1 Inhoudsopgave gebruikershandleiding KBOLEDEN

Gebruikershandleiding KBOLEDEN 1.5.1.3.

6-11-2014

1 Inhoudsopgave gebruikershandleiding KBOLEDEN 1

INHOUDSOPGAVE GEBRUIKERSHANDLEIDING KBOLEDEN ...................... 1

2

INLEIDING .......................................................................................................... 4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

2.7.1

3

BEELDSCHERM KBOLEDEN ....................................................................................5 BENODIGDHEDEN .....................................................................................................5 BROWSERINSTELLINGEN ...........................................................................................6 INLOGGEN ................................................................................................................6 WACHTWOORD WIJZIGEN ..........................................................................................7 WACHTWOORD VERGETEN? ......................................................................................7 OPSTARTSCHERM .....................................................................................................7 Menubalk .......................................................................................................................... 8

MENU ITEMS ...................................................................................................... 9 3.1

3.1.1 3.1.2

LEDENLIJST .............................................................................................................9 Inleiding ............................................................................................................................ 9 Ledenlijst .......................................................................................................................... 9

3.1.2.1 3.1.2.2

3.1.3 3.1.4 3.1.5

Leden zoeken uit ledenlijst ....................................................................................................10 Sorteren van de ledenlijst ......................................................................................................10

Nieuwe leden invoeren .................................................................................................. 11 Ledengegevens wijzigen ............................................................................................... 15 Lidgegevens wijzigen .................................................................................................... 15

3.2 3.3

TABBLAD ALGEMEEN .............................................................................................16 TABBLAD EXTRA: ...................................................................................................17

3.4 3.5 3.6 3.7

TABBLAD DESKUNDIGHEDEN ..................................................................................18 TABBLAD MACHTIGINGEN .......................................................................................19 MACHTIGINGEN BIJ (ECHT)PAREN ............................................................................21 E-MAILBERICHT VOOR (ALLE) LEDEN .......................................................................22

3.3.1 3.3.2 3.3.3

3.7.1 3.7.2

Extra bezorgadres ......................................................................................................... 17 E-mailadres in Extra adres............................................................................................ 17 Machtiging van gastleden bij gastafdeling ................................................................. 17

Gastleden koppelen ....................................................................................................... 23 Gastlidmaatschap beëindigen ...................................................................................... 23

1 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

3.7.3 3.7.4 3.7.5 3.7.6

E-mailberichten verzenden vanuit KBOLEDEN .......................................................... 24 E-mailbericht voor deelnemers aan een activiteit ...................................................... 24 E-mailbericht verzenden aan leden van een (werk)groep ......................................... 24 Andere informatie Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen ........................................... 24

3.7.7

Relaties tussen de leden ............................................................................................... 29

3.8

3.7.6.1 3.7.6.2 3.7.6.3 3.7.6.4 3.7.6.5

Blad toevoegen .....................................................................................................................25 Activiteiten toevoegen aan een lid .........................................................................................26 Werkgroepen toevoegen aan het lid .....................................................................................27 Financiën (tabblad) ...............................................................................................................28 Informatie wijzigen/verwijderen .............................................................................................28

3.7.7.1 3.7.7.2

Invoeren van een nieuw lid en toekennen van een relatie aan een bestaand lid. .................30 Relaties verwijderen ..............................................................................................................30

FINANCIËN (MENU) .................................................................................................32

3.8.1 3.8.2 3.8.3 3.8.4 3.8.5 3.8.6 3.8.7 3.8.8 3.8.9 3.8.10

Inleiding .......................................................................................................................... 32 Financiële gegevens in Stamgegevens. ...................................................................... 32 Contributie ...................................................................................................................... 34 Contributiejaar verwijderen .......................................................................................... 35 Contributieberekening .................................................................................................. 35 Afwijkende contributie invoeren. ................................................................................. 37 Contributiebetaling collectief op Nee zetten. .............................................................. 38 Contributiebetaling individueel op Nee zetten ........................................................... 39 Innen van de contributiebedragen. .............................................................................. 39 Automatische incasso .............................................................................................. 39

3.8.11

Handmatige betalingen ............................................................................................. 44

3.8.12 3.8.13

Overzicht Financiën .................................................................................................. 50 Bewerken van de financiële gegevens .................................................................... 50

3.8.10.1 3.8.10.2 3.8.10.3 3.8.10.4 3.8.10.5 3.8.10.6 3.8.10.7 3.8.10.8 3.8.10.9

3.8.11.1 3.8.11.2

3.9

3.9.1 3.9.2 3.9.3

3.10

Incassocontract .....................................................................................................................39 Gegevens bij de leden...........................................................................................................39 Automatische incasso’s of handmatige betalingen voor gastleden. ......................................40 Contributie incasseren?.........................................................................................................40 Activiteiten incasseren?.........................................................................................................41 Verwerkingsdatum ................................................................................................................41 Aanmaken incassolijst ...........................................................................................................41 Het aanmaken van incassoberichten ....................................................................................42 Aanmaken incassobestand ...................................................................................................43

Contributienota ......................................................................................................................45 Kaskwitanties, Brief met een acceptgiro of 3 Acceptgiro’s op één vel. ..................................47

ACTIVITEITEN .........................................................................................................53 Inleiding .......................................................................................................................... 53 Activiteitensoort invoeren ............................................................................................ 53 Beheer activiteiten ......................................................................................................... 55

3.9.3.1 3.9.3.2 3.9.3.3 3.9.3.4 3.9.3.5 3.9.3.6 3.9.3.7 3.9.3.8 3.9.3.9 3.9.3.10

Activiteit toevoegen ...............................................................................................................56 Betalingstermijnen instellen...................................................................................................57 Leden koppelen aan een activiteit .........................................................................................58 Vul de koppelgegevens in .....................................................................................................60 Afwijkende bijdragen en termijnen beheren ..........................................................................61 Activiteiten met € 0,00 aan bijdrage worden op Voldaan gezet. ............................................61 Deelnemers overschrijven naar een andere activiteit ............................................................61 Deelnemers aan de activiteiten verwijderen ..........................................................................62 Deelnemers aan de activiteiten een e-mailbericht sturen ......................................................62 Doorlopende activiteiten bewerken een doorstarten .............................................................63

(WERK)GROEPEN ...................................................................................................64

3.10.1 3.10.2

3.10.2.1

Inleiding. ..................................................................................................................... 64 Beheer werkgroepen ................................................................................................. 64

Werkgroep toevoegen ...........................................................................................................64

2 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN ©

3.11

3.10.2.2 3.10.2.3 3.10.2.4 3.10.2.5

Lid koppelen aan werkgroep .................................................................................................64 E-mailberichten voor werkgroepleden ...................................................................................66 Leden zoeken in Werkgroepen .............................................................................................67 Einde lidmaatschap werkgroep .............................................................................................67

STAMGEGEVENS .....................................................................................................68

3.11.1 3.11.2

Inleiding ...................................................................................................................... 68 Instellingen ................................................................................................................. 68

3.11.3

Keuzelijsten ................................................................................................................ 69

3.11.2.1

3.12

3.11.3.1 3.11.3.2 3.11.3.3 3.11.3.4 3.11.3.5 3.11.3.6 3.11.3.7 3.11.3.8 3.11.3.9 3.11.3.10 3.11.3.11 3.11.3.12 3.11.3.13

3.12.3.1 3.12.3.2 3.12.3.3 3.12.3.4 3.12.3.5

3.13.2.1 3.13.2.2 3.13.2.3 3.13.2.4

3.16

Iemand toevoegen aan de gebruikers ...................................................................................83 Een rol wijzigen .....................................................................................................................86 Een rol verwijderen ...............................................................................................................86 Inhoud autorisatie ..................................................................................................................87 Rechten .................................................................................................................................88

Inleiding ...................................................................................................................... 90 Rapporten ................................................................................................................... 90

Soorten lijsten .......................................................................................................................90 Bericht lay-out .......................................................................................................................91 Filteren ..................................................................................................................................91 Sorteren en weergeven .........................................................................................................91

INSTELLEN VAN INTERNET BROWSERS .....................................................................92

3.14.1 3.14.2 3.14.3 3.14.4 3.14.5 3.14.6

3.15

Inleiding ...................................................................................................................... 82 Toekennen van gebruikersrechten .......................................................................... 82 Authenticatie .............................................................................................................. 82

OVERZICHTEN ........................................................................................................90

3.13.1 3.13.2

3.14

[Geslachten] ..........................................................................................................................70 [Betalingswijzen] ...................................................................................................................71 [Relatiesoorten] .....................................................................................................................71 [Landen] ................................................................................................................................71 [Bladen] .................................................................................................................................72 [Rayons] ................................................................................................................................74 [Aanhef] .................................................................................................................................76 [Relatievormen] .....................................................................................................................76 [Beëindigingsredenen]...........................................................................................................77 [Werkgroepfuncties]..........................................................................................................78 [Locaties ...........................................................................................................................79 [Deskundigheden, Vaardigheden en Aangesloten bij] ......................................................80 [Activiteitensoorten] ..........................................................................................................81

GEBRUIKERSBEHEER ..............................................................................................82

3.12.1 3.12.2 3.12.3

3.13

Stamgegevens ......................................................................................................................68

Blokkeren en deblokkeren van Pop-ups ................................................................. 92 Voor Internet Explorer gaat dat als volgt: ............................................................... 93 Internet Explorer herstellen ...................................................................................... 95 Browser: Firefox ...................................................................................................... 100 Browser: Firefox herstellen .................................................................................... 103 Browser: Google Crome ......................................................................................... 105

DE HELP-FUNCTIE; GEBRUIKERSHANDLEIDING........................................................107 3.15.1.1 Aanvullende wensen en opmerkingen ................................................................................108 CONVENTIES ........................................................................................................109

3.16.1 3.16.2

Symbolen en begrippen .......................................................................................... 109 Handelingen en conventies .................................................................................... 110

3 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN©

2 Inleiding Dit is de gebruikershandleiding voor het ledenadministratieprogramma KBOLEDEN van de Unie KBO. Het beschrijft de bediening en het gebruik van dit programma door ledenadministrateurs en andere gebruikers van alle afdelingen binnen de Unie KBO die daartoe gerechtigd zijn. KBOLEDEN is een web applicatie, dat wil zeggen dat via de standaard internetverbinding van uw PC, laptop, notebook, IPad of Tablet met dit programma kan worden gewerkt. KBOLEDEN is geïnstalleerd op een beveiligde site. U kunt dat controleren aan de groene adresbalk in uw browser en het (gesloten) slotje in die adresbalk. De functionaliteit van KBOLEDEN is grotendeels gebaseerd op die van het vroegere ledenadministratieprogramma Lea-Senior, maar is op een aantal punten aanzienlijk uitgebreid en verbeterd. Het programma is onlangs nog aangepast in verband met de invoering van IBAN en de S€PA-incasso. KBOLEDEN is nog meer toegesneden op het functioneren van grotere KBO-afdelingen met een grote diversiteit aan activiteiten, maar ook de kleinere afdelingen kunnen het programma in een beperktere vorm goed gebruiken. Het programma werkt van “onderop”. Dat wil zeggen dat de afdelingen bevoegd en verantwoordelijk zijn voor het invoeren en onderhouden van de ingevoerde ledengegevens. De zgn. “bovenliggende” organisatie-eenheden zoals Kringen, Clusters, Regio’s en ook de provinciale bond en de Unie KBO kunnen op een bepaalde manier van die gegevens gebruik maken, maar daarin niets wijzigen. De Unie KBO Werkgroep KBOLEDEN


2.1 Beeldscherm KBOLEDEN Hieronder ziet u het beeldscherm dat u krijgt als u de website van het ledenadministratieprogramma KBOLEDEN van de Unie KBO opent.

Hieronder ziet u het beeldscherm van KBOLEDEN nadat u hebt ingelogd.

2.2 Benodigdheden Om met KBOLEDEN te kunnen werken heeft u nodig: ► Computer (Desk- of Laptop) met - OS-Systeem: Windows XP, Vista, Windows7 of Windows 8 - Browser: IE9 of hoger, Firefox of Chrome ► Een Internetverbinding met LAN of Wireless ► Printer om de overzichten te printen


2.3 Browserinstellingen Om de website goed te laten werken moeten er enkele veiligheidsinstellingen van de browser worden aangepast. Deze veiligheidsinstellingen zijn afhankelijk van het type browser en kunnen gedaan worden als de browser actief is (u heeft KBOLEDEN gestart). Zie voor de instellingen in hoofdstuk: 3.14 Instellen van Internetbrowsers. 2.4 Inloggen Wanneer u het adres https://www.kboleden.nl van KBOLEDEN in de adresbalk ingeeft en op [Enter] drukt op het toetsenbord dan krijgt u het inlogscherm van KBOLEDEN te zien.

► Geef in het invoerveld achter de [Gebruikersnaam] uw lidnummer b.v. : “32800306”. Dit is altijd uw lidnummer van uw eigen afdeling. ► Geef in het invoerveld achter het [Wachtwoord] uw wachtwoord in: “Wachtwoord” . Het wachtwoord heeft u toegekend gekregen door de ledenadministrateur van uw afdeling. 6 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN ©

Het eerste wachtwoord voor de eerste ledenadministrateur van een afdeling wordt toegekend door de systeembeheerder van KBOLEDEN. Dat is iemand, van de Unie KBO, die op basis van een speciale toegangscode is gemachtigd iemand een toegangscode, bestaande uit een gebruikersnaam en een wachtwoord, toe te kennen. ► Het wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: o minimaal uit 5 en maximaal uit 8 karakters bestaan o Minimaal één cijfer en minimaal één letter bevatten o Speciale tekens zijn toegestaan o Het wachtwoord is niet hoofdletter gevoelig ► Zet de ►Cursor op de knop [Inloggen] en geef ►Muisklik. ► Het opstartscherm van KBOLEDEN verschijnt nu. 2.5 Wachtwoord wijzigen

Het heeft sterk de voorkeur dat u van tijd tot tijd uw wachtwoord wijzigt. De ledenadministrateur van de afdeling kan dat voor iedere gebruiker regelen. Het programma schrijft het niet dwingend voor, maar voor de veiligheid van de gegevens is het met enige regelmaat veranderen van het wachtwoord wel van belang. 2.6 Wachtwoord vergeten?

Indien u het wachtwoord bent vergeten dan klikt u op het woordje “hier” in de desbetreffende regel op het inlogscherm. U ontvangt dan uw gebruikersnaam (= uw lidnummer) en uw bestaande wachtwoord toegestuurd op uw eigen e-mailadres. Dus geen nieuw wachtwoord. Het toekennen van een wachtwoord voor de toegang tot KBOLEDEN is alleen mogelijk als u een e-mailadres hebt en dat e-mailadres ook is opgenomen in de ledenadministratie van KBOLEDEN. Zonder e-mailadres kunt u geen toegangsrechten krijgen tot het programma KBOLEDEN. 2.7 Opstartscherm Na het inloggen, verschijnt het opstartscherm KBOLEDEN met de menubalk. In de menubalk kan een selectie gemaakt worden uit de beschikbare menu-items. Boven de menubalk ziet u de naam van degene die is ingelogd en de afdeling waarvoor iemand is ingelogd.


2.7.1 Menubalk De zwarte Menubalk geeft een overzicht van de beschikbare Menu-Items inclusief de Menu-Items in het uitvalmenu. Sommige Menu-Items hebben een uitvalmenu waarin opnieuw menu-items aanwezig zijn. Voor de degenen die bevoegd zijn het beheer van de activiteiten en de zgn. gebruikers zullen niet alle menu-items te zien krijgen. ► Home o Met deze knop keert u terug naar het welkomst scherm. ► Leden o Ledenlijst ► Financiën o Overzicht o Contributieberekening o Automatische incasso o Handmatige betalingen o Contributies ► Activiteiten o Beheer activiteiten ► Werkgroepen o Beheer werkgroepen ► Stamgegevens o Instellingen o Keuzelijsten ► Gebruikersbeheer o Authenticatie o Autorisatie ► Overzichten o Rapporten ► ? =Help De handleiding zoals die voor u ligt is geïntegreerd in het systeem.


3

Menu Items

3.1 Ledenlijst 3.1.1 Inleiding De ledenlijst is eigenlijk alleen maar een overzicht van alle actuele leden en eventueel ook oud-leden van uw afdeling. Het is dus geen ledenlijst voor het afdrukken van een ledenlijst. Het is de toegang tot de individuele ledengegevens. De oud-leden zijn alleen zichtbaar als ze binnen de termijn, die u hebt opgegeven bij Stamgegevens>Instellingen, een einddatum hebben gekregen.

3.1.2 Ledenlijst ► Zet de ►Cursor op [Leden] in de menulijst en vervolgens op [Ledenlijst] in het uitvalmenu en ►Muisklik ► Het beeldscherm [Leden>Ledenlijst] verschijnt ► Zet de ►Cursor op de actieknop: [Zoeken] en ►Muisklik. ► In het deelscherm: [Overzicht] ziet u alle leden van uw afdeling. Dat zijn alle actuele leden en eventueel de oud-leden, afhankelijk van het aantal dagen dat u oud-leden nog zichtbaar wilt hebben. Dat aantal dagen hebt u ingevuld bij de Stamgegevens>Instellingen.


3.1.2.1

Leden zoeken uit ledenlijst

► In het deelvenster: [Filter ledengegevens] geeft u in de invoervelden de “Tekst…” in waarop in de ledenlijst gezocht moet worden: [Lidnr., Achternaam of een gedeelte daarvan, Geboortedatum, Maand/Jaar, Straat, Postcode, Woonplaats] ► Zet de ►Cursor op de actieknop [Zoeken] en ►Muisklik. Vult u niets in het filterscherm dan krijgt u alle leden te zien.

3.1.2.2

Sorteren van de ledenlijst

Als u klikt op de naam van een kolom bovenaan in de ledenlijst dan wordt de kolom gesorteerd van laag naar hoog. Als u daarna weer klikt op die naam dan wordt de kolom gesorteerd van hoog naar laag. Dat geldt voor alle kolommen.

Onderaan in het ledenscherm kunt u het aantal, dat per pagina wordt getoond, zelf aanpassen tot maximaal 250 regels.


3.1.3 Nieuwe leden invoeren U kiest in het eerste scherm van de Ledenlijst voor de knop [Nieuw lid]. U krijgt dan een leeg scherm waarin u de gegevens per lid kunt invoeren.

In het deelscherm [Lidgegevens] ziet u in eerste instantie 3 tabbladen:  Tabblad 1 [Algemeen] en  Tabblad 2 [Extra].  Tabblad 3 [Deskundigheden] Op tabblad 1 vindt u de volgende algemene gegevens: [De organisatie-eenheid]: Dit is de afdeling (Kring of Cluster) waarvoor u bent ingelogd. Er staat wel een pijltje voor het openen van een lijst, maar de mogelijkheden blijven voor de gewone gebruiker beperkt tot de eenheid waarvoor u bevoegd bent. In het programma KBOLEDEN zijn naast de afdelingen de Kringen, de Clusters, de Regio’s en ook de Unie KBO zelf, organisatorische eenheden (OE’s). [Lidnummer]: Het lidnummer wordt automatisch toegekend door het programma. U kunt dat nummer zelf niet aanpassen. Het lidnummer telt 9 posities en bestaat uit het afdelingsnummer (maximaal 4 cijfers) gevolgd door een 5-cijferig volgnummer. Zgn. voorloopnullen voor het afdelingsnummer worden niet getoond. [Soort lid]: Standaard is daar [Gewoon lid] ingevuld, maar als u op het pijltje klikt dan opent zich de lijst met de beschikbare lidsoorten. Het invoeren van een lidsoort is verplicht. KBOLEDEN kent alleen onderstaande 11 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN©

lidsoorten. Telkens is ook een definitie gegeven van de betreffende lidsoort. 













Gewoon lid: Iemand, die lid is van een Afdeling en - onverbrekelijk daarmee verbonden- van de provinciale KBO met alle rechten en plichten volgens de statuten. Een Gewoon lid betaalt de contributie aan de Afdeling. Het Afdelingsbestuur is verplicht het door de Algemene Vergadering vastgestelde deel van de contributie per lid af te dragen aan de provinciale KBO. Gastlid: Een Gastlid is iemand die Gewoon lid is bij een andere KBOAfdeling (de primaire Afdeling), maar zich bij een of meerdere andere Afdelingen (secundaire Afdeling) aanmeldt om daar deel te nemen aan één of meer activiteiten. Een Gastlid heeft alleen bij de primaire Afdeling de rechten en plichten van gewone leden. De afdracht aan de provinciale KBO wordt door de primaire Afdeling voldaan. Een gastlid kunt u via dit scherm niet invoeren. Erelid: Is iemand die vanwege bijzondere verdiensten is benoemd tot Erelid van de Afdeling en om die reden geen contributie verschuldigd is, maar alle rechten en plichten van een gewoon lid heeft. De afdracht aan de provinciale KBO is wel verschuldigd en wordt veelal door de Afdeling voldaan. Donateur: Een Donateur is iemand die uit vrijgevigheid een financiële bijdrage doet aan de KBO-Afdeling. Een donateur heeft geen rechten als lid van de vereniging. Een donateur heeft geen recht op de producten van de provinciale KBO. Er is geen afdracht aan de provinciale KBO verschuldigd. Deelnemer: Een Deelnemer is iemand die geen lid is van de KBO, maar wel deelneemt aan één of meer activiteiten en daartoe een door het Afdelingsbestuur vastgestelde financiële bijdrage betaalt. Een deelnemer heeft geen rechten als lid van de vereniging. Er is geen afdracht aan de provinciale KBO verschuldigd. Abonnee: Een Abonnee is iemand die geen lid is van de KBO, maar zich wel heeft geabonneerd op een blad of periodiek van de KBO. Een abonnee heeft geen rechten als lid van de KBO en er is geen afdracht aan de provinciale KBO verschuldigd. Overige relaties: Onder “Overige relaties” worden alle personen en instellingen begrepen die niet kunnen worden gerubriceerd in een van de hiervoor genoemde categorieën. Een relatie heeft geen rechten als lid van de KBO en er is geen afdracht verschuldigd aan de provinciale KBO.

[Natuurlijk persoon]: Dit veld vraagt om aan te geven of het een natuurlijk persoon betreft of een niet-natuurlijk persoon. Een niet-natuurlijk persoon is bijvoorbeeld een Instelling, een Stichting, een College, een Bestuur enz..


[Voornaam]: Het invoeren van een Voornaam of Roepnaam is niet verplicht. [Voorletters]: Het invoeren van Voorletter(s) is niet verplicht. Het is wel aan te bevelen om goed onderscheid te kunnen maken tussen leden met dezelfde achternaam. Het invoeren van voorletters dient te gebeuren in hoofdletters gescheiden door een punt. [Tussenvoegsel]: Een tussenvoegsel dient voluit te worden geschreven. Dus “van de” en niet “v.d.” of “v/d. [Achternaam]: Het invoeren van een achternaam is verplicht. Indien een gehuwde vrouw ook haar meisjesnaam toevoegt aan de mansnaam dan worden die namen door een koppelstreepje zonder spaties met elkaar verbonden. [Titel]: Het invoeren van een titel(Drs, Ir. Of Mr) is niet verplicht. [Geslacht]: Bij een natuurlijk persoon dient u de keuze te maken tussen Man of Vrouw. U kunt “daarvoor de letter M of V intoetsen of de lijst open klikken. [Aanhef]: Als u het geslacht hebt ingevoerd geeft het programma de aanhef “De heer”, “Mevrouw” aan. U kunt zelf ook “Zr” kiezen. [Geboortedatum]: U voert hier de geboortedatum in van het betreffende lid. Het formaat is dd-mm-jjjj. Het gebruiken van de beschikbare kalender is hier wat onhandig omdat u een groot aantal jaren terug moet. Dus gewoon de datum handmatig invoeren is eenvoudiger. [Lid Vanaf]: Dit is de begindatum van het lidmaatschap en is een verplicht veld. Het formaat is dd-mm-jjjj. Hierbij is het gebruik van de kalender aan te bevelen. [Machtiging]: U dient dit veldje aan te vinken als een machtiging voor automatische incasso is afgegeven of zal worden afgegeven. Als u straks de ledengegevens opslaat dan krijgt u een melding dat er een machtigingsregel is aangemaakt. Na het Opslaan krijgt u ook een 4e tabblad met de gegevens voor de machtiging. Zie verderop bij Machtiging. [Rekeningnummer]: Als u bij Betaalwijze “Machtiging” hebt ingevoerd dan bent u verplicht een geldig IBAN (International Bank Account Number) in te voeren. Dat is een rekeningnummer van 18 posities. Daarop wordt door het programma gecontroleerd. [BIC] Dit is het Bank Identificatie Code. Voor een Nederlands rekeningnummer is de BIC niet verplicht.


[Land]: Standaard is het land Nederland ingevoerd. Voor buitenlandse leden kan een ander land uit de lijst worden gekozen. In dat geval geldt het Nederlandse formaat van de postcode niet. [Postcode]: De postcode is verplicht. De combinatie van postcode, huisnummer en toevoeging maakt het mogelijk om het juiste adres, straatnaam en woonplaats op te zoeken. [Huisnummer]: Het huisnummer is verplicht [Huisnummer toevoeging]: De toevoeging van een letter of een andere toevoeging dient u hier in te voeren. [Zoeken]: Als u op [Zoeken] klikt dan wordt uit een centraal bestand het juiste adres opgehaald en ingevoegd. [Straat]: De straatnaam is verplicht, maar als u op basis van de postcode en het huisnummer laat zoeken wordt de straatnaam automatisch ingevuld. [Woonplaats]: Het invoeren van de woonplaats is verplicht, maar als u op basis van de postcode en het huisnummer het adres laat zoeken wordt de juiste straat en de woonplaats automatisch ingevuld. [Locatie]: Als dat van toepassing is, dan kunt u hier een locatie invullen door een selectie te maken uit de beschikbare locaties die onder [Stamgegevens] zijn ingevoerd. [Kamer]: Indien dat van toepassing is kan hier het kamernummer worden ingevoerd. [Huwelijksdatum]: Indien uw afdeling daar gebruik van maakt kunt u hier de huwelijksdatum van een echtpaar invoeren. [Telefoonnummer]: Hier kunt u het telefoonnummer invoeren. Dat kan met of zonder kengetal en dat kan met of zonder koppelstreepje tussen het kengetal en het abonneenummer. [Mobiele telefoon]: Hier kan het nummer van de mobiele telefoon worden ingevoerd. [E-mail]: Hier kan het E-mailadres van het lid worden ingevoerd. [Lid t/m]: Hier kunt u de datum van het beëindigen van het lidmaatschap invoeren. [Reden einde lidmaatschap]: U kunt de lijst met redenen voor het beëindigen van het lidmaatschap openen en daaruit een keuze maken. Als u een einddatum hebt ingevoerd dan moet u ook een reden vermelden.


[Ledenpas]: Dit veld is standaard leeg. Als een ledenpas gewenst is dan laat u dit veld leeg. Het lege veld ledenpas is voor de systeembeheerder van de Unie KBO een signaal dat er een ledenpas moet worden aangemaakt. Als de ledenpas is aangemaakt wordt in dit veld een vinkje geplaatst. Deze werkwijze is omgekeerd t.o.v. de werkwijze bij Lea-Senior. Als er een vinkje aanwezig is dan is er ook een ledenpas afgegeven. Dat betekent ook dat u voor een lid dat opnieuw een ledenpas aanvraagt (bv. wegens verlies) het vinkje moet worden weggehaald uit dit veld. [Extra ledenpas]: Er zijn afdelingen die naast de KBO-pas een eigen pas uitgeven. Daarvan kan hier een aantekening worden gemaakt.

[Opslaan]: Met deze knop worden de gegevens van het nieuwe lid vastgelegd in het programma. Zet de ►Cursor op de actieknop [Opslaan] en ►Muisklik. De knop Opslaan wordt na het klikken gedeactiveerd(wordt grijs) om te voorkomen dat u een nieuwe relatie dubbel invoert. ► [Annuleren]: Als u kiest voor annuleren dan worden alle nieuw ingevoerde gegevens gewist en zijn de gewijzigde gegevens van het betreffende lid niet in het systeem opgenomen. Zet de ►Cursor op de actieknop [Annuleren] en ►Muisklik.

3.1.4 Ledengegevens wijzigen In het beeldscherm [Leden > Ledenlijst > Lid] bevinden zich:  

4 deelschermen/tabbladen: [Algemeen, Extra en Deskundigheden en Machtiging] waar alle gegevens van het geselecteerde lid zijn vermeldt 1 deelscherm met de tabbladen: [Bladen, Activiteiten, Werkgroepen en Financieel]

3.1.5 Lid gegevens wijzigen Selecteer in de ledenlijst de regel van het lid waarvan u de gegevens wilt wijzigen. De ledengegevens komen te voorschijn door te [Dubbelklikken] of door na het selecteren te klikken op [Wijzig].


U krijgt dan het volgende scherm.

3.2 Tabblad Algemeen ► Ga met de ►Cursor naar het invoerveld dat veranderd moet worden en geef de “Tekst” met het toetsenbord in ► Zet de ►Cursor op [Opslaan] of [Annuleer] ►Muisklik Dat geldt ook voor de gegevens op de tabbladen.


3.3 Tabblad Extra:

Als u tabblad Extra opent dan ziet u bovenstaand scherm. [Opmerkingen]: In deze velden kunnen aantekeningen worden ingevoerd naar eigen inzicht.

3.3.1 Extra bezorgadres Voor gastleden en voor gewone leden die buiten het verspreidingsgebied van de eigen afdeling wonen, kan hier een extra bezorgadres worden ingevoerd. Dit adres wordt gebruikt voor het samenstellen van de bezorglijsten van de bladen, het bezorgen van de handmatige contributie-documenten en de bevestiging van deelname aan een activiteit. In de ledenadministratie behoudt een gastlid zijn/haar standaard woonadres.

3.3.2 E-mailadres in Extra adres Hier kunt u in afwijking van de gegevens van de primaire afdeling een e-mailadres invoeren dat alleen wordt gebruikt voor de gastafdeling. De primaire afdeling ziet dat e-mailadres niet en kan het ook niet gebruiken. 3.3.3 Machtiging van gastleden bij gastafdeling Deze optie biedt de mogelijkheid om voor de gastleden waarvan bij de primaire afdeling geen automatische incasso van toepassing is speciaal voor de gastafdeling een machtiging te registreren. Die machtiging is dan alleen voor de gastafdeling. Voor de primaire afdeling is die machtiging dan ook niet zichtbaar. U opent in het scherm van de lid gegevens het tabblad Machtigingen. U ziet daar een lege regel voor de machtigingen. U kiest hier voor Toevoegen. U krijgt dan het volgende scherm:


U vult hier de gegevens in die van belang zijn. Als u kiest voor doorlopende machtiging dan wordt automatische de incasso-code aangepast. Die wijzigt van OOFF(OneOff = eenmalig) in FRST(First= eerste) incasso. U kiest daarna voor Opslaan. In het tabblad Extra wordt nu het vinkje aangezet voor een machtiging ten teken dat er een machtiging aanwezig is.

3.4 Tabblad Deskundigheden In het tabblad kunt u als uw afdeling daarvan gebruik maakt, in de kolommen Deskundigheden, Vaardigheden en Aangesloten bij een aantal zaken aanvinken. Als onderwerpen ontbreken die u graag zou willen aangeven dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van uw provinciale bond. U kunt dan het onderwerp laten toevoegen aan de betreffende lijst.


3.5 Tabblad Machtigingen Als u het tabblad Machtigingen opent dan krijgt u voor iemand die (nog) geen machtiging heeft afgegeven het volgende scherm.

Als hier kiest voor [Toevoegen] dan krijgt u het volgende scherm.

Bij contributie vinkt u aan dat de machtiging geldt voor het innen van de contributie. 19 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN©

Bij activiteiten kunt u aangeven of de machtiging voor alle activiteiten van toepassing is of voor enkele te selecteren activiteiten. Als u dat schermpje opent dan krijgt u de volledige lijst van alle ingevoerde activiteiten. Als u Geen laat staan dan geldt voor de activiteiten geen machtiging. Bij Soort machtiging geeft u aan of het een eenmalige of een doorlopende machtiging is. Als u kiest voor een doorlopende machtiging dan wijzigt de machtigings-code van OOFF in FRST. Bij Machtiging geldt ook voor partner plaatst u een vinkje als de machtiging inderdaad ook voor de partner geldt. Bij Datum afgifte vult u de datum van afgifte van de machtiging in. Voor de machtigingen, die aanwezig waren bij de conversie naar de nieuwe rekeningnummers, geldt een algemeen vastgestelde afgiftedatum van 01-11-2009. Bij Actief staat standaard een vinkje. Als u een machtiging gaat toevoegen dan is het vanzelfsprekend dat de machtiging actief moet zijn. Als een machtiging wordt ingetrokken dan zet u hier het vinkje uit. Bij IBAN en BIC staan de gegevens ingevoerd zoals ze bij de Lidgegevens zijn ingevoerd. Bij leden en gastleden waarvan u het IBAN en de BIC niet hebt ingevoerd bij de persoonsgegevens (bij gastleden kunt u dat niet) dan vult u hier zelf de IBAN in. De BIC is alleen verplicht bij buitenlandse rekeningnummers. Na het opslaan wordt bij uw eigen leden het IBAN en de BIC ook vermeld bij de persoonsgegevens. De overige gegevens worden door het programma ingevuld en kunnen door de gebruiker niet worden aangepast. Als het een lid is waar al wel een machtiging aanwezig is, maar die moet worden gewijzigd dan krijgt u het volgende scherm.


Als u de machtigingenregel selecteert dan kiest u voor [Wijzigen] en dan krijgt u het volgende scherm.

U kunt deze gegevens Wijzigen. Dus aanpassen voor Activiteiten, wel of niet voor de partner, of Inactief zetten. Daarna kiest u voor [Opslaan] 3.6 Machtigingen bij (echt)paren U kunt bij één van de partners van een (echt)paar een machtiging aanmaken die ook voor de partner geldt. Het moet dan natuurlijk wel een machtiging zijn voor dezelfde IBAN. Bij beide partners komt dan een machtigingsregel staan. U kunt zien bij wie van de partners de machtiging is aangemaakt en bij wie de machtiging werd toegevoegd. Waar u de machtiging hebt aangemaakt staat de aanmaakdatum “normaal” weergegeven. Bij het lid waar de machtiging is toegevoegd staat de aanmaakdatum cursief. U kunt de machtiging alleen wijzigen of verwijderen bij de partner waarbij u de machtiging hebt aangemaakt. Als u de machtiging wilt wijzigen of verwijderen bij de partner bij wie de machtiging werd toegevoegd dan krijgt u een melding dat de machtiging bij de partner behoord en dat u die niet kunt wijzigen of verwijderen. Als de partner waarbij de machtiging werd aangemaakt zijn/haar lidmaatschap beëindigt dan wordt de machtiging bij de overblijvende partner gewijzigd in een aangemaakt machtiging. De aanmaakdatum wordt dan normaal weergegeven.


3.7 E-mailbericht voor (alle) leden Via de menuoptie Leden roep je de ledenlijst op. Je kunt daarbij in het schermfilter wel selecties toepassen. Je kiest nu de knop Mail. Je krijgt nu onderstaand scherm:

Hierin staan alle e-mailadressen van alle geselecteerde leden. Dat wil niet zeggen dat alle e-mailadressen goed zijn. Zet de cursor in het scherm met de e-mailadressen en kies nu voor de combinatietoets Ctrl+A om alles te selecteren. Alle gegevens in het scherm worden nu geselecteerd. Kies nu voor de combinatietoets Ctrl+C (= alles kopiëren). Open nu jouw standaard e-mailprogramma. Met de combinatietoets Ctrl+V kun je de gegevens plakken in een van de adresregels. Als de geadresseerden niet hoeven of mogen zien aan wie het bericht is verzonden dan moeten de adressen worden geplakt in de adresregel BCC (=Blind Carbon Copy). Voer je eigen e-mailadres in, in de adresregel: Aan:. Als de geadresseerden wel mogen zien aan wie het bericht is verzonden dan plak u de gegevens in de adresregels Aan: of CC. U hebt nu ook de regel “Selecteer de e-mailadressen en plak die in uw e-mailprogramma” in het adresveld geplakt. Die moet nog worden verwijderd. Ga daarvoor naar de bovenkant van alle geadresseerden door de combinatietoets Ctrl+Home te gebruiken. Door een aantal keren op de Deleteknop te drukken verdwijnt de tekst boven in het scherm en ook de lege regels. Het eerste e-mailadres komt nu boven en vooraan in de adresregel te staan. 22 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN ©

U kunt nu het e-mailbericht maken en eventueel een bijlage bijvoegen. Bij het verzenden kunt u een melding krijgen dat een bepaald e-mailadres fout is dus niet kan bestaan. Bijvoorbeeld 2 x @ of de toevoeging .nll of andere niet te gebruiken tekens. U zult dan die adressen moeten corrigeren of verwijderen. Als de berichten zijn verzonden kun u berichten terugontvangen omdat een emailadres niet meer in gebruik is, of omdat de postbus vol is of dat het bericht om een andere reden niet kan worden bezorgd.

3.7.1 Gastleden koppelen Gastleden zijn leden die bij een andere afdeling van de KBO als “Gewoon lid” zijn ingeschreven, maar die bij uw afdeling willen meedoen aan activiteiten of willen deelnemen aan een werkgroep. Als het betreffende lid zijn/haar lidnummer beschikbaar stelt dan kunt u het betreffende lid koppelen aan uw ledenadministratie als gastlid. De ledengegevens blijven volledig in beheer bij de primaire afdeling. Dus als daar iets aan moet worden gewijzigd dan moet dat via de ledenadministrateur van de primaire afdeling. Voor het beheer van de gegevens op het tabblad Extra bent u zelf bevoegd. ► Selecteer daarvoor de ledenlijst zoals in onderstaand scherm is te zien en ►Muisklik op de actieknop [Koppel gastlid].

► U vult in het betreffende veld het lidnummer in van uw gastlid en selecteer de actieknop [Opslaan]. en ► Muisklik Als de gegevens niet beschikbaar zijn dan krijgt u de mededeling dat het lid niet bestaat. Dat betekent dat de persoon in de totale database van de Unie KBO niet bekend is. Dat kan worden veroorzaakt door het feit dat de gegevens van de betreffende afdeling nog niet zijn geconverteerd naar het programma KBOLEDEN of dat de betreffende persoon nog niet ergens anders is geregistreerd als “Gewoon lid”.

3.7.2 Gastlidmaatschap beëindigen Voor het gastlidmaatschap kan in KBOLEDEN geen einddatum worden ingevoerd. U dient dan het gastlidmaatschap zelf uit het systeem te verwijderen.


Iemand kan alleen maar gastlid zijn als hij/zij “Gewoon lid” is bij een andere afdeling. Zodra dat gewoon lidmaatschap wordt beëindigd ontvangt de ledenadministrateur van de gastafdeling daarvan een e-mailbericht ook het gastlidmaatschap te beëindigen.

3.7.3 E-mailberichten verzenden vanuit KBOLEDEN Het verzenden van een e-mailbericht naar leden/deelnemers vanuit het ledenadministratieprogramma KBOLEDEN kan vanuit KBOLEDEN voor: 1. Alle leden vanuit de Leden/ledenlijst (zie hiervoor) 2. Deelnemers aan één bepaalde activiteit 3. Leden van één (werk)groep

3.7.4 E-mailbericht voor deelnemers aan een activiteit Ga naar Activiteiten in de menubalk en kies via Activiteiten/Beheer Activiteiten voor een van de activiteiten en open die activiteit zodat u de deelnemers in het scherm krijgt. Als u de deelnemers op het scherm hebt staan dan is ook de knop Mail beschikbaar. U ziet op het scherm welke deelnemers een e-mailadres hebben. Door op de knop Mail te klikken krijgt u weer het scherm met de e-mailadressen van de deelnemers. Het vervolg is dan gelijk aan de handelingen zoals bij het verzenden van een e-mail naar alle leden.

3.7.5 E-mailbericht verzenden aan leden van een (werk)groep Ga naar Werkgroepen en Beheer Werkgroepen en zoek de (werk)groep waarvoor je een e-mailbericht wilt maken. Open de (werk)groep zodat je alle leden van de (werk)groep op het scherm hebt. Je kunt dan zien welke leden van de groep een e-mailadres hebben. Klik nu op de knop Mail en je krijgt weer het scherm met alle e-mailadressen van de leden van de groep. Het vervolg is dan gelijk aan de handelingen zoals beschreven bij het verzenden van een e-mailbericht naar alle leden.

3.7.6 Andere informatie Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen In het onderste deelscherm kan voor het geselecteerde lid andere informatie via de tabbladen: [Bladen, Activiteiten, Werkgroepen en Financiën], Toegevoegd, Gewijzigd of Verwijderd worden. Om een keuze te kunnen maken voor verwijderen of wijzigen moet eerst de inhoud vastgelegd worden:


  

[Bladen]; Deze geeft u in: [Stamgegevens > Keuzelijsten] zie hoofdstuk Keuzelijsten [Aktiviteiten] Deze geeft u in: [Activiteiten > Beheer activiteiten] zie hoofdstuk Activiteiten [Werkgroepen] Deze geeft u in: [Werkgroepen > Beheer Werkgroepen] zie hoofdstuk Werkgroepen

Om informatie van een bepaald lid toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen, moet het betreffende lid eerst geselecteerd worden: ► Selecteer met de ►Cursor een lid uit de ledenlijst waarvan de gegevens moeten worden veranderd ► Geef ►Muisklik (Dubbel) om het gegevensscherm [Leden > Ledenlijst > Lid] te openen

3.7.6.1

Blad toevoegen

► Zet de ►Cursor op de tab: [Bladen] in het onderste deelscherm en ►Muisklik ► Zet de ►Cursor op de knop: [Toevoegen] en ►Muisklik. Het pop-up venster: [Voeg een abonnement toe voor lid] verschijnt.

► Geef in het deelvenster: [Lid abonnement]de gegevens in ► U kiest hier het blad dat u wilt toevoegen door het betreffende veld te openen door op het pijltje te klikken. ► Daarna kiest u het betreffende rayon door de lijst te openen van de bezorgers. 25 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN©

► Zet de ►Cursor op de knop: [Opslaan] en ►Muisklik. Het pop-up venster verdwijnt en het betreffende lid krijgt het blad en de bezorger toegewezen.

Indien u leden hebt welke hun Nestor centraal van de Unie KBO ontvangen dient u rayon “NESTOR postbezorging” toe te kennen. Rayon “Nestor postbezorging” staat als laatste in de lijst op het scrol menu rayons.

3.7.6.2

Activiteiten toevoegen aan een lid

KBOLEDEN biedt 2 mogelijkheden om activiteiten en leden aan elkaar te koppelen. Via dit scherm voegt u een of meerdere activiteiten toe aan een lid. Deze methode is het meest geschikt voor het verwerken van een lijst van activiteiten van één deelnemer. Als u via het scherm activiteiten de koppeling tussen een lid en een activiteit wilt realiseren dan gaat u naar Activiteiten en koppelt daar de afzonderlijke leden aan één activiteit. Deze methode werkt het beste in de situatie dat u een lijst met deelnemers krijgt om in te voeren bij één activiteit in KBOLEDEN. Hieronder beschrijven we de methode om een of meer activiteit(en) toe te voegen aan één lid. ► Zet de ►Cursor op de tab: [Activiteiten] in het onderste deelscherm en ►Muisklik ► Zet de ►Cursor op de knop: [Toevoegen] en ►Muisklik. Het pop-up venster: [Toevoegen activiteit deelname] verschijnt.


► Geef in het deelvenster: [Toevoegen activiteit deelname]de gegevens in ► In het sub-scherm ziet u de naam van het betreffende lid. Als u het veld Activiteit opent door op het pijltje te klikken dan opent zich de lijst van ingevoerde activiteiten. U kiest de gewenste activiteit. Vervolgens vult u de Lid-Activiteit gegevens in. De aanmelddatum en het groepsnummer vult u in als dat voor de betreffende activiteit van belang is. Als dat bij de activiteit van toepassing is dan geeft u ook aan of iemand Contactpersoon, en/of Chauffeur wil zijn en of die op eigen gelegenheid gaat. Verder geeft u aan of de deelnemer een machtiging heeft afgegeven voor het innen van de bijdrage. Als het betreffende lid een machtiging heeft afgegeven voor het innen van de contributie dan wordt het rekeningnummer dat bij de ledengegevens is ingevoerd getoond in het veld “Rekeningnummer”. Als voor het innen van de bijdrage voor deze activiteit een ander rekeningnummer moet worden gebruikt dan kunt u hier dat rekeningnummer wijzigen. Als voor het betreffende lid niet de standaard bijdrage voor de activiteit geldt, maar een afwijkend bedrag dan kan dat ook op deze pagina worden aangegeven. In het veld opmerkingen kunt u een aantekening maken die voor het betreffende lid voor deze activiteit van belang is. ► Zet de ►Cursor op de knop: [Opslaan] en ►Muisklik. Het pop-up venster verdwijnt 3.7.6.3

Werkgroepen toevoegen aan het lid

► Zet de ►Cursor op de tab: [Werkgroepen] in het onderste deelscherm en ►Muisklik ► Zet de ►Cursor op de knop: [Toevoegen] en ►Muisklik. Het pop-up venster: [Toevoegen werkgroep lidmaatschap] verschijnt


Ook hier hebt u een 2e ingang om leden en werkgroepen aan elkaar te koppelen. In dit geval koppelt u de werkgroep aan het betreffende lid. Als u werkt via Werkgroepen dan koppelt u leden aan de werkgroep ► Geef in het deelvenster: [Lidmaatschap gegevens]de gegevens in ► In het sub-scherm staat de naam van het betreffende lid. ► Als u het veld Werkgroep opent door op het pijltje te klikken dan kunt u een werkgroep kiezen. ► In het veld Functie kunt u een van de beschikbare functies selecteren. ► In het veld “Datum” van: vult u de begindatum van de betreffende functie in. ► In het veld “Datum tot” vult u bij het begin van de functie niets in. Maar zodra de functie wordt beëindigd vult u hier de einddatum in. ► Zet de ►Cursor op de knop: [Opslaan] en ►Muisklik. Het pop-up venster verdwijnt. 3.7.6.4

Financiën (tabblad)

Als u het tabblad Financiën selecteert en dan krijgt u onderstaand scherm.

U krijgt hier alleen maar informatie te zien als de contributie is berekend of als er bijdragen voor deelname aan activiteiten bekend zijn. In het bovenstaande voorbeeld is alleen de contributie te zien. 3.7.6.5

Informatie wijzigen/verwijderen

De procedure om de inhoud van een geselecteerd lid te wijzigen of te verwijderen is gelijk aan Informatie toevoegen met uitzondering van: ► Zet de ►Cursor op een van de tabs: [Bladen, Activiteiten, Werkgroepen] of [Financiën] en ►Muisklik. ► Zet de ►Cursor op de regel waarvan de inhoud gewijzigd of verwijderd moet worden en ►Muisklik. Afhankelijk van de tabkeuze komen de pop-up vensters op zoals hiervoor beschreven te voorschijn. ► Wijzig of verwijder de inhoud en daarna weer [Opslaan].


3.7.7 Relaties tussen de leden Bij het invoeren van nieuwe leden weet u of het om een (echt)paar gaat of om een enkelvoudige situatie. Bij een echtpaar wilt u de leden in KBOLEDEN aan elkaar koppelen zodat zij één contributienota kunnen krijgen en dat er ook maar één keer het blad wordt bezorgd. ► U voert een van beide leden het eerste in. Zodra u het tweede lid van een echtpaar hebt ingevoerd kiest u met de ►Cursor voor [Relaties] en ►Muisklik. U krijgt dan het volgende popup venster:.

► Hier kiest u met ►Cursor voor [Koppelen aan] en ►Muisklik. U krijgt dan de volledige ledenlijst te zien. Door de eerste en volgende letters van de achternaam in te toetsen komen de namen achtereenvolgens tevoorschijn. U selecteert het lid waaraan het lid (op het achterliggende scherm) moet worden gekoppeld. U krijgt dan het volgende scherm:


U maakt een keuze voor de relatievorm. Als er maar één blad hoeft te worden bezorgd dan zet u een vinkje bij “Bladen bij huidig lid verwijderen?” Als ook het factuur en bezorgadres gelijk is aan het eerste lid dan zet u ook een vinkje achter de vraag: “Bezorg-/factuuradres bij eerste lid?” U kiest vervolgens voor [Opslaan].

3.7.7.1 Invoeren van een nieuw lid en toekennen van een relatie aan een bestaand lid. ► U selecteert uit de ledenlijst het betreffende bestaande lid en opent het ledenscherm. Hierin kiest u met ►Cursor voor [Relaties] en u selecteert het lid waaraan het nieuw ingevoerde lid moet worden gekoppeld. U maakt ook de keuze voor de Relatievorm, het wel of niet bezorgen van het blad en voor het bezorg-/factuuradres. Dit hoeft niet te worden verwijderd. Als bij bezorgadres/factuuradres een vinkje is gezet komt er toch maar één blad op de bezorglijst. Het is zelfs handiger het te laten staan. Bij het verbreken van de relatie hoef je dan niet opnieuw een blad toe te voegen. En u kiest tenslotte voor [Opslaan].

3.7.7.2

Relaties verwijderen

Als u een relatie (koppeling van 2 leden) wilt verwijderen dan selecteert u het betreffende lid. ► In het ledenscherm kiest u met ►Cursor dan voor [Relaties] en u kiest dan in het pop-up venster [Relaties tussen leden] de knop [Relatie on-


gedaan maken]. U krijgt dan de vraag of u werkelijk de relatie wilt verwijderen en dan kiest u voor OK. U dient dan nog wel het Blad toe te voegen aan de medebewoner als dat in de relatie was verwijderd


3.8 Financiën (Menu) 3.8.1 Inleiding De functies die betrekking hebben op de financiële module maken ook gebruik van de stamgegevens van KBOLEDEN. 3.8.2 Financiële gegevens in Stamgegevens. Als u gebruik gaat maken van automatische incasso dan moeten de gegevens van de afdeling worden aangepast. Er moeten meer basisgegevens worden vastgelegd, dan in de oude situatie werd verlangd. Kies in de menubalk Stamgegevens en daarna Instellingen u krijgt dan het volgende scherm:

Deze gegevens hoeft u slechts één keer in te voeren. Achtereenvolgens hebt u de volgende velden:  



Naam is de naam van de afdeling zonder daar KBO voor te zetten. In alle documenten wordt KBO toegevoegd aan de naam van de afdeling. Vestigingsplaats is de woonplaats. Veel afdelingen hebben een naam die geen verwijzing is naar de woonplaats. De woonplaats is soms nodig voor het adresseren van documenten. Bovenliggende organisatie-eenheid is de provinciale bond. Dit gegeven is door het programma ingevuld.


 



   









Organisatie-eenheid type geeft de aard van de vereniging aan binnen de structuur van de KBO aan. Incassant ID overnemen van de Bond betekent dat de afdeling gebruik maakt van het incassant-ID van de Provinciale Bond omdat de afdeling zelf geen incassant-ID heeft. Dat zal heel weinig voorkomen want bijna alle banken verlangen een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en dan heeft de afdeling in principe ook een eigen incassant-ID. Incassant ID is het nummer dat u hebt ontvangen van uw bank. Dat nummer heeft een vast formaat met daarin opgenomen het nummer van de K.v.K. Zie het voorbeeld in het hierboven afgedrukte scherm. IBAN is het International Bank Account Number. Het nieuwe internationale bankrekeningnummer dat vanaf 1 februari 2014 moet worden gebruikt. BIC is het Bank Identificatie nummer. Dit nummer is alleen een verplicht gegeven voor niet-Nederlandse incasso’s. KvK-nummer is het nummer van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. De adresgegevens van de afdeling moet het adres zijn van het formele secretariaat van de afdeling. Dus het adres dat staat op de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Datum na einddatum is het aantal dagen dat oud-leden nog zichtbaar zijn in het programma KBOLEDEN na de ingegeven einddatum van het lidmaatschap. Aantal dagen lidmaatschap voor herinneringsnota is het minimum aantal dagen dat iemand lid moet zijn om in aanmerking te komen voor een herinneringsnota. Afdelingsnummer is het unieke nummer van de afdeling dat in combinatie met een volgnummer (van 5 cijfers) de identificatie van ieder lid mogelijk maakt. Laatste volgnummer dit is het laatst gebruikte volgnummer als onderdeel van het lidnummer. Het volgnummer wordt automatisch toegekend door het programma, bij het invoeren van nieuwe leden. Dit volgnummer kan door de gebruiker niet worden aangepast.

Sla deze gegevens op en ga dan naar het onderdeel Financiën op de menubalk. Het onderdeel Financiën omvat 5 verschillende hoofdfuncties zoals die in de onderstaande schermafdruk zichtbaar zijn onder het Menu-Item [Financiën] in de menubalk.


Die hoofdfuncties worden hierna afzonderlijk toegelicht. ► ► ► ► ►

Overzicht Contributieberekening Automatische incasso Handmatige betalingen Contributie

Het onderdeel Financiën heeft betrekking op het berekenen en innen van de contributie en de bijdragen voor deelname aan activiteiten. 3.8.3 Contributie Als kiest voor contributie dan krijgt u het volgende scherm:

U vult hier het contributiejaar in waarvoor de u de contributiegegevens wilt gaan invoeren of wijzigen. U klikt op [Zoek] en u krijgt het volgende scherm:


Hier kunt u de betreffende bedragen invullen. U kunt een specificatie geven van de bedragen of in één bedrag de te betalen contributie invullen bij “Uw afdeling”. Als u onderscheid maakt in de contributie voor een eerste en een tweede lid op hetzelfde adres, dan kunt u de korting voor een tweede lid op de betreffende regel invoeren. Hetzelfde geldt voor het toepassen van een korting als de leden een machtiging afgeven voor het innen van de contributie. Als dat niet van toepassing is dan laat u daar overal € 0,00 in staan. De velden mogen niet blanco(leeg) zijn 3.8.4 Contributiejaar verwijderen U kunt een contributiejaar volledig verwijderen. Hiermee worden alle contributieregels voor het betreffende jaar bij alle leden verwijderd. U kunt daarna weer opnieuw de contributie voor het betreffende jaar toevoegen. Na een contributieberekening staan dan de contributiebedragen ook weer bij alle actuele leden. De optie kan handig zijn als u vroegtijdig een contributieberekening hebt uitgevoerd voor het volgende jaar en een aantal leden hun lidmaatschap alsnog beëindigen. Bij alle leden die lid waren op het moment van berekenen is een contributieregel aangemaakt, die u voor dat contributiejaar moet afhandelen. Als u het contributiejaar verwijdert, opnieuw toevoegt en opnieuw berekent dan hebt u alleen bij de actuele leden een contributieregel staan. . Denk erom dat u deze handeling niet uitvoert als u al een aantal betalingen van het betreffende contributiejaar hebt verwerkt, want u moet dan weer opnieuw beginnen

3.8.5 Contributieberekening

U gaat nu naar het menu ► Zet de ►Cursor op: [Financiën > Contributieberekening] en ►Muisklik. Het scherm [Financiën > Contributieberekening] krijgt u te zien. 35 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN©

► Open het keuzemenu in het invoerveld [Contributiejaar] waarna u de daar de ingevoerde contributiejaren ziet. ► Kies het contributiejaar waarvoor u de berekening wilt gaan uitvoeren en ►Muisklik. Het invoerveld voor de [Uiterste betaaldatum] is de uiterste betaaldatum die alleen van toepassing is voor de handmatige betalingen. Alleen op de contributienota wordt de uiterste betaaldatum afgedrukt. U kunt de contributieberekening op elk moment herhalen en daarbij eventueel een andere [Uiterste betaaldatum] invoeren. U hebt bijvoorbeeld het contributiejaar 2014 ingevuld en als uiterste betaaldatum 01-02-2014. ► Zet de ►Cursor op [Bereken] en ►Muisklik. U krijgt het volgende popup venster: [Bericht van webpagina] te zien


► Sluit af door ►Muisklik op [OK] Vervolgens duurt het even voordat de berekening van de contributie is uitgevoerd. De tijd is afhankelijk van de hoeveelheid leden waarvoor de berekening moet worden uitgevoerd(20 tot 50 seconden). Tijdens die berekening draait er een zwart cirkeltje op uw scherm. Zodra de berekening is uitgevoerd verschijnt het volgende beeldscherm.

Hierin staat in rood vermeld hoeveel contributieregels en zijn berekend en toegevoegd of vervangen. Alle actuele leden, ongeacht het lidsoort hebben nu allemaal dezelfde contributie toegewezen gekregen. 3.8.6 Afwijkende contributie invoeren. Voor een (meestal beperkt) aantal leden kan eventueel een afwijkende contributie gelden. Dat zijn bijvoorbeeld de ereleden en de gastleden. Bij sommige afdelingen geldt voor leden die in de loop van het jaar toetreden een gereduceerd contributiebedrag. De afwijkende contributie moet per individueel lid voor elk jaar worden aangepast. Als het om een bepaald lidsoort bv. Gastleden, gaat dan kunt u dat op een min of meer collectieve manier doen. Kies in het scherm [Financiën > Overzicht] voor Gastlid en klik dan op [Zoek]. U krijgt dan de gastleden op het scherm. Vervolgens klikt u op [Wijzig alles] en u krijgt het volgende scherm.


In dit scherm kunt u het bedrag wijzigen. Daarna kiest u voor [Opslaan]. Deze actie kunt u uiteraard ook toepassen voor andere lidsoorten en voor individuele leden. 3.8.7 Contributiebetaling collectief op Nee zetten. U kunt op elk moment na de keuze van het betreffende contributiejaar alle betalingen van contributie steeds op “Niet voldaan” zetten. Met deze actie moet u zorgvuldig omgaan, want anders moet u alle betalingen, via automatische incasso en ook de handmatige betalingen opnieuw gaan invoeren. Voor een nieuw contributiejaar worden eerst de contributiebedragen ingevoerd onder de menu-optie Contributie en de contributieberekening voor het nieuwe contributiejaar uitgevoerd. Alle actuele leden krijgen dan een nieuwe contributieregel voor dat contributiejaar. U hebt dan het volgende scherm.

► Als u ►Muisklik op [Zet betaald op Nee] dan krijgt u de vraag of u wilt doorgaan. ► Als u ►Muisklik op [OK] dan wordt voor de contributie betaald op Nee gezet. U krijgt dan de melding dat de contributieregels op “Niet voldaan” zijn gezet. 38 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN ©

3.8.8 Contributiebetaling individueel op Nee zetten U kunt ook per lid afzonderlijk de betaling ongedaan maken. U hebt daarvoor 2 ingangen tot uw beschikking. Als u kiest voor leden en vervolgens de gegevens van het betreffende lid opent dan kunt u op het tabblad Financieel alle financiële regels zien en bewerken. Door de betreffende regel te openen kunt u het vinkje van Betaald verwijderen. Na het Opslaan zijn ook de andere betalingsgegevens verdwenen. De andere ingang is via overzicht onder de menukeuze Financiën. Als u daar het betreffende lid selecteert en de juiste contributie en/of activiteit kiest dan kunt u ook hier de betreffende contributie of bijdrage-regel openen. Na het verwijderen van het vinkje voor betaald en het opslaan zijn ook hier de andere betalingsgegevens verwijderd. 3.8.9 Innen van de contributiebedragen.

In het betreffende scherm kunt u aangeven voor welk contributiejaar de contributie zal worden geïncasseerd of geïnd. Deze keuze geldt zowel voor de automatische incasso’s als voor de handmatige betalingen. 3.8.10 Automatische incasso Voorwaarden voor automatische incasso.

3.8.10.1

Incassocontract

Om automatisch te kunnen incasseren moet u een incassocontract afsluiten met uw bank. U ontvangt dan uw incassant-ID en in het contract worden een aantal afspraken vastgelegd omtrent het aantal incasso’s per jaar, het aantal posten dat per keer en per jaar kan worden geïncasseerd en het bedrag dat per rekening per keer kan worden geïncasseerd. Ook het totaal bedrag van een incassobestand is daarin geregeld. Bedenk daarbij in ieder geval dat u voor een echtpaar 2 keer het contributiebedrag zal gaan innen en dat het af te spreken bedrag minimaal 2 keer de contributie is. Als u duurdere activiteiten organiseert dan zult u ook daar rekening mee moeten houden.

3.8.10.2

Gegevens bij de leden

Om de contributie en de bijdragen voor deelname aan activiteiten automatische te kunnen incasseren moeten in KBOLEDEN enkele zaken goed zijn ingevoerd en afgestemd. 

 

Voor het automatisch incasseren van de contributie en/of de bijdragen voor deelname aan activiteiten moet in de persoonsgegevens van het betreffende lid zijn aangevinkt dat er een Machtiging is. Op het tabblad Machtigingen moet een actieve machtigingsregel aanwezig zijn. Er dient een geldig IBAN rekeningnummer te zijn ingevoerd.


 

Bij een activiteit zelf, waarvoor een bijdrage wordt gevraagd, moet staan aangegeven, dat automatisch incasseren van toepassing is voor die activiteit. Bij de aanmelding kan, het overgenomen standaard rekeningnummer uit de persoonsgegevens, worden overschreven door een afwijkend rekeningnummer als dat voor deze activiteit van toepassing is.

3.8.10.3 Automatische incasso’s of handmatige betalingen voor gastleden. Bij gastleden kan zich de situatie voordoen dat de primaire afdeling en de gastafdeling een verschillende betaalwijze hanteren. Bij primaire afdeling geen machtiging en bij de gastafdeling wel. Als bij de primaire afdeling geen automatische incasso is geregistreerd, dan kan de gastafdeling een machtiging invoeren op het tabblad Extra. De gastafdeling kan dan gebruik maken van automatische incasso, los van de primaire afdeling. Bij de primaire afdeling wel een machtiging en bij de gastafdeling niet. Als u nu bij de gastafdeling ook een machtiging aan maakt en die op inactief zet dan kunt u bij de gastafdeling de contributie en de bijdragen voor deelname aan activiteiten via handmatige betalingen innen.

► Als u kiest voor [Automatische incasso] dan krijgt u het volgende scherm:

3.8.10.4

Contributie incasseren?

► Als u het veld achter Contributie incasseren? Opent dan kunt u hier het contributiejaar kiezen waarvoor u wilt incasseren.


3.8.10.5

Activiteiten incasseren?

► U kunt hierbij het pop-up schermpje openen en kiezen voor het incasseren van Alle activiteiten voor Geen activiteiten en u kunt afzonderlijk de activiteiten kiezen waarvan u de bijdragen automatisch wilt incasseren. ► Als u bij de activiteiten een keuze hebt gemaakt dan worden alle openstaande bijdragen voor deelname aan de aangegeven activiteiten geïncasseerd als er een Machtiging is afgegeven en de vervaldatum van die betalingstermijn is verstreken. Het is van belang goed te kijken wanneer de betreffende termijn vervalt. Bij het automatisch incasseren, maar ook bij het aanmaken van een nota wordt gekeken of de betreffende betalingstermijn inderdaad is verstreken. Alleen als de betalingstermijn is verstreken wordt het bedrag geïncasseerd of gefactureerd.

3.8.10.6

Verwerkingsdatum

► Dit is de datum waarop de incasso door de bank zal worden uitgevoerd. De datum kan nooit vóór de actuele datum liggen en kan maximaal 1 jaar in de toekomst liggen. ► Voor eerste incasso’s en voor een batch waarin ook eerste incasso’s zitten geldt een verwerkingstermijn van minimaal 6 dagen. ► Voor een batch met alleen maar vervolgincasso’s geldt een verwerkingstermijn van minimaal 3 dagen.

3.8.10.7

Aanmaken incassolijst

3.8.10.8  Als u Muisklik op [Aanmaken incassolijst] dan krijgt u de vraag of u wilt doorgaan. Als u  Muisklik op [OK] dan wordt de incassolijst aangemaakt en verschijnt op het scherm. Onder aan de incassolijst wordt het aantal posten en het totaal bedrag van de incasso vermeld. Het is verstandig het aantal posten en het totaal bedrag te controleren voordat u doorgaat met het aanmaken van het incasso bestand. 41 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN©

U weet het aantal leden met een machtiging, en de bedragen die daarvan moeten worden geïnd. Als u akkoord bent met het aantal posten en het totaal bedrag dan is het verstandig dit rapport af te drukken als document voor de financiële administratie. Daarna kunt u dit rapport afsluiten. Als een foutief rekeningnummer is ingevoerd of als voor de betalingswijze Machtiging is gekozen en er is een niet correct rekeningnummer ingevoerd dan krijgt u daarvan een melding. U krijgt ook een melding als de machtiging niet in orde is. De betreffende fout moet worden opgelost voordat u een incassolijst kunt aanmaken.  Deze incassolijst is voor de penningmeester het document voor de specificatie van de automatisch geïncasseerde contributie De incassolijst ziet er als volgt uit:

Op de lijst komen afzonderlijk gegroepeerd de herhaalincasso’s, de eerste incasso’s en de eenmalige incasso’s voor. Er wordt een specificatie gegeven van de te incasseren bedragen per rekeningnummer. Onder aan de incassolijst staan het aantal posten en het totaal bedrag van de te incasseren bedragen.

3.8.10.9

Het aanmaken van incassoberichten

In onderstaand scherm ziet u dat nu de knoppen “Aanmaken en versturen” en “Aanmaken incassobestand” ook actief zijn.


Sinds de invoering van de Europese regels voor automatische incasso is de incassant(de afdeling) verplicht de debiteur(het lid) een bericht te sturen omtrent de incasso. Daarin moet worden vermeld wanneer welk bedrag en waarvoor wordt geïncasseerd. Afhankelijk van de plaatselijke afspraken en gebruiken kan daar een eigen vorm aan worden gegeven. In KBOLEDEN is een mogelijkheid opgenomen voor het verzenden van incassoberichten per e-mail en per brief. Als u het vinkje voor het verzenden van incassoberichten per e-mail weghaalt dan verandert de tekst bij de incassoberichten per brief. Dat wordt dan dat alle leden een brief krijgen als incassobericht. Al u ook het vinkje weghaalt bij incassobericht per brief dan krijgt niemand vanuit KBOLEDEN een incassobericht. Maar als u de knop “Aanmaken en versturen” niet gebruikt krijgt ook niemand een incassobericht. De leden die een e-mailadres hebben, ontvangen rechtstreeks een incassobericht per e-mail. De afzender(meestal de penningmeester) krijgt een overzicht van de per e-mail verzonden incassoberichten. De brieven worden aangemaakt en die kunt u ergens opslaan en/of afdrukken en bij de leden bezorgen.

3.8.10.10 Aanmaken incassobestand Als u Muisklik op [Aanmaken incassobestand] dan krijgt u de vraag of u wilt doorgaan. Als Muisklik op [OK] dan wordt het incassobestand aangemaakt. De naam van het incassobestand wordt zichtbaar links in het scherm bij de Overzichtslijst van incassobestanden.


In de 1e reeks cijfers van het incassobestand staat de datum waarop het incassobestand is aangemaakt. Als meerdere incassobestanden zijn aangemaakt dan staan ze op datum volgorde.  Als eenMuisklik geeft op het Incassobestand dan krijgt u op uw scherm een venster met de mogelijkheid om het incassobestand te Openen, Op te slaan of de actie te annuleren.

Als u kiest voor het Openen van het incassobestand dan ziet u de afzonderlijke regels van het incassobestand. Ben daar zeer voorzichtig mee want elke kleine wijziging in dat bestand kan het onbruikbaar maken. Er zijn nl. zeer nauwkeurige controleregels op dat bestand. U moet dan de gehele incassoprocedure opnieuw uitvoeren en alle betalingen weer op Nee zetten. En u loopt de kans dat de incasso-code niet meer de juiste waarde heeft.  U kunt dat incassobestand opslaan op bijvoorbeeld een geheugenstick of in “Mijn documenten” vanwaar u het kunt gebruiken om te importeren in de Incassomodule van uw Internetbankieren. Zodra u het incassobestand hebt aangemaakt dan staat bij alle leden waarvan een incassoregel is aangemaakt, vermeld dat de contributie en/of de bijdragen voor de activiteiten zijn betaald. De datum van incasso en als kenmerk AI (automatische incasso) is dan bij de leden ingevoerd. Indien achteraf blijkt dat om een bepaalde reden een incasso niet kon worden uitgevoerd dan dient u die betaling handmatig en individueel bij het betreffende lid ongedaan te maken. 3.8.11 Handmatige betalingen Voor zover de contributie en de bijdragen voor deelname aan activiteiten niet wordt geïnd via automatische incasso zijn er in KBOLEDEN 4 mogelijkheden voorhanden. 

Via een nota


  

Via een brief met aangehechte acceptgiro Via een acceptgiro (3 op één vel) Via een kaskwitantie

U kunt slechts één van bovenstaande 4 mogelijkheden toepassen 3.8.11.1

Contributienota

 Als  Muisklik op [Contributienota] dan krijgt u onderstaand scherm

De (contributie)nota bevat een gedeelte waar u zelf de tekst kunt invoegen. Een gedeelte van de mogelijke voorbeeldtekst is hiervoor ingevuld. U kunt deze voorbeeldtekst wissen en vervangen door uw eigen tekst. U kunt in dit scherm aangeven voor welk jaar de contributie zal worden geïnd. U kunt vervolgens aangeven of u ook bedragen wilt opnemen voor alle of bepaalde activiteiten op de nota. U kunt de vervaldatum invoeren die bepaald of de betalingstermijnen zijn verstreken en die dus kunnen worden opgenomen op de nota. U kunt nu kiezen op welke manier u de contributie of de bijdragen voor activiteiten wilt innen. Hiervoor hebben we de 4 mogelijkheden genoemd. U kunt vervolgens nog aangeven op welke wijze u de nota’s gesorteerd wilt hebben. Dat kan handig zijn bij het bezorgen van de nota’s. Verder is er nog de mogelijkheid, als u acceptgiro’s gebruikt dat u aangeeft of u wel of niet voorgedrukt betalingskenmerken hebt laten aanmaken. Tenslotte is er de mogelijkheid om acceptgiro’s af te drukken zonder het bedrag in te vullen. Van die mogelijkheid wordt gebruik gemaakt als in de begeleidende brief wordt vermeld welke contributie wordt gevraagd en met het vriendelijke verzoek een hoger bedrag over maken ter ondersteuning van de afdeling van de KBO. 45 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN©

Als  Muisklik op [Aanmaken] dan krijgt u onderstaand scherm met daarin de nota’s die werden aangemaakt. U kunt die nota’s meteen afdrukken of opslaan in een bestand en later afdrukken. De contributie nota ziet er als volgt uit.


3.8.11.2

Kaskwitanties, Brief met een acceptgiro of 3 Acceptgiro’s op één vel.

Afdelingen kunnen zelf kiezen welk document wordt gebruikt voor het innen van de contributie en/of de bijdragen voor de activiteiten. Bedenk wel dat vanaf 2019 het gebruik van acceptgiro’s niet meer is toegestaan. Een voorbeeld van 3 acceptgiro’s op een pagina


Een voorbeeld van een brief met een acceptgiro

In het tekstveld voor de brief met Acceptgiro zijn maar maximaal 4 regels voor de tekst beschikbaar. Maak je de tekst langer dan schuift de acceptgiro door naar een tweede pagina. 48 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN ©

Een voorbeeld van de Kaskwitanties

Deze 3 kaskwitanties kunnen worden losgesneden, zodat ze individueel aan de leden kunnen worden uitgereikt als bewijs dat de contributie is betaald. Ook kan deze kwitantie worden gebruikt als bewijs van lidmaatschap van de afdeling naast de ledenpas van de Unie KBO. U kunt dan de reeks blokjes gebruiken om aan te tekenen aan welke activiteit iemand heeft deelgenomen.


3.8.12 Overzicht Financiën ► Als u teruggaat naar de knop [Financiën] op de menubalk en dan ►Muisklik op [Overzicht]

U krijgt dan het bovenstaande overzicht met alle actuele leden waarvoor de contributie is berekend. Dit is een zgn. filterscherm waarin u een aantal selectiemogelijkheden kunt invoeren.       

De [Organisatie-eenheid] is uw eigen afdeling, dat is standaard zo ingevuld. Bij [Contributie] kunt u het contributiejaar kiezen waarvan u een overzicht wilt hebben. BIj [Activiteitensoort] kunt u een keuze maken voor zover u activiteitensoorten hebt ingevoerd. Bij [Activiteit] kunt u een activiteit selecteren waarvan u het financieel overzicht wilt zien. Bij [Relatie] kunt u het lidnummer invoeren van het lid waarvan u de financiële gegevens wilt zien. Bij [Soort lid] kunt u een keuze maken uit de verschillende lidsoorten waarvan u het overzicht wilt hebben. Bij [Betaald] kunt u kiezen uit Alles = alle leden betaald en niet betaald, Betaald = de leden die wel hebben betaald en Niet betaald= de leden die niet hebben betaald.

3.8.13 Bewerken van de financiële gegevens In dit scherm kunt u de financiële gegevens van een afzonderlijk lid en van alle leden op dat scherm onderhouden/wijzigen. Als u kiest voor een individueel lid dan selecteert u dat betreffende lid en u kiest voor Wijzigen. U krijgt dan onderstaand scherm waarin gegevens kunt wijzigen of aanvullen. U kunt onderstaand scherm alleen als de contributie niet is betaald. 50 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN ©

Als de contributie wel is betaald (vinkje in het veld betaald) dan is alleen die regel actief. Als u het vinkje weg haalt en de wijziging opslaat dan kunt u daarna ook de onderste 4 gegevens wijzigen of aanvullen. Dus ook een afwijkend bedrag invoeren. Na het opslaan van een afwijkend bedrag zal dat bedrag worden geïncasseerd of gefactureerd.

Als u kiest voor [Wijzig alles] dan krijgt u onderstaand scherm.

U kunt dan achtereenvolgens van de geselecteerde leden de volgende gegevens van de contributieregel wijzigen: Bedrag, Betaald Ja of Nee, de betaaldatum en een betalingskenmerk. Na het wijzigen van de gegevens kunt u kiezen voor [Opslaan] en de gewijzigde gegevens worden opgeslagen. Let op! U kiest hier eerst voor het Financieel overzicht en een pagina. Dus eerst pagina 1. U kiest hier voor Wijzig alles” en u kunt de gegevens in dat scherm aanpassen. U slaat vervolgens pagina 1 op en keert terug in het Financieel over-


zicht en u bladert door naar pagina 2 van het financieel overzicht. U kiest nu opnieuw voor “Wijzig alles” en u kunt de gegevens op pagina 2 wijzigen en daarna opslaan. En zo kunt u verder tot alle pagina’s zijn bijgewerkt. Dit geldt zowel voor de contributiegegevens als voor de bijdragen voor deelname aan activiteiten.


3.9 Activiteiten 3.9.1 Inleiding In een KBO-afdeling is het onderscheid tussen een groep en een activiteit niet altijd even duidelijk. Bedenk dan dat bij Activiteiten een bijdrage/contributie kan worden geregistreerd en geïnd. Ook kunnen meerdere kenmerken van de deelnemers worden genoteerd. In de module activiteiten kunnen alle activiteiten van uw afdeling worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. De activiteiten kunt u indelen in activiteitensoorten. Bijvoorbeeld Reizen, Cursussen, Zomerschool enz. enz.. De activiteitensoorten moet u invoeren bij de Stamgegevens/keuzelijsten. 3.9.2 Activiteitensoort invoeren U kiest voor [Stamgegevens] en vervolgens voor [Keuzelijsten]. Daarna klikt u de lijst met Stamgegevens en u krijgt het volgende scherm:

U selecteert daar [Activiteitensoort].en u krijgt dan het volgende scherm:


U kunt hier kiezen voor Systeem en voor uw eigen Organisatie-eenheid(=Afdeling).Als het een stamgegeven is waarbij centraal (Systeem) gegevens zijn ingevuld dan krijgt u die bij Systeem te zien. Bij Activiteitensoort staan er nog geen gegevens bij Systeem en kunt u dat bij uw eigen als afdeling helemaal zelf invullen.

Als u kiest voor [Nieuw] en u krijgt het volgende scherm:


Hier voert u de Korte omschrijving en de gewone omschrijving in voor de activiteitensoort. Voorbeelden zijn: Cursussen, Reizen, Fietstochten, Kerstviering enz. enz.. U kunt deze activiteitensoorten altijd wijzigen en verwijderen. U kunt hier ook kiezen voor [Wijzigen] en [Verwijderen] als u eerst een activiteitensoort selecteert. 3.9.3 Beheer activiteiten ► Zet de ►Cursor op [Activiteiten] in de menulijst en vervolgens op [Beheer activiteiten] in het uitvalmenu en ►Muisklik ► Het beeldscherm [Activiteiten > Beheer activiteiten] wordt zichtbaar

► In dit filterscherm kunt u een keuze maken in de soort activiteiten, in de periode waarin de activiteit plaatsvindt, de plaats en de begeleider. ► Vul bijvoorbeeld de naam van de begeleider in en zet de ►Cursor op [Zoeken] en ►Muisklik. Het volgende beeldscherm [Activiteiten > Beheer activiteiten] verschijnt:


3.9.3.1

Activiteit toevoegen

► Linksklik met de ►Cursor op [Toevoegen]. Het volgende beeldscherm [Activiteiten > Beheer activiteiten >Activiteit] verschijnt.

Geef in de invoervelden achter [….] van de activiteit: ► ► ► ► ► ►

[Activiteitsoort] bv Cursussen of Reizen [Activiteitnaam] b.v.: “Computercursus” of “Reis naar Gouda” [Datum], open de kalender [Aanvangstijd], open het klokje [Plaats] van de activiteit [Naam] van de begeleider


► [Bedrag] van de activiteit ► [Automatische incasso] aanvinken ► Linksklik met de ►Cursor op [Opslaan] Zodra u de gegevens van de activiteit hebt opgeslagen krijgt u het volgende scherm:

3.9.3.2

Betalingstermijnen instellen

► In het deelvenster [Activiteitdetailgegevens] ►Muisklik met de Muis op de tab: [Betalingstermijnen] Standaard staat de Betalingstermijn op 1 termijn van 100%. Deze termijn is te wijzigen in meerdere termijnen ► Ga met de ►Cursor op de [Termijnregel] staan en geef een dubbele ►Muisklik. Het pop-up scherm [Wijzig betalingstermijn] verschijnt


► Vul in de invoervelden achter: [Termijn], [Percentage] en [Datum] en ►Muisklik met de ►Cursor op [Opslaan] ► Voeg zoveel termijnen toe, dat het totaal aan termijnen 100% is. ► Zodra een of meer deelnemers aan de activiteit zijn toegevoegd kunnen de termijnen niet meer worden gewijzigd, maar wel de vervaldatums van de termijnen. Zodra een of meer van de deelnemers heeft betaald dan kunnen ook de vervaldatums niet meer worden gewijzigd.

3.9.3.3

Leden koppelen aan een activiteit

► Het koppelen van deelnemers aan een activiteit kan via 2 ingangen gebeuren. U kunt een activiteit selecteren zoals we hieronder eerst zullen toe-


lichten en u kunt een lid/deelnemer selecteren en via het tabblad Activiteiten, activiteiten toevoegen aan de gekozen deelnemer. Zie hiervoor bij 3.9.3.4 ► U selecteert de activiteit waaraan u leden/deelnemers wilt koppelen en u kiest voor [Wijzigen] of [Dubbelklik]. Als het een nieuwe activiteit is waaraan nog geen deelnemers zijn gekoppeld dan krijgt u alleen het scherm met de gegevens van de activiteit en nog geen activiteitdetailgegevens. Als er al wel deelnemers zijn gekoppeld dan krijgt u meteen de gekoppelde deelnemers in beeld.

► Linksklik met de ►Cursor op [Lid koppelen] Het pop-up venster verschijnt: [Koppelgegevens]


3.9.3.4

Vul de koppelgegevens in

► Ga in het deelvenster [Koppelgegevens] met de ►Cursor naar het pijltje achter het invoerveld [Lid] en kies het betreffende lid dat aan de activiteit wil deelnemen. Door het intoetsen van de eerste letter en volgende letter van de naam is het lid snel op te zoeken ► Herhaal deze handeling voor alle deelnemers ► Vul alle overige van toepassing zijnde gegevens in, in het deelvenster bij: [Lid-Activiteit gegevens]. Als u in het veld Opmerkingen een aantekening plaatst dan ziet u op het scherm met de deelnemers aan een activiteiten een X in de kolom Opmerking. Door met de cursor op het X te gaan staan kunt u de opmerking lezen. ► Als voor een bepaalde deelnemer niet het standaardbedrag maar een afwijkende bijdrage wordt gevraagd dan kunt u dat op deze pagina invullen. Het afwijkende bedrag zal dan worden geïnd of op de nota worden vermeld. ► Er kan per deelnemer indien nodig een afwijkend bedrag worden ingevuld. ► U vinkt aan of iemand Contactpersoon(CP) zal zijn, Chauffeur wil zijn, met Eigen vervoer gaat(EV).De afkortingen staan op de betreffende lijsten. ► Bij [Machtiging] staat aangegeven of er een doorlopende machtiging is afgegeven of dat er geen machtiging is afgegeven.


► Als er geen machtiging is afgegeven dan kunt u hier een eenmalige machtiging aanmaken. U vult dan vervolgens de ingangsdatum in en het IBANrekeningnummer. ► Ga met de ►Cursor naar [Opslaan] en ►Muisklik De deelnemers aan de activiteit verschijnen onderaan het tabblad : [Activiteitendeelname]

3.9.3.5

Afwijkende bijdragen en termijnen beheren

Het komt voor dat achteraf toch nog een bijdrage voor een bepaalde deelnemer of voor een bepaalde termijn moet worden gewijzigd. Als u activiteiten hebt waarvoor in termijnen moet worden betaald dan komt het voor dat een bepaalde termijn wordt kwijtgescholden. Bijvoorbeeld geen deelname wegens ziekte. U kunt dan via het overzicht Financiën of via het tabblad Financiën bij de ledengegevens de bedragen per termijn aanpassen. Als u een termijnbedrag op € 0,00 zet dan wordt bij het opslaan de termijn ook op voldaan gezet. 3.9.3.6 Activiteiten met € 0,00 aan bijdrage worden op Voldaan gezet. Als u deelnemers toevoegt aan een activiteit waarvoor de bijdrage € 0,00 is dan wordt bij de deelnemers automatisch ingevoerd dat de bijdrage is voldaan. Deze actie is dan afgewikkeld. Deze deelnemers komen dan ook niet meer voor in het overzicht van Financiële gegevens als nog niet voldaan of nog net afgehandeld . 3.9.3.7

Deelnemers overschrijven naar een andere activiteit

Als u een deelnemer selecteert en het scherm opent dan krijgt u onderstaand scherm:


In dit scherm kunt u de deelnemer koppelen aan een andere activiteit in het veld Activiteit. Dat is van belang wanneer een activiteit is overschreven waardoor eerder aangemelde deelnemers moeten worden gekoppeld aan een andere activiteit. 3.9.3.8

Deelnemers aan de activiteiten verwijderen

► Deelnemers kunnen worden verwijderd door de betreffende deelnemer te selecteren en dan met een ►Muisklik op de knop: [Verwijderen] ► De gegevens van deelnemer kunnen worden gewijzigd met een ►Muisklik op de knop [Wijzig] ► Een ►Muisklik op de knop [Mail] geeft de aanwezige email adressen van de deelnemers in een pop-up scherm [e-mail adressen] 3.9.3.9

Deelnemers aan de activiteiten een e-mailbericht sturen

► U kunt de deelnemers aan een activiteit in één actie een e-mailbericht sturen. Muisklik op de knop [Mail] en KBOLEDEN geeft de aanwezige email adressen van de deelnemers aan die activiteit. U kunt die adressen selecteren, en vervolgens kopiëren. Daarna start u uw e-mailprogramma en plakt de adressen in de adresregel van uw e-mailprogramma. Denk er aan dat lang niet iedereen zijn/haar e-mailadres overal zichtbaar wil maken. Daarom is het handig de e-mailadressen te plakken in de


BCCadresregel. De e-mailadressen zijn dan onzichtbaar voor de geadresseerden. In onderstaand scherm ziet u het scherm met de geselecteerde e-mailadressen.

3.9.3.10

Doorlopende activiteiten bewerken een doorstarten

Dit zijn activiteiten die doorlopen naar een volgende periode. Bijvoorbeeld een Volksdansgroep die van jaar tot jaar doorloopt. Elk jaar opnieuw wordt de lijst van deelnemers aangepast. Vervolgens zet u de bijdrage als niet voldaan met de knop “Zet betaald op Nee”. U kunt dan ook het bijdrag wijzigen en ook de machtiging aanvinken, zodat automatische incasso mogelijk is. Bij de betalingstermijnen kunt u de vervaldatum aanpassen voor het nieuwe jaar. Als u het vinkje voor automatische incasso aanzet dan wordt dat vinkje ook aangezet bij de deelnemers voor zover die een machtiging voor activiteiten hebben afgegeven. U kunt niet het aantal termijnen wijzigen, dus van 1 termijn er 2 maken of omgekeerd. Dat kan alleen maar als er geen deelnemers zijn gekoppeld aan de activiteit. Pas daarbij dan ook de aanmelddatum aan, aan het nieuwe jaar. Als die datum meer dan één jaar in het verleden ligt geeft dat een foutmelding bij het innen van de bijdrage.


3.10 (Werk)groepen 3.10.1 Inleiding. Met deze functie kunt u (werk)groepen/commissies maken in uw Afdeling. Dit kan het Afdelingsbestuur zijn of een andere werkgroep. In een KBO-afdeling is het onderscheid tussen een groep en een activiteit niet altijd even duidelijk. Bedenk dan dat bij Werkgroepen geen bijdrage/contributie kan worden geregistreerd en geïnd. Ook kunnen alleen maar de functie en de begin en einddatum worden vastgelegd.

3.10.2 Beheer werkgroepen ► Selecteer met de ►Cursor [Werkgroepen] in de menulijst en vervolgens [Beheer werkgroepen] in het uitvalmenu en ►Muisklik. Het scherm [Werkgroepen] wordt zichtbaar. Uw eigen organisatie-eenheid is meteen zichtbaar.

3.10.2.1

Werkgroep toevoegen

► Om een werkgroep toe te voegen selecteert u de actieknop [Toevoegen] en ►Muisklik ► In het veld [Werkgroepnaam] vult u de naam van de werkgroep in en u kiest vervolgens voor de actieknop [Opslaan] en ►Muisklik 3.10.2.2

Lid koppelen aan werkgroep

► Om een lid te koppelen selecteert u eerst een werkgroep en u krijgt dan onderstaand scherm


Om een lid/deelnemer te koppelen aan een werkgroep kiest u voor .[Lid koppelen] en ►Muisklik U krijgt het volgende pop-up venster te zien:

Bij [Lid] kunt u uit de ledenlijst een naam kiezen. Wanneer u de eerste letters van de achternaam invult, krijgt u de namen te zien die met deze letters beginnen. Dan kiest u de [Werkgroep] en de [Functie] die het gekozen lid heeft. Bij Datum van vult u in de datum vanaf wanneer het lid deel uitmaakt van de werkgroep. Wanneer het lidmaatschap van de werkgroep eindigt, vult u bij Datum tot de einddatum in. Bij de basisgegevens van het KBO-lid bij Ledenlijst ziet u in het tabblad Werkgroepen meteen dat hij/zij aan een Werkgroep gekoppeld is. ► U selecteert vervolgens [Opslaan] en ►Muisklik N.B. De ledenlijst bevat alleen de leden van uw eigen Afdeling. Wanneer iemand anders lid wordt van een van uw werkgroepen, moet u deze persoon eerst gastlid maken van uw Afdeling. Dit kunt u doen bij de Ledenlijst, zie hoofdstuk 3.7.1


► Voor het invoeren van Werkgroepen in Clusters, Kringen en Regio’s gaat u op dezelfde manier te werk als u voor de betreffende Kring enz. bent ingelogd. Voor het toevoegen koppelen van leden aan werkgroepen in bv. de Kring moet u de betreffende leden eerst gastlid maken van de kring. Dat gaat uiteraard op dezelfde manier als het koppelen van gastleden aan een afdeling. 3.10.2.3

E-mailberichten voor werkgroepleden

 Evenals bij Activiteiten kunt u voor Werkgroepen gebruik maken van de e-mailfunctie. Als u een werkgroep opent dan krijgt u onderstaand scherm:

Als u nu op de knop Mail klikt dan krijgt u onderstaand scherm:

U kunt deze e-mailadressen selecteren en kopiëren en vervolgens plakken in de adresregel(BCC) van uw eigen e-mailprogramma. U moet natuurlijk wel zorgen dat van alle leden van de werkgroep het e-mailadres is ingevoerd.


3.10.2.4

Leden zoeken in Werkgroepen

► Selecteer met de ►Cursor [Werkgroepen] in de menulijst en vervolgens [Beheer werkgroepen] in het uitvalmenu en ►Muisklik ► Het scherm [Werkgroepen] wordt zichtbaar ► Uw eigen organisatie-eenheid is meteen zichtbaar en u ziet een overzicht van de Werkgroepen

► Om te zien wie er bijvoorbeeld in de werkgroep ICT zit, selecteert u in de lijst met Werkgroepen [ICT] en ►Muisklik (dubbel) ► Vervolgens ziet u de leden van betreffende werkgroep

3.10.2.5

Einde lidmaatschap werkgroep

Wanneer het lidmaatschap van een werkgroeplid eindigt, kunt u dit als volgt verwerken: ► U selecteert de naam van het betreffende lid en ►Muisklik (dubbel) ► U vult [Datum tot] in, selecteert [Opslaan] en ►Muisklik Het lid blijft in de lijst van werkgroepleden staan, maar met de einddatum. Wanneer u op Mail klikt ontvangt deze persoon geen e-mail. Bij de basisgegevens van het KBO-lid bij Ledenlijst ziet u meteen onder Werkgroepen ook de einddatum staan.


3.11 Stamgegevens 3.11.1 Inleiding Bij dit onderdeel van KBOLEDEN heeft u de mogelijkheid een aantal basisgegevens in te vullen of aan te vullen. Het zijn gegevens die in andere onderdelen van KBOLEDEN gebruikt worden. Stamgegevens bevat twee onderdelen:  Instellingen  Keuzelijsten 3.11.2

Instellingen

Selecteer met de ►Cursor[Stamgegevens] in de menulijst en vervolgens [Instellingen] in het uitvalmenu en ►Muisklik

Het scherm Instellingen wordt zichtbaar. U ziet dat het scherm uit twee gedeelten bestaat:  Organisatie-eenheid. Dat is standaard uw eigen afdeling.  Stamgegevens In het eerste gedeelte kan de titel “Kies Organisatie-eenheid” verwarrend klinken omdat uw Organisatie-eenheid al getoond wordt. Een andere keuze heeft u niet. 3.11.2.1 

Stamgegevens

Naam is de naam van de afdeling zonder daar KBO voor te zetten. In alle documenten wordt KBO toegevoegd aan de naam van de afdeling.




  



   









Vestigingsplaats is de woonplaats. Veel afdelingen hebben een naam die geen verwijzing is naar de woonplaats. De woonplaats is soms nodig voor het adresseren van documenten. Bovenliggende organisatie-eenheid is voor Brabant het Cluster = gemeente. Dit gegeven is door het programma ingevuld. Organisatie-eenheid type geeft de aard van de vereniging aan binnen de structuur van de KBO aan. Incassant ID overnemen van de Unie KBO betekent dat de afdeling gebruik maakt van het incasso-ID van de Unie KBO omdat de afdeling zelf geen incasso-ID heeft. Dat zal heel weinig voorkomen want bijna alle banken verlangen een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en dan heeft de afdeling in principe ook een eigen incasso-ID. Incassant ID is het nummer dat u hebt ontvangen van uw bank. Dat nummer heeft een vast formaat met daarin opgenomen het nummer van de K.v.K. Zie het voorbeeld in het hierboven afgedrukte scherm. IBAN is het International Bank Account Number. Het nieuwe internationale bankrekeningnummer dat vanaf 1 februari 2014 moet worden gebruikt. BIC is de Bank Identificatie Code. Dit nummer is alleen een verplicht gegeven voor niet-Nederlandse incasso’s. KvK-nummer is het nummer van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. De adresgegevens van de afdeling moet het adres zijn van het formele secretariaat van de afdeling. Dus het adres dat staat op de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Datum na einddatum is het aantal dagen dat oud-leden nog zichtbaar zijn in het programma KBOLEDEN na de ingegeven einddatum van het lidmaatschap. Aantal dagen lidmaatschap voor herinneringsnota is het minimum aantal dagen dat iemand lid moet zijn om in aanmerking te komen voor een herinneringsnota. Afdelingsnummer is het unieke nummer van de afdeling dat in combinatie met een volgnummer (van 5 cijfers) de indentificatie van ieder lid mogelijk maakt. Laatste volgnummer dit is het laatst gebruikte volgnummer als onderdeel van het lidnummer. Het volgnummer wordt automatisch toegekend door het programma, bij het invoeren van nieuwe leden.

3.11.3 Keuzelijsten Keuzelijsten, niet te verwarren met rapporten die u kunt printen, is een onderdeel van KBOLEDEN waarin basisgegevens zijn vastgelegd. Sommigen zijn bepaald door de Unie KBO, anderen kunt u zelf aanvullen.


Selecteer met de ►Cursor [Stamgegevens] in de menulijst en vervolgens [Keuzelijsten] in het uitvalmenu en ►Muisklik . Het scherm Keuzelijsten wordt zichtbaar. Het scherm bestaat weer uit twee onderdelen: [Kies stamgegevens] en [Stamgegeven overzicht]

Ga met de ►Cursor naar het keuzeveld [Kies] en ►Muisklik op het pijltje. Het uitvalmenu verschijnt

De keuzelijst laat tien onderwerpen zien. We zullen aan elk van de onderwerpen kort aandacht besteden.

3.11.3.1

[Geslachten]

Selecteer met de ►Cursor [Geslachten] in het uitvalmenu en ►Muisklik Het vervolgscherm Geslachten wordt getoond.


Zoals u ziet wordt er in dit scherm geen actieknop [Toevoegen], [Wijzigen] of [Opslaan] weergegeven. Dat betekent dat u hier niets aan kunt wijzigen.

3.11.3.2

[Relatiesoorten]

Selecteer met de ►Cursor [Relatiesoorten] in het uitvalmenu en ►Muisklik .Het vervolgscherm [Relatiesoorten] wordt getoond.

Zoals u ziet wordt er in dit scherm geen actieknop [Toevoegen], [Wijzigen] of [Opslaan] weergegeven. Dat betekent dat u hier niets aan kunt wijzigen. Voor de definities van de verschillende relatiesoorten zie onder 3.1.3 Nieuwe leden invoeren.

3.11.3.3

[Landen]

Selecteer met de ►Cursor [Landen] in het uitvalmenu en ►Muisklik Het vervolgscherm Landen wordt getoond.


Zoals u ziet wordt er in dit scherm geen actieknop [Toevoegen], [Wijzigen] of [Opslaan] weergegeven. Dat betekent dat u hier niets aan kunt wijzigen

U ziet dat er vier landen in de tabel zijn opgenomen. Het kan voorkomen dat u een nieuwe relatie wilt invoeren die een adres heeft in een ander land dan in de tabel vastgelegd. U kunt dat melden bij de projectleider van uw provinciale bond. Deze zal uw opmerking mailen aan de landelijke helpdesk.

3.11.3.4

[Bladen]

Selecteer met de ►Cursor [Bladen] in het uitvalmenu en ►Muisklik

Het vervolgscherm Bladen wordt getoond.

In het schermgedeelte Kies stamgegevens ziet u een extra keuzeveld Organisatie-eenheid. Dat is niet zomaar gedaan. U heeft de mogelijkheid alleen voor uw organisatie-eenheid een blad toe te voegen of een eerder toegevoegd blad te wijzigen. Standaard is altijd het blad “Nestor” opgenomen. Ga met de ►Cursor naar het uitvalmenu [organisatie-eenheid] en selecteer uw Organisatie-eenheid en ►Muisklik 72 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN ©

We hebben als voorbeeld gekozen voor Lelystad Het onderstaande scherm wordt getoond.

Om een blad speciaal voor uw organisatie-eenheid toe te voegen gaat u als volgt te werk: Ga met de ►Cursor naar de actieknop [Nieuw] en ►Muisklik Er verschijnt een pop-up venster waarin u de tekst voor het nieuwe blad kunt ingeven. Het pop-up venster ziet er dan als volgt uit:

Als voorbeeld hebben we hier als korte omschrijving ingevuld Bijsl en als omschrijving Bijsluiter. Ga met de ►Cursor naar de actieknop [Opslaan] en ►Muisklik om de gegevens definitief vast te leggen. Het volgende scherm toont dat het blad inderdaad is toegevoegd.


Het kan zijn dat u een fout gemaakt heeft bij de naamgeving of dat na verloop van tijd uw verenigingsblad een andere naam gekregen heeft. Dan heeft u de mogelijkheid om een wijziging aan te brengen. Selecteer met de ►Cursor in het schermgedeelte Stamgegeven overzicht het blad dat u wilt wijzigen door ►Muisklik Ga met de ►Cursor naar de actieknop [Wijzig] en ►Muisklik Het minischerm verschijnt weer. U brengt de wijziging aan gaat met de ►Cursor naar de actieknop [Opslaan] en ►Muisklik. De wijziging is aangebracht en opgeslagen. Door blad te selecteren en daarna voor [Verwijderen] te kiezen kunt u een blad verwijderen. Ook worden dan alle “abonnementen” op dit blad bij de leden verwijderd

3.11.3.5

[Rayons]

Met Rayons wordt hier bedoeld bezorgrayons of wijken. Wanneer uw afdeling wat groter is zullen er al snel meer personen betrokken zijn bij het bezorgen van de “NESTOR” en eventueel uw eigen blad. Met Rayons kunt u uw woonplaats indelen en een bezorger aan een rayon toevoegen. Als voorbeeld nemen we hier weer de Afdeling Lelystad. We zullen niet alle tussen schermen, zoals bij Bladen, tonen. We gaan als volgt te werk: Selecteer met de ►Cursor [Rayons] in het uitvalmenu en ►Muisklik Het vervolgscherm Rayons wordt getoond. Selecteer uw organisatie-eenheid. Ga met de ►Cursor naar de actieknop [Nieuw] en ►Muisklik. Het popup venster [Beheer stamgegevens lijst] verschijnt


U kunt hier kiezen voor het [Wijzigen] van een Rayon, het [Toevoegen] van een Rayon en het [Verwijderen] van een Rayon

In het invoerveld [Korte omschrijving] vult u een cijfer in. Bij het eerste rayon zal dat dus “1” zijn. Bij het invoerveld [Omschrijving] heeft u de vrijheid in te vullen de term die bij uw afdeling gebruikelijk is bv. Rayon 2 of Wijk 2 De organisatie-eenheid is al voor u ingevuld Bij het invulveld [Bezorger] gaat u met de ►Cursor naar het uitvalmenu. Selecteer met de ►Cursor de juiste persoon en ►Muisklik. Heeft uw afdeling veel leden dan kunt u de naam of een deel daarvan intikken. De personen die aan het ingetikte deel of de naam voldoen verschijnen in beeld. 75 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN©

Ga met de ►Cursor naar de actieknop [Opslaan] en ►Muisklik De gegevens voor wijk 1 zijn opgeslagen. Herhaal deze procedure voor de andere twee wijken Het scherm laat nu zien dat de drie Rayons zijn toegevoegd

Rayon “Nestor postbezorging” word automatisch als laatste in de lijst met rayons gezet en is pas zichtbaar bij het toekennen van de NESTOR met Rayon zie 3.7.6.1.

3.11.3.6

[Aanhef]

Als kiest voor Aanhef dan krijgt u het volgende scherm:

U ziet hier ook geen actieknop en dat betekent dat u deze gegevens niet kunt aanvullen, wijzigen of verwijderen. Voor verdere uitleg zie onder 3.1.3

3.11.3.7

[Relatievormen]

Als u kiest voor Relatievormen dan krijgt u het volgende scherm:


Ook hier ziet u geen actieknoppen. U kunt deze gegevens dus niet aanvullen, wijzigen of verwijderen. Zie verder onder paragraaf 3.7.7

3.11.3.8

[Beëindigingsredenen]

Als u kiest voor Beëindigingsredenen dan krijgt u het volgende scherm:

Hier ziet u geen actieknoppen. U kunt deze gegevens dus zelf niet aanvullen wijzigen of verwijderen.


3.11.3.9

[Werkgroepfuncties]

Als u kiest voor Werkgroepfuncties dan krijgt u het volgende scherm:

U kunt hier kiezen voor Systeem en voor uw eigen organisatie-eenheid. Als u kiest voor Systeem dan krijgt u onderstaand scherm met een aantal vaste functies.

Ook hier vindt u geen actieknop. U kunt deze tabel met functies niet aanvullen, wijzigen of bepaalde functie verwijderen. Als u kiest voor uw eigen organisatie-eenheid dan krijgt het volgende scherm:


In dit scherm kunt u aanvullend eigen functies toevoegen, die niet in de vorige tabel voorkomen.

3.11.3.10 Locaties U kunt hier kiezen voor Systeem en voor de eigen organisatie-eenheid. Als u kiest voor Systeem dan krijgt u geen gegevens te zien. Als u kiest voor de eigen OE dan krijgt u onderstaand scherm waar u locaties aan kunt toevoegen, wijzigen en verwijderen.


Om een locatie te wijzigen of te verwijderen moet u de betreffende locatie selecteren en dan op de actieknop klikken. U krijgt dan een subscherm voor het wijzigen van de gegevens, die u vervolgens kunt opslaan. Als u kiest voor verwijderen van krijgt u de vraag of u werkelijk de gegevens wilt verwijderen.

3.11.3.11 Deskundigheden, Vaardigheden en Aangesloten bij Als u kiest voor Deskundigheden dan krijgt u het volgende scherm:

In dit scherm ziet u weer geen actieknoppen, zodat u deze gegevens zelf niet kunt aanvullen, wijzigen of verwijderen.


In de linker kolom ziet u achtereenvolgens Deskundigheden, Vaardigheden en Aangesloten bij. De laatste is nog niet gevuld en is in dit scherm nog niet zichtbaar. Als bepaalde Deskundigheden of vaardigheden mist in de tabel kan kunt u contact opnemen met de beheerder van uw provinciale helpdesk om dat onderwerp aan de lijst toe te voegen.

3.11.3.12 Activiteitensoorten Activiteitensoorten zijn van belang voor de grotere afdelingen die veel activiteiten organiseren en daarvoor ook verschillende coördinatoren hebben. Als u voor activiteitensoorten kiest dan krijgt u een scherm waarin u kunt kiezen voor Systeem en uw eigen organisatie-eenheid. Onder Systeem staan vooralsnog geen gegevens, Als u kiest voor uw eigen afdeling dan krijgt het volgende scherm:

U kunt in dit scherm nieuwe activiteitensoorten toevoegen, wijzigen of verwijderen. Als u een activiteitensoort selecteert en u kiest dan voor wijzigen dan krijgt u een subscherm waarin de gegevens kunt wijzigen en opslaan. Kiest u voor Verwijderen dan krijgt u eerst nog de vraag of u het onderwerp werkelijk wilt verwijderen.


3.12

Gebruikersbeheer

3.12.1 Inleiding Gebruikersbeheer geeft u de mogelijkheid om gebruikersrechten aan een of meer van uw leden toe te kennen. Dit doet u door deze persoon een rol te geven. De eerste rol binnen een afdeling, cluster, kring of regio wordt toegekend door de Systeembeheerder van KBOLEDEN bij de Unie KBO. Dit is de rol van ledenadministratie. De persoon met de rol, ledenadministratie, binnen een Organisatie-eenheid (Afdeling, Cluster, Kring of Regio) heeft de bevoegdheid en dus ook de rechten om andere personen binnen die Afdeling, Cluster, Kring of Regio te authentiseren en een rol toe te kennen. Een autorisatie is alleen compleet als de gebruikersnaam (lidnummer) het e-mailadres en het wachtwoord is ingevoerd en vervolgens ook de rol is toegekend, Iemand die wel een toegangscode heeft gekregen, maar vervolgens geen rol kreeg toegewezen heeft geen toegang tot het programma KBOLEDEN. 3.12.2 Toekennen van gebruikersrechten Selecteer met de ►Cursor [gebruikersbeheer] in de menulijst en ►Muisklik . U ziet het volgende beeld verschijnen:

 

Authenticatie Autorisatie

3.12.3 Authenticatie Authenticatie is de beveiligingsprocedure van een programma om te zorgen dat alleen degene die daartoe gemachtigd zijn op een vastgestelde manier gebruik kunnen maken van het programma KBOLEDEN. Elk computerprogramma, zo ook KBOLEDEN, kent twee beveiligingsniveaus. De eerste is de identificatie, een eerste controle of een persoon het programma mag gebruiken. Dat gebeurt bij het inloggen door te controleren of de gebruikersnaam en het wachtwoord en de combinatie daarvan bekend zijn. Stap twee is de Autorisatie, het toekennen van een rol aan de betreffende persoon. Selecteer met de ►Cursor [Gebruikersbeheer] in de menulijst en vervolgens [Authenticatie] in het uitvalmenu en ►Muisklik. Het scherm Authenticatie wordt zichtbaar. 82 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN ©

Selecteer met de ►Cursor de actieknop [Zoeken] en ►Muisklik In het venster ziet u de leden van uw afdeling aan wie een rol is toegekend.

3.12.3.1

Iemand toevoegen aan de gebruikers

Authenticatie, het toekennen van een rol aan een lid, is een serieuze zaak. Bepaal dit als ledenadministrateur niet eigenhandig. Denk goed na, wie welke rol zou moeten hebben om zijn werk in de organisatie goed te kunnen doen. Laat het Dagelijks bestuur of Algemeen bestuur van uw afdeling hierover een besluit nemen. Daarna kan de ledenadministrateur de rollen toekennen. Het toekennen van een rol gebeurt in twee stappen. De eerste stap is de gegevens van het lid ingeven en een wachtwoord definiëren. Stap twee is het toevoegen van een rol aan deze persoon. Selecteer met de ►Cursor de actieknop [Toevoegen] en ►Muisklik Het onderstaande scherm wordt zichtbaar.

Ga naar het invoerveld [Lid] en selecteer de juiste persoon. Dit kan snel door in het invoerveld de naam of een deel van de naam in te vullen.


Ga met de ►Cursor naar de naam en ►Muisklik. De naam wordt opgenomen en meteen wordt het lidnummer geplaatst in het veld [Gebruikersnaam]. [E-mail] Het invoeren van het juiste E-mailadres is van belang voor het terugmelden van de inlogcodes als die zijn vergeten. Als u in het inlogscherm de optie kiest van “Wachtwoord vergeten” dan wordt het wachtwoord op dat E-mailadres door middel van een bericht bekend gemaakt. Vul de invoervelden [Wachtwoord] en Bevestig wachtwoord in. Ga met de ►Cursor naar de actieknop [Opslaan] en ►Muisklik Stap een is nu afgerond. Vergeet niet de betrokken persoon te laten weten welke zijn inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) zijn. Tip: Houd een administratie bij van de wachtwoorden en de personen aan wie u deze heeft toegekend. Nu gaan we stap twee, het toekennen van een rol, uitvoeren. Zodra u een bepaald lid toegang hebt gegeven tot het programma KBOLEDEN en de gegevens hebt opgeslagen krijgt u het volgende scherm:

Het scherm Gebruiker wordt zichtbaar. In het scherm-blok Rollen kunt u nu kiezen voor Toevoegen en u krijgt dan het volgende scherm:


Het lidnummer van de gebruiker en de naam van de Organisatie-eenheid zijn ingevuld. Als u nu het veld Rol opent dan krijgt u het volgende scherm:

In het keuzemenu ziet u de volgende rollen verschijnen:  Ledenadministratie  Financieel beheer  Activiteiten beheer  Gebruiker. Selecteer met de ►Cursor de rol die u aan deze persoon wilt toekennen en ►Muisklik. Selecteer met de ►Cursor de actieknop [Opslaan] en ►Muisklik om de gegevens vast te leggen.


Het mini menu verdwijnt en in het scherm ziet u dat de rol is toegevoegd. Om dit scherm te verlaten en met een ander onderdeel verder te gaan; selecteer met de ►Cursor in de menulijst een van de andere onderdelen. 3.12.3.2

Een rol wijzigen

Het kan voorkomen dat u tijdelijk of permanent een eerder toegekende rol wilt wijzigen. Selecteer met de ►Cursor [Gebruikersbeheer] in de menulijst en vervolgens [Authenticatie] in het uitvalmenu en ►Muisklik. Het scherm [Authenticatie] wordt zichtbaar. Selecteer met de ►Cursor de actieknop [Zoeken] en ►Muisklik In het venster ziet u de leden van uw afdeling aan wie een rol is toegekend. Selecteer met de ►Cursor het lid waarvan u de rol wilt wijzigen en ►Muisklik (Dubbel) In het vervolgscherm selecteert u met de ►Cursor de rol die u wilt wijzigen met ►Muisklik Selecteer met de ►Cursor de actieknop [Wijzig] en ►Muisklik Er verschijnt dan een minivenster waarvan gebruikersnaam en organisatie eenheid al zijn ingevuld. Ga met de ►Cursor naar het invulveld [Rol] en ►Muisklik op het pijltje. Er verschijnt een keuzemenu. Selecteer met de ►Cursor de nieuwe rol die u aan deze persoon wilt toekennen en ►Muisklik Selecteer met de ►Cursor de actieknop [Opslaan] om de gegevens vast te leggen. Het mini menu verdwijnt en in het scherm ziet u dat de rol is toegevoegd. Om dit scherm te verlaten en met een ander onderdeel verder te gaan; selecteer met de ►Cursor in de menulijst een van de andere onderdelen 3.12.3.3

Een rol verwijderen

Selecteer met de ►Cursor [Gebruikersbeheer] in de menulijst en vervolgens [Authenticatie] in het uitvalmenu en ►Muisklik. Het scherm [Authenticatie] wordt zichtbaar. Selecteer met de ►Cursor de actieknop [Zoeken] en ►Muisklik In het venster ziet u de leden van uw afdeling aan wie een rol is toegekend. Selecteer met de ►Cursor het lid waarvan u de rol wilt verwijderen en ►Muisklik (Dubbel). In het vervolgscherm selecteert u met de ►Cursor de rol die u wilt verwijderen met ►Muisklik Selecteer met de ►Cursor de actieknop [Verwijderen] en ►Muisklik


U krijgt dan de vraag of u zeker weet dat u deze rol wilt verwijderen. Als dat zo is ga dan met de ►Cursor naar [OK] en ►Muisklik

De rol is nu verwijderd bij deze persoon en hij heeft geen rechten meer in het programma KBOLEDEN. Hij/zij is ook niet meer opgenomen in de lijst van gebruikers van het programma KBOLEDEN van uw afdeling. 3.12.3.4

Inhoud autorisatie

Bij authenticatie hebben we beschreven dat er twee stappen zijn in de beveiliging. De eerste is identificatie; de tweede is autorisatie. Bij authenticatie hebben we aan een lid een rol toegekend. Maar daarmee is het nog niet duidelijk welke “rechten” het lid met deze rol heeft. Bij het onderdeel autorisatie wordt vastgelegd welke rechten erbij welke rol horen. We hebben het dan over de volgende rechten, oplopend in de mate van omvang.  Geen  Uitvoeren  Schrijven  Lezen  Gebruiken


Binnen KBOLEDEN zijn dertien gegevensgroepen gedefinieerd. Voor elk van deze groepen is, binnen een rol, een van de vijf bovenstaande rechten vastgelegd. Bovenstaand schermvoorbeeld zal dit duidelijk maken. We hebben hier de rol van ledenadministratie gebruikt. Links in de tabel ziet u de tien gegevensgroepen, rechts het recht dat aan elk van deze groepen is vastgelegd. Deze rechten zijn door de hoogste autoriteit binnen KBOLEDEN vastgelegd en zijn niet door een ander te wijzigen! 3.12.3.5

Rechten

Nu een korte omschrijving van de soorten recht. Elk recht hoger in rang bezit alle rechten die lager in de orde staan. Dus Gebruiken houdt ook in Lezen en Uitvoeren. Uitvoeren Het recht om KBOLEDEN op te starten. Lezen


Het recht om de informatie te raadplegen. Gebruiken Het recht om de informatie te gebruikeno.a. voor het maken van overzichten, het toevoegen van leden aan een activiteit. Schrijven Het recht om gegevens toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.


3.13 Overzichten 3.13.1 Inleiding In dit onderdeel van het programma is het mogelijk een groot aantal rapporten te maken. Daarvoor kunt u selecties maken van groepen van leden en deelnemers aan activiteiten. U kunt ook de sorteervolgorde van de geselecteerde leden zelf bepalen. En tenslotte kunt u zelf aangeven in welke vorm u de overzichten wilt hebben. Dat kan in PDF, Excel of Word-formaat. 3.13.2 Rapporten Selecteer met de cursor [Overzichten] vervolgens [Rapporten] in het uitvalmenu en ►Muisklik. U krijgt dan onderstaand scherm.

3.13.2.1

Soorten lijsten

In het deelvenster: [Lijstenoverzicht] vindt u 21 verschillende lijsten, etiketten en de uitvoer van de ledengegevens naar een Excelbestand.


Als u een lijst heeft gekozen dan kunt u in het blok “selecteren op” een keuze maken van de selectiecriteria. U kunt ook een aantal selectiecriteria combineren. Dat kan een bepaald lidsoort zijn, maar ook de leden van het bestuur, of een werkgroep en ook de deelnemers aan een activiteit. U kunt ook een lijst maken van leden die in een bepaalde periode zijn geboren en ook van de leden die in een bepaalde periode lid zijn geworden. En nog veel meer mogelijkheden om combinaties te maken van selectiecriteria. Zo kunt u een zeer groot aantal variabele selecties maken van alle leden, maar ook alleen van de mannen of de vrouwen. Van de leden die wel of niet de contributie hebben betaald enz. enz. Ook kunt u een overzicht maken van de oud-leden en daarbij nog een specificatie vragen van de reden van beëindigen van het lidmaatschap. Als u een andere lijst kiest dan worden alle selecties ongedaan gemaakt, maar voor verschillende rapporten gelden soms ook andere criteria. 3.13.2.2

Bericht lay-out

Koptekst: Rapporttitel Boven de rapporten wilt u een tekst plaatsen die aangeeft welke leden op het betreffende overzicht staan of waarvoor het overzicht is bedoeld. Bijvoorbeeld “Deelnemers aan de reis naar Keulen”. Als u zelf niets invoert dan staat boven het rapport “Rapporttitel”. Vrije tekst Voor de overzichten [lidmaatschapskaart] en [Bevestiging inschrijving voor activiteiten] hebt u de mogelijkheid om zelf een tekst in te voeren in het veld [Tekst voor lidmaatschapskaart]. 3.13.2.3

Filteren

In het deelscherm: [Selecteren op] kunt u aangeven welke leden(lidsoorten), van welke groepen (met bepaalde functies) of welke deelnemers aan welke activiteit u op een overzicht wilt hebben. U kunt ook aangeven of u een overzicht wilt hebben van een bepaald geboortejaar, of van een bepaald jaar waarin men lid is geworden. Hetzelfde geldt voor het onderscheid tussen mannen en vrouwen en of men wel of niet de contributie heeft betaald. Ook kan men een lijst maken per bezorgrayon en een keuze maken uit de bladen als dat van toepassing is. Voor de lijst van oud-leden kan men een keuze maken uit de reden waarom het lidmaatschap is beëindigd. 3.13.2.4

Sorteren en weergeven

Sorteren In het deelvenster: [Sorteren op] kunt u de overzichten die u hebt geselecteerd in een bepaalde volgorde op papier krijgen. U kunt zelf aangeven welke volgorde in uw situatie op dat moment het beste past. U hebt maximaal 3 sorteerniveaus ter beschikking, die u dus ook achtereenvolgens van boven naar beneden kunt gebruiken. Als u in deze velden geen keuze


maakt dan worden de gegevens in het rapport in alfabetische volgorde gepresenteerd. Maar u kunt bv. in het bovenste veld een sortering kiezen voor [Rayon], in het tweede veld voor [Geslacht] en in het derde veld voor [Geboortedatum]. Dan krijgt u een overzicht van de leden in volgorde per rayon, daarin staan eerst de mannen en die mannen staan dan in volgorde van hun geboortedatum. Weergeven In het deelvenster: [Weergeven als] Hier kunt u dus kiezen voor een weergave in [PDF-formaat], of als [Word-document] of als[Excel-bestand]. Een PDF (Portable Document Format) is een document waarin u in principe geen teksten kunt wijzigen of toevoegen. U kunt dit document opslaan en vervolgens per e-mail verzenden. In een Word-document kunt u uiteraard wel de nodige wijzigingen aanbrengen U kunt dit document opslaan en als bijlage verzenden bij een e-mailbericht. Als u kiest voor een Excelbestand dan kunt u daarmee werken alsof het een standaard Excel-bestand is. Rapport weergeven Als u alle selecties hebt gemaakt, de sorteervolgorde hebt ingevoerd en de keuze hebt gemaakt voor het soort rapport : ► dan Muisklik op [Rapport weergeven]. Na enkele ogenblikken verschijnt het rapport op uw scherm. U kunt door dat rapport bladeren en u kunt het uiteraard ook afdrukken. 3.14 Instellen van Internet browsers Voor het gebruik van internettoepassingen is het van belang dat uw internetbrowser (bladerprogramma) zodanig is ingesteld dat het gebruik van het programma wordt toegestaan en de betreffende rapporten op de juiste manier op het scherm worden weergegeven. in bijna alle gevallen is het nodig dat de instellingen van de browser worden aangepast, zodat het gebruik van dat programma niet worden geblokkeerd.

3.14.1

Blokkeren en deblokkeren van Pop-ups

Het kan zijn dat uw instellingen van uw browser pop-ups blokkeren. Pop-ups zijn browservensters die bovenop het browservenster van u eigenlijke browser worden geopend. Daardoor wordt het zichtbaar maken van de rapporten van bijvoorbeeld KBOLEDEN op uw scherm geblokkeerd. Het blokkeren van pop-ups kunt u handmatig regelen. U kunt kiezen voor het blokkeren van alle pop-ups en u kunt alle pop-ups toelaten. Maar u kunt ook pop-ups van bepaalde domeinnamen wel toe laten. Het is per browser verschillend geregeld hoe u de pop-ups kunt in- en uitschakelen.


3.14.2

Voor Internet Explorer gaat dat als volgt:

► U opent Internet Explorer en u kiest in de menubalk voor Extra. U krijgt nu het onderstaande scherm.

► U kiest nu voor Pop-up blokkering en u krijgt onderstaand scherm met 2 keuzemogelijkheden.


► Als u [Pop-upblokkering uitschakelen] kiest dan wordt de pop-upblokkering voor alle domeinen uitgeschakeld en worden alle gegevens getoond. ► Als u kiest voor Instellingen voor [Pop-upblokkering] dan krijgt u het volgende scherm:

U kunt hier invoeren van welke domeinnaam/websites de pop-ups wel worden toegestaan. Dat is in ons geval “www.kboleden.nl” en sluit dit scherm af. Het andere voorbeeld is het domein van de acceptatieomgeving van KBOLEDEN. ► Ga vervolgens terug naar [Invoegtoepassingen beheren]. U krijgt dan het volgende scherm:


► Hier moet de Adobe PDF zijn ingeschakeld. Als dat niet het geval is dan kunt u die selecteren en rechtsonder kiezen voor Inschakelen. Als Adobe PDF is ingeschakeld dan kunt u deze schermen weer sluiten.

3.14.3 Internet Explorer herstellen Als Internet Explorer na enige tijd niet meer goed werkt, bijvoorbeeld geen rapporten meer weergeeft dan kan het herstellen naar de standaard instellingen wel eens uitkomst bieden. Dat werkt dan als volgt: Kies in het scherm van Internet Explorer voor Extra en u krijgt het volgende scherm:


Kies nu voor Internetopties en u krijgt het volgende scherm:


Kies hier voor het tabblad Geavanceerd en u krijgt het volgende scherm:

Kies hier voor Opnieuw instellen en u krijgt het volgende scherm:


U kiest hier voor Opnieuw instellen en de instellingen wordt teruggezet naar de standaardwaarden. U krijgt dan het volgende scherm:


U kunt dit scherm Afsluiten. De instellingen van Internet Explorer zijn teruggezet naar de standaardwaarden.


In het onderstaande voorbeeldscherm staan 2 websites waarvoor de pop-up blokkering is opgeheven. Dat zijn de test- en de productiewebsite van KBOLEDEN.

U toetst hier het adres van de website in zoals in het volgende scherm is te zien.


U kiest verder voor Toestaan. De pop-up blokkering voor de ingevoerde website is nu opgeheven.

3.14.5 Browser: Firefox herstellen Na het enige tijd gebruiken van Firefox kan het, om een of andere reden gebeuren dat Firefox niet goed meer werkt. Bijvoorbeeld worden de rapporten niet of niet goed meer getoond. Dan het terugbrengen van Firefox in de uitgangstoestand meestal een oplossing.

Na het starten van Firefox klikt u op Help op de menbalk. Als de menbalk ontbreekt dan klikt u met de rechtermuisknop op de blauwe balk boven in het scherm en kies voor “menubalk”.


Kies hier voor Probleemoplossingsinformatie en u krijgt het volgende scherm.

In de rechterbovenhoek staat een blok met “Firefox herinitialiseren naar de begintoestand”. Klik hier op “Firefox herinitialiseren”. U krijgt dan het volgende scherm.


U kiest in dit scherm voor “Firefox herinitialiseren”. Tenslotte kiest u voor Voltooien. Firefox is nu teruggezet in de oorspronkelijke status.

3.14.6

Browser: Google Chrome

Volg de onderstaande stappen om geblokkeerde pop-ups voor een site weer te geven: 1. Als er pop-ups zijn geblokkeerd, wordt het pictogram weergegeven in de adresbalk. Klik op het pictogram om een lijst met geblokkeerde pop-ups te bekijken. 2. Klik op de link voor het pop-upvenster dat u wilt weergeven. 3. Als u altijd pop-ups van deze site wilt bekijken, selecteert u de optie 'Popups van [site] altijd weergeven'. De site wordt aan de lijst met uitzonderingen toegevoegd. U kunt deze lijst beheren via het dialoogvenster 'Instellingen voor inhoud'. Ga als volgt te werk om pop-upvensters van een site handmatig toe te staan: 1. Klik op het Chrome-menu

op de browserwerkbalk. 105

Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN©

2. Selecteer Instellingen. 3. Klik op Geavanceerde instellingen weergeven. 4. Klik in het gedeelte 'Privacy' op de knop Instellingen voor inhoud button. 5. Klik in het gedeelte 'Pop-ups' op Uitzonderingen beheren.

3.14.6.1

Alle pop-ups toestaan

U kunt alle pop-ups toestaan door de pop-upblokkering uit te schakelen. Voer deze stappen uit: 1. 2. 3. 4. 5.

Klik op het Chrome-menu op de browserwerkbalk. Selecteer Instellingen. Klik op Geavanceerde instellingen weergeven. Klik in het gedeelte 'Privacy' op de knop Instellingen voor inhoud button. Selecteer in het gedeelte 'Pop-ups' de optie 'Alle sites toestaan pop-ups weer te geven'. Pas toestemmingen voor specifieke websites aan door op Uitzonderingen beheren te klikken.

Verzenden van het rapport Afhankelijk van uw browser kiest u in de menubalk voor Bestand en dan krijgt u een uitrolmenu met o.a. de mogelijkheden van Verzenden. U kunt dit rapport nu als bijlage verzenden per E-mail.


3.15 De help-functie; gebruikershandleiding  De helpfunctie is bereikbaar door op het

? te klikken in de menubalk van

KBOLEDEN.

 Als u op het ? klikt dan krijgt u het volgende scherm:

 Als u klikt op het rechter icoontje van de grijze balk dan wordt er aan de linkerkant van het scherm een werkbalk van Adobe zichtbaar met een 107 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN©

1 Inhoudsopgave gebruikershandleiding KBOLEDEN

Recommend Documents