1. Dashboard Blz. 3. Kas 12. Nieuwe kasboeking Blz Overzicht kasboekingen Blz Kascontrole Blz. 25

dashboard

1.

Dashboard

Blz.

3

Debiteuren 2. 3. 4. 5. 6.

Debiteurenkaart Nieuwe verkoopboeking Overzicht verkoopboekingen Openstaande posten debiteuren Ouderdomsanalyse debiteuren

Blz. Blz. Blz. Blz. Blz.

6 7 9 12 13

Crediteuren 7. 8. 9. 10. 11.

Crediteurenkaart Nieuwe inkoopboeking Overzicht inkoopboekingen Openstaande posten crediteuren Ouderdomsanalyse crediteuren


14 15 17 19 20

Kas 12. 13. 14.

Nieuwe kasboeking Overzicht kasboekingen Kascontrole

Blz. Blz. Blz.

21 23 25

Bank 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

(inlezen) bankmutaties Overzicht bankboekingen Afletteren crediteuren Afletteren debiteuren Betaaladvieslijst Incasso advieslijst Nieuwe bankboeking (handmatig)

Blz. Blz. Blz. Blz. Blz. Blz. Blz.

26 26 30 31 33 35 37

Facturering 22. 23.

Nieuwe verkoopfactuur Overzicht verkoopfacturen

Blz. Blz.

39 40

Memoriaal 24. 25. 26. 27. 28.

Nieuwe memoriaalboeking Nieuwe afschrijving Overzicht memoriaalboekingen Overzicht afschrijvingen Importeer memoriaal


44 45 46 47 48

Belasting 29. 30.

Aangifte BTW Overzicht BTW historie

Blz. Blz.

50 51

1

Fiattering 31. 32. 33.

Klaarzetten betalingen Te fiatteren betalingen Akkoord gegeven betalingen

Blz. Blz. Blz.

52 53 55

Rapportages 34. 35. 36.

Kolommenbalans Grootboekkaarten Periodebalans

Blz. Blz. Blz.

57 58 60

Stamgegevens 37. 38. 39. 40.

Betalingscondities Boekjaren Grootboekschema bijwerken Dagboeken

Blz. Blz. Blz. Blz.

61 61 62 63

2

dashboard

Nadat je bent ingelogd in je eigen administratie, kom je op je eigen persoonlijke dashboard terecht. Op je eigen dashboard worden alle aan jou gerichte gegevens weergegeven. Het dashboard is opgedeeld in verschillende blokken, in deze blokken worden de gegevens weergegeven. De weergegeven blokken staan nu op vaste plekken op deze pagina, maar in de toekomst zul je deze blokken van plek kunnen laten wisselen. Ook zal je hier later naar eigen inzicht de verschillende menublokken kunnen laten weergeven die jij wilt zien.

Dit is het home blok van je administratie. Hier wordt weergegeven in welke administratie je zit en kun je gemakkelijk met de knoppen naar de Beheerpagina en de Helppagina gaan. Ook kun je je hier uit de administratie loggen.

Hier worden je agenda items voor vandaag weergegeven. Door te klikken op een agenda item wordt je automatisch doorgeleidt naar je agenda en kun het item gedetailleerd bekijken of bijvoorbeeld wijzigen.

3

Hier worden al je taken weergegeven die je nog moet doen. Je kunt klikken op een taak om naar de taak in EveryOffice toe te gaan en hem gedetailleerd te bekijken of eventueel te wijzigen.

Hier kun je gemakkelijk en snel de contactgegevens van een relatie opzoeken. Typ in het zoekveld de naam van een relatie en selecteer hem hierna uit het automatische pulldown menu. Ook kun je hier door te klikken op het e-mailadres direct een nieuw e-mailbericht openen. En door te klikken op Routebeschrijving wordt Google Maps geopend met het adres van de relatie.

Hier kun je gemakkelijk en snel een project opzoeken.

Hier worden de door jouw aangemaakt snelkoppelingen weergegeven. Snelkoppelingen zijn koppelingen die je zelf vanaf een pagina in de administratie kunt selecteren. Rechtsboven in een pagina, bijv. Taak toevoegen, staat een als je hierop klikt krijg je een menu’tje waarin Snelkoppeling staat. Als je daarop klikt wordt die pagina als snelkoppeling aan je dashboard toegevoegd. Hiermee kun je dan gelijk naar de betreffende pagina toe gaan.

Hier worden je laatste Twitter berichten weergegeven. Door op een Tweet te klikken, wordt je automatisch doorgeleidt naar de Tweet op Twitter.com

Hier worden je laatste bewerkingen in de administratie weergegeven.

4

Hier worden de aflopende inkoopopdrachten weergegeven. Zo kun je gemakkelijk en in één keer zien welke opdrachten verlengt dienen te worden. Door op een opdracht te klikken ga je naar de opdracht in de administratie toe.

Dit is de bekende buienradar. Door erop te klikken, wordt je automatisch doorgeleidt naar www.buienradar.nl

Dit is het EveryOffice menu. Hier worden alle menu-items weergegeven en door erop te klikken ga je naar het betreffende menu toe.

De laatste nieuwtjes van NRC Next worden hier weergegeven. Door op een nieuwtje te klikken ga je naar het artikel op www.nrcnext.nl toe.

De laatste nieuwtjes van Nu.nl worden hier weergegeven. Door op een nieuwtje te klikken ga je naar het artikel op www.nu.nl toe.

De laatste nieuwtjes van de Telegraaf worden hier weergegeven. Door op een nieuwtje te klikken ga je naar het artikel op www.telegraaf.nl toe.

5

2. Debiteurenkaart Ga naar Debiteurenkaart. Deze is te vinden onder het menu Debiteuren. Er zal een nieuwe pagina Debiteurenkaart worden geopend.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor de debiteurenkaart instellen. Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender.

Typ in veld Debiteur de naam van de debiteur, hierna zal er een automatisch pulldown tevoorschijn komen van waaruit je de juiste debiteur kunt selecteren - verplicht veld-. Klik hierna op de knop Bekijk. Er zal nu een lijst met boekingsregels naar voren komen. In dit overzicht kun je zien welke boekingen er voor deze debiteur in de administratie zijn gemaakt.

6

# Datum DBK

: : :

aantal boekingsregels in dit overzicht; boekingsdatum van de boeking; dagboek van de boeking;

..link..

:

Fact.nr. BKST Omschrijving Debet Credit Code BTW PDF B

: : : : : : : : :

als je hierop klikt -in de kolom DBK- wordt je doorgeleidt naar de daadwerkelijke boeking in EveryOffice en kun je hem gedetailleerd bekijken; het factuurnummer van de boeking; boekstuknummer van de boeking; omschrijving van de boeking; -indien debet- het bedrag van de boeking (incl. BTW); -indien credit- het bedrag van de boeking (incl. BTW); BTW-code van de boeking; het BTW-bedrag van de boeking; -indien gekoppeld bestand- pdf document behorende bij de boeking; -indien betaald- wordt hier een V weergegeven, anders veld leeg.

De vinkvakjes voor de regels in de debiteurenkaart en de knoppen -rechtsboven in de pagina weergegeven- dienen ervoor om de door jou aangevinkte regels: Afvinken - de aangevinkte regels worden onderin de debiteurenkaart neergezet; Excel - alle opgevraagde regels in Excel bestand bekijken/opslaan/afdrukken; PDF - alle opgevraagde regels kun je in een PDF bestand bekijken/opslaan/afdrukken. 3. Nieuwe verkoopboeking Ga naar Nieuwe verkoopboeking. Deze is te vinden onder het menu Debiteuren. Je krijgt de pagina Nieuwe verkoopboeking te zien.

In dit venster kun je de verkoopboeking gedetailleerd opmaken. Dagboek* Document

: :

-verplicht veld- automatisch staat hier al Verkoop ingevuld; -indien van toepassing- een document aan de verkoopboeking koppelen. Bestand in archief? Typ in het veld Document de naam van het bestand en selecteer hem hierna uit het automatische pulldown. Bestand niet in archief? Klik op het en je krijgt het venster Nieuw bestand te zien. Klik op de knop Bladeren. Zoek en selecteer in het Windows zoekvenster het betreffende bestand en klik op Openen. Het bestand wordt geupload, wacht een moment en sluit hierna het venster Nieuw bestand af. Typ nu in het veld Document de naam van het bestand en selecteer hem vanuit het automatische pulldown; 7

Debiteur*

:

Factuurdatum*

:

Factuurnummer* Boekstuknummer* Betalingskenmerk Project

: : : :

Betalingsconditie*

:

Rapportagetermijn

:

Rapportagedatum

:

Omschrijving

:

Rekening

:

Project

:

Omschrijving

:

Bedrag BTW Code

: : :

-verplicht veld- typ in het veld een debiteur en selecteer hem hierna uit de automatisch pulldown. Debiteur niet in EveryOffice? Klik op het en je krijgt het venster Nieuwe relatie naar voren. Vul de betreffende velden voor de relatie in en klik op Ok om op te slaan. Sluit hierna het venster Nieuwe relatie af. De toegevoegde relatie staat nu in het veld Debiteur ingevuld; -verplicht veld- automatisch datum van vandaag ingevuld. Anders? Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender; -verplicht veld- wordt automatisch opvolgend ingevuld; -verplicht veld- wordt automatisch opvolgend ingevuld; -indien van toepassing- door jezelf in te vullen kenmerk voor de verkoopboeking; -indien 1 project voor gehele verkoopboeking- typ in het veld de naam van het project en selecteer hem hierna uit het automatisch pulldown. Het project zal hierna automatisch ook worden ingevuld in de regels; -verplicht veld- automatisch ingevuld met de opgeslagen, geselecteerde conditie van de relatie. Mocht de conditie anders zijn dan kun je er één selecteren uit het pulldown menu; automatisch ingevuld met 1 maand. Anders? Selecteer een termijn uit het pulldown menu; automatisch datum van vandaag ingevuld. Anders? Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender; -indien van toepassing- typ een omschrijving voor de verkoopboeking;

typ hier de naam of het nummer van het rekeningnummer en selecteer hem hierna uit het automatisch pulldown; -indien van toepassing- typ hier de naam van het project en selecteer hem uit het automatisch pulldown; -indien in bovenste veld ingevuld- automatische invulling vanuit bovenste Omschrijvingveld. Anders? Hier te wijzigen; vul hier het bedrag van de verkoopboeking in -in- of exclusief BTWwordt automatisch na invulling Bedrag (en Code) ingevuld; -indien niet gekoppeld aan rekening- selecteer vanuit het pulldown menu een BTWcode. Onduidelijk welke code welk BTW-tarief is? Klik op de knop Legenda rechtsboven in het venster-;

8

Met het kun je regels verwijderen en met kun je regels toevoegen. Indien je bedragen (en eventueel BTW-codes) in de velden typt zal de optellingskolom automatisch worden ingevuld.

De knop Overzicht is om in één stap naar Overzicht verkoopboekingen te gaan. Om de boeking op te slaan klik je op Ok -rechtsboven in de pagina-. Indien je een wijziging in de pagina hebt aangebracht maar dit nog niet hebt opgeslagen en je zal nu naar een andere pagina willen gaan, krijg je eerst de melding:

Maak hier dus je keuze of je op de gewijzigde pagina wilt blijven om deze op te slaan of dat je de pagina wilt verlaten. 4. Overzicht verkoopboekingen Ga onder het menu Debiteuren naar Overzicht verkoopboekingen. Je krijgt de pagina Overzicht verkoopboekingen te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor het overzicht genereren. 9

Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Het Dagboek staat automatisch ingevuld. -indien gewenst- Typ in het veld Debiteur een debiteur en selecteer deze uit het automatische pulldown of typ in Omschrijving de omschrijving van de verkoopboeking, klik op Bekijk. Of vul geen velden in en klik op Bekijk om een totaal overzicht van alle verkoopboekingen te zien. Je krijgt nu -naar eigen selectie- een overzicht te zien.

In dit overzicht kun je diverse gegevens aflezen. Factuur Boekstuk Debiteur Datum Excl. Incl. Voldaan Omschrijving

: : : : : : : :

het factuurnummer van de verkoopboeking; het boekstuknummer van de verkoopboeking; de debiteur van de verkoopboeking; de factuurdatum van de verkoopboeking; het factuurbedrag exclusief BTW; het factuurbedrag inclusief BTW; -indien voldaan- de betalingsdatum, anders is het veld leeg; -indien ingevuld- de omschrijving van de verkoopboeking;

:

wijzig de verkoopboeking;

:

kopieer de verkoopboeking;

:

bekijk de verkoopboeking in PDF.

Nieuw : Verwijderen : Selecteer alles :

ga naar Nieuwe verkoopboeking om een nieuwe boeking aan te maken; vink één van de verkoopboekingen aan en klik op Verwijderen om deze te verwijderen; selecteert alle verkoopboekingen in het overzicht.

Klik nu op Potlood achter een verkoopboeking. Je krijgt de pagina Wijzig verkoopboeking te zien.

10

Dit is in principe dezelfde invulpagina als Nieuwe verkoopboeking. Indien verkoopboeking gemaakt vanuit verkoopfactuur, dan zijn hier de velden Document, Debiteur, Factuurdatum en Factuurnummer niet meer te wijzigen, deze zijn nu definitief. De andere velden kun je -indien gewenst- wijzigen. Om de wijzigingen op te slaan klik je op Ok -rechtsboven in de pagina-.

< > Overzicht Legenda Nieuw Annuleer

: : : : : :

met één stap naar de vorige verkoopboeking gaan; met een stap naar de volgende verkoopboeking gaan; met één stap naar Overzicht verkoopboekingen gaan; legenda van BTW-codes; naar pagina Nieuwe verkoopboeking gaan; gewijzigde onderdelen in Wijzig verkoopboeking terugzetten;

Is de verkoopboeking door de debiteur voldaan? Dan zal onder de balk Betalingen de betreffende boekingsregel in het bank/kasboek worden weergegeven. Inclusief betalingsdatum, het dagboek, de omschrijving van de betaling en het betaalde bedrag. Achteraan de regel staat een Potlood, indien je hierop klikt wordt je doorgeleidt naar de daadwerkelijke betalingsboeking in EveryOffice.

11

5. Openstaande posten debiteuren Ga onder het menu Debiteuren naar Openstaande posten debiteuren. Je krijgt de pagina Openstaande posten debiteuren te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor de openstaande posten instellen. Vul achter Periode t/m een periode tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Typ in het veld Debiteur een debiteur en selecteer hem uit het automatische pulldown. Of laat dit veld leeg en klik op de knop Bekijk om een totaal overzicht van openstaande posten van alle debiteuren te zien. Je krijgt een overzicht van alle openstaande posten tot de geselecteerde datum te zien.

In dit overzicht kun je diverse gegevens aflezen. De naam van de debiteur staat bovenin. Indien je hierop klikt wordt je doorgeleidt naar de pagina Debiteurenkaart. Datum Dagboek ..link..

: : :

Onze referentie Uw referentie Vervaldatum Oud Factuurbedrag Openstaand

: : : : : : :

de factuurdatum van de boeking; in welk dagboek de boeking is geboekt; indien je klikt op de link onder Dagboek wordt je doorgeleidt naar de daadwerkelijke boeking in EveryOffice; factuurnummer van de boeking; Omschrijving van de boeking; vervaldatum van de boeking; het aantal dagen dat de boeking oud is, uitgaande van de factuurdatum; het factuurbedrag van de boeking; het nog openstaande bedrag. -indien betaling in termijnen- kun je hier zien hoeveel er nog openstaat. de boeking in PDF bekijken/opslaan.

12

Onder de regels van een debiteur staat het totaalopenstaande bedrag van die debiteur. Helemaal onderaan de pagina staat Totaal periode, dit is het totale openstaande bedrag van alle debiteuren tezamen binnen die periode.

Excel PDF

: :

maakt een Excel bestand van alle openstaande posten in het overzicht (per debiteur); maakt een PDF bestand van alle openstaande posten in het overzicht (per debiteur).

6. Ouderdomsanalyse debiteuren Ga onder het menu Debiteuren naar Ouderdomsanalyse debiteuren. Je krijgt gelijk een ouderdomsoverzicht te zien.

In dit overzicht kun je diverse gegevens aflezen. Nummer Debiteur ..link..

: : :

< 30 30 tot 60 60 tot 90 > 90 Totaal Totaal -onder-

: : : : : :

debiteurennummer; de debiteur; indien je klikt op de naam van een debiteur wordt je doorgeleidt naar de pagina Debiteurenkaart; openstaande posten jonger dan 30 dagen; openstaande posten tussen de 30 en 60 dagen oud; openstaande posten tussen de 60 en 90 dagen oud; openstaande posten ouder dan 90 dagen; totaaltelling van openstaande posten; totaaltellingen van de verschillende kolommen.

13

Dit is een analyse van openstaande posten in een gemakkelijk afleesbare grafiek. Hierin kun je in één oogopslag zien wat de afwachtingstermijnen van de debiteuren zijn. 7. Crediteurenkaart Ga onder het menu Crediteuren naar Crediteurenkaart. Er zal een nieuwe pagina Crediteurenkaart worden geopend.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor de crediteurenkaart instellen. Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Typ in veld Crediteur de naam van de crediteur, hierna zal er een automatisch pulldown tevoorschijn komen van waaruit je de juiste crediteur kunt selecteren - verplicht veld-. Klik hierna op de knop Bekijk. Er zal nu een lijst met boekingsregels naar voren komen. In dit overzicht kun je zien welke boekingen er voor deze crediteur in de administratie zijn gemaakt.

# Datum DBK ..link..

: : : :

Fact.nr. BKST Omschrijving Debet Credit Code BTW PDF B

: : : : : : : : :

aantal boekingsregels in dit overzicht; boekingsdatum van de boeking; dagboek van de boeking; als je hierop klikt -in de kolom DBK- wordt je doorgeleidt naar de daadwerkelijke boeking in EveryOffice en kun je hem gedetailleerd bekijken; het factuurnummer van de boeking; boekstuknummer van de boeking; omschrijving van de boeking; -indien debet- het bedrag van de boeking (incl. BTW); -indien credit- het bedrag van de boeking (incl. BTW); BTW-code van de boeking; het BTW-bedrag van de boeking; -indien gekoppeld bestand- pdf document behorende bij de boeking -indien betaald- wordt hier een V weergegeven, anders veld leeg.

14

Afvinken

:

Excel PDF

: :

aanvinken van de vinkvakjes vooraan de regels en de knop Afvinken is de aangevinkte regels naar onderen in het overzicht verplaatsen; de opgevraagde regels kun je in een Excel bestand bekijken/opslaan/afdrukken; de opgevraagde regels kun je in een PDF bestand bekijken/opslaan/afdrukken.

8. Nieuwe inkoopboeking Ga onder het menu Crediteuren naar Nieuwe inkoopboeking. Je krijgt de pagina Nieuwe inkoopboeking te zien.

In dit venster kun je de inkoopboeking gedetailleerd opmaken. Dagboek* Document

: :

Crediteur*

:

Factuurdatum*

:

Factuurnummer* Boekstuknummer* Betalingskenmerk Project

: : : :

Inkoop gefactureerd Betalingsconditie*

: :

Rapportagetermijn

:

-verplicht veld- automatisch staat hier al Inkoop ingevuld; -indien van toepassing- een document aan de inkoopboeking koppelen. Bestand in archief? Typ in het veld Document de naam van het bestand en selecteer hem hierna uit het automatische pulldown. Bestand niet in archief? Klik op het en je krijgt het venster Nieuw bestand te zien. Klik op de knop Bladeren. Zoek en selecteer in het Windows zoekvenster het betreffende bestand en klik op Openen. Het bestand wordt geupload, wacht een moment en sluit hierna het venster Nieuw bestand af. Typ nu in het veld Document de naam van het bestand en selecteer hem vanuit het automatische pulldown; -verplicht veld- typ in het veld een crediteur en selecteer hem hierna uit de automatisch pulldown. Crediteur niet in EveryOffice? Klik op het en je krijgt het venster Nieuwe relatie naar voren. Vul de betreffende velden voor de relatie in en klik op Ok om op te slaan. Sluit hierna het venster Nieuwe relatie af. De toegevoegde relatie staat nu in het veld Crediteur ingevuld; -verplicht veld- automatisch datum van vandaag ingevuld. Anders? Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender; -verplicht veld- vul hier het factuurnummer in; -verplicht veld- wordt automatisch opvolgend ingevuld; -indien van toepassing- door jezelf in te vullen kenmerk voor de inkoopboeking; -indien 1 project voor gehele verkoopboeking- typ in het veld de naam van het project en selecteer hem hierna uit het automatisch pulldown. Het project zal hierna automatisch ook worden ingevuld in de regels; selectie van Ja/Nee; -verplicht veld- automatisch ingevuld met de opgeslagen, geselecteerde conditie van de relatie. Mocht de conditie anders zijn dan kun je er één selecteren uit het pulldown menu; automatisch ingevuld met 1 maand. Anders? Selecteer er één uit het pulldownmenu; 15

Rapportagedatum

:

Omschrijving

:

Rekening

:

Project

:

Omschrijving

:

Bedrag BTW Code

: : :

automatisch datum van vandaag ingevuld. Anders? Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender; -indien van toepassing- typ een omschrijving voor de inkoopboeking;

typ hier de naam of het nummer van het rekeningnummer en selecteer hem hierna uit het automatisch pulldown; -indien van toepassing- typ hier de naam van het project en selecteer hem uit het automatisch pulldown; -indien in bovenste veld ingevuld- automatische invulling vanuit bovenste Omschrijvingveld. Anders? Hier te wijzigen; vul hier het bedrag van de inkoopboeking in -in- of exclusief BTWwordt automatisch na invulling Bedrag (en Code) ingevuld; -indien niet gekoppeld aan rekening- selecteer vanuit het pulldown menu een BTWcode. Onduidelijk welke code welk BTW-tarief is? Klik op de knop Legenda rechtsboven in het venster-;

:

door middel van pulldown achteraan de regels de mogelijkheid om het BTW-bedrag van een regel te vergrendelen; : regels verwijderen; : regels toevoegen. Indien je bedragen (en eventueel BTW-codes) in de velden typt zal de optellingskolom automatisch worden ingevuld.

Overzicht Legenda Annuleer

: : :

in één stap naar Overzicht inkoopboekingen gaan; legenda van BTW-codes; in één stap alle ingevulde velden leegmaken.

Om de boeking op te slaan klik je op Ok. Indien je een wijziging in de pagina hebt aangebracht maar deze nog niet hebt opgeslagen en je zal nu naar een andere pagina willen gaan, krijg je eerst de melding:

16

Maak hier dus je keuze of je op de gewijzigde pagina wilt blijven om deze op te slaan of dat je de pagina wilt verlaten. 9. Overzicht inkoopboekingen Ga onder het menu Crediteuren naar Overzicht inkoopboekingen. Je krijgt de pagina Overzicht inkoopboekingen te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor het overzicht genereren. Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Het Dagboek staat automatisch ingevuld. -indien gewenst- Typ in het veld Crediteur een crediteur en selecteer deze uit het automatische pulldown of typ in Omschrijving de omschrijving van de inkoopboeking, klik op Bekijk. Of vul geen velden in en klik op Bekijk om een totaal overzicht van alle inkoopboekingen te zien. Je krijgt nu -naar eigen selectie- een overzicht te zien.

In dit overzicht kun je diverse gegevens aflezen. Factuur : het factuurnummer van de inkoopboeking; Boekstuk : het boekstuknummer van de inkoopboeking; Crediteur : de crediteur van de inkoopboeking; Datum : de factuurdatum van de inkoopboeking; Exclusief : het factuurbedrag exclusief BTW; 17

Inclusief Voldaan Omschrijving

Nieuw Verwijderen Excel PDF Selecteer alles

: : :

het factuurbedrag inclusief BTW; -indien voldaan- de betalingsdatum, anders is het veld leeg; -indien ingevuld- de omschrijving van de inkoopboeking;

:

wijzig de inkoopboeking;

:

kopieer de inkoopboeking;

:

bekijk de inkoopboeking in PDF.

: : : : :

ga naar Nieuwe inkoopboeking om een nieuwe boeking aan te maken; vink één van de inkoopboekingen aan en klik op Verwijderen om deze te verwijderen; de inkoopboekingen binnen de geselecteerde periode in een Excel bestand. de inkoopboekingen binnen de geselecteerde periode in een PDF bestand. selecteert alle verkoopboekingen in het overzicht.

Klik nu op Potlood achter een inkoopboeking. Je krijgt de pagina Wijzig inkoopboeking te zien.

Dit is in principe dezelfde invulpagina als Nieuwe inkoopboeking. Op deze pagina kun je diverse wijzigingen voor de inkoopboekingen aanbrengen. Om de wijzigingen op te slaan klik je op Ok -rechtsboven in de pagina-.


: : : : : :

met één stap naar de vorige inkoopboeking gaan; met een stap naar de volgende inkoopboeking gaan; met één stap naar Overzicht inkoopboekingen gaan; legenda van BTW-codes; naar pagina Nieuwe inkoopboeking gaan; gewijzigde onderdelen in Wijzig inkoopboeking terugzetten;

18

Is de inkoopboeking door de crediteur voldaan? Dan zal onder de balk Betalingen de betreffende boekingsregel in het bank/kasboek worden weergegeven. Inclusief betalingsdatum, het dagboek, de omschrijving van de betaling en het betaalde bedrag. Achteraan de regel staat een Potlood, indien je hierop klikt wordt je doorgeleidt naar de daadwerkelijke betalingsboeking in EveryOffice.

10. Openstaande posten crediteuren Ga onder het menu Crediteuren naar Openstaande posten crediteuren. Je krijgt de pagina Openstaande posten crediteuren te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor de openstaande posten instellen. Vul achter Periode t/m een periode tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Typ in het veld Crediteur een crediteur en selecteer hem uit het automatische pulldown. Of laat dit veld leeg en klik op de knop Bekijk om een totaal overzicht van openstaande posten van alle crediteuren te zien. Je krijgt een overzicht van alle openstaande posten tot de geselecteerde datum te zien.

In dit overzicht kun je diverse gegevens aflezen. De naam van de crediteur staat bovenin. Indien je hierop klikt wordt je doorgeleidt naar de pagina Crediteurenkaart. Datum : de factuurdatum van de boeking; Dagboek : in welk dagboek de boeking is geboekt; ..link.. : indien je klikt op de link onder Dagboek wordt je doorgeleidt naar de daadwerkelijke boeking in EveryOffice; Onze referentie : factuurnummer van de boeking; 19

Uw referentie Vervaldatum Oud Factuurbedrag Openstaand

: : : : :

omschrijving van de boeking; vervaldatum van de boeking; het aantal dagen dat de boeking oud is, uitgaande van de factuurdatum; het factuurbedrag van de boeking; het nog openstaande bedrag. -indien betaling in termijnen- kun je hier zien hoeveel er nog openstaat.

:

de boeking in PDF bekijken/opslaan.

Onder de regels van een crediteur staat het totaalopenstaande bedrag van die crediteur. Helemaal onderaan de pagina staat Totaal periode, dit is het totale openstaande bedrag van alle crediteuren tezamen binnen die periode.

Excel PDF

: :

maakt een Excel bestand van alle openstaande posten in het overzicht (per crediteur); maakt een PDF bestand van alle openstaande posten in het overzicht (per crediteur).

11. Ouderdomsanalyse crediteuren Ga onder het menu Crediteuren naar Ouderdomsanalyse crediteuren. Je krijgt gelijk een ouderdomsoverzicht te zien.

In dit overzicht kun je diverse gegevens aflezen. Nummer Debiteur ..link..

: : :

< 30 30 tot 60 60 tot 90 > 90 Totaal Totaal -onder-

: : : : : :

crediteurennummer; de crediteur; indien je klikt op de naam van een crediteur wordt je doorgeleidt naar de pagina Crediteurenkaart; openstaande posten jonger dan 30 dagen; openstaande posten tussen de 30 en 60 dagen oud; openstaande posten tussen de 60 en 90 dagen oud; openstaande posten ouder dan 90 dagen; totaaltelling van openstaande posten; totaaltellingen van de verschillende kolommen.

20

Dit is een analyse van openstaande posten in een gemakkelijk afleesbare grafiek. Hierin kun je in één oogopslag zien wat je afwachtingstermijnen zijn. 12. Nieuwe kasboeking Ga onder het menu Kas naar Nieuwe kasboeking. Je krijgt de pagina Nieuwe kasboeking te zien.

In dit venster kun je de kasboeking gedetailleerd opmaken. Dagboek* Document weergave

: :

...document…

:

-verplicht veld- automatisch staat hier al een dagboek ingevuld; selectie van regel of boeking. Regel staat voor losse boekingsregels. Boeking is indien er een document aan de boeking gekoppeld dient te worden. -indien van gekozen voor boeking- een document aan de inkoopboeking koppelen. Bestand in archief? Typ in het veld Document de naam van het bestand en selecteer hem hierna uit het automatische pulldown. Bestand niet in archief? Klik op het en je krijgt het venster Nieuw bestand te zien. Klik op de knop Bladeren. Zoek en selecteer in het Windows zoekvenster het betreffende bestand en klik op Openen. Het bestand wordt geupload, wacht een 21

Datum* Boekstuknummer* Factuurnummer Omschrijving Kassaldo Datum

: : : : : :

Relatie

:

Omschrijving

:

Rekening

:

Bedrag

:

BTW Code

: :

moment en sluit hierna het venster Nieuw bestand af. Typ nu in het veld Document de naam van het bestand en selecteer hem vanuit het automatische pulldown; -verplicht veld- de boekingsdatum; -verplicht veld- wordt automatisch opvolgend ingevuld; -indien van toepassing- een factuurnummer van de boeking; -indien van toepassing- typ een omschrijving voor de kasboeking; het recente saldo vóór de kasboeking; de datum wordt automatisch ingevuld met de datum van vandaag. Anders? Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender; -indien van toepassing- typ in het veld een relatie en selecteer hem hierna uit de automatisch pulldown. Relatie niet in EveryOffice? Klik op het en je krijgt het venster Nieuwe relatie naar voren. Vul de betreffende velden voor de relatie in en klik op Ok om op te slaan. Sluit hierna het venster Nieuwe relatie af. De toegevoegde relatie staat nu in het veld Relatie ingevuld; -indien in bovenste veld ingevuld- automatische invulling vanuit bovenste Omschrijvingveld. Anders? Hier te wijzigen; typ hier de naam of het nummer van het grootboeknummer en selecteer hem hierna uit het automatisch pulldown; vul hier het bedrag van de kasboeking in -in- of exclusief BTW-. Standaard is het een +/+ bedrag. Inkoop? Zet een – voor het bedrag. wordt automatisch na invulling Bedrag (en Code) ingevuld; -indien niet gekoppeld aan rekening- selecteer vanuit het pulldown menu een BTWcode. Onduidelijk welke code welk BTW-tarief is? Klik op de knop Legenda rechtsboven in het venster-;

:

door middel van pulldown achteraan de regels de mogelijkheid om het BTW-bedrag van een regel te vergrendelen;

:

-indien van toepassing- (alleen wanneer gekozen voor weergave Regel). Een bijlage aan de boekingsregel koppelen. Je krijgt het venster Nieuw bestand te zien, hierin kun je in het veld Bestaand document een bestaand document in het archief selecteren. Of indien bestand niet in het archief toe te voegen met de knop Bladeren. Zoek en selecteer in het Windows zoekvenster het betreffende bestand en klik op Openen. Het bestand wordt geupload, wacht een moment. Je ziet nu het geuploade 22

bestand in het veld Bestaand document verschijnen. Klik op Ok om het bestand aan de boekingsregel te koppelen; : regels verwijderen; : regels toevoegen. Indien je bedragen (en eventueel BTW-codes) in de velden typt zal de optellingskolom automatisch worden ingevuld.

Overzicht Legenda Annuleer

: : :

in één stap naar Overzicht kasboekingen gaan; legenda van BTW-codes; in één stap alle ingevulde velden leegmaken.

13. Overzicht kasboekingen Ga onder het menu Kas naar Overzicht kasboekingen. Je krijgt de pagina Overzicht kasboekingen te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor het overzicht genereren. Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Het Dagboek staat automatisch ingevuld, met het pulldown kun je een ander selecteren. -indien gewenst- Typ in het veld Debiteur/Crediteur een relatie en selecteer deze uit het automatische pulldown of typ in Omschrijving de omschrijving van de kasboeking, klik op Bekijk. Of vul geen velden in en klik op Bekijk om een totaal overzicht van alle kasboekingen te zien. Je krijgt nu -naar eigen selectie- een overzicht te zien.

23

In dit overzicht kun je diverse gegevens aflezen. Datum : de datum van de kasboeking; Omschrijving : de omschrijving van de kasboeking; Deb/Cred : de debiteur of crediteur van de kasboeking; Excl. : het kasboekingsbedrag exclusief BTW; Incl. : het kasboekingsbedrag inclusief BTW; Saldo : het recente saldo van de kas;

Nieuw Verwijderen Excel PDF Selecteer alles

:

wijzig de kasboeking;

:

kopieer de kasboeking;

: : : : :

ga naar Nieuwe kasboeking om een nieuwe boeking aan te maken; vink één van de kasboekingen aan en klik op Verwijderen om deze te verwijderen; de kasboekingen binnen de geselecteerde periode in een Excel bestand. de kasboekingen binnen de geselecteerde periode in een PDF bestand. selecteert alle kasboekingen in het overzicht.

Klik nu op Potlood achter een inkoopboeking. Je krijgt de pagina Wijzig kasboeking te zien.

Dit is in principe dezelfde invulpagina als Nieuwe kasboeking. Op deze pagina kun je diverse wijzigingen voor de kasboekingen aanbrengen. Om de wijzigingen op te slaan klik je op Ok -rechtsboven in de pagina-.


: : : : : :

met één stap naar de vorige kasboeking gaan; met een stap naar de volgende kasboeking gaan; met één stap naar Overzicht kasboekingen gaan; legenda van BTW-codes; naar pagina Nieuwe kasboeking gaan; gewijzigde onderdelen in Wijzig kasboeking terugzetten;

24

14. Kascontrole Ga onder het menu Kas naar Kascontrole. Je krijgt de pagina Kas controle te zien.

In dit venster kun je diverse gegevens voor de kascontrole kwijt (vanuit kassa). Datum : datum van de kascontrole; Beginsaldo : beginsaldo van de dag van de kascontrole; Omzet : de totale omzet voor de kascontrole; Omzet derden : de totale omzet voor de kascontrole; ----------------: -totaal van bovenstaande gegevensPin : de totale pinbetalingen voor de kascontrole; Pin derden : de totale pinbetalingen voor kascontrole; Contant derden : de contante betalingen voor kascontrole; ----------------: -totaal van de bovenstaande gegevensInkoop (meerdere) : regels voor het verwerken van de inkoop van de verkochte producten, met daarachter ook de mogelijkheid voor selectie van het type BTW; Totaal saldo : totaal van de bovenstaande gegevens; Kleingeld (na telling) : het totaal aan kleingeld; Grootgeld (na telling) : het totaal aan grootgeld; Totaal geld (na telling) : het totale geld in de kas; Totaal saldo : het totale saldo; 25

Totaal geld Kasverschil Gestort op de bank Definitief verwerken

: : : :

het totaal aan geld in kas; het eventuele kasverschil; -indien van toepassing- stortingsbedrag wat op de bank is gestort; na controle, definitief ? Dan kun je deze aanvinken en klikken op de knop Ok rechtsboven in de pagina.

Na opslaan van definitief wordt de kascontrole verwerkt en in Overzicht kasboekingen kun je deze terug zien en eventuele wijzigingen aanbrengen. 15. (inlezen) bankmutaties Ga onder het menu Bank naar (inlezen) bankmutaties. Je krijgt nu de pagina (inlezen) bankmutaties te zien.

Om bankmutaties in te lezen in EveryOffice dien je een mt940 bestand te uploaden. Klik op de knop Bladeren. Je krijgt nu het standaard Windows bestand uploaden venster te zien. Zoek hier op je eigen computer het betreffende bestand en klik op Openen. Het bestand zal nu in het veld Selecteer mt940 worden ingevuld, klik hierna op de knop Ok -rechtsboven in de pagina-. Na het inlezen van het bestand krijg je de melding Het bankboek is geïmporteerd. 16. Overzicht bankboekingen Ga onder het menu Bank naar Overzicht bankboekingen. Je krijgt de pagina Overzicht bankboekingen te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor het overzicht genereren. Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. In het veld Dagboek staat automatisch een dagboek ingevuld, met het pulldown kun je een ander dagboek selecteren. -indien gewenst- Typ in het veld omschrijving de omschrijving van de bankboeking om deze te laten weergeven. Klik na invulling/selectie op de knop Bekijk. Er zal een overzicht van de door jou ingevulde selectie worden weergegeven.

26

In dit overzicht kun je diverse gegevens zien. Datum : de datum van de boeking; Omschrijving : omschrijving van de boeking Beginsaldo : beginsaldo vóór de boeking; Eindsaldo : eindsaldo na de boeking; :

wijzig de boeking;

:

kopieer de boeking.

Importeer : Verwijderen : Selecteer alles :

je wordt doorgeleidt naar de pagina (inlezen) bankmutaties; door middel van de vinkvakjes kun je de aangevinkte boekingen verwijderen; met één knop alle weergegeven boekingen selecteren.

Klik nu op het Potlood achter een boeking. Je krijgt de pagina Wijzig bankboeking te zien.

27

Op deze pagina kun je voor de bankboeking nog diverse wijzigingen aanbrengen.

Dagboek* Document weergave

: :

-verplicht veld- het gekozen dagboek; selectie van regel of boeking. Regel staat voor losse boekingsregels. Boeking is indien er een document aan de boeking gekoppeld dient te worden; -verplicht veld- datum van de boeking; -verplicht veld- het afschriftnummer van de boeking; omschrijving van de boeking; het beginsaldo vóór de boeking; het eindsaldo na de boeking; na het boeken zal hier het eventueel ontstane verschil worden weergegeven.

Datum* Boekstuknummer* Omschrijving Beginsaldo Eindsaldo Verschil

: : : : : :

Datum Relatie

: :

Omschrijving Rekening Bedrag BTW Code

: : : : :

datum van de boekingsregel; -indien van toepassing- typ in het veld een relatie en selecteer hem hierna uit de automatisch pulldown. Relatie niet in EveryOffice? Klik op het en je krijgt het venster Nieuwe relatie naar voren. Vul de betreffende velden voor de relatie in en klik op Ok om op te slaan. Sluit hierna het venster Nieuwe relatie af. De toegevoegde relatie staat nu in het veld Relatie ingevuld; de omschrijving van de boekingsregel; de grootboekrekening van de boekingsregel; het bedrag van de boekingsregel -in- of exclusief BTW-; wordt automatisch na invulling Bedrag (en Code) ingevuld; -indien niet gekoppeld aan grootboekrekening- selecteer vanuit het pulldown menu een BTW-code. Onduidelijk welke code welk BTW-tarief is? Klik op de knop Legenda rechtsboven in het venster-;

:


:

-indien boekingsregel relatie- de boekingsregel afletteren. Als je hierop klikt krijg je het venster Afletteren te zien

28

Totaal af te letteren Nog af te letteren Omschrijving Verschil afboeken?

: : : :

Facturen

:

dit is het bedrag dat afgeletterd moet worden; hier wordt het nog af te letteren bedrag weergegeven; de omschrijving van de boekingsregel; indien er na het aanvinken van de factuur nog een betalingsverschil is ontstaan kun je hem met dit vinkvakje en het veld Grootboeknummer afboeken; hier worden de ingeboekte facturen voor de geselecteerde relatie weergegeven. Met het vinkvakje vooraan de regel kun je er één selecteren, je zult hierna ook zien dat -indien juiste bedrag- in het veld Nog af te letteren 0,00 komt te staan en dat het betreffende bedrag wordt ingevuld in het veld Betaald. Klik om op te slaan op Ok -rechtsboven- het venster Afletteren zal worden afgesloten en je zult een groen vinkje zien verschijnen

:

< > Overzicht Legenda Importeer Annuleer

.

: :

-indien van toepassing- een bijlage aan de boekingsregel koppelen. Je krijgt het venster Nieuw bestand te zien, hierin kun je in het veld Bestaand document een bestaand document in het archief selecteren. Of indien bestand niet in het archief toe te voegen met de knop Bladeren. Zoek en selecteer in het Windows zoekvenster het betreffende bestand en klik op Openen. Het bestand wordt geupload, wacht een moment. Je ziet nu het geuploade bestand in het veld Bestaand document verschijnen. Klik op Ok om het bestand aan de boekingsregel te koppelen; regels verwijderen; regels toevoegen.

: : : : : :

met één stap naar de vorige bankboeking gaan; met een stap naar de volgende bankboeking gaan; met één stap naar Overzicht bankboekingen gaan; legenda van BTW-codes; met één stap naar (inlezen) bankmutaties gaan; gewijzigde onderdelen in Wijzig bankboeking terugzetten;

Om de wijzigingen in de bankboeking op te slaan klik je op Ok rechtsboven in de pagina.

29

17. Afletteren crediteuren Ga onder het menu Bank naar Afletteren crediteuren. Je krijgt de pagina Afletteren crediteuren te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor het overzicht genereren. Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Klik hierna op Bekijk, er zal een overzicht van de door jou ingevulde selectie worden weergegeven.

In dit overzicht kun je alle bankboekregels van de crediteuren in één keer zien, waarna je ze ook gemakkelijk kunt afletteren. In het overzicht worden diverse gegevens weergegeven. Naam : naam van de crediteur; …link… : indien je op de naam klikt wordt je automatisch doorgeleidt naar de crediteurenkaart; Datum : datum van het bankboekregel; Dagboek : het dagboek van de bankboekregel; Onze referentie : -indien van toepassing- de referentie van de bankboekregel; Uw referentie : de omschrijving van de bankboekregel; Vervaldatum : -niet van toepassingOud : het aantal dagen dat de bankboekregel oud is; Factuurbedrag : het betaalde bedrag van de bankboekregel; Openstaand : het betaalde bedrag van de bankboekregel; Totaal : het totale saldo van de bankboekregels voor die crediteur; Totaal periode : het totale saldo van de bankboekregels van de crediteuren tezamen binnen de geselecteerde periode. Om de bankboekregels af te letteren klik je op het

Als je hierop klikt krijg je het venster Afletteren te zien.

30


: : : :

dit is het bedrag dat voor die bankboekregel afgeletterd moet worden; hier wordt het nog af te letteren bedrag weergegeven; de omschrijving van de boekingsregel; indien er na het aanvinken van de factuur nog een betalingsverschil is ontstaan kun je hem met dit vinkvakje en het veld Grootboeknummer afboeken; Facturen : hier worden de ingeboekte facturen voor de geselecteerde relatie weergegeven. Met het vinkvakje vooraan de regel kun ke er één selecteren, je zult hierna ook zien dat -indien juiste bedrag- in het veld Nog af te letteren 0,00 komt te staan en dat het betreffende bedrag wordt ingevuld in het veld Betaald. Klik om het afletteren van de factuur op te slaan op Ok –rechtsboven in het venster- het venster zal worden afgesloten en je zult een groen vinkje zien verschijnen met de facturen afletteren.

. Op deze manier kun je gemakkelijk de bankboekregels

18. Afletteren debiteuren Ga onder het menu Bank naar Afletteren debiteuren. Je krijgt de pagina Afletteren debiteuren te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor het overzicht genereren. Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Klik hierna op Bekijk, er zal een overzicht van de door jou ingevulde selectie worden weergegeven.

31

In dit overzicht kun je alle bankboekregels van de debiteuren in één keer zien, waarna je ze ook gemakkelijk kunt afletteren. In het overzicht worden diverse gegevens weergegeven. Naam : naam van de debiteur; …link… : indien je op de naam klikt wordt je automatisch doorgeleidt naar de debiteurenkaart; Datum : datum van het bankboekregel; Dagboek : het dagboek van de bankboekregel; Onze referentie : -indien van toepassing- de referentie van de bankboekregel; Uw referentie : de omschrijving van de bankboekregel; Vervaldatum : -niet van toepassingOud : het aantal dagen dat de bankboekregel oud is; Factuurbedrag : het betaalde bedrag van de bankboekregel; Openstaand : het betaalde bedrag van de bankboekregel; Totaal : het totale saldo van de bankboekregels voor die debiteur; Totaal periode : het totale saldo van de bankboekregels van de debiteuren tezamen binnen de geselecteerde periode. Om de bankboekregels af te letteren klik je op het


: : : :

Als je hierop klikt krijg je het venster Afletteren te zien.

dit is het bedrag dat voor die bankboekregel afgeletterd moet worden; hier wordt het nog af te letteren bedrag weergegeven; de omschrijving van de boekingsregel; indien er na het aanvinken van de factuur nog een betalingsverschil is ontstaan kun je hem met dit vinkvakje en het veld Grootboeknummer afboeken; 32

Facturen

:

hier worden de ingeboekte facturen voor de geselecteerde relatie weergegeven. Met het vinkvakje vooraan de regel kun je er één selecteren, je zult hierna ook zien dat -indien juiste bedrag- in het veld Nog af te letteren 0,00 komt te staan en dat het betreffende bedrag wordt ingevuld in het veld Betaald. Klik om het afletteren van de factuur op te slaan op Ok –rechtsboven in het venster- het venster zal worden afgesloten en je zult een groen vinkje zien verschijnen met de facturen afletteren.

. Op deze manier kun je gemakkelijk de bankboekregels

19. Betaaladvieslijst Ga onder het menu Bank naar Betaaladvieslijst. Je krijgt de pagina Betaaladvieslijst te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor het overzicht genereren. Vul achter Periode t/m een periode tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. -indien nodig- typ in het veld Crediteur de naam van een relatie en selecteer hem uit het automatisch pulldown. Klik hierna op Bekijk, er zal een overzicht van de door jou ingevulde selectie worden weergegeven.

In dit overzicht kun je diverse gegevens aflezen. Datum : datum van de factuur; Dagboek : het dagboek van de factuur; Onze referentie : het factuurnummer van de factuur; Uw referentie : de omschrijving van de factuur; Vervaldatum : de vervaldatum van de factuur, uitgaande van de opgegeven betalingstermijn; Oud : het aantal dagen dat de factuur oud is, uitgaande van de factuurdatum; Factuurbedrag : het totale bedrag van de factuur; Openstaand : het nog openstaande bedrag van de factuur; Totaal : het totale bedrag aan die crediteur; Totaal periode : het totale bedrag van alle crediteuren tezamen binnen de opgegeven periode.

Door middel van de vinkvakjes vooraan de regels en de bovenstaande knoppen, heb je de volgende mogelijkheden. 33

Verzamel clieop

:

Genereer clieop

:

bij het verzamelen van een Clieop worden de betalingen samengevoegd, gebruik deze functie alleen bij het verrekenen van creditfacturen. Deze melding wordt indien je op deze knop drukt ook weergegeven, waarvoor je dan ook akkoord dient te geven. clieop genereren is alle aangevinkte facturen als aparte incasso’s verzamelen.

Indien je één van beide knoppen zult gebruiken, krijg je het venster CLIEOP03.cli te zien.

Sla het bestand op je computer op. Dit bestand kun je in je eigen bank inlezen. Als je de pagina nu zult vernieuwen (F5) zul je zien dat er een gele rand om de net aangevinkte regels zien staan.

Deze rand heeft als betekenis dat voor deze facturen een Clieop-bestand is aangemaakt. Ditzelfde kun je ook zien als je met je muis over de factuurregels heen gaat, lees: “Clieop bestand gegenereerd”. Belangrijk om te weten: Rekeningnummer :

Zorg er ten alle tijde voor dat bij de crediteuren de juiste rekeningnummers ingevoerd staan. Mocht er geen rekeningnummer bij een crediteur ingevoerd staan, dan zal je hiervoor ook geen Clieop-bestand kunnen genereren. Dit wordt in de Betaaladvieslijst ook aangegeven doormiddel van “geen geldig rekeningnummer”, daarbij heb je ook niet de mogelijkheid om een factuur van deze crediteur aan te vinken. 34

Woonplaats

:

Zorg er ten alle tijden voor dat bij de crediteuren de juiste woonplaats behorende bij het rekeningnummer ingevoerd staat. Mocht er geen woonplaats bij een crediteur ingevoerd staan, dan zal je hiervoor ook geen Clieop-bestand kunnen genereren. Dit wordt in de Betaaladvieslijst ook aangegeven doormiddel van “geen plaats bekend”, daarbij heb je ook niet de mogelijkheid om een factuur van deze crediteur aan te vinken.

20. Incasso advieslijst Ga nu onder het menu Bank naar Incasso advieslijst. Je krijgt de pagina Incasso advieslijst te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor het overzicht genereren. Vul achter Periode t/m een periode tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. -indien nodig- typ in het veld Debiteur de naam van een relatie en selecteer hem uit het automatisch pulldown. Klik hierna op Bekijk, er zal een overzicht van de door jou ingevulde selectie worden weergegeven.

In dit overzicht kun je diverse gegevens aflezen. Naam : naam van de debiteur: …link… : als je op de naam klikt wordt je doorgeleidt naar de Debiteurenkaart; Datum : datum van de factuur; Dagboek : het dagboek van de factuur; Onze referentie : het factuurnummer van de factuur; Uw referentie : de omschrijving van de factuur; Vervaldatum : de vervaldatum van de factuur, uitgaande van de opgegeven betalingstermijn; Oud : het aantal dagen dat de factuur oud is, uitgaande van de factuurdatum; Factuurbedrag : het totale bedrag van de factuur; Openstaand : het nog openstaande bedrag van de factuur; Totaal : het totale bedrag aan die debiteur;

35

Totaal periode

:

het totale bedrag van alle debiteuren tezamen binnen de opgegeven periode.

Door middel van de vinkvakjes vooraan de regels en de bovenstaande knoppen, heb je de volgende mogelijkheden. Verzamel clieop : selectie van meerdere facturen worden alle facturen verzameld tot één incassobedrag. Je krijgt het venster Kenmerk incasso te zien.

Genereer clieop

:

In dit veld kun je het kenmerk van de incasso kwijt voor de pagina Afletteren incasso. clieop genereren is alle aangevinkte facturen als aparte incasso’s verzamelen.

Indien je één van beide knoppen zult gebruiken, krijg je hierna het venster CLIEOP03.cli te zien.

Sla het bestand op je computer op. Dit bestand kun je in je eigen bank inlezen. Als je de pagina nu zult vernieuwen (F5) zul je zien dat er een gele rand om de net aangevinkte regels zien staan.

36


Woonplaats

:

Genereer clieop

:

Zorg er ten alle tijde voor dat bij de debiteuren de juiste rekeningnummers ingevoerd staan. Mocht er geen rekeningnummer bij een debiteur ingevoerd staan, dan zal je hiervoor ook geen Clieop-bestand kunnen genereren. Dit wordt in de Incasso advieslijst ook aangegeven doormiddel van “geen geldig rekeningnummer”, daarbij heb je ook niet de mogelijkheid om een factuur van deze debiteur aan te vinken. Zorg er ten alle tijden voor dat bij de debiteuren de juiste woonplaats behorende bij het rekeningnummer ingevoerd staat. Mocht er geen woonplaats bij een debiteur ingevoerd staan, dan zal je hiervoor ook geen Clieop-bestand kunnen genereren. Dit wordt in de Incasso advieslijst ook aangegeven doormiddel van “geen plaats bekend”, daarbij heb je ook niet de mogelijkheid om een factuur van deze debiteur aan te vinken. Gebruik deze optie zeker ingeval van een groter te crediteren- als te debiteren bedrag, anders zal er in plaats van een automatische incasso, een bedrag aan de debiteur overgeschreven moeten worden, wat vanuit de bank op deze manier niet mogelijk is.

21. Nieuwe bankboeking (handmatig) Ga onder het menu Bank naar Nieuwe bankboeking (handmatig). Je krijgt de pagina Nieuwe bankboeking te zien.

Op deze pagina kun je de bankboeking gedetailleerd opmaken. Dagboek* : -verplicht veld- het gekozen dagboek; Document weergave : selectie van regel of boeking. Regel staat voor losse boekingsregels. Boeking is indien er een document aan de boeking gekoppeld dient te worden; Datum* : -verplicht veld- datum van de boeking; 37

Boekstuknummer* Omschrijving Beginsaldo Eindsaldo Verschil

: : : : :

-verplicht veld- het afschriftnummer van de boeking; omschrijving van de boeking; het beginsaldo vóór de boeking; het eindsaldo na de boeking; na het boeken zal hier het eventueel ontstane verschil worden weergegeven.

Datum Relatie

: :

Omschrijving Rekening Bedrag BTW Code

: : : : :

datum van de boekingsregel; -indien van toepassing- typ in het veld een relatie en selecteer hem hierna uit de automatisch pulldown. Relatie niet in EveryOffice? Klik op het en je krijgt het venster Nieuwe relatie naar voren. Vul de betreffende velden voor de relatie in en klik op Ok om op te slaan. Sluit hierna het venster Nieuwe relatie af. De toegevoegde relatie staat nu in het veld Relatie ingevuld; de omschrijving van de boekingsregel; de grootboekrekening van de boekingsregel; het bedrag van de boekingsregel -in- of exclusief BTW-; wordt automatisch na invulling Bedrag (en Code) ingevuld; -indien niet gekoppeld aan grootboekrekening- selecteer vanuit het pulldown menu een BTW-code. Onduidelijk welke code welk BTW-tarief is? Klik op de knop Legenda rechtsboven in het venster-;

:


:

-indien van toepassing- een bijlage aan de boekingsregel koppelen. Je krijgt het venster Nieuw bestand te zien, hierin kun je in het veld Bestaand document een bestaand document in het archief selecteren. Of indien bestand niet in het archief toe te voegen met de knop Bladeren. Zoek en selecteer in het Windows zoekvenster het betreffende bestand en klik op Openen. Het bestand wordt geupload, wacht een moment. Je ziet nu het geuploade bestand in het veld Bestaand document verschijnen. Klik op Ok om het bestand aan de boekingsregel te koppelen; regels verwijderen; regels toevoegen.

: :

Overzicht : met één stap naar Overzicht bankboekingen gaan; Legenda : legenda van BTW-codes; Importeer : met één stap naar (inlezen) bankmutaties gaan; Annuleer : gewijzigde onderdelen in Nieuwe bankboeking terugzetten; Om de bankboeking op te slaan klik je op Ok –rechtsboven in het venster-. 22. Nieuwe verkoopfactuur 38

Ga onder het menu Facturering naar Nieuwe verkoopfactuur. Je komt op de pagina Nieuwe verkoopfactuur terecht.

Op deze pagina kun je de verkoopfactuur gedetailleerd opmaken. Debiteur* : -verplicht veld- typ in het veld een debiteur en selecteer hem hierna uit de automatisch pulldown. Debiteur niet in EveryOffice? Klik op het en je krijgt het venster Nieuwe relatie naar voren. Vul de betreffende velden voor de relatie in en klik op Ok om op te slaan. Sluit hierna het venster Nieuwe relatie af. De toegevoegde relatie staat nu in het veld Debiteur ingevuld; Medewerker : -indien van toepassing- typ de naam van de medewerker en selecteer hem uit het automatische pulldown. Factuurnummer* Factuurdatum*

: :

Betalingstermijn

:

Betalingsreferentie Kenmerk factuur Project

: : :

Soort Auto Kilometerstand Inkoopnummer

: : : :

Termijn t.b.v. rapportage Te fiatteren

: :

Aantal

:

-verplicht veld- wordt automatisch opvolgend ingevuld; -verplicht veld- automatisch datum van vandaag ingevuld. Anders? Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender; -verplicht veld- automatisch ingevuld met de opgeslagen, geselecteerde termijn voor de relatie. Mocht het termijn anders zijn dan kun je er één selecteren uit het pulldown menu; -indien van toepassing- geef hier een referentie voor de verkoopfactuur; -indien van toepassing- geef hier het kenmerk voor de verkoopfactuur in; -indien 1 project voor gehele verkoopfactuur- typ in het veld de naam van het project en selecteer hem hierna uit het automatisch pulldown. Het project zal hierna automatisch ook worden ingevuld in de regels; -automatische invulling- Anders? Selecteer er één uit het pulldown menu; -indien van toepassing- de gebruikte auto t.b.v. de verkoop op de factuur; -indien van toepassing- geef hier de kilometerstand in; -indien van toepassing- geef hier het inkoopnummer voor het verkochte artikel in; -automatische invulling- Anders? Selecteer er één uit het pulldown menu; in dien de verkoopfactuur ter fiattering aangeboden dient te worden, dan kun je dat hier met het vinkvakje aangeven.

het aantal bestelde artikelen voor de factuur; 39

Datum Artikel Omschrijving Project

: : : :

Prijs Bedrag

: : : :

-indien van toepassing- een datum voor de boekingsregel op de factuur; het bestelde artikel voor de factuur; omschrijving voor het bestelde artikel voor de factuur; -indien van toepassing- typ hier de naam van het project en selecteer hem uit het automatisch pulldown; -automatische invulling n.a.v. artikel- Prijs anders? Geef hier de stuksprijs voor het artikel in; -automatische invulling n.a.v. artikel + prijsregels verwijderen; regels toevoegen.

De optellingskolom van de bedragen + BTW wordt automatisch ingevuld.

Voorbeeld : deze knop genereert een voorbeeld van de verkoopfactuur in PDF; Annuleer : maakt alle ingevulde velden weer leeg. Om de verkoopfactuur op te slaan klik je op Ok -rechtsboven in de pagina-. 23. Overzicht verkoopfacturen Ga onder het menu Facturering naar Overzicht verkoopfacturen. Je krijgt de pagina Overzicht verkoopfacturen te zien.

Op deze pagina kun je een verkleiningsselectie voor het overzicht instellen. Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Indien van toepassing kan je één of meer van de volgende regels invullen -Betalingsmethode (pulldown), Verstuurd (pulldown), Soort (pulldown), Debiteur (typen + selecteren automatisch pulldown), Referentie/factuurnummer, Rayon vanaf t/m, Land of Ordernummer. Klik na invulling van één of meer van bovenstaande velden op de knop Bekijk. Je krijgt een overzicht van de door jou gemaakte selectie.

40

In dit overzicht kun je diverse gegevens aflezen. Fiatteren : met wordt aangegeven dat deze verkoopfactuur ter fiattering is aangeboden; Factuur : het factuurnummer van de verkoopfactuur; Kenmerk : het opgegeven kenmerk van de verkoopfactuur; Rekeningnummer : -indien incasso- het rekeningnummer van de debiteur; Debiteur : de naam van de debiteur; Datum : de factuurdatum van de verkoopfactuur; Voldaan : indien voldaan wordt hier de betaaldatum weergegeven, anders veld leeg; Inclusief : hier wordt het totaalbedrag van de verkoopfactuur inclusief BTW weergegeven; :

wijzig verkoopfactuur;

:

aanmaken creditfactuur, je wordt doorgeleidt naar de pagina Nieuwe creditfactuur.

41

Deze pagina werkt in principe hetzelfde als het aanmaken van een nieuwe verkoopfactuur, echter staan hier gelijk al -/- vooraan de aantallen en de bedragen. Bovenstaande velden kun je naar eigen idee wijzigen/invullen. Om de creditnota op te slaan klik je op de Ok knop.

Nieuwe factuur Maak definitief Mail facturen

:

kopieer de verkoopfactuur;

:

bekijk de verkoopfactuur in PDF met factuursjabloon;

:

bekijk de verkoopfactuur in blanco PDF.

: : :

in één stap naar de pagina Nieuwe verkoopfactuur; + vinkvakje(s) in één stap de verkoopfactuur definitief maken; + vinkvakje(s) in één stap de verkoopfacturen mailen. Als je hierop klikt krijg je het venster Mailen facturen te zien.

Verwijderen CSV Blanco PDF

: : :

PDF Selecteer alles

: :

In één overzicht worden hier een aantal details van de te mailen facturen weergegeven. Om de facturen te mailen klik je op Ok; + vinkvakje(s) in één stap de verkoopfacturen verwijderen; + vinkvakje(s) in één stap de verkoopfacturen in CSV bestand; + vinkvakje(s) in één stap de verkoopfacturen achter elkaar in blanco PDF (zonder sjabloon); + vinkvakje(s) in één stap de verkoopfacturen achter elkaar in PDF (met sjabloon); selecteert alle weergegeven verkoopfactuur in één keer.

Klik nu op het Potlood achter een verkoopfactuur, je wordt doorgeleidt naar de pagina Wijzig verkoopfactuur.

42

De pagina werkt in principe hetzelfde als de pagina Nieuwe verkoopfactuur. In dit venster kun je diverse wijzigingen voor de verkoopfactuur aanbrengen. Om de wijzigingen op te slaan klik je op de Ok knop. Is de verkoopfactuur definitief bevonden? Selecteer dan uit het pulldown menu achter Status de status Verzonden. De verkoopfactuur zal hierna worden ingezet als definitief (niet meer te wijzigen) en je wordt doorgeleidt naar de pagina Wijzig verkoopboeking.

Dit is in principe dezelfde invulpagina als Nieuwe verkoopboeking. De velden Document, Debiteur, Factuurdatum en Factuurnummer zijn niet meer te wijzigen, deze zijn nu definitief. De andere velden kun je -indien gewenst- wijzigen. Om de wijzigingen op te slaan klik je op Ok -rechtsboven in de pagina-.

<

:

met één stap naar de vorige verkoopboeking gaan;

> Overzicht Legenda Nieuw Annuleer

: : : : :

met een stap naar de volgende verkoopboeking gaan; met één stap naar Overzicht verkoopboekingen gaan; legenda van BTW-codes; naar pagina Nieuwe verkoopboeking gaan; gewijzigde onderdelen in Wijzig verkoopboeking terugzetten;

Is de verkoopboeking door de debiteur voldaan? Dan zal onder de balk Betalingen de betreffende boekingsregel in het bank/kasboek worden weergegeven. Inclusief betalingsdatum, het dagboek, de omschrijving van de betaling en het betaalde bedrag. Achteraan de regel staat een Potlood, indien je hierop klikt wordt je doorgeleidt naar de daadwerkelijke betalingsboeking in EveryOffice.

43

24. Nieuwe memoriaalboeking Klik onder het menu Memoriaal op Nieuwe memoriaalboeking. Je krijgt de Nieuwe memoriaalboeking pagina

Op deze pagina kun je memoriaalboeking gedetailleerd opmaken. Dagboek* : -verplicht veld- automatische invulling van Memoriaal; Document weergave : selectie van regel of boeking. Regel staat voor losse boekingsregels. Boeking is indien er een document aan de boeking gekoppeld dient te worden. ...document… : -indien van gekozen voor boeking- een document aan de inkoopboeking koppelen. Bestand in archief? Typ in het veld Document de naam van het bestand en selecteer hem hierna uit het automatische pulldown. Bestand niet in archief? Klik op het en je krijgt het venster Nieuw bestand te zien. Klik op de knop Bladeren. Zoek en selecteer in het Windows zoekvenster het betreffende bestand en klik op Openen. Het bestand wordt geupload, wacht een moment en sluit hierna het venster Nieuw bestand af. Typ nu in het veld Document de naam van het bestand en selecteer hem vanuit het automatische pulldown; Datum* : -verplicht veld- de boekingsdatum; Boekstuknummer* : -verplicht veld- wordt automatisch opvolgend ingevuld; Omschrijving : -indien van toepassing- typ een omschrijving voor de memoriaalboeking; Verschil : na invulling wordt hier het eventuele verschil weergegeven. Datum : de datum wordt automatisch ingevuld met de datum van vandaag. Anders? Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender; Relatie : -indien van toepassing- typ in het veld een relatie en selecteer hem hierna uit de automatisch pulldown. Relatie niet in EveryOffice? Klik op het en je krijgt het venster Nieuwe relatie naar voren. Vul de betreffende velden voor de relatie in en klik op Ok om op te slaan. Sluit hierna het venster Nieuwe relatie af. De toegevoegde relatie staat nu in het veld Relatie ingevuld; Omschrijving : -indien in bovenste veld ingevuld- automatische invulling vanuit bovenste Omschrijvingveld. Anders? Hier te wijzigen; Rekening : typ hier de naam of het nummer van het grootboeknummer en selecteer hem hierna uit het automatisch pulldown; Project : -indien van toepassing- typ hier de naam van het project en selecteer hem uit het automatische pulldown; Debet Credit BTW Code

: : : :

indien debet, vul hier het bedrag van de memoriaalregel in; indien credit, vul hier het bedrag van de memoriaalregel in; wordt automatisch na invulling Bedrag (en Code) ingevuld; -indien niet gekoppeld aan grootboekrekening- selecteer vanuit het pulldown menu

44

een BTW-code. Onduidelijk welke code welk BTW-tarief is? Klik op de knop Legenda rechtsboven in het venster-;

:


:

-indien van toepassing- (alleen wanneer gekozen voor weergave Regel). Een bijlage aan de boekingsregel koppelen. Je krijgt het venster Nieuw bestand te zien, hierin kun je in het veld Bestaand document een bestaand document in het archief selecteren. Of indien bestand niet in het archief toe te voegen met de knop Bladeren. Zoek en selecteer in het Windows zoekvenster het betreffende bestand en klik op Openen. Het bestand wordt geupload, wacht een moment. Je ziet nu het geuploade bestand in het veld Bestaand document verschijnen. Klik op Ok om het bestand aan de boekingsregel te koppelen; : regels verwijderen; : regels toevoegen. Indien je bedragen (en eventueel BTW-codes) in de velden typt zal de totaalkolom automatisch worden ingevuld. Om de memoriaalboeking op te slaan klik je op de Ok knop. 25. Nieuwe afschrijving Klik onder het menu Memoriaal op Nieuwe afschrijving. Je krijgt de pagina Nieuwe afschrijving te zien.

45

Op deze pagina kun je de afschrijving gedetailleerd opmaken. Dagboek* : -verplicht veld- automatische invulling van Memoriaal; Boekstuknummer* : -verplicht veld- wordt automatisch opvolgend ingevuld; Aanschafdatum* : -verplicht veld- de datum wordt automatisch ingevuld met de datum van vandaag. Anders? Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender; Aanschafwaarde* : -verplicht veld- geef hier de aanschafwaarde van het artikel in; Restwaarde* : -verplicht veld- geef hier de restwaarde van het artikel in; Afschrijftermijn* : -verplicht veld- geef hier het afschrijftermijn in maanden in; Afschrijvingen* : -verplicht veld- typ hier de naam of het nummer van de grootboekrekening en selecteer hem uit het automatische pulldown; Cum. Afschrijvingen* : -verplicht veld- typ hier de naam of het nummer van de grootboekrekening en selecteer hem uit het automatische pulldown; Omschrijving : -indien van toepassing- typ een omschrijving voor de afschrijving;

Overzicht Annuleer

: :

in één stap naar Overzicht afschrijvingen; ingevulde velden in het venster weer leegmaken;

Om de afschrijving op te slaan klik je op de knop Ok. 26. Overzicht memoriaalboekingen Klik onder het menu Memoriaal op Overzicht memoriaalboekingen. Je wordt doorgeleidt naar de pagina Overzicht memoriaalboekingen.

Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Dagboek, automatisch ingevuld met Memoriaal. -indien van toepassing- Omschrijving invullen. Klik hierna op de knop Bekijk. Je krijgt een overzicht van de door jou gemaakte selectie.

46

Op deze pagina kun je het Boekstuk, de Datum en de Omschrijving van de memoriaalboekingen aflezen. :

wijzig memoriaalboeking;

:

kopieer de memoriaalboeking;


in één stap naar Nieuwe memoriaalboeking gaan; + vinkvakje(s) in één stap de aangevinkte boekingen verwijderen; in één stap alle weergegeven boekingen selecteren.

Klik nu op het Potlood achter een boeking. Je komt op de pagina Wijzig memoriaalboeking terecht.

Deze pagina is qua functionaliteit hetzelfde als de pagina Nieuwe memoriaalboeking. 27. Overzicht afschrijvingen Klik onder het menu Memoriaal op Overzicht afschrijvingen. Je wordt doorgeleidt naar de pagina Overzicht afschrijvingen.

47

Vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Dagboek, automatisch ingevuld met Memoriaal. -indien van toepassing- Omschrijving invullen. Klik hierna op de knop Bekijk. Je krijgt een overzicht van de door jou gemaakte selectie.

Op deze pagina kun je het Boekstuk, de Datum, Aanschafwaarde, Restwaarde, Afschrijftermijn, Afschrijving en Cummulatieve afschrijving van de boekingen aflezen. :

wijzig afschrijving;

:

kopieer de afschrijving;


in één stap naar Nieuwe afschrijving gaan; + vinkvakje(s) in één stap de aangevinkte boekingen verwijderen; in één stap alle weergegeven boekingen selecteren.

Klik nu op het Potlood achter een boeking. Je komt op de pagina Wijzig afschrijving terecht.

Deze pagina is qua functionaliteit hetzelfde als de pagina Nieuwe afschrijving. 28. Importeer memoriaal Klik onder het menu Memoriaal op Importeer memoriaal. Je komt op de pagina importeer memoriaal terecht. 48

Hier dien je een .csv bestand te uploaden. Klik op de knop Bladeren, je krijgt het Bestand uploaden venster van Windows te zien. Zoek op je computer het .csv bestand en klik op Openen. Klik hier na op Ok. Je wordt doorgeleidt naar een nieuwe pagina.

Om de gegevens in het bestand op de juiste manier te importeren dien je de bovenstaande velden op dezelfde manier te selecteren als de betreffende gegevens in het bestand. Indien een regel niet van toepassing selecteer je de streepjes ---. Als je deze pagina goed hebt ingevuld klik je op Ok om het bestand in het memoriaal te plaatsen. Je wordt hierna doorgeleidt naar de pagina Wijzig memoriaalboeking.

49

Alle gegevens die in het .csv bestand staan worden nu per regel in het memoriaal weergegeven. Deze gegevens kun je indien nodig wijzigen. Om op te slaan klik je weer op Ok. Onbekende rekeningnummers: Word er bij het inlezen van een .CSV bestand de melding ‘onbekend rekeningnummer: 0000’ weergegeven? Voeg deze rekeningnummers dan eerst toe via het tabblad Instellingen. Hierna kun je gewoon het .CSV bestand opnieuw inlezen. 29. Aangiften BTW Klik onder het menu Belasting op Aangiften BTW. Je komt op de pagina Aangifte BTW terecht.

Vanuit het pulldown menu kun je een periode selecteren voor de aangifte. Selecteer er één en klik op Bekijk. Je krijgt een venster naar voren met diverse gegevens en invulvelden voor de BTW.

50

De linker velden, Berekening en Omzet berekening zijn gegevens die door het systeem zijn berekend. De blauwe invulvelden zijn de velden waarin je je eigen schattingen voor de periode kwijt kan.

Om de BTW aan te geven klik je op de knop BTW aangeven.

Je krijgt hierna de melding “Weet u het zeker”, indien akkoord klik Ok. Hierna wordt de pagina vernieuwd en krijg je de melding “ de BTW aangifte is opgeslagen”. 30. Overzicht BTW historie Klik onder het menu Belasting op Overzicht BTW historie. Je krijgt de bijbehorende pagina te zien.

Hierin kun je met het pulldown achter Jaar een selectie voor het BTW-jaar maken. Klik hierna op Bekijk. De pagina wordt vernieuwd en je ziet de aangegeven BTW periodes verschijnen in tabbladen.

Door het klikken op één van de tabbladen kun je de andere aangiftes bekijken.

31. Klaarzetten betalingen 51

Klik onder het menu Fiattering op Klaarzetten betalingen. De bijbehorende pagina zal worden geopend.

Vul achter Periode t/m een periode tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Typ (indien van één crediteur de facturen te zien) de naam van de crediteur in het veld Crediteur en klik op Bekijk. Of om alle openstaande facturen te zien klik (zonder invulling Crediteur) op Bekijk. Je krijgt een overzicht van de door jou gemaakte selectie.

In dit overzicht kun je de volgende gegevens aflezen. Naam : naam van de crediteur; Datum : de factuurdatum; Dagboek : het dagboek van de factuur; Onze referentie : het factuurnummer; Uw referentie : de omschrijving van de factuur; Vervaldatum : de vervaldatum van de factuur; Oud : het aantal dagen dat de factuur oud is; Factuurbedrag : het originele factuurbedrag van de factuur; Openstaand : het nog openstaande bedrag op de factuur.

Selecteer alles Te fiatteren

: :

in één stap alle facturen selecteren; facturen klaarzetten voor betaling.

Vink een factuur aan en klik op Te fiatteren. Je krijgt de melding “ De boekingen zijn klaargezet voor betaling”. Hierna zie je een groene rand om de net aangevinkte facturen verschijnen.

52

Zo kun je gemakkelijk zien welke facturen voor betaling zijn klaargezet. 32. Te fiatteren betalingen Klik onder het menu Fiattering op Te fiatteren betalingen. Je krijgt de bijbehorende pagina te zien.

Vul achter Periode t/m een periode tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Typ (indien van één crediteur de betalingen te zien) de naam van de crediteur in het veld Crediteur en klik op Bekijk. Of om alle te fiatteren te betalingen te zien, klik (zonder invulling Crediteur) op Bekijk. Je krijgt een overzicht van de door jou gemaakte selectie.

In dit overzicht kun je de volgende gegevens aflezen. Naam : naam van de crediteur; Datum : de factuurdatum; Dagboek : het dagboek van de factuur; Onze referentie : het factuurnummer; Uw referentie : de omschrijving van de factuur; Project : -indien van toepassing- het bijbehorende project; Medewerker : -indien ingevuld- de bijbehorende medewerker; Vervaldatum : de vervaldatum van de factuur; Oud : het aantal dagen dat de factuur oud is; Factuurbedrag : het originele factuurbedrag van de factuur; 53

Openstaand

:

het nog openstaande bedrag op de factuur.

Door middel van de vinkvakjes vooraan de regels en de bovenstaande knoppen, heb je de volgende mogelijkheden. Verzamel clieop : bij het verzamelen van een Clieop worden de betalingen samengevoegd, gebruik deze functie alleen bij het verrekenen van creditfacturen. Deze melding wordt indien je op deze knop drukt ook weergegeven, waarvoor je dan ook akkoord dient te geven. Genereer clieop : clieop genereren is alle aangevinkte facturen als aparte incasso’s verzamelen. Selecteer alles : in één stap alle regels in één keer selecteren; Akkoord betaling : + vinkvakje(s) akkoord met betalingen. Indien je één van de Clieop knoppen zult gebruiken voor incasso, krijg je het venster CLIEOP03.cli te zien.

Sla het bestand op je computer op. Dit bestand kun je voor incasso in je eigen bank inlezen. Als je de pagina nu zult vernieuwen (F5) zul je zien dat er een gele rand om de net aangevinkte regels komt te staan.

Deze rand heeft als betekenis dat voor deze facturen een Clieop-bestand is aangemaakt. Ditzelfde kun je ook zien als je met je muis over de factuurregels heen gaat, lees: “Clieop bestand gegenereerd”. Belangrijk om te weten: 54

Rekeningnummer

:

Woonplaats

:

Zorg er ten alle tijde voor dat bij de crediteuren de juiste rekeningnummers ingevoerd staan. Mocht er geen rekeningnummer bij een crediteur ingevoerd staan, dan zal je hiervoor ook geen Clieop-bestand kunnen genereren. Dit wordt in de Te fiatteren betalingen ook aangegeven doormiddel van “geen geldig rekeningnummer”, daarbij heb je ook niet de mogelijkheid om een factuur van deze crediteur aan te vinken. Zorg er ten alle tijden voor dat bij de crediteuren de juiste woonplaats behorende bij het rekeningnummer ingevoerd staat. Mocht er geen woonplaats bij een crediteur ingevoerd staan, dan zal je hiervoor ook geen Clieop-bestand kunnen genereren. Dit wordt in de Te fiatteren betalingen ook aangegeven doormiddel van “geen plaats bekend”, daarbij heb je ook niet de mogelijkheid om een factuur van deze crediteur aan te vinken.

Indien akkoord met betalingen (niet incasso), vink de betreffende facturen aan en klik op de knop Akkoord betaling. De pagina wordt vernieuwd en je krijgt de melding De boekingen zijn akkoord voor betaling. De net aangevinkte facturen zijn uit deze lijst verdwenen. 33. Akkoord gegeven betalingen Klik onder het menu Fiattering op Akkoord gegeven betalingen. Je krijgt de bijbehorende pagina te zien.

Vul achter Periode t/m een periode tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Typ (indien van één crediteur de betalingen te zien) de naam van de crediteur in het veld Crediteur en klik op Bekijk. Of om alle te fiatteren te betalingen te zien, klik (zonder invulling Crediteur) op Bekijk. Je krijgt een overzicht van de door jou gemaakte selectie.

In dit overzicht kun je de volgende gegevens aflezen. 55

Naam Datum Dagboek Onze referentie Uw referentie Vervaldatum Oud Factuurbedrag Openstaand

: : : : : : : : :

naam van de crediteur; de factuurdatum; het dagboek van de factuur; het factuurnummer; de omschrijving van de factuur; de vervaldatum van de factuur; het aantal dagen dat de factuur oud is; het originele factuurbedrag van de factuur; het nog openstaande bedrag op de factuur.

Door middel van de vinkvakjes vooraan de regels en de bovenstaande knoppen, heb je de volgende mogelijkheden. Selecteer alles : in één stap alle weergegeven regels in één keer selecteren; Verzamel clieop : bij het verzamelen van een Clieop worden de betalingen samengevoegd, gebruik deze functie alleen bij het verrekenen van creditfacturen. Deze melding wordt indien je op deze knop drukt ook weergegeven, waarvoor je dan ook akkoord dient te geven. Genereer clieop : clieop genereren is alle aangevinkte facturen als aparte incasso’s verzamelen. Indien je één van de Clieop knoppen zult gebruiken voor incasso, krijg je het venster CLIEOP03.cli te zien.

Sla het bestand op je computer op. Dit bestand kun je voor incasso in je eigen bank inlezen. Als je de pagina nu zult vernieuwen (F5) zul je zien dat er een gele rand om de net aangevinkte regels komt te staan.

56


Woonplaats

:

Zorg er ten alle tijde voor dat bij de crediteuren de juiste rekeningnummers ingevoerd staan. Mocht er geen rekeningnummer bij een crediteur ingevoerd staan, dan zal je hiervoor ook geen Clieop-bestand kunnen genereren. Dit wordt in de Akkoord gegeven betalingen ook aangegeven doormiddel van “geen geldig rekeningnummer”, daarbij heb je ook niet de mogelijkheid om een factuur van deze crediteur aan te vinken. Zorg er ten alle tijden voor dat bij de crediteuren de juiste woonplaats behorende bij het rekeningnummer ingevoerd staat. Mocht er geen woonplaats bij een crediteur ingevoerd staan, dan zal je hiervoor ook geen Clieop-bestand kunnen genereren. Dit wordt in de Akkoord gegeven betalingen ook aangegeven doormiddel van “geen plaats bekend”, daarbij heb je ook niet de mogelijkheid om een factuur van deze crediteur aan te vinken.

34. Kolommenbalans Klik onder het menu Rapportage op Kolommenbalans. Je krijgt de bijbehorende pagina te zien.

Om een bepaald overzicht te genereren, vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Indien van toepassing, vink Toon nul-rekeningen aan. Klik op Bekijk, je krijgt een overzicht van de door jou gemaakte selectie.

57

In dit overzicht kun je alle financiële gegevens aflezen. Door het klikken op de grootboekrekeningnaam ga je naar de betreffende grootboekkaart toe. De dikgedrukte regels zijn de subtotalen.

Helemaal onderin de pagina vindt je de Periodewinst en het Totale resultaat. 35. Grootboekkaarten Klik onder het menu Rapportages op Grootboekkaarten. Je krijgt de bijbehorende pagina te zien.

Om een bepaald overzicht te genereren, vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Indien van toepassing, typ een de naam van een grootboekrekening en selecteer deze uit het automatische pulldown. Klik op Bekijk, je krijgt een overzicht van de door jou gemaakte selectie.

58

In dit overzicht kun je alle boekingen aflezen die op die grootboekrekening zijn gedaan. Door het klikken op de link onder dbk kun je naar de daadwerkelijke boeking in EveryOffice toegaan.

Exporteren

:

als je hierop klikt wordt je doorgeleidt naar de pagina Grootboekkaarten exporteren;

Om een bepaald overzicht te genereren voor de export, vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Typ in de velden achter Grootboek de namen van de grootboekrekeningen van/tot waarvan je een export wilt maken en selecteer ze uit het automatische pulldown. Kies achter Bestandstype voor Excel of PDF, klik hierna op Bekijk. Je krijgt gelijk het betreffende Windows venster naar voren voor Openen of Opslaan. Selecteer alles : Omboeken :

Afvinken

:

Excel PDF

: :

in één stap alle weergegeven regels selecteren; + vinkvakje(s) onder O en in het veld Omboeken naar een grootboekrekening te hebben geselecteerd kun je in één stap de betreffende regels omboeken naar de opgegeven grootboekrekening; + vinkvakje(s) onder A de aangevinkte regels afvinken en naar onderen in het overzicht laten verplaatsen; alle weergegeven regels in een Excel bestand genereren; alle weergegeven regels in een PDF bestand genereren.

36. Periode balans 59

Klik onder het menu Rapportage op Periode balans. Je krijgt de bijbehorende pagina te zien.

Om een bepaald overzicht te genereren voor het overzicht, vul achter Periode t/m een periode van/tot in. Typ de datum met scheidingsteken / of selecteer een datum uit de kalender. Indien van toepassing, vink Toon nulrekeningen aan. Klik op Bekijk. je krijgt een overzicht van de door jou gemaakte selectie.

In dit overzicht kun je alle gegevens per grootboekrekening en per maand aflezen. Door te klikken op de naam van de grootboekrekening wordt je doorgeleidt naar de pagina Grootboekkaarten, waarin je de bijbehorende boekingen apart kunt aflezen.

Excel PDF

: :

een Excel bestand van het overzicht genereren; een PDF bestand van het overzicht genereren.

60

37. Betalingscondities Klik onder het menu Stamgegevens op Betalingscondities. Je krijgt de bijbehorende pagina te zien.

Door middel van de invulvelden kun je betalingscondities aanmaken. Omschrijving : omschrijving voor de conditie; Type : selecteer een type voor de conditie vanuit het pulldown menu; Aantal dagen : het aantal dagen behorende bij de conditie. Om de op te slaan klik je op de Ok knop. Na het opslaan krijg je onderin het overzicht Betalingscondities.

Hier kun je alle opgeslagen betalingscondities zien. Door middel van de vinkvakje(s) en de knop Verwijderen kun je de condities verwijderen. 38. Boekjaren Klik onder het menu Stamgegevens op Boekjaren. De bijbehorende pagina zal worden geopend.

Op deze pagina kun je de boekjaren in het systeem aanmaken. Jaar : in het pulldown kun je een boekjaar selecteren; Archief map : in het pulldown kun je een bijbehorende map in het archief selecteren. 61

Om het boekjaar aan te maken klik je op de knop Ok. Je ziet het boekjaar hierna onderin het venster verschijnen.

Ook hier staan de andere boekjaren die in het systeem opgeslagen staan. Inclusief het gegeven of het boekjaar is afgesloten. Met het Potlood heb je nog de mogelijkheid om een andere archief map aan het boekjaar te koppelen en om het boekjaar definitief af te sluiten.

39. Grootboekschema bijwerken Klik onder het menu Stamgegevens op Grootboekschema bijwerken. Je krijgt de bijbehorende pagina te zien.

In dit overzicht kun je alle grootboekrekeningen zien. Klik op het Potlood achter een grootboekrekening, je wordt doorgeleidt naar de pagina Grootboeknummer bijwerken.

Hierin kun je de Alias voor de grootboekrekening en de BTW code wijzigen. Om op te slaan klik je op Ok.

62

Met de knop Nieuw op de pagina Grootboekschema bijwerken kun je een nieuw grootboekrekening aanmaken, je wordt doorgeleidt naar de pagina Grootboeknummer toevoegen.

Op deze pagina kun je gedetailleerd de grootboekrekening opmaken. Grootboekschema

:

selectie vanuit het pulldown voor welke administratie (indien meerdere) je het grootboeknummer wilt aanmaken; Nummer : het grootboekrekeningnummer; Naam : de naamgeving voor de grootboekrekening; BTW code : -indien van toepassing- de bijbehorende BTW-code; Groep : groep waarin de grootboekrekening thuishoort; Soort : het soort grootboekrekening; Balans / Winst&Verlies : selectie van balans- of winst & verlies rekening; Bedrijfsafhankelijk : indien grootboekrekening voor één bepaalde administratie (indien meerdere) dan deze aanvinken. Om op te slaan klik op Ok, de grootboekrekening zal worden toegevoegd. 40. Dagboeken Klik onder het menu Stamgegevens op Dagboeken. Je wordt doorgeleidt naar de bijbehorende pagina.

In deze bovenste velden kun je de gegevens ingeven voor een nieuw dagboek. Code : de code voor het dagboek; Type : selecteer uit het pulldown menu een type voor het dagboek. Indien je kiest voor Bank krijg je meer invulvelden te zien, waardoor je nog meer gegevens aan het dagboek kan koppelen; Omschrijving : een omschrijving/naam voor het dagboek; Grootboeknummer : het grootboeknummer. Om op te slaan klik je op de Ok knop. Het dagboek zal worden toegevoegd en je ziet hem in de lijst onder Dagboeken verschijnen. 63

Hier kun je een aantal gegevens voor het dagboek aflezen. Met het Potlood achteraan de regel kun je naar de wijzigingspagina toegaan en heb je de mogelijkheid om diverse gegevens van het dagboek te wijzigen. Om de wijzigingen op te slaan klik je wederom op de Ok knop.

64

1. Dashboard Blz. 3. Kas 12. Nieuwe kasboeking Blz Overzicht kasboekingen Blz Kascontrole Blz. 25

Recommend Documents