:
Wat is de totale voortgang (in %) voor het project ‘Implementatie Exact Globe Next’ voor Plastic Producten B.V.? U kunt de voortgang van een project vinden via de projectkaart in de sectie ‘Boekingen’.
Vraag:
Hoeveel vakantie uren zijn er deze maand goedgekeurd? U kunt het aantal goedgekeurde uren van een bepaalde uursoort en periode vinden via P R O J E C T / I N V O E R / I NG E V O E R D E T I J D E N K O ST E N. U kunt het filter voor de datum, de uursoort en de status (D E FI NI T I E F ) gebruiken om de juiste informatie te vinden.
Vraag:
Wat is de factureerbaarheid (in %) voor de maand waarin de uren en kosten zijn geboekt? U kunt de totale factureerbaarheid per maand vinden via de U R E N & F AC T U R E N C O C K P I T of de P R O J E C T M A N AG E M E N T C O C K P I T .
Vraag:
Voor welke klanten staan er facturen klaar om te generen? Voor Go Get Gadgets B.V., Van Wijk & Zn., BoHo Meubels en Plastic Products B.V.
138
Vraag:
Waar is het bedrag op gebaseerd dat gefactureerd kan worden aan Go Get Gadgets B.V. Het project voor Go Get Gadgets B.V.is een ‘Vaste prijs’ project, dus het bedrag van € 3.000, - dat wordt voorgesteld is gebaseerd op de projecttermijn die via het project onderhoud geregistreerd werd. U kunt de projecttermijn vinden door op het bedrag te klikken in de factuurvoorstelregel.
Vraag:
Waar is het op bedrag voor BoHo Meubels op gebaseerd? Het project voor BoHo Meubels is ook een ‘Vaste prijs’ project, dus het bedrag van € 11.000, - dat wordt voorgesteld om gefactureerd te worden is gebaseerd op de projecttermijnen die geregistreerd werden via het project onderhoud. U kunt deze projecttermijnen vinden door op het bedrag te klikken in de factuurvoorstelregel.
Vraag:
Waar is het bedrag voor Van Wijk & Zn. op gebaseerd? Het project voor Van Wijk & Zn. is een ‘Nacalculatie’ project, dus de voorgestelde bedragen zijn gebaseerd op de factureerbare uren en kosten die voor de medewerkers zijn ingevoerd. U kunt deze uren en kosten vinden door op het bedrag te klikken in de factuurvoorstelregel.
Vraag:
Waar is het bedrag voor Plastic Producten B.V. op gebaseerd? Het project voor ‘Plastic Products Inc.’ is een ‘Nacalculatie’ project, dus de voorgestelde bedragen zijn gebaseerd op de factureerbare uren en kosten die voor de medewerkers zijn ingevoerd. U kunt deze uren en kosten vinden door op het bedrag te klikken in de factuurvoorstelregel.
Vraag:
Zoom in op het bedrag voor Van Wijk & Zn. Hoeveel regels Junior Consultancy worden er getoond. Er wordt één regel Junior Consultancy getoond voor Van Wijk & Zn.
Vraag:
Zoom in op het bedrag voor Junior Consultancy (voor Van Wijk & Zn.). Welke medewerker(s) is / zijn verantwoordelijk voor deze uren? (kijk bij de D E T A I L tab) John Junior en Jessica Junior hebben beide Junior Consultancy uren gewerkt voor Van Wijk & Zn.
139
Vraag:
Ga terug naar het hoofdscherm van de factuurvoorstellen en zoom in op het bedrag voor Plastic Producten B.V. Hoeveel regels Project Management worden er getoond? Er worden twee regels Project Management getoond voor Plastic Products Inc.
Vraag:
Zoom in op de details voor deze twee regels. Welke medewerker(s) is / zijn verantwoordelijk voor de Project Management uren? Simon Senior en Peter Project hebben deze uren Project Management uitgevoerd.
Vraag:
Waarom zijn de uren Junior Consultancy (voor Van Wijk & Zn.) samengevoegd op één regel, terwijl de Project Management uren (voor Plastic Producten B.V.) als twee regels getoond worden bij de details van het factuurvoorstel (ondanks dat de uren door twee verschillende medewerkers uitgevoerd werden)? Hoe de factuurvoorstelregels samengevoegd worden is afhankelijk van het C O N SO L I D A T I E SC E N A R I O (P R O J E C T ) bij het onderhoud van de klant. De regel
met Junior Consultancy uren voor Van Wijk & Zn. zijn geconsolideerd, omdat bij Van Wijk & Zn. de instelling C O N SO L I D A T I E SC E N AR I O ( P R O J E C T ) op ‘Project + Artikel’ staat. Dit betekent dat de factuurvoorstelregels niet per medewerker gescheiden hoeven te worden. De twee regels met Project Management uren voor Plastic Producten B.V. zijn niet geconsolideerd, omdat bij Plastic Producten B.V. de C O N SO L I T A T I E S C E NA R I O ( P R O J E C T ) instelling op ‘Artikel + Medewerker’ staat. Dit betekent dat alleen uren boekingen voor dezelfde uursoort (artikel) én dezelfde medewerker geconsolideerd moeten worden.
Nadat het datumfilter toegepast is, zijn de bedragen die aan BoHo Meubels gefactureerd moeten worden gedaald, omdat alleen de termijnen met een datum in het verleden gefactureerd zullen worden.
In deze opdracht gaat u de facturen afdrukken die u in de vorige opdracht gegenereerd heeft. Vraag:
Vergelijk de bedragen voor de factuur van BoHo Meubels met wat u opgeschreven heeft in de vorige opdracht. Waarom is het bedrag veranderd?
140
Het bedrag voor BoHo Meubels (en voor alle andere klanten) bevat nu ook BTW. De bedragen die in de factuurvoorstellen getoond worden zijn netto bedragen (exclusief BTW). De BTW percentages die gebruikt worden, komen uit de BTW codes, die gekoppeld zijn aan de uursoorten en kostensoorten. (Let op: als er een BTW code bij de klant gekoppeld is, dan wordt de BTW code van de klant gebruikt)
Vraag:
Wat is het totale bedrag dat openstaat voor alle klanten? U kunt het totale bedrag aan openstaande posten vinden via V E R K O O P / K L A N T E N / O P E N S T A A ND E P O S T E N . In de lijst moeten in ieder geval de vier
klanten die gefactureerd zijn naar voren komen. Behalve de gegevens die u ingevoerd heeft, is ook de periode waarin u aan de opdrachten werkt van invloed op het bedrag. Het kan zijn dat bepaalde facturen (niet) getoond worden in uw selectie door toepassing van een datumfilter. Dit is de reden dat we hier niet de exacte bedragen geven. Het gaat erom dat u het proces en de principes begrijpt.
Vraag:
Maak dit ‘Vaste prijs’ project aan (begindatum 1e van de vorige maand) met de WBS. De WBS van dit project ziet er als volgt uit:
Vraag:
Hoe kunt u ervoor zorgen dat de facturen pas gegenereerd kunnen worden als de deliverables bereikt zijn?
141
Bij het aanmaken van het project moet de optie F AC T U U R M I J L P AL E N G E B R U I K E N aangevinkt zijn. In de deliverables moet de optie D I T I S E E N M I J L P A A L A A N G E V I N K T zijn en de factuurtermijnen moeten aan de deliverables
gekoppeld zijn:
Om de eerste factuur te genereren, dient u de deliverable VOORBEREIDING te openen en de optie A F G E H A N D E L D aan te vinken. Vervolgens kunt u de knop F AC T U U R T E R M I J N V R I J G E V E N
aanklikken. De factuur kan nu gegenereerd worden in het factuurvoorstel menu.
Vraag:
De facturen voor dit project worden niet gegenereerd op basis van de ingevoerde uren. Wat is dan het nut van het invoeren van de uren? Het nut van het invoeren van uren voor een ‘Vaste prijs’ project is niet om facturen te genereren, maar om de gebudgetteerde uren te vergelijken met de werkelijke uren. U kunt nu zien of het project nog volgens plan verloopt en of u de uren (en prijs) juist heeft ingeschat.
Vraag:
Welke optie(s) heeft u om ervoor te zorgen dat deze uren apart gefactureerd kunnen worden? Om ervoor te zorgen dat de uren SUPPORT OP AFSTAND gefactureerd kunnen worden, dient u de optie A AN V U L L E N D E FAC T U R E N T O E S T A AN in het onderhoud van het project aan te vinken. In de WBS dient u een activiteit SUPPORT OP AFSTAND toe te voegen en daarin dient u de optie A FZ O N D E R L I J K F A C T U R E R E N aan te vinken. Vervolgens dient u bij het invoeren van de uren
SUPPORT OP AFSTAND, de activiteit SUPPORT OP AFSTAND te koppelen. U kunt dan de factuur genereren via het F AC T U U R V O O R ST E L L E N SC H E R M .
142
Vraag:
Wat betekenen de kleuren? De kleuren in de voortgang (uren) balk betekenen het volgende:
Groen: de definitieve uren liggen binnen het gebudgetteerde aantal uren. Geel: de definitieve uren liggen binnen het gebudgetteerde aantal uren maar zijn hoger dan het signaal (aantal ingegeven bij W A AR SC H U W I NG N A O V E R SC H R I J D E N ). Rood: de definitieve uren zijn hoger dan het gebudgetteerde aantal uren.
Vraag:
Controleer het planbord. Kunt u zien of er tijd is die nog niet gepland is? Aan de rechterkant kunt u zien dat er 8 uur nog niet gepland is van de activiteit TRAINING.
Vraag:
Controleer het planbord nog een keer. Hoe kunt u zien wat G E P L A N D en wat G E R E SE R V E E R D is?
Een planningsregel met de status G E P L A N D is groen en een planningsregel met de status G E R E SE R V E E R D is blauw.
Vraag:
Controleer het planbord nog een keer. Is er verschil tussen gerealiseerde uren voor deze week en de geplande uren voor volgende week? Als de uren definitief zijn is er geen verschil in de planning.
Vraag:
Kunt u de uren die voor andere projecten gepland zijn zien? Op het planbord ziet u de uren die voor andere projecten gepland zijn in het grijs.
Vraag:
Welke journaalposten zijn er aangemaakt voor de ontvangst en voor de inkoopfactuur? Voor de ontvangst is geen journaalpost aangemaakt. Voor de inkoopfactuur is de volgende journaalpost aangemaakt:
143
200, -
7060 kosten projectinkopen
42, -
1511 Te vorderen BTW
242, -
1600 Aan crediteuren
Vraag:
Welke prijzen en bedragen worden gebruikt in het factuurvoorstel? In het factuurvoorstel is een prijs van € 13, - gebruikt (10, - + 30% opslag) en een bedrag van € 260, - (20 * 13, -).
Vraag:
Controleer het factuurvoorstel nog een keer. Welke prijzen en bedragen worden nu gebruikt? Als de verkoopprijs is aangepast naar € 13,50 dan wordt dit in het factuurvoorstel ook aangepast. Deze heeft nu een prijs van € 13,30 en een bedrag van € 270, -
Vraag:
Kunt u het factuurvoorstel van de inkoopfactuur nu nog aanpassen? Als de verkoopfactuur is gegenereerd en definitief afgedrukt, kan het voorstel niet meer aangepast worden. In de inkoopfactuur is nog wel een link naar de verkoopfactuur, maar dit deze kan niet meer aangepast worden.
Vraag:
Welke verkoopprijs wordt er gebruikt? Als de verkoopfactuur wordt gegenereerd, dan wordt er een verkoopprijs gebruikt van €120, - (100, - + 20%).
Vraag:
Welke journaalpost is er aangemaakt?
1300 Debiteuren Aan 2200 Vooruitbetaalde rekening
1089, 900, -
144
Aan 1502 Te betalen BTW
Vraag:
189,90
Is er een factuurvoorstel gegenereerd voor deze uren? Als de uren voor James voor SUPPORT OP AFSTAND ingevoerd en definitief zijn gemaakt, is hier geen factuurvoorstel voor aangemaakt, maar u kunt het wel zien in SA L D O V E R A N D E R I N G E N V O O R S T E L L E N tab. Selecteer de regel en klik G E N E R E E R , zodat de journaalpost aangemaakt wordt om het saldo af te
schrijven.
Vraag:
Welke journaalpost wordt er gemaakt? De volgende journaalpost wordt gemaakt:
2200 Vooruitbetaalde rekening
900, -
Aan 8050 Omzet advies uren
Vraag:
900, -
Welke journaalpost is er aangemaakt? De volgende journaalpost wordt aangemaakt voor de uren van Simon:
1300 Debiteuren
1452, -
Aan 8050 Omzet advies uren
1200, -
Aan 1502 Te betalen BTW
252, -
Vraag:
Controleer het roosterverantwoording overzicht. Wordt deze dag meegenomen in het verantwoordingspercentage? Op het roosterverantwoording overzicht wordt de vrije dag van James meegenomen in het verantwoordingspercentage (8 uur van de 40 uur werkweek is 20%)
Vraag:
Kunt u het verschil zien tussen de verzuimdag van Sarah en de roostervrije woensdag van Sarah?
145
Op het P L A N B O R D wordt de verzuimdag weergegeven in oranje. De roostervrije dag wordt weergegeven in het grijs. Als u ze allebei in het grijs ziet, moet u eerst het P R O J E C T veld en het R E L AT I E veld leegmaken aan de rechterkant van het scherm.
