1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása Tanácsadás célja Tanácsadás által felölelt területek 1.2 Helyzetelemzés

II./G. KÖRNYEZETBARÁT KÖZBESZERZÉSI GYAKORLAT BEVEZETÉSE

1. Elemző rész

TARTALOMJEGYZÉK

1.1 Célok meghatározása 1.1.1 Tanácsadás célja 1.1.2 Tanácsadás által felölelt területek 1.2 Helyzetelemzés 1.2.1 Helyzetelemzéshez feltárt információk 1.2.2 Helyzetelemzés által vizsgált szempontok 1.2.3 Beszerzések legfontosabb jellemzői 1.2.4 Hivatal gyakorlatának erősségei 1.2.5 Hivatal gyakorlatának gyengeségei 1 2 6 Lehetőségek – kedvező külső feltételek 1.2.6 1.2.7 Fenyegetések – kedvezőtlen külső feltételek 1.2.8 Zöld közbeszerzés elterjedésének akadályai 1.2.9 A zöld közbeszerzés általános akadályai 1.3 Következtetések

TARTALOMJEGYZÉK 2 Tanácsadó 2. T á dó rész é 2.1 Stratégiai tanácsok 2.1.1 Fokozatosság lehetséges formái 2 1 2 Rendszer 2.1.2 R d ki l kí á á l kapcsolatos kialakításával k l fő célok él k felsorolása f l lá 2.2 Taktikai tanácsok 2.2.1 Javasolt cselekvési terv lépései 2 2 1 1 Projektbizottság 2.2.1.1 2.2.1.2 Környezetbarát közbeszerzési politika 2.2.1.3 A megvalósítás eszközeinek rendelkezésére bocsátása 2 2 1 4 Kommunikáció 2.2.1.4 2.2.1.5 Monitorozás 2.2.1.6 Értékelés 2.3 Eszközrendszerek 2.3.1 Eszközrendszer alkalmazhatóságának igazolása 2.3.2 Informatizálhatóság 2.3.3 Létrehozandó adatbázisok 2.3.4 Felhasznált irodalom 2.3.5 Hasznos Linkek

1 El 1.Elemző ő rész é – 1 1 Célok 1.1 Cél k meghatározása h á á

1.1.1 A TANÁCSADÁS CÉLJA a környezetbarát beszerzés gyakorlati bevezetésének segítése, hogy a Hivatal ¾a Közbeszerzési Törvény 1.§ 5. bekezdésének megfelelően g beszerzései során figyelembe g vehesse a környezetvédelmi szempontokat, y végrehajtsa g j a város települési p ¾hatékonyan környezetvédelmi programját, ¾segítse a környezet védelmét, védelmét valamint a környezetbarát termékek és szolgáltatások piacának fejlesztését, fejlesztését

1.1.1 A TANÁCSADÁS CÉLJA ¾ÚMFT-hez beadott pályázatai f fenntarthatóság h ó á horizontális h i áli elvének, l é k

megfeleljenek

a

¾kihasználja az erőforrásokkal való takarékosságból adódó gazdasági előnyt, ¾példát mutasson a lakosságnak, és ¾közpénzből gazdálkodó zdálk dó szervezetként z r z tként beszerzéseinél b z rzé inél ilyen tekintetben is a közjó érdekét szolgálja.

1.1.2 A TANÁCSADÁS ÁLTAL FELÖLELT TERÜLETEK ¾ A környezetbarát kö tb át közbeszerzés kö b é által ált l kitűzendő kitű dő célok él k (a ( zöld közbeszerzés által érintett termékek, a zöld közbeszerzés aránya) y rendszerének ¾ A zöld közbeszerzés hivatali irányítási kialakítása ¾ A folyamat informatizálhatósága

1.Elemző 1. Elemző rész – 1.2 Helyzetelemzés

1.2.1 A HELYZETELEMZÉSHEZ FELHASZNÁLT INFORMÁCIÓK 1. Tolna Város Önkormányzatának 2/2009. (III.26.) eseti közbeszerzési szabályzata a KEOP KEOP- 7.1.2.0 7 1 2 0 kódszámú pályázat közbeszerzési eljárásainak felelősségi és dokumentálási rendjéről 2. Tolna Város Önkormányzatának 1/2009. (III. 26.) szabályzata az Önkormányzat közbeszerzési eljárásainak felelősségi g és dokumentálási rendjéről j 3. A 2006-2008. évekre vonatkozó statisztikai összegezés az éves közbeszerzésekről a Kbt. Kbt IV., IV VI. VI fejezete, fejezete valamint negyedik része szerinti ajánlatkérők vonatkozásában

1.2.1 A HELYZETELEMZÉSHEZ FELHASZNÁLT INFORMÁCIÓK 4. Tolna Város 2009. évi közbeszerzési terve 5. Tolna Város Önkormányzata Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzata

1.2.2 A HELYZETELEMZÉS ÁLTAL VIZSGÁLT SZEMPONTOK 1. a beszerzések szerkezete beszerzési formák szerint (központosított, intézményi, eseti beszerzések) 2 a beszerzések jellemző termékcsoportjai 2. 3. a környezetbarát beszerzések aránya

1.2.3 A BESZERZÉSEK LEGFONTOSABB JELLEMZŐI 1. A legnagyobb tételek a közbeszerzési törvény hatálya alá lá eső ő egyedi di beszerzések, b é k az elmúlt l úl 3 évben é b évente é általában 1-6 db, amelyek között építési beruházások, árubeszerzések, szolgáltatások, szolgáltatási koncessziók egyaránt akadnak. 2. A beszerzések darabszámát tekintve a legjellemzőbbek a helyi pályázati úton történő beszerzések

1.2.3 A BESZERZÉSEK LEGFONTOSABB JELLEMZŐI 3. A beszerzésekben mindkét kategóriában a legnagyobb é ékű termékcsoport értékű ék – más á önkormányzatokhoz ö k á kh hasonlóan – az építési, felújítási beruházások, illetve a hozzájuk kapcsolódó műszaki tervezési, műszaki ellenőrzési szolgáltatások 4. A környezetbarát közbeszerzés szempontjából szóba jövő egyéb jelentősebb termékcsoportok: ¾ közétkeztetési szolgáltatás, ¾ zöldterület fenntartás

1.2.4 A HIVATAL JELENLEGI BESZERZÉSI GYAKORLATÁNAK ERŐSSÉGEI ZÖLD KÖZBESZERZÉSI SZEMPONTBÓL 1. Az önkormányzat jelentős közbeszerzési tapasztalattal, kialakult belső közbeszerzési szabályozással, szabályozással megfelelő humán erőforrásokkal rendelkezik, ami megkönnyíti a környezetbarát közbeszerzés alkalmazását. alkalmazását

1.2.4 A HIVATAL JELENLEGI BESZERZÉSI GYAKORLATÁNAK ERŐSSÉGEI ZÖLD KÖZBESZERZÉSI SZEMPONTBÓL

2. A Hivatal dolgozói g 2009. őszén környezetbarát y beszerzési tréningen vesznek részt, ahol megismerkedhetnek g ¾ a környezetbarát beszerzés fogalmával és jelentőségével, ¾ a zöld közbeszerzés jogszabályi kereteivel, ¾ a zöld öld közbeszerzés kö b é gyakorlati k l i megvalósításának ló í á á k lépéseivel, a lehetőségekkel ¾ a felhasználható útmutatókkal és segédeszközökkel

1.2.4 A HIVATAL JELENLEGI BESZERZÉSI GYAKORLATÁNAK ERŐSSÉGEI ZÖLD KÖZBESZERZÉSI SZEMPONTBÓL 3. így lesz elég ismeretük ahhoz, hogy megkezdjék a zöld beszerzés gyakorlati megvalósítását megvalósítását.

1.2.5 ZÖLD KÖZBESZERZÉS A HIVATAL KÖZBESZERZÉS A HIVATAL BESZERZÉSI GYAKORLATÁBAN – GYENGESÉGEK ¾ A Hivatalnak nincs környezetbarát tapasztalata, s ebből adódóan

beszerzési

¾ nincs környezetbarát beszerzési politikája sem önálló dokumentumként, sem más tervek vagy szabályzatok részeként. ¾A közbeszerzési szabályzat környezettudatos beszerzést.

nem

említi

a

¾ Nincsenek i k a környezetbarát k b b beszerzéssel l kapcsolatos k l szabályok, eljárások

1.2.6 LEHETŐSÉGEK - A KÖRNYEZETBARÁT KÖZBESZERZÉS SZÁMÁRA KEDVEZŐ KÜLSŐ FELTÉTELEK ¾ Kedvező K d ő jogszabályi j bál i környezet, kö t amely l nemcsakk engedi, di hanem szorgalmazza a közbeszerzéseknél a környezetvédelmi szempontok figyelembe vételét ¾ Az ÚMFT p pályázati y feltételeiből adódó ösztönzés – a fenntartható fejlődés mint horizontális értékelési szempont a pályázatok elbírálásánál ¾ A zöld közbeszerzés iránt itthon is növekszik az é d klődé s emiatt érdeklődés, i egyre több öbb információ i f á ió áll magyarull is rendelkezésre a gyakorlati bevezetéshez

1.2.7 FENYEGETÉSEK - A KÖRNYEZETBARÁT KÖZBESZERZÉS SZÁMÁRA KEDVEZŐTLEN KÜLSŐ FELTÉTELEK ¾ A hazai h i zöld öld beszerzési b é i gyakorlat k l t fejletlensége, f jl tl é ebből bből adódóan kevés hazai tapasztalat, kevés követhető példa ¾ A sok éves zöld közbeszerzési tapasztalattal rendelkező országokban g megszokott, g az intézmények y zöld beszerzését segítő hazai infrastruktúra fejletlensége (honlapok, hírlevelek, adatbázisok hiánya, a közbeszerzési tanácsadók ilyen irányú felkészültségének hiányosságai)

1.2.8 A ZÖLD KÖZBESZERZÉS ELTERJEDÉSÉNEK AKADÁLYAI 1. Szemléletbeni akadályok ¾ az a vélekedés, hogy a környezetbarát termékek drágábbak a szokásos termékeknél ¾ a környezetbarát termékek minősége elmarad a többi termékétől 2. A zöld beszerzéshez szükséges környezetvédelmi, jogi és piaci ismeretekk hiánya

1.2.9 A ZÖLD KÖZBESZERZÉS ÁLTALÁNOS AKADÁLYAI** AKADÁLYAI A megjelölhető akadályok a következők voltak: 1. Az a nézet, hogy a környezetbarát termékek drágábbak 2. A környezetvédelmi ismeretek, illetve a környezetvédelmi követelmények kialakításával kapcsolatos ismeretek hiánya

*Az adott tényezőt akadálynak tekintő válaszok az összes válasz %-ában

3. A vezetők támogatásának, stratégiai szemléletének hiánya (beleértve a pénz- és időhiányt) 4. Gyakorlati útmutatók és információk hiánya y (pl. kézikönyvek, (p y , internetes eszközök) 5. A beszerzők oktatásának hiánya

1. Elemző rész – 1 3 Következtetések 1.3 Kö tk t té k

1.3 KÖVETKEZTETÉSEK

¾ Az önkormányzat számottevő közbeszerzési rutinnal rendelkezik, d lk ik de d nincs i k környezetbarát b á b beszerzési éi tapasztalata. Bár eddig is törekedtek takarékos eszközök beszerzésére, de ennek motivátora a büdzsé és nem a természet volt. ¾ Mivel eddig nem készült felmérés, amely vizsgálta volna a képviselőtestületnek képviselőtestületnek, a Hivatal vezetésének és az alkalmazottaknak a környezeti tudatosságát, a kö környezetbarát tb át beszerzésekre b é k való ló fogékonyságát, f ék á át nem lehet tudni, milyen mértékben lesznek hajlandóak együttműködni a zöld közbeszerzés gyakorlati bevezetésében.

1.3 KÖVETKEZTETÉSEK ¾ A beszerzések száma, ismétlődő jellege miatt a környezetvédelmi szempontokat elsősorban a közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó, helyi pályázatok útján megvalósuló beszerzéseknél javasolt érvényesíteni. A közbeszerzésnél a zöld szempontok ugyanis i nem feltétlenül f l é l ül célszerűek: él ű k objektív, bj k í központi kö i mérce híján szubjektívek, könnyen támadhatóak.

1.3 KÖVETKEZTETÉSEK A környezetbarát kö b á gyakorlat k l kialakításánál ki l kí á á ál fokozatosságra f k á van szükség, mert ¾ ilymódon az intézkedéseket azokra a beszerzésekre lehet összpontosítani, p , amelyeknél y a környezetvédelmi és a gazdasági megfontolások leginkább összeegyeztethetők, összeegyeztethetők és a környezetbarát beszerzés környezeti és gazdasági szempontból egyaránt rá t előnyös; lő ö

1.3 KÖVETKEZTETÉSEK ¾a Hivatal saját tapasztalatait hasznosítva, hasznosítva azokból tanulva kikísérletezheti a saját számára legkedvezőbb megoldásokat; ¾könnyebben, y , lépésről p lépésre p teremtheti megg a szélesebbkörű alkalmazáshoz szükséges szervezeti, intézményi, humán stb. feltételeket.

2. Tanácsadói rész – 2.1 2 1 Stratégiai St té i i ttanácsok á k

2.1.1 A FOKOZATOSSÁG LEHETSÉGES FORMÁI ¾Bevezetés a beszerzések egy szűkebb körében (kiválasztott termékcsoportoknál vagy megadott értékhatár feletti/alatti beszerzéseknél),

2.1.1 A FOKOZATOSSÁG LEHETSÉGES FORMÁI ¾A környezeti jellemzők széles skálája helyett csak a l f legfontosabb bb kö környezetii jjellemzők ll ők figyelembe fi l b vétele, é l illetve bírálati szempontként az életciklusköltség alkalmazása. (Ez utóbbi nagyságát közvetve a környezeti jellemzők is befolyásolják, az anyag- és energiatakarékos a termékek alacsonyabb y üzemeltetési költsége g vagy gy a termék életciklusa végén jelentkező hulladékelhelyezési költségek például kedvezően befolyásolják az életciklus költség alakulását). A vezetőket ezzel kell meggyőzni.

2.1.2 A KÖRNYEZETBARÁT BESZERZÉSI RENDSZER KIALAKÍTÁSÁVAL KAPCSOLATOS FŐ CÉLOK 1 A zöld közbeszerzés számára olyan keretfeltételek 1. kialakítása, amelyek ¾ meghatározzák h á ák a Hivatal Hi l adottságainak d á i k megfelelő, f l lő világos és reális célokat, ¾ a döntési kompetenciákat a döntéseket a megfelelő szintre delegálják, g j , és megteremtik g az egyes gy döntési szintek együttműködésének a feltételeit, ¾ segítik ítik a résztvevőket ré zt ők t a zöld közbeszerzéssel közb z rzé l kapcsolatos feladataik elvégzésében.

2. Tanácsadói rész – 2.2 2 2 Taktikai T ktik i ttanácsok á k

2.2.1 A JAVASOLT CSELEKVÉSI TERV LÉPÉSEI 1. Projektbizottság felállítása (érdemes ügyosztály gy y véleményét y figyelembe gy venni))

minden

2. Környezetbarát közbeszerzési politika elfogadása 3 A megvalósítás 3. ló í á eszközeinek k i k rendelkezésre d lk é bocsátása b áá g PR értéke van a lakosságg felé!)) 4. Kommunikáció ((magas 5. Monitorozás 6 Értékelés 6. É ék lé tolnai l i és é országos á viszonylatban i l b

2.2.1.1 PROJEKTBIZOTTSÁG 1. Lépés a projektbizottság felállítása Ap projektbizottság j g jjavasolt feladata: ¾ elkészíti a környezetbarát beszerzési politika tervezetét, ¾ javaslatot j l tesz a céloknak él k k az önkormányzati k á i célrendszerbe él d b történő integrálására, ¾ javaslatot tesz a környezetbarát közbeszerzéssel kapcsolatos felelősségi és döntési körökre, eljárásokra, valamint a közbeszerzési szabályzat vagy az SZMSZ ennek megfelelő módosítására, módosítására

2.2.1.1 PROJEKTBIZOTTSÁG ¾elkészít(tet)i a környezetbarát beszerzési irányelveket, ¾figyelemmel kíséri és évente értékeli a környezetbarát közbeszerzési politikában kitűzött célok megvalósulását, ¾szükség esetén javasolja a környezetbarát közbeszerzéssel kapcsolatos apcso atos cé célok, o , felelősségi e e ősség és dö döntési tés körök, ö ö , illetve etve a környezetbarát beszerzési irányelvek módosítását. ¾Figyeli a Tolna-környéki vállalkozások alkalmasságát

2.2.1.1 PROJEKTBIZOTTSÁG A projektbizottság javasolt összetétele

Tagjai: • a bizottság vezetője, vezetője • a környezetvédelmi és a közbeszerzési feladatokkal foglalkozó referensek, y intézmények y képviselője, p j , • az önkormányzati • a környezetbarát beszerzésben járatos külső szakértő. Legalább alkalmanként be kell vonni az osztályok képviselőit is!

A bizottság vezetője: • A bizottság munkáját az alpolgármester / a jegyző / aljegyző irányítja.

2.2.1.2 KÖRNYEZETBARÁT POLITIKA

2. Lépés Környezetbarát közbeszerzési politika elfogadása

A környezetbarát közbeszerzési politika funkciója: • A vezetés – képviselőtestület – állásfoglalása a környezetvédelmi szempontoknak a beszerzésekben való alkalmazása mellett, legitimizálja a környezettudatos beszerzést. • A jelenlegi gyakorlat megváltoztatásához szükséges hajtóerő • A zöld öld kö b közbeszerzéssel é l k kapcsolatos l célok él k meghatározása • Kommunikációs eszköz – a szállítók, a piac, a lakosság felé

2.2.1.2 KÖRNYEZETBARÁT POLITIKA A zöld beszerzési politika felépítése

¾ A környezetbarát beszerzési politika általános céljai a környezet, kö t a klíma klí védelme, éd l az energiával iá l és é általában ált láb a természeti erőforrásokkal való takarékosság stb. ¾ A környezetbarát beszerzésekkel kapcsolatos konkrét célok meghatározása g (pl. a környezetbarát (p y szempontok alkalmazási köre – mely termékcsoportoknál, milyen mértékben, milyen korlátok között)

2.2.1.2 KÖRNYEZETBARÁT POLITIKA ¾A politika megvalósításának eszközei (pl. zöld beszerzéssel kapcsolatos felelősségi rend, rend zöld beszerzési irányelvek, oktatás) ¾Kommunikáció - a politika megismertetése az érdekeltekkel. Tolna,, mint zöld város: ez csak egy gy példa, p , hogy az esetleges többletbefektetés hogyan térülhet meg a kommunikációs oldalon. oldalon ¾Monitorozás és az értékelés módja: példamutatással és felméréssel zöld-közbeszerzési best practice alakító lehet a település. Ez hosszú távon előnyös lehet a számára.

2.2.1.2 KÖRNYEZETBARÁT POLITIKA Javasolt célok ¾ 2012 végéig legalább egy környezetvédelmi szempont figyelembe vétele az épületfelújításokkal, é ül b há á kk l kapcsolatos épületberuházásokkal k l tenderek d k 50%-ánál. 50% á ál Jelenlegi kiemelt projekt: a laktanya-felújítás – meg kell vizsgálni, itt mely folyamatok zöldíthetőek ki. ¾ Mérlegelendő: a százalékos érték nagysága, nagysága a határidő, határidő illetve a környezetbarát beszerzések további termékcsoportokra vagy szolgáltatásokra való kiterjesztése.

2.2.1.2 KÖRNYEZETBARÁT POLITIKA A kiválasztott termékcsoport indoklása ¾ Az építési beruházások teszik ki a beszerzett termékek és szolgáltatások értékének túlnyomó részét, a kapcsolódó p jjelentős anyagg és energiafelhasználás g csökkentésével számottevő környezetvédelmi és pénzügyi p gy megtakarítás g érhető el. ¾ A környezetbarát közbeszerzésbe bevonandó termékek é szolgáltatások és l ált tá k közül kö ül az Európai E ó i Unió U ió elsőnek l ő k az építési beruházásokat ajánlja.

2.2.1.2 KÖRNYEZETBARÁT POLITIKA Megjelenítési formája ¾ Külön Külö dokumentum, d k kö űlé i határozat közgyűlési h á vagy ¾ A közbeszerzési szabályzatba beépülő paragrafusok a kötelezettségvállalásról, a zöld közbeszerzéssel kapcsolatos p célokról,, a megvalósítási g eszközökről,, a monitorozás és az értékelés módszeréről stb.

2.2.1.2 KÖRNYEZETBARÁT POLITIKA 3. Lépés: A környezetbarát beszerzési politika megvalósítási eszközei ¾ felelősségi rend meghatározása, ¾ a környezetbarát közbeszerzéssel kapcsolatos eljárások kidolgozása, ¾ környezetbarát k b á beszerzési b é i irányelvek i á l k elkészítése, lké í é p tanfolyamok y ¾ képzések, ¾ esetleg, megfelelő körülmények esetén külső segítség (tanácsadó) bevonása, bevonása más önkormányzatokkal való együttműködés (tapasztalatcsere, közös beszerzés)

2.2.1.3 A MEGVALÓSÍTÁS ESZKÖZEINEK RENDELKEZÉSRE BOCSÁTÁSA ¾ A környezetbarát beszerzések koordinálására, ¾ a környezetbarát beszerzési politika elfogadására, ¾ a zöld beszerzés felelőseinek megbízására, megbízására ¾ a környezetbarát beszerzési irányelvek jóváhagyására, ¾ a zöld beszerzések figyelemmel kísérésére, ¾a környezetbarát jóváhagyására

beszerzések

értékelésének

¾ felhatalmazott testület, illetve személyek kijelölése.

2.2.1.3 A MEGVALÓSÍTÁS ESZKÖZEINEK RENDELKEZÉSRE BOCSÁTÁSA A környezetbarát közbeszerzéssel kapcsolatos eljárási szabályok Ilyenek például ¾ a beszerzési irányelvek elfogadását, ¾ a környezetbarát beszerzések monitorozását és ¾ értékelését szabályozó belső eljárások. Ezekre mindig lehet majd tá támaszkodni k d i és é hivatkozni, hi tk i ha h az ajánlattevők já l tt ők vitatnak it t k egy-egy pontot.

2.2.1.3 A MEGVALÓSÍTÁS ESZKÖZEINEK RENDELKEZÉSRE BOCSÁTÁSA Környezetbarát beszerzési irányelvek 1. A kiválasztott termékek beszerzésénél alkalmazandó y , ¾ műszaki követelmények, ¾ alkalmassági szempontok, ¾ bírálati szempontok és g szerződéses feltételek ¾ különleges összefoglalása. 2 A 2. Az aktuális k áli irányelvek i á l k módosítása ód í á az éves é kö b közbeszerzési éi terv összeállításával párhuzamosan történhet.

2.2.1.3 A MEGVALÓSÍTÁS ESZKÖZEINEK RENDELKEZÉSRE BOCSÁTÁSA Környezetvédelmi szempontok a közbeszerzést szabályozó dokumentumokban Az adott vállalatra / intézményre vonatkozik 1. Közbeszerzési szabályzat - a beszerzési eljárások alapkövetelményeinek meghatározása - a környezet védelme lehet általános cél

Az adott beszerzésre vonatkozik 2. A szükséglet elemzése - a beszerzés szükségességének vizsgálata - az igényelt teljesítmény meghatározása

3. Közbeszerzési irányelvek

4. Beszerzési felhívás

- a pályáztatási folyamat és az ajánlattevők értékelésének alapelvei - a beszerzés során alkalmazandó követelmények és az elvárt (műszaki) teljesítmény meghatározása - lehetőség van a környezetvédelmi szempontok integrálására

- a vonatkozó jogszabályok betartása - a beszerzési irányelveknek a beszerzési dokumentációba történő átültetése - környezetvédelmi követelmények szerepeltetése a műszaki leírásban, az alkalmassági és az értékelési szempontok, illetve a szerződési feltételek között

6. Értékelés és nyomonkövetés

5. A győztes kiválasztása

- a beszerzett termék használatával kapcsolatos tapasztalatok összegyűjtése - az előző lépésekre vonatkozó továbbfejlesztési javaslatok megfogalmazása

- az ajánlatok gazdasági és ökológiai szempontok alapján történő értékelése

2.2.1.4 KOMMUNIKÁCIÓ 4. Lépés: Kommunikáció A Hivatalnak tájékoztatnia kell környezetbarát közbeszerzési p politikájáról j az érdekelteket,, vagyis gy az alkalmazottakat, a szállítókat és a lakosságot, és ki kell választania ehhez a megfelelő eszközöket (pl. (pl belső hírlevél, munkaértekezlet, tréning, brosúrák). Ha már túl lesznek legalább 2-3 2 3 zöld típusú típ sú beszerzésen, beszerzésen úgy ezt arculati elemek szintjén is identitásalkotó elemmé lehet emelni l i a külső k l ő kommunikációban k iká iób (pl. ( l a www.tolna.hu-n). l h )

2.2.1.5 MONITOROZÁS 5. Lépés: Monitorozás 11. A zöld öld közbeszerzés kö b é ellenőrzése ll ő é a közbeszerzés kö b é ellenőrzésével együtt történik. 2. Az ellenőrök vizsgálják a zöld közbeszerzési irányelvek alkalmazását,, a környezetbarát y beszerzési p politikában lefektetett célok megvalósítását: valóban úgy valósult – e meg minden, minden ahogy vállalták. vállalták 3. A célok megvalósulását az ellenőrök a környezetbarát k b közbeszerzési politikában l k b meghatározott h célokhoz l kh kapcsolt teljesítménymutatók alapján ellenőrzik.

2.2.1.6 ÉRTÉKELÉS

6. Lépés: p Értékelés ¾ A Hivatal vezetése évente egyszer áttekinti a környezetbarát közbeszerzés eredményeit, eredményeit és szükség esetén kezdeményezi ¾a környezetbarát beszerzési politika módosítását, g j eszközeinek a jjavítását. ¾a végrehajtás ¾ Az eredmények értékelésekor a környezetvédelmi és a gazdasági szempontokat egyaránt figyelembe veszi. veszi ¾ Az alapelvek kidolgozásánál azért érdemes minél alaposabban eljárni, hogy később a módosításokra kevesebb szükség legyen

2. Tanácsadói rész – 2.3 2 3 Eszközrendszerek E kö d k

2.3.1 A ZÖLD KÖZBESZERZÉSI CÉLOK ELÉRÉSÉT SEGÍTŐ ESZKÖZRENDSZER ALKALMAZHATÓSÁGÁNAK IGAZOLÁSA 1 A környezetbarát 1. kö b á közbeszerzés kö b é eszközrendszere kö d a közbeszerzés általános belső szabályozására épül, ahhoz szervesen kapcsolódik, g eszközrendszerbe könnyen y beleilleszthető,, 2. A meglevő csak kisebb mértékű módosítást, kiegészítést igényel 3 Legjelentősebb 3. új eleme közbeszerzési irányelvek,

a

környezetbarát

4. Nem kíván jelentős pénzügyi és humán erőforrásokat.

2.3.2 INFORMATI INFORMATIKAI KAI MEGOLDÁSOK ¾ A környezetbarát közbeszerzést segítő információk, pl. kritériumrendszerek útmutatók, kritériumrendszerek, útmutatók leginkább a világhálón, világhálón elektronikusan érhetők el. Ez jó, mert mindig kéznél vannak használatukhoz csak böngészőre, vannak, böngészőre esetleg pdfpdf olvasóra van szükség. ¾ A Hivatalnak érdemes saját adatbázist létrehoznia a környezetbarát közbeszerzéshez szükséges g adatokból, mindezt pedig a hálózaton tárolni.

2.3.3 LÉTREHOZANDÓ ADATBÁZISOK

1. A zöld közbeszerzési politikában meghatározott termékcsoportokhoz tartozó környezetbarát termékek adatbázisa (termékek megnevezése, mely tulajdonságuk miatt számítanak környezetbarátnak, gyártó cég, ár): a megbízott g referens mindigg frissítse az adatbázist,, így gy célzottabban indulhat meg alkalmanként beszerzési folyamat. folyamat 2. A kiválasztott termékcsoportok környezetbarát b beszerzésénél é é él használt h ál kritériumok kiéi k adatbázisa d bá i 3. Zöldbeszerzést folytató önkormányzatok adatbázisa (tapasztalatcsere, esetleg közös beszerzés céljából)

2.3.3 LÉTREHOZANDÓ ADATBÁZISOK 4 A szokásos szerződő partnerek adatbázisa, 4. adatbázisa amely összefoglalja a partnerek környezeti teljesítményével, a jövőbeni jö őb i új követelmények kö l é k teljesítésére lj í é é való ló alkalmasságukkal kapcsolatos információkat. A partnereknél fontos szempont legyen, hogy elsősorban Tolna környezetéből kerüljenek ki: ez szintén környezetkímélő hatású. 5 A megvalósított 5. ló í kö környezetbarát b á beszerzések b é k jellemzői: j ll ői a beszerzett termék/szolgáltatás fajtája, ára, az alkalmazott környezetvédelmi kritériumok.

2.3.4 FELHASZNÁLT IRODALOM ¾ Európai Közösségek (2005), Zöld közbeszerzés! A környezetvédelmi szemléletű közbeszerzés kézikönyve. http://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/buying_gr een_handbook_hu.pdf p ¾ ICLEI European Secretariat (2007), The Procura+ M n l A Guide Manual. G id to t Cost-Effective C t Eff ti Sustainable S t in bl Public P bli Procurement, 2nd Edition. http://www.icleieurope.org/fileadmin/template/projects/procuraplus/ /fil d i / l / j / l / New_website/Printed_Manual/Procura__Manual_com plete.pdf

2.3.4 FELHASZNÁLT IRODALOM ¾Környezettudományi Központ (2003), Zöld beszerzési kézikönyv önkormányzatok számára. számára http://www.ktk http://www ktkces.hu/kezikonyv.doc ¾LEAP GPP Toolkit (2006), http://www.leap-gpptoolkit.org/ g/

2.3.5 HASZNOS LINKEK ¾ Termékminősítési rendszerek: • http://europa.eu.int/comm/environment/ecolabel/in dex htm dex.htm • http://www.blauer-engel.de/ • http://www.svanen.nu/Eng/default.asp • http://www.energystar.gov/ p gy g ((USA, energiahatékonysági) • http://www.gealabel.org/ (svéd, energiahatékonysági) • http://www.eu-energystar.org/en/index.html (európai energiahatékonysági) • Global Eco-labelling Network (http://www.gen.gr.jp/)

2.3.5 HASZNOS LINKEK ¾ Egyéb honlapok: • EU zöld beszerzés (h // (http://europa.eu.int/comm/environment/gpp) i / / i / ) • Közbeszerzési Tanács zöld közbeszerzési oldalai: http://www.kozbeszerzes.hu/nid/zoldKozbesz01 és http://www.kozbeszerzes.hu/nid/zoldKozbesz02 p // / / • Környezettudományi Központ (http://ktk-ces.hu/) • GreenLabelsPurchase projekt magyar nyelvű útmutatók: http://www.greenlabelspurchase.net/hugreen-procurement-downloads.html

II II./B /B STRATÉGIAI TERVEZÉS ÉS ÉVES KÖLTSÉGVETÉS ÖSSZEKAPCSOLÁSA

TARTALOMJEGYZÉK 1. Elemző rész 1 1 Célok meghatározása 1.1 1.2 Helyzetelemzés 1.3 Következtetések 2. Tanácsadó rész 2.1 Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Informatikai megoldások

1. Elemző rész – 1.1 Célok meghatározása

1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA Stratégiai tervezés dokumentum céljai: ™Stratégia: a tervezési folyamat bemutatása ™Taktika: a cselekedetek, feladatok meghatározása ™Környezet: megvizsgálni azon tolnai jellemző tényezőket, amelyek hatással vannak a városfejlesztésre ™Források: leírni a rendelkezésre álló külső és belső forrásokat ™Célok összehangolása: a stratégiai és taktikai célok megvalósításának összhangba hozása

1 Elemző rész – 1. 1.2 Helyzetelemzés y

1.2 HELYZETELEMZÉS D k Dokumentumok t k a stratégiai t té i i ttervezéshez zé h z Integrált Városfejlesztési Stratégia: Tolna városban még nem készült el ez a dokumentum, bár az elkészítése több tekintetben is hasznos lenne a városnak.

1.2 HELYZETELEMZÉS Egyrészt, a városfejlesztésekhez kötődő pályázatok szempontjából az IVS igen nagy jelentőséggel bír (elsősorban a meghirdetési időpontok és a prioritás meghatározása miatt). Másrészt, egy széleskörű, fejlesztési stratégiát rendszerezetten összefogó dokumentum maga a város szempontjából is nagy jelentőséggel bír, nem csak az irány meghatározásában, de a konkrét projektek megtervezésében is.

1.2 HELYZETELEMZÉS Az IVS elkészítésének lépései: p az Önkormányzat y erős és gy gyenge g ™ feltérképezni pontjait, ezáltal valós helyzetelemzést készítsen önmagáról g (csonka SWOT vagy g PMI módszerrel) ™ a helyzetelemzésből felderített legfontosabb sajátosságaira j g alapozva p meghatározni g a szervezet irányát y és hosszú távú céljait ™ összefoglalni a stratégiai célok eléréséhez szükséges projekteket, feladatokat ™ megvizsgálni, i ál i h hogy milyen il fforrásokat á k t llehet h tb bevonnii a rövid és hosszú távú célok megvalósításába

1.2 HELYZETELEMZÉS

Megjegyzés: a forrásvizsgálat nagyon fontos lépése a stratégiai tervezésnek, de nem feltétlenül a kezdőpontja. p j A hazai önkormányzati szervek a sajátos pénzügyi ellátottság miatt hajlamosak mindent a forrásokhoz igazítani, azonban ez gyakran eltorzítja a helyes stratégiai irányvonalat. irányvonalat

1.2 HELYZETELEMZÉS A célok él k definiálásához d fi iálá áh h hasonlóan ló a fforrások á k esetén é iis elengedhetetlen a külső környezet hatásait vizsgálni a városra nézve Ezek közül a legfontosabbak a különböző szabályozások, nézve. szabályozások finanszírozási módok, és az intézményi környezet hatásait elemezni, és nem csak adott időpillanatokban, p hanem lehetőségg szerint rendszeresen ismétlődő jelleggel. Ezeknek tükrében lehet pontosan meghatározni, hogy a városfejlesztéshez mely forrásokra l h számítani. lehet á í i T Tolnán l á nem egy cég é van, amely l b bevételi é li szempontból jelentős, ám mivel multinacionális, könnyen elköltözhet. elköltözhet Ha a szervezet elmulasztja e külső tényezők vizsgálatát, a stratégiai terv nagyon magas kockázatfaktort hordozna magában. Tolna Város stratégiai fejlesztési irányát jelenleg két dokumentum határozza meg.

1.2 HELYZETELEMZÉS A egyik Az ik meghatározó h á ó dokumentum d k a 2007-2010-es 2007 2010 évek é k programja, amely gyakorlatilag megegyezik egy jól kidolgozott helyzetelemzéssel. helyzetelemzéssel A dokumentum megfelel ugyan a törvények által előírt gazdasági programmal formailag és tartalmilag, tartalmilag de a hosszú távú célokat csak röviden, felszínesen vázolja.

1.2 HELYZETELEMZÉS A gazdasági program egy átfogó helyzetelemzéssel indul, azonban számos hiányosságot lehet benne felfedezni. Egyrészt, az elemzés nem tér ki a szervezet erősségeinek és gyengeségeinek részletes feltárására, feltárására valamint nem taglalja a külső környezetben rejlő lehetőségeket és veszélyeket, ezért nem g alappal pp egy gy hosszú távú stratégia g rendelkezik megfelelő kijelöléséhez, vagy egy részletes fejlesztési terv elkészítéséhez. Következésképpen azon célok, amelyek a jövőbeli fejlesztéseket célozzák, csak tapasztalatokra alapozhatóak, de sajnos nem a helyzetelemzés által feltárt következményekből építkeznek.

1.2 HELYZETELEMZÉS A tolnai gazdasági program egyéb hiányosságai: ™

hiányzik egy részletes forrás-elemzés, amelyből kiderülne, hogy nagyjából mekkora összegből sikerülne finanszírozni a meghatározott fejlesztési célokat ™ arra sem tér ki a program, hogy a szükséges források az Önkormányzat rendelkezésre állnak-e, állnak-e és ha nem nem, akkor honnan lehet majd őket megszerezni. A gazdasági programban meghatározott célok a település g , szerepét p tekintve pedig p g számos fejlesztés j tekintetében egészére, mint a mikrotérség vezető településére vonatkoznak.

1.2 HELYZETELEMZÉS

A gazdasági programban nem találunk nagyságrendi vonatkozásokat a fejlesztések tekintetében. Ez nem gyenge pontja a dokumentumnak, sőt, ugyanis indokolt, alátámasztott kijelentéseket a fejlesztéshez szükséges forrásokról valóban csak a részletes tervezés után lehet csak tenni. Gyenge pontként említendő viszont az a tény tény, hogy a gazdasági program sajnos arra sem tér ki, hogy rendelkezésre állnak-e állnak e külső vagy belső források a fejlesztési célok megvalósításához.

1.2 HELYZETELEMZÉS Azzal is adós marad a program, hogy mely dokumentumokban lehet fellelni a fejlesztési tervek részletes leírását, úgy mint projekttervek és projektütemezések, éves költségvetési terv. A település p fejlődésére j hosszútávon meghatározó g kihatással van Tolna Város egységes településrendezési terve és városfejlesztési j koncepciója, p j , melyet y a 62./2004. / (III. 29.) KT. határozattal hagyott jóvá a képviselőtestület.

1.2 HELYZETELEMZÉS A településrendezési l l d terv ugyanakkor kk elsősorban l b építési szempontból közelíti meg a település f l fejlesztésének k témakörét, k így nem tekinthető ki h egységes stratégiai fejlesztési dokumentumnak. Még így is erősségének tekintjük, hogy foglalkozik a b benne szereplő lő célok él k elérése lé é érdekében é d kéb a település l lé ingatlanvagyoni helyzetével.

1.2 HELYZETELEMZÉS A településrendezési tervben szereplő célok megvalósulása érdekében fontos nem csak az önkormányzati tulajdonban lévő ingatlanvagyon hanem a településen nem önkormányzati ingatlanvagyon, tulajdonban lévő ingatlanvagyon is, hiszen ezek (is) meghatározzák g a település p külső karakterét. Erre vonatkozóan szintén pozitívumként értékeljük, hogy Tolna Város az építészeti örökség helyi védelméről szóló 6./2005. (III.1.) rendeletében megfelelő módon biztosítja az építészeti ingatlanvagyon védelmét. Fontos lenne, hogy ez a védelem a település környezeti értékeire is kiterjedjen.

1.2 HELYZETELEMZÉS Belső B l ő erőforrásból őf á ból fejlesztéseket f jl é k finanszírozni fi í i akkor kk lehet, l h ha a szervezet egyrészt hatékonysági szempontokat figyelembe véve működik, működik másrészt, másrészt ha eredményes vagyongazdálkodási tevékenységet folytat.

1.2 HELYZETELEMZÉS Azon szabályok, amelyek éves viszonylatra vonatkoznak és az Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodáshoz kötődnek, elsősorban az éves költségvetésben vannak meghatározva. Ezen szabályok hosszú távon történő szabályozása Önkormányzati rendeletek formájában történik. A jelenlegi szabályozás alapját a 21/1997. 21/1997 (XI (XI.25.) 25 ) Ör. Ör rendelet szabályozza.

1.2 HELYZETELEMZÉS A fenti rendelet szabályozásakor mindenképpen hasznos lenne kitérni a vagyongazdálkodásra is. Az Önkormányzatnak ebből két előnye is származhat: g g nem csak jogi j g vagy g ™ a vagyongazdálkodást eljárásjogi, de hatékonysággal kapcsolatos szemszögbe helyezni, ezáltal eredményesebben valósulhatna meg ™ a szabályozás hosszú távon közreműködne a fejlesztési j célok megvalósulásához, g , forrásbiztosítás formájában.

1.2 HELYZETELEMZÉS Leginkább széttagoltság jellemzi az Önkormányzati Ö vagyongazdálkodás aktuális állapotát Tolna városban. Nem csak a vagyonkataszterrel és a vagyonrendelettel kapcsolatban vannak rendkívül részletes szabályozások, hanem az Önkormányzat által birtokolt helyiségek y g és lakások esetén,, a közterület használatáról,, valamint a lakás és közcélú létesítményekhez kapcsolódó parkolóhelyek kialakításáról és megváltásáról szóló rendeletek esetén is. Ez a széttagoltság indokolható az egyes tartalmi elemek külö bö ő é é l stratégiai különbözőségével, é i i célként élké azonban b érdemes éd lenne l legalább koncepció szintjén kijelölni azokat a legfontosabb irányvonalakat amelyek mentén a vagyonnal való gazdálkodás irányvonalakat, hosszútávon is alapvetően szolgálhatja a település érdekeit.

1.2 HELYZETELEMZÉS A stratégiai t té i i ttervezés zé humánerőforrás h á őf á jjellemzői ll zői A stratégia tervezés eddig elkészült alapdokumentumát jelentő program, azaz a tulajdonképpeni gazdasági program a város intézményén belül készült el. A fent említett stratégiatervezési dokumentumok és részdokumentumok mindenki számára hozzáférhetőek hozzáférhetőek.

1.2 HELYZETELEMZÉS Nincs azonban tájékoztatás arról, hogy a városban lényegbevágóan megvitatásra kerültek volna a hosszú távú célok, amelyekre a város stratégiai fejlesztési tervei épülnek. Hozzátesszük,, számunkra nyilvánvaló, y , hogy gy törvényy írja j elő a településrendezési tervvel kapcsolatban a közvélemény, y, a lakosságg felvilágosítását. g

1.2 HELYZETELEMZÉS A taktikai tervezés lépései Jelentés szempontjából a taktika tervezése vonatkozhat úgy tevékenységekre, mint konkrét projektekre. Mindkét esetben e tevékenységek és projektek a szervezet stratégiai tervéből származnak. Az éves költségvetés tartalmazza továbbá: ™ a hosszú távú fejlesztési tervek által meghatározott intézkedések hatásait ™ azon projektek következményeit, következményeit amelyek több évre is kiterjednek

1.2 HELYZETELEMZÉS A fenti adatokat átfogó formába helyezni hasznos és jelentős mind a város képviselőinek, mind azoknak, akik a tulajdonképpeni költségvetést összeállították. A gazdasági program keretén belül meghatározott célkitűzések,, fejlesztések j megvalósulásának g idejét j és rangsorát elsősorban az határozza meg, hogy milyen külső források állnak az Önkormányzat y rendelkezésére,, illetve hogy ezek a külső források milyen időpontokban lesznek elérhetőek.

1.2 HELYZETELEMZÉS Fontos megjegyezni azonban, hogy ezzel van esély az egységes stratégia beteljesedésének deformálódására. A Polgármesteri Hivatal munkatársai szervesen hozzájárulnak j a városfejlesztési j p projektek j előkészítéséhez, a hozzájuk kötődő pályázatok kidolgozásához. g

1.2 HELYZETELEMZÉS Források rendelkezésre állása A város fejlesztési terveiben szereplő célokat és projekteket az Önkormányzatnak nem áll módjában önerőből finanszírozni, ezért a stratégiai tervezés egyik kulcsfontosságú része kitérni arra, arra hogy milyen egyéb finanszírozási lehetőségek vannak. A források rendelkezésre állásának elemzésekor két féle forrásról beszélhetünk: ™ ™

Külső forrás, forrás amelyet a városnak vissza kell fizetnie Külső forrás, amelyet a városnak nem kell visszafizetnie

1.2 HELYZETELEMZÉS Visszafizetési kötelezettséggel terhelt külső források: ™

folyószámla-hitelek: elsősorban a szervezet működésének finanszírozása érdekében ™ T l 1 és Tolna é Tolna T l 2 kötvények: kö é k két ké részletben é l b megvalósult, ló l kötvénykibocsátásból származó kb. 1,8 Mrd Ft értékű kötelezettség

1.2 HELYZETELEMZÉS Visszafizetési kötelezettséggel nem terhelt, véglegesen átvett külső források, támogatások Az ilyen jellegű külső források részletes bemutatása nem található azon városfejlesztéssel j kapcsolatos p dokumentumokban, amelyekhez hozzáférésünk volt. A fejlesztési célok forrásainak egyik legfontosabb alapját alábbi két program képezi: ™ ™

Új Magyarország Fejlesztési Terv operatív programjai Új Magyarország Vidékfejlesztési Program

1.2 HELYZETELEMZÉS A fent említett programok által kínált lehetőségek mellett találhatóak olyan egyéb opciók is, amelyek ezeknek nem részei, hanem egészen nemzeti finanszírozásból válhatnak valóra. Ilyen y opciók p a területi kiegyenlítést gy szolgáló g önkormányzati y fejlesztések vagy a helyi önkormányzatok fejlesztési feladatai támogatása területi kötöttség nélkül.

1 Elemző rész – 1. 1.3 Következtetések

1.3 KÖVETKEZTETÉS A fenti elemzésekből számos következtetés vonható le. le 1 1.

A város fejlődéséhez szükséges célok jól megérett céloknak tekinthetők, annak ellenére hogy többségüket tapasztalati módon fogalmazták g meg. g 2. A korábbiakban elemzett stratégiai tervezés dokumetumai hiányosságaik ellenére is megállják helyüket, sőt, ezen hiányosságokat még meg lehet szüntetni. 3. A külső források kifejezetten meghatározó szerepet játszanakk a megfogalmazott f l célok l k megvalósulásában l l b – mondhatni elsősorban a külső források határozzás meg, hogy melyik fejlesztés mikor valósulhat meg. meg

1.3 KÖVETKEZTETÉS 4. Megfelelőnek találjuk azon projektek éves költségvetését, amelyek hatásai nem csak egy évre vonatkoznak. j önerőből megvalósítani g 5. A városnak nem áll módjában a kitűzött fejlesztéseket, mindenképpen külső forrásokat kell szereznie.

1.3 KÖVETKEZTETÉS 6. A város vagyonnal való gazdálkodása rendkívül részletesen le van szabályozva, ennek ellenére kifejezetten tudatosan történik ennek tervezése és véghezvitele. 7. A város nagyon jó helyzetben van humánerőforrás tekintetében, ebből a szempontból a projektmenedzsment háttere fedezve van.

2 Tanácsadói rész – 2. 2.1 Stratégiai g tanácsok

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS

A dokumentum elkészítésének céljai: ™ kijelölni azon cselekvéseket, amelyek eredményeként a rövidrövid és hosszú távú terveket egymáshoz hangolhatják ™ áll dó í i a stratégiai állandósítani é i i tervkészítés ké í é intézkedéseit i é k dé i ™ definiálni, hogy milyen módon lehet a hosszú távú tervezés célkitűzéseinek eljárásait az éves tervkészítési folyamatokban is bevezetni (oda-vissza hatás a leendő IVS és az éves programok között) ™ sztenderdizálni a forrás-beszerzések rendszerét a munkaszervezetben, különös tekintettel a vállalkozói eredetű forrásokra

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A város jövőbeli b l stratégiai ffejlesztésére l vonatkozóan k a következők tűnnek szükségszerűnek: Létfontosságú g a város hosszú távú fejlesztési j céljainak j megvalósulásához egy, a település egészére vonatkozó fejlesztési j koncepció p elkészítése. Ez tartalmilagg leginkább az Integrált Városfejlesztési Stratégia elemeit lenne célszerű,, hogy gy tükrözze. Ennek legfőbb g oka,, hogy gy egy végső, dinamikusan változó IVS elkészültéig is legyen gy irányadó y dokumentum.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A város jövőbeli fejlesztésére irányuló stratégiai dokumentumokra, jelenleg tehát elsősorban a gazdasági programra vonatkozóan a következők tűnnek szükségszerűnek még az IVS megszületéséig is: 1.)) A stratégiaalkotás g tényleges y g alapját pj képező p SWOT W kimunkálása, különös tekintettel az ipari parkban tevékenykedőkkel y való kapcsolat p elemzésére 2.) Egységes, a település egészére vonatkozó célok meghatározása nem csak küldetés szintjén. meghatározása, szintjén

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A városi, városfejlesztési stratégia-alkotás során a tapasztalatok fontosak, elsősorban azonban a helyzetfelmérés során, és nem a célmeghatározások tekintetében. Javasoljuk, hogy ebben a vonatkozásban kerüljön átgondolásra a stratégia.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Van rá esély, hogy a SWOT elemzés és a célok településre vonatkozó meghatározása után a fejlesztéssel kapcsolatos célokban és intervenciókban nem történik jelentős változás. Azonban ezek az intézkedések az elemzés elvégzése által indokolttá válnak majd, amely lehetővé teszi, hogy a városfejlesztési stratégia tudatos tervezésen alapuljon.

22. Tanácsadói rész – 2.2 Taktikai tanácsok

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Először is kulcsfontosságú kézzelfoghatóvá, hasznosíthatóvá tenni a gazdasági program által megfogalmazott, nem csak a hosszú, hanem a rövid távú célkitűzéseket is. (összegyűjteni, transzparens dokumentumba foglalni) A rövid távú célkitűzések megvalósulását a következő tanácsokkal szeretnénk elősegíteni: g

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS ™

Az Önkormányzat hozzon létre egy rendeletmellékletet, amelyben helyet kapnak a hosszú távon (több éven át) kiható projektek, valamint azon kötelezettségvállalások, amelyeknek hatásai és kötelezettségei szintén több éven át éreztetik hatásukat. (hosszú távú kiadások) ™ Mivel Tolna város gazdasági programja nem tartalmazza a stratégiai célokhoz elengedhetetlen forrásokat, ezekre mindenképpen hangsúlyt kell fektetni a közeljövőben, közeljövőben kiemelten kezelve a vállalkozóktól érkező bevételeket.

™

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS

A külső forrásokat (főképp a gyorsan változó környezet miatt) már a költségvetés tervezése folyamán fel kell vázolni, skálán kell jelölni a valószínűségeket. ™ Ahhoz, hogy egy egységes Integrált Városfejlesztési Stratégiát hozzanak létre létre, létfontosságú számba venni azon forrásokat, amelyek már megvannak, vagy a jövőben lesznek megszerezhetőek. megszerezhetőek A dinamikusan fejlődő ipari környezet lehet ennek a centruma.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS ™

Összegezni, hogy milyen költségeket fognak maga Ö után vonni a városfejlesztés során létrejövő vagyonelemek, és ezeket beépíteni a költségvetésbe. Erre még a fejlesztésekről szóló döntések meghozása előtt kell sor kerüljön! ™ Egységesíteni a vagyongazdálkodási szabályzatokat.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS A cselekvési terv megvalósíthatóságának igazolása Az alábbiakban sorra vesszük a cselekvési terv lépéseit, p , majd egy-egy javaslaton keresztül illusztráljuk, hogy azok hogyan gy valósíthatóak meg. g 1. Hosszú távú (több évre kiterjedő) pénzügyi kihatást eredményező folyamatok megjelenítése a költségvetés készítése közben. Ennek megoldását egy költségvetési rendelet illetve egy költségvetési koncepció rendelet, megalkotásában látjuk. Javasoljuk, hogy mindez grafikusan (is) készüljön el! Rendszeresen egyeztetni kell a vállalkozókkal, hogy a hivatal tudja, mire számíthat.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS 2. Áttekinteni Á azon változásokat, amelyek a rendelkezésre álló külső forrásokban következnek be. Ennek hosszú távú megoldását a már készülőben levő fejlesztési stratégiában látjuk; az adott változásokat érdemes költségvetési koncepcióba belefoglalni, vagy költségvetési rendelet formájában szabályozni. A kérdés rövid távú, taktikai megoldását polgármesteri tájékoztatóban javasoljuk megoldani (azokban az esetekben, amikor a forrásokban bekövetkező változások nem előreláthatóak, de nagy mértékben befolyásolhatják a város fejlesztési stratégiájának megvalósulását).

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS 3. Egységesíteni a vagyongazdálkodási szabályozást és megbecsülni a városfejlesztési új vagyonelemekkel kapcsolatosan felmerülő költségeket. Ennek megoldását egyrészt szintén a korábban már említett egységes vagyongazdálkodási koncepció megteremtésében és rendeletbe foglalásában látjuk; másrészt pedig úgy gondoljuk, hogy a városfejlesztési új vagyonelemekkel kapcsolatosan felmerülő költségeket már a tervezési szakaszban fel kell térképezni, és ennek megfelelően beépíteni a költségvetésbe. Ehhez kiindulópontként a program-tervezési módszer komponenseit lehet alkalmazni.

2 Tanácsadói rész – 2. 2.3 Informatikai megoldások g

2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK

A város Önkormányzata él a számos informatikai megoldás kí ál lehetőséggel kínálta l h ő é l annakk éérdekében, d kéb hogy h a folyamat f l gördülékenyen valósulhasson meg. A város honlapja kiváló platformot biztosíthat az Önkormányzatnak arra, hogy a hosszú távú tervezési folyamatokat y transzparenssé p tegye gy az ebben esetlegesen g érintett személyekkel. Ezáltal nem csak az valósulna meg, g hogy gy az érdekeltek és érintettek véleményt nyilváníthassanak az előkészületben lévő dokumentumok tartalmáról, hanem arra is esélyt adna, hogy a város á llakói kói sajátjuknak já j k k éérezhessék h ék az Ö Önkormányzat k á városfejlesztési céljait.

2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK A

honlapot a vállalkozókkal való kapcsolattartás érdekében login-os rendszerrel is el lehetne látni, illetve a nekik szóló anyagokat, rájuk vonatkozó terveket mindenképpen meg kellene jelentetni – visszamenőleg is. Az éves-szintű költségvetési tervek összeállítása nagyrészt a Pénzügyi Osztály feladata, az ő munkájukat főképp az Excel támogatja.

II II./D. /D A KÖLTSÉGVETÉS KÉSZÍTÉSÉNEK ÉS ELFOGADÁSÁNAK FOLYAMATA

TARTALOMJEGYZÉK 1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása 1 2 Helyzetelemzés 1.2 1.3 Következtetések 2. Tanácsadó rész 2.1. Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Informatikai megoldások g

1. Elemző rész – 1.1 Célok meghatározása

1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA Mi a dokumentum elkészítésének célja? g procedúráját p j ¾ 1. Felvázolni a költségvetés-készítés Tolnán s adni d a felhasznált s metodikáról d ¾ 2. Áttekintést ¾ 3. A költségvetés jóváhagyásának intézményi, személyi , jogszabályi és egyéb kritériumairól tájékoztatást adni ¾ 4. Bemutatni az összeállítás processzusának erős és gyenge oldalait ld l it

1 Elemző rész – 1. 1.2 Helyzetelemzés y

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ Az évi költségvetés megtervezése a települési szabályozási, a gazdasági terven, a stratégiai tervdokumentumokon és a koncepción alapul. IVS sajnos még nincsen, így ahhoz a jelenlegi rendszer nem kapcsolódhat. ¾ A tervdokumentumhoz szükséges adatokat a szakmai és a műszaki terület munkatársaitól kapják a gazdálkodási csoport tagjai, akik a tervdokumentum összeállításán dolgoznak. A tervezési processzus vezetője a körjegyző.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ Az intézmények a költségvetési javaslatukat a koncepció elfogadása és az irányelvek gyakorlati megvalósítása után készítik el. g csoport p felülvizsgálati g kötelezettségét g ¾ A ggazdasági teljesítve átnézi a költségvetési javaslatot. g egyeztető gy tárgyalásokra gy ezután kerül ¾ A költségvetést sor, ahol a feladatokat és azok előfeltételeit lépésről lépésre p egyeztetik. gy

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ A rendelettervezet előterjesztése tartalmazza a körjegyző által összefoglalt, megjelenített vagy indoklással elutsított javaslatokat és véleményeket, amelyek az egyeztető tárgyalásokon elhangzottak. ¾ Az egyeztető ülések után kerül sor a rendelettervezet megalkotására, amit a bizottságok állásfoglalásaival kiegészítve terjeszt a polgármester a képviselő-testület elé.

1.2 HELYZETELEMZÉS Melyek azok a módszerek, amelyeket a költségvetés-készítés során alkalmazhatunk? ¾ A köl költségvetés é é fő jellemzője, j ll őj hogy h j jogszabályi bál i előírást lőí á nem sért, é azoknak teljes mértékben megfelel. A rendeletalkotás alapfeltétele a részletes számítások felhasználása, felhasználása amik a tervezési adatlapok segítségével készülnek el. y aggregát gg g eredményeket y adnak,, amik a ¾ Ezen számítások olyan rendelettervezet vagy a már elkészült rendelet mellett szöveges magyarázatként szerepelnek a későbbiekben. ¾ Az adott szervezeti egység, így az önkormányzat is, az „ami marad” módszer mellett, a tervezéshez a bázisszintű, a f jl fejlesztések é k során á a ffeladatalapú, l d l ú a teljesítményalapú lj í é l ú módszerek ód k segítségével végzi el a munkát.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ A változásokat megelőző, előző évi előirányzatot veszi alapjául a tervezésben domináns módszer, a bázisszintű intézményi tervezés, ami az eredeti előirányzatot azokkal a szerkezeti változásokkal teszi teljessé, amik a tervévre szintre hozottakká váltak. Ezt az alapul szolgáló előirányzatot, az anyagi lehetőségektől függően, növelik a működésre és fejlesztésre szükséges többletkiadások. A hivatal munkatársai is látják, hogy ez kevéssé rugalmas, stratégiát jócskán mellőző módszer. Az előző évi adatoknak csupán egy iránymutató pontnak kellene lenni a sok közül.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ Fontos szempont, hogy a fejlesztésekre vonatkozóan figyelembe kell venni, hogy az egyszeri, de nagy időt felölelő kiadások mellett nem kihagyható a tervezésből az üzemeltetés/működtetés költsége sem, ami dologi és személyi kiadásokat egyaránt tartalmaz. Ez Tolnán a népességarányt figyelve az országos átlagnak megfelelő.

1.2 HELYZETELEMZÉS A köl költségvetés é é elfogadásának lf dá á k jjogszabályi, bál i iintézményi, é é i személyi él i éés egyéb éb feltételei ¾ A költségvetési g tervezésben állami szinten az önkormányzatokra y vonatkozó kérdésekben az államháztartásért felelős miniszter és a helyi önkormányzatokért felelős miniszter a döntéshozó. ¾ Kizárólag a képviselő-testület képviselő testület hatásköre a költségvetési rendelkezés, rendelkezés különösképpen: ¾ - a gazdasági program, a költségvetés megállapítása, határozni a végrehajtásukról szóló beszámoló jóváhagyásáról, a helyi közterhek és a településrendezési terv jóváhagyása, az általuk korábban meghatározott értékhatár túllépése hitelfelvétel esetében, a kötvények kibocsátása, továbbá a közösségi célú alapítvány és alapítványi forrás átvétele, és átadása; ¾ - társuláshoz, érdekképviseleti szervezethez való csatlakozás ¾ - önkormányzati társulás létrehozása.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ A bizottságok szerepkörüknek megfelelően szabályozott keretek közt indítványoznak, és az adott ágazatot érintő kérdésekben állást is foglalnak a célok, feladatok és a költségvetési keretek ügyében. A pénzügyi bizottság az, amelynek feladatköre az egész koncepció véleményezésére kiterjed. ¾ A képviselő elé terjesztett rendelettervezet előterjesztése tartalmazza a körjegyző által összefoglalt, javaslatokat és véleményeket, amelyek az egyeztető tárgyalásokon elhangzottak.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ A financiális opciók keretein belül a képviselő-testület az egyes költségvetési szervek működési és fejlesztési igényeinek kielégítéséről az adott szervezeti egységek a tervezői munkatársak által jóváhagyott és vezetőik által benyújtott iratok alapján, valamint a kérések fontossági sorrendjét felállítva dönt. ¾ A vissza nem térítendő, pályázati támogatások a finanszírozási lehetőségek nagyobb részét jelentik, mellettük szerepelnek a különböző belső források. g sorrend megalkotásának g alapja pj a gazdasági g g ¾ A fontossági program és a stratégiai fejlesztési irányelvek együttese.

1.2 HELYZETELEMZÉS Erősségek és gyengeségek a költségvetés elkészítésében Erények: ¾ Elsődleges törekvései közé tartozik, hogy a non-profit szervezetek, a tolnai lakosság, a gazdasági társaságok és egyéni szereplők egyaránt elégedettek legyenek, legyenek igényeiket megismerje és teljesítse. ¾ Az önkéntes célkitűzéseiből fakadó teendők forrásigényét a kötelező feladatokétól szeparálja, szem előtt tartva az utóbbiak maradéktalan teljesítését. j ¾ Az anyagi hozzájárulás ügyében elválasztja a központi és a helyi önkormányzati forrást a munkavégzés folyamatában (és ezeken belül is a biztosat a bizonytalantól). ¾ a törvényi előírásoknak megfelelő tervezési folyamatra ügyel.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ Az informális tervezési lépések csökkentése és részletes reguláció lá ió a munka k hatékonysági h ék á i mutatóját ójá megemeli. li ¾ A társulásokban való tagság pozitív aspektusa megmutatkoznak az értékteremtő képesség fejlődésében is. ¾ Az érdekeltek felé transzparens és kommunikatív, jjavaslataik és véleményeik y számítanak.

1.2 HELYZETELEMZÉS Hátrányok: papír p alapú p nyilvántartások y ¾ Az elektronikus és a p együttes alkalmazásának hiánya, az Excelt a tervezési folyamatban mégg inkább használni. ¾ Nem használják ki a rendelkezésre álló és e célra alkotott szoftverek lehetőségeit g a költségvetési g tervezés és a végrehajtás területén.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ A vagyongazdálkodási kiadások nem mondhatók megalapozottnak akkor, ha nem egy teljes spektrumú átgondoláson alapulnak. pénzügyi g egyensúly g kockáztatása azzal, hogy g a ¾A p források bevonása és egyéb kockázati tényezők előre nincsenek azonosítva, mérve, kezelve, és a várható változások esetére nincs szabályozott eljárási rend. j jjóváhagyott gy költségeinek g ¾ A működés és fejlesztés többéves hatásai nem kerülnek feltüntetésre, vagy az egyes gy költségvetési g években esetlegesen g ismertetettek.

1.2 HELYZETELEMZÉS Ismertetés a költségvetés-alkotás során felmerülő kockázatokról ¾ Nem határozza meg felmérések és dokumentáció alapján, pj mit tekintenek a lakosságg tagjai gj és a gazdasági g g szereplők értéknek, ebből kifolyólag előfordulhat, hogy olyan feladatokra szán a forrásokból, amelyek nem termelnek értéket Tolna számára y az állami források által ¾ Feladatait az önkormányzat előnyben részesített feladatok alapján határozza meg, nem a lakossági g értékpreferencia p alapján. pj

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ A későbbi évek fizetőképességét negatív irányba befolyásolhatják a hosszú távra kiható, ám a rövid távú figyelem miatt hibásan meghozott döntések. g amelyeket ¾ Az olyan működési és üzemeltetési költségek, nem terveztek meg előre, az elkövetkezendő években jelentkező források felhasználási körét leszűkítik.

1 Elemző rész – 1. 1.3 Következtetések

1.3 KÖVETKEZTETÉS ¾ Az önkormányzatok éves költségvetésének létrehozása szabályozott folyamat: belső szabályzatok az Ötv. ,Áht., Ámr. alapján a tervezés teljes folyamatát, az egyes szakaszok tervezési feladatait, a tervezéssel szemben támasztott követelményeket, a folyamat szereplőit, kapcsolatrendszerüket, a dokumentálás rendjét, az információáramlást egyaránt befolyásolják.

1.3 KÖVETKEZTETÉS ¾ A formális tervezési út megkerülését kiküszöböli a költségvetés -készítés folyamatainak írásbeli szabályozottsága.

1.3 KÖVETKEZTETÉS ¾ Háttérbe szorul a hosszú távú tervek összefüggése az éves (hároméves gördülő) költségvetési tervvel, valamint a több évet felölelő projektek, kötelezettségvállalások feltüntetése sem naprakész. ¾ A költségvetési rendeletben nem szerepel szeparáltan azon vagyonelemek fenntartásához és üzemeltetéséhez szükséges összegek adatai és forrásai, amelyek a fejlesztésből származnak.

1.3 KÖVETKEZTETÉS A tervezés – az eredmények tükrébenszámítástechnikai hátterét tekintve megfelel a szükségesnek, azonban a szoftverek, amelyek a folyamatban résztvevők rendelkezésére állnak, nem mutatnak megfelelő kihasználtsági szintet, illetve az összetett elemzésre kevésbé alkalmasak, mint egy fejlett integrált gazdasági rendszer. Kérdéses persze, hogy ha ezeket is csökkentett szereppel használják, mennyire alkalmaznának egy bonyolult szoftvert.

2 Tanácsadói rész – 2. 2.1 Stratégiai g tanácsok

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Azon célok felsorolása, amelyek indokolttá teszik a dokumentum elkészítését: ¾ Megtörténik a költségvetés kialakításának munkafolyamatát támogató g stratégiai g javaslatok j megfogalmazása y segítő g és eredményesebbé y tévő ¾ Ezt a munkafolyamatot stratégiai célok eléréséhez elengedhetetlen akcióterv definiálása ¾ A stratégiai célok tükrében teljes, illetve részleges átalakítása a költségvetés-készítés processzusának

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Tanácsunkk arra irányul,l hogy T h az önkormányzat k a településen értéknek számító tényezőket egy lakossági f l felmérés alapján l határozza h meg és dokumentálja, d k l nevezze meg a felelősségi körébe tartozó feladatokat, azokk ellátásának llá á á k mértékét é éké és é módját, ódjá természetesen é a pénzügyi lehetőségeket szem előtt tartva, valamint a f l d feladatmegoldás ldá szabályozási bál á i módját ódjá éés tartalmi l i részletezettségét tegye pontossá. Röviden összefoglalva: arra költsenek, k l k amire i Tolnán T l á tényleg é l szükség k é van.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS ¾ Eredményes lenne az értékteremtő képesség fokozása érdekében a feladatstruktúra és az intézményi struktúra (költségvetési szerv, közalapítvány, non-profit szervezet, gazdasági társaság) áttekintését újfent, az elhagyható teendők, funkciók és azok anyagi vonzatainak feltárását és megszüntetését. ¾ Eredményes lenne továbbá az önkormányzat hitelfelvételre vonatkozó döntéseivel járó kockázat felmérését, kezelését, annak dokumentálását elvégezni, a pénzügyi tevékenység bevételeinek, kiadásainak, egyenlegének elkülönített megjelenítésével igazolva.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS ¾ Megítélésünk szerint javallott a szabadon álló pénzeszközök felhasználási és befektetési célú kiaknázási kilátásainak és opcióinak részletekbe menő regulációja, a befektetési tevékenység során felmerülő rizikó mivoltának és értékének pontos meghatározása, a kockáztatható összeg konkrét kijelentése. ¾ E feladatokban a pénzügyi osztályt támogassa az összes többi

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS ¾ Taktikai tanácsaink között vannak, amelyek alapja jogszabályi kötelezettség, és vannak, amelyek kettős szerepet töltenek be: a stratégiai tanácsok folyamatbeli működését, valamint a költségvetés összeállítását teszik hatékonyabbá.

2 Tanácsadói rész – 2. 2.2 Taktikai tanácsok

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Cselekvési tervezet • Meglátásunk szerint javallott lenne a szervezet alapító okiratainak felülvizsgálata, az alap-, kiegészítő-, kisegítő, vállalkozási aktivitások szétválasztása, a kisegítő és a vállalkozási aktivitások maximumának megnevezése, eelkészíteni és te a szakfeladat-rend s a e adat e d alapján a apjá a megfelelő eg e e ő besorolást. • Az IVS IVS-tt minél hamarabb meg kell határozni határozni, hogy elemei segíthessék és hosszú távra irányíthassák a költségvetés-kidolgozás menetét. menetét

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS

¾ Célkitűzésük, a célszerű vagyongazdálkodás elérésének teljesítése l érdekében d k b az egységes vagyongazdálkodási d lk d koncepció és az éves vagyongazdálkodási terv kid l á á tudjuk kidolgozását dj k ajánlani. já l i Erre ki kell k ll alakítani l kí i egy olyan sztenderd formát, melyen Tolna érintettjeinek mindegyike i d ik konkrét k k é szempontokk mentén é szerepeltethető. ¾ Haladási terv: feladatok, felelősök, közreműködők kijelölése a 2010. január 1-jétől hatályba lépő költségvetési tervezési, gazdálkodási jogszabályi változások tükrében, a szakfeladat-rend, költség/kiadási tervezési, gazdálkodási rendszer, az értékfolyamatok regulációja, hogy a deficit elkerülhető legyen.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Á Á Cselekvési megvalósíthatósági igazolás Annak vizsgálata elsődleges jelentőséggel bír, hogy az operatív feladatok ellátása mellett rendelkezésre áll áll-ee a szükséges emberi erőforrás pénzügyi elemzési módszerek elvégzésére, a pénzügyi tevékenység hosszú távú feltételrendszerének kialakítására, a folyamatok megszervezésére, szabályozására, a költségvetési szervek vezetőivel való együttműködésre, a hosszú és rövid távú költségvetési tervek összehangolt előkészítésére, megvalósításra, a benchmarkingra, a belső feltételrendszer külső ü ső vá változásokhoz to áso o tö történő té ő megfelelő eg e e ő módon ódo és időben dőbe történő hozzáigazítására.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Véleményünk Vél é ü k szerint i t szükséges ük é alapfeltétele l f ltét l a cselekményi terv beteljesítésének a költségvetési t tervezéshez, é h lebonyolításhoz, l b lítá h nyilvántartáshoz, il á t tá h információ-szolgáltatáshoz rendelkezésre álló létszám alapos l p iismerete, t az ö összetétel tét l és é teljesítményt lj ít é teljesítőképesség arányának analízise és evalválása: a m t tó zám k t ezek mutatószámokat z km mentén té kell k ll meghatározni. m h tár z i Ha tehát a mutatószámokkal kapcsolatos részben kf kifejtett terveket k a hivatal h l gyorsan megvalósítja, l az a költségvetés-tervezéshez hasznos tanácsokkal szolgálhat. l lh

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS A munkaerő k ő vizsgálata i ál t az elkövetkezendő lkö tk dő feladatok f l d t k ellátása alapján: erőforrás pénzügyi elemzési módszerek elvégzése, l é é a pénzügyi é ü i tevékenység t ék é hosszú h ú távú tá ú feltételrendszerének kialakítása, a folyamatok megszervezésé, é é szabályozása, bál á a költ költségvetési é té i szervekk vezetőivel való együttműködés, a hosszú és rövid távú költ é té i tervek költségvetési t r k összehangolt ö z h lt előkészítése, lőké zíté megvalósítása, a benchmarking, a belső feltételrendszer külső változásokhoz ált zás kh z történő megfelelő m f l lő módon mód n és időben időb n történő hozzáigazítása.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS

Tolna vegye gy fel a kapcsolatot p a környező, y , illetve az országosan hasonló helyzetű településekkel, vizsgálja tudatosan,, hogy gy azok miképpen pp oldottak megg egy-egy gy gy helyzetet. Másokat figyelve a tapasztalatok száma megsokszorozódhat, g ráadásul ez proaktív, p hiszen más hibájából tanulva Tolna tanulópénz megfizetése nélkül kerülhet el rossz helyzeteket. y A pénzügyi p gy osztálynak y keresnie kell az akár informális kapcsolatot más hivatalok pénzügyi p gy osztályaival. y A helyi y jó j kapcsolatokat p cserébe ugyanígy meg kell osztani. Ez vonatkozik az alárendelt intézmények y gazdálkodásért g felelős szakembereire is. Ha máshogy nem, a hivatal szervezzen erre rendezvényt, webkonferenciát.

22. Tanácsadói rész – 2.3 Informatikai megoldások g

2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK ¾ A gazdálkodási csoport az egyes intézmények költségvetését elbírálja, átvizsgálja, szükséges számításokat formázza és elkészíti. A költségvetéstervezés és beszámolás hátterét pedig elsősorban az Excel jelenti. ¾ Tudatosítani kell, hogy az Excel nem mindenre elég. A rendelkezésre álló vagy esetlegesen bevezetésre kerülő informatikai szoftverek kihasználatlan kapacitásai (pl. vezetői modulok) a stratégiai fejlesztések folyamatában a gazdasági döntések meghozatalát is egyszerűbbé tenné.

2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Széles körben jól alkalmazhatók a Magyar Államkincstár honlapján található informatikai rendszerek (pl. a központosított illetményszámfejtés, illetményszámfejtés illetve a normatívák tervezése, felhasználása, évközi lemondása esetén). A K11 programmal könnyebben megoldható az önkormányzati tervezés, és a beszámolók elkészítése. A K11 által előállított dokumentumokkal fel lehet cserélni a Pénzügyminisztérium internetes oldaláról elérhető, központilag előírt dokumentumokat. dokumentumokat

2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK PMINFO és MÉRLEG feldolgozó rendszerek: A PMINFO feldolgozó rendszer segítségével könnyebben fel lehet dolgozni a jogszabályban szereplő időközi költségvetési jelentés feldolgozását. feldolgozását A jogszabályok által előírt időközi mérlegjelentés bizonylatainak feldolgozását pedig a MÉRLEG feldolgozó rendszer segíti elő. elő A nevezett rendszerek megegyeznek a K-11 feldolgozó rendszer működésével. működésével A programok kezelésével kapcsolatban a regionális igazgatóságok államháztartási irodáitól és ezek megyeszékhelyeken működő szervezeti irodáitól, egységeitől lehet tanácsot kérni.

II./F. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEBONYOLÍTÁSA

1. Elemző rész

TARTALOMJEGYZÉK

1.1 Célok meghatározása 1.2 Helyzetelemzés 1.2.1 Ajánlatkérői lista 1.2.2 Közbeszerzési eljárások átláthatósága 1.2.3 Környezetvédelmi stratégia 1.2.4 Az eljárások megindításának időbeli ütemezése 1.2.5 Fedezet 1 2 6 Eljárásban 1.2.6 Eljá á b résztvevők é ők kij kijelölése lölé 1.2.7 Összeférhetetlenség 1.2.8 Hivatalos közbeszerzési tanácsadó 1.2.9 Közbeszerzési szabályzat 1.2.10 Kockázatkezelés 1.2.11 Honlapon történő közzététel 1.2.12 Eljárásfajták kiválasztása

TARTALOMJEGYZÉK 1.2.13 Tárgyalásos eljárások 1.2.14 Részekre bontás 1.2.15 Dokumentáció 1.2.16 Kiegészítő tájékoztatás 1.2.17 Kirívóan alacsony ár 1.2.18 Eredményhirdetés 1.2.19 Alvállalkozó 1 2 20 Erőforrás 1.2.20 1.2.21 Alvállalkozók, erőforrás szervezetek 1.2.22 Új teljesítésre vonatkozó szabályok 1.2.23 Fenntartott szerződések 1.2.24 Elektronikus eljárás

TARTALOMJEGYZÉK 2 T 2. Tanácsadó ná dó ré részz 2.1 Ajánlatkérői lista 2.2 Közbeszerzési eljárások átláthatósága 2.3 Környezetvédelmi stratégia 2.4 Az eljárások megindításának időbeli ütemezése 2 5 Eljárásban 2.5 ljá á b résztvevők é ők kij kijelölése l lé 2.6 Összeférhetetlenség .7 Hivatalos közbeszerzési tanácsadó 2.7 2.8 Közbeszerzési szabályzat 2.9 Kockázatkezelés 2.10 Honlapon történő közzététel 2.11 Eljárásfajták kiválasztása 2 12 Tárgyalásos eljárások 2.12

TARTALOMJEGYZÉK 2.13 Részekre bontás 2.14 Dokumentáció 2.15 Kiegészítő tájékoztatás 2.16 Kirívóan alacsony ár 2.17 Fenntartott szerződések 2.18 Elektronikus eljárás

1 Elemző rész – 1. 1.1 Célok meghatározása

1.1 CÉLOK MEGHATÁROZÁSA A közbeszerzésekről szóló 2003 2003.. évi CXXIX CXXIX.. törvény (Kbt. (Kb (Kbt.) 2009 2009.. április á ili elsejétől l jé ől h hatályos ál rendelkezéseinek d lk é i k megfelelő alkalmazása, és felkészülés a 2009. 2009. január 1től hatályos jogszabályi változásokra. változásokra. Emellett olyan gyakorlati ismeretek átadása, amely a közpénzek átlátható és jogszerű felhasználása mellett segítséget nyújt y j a megfelelő g beszerzési cél eléréséhez eléréséhez..

11. Elemző El ő rész é – 1.2 1 2 Helyzetelemzés

1.2.1 AJÁNLATKÉRŐI LISTA A Kbt Kbt.. előírásai szerint minden ajánlatkérőnek be kell jelentkeznie a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett listára.. A hatályos rendelkezések szerint egyszerű listára eljárásban j ((és 2009. 2009. jjanuár 1-től közösségi g eljárásrendben is) az eljárást megindító hirdetmény közzétételét kérő kísérőlevélben meg kell adni azt a számot, amelyen az adott ajánlatkérő a listán szerepel. szerepel. Amennyiben Amenn iben nem szerepel a listán, listán vagy ag a nyilvántartott n il ántartott adatai nem egyeznek a hirdetményben szereplő adatokkal, d kk l a T Tanács á a ffelhívást lhí á nem jelenteti j l i meg meg..

1.2.2 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ÁTLÁTHATÓSÁGA A Kbt módosítása lehetővé teszi un. un. átláthatósági g megállapodás megkötését, amely egy független szakértő monitoring tevékenységén keresztül azt biztosítja, biztosítja hogy az eljárás jogszerű és átlátható átlátható.. A szakértő a szerződés teljesítése során is ellenőriz, ellenőriz amely nagymértékben elősegítheti a megfelelő teljesítést. teljesítést.

1.2.3 KÖRNYEZETVÉDELMI STRATÉGIA Az új törvényi rendelkezések szerint az ajánlatkérőnek a közbeszerzési eljárásban törekednie kell a környezetvédelmi szempontok figyelembevételére figyelembevételére..

1.2.4 AZ ELJÁRÁSOK MEGINDÍTÁSÁNAK IDŐBELI ÜTEMEZÉSE A Kbt. Kbt. megfelelő alkalmazása eddig is megkövetelte a közbeszerzési eljárások lefolytatásának ütemezését. ütemezését. A jogszabály módosítását követően két olyan rendelkezés is bekerült a törvénybe (kizáró okok fenn nem állásának igazolása g a nyertes y által,, több ajánlatból j egy gy érvényes y ajánlat miatti kötelező eredménytelenség), amely arra ösztönzi az ajánlatkérőket ajánlatkérőket, hogy megfelelő időben indítsák el eljárásaikat. eljárásaikat.

1.2.5 FEDEZET Az új rendelkezések szerint az eljárást megindító felhívás csak akkor tehető közzé, ha az ajánlatkérő rendelkezik : - a szerződés megkötéséhez szükséges engedélyekkel engedélyekkel,, - és a szerződés teljesítését biztosító anyagi fedezettel, fedezettel, vagy az arra vonatkozó k b biztosítékkal, kk l hogy h a teljesítés l időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll áll.. (Ez nem vonatkozik támogatás iránti kérelem benyújtásának esetére..) esetére

1.2.6 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE A közbeszerzési eljárás egy projekt, amelyet menedzselni d l i kkell kell. ll. Nem N egy ember, b hanem h több, öbb eltérő léő szakértelemmel rendelkező személy közös munkája. munkája. Olyan beszerzés, amely a közpénzek felhasználása miatt szigorúan szabályozott, de célja az ajánlatkérő követelményeinek és a rendelkezésére álló fedezetnek megfelelő g „„vásárlás” megvalósítása. megvalósítása g .

1.2.6 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE A Kbt Kbt.. módosítása előírja, hogy a bíráló bizottságban jogi szakértelemmel rendelkező személynek is részt kell vennie.. Emellett a dokumentációnak kötelezően része a vennie szerződéstervezet, már nem elegendő a szerződéses feltételeket megadni. megadni g . Az általános gyakorlat gy szerint jogász eddig is részt vett az eljárások lefolytatásában, de a szerepe most megnőtt megnőtt..

1.2.6 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE Minden eljárásban, de különösen egy támogatásból megvalósuló ló ló kö közbeszerzés b é esetén, é olyan l pénzügyipénzügyi é ü igazdasági alkalmassági feltételeket kell támasztani, hogy a nyertes cég – figyelemmel a jelenlegi gazdasági helyzetre is – stabil pénzügyi háttérrel rendelkezzen, képes legyen megfinanszírozni a szerződés teljesítéséhez j szükséges g személyi y és anyagi y g jjellegű g kiadásokat, különösen, ha nincs előleg, illetve ha részszámla sem nyújtható be be.. A megfelelő feltételek meghatározása pénzügyi szakértelmet igényel igényel..

1.2.6 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE

A környezetvédelmi szempontok figyelembevétele általános elvárás az ajánlatkérőkkel szemben szemben.. Már a beszerzés tárgyának meghatározásakor felmerül ez a szempont (pl (pl.. energiatakarékos izzó izzó, újrafelhasználható papír).. Minden eljárásban meg kell vizsgálni, van papír) van--e l h ő é a műszaki lehetőség ű ki lleírásban íáb ök í kék történő ökocímkékre ö é ő hivatkozásra, környezetvédelmi vezetési rendszerek illetve környezetvédelmi minőségbiztosítási szabványok előírására előírására.. Ehhez speciális ismeretekre van szükség.. szükség

1.2.6 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZT VEVŐK KIJELÖLÉSE Az új rendelkezések előírják, hogy kartellgyanú esetén az ajánlatkérő já l ké ő köteles kö l jelezni j l i a Gazdasági G d á i Versenyhivatalnak.. Ez a kötelezettség feltételezi, hogy Versenyhivatalnak az ajánlatkérő nevében eljárók között van olyan személy, aki – legalább minimális szinten - rendelkezik versenyjogi ismeretekkel. ismeretekkel.

1.2.7 ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG A Kbt. Kb . Kbt szigorú i ú előírásokat lőí á k tartalmaz l az összeférhetetlenségre vonatkozóan. vonatkozóan. Általános gyakorlat, hogy a bíráló bizottsági tagok tesznek összeférhetetlenségi nyilatkozatot, de a közbeszerzési eljárásban részt vevő egyéb személyek, és különösen a döntés meghozatalára g jjogosult g személy/személyek y y nem. nem.

1.2.8 HIVATALOS KÖZBESZERZÉSI TANÁCSADÓ A közösségi értékhatárokat meghaladó értékű beszerzések esetén hivatalos közbeszerzési tanácsadót kell igénybe venni. venni. Ha az ilyen beszerzés Európai Uniós támogatásból valósul meg, a tanácsadónak függetlennek kell lennie lennie.. A kö b közbeszerzési é i terv ismeretében i éb a tanácsadó(ka)t á dó(k ) célszerű él ű a lehető legkorábban megbízni (egyszerű eljárásrendben a „beszerzésük” kivétel), illetve ha a kifizetendő összeg - akár

1.2.8 HIVATALOS KÖZBESZERZÉSI TANÁCSADÓ egybeszámítással gy – meghaladja g j a közösségi g értékhatárt, a hivatalos tanácsadó közbeszereztetését is le kell folytatni, lehetőleg az év elején. elején. Így ez később nem lesz akadálya az eljárások megindításának megindításának..

1.2.9 KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT A Közbeszerzési Szabályzatát minden ajánlatkérőnek felül f lül kkellll vizsgálnia i ál i a megváltozott ál törvényi ö é i előírásokra lőí á k tekintettel.. tekintettel A Kbt Kbt.. módosítása kötelezővé teszi az eljárást megindító g hirdetmények y ellenjegyzését ellenjegyzését. j gy . Az ellenjegyző j gy személyét a Szabályzatban kell meghatározni meghatározni..

1.2.10 KOCKÁZATKEZELÉS

Az eljárások j ütemezése során fel kell mérni azokat a kockázatokat, amelyek bekövetkezhetnek. bekövetkezhetnek. Pl.: Pl.: nem érkezik ajánlat ajánlat;; csak érvénytelen ajánlat érkezik be be;; több ajánlatot nyújtanak be, de csak egy lesz érvényes; érvényes; a n nyertes ertes nem igazolja megfelelően, megfelelően hog hogy nem áll kizáró okok hatálya alatt. alatt. Az ajánlatkérőnek ezekre az eseményekre é k fel f l kell k ll ké készülnie, l i ismernie i i kell k ll azokat k a jogszabályi lehetőségeket (pl. (pl. hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás alkalmazhatósága), amelyek lerövidítik az időt az eredménytelen y eljárás j lezárása és az újabb eljárás megindítása között. között.

1.2.11 HONLAPON TÖRTÉNŐ KÖZZÉTÉTEL A módosított törvény kötelezően előírja az ajánlatkérőnek a közbeszerzési eljárással kapcsolatos, illetve egyéb dokumentumok honlapon történő közzétételét,, illetve 2009. 2009. október 1-től a Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldését megküldését.. Ehhez a honlap szerkezetét ki kell alakítani alakítani, és meg kell jelölni azt a személyt is, aki a jogszabályi kötelezettség teljesítéséért felel. felel.

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA Közösségi eljárásrendben a nyílt és a meghívásos eljárás alkalmazhatósága nincs feltételekhez kötve kötve.. Annak eldöntéséhez, hogy melyiket célszerű az adott beszerzés esetében alkalmazni, alkalmazni az ajánlatkérőnek ismernie kell a potenciális ajánlattevők számát. számát. Amennyiben az ajánlatkérő já l ké ő meghívásos hí á eljárásban ljá á b keretszámot k á kí á kíván alkalmazni, az érvényes részvételi jelentkezést benyújtókat – ha számuk meghaladja a keretszám felső határát - előre meghatározott feltételek szerint rangsorolnia kell kell..

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA A megfelelő rangsorolási szempontok (amelyek csak műszaki--szakmai alkalmassági műszaki g feltételek lehetnek)) meghatározása komoly ismeretet feltételez az ajánlattevőkről hiszen ezeket akkor kell megadni ajánlattevőkről, megadni, amikor az ajánlatkérő az eljárást megindítja megindítja.. A hirdetménnyel hi d é l iinduló d ló tárgyalásos á lá eljárás ljá á csakk a KbtKb Kbtben meghatározott feltételek fennállása esetén alkalmazható.. alkalmazható

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA Amennyiben az ajánlatkérő keretszámot vagy létszámot kíván megadni, az érvényes részvételi jelentkezést benyújtókat - ha számuk meghaladja a keretszám felső határát - előre meghatározott feltételek szerint rangsorolnia l i kkell kell. ll. A megfelelő f l lő rangsorolási lá i szempontokk (amelyek ebben az esetben is csak műszaki műszaki--szakmai alkalmassági feltételek lehetnek) meghatározása szintén komoly ismeretet feltételez az ajánlattevőkről ajánlattevőkről. j . Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásban is az eljárás

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA

megindításakor megadni.. megadni

kell

a

rangsorolási

szempontokat

A hirdetmény hi d é nélküli élk li tárgyalásos á lá eljárás ljá á szintén i é csakk szigorúan meghatározott esetekben alkalmazható. alkalmazható. Az ajánlatkérőnek lehetőség szerint az ilyen eljárásokat kerülnie kell, nagy gy a jjogsértés g kockázata. kockázata. Versenypárbeszéd alkalmazására csak nagyon kivételes esetben kerülhet sor sor, akkor akkor, ha az ajánlatkérő objektív okok miatt nem rendelkezik az eljárás megindításához i dítá áh szükséges ük é j i pénzügyi jogi, é ü i vagy műszaki ű ki ismeretekkel.. ismeretekkel

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA Keret-megállapodásos eljárást akkor célszerű alkalmazni, Keretha:: ha -

nem állapítható meg a megfelelő pontossággal a beszerzés mennyisége, menn isége

-

van legalább 3 olyan potenciális ajánlattevő, akik nagy valószínűséggel megfelelnek az ajánlatkérő által előírt alkalmassági g és egyéb gy követelményeknek y ((ha nincs 3 érvényes ajánlat, az eljárás eredménytelen),

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA -

a beszerzés tárgyának ára a keret keret--megállapodás ideje alatt l várhatóan áh ó nem változik ál ik jelentősen, j l ő d de különösen nem drágul meg (az ajánlattevők az eljárás második részében csak az első részben tett ajánlatukkal azonos, vagy annál az ajánlatkérő számára kedvezőbb ajánlatot tehetnek tehetnek..)

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA Egyszerű eljárásrendben fő szabályként egyszerű eljárás alkalmazható amely lehet tárgyalásos vagy tárgyalás alkalmazható, nélküli.. Az ajánlatkérőnek már az eljárás megindításakor nélküli el kell döntenie, döntenie melyik formát választja. választja.

1.2.12 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA Egyszerű eljárásrendben meghatározott törvényi feltételek fennállása esetén hirdetményy közzététele nélküli tárgyalásos eljárás is alkalmazható, de csak a nemzeti értékhatár másfélszeresének megfelelő értékhatárig. értékhatárig. Ez a szabály a gyakorlatban sok gondot fog okozni az ajánlatkérők számára számára, különösen kizárólagos jogok fennállása, sürgősség és pótmunkák megrendelése d lé esetén. esetén é .

1.2.13 TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁSOK Minden eljárásban, ahol a felek tárgyalnak, szükség van tárgyalástechnikai gy ismeretekre.. A tárgyalást ismeretekre gy vezető személynek alaposan fel kell készülnie, meghatározva, mit szeretne elérni elérni, miben tud és miben nem tud engedni, milyen módosításokat szeretne elérni az ajánlatokban ajánlatokban, stb. stb.

1.2.13 TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁSOK A Kbt Kbt.. új rendelkezése szerint az ajánlatkérőnek az utolsó tárgyalás gy befejezését j követően két munkanapon p belül minden ajánlattevővel egyidejűleg ismertetnie kell az ajánlatoknak azokat a számszerűsíthető adatait, adatait amelyek a bírálati szempont (részszempontok) alapján értékelésre kerülnek kerülnek..

1.2.14 RÉSZEKRE BONTÁS Minden önkormányzat köteles megvizsgálni beszerzését abból a szempontból, szempontból hogy a beszerzés tárgyának jellege lehetővé tesziteszi-e a közbeszerzés egy részére történő ajánlattétel biztosítását. biztosítását. Amennyiben a tárgy jellege lehetővé teszi és az nem ellentétes a gazdasági éésszerűséggel, ű é l az önkormányzat ö k á kö köteles l llehetővé h ő é tennii a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt ajánlattételt..

1.2.15 DOKUMNETÁCIÓ A jól összeállított és tényleges tartalommal bíró dokumentáció elengedhetetlen feltétele a jó ajánlatnak, ezért ennek elkészítésére megfelelő időt kell biztosítani biztosítani.. A dokumentáció a jjogi, g , a közbeszerzési és a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkezők együttes munkája. munkája.

1.2.15 DOKUMENTÁCIÓ

Jelentősebb változások változások:: 1.

Építési beruházás és szolgáltatás megrendelés esetén kötelező kö l ő előírni lőí i a munkavállalók k áll lók védelmére éd l é és é a munkafeltételekre vonatkozó tájékozódást. tájékozódást. Erre vonatkozóan az ajánlattevőnek nyilatkoznia is kell kell..

2.

Formai követelmények y csak a ténylegesen y g szükséges g mértékig írhatók elő elő..

3 3.

A dokumentációban dok mentációban szerepelnie kell egy listának is, is amely az ajánlattevők által benyújtandó d k dokumentumok k ffelsorolását l lá á tartalmazza tartalmazza. l .

1.2.15 DOKUMENTÁCIÓ A h hatályos ál j jogszabályi bál i előírások lőí á k szerint i a dokumentációban szerződéstervezete kell elhelyezni. elhelyezni. Ennek részét képezik az ajánlatkérő által - esetlegesen – előírt különleges szerződéses feltételek, amelyek környezetvédelmi és szociális tárgyúak lehetnek, illetve a minőségbiztosítással g lehetnek kapcsolatban p ((és amelyekre a felhívásban is hivatkozni kell). kell).

1.2.16 KIEGÉSZÍTŐ TÁJÉKOZTATÁS Az ajánlattevők által feltett kérdések gyakran jelzik, hogy gy a tervek,, a műszaki leírás,, a részletes költségvetés, g , stb.. nem megfelelő stb megfelelő.. Az ajánlatkérők a válaszokkal gyakran módosítják a felhívást felhívást, ami jogsértő jogsértő.. Amennyiben a kérdések számából és tartalmából arra lehet következtetni, következtetni hogy a válasz mindenképpen módosítja a már megadott feltételeket, jogszerűen a ffelhívást lhí á és/vagy é/ a dokumentációt d k á ió kkellll módosítani módosítani. ód í i.

1.2.16 KIEGÉSZÍTŐ TÁJÉKOZTATÁS A Kbt Kbt.. lehetővé teszi, hogy ha az ajánlatkérő nem tudja a törvény által meghatározott határidőben megadni a kiegészítő tájékoztatást, az ajánlattételi határidőt meghosszabbíthatja.. meghosszabbíthatja

1.2.17 KIRÍVÓAN ALACSONY ÁR 1.

Kirívóan alacsony ár esetében az ajánlatkérő indokolást és az ajánlati elemre vonatkozó adatokat köteles kérni különösen akkor, ha az ajánlati ár alapján kalkulálható bérköltség nem éri el az adott ágazatban általában szokásos béreket vagy azokat ki í ó meghaladja, kirívóan h l dj ill illetve, ha h a szerződés ődé teljesítése lj í é kapcsán felmerülő eszköz eszköz-- és anyagköltségek (beszerzési értékek) nem érik el az ágazatban általában szokásos árszintet vagy azokat kirívóan meghaladják meghaladják..

1.2.17 KIRÍVÓAN ALACSONY ÁR 2.

Az indokolás kérésre adott válasz a gazdasági ésszerűséggel össze nem egyeztethetőnek minősül különösen akkor, ha az ajánlati ár – a szerződés teljesítéséhez lj í é éh szükséges ük é élő élőmunkaélőmunka k -ráfordítás áf dí á mértékére tekintettel – nem nyújt fedezetet a külön jogszabályban, illetve kollektív szerződésben vagy a miniszter által az ágazatra, alágazatra kiterjesztett szerződésben megállapított munkabérre és az ahhoz kapcsolódó p közterhekre. közterhekre.

1.2.17 KIRÍVÓAN ALACSONY ÁR A Kbt Kbt.. fent idézett új rendelkezéseinek a gyakorlatban való megfelelő alkalmazása több problémát is felvet. felvet. A döntéshez szükséges információk (szokásos bérek, árak, kollektív szerződések) szerepelni fognak a Közbeszerzések Tanácsa honlapján, de várható, hogy pl.. építési beruházás esetében nem terjednek ki minden, pl a költségvetésben szereplő tételre, illetve lesznek olyan árubeszerzések és szolgáltatások, ahol a „szokásos” költségek nem határozhatók meg meg..

1.2.18 EREDMÉNYHIRDETÉS A új törvényi Az ö é i előírások lőí á k szerint i már á egyszerűű eljárásban ljá á b is kötelező eredményhirdetést tartani. tartani. 1.

Amennyiben az ajánlatkérő az eljárást azért nyilvánítja y j eredménytelennek, y , mert a beérkezett ajánlatok meghaladják a rendelkezésére álló fedezetet vagy azt idősközben elvonták, fedezetet, elvonták az ajánlatkérő köteles tájékoztatást adni a tervezett anyagii fedezet f d z t összegéről, ö z éről továbbá t ábbá adott d tt esetben tb arról, hogy az mikor és milyen okból került elvonásra, l átcsoportosításra. átcsoportosításra.

1.2.18 EREDMÉNYHIRDETÉS 2.

Az eredményhirdetésen az ajánlatkérő köteles felhívni a nyertes ajánlattevőt a kizáró okokkal kapcsolatos igazolások nyolc napon belül történő benyújtására. benyújtására.

1.2.19 ALVÁLLALKOZÓ A Kbt Kbt.. módosításával megváltozott az alvállalkozó fogalma fogalma: g : az a szervezet vagy gy személy, y, amelyy a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésében az ajánlattevő által bevontan közvetlenül vesz részt. részt. A gyakorlatban problémás lehet a „közvetlen közvetlen” részvétel fogalma, fogalma ezért azt minden esetben vizsgálni kell. kell.

1.2.20 ERŐFORRÁS A Kbt. Kbt. 2009. 2009. április á ili elsejétől l jétől megadja dj az erőforrás őf á szervezett és az erőforrás definícióját is. is. Tekintettel arra, hogy az alkalmassági feltételek nagy többségénél erőforrás nyújtására csak akkor van lehetőség, ha a felek között a PTK szerinti többségi g befolyás y áll fenn,, az ajánlatkérőnek j az erőforrás szervezet bevonásának jogszerűségét fokozottan vizsgálnia kell. kell.

1.2.21 ALVÁLLALKOZÓK, ERŐFORRÁS SZERVEZETEK Az ajánlatban j megg kell jjelölni a közbeszerzésnek azt a részét, amelynek teljesítéséhez az ajánlattevő tíz százalékot meg nem haladó mértékben alvállalkozót vesz igénybe, és a szerződés teljesítéséhez a tíz százalékot meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozókat, valamint a közbeszerzésnek azt a részét, amelynek l k teljesítésében lj í é éb a megjelölt j löl alvállalkozók l áll lk ók közreműködnek.. közreműködnek

1.2.21 ALVÁLLALKOZÓK, ERŐFORRÁS SZERVEZETEK A kö közbeszerzés b é fent f t megjelölt j lölt részeinek é i k összevetése ö té nyújt segítséget az ajánlatkérőnek abban, hogy „ellenőrizni” tudja a teljesítésre vonatkozó új előírásokat.. előírásokat

1.2.22 ÚJ, TELJESÍTÉSRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK A módosított Kbt. Kbt. szerint ugyanis a nyertes ajánlattevőnek/ajánlattevőknek legalább a közbeszerzés éértékének éké k 50 %-át á saját já magukk kkell, ll hogy h teljesítsék. teljesítsék lj í ék.

1.2.23 FENNTARTOTT SZERZŐDÉSEK Az ajánlatkérő fenntarthatja:: fenntarthatja

az

eljárásban

való

részvételt

- mindkét eljárásrendben a védett foglalkoztatóknak - eg egyszerű szerű eljárásban az ééves es nettó eg egymilliárd milliárd forint árbevételt el nem érő vállalkozások számára. számára.

1.2.24 ELEKTRONIKUS ELJÁRÁS 1.

2010. 2010. 01. 01. 0101-től a közösségi eljárást elektronikus úton kell lefolytatni lefolytatni. y .

2.

2010. 2010. 07. 07. 0101-től az egyszerű eljárást is elektronikus úton kell lefol lefolytatni lefolytatni. tatni.

2. 2 Tanácsadói rész

2.1 AJÁNLATKÉRŐI LISTA Az ajánlatkérői lista adatait ellenőrizni kell, a még be nem jelentkezett j – de ajánlatkérőnek j minősülő intézményeket, önkormányzati cégeket be kell jelenteni. jelenteni.

2.2 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ÁTLÁTHATÓSÁGA Az ajánlatkérő j éljen j ezzel a lehetőséggel gg egy egygy-egy gy kiemelten fontos beszerzés esetében esetében.. Célszerű egy részletes, a törvényben y nem szereplő p feltételeket is tartalmazó tervezetet készíteni, és a kiemelt eljárásokban j lehetővé tenni a megállapodásban g p való részvételt.. részvételt

2.3 KÖRNYEZETVÉDELMI STRATÉGIA Zöld közbeszerzési stratégia kialakítása, hosszú távú tervek kialakítása arra vonatkozóan, vonatkozóan milyen módon kívánja ajánlatkérő a zöld szempontokat érvényesíteni az eljárásaiban eljárásaiban.. Erre a stratégiára célszerű minden eljárásban hivatkozni hivatkozni..

2.4 AZ ELJÁRÁSOK MEGINDÍTÁSÁNAK IDŐBELI ÜTEMEZÉSE A ajánlatkérő Az já l ké ő már á év é elején l jé ütemezze ü az eljárásokat ljá á k , és é éljen a határidő rövidítésre lehetőséget adó előzetes összesített tájékoztató közzétételével. közzétételével.

2.5 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE 1 1.

Az eljárásban beszerzési ismeretekkel rendelkező személyt is célszerű bevonni

2.

A jogász szakértelmet már az eljárás megkezdésétől fogva biztosítsa az ajánlatkérő

3.

az ajánlatkérők vonják be az eljárások előkészítésébe a pénzügyi szakértelemmel rendelkező munkatársakat, ne csak a bíráló bizottságnak legyenek leg enek - kötelezően – tagjai tagjai..

2.5 AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐK KIJELÖLÉSE 4.

5.

Az ajánlatkérő a tervezett közbeszerzési eljárásainak ismeretében vegye igénybe környezetvédelmi ismeretekkel rendelkező szakértő segítségét, aki tanácsokat tud adni az egyes beszerzéseknél alkalmazható „„zöld” előírásokról előírásokról.. Az előírásoknak való megfelelés érdekében az ajánlatkérő határozza meg, meg mely személynek kell ezekkel az ismeretekkel rendelkeznie, és tegye lehetővé számára ezek megszerzését megszerzését..

2.6 ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG Az ajánlatkérő minden, a közbeszerzési eljárás előkészítésében illetve lefolytatásban részt vevő személyt kötelezze ilyen nyilatkozat megtételét, és ezt a Közbeszerzési Szabályzatában is írja elő!

2.7 HIVATALOS KÖZBESZERZÉSI TANÁCSADÓ Közösségi értékhatár felett – nagyszámú közösségi értékhatárt meghaladó beszerzés esetén – keretkeretmegállapodásos áll dá eljárás ljá á alkalmazása lk l á

2.8 KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT A szabályzatban a felelősséget célszerű részletezni, és feladatkörönként meghatározni (pl (pl.:.: közbeszerzési, jogi, pénzügyi, közbeszerzés tárgya szerinti) . Az adott szabályoknak való megfelelőségről az érintetteket célszerű nyilatkoztatni nyilatkoztatni..

2.9 KOCKÁZATKEZELÉS Célszerű a Közbeszerzési Szabályzatban rendelkezni az ilyen „rendkívüli” helyzetekben alkalmazandó eljárásmenetről.. eljárásmenetről

2.10 HONLAPON TÖRTÉNŐ KÖZZÉTÉTEL A Közbeszerzési Szabályzatban kerüljön kijelölésre az a személy, aki felel a honlapon történő közzétételi kötelezettség teljesítéséért

2.11 ELJÁRÁSFAJTÁK KIVÁLASZTÁSA 1 1.

A piackutatás minden esetben terjedjen ki a potenciális ajánlattevői körre is is..

2.

KeretK -megállapodásos Keret áll dá eljárást ljá á csakk nagyon alapos l piackutatás és előkészítés után célszerű megindítani

3.

Amennyiben a szerződéses feltételeket az ajánlatkérő nem tudja megfelelő módon meghatározni (pl (pl.. hitelszerződés, biztosítás, utaztatás esetén) , célszerű a tárgyalásos formát választani. választani.

4.

Az eljárások ütemezése során ezekre az előírásokra különös gondot kell fordítani!

2.12 TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁSOK 1.

A tárgyalásokat á lá k megelőzően lő ő az eljárásban ljá á b részt é vevő ő személyek tartsanak megbeszélést, ahol meghatározzák az elérendő célokat, felkészítve ezzel a tárgyalás vezetőjét, és meghatározva a taktikát. taktikát.

2.

Az ajánlatkérő a végső ajánlatok benyújtására adjon meg egy ajánlattételi határidőt, határidőt és az ajánlatokat nyilvánosan bontsa bontsa.. Ezzel biztosítja az átláthatóságot é a tisztességes és ti zt é versenyt. versenyt r t.

2.13 RÉSZEKRE BONTÁS A részekre osztás lehetőségének vizsgálatát minden esetben írásban dokumentálni kell,, és indokolni,, ha a rész ajánlattételt az ajánlatkérő nem látja megoldhatónak.. megoldhatónak A gazdasági ésszerűség megállapításához be kell vonni a pénzügyi szakértelemmel rendelkezőket rendelkezőket..

2.14 DOKUMNETÁCIÓ 1.

A felhívás és a dokumentáció minden esetben egyidejűleg készüljön! Amennyiben a dokumentáció iratmintákat is tartalmaz, fokozott figyelmet kell fordítani arra,, hogy gy ezek kövessék a jjogszabályi g y változásokat.. változásokat

2 2.

Az ajánlatkérő jánl tkérő élj éljen n ezzel zz l a jogszabályi j z bál i lehetőséggel, l h tő é l állítson össze egy ilyen feltételeket tartalmazó listát listát..

2.15 KIEGÉSZÍTŐ TÁJÉKOZTATÁS 1.

Ebben az esetben a határidők „újraindulnak”, így ezt a lehetőséget is számba kell venni a kockázatok meghatározásánál.. meghatározásánál

2.

Az ajánlatkérők éljenek ezzel a jogszabályi lehetőséggel, mert a megfelelő és tartalommal bíró válaszok segítik az ajánlattételt ajánlattételt.. Ezen lehetőség alkalmazásához az eljárást megindító felhívásban elő kkellll írni í i a dokumentáció d k á ió kötelező kö l ő meg meg--, illetve ill átvételét!

2.16 KIRÍVÓAN ALACSONY ÁR Az ajánlatkérő az árajánlatot már olyan részletezettséggel kérje be, hogy a vizsgálathoz szükséges információk abból megállapíthatók legyenek legyenek..

EREDMÉNYHIRDETÉS Az eredményhirdetésen alá kell íratni egy nyilatkozatot y a nyertessel, y , hogy gy a kizáró okok igazolására történő felhívás megtörtént. megtörtént. Emellett jegyzőkönyvet is kell készíteni az ott elhangzottakról elhangzottakról..

2.17 ERŐFORRÁS Az ajánlatkérő kérjen külön nyilatkozatot arra vonatkozóan, gy fennáll fennáll--e a felek között a PTK szerinti többségi g hogy befolyás, és ha igen, annak melyik esete. esete. Amennyiben a felek között nincs ilyen kapcsolat kapcsolat, az igazolásként a törvény által előírt megállapodás tartalmát is előre határozza meg meg..

ÚJ, TELJESÍTÉSRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK Az ajánlatkérő nyilatkoztassa az ajánlattevőket erre vonatkozóan. vonatkozóan. Az alvállalkozókkal kötendő szerződéseket ődé k ugyanis i nem ké kérheti h i be b. be.

2.18 FENNTARTOTT SZERZŐDÉSEK Az önkormányzatok ezen előírások alkalmazásával segíthetik a megváltozott munkaképességűeket, munkaképességűeket fogyatékosokat, stb... stb... foglalkoztató cégeket, és a kis kis--, és középvállalkozásokat. kö é áll lk á k . középvállalkozásokat

2.19 ELEKTRONIKUS ELJÁRÁS Az ajánlatkérőknek minél hamarabb meg kell kkezdeniük d iük a ffelkészülést lké ülé az elektronikus l k ik eljárások ljá á k lefolytatására.. lefolytatására

II./H. PÉNZÜGYI ÉS KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSI J ELLENŐRZÉS JAVÍTÁSA

TARTALOMJEGYZÉK 1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása g 1.2 Helyzetelemzés 1.3 Következtetések 2. Tanácsadó rész 2.1. Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Informatikai megoldások

1 Elemző rész – 1. 1.2 Helyzetelemzés

1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA Mire való e dokumentum? y környezetben y folyik y az ellenőrzés ¾ Láttatni, milyen ¾ Láttatni, mi is az ellenőrzés ¾ Jó és rosszpontokat keresni az ellenőrzésben ¾ A rossz pontokat felsorolva tudatosítani

1.2 HELYZETELEMZÉS

1, Rendszertényezők és környezet az ellenőrzés terén ¾ Azt szűrtük ki belőlük, mely többször előfordult vagy ütközik azzal, azzal amit a polgármesteri hivatal elérni szándékozik ¾ A kkontrollrendszer ll d alól lól a polgármesteri l á i hi hivatall egyetlen l szeglete, egyetlen folyamata sem maradhat ki ¾ A körjegyző munkájának köszönhetően a hierarchikus felépítés, a szervezeti struktúra rendben van, a kontrollrendszer kiterjed mindenhová, a munkatársak folyamataikért felelősséget vállalnak

1.2 HELYZETELEMZÉS E témában információkat a dokumentációkból a számvitel és az ügyrend szabályaiból és a tolnai hivatal szmsz szmsz-éből éből merítettünk Az ÁMR 145/b § (1) pontja irányadó e tekintetben: e szerint a költségvetési szervezet vezetőjének a feladata, hogy elkészítsen egy olyan szöveges, szöveges grafikus vagy táblázatos követési nyomvonalat, mely bemutatja az információs szinteket és kapcsolódásokat, kapcsolódásokat hogy az egész rendszer áttekinthető és utólagosan is ellenőrizhető legyen.

1.2 HELYZETELEMZÉS K ká k lé Kockázatkezelés 145/C. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, végezni és kockázatkezelési rendszert működtetni. ((2)) A kockázatelemzés során fel kell mérni és megg kell állapítani p a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. (3) A kockázatkezelés k ká k lé keretében k éb meg kell k ll határozni h á i az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. (4) A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter p gy által kiadott módszertani útmutatók alapján. pj

1.2 HELYZETELEMZÉS Kontrolltevékenységek 145/E § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a 145/E. szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, kezelését hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. (2) A költségvetési szerv vezetője köteles a szerv belső szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési és jóváhagyási eljárások, eljárások b) az információkhoz való hozzáférés, c) fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz) eszközökhöz), d) beszámolási eljárások.

1.2 HELYZETELEMZÉS

Információ és kommunikáció 145/F. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő i f információk á iók a megfelelő f l lő időben időb eljutnak lj k az illetékes ill ék szervezethez, h szervezeti egységhez, illetve személyhez. (2) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy az hatékony, megbízható és pontos legyen; a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Monitoring 145/G § A köl 145/G. költségvetési é é i szerv vezetője őj köteles kö l olyan l monitoring i i rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének a célok megvalósításának nyomon követését. tevékenységének, követését

1.2 HELYZETELEMZÉS Milyen környezetben folyik az ellenőrzés és mik az önellenőrzés elemei? ¾ Oly tekintetben vizsgáltuk a belső ellenőrzés szisztémáját, j hogy g milyen fokon áll a helyi távlati célok szolgálatában, tartalmaz -e redundanciát, hibát, esetlegesen kockázatot. Fontos, hogy összhangban legyen a hivatali értékrenddel, a tolnai szokásrendszerrel.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ A tolnai önkormányzat a meghatározó az ellenőrzés szempontjából. ¾ A helyzet körülményeit befolyásolja a kinevezettek irányítási ggyakorlata, a hierarchikus rendszer, a jogszabályok, a gazdálkodási keret és a humán erőforrás gy a város pozitívan p áll az irányítási y rendszer ¾ Az,, hogy átstrukturálásához, az kitűnik a helyi vizionális, misszióhoz kötődő lépésekből, p , valamint a szabályozási y szokásrendből.

1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzési körülmények előnyösek az alábbiak alapján: j apparátus pp kompetenciáit p rendszeresen fejlesztik j ¾ A teljes ¾ Félreérthetetlen az információcsere rendszere ¾ Papíron is dokumentálja a hivatal az apparátus tagjainak hozzáférési jogát, döntésképességét: ez a dokumentáció minden osztályra kiterjed. kiterjed

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾Törekvés van arra, hogy az etikának j a ellentmondó történéseket kizárják működésükből ¾Értelmes rendszerbe szervezettek a hivatali feladatok és a szabályok ¾Lényegesnek tartják a hivatalbéli légkör eerkölcsösségét, ö csösségét, elhivatottságát e vatottságát Tolna To a iránt á t

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ A számviteli tervektől kezdve a működést és a stratégiát g meghatározó dokumentumokon át a pénzügyi programok p g számításain át a tolnai hivatal minden szükségessel rendelkezik.

1.2 HELYZETELEMZÉS Kellene viszont egy olyan segédinformációs gyűjtemény, mely a szabálytalanságokról jegyzi le a tudnivalókat, hogy segítségével számon kérhetőek legyenek a vezetői döntések. Ezt állandóan lehetne bővíteni, a hibákat és megoldásukat gyűjteni. Bár a hibák jó része nyilván nem publikus, amelyik közzétehető, azt közzé kell tenni a helyi önkormányzatok számára.

1.2 HELYZETELEMZÉS 2. Az önkontroll főbb jellemzői, szabálymechanizmusai y egy gy úgynevezett gy belső ¾ Az önkontroll folyamatát ellenőrzési kézikönyv szabályozza, mely amellett, hogy tartalmaz p példairatokat a dokumentáció megkönnyítésére, az előkészítéstől magán az ellenőrzésen át az utókövetés lehetőségével kapcsolatban is tesz tanácsokat. A kézikönyv szabályait az általános jogszabályok és a PM szabályozzák.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ Az értékteremtési tervezet, mely hosszú távra szól, az ellenőrzésre is kitér: helyzetképet nyújt a begyűjtött adatok alapján, emellett segít a megoldások keresésében. ¾ Ez a tervezet tartalmazza, hogy mik a tipikus, kockázatos hibafaktorok, valamint azt a rendszert, hogy milyen gyakorisággal kell egyes területeket ellenőrizni a kiszűrésük érdekében.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ A meghatározott menet szerint a ciklus elején inkább azt nézik, hogy nincs –e eltérés a célok felé haladás és a meghatározott irány között (pénzügyileg tartják –e a tervet), míg később, a ciklus végén inkább a teljesítményre és a szervezettségre koncentrálnak. Ez a szokás a tolnaiak beszámolója szerint azért alakult ki, mert a ciklus elején még van lehetőség változtatni, később azonban már csak fegyelemmel és munkával tehetnek a végső egyezésért.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ Több olyan feladat, értékteremtési irány, módszer és dokumentum van a kontrollrendszerben, melyek keretei nem eléggé pontosan, nem eléggé konkrétan rögzített. Hasonló nagyvonalúsággal szabályozott magának a kontrollernek a személye, az általa használt módszer a dokumentálásra, valamint a különböző szintű tervek összehasonlításában betöltött szerepe.

1.2 HELYZETELEMZÉS

Erősségek-gyengeségek g gy g g a hivatali önellenőrzés során Erősségek: ¾ Az ellenőrzés takarékos levezethetősége – a saját emberek munkaereje a normál munkaidőn belül számolható, nem kell mást igénybe venni ¾ Az ellenőrzés PM módszertan és központi jogi normák szerint i működik, űködik íígy eredményei d é i iis kkompatibilisek ibili k llesznek. k Ez összehasonlíthatóságot, tudásmegosztási lehetőséget j l jelent. ¾ Az ellenőrzés hosszú távú és rövid távú célja harmonizál a kistérség hasonló perspektíváival – így minimalizálva a teljesítéseket veszélyeztető kockázatokat

1.2 HELYZETELEMZÉS • Az önellenőrző szakemberek azt is ellenőrzik, gy beváltódnak –e a gy gyakorlatban azok az hogy észrevételek, melyeket a hivatal felmérése nyomán észleltek észleltek. Ezek hasznosulását maga a szervezet vezérlő elvei is támogatják erkölcsietikai tik i tekintetben t ki t tb egyaránt. rá t

1.2 HELYZETELEMZÉS Negatívumok: k ¾ Kevéssé kötődik a helyhez és annak jellemzőihez a kontroll, mivel alapvetően a központi elemek dominálnak benne: nem elég specifikus, így Tolna néhány adattal nem tud érdemben mit kezdeni, több szempont viszont nem elég hangsúlyos ¾ A belső kontroll az önkormányzat többi kontrollfolyamatának y csoportjában p j nem tud egy gy elkülönülő területet kialakítani ¾ Emellett saját magán belül sem összetartó a kapcsolat az építőelemei között

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ Viszonylag kevés, amennyi időt és energiát a hivatal kontrollja a kockázatok felmérésére és megelőzésére fordít értékteremtő feladatai során: ha ezt növelnék növelnék, kevesebb költséges korrekcióra lenne szükség ¾ FEUVE –gyengén gyengén van kiépülve a hivatalban és intézményeiben ¾ Leginkább csak a szabályok betartását felügyelik

1.2 HELYZETELEMZÉS

¾ Jellemző, hogy az önkontroll-szabályok sokkal intenzívebben tartják szem előtt a hosszú távú terveket és célokat, sokkal inkább ellenőrzik ezt, mint mondjuk a hatékonyságot vagy az eredményességet. Hiába jól szervezett a rendszer, ha súlypontjai túlságosan is eltolódtak.

1.2 HELYZETELEMZÉS A kontrollrendszerben található veszélyforrások: gy g a belső kontrollrendszer Nem egységes ¾ Ez hosszú távon oda vezet, vezet hogy a különféle kockázati tényezők rangsorolása nem lesz megfelelő, az ellenőrzések fő támadópontjait nem határozzák meg elég körültekintően – lévén, hogy nem figyelnek eléggé a kockázatelemzés eredményeire. eredményeire E folyamat hatására a problémák esetenként fennmaradnak a háttérben megbújva nagyobb gondot okozva megbújva, okozva, mint alapesetben tették volna.

1.2 HELYZETELEMZÉS • Előfordulhat, hogy egy-egy folyamatot teljesen feleslegesen a hivatal rendszerén belül párhuzamosan űznek, a funkciók kiosztása nem gazdaságos, sőt erősen redundáns. Ez úgy lehetséges, hogy az ellenőrzési rendszer csak a szabályokkal való egyezőséget méri, azt nem, hogy mindez ésszerű és a lehető leggazdaságosabb keretek között megy –e végbe.

1.2 HELYZETELEMZÉS ¾ Nem sarkall a helyi berendezkedés arra, hogy a mérés módszereit folyamatosan frissítsék, illetve felhasználják szakmai, pénzügyi döntések előkészítésekor. Bár a hosszú távú célok között ez is szerepel, ritkán tapasztalható. ¾ Nem mérnek és mérlegelnek a gazdaságos működésre irányuló szempontokat s nem is dokumentálják azokat tanulságként. ¾ A jogszabályi változások pontos és állandó követése emiatt kevésbé hatékonyy alkalmanként.

1 Elemző rész – 1. 1.3 Következtetések

1.3 KÖVETKEZTETÉS ¾ Jellemző, hogy az önkontrollra felépített rendszer a szabályokat betartva intézi a rá bízott ügyeket, viszont nem minden tekintetben követi azokat a kereteket, melyeket a helyi körülmények és a felsőbb utasítások határoznak meg. Ha viszont a rendszer nem mindenben illeszkedik a tolnai gyakorlathoz, akkor problémát okozhat azzal, hogy néhány helyi szempontból fontosabb pont nem kerül ellenőrzésre.

1.3 KÖVETKEZTETÉS ¾ A hivatal ellenőrzési eszközein a következő területeken szükséges javítás, fejlesztés: számítástechnika, nyilvántartási rendszer (strukturális értelemben), gazdaságosság. Emellett meg kell őrizni lehetőség szerint minél jobban a szakmai hozzáértés magas szintjét.

1.3 KÖVETKEZTETÉS ¾ Törekedni kell a tudatosabb kockázatvizsgálatra: nagyobb hangsúlyt kell, hogy kapjon az előzetes mérés, melynek eredményeit fel kell használni a belső vizsgálatot folyatató személy munkájának fókuszálására: azaz kiemelten figyeljen azokra a pontokra, ahol kockázat van jelen. ¾ A pénzügy területein mindenhol érdemes lenne frissíteni a rendelkezésre álló módszereket mind a szakma és mind az ellenőrzés terén.

2 Tanácsadói rész – 2. 2.1 Stratégiai tanácsok

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Főbb célok stratégiai szempontból: gyűjteni j minden taktikai jjavaslatot, amelyy az ¾ Össze kell gy ellenőrzés szisztémájának fejlesztésére szolgál, hogy dokumentálás és válogatás g után végrehajthatóvá g j legyenek, sztenderdizálást lehessen rajtuk végezni – és el is kell rajtuk végezni, ahol csak lehet. A polgármesteri hivatal összes osztályát be kell vonni ebbe a vizsgálatba. p áttekinthetőségének g javítása j ¾ Kontrollépések

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS • A PM, az Áht., Á az Amr, és a Ber. szabályozása alapján az önkormányzat és minden hozzá kapcsolódó szervezet szintjén ajánljuk, hogy az önellenőrzésre sztenderdek jöjjenek létre és működjenek a továbbiakban. • Az a jó, ha ezek a sztenderdek minél inkább hasonlóak lesznek a különböző intézményekben. Ez növeli az átláthatóságot, a megérthetőséget.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Tudatosítani kell a munkatársakban, munkatársakban hogy 2009 január 11 től a belső ellenőrzésre Tolnán is a következők vonatkoznak: ¾ Kontrolltevékenységeknek tekintjük a következőket: FEUVE ö FEUVE, önellenőrzés. ll ő é ¾ Az önellenőrzés eleme már nemcsak minden gazdálkodási tényező, de az összes értékteremtési és támogatási folyamatra kiterjedhet, vizsgálhatják a szabályszerű végrehajtást, a rendszerezettséget, a gazdaságosságot és több minden más folyamatjellemzőt is. Nincs tehát olyan pont, amelyre lehetőség lenne kisebb figyelmet fordítani, és minden osztály érintett.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS • Tudatosítani kell, hogy az ellenőrzési környezetnek része az ellenőrzési nyomvonal, nem pedig a FEUVE eleme. • A kockázatkezelést a belső ellenőrzési rendszer elemévé kell tenni Tolnán is y integrált g elemének • Szükségg van a FEUVE-re,, melynek kell, hogy legyen az információáramlás vizsgálata, a kommunikációs tényezők y és az általános monitoring. g

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS • Az ellenőrzés nem lehet más, mint olyan tevékenység, mely az önkormányzati működést elősegíti, jobbítja, ennek módja az ügyfelek véleményének figyelembevétele a tekintetben, hogy számukra melyik ügyintézési mozzanat teremtett értéket. Rendszeresen informálódni kell erről tőlük, erre több taktikai módszer is lehetséges, legegyszerűbb a kérdőív, az ügyfélötletdoboz és a statisztika. • Csökkentenie kell az ellenőrzésnek az értékáramlásban bekövetkező törések számát, illetve az ezek által okozott veszteségeket.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS ¾ A fő törekvés, hogy a folyamatok minden egyes eleme értéket teremtsen, és ne okozzon veszteséget, szintén az ellenőrzés segítségével elérhető cél. Az ellenőrzés képes kiszűrni csak azokat a pontokat,ahol a folyamatok egymást átfedik, feleslegesen pazarolva el erőforrásokat egy-egy cél érdekében. Tolnán több hivatali vélemény szerint ez inkább a profitorientált szektornál lényeges, épp ezért tudatosítani kell mindenkiben: a közszolgálat ugyanúgy versenyszektor, csak az érték nem feltétlenül profitban fejeződik ki. Erősíteni kell a vízió és misszió tudatát azokban, akik kétkednek ebben.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS ¾ Össze Ö kell tudni kapcsolni az önkormányzat hosszú távú szemléletét az ellenőrzési rendszer hosszú távú szemléletével, mert csak ez alapján érhetőek el hiba nélkül a kitűzött célok. E koordináció alapja lehet a hosszú távú (egy vagy több éves), kockázatokra is kitérő kontrolltervezet. A pénzügyi kollégáknak ott kell lenniük a vízióalkotás témájú megbeszéléseken: nem azért, hogy bármit visszafogjanak, hanem inkább azért, hogy megállapíthassák, a folyamatokba mely pontokon építhető be ellenőrzési momentum a fenti cél megvalósítása érdekében.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS ¾ Az a javaslatunk, hogy a belső ellenőrzés végezte kockázatmenedzsmentet és a jegyzői kockázatvizsgálati struktúrát bontsuk határozottan szét, de emellett biztosítsuk, hogy a két rendszer megfelelő szinergiában végezhesse a feladatát. Az előző dián kifejtett kapcsolati rendszer is ezt segítené elő.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS ¾ Az önkontroll levezényléséhez Tolnán a Belső Ellenőrzési Tevégenységet Támogató Informatikai rendszer telepítését javasoljuk. Ez az alkalmazás képes megkönnyíteni az internális kontroll jelentette feladatokat azzal, hogy tervezésre, dokumentálásra is alkalmas. A telepítés mikéntjéről a PM adhat felvilágosítást, további adatok a honlapon elérhetőek. A program használatához a helyi infrastruktúra elégséges, de lehetőség szerint fejlesztendő.

2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS ¾ A hivatalvezetés, a körjegyző jelöljön ki valakit, aki majd a belső ellenőrzéssel kapcsolatban összeállít egy kézikönyvet a metodikával kapcsolatban, összhangban a központi szabályozással. Feladat továbbá kijelölni az együttműködőket és a munkájuk pontos célját is. Ajánlott, hogy a 3E pont kérdéseivel a ciklus korábbi szakaszában is foglalkozzanak, máskülönben nem lesz lehetőségük arra, hogy összehasonlító adatokat nyerhessenek a működésük hatékonyságát illetően.

Jogszabályi hivatkozás • Ellenőrzési nyomvonal • 145/B. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, y , lehetővé téve azok nyomon y követését és utólagos g ellenőrzését. • Kockázatkezelés • 145/C. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni.

Jogszabályi hivatkozás ( ) A kockázatelemzés során fel kell mérni és megg kell (2) állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, ggazdálkodásában rejlő j kockázatokat. (3) A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes gy kockázatokkal kapcsolatos p intézkedéseket és megtételük módját. ((4)) A szervezet működésében rejlő j kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a p pénzügyminiszter gy által kiadott módszertani útmutatók alapján.

Jogszabályi hivatkozás Kontrollkörnyezet 145/D. § A költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, kialakítani melyben a) világos a szervezeti struktúra; b) egyértelműek a felelősségi felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok; c) meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén; d) átlátható a humánerőforrás humánerőforrás-kezelés kezelés.

Jogszabályi hivatkozás Kontrolltevékenységek 145/E § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a 145/E. szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, kezelését hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. (2) A költségvetési szerv vezetője köteles a szerv belső szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési és jóváhagyási eljárások, eljárások b) az információkhoz való hozzáférés, c) fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz) eszközökhöz), d) beszámolási eljárások.

Jogszabályi hivatkozás Információ és kommunikáció 145/F. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan y biztosítják, j , hogy gy a rendszereket kialakítani és működtetni,, melyek megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. (2) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy az hatékony, megbízható és pontos legyen; a beszámolási szintek szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Monitoring g 145/G. § A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.

22. Tanácsadói rész – 2.2 Taktikai tanácsok

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Workflow: ¾ Kézikönyvkészítés (lásd a kódexkészítési tanácsadói részt)-kockázatkezelés átgondolása – ellenőrzési tervezet készítése – ezek alapján a felderített hibák kiküszöbölése, a tanulságok levonása és dokumentálása – a felelősök preventív felelősségre vonása – a PM és a szabályozó szervek legújabb közleményeinek figyelése, hogy az ellenőrzések naprakész alapokon nyugodhassanak. Kell egy szakemberekből álló csoport is, mely képes arra, hogy a kockázatelemzés eredményeit értelmezze meghatározza a veszélyek gócpontjait. Ezt úgy kell kialakítani, hogy az összes tolnai szervezeti osztály és az alárendelt intézmények is képviseltethessék magukat benne valamilyen módon.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS A saját ellenőrző személynek rálátása van a kockázatelemzés eredményeire, és fontos, hogy ez alapján javítsa át a stratégiai és az éves ellenőrzéssel kapcsolatos sztenderdet. Az adott kézikönyvet az érintettek között mindig köröztetni kell, hogy egyrészt mindig tudják, mi az elfogadott, másrészt pedig észrevételeket tehessenek. Javasoljuk verziószámok hozzáadását, így biztos mindenki az aktuálisat fogja használni.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS ¾ Létre kell hozni egy dokumentált, tolnai körülményeken alapuló szabálygyűjteményt, mely az elemzéseknél kitér a következőkre a stratégia tekintetében: közszolgálati tevékenységek, fejlesztés, gazdálkodási ellenőrzés, gazdaságosság, hatékony és eredményes működés. Emellett számszerűen jellemzi a veszteség kockázatát magában rejtő folyamatokat. ¾ Ezt a szabálygyűjteményt szintén rendszeresen minden érintettnek elérhetővé kell tenni.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS ¾ Azért, hogy a kiadások közvetlenül egy-egy szakfeladathoz legyenek köthetőek és az elemzési módszerek a gyakorlatban is működhessenek, költségszisztéma megalkotására van szükség ¾ Beruházni a BETTI számítógépes program beszerzésére, amennyire lehetséges, Tolna igényei szerint felhasználni y jogszabály j g y nyomán y ¾ A 2010 jjanuár 1-től érvényes indítani kell új folyamatokat, ezeknek a koordinátorait megg kell határozni ¾ Megváltoztatni az alapító okiratokat

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS A cselekvési tervet megvalósíthatónak g tartjuk j az alábbi jellemzők miatt: ¾ lokálpatriotizmus magas szintje ¾ elkötelezettség a minőségi szolgáltatás iránt ¾ magas fokú f kú szakmai k i hozzáértés h áé é ¾ vezetői és beosztotti együttes szándék Tolnán megvannak az alapok és a hozzáértés is, egyedül a rendszer az, amit megg kell alkotni. Ezt szolgálják g j a korábban ismertetett tevékenységek.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS ¾ Hozzáférhető az összes írásos anyag, jogszabályi keret, terv, melyhez szükség lehet a végrehajtáshoz: a PM weboldalán. Az államháztartás szervezetei könyvvezetéséről, beszámoló rendszeréről szóló 249./2000. kormányrendelet, az Ámr., Á a Ber.-t éppen módosítják. A módosítás eredményéről előzetes a PMhonlapon látható.

2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS ¾ A költségvetési szervek jogállását szabályozó törvény alapján dolgozta ki a hivatal a feladatok végrehajtásának hálóját és szerepeit. Megismerték az elérhető pénzügyi szoftvereket, és a lehetőségekkel immár képbe kerülve számolnak velük a jövőben.

2 Tanácsadói rész – 2. 2.3 Informatikai megoldások

2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK ¾ A kkontrollrendszer ll d szoftveralapúvá f l llehet. h Ab belső l kontroll először működhetne a BETTI-n, majd később a jelenleg l l ffejlesztés l alatt l llévő Költségvetési l i Gazdálkodási Rendszeren. A hivatal elsősorban xls táblázatokat áblá k h használ ál jjelenleg, l l amii azonban b nem mindenre megfelelő, nem elég dinamikus adatbázis. ¾ Az Államkincstár weboldalán több letölthető alkalmazás található, melyet szintén ajánlunk: a pénzügyi osztály tartson értekezletet az ezek között történő választásról. Jelöljenek ki egy referenst, aki megismeri az alkalmazásokat, bemutatja őket, ezután történjék csak meg a döntés.